Embed Size (px)
Citation preview
VELKOMMEN TIL KICK-OFF
DET NYE INDKØBSSYSTEM
HVAD ER FI&D?
• Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D)
• FI&D har to spor i implementeringen
• E-handel udrulles, forankres og supporteres af Indkøbsenheden i ØA
• Disponeringsregnskabet udrulles, forankres og supporteres af
Økonomistyringsenheden i ØA
• Simplere varesøgning og indkøb
• Simplere fakturering
• Visualisering af disponerede midler på tværs af AAU
• Målsætningen er klar: Indkøbsprocessen skal være lettere og korrekt fakturering skal
garanteres
HVORFOR SKAL VI HAVE ET INDKØBSSYSTEM?
• Revisionen og ministeriet anbefaler, at AAU får et indkøbssystem
• Enkel, effektiv og ensartet måde at finde og bestille varer i elektroniske kataloger
• Alle fakturaer ikke skal enkelt-bilagsbehandle, da der matches mellem indkøbsordre
og faktura. Dette sparer tid i den samlede proces.
• Fælles indkøb sikrer indkøb på indgåede aftaler med leverandører – realisering af
prispotentialet i universitetets samlede indkøbsvolume
• Fælles indkøb sikrer dokumentation gennem hele processen – og ensartet
kommunikation til leverandøren
• Disponeringsregnskab giver forbedret opfølgning på budgetter og overblik over
nutidige og fremtidige økonomiske dispositioner
HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER
• At der skal oprettes indkøbsrekvisitioner i stedet for at afgive ordre pr.
telefon, mail eller direkte fra leverandørens webshop
• At der skal laves elektronisk varemodtagelse
• At alle fakturaer ikke skal enkelt-bilagsbehandles
• At elektroniske kontrakter med betalingsplaner automatisk sikrer kontering
og betaling af tilbagevendende udgifter, herunder husleje
HVORDAN VIL FORANDRINGEN FINDE STED?
• I første kvartal af 2015 vil FI&D vil implementering starte hos en række pilot-
enheder
• Efterfølgende vil udrulningen for de øvrige enheder finde sted med start i
november 2015
• De ansvarlige for indkøb i hver enhed modtager undervisning i anvendelse
af FI&D og håndtering af implementeringsprocessen
Marts 2015 Udrulning starter for pilot-enheder
November 2015 til december 2016
Udrulning for øvrige enheder
Udgang 2016
Fuld implementering
FI&D omfatter alle fakturabaserede indkøb
Indkøbstype Eksempler
Volumenbaserede indkøb
(Katalogindkøb)
Kontorartikler, kaffe, IT-forbrugsstoffer, IT-hardware, Inventar, Laboratorieartikler, Kemikalier, Elektroniske komponenter, mv.
Dialogbaserede indkøb
(Fritekstordre)
Specialvarer, Konsulentbistand, Håndværkerydelser, IT-systemer, større apparaturanskaffelser mv.
Faste ydelser
(Abonnementskontrakter)
Husleje, avis- og tidsskriftsabonnementer, telefonregninger, El, vand, varme, rengøring, vagt m.fl.
Kontant- og Kreditkortkøb
(Rejseafregnings- /udlægssystemet, RUS)
Dagligvarebutikker og madsteder, Taxikørsel, Tog- og busbilletter, repræsentation, forplejning.
HVILKE INDKØB ER OMFATTET AF FI&D?
FAKTURA BASERET INDKØB SOM IKKE ER MED I
1 .UDRULNING
• Rejsebestilling (Via Egencia -
Online Booking (AeTM))
• Hoteller (Diamond Online
Booking eller leverandørernes
egne webløsninger)
• Mødeforplejning
(Compass/Eurest portalløsning)
• Faktura behandles i
Rejseafregningssystem (RUS)
• Faktura behandles i ØSS
• Faktura behandles i ØSS
FORETAG INDKØB – HVIS MAN IKKE ER BRUGER
• Kun brugere og superbrugere kan foretage indkøb i iProcurement
• Hvis man ikke har adgang til systemet, tager man kontakt til en bruger eller superbruger, som køber ind for én
• Information, som skal gives til brugere/superbrugere
• Et evt. indhentet tilbud, da dette skal vedhæftes ordren
• Leveringsadressen for ordren
• Kontooplysninger fx analysenummer og projektnummer
• Hvem skal godkende rekvisitionen
• Varemodtagelse gøres elektronisk af en bruger eller superbruger – ikke nødvendigvis den samme, som bestilte varen i systemet
BRUGERE OG SUPERBRUGERE
HER FÅR DU HJÆLP TIL E-HANDEL
Superbrugere i din enhed
Quickguides (http://www.okonomi.aau.dk/indkob/e-handel/quickguides-dk/)
Hotline – 3000
