VLOGA POSAMEZNIKA – POMEN ORGANIZIRANOSTI

V življenju povprečno porabimo (Michael Fortin strokovnjak za org.časa):

7 let

6 let

5 let

4 leta

3 leta

1 leto

9 mes.

6 mes.

120 ur

4 min /dan

30 sek/dan

kopalnici

prehranjevanje

čakanje v vrstah

čiščenju hiše

na sestankih

iščemo stvari

beremo nepomembno pošto

pred rdečo lučjo na semaforju

za umivanje zob

pogovor s partnerjem

pogovor z otroci

Vsi imamo:

24 ur na dan

168 ur na teden 672 ur na mesec

---------

Nismo pa vsi enako učinkoviti v porabi.

Khronos

– bog časa (grško)

Omejena zmožnost koncentracije.

Premalo časa!

Čas je edinstven in nenadomestljiv!

Organizacija lastnega časa!

Kje in kako bolje izkoristiti čas?

POTREBNO JE 1. VEDETI, KJE SEM

2. VEDETI, KAJ HOČEM

3. ZNATI PLANIRATI

4. PODREDITI SVOJO VOLJO

- službeno

- privatno

S planiranjem se prihrani 6x več časa kot se

porabi za planiranje.

»Uspešnim ljudem ni skupno trdno delo, sreča

ali prebrisanost v človeških odnosih, pač pa

postavljanje pomembnih stvari na pravo mesto.«

»Uspešen človek ima navado, da se ukvarja s

stvarmi, ki jih neuspešneži ne marajo delati. Ni nujno,

da jih uspešneži radi počnejo, toda svoj odpor podvržejo moči namena.«

Cca. 60 % časa se da planirati!

Kaotična površina pisalne mize.

Ne določimo jasnih prioritet.

Skušamo narediti preveč naenkrat.

Pustimo si premalo časa za nepričakovano.

Pozabimo načrtovati kratke premore.

Odlagamo neprijetne naloge.

Nikoli ne rečemo »ne!«.

Vse poskušamo narediti popolno.

Premalo samodiscipline.

» If you are failing to PLAN, you are planing to FAIL!«

Telefon E - mail

Obiskovalci Razgovori

Bolezenski simptom odlašanja Nejasno začrtane prioritete

Terminska stiska Papirnata navlaka

Delegiranje Odklanjanje (zavračanje)

stres

izgorevanje bolezni

nezadovoljstvo slabo opravljeno delo

nemotiviranost pozabljanje izgovarjanje

opravičevanje nizka stopnja samozavesti

konflikti

nezadovoljne stranke nezadovoljni sodelavci nezadovoljstvo vodje

izguba poslov izguba delovnega mesta

pomanjkanje prostega časa premalo časa za otroke,

zakonca (družino), šport …

(Macan, Green, Skinner, Lee, Schriber …)

1.) Neprimeren način komunikacije in poslušanja 41%

2.) Premalo ali preveč nadzora, direktivnosti 27%

3.) Pomanjkanje čustvenih veščin 14%

4.) Pomanjkanje podpore / neustrezna podpora 12%

5.) Pomanjkanje odgovornosti 6%

1.) prejemnik ne razume prejetega e-sporočila 25%

2.) e komunikacija omogoča več neiskrenosti slabša kom.

DEFINICIJA KOMUNICIRANJA:

prenos sporočil in razumevanja od oddajnika do

sprejemnika preko komunikacijskega kanala.

UČINKOVITO KOMUNICIRANJE: prejemnik razume sporočilo pošiljatelja tako, kot ga je le-ta zasnoval!

logična

matematična

podrobna

jezikovna

besedna

obvladana

zaporedna

aktivna

razgledana

Dominantna

intelektualna

branje, pisanje

zapomni si imena

kreativna

prilagodljiva

metaforična

simbolična

intuitivna

ustvarjalna

muzikalna

čustvena

asociativna

tvorna

sanjava

istočasna

zapomni si obraze

MONOKRONI LJUDJE - L POLIKRONI LJUDJE - D

• osredotočanje na 1 stvar naenkrat

• osredotočanje na lastno delo

• časovne okvire jemljejo resno

• informacije potrebujejo vnaprej

• osredotočenost na dejstva

• skrbno se držijo svojih načrtov

• nočejo motiti drugih

• raje delajo sami

• za delo potrebujejo mir in tišino

• dobro razlagajo in dajejo navodila

• spoštujejo zasebnost

• med dolgimi razlagami ostanejo

zbrani

• realni

• praktični

• strateški

• delajo več stvari hkrati

• zlahka jih je mogoče prekiniti

• časovne ovire imajo za cilj, ki ga je treba

doseči, kadar je to mogoče

• informacije pridobivajo sproti

• posvečajo se drugim in medosebnim

razmerjem (spoštovanje!)

• načrte spreminjajo pogosto in brez

okrevanja

• v sodelovanju z drugimi uživajo bolj kot

v svoji zasebnosti

• za delo ni potreben mir in tišina

• težje sledijo dolgim razlagam

• intuitivno rešujejo probleme

• čustveni

• razvita domišljija

Pozitivne lastnosti Priložnosti za izboljšanje

• velja za človeka, ki dobro obvladuje

čas

• učinkovit in usmerjen k cilju

• določa prioritete

• zanesljiv

• drži se rokov in na sestanke prihaja

točno

• primeren za naloge, ki zahtevajo

natančno izbiro pravega trenutka

• močno osredotočen na čas, lahko

prezre druge dejavnike npr. čustva

• težje razume značilnosti ali situacije,

ki niso merljive npr. motivacija in

odnosi

• močno osredotočen na učinkovitost

• lahko zanemari čas, preživet ob

proaktivnih komunikacijah, npr.

sestankih in obveščanjih o novostih

Pozitivne lastnosti Priložnosti za izboljšanje

• usmerjen k ljudem in pripravljen

pomagati

• velja za intuitivnega in občutljivega

• dobro zna podpreti skupino (tim-

building)

• empatična oseba

• primeren za ustvarjalne naloge

• nagnjen k temu, da podcenjuje čas, ki

je potreben za dosego ciljev

• težko se drži rokov in

• redko prihaja točno na sestanke

• zdi se manj učinkovit in usmerjen k

ciljem

Vsak človek je po svoji ZMOGLJIVOSTI skozi celotni dan

izpostavljen določenim odstopanjem, ki potekajo v nekem

naravnem ritmu in se jih da že vnaprej predvideti.

»Rana ura, zlata ura.« (Ljudska modrost) Ne kot zapravljanje časa, ampak kot

ponovno pridobivanje energije po oddihu.

RAZISKAVE KAŽEJO, da dosežemo

najboljši učinek v prvih 10

minutah dela, največji učinek

oddiha po približno 1 uri delovnega

časa.

»Clear your mind between tasks.« (Douglas Merrill, ex CEO Google)

Posamezna odstopanja so odvisna od osebnih zmoglivosti posameznika.

POMEMBNO:

• ugotovite svoj osebni dnevni ritem,

• naloge A opravite med najvišjo stopnjo zmogljivosti (prime time),

• v najnižji stopnji zmogljivosti NE delujte proti svojemu biološkemu ritmu

• sprostite se in najnižjo stopnjo uporabite za naloge C

• ko se krivulja v popoldanskem času zviša, se posvetite nalogam B

S pravilnim organiziranjem dneva po krivulji zmogljivosti uporabite naravne zakonitosti svojega organizma.

Vaša produktivnost bo znatno narasla.

Seznam nalog:

A, B, C sistem

»Največjih dogodkov ne predstavljajo naše najglasnejše, temveč naše najtišje ure.« (Nietzsche)

Moteči momenti:

• sodelavci, • stranke, • nenajavljeni obiskovalci, • spori, • telefoni, • seje, • odprta vrata ipd.

TIHA URA – čas, samo za nas!

Nemoten časovni blok = pridobitev časa. TIHA URA = POMEMBEN TERMIN

• organizirajte tiho uro, • v dnevni načrt vpišite tiho uro, • zavarujte se pred »zunanjim svetom«, • dogovorite se, če lahko telefonske klice opravi kdo drug.

Tiha ura: naloge A / Ure, ko ste moteni: naloge C

1. Upoštevajmo PRIORITETE.

2. Naredimo SEZNAM NALOG.

3. Postavimo REALNE ROKE.

4. Predvidevajmo MOŽNE TEŽAVE – preprečimo motnje.

5. Bodimo samozavestni (odločni) pri motnjah.

6. Telefon uporabljajmo racionalno.

7. Poiščimo podporo pri sodelavcih.

8. Najprej opravimo težje naloge.

9. Dokončajmo nalogo preden se lotimo naslednje.

10. Osredotočimo se na obvladljivo število nalog.

11. Pospravimo nered.

12. Upoštevajmo čas za razmišljanje.

Vrstni red dela nam omogoča:

• najprej opraviti pomembne naloge,

• opraviti naloge glede na njihovo nujnost,

• vsakokrat posvetiti pozornost le eni nalogi,

• naloge v določenem času bolj učinkovito opraviti,

• postavljene cilje doseči na najboljši način,

• do konca delovnega dne opraviti vsaj najpomembnejše stvari,

• naloge, po katerih ocenjujejo vas ter vaše osebne zmogljivosti, ne smejo

ostati neopravljene.

Kdor se zavestno loteva ciljev in jih skuša uresničevati, usmerja PODZAVESTNO svoje MOČI na svoja dejanja.

Cilji so namenjeni koncetriranju moči na bistveno.

Ne gre za to, KAJ počenjate, temveč ZAKAJ nekaj počenjate.

• izobraževanje

• uvajanje standardov kakovosti

• dobri odnosi

• razmišljati naprej

• reorganizacija

• organizacija procesov

• preprečevanje napak vnaprej

• iskanje priložnosti, ki jih nudi trg (SWOT analiza)

• pridobivanje informacij, analize, posredovanje informacij

• delegiranje

• osebna rast

• zabava

• humor

• pohvala

• urejenost

• zdrava prehrana

• pospravljanje pisarne

Boljše in hitrejše doseganje poklicnih in osebnih ciljev.

Prihranek in pridobitev časa za resnično pomembne naloge in cilje.

Pregled nad vsemi načrti, nalogami in dejavnostmi.

Manj pretirane naglice in stresov, več vnaprej predvidenega za tekoči dan.

Prednosti pisnega planiranja:

preglednost

delovna razbremenitev

samomotivacija

koncentracija

kontrola

uspeh

dokumentacija

Planiranje pomeni pripravljanje za uresničevanje ciljev.

Kdor pripravlja svoj delavnik

8 minut , lahko dnevno

pridobi eno uro časa za

opravljanje bistvenih stvari.

Rokovnik za načrtovanje časa in ciljev

(vpenjalna beležka, nevezani listi, obrazec za planiranje ipd.)

Elektronski pripomočki

(programska oprema osebnega organizatorja, elektronski organizator, žepni računalnik ipd.)

Mobilna telekomunikacija

Listki kot opomniki

Tabla za pisanje

Seznam stvari, ki jih moramo narediti

Telefonska tajnica / Diktafon

Fotokopirni stroj / Faks

Za organiziranje sebe je pomembno:

poznavanje ciljev

seznam opravil/nalog

ustvarjalne

rutinske

upoštevanje pomembnosti in nujnosti

razporeditev časa med različne naloge

dnevni cilji so zapisani na vidnem mestu

uporaba razpoložljivih orodij za organizacijo

določitev rokov za posamezne naloge

načrtovanje dela vnaprej

določitev prednostnega vrstnega reda

določitev realnega časovnega okvira

sprotno spremljanje napredka

nagradimo se za uspeh

Celostni procesni model dokaže:

• Učinkovita izraba časa je individualna veščina

• Njena uspešnost je v močni korelaciji s kulturo podjetja

• Če org. kultra ne podpira učinkovite izrabe časa je uspeh

organiziranega posameznika signifikantno slabši.

4 dimenzije, ki določajo uspešnost:

1. nadrejeni (supervisor)

2. sodelavci (co – workers)

3. postopki pri delu (reviews)

4. čas kot vrednota v podjetju (key value)

Točnost

Doseganje dogovorjenih rokov

Uspešno opravljeno delo

Učinkovito izrabljen čas

Zadovoljni vodje, sodelavci

Lastna motivacija

Napredovanje

Občutek obvladovanja situacij

Zadovoljstvo in samozavest

Več prostega časa

Notranji mir

Boljše zdravje

Občutek sreče

Manj stresa …

Izkoristite čas

Zgrabite »tatove« časa

Opredelite cilje

Planirajte pisno

Uporabljajte dnevne načrte

Postavite si prioritete

Pričnite pozitivno

Upoštevajte krivuljo zmogljivosti

Rezervirajte si »tiho« uro

Uporabljajte »pripomočke« za planiranje časa

Ostanite dosledni

Čas je kot veter: pravilno izkoriščen

nas pripelje na vsak cilj.

(Lothar J. Seiwert)

1 dodatna ura na dan dopoldan x 200 dni = 200 ur

+ 1 dodatna ura v prostem času x 365 dni = 365 ur

--------- letno ∑ = 565 ur!