LATVIJAS REPUBLIKAS

VALSTS KONTROLE

Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko

dokumentu glabāšana?

Rīga, 2015

Revīzijas ziņojums

„Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko dokumentu glabāšana?”

Lietderības revīzija „Elektronisko dokumentu un datu saglabāšana Latvijas Nacionālajā arhīvā”

Revīzija veikta, pamatojoties uz Valsts kontroles Revīzijas un metodoloģijas departamenta

2015.gada 26.janvāra revīzijas uzdevumu Nr.2.4.1-5/2015.

E-dokumentu glabāšana

3

Cienījamais lasītāj!

Esam pabeiguši lietderības revīziju par

elektronisko dokumentu glabāšanu Latvijas

Nacionālajā arhīvā un sagatavojuši revīzijas

ziņojumu.

Pēc Latvijas Republikas neatkarības

atjaunošanas īpašu vērtību ieguva arhīva

fondi, kas glabāja Latvijas Republikas

iestāžu dokumentus, savukārt Latvijas

Nacionālais arhīvs kļuva par vienu no

nozīmīgākajiem neatkarību atguvušās valsts

tiesību avotiem - laikā no 1991.gada līdz

2008.gadam arhīva darbinieki sagatavoja un

izsniedza 777 549 arhīva izziņas, kas

apliecināja īpašuma tiesības, pierādīja

radniecību ar bijušajiem īpašniekiem,

apliecināja darba stāžu, dienestu bruņotajos

spēkos u.c.

Kopš mūsu ikdienā ir ienākuši elektroniskie

dokumenti ar līdzvērtīgu juridisko spēku

papīra dokumentam un kopš valsts pārvaldē

vairums procesu ir elektronizēti informācijas

sistēmās, arhīvam ir jauni izaicinājumi.

Lai saprastu, vai iedzīvotājs var paļauties, ka

pēc daudziem gadu desmitiem arhīvs spēs

sniegt izziņas jomās, kurās šodien viss tiek

apstrādāts elektroniskā veidā, esam veikuši

lietderības revīziju un novērtējuši

elektronisko dokumentu aprites un

glabāšanas jomas attīstību valstī.

Pateicamies Kultūras ministrijas, Latvijas

Nacionālā arhīva, Kultūras informācijas

sistēmu centra, Valsts ieņēmumu dienesta,

Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes,

Tiesu administrācijas, Uzņēmumu reģistra un

Rīgas rajona tiesas pārstāvjiem, kuri sniedza

informāciju un savu viedokli revīzijas laikā.

Ar cieņu

departamenta direktore

Lelde Dimante

E-dokumentu glabāšana

4

Saturs

Kopsavilkums .................................................................................................................................... 6

Motivācija .......................................................................................................................................... 6

Galvenie secinājumi .......................................................................................................................... 6

Būtiskākie ieteikumi, lai veicinātu elektronisko dokumentu glabāšanu ........................................... 8

Ziņojuma struktūra ............................................................................................................................ 8

Elektronisko dokumentu pastāvīga uzglabāšana – kas tiek uzglabāts, kāpēc, kurš par to atbild? .... 9

Revīzijas secinājumi, konstatējumi un ieteikumi ............................................................................ 12

1. Vai LNA darbības elektronisko dokumentu glabāšanā ir mērķtiecīgas un elektroniskie

dokumenti arhīvā ir pieejami? ......................................................................................................... 12

1.1. Vai LNA ir noteicis, kāda informācija ir nozīmīga un uzglabājama mūžīgi? ...................... 12

1.2. Vai LNA uzglabā pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus? .................................. 16

1.3. Vai vispār valstī ir elektroniskie dokumenti, ko nepieciešams glabāt? ................................ 20

Ieteikumi ...................................................................................................................................... 23

2. Vai resursi elektronisko dokumentu glabāšanas jomā tiek izlietoti efektīvi?............................. 25

2.1. Vai LNA ir izveidota infrastruktūra elektronisko dokumentu pieņemšanai un

uzglabāšanai? ............................................................................................................................... 25

2.2. Vai VVAIS izstrādē ieguldītās izmaksas kādreiz tiks atpelnītas? ........................................ 29

Ieteikumi ...................................................................................................................................... 32

Kultūras ministrijas viedoklis .......................................................................................................... 33

Revīzijas raksturojums .................................................................................................................... 35

Ziņojumā izmantotie saīsinājumi ................................................................................................. 35

Revīzijas mērķis........................................................................................................................... 35

Revīzijas apjoms .......................................................................................................................... 35

Revīzijas juridiskais pamatojums ................................................................................................ 36

Valsts kontroles revidentu atbildība ............................................................................................ 37

Kultūras ministrijas un tās padotībā esošo institūciju atbildība .................................................. 37

1.pielikums. LNA sniegtā informācija par pieņemto dokumentu skaitu un dokumentu glabāšanas

izmaksām ......................................................................................................................................... 38

2.pielikums. Revidenta aplēse „VVAIS programmatūras izstrādē ieguldīto izmaksu attiecība pret

arhīvā pieņemto dokumentu apjomu” ............................................................................................. 39

3.pielikums. Revidenta aplēse „Lietu, kurām vairs nav arhīviskās vērtības, glabāšanas izmaksas

arhīvā” ............................................................................................................................................. 40

E-dokumentu glabāšana

5

4.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu aprites izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu

īpatsvaram pret papīra dokumentiem” ............................................................................................ 41

5.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu glabāšanas izmaksas, mainoties elektronisko

dokumentu īpatsvaram pret papīra dokumentiem” ......................................................................... 42

6.pielikums. KM darba plānos noteiktie atbildīgie par uzdevumu izpildi saistībā ar VVAIS ........ 43

7.pielikums. Normatīvie akti elektronisko dokumentu pārvaldībā ................................................. 44

8.pielikums. Valsts plānošanas dokumentos un tiesību aktos paredzētās aktivitātes elektronisko

dokumentu arhivēšanai .................................................................................................................... 46

9.pielikums. VVAIS projektā realizējamie e-pakalpojumi ............................................................. 49

10.pielikums. Infografika ................................................................................................................ 50

Saraksts ar atsaucēm ........................................................................................................................ 51

E-dokumentu glabāšana

6

Kopsavilkums

Motivācija

Pēc Latvijas Republikas neatkarības atjaunošanas īpašu vērtību ieguva arhīva

fondi, kas glabāja Latvijas Republikas (1918-1940) iestāžu dokumentus. Latvijas

Nacionālais arhīvs (turpmāk – LNA) kļuva par vienu no nozīmīgākajiem

neatkarību atguvušās valsts tiesību avotiem. Laikā no 1991.gada līdz 2008.gadam

arhīva darbinieki sagatavoja un izsniedza 777 5491 arhīva izziņas, kas apliecināja

īpašuma tiesības, pierādīja radniecību ar bijušajiem īpašniekiem, apliecināja darba

stāžu, dienestu bruņotajos spēkos u.c.

Kopš mūsu ikdienā ir ienākuši elektroniskie dokumenti ar līdzvērtīgu juridisko

spēku papīra dokumentam un kopš valsts pārvaldē vairums procesu ir

elektronizēti informācijas sistēmās, arhīva loma ir kļuvusi neskaidra - vai

iedzīvotājs var paļauties, ka pēc daudziem gadu desmitiem arhīvs spēs sniegt

izziņas jomās, kurās šodien viss tiek apstrādāts elektroniskā veidā.

Revīzija par elektronisko dokumentu glabāšanu veikta, lai novērtētu elektronisko

dokumentu aprites un glabāšanas jomas attīstību valstī, ņemot vērā šādus

apstākļus:

- elektronisko dokumentu apritei un glabāšanai iestādēs vairs nevajadzētu būt

nākotnes izaicinājumam, bet ikdienai, jo kopš elektronisko dokumentu likuma

stāšanās spēkā ir pagājuši 12 gadi;

- elektronisko dokumentu aprite un glabāšana kopumā ir vairākas reizes lētāka

nekā papīra dokumentu glabāšana.

Galvenie secinājumi

LNA veic nozīmīgu funkciju Latvijas dokumentārā mantojuma uzglabāšanai.

Pētnieki, studenti, valsts pārvaldes iestādes un iedzīvotāji ir biežākie arhīva

klienti, kas arhīvā vēršas uzmeklēt noteiktu informāciju. Vai šī informācija būs

pieejama, ir atkarīgs no vairākiem faktoriem – vai tā tiks saglabāta, vai to būs

iespējams identificēt (uzmeklēt), vai tā būs salasāma. Arhīvā ir plašas iespējas

elektronisko dokumentu glabāšanas pilnveidošanai.

Viens no priekšnoteikumiem ir skaidra vīzija par to, kas veido Latvijas nacionālo

dokumentāro mantojumu, lai resursus koncentrētu uz svarīgāko dokumentu atlasi

un uzglabāšanu.

Revīzijā konstatējām, ka šajā jomā trūkst vienotas izpratnes. Arhīvs ir izstrādājis

paraugnomenklatūru dokumentiem iestādes darbības atbalsta procesos, kurā

noteicis, ka jāuzglabā dokumenti saistībā ar publiskiem iepirkumiem,

grāmatvedību, personālu, rīkojumi. Savukārt par pārējo pastāvīgi uzglabājamo

informāciju, kas tiek uzglabāta valsts informācijas sistēmās, nav vienotas

Kāpēc Valsts

kontrole uzsāka

revīziju?

12 gadu laikā

valstī neesam

būtiski

pavirzījušies uz

priekšu.

E-dokumentu glabāšana

7

izpratnes. Arhīvā nav vienotas izpratnes, tieši kuri valsts informācijas sistēmās

uzglabātie dati un to atribūti veido elektronisko dokumentu un ir atlasāmi

nodošanai arhīvā.

Neziņā ir arī iestādes, kurām jāatlasa un jānodod elektroniskie dati uzglabāšanai

arhīvā, kā rezultātā elektroniskie dokumenti no valsts informācijas sistēmām

netiek nodoti arhīvam un turpinās uzglabāšana iestādē, lai gan arhīvs jau ir

izvērtējis, ka 108 valsts informācijas sistēmas satur datus ar arhīvisko vērtību.

Situācija, ka iestādes turpina uzglabāt elektroniskos datus un tie netiek nodoti

arhīvam, liecina, ka valsts plānošanas dokumentos noteiktās prioritātes un

uzdevumi saistībā ar elektronisko dokumentu arhivēšanas jomu nav īstenoti un

rada risku, ka LNA nākotnē varētu zaudēt elektronisko dokumentu un datu

glabāšanas funkciju un faktiski iestāžu arhīvi pildīs LNA uzdevumu.

Elektroniskie dokumenti LNA tiek uzglabāti niecīgā apjomā, kas veido tikai

0,27% no kopējā trīs gadu laikā glabāšanā pieņemto lietu skaita - galvenokārt par

iestādēm, kuras ir likvidētas. Viens no iemesliem nelielajam elektronisko

dokumentu apjomam arhīvā ir tas, ka valsts pārvaldē elektronisko dokumentu

aprite nestrādā – 49% iestāžu savā starpā sarakstās papīra veidā2. Palielinot

elektronisko dokumentu apriti pat par vienu procentu, valsts katru gadu

ieekonomētu līdz 113 tūkstošiem euro.

Pāreja no papīra dokumentu uzglabāšanas procesa uz prioritāti - elektronisko

dokumentu pieņemšanu un uzglabāšanu - ir izaicinoša tehnoloģiskā ziņā. Arhīvs

jau desmit gadus īsteno projektu elektronisko dokumentu saņemšanas un

uzglabāšanas infrastruktūras izveidei. Valsts kontrole neapšauba projekta

nepieciešamību un nozīmību arhīva funkciju īstenošanai, lai nodrošinātu

mūsdienīgu darbu ar iestādēm un pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem, tomēr

virzība un panāktais progress ir nepietiekams.

Par četriem miljoniem euro izstrādātā VVAIS programmatūra nav ieviesta, un

iestādes nav uzsākušas tās lietošanu. Iedzīvotājiem un komersantiem nav pieejami

izstrādātie e-pakalpojumi. Jāatzīmē, ka VVAIS ieviešana atrisinās tikai tehnisko

pusi iestāžu elektronisko dokumentu saņemšanai LNA, tomēr konceptuāli

nepieciešama vienota izpratne par valstī uzglabājamiem elektroniskajiem

dokumentiem un datiem ar arhīvisko vērtību, kas ir priekšnosacījums, lai efektīvi

izmantotu LNA un iestāžu ierobežotos resursus.

Analizējot elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumus, identificēti vairāki

problēmjautājumi paša arhīva pamatprocesos, kas tiešā veidā ietekmē visa veida

dokumentu uzglabāšanu un ar to saistītās nepieciešamās izmaksas - līdzvērtīgu

dokumentu glabāšanas termiņi iestādēs ir noteikti dažādi un lieki resursi tiek

tērēti, arhīvā uzglabājot lietas, kuru glabāšanas termiņš ir mainījies un tām vairs

nav arhīviskās vērtības.

E-dokumentu glabāšana

8

Būtiskākie ieteikumi, lai veicinātu elektronisko dokumentu

glabāšanu

Kopumā revīzijā sniegti 14 ieteikumi arhīva procesu un sadarbības pilnveidošanai,

lai veicinātu izpratni par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem,

nodrošinātu, ka LNA ilgtermiņā veic dokumentu glabāšanas funkciju un veicinātu

izstrādātās VVAIS sistēmas izmantošanu.

Ziņojuma struktūra

Informācija ziņojumā izklāstīta šādā secībā:

elektronisko dokumentu pārvaldības jomas raksturojums;

revīzijas secinājumi, konstatējumi un ieteikumi par elektronisko dokumentu

glabāšanas jomu;

ziņojumā izmantotie saīsinājumi;

revīzijas vispārējs raksturojums (revīzijas mērķis, apjoms, juridiskais

pamatojums, Valsts kontroles un revidējamās jomas atbildība).

Katras nodaļas ievadā ir sniegts Valsts kontroles viedoklis, norādot būtiskāko, kas

tālāk tekstā ir pamatots ar revīzijas konstatējumiem.

14 ieteikumi

uzlabojumiem

E-dokumentu glabāšana

9

Elektronisko dokumentu pastāvīga uzglabāšana – kas tiek

uzglabāts, kāpēc, kurš par to atbild?

Ikviens sabiedrības loceklis var iegūt un izmantot valsts arhīvā uzkrātos

dokumentus un informāciju savu tiesību un interešu aizstāvībai, kā arī Latvijas

politiskās, sociālās un kultūras vēstures jautājumos3.

Arhīvā tiek uzkrāti papīra un elektroniskie dokumenti ar arhīvisko vērtību4, kuri

atlasīti pastāvīgā valsts glabāšanā (mūžīgi). Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka

attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā5, ievērojot šādus kritērijus:

dokuments atklāj publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un

īstenošanu;

dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu

un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;

dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;

dokuments atklāj notikuma vai fakta īpašo raksturu;

dokumenta autora nozīmīgums.

LNA mājas lapā6 publicēts skaidrojošs materiāls par arhīviski vērtīgo

dokumentu noteikšanu institūcijās.

Elektroniskais dokuments7 ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai

saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību

īstenošanai un aizsardzībai. Uz elektronisko dokumentu attiecas gan papīra, gan

elektronisko dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu regulējošie normatīvie

akti8. Tāpat kā papīra dokuments, arī elektroniskais dokuments ir jāparaksta, jo

prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir

izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un laika

zīmogs vai elektroniskais paraksts, ja puses par to ir attiecīgi vienojušās9.

Elektroniskie dokumenti tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā LNA ne vēlāk kā

piecu gadu laikā pēc to radīšanas10

.

Elektronisko dokumentu arhivēšanas jautājumi tiek pieminēti dažādos politikas

plānošanas un stratēģiskās plānošanas dokumentos jau kopš 2002.gada (1.attēls),

kā arī ir noteikta kārtība, kādā pastāvīgi glabājamie elektroniskie dokumenti

jānodod valsts glabāšanā (7.pielikums).

Kādi dokumenti

jāuzglabā mūžīgi?

Kur noteiktas

prasības nodošanai

arhīvā?

E-dokumentu glabāšana

10

1.attēls. Kuros plānošanas dokumentos ir noteikta elektronisko dokumentu

glabāšanas joma?

Arī turpmākajos valsts politikas plānošanas dokumentos ir paredzētas aktivitātes

elektronisko dokumentu arhivēšanai - normatīvo aktu sakārtošana un arhīvu

sistēmas izveide, ieviešana un pilnveidošana. Tomēr aktuālajā valsts politikas

plānošanas dokumentā, kas izstrādāts 2014.gadā, ir norādīts, ka sabiedrība

joprojām neuzticas elektroniskai videi, jo to kavē neizpratne par elektronisko datu

un dokumentu ilgstošu glabāšanu un nodošanu arhīvam11

.

Elektronisko dokumentu pārvaldībā ir iesaistītas vairākas iestādes (2.attēls):

par e-pārvaldi un elektronisko dokumentu aprites nodrošināšanu atbild

VARAM, kas ir vadošā valsts pārvaldes iestāde arī informācijas sabiedrības,

elektroniskās pārvaldes un valsts informācijas un komunikācijas tehnoloģiju

pārvaldībā, izstrādājot šīs jomas politiku;

par elektronisko dokumentu parakstīšanu - Satiksmes ministrija, kas ir

vadošā valsts pārvaldes iestāde transporta un sakaru nozarēs, savukārt

sakaru nozare ietver arī elektroniskos sakarus. Satiksmes ministrija ir valsts

kapitāla daļu turētāja valsts akciju sabiedrībā „Latvijas valsts radio un

televīzijas centrs”, kura, izpildot Ministru kabineta lēmumu par sertifikācijas

pakalpojumu nodošanu citai institūcijai, kopš 2009.gada 1.jūnija ir

pārņēmusi visas sertifikācijas pakalpojumu (eParaksts) sniegšanas saistības

no valsts akciju sabiedrības „Latvijas Pasts” un kļuvusi par šī pakalpojuma

oficiālo sniedzēju;

par elektronisko dokumentu glabāšanu arhīvā - KM, kas ir arhīvu nozares

vadošā pārvaldes iestāde. KM pārraudzībā atrodas LNA, kas pieņem

glabāšanā un glabā dokumentus ar arhīvisko vērtību, nodrošina arhīva

dokumentu izmantošanu, uzrauga dokumentu pārvaldības kārtības

ievērošanu un veic pārbaudes institūcijās, sniedzot metodisko palīdzību

dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, izveido un uztur nepieciešamās

informācijas sistēmas noteikto funkciju veikšanai.

2002.-2010.gads - Latvijas e-pārvaldes koncepcija

2005.-2009.gads - Elektroniskās pārvaldes attīstības programma

2011.–2013.gads - Elektroniskās pārvaldes attīstības plāns

2014.-2020.gads - Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnes

VARAM

e-dokumentu aprite

LRVTC

e-parakstu izsniegšana

LNA

e-dokumentu glabāšana

E-dokumentu glabāšana

11

Arhīvu nozarē daļa informācijas un komunikācijas tehnoloģiju funkciju ir

deleģētas KISC. KISC, sadarbojoties ar LNA, īsteno ERAF projektus vienotās

valsts arhīvu informācijas sistēmas izveidei.

2.attēls. Vai ir noteiktas atbildīgās institūcijas un to kompetence elektronisko

dokumentu pārvaldības jomā?

KM (arhīvu

nozare)

Kultūrpolitikas departamenta

Bibliotēku un arhīvu nodaļa KISC

Projekta vadītājs un grupa

LNA

Attīstības plānošanas nodaļa

Satiksmes

ministrija

(e-paraksts)

VARAM

(e-pārvalde)

Latvijas Valsts

kinofotofonodokumentu

arhīvs

Arhīvu inspekcija

Institūciju dokumentu un

arhīvu pārvaldības

departaments

Citas iestādes

Par arhīvu atbildīgās

personas

Informācijas tehnoloģiju

nodaļa

E-dokumentu glabāšana

12

Revīzijas secinājumi, konstatējumi un ieteikumi

1. Vai LNA darbības elektronisko dokumentu glabāšanā ir

mērķtiecīgas un elektroniskie dokumenti arhīvā ir pieejami?

1.1. Vai LNA ir noteicis, kāda informācija ir nozīmīga un uzglabājama

mūžīgi?

Lai gan LNA ir izstrādājis paraugnomenklatūras un dokumentu glabāšanas

termiņu paraugsarakstus, nosakot, kuri iestāžu atbalsta funkciju (grāmatvedība,

personāls, iepirkumi) dokumenti jāuzglabā pastāvīgi, LNA nav noteicis, kura

informācija ir nozīmīga un atbilstoši tam - kuriem dokumentiem nosakāma

pastāvīga valsts glabāšana.

Arhīvs ir izvērtējis lielāko daļu iestādēs uzturēto valsts informācijas sistēmu un

konstatējis, ka 70% no tām satur datus ar arhīvisko vērtību, tomēr nav vienotas

izpratnes par to, kurš datu kopums veido elektronisko dokumentu, būtu atlasāms

no iestādes informācijas sistēmas un nododams tālākai glabāšanai LNA.

Valstī nav arī vienotas pieejas līdzvērtīgu dokumentu glabāšanas termiņu

noteikšanai, kā rezultātā lietu nomenklatūrās konstatēti dažādi līdzvērtīgu

dokumentu uzglabāšanas termiņi. Tādējādi pastāv risks, ka tiek radītas

nelietderīgas glabāšanas izmaksas vai arī - tieši pretēji – tiek iznīcināti un netiek

glabāti sabiedrībai nozīmīgi dokumenti.

Saskaņā ar nolikumu12

LNA īsteno nacionālā dokumentārā mantojuma uzkrāšanu

un sadarbojas ar nacionālā dokumentārā mantojuma veidotājiem. Normatīvie akti

neparedz LNA pienākumu identificēt un noteikt, kuriem dokumentiem nosakāma

arhīviskā vērtība un nodrošināma mūžīga uzglabāšana. Pienākums veikt

dokumentu izvērtēšanu, lai noteiktu pastāvīgi glabājamos dokumentus, saskaņā ar

Arhīvu likuma 4.panta otro daļu noteikts institūcijai (3.attēls).

Lai sistematizētu iestādēs veidojamās lietas un to glabāšanas termiņus, tiek

izstrādātas lietu nomenklatūras, kuras tiek saskaņotas reizi trijos gados13

. Iestādēs

izveidotās lietu nomenklatūras un lietu glabāšanas termiņus izvērtē un saskaņo

LNA Dokumentu un arhīvu pārvaldības ekspertu komisijas14

.

LNA ir izstrādājis paraugnomenklatūras un dokumentu glabāšanas termiņu

paraugsarakstus15

, nosakot, kuri iestāžu atbalsta funkciju (grāmatvedība,

personāls, iepirkumi) dokumenti jāuzglabā pastāvīgi. Revīzijā LNA norādījis, ka

nav lietderīga un iespējama katras nozares paraugnomenklatūru izstrāde, ņemot

vērā, ka saskaņā ar ekonomiskās darbības klasifikāciju NACE, sabiedrības darbība

dalās vairāk kā 6000 nozarēs. Valsts kontrole piekrīt, ka katrai apakšnozarei

paraugnomenklatūŗa un dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksti nav

LNA – īsteno.

Iestāde izvērtē un

nosaka, kurus

dokumentus uzglabāt

mūžīgi.

E-dokumentu glabāšana

13

nepieciešami, tomēr tas vēl vairāk apliecina LNA kā vadošās iestādes lomu

nacionālā dokumentārā mantojuma noteikšanā.

3.attēls. Pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšanas process – kāds tas ir

šodien un kādu to redz Valsts kontrole.

Revīzijā konstatētas arī nepilnības, izvērtējot un nosakot pastāvīgi uzglabājamos

elektroniskos datus iestāžu pārziņā esošajās valsts informācijas sistēmās. Latvijā ir

reģistrēta 18116

valsts informācijas sistēma, kuras lietojot, tiek nodrošināta valsts

funkciju izpildei nepieciešamās informācijas ierosināšana, radīšana, apkopošana,

uzkrāšana, apstrādāšana, izmantošana un iznīcināšana.

Lai apzinātu nododamo elektronisko dokumentu un datu apjomu, jau 2002.gadā

LNA tika uzsākta valsts un pašvaldību institūciju īpašumā esošo informācijas

sistēmu izvērtēšana, lai informācijas sistēmās identificētu dokumentus ilgstošai un

pastāvīgai glabāšanai. Kopš 2008.gada iestādēm lietu nomenklatūrās ir jāveic

atzīme par lietu izveidi elektroniskā formā. 2014.gadā ir noteikti uzdevumi17

izstrādāt norādījumus par informācijas sistēmu iekļaušanu iestāžu lietu

nomenklatūrās un veikt valsts nozīmes informācijas sistēmu izvērtēšanu.

LNA nav izvērtējis visas valsts informācijas sistēmas, jo analīze veikta par 154

sistēmām no 18118

valsts informācijas sistēmas. LNA konstatējis, ka lielākā daļa

(70%) valsts informācijas sistēmu satur datus ar arhīvisko vērtību. Savukārt par 21

valsts informācijas sistēmu LNA un iestādes nav vienojušās, vai valsts

informācijas sistēma satur datus ar arhīvisko vērtību.

Izvērtējumā nav identificēti konkrēti datu vienumi un tiem nepieciešamie atribūti,

kas ir ļoti nozīmīgi, ņemot vērā to, ka valsts informācijas sistēmās tiek uzkrāts

108

25

21

ar arhīvisko vērtību

bez arhīviskās vērtības

nav pilnībā novērtēts

Valsts IS

E-dokumentu glabāšana

14

milzīgs datu apjoms, parasti vairāku funkciju realizēšanai, un ne visas no tām ir

saistītas ar informācijas radīšanu, kurai ir arhīviskā vērtība. Piemēram, ja

Uzņēmumu reģistra informācijas sistēma ir izvērtēta detalizēti, nosakot pastāvīgi

glabājamās elektroniskās lietas, tad VID Nodokļu informācijas sistēmai šāds

statuss ir noteikts visai sistēmā esošajai informācijai (4.attēls).

4.attēls. Vai Uzņēmumu reģistra un Valsts ieņēmumu dienesta lietu

nomenklatūrā ir identificējams informācijas sistēmas datu sadalījums?

Izvērtējot ar LNA saskaņotās lietu nomenklatūras par 32 iestādēm (no 159 lietu

nomenklatūrām, kas saskaņotas ar LNA Institūciju dokumentu un arhīvu

pārvaldības departamentu pēc 2013.gada), konstatēts, ka ir noteikti atšķirīgi

līdzvērtīgu dokumentu glabāšanas termiņi (1.tabula).

LNA vērsis uzmanību, ka Arhīvu likums19

ļauj palielināt dokumentu

glabāšanas termiņu, ja ir nozīmīgs tā autors.

1.tabula

Vai līdzvērtīgiem dokumentiem iestādēs ir noteikti vienādi glabāšanas termiņi?

Iestāde Glabāšanas termiņš

Ierēdņu un darbinieku amatu apraksti

Labklājības ministrija Pastāvīgi

Pārtikas un veterinārais dienests 75 gadi

Uzņēmumu reģistrs 75 gadi

Amatu vietu saraksti

Valsts ieņēmumu dienests Pastāvīgi

Lauku atbalsta dienests 75 gadi

Nodarbināto saraksti

Latvijas Zinātņu akadēmija Pastāvīgi

Sociālās aprūpes centrs „Stella Maris” 75 gadi

Materiālo vērtību pieņemšanas un nodošanas akti

Tiesu administrācija Pastāvīgi

Rīgas Stradiņa universitāte Līdz beidzas pielietojuma nepieciešamība

Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests 5 gadi

LNA ir saskaņojis

atšķirīgus glabāšanas

termiņus

līdzvērtīgiem

dokumentiem.

E-dokumentu glabāšana

15

Konstatēta vienu un to pašu dokumentu saņemšana no vairākām iestādēm un

uzglabāšana LNA. Piemēram, saskaņā ar Valsts kontroles nomenklatūru pastāvīgi

tiek uzglabātas revīziju lietas, kuras satur arī revīzijas ziņojumu un atzinumu. Tajā

pašā laikā arī revidējamajās vienībās (piemēram, Latvijas Bankā, Vides

aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijā, Sējas novada pašvaldībā), kurās

veiktas revīzijas, Valsts kontroles atzinumiem un ziņojumiem noteikts

uzglabāšanas termiņš „pastāvīgi”.

Izvērtējot LNA izstrādātos metodiskos norādījumus20

dokumentu glabāšanas

termiņiem, konstatēts, ka aktuālajos metodiskajos norādījumos vairāki dokumentu

veidi vairs nav jāuzglabā pastāvīgi, piemēram:

amatu aprakstiem mainīts glabāšanas termiņš no „pastāvīgi” uz „75 gadi”;

inventarizācijas sarakstiem mainīts glabāšanas termiņš no „pastāvīgi” uz „10

gadiem”;

pamatlīdzekļu pieņemšanas-nodošanas aktiem mainīts glabāšanas termiņš

no „pastāvīgi” uz „5 gadiem”.

LNA nevar sniegt informāciju par kopējo apjomu, kādā dokumenti ar mainītu

arhīvisko vērtību ir saņemti LNA un tiek turpināta to uzglabāšana.

Piemēram, Valsts ieņēmumu dienesta centrālais aparāts un Valsts kase no

1994. līdz 1999.gadam bija nodevuši LNA uzglabāšanā 3899 lapas ar

pamatlīdzekļu inventarizācijas sarakstiem. Šo dokumentu bez turpmākās

arhīviskās vērtības uzglabāšana ik gadu LNA izmaksā 11,70 euro.

Pieņemot, ka pamatlīdzekļu inventarizācijas saraksti tika nodoti LNA no

visām 3842 iestādēm, pēc revidenta aplēses (3.pielikums) šo dokumentu

uzglabāšana katru gadu LNA izmaksā 1153 euro. (5.attēls).

5.attēls. Kādas ir lietu, kurām nav arhīviskās vērtības, uzglabāšanas izmaksas?

0

5

10

15

20

25

30

35

1 gadā 2 gados 3 gados 4 gados 5 gados

Gla

bā

šan

as

izm

ak

sas,

tūk

sto

ši e

uro

1 lieta visās iestādēs 3 lietas visās iestādēs 6 lietas visās iestādēs

E-dokumentu glabāšana

16

1.2. Vai LNA uzglabā pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus?

Lai īstenotu valsts plānošanas dokumentā noteikto prioritāti elektronisko

dokumentu izveides un glabāšanas jomā, 12 gadu laikā veiktās darbības nav

bijušas pietiekamas un nav rezultējušās ar panākumiem. LNA netiek uzglabāti

nozīmīgi dati no valsts informācijas sistēmām, lai gan ir identificēta 108 valsts

informācijas sistēma, kurās tiek apstrādāti dati ar arhīvisko vērtību, tātad ir

nododami arhīvam pastāvīgai glabāšanai.

Tā kā iestādes var neierobežoti pagarināt dokumentu glabāšanas termiņus,

iedzīvotājiem nozīmīgi dokumenti ilgtermiņā netiek uzkrāti vienkopus. Pēc gadiem

iedzīvotājam dokuments būs jāmeklē institūcijā, kurā tas ir izsniegts, un, lai

vērstos atbilstošā iestādē, iedzīvotājam jāpārzina iestāžu funkcijas un

izsniedzamie dokumenti. Līdz ar to dokumentu glabāšanas funkcija ir

sadrumstalota un LNA ilgtermiņā var zaudēt dokumentu glabāšanas funkciju, jo

faktiski iestāžu arhīvi daļēji pildīs LNA uzdevumu – īstenot dokumentārā

mantojuma uzkrāšanu, uzskaiti un glabāšanu.

Elektroniskie dokumenti jānodod pastāvīgā valsts glabāšanā LNA ne vēlāk kā

piecu gadu laikā pēc to radīšanas21

.

Vērtējot pagātnē iedzīvotāju pieprasīto informāciju LNA22

, konstatēts, ka laikā no

2012. līdz 2014.gadam visvairāk informācija pieprasīta par izmaiņām uzņēmumu

nosaukumā, dienestu padomju armijā, represijām un darba stāžu (2.tabula).

2.tabula

Ko iedzīvotāji visbiežāk meklējuši arhīvā pēdējo trīs gadu laikā?

Lietas Arhīvā meklētās lietas Atrašanās vieta šodien

saskaņā ar LNA informāciju 2012. 2013. 2014.

Mantojuma apliecība 39 41 19 Mantojumu reģistrs

Izpildkomitejas lēmums 77 47 39 -

Darba alga 102 112 95 Nodokļu informācijas sistēma

Biogrāfiskie dati 69 142 200 Adopcijas reģistrs,

Civilstāvokļa aktu reģistrācijas

sistēma

Tiesas spriedums 195 127 201 Tiesu informatīvā sistēma

Mācības 318 143 107 Valsts izglītības informācijas

sistēma

Darba stāžs 270 260 239 Sociālās apdrošināšanas

informācijas sistēma

Represijas 304 258 216 -

Dienests 255 302 245 Informācija pieejama

Aizsardzības ministrijā

Nosaukuma maiņa 648 681 668 Uzņēmumu reģistra

informācijas sistēma

Iespējams, ka

ilgtermiņā LNA

zaudēs dokumentu

glabāšanas funkciju.

E-dokumentu glabāšana

17

Attīstoties e-pārvaldei, lielākā daļa dokumentu tiek apstrādāta elektroniskā veidā

informācijas sistēmās, piemēram, informāciju par darba algu Valsts ieņēmumu

dienests saņem Elektroniskās deklarēšanas sistēmā un uzglabā Nodokļu

informācijas sistēmā; biogrāfiskos datus par dzimšanu, laulībām un miršanas faktu

uzkrāj Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde Civilstāvokļa aktu reģistrācijas

informācijas sistēmā, par adopciju - Labklājības ministrijas Adopcijas reģistrā, par

darba stāžu - Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūras Sociālās apdrošināšanas

informācijas sistēmā.

Revīzijas uzsākšanas brīdī ne no vienas valsts informācijas sistēmas, kurās tiek

uzkrāta iedzīvotāju biežāk meklētā informācija, nebija nodoti elektroniskie dati

uzglabāšanai LNA. Šīs informācijas iegūšanai iedzīvotāji vēršas iestādē, kurā par

maksu vai bez maksas iegūst ne tikai aktuālo, bet arī vēsturisko informāciju.

LNA revīzijā apstiprinājis, ka process, institūcijām izsniedzot

informāciju iedzīvotājiem, no to izveidotām informācijas sistēmām, ir

lētāks nekā LNA, izsniedzot informāciju no glabāšanai pieņemtajiem

datiem.

Revīzijā konstatēts, ka tikai no divām valsts informācijas sistēmām ir saņemti dati

uzglabāšanai LNA – no Centrālās statistikas pārvaldes informācijas sistēmas un

Pilsonības iegūšanas un zaudēšanas informācijas sistēmas.

Attiecībā uz elektroniskiem dokumentiem revīzijā konstatēts, ka tikai 133 iestādes

ir nodevušas elektroniskos dokumentus glabāšanai LNA, galvenokārt – likvidētās

iestādes. Tā kā LNA nav apkopota informācija, cik iestādēs un cik elektronisko

dokumentu lietām ir noteikta pastāvīga glabāšana, nav iespējams noteikt, no cik

iestādēm elektronisko dokumentu lietas nav saņemtas. Kopumā LNA strādā ar

3842 iestādēm.

Arī LNA sniedzis informāciju23

, ka vairāki iedzīvotājiem būtiskie dokumenti ar

arhīvisko vērtību, kas ir līdz pat 19 gadus veci, tiek glabāti iestādēs un nav nodoti

LNA pastāvīgā glabāšanā, piemēram, informācija par darba stāžu – no 1996.gada

informāciju sniedz Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūra no savas datubāzes.

Revīzijā ietvertās iestādes24

apstiprināja, ka vismaz kopš 1995.gada LNA nav

nodoti uzglabāšanai nedz papīra, nedz elektroniskā veidā dokumenti, kuriem

noteikta arhīviskā vērtība (piemēri 3.tabulā).

3.tabula

Kuru informāciju arhīvā atrast nevarēsim?

Iestāde Arhīvam nenodotās lietas Gads, no kura lietas

nav nodotas

Valsts ieņēmumu dienests Nodokļu maksātāju lietas < 1995.g.

Zemesgrāmata Nekustamā īpašuma lietas 1990.g.

Uzņēmumu reģistrs Komersantu lietas 1990.g.

Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde Personu lietas 1991.g.

Iestādes arhīvam

nenodod pastāvīgi

glabājamos

dokumentus.

Arhīvā nav

nozīmīgas

informācijas.

E-dokumentu glabāšana

18

LNA paskaidrojis, ka nekustamā īpašuma lietas un Komersantu lietas

netiek arhivētas, jo praktiski nekad netiek slēgtas, nodokļu maksātāju

lietas netiek pieņemtas resursu trūkuma dēļ, savukārt PMLP personu

lietas nav nododamas arhīvam.

Iestādes nenodod datus, pamatojot to ar nepieciešamību turpināt tos izmantot

iestādes funkciju un uzdevumu pildīšanai. Normatīvais akts paredz, ka iestāde

iesniedz arhīvā iesniegumu glabāšanas termiņa pagarināšanai un LNA izsniedz

atļauju glabāšanas termiņa pagarināšanai, kas nav ilgāks par desmit gadiem25

.

Normatīvie akti neierobežo dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanas

maksimālo reižu skaitu. Situācija ir analoģiska arī saistībā ar papīra dokumentu

nodošanu uzglabāšanai LNA.

Vienlaikus iestādes vērsa uzmanību uz iestādēs izveidotajām milzīgajām

dokumentu glabātuvēm papīra dokumentu uzglabāšanai (6.attēls).

Valsts ieņēmumu dienesta arhīvs

jau ir 79 km garumā, no tām 1.8

km – LNA nododamie dokumenti

Uzņēmumu reģistra arhīvs

aizņem 300 m2 platību

6.attēls. Kādi ir arhīvu apjomi iestādēs?

Revīzijā, veicot intervijas Valsts ieņēmumu dienestā, Uzņēmumu reģistrā, Tiesu

administrācijā un Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē par elektronisko

dokumentu glabāšanas jautājumiem, konstatēts, ka aptaujātās iestādes nav

nodevušas elektroniskos dokumentus LNA, jo ir nepieciešama informācija:

par elektronisko dokumentu aprakstīšanu;

par datu eksportu no iestādē izmantotajām informācijas sistēmām;

Iestādes veido savas

liela apjoma

dokumentu

glabātavas.

Rīgas pilsētas Vidzemes priekšpilsētas tiesas

zemesgrāmatu nodaļas arhīvā glabājas

325 918 nekustamā īpašuma lietas

12 gadus pēc

normatīvo aktu

stāšanās spēkā

iestādēm nav

izpratne, ko un kā

nodot arhīvam

elektroniskā veidā.

E-dokumentu glabāšana

19

par datu struktūru;

par elektronisko dokumentu nodošanu LNA un rīcību ar elektroniskajiem

dokumentiem pēc to nodošanas arhīvam u.c.

Papildus normatīvajos aktos noteiktajām prasībām elektronisko dokumentu

arhivēšanas jomā LNA nav izstrādājis rokasgrāmatas vai vadlīnijas elektronisko

dokumentu nodošanai, kā arī nav noteikta kārtība, kā iestādēm rīkoties ar

elektroniskajiem dokumentiem pēc to nodošanas arhīvam, tādējādi neveicinot

iestāžu izpratni par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem.

Saskaņā ar LNA nolikumu un reglamentu tā funkcijās ietilpst konsultāciju un

metodiskās palīdzības sniegšana institūcijām dokumentu un arhīvu pārvaldības un

dokumentu uzkrāšanas jautājumos. Tomēr revīzijā aptaujātās iestādes (Valsts

ieņēmumu dienests, Uzņēmumu reģistrs, Tiesu administrācija un Pilsonības un

migrācijas lietu pārvalde) sniegušas informāciju, ka LNA nesniedz pietiekamu

metodisko un praktisko atbalstu par elektronisko dokumentu glabāšanas

jautājumiem. Turklāt saistībā ar elektroniskajiem dokumentiem iestāžu kuratori

konsultācijas nesniedz, bet aicina iestādes vērsties LNA Latvijas Valsts

kinofotofonodokumentu arhīva Elektronisko dokumentu nodaļā26

, kas atbild par

metodiskās palīdzības sniegšanu elektronisko datu un dokumentu glabāšanā.

2014.gadā LNA bija nodarbināti 418 darbinieki27

, no tiem metodisko un praktisko

palīdzību iestādēm sniedza (7.attēls):

dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumos - 43 darbinieki - eksperti;

jautājumos par elektronisko dokumentu pieņemšanu, glabāšanu un

izmantošanu - četri darbinieki.

7.attēls. LNA darbinieki, kuri veic dokumentu pieņemšanu un konsultēšanu

arhīvu jomas jautājumos.

26

43 4

345

Papīra dokumentu

pieņemšana

Konsultāciju sniegšana par

papīra dokumentiem

Elektronisko dokumentu

pieņemšana un

konsultāciju sniegšana

Pārējie LNA darbinieki

E-dokumentu glabāšana

20

Lielākā daļa arhīva darbinieku ir nodarbināta Latvijas Valsts arhīvā, Latvijas

Vēstures arhīvā, Personāla dokumentu valsts arhīvā, 11 zonālajos arhīvos, kur

veic dokumentu pieņemšanu, uzglabāšanu un meklēšanu, un administrācijā.

LNA sniedzis informāciju, ka kopš ekonomiskās krīzes 2008.gadā, arhīva

darbinieku skaits ir samazinājies par 40% (no 697 uz 422

nodarbinātiem), kā arī pašreiz esošais finansējums sastāda tikai 60% no

pirmskrīzes budžeta. Arhīva darbu ietekmēja arī ilgstošais Arhīvu

likuma izstrādes process (no 1997.gada), kā arī nozares ilgstoša un

pilnīga reorganizācija, kas pabeigta tikai 2011.gadā.

1.3. Vai vispār valstī ir elektroniskie dokumenti, ko nepieciešams glabāt?

Viens no iemesliem nelielajam elektronisko dokumentu apjomam, ko LNA saņem

no iestādēm, ir tas, ka valsts pārvaldē elektronisko dokumentu aprites līmenis vēl

arvien ir zems. Palielinot elektronisko dokumentu apriti starp iestādēm un

samazinot papīra dokumentu skaitu pat par vienu procentu, valsts katru gadu

ieekonomētu līdz 113 tūkstošiem euro. Palielinot glabājamo elektronisko

dokumentu skaitu un samazinot papīra dokumentu skaitu, ietaupījums dokumentu

glabāšanai veidotos arī LNA.

Revīzijā konstatēts, ka no 2012.gada līdz 2014.gadam LNA glabāšanā ir pieņēmis

632 738 vienības28

, no tām tikai 0,27% jeb 1738 ir elektronisko dokumentu

vienības (8.attēls).

8.attēls. Vai LNA uzglabāto elektronisko dokumentu īpatsvars ir nozīmīgs pret

papīra dokumentu daudzumu?

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

400000

20122013

2014

169000

370000

92000 573 620

545

Papīra dokumenti Elektroniskie dokumenti

E-dokumentu glabāšana

21

Revīzijā, izvērtējot 32 iestāžu nomenklatūras no 3248 iestāžu ar LNA

saskaņotajām lietu nomenklatūrām29

(saskaņotas laikā no 2013.gada līdz

2015.gadam), konstatēts, ka lielākajā daļā revīzijā skatīto iestāžu pastāvīgi

glabājamās lietas galvenokārt ir veidotas papīra formā. No izskatītajās

nomenklatūrās ietvertajām 2829 pastāvīgi glabājamām lietām 18% ir veidoti

elektroniskā formā, 74% ir veidoti papīra formā, bet 8% ir hibrīdlietas.

Revīzijā konstatēts, ka tikai trijās iestādēs (Valsts asinsdonoru centrs, Uzņēmumu

reģistrs, Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienests) no 32 iestādēm elektroniskās

lietas veido vairāk par 50% no pastāvīgi uzglabājamām lietām (9.attēls).

9.attēls. Vai pastāvīgi glabājamās elektronisko dokumentu lietas veido būtisku

daļu no iestāžu pastāvīgi glabājamām lietām?

Tādās iestādēs kā Valsts ieņēmumu dienests, Vides aizsardzības un reģionālās

attīstības ministrija, Labklājības ministrija, Augstākā tiesa, Pārtikas un

veterinārais dienests elektronisko dokumentu lietu skaits neveido vairāk kā 8% no

patstāvīgi glabājamo lietu skaita.

Lai gan pastāvīgi glabājamo elektronisko lietu skaits ir neliels pret iestādēs

veidoto papīra lietu skaitu, nav iespējams precīzi noteikt elektronisko lietu

apjomu. Saskaņā ar LNA pārstāvja sniegto informāciju elektroniski nododamais

dokumentu apjoms jāvērtē katrā iestādē individuāli.

VARAM pētījumos 2010.gadā un 2011.gadā30

secināts:

49% valsts iestāžu un pašvaldību savā starpā saraksti veic papīra veidā, un

elektronisko dokumentu aprites līmenis iestādēs vēl joprojām ir zems;

tikai vienu piekto daļu sarakstes dokumentu veido elektroniskie dokumenti.

Aptaujātajās 85 iestādēs konstatēts, ka valsts pārvaldes iestādes ir

saņēmušas un nosūtījušas 19 miljonus dokumentu, no kuriem elektroniskie

dokumenti veido 20%;

viena papīra dokumenta aprites izmaksas (materiāls un dokumenta

nosūtīšana) veido 0,81 euro, savukārt elektroniskā dokumenta aprites

izmaksas (dokumenta elektroniska parakstīšana un nosūtīšana) ir 0,23 euro.

13 iestādēs

8 iestādēs

8 iestādēs

3 iestādēs

0%-8%

10%-21%

24%-43%

56% un vairāk

E-dokumentu glabāšana

22

Ņemot vērā VARAM pētījumu par ministriju un to padotības iestāžu dokumentu

aprites procesiem, pēc revidenta aplēses (4.pielikums), palielinot elektronisko

dokumentu apriti un proporcionāli samazinot papīra dokumentu apriti pat par

vienu procentu, valsts katru gadu ieekonomētu 113 tūkstošus euro.

Dubultojot elektronisko dokumentu īpatsvaru no patlaban apritē esošajiem

20% līdz 40%, valsts katru gadu ieekonomētu aptuveni 2,2 miljonus euro

(10.attēls).

10.attēls. Vai pāreja uz elektronisko dokumentu apriti samazina izmaksas?

Elektronisko dokumentu glabāšanas apjomi ir tiešā veidā saistīti ar elektronisko

dokumentu aprites līmeni valstī.

Ņemot vērā to, ka elektronisko dokumentu aprites līmenis ir zems, laikā no

2012.gada līdz 2014.gadam31

LNA glabāšanā pieņemti 1738 elektronisko

dokumentu lietas un 631 000 papīra dokumentu lietu.

Saskaņā ar LNA veikto aprēķinu32

, ņemot vērā 10 gadu periodu un izmantotos

datu masīvus, vidējās elektronisko dokumentu glabāšanas izmaksas arhīvā 100

lapu biezai lietai ir 10 reizes lētākas nekā papīra dokumentu lietai (1.pielikums) -

papīra dokumentiem 0,3 euro/gadā, bet elektroniskajiem dokumentiem (.pdf, .tiff,

.xml un .docx) no 0,002 līdz 0,11 euro/gadā.

Pēc revidenta aplēses (5.pielikums), pieaugot glabāšanā pieņemto elektronisko

dokumentu lietu skaitam un proporcionāli samazinoties papīra dokumentu lietu

skaitam, arhīvs var būtiski samazināt nepieciešamo līdzekļu apmēru dokumentu

glabāšanai (11.attēls), piemēram, samazinot glabāšanai pieņemto papīra lietu

skaitu par 20%, kopējās izmaksas gadā samazinātos par 11 358 euro.

-

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Izm

aksa

s gad

ā, m

iljo

ni

euro

Elektronisko

dokumentu

īpatsvars

Elektronisko dokumentu

aprite šobrīd

Elektronisko

dokumentu

glabāšana ir līdz pat

10 reizēm lētāka.

Elektronisko

dokumentu aprite

un glabāšana ir

ievērojami lētāka.

E-dokumentu glabāšana

23

11.attēls. Vai pāreja uz elektronisko dokumentu apriti samazina LNA

dokumentu glabāšanas izmaksas?

Ieteikumi

Lai nodrošinātu mērķtiecīgu nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu un

organizētu elektronisko dokumentu saņemšanu normatīvajos aktos noteiktajos

termiņos, vienlaikus nodrošinot efektīvu budžeta līdzekļu izmantošanu:

LNA noteikt informāciju ar arhīvisko vērtību, kura tiek uzkrāta iestādēs;

LNA sagatavot darba plānu sadarbībai ar iestādēm, lai valsts informācijas

sistēmās identificētu konkrētus datu vienumus un ar to nolasāmību un

juridisko spēku saistītos datu atribūtus;

izstrādāt vadlīnijas iestādēm valsts informācijas sistēmās esošo elektronisko

datu izvērtēšanai, atlasei un nodošanai glabāšanai arhīvā;

LNA veikt pasākumus LNA atbildīgo darbinieku (ekspertu) kvalifikācijas

pilnveidošanai par elektronisko dokumentu glabāšanas jautājumiem.

Lai LNA ilgtermiņā spētu izpildīt savu funkciju, kas saistīta ar nacionālā

dokumentārā mantojuma uzkrāšanu, uzskaiti un glabāšanu, izvērtēt iespējas:

LNA apzināt elektronisko dokumentu un datu apjomu, kāds varētu tikt

nodots arhīvam, vienlaikus izvērtējot LNA tehnisko resursu pietiekamību,

kā arī sadarbībā ar iestādi izvērtēt piemērotāko risinājumu pastāvīgi

glabājamo elektronisko datu glabāšanā;

pārņemt tādu iestāžu arhīvus, kuras divas un vairāk reizes ir saņēmušas

LNA izsniegto atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai;

izvērtēt iespēju noteikt maksimālo reižu skaitu, cik iestāde var saņemt

atļauju dokumentu glabāšanas termiņa pagarināšanai.

0

10

20

30

40

50

60

70

Izm

aksa

s gad

ā ,

tūkst

oši

eu

ro

Dokumentu (papīra un elektronisko) glabāšanas izmaksas šobrīd

E-dokumentu glabāšana

24

Lai samazinātu nelietderīgas izmaksas dokumentu glabāšanai un atslogotu

dokumentu glabātuves LNA:

izvērtēt arhīvā pieņemto dokumentu, kuriem saskaņā ar LNA

paraugsarakstu ir mainījies glabāšanas termiņš, turpmākās glabāšanas

nepieciešamību;

pārskatīt noteiktos glabāšanas termiņus, nodrošinot valstī vienotas pieejas

īstenošanu līdzvērtīgu dokumentu uzglabāšanas termiņā;

izstrādāt pieeju, lai konstatētu un novērstu iespējamu dokumentu dublēšanos

arhīvā.

Lai samazinātu dokumentu glabāšanas izmaksas, LNA izstrādāt pasākumu plānu

sadarbībai ar citām atbildīgajām iestādēm elektronisko dokumentu aprites

veicināšanai valsts pārvaldē.

E-dokumentu glabāšana

25

2. Vai resursi elektronisko dokumentu glabāšanas jomā tiek

izlietoti efektīvi?

2.1. Vai LNA ir izveidota infrastruktūra elektronisko dokumentu

pieņemšanai un uzglabāšanai?

Desmit gadu garumā īstenotais VVAIS projekts vēl nav vainagojies ar

panākumiem. Izvērtējot LNA izveidoto infrastruktūru, secināms, ka par četriem

miljoniem euro izstrādātā programmatūra netiek izmantota, lai no valsts un

pašvaldību institūcijām uzglabāšanā saņemtu elektroniskos dokumentus, kā arī

plānotie e-pakalpojumi nav pieejami sabiedrībai.

Tā kā, lai atjaunotu VVAIS darbību pēc avārijas serveru telpā, pagāja deviņi

mēneši, netiek nodrošināta normāla, nepārtraukta sistēmas darbība. Tādējādi

iestāžu un iedzīvotāju uzticēšanās elektronisko datu nodošanai un pieejamībai

LNA vēl vairāk ir apdraudēta.

Saskaņā ar nolikumu33

LNA uztur un attīsta arhīva darbībai nepieciešamo

infrastruktūru.

LNA 2005.gadā uzsāka VVAIS izstrādes projektu. Tā mērķis bija izveidot vienoto

valsts arhīvu informācijas sistēmu, lai nodrošinātu valsts arhīvu informācijas

resursu pieejamību sabiedrībai un valsts un pašvaldību institūciju elektronisko

dokumentu un datu uzkrāšanu un glabāšanu (12.attēls).

12.attēls. Ko ietver VVAIS projekts?

VVAIS

programmatūras

izstrādē ieguldītie

līdzekļi pašreiz nav

atmaksājušies.

E-dokumentu glabāšana

26

Projekts tika īstenots divās kārtās, kuru vadību nodrošināja valsts aģentūra

„Kultūras informācijas centrs” sadarbībā ar LNA. Abās kārtās kopā izlietoti

8 653 573 euro programmatūras izstrādei un infrastruktūras izveidei.

Izvērtējot 4 098 105 euro34

vērto VVAIS programmatūras izstrādi, konstatēti

vairāki trūkumi, kas norāda uz ieilgušām gan tehniskām, gan organizatoriskām

problēmām, lai programmatūras izveidē ieguldītie līdzekļi atmaksātos.

Lai gan pirmajā kārtā izstrādātā programmatūra nodota ekspluatācijā 2011.gada

27.jūnijā un otrajā kārtā izstrādātā programmatūra – 2013.gada novembrī, revīzijā

netika konstatēts, ka tā tiktu izmantota darbā ar iestādēm, piemēram,

nomenklatūru iesniegšanai, klasifikācijas shēmu saskaņošanai un elektronisko

dokumentu saņemšanai. To, ka programmatūra ir izstrādāta un atbilst

funkcionālajām prasībām, apstiprina ārpakalpojuma sniedzēja veiktās

akcepttestēšanas rezultāti35

. Akcepttestēšanā netika konstatētas augstas prioritātes

kļūdas, kuru dēļ funkcionalitātes lietošana nebūtu iespējama.

LNA izstrādātais VVAIS ieviešanas plāns paredz veikt pilotprojektus iestādēm

par dokumentu aprakstīšanu, analīzi, iestāžu portāla vadību, lietvedību, bet

viennozīmīgi neparedz veikt pilotprojektus par elektronisko dokumentu nodošanu,

pieņemšanu, aprakstīšanu, glabāšanu un izmantošanu.

Kopš 2015.gada 1.janvāra izdoti rīkojumi izmantot darbā VVAIS ietvaros

izstrādāto funkcionalitāti LNA iekšējo dokumentu apritei starp LNA

struktūrvienībām, ienākošo un izejošo dokumentu reģistrācijai, kā arī LNA iekšējā

darba organizēšanai (klientu pieprasījumu un izpildes reģistrācijai, lasītavu

apmeklētāju reģistrācijai, arhīva glabātavu aprakstu (atbildīgais par glabātavu,

glabātavas adrese, nosaukums, veids, platība, ietilpība, faktiskā noslodze)

aktualizēšanai, LNA uzraudzībā esošo iestāžu datu pārbaudei). Saskaņā ar LNA

sniegto informāciju moduli lieto 360 LNA darbinieki.

Par visu projekta ietvaros izstrādāto funkcionalitāšu izmantošanas uzsākšanu

rīkojums nav izdots.

LNA darbinieki turpina izmantot veco informācijas sistēmu „Avoti”, kurā tiek

uzskaitīts ekspertu darbs ar iestādēm, piemēram, iestādes, nomenklatūru

saskaņošanas datumi, sniegtās konsultācijas u.tml. Lai gan koncepcijā36

bija

paredzēta datu migrācija no vecās sistēmas uz izstrādāto VVAIS, revīzijas laikā

konstatēts, ka datu migrācija nav veikta pilnā apjomā. Iemigrēti ir dati, kas uzkrāti

līdz 2009.gadam. Saskaņā ar LNA sniegto informāciju šobrīd vēl neviens nav

ievadījis vecos datus VVAIS, tas notiks pamazām, tiklīdz tiks dots rīkojums, kad

katrs kurators sakārtos un papildinās savu iestāžu datus. Rīkojums izdots

2015.gada 9.jūnijā37

.

Viens no projekta mērķiem bija radīt vidi datu centralizētai uzkrāšanai un

pieejamību, lai veicinātu e-pārvaldes funkcionēšanu un e-pakalpojumu pieejamību

sabiedrībai. Projektā bija paredzēts realizēt 11 e-pakalpojumus (9.pielikums), ar

E-dokumentu glabāšana

27

kuru palīdzību tiktu organizēts iestāžu darbs ar LNA dokumentu nodošanā, kā arī

iedzīvotājiem vienkāršotu LNA izziņu saņemšanu dažādās jomās.

Revīzijā konstatēts, ka e-pakalpojumi ir izstrādāti, bet uz revīzijas veikšanas brīdi

nebija pieejami nedz vienotajā publisko pakalpojumu portālā www.latvija.lv, nedz

arī VVAIS portālā vvais.arhivi.gov.lv.

LNA apstiprināja, ka tehnisku iemeslu dēļ nav iedarbināta VVAIS ārējā vide,

tai skaitā e-pakalpojumi un LNA portāls.

Revīzijas saskaņošanas laikā LNA sniedza informāciju38

, ka pakalpojumi

iedzīvotājiem nodoti lietošanai kopš 2015.gada 1.augusta. LNA portālā

arhivi.gov.lv ir pieejami seši pakalpojumi iedzīvotājiem, no tiem četri

pieejami publisko pakalpojumu portālā latvija.lv.

VVAIS projekta ietvaros informācijas saņemšanas un uzglabāšanas risinājumam

par 126 654 euro39

tika iegādāts disku masīvs. Ņemot vērā to, ka VVAIS nav

nodots ekspluatācijā, disku masīvs netiek izmantots saņemto datu glabāšanai

paredzētajos apjomos.

Revīzijā konstatēts, ka ārējos normatīvajos dokumentos nav noteikts termiņš, kādā

iestādes uzsāk elektronisko dokumentu nodošanu LNA, izmantojot izstrādāto vidi.

VVAIS funkcionalitātes izmantošana ir viens no trīs iespējamiem veidiem, kā

nodot elektroniskos dokumentus pastāvīgā glabāšanā LNA – papīra veidā, ārējā

datu nesējā vai VVAIS. Nenosakot obligātu prasību elektronisko dokumentu

saņemšanas veidam, pastāv augsts risks, ka iestādes turpinās izmantot līdzšinējo

veidu, iesniedzot elektroniskos dokumentus datu nesējos.

Vērtējot VVAIS pieejamību, konstatēts, ka sistēma ilgstoši nav bijusi pieejama.

LNA serveru telpā 2014.gada jūlijā notika tehniska avārija (13.attēls), kā rezultātā

visi VVAIS serveri tika izslēgti. Lai problēmu novērstu:

līdz 2014.gada decembrim LNA serveru telpā tika pārvilkta elektrība;

līdz 2015.gada aprīlim tika pārkonfigurēti VVAIS serveri un atjaunota

VVAIS iekšējās vides darbība.

13.attēls. VVAIS pieejamības problēmas.

Normatīvie akti

neveicina pāreju uz

VVAIS.

E-dokumentu glabāšana

28

Revīzijas laikā konstatēts, ka VVAIS izstrādātie funkcionālie bloki var tikt

izmantoti arhīva iekšējo funkciju veikšanai, tomēr vēl turpinās VVAIS ārējās

vides konfigurēšana, kas nodrošinātu iestāžu piekļuvi VVAIS un tās funkciju

izmantošanai.

Vērtējot ieilgušo VVAIS darbības atjaunošanu, konstatētas nepilnības VVAIS

uzturēšanā.

ERAF projekta ietvaros izstrādātā VVAIS programmatūra un iegādātā

serveru tehnika tika uzstādītas LNA serveru telpās, bet saskaņā ar

pamatlīdzekļu uzskaites kartītēm programmatūra un serveru tehnika atrodas

KISC bilancē.

Sadarbības organizēšanai VVAIS projekta izstrādes gaitā starp LNA un KISC

noslēgts līgums40

, kas noteica, ka pēc projekta īstenošanas KISC nodrošina

visu izveidoto projekta rezultātu uzturēšanu piecus gadus pēc projekta

īstenošanas, savukārt LNA nodrošina projekta rezultātu, kas atrodas faktiskā

LNA lietošanā, uzturēšanu piecus gadus pēc projekta īstenošanas (4.tabula).

4.tabula

Kādas ir LNA un KISC tiesības un pienākumi VVAIS ieviešanā?

LNA tiesības un pienākumi KISC tiesības un pienākumi

Projekta īstenošanas laikā

Sniegt KISC nepieciešamo

dokumentāciju, informatīvo atbalstu un

tehniskās konsultācijas.

Deleģēt noteiktas kompetences personas

projekta pārvaldības struktūrās.

Sniegt informāciju par projekta īstenošanu

publiskajā telpā, informējot mājaslapā par

iespējām, ko sniegs īstenotās aktivitātes.

Piedalīties KISC publicitātes pasākumos.

Veikt projekta īstenošanu.

Nodrošināt organizatorisko jautājumu koordinēšanu.

Sniegt visu LNA nepieciešamo dokumentāciju un

informatīvo atbalstu, kas saistīts ar projekta

īstenošanu.

Savlaicīgi informēt LNA par Projekta Uzraudzības

padomes un Darba grupas sanāksmēm.

Nodrošināt informācijas un publicitātes pasākumus.

Pēc projekta īstenošanas

Nodrošināt projekta ietvaros izveidoto rezultātu,

kas atrodas LNA faktiskā lietošanā, uzturēšanu 5

(piecus) gadus pēc projekta īstenošanas.

Nodrošināt visu Projekta ietvaros izveidoto

Projekta rezultātu uzturēšanu 5 (piecus) gadus

pēc projekta īstenošanas.

Izvērtējot projekta gaitā iegādātās tehniskās infrastruktūras nodošanu LNA,

konstatēts, ka bezatlīdzības lietošanā, noslēdzot patapinājumu līgumu41

, ir

nodotas:

datortehnika un digitalizācijas tehnika;

VVAIS informācijas saņemšanas un uzglabāšanas risinājuma tehniskā

infrastruktūra.

VVAIS tehniskās

problēmas joprojām

nav atrisinātas.

E-dokumentu glabāšana

29

Lai gan saskaņā ar reglamentu LNA Informācijas tehnoloģiju nodaļas funkcijās

ietilpst nodrošināt VVAIS uzturēšanu un veikt saistītos nepieciešamos

pasākumus, projekta ietvaros izstrādātā programmatūra un infrastruktūra (VVAIS

informācijas pārvaldības un piekļuves risinājuma tehniskā infrastruktūra) pilnā

apjomā LNA netika nodota.

2.2. Vai VVAIS izstrādē ieguldītās izmaksas kādreiz tiks atpelnītas?

Valsts kontrole neapšauba VVAIS projekta nepieciešamību un nozīmību LNA

funkciju īstenošanai, lai nodrošinātu mūsdienīgu darbu ar iestādēm un

pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem. Tomēr, izvērtējot VVAIS programmatūras

izmaksas pret arhīvā nododamo elektronisko dokumentu lietu apjomu, secināms,

ka, saglabājoties esošajam elektronisko dokumentu pieņemšanas apjomam,

ieguldītās izmaksas VVAIS izstrādē atpelnīsies pēc 22 tūkstošiem gadu.

Lai veicinātu atdevi no programmatūras un infrastruktūras izstrādē ieguldītajiem

līdzekļiem, nepieciešama mērķtiecīga rīcība gan Kultūras ministrijā, gan LNA,

darba uzdevumus koncentrējot uz VVAIS ieviešanu. Patlaban nav izstrādāts

detalizēts darba plāns VVAIS funkcionalitātes pilnīgai ieviešanai un darbības

uzsākšanai valsts pārvaldes iestādēs, kā arī KM darbības plānošanas dokumentos

nav noteikta VVAIS ieviešana kā prioritārs mērķis, radot risku, ka ieviešana var

ieilgt. Līdz šim darba uzdevumi ir bijuši orientēti uz VVAIS projekta īstenošanu,

neparedzot aktivitātes ieviešanai.

Vērtējot VVAIS ieviešanu, Kultūras ministrijas darba plānos ietverti vairāki darba

uzdevumi – līdz 2014.gadam darba uzdevumi bija orientēti uz VVAIS projekta

turpināšanu, savukārt 2014.gadā izvirzīts uzdevums ieviest VVAIS ietvaros

izveidotos e-pakalpojumus, kā arī turpināt datu ievadi un aktualizāciju sistēmas

pilnvērtīgas darbības nodrošināšanai (skatīt attēlā). Kultūras ministrijas 2015.gada

darba plānā vairs nav paredzēti uzdevumi saistībā ar VVAIS ieviešanu (14.attēls).

Kultūras ministrija sniegusi skaidrojumu42

, ka saskaņā ar

normatīvajiem aktiem43

Kultūras ministrija 2015.gada darbības plānu

izstrādāja ievērojot apstākļus, ka Kultūras ministrija ir atsevišķa,

pastāvīga institūcija, nevis resors, tādā veidā neietverot padotības iestāžu

gada plānos norādītos pasākumus.

VVAIS uzturēšana un attīstība plānota kā aktivitāte LNA stratēģijā 2015.-

2020.gadam. Uz revīzijas veikšanas brīdi stratēģija vēl nebija apstiprināta.

Kultūras ministrijas darba plānos (6.pielikums) atsevišķu VVAIS ieviešanas

uzdevumu izpildē par atbildīgām ir noteiktas vairākas iestādes – gan LNA, gan

KISC, gan Latvijas Nacionālā bibliotēka, nenodalot katrā iestādē konkrēti

veicamo uzdevumu.

Nav nodrošināta

pietiekama VVAIS

ieviešanas plānošana

un uzraudzība

Saglabājoties

esošajiem apjomiem,

VVAIS izmaksas tik

drīz neatmaksāsies.

E-dokumentu glabāšana

30

14.attēls. Vai Kultūras ministrijas darba plānos ir definēti uzdevumi VVAIS

ieviešanai?

Izvērtējot LNA ikgadējos darba plānus no 2011.gada līdz 2015.gadam, tika

konstatēti vairāki darba uzdevumi saistībā ar VVAIS projekta īstenošanu un

ieviešanu. Uzdevumi ir orientēti uz procesu, nenosakot sasniedzamo rezultātu un

uzdevuma izpildes termiņu (15.attēls)

15.attēls. Kuriem uzdevumiem darbu plānos saistībā ar VVAIS projekta

īstenošanu nav noteikti sasniedzamie rezultāti un izpildes termiņi?

ERAF nacionālās programmas projekta VVAIS pilotprojekts sadarbībā ar institūcijām

2014 Fondu migrācijas rezultātu pārbaude, fonda apjomu un virsrakstu precizēšana (VVAIS)

Dokumentu uzskaites sarakstu precizēšana un ievade (VVAIS).

2015

Attīstīt VVAIS projektu 2010.gads,

2011.gads

Attīstīt VVAIS projektu

Apmācīt VVAIS lietotājus

2013.gads Turpināt VVAIS projektu

2014.gads

2015.gads

Turpināt VVAIS projektu

Nodrošināt VVAIS ieviešanu un tehnisko

uzturēšanu

Ieviest e-pakalpojumus

Turpināt datu ievadi

Uzdevumi nav noteikti

2015.gada

1.jūnijs VVAIS pilnā apjomā nav ieviests

Uzdevumiem nav

noteikti izpildes

termiņi un rezultāti

nav identificējami.

E-dokumentu glabāšana

31

Izvērtējot LNA darba plānu izpildes pārskatus no 2011.gada līdz 2013.gadam,

konstatēts, ka pēc pārskatiem nav skaidri identificējami visu uzdevumu izpildes

rezultāti, piemēram, LNA 2013.gada pārskatā nebija ietverta informācija par

rezultātiem:

uzdevumam „Elektronisko datu un dokumentu saglabāšanas komisijas

darbs”;

uzdevumam „VVAIS attiecīgā moduļa izstrāde un ieviešana”.

Revīzijā konstatēts, ka nav LNA ir aprakstīti iekšējie procesu apraksti par

elektronisko dokumentu glabāšanu un pārbaudi VVAIS, bet tie līdz galam nav

pārbaudīti, noformēti un apstiprināti.

Plānojot projekta aktivitāšu mērķus un rezultātus, tiem netika izvirzīti

sasniedzamie rezultatīvie radītāji, saskaņā ar kuriem pēc projekta īstenošanas

sniegt funkcijas izpildes uzlabošanās novērtējumu un izvērtēt, kādā mērā projekta

aktivitātes nodrošina noteiktā mērķa sasniegšanu un vai projektā līdzekļi ieguldīti

ekonomiski (rezultāts sasniegts ar mazāko ieguldījumu, saglabājot kvalitāti).

ERAF projektā kā sasniedzamie rezultāti tika paredzēts izveidot 11 e-

pakalpojumus, kuru mērķauditorija atkarībā no pakalpojuma veida būtu visi

iedzīvotāji (saskaņā ar Centrālās statistikas pārvaldes datiem ERAF projekta

izstrādes laikā tie bija 1 958 585 iedzīvotāji), uzņēmumi (66 997 komersanti

saskaņā ar Lursoft datiem), valsts un pašvaldību iestādes (4390 iestādes saskaņā ar

arhīva datiem).

Tā kā revīzijas pārbaudes laikā e-pakalpojumi nebija pieejami izmantošanai,

nebija iespējams novērtēt to faktisko izmantošanas apjomu un intensitāti, tāpēc

revīzijas laikā ieguldījumu atdeves novērtēšanai izmantota aplēse, kas pamatota

uz līdzšinējo elektronisko dokumentu apjomu, kurš nodots glabāšanā LNA, kā arī

uz kopējo LNA ik gadu saņemto papīra dokumentu apjomu, pieņemot, ka ar laiku

notiks pāreja uz elektronisko dokumentu apriti.

Pieņemot KISC sniegto informāciju, ka VVAIS funkcionalitāte elektronisko

dokumentu glabāšanai ir izmaksājusi 382 290 euro un ņemot vērā, ka saskaņā ar

LNA aprēķinu vienas elektroniskās lietas glabāšanas izmaksas ir 0.03 euro/gadā,

lai glabāšanas izmaksas sasniegtu VVAIS izstrādē ieguldītās izmaksas, VVAIS

sistēmā ir nepieciešams uzglabāt gandrīz 13 miljonus elektronisko dokumentu

lietu (2.pielikums).

Ar līdzšinējo elektronisko dokumentu lietu pieņemšanas apjomu, nevērtējot

sociālekonomiskos ieguvumus un mainīgo datu apjomu vienā elektroniskā

dokumenta lietā, VVAIS funkcionalitātē elektronisko dokumentu glabāšanai

izstrādē ieguldītās izmaksas tiks apgūtas pēc 22 tūkstošiem gadu. Savukārt,

pieņemot, ka līdz šim arhīvā pieņemtās papīra lietas, turpmāk tiks iesniegtas

elektroniski - lai nosegtu elektronisko dokumentu glabāšanas izstrādes izmaksas,

nepieciešami 60 gadi.

E-dokumentu glabāšana

32

Ieteikumi

Lai nodrošinātu veiksmīgu VVAIS ieviešanu un izmantošanas uzsākšanu un

veicinātu VVAIS izstrādē ieguldīto līdzekļu ekonomisko atdevi:

izstrādāt scenārijus un veikt VVAIS funkcionalitātes testēšanu dažādām

VVAIS lietotāju grupām, sākot no elektronisko dokumentu un elektronisko

datu iesniegšanas (iestādes funkcijas) līdz pat meklēšanai (iedzīvotāja

vajadzība);

izstrādāt pasākumu plānu VVAIS funkcionalitātes ieviešanai LNA un valsts

pārvaldes iestādēs, kā arī paredzēto e-pakalpojumu darbības uzsākšanai;

KISC un LNA vienoties par atbildību VVAIS uzturēšanai, nodrošinot

VVAIS darbības nepārtrauktību un pieejamību.

E-dokumentu glabāšana

33

Kultūras ministrijas viedoklis

Par veikto revīziju

Valsts kontroles izvēlētais lietderības audits

saistībā ar arhīva sistēmas gatavību

elektroniska veida dokumentu saņemšanas un

uzglabāšanas nodrošināšanu ir aktuāls temats

kā Latvijā tā arī citās Eiropas Savienības

valstīs, ņemot vērā digitalizācijas attīstību.

Elektroniskā veidā esošas, tajā skaitā, e-

pārvaldes attīstības rezultātā izveidotās,

informācijas uzglabāšanas nodrošināšana ir

izaicinājums valsts pārvaldei kopumā, kā arī

valstu arhīvu sistēmu speciālistiem daudzās

valstīs, jo tiešā veidā ir saistīts ar jaunu

tehnoloģiju strauju attīstību un ieviešanu gan

valsts pārvaldes darbībā, gan ikviena

iedzīvotāja ikdienā. Līdz ar to situācija prasa

nepārtrauktu sistēmas attīstību un

pilnveidošanos, tam paredzot gan finanšu,

gan personāla resursus. Tādi fundamentāli

jautājumi kā dokumentu izvērtēšana un

atlases kritēriju noteikšana pastāvīgai

glabāšanai valsts arhīvos, dokumentu un

arhīvu pārvaldībā strauji ienākot IT

tehnoloģijām, ir viens no karstākajiem

diskusiju priekšmetiem ne tikai

profesionāļiem Latvijā, bet arī visā pasaulē.

Tomēr jāatzīmē, ka revīzijai izvēlētais laiks

nebija pārāk veiksmīgs, jo Vienotās valsts

arhīvu informācijas sistēmas (turpmāk -

VVAIS) 2. kārta faktiski tika pabeigta tikai

šogad un līdz ar to vēl ir pāragri sniegt

vērtējumu par tās darbības efektivitāti.

Par revīzijas secinājumiem

Kultūras ministrija uzskata, ka revīzijā

konstatētās nepilnības ir identificētas un

arhīvu sistēmas attīstības virzieni ir definēti

kultūrpolitikas pamatnostādņu 2014.-

2020.gadam „Radošā Latvija" (apstiprināta

MK 29.07.2014.rīkojums Nr. 401) Arhīvu

nozares darbībai noteikto prioritāšu ietvaros.

Auditējamā periodā arhīvu sistēmas attīstību

būtiski ietekmēja divi faktori. Pirmais saistīts

ar ilgstošu Arhīvu likuma izstādes procesu

(kopš 1997.gada), kura rezultātā notika

nozares darbības pilnīga reorganizācija, kas

tika pabeigta tikai 2011.gadā. Līdz ar to, tikai

no 2012.gada novembra ir izveidots

normatīvais regulējums, kas pilnībā nosaka

visas dokumentu, t.sk., elektronisko

dokumentu veidošanas un arhivēšanas

procedūras.

Otrs faktors saistīts ar 2008.gadā veikto kraso

finanšu un personāla resursu samazinājumu.

Kopumā arhīva darbinieku skaits

salīdzinājumā ar 2008.gadu ir samazinājies

par 40% (no 697 līdz 422 nodarbinātiem), kā

arī pašreiz 2015.gadā pieejamais finansējums

veido tikai 60% no pirmskrīzes budžeta

finanšu resursiem.

Uzskatām, ka ir nekorekti izteikt viedokli, ka

VVAIS funkcionalitātes elektronisko

dokumentu glabāšanas izstrādē ieguldītās

izmaksas tiks pilnībā atpelnītas pēc 22 tūkst.

gadiem, jo elektronisko dokumentu aprite

starp iestādēm pēdējos divos gados ir strauji

pieaugusi. Norādām, ka saskaņā ar Arhīvu

likuma nosacījumiem, iestādē elektroniski

izveidotie dokumenti jānodod valsts

glabāšanā pēc 5 gadiem. Tādejādi revidējamā

periodā arhīva glabāšanā nododamie

elektroniskie dokumenti tika izveidoti laika

posmā līdz 2010.gadam, kad to izmantošana

bija salīdzinoši zema. Pēdējos gados

vērojamā tendence norāda uz strauju

elektronisko dokumentu, t.sk., foto, audio un

video dokumentu, apjoma pieaugumu.

E-dokumentu glabāšana

34

Revīzijā veiktajā aprēķinā nav sniegts

salīdzinājums, cik izmaksātu jaunu glabātavu

izveide, ja minētie dokumenti būtu jāglabā

analogā formātā.

Norādām, ka VVAIS projekta ietvaros tika

veikti aprēķini ar mērķi identificēt ar

elektroniskā arhīva ieviešanu saistītos

sociālekonomiskos ieguvumus un noteikt to

kvantificēto vērtību. Tika identificēts, ka,

ieviešot elektroniskā arhīva un e-

pakalpojumus, tiks būtiski ietaupīts arhīva

pakalpojumu saņemšanai (piemēram,

dokumentu kopiju, izziņu saņemšanai u.c.)

nepieciešamais laiks. Saskaņā ar SIA

„Ernst&Young Baltic” 2010.gadā veiktajiem

aprēķiniem kopējais sociālekonomisko

ieguvumu apjoms mērāms 12,9 milj. EUR

apmērā periodā līdz 2025.gadam.

Par revīzijas ieteikumiem

Revīzijas rezultātā sniegtie ieteikumi arhīvu

sistēmas darbības pilnveidošanai saskan ar

„Arhīvu nozares stratēģija 2015.-2020.gadam.

Dokumentu un arhīvu pārvaldība. Nacionālais

dokumentārais mantojums”, kas apstiprināta

Arhīvu padomē (03.06.2015.protokols Nr.2)

un tie palīdzēs uzlabot Latvijas Nacionālā

arhīva darbību.

Par revīzijas ieteikumu ieviešanu

Kultūras ministrijas turpmākās darbības

saistītas ar Valsts kontroles revīzijas

ieteikumu ieviešanas laika grafikā noteikto

pasākumu realizēšanas nodrošināšanu.

Papildus veicamajām darbībām, pieejamo

finanšu resursu ietvaros, tiks veicināta LNA

atbildīgo darbinieku (ekspertu) kvalifikācijas

pilnveidošana par elektronisko dokumentu

saglabāšanas jautājumiem.

E-dokumentu glabāšana

35

Revīzijas raksturojums

Ziņojumā izmantotie saīsinājumi

KM – Kultūras ministrija.

LNA – Latvijas Nacionālais arhīvs.

KISC – Kultūras informācijas sistēmu centrs.

VVAIS – Valsts vienotā arhīvu informācijas sistēma.

Revīzijas mērķis

Revīzijas mērķis ir gūt pārliecību šādos jautājumos:

Politikas plānošanas dokumentos ir pausta skaidra nostāja elektronisko

dokumentu arhivēšanas jomā (ietverts sadaļā Elektronisko dokumentu

pastāvīga uzglabāšana – kas tiek uzglabāts, kāpēc un kurš par to ir

atbildīgs?);

KM un LNA ietvaros ir izveidoti, plānoti un uzraudzīti ar elektronisko

dokumentu arhivēšanu saistītie procesi un tam nepieciešamie resursi;

LNA ir veicinājis iestāžu izpratni elektronisko dokumentu glabāšanas jomā.

Revīzijas apjoms

Revīzija ir veikta saskaņā ar Latvijas Republikā atzītiem starptautiskajiem

revīzijas standartiem. Revīzija ir plānota un veikta tā, lai iegūtu pietiekamu

pārliecību, ka revīzijas mērķis ir sasniegts un iegūtie pierādījumi ir pietiekami,

atbilstoši un ticami.

Revīzija aptvēra laika posmu no 2014.gada 1.janvāra līdz 2015.gada 30.jūnijam,

tomēr VVAIS un citu procesu raksturojošo rādītāju salīdzināšanai tika izmantoti

arī dati ārpus norādītā laika posma.

Tā kā revidējamais laiks ietvēra Latvijas Republikas nacionālās valūtas – lata

nomaiņu uz euro, revīzijas ziņojumā visas skaitliskās vērtības ir izteiktas euro,

piemērojot valūtas kursu – viens euro ir 0,702804 lati.

Revīzijā veiktās

pārbaudes

E-dokumentu glabāšana

36

Revīzija ietvēra šādus jautājumus un kritērijus:

vai valsts plānošanas dokumentos noteiktās prioritātes un uzdevumi saistībā

ar elektronisko dokumentu arhivēšanas jomu ir izpildīti (ietverts sadaļā

Elektronisko dokumentu pastāvīga uzglabāšana – kas tiek uzglabāts, kāpēc

un kurš par to ir atbildīgs?);

vai atbildīgo iestāžu arhivēšanas jomā darbības ir vērstas uz elektronisko

dokumentu glabāšanu un izmantošanu nākotnē;

vai LNA ir ieviesti nepieciešamie procesi un pietiek resursu elektronisko

dokumentu glabāšanai;

vai arhīvu informācijas sistēmas izstrādē ieguldītie līdzekļi ir izlietoti

lietderīgi;

vai LNA sadarbojas ar iestādēm elektronisko dokumentu glabāšanas

jautājumos un ir veicinājis iestāžu izpratni elektronisko dokumentu

glabāšanas jomā;

vai elektronisko dokumentu aprite un glabāšana ir ekonomiski pamatota.

Revīzija galvenokārt tika veikta LNA, tomēr pārbaudes par dažu procesu norisi

veiktas arī KM un KISC.

Par jautājumiem elektronisko dokumentu glabāšanā papildus intervijas tika

veiktas Tiesu administrācijā, Uzņēmumu reģistrā, Valsts ieņēmumu dienestā,

Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē.

Revīzijā ir iegūti pietiekami un atbilstoši revīzijas pierādījumi, un, pamatojoties

uz revīzijas pierādījumiem, ir sagatavots revīzijas ziņojums.

Revīzijas juridiskais pamatojums

Saskaņā ar Valsts kontroles likuma 2.pantu, Valsts kontroles 2015.gada darba

plānu un Revīzijas un metodoloģijas departamenta 2015.gada 26.janvāra revīzijas

uzdevumu Nr.2.4.1-5/2015 ir noteikta lietderības revīzija „Elektronisko

dokumentu un datu saglabāšana Latvijas Nacionālajā arhīvā”.

Revīziju uzdots veikt informācijas sistēmu auditoriem Valdim Kaļupniekam,

Mārtiņam Švirkstam un Līgai Naglei. Par revīzijas norisi ir atbildīga Revīzijas un

metodoloģijas departamenta direktore Lelde Dimante un sektora vadītāja Ingrīda

Kalniņa-Junga.

Stratēģiski plānota

Īstenota un uzraudzīta

Koordinēta

E-dokumentu glabāšana

37

Valsts kontroles revidentu atbildība

Valsts kontroles revidenti ir atbildīgi par revīzijas ziņojuma sniegšanu, kas

pamatojas uz revīzijā gūtiem atbilstošiem, pietiekamiem un ticamiem revīzijas

pierādījumiem.

Kultūras ministrijas un tās padotībā esošo institūciju atbildība

KM un tās padotībā esošās institūcijas ir atbildīgas par normatīvo aktu ievērošanu

un revidentiem sniegtās informācijas patiesumu.

E-dokumentu glabāšana

38

1.pielikums. LNA sniegtā informācija par pieņemto dokumentu

skaitu un dokumentu glabāšanas izmaksām

Nr.p.k.

(r.)

Raksturlielumi Formula Papīra

dokumenti

Elektroniskie dokumenti

1. 2012.gadā pieņemto

dokumentu skaits44

- 169 000 573

2. 2013.gadā pieņemto

dokumentu skaits45

- 370 000 620

3. 2014.gadā pieņemto

dokumentu skaits46

- 92 000 545

4. Pieņemto

dokumentu skaits

(kopā)

1.r.+2.r.+3.r. 631 000 1738

5. Pieņemto

dokumentu skaits

vidēji gadā

4.r./3 210 333 579

6. Darbinieku skaits,

kuri nodrošina

dokumentu

pieņemšanu

glabāšanai arhīvā47

- 26 4

7. 100 lapu biezas

dokumentu lietas

glabāšanas

izmaksām gadā

(euro)48

- 0,3 Formāts Izmaksas Vidēji

.tiff 0,11 0,03

.pdf 0,003

.xml 0,002

.docx 0,002

E-dokumentu glabāšana

39

2.pielikums. Revidenta aplēse1 „VVAIS programmatūras izstrādē

ieguldīto izmaksu attiecība pret arhīvā pieņemto dokumentu apjomu”

Nr.p.k.

(r.) Raksturlielumi Formula Rezultāts

VVAIS programmatūras I kārtas uzskaites vērtība (euro) - 1 445 599

VVAIS programmatūras II kārtas uzskaites vērtība (euro) - 2 652 506

VVAIS programmatūras kopējās izmaksas (euro) - 4 098 105

1.

VVAIS funkcionālo bloku izmaksas (euro), kas tiešā veidā

attiecināmas2 uz elektronisko dokumentu glabāšanu, skaits:

Datu sagatavošanas un nodošanas modulis;

Datu saņemšanas modulis;

Uzglabāšanas un vadības sistēma;

Starparhīvs;

Karantīnas un kontrolpārbaužu zona.

- 382 290

2. Vienas elektronisko dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā

(euro) - 0,03

3. Vidējais pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaits gadā3

skatīt

1.pielikuma

5.rindu

579

4. Glabāšanas vienību skaits, lai segtu izstrādes kopējās izmaksas 1.r./2.r. 12 743 000

5.

Gadu skaits, lai nosegtu elektronisko dokumentu glabāšanas

izstrādes izmaksas, pieņemot, ka saglabājās vidējais līdzšinējais

arhīvā pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaits

4.r./3.r. 22 009 gadi

6. Papīra un elektronisko dokumentu vidējais pieņemto lietu skaits

gadā

skatīt

1.pielikuma

5.rindu

210 913

7.

Gadu skaits, lai nosegtu elektronisko dokumentu glabāšanas

izstrādes izmaksas, pieņemot, ka līdz šim arhīvā pieņemtās papīra

lietas, turpmāk tiks iesniegtas elektroniski

4.r./6.r. 60 gadi

1 Izmaksu aplēsē nav ņemti vērā sociālekonomiskie ieguvumi, kuri vērtējami pēc pilnas VVAIS

funkcionalitātes ieviešanas. 2 Detalizēti nav identificējamas izmaksas, kas attiecināmas uz elektronisko dokumentu glabāšanas un

pieejamības funkcionalitātes izstrādi, kas veikta VVAIS 1.kārtā (piemēram, dokumentu klasificēšanai un

shēmu izstrādei), kā arī otrajā kārtā VVAIS informācijas pārvaldības un piekļuves risinājuma izstrādes

ietvaros, piemēram, integrētu e-pakalpojumu izstrādei un nepieciešamās informācijas apmaiņai starp

portālu un VVAIS komponentēm. VVAIS funkcionālo bloku elektronisko dokumentu glabāšanai un

pieejamībai izmaksas identificētas saskaņā ar KISC sniegto vērtējumu. 3 Izmaksu aplēsē nav ņemti vērā iespējamie mainīgie datu apjomi vienā elektroniskā dokumenta lietā.

Izmantota LNA sniegtā informācija par pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaitu no 2012.-

2014.gadam.

E-dokumentu glabāšana

40

3.pielikums. Revidenta aplēse „Lietu, kurām vairs nav arhīviskās vērtības, glabāšanas izmaksas arhīvā”

Nr.p.k.(r.) Raksturlielumi Formula Rezultāts

1. Iestāžu skaits, ar kurām strādā LNA49

- 3842

2. Laikā no 1994.gada līdz 1999.gadam LNA pieņemtie Valsts kases pamatlīdzekļu inventarizācijas saraksti

(lapas) - 1326

3. Laikā no 1994.gada līdz 1999.gadam LNA pieņemtie Valsts ieņēmumu dienesta pamatlīdzekļu

inventarizācijas saraksti (lapas) - 2573

4. Kopējais glabāšanā saņemtais Valsts kases un Valsts ieņēmumu dienesta pamatlīdzekļu inventarizācijas

sarakstu lapu skaits laikā no 1994.gada līdz 1999.gadam 2.r.+3.r. 3899

5. Vienas papīra dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā (euro) - 0,3

6. Lapu skaits papīra lietā - 100

7. Glabāšanā saņemto Valsts kases un Valsts ieņēmumu dienesta pamatlīdzekļu inventarizācijas sarakstu laikā

no 1994.gada līdz 1999.gadam uzglabāšanas izmaksas (euro) 4.r.*5.r./6.r. 11,70

8. Vienas lietas glabāšanas izmaksas visās iestādēs vienā gadā (euro) (1.r.*5.r.) 1153

9. Trīs lietu glabāšanas izmaksas visās iestādēs vienā gadā (euro) 8.r.*3 lietas 3458

10. Trīs lietu glabāšanas izmaksas visās iestādēs vienā gadā (euro) 8.r.*6 lietas 6916

11. Lietu glabāšanas izmaksas 5 gadu periodā visās iestādēs (euro)

1 gadā 2 gados 3 gados 4 gados 5 gados

1 lieta 1153 2305 3458 4610 5763

3 lietas 3458 6916 10 373 13 831 17 289

6 lietas 6916 13 831 20 747 27 662 34 578

E-dokumentu glabāšana

41

4.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu aprites izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram pret

papīra dokumentiem”

Nr.p.k. (r.) Raksturlielumi Rezultāts

1. Valsts pārvaldes iestādēs saņemto un nosūtīto dokumentu skaits 19 484 916

2. Viena papīra dokumenta aprites izmaksas - materiāls un dokumenta sūtīšana (euro) 0,81

3. Viena elektroniskā dokumenta aprites izmaksas – dokumenta sūtīšana (euro) 0,23

4. Dokumentu aprites izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram pret papīra dokumentiem, bet nemainoties kopējam LNA pieņemto

lietu skaitam

Papīra lietu samazinājums Papīra lietu

skaits

Papīra lietu

glabāšanas izmaksas

(euro)

Elektronisko

lietu skaits

Elektronisko lietu

glabāšanas

izmaksas (euro)

Kopējās

izmaksas

(euro)

Starpība

(euro)

Viss papīrā 19 484 916 15 802 986 0 0 15 802 986 -

samazinot par 1% 19 290 067 15 644 957 194 849 44 359,26 15 689 316 113 671

samazinot par 10 % 17 536 424 14 222 688 1 948 492 443 592,60 14 666 280 1 136 706

samazinot par 20% 15 587 933 12 642 389 3 896 983 887 185,21 13 529 574 2 273 412

samazinot par 30% 13 639 441 11 062 091 5 845 475 1 330 777,81 12 392 868 3 410 118

samazinot par 40% 11 690 950 9 481 792 7 793 966 1 774 370,41 11 256 162 4 546 824

samazinot par 50% 9 742 458 7 901 493 9 742 458 2 217 963,02 10 119 456 5 683 530

samazinot par 60 % 7 793 966 6 321 195 11 690 950 2 661 555,62 8 982 750 6 820 236

samazinot par 70 % 5 845 475 4 740 896 13 639 441 3 105 148,22 7 846 044 7 956 942

samazinot par 80 % 3 896 983 3 160 597 15 587 933 3 548 740,83 6 709 338 9 093 648

samazinot par 90 % 1 948 492 1 580 299 17 536 424 3 992 333,43 5 572 632 10 230 354

Viss elektroniski 0 - 19 484 916 4 435 926,03 4 435 926 11 367 060

E-dokumentu glabāšana

42

5.pielikums. Revidenta aplēse „Dokumentu glabāšanas izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram

pret papīra dokumentiem”

Nr.p.k. (r.) Raksturlielumi Formula Rezultāts

1. Vienas elektronisko dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā (euro) - 0,03

2. Vidējais pieņemto elektronisko dokumentu lietu skaits gadā Skat. 1.pielikuma 5.rindu 579

3. Vienas papīra dokumentu lietas glabāšanas izmaksas gadā (euro) - 0,.3

4. Pieņemto papīra dokumentu skaits vidēji gadā Skat. 1.pielikuma 5.rindu 210 333

5. Dokumentu glabāšanas izmaksas, mainoties elektronisko dokumentu īpatsvaram pret papīra dokumentiem, bet nemainoties kopējam LNA pieņemto

lietu skaitam

Papīra lietu samazinājums Papīra lietu

skaits

Papīra lietu glabāšanas izmaksas

(euro)

Elektronisko

lietu skaits

Elektronisko lietu

glabāšanas

izmaksas (euro)

Kopējās

izmaksas (euro)

pašlaik 210 333 63 100 579 17,38 63 117

samazinot par 1% 208 230 62 469 2683 80,48 62 549

samazinot par 10 % 189 300 56 790 21 613 648,38 57 438

samazinot par 20% 168 267 50 480 42 646 1279,38 51 759

samazinot par 30% 147 233 44 170 63 679 1910,38 46 080

samazinot par 40% 126 200 37 860 84 713 2541,38 40 401

samazinot par 50% 105 167 31 550 105 746 3172,38 34 722

samazinot par 60 % 84 133 25 240 126 779 3803,38 29 043

samazinot par 70 % 63 100 18 930 147 813 4434,38 23 364

samazinot par 80 % 42 067 12 620 168 846 5065,38 17 685

samazinot par 90 % 21 033 6310 189 879 5696,38 12 006

viss elektroniski 0 0 210 913 6327,38 6327

E-dokumentu glabāšana

43

6.pielikums. KM darba plānos noteiktie atbildīgie par uzdevumu

izpildi saistībā ar VVAIS

Aktivitāte Atbildīgais

Kultūras ministrijas darba plāns 2010.-2011.gada 1.puse

Attīstīt informācijas komunikāciju tehnoloģiju un

digitalizācijas projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas

2.kārta”.

Valsts aģentūra „Kultūras informācijas

sistēmas”, Latvijas Nacionālā bibliotēka,

Stratēģijas un reģionālās kultūrpolitikas

nodaļa

Kultūras ministrijas darba plāns 2012.gadam

Attīstīt informācijas komunikāciju tehnoloģiju un

digitalizācijas projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas

2.kārta”.

Valsts aģentūra „Kultūras informācijas

sistēmas”, Latvijas Nacionālā bibliotēka,

Latvijas Nacionālais arhīvs, Stratēģijas un

reģionālās kultūrpolitikas nodaļa

Īstenot tālākizglītības kursus un apmācības atmiņas institūciju

darbiniekiem

- LNB Mācību centrā – īstenot 550 akadēmiskās stundas,

apmācīt 600 dalībniekus.

- Īstenot tālākizglītības kursus un apmācības atmiņas

institūciju darbiniekiem.

KIS:

Īstenot 2 līmeņu (13 un 18 stundu) mācību programmu

publisko bibliotēku bibliotekāriem „Bibliotēkas interešu

pārstāvniecība”; plānotais apmācīto skaits 1600

Latvijas un ārzemju datu bāzu apmācības un informatīvie

semināri akadēmisko, publisko un skolu bibliotēku

bibliotekāriem; plānotais apmācīto skaits 500

Nacionālā muzeju krājuma kopkataloga informācijas

sistēmas administratoru apmācības; plānotais apmācīto

skaits 111

Nacionālā muzeju krājuma kopkataloga informācijas

sistēmas gala lietotāju – muzeju darbinieku apmācības par

sistēmas lietošanu; plānotais apmācīto skaits 300

Kultūras ministrijas darbinieku apmācības NMKK

sistēmas Muzeju darbības efektivitātes pārraudzības

moduļa izmantošanā; plānotais apmācīto skaits 10

Muzeju darbinieku apmācības digitalizācijas aparatūras

administratora prasmju apguvei; plānotais apmācīto skaits

120.

Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas administratoru

un gala lietotāju apmācības; plānotais apmācīto skaits 250.

Muzeju un vizuālās mākslas nodaļa,

Bibliotēku nodaļa, LNA, KIS, LNB

Kultūras ministrijas darba plāns 2013.gadam

Turpināt ERAF projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas

2.kārta”.

Kultūras informācijas sistēmu centrs, Latvijas

Nacionālā bibliotēka, Latvijas Nacionālais

arhīvs

Kultūras ministrijas darba plāns 2014.gadam

Turpināt ERAF projektu „VVAIS izstrādes un ieviešanas

2.kārta”.

Kultūras informācijas sistēmu centrs, Latvijas

Nacionālā bibliotēka, Latvijas Nacionālais

arhīvs

Nodrošināt VVAIS 2. kārtas ieviešanu un tehnisko

uzturēšanu, ieviest sistēmas ietvaros izveidoto e-

pakalpojumus, turpināt datu ievadi un aktualizāciju sistēmas

pilnvērtīgas darbības nodrošināšanai.

Kultūras informācijas sistēmu centrs, Latvijas

Nacionālā bibliotēka, Latvijas Nacionālais

arhīvs

E-dokumentu glabāšana

44

7.pielikums. Normatīvie akti elektronisko dokumentu pārvaldībā

Nr. Normatīvais akts Normatīvā akta prasības Spēkā no

1 2 3 4

Dokumenta izveide

1. Dokumentu juridiskā

spēka likums

Nosaka prasības dokumenta oriģināla, atvasinājuma

(noraksts, izraksts vai kopija) un dublikāta izstrādāšanai

vai noformēšanai, lai tas iegūtu juridisku spēku.

01.07.2010.

2. 28.09.2010. Ministru

kabineta noteikumi

Nr.916 „Dokumentu

izstrādāšanas un

noformēšanas kārtība”

Nosaka dokumentu noformēšanas prasības un

dokumentu pārvaldes sistēmā ietilpstošos dokumentus un

to grupas.

15.10.2010.

3. Elektronisko dokumentu

likums

Nosaka elektroniskā dokumenta un elektroniskā paraksta

tiesisko statusu.

01.01.2003.

4. 28.06.2005. Ministru

kabineta noteikumi

Nr.473 „Elektronisko

dokumentu

izstrādāšanas,

noformēšanas,

glabāšanas un aprites

kārtība valsts un

pašvaldību iestādēs un

kārtība, kādā notiek

elektronisko dokumentu

aprite starp valsts un

pašvaldību iestādēm vai

starp šīm iestādēm un

fiziskajām un

juridiskajām personām”

Nosaka elektronisko dokumentu izstrādāšanas,

noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtību valsts un

pašvaldību iestādēs un kārtību, kādā notiek elektronisko

dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai

starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām

personām.

02.07.2005.

Dokumentu apstrāde, reģistrācija un uzglabāšana

5. 13.04.2010. Ministru

kabineta noteikumi

Nr.357 „Kārtība, kādā

iestādes sadarbojoties

sniedz informāciju

elektroniskā veidā, kā arī

nodrošina un apliecina

šādas informācijas

patiesumu”

Nosaka kārtību, kādā iestādes sadarbojoties sniedz

informāciju elektroniskā veidā, kā arī nodrošina un

apliecina šādas informācijas patiesumu.

29.04.2010.

6. 06.11.2012. Ministru

kabineta Nr.748

„Dokumentu un arhīvu

pārvaldības noteikumi”

Nosaka dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību

institūcijās, tai skaitā tehniskās prasības dokumentu

glabāšanai institūciju arhīvos.

09.11.2012.

E-dokumentu glabāšana

45

Nr. Normatīvais akts Normatīvā akta prasības Spēkā no

1 2 3 4

Dokumentu izvērtēšana

7. 02.03.2004. Ministru

kabineta noteikumi

Nr.117 „Noteikumi par

elektronisko dokumentu

izvērtēšanas veidu,

saglabāšanas kārtību un

nodošanu valsts arhīvam

glabāšanā”

Nosaka elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu,

saglabāšanas kārtību un termiņu, kādā tie nododami

valsts arhīvam glabāšanā.

06.03.2004.

8. 02.04.2002. Ministru

kabineta noteikumi

Nr.141 „Informācijas

sistēmās esošo

dokumentēto datu un

elektronisko dokumentu

arhivēšanas noteikumi”

Nosaka informācijas sistēmu arhivēšanas tiesiskās,

organizatoriskās un tehniskās pamatprasības, uzkrājot un

glabājot sistēmās elektroniskos dokumentus, kā arī

kārtību, kādā ilgstoši vai pastāvīgi glabājamie

dokumenti, reģistru informācijas resursi vai to daļas

jānodod valsts glabāšanā.

06.04.2002.

(zaudē

spēku

01.07.2010.)

Dokumentu nodošana arhīvam

9. Arhīvu likums Nosaka nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu,

izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu,

īstenojot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību, kā

arī institūciju pienākumus, veicot dokumentu pārvaldību.

01.01.2011.

10. 06.11.2012. Ministru

kabineta noteikumi

Nr.749 „Kārtība, kādā

nodod dokumentus

pastāvīgā valsts

glabāšanā Latvijas

Nacionālajā arhīvā”

Nosaka, kā institūcija nodod dokumentus un uzziņu

sistēmu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā

arhīvā.

09.11.2012.

E-dokumentu glabāšana

46

8.pielikums. Valsts plānošanas dokumentos un tiesību aktos paredzētās aktivitātes elektronisko dokumentu

arhivēšanai

Nr.p.k. Dokuments Dokumentā noteiktās darbības

1 2 3

1.

Elektronisko dokumentu likuma

anotācija

(http://helios-

web.saeima.lv/bin/lasa?LP1017_0,

resurss skatīts: 27.07.2015.)

Anotācija50

noteikts, ka:

- likums veicinās jaunu informācijas tehnoloģiju izmantošanu valsts pārvaldes sektorā tiesisko darbību veikšanai, kas

ievērojami uzlabos valsts sniegto pakalpojumu kvalitāti un palielinās efektivitāti tiesisko jautājumu risināšanā.;

- elektronisko dokumentu izmantošana dos iespēju iesniegt un saņemt dokumentus valsts un pašvaldību iestādēs

elektroniskā veidā, tādējādi ietaupot laiku un līdzekļus, vienkāršos administratīvo procedūru kārtošanu;

- samazinoties papīra dokumentu plūsmai, ar laiku varētu tikt samazināts ierēdņu skaits.

2.

Arhīvu likuma koncepcija

(apstiprināta ar Ministru kabineta

11.02.2004. rīkojumu Nr.102 „Par

Arhīvu likuma koncepciju”)

Arhīvu likuma koncepcija51

, uz kuras pamata izstrādāts Arhīvu likums, jau 2004.gadā paredzēja:

- dokumentu apritē līdztekus tradicionālajiem informācijas nesējiem arvien nozīmīgāku vietu ieņem elektroniskie

dokumenti, palielinās nepieciešamība nodrošināt elektroniskās informācijas saglabāšanu un izmantošanu;

- nerisinot pastāvošās problēmas, sabiedrībai nebūs bez maksas pieejami dokumenti, kas veidojas, īstenojot

programmas e-Latvija un e-pārvalde;

- arhīvu darbības modeļa izstrādē jāņem vērā Latvijas e-pārvaldes koncepcija un Elektronisko dokumentu likums.

3.

Latvijas e-pārvaldes koncepcija

(apstiprināta ar Ministru kabineta

11.09.2002. rīkojumu Nr.496 „Par

Latvijas e-pārvaldes koncepciju”)

Latvijas e-pārvaldes koncepcija52

, kas tika pieņemta 2002.gadā un kuras mērķis ir paust valdības nostāju (politiku) e-

pārvaldes sakarā un apliecināt valdības gatavību īstenot izvirzītos uzdevumus, paredzēja:

- Latvijas valdība par prioritāru uzdevumu (misiju) izvirza valsts pārvaldes modernizācijas jeb e-pārvaldes izveides

programmas īstenošanu, nodrošinot sabiedrisko pakalpojumu kvalitātes un efektivitātes uzlabošanu;

- e-pārvaldes izveides konkrētie mērķi ir pakāpeniska sabiedrisko pakalpojumu sniegšanas elektronizācija līdz

2007.gadam;

- lai sabiedrisko pakalpojumu sniegšana, izmantojot internetu un nākotnē citus elektroniskos saziņas līdzekļus, vispār

būtu iespējama (nepieciešamie priekšnoteikumi), ir nepieciešama likumdošanas bāzes izveide un dokumentu

arhivēšanas jautājumu atrisināšana – tas ir arī tehnisks jautājums (elektronisko dokumentu glabāšanai arī ir

nepieciešami resursi, tie ir jāarhivē, jānodrošina piekļuve tiem utt.).

4.

Elektroniskās pārvaldes attīstības

programma 2005.-2009.gadam

(apstiprināta ar Ministru kabineta

29.09.2005. rīkojumu Nr.623)

Elektroniskās pārvaldes attīstības programma 2005.-2009.gadam53

, kas izstrādāta, pamatojoties uz Latvijas e-pārvaldes

koncepciju, paredz:

- viens no principiem, kas jāievēro, veicot ar šīs programmas ieviešanu saistītos pasākumus, ir, ka elektroniskie valsts

pārvaldes pakalpojumi ir droši, t.sk. iedzīvotājiem ir elektroniski pieejama informācija par sevi;

E-dokumentu glabāšana

47

Nr.p.k. Dokuments Dokumentā noteiktās darbības

1 2 3

- jāuzlabo esošās informācijas sistēmas, jo programmas izstrādes laikā identificētas būtiskas problēmas esošajās valsts

informācijas sistēmās, t.sk. arhīvu informācijas sistēmā – novecojusi, nespēj pieņemt elektroniskos dokumentus un

sniegt arhīva saturu tiešsaistē. Esošo sistēmu uzlabošana tiek veikta, balstoties uz attiecīgās nozares politikas

prioritātēm;

- VVAIS jāizveido (jāattīsta) līdz 2006.gada decembrim.

5.

Ziņojumi par „Elektroniskās

pārvaldes attīstības programmas

2005.-2009.gadam” īstenošanas

gaitu

Analizējot ziņojums par minētās attīstības programmas īstenošanas gaitu, konstatēts:

- līdz 2007.gada 1.jūlijam ir sagatavots informatīvais ziņojums par valsts informācijas sistēmu attīstības projektiem un

par priekšlikumiem to attīstībai, norādot problēmas un priekšlikumus to risināšanai54

. Minētajā informatīvajā

ziņojumā55

norādīts, ka vēl norit ERAF projekta „Vienotā valsts arhīvu informācijas sistēma” norise, kurā paredzēts

nodrošināt valsts arhīvu resursu pieejamību sabiedrībai, kā arī valsts un pašvaldību iestāžu elektronisko dokumentu

un datu uzkrāšanu un saglabāšanu (finansējums 1 398 256 euro);

- līdz 2008.gada 1.jūlijam ir veikta56

elektronisko dokumentu glabātavas pilnveidošana (piegādāts seifs datu nesēju

glabāšanai, uzstādīta mikroklimata uzturēšanas sistēma), kā arī VVAIS ietvaros nodrošināta elektronisko dokumentu

pieņemšana un glabāšana. Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvā esošā Elektronisko dokumentu nesēju

glabātava ir vienīgā valsts elektronisko dokumentu krātuve Latvijā, kas nodrošina elektronisko dokumentu

pieņemšanu valsts glabāšanā, uzskaiti, saglabāšanu un pieejamību57

.

6.

Elektroniskās pārvaldes attīstības

plāns 2011.–2013.gadam

(apstiprināts Ministru kabineta

17.05.2011. sēdē, Nr.31, 40.§)

Elektroniskās pārvaldes attīstības plāns 2011.–2013.gadam58

, lai turpinātu e-pārvaldes attīstību un lai nodrošinātu

elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.-2009.gadam pēctecību, paredz, ka valsts informācijas sistēmu un IKT

infrastruktūras attīstības ietvaros līdz 2012.gada otrajam ceturksnim ERAF projekta „Vienotās valsts arhīvu informācijas

sistēmas izstrādes un ieviešanas 2.kārta” ietvaros tiks veikta VVAIS attīstība (t.sk. elektronisko datu un dokumentu

saglabāšana un pieejamības nodrošināšana, jaunu moduļu un funkcionalitātes pilnveidošana). Publiski pieejamos resursos

nav atrodami ziņojumi vai pārskati par šī plāna faktisko izpildi.

7.

Informācijas sabiedrības attīstības

pamatnostādnes 2014.-2020.gadam

(apstiprinātas ar Ministru kabineta

14.10.2013. rīkojumu Nr.468)

Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnes 2014.-2020.gadam59

vēl joprojām paredz:

- informācijas sabiedrības attīstībai svarīgs aspekts ir uzticēšanās elektroniskai videi, kuru kavē arī neziņa un

neizpratne par elektronisko datu, t.sk. elektronisko dokumentu, ilgstošas glabāšanas iespējām. Nav skaidrs, kā nodot

elektroniskos datus arhīvā, līdz ar to tiek traucēta arī e-pakalpojumu attīstība kopumā;

- lai veicinātu sabiedrības iekļaušanos informācijas sabiedrībā, radot uzticību elektroniskajai videi, jānodrošina

praktiski funkcionējoša un ērta elektronisko datu ilgstošas glabāšanas iespēja, tādējādi mazinot sabiedrības neziņu un

neuzticību e-dokumentiem un e-pakalpojumiem. Jāizvērtē iespēja pilnveidot ar elektronisko datu arhivēšanu saistīto

tiesisko regulējumu un jāveicina praktiskā sadarbība ar LNA.

8.

Valsts kultūrpolitikas vadlīnijas

2006.-2015.gadam

(apstiprinātas ar Ministru kabineta

Valsts kultūrpolitikas vadlīnijās 2006.-2015.gadam, kas nosaka kultūras jomas prioritātes un stratēģiskos mērķus, kā viens

no vidēja termiņa prioritārajiem uzdevumiem60

ir KM veidot mūsdienīgu, uz zināšanu sabiedrības vajadzībām orientētu

arhīvu sistēmu, t.sk. nodrošināt elektronisko dokumentu pieņemšanu un saglabāšanu.

E-dokumentu glabāšana

48

Nr.p.k. Dokuments Dokumentā noteiktās darbības

1 2 3

18.04.2006. rīkojumu Nr.264)

9.

Valsts kultūrpolitikas vadlīniju

2006.-2015.gadam starpposma

novērtējums

Valsts kultūrpolitikas vadlīniju 2006.-2015.gadam starpposma novērtējumā 2012.gadā KM norāda61

, ka elektronisko

dokumentu pieņemšana un glabāšana valstī tiek realizēta uz Valsts kinofotofonoarhīva bāzes veidotajā glabātavā, kā arī

turpinās darbs pie VVAIS izstrādes un situācija kopumā vērtējama kā pozitīva.

10. KM darbības stratēģija 2007.-

2009.gadam

KM darbības stratēģijā 2007.-2009.gadam62

kā jauna politikas iniciatīva tika paredzēta e-pārvaldes mērķu sasniegšana un

digitālo dokumentu pieejamība, arhīvu sistēmas modernizācija (arhīvu sistēmas funkciju nodrošināšana atbilstoši

informācijas sabiedrības vajadzībām un pieņemto normatīvo aktu prasībām, kā rezultātā sabiedrībai būs pieejami e-

pakalpojumi un uzlabosies arhīva darba kvalitāte).

11. Kultūras ministrijas darba plāni

2010.-2014.gadam

Kultūras ministrijas ikgadējos darba plānos63

katru gadu kopš 2010.gada elektronisko dokumentu arhivēšana atsevišķi

netiek izcelta, bet tiek paredzēts, ka ir jāīsteno VVAIS 2.kārta un LNA ir jāsniedz iestādēm metodiskā palīdzība un

konsultācijas, jāsagatavo informatīvie materiāli, jānodrošina dokumentu saglabāšana LNA atbilstoši piešķirtajam

finansējumam, kā arī jāveic valsts institūciju arhīvu un dokumentu pārvaldības uzraudzība un kontrole.

12. Satiksmes ministrijas informatīvie

ziņojumi

SM savos informatīvajos ziņojumos 2011. un 2012.gadā par e-paraksta ieviešanas gaitu norāda:

- iestādes vērš uzmanību64

uz elektronisko dokumentu arhivēšanas risku, kas kavē sekmīgu un drošu elektronisko

dokumentu pārvaldības attīstību un liek būt piesardzīgiem attiecībā uz plašu ar e-parakstu parakstītu dokumentu apriti

valsts pārvaldē. LNA kapacitāte metodiskā darbā ar elektronisko dokumentu arhivēšanu rada šaubas par iestāžu

nepieciešamajiem papildu resursiem elektronisko dokumentu arhivēšanas procesa nodrošināšanai;

- daudzi valsts sektorā izvairās lietot e-dokumentus65

, jo nezina, kā tos nodot LNA, bet pats arhīvs nespēj noteikt, kā

tiks nodrošināta elektronisko dokumentu arhivēšana, saglabāšana un atvēršana pēc daudziem gadiem.

E-dokumentu glabāšana

49

9.pielikums. VVAIS projektā realizējamie e-pakalpojumi

Nr. E-pakalpojums Apraksts66

Pakalpojumi sabiedrībai

1. Arhīva izziņu sociālos un

tiesiskos jautājumos

pasūtīšana un saņemšana

LNA izsniedz sociāli tiesiskās izziņas par darbu, mācībām, dienestu

bruņotajos spēkos, īpašumu piederību, civilstāvokļa aktiem u.c.

2. Arhīva izziņas pasūtīšana

un saņemšana

Juridiskām un fiziskām personām tiek izsniegtas arhīva izziņas,

dokumentu kopijas, arhīva dokumentu izraksti un noraksti Latvijas

sabiedriskās, politiskās, ekonomiskās un kultūras vēstures, dzimtas un

cilvēkvēstures jautājumos.

3. Audiovizuālo, skaņas un

foto dokumentu kopiju

saņemšana

LNA izsniedz juridiskām un fiziskām personām arhīvā glabāto

audiovizuālo, skaņas un foto dokumentu kopijas.

4. Papīra dokumentu kopiju

pasūtīšana un saņemšana

LNA izsniedz juridiskām un fiziskām personām arhīvā glabāto

dokumentu kopijas.

5. Atļaujas saņemšana

darbam lasītavā

Fiziska persona, kas vēlas iepazīties ar arhīva dokumentiem LNA

lasītavās, reģistrējas un saņem atļauju.

6. Dokumentu pasūtīšana

darbam lasītavā

Pētnieks, kas saņēmis atļauju darbam LNA lasītavās, var pasūtīt arhīva

dokumentus darbam lasītavā uz konkrētu laiku.

Pakalpojumi iestādēm

7. Arhīva konsultāciju

pieprasīšana un

saņemšana

LNA sniedz konsultācijas dokumentu un arhīvu pārvaldības

jautājumos arhīva uzraudzībā esošajām valsts un pašvaldību

institūcijām.

8. Dokumentu klasifikācijas

shēmu un glabāšanas

termiņu saskaņošana

LNA uzraudzībā esošās valsts un pašvaldību institūcijas saskaņo ar

arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas un dokumentu glabāšanas

termiņus.

9. Aprakstīšanas shēmas un

dokumentu aprakstu

izstrādāšana un

saskaņošana

LNA uzraudzībā esošās valsts un pašvaldību institūcijas, izmantojot

VVAIS funkcionalitāti, izstrādā dokumentu aprakstīšanas shēmas un

dokumentu aprakstus un saskaņo tos ar arhīvu.

10. Nodošanas-pieņemšanas

aktu sagatavošana

dokumentu nodošanai

arhīvā

LNA uzraudzībā esošas valsts un pašvaldību institūcijas sagatavo

arhīvam nododamo dokumentu sarakstus un dokumentu nodošanas-

pieņemšanas aktu.

11. Elektronisko dokumentu

nodošana arhīvā

LNA uzraudzībā esošās valsts un pašvaldību institūcijas elektroniskos

dokumentus un dokumentus, kuros ietverto informāciju veido attēls vai

skaņa, nodod pastāvīgā valsts glabāšanā LNA piecus gadus pēc to

radīšanas.

E-dokumentu glabāšana

50

10.pielikums. Infografika

E-dokumentu glabāšana

51

Saraksts ar atsaucēm 1 www.arhivi.lv/sitedata/ZURNALS/zurnalu_raksti/Valda_Petersone.pdf .

2 VARAM pētījumi „Par ministriju un to padotības iestāžu dokumentu aprites procesiem 2011.gadā” un

„Dokumentu aprites procesi valsts pārvaldē 2010.gadā”

(http://www.varam.gov.lv/lat/publ/petijumi/pet_Eparv/?doc=17673, resurss skatīts 06.05.2015.).

3 Interneta resurss: http://www.km.gov.lv/lv/nozares_info/arhivi.html (resurss skatīts 29.07.2014.).

4 Arhīvu likuma 1.pants, 6.panta pirmā un otrā daļa.

5 Arhīvu likuma 8.pants.

6 LNA skaidrojums „Dokumentu glabāšanas termiņi” (interneta resurss skatīts: 15.09.2015.

https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=579&mainId=269). 7 Elektronisko dokumentu likuma 1.panta trešā daļa.

8 VARAM 17.11.2011. „Elektronisko dokumentu noformēšanas un aprites vadlīniju” 1.1.apakšpunkts.

(http://www.varam.gov.lv/lat/publ/met/?doc=13575, resurss skatīts:224.07.2015.)

9 Elektronisko dokumentu likuma 3.panta piektā daļa.

10 Arhīvu likuma 6.panta otrā daļa, Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumu Nr.117 „Noteikumi par

elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”

18.punkts.

11 „Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādņu 2014.–2020.gadam (informatīvā daļa)” 5.7.3.sadaļa.

(apstiprinātas ar Ministru kabineta 2013.gada 14.oktobra rīkojumu nr.486)

12 Ministru kabineta 28.12.2010. noteikumu Nr.1234 „Latvijas Nacionālā arhīva nolikums” 3.punkts.

13 Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumu Nr.748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 2.2.

apakšpunkta un 43.punkts.

14 LNA 21.05.2013. reglaments Nr.4 „Latvijas Nacionālā arhīva Dokumentu un arhīvu pārvaldības

ekspertu komisijas reglaments”.

15 Dokumentu glabāšanas termiņi un paraugnomenklatūras (resurss skatīts 24.07.2015.

https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=466&mainId=127). 16

Interneta resurss: https://visr.eps.gov.lv/visr/default.aspx?action=2&type=8 (resurss skatīts

22.05.2015.).

17 Latvijas Nacionālā arhīva 01.12.2014. rīkojums Nr.86 „Par Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienību

2014.gada pārskata un 2015.gada darba plāna iesniegšanu”.

18 Interneta resurss: https://visr.eps.gov.lv/visr/default.aspx?action=2&type=8 (resurss skatīts

22.05.2015.).

19 Arhīvu likuma 8.panta pirmā daļa.

20 Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas „Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu

saraksts” (apstiprināts: 27.12.1996., zaudējis spēku 01.01.2006.), LNA 01.07.2013. rīkojums Nr.74 „Par

personāla tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksta apstiprināšanu”, LNA 20.11.2014.

rīkojums Nr.78 „Par grāmatvedības tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksta

apstiprināšanu”.

21 Arhīvu likuma 6.panta otrā daļa, Ministru kabineta 02.03.2004. noteikumu Nr.117 „Noteikumi par

elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”

18.punkts.

22 LNA Pieprasījumu reģistrs 2012, LNA Pieprasījumu reģistrs 2013, LNA Pieprasījumu reģistrs 2014.

23 LNA 07.04.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.

24 Intervijas 23.04.2015. Tiesu administrācijā, 27.04.2015. Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē,

29.04.2015. Valsts ieņēmumu dienestā, 06.05.2015. Uzņēmumu reģistrā.

E-dokumentu glabāšana

52

25

Arhīvu likuma 6.panta 1., 2. un 3.daļa, Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumu Nr.749 „Kārtība, kādā

nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā” 30. un 32.pants.

26 31.08.2012. Latvijas Nacionālā arhīva saskaņotā Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīva

reglamenta 23.5. apakšpunkts.

27 LNA 2014.gada publiskā pārskata 5.sadaļa „Personāls” (interneta resurss:

http://www.arhivi.lv/index.php?&26, resurss skatīts: 24.07.2015.).

28 LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.

29 Rīgas domes Izglītības, kultūras un sporta departamenta, Pārtikas un veterinārā dienesta, Sējas novada

pašvaldības, Rīgas pašvaldības sabiedrības ar ierobežotu atbildību „Rīgas nami” (reģ.nr. 40003109638) ,

Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas, Studiju un zinātnes administrācijas, Augstākās

tiesas, Valsts vides dienesta Lielrīgas reģionālās vides pārvaldes, Latvijas Zinātņu akadēmijas,

Konkurences padomes, Labklājības ministrijas, Rīgas brīvostas pārvaldes, Sociālās aprūpes centra „Stella

Maris”, Ķekavas novada pašvaldības, Valsts ieņēmumu dienesta, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes,

Tiesu administrācijas, Valsts sociālās aprūpes centra „Rīga”, Rīgas apgabaltiesas zvērināta notāra, Valsts

asinsdonoru centra, Rīgas Stradiņa Universitātes, valsts akciju sabiedrības „Latvijas dzelzceļš” (reģ.nr.

40003032065), valsts aģentūras „Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra”, Uzņēmumu reģistra, Rīgas

domes, Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienesta, Veselības inspekcijas, Latvijas Bankas, Lauku

atbalsta dienesta, akciju sabiedrības „Sadales tīkls” (reģ.nr. 40003857687), Valsts darba inspekcijas un

sabiedrības ar ierobežotu atbildību „Lattelecom” (reģ.nr. 40003052786) lietu nomenklatūras (ar LNA

saskaņotas laikā no 2013.gada līdz 2015.gadam).

30VARAM pētījums „Par ministriju un to padotības iestāžu dokumentu aprites procesiem 2011.gadā”,

pētījums „Dokumentu aprites procesi valsts pārvaldē 2010.gadā”

(http://www.varam.gov.lv/lat/publ/petijumi/pet_Eparv/?doc=17673, resurss skatīts 06.05.2015.).

31 LNA 31.03.2015. e-pasta vēstule „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.

32 LNA 13.03.2015. e-pasta vēstule „Pārskati par VIS izvērtēšanu un dokumentu glabāšanas izmaksām”.

33 Ministru kabineta 28.12.2010. noteikumu Nr.1234 „Latvijas Nacionālā arhīva nolikums” 3.punkts.

34 Pamatlīdzekļa uzskaites kartītes Nr.NL0025, NL0086, NL0108.

35 SIA „Corporate Solutions” (reģ.nr. 40003861875) 25.10.2013. akcepttestu protokols „VVAIS

informācijas pārvaldības un piekļuves risinājuma funkcionālo prasību akcepttestēšana”; 24.10.2013.

akcepttestu protokols „VVAIS informācijas saņemšanas un uzglabāšanas risinājuma funkcionālo prasību

akcepttestēšana”.

36 SIA „IT Sistēmas” 2006.gada „Valsts vienotā arhīvu informācijas sistēmas „Sistēmas darbības

koncepcijas versija 2.0”” 3.2 sadaļa „Nepieciešamo izstrāžu apraksts”, 3.2.1.10. sadaļa „Datu migrācija

no eksistējošām sistēmām” un 4.1. sadaļa „Programmatūras izstrādes organizācija”.

37 LNA 09.06.2015. rīkojums Nr.LV_LNA-1.4.2./51-2015 „Par institūciju datu pārbaudi un aktualizēšanu

Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā".

38 LNA 17.09.2015. e-pasts “FW: Papildus informācija: e-pakalpojumi”.

39 11.01.2013. Papildu vienošanās Nr.227.5.3-1/2010/ERAF/VVAIS/2 pie 2010.gada 20.augusta

patapinājuma līguma Nr.227.5.3-1/2010/ERAF/VVAIS.

40 06.11.2009. sadarbības līgums starp LNA un KISC Nr.227.5.1-2/2009/ERAF/VVAIS.

41 20.08.2010. patapinājuma līgums starp KISC un Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekciju Nr.227.5.3-

1/2010/ERAF/VVAIS un papildu vienošanās, noslēgtas 01.09.2011., 11.01.2013., 06.01.2014.

42 Kultūras ministrijas 11.09.2015. vēstule Nr.2.1.4/2505 „Par Revīzijas ziņojuma projektu revīzijas lietā

Nr.2.4.1/2505”.

43 Ministru kabineta 02.12.2014. noteikumu Nr.737 „Attīstības plānošanas dokumentu izstrādes un

ietekmes izvērtēšanas noteikumi” 56.punkts, Valsts pārvaldes iekārtas likuma pirmais pants.

44 LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.

E-dokumentu glabāšana

53

45

LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.

46 LNA 31.03.2015. e-pasts „Re: Nepieciešamā informācija revīzijas ietvaros”.

47 LNA 29.04.2015. e-pasts „Re: Par informācijas sniegšanu” un 25.05.2015. e-pasts „Re: Par

informācijas nepieciešamību”.

48 LNA 13.03.2015. e-pasta vēstule „Pārskati par VIS izvērtēšanu un dokumentu glabāšanas izmaksām”.

49 LNA 07.04.2015. e-pasts „Re: no arhīva”.

50 Tieslietu ministrijas tiesību akta projekta „Elektronisko dokumentu likums” anotācija.

51 Kultūras ministrijas „Arhīvu likuma koncepcijas Informatīvā daļa” (apstiprināts ar Ministru kabineta

11.02.2004. rīkojumu Nr.102 „Par Arhīvu likuma koncepciju”).

52 „Latvijas e-pārvaldes koncepcijas” (apstiprināta ar Ministru kabineta 11.09.2002. rīkojumu Nr.496 „Par

Latvijas e-pārvaldes koncepciju”) 1.1.7., 3.4.1., 4.1.2., 4.2.2., 5.6.4.2., 5.7.1., 5.7.1.1., 5.7.2.1.punkts.

53 „Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.-2009.gadam” (apstiprināta ar Ministru kabineta

29.09.2005. rīkojumu Nr.623) 6., 7.8., 8., 11.punkts.

54 IUMEPLS 14.12.2007. Informatīvā ziņojuma „Par Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.

– 2009.gadam izpildes gaitu” 8.punkts.

55 IUMEPLS 24.09.2007. Informatīvais ziņojums „Par īstenotajiem valsts informācijas sistēmu attīstības

projektiem un par priekšlikumiem valsts informācijas sistēmu attīstībai” (pieņemts zināšanai Ministru

kabineta 16.10.2007. sēdē, Nr.58, 28.§).

56 IUMEPLS 11.12.2008. Informatīvais ziņojums „Par Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas

2005. – 2009.gadam izpildes gaitu”.

57 RAPLM 23.03.2010. „Elektroniskās pārvaldes attīstības programmas 2005.-2009.gadam izpildes

novērtējuma ziņojums” (pieņemts zināšanai Ministru kabineta 23.03.2010. sēdē, Nr.15, 51.§).

58 VARAM 25.05.2011. „Elektroniskās pārvaldes attīstības plāns 2011.–2013.gadam” (apstiprināts

Ministru kabineta 17.05.2011. sēdē, Nr.31, 40.§).

59 VARAM 14.10.2013. „Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnes 2014.–2020.gadam

(informatīvā daļa)” (apstiprinātas ar Ministru kabineta 14.10.2013. rīkojumu Nr.468).

60 Kultūras ministrijas ilgtermiņa politikas pamatnostādņu „Valsts kultūrpolitikas vadlīnijas 2006.-

2015.gadam. Nacionāla valsts” 6.5.nodaļa (apstiprinātas ar Ministru kabineta 18.04.2006. rīkojumu

Nr.264).

61 Kultūras ministrijas „Valsts kultūrpolitikas vadlīnijas 2006.-2015.gadam. Nacionāla valsts. Starpposma

novērtējums”, 5.5., 5.5.1., 5.5.2.nodaļa.

62 Kultūras ministrijas „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darbības stratēģija 2007. – 2009.gadam”.

63 Kultūras ministrijas 12.05.2014. „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2014.gadam”,

Kultūras ministrijas 15.03.2013. „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2013.gadam”,

Kultūras ministrijas „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2012.gadam”, Kultūras

ministrijas „Latvijas Republikas Kultūras ministrijas darba plāns 2010.-2011.gada 1.pusei”.

64 Satiksmes ministrijas 13.11.2012. informatīvais ziņojums „Par priekšlikumiem elektroniskā paraksta

plašākas lietošanas nodrošināšanai” (pieņemts zināšanai Ministru kabineta 11.12.2012. sēdē, Nr.70, 41.§).

65 Satiksmes ministrijas 22.02.2011. informatīvais ziņojums „Par eParaksta praktiskās ieviešanas reālo

situāciju un problēmām tā ieviešanā” (pieņemts zināšanai Ministru kabineta 22.02.2011. sēdē, Nr.11,

67.§).

66 06.02.2014. vienošanās Nr.3DP/3.2.2.1.1/08/IPIA/IUMEPLS/016 grozījumu Nr.8 1.pielikuma 2.10.

sadaļa „Aprakstīt projekta ietvaros izveidoto/uzlaboto e-pakalpojumu”.