Wdrażanie systemów klasy Enterprise Content Management jako

INFORMATYKAEKONOMICZNABUSINESS INFORMATICS

2(32)•2014

Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we WrocławiuWrocław 2014

Redaktor Wydawnictwa: Dorota Pitulec

Redaktor techniczny: Barbara Łopusiewicz

Korektor: Hanna Jurek

Łamanie: Barbara Szłapka

Projekt okładki: Beata Dębska

Publikacja jest dostępna w Internecie na stronach: www.ibuk.pl, www.ebscohost.com, w Dolnośląskiej Bibliotece Cyfrowej www.dbc.wroc.pl,The Central European Journal of Social Sciences and Humanities http://cejsh.icm.edu.pl,The Central and Eastern European Online Library www.ceeol.com, a także w adnotowanej bibliografii zagadnień ekonomicznych BazEkon http://kangur.uek.krakow.pl/bazy_ae/bazekon/nowy/index.php

Informacje o naborze artykułów i zasadach recenzowania znajdują się na stronie internetowej Wydawnictwa www.wydawnictwo.ue.wroc.pl

Kopiowanie i powielanie w jakiejkolwiek formie wymaga pisemnej zgody Wydawcy

© Copyright by Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu Wrocław 2014

ISSN 1507-3858

Wersja pierwotna: publikacja drukowana

Druk i oprawa:EXPOL, P. Rybiński, J. Dąbek, sp.j.ul. Brzeska 4, 87-800 Włocławek

Spis treści

Wstęp: ............................................................................................................... 9

Część 1. Informatyka w organizacji

Zbigniew Antczak: Wpływ narzędzi informatycznych na kierunki ewolucji funkcji personalnej w przedsiębiorstwach w Polsce w XXI wieku ............ 13

Ewa Badzińska: Indywidualizacja rozwiązań ICT w praktyce gospodarczej na przykładzie start-upów akademickich .................................................... 24

Grzegorz Biziel, Adam Pyka, Tomasz Skalniak, Jan Słowik: Platforma za-rządzania usługami jako narzędzie wspierające życie osób starszych ....... 33

Iwona Chomiak-Orsa, Michał Flieger: Wykorzystanie technologii informa-cyjno-komunikacyjnych determinantą doskonalenia komunikacji z intere-sariuszami w gminach ................................................................................. 41

Małgorzata Furmankiewicz, Anna Sołtysik-Piorunkiewicz, Piotr Ziu-ziański: Artificial intelligence and multi-agent software for e-health knowledge management system ................................................................. 51

Małgorzata Furmankiewicz, Anna Sołtysik-Piorunkiewicz, Piotr Ziu-ziański: Zaawansowane techniki graficznej analizy danych epidemiolo-gicznych na kokpicie menedżerskim .......................................................... 64

Wiesława Gryncewicz, Karol Łopaciński: Technologia informacyjna jako determinanta rozwoju e-usług w sektorze medycznym i rehabilitacyjnym 78

Jarosław Jankowski, Maciej Janiak: Zastosowanie modeli wnioskowania rozmytego w projektowaniu struktury interfejsu systemu rekomendującego 86

Jerzy Korczak: Chmura obliczeniowa dla logistyki – projekt LOGICAL ..... 95Krzysztof Kubiak: Przepływy wartości z wykorzystaniem narzędzi ICT

– case study ................................................................................................. 106Bernard F. Kubiak: Model informacji strategicznej w obsłudze procesów

biznesowych przemysłu turystycznego ...................................................... 116Iwona Małgorzata Kutzner: Wykorzystanie Visual Basic w procesie rekru-

tacji i selekcji pracowników na przykładzie Instytutu Edukacji Gospodar-czej Sp. z o.o. ............................................................................................. 133

Maja Leszczyńska: Analiza i ocena uwarunkowań oraz możliwości wirtuali-zacji procesów wdrażania i utrzymywania systemów informatycznych .... 156

6 Spis treści

Józef Bohdan Lewoc, Iwona Chomiak-Orsa, Antoni Izworski, Sławomir Skowroński, Antonina Kieleczawa, Marion Ann Hersh, Peter Kopa-cek: Optimization of network topology in a CIMM system used in organi-zation management .................................................................................... 168

Maria Mach-Król: Narzędzia budowy systemu z temporalną bazą wiedzy wspomagającego twórczość organizacyjną ................................................ 179

Adam Nowicki, Bogdan Burkot: Zarys koncepcji doskonalenia procesów programowych – podejście systemowe ...................................................... 188

Maria Pietruszka, Marian Niedźwiedziński: Third dimension of e-com-merce ........................................................................................................... 198

Cezary Stępniak, Tomasz Turek: Technologiczne uwarunkowania budowy regionalnej społeczności biznesowej .......................................................... 213

Radosław Wójtowicz: Wdrażanie systemów klasy Enterprise Content Mana-gement jako złożone przedsięwzięcie informatyczne ................................. 223

Łukasz Żabski: Functions of the integrated computer system of Ministry of the Treasury within the scope of exercising the owner’s supervision ........ 235

Część 2. Dydaktyka Ewa Badzińska: Potencjał urządzeń mobilnych i gamifikacji w usługach

edukacyjnych .............................................................................................. 251Paweł Chrobak: Wdrażanie infrastruktury VDI w środowisku akademickim

– studium przypadku ................................................................................... 262Dorota Jelonek, Barbara Łukasik-Makowska: Efekty kształcenia jako

podstawa projektowania programu studiów na kierunku Informatyka eko-nomiczna ..................................................................................................... 274

Arkadiusz Januszewski: Zastosowanie technologii informatycznych w kształ-ceniu studentów w zakresie controllingu i rachunkowości zarządczej ........ 300

Jerzy Korczak, Witold Abramowicz, Jerzy Gołuchowski, Andrzej Ko-byliński, Mieczysław Owoc: Wzorcowy program studiów licencjackich kierunku Informatyka ekononomiczna – koncepcja wstępna ..................... 311

Karol Korczak, Konrad Szymański: Wykorzystanie wiedzy z zakresu In-formatyki ekonomicznej w procesie modelowania ścieżek kształcenia ..... 338

Barbara Łukasik-Makowska, Jerzy Korczak, Paweł Chrobak, Maciej Bac: Wykorzystanie technologii informacyjnych w procesach wdrażania Krajowych Ram Kwalifikacji dla Szkolnictwa Wyższego ......................... 350

Karolina Muszyńska, Jakub Swacha: Wykorzystanie narzędzi komunika-cji, współpracy i wymiany plików przez studentów kierunków Informaty-ka i Zarządzanie .......................................................................................... 365

Małgorzata Pańkowska: Prezentacja efektów kształcenia w kartach przed-miotów ........................................................................................................ 376

Spis treści 7

Summaries

Part 1. Informatics in organization

Zbigniew Antczak: The influence of information tools on the evolution trends of hr function in enterprises in Poland in the XXIst century ............ 23

Ewa Badzińska: Individualization of ICT solutions in business practice on the example of academic start-ups .............................................................. 32

Grzegorz Biziel, Adam Pyka, Tomasz Skalniak, Jan Słowik: Service man-agement platform as an independent living supporting tool for senior citi-zens ............................................................................................................. 40

Iwona Chomiak-Orsa, Michał Flieger: ICT technologies as a way to im-prove communication with stakeholders in local governments ................. 50

Małgorzata Furmankiewicz, Anna Sołtysik-Piorunkiewicz, Piotr Ziu-ziański: Sztuczna inteligencja i multiagenci oprogramowania w systemie zarządzania wiedzą w e-zdrowiu ................................................................ 63

Małgorzata Furmankiewicz, Anna Sołtysik-Piorunkiewicz, Piotr Ziu-ziański: Advanced techniques for graphical analysis of epidemiological data on management dashboard ................................................................... 77

Wiesława Gryncewicz, Karol Łopaciński: Information technology as a de-terminant of e-services development in medical and rehabilitation sector . 85

Jarosław Jankowski, Maciej Janiak: Application of fuzzy inference models in the Web recommending interface design ............................................... 94

Jerzy Korczak: Architecture of computing cloud – LOGICAL project .......... 105Krzysztof Kubiak: Value stream flow using ICT tools – case study ............. 115Bernard F. Kubiak: Model of strategic information in support of business

processes of the tourism industry .............................................................. 132Iwona Małgorzata Kutzner: Usage of Visual Basics in the process of re-

cruitment and selection of employees at IEG LLC ................................... 155Maja Leszczyńska: Analysis and evaluation of determinants and possibili-

ties of virtualization of implementation and maintenance processes of it systems ........................................................................................................ 167

Józef Bohdan Lewoc, Iwona Chomiak-Orsa, Antoni Izworski, Sławomir Skowroński, Antonina Kieleczawa, Marion Ann Hersh, Peter Kopa-cek: Optymalizacja topologii sieci w systemach CIMM wykorzystywana w zarządzaniu organizacjami ...................................................................... 178

Maria Mach-Król: Tools for developing a system with temporal knowledge base to support organizational creativity .................................................... 187

Adam Nowicki, Bogdan Burkot: Draft of a concept for software process im-provement − system approach ................................................................... 197

8 Spis treści

Maria Pietruszka, Marian Niedźwiedziński: Trzeci wymiar w e-com-merce ........................................................................................................... 212

Cezary Stępniak, Tomasz Turek: Technological conditionings of regional spatial community creation ......................................................................... 222

Radosław Wójtowicz: Implementation of ECM As a complex it project ....... 234Łukasz Żabski: Funkcje zintegrowanego systemu informatycznego Minister-

stwa Skarbu Państwa w zakresie sprawowania nadzoru właścicielskiego . 248

Part 2. Didactics

Ewa Badzińska: Potential of mobile devices and gamification in educational services ....................................................................................................... 261

Paweł Chrobak: Implementation of VDI infrastructure in an academic envi-ronment − case study .................................................................................. 273

Dorota Jelonek, Barbara Łukasik-Makowska: Learning outcomes as the base for program of studies design at the business informatics field of study ............................................................................................................ 299

Arkadiusz Januszewski: Application of information technology to manage-rial accounting and financial controlling at the university-level education 310

Jerzy Korczak, Witold Abramowicz, Jerzy Gołuchowski, Andrzej Ko-byliński, Mieczysław Owoc: Standard program of bachelor study in Business Informatics – preliminary concept ............................................... 337

Karol Korczak, Konrad Szymański: The use of knowledge of business in-formatics in the learning pathways modeling process ................................ 349

Barbara Łukasik-Makowska, Jerzy Korczak, Paweł Chrobak, Maciej Bac: USe of it in implementation process of the National Framework of Qualification Standards for Higher Education ........................................... 364

Karolina Muszyńska, Jakub Swacha: Use of communication, collaboration and file sharing tools by students of information technology and manage-ment ............................................................................................................ 375

Małgorzata Pańkowska: Learning outcomes presentation in course cards ... 387

INFORMATYKA EKONOMICZNA BUSINESS INFORMATICS 2(32) • 2014

ISSN 1507-3858

Radosław WójtowiczUniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu e-mail: [email protected]

WDRAŻANIE SYSTEMÓW KLASY ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT JAKO ZŁOŻONE PRZEDSIĘWZIĘCIE INFORMATYCZNE

Streszczenie: Głównym celem artykułu jest zaprezentowanie autorskiej ogólnej metodyki wdrażania systemów klasy ECM w organizacji, będącej wynikiem badań literaturowych oraz doświadczeń praktycznych. W pierwszej części artykułu zaprezentowano najważniejsze defi-nicje z opisywanego obszaru. Zasadniczą treść artykułu stanowi część druga, w której zawarty jest syntetyczny opis proponowanej metodyki oraz przykładowy wykaz prac wdrożeniowych.

Słowa kluczowe: Enterprise Content Management, zarządzanie treścią przedsiębiorstwa, przedsięwzięcia informatyczne, zarządzanie dokumentami.

DOI: 10.15611/ie.2014.2.19

1. Wstęp

Pracownicy organizacji zużywają wiele swojego czasu pracy, by wyszukać potrzeb-ne informacje lub dokumenty, które znajdują się w zasobach danej firmy lub insty-tucji. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych i stosowaniu się do reguł przechowywania informacji i dokumentów czas potrzebny do znalezie-nia wymaganych informacji może ulec znacznemu skróceniu. Organizacje, które wprowadziły tego rodzaju systemy, pracują niewątpliwie wydajniej i są bardziej kon-kurencyjne. Aby możliwe stało się dyskontowanie bezspornych atutów, jakie posia-dają systemy, które stanowią przedmiot dalszych rozważań, konieczne jest stosowa-nie odpowiedniej metodyki wdrożeniowej, która uwzględni ich specyfikę i pozwoli „bezpiecznie” zrealizować cały projekt.

Podstawowym celem artykułu jest zaprezentowanie ogólnej koncepcji metody-ki wdrażania systemu klasy Enterprise Content Management (ECM). Elementy tej metodyki zostały pozytywnie zweryfikowane praktycznie w kilku średnich przed-siębiorstwach przemysłowo-handlowych. Należy również zaznaczyć, że w polskiej literaturze na temat zastosowań systemów IT wciąż brakuje próby systemowego po-

224 Radosław Wójtowicz

dejścia do kwestii implementacji systemów klasy ECM. W związku z tym niniejszy artykuł stanowi próbę, przynajmniej częściowego, wypełnienia tej luki.

2. Podstawowe definicje i rozwój systemów klasy ECM

Systemy klasy Enterprise Content Management (systemy do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie) służą do budowania, porządkowania, zarządzania i przechowy-wania bazy prac w formie cyfrowej na dowolnych nośnikach i w dowolnym forma-cie. Zarządzanie treścią stanowi podstawę, czyli infrastrukturę zarządzania wiedzą. Aplikacje na tym rynku obejmują jedną lub więcej spośród następujących funkcji: • Gromadzenie i zapisywanie dokumentów i treści z innych nośników w zbiory

danych za pomocą robotów przeszukujących lub innymi środkami zautomaty-zowanymi i/lub ręcznymi oraz przeprowadzanie przechwytywania/wzbogacania metadanych, formatowania, przekształceń i/lub konwersji.

• Porządkowanie i konserwacja informacji, w tym niektóre lub wszystkie z nastę-pujących funkcji: – indeksowanie, katalogowanie i/lub klasyfikacja informacji w systemie za-

rządzania treścią, – budowanie katalogów, – definiowanie przepływów roboczych do śledzenia dokumentów i zmian oraz

wysyłanie ostrzeżeń, kiedy potrzebne jest podjęcie czynności, – ewidencjonowanie, audyt i rejestracja w logach, – aktualizacja i usuwanie treści, – wyszukiwanie informacji w systemie zarządzania treścią (mogą być udo-

stępnione wbudowane narzędzia).• Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów poprzez zarządzanie prawami i ze-

zwoleniami na tworzenie, edycję, umieszczanie i/lub usuwanie materiałów; za-rządzanie dostępem użytkowników oraz ochrona własności intelektualnej [Kleu, Micheletti, Roufka 2013].ECM może dodatkowo wspierać organizację w „poszukiwaniu” istniejącej wie-

dzy w firmie, np. poprzez tworzenie tzw. map wiedzy – pracownik X w oddziale Y posiada wiedzę dotyczącą tematu Z itp. Jednak główna funkcja ECM to praca z in-formacją i dokumentami w formie elektronicznej. Enterprise Content Management obejmuje cały cykl życia informacji (dokumentu) – od momentu jej zaistnienia w fir-mie (np. poprzez zeskanowanie rachunku) aż do jej usunięcia.

Organizacja Association for Information and Image Management (AIIM) zdefi-niowała system ECM następująco:

Enterprise Content Management są to strategie, metody i narzędzia wykorzy-stywane do przechwytywania, zarządzania, przechowywania, utrzymywania oraz dostarczania treści i dokumentów związanych z procesami organizacyjnymi. ECM obejmuje zarządzanie informacjami w całym zakresie przedsiębiorstwa, niezależnie

Wdrażanie systemów klasy Enterprise Content Management... 225

od tego, czy informacje są w formie dokumentu papierowego, pliku elektroniczne-go, ciągu danych czy nawet e-maila [AIIM 2014].

AIIM określiła też pięć podstawowych komponentów ECM:• przechwytywanie (capture),• zarządzanie (manage),• przechowywanie (store),• zachowywanie (preserve),• dostarczanie (deliver).

W ramach tych obszarów można zidentyfikować następujące funkcje szczegółowe:• Skanowanie dokumentów oraz optyczne rozpoznawanie pisma (OCR).

System ECM pozwala na skanowanie papierowych dokumentów oraz optyczne rozpoznawanie pisma w celu zamiany zeskanowanych obrazów na tekst. Zeska-nowane dokumenty oraz dane tekstowe są wówczas łatwiejsze do odszukania niż papierowe dokumenty, np. w segregatorach.

• Pozyskiwanie treści elektronicznych.Treści, które są już dostępne w formie elektronicznej, mogą być importowane lub dołączane do systemu ECM. Dzięki temu użytkownicy mogą przetwarzać treści zarówno z systemów informatycznych jak i dokumentów papierowych, wykorzystując ten sam interfejs systemu ECM.

• Indeksowanie oraz wyszukiwanie treści.Treści zachowywane w systemie ECM są automatycznie indeksowane – przygo-towywane do przyszłego wyszukiwania, w tym wyszukiwania pełnotekstowego. Użytkownicy mogą wyszukiwać dokumenty poprzez wprowadzenie ciągu zna-ków, który będzie wyszukiwany w dowolnej części dokumentu.

• Zarządzanie dokumentami.Dokumenty zarządzane przez system ECM mogą być edytowane, zapisywane w nowej wersji, blokowane w celu uniknięcia jednoczesnych zmian, przywraca-ne lub porównywane z poprzednimi wersjami. Dla dokumentów Microsoft Offi-ce funkcje te są zintegrowane z systemem ECM i dostępne bezpośrednio z apli-kacji Word, Excel itp.

• Zarządzanie treściami internetowymi (CMS).System ECM pozwala również zarządzać treścią umieszczaną na stronach fir-mowych lub portalach. Procesy, które wykorzystują treści internetowe, mogą wykorzystywać dostępne w systemie ECM funkcjonalności (takie jak kontrola dostępu, moderacja, konfigurowanie przepływu pracy).

• Przepływ pracy, obieg dokumentów oraz zarządzanie procesami biznesowymi (BPM).Bardzo istotną cechą każdego współczesnego systemu klasy ECM jest zapew-nienie mechanizmów zarządzania przepływem pracy (workflow), marszruta-mi (obiegami) dokumentów oraz procesami biznesowymi. Procesy biznesowe najczęściej mogą być modelowane za pomocą notacji BPMN, EPC i BPEL. Ta pierwsza stała się obecnie standardem, ponieważ (przynajmniej w założeniach)


miała umożliwiać uruchamianie procesów, a wraz z językiem UML stanowi do-skonale uzupełniające się narzędzie do tworzenia specyfikacji systemów infor-matycznych i procesów biznesowych [Drejewicz 2012]. Po skonfigurowaniu procesów biznesowych system przydziela zadania oraz odpowiednie dokumen-ty odpowiedzialnym za nie pracownikom lub systemom informatycznym (zada-nia zautomatyzowane). Każdy proces może być monitorowany (np. jego postęp lub status) oraz analizowany (np. średni czas realizacji, nieefektywne miejsca w procesie).Rozwiązania informatyczne klasy ECM ewoluowały bardzo szybko, pojawia-

ły się więc wciąż nowe elementy tych systemów, np. związane z wersjonowaniem dokumentu, kiedy każde jego użycie generuje nowe metadane dotyczące treści. In-formacja o tym, jak i kiedy zawartość została wykorzystana, pozwala na stworze-nie w systemie nowych opcji filtrowania, ścieżek wyszukiwania, przydzielania, fir-mowych taksonomii i folksonomii, sieci semantycznych i decyzji odnośnie do reguł zarządzania cyklem życia dokumentu. W procesach decyzyjnych wykorzystuje się obecnie bardzo często pocztę elektroniczną i komunikatory internetowe. Nowocze-sny system klasy ECM może zapewnić dostęp do danych związanych z tego rodzaju komunikacją i wykorzystywać je w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Rozwój w kierunku zintegrowanych rozwiązań odzwierciedlał wspólny trend w branży oprogramowania: postępującą ewolucję w stronę bardziej kompleksowych rozwiązań. W związku z tym obecnie organizacje mają możliwość wdrożenia jedne-go elastycznego systemu ECM do zarządzania informacjami we wszystkich działach funkcjonalnych [Enterprise 2014].

3. Koncepcja wdrażania systemów klasy ECM

Jak można wywnioskować z pierwszej części artykułu, system ECM obejmuje prak-tycznie wszystkie procesy w organizacji, których celem jest wspieranie procesów gospodarczych poprzez: zbieranie (wyszukiwanie) istniejących informacji (treści), tworzenie nowych informacji, sortowanie informacji, zarządzanie informacją, dys-trybuowanie (rozprowadzanie informacji). W związku z tym konieczne staje się od-powiednie zaplanowanie strategii i metodyki wdrożeniowej.

Planowanie strategii jest z reguły długoterminowe. Na początku należy zde-finiować nadrzędne (najistotniejsze) cele. Należy pamiętać o tym, że cele muszą być osiągalne dla organizacji. W trakcie planowania konieczne jest także uwzględ-nienie faktu, że strategia nie może spowalniać aktualnych przemian w przedsiębior-stwie. Głównym celem strategii powinny być zawsze wspieranie i poszukiwanie roz-wiązań dla najważniejszych problemów.

Przedsięwzięcie informatyczne, jakim jest wdrożenie systemu klasy ECM, jest niewątpliwie przedsięwzięciem złożonym, wymagającym odpowiedniego zarządza-nia projektem. W trakcie opracowywania planu zarządzania tego rodzaju projektem wdrożeniowym w organizacji powinno się uwzględnić następujące czynniki:


• cele i definicje projektu (czynniki sukcesu przedsiębiorstwa, co jest głównym celem),

• analizę wymagań,• przepisy prawne (odpowiedzialność „zewnętrzna”, np. prawo handlowe, odpo-

wiedzialność „wewnętrzna”, np. ochrona danych, odpowiedzialność za produkty i usługi itp.)

• strategię IT (architektura sprzętu i oprogramowania, łatwość integracji z innymi aplikacjami, dostępność na rynku międzynarodowym, usability).

• możliwości rynkowe i techniczne (obecna oferta na rynku, produkty powielarne vs. rozwiązania dedykowane) [Boehn 2014].Jak wynika z doświadczeń osób zajmujących się wdrożeniami systemów wspo-

magających pracę grupową, w przypadku systemów ECM nie sprawdzają się meto-dyki typu „wielki wybuch” (big-bang), ponieważ wprowadzałyby zbyt duży chaos w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Przeświadczenie to znalazło odzwierciedlenie w zaproponowanej w tej części opracowania metodyce. Należy dodać, że ze wzglę-du na ograniczenia objętościowe w artykule skupiono się na najważniejszych zało-żeniach metodyki, jej podstawowych fazach i etapach uzupełnionych kilkoma uwa-gami o charakterze pragmatycznym.

Chcąc umiejscowić proponowaną metodykę w ramach modelowych metodyk tworzenia oprogramowania, można stwierdzić, że jej założenia są najbliższe meto-dykom nazwanym prototypowaniem i realizacją przyrostową. Pierwsza z nich pole-ga na stosunkowo szybkim stworzeniu prototypu aplikacji, który podlega testowaniu i weryfikacji przez klienta, a następnie z reguły system jest budowany od podstaw. Druga z nich bazuje na wybraniu pewnego podzbioru funkcji systemu i iteracyjnym procesie ich realizacji. W proponowanej metodyce budowany jest częściowy proto-typ aplikacji, który następnie jest rozbudowywany i modyfikowany, aż do osiągnię-cia pełnej funkcjonalności. Należy przy tym zauważyć, że w praktyce najczęściej prototypowany będzie system zarządzania dokumentami (DMS), który stanowi podstawę tworzenia i rozbudowy systemu ECM.

Najważniejszą cechą opisywanej metodyki jest całościowe spojrzenie na sto-sowane strategie zarządcze, procesy gospodarcze, zadania i role pracowników oraz funkcje technologii obecnych w dotychczasowych rozwiązaniach systemowo-orga-nizacyjnych stosowanych w przedsiębiorstwie planującym wdrożenie systemu za-rządzania treścią. Dzięki temu podczas projektowania, programowania i wdrażania aplikacji, która ma wspomagać zarządzanie informacjami i dokumentami, można tworzyć rozwiązania najbardziej efektywne, spełniające w możliwie największym stopniu wymagania użytkowników.

Ważną cechą prezentowanej metodyki jest strukturalno-iteracyjne prototypowa-nie aplikacji, które jest oparte na ściśle zdefiniowanych etapach budowy i implemen-tacji systemu klasy ECM. Po zakończeniu tych etapów osiągnięte cele i korzyści są porównywane z poniesionymi kosztami. Aby określić kolejne iteracje, należy usta-lić odpowiednie kryteria, które pozwolą zmierzyć i oszacować wartość każdej itera-


cji. Takie podejście pozwala również na zastosowanie metody EVA/EVM (Eearned Value Analysis/Earned Value Management), która polega m.in. na mierzeniu i śle-dzeniu postępu prac za pomocą pojęć związanych z kosztami, czasem i osiągniętymi wynikami, a następnie porównywaniu otrzymanych wartości z ujętym strukturalnie zakresem przedsięwzięcia [Dudycz, Dyczkowski 2006].

W praktyce stosowanie przedstawianej metodyki sprowadza się do podziału pro-jektu tworzenia i wdrażania systemu na trzy fazy, pozwalające opracować aplikację pilotażową, następnie rozszerzoną aplikację pilotażową i wreszcie aplikację finalną (produkcyjną). Główny nacisk w działaniach wdrożeniowo-programistycznych jest położony na opracowanie działającego prototypu aplikacji, który jest poddawany różnego rodzaju testom dotyczącym zarówno wykrywania błędów w oprogramowa-niu, jak i rozszerzenia funkcji aplikacji.

Ogólną koncepcję proponowanej metodyki przedstawia rys. 1.Faza aplikacji pilotażowej zapewnia zarządzanie dostępem do dokumentów,

grupowanie dokumentów według określonych zasad i tworzenie hierarchii doku-mentów, automatyczne opisywanie dokumentów i nadawanie im unikatowych iden-tyfikatorów, tworzenie nowych dokumentów za pomocą formularzy, wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów, archiwizowanie najważniejszych dokumentów.

Faza rozszerzonej aplikacji pilotażowej obejmuje zakres funkcjonalny aplika-cji pilotażowej oraz funkcje umożliwiające: sprawną dystrybucję dokumentów i in-formacji do poszczególnych adresatów, śledzenie drogi dowolnego dokumentu we-wnątrz organizacji (kto i kiedy otrzymał dany dokument, kiedy się z nim zapoznał, co z nim zrobił itp.), natychmiastowe sprawdzenie, u kogo znajduje się dany doku-ment i co się z tym dokumentem dzieje, otrzymywanie raportów dotyczących np. spraw, które nie zostały załatwione w wymaganym terminie, czy czasów realizacji typowych zadań.

Faza aplikacji finalnej zawiera funkcje rozszerzonej aplikacji pilotażowej uzu-pełnione o: definiowanie obiegu dokumentów zgodnego ze zdefiniowanymi proce-durami, automatyczne rejestrowanie zapisów dotyczących marszruty dokumentów, informowanie przez system, jakie czynności mają być wykonane przez pracownika przy realizacji danego etapu procesu gospodarczego, szybkie wyszukanie (zlokali-zowanie) określonego dokumentu oraz sprawdzenie, w jakiej fazie procedury znaj-duje się dany dokument.

W ramach każdej z wymienionych faz można wyróżnić pięć podstawowych eta-pów, a mianowicie:

1) wprowadzanie innowacji,2) tworzenie rozwiązań,3) wdrażanie rozwiązań,4) transformacja zarządzania,5) zarządzanie i utrzymanie.


Rys. 1. Ogólna koncepcja proponowanej metodyki wdrożeniowej

Źródło: [Wójtowicz 2011].


Warto podkreślić, że każdy etap wymaga dużego zaangażowania ze strony klien-ta. Taki sposób pracy zapewnia najlepsze zrozumienie potrzeb klienta, a w konse-kwencji wierne odzwierciedlenie jego oczekiwań w implementowanych systemach.

Wprowadzanie innowacji to przeprojektowanie przebiegu istotnych procesów/czynności w firmie na podstawie analizy istniejącej struktury i przyjętych przez fir-mę celów.

Analiza stanu obecnego to przede wszystkim:1) określenie środowiska, w jakim działa firma,2) opisanie celów i strategii firmy,3) przedstawienie schematu infrastruktury technicznej,4) opracowanie matrycy kompetencji,5) stworzenie mapy procesów (czynności, przepływy, wymagania, metryki),6) zidentyfikowanie wykorzystywanych i wymaganych technologii pracy gru-

powej.W oparciu o powyższe dane powstaje raport innowacji (proponowanych zmian)

z nową koncepcją procesów i ich rozwiązań. Proces innowacji może obejmować całą organizację, wybrane działy lub zespoły robocze.

Tworzenie rozwiązań to transformacja zmian opisanych w raporcie innowacji w prototyp aplikacji, która powstaje jako wynik wspólnej pracy zespołu złożonego z analityków firmy informatycznej (dostawcy) i przyszłych użytkowników (klienta).

Wdrażanie rozwiązań to etap obejmujący czynności i zadania związane z im-plementacją stworzonych aplikacji:

1) określenie schematu tworzenia aplikacji w iteracyjnym procesie zmian części składowych z wykorzystaniem metody „przyrostu wartości”,

2) opracowanie standardów aplikacji (interface, komunikacja z otoczeniem),3) zdefiniowanie architektury systemu,4) sformułowanie strategii dalszego rozwoju aplikacji i środowiska systemu. Transformacja zarządzania to etap, w którym formułuje się strategie i podej-

muje działania wspierające konieczne zmiany zarówno w zachowaniach, jak i kul-turze technicznej pracowników, których dotyczy wdrożenie nowych procesów. Szkolenia, treningi, warsztaty przeprowadzane w tym etapie pozwalają złagodzić naturalną, negatywną reakcję na zmianę stylu i sposobu pracy wynikające z przepro-jektowania procesów biznesowych i wprowadzenia nowych technologii.

Zarządzanie i utrzymanie zapewnia końcowy sukces wszystkim przedsięwzię-ciom podejmowanym podczas realizacji systemu. Etap ten definiuje i narzuca kroki i metody wzajemnej weryfikacji osiągnięcia sukcesu, a także określa zasady komu-nikacji z klientem zarówno w trakcie projektu, jak i po jego zakończeniu.

Charakterystyczną cechą proponowanej metodyki jest to, że rozwiązanie infor-matyczne tworzy się w ścisłej współpracy z jego odbiorcą drogą kolejnych, dobrze zdefiniowanych iteracji. Każda z tych iteracji jest samodzielnym, niezależnym roz-wiązaniem zwiększającym efektywność działania systemu oraz jego funkcjonal-


ność. Tego rodzaju metodyka pozwala na bardzo elastyczne balansowanie między wymaganiami wdrażanego systemu a budżetem na przedsięwzięcie.

Osiągnięcie korzyści z wdrożenia systemu klasy ECM jest z pewnością możli-we, jednak trzeba pamiętać o trudnościach i barierach, które należy pokonać pod-czas wprowadzania takiego rozwiązania w przedsiębiorstwie. Wdrożenie systemu często wymaga więc, jak wspomniano wcześniej, podejścia etapowego, zwiększają-cego stopniowo zakres funkcjonalny systemu działającego w danym podmiocie go-spodarczym. W praktyce w większości przypadków początkowo zasięg działania systemu obejmuje tylko wybrane informacje i dokumenty.

Na zakończenie rozważań nad metodyką wdrożeniową przedstawimy przykła-dowy fragment wykazu prac wdrożeniowych, zawierający najważniejsze etapy procesu implementacyjnego. Prace te mogą być wykonywane podczas trwania fazy tworzenia zarówno aplikacji pilotażowej, aplikacji rozszerzonej, jak i aplikacji final-nej (produkcyjnej).

Tabela 1. Przykładowy fragment wykazu prac wdrożeniowych dla systemu klasy ECM

Lp. Opis zadania Rola WDRA-ŻAJĄCEGO Rola KLIENTA

1 2 3 4I. ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA

1 Zebranie materiałów niezbędnych do sporządze-nia analizy przedwdrożeniowej – wizyta w siedzi-bie klienta

Wykonanie Udostępnienie materia-łów oraz zorganizowanie spotkań z kluczowymi użytkownikami

2 Analiza przedwdrożeniowa i opracowanie koncepcji wdrożenia w zakresie następujących obszarów:– obiegu faktur,– obiegu dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych,– schematów obiegów dokumentów,– role poszczególnych uczestników w procesie obie-

gu dokumentów,– teczki w poszczególnych działach, ujednolicenie

wykazu akt,– zdefiniowanie raportów,– integracja z systemem zewnętrznym, np. klasy ERP,– integracja z urządzeniami zewnętrznymi, np. skaner

Wykonanie Weryfikacja koncepcji wdrożenia

II. INSTALACJA i KONFIGURACJA

3 Instalacja i konfiguracja systemu na jednym serwe-rze (jednoserwerowa)

Wykonanie Udostępnienie zasobów informatycznych

4 Dopasowanie systemu do infrastruktury IT klienta. Instalacja systemu na jednym stanowisku użytkow-nika końcowego

Wykonanie Udostępnienie zasobów informatycznych.Instalacja na pozostałych stanowiskach użytkow-ników końcowych


1 2 3 45 Wprowadzenie kont użytkowników oraz struktury

organizacyjnej firmyWykonanie Dostarczenie uporządko-

wanej listy pracowników (imię, nazwisko, stano-wisko, dział, e-mail)

III. SZKOLENIA

6 Szkolenie administratora systemu w zakresie podsta-wowej konfiguracji

Szkolenie Uczestnictwo w szko-leniu

7 Szkolenie sekretariatu w zakresie obsługi korespon-dencji przychodzącej i wychodzącej


8 Szkolenie przedstawicieli działów w zakresie obsłu-gi zamodelowanych procesów


IV. WDROŻENIE WŁAŚCIWE

9 Jednorazowy import bazy kontrahentów Wykonanie Dostarczenie bazy kon-trahentów w pliku Excel. Dane kontrahentów mu-szą być uporządkowane i oczyszczone

10 Wykonanie procedury obiegu faktur Wykonanie Konsultacje

11 Wykonanie workflow (np. dla zapytań ofertowych, obsługi zamówienia, urlopów, delegacji itp.)

Wykonanie Konsultacje

12 Opracowanie automatycznych importów danych z systemu ewidencji, w tym np.: – pobieranie kontrahentów z systemu ERP,– pobieranie bazy produktów (ilość i cena),– pobieranie faktur sprzedażowych i sald

Wykonanie Zapewnienie dostępu do systemu ERP oraz wsparcia partnera wdra-żającego system ERP

13 Integracja z systemem ERP, w tym:– pobieranie kontrahentów z systemu ERP,– eksport dokumentów z systemu ECM do syste-

mu ERP

Wykonanie Zapewnienie dostępu do systemu ERP oraz wsparcia partnera wdra-żającego system ERP

14 Przygotowanie raportów Wykonanie Dostarczenie testowego zestawu poprawnych da-nych. Weryfikacja przy-gotowanych raportów

V. DOKUMENTACJA

15 Opracowanie dokumentacji wdrożeniowej dot. obiegu dokumentu

Wykonanie Odbiór dokumentacji

16 Opracowanie dokumentacji technicznej dot. integra-cji z systemem zewnętrznym

Wykonanie Odbiór dokumentacji

Tabela 1, cd.


Warto zwrócić uwagę na zadania 12 i 13 – związane z integracją systemu klasy ECM z systemem ERP. Jest to jeden z newralgicznych punktów projektu wdroże-niowego, ponieważ wymaga ścisłej współpracy między dostawcami rozwiązań IT. W polskich firmach najczęściej wypełnianymi dokumentami podlegającymi inte-gracji z innymi systemami są wnioski urlopowe oraz wszelkie rozliczenia związane z delegacjami czy samochodami służbowymi [Marciniak 2010].

W trakcie implementacji systemu klasy ECM konieczne jest często utworzenie nowych, a także modyfikacja istniejących już w organizacji procedur, dlatego pro-ces ten nie może być postrzegany wyłącznie jako instalacja oprogramowania, ale jako zmiana modelu działania przedsiębiorstwa. Aby można było tego dokonać, nie-zbędna jest integracja i kontrola procesów biznesowych z zasobami informacyjny-mi przedsiębiorstwa, wymuszenie zgodności z ustawami, regulacjami, przepisami, normami itd. System zarządzania treścią przedsiębiorstwa nie może być wdrażany na zasadzie „wdrożyć i zapomnieć”. Systemy tej klasy muszą być pod stałym nad-zorem, podlegać ciągłym aktualizacjom, dostosowywaniu, modyfikowaniu i rozbu-dowywaniu [Implementing 2014].

4. Zakończenie

Podsumowując przedstawione rozważania, należy podkreślić, że w związku ze spe-cyfiką rozwiązań informatycznych klasy ECM, które wspomagają „rdzeń” obiegu informacyjnego każdej organizacji, konieczne jest wypracowanie takich procedur szczegółowych w trakcie wdrożenia, które będą mogły być stosowane praktycznie przez cały okres życia systemu w organizacji. Od tego bowiem zależy często powo-dzenie przedsięwzięcia informatycznego jako całości. W trakcie kolejnych prac ba-dawczych dotyczących wdrażania systemów klasy ECM uwaga autora skupi się na aspektach dotyczących pomiaru i oceny skuteczności zaproponowanego podejścia w realizacji rzeczywistych projektów, m.in. z użyciem wspomnianej wcześniej me-tody wartości uzyskanej (EVA/EVM).

1 2 3 4VI. INNE

17 Zarządzanie projektem Koordynacja prac

Koordynacja prac

18 Konsultacje zdalne w ramach przekazywanych prac lub na inne zadane tematy

Wykonanie Zgłoszenie tematu kon-sultacji

19 Obsługa techniczna wdrożenia Wykonanie Zgłoszenie problemu

Źródło: opracowanie własne.


Literatura

AIIM, 2014, What is Enterprise Content Management (ECM)?, http://www.aiim.org/What-is-ECM-En-terprise-Content-Management.aspx (25.04.2014).

Boehn M., 2014, Der Weg zum richtigen ECM-System. DMS/ECM-Loesungs-Guide, Isi Medien GmgH, München, s. 11.

Drejewicz S., 2012, Zrozumieć BPMN, Wydawnictwo Helion, Gliwice, s. 11.Dudycz H., Dyczkowski M., 2006, Efektywność przedsięwzięć informatycznych. Podstawy metodycz-

ne pomiaru i przykłady zastosowań, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław, s. 55-56.Enterprise, 2014, http://pl.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management (25.04.2014).Implementing, 2014, http://pl.scribd.com/doc/6538675/Implementing-an-ECMS (25.04.2014).Kleu T., Micheletti G., Roufka M., 2013, Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie: Od chaosu do pro-

duktywności, White paper IDC, s. 21.Marciniak M., 2010, Zintegrować wszystko ze wszystkimi, http://www.computerworld.pl/artyku-

ly/363121_2/Zintegrowac.wszystko.ze.wszystkim.html (25.04.2014).Wójtowicz R., 2011, Zarys metodyki wdrażania system zarządzania obiegiem dokumentów w przedsię-

biorstwie, „Informatyka Ekonomiczna” nr 22, J. Korczak, H. Dudycz (red.), Prace Naukowe Uni-wersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu nr 212, Wrocław, s. 346-355.

IMPLEMENTATION OF ECM AS A COMPLEX IT PROJECT

Summary: The main objective of this paper is to present the author’s general methodology of the implementation of the ECM systems in the organization resulting from the literature review and practical experience. The first part of the study concentrates on the main defini-tions. The next and the most important part presents the details of the proposed methodology.

Keywords: Enterprise Content Management, IT-projects, document management.

Documents

Wdrażanie systemów klasy Enterprise Content Management jako