Vademecum per la ricerca e la condivisione dei documenti ... ricerca documenti in... · Ecco di seguito la tabella delle corrispondenze degli Indici di ricerca, utile per configurare

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VADEMECUM PER L’ACCESSO AD ARCHIFLOW WEB, LA RICERCA DEI DOCUMENTI E LA LORO

CONDIVISIONE del 29/06/2017

INDICE

Paragrafo 1) Introduzione

Paragrafo 2) Configurare Archiflow al primo accesso

Paragrafo 3) Workspace – i documenti in visibilità con notifica

Paragrafo 4) Cercare i documenti

Paragrafo 5) Condividere i documenti

Paragrafo 6) Estrarre i risultati di una ricerca

Paragrafo 7) Uscire correttamente dal sistema


1. INTRODUZIONE

In adeguamento al DPR 445/00 ed al Codice dell’Amministrazione Digitale, l’Ateneo ha adottato il

protocollo informatico a partire dal primo gennaio 2016. Il sistema gestionale selezionato è

Archiflow della casa SIAV.

Una delle conseguenze di tale cambiamento sarà, fin da subito e per tutte le strutture, il fatto che

le PEC ricevute dall’Ateneo su [email protected] non verranno più inviate su carta agli uffici

competenti ma saranno loro girate in digitale sul gestionale documentale.

Il presente vademecum vuole essere d’ausilio alla ricerca dei documenti.


2. CONFIGURARE ARCHIFLOW AL PRIMO ACCESSO

Aperto Archiflow, inserendo le proprie credenziali, l’utente troverà la seguente schermata:

Al primo accesso, Archiflow va configurato. Per farlo, portarsi su “Impostazioni” e selezionare

“Config.”.

Si aprirà il pannello per la configurazione:


L’utente si accerterà che siano selezionate le caselle come segue:

Per una migliore visualizzazione dei documenti, si consiglia, inoltre, di spuntare anche l’opzione

“Usa il precedente visualizzatore”.

3. WORKSPACE - I DOCUMENTI IN VISIBILITÀ CON NOTIFICA

Vi sono due modi per condividere i documenti, con notifica e senza notifica.

Se i documenti sono condivisi con notifica, essi saranno visibili in Workspace. Per accedervi,

basterà cliccare su “Workspace” nel menù “Home”, sezione “Comunicazioni”, come mostrato di

seguito…


Si aprirà il pannello per gestire le eventuali cassette postali associate ad Archiflow ma soprattutto

il pannello per vedere i documenti condivisi con notifica al proprio ufficio o alla propria utenza.

Per vedere i documenti condivisi con notifica, basterà cliccare su documenti nella sezione

“Cassetta p. int.”. Si aprirà una schermata con l’elenco dei documenti condivisi con notifica…


Per capire, a prima vista e senza dover aprire la scheda documentale, se il documento rintracciato

è di proprio interesse può esser utile configurare la tabella dei documenti rintracciati.

Per farlo, basterà cliccare con il tasto destro del mouse nella parte superiore della tabella dei

documenti rintracciati.

Si aprirà un menù con due opzioni: “Colonne” e “Tipo ordinamento”. Posizionandosi su “Colonne”,

apparirà l’elenco dei metadati come di seguito mostrato:

È consigliabile, per riuscire a capire quale sia il contenuto del documento registrato senza aprire la

scheda, attivare il campo “Oggetto” spuntando la casellina accanto a tale voce.

Inoltre, le colonne possono essere traslate come si desidera.

Basterà a questo proposito cliccare con il tasto sinistro in corrispondenza della colonna che si vuole

spostare e trascinarla dove si vuole, come qui mostrato:

Configurata la tabella come si desidera, questa configurazione andrà salvata cliccando sul simbolo

del dischetto in corrispondenza della freccia rossa.


Ecco di seguito la tabella delle corrispondenze degli Indici di ricerca, utile per configurare al

meglio la griglia del workspace che mostra i documenti in visibilità oppure la griglia che mostra il

risultato della ricerca (v. paragrafo 4):

Torniamo ora alla schermata dei documenti condivisi con notifica in Workspace:


Per visualizzare la scheda documentale relativa al documento desiderato, basterà cliccare sopra la

relativa stringa con il tasto sinistro del mouse. Una volta nella scheda documentale, per

visualizzare il documento, basterà accedere alla sezione documento.

4. CERCARE I DOCUMENTI

Come detto, i documenti possono essere stati sia condivisi con notifica, sia condivisi senza

notifica.

In quest’ultimo caso, tali documenti non saranno immediatamente visibili in “Workspace” ma

andranno ricercati a cura dell’utente.

Per cercare un documento, cliccare su “Cerca” nel menù “Home”, sezione “Schede”.


Si aprirà la schermata per la ricerca dei documenti, come mostrato di seguito:

La schermata di ricerca permette di impostare numerosi parametri.

Si richiama l’attenzione sulla sezione di sinistra. Qui sono elencati gli Archivi: Protocollo Generale

riguarda i documenti in entrata, uscita o tra uffici dell’Ateneo; Repertori riguarda i documenti

soggetti a registrazione particolare come, ad esempio, contratti, convenzioni, decreti, delibere,

verbali e circolari.

Selezionando un Archivio ed un Tipo Documento, la schermata di ricerca sarà più efficace

poiché saranno richiamati gli esatti campi di cui si compone la scheda documentale del “Tipo

documento”.


Nel caso non si dispongano di tali informazioni, potrà essere sempre lanciata una ricerca

“Generica”. Per visualizzare la schermata per la ricerca generica, cliccare su “Generica”.

Si aprirà questa schermata:

La ricerca generica permette di lanciare una ricerca sulla base di una parola chiave che sia stata

precedentemente inserita in qualsiasi campo delle schede documentali create nell’Archivio

selezionato. Per selezionare l’Archivio in cui lanciare la ricerca, cliccare su uno di quelli elencati

sulla sinistra della schermata di ricerca: sarà evidenziato in blu


Selezionato l’Archivio in cui lanciare la ricerca generica, andrà digitata una parola chiave, una

qualsiasi di quelle parole precedentemente inserite in fase di registrazione del documento.

Per inserire la parola chiave, digitarla nel campo “Dato Generico”, come mostrato. Nel caso, è

stata digitata la parola “Fattura PA”.

Dopo aver impostato i parametri di ricerca, cliccare su “Trova” in alto a sinistra.


Ecco il risultato di una ricerca generica impostata con il parametro “Fattura PA”:

Si fa, però, presente che il risultato della ricerca potrà cambiare da utente ad utente. Infatti, ogni

utente ha visibilità su quei documenti che sono stati condivisi con lui o con il suo ufficio oppure su

quei documenti che avrà registrato personalmente.

Qualora, infine, non ci si ricordi nessuna delle parole chiave precedentemente inserite in fase di

registrazione di un documento, si potrà lanciare una ricerca generica impostando delle date di

riferimento. In questo caso, sarà possibile lanciare una ricerca sulla base della data o della forbice

di date in cui si ritiene sia stato registrato un documento. Per farlo, portarsi nella schermata della

ricerca generica, come mostrato a pagina 9, ed impostare le date del periodo scelto attraverso i

campi Data Protocollo:


5. CONDIVIDERE I DOCUMENTI

Può accadere che non venga data la corretta visibilità ai documenti. Questo dipende dal fatto

che i documenti non sono stati “condivisi” correttamente.

Nella logica di Archiflow, infatti e come riportato anche nel Vademecum per la protocollazione

dei documenti cui si rimanda per completezza, “condividere” un documento significa dare ad un

determinato ufficio la visibilità dello stesso.

Nel caso in cui un documento non sia stato correttamente condiviso, è buona norma integrare

le condivisioni. In altre parole, chi ha in visione il documento collabori con i colleghi e lo

condivida con gli uffici che sa o ritiene essere competenti.

Regola generale è che la visibilità di un documento va data agli uffici e non ai singoli

dipendenti. Ciò per evitare che la mobilità del personale influisca sulle visibilità attribuite.

Vediamo ora come condividere un documento. L’elenco dei documenti condivisi con il proprio

ufficio appare in Workspace. Ecco un esempio:

Aprendoli, ci si può accorgere se sono di competenza del proprio ufficio o meno. Per aprirli,

cliccare sulla riga del relativo documento.


Si aprirà la scheda del documento…

Per visualizzarlo cliccare su documento nella sezione “contenuto” posta alla sinistra del proprio

schermo.


Se non è di propria competenza, come detto, spirito di collaborazione vuole che si dia la

visibilità del documento agli uffici che si ritengono o si sanno esser competenti.

Per farlo, basterà cliccare in alto a sinistra il tasto “Condividi”, posto nel menù “Operazioni” -

sezione “Generali”.

Si Aprirà la schermata per la condivisione dei documenti. Per condividere il documento, basterà

trascinare l’ufficio da sinistra verso destra nel campo “Destinatari”

Una volta trascinato tra i destinatari l’ufficio cui dar visibilità del documento, si può scegliere se

dare visibilità con notifica oppure senza notifica.


Per scegliere di dare visibilità con notifica, cliccare con il tasto destro sulla struttura trascinata nel

campo “Destinatari”. Apparirà un menù come di seguito mostrato.

Selezionando l’icona della busta aperta con accanto scritto “Posta”, verrà data all’ufficio

selezionato la visibilità con notifica. L’utente potrà accorgersi della visibilità con notifica concessa

per via della mutata icona in corrispondenza dell’ufficio: da borsa gialla a borsa gialla con bustina

bianca.

In questo modo, come detto, i componenti dell’ufficio destinatario troveranno in Workspace il

documento.


Diversamente, se non si vuole dare visibilità con notifica ad un determinato ufficio, una volta

selezionato l’ufficio destinatario trascinandolo nel campo “Destinatari”, basterà semplicemente

cliccare su “Condividi e chiudi” come mostrato di seguito senza cliccare null’altro.

Se non viene data visibilità con notifica, come detto, i componenti dell’ufficio destinatario non

troveranno il documento in Workspace ma dovranno ricercarlo (si veda paragrafo 4).

Si noti, a questo punto la diversa icona dell’ufficio cui, in sede di condivisione, non viene data

visibilità con notifica: è un’icona borsetta gialla senza bustina bianca.


Per verificare chi ha visibilità del documento, basterà cliccare su “Visibilità” nella sezione

“Contenuto” a sinistra.

Ecco l’elenco degli uffici che possono vedere la scheda:


6. ESTRARRE I RISULTATI DI UNA RICERCA

Eseguita una qualsiasi ricerca (per ricercare documenti, si veda paragrafo 4), può esserne estratto

il risultato in un file “.xls” o “.csv”.

Ecco il risultato di una qualsiasi ricerca:

Per estrarlo in un file “.xls” o “.csv”, cliccare sulla corrispondente icona nel menù “Operazioni”,

sezione “Export”, come mostrato:

Confermare, cliccando OK:


A questo punto, si è chiamati a scegliere se salvare o soltanto aprire il file generato con

l’estrazione della ricerca:

Cliccando apri, si aprirà un file nel formato prescelto con il risultato della ricerca. Cliccando Salva,

invece, tale file sarà salvato sul proprio PC.

7. USCIRE CORRETTAMENTE DAL SISTEMA

È importante uscire dal sistema correttamente. In altre parole, è importante che l’uscita dal

sistema sia effettiva e che l’utenza non rimanga connessa ma inattiva.

Per farlo, cliccare sull’icona cerchiata in rosso, come di seguito mostrato:

Documents

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