Web Empresas Manual de Usuario Final

Rimac Seguros

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F3302 – V.2

16/06/2014

APRO Metodología de Gestión Integrada de Proyectos Página 2 de 47

Confidencial Rimac Seguros, 2017 Página 2

Histórico de Revisiones

Fecha Versión Cambios Realizados Autor

15.02.2017 1.0 Documento Inicial: Release 1 Christian Chang

15.05.2017 2.0 Documento Release 2 Christian Chang

15.08.2017 3.0 Documento Release 3 Christian Chang


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Tabla de Contenidos 1. Introducción 4

2. Advertencias y Precauciones 4

3. Requisitos Previos 4

4. Uso del Sistema 4

4.1 Ingreso al Portal Web 4

4.1.1 Olvide Contraseña 5

4.1.2 Registro Nuevo 6

4.1.3 Login con Usuario y Contraseña 7

4.2 Tus Seguros y Perfil 8

4.2.1 Tus seguros 8

4.2.2 Estado de Cuenta 8

4.2.3 Tu perfil 10

4.3 Buscador de Clínicas 14

4.4 Consultas 17

4.4.1 Consulta de Cartas de Garantía 17

4.4.2 Consulta de Movimientos por Límite de Edad 18

4.4.3 Consulta de Planes Vigentes del Cliente 21

4.4.4 Consulta de Contratos y Condicionados 21

4.4.5 Control de Afiliados, Liquidación y Facturación 22

4.4.6 Estado de Afiliación y constancia por asegurado 23

4.4.7 Población de Afiliados 23

4.5 Operaciones 24

4.5.1 Constancia por Asegurado 24

4.5.2 Inclusiones 25

4.5.3 Exclusiones 38

4.5.4 Generar Control de Afiliados, Liquidaciones y Facturación 41

5. Información Adicional 47


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1. Introducción

Incrementar la satisfacción del cliente mediante la autogestión de información y operaciones en

el Portal Web de Rimac.

� Mejorar calidad de información de las DPS.

� Reducir carga operativa en Comercial EB (consultas) y Formalización (operaciones).

Público Objetivo: representantes de empresas y corredores.

2. Advertencias y Precauciones

• La funcionalidad puede contener limitantes propias de cada perfil:

� Usuario Administrador

� Usuario

� Corredor

3. Requisitos Previos

• Acceso a Internet.

• Explorador Google Chrome, Firefox, Safari e Internet Explorer para navegación en el Portal

Web de Rimac Empresas

• Usuario y contraseña.

4. Uso del Sistema

4.1 Ingreso al Portal Web

Ingresar a la ruta: http://www.rimac.com.pe/empresas, opción Mi Cuenta


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4.1.1 Olvide Contraseña

Pulsar el link Olvide mi Contraseña

Ingresar el tipo de documento de identidad, número, código captcha y presionar Continuar

Confirmar si el correo electrónico es el correcto para recibir su contraseña pulsando Continuar.


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Caso contrario, pulsar el botón Yo no uso este correo. En donde deberá responder la pregunta

de seguridad previamente registrada y pulsar continuar.

4.1.2 Registro Nuevo

Pulsar el botón Regístrate

Ingresar la información requerida:

Información de la Empresa

• Tipo de Persona

• RUC

• Número de Póliza • Codigo de Contratante

Información del Contacto

• Tipo de Documento

• N° Documento

• Nombres

• Apellido Paterno

• Apellido Materno

• Correo Electrónico • Cargo Dentro de la Compañía

• Número de Telefono


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Información del Seguridad

• Pregunta de Seguridad

• Respuesta

Aceptar terminos y condiciones y posteriormente pulsar Registrar

Nota El número de póliza, código de contrante y correo electrónico serán los datos validados en el

Rimac Salud para identificar si la persona es un contacto valido para la empresa

4.1.3 Login con Usuario y Contraseña

Ingresar los valores requeridos:

• Usuario

• Clave

• Código captcha

Pulsar el botón Ingresar.


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4.2 Tus Seguros y Perfil

Ingresar al menú de la izquierda podrá revisar 2 secciones:

• Tus Seguros, seleccionar el producto sobre el cual se va a realizar la consulta u

operación.

• Estado de Cuenta

• Tu Perfil

o Actualiza tus datos

o Cambio de Contraseña

o Pregunta de Seguridad

o Usuarios

4.2.1 Tus seguros

Pulsar la opción Tus seguros, permitirá al usuario visualizar todos los seguros contratados por

la empresa indicando el grupo, producto, póliza y vigencia.

Desplegar la opción Tus Seguros, permitirá seleccionar el producto sobre el cual se va a

realizar la consulta u operación.

4.2.2 Estado de Cuenta

Ingresar a la opción Estado de Cuenta

Visualizar los estados pendientes por Empresa: Rimac Seguros y Rimac EPS, los cuales podrán

ser descargados (PDF y MS Excel) o presentados en resumen.


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Estado de cuenta descargado en PDF

Estado de cuenta descargado en MS Excel

Estado de cuenta resumido y visualizado en el Portal Web


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4.2.3 Tu perfil

4.2.3.1 Actualiza tus datos

Ingresar dentro de Tu Perfil al botón Actualiza tus datos. En esta sección podrá actualizar la

información de la empresa y del contacto para lo cual se requiere presionar Aceptar las políticas sobre la protección de datos personales y pulsar Registrar

4.2.3.2 Cambio de Contraseña

Ingresar dentro de Tu Perfil al botón Cambio de Contraseña. En esta sección podrá actualizar

la contraseña ingresando su contraseña actual, la contraseña nueva, confirmando la nueva

contraseña y pulsar Continuar.

4.2.3.3 Pregunta de Seguridad

Ingresar dentro de Tu Perfil al botón Pregunta de Seguridad. En esta sección podrá

seleccionar una nueva pregunta de seguridad, ingresar la respuesta y pulsar Aceptar.


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4.2.3.4 Usuarios

Consideraciones: Aplica únicamente para los usuarios administradores, no aplica para

corredores ni usuarios no administradores

Nuevo Usuario

Pulsa Nuevo usuario para crear un usuario no administrador

Buscar por número de documento al trabajador, una vez identificado ingresar correo electrónico

y presionar Grabar.

Editar Usuario

Buscar al usuario mediante los filtros: Usuario, Nombre y Estado.

Marcar el registro y pulsar Editar usuario


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Modificar correo electrónico o Estado Usuario y pulsar Grabar

Transferir Rol Administrador

Buscar al usuario mediante los filtros: Usuario, Nombre y Estado.

Marcar el registro y pulsar Transferir rol administrador. El rol únicamente se transfiere luego

de validar que el correo electrónico corresponda a un funcionario de la empresa en el Rimac

Salud.


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4.2.3.5 Autorización de envío por Medio Electrónico

Ingresar dentro de Tu Perfil al botón Autorización de envío por Medio electrónico. En esta

sección podrá registrar la autorización de envío electrónico de la información pulsando Autorizar Envío.

Registrar la persona (nombres y apellidos) y cargo de la persona que confirma la autorización.

Asimismo, se puede registrar hasta cuatro personas y correo electrónicos de quienes recibirán la

información. Para finalizar pulsar el disclaimer de Acepto las condiciones de envío por medio digital y el boton Registrar Autorización


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4.3 Buscador de Clínicas

En el lado derecho se encuentra la opción del buscador de clínicas.

Ingresar información del trabajador a consultar mediante documento de identidad o nombres y

apellidos. Posterior, seleccionar el resultado de la búsqueda.


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Luego de ello, realizar la búsqueda de un centro médico mediante las 2 opciones por ubicación

(departamento, provincia, distrito) o por nombre del centro médico.


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4.4 Consultas

Para realizar las consultas primero seleccionar el producto y la póliza sobre el cual se va a

trabajar. Luego seleccionar en la parte inferior la consulta a realizar.

4.4.1 Consulta de Cartas de Garantía

Ingresar dentro de Consultas a Cartas de garantía. En esta sección podrá realizar la búsqueda

de sus cartas de garantía, mediante los siguientes filtros:

• Solicitud de Carta de Garantía

• Fecha Desde y Fecha Hasta

• Tipo de Documento

• Nro. de Documento

• Apellido Paterno

• Apellido Materno

• Nombres

Información de la carta de garantía:


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• Nro. Solicitud, Estado Solicitud, Recepción de Solicitud, Atención de Solicitud, Titular,

Asegurado, Cliente, Importe, Deducible y Coaseguro, y Descargar Carta de Garantía

Adicionalmente poder descargar la información en formato de MS Excel.

4.4.2 Consulta de Movimientos por Límite de Edad

Ingresar dentro de Consultas a Movimientos por Límite de Edad. En esta sección podrá:

Cambio de plan de hijos mayores de 18 años

Seleccionar la primera opción Relación de Afiliados para cambio de plan de hijos mayores de 18 años, seleccionar la póliza y pulsar Buscar.

Seleccionar uno o más de los registros, a los cuales se les solicitará la exclusión.


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Nota: para seleccionar múltiple pulsar el botón Marcar Todos, y caso inverso Deseleccionar Todos, también se puede realizar la descarga de la información vía MS Excel.

Pulsar el botón Informar Exclusión, para que se envíe un correo en automático con los afiliados a

excluirse a la casilla de recepción de Rimac

Confirmar el envió del correo.

Exclusión límite de edad de permanencia

Seleccionar la segunda opción Relación de Afiliados para exclusión por límite de edad de permanencia, seleccionar la póliza y pulsar Buscar.


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Visualizar y descargar en MS Excel a los trabajadores a los cuales se les va a excluir. En caso

requiera mayor información pulsar el link Aquí.

Visualizar el cotizador de seguro particular de salud


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4.4.3 Consulta de Planes Vigentes del Cliente

Ingresar dentro de Consultas a Planes de Salud vigentes del Cliente. En esta sección podrá

realizar la búsqueda de sus planes de salud y descargarlos.

Planes en MS Excel

Los planes pueden ser descargados en MS Excel, estos planes tendrán acceso solo a lectura.

Planes en PDF

Los planes pueden ser descargados en PDF.

4.4.4 Consulta de Contratos y Condicionados

Ingresar dentro de Consultas a Contratos y Condicionados. En esta sección podrá realizar la

búsqueda de sus contratos y adendas y descargarlos.

Contratos y/o Adendas en PDF

Los contratos y/o adendas pueden ser descargados en PDF.


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4.4.5 Control de Afiliados, Liquidación y Facturación

Ingresar dentro de Consultas a Control de Afiliados, Liquidación y Facturación. En esta

sección podrá realizar la búsqueda de los documentos mencionados en un mes en particular.

El resultado de la búsqueda nos permite:

• Los controles de afiliados se podrán descargar en PDF y MS Excel.

• Las liquidaciones se podrán descargar en PDF.

• Las facturas se podrán descargar en PDF.


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4.4.6 Estado de Afiliación y constancia por asegurado

Ingresar dentro de Consultas a Estado de Afiliación y constancia por asegurado. En esta

sección podrá realizar la búsqueda por Nombre (Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres) o

Trámite.

El resultado de la búsqueda nos permite:

• Descargar Constancias, Estado Afiliación, Documento, Asegurado, Parentesco, Plan,

Fecha Afiliación y Fecha de Exclusión.

4.4.7 Población de Afiliados

Ingresar dentro de Consultas a Población de Afiliados. En esta sección podrá realizar la

búsqueda por Estado Vigente o Anulado

Estado Vigente, solicita número de póliza.


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Estado Anulado, solicita número de póliza, Fecha Inicio y Fecha Hasta.

Para ambos estados se podrá descargar la información en formato PDF y MS Excel.

4.5 Operaciones

Para realizar las operaciones primero seleccionar el producto y la póliza sobre el cual se va a

trabajar. Luego seleccionar en la parte inferior la operación a realizar.

4.5.1 Constancia por Asegurado

Ingresar dentro de Operaciones a Consulta de Constancia. En esta sección podrá realizar la

búsqueda por Nombre (Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres) o por documento.


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Luego de realizar la selección pulsar la opción Descargar se podrá descargar para visualizar el

PDF de la constancia o enviarla por correo electrónico.

4.5.2 Inclusiones

Ingresar dentro de Operaciones a Inclusiones. En esta sección podrá iniciar el proceso de

inclusión de asegurados pulsando Nueva Solicitud de Afiliación.

El responsable de Ia empresa o asistenta social selecciona el número de póliza, la fecha de

inicio de vigencia (no aplica fecha anterior al mes vigente – retroactivas), el tipo de documento

(DNI, C.E., Pasaporte), el número de documento, el nombre completo (referencial del trabajador)

y el correo electrónico de destino del futuro afiliado.


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Luego de realizar este paso, con la información del futuro asegurado, pulsar Solicitar Datos

Inmediatamente, el futuro asegurado recibirá un correo de [email protected]

brindando un enlace para que se registre la Declaración Personal de Salud (DPS), también

llamada Solicitud de Inclusión.


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Al ingresar al enlace, ingresar el tipo de documento, número de documento y código captcha.

Al pulsar Solicitar Afiliación, se muestra el formulario de solicitud de inclusión a ser completado

por el futuro asegurado.

Ingresar el Número de documento y pulsar Verificar para precargar la información registrada en

los sistemas. En caso no exista la información, el futuro asegurado podrá completarla.

El sistema validará al pulsar Siguiente, que los campos obligatorios (como DNI escaneado,

fecha de inicio de vigencia, entre otros) estén completos.


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En la información de la pestaña Dependientes, indicar si desea ingresar dependientes Si o No,

en caso se desee incorporar a algún asegurado dentro del grupo familiar.

Ingresar el Tipo de Documento, Número de documento y pulsar Verificar para precargar la

información registrada en los sistemas. En caso no exista la información, el futuro asegurado

podrá completarla. El sistema almacenará el registro al pulsar Agregar dependiente y Aceptar. Repetir estos pasos de requerir ingresar otro dependiente.


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En la parte inferior, se visualiza el registro en el cual dependiendo del tipo de dependiente

solicitará incluir el Documento de Identidad o de Convivencia.


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Luego de realizar este paso indicar el plan a seleccionar para su grupo familiar (regular, hijos >

18 años o padres). Y pulsar Siguiente

Registrar la tercera pestaña de Declaración de Salud, en la cual se responden las preguntas de

si ha sufrido algún tipo de enfermedad


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En caso de registrar afirmativo a alguna de las preguntas se deberá completar un registro

adicional indicando Diagnostico o Motivo, Fecha de Atención, Lugar de Atención, ¿Hubo

Cirugía?, Tipo de Operación y Estado Actual. Y pulsar Registrar declaración.

Detalle de la búsqueda de diagnóstico o motivo.

Detalle de la selección del diagnóstico.


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Detalle de la Fecha de Atención, Lugar de Atención y registro de Cirugía, Tipo de Operación y

Estado Actual.


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En la pestaña de Datos de Cuenta, se podrá registrar la cuenta para los reembolsos en los

diferentes bancos (BCP, BBVA, IBK o ScotiaBank). Para completar el registro indicar Bancos,

Tipo de Cuenta, Moneda y Nro. de Cuenta. Para finalizar esta pestaña pulsar Siguiente.

En la pestaña de Continuidad, indicar si ha tenido un seguro anterior o no. En caso la respuesta

sea afirmativa completar lo siguiente: Tipo de Seguro de Salud, Compañía de Seguros, Nombre

Compañía de Seguros, Nombre del Producto, Inicio Periodo Vigencia, Fin Periodo Vigencia,

Fecha Cese del último vínculo laboral y Fecha de inicio del vínculo laboral actual. Y pulsar

Siguiente.


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En la siguiente pestaña se visualizará la Confirmación de Afiliación, en la cual se seleccionará

el disclaimer de Acepto condiciones y el envió de información virtual.

Al finalizar se mostrará un pop-up en el cual se puede revisar la DPS (Declaración Personal de

Salud) y/o Aceptar grabar DPS.


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En breves minutos, recibirá el futuro asegurado un correo del remitente

[email protected] con el asunto: Declaración Personal de Salud para el producto contratado

Al abrir el correo se muestra un speech indicando que ha completado la solicitud y el archivo

digital de la DPS.


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El representante de la empresa o la asistenta social, puede ingresar a la bandeja de solicitudes

de inclusión ingresando dentro de Operaciones a Inclusiones. Y realizar la búsqueda por

cualquiera de los criterios de búsqueda.

A continuación, se visualiza la grilla de resultados desde la cual se podrá seleccionar el registro y

a partir de este podrá realizar las siguientes operaciones: Enviar a Rimac o Cancelar/Por Enviar.

Al seleccionar Cancelar / Por Enviar, el registro será anulado.

Al seleccionar Enviar a Rimac, se visualizará una pantalla desde la deberá registrar la sede, el

centro de costo y corroborar la fecha de inicio de vigencia.


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En la sección inferior, se deberá asignar el plan de cliente en base a lo seleccionado por el futuro

asegurado. Adicionalmente podrá descargar los DNI´s u otros documentos para contrastar que

son los documentos correctos.

Para finalizar pulsar Enviar Solicitud

Para validar si la solicitud, ha sido registrada en Rimac, se procede a volver a realizar la consulta

en donde ahora se muestra el estado y el número de trámite.


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4.5.3 Exclusiones

Ingresar dentro de operaciones a Exclusiones. En esta sección podrá realizar la exclusión de

afiliados a mes adelantado, mediante los siguientes filtros:

• Tipo de Búsqueda: Por Nombres o Por Documento

• Póliza: Número de póliza

Según el tipo de búsqueda se habilitará los filtros de “Apellido Paterno, Apellido Materno y

Nombres” o “Tipo de Documento y Número de Documento”.

El resultado de la búsqueda nos muestra al asegurado al cual se va a excluir para lo cual se

debe marcar el registro y pulsar Excluir Afiliado


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Adicionalmente a modo informativo podría pulsar la lista de requisitos de exclusión pulsando en

click aquí.

Recordar que para los dependientes se solicitará adjuntar algún documento del checklist.


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A continuación, indicar el correo electrónico de la persona a la cual se le informará la exclusión y

la fecha de exclusión seleccionable.

Confirmar la operación.

Para validar si la solicitud, ha sido registrada en Rimac, se procede a volver a realizar la consulta

empleando los filtros (número de póliza, estado de exclusión, fecha desde y fecha hasta) en

donde ahora se muestra el estado y el número de trámite.


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4.5.4 Generar Control de Afiliados, Liquidaciones y Facturación

Ingresar dentro de operaciones a Generar control de Afiliados, Liquidación y Facturación.

En esta sección podrá realizar la facturación en 3 pasos. Para iniciar buscar la póliza y la fecha

de inicio y fin, luego de lo cual pulsar Buscar.

Seleccionar el registro en estado pendiente y pulsar Generar


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A continuación, se visualizará una venta emergente desde la cual podrá visualizar un pre-control

de afiliados, en caso de estar conforme pulsar Generar Control de Afiliados

Detalle del pre-control de afiliados


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En el segundo paso, se realiza la pregunta si está seguro de generar la liquidación,

adicionalmente en la parte inferior se puede visualizar el control de afiliados generado.

De estar conforme pulsar Generar Liquidación

Detalle del control de afiliados


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En el tercer paso, se realiza la pregunta si está seguro de generar la factura, adicionalmente en

la parte inferior se puede visualizar la liquidación.

De estar conforme pulsar Generar Factura.

Detalle de la liquidación


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Al finalizar el proceso de facturación se mostrará el registro completo.


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5. Información Adicional

Release 1

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