VOĐENJE STANJA SKLADIŠTA ZA UGOSTITELJSKE OBJEKTE · ulaze (primka) u skladište (izdavanje ra čuna na PC kasi se može zapo četi odmah nakon unosa artikala i odre đ ivanja cijena

BOLTANO d.o.o Split Vođenje stanja skladišta za ugost. objekte FINBOLT ver. 2011.01

Upravljajte poslovanjem bez napora Stranica 1 od 21

VOĐENJE STANJA SKLADIŠTA ZA UGOSTITELJSKE OBJEKTE

Uvod

Ovim uputama ćemo kroz primjere obraditi vođenje skladišta za ugostiteljske objekte

(caffe bar-ove i restorane) uz pretpostavku da se izdavanje POS računa obavlja na

Boltano-vom programu POS kase. Za detaljnija pojašnjenja rada skladišta i POS kase

pogledajte odgovarajuće prezentacije, a za rad sa normativima pročitajte upute sa naše

web stranice. Cilj nam je bio da Vam na jednom mjestu objedinimo sve potrebne postupke,

te na taj način olakšamo stvaranje cjelokupne slike o vođenju stanja skladišta.

1. Grupe i podgrupe

Kod unosa artikala je potrebno da dobro definirate grupe i podgrupe koje ćete moći koristiti

kod zbrojnih pregleda pa tako i kod zbrojnog pregleda prometa. Ako Vam te opcije nisu

potrebne (uvijek gledate promet svih artikala) program će automatski otvoriti predefiniranu

grupu 00001 Grupa i predefiniranu podgrupu 00001 Podgrupa, međutim za rad

ugostiteljskih objekata (dobivanje odgovarajućih izvještaja) je neophodno otvaranje

potrebnih grupa i podgrupa (na slikama niže možete vidjeti jedan od načina dodjele grupa i

podgrupa).

2. Skladište

Nakon unosa artikala (sir, šunka, sol, pivo bačva tj. repromaterijala) potrebno je napraviti

ulaze (primka) u skladište (izdavanje računa na PC kasi se može započeti odmah

nakon unosa artikala i određivanja cijena u cjeniku).

Primka se dodaje preko modula Skladište -> Ulaz robe -> Primke.



Na primjeru ove primke smo unijeli artikal 9010 Pivo bačva.

Sada je potrebno tu primku proknjižiti preko čarobnjaka.

Čarobnjak pozovemo preko padajućeg menija Primke(SK) -> Čarobnjak.

Provjerimo stanje na skladištu, i vidimo da je količina 9010 Pivo bačva sada 350 L.

Za detaljnije upute pogledati prezentaciju skladište.

Trenutno stanje robe možete pogledati preko izbornika Skladište -> Stanje robe ->

Trenutno stanje robe. Međutim ovo stanje robe je korisna informacija samo ako redovno

rasknjižavate prodaju (dan za dan) jer se ovdje vidi samo zadnje (konačno) stanje.



VAŽNO!!! Poželjno je često pokretati opciju Izračun stanja

Ova opcija vrši preračun trenutnog stanja uz ispisivanje financijski odstupanja i popisa robe sa negativnim količinama. Savjetujemo da redovno rješavate sva odstupanja jer u suprotnom može doći do odstupanja koja mogu biti znatna i koja je teško riješavati nakon isteka dužeg vremenskog roka.

��

Klikom na ikonu pregled prije ispisa možete dobiti ispis trenutnog stanja robe (ispisuje se

samo roba čije stanje je različito od nula).

Ako se rasknjižavanje robe ne radi svaki dan (što je uobičajeno) stanje robe na određeni

datum možete pogledati preko modula Skladište -> Stanje robe -> Inventura. Sama

inventura se poziva preko izbornika Inventura -> Nova inventura.



3. Pregled stanja skladišta za određeni datum (inventura)

Pregled stanja skladišta možete pokrenuti na slijedeći način:

- Iz modula Skladište -> Stanje robe -> Inventura pozvati izbornik Inventura -

>Nova inventura

Pojaviti će se poruka Želite li pozvati izračun inventure. Kliknite na Da za nastavak.

Pojaviti će se okvir Izračun inventurnog stanja gdje upisujute za koji datum želite kreirati

inventuru (u našem slučaju 01.08.2010). Klknite na U redu za nastavak.

VAŽNO!!! Pozivom ove opcije pokrenuti će se izračun inventure sa izabranim datumom (dokumenti sa datumom višim od izabranog se neće uzimati u izračun). Ako je datum prazan u izračun će se uzeti svi dokumenti (u našem primjeru ovaj datum SE MORA upisati). Ako je prethodno postojala inventura prepisati će se samo knjigovodstveni podaci (podaci o zatečenom stanju pri inventurnom popisu se neće mijenjati).

��



Za odustajanje od ažuriranja trenutnog knjigovodstvenog stanja pritisnite dugme Ne.

VAŽNO!!! Ne smijete ažurirati trenutno stanje jer ako je npr. tekući datum 15.08.2010. a Vi radite inventuru na 01.08.2010. tada će se ova inventura prepisati i preko trenutnog stanja, što može dovesti do problema u daljnjejm radu. Ako slučajno greškom odgovorite sa DA, nakon invenutre pokrenite Izračun stanja u tablici Trenutno stanje robe i na taj način zapišite ispravne podatke.

��

Poništavanje inventure je korisna opcija koja poništava podatke o inventuri i sve podatke o

količinama svodi na nulu.

VAŽNO!!! Nakon odrađene inventure obavezno poništite inventuru, jer se ista pojavljuje kao inventurna razlika na karticama robe.

��

1. Odabrati modul Maloprodaja -> Stanje robe -> Inventura

2. Pozvati izbornik Inventura -> Poništi inventuru

3. Šifra za nastavak rada - brisanja je 123456.

Izjednačavanje stanja je korisna opcija koja se koristi za izjednačavanje „zatečena –

stvarna stanja“ sa knjigovodstvenim stanjima.

• Odabrati modul Maloprodaja -> Stanje robe -> Inventura

• Pozvati izbornik Inventura -> Izjednači stanja

• Šifra za nastavak rada - 123456.



Nakon što ste kreirali inventuru možete je pregledati klikom na ikonu Odabir raspoloživih

izvješća.

Ako želite, možete ispisati prazne listove za popis tako da iz modula Artikli kliknite na

ikonu Odabir raspoloživih izvješća. Iz Popisa dostupnih izvješća odaberite Inventurnu

listu Arikli01b. Na ovim listama su već upisani neki podaci, ovisno o odabranom izvješću.

Pregled Inventurne liste (Artikli01) možete filtrirati (izdvojiti) po određenim uvjetima.



Pregled Inventurne liste sa uvjetom koji ne prokazuje repromaterijale

Za detaljnije upute pročitati upute o inventuri.

4. Prodaja (PC kasa)

Promet se preuzima s Boltano POS kase USB stickom tako da prvo napravite izvoz

podataka preko izbornika Alati -> Izvoz podataka....

Podatke kopirate na Vaš stick te prekopirajte na glavno računalo gdje ćete preko izbornika

Alati -> Uvoz podataka... napraviti uvoz podataka.



Nakon uvoza MP računa radi se rekonstrukcija zaključka tako da prvo otvorimo tablicu

Maloprodaja -> Računi-> Zaključeni računi te pozovemo izbornik Maloprodajni računi

-> Zaključeni računi ili pritiskom F3 na tipkovnici.

Program će automatski ažurirati knjigu popisa, knjigu IRA-1 i eventualno kreirati nivelacija

(ako ima popusta na računima).

Ako ste već kreirali rekonstrukciju zaključka ili uvezli zaključene račune iz PC kase (jer je

zaključak već odrađen na samoj PC kasi) pojaviti će se slijedeća poruka.



Program nudi odustajanje Ne, ali Vi odaberite Da za nastavak (naravno ako je riječ o prvoj

rekonstrukciji nakon uvoza podataka sa PC kase).

Sada je trenutak da na bazi prometa u PC kasi kreiramo razduženje skladišta (interni

izlaz). U izborniku Maloprodajni računi pokrenimo opciju Kreiranje izdatnice prema

normativima ili pritisnemo F4 na tipkovnici.

SAVJET!!!

Poželjno je svaki put prije rasknjižavanja po normativima pokrenuti Izračun stanja u trenutnom stanju i odmah riješavati sva odstupanja (financijska i negativne količine).

��

Izdatnica (int. izlaz) za 01.8.2010

Za detaljnije upute pročitati upute o normativima.



5. Pregled prometa (prodaja po PC kasi)

Pregled prometa možete pokrenuti na slijedeće načine:

- u glavnom izborniku Izvještaji - > Prodaja u MP

- tablica Maloprodaja - > Zaključeni računi klikom na ikonu odabir raspoloživih

izvješća.

- tablica Obrada vanjske Malopradaje klikom na ikonu odabir raspoloživih izvješća.



Za ispis prometa u maloprodaji izaberite Pregled prometa u maloprodaji po artiklima i

grupama zbrojno (ProdajaMP11) ili Pregled prometa u maloprodaji po artiklima zbrojno

(ProdajaMP10).

Preglede ProdajaMP10 i ProdajaMP11 možete filtrirati (izdvojiti) po određenim uvjetima.

Prikazani će biti najčešće korišteni uvjeti:

- Datumski uvjet - Prikazano je samo postavljanje datumskog uvjeta za 01.08.2010.

Postupak je isti i za druge datume.

Pregled prometa u maloprodaji po artiklima i grupama zbrojno s uvjetom da je Datum dokumenta 01.8.2010



- Uvjet opsega broja zaključka - Prikazano je samo postavljanje uvjeta broja

zaključka = 2. Postupak je isti i za druge zaključke.

Pregled prometa u maloprodaji po artiklima i grupama zbrojno s uvjetom da je Broj zaključka = 2



5.1. Pregled prometa i zaključnog stanja

Pregled prometa i zaključnog stanja možete pokrenuti na slijedeći način:

- tablica Maloprodaja - > Zaključeni računi klikom na ikonu odabir raspoloživih

izvješća.

- tablica Obrada vanjske Malopradaje klikom na ikonu odabir raspoloživih izvješća.



Za ispis izvještaja Promet i zaključno stanje izaberemo jedno od 4 izvješća Promet i

zaključno stanje (okomito), Promet i zaključno stanje (okomito) (promet samo

zbrojno), Promet i zaključno stanje (položeno) ili Promet i zaključno stanje (položeno)

(promet samo zbrojno). Odaberite izgled koji Vam najviše odgovara.

Sada kada znamo kako se kreira ispis prometa u maloprodaji, inventure i prometa i

zaključno stanje pokazati ćemo sva tri pregleda kronološkim slijedom za tri dana (od

01.08.2010 do 03.08.2010.)



Pregled prometa u maloprodaji po artiklima zbrojno s uvjetom da je Datum dokumenta 01.8.2010

Pregled Inventure 01.08.2010

Promet i zaključno stanje za 01.08.2010













Možemo vidjeti da se iznos (to je u stvari promet) s izvješća Promet i zaključno stanje

podudara s iznosom Pregled prometa u maloprodaji (označeni crvenim pravokutnikom)

te da se stupac Ostatak danas s izvješća Promet i zaključno stanje za svaki

repromaterijal podudara s količinom s izvješća Inventura.

6. Obrazac PP-MI-PO

Obrazac PP-MI-PO možete pokrenuti na slijedeće načine:

- tablica Maloprodaja - > Zaključeni računi klikom na ikonu Odabir raspoloživih

izvješća.

- tablica Obrada vanjske Malopradaje klikom na ikonu Odabir raspoloživih izvješća.

Kod ispisa pregleda Maloprodajni računi – Obrazac PP-MI-PO morate odabrati datumski

uvjet (uobičajeno je da je to cijeli mjesec, jer se isti i predaje mjesečno, ali moguć je izbor i

bilo kojeg drugog perioda).

U našem primjeru odabrati ćemo željeni period preko datumskog uvjeta (od 01.08.2010.

do 31.08.2010. – u našem promjeru radi jednostavnosti odrađena su samo 3 dana).



Ako greškom ne odabete datumski uvjet pojaviti će se slijedeća poruka.

Poslije odabira pregled prije ispisa javlja se slijedeća poruka. Ako su vrijednosti šifre za

podgrupu ispravni odaberite Da za nastavak.

U suprotnom odaberite Ne i pojaviti će se mogućnost unosa šifri za pojedine podgrupe.



Možemo vidjeti da u Obrascu PP-MI-PO obrascu nema podgrupe Napitci i Hrana jer oni ne podliježu posebnom porezu na potrošnju (uobičajeno 3%).

Obrazac PP-MI-PO s uvjetom da je Datum dokumenta između 01.8.2010 i 31.8.2010

Radi usporedbe rezultata možemo pozvati preko tablica Maloprodaja - > Zaključeni

računi klikom na ikonu Odabir raspoloživih izvješća izvješče Maloprodajni računi –

porezi po podgrupama (KasaZ06).



Pregled maloprodajnih računa – porezi po podgrupama s uvjetom da je Datum dokumenta od 01.8.2010 do 31.08.2010

Documents

VOĐENJE STANJA SKLADIŠTA ZA UGOSTITELJSKE OBJEKTE · ulaze (primka) u skladište (izdavanje ra čuna na PC kasi se može zapo četi odmah nakon unosa artikala i odre đ ivanja cijena