Dokumentu un uzdevumu vadības sistēma – priekšnosacījums modernam un nepārtrauktam

iestādes darbam

Vita Viese

RIX Technologies komercdirektore

Tendences

80000 eID 7 mēnešos

Dokumentu skaits

70% iedzīvotāju 1x nedēļā lieto internetu

Mainās paradumi

Palielinās pieejamība

Pieaug elektroniskā informācijas apmaiņa

E-paraksta viedkartes Virtuālais e-paraksts Mobilais ID

Vairums lieto sociālos tīklus Viedtālruņi, planšetes uc. mobilās ierīces

Pieaug informācijas apjoms

Mūsdienīgs uzņēmums

Finanšu uzskaites sistēma

Mājas lapa

71% uzņēmēju uzskata, ka nepieciešamas inovācijas uzņēmuma konkurētspējas uzlabošanai

Fakti

Realitāte: iekšējo procesu sakārtotība

Aktivitātes sociālajos tīklos

ERP, CRM risinājumi

70-90% uzņēmēju nav plānojuši tuvākajā laikā investēt IT

Mīts: Mūsdienīgu uzņēmumu raksturo

Dokumentu vadības sistēma

71%

70-90%

Kā mēdz notikt dokumentu apstrāde un potenciālie riski

Papīra reģistrācija un aprite

Reģistrācija Excel failos

Dokumentu saglabāšana failu sistēmā

Saglabāšana e-pastu folderos

Vienkāršas dokumentu reģistrācijas sistēmas

Kas kavē ieviest inovācijas?

Augstākas prioritātes ir:

• Klienti,

• Partneri

• Piegādātāji

• Valsts iestādes

Laika trūkums

Pretestība pret izmaiņām

Motivācijas trūkums

Dokumentu

pārvaldība Dokumentu

reģistrācija

Dokumentu vadības sistēma Namejs

Sanāksmju

vadība Sanāksmju doku-

menti, kopdarbs

Dokumentu

aprite Uzdevumi,

to plūsmas

Notikumu

kalendārs Tikšanās plāni,

apmeklētāji

Ievadlapa Lietotāja

darba vide

Ko var palīdzēt dokumentu vadības sistēma?

Lietotāju vajadzības

Samazināt izmaksas

Nodrošināt attālinātu iestāžu kopdarbību

Būt pirmajiem tirgū, operatīvi pieņemt lēmumus

Aizsargāt un kontrolēt savu informāciju

Sakārtot sanāksmju dokumentus

Nekavēt izpildes termiņus

Risinājums ar DVS Namejs

Mainīt papīra dokumentu apriti pret elektronisku (izdrukas, pasts, aprite)

Vienā DVS strādā vairākas iestādes: sadarbība un autonoms darbs

Ar internetu strādāt no jebkuras vietas, operatīvi saskaņot jautājumus

Skaidra lēmumu pieņemšana, visas darbības atsekojamas

Ieviest sanāksmju elektronisko vadību, strādāt attālināti

Dokumentu un uzdevumu kontrole

Ieteikumi inovāciju ieviešanai

DVS nav burvju nūjiņa, kas visu sakārtos

DVS ir rīks, ar kura palīdzību realizē izmaiņas

Nepieciešama visu darbinieku iesaiste

Apmācība, apmācība, apmācība

Darbinieki ir dažādi un nepieciešama dažāda pieeja

Video

Ķekavas novada domes piemērs, kā iestāde sakārtojusi savu darba vidi

Jautājumi?

vita.viese@rixtech.lv

www.namejs.lv

www.rixtech.lv