Visin estratgica de la OEASecretara de Administracin y FinanzasMisin: encabezar y guiar las actividades de apoyo administrativo

Programas y subprogramas gestionados por laSecretara de Administracin y FinanzasSecretara de Administracin y FinanzasLas IPSAS y la iniciativa de modernizacin de la gestinDepartamento de Recursos HumanosDepartamento de Servicios de Gestin Financiera y AdministrativaDepartamento de Servicios de Informacin y TecnologaDepartamento de ComprasDepartamento de Servicios GeneralesDepartamento de Planificacin y EvaluacinInfraestructura bsica y costos comunes

Objetivos estratgicos de laSecretara de Administracin y FinanzasPILARES: Administracin, orientacin poltica, apoyo a los Estados MiembrosA corto plazo: (2014) Mantener servicios administrativos y de alta calidad, con un mximo de eficiencia, en la sede y en las Oficinas en los Pases.

A mediano plazo: (2015-2016) Gestionar de manera ordenada y transparente la ejecucin del programa-presupuesto aprobado y la preparacin de la propuesta de programa-presupuesto, incorporando los principios de presupuesto por resultados en apoyo a los objetivos estratgicos del Secretario General y en cumplimiento de las Normas Generales y las IPSAS.

A largo plazo: (en curso) Asesorar al Secretario General y a la CAAP en materia de estrategias y reformas a fin de modernizar y optimizar continuamente los servicios administrativos en consonancia con las cambiantes prioridades de la Organizacin y los requerimientos de las IPSAS.

Estructura organizacional de laSecretara de Administracin y Finanzas

Mandatos y recursos de laSecretara de Administracin y Finanzas

Principales logros 2012-2013 Secretara de Administracin y FinanzasORIENTACIN POLTICA: Establecimiento del Grupo de Trabajo sobre Procesos Operativos y del Comit de Gobierno de las Tecnologas de Informacin, como instrumentos para la gestin de la modernizacin administrativa. Establecimiento del Comit de Coordinacin de las IPSAS.

PLANIFICACIN: Establecimiento del plan de transicin para la modernizacin de la gestin y las IPSAS, posterior a la publicacin del presupuesto por resultados en la propuesta del SG para 2014.

DESARROLLO DE TI: Implementacin de herramientas para la automatizacin de procesos operativos en toda la Organizacin: base de datos del personal, sistema de contratos por resultados, sistema de reclamos de gastos de viaje, Sistema de Gestin de Licencias, Espacio de Colaboracin con las Oficinas Nacionales.

EQUIPO: Modernizacin de la infraestructura central de TI, eliminando riesgos de fallas.

GESTIN PRESUPUESTARIA: Implementacin de polticas administrativas para la mejora de la eficiencia: gestin de eventos especiales y estacionamiento; representacin, simplificacin de compras pequeas y de caja chica; gestin de activos fijos.

APOYO A RGANOS POLTICOS: Apoyo a los procesos de polticas de la CAAP relativas a bienes races, recursos humanos, RCI, informes de gestin transparente. SUBPILAR: Logros

Principales logros 2012-2013 Departamento de Recursos HumanosGESTIN DEL PRESUPUESTO Y RECURSOS HUMANOS

MAYOR TRANSPARENCIA: Todas las personas a quienes se les ofrece un contrato de la Serie A han pasado por concurso. Implementacin de la base de datos del personal (OPDB) integrada a OASES y RBCS.

MODERNIZACIN: Implementacin de Taleo, herramienta electrnica adaptada a los procesos de concurso y seleccin en la SG/OEA, y del sistema de contratos por resultados (RBCS), un sistema automatizado nuevo y ms eficiente para procesar CPR (personas).

ESTRATEGIA DE RECURSOS HUMANOS: Estrategia integral revisada de recursos humanos, presentada a los Estados Miembros para su consideracin y aprobacin.

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS GENERALES: Realizacin de todos los concursos reglamentarios retrasados a fin de regularizar los contratos del personal e implementacin plena del Sistema de Evaluacin del Desempeo (PES) en 2013, y esfuerzos conjuntos con otras organizaciones hermanas para mejorar el marco regulatorio de las visas G5 para personal domstico.

DESARROLLO HUMANOCAPACITACIN: Programas de capacitacin en idiomas completado en las Oficinas en los Pases en 2012.

PROGRAMA DE PASANTAS: Extensin del programa de pasantas a las Oficinas en los Pases.

SUBPILAR: Logros

PLANIFICACIN: Inicio del plan de implementacin de las IPSAS, ejercicio de lecciones aprendidas con la OPS y elaboracin de un plan de capacitacin para el personal de la SAF.

GESTIN DEL PRESUPUESTO Y RECURSOS HUMANOS: En coordinacin con otros departamentos de la SAF, se implement el sistema de reclamos de gastos de viaje, carga automtica de lotes de facturas; modificacin de polticas sobre fondos no reclamados, caja chica y activos fijos, reduciendo as la carga de trabajo y estableciendo mejores prcticas. Implementacin de la estructura presupuestaria de RCI y generacin de informes conforme a los mandatos, logrando as una gestin responsable del presupuesto.

ADMINISTRACIN FINANCIERA: Gestin, seguimiento y asignacin del Fondo Regular y RCI con apego al anlisis de proyeccin (ingresos y egresos), evitando incurrir en dficits financieros y gastos superiores a lo presupuestado. Gestin de fondos especficos, fiduciarios y administrativos y servicios de Tesorera a entidades y comisiones, cumpliendo las polticas de inversin y los mandatos de los comits. Presentacin de opciones de inversin a comisiones para su consideracin y as evitar la concentracin de fondos y mejores procesos decisorios.

APOYO A RGANOS POLTICOS: Modernizacin del Informe Trimestral sobre la Administracin de Recursos y de informes de desempeo para la CAAP. Cumplimiento de requerimientos de los donantes sobre informes financieros de fondos especficos.

AUDITORAS: Auditora de cuentas anual e informe de estados financieros entregados oportunamente a la Junta de Auditores Externos para el Consejo Permanente. Al tercer trimestre de 2013 se han coordinado satisfactoriamente cuatro auditoras y una verificacin de gastos de contribuciones a fondos especficos, asegurando as la transparencia para los donantes en la gestin de sus fondos. Los donantes podran solicitar hasta siete auditoras en el cuarto trimestre de 2013.Principales logros 2012-2013 Departamento de Servicios de Gestin Financiera y Administrativa (DSGFA) SUBPILAR: Logros

DESARROLLO DE TI: Implementacin de herramientas para la automatizacin de procesos operativos en toda la Organizacin

Sistema de Contratos por Resultados (RBCS): Simplificacin del proceso de contratos mediante la creacin automtica de rdenes de compra. Uso de procesos y firmas electrnicas, eliminando as el uso de papel. Eliminacin del procesamiento manual de la documentacin de consultores.

Sistema para el reclamo de gastos de viaje (TEC): Reemplazo de los formularios en papel por formularios en lnea; permite que los usuarios controlen el proceso, aplicando los reglamentos actuales y validaciones.

Base de datos del personal de la OEA (OPDB): Proporciona al personal de la SG/OEA y Estados Miembros informacin en lnea actualizada sobre el personal que tiene una relacin contractual con la Organizacin

Sistema de Gestin de Licencias (LMS): Reemplazo del sistema de formularios en papel con sistema en lnea, permitiendo al personal de la OEA completar los formularios y a los supervisores aprobar las solicitudes de licencia en forma electrnica.

Software Development Framework (OAS-SDF): Metodologa para mejorar la calidad del software desarrollado internamente.

Principales logros 2012-2013 Departamento de Servicios de Informacin y Tecnologa SUBPILAR: Logros

Principales logros 2012-2013 Departamento de Servicios de Informacin y Tecnologa SUBPILAR: LogrosDESARROLLO DE TI: Apoyo tcnico a las reas de la OEA para la implementacin de mandatos

Red Hemisfrica de Intercambio de Informacin para la Asistencia Mutua en Materia Penal y Extradicin: (SAJ) Intercambio de informacin entre autoridades centrales del continente.

Sistema de gestin de conocimientos IPO AMERICAS (SMS/CICTE): Promueve la cooperacin internacional, abarcando cuestiones de seguridad, modelos de ley y prcticas ptimas.

Laboratorio mvil de seguridad ciberntica para el Comit Interamericano contra el Terrorismo (SSM/CICTE): Capacitacin para respuesta a incidentes. Refuerzo del apoyo de la OEA a los Estados Miembros para prevenir, detectar, disuadir y mitigar los efectos de ataques cibernticos.

Sistema de gestin de proyectos electorales (SAP): Gestin de proyectos e informacin sobre expertos en materia electoral.

Portal de Educacin Preescolar (SEDI): Red interactiva bilinge y herramienta educativa que presenta informacin actualizada sobre educacin preescolar en los Estados Miembros de la OEA. Colaboratorio Interamericano para la Profesin Docente (SEDI): Espacio de colaboracin e intercambio de conocimientos multilinge y de libre acceso para todas las partes interesadas en las polticas y prcticas en materia de educacin docente.

Programa de Alianzas para la Educacin y la Capacitacin (SEDI): Procesamiento de becas patrocinadas por entidades aliadas de la OEA, desde el otorgamiento de la subvencin hasta su ejecucin.

EQUIPO: Infraestructura principal de TI modernizada

Workstation Energy Management Strategy (OWEMS): Ahorro de energa mediante la gestin inteligente del consumo en las estaciones de trabajo.

Migracin de la infraestructura de correo electrnico a Exchange 2010: Migracin de las cuentas de correo electrnico con la finalidad de apoyar las comunicaciones integradas de voz y datos.

Implementacin del Proyecto de Computadora de Escritorio Universal: Actualizacin de las estaciones de trabajo a la versin ms reciente de Microsoft Windows y Office 2010, asegurando la compatibilidad con las normas de seguridad de otras organizaciones internacionales.

Proyecto de modernizacin de la infraestructura (red principal y sistema VoIP): Reemplazo de la infraestructura antigua y de los dispositivos de red de punto nico de fallo cuya garanta se haba agotado. Implementacin del sistema VoIP con videoconferencia integrada, reduciendo as los costos de telecomunicaciones y mejorando la eficiencia de la red.

Apoyo a los procesos operativos de la SG/OEA para implementar los mandatos en todas las reas de la Organizacin. Principales logros 2012-2013 Departamento de Servicios de Informacin y Tecnologa SUBPILAR: Logros

Principales logros 2012-2013 Departamento de Compras SUBPILAR: LogrosGESTIN DE ADQUISICIONES

Proyecto piloto a gran escala del programa de tarjeta de crdito corporativa: procesos ptimos definidos para revisin por parte de DSIT y DSGFA (ms de US$1 milln gastados en 2013).

Implementacin del uso de proveedores reales para transacciones con tarjeta de crdito (sin incluir a OWT)

Depuracin de archivos de proveedores (ms del 50% vencidos y duplicados) y establecimiento de una lista de proveedores preaprobados.

Implementacin del sistema electrnico de archivos (fase I, reduccin de impresin, y uso de recursos, en un 80% de PO y datos no disponibles en forma electrnica ; fase II incluir firmas electrnicas).

Umbral establecido para acciones retroactivas que requieren la aprobacin de la SAF.

Reduccin adicional de gastos de viticos gracias a la negociacin de acuerdos preferenciales con las principales cadenas hoteleras (cumplimiento al 95%).

Actividades centralizadas de compradores para conferencias DGCR.

Introduccin de nuevas polticas de compras para procesar transacciones de viajes, reembolsos de gastos y honorarios.

ORIENTACIN POLTICA: Establecimiento de una "Estrategia integral de bienes inmuebles" (CP/CAAP-3211/13 rev.4) para determinar el camino a seguir durante el perodo 2013-2017 a fin de administrar y conservar los bienes races de la Organizacin.

PLANIFICACIN: Establecimiento de un plan para el mantenimiento de edificios 2013-2017 en el que se identifiquen las fuentes y uso de fondos para realizar mantenimiento regular y el mantenimiento aplazado.

EDIFICIOS: Implementacin de mejoras importantes en edificios: instalacin de alarmas de humo e incendios en los edificios MNB y ADM; reemplazo de la claraboya en el edificio MNB; reemplazo de equipo obsoleto de HVAC en el edificio MNB a fin de reducir el consumo de energa y costos de mantenimiento, y reparaciones estructurales en el estacionamiento del edificio GSB.

EDIFICIOS: Optimizacin del uso del espacio en todos los edificios de la SG/OEA a fin de crear ms espacio para alquiler y financiar as una parte de la Estrategia de Bienes Inmuebles; y estandarizacin de la facturacin de eventos especiales, lo que generar mayores fondos que se utilizarn exclusivamente para el mantenimiento y reparacin de edificios.

EDIFICIOS: Establecimiento de polticas y procedimientos para reducir los costos de energa y consumo de agua en 1% al ao mediante la certificacin Energy Star y LEED.

EDIFICIOS: Implementacin de nuevos sistemas y procedimientos para mejorar la precisin del inventario de activos fijos, mejorar la recuperacin de costos de estacionamiento y reducir los costos operativos de dispositivos multifuncionales. SUBPILAR: LogrosPrincipales logros 2012-2013 Departamento de Servicios Generales

Principales logros 2012-2013 Departamento de Planificacin y Evaluacin Apoyo a rganos polticosPreparacin del presupuesto por resultados 2014 para la propuesta del SG y consideracin por parte de los rganos polticos.Los Estados Miembros recibieron herramientas e informacin para evaluar la eficacia y eficiencia en el uso de recursos.Planificacin y seguimientoLa SG/OEA recibi nuevas herramientas y procedimientos para sistematizar y armonizar la preparacin y seguimiento de un programa-presupuesto por resultados.La SG/OEA recibi informacin sobre los resultados y lecciones aprendidas de los programas y proyectos a fin de mejorar la gestin.La SG/OEA recibi un sistema de informacin basada en conocimientos para mejorar la colaboracin entre las diversas reas y conservar as la memoria institucional de programas y proyectos.Se mejoraron las capacidades de la SG/OEA para el diseo y seguimiento de proyectos por resultados.Se simplific el proceso de la incorporacin de la perspectiva de gnero en programas y proyectos.

Principales ejes de accin en 2014Secretara de Administracin y FinanzasAUDITORAS: Lanzamiento de las IPSAS en diciembre de 2014.

DESARROLLO DE TI: Migracin del sistema de gestin de recursos institucionales a la nueva versin de Oracle; actualizacin del sistema de gestin de documentos.

GESTIN DEL PRESUPUESTO Y RECURSOS HUMANOS: Automatizacin del sistema de nmina y de acciones de personal; implementacin de la estrategia de recursos humanos.

GESTIN DE COMPRAS: Automatizacin total del procesamiento de gastos de viajes; simplificacin de compras pequeas.

EDIFICIOS: Implementacin del plan de gestin de bienes inmuebles (ampliacin de los ingresos por concepto de alquileres para financiar el mantenimiento aplazado).APOYO A RGANOS POLTICOS: Plan de reforma de la CAAP. SUBPILAR: Eje de accin

Objetivos estratgicos:IPSAS y Unidad de modernizacin de la gestin*Corto plazo (2014): Gestin de capacitacin sobre IPSAS para personal gerencial y administrativo de la SG/OEA.Elaboracin e implementacin del plan operativo para apoyar el saldo inicial para las IPSAS en enero de 2015.

Mediano plazo (2014-2015): Coordinacin de la transicin de las IPSAS con migracin del Oracle Business suite (de la versin 11 a la versin 12).

Largo plazo (2016- ): Implementacin de un sistema estable, eficiente y que cumpla con las IPSAS.*Recin establecido en el programa-presupuesto 2014

Corto plazo (2014): Simplificacin de los procesos de gestin de beneficios (subsidio familiar y viaje al pas de origen) con la finalidad de mejorar el servicio al cliente y promover una cultura de gestin responsable y autoservicio.Garantizar la participacin de recursos humanos en la implementacin de las IPSAS.Implementacin de la nueva estrategia de recursos humanos, si es aprobada por la Asamblea General.Mediano plazo (2014-2015): Creacin de un programa de incentivos para recompensar a los empleados de alto rendimiento.Desarrollar internamente una herramienta para el reclutamiento de personal que mejor se adapte los procesos de seleccin.Desarrollar herramientas que permitan la automatizacin de procesos rutinarios de recursos humanos, tales como el clculo de beneficios por separacin, condiciones salariales, beneficios y subsidios, implementacin de los aumentos de paso y gestin de renovacin de contratos.Largo plazo (2016): Elaborar descripciones de funciones y nombres genricos para todos los puestos.Continuar la optimizacin de la gestin de beneficios reglamentarios conforme a las cambiantes prioridades, las IPSAS y las prcticas ptimas adoptadas por organizaciones hermanas.Realizar un anlisis integral de las polticas de recursos humanos y proponer cambios acordes a las nuevas realidades y prcticas ptimas en la gestin de recursos humanos.Realizar un anlisis de la plantilla de empleados y un inventario de habilidades que permita a la Organizacin hacer un mejor uso de sus recursos humanos.

Objetivos estratgicos:Departamento de Recursos Humanos

Corto plazo (2014): Proporcionar servicios financieros de calidad y en forma oportuna a los donantes y clientes internos.Salvaguardar y maximizar el valor de los fondos confiados a la Organizacin. Analizar los requerimientos de las IPSAS y preparar la conversin de los saldos al final de 2014 conforme a las IPSAS. Redefinir los procesos operativos, estados financieros y notas a estos estados para cumplir con las IPSAS.Mediano plazo (2014-2015): Construccin a un nuevo sistema de gestin de recursos institucionales conforme a las IPSAS.Redifinicin de procesos operativos y preparacin de manuales actualizados.Redifinicin del esquema de cuentas a fin de simplificar y reducir los costos de elaboracin de informes financieros, as como para apoyar a los donantes y cumplir con las IPSAS.Armonizar y alinear los requerimientos de las IPSAS con las reglas financieras y la estructura contable de la OEA.Largo plazo (2016- ):Continuar mejorando y actualizando las reglas financieras de la OEA conforme a las IPSAS y las prcticas ptimas.Integrar los requerimientos contables conforme a las IPSAS a los nuevos procesos operativos y el sistema de gestin de recursos institucionales.Dar seguimiento a los registros contables como resultado de la implementacin de las IPSAS a fin de garantizar una informacin financiera estable, eficiente y precisa.Objetivos estratgicos:Departamento de Servicios de Gestin Financiera y Administrativa (DSGFA)

Corto plazo (2014):Anlisis, planificacin, implementacin y redefinicin de los actuales sistemas administrativos y de gestin de documentos de la SG/OEA, incluida la optimizacin de los correspondientes procesos operativos existentes y el desarrollo de aplicaciones departamentales.Planificacin, implementacin y apoyo de los servicios de comunicaciones y tecnologa a fin de reducir los costos de reuniones y viajes para la Organizacin.Mediano plazo (2015-2016): Implementacin plena de los nuevos sistemas administrativos y de gestin de documentos de la SG/OEA y aplicaciones departamentales.Largo plazo (continuo): Proporcionar herramientas y servicios de tecnologas de la informacin a la SG/OEA para apoyar los principales procesos operativos de todas las reas de la Organizacin, optimizando los servicios e infraestructura existentes y simplificando los procesos mediante el desarrollo e implementacin de nuevas aplicaciones de software.

Objetivos estratgicos:Departamento de Servicios de Informacin y Tecnologa

Corto plazo (2014): Reasignar recursos humanos a las transacciones de mayor valor agregado.Fortalecer relaciones con proveedores clave para maximizar los ahorros en costos.Ampliar el programa de tarjeta de crdito en la sede a fin de maximizar los descuentos y reducir los costos de transacciones.Mediano plazo (2014-2015): Actualizar el Reglamento de Compras y ajustar los umbrales conforme a la inflacin.Ampliar el programa de tarjeta de crdito fuera de la sede.Eliminar el uso de rdenes de compra para transferencias internas.Completar la automatizacin de rdenes de compra para adquisiciones pequeas.Implementar la gestin integrada de viajes.Centralizar las reservas de hotel para maximizar descuentos y reducir la fraccin de viticos correspondiente a alojamiento.Largo plazo (2016- ):Automatizar totalmente la gestin de viajes desde las reservas hasta los reclamos de gastos.Actualizar y automatizar la base de datos de proveedores e incluir el cumplimiento con el Cdigo de Conducta.

Objetivos estratgicos:Departamento de Compras

Corto plazo (2014): Implementar los proyectos de mantenimiento aplazado ms prioritario.Optimizar el uso de espacio y aumentar los ingresos por concepto de alquiler.Aumentar los ingresos por concepto de alquiler para eventos especiales.Mediano plazo (2014-2015): Reducir el consumo de energa y de agua en un 1% anual.Reemplazar la infraestructura elctrica obsoleta en el edificio MNB.Reemplazar el equipo de HVAC obsoleto en el edificio GSB. Largo plazo (2016- ):Reparar el revestimiento externo del edificio MNB y los daos ocasionados por la filtracin de agua, y mejorar la eficiencia energtica.Mejorar la seguridad y cmaras de vigilancia para reducir riesgos. Mejorar los accesos para las personas con discapacidades en los edificios histricos de la OEA.Objetivos estratgicos: Departamento de Servicios Generales

Objetivos estratgicos: Departamento de Planificacin y EvaluacinCorto plazo (2014)Total implementacin del Sistema de Gestin de Proyectos (PMS).Desarrollar directrices para evaluacin de programas y proyectos.Mediano plazo (2015)Administrar todo el ciclo de proyectos a travs del PMS.Definir y dar seguimiento a los indicadores de desempeo.Mejorar las capacidades del personal en materia de presupuesto por resultados y gestin de programas/proyectos.Largo plazo (continuo):Institucionalizacin del presupuesto, programas y proyectos por resultados.Mejorar la gestin institucional de programas y proyectos.Mejorar la transparencia y la rendicin de cuentas en el proceso presupuestario.Proporcionar herramientas por resultados a los Estados Miembros y a la SG/OEA para evaluar la eficacia y eficiencia.

Propuestas para reorientar lasactividades de la OEAAPOYO A LOS ESTADOS MIEMBROS: Redistribucin de cuotas entre los Estados Miembros (para reducir las cuotas de los contribuyentes ms grandes).

EDIFICIOS: Optimizar el espacio fsico en los edificios de la OEA (para eliminar el exceso de inmuebles y reducir los costos de mantenimiento).

CONTRIBUCIONES A FONDOS ESPECIFICOS: Ampliar los fondos de donantes para programas (siguiendo el modelo de la ACDI y del Fondo Espaol) para reducir los costos de gestin de proyectos pequeos.DESARROLLO DE TI: Dar a conocer ms la tecnologa que la OEA tiene a su disposicin mediante capacitacin y mejora en la entrega de nuevas aplicaciones, a travs del Comit de Gobierno de las Tecnologas de Informacin.GESTIN DEL PRESUPUESTO Y RECURSOS HUMANOS: Ajustar el programa-presupuesto a fin de financiar totalmente los beneficios reglamentarios y las auditoras de puesto, conforme a las Normas Generales.

Cada departamento debe estar preparado.*Cada departamento debe estar preparado.*