ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀNGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ HỆ TRUNG CẤP

http://www.slideshare.net/huynhbahoc/bo-co-thc-tp-ngnh-qun-tr-vn-phng

A. PHẦN MỞ ĐẦU

- Tờ mục lục

- Lời mở đầu

- Bản tự kiểm điểm

- Nhận xét của cơ quan

B. PHẦN NỘI DUNG

I. Khảo sát công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan…

1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.1. Chức năng

1.2. Nhiệm vụ quyền hạn

1.3. Cơ cấu tổ chức

1.4. Nhiệm vụ của văn phòng (Phòng HCTH)

2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ

2.1. Công tác văn thư

2.1.1. Cách thức quản lý văn bản đi - đến:

- Văn bản đi đến được quản lý tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan hay quản lý phân tán tại các phòng, ban, đơn vị.

- Nêu một số mẫu sổ sách quản lý văn bản đến: Sổ đăng ký văn bản đến; sổ đăng ký đơn, thư; sổ chuyển giao văn bản đến…

- Nêu một số mẫu sổ sách quản lý văn bản đi: Sổ đăng ký văn bản đến; sổ chuyển giao văn bản đi…

2.1.2. Công tác lập hồ sơ

- Cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ chưa? (nếu có đưa 1 phần làm ví dụ)

- Ở từng phòng ban, ở bộ phận văn thư có lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc hay chưa?

- Lập hồ sơ ở cơ quan được tiến hành như thế nào? (nêu rõ việc mở hồ sơ; thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ được thực hiện như thế nào? Có đúng quy trình đã học hay không?)

- Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

+ Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

+ Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm.

+ Trách nhiệm của Trưởng đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

+ Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức.

+ Trách nhiệm của văn thư cơ quan

- Các loại hồ sơ chủ yếu được hình thành trong hoạt động của cơ quan:

+ Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các hồ sơ về lĩnh vực nào?

+ Hồ sơ công việc: bao gồm hồ sơ về những công việc gì?

+ Hồ sơ trình duyệt

+ Hồ sơ nhân sự

2.2. Công tác lưu trữ

2.2.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Cơ quan đã thành lập phòng, tổ, bộ phận lưu trữ hoặc đã bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm công tác lưu trữ? Số lượng cán bộ, nhân viên lưu trữ? Trình độ chuyên môn?

- Nêu tên các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ của nhà nước hoặc của cơ quan cấp trên đang áp dụng và thực hiện.

- Nêu tên các văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ của cơ quan đã được ban hành.

2.2.2. Tình hình tài liệu của cơ quan

- Tài liệu của cơ quan đã được giao nộp về kho lưu trữ hay còn để phân tán ở các phòng, ban đơn vị, cá nhân cán bộ?

- Số lượng tài liệu của cơ quan hiện có? (bao nhiêu hồ sơ, đơn vị bảo quản hoặc m giá)

- Đặc điểm của tài liệu? (Tài liệu đã được lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị, lập công cụ tra cứu chưa)

2.2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ

2.2.3.1. Công tác thu thập bổ sung

- Tìm hiểu việc thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu của cơ quan theo quy định của nhà nước, của ngành: Cơ quan có thưc hiện thường xuyên việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của nhà nước hoặc của ngành hay không? Nếu có thì thực hiện như thế nào?

2

- Nguồn tài liệu nộp nộp vào lưu trữ cơ quan (trình bày các đơn vị tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan)? Thời gian của tài liệu nộp lưu (các tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan có từ năm nào)?

- Tình hình tài liệu trước khi nộp lưu.(tài liệu khi giao nộp đã được lập hồ sơ hay chưa, tình trạng vật lý của tài liệu khi giao nộp...)

- Cơ quan đã thực hiện việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử? (đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử)

- Thủ tục giao nhận tài liệu khi nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan (hoặc lưu trữ lịch sử) (khi giao nộp tài liệu cơ quan có lập biên bản bàn giao nhận tài liệu hay không?)

2.2.3.2. Công tác chỉnh lý – xác định giá trị tài liệu

- Cơ quan đã thực hiện việc chỉnh lý tài liệu chưa? Chỉnh lý tài liệu của phông nào? Khối tài liệu nào?

- Tài liệu trong kho lưu có được lập hồ sơ và sắp xếp khoa học hay đang ở trong tình trạng bó gói

- Cơ quan đã vận dụng các văn bản nào làm cơ sở xác định giá trị tài liệu cơ quan? (khi xác định giá trị tài liệu cơ quan đã áp dụng các văn bản hướng dẫn của nhà nước hoặc của cơ quan cấp trên về xác định giá trị tài liệu hay không? Nêu tên của những văn bản đó?

- Cơ quan đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chưa?

- Cơ quan có thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu? Thành phần của Hội đồng?

2.2.3.3. Công tác thống kê

- Cơ đã thực hiện việc thống kê tài liệu lưu trữ như thế nào? (thống kê toàn bộ tài liệu của kho lưu trữ, thống kê từng phông, từng năm)

- Kể tên các loại sổ sách dùng để thống kê? (cơ quan đã lập các loại sổ sách, biểu mẫu thống kê: Soå nhaäp taøi lieäu löu tröõ, Soå thoáng keâ phoâng löu tröõ, Muïc luïc hoà sô, Soå ñaêng kyù muïc luïc hoà sô, sổ xuất tài liệu…)

- Cơ quan có thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu? Nội dung kiểm tra?

2.2.3.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

- Cơ quan đã xây dựng kho lưu trữ chưa? Diện tích phòng kho hiện có?

- Các trang thiết bị bảo quản tài liệu? (Máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt, đèn, bình C02 …

- Tình hình bảo quản tài liệu hành chính; tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu phim, ảnh, ghi âm (mỗi loại tài liệu trên đã được cơ quan bảo quản theo chế độ nào, có đúng yêu cầu bảo quản đối với mỗi loại tài liệu hay không?)

- Việc phòng chống mối, côn trùng, nấm mốc ở cơ quan được thực hiện như thế nào?

3

- Những biện pháp mà cơ quan đã sử dụng để bảo quản tài liệu?

- Cách sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ?

2.2.3.5. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu

- Nêu các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ mà cơ quan đang sử dụng?

- Mục đích của khai thác sử dụng tài liệu trong cơ quan (Tài liệu được sử dụng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa – xã hội, phục vụ hoạt động quản lý điều hành, phục vụ nhu cầu công dân như thế nào?)

3. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn thư, lưu trữ

3.1. Về công tác văn thư

- Quản lý công tác văn thư tại cơ quan:

+ Cơ quan đã thực hiện đúng, đầy đủ những quy định của Nhà nước về công tác văn thư chưa? Kết quả của việc này là gì?

+ Cơ quan đã đề ra những quy chế riêng cho công tác văn thư chưa? Ý nghĩa của việc xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.

- Về việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư

+ Soạn thảo văn bản: thể thức và quy trình có đúng với những quy định của nhà nước hay không? Ý nghĩa của việc thực hiện đúng các quy định của nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản.

+ Việc quản lý văn bản đi – đến: đã thực hiện đúng quy định của nhà nước về quy trình quản lý văn bản đi đến chưa? Thời gian chuyển giao văn bản có đảm bảo đúng quy định không? Ý nghĩa của việc thực hiện đúng quy định của nhà nước về việc quản lý văn bản đi – đến.

+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư: có được quan tâm không? Hiệu quả như thế nào?

+ Việc quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu có được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành?

3.2. Về công tác lưu trữ

- Việc tổ chức công tác lưu trữ đã được thực hiện theo đúng hay không?

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ ở cơ quan có đúng quan tâm không?

- Tình hình tài liệu của cơ quan, tổ chức của cơ quan có được quan tâm thu thập, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu hay không?

- Việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan hiện nay có hiệu quả đúng và hiệu quả không?...

II. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu

1. Nguồn tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan

4

2. Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ

3. Phương pháp tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu

4. Thủ tục tiến hành thu thập (lập biên bản giao nhận tài liệu, mục lục hồ sơ

nộp lưu, lập sổ nhập và đăng ký tài liệu vào sổ nhập)

5. Kết quả thu thập tài liệu.

6. Cách tổ chức sắp xếp tài liệu sau khi thu thập.

7. Nhận xét đánh giá việc thu thập bổ sung

C. PHẦN PHỤ LỤC

- Biên bản giao nhận tài liệu

- Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu

- Sổ nhập tài liệu

5