UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

UVAJANJE VIDEKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE

Kandidat: Luka Rovere Študent rednega študija Številka indeksa: 81548958 Program: univerzitetni Študijska smer: podjetništvo Mentor: redni profesor dr. Samo Bobek

Maribor, september 2005

2

UNIVERZA V MARIBORU Ekonomsko-poslovna fakulteta

IZJAVA Kandidat: LUKA ROVERE Absolvent študijske smeri: PODJETNIŠTVO študijski program: UNIVERZITETNI izjavljam, da sem avtor tega diplomskega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom dr. Sama Bobeka in uspešno zagovarjal 10. oktobra 2005. Zagotavljam, da je besedilo diplomskega dela v tiskani in elektronski obliki istovetno in brez virusov. Ekonomsko-poslovni fakulteti dovoljujem, da diplomsko delo lahko bralci uporabijo za svoje izobraževalne in raziskovalne namene s povzemanjem posameznih misli, idej, konceptov oziroma delov teksta iz diplomskega dela ob upoštevanju avtorstva in korektnem citiranju. V Mariboru, dne: Podpis:

3

PREDGOVOR V diplomskem delu smo predstavili uvajanje sodobnih načinov komuniciranja v podjetje. Osredotočili smo se na videokonference (prenos govora in videa na daljavo) in internetno oziroma IP telefonijo (prenos govora preko podatkovnih IP omrežij). Izbrano temo smo raziskali predvsem zaradi velikih možnosti, ki jih ponuja tehnološki napredek na področju informatizacije komunikacijskih poti podjetij. Le-ta prinaša možnost enostavnejšega, cenejšega in učinkovitejšega komuniciranja. Poleg navedenega, smo tudi želeli podjetju s katerim smo sodelovali, predstaviti nove rešitve in ponuditi osnove projekta v obliki zagonskega elaborata. Diplomsko delo smo razdelili na dva tematska sklopa. Za takšen pristop smo se odločili z razlogom, da se bralci najprej seznanijo z osnovami obravnavanih tehnologij, šele nato pa spoznajo praktičen primer uvajanja novih komunikacijskih orodij v podjetje. Prvi del smo namenili razlagi pojmov videokonference in IP telefonije, predstavitvi njunih prednosti in omejitev ter navajanju potrebne opreme za njihovo delovanje. Podali smo tudi nekaj napotkov za izvedbo učinkovite videokonference ter dodali še osnove videokonferenčnega bontona. Drugi del smo namenili zagonskemu elaboratu projekta (uvajanje videokonferenc in IP telefonije v podjetje s katerim smo sodelovali). V njem smo opredelili vhodne strategije projekta, njegove cilje in vsebinsko zasnovo le-tega. Osrednji del zagonskega elaborata pa predstavljajo taktika, plan in ekonomika projekta. Pri pisanju diplomskega dela smo imeli težave predvsem z zbiranjem natančnih podatkov o stroških. Želeli smo pridobiti podatke o višini telekomunikacijskih stroškov v podjetju in o stroških potovanj zaposlenih. Podatkov nismo dobili, zato smo stroške skušali oceniti in tako služijo zgolj kot prikaz.

4

KAZALO

1 UVOD ........................................................................................................................... 6 1.1 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA .......................................................... 6 1.2 NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE ....................................................................... 7

1.2.1 Namen................................................................................................................ 7 1.2.2 Cilji .................................................................................................................... 7 1.2.3 Osnovne trditve.................................................................................................. 7

1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE RAZISKAVE............................................................... 8 1.3.1 Predpostavke ..................................................................................................... 8 1.3.2 Omejitve............................................................................................................. 8

1.4 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA .................................................................... 8

2 VIDEOKONFERENCE.............................................................................................. 9 2.1 PREDSTAVITEV POJMA............................................................................................ 9 2.2 ZGODOVINA VIDEOKONFERENC .............................................................................. 9 2.3 MOŽNOSTI UPORABE VIDEOKONFERENC............................................................... 10 2.4 PREDNOSTI IN SLABOSTI VIDEOKONFERENC.......................................................... 13

2.4.1 Prednosti videokonferenc ................................................................................ 13 2.4.2 Slabosti videokonferenc................................................................................... 14

2.5 TEHNOLOŠKE OSNOVE .......................................................................................... 15 2.6 OMREŽJA ZA POVEZOVANJE ODDALJENIH LOKACIJ ............................................... 18

2.6.1 Videokonference preko ISDN omrežja ............................................................ 18 2.6.2 Videokonference preko IP omrežja.................................................................. 19

2.7 VIDEOKONFERENČNA OPREMA ............................................................................. 19 2.7.1 Namizni sistemi................................................................................................ 19 2.7.2 Kompaktni sistemi ........................................................................................... 20 2.7.3 Sobni (celoviti) sistemi .................................................................................... 21 2.7.4 Prenosni sistemi............................................................................................... 21 2.7.5 Dodatna oprema.............................................................................................. 22

2.8 IZBIRA IN UREDITEV PROSTORA NAMENJENEGA VIDEOKONFERENCAM ................. 22 2.8.1 Izbira prostora namenjenega videokonferencam ............................................ 23 2.8.2 Ureditev prostora namenjenega videokonferencam....................................... 23

2.9 NAPOTKI ZA IZVEDBO UČINKOVITE VIDEOKONFERENCE ....................................... 25 2.9.1 Priprave na videokonferenco ......................................................................... 25 2.9.2 Videokonferenčni bonton................................................................................. 25

3 IP TELEFONIJA....................................................................................................... 27

3.1 PREDSTAVITEV POJMA.......................................................................................... 27 3.2 ZDRUŽEVANJE TEHNOLOGIJ IN DELOVANJE IP TELEFONIJE ................................... 28

3.2.1 Združevanje tehnologij .................................................................................... 28 3.2.2 Delovanje IP telefonije .................................................................................... 29

3.3 PREDNOSTI IP TELEFONIJE.................................................................................... 31 3.4 OMEJITVE IP TELEFONIJE...................................................................................... 32 3.5 GRADNIKI SISTEMA IP TELEFONIJE ....................................................................... 34

3.5.1 Programske rešitve .......................................................................................... 34 3.5.2 Strojne rešitve .................................................................................................. 35

3.6 IP TELEFONIJA V SLOVENIJI .................................................................................. 36

5

4 UVAJANJE VIDEOKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE .......... 38 4.1 UVOD ................................................................................................................... 38 4.2 IDEJNA ZASNOVA, VHODNE STRATEGIJE IN CILJI PROJEKTA................................... 39

4.2.1 Idejna zasnova projekta................................................................................... 39 4.2.2 Vhodne strategije projekta .............................................................................. 40 4.2.3 Cilji projekta.................................................................................................... 41

4.3 VSEBINSKA ZASNOVA PROJEKTA .......................................................................... 42 4.3.1 Postopek uvajanja videokonferenc in internetne telefonije............................. 42 4.3.2 Načrtovanje potrebne infrastrukture in nabava opreme ................................. 43 4.3.3 Pripravljalna dela in namestitev opreme ........................................................ 43 4.3.4 Izobraževanje zaposlenih in podpornega osebja............................................. 44

4.4 TAKTIKA IZVEDBE PROJEKTA................................................................................ 45 4.5 PLAN PROJEKTA.................................................................................................... 46 4.6 EKONOMIKA PROJEKTA ........................................................................................ 48

4.6.1 Stroški projekta................................................................................................ 48 4.6.2 Učinki projekta (faza eksploatacije)................................................................ 50 4.6.3 Viri financiranja .............................................................................................. 52

4.7 ANALIZA RIZIKOV................................................................................................. 52 4.8 PLAN KONTROLE................................................................................................... 53

5 SKLEP ........................................................................................................................ 55

6 POVZETEK............................................................................................................... 57

7 SUMMARY................................................................................................................ 58

SEZNAM LITERATURE................................................................................................. 59

8 SEZNAM VIROV...................................................................................................... 61

9 SEZNAM SLIK ......................................................................................................... 62

6

1 UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema S tranzicijo slovenskega gospodarstva je prišlo do velikih sprememb v domačem poslovnem okolju. Postali smo del, hitro se spreminjajočega, globalnega trga in družba nenehne konkurenčnosti, kjer povprečje ne zadostuje več. Danes je za uspeh na trgu potrebna inovativnost, učinkovitost in hitro odzivanje na spremembe. Preživetje podjetja v spremenjenih razmerah, ko poslovanje poteka v visokih obratih, je mogoče zagotoviti le s hitrimi, pretehtanimi odločitvami na vseh ravneh poslovanja in s sodelovanjem ljudi. Za sprejemanje dobrih odločitev je potrebna podpora svežih in stalno dostopnih informacij za upravljanje in vodenje, zagotovljen pa mora biti tudi njihov neoviran tok. Informacije in odločitve je potrebno delegirati iz višjih ravni managementa na nižje in obratno ter jih posredovati izvajalcem. Prenos opravimo s pomočjo različnih načinov komuniciranja in če to ni učinkovito, podjetje izgublja čas in ne more slediti spremembam v okolju. Problem postane še posebej pereč pri širjenju podjetja in ustanavljanju podružnic v tujih državah, ko postane sistem vedno težje obvladljiv. Zaradi časovne stiske smo v praksi, za učinkovito komuniciranje, prisiljeni uporabljati nove metode, ki so nastale kot rezultat hitrega razvoja tehnologije. Razvoj na področju informatike in telekomunikacij nam je omogočil uporabo elektronske pošte, konferenčnih sistemov, trenutnega sporočanja in ostalih načinov elektronskega komuniciranja. Vse s ciljem čim, bolje izkoristiti čas namenjen sprejemanju odločitev. Seveda pa morajo biti sodobni načini komuniciranja tudi stroškovno ugodni. V diplomski nalogi bomo predstavili dva sodobna načina poslovnega komuniciranja kot odgovor na potrebo po zvišanju produktivnosti, visoki učinkovitosti zaposlenih ter zniževanju stroškov komuniciranja, potovanj in vzdrževanja opreme. Predstavili bomo:

- videokonference (prenos govora in videa na daljavo) in - internetno (IP1) telefonijo (prenos govora preko podatkovnih IP omrežij).

Poleg predstavitve tehnoloških osnov, bomo predstavili tudi uvajanje omenjenih tehnologij v podjetje. Za primer smo si izbrali veliko podjetje iz Celja. Podjetje je organizirano v obliki koncerna, s sedežem v Celju. Odvisne družbe pa ima v Sloveniji ter Bosni in Hercegovini.

1 Internet protokol (Internet Protocol). Protokol za prenos podatkovnih paketov po internetu in njegovemu predhodniku ARPAnetu.

7

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve

1.2.1 Namen Namen diplomske naloge je predstaviti nove načine komuniciranja za potrebe upravljanja in vodenja, njihove prednosti ter možnosti, ki jih ponuja njihova uporaba. Z uporabo videokonferenčnih sistemov in uvedbo IP telefonije lahko podjetje hitreje pridobiva novo znanje in informacije za odločanje ter se lažje prilagaja zahtevam mednarodnega tržišča. Izhajali smo predvsem iz dejstva, da so danes v podjetjih premalo seznanjeni z novimi možnostmi, ki so na voljo in glede na to, obstaja potreba po temeljiti predstavitvi le-teh. Prvi del naloge zajema tehnološke osnove in je razdeljen na dva sklopa v skladu z obravnavanima tehnologijama. Prvi sklop obravnava videokonference, njihov razvoj, potrebno opremo in pripravo prostorov ter napotke za izvedbo uspešnega videokonferenčnega srečanja. Drugi sklop obravnava internetno (IP) telefonijo, prednosti njene uporabe, strojne in programske rešitve ter stanje IP telefonije v Sloveniji. Drugi del naloge zajema projektni način uvajanja videokonferenčnih sistemov in sistemov IP telefonije v veliko podjetje.

1.2.2 Cilji V prvem delu naloge, ki je teoretične narave želimo:

- podjetja seznaniti z novostmi, ki jih ponuja razvoj tehnologije, predvsem v smeri zniževanja stroškov ter dviga učinkovitosti in uspešnosti zaposlenih;

- predstaviti videokonferenco in IP telefonijo kot sodobni in uporabniku prijazni komunikacijski orodji;

- na osnovi praktičnih primerov prikazati prednosti uporabe novosti; - predstaviti slabosti novih tehnologij; - opisati potrebno strojno in programsko opremo; - navesti nekaj napotkov za učinkovito uporabo novih možnosti komuniciranja.

V drugem, aplikativnem delu naloge želimo:

- na osnovi projektne metodologije predstaviti uvajanje videokonferenc in IP telefonije v podjetje.

1.2.3 Osnovne trditve

- Uvajanje sodobnih komunikacijskih tehnologij je nujni pogoj za kakovostno obvladovanje razvoja koncerna z odvisnimi družbami doma in v tujini.

- Sodobna tehnologija se lahko prilagodi potrebam in možnostim podjetja. - Na trgu je dovolj ponudnikov opreme s strokovnim znanjem, ki zmorejo uvesti

videokonferenčne sisteme in sisteme IP telefonije v podjetje.

8

- Uporaba novih načinov komuniciranja ne terja zahtevnega dodatnega usposabljanja uporabnikov.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave

1.3.1 Predpostavke Predmet diplomske naloge so nove komunikacijske tehnologije, in sicer videokonference in IP telefonija. Predpostavljamo, da ima uporaba teh komunikacijskih orodij svetlo prihodnost predvsem zaradi hitrega napredka na področju informatike in telekomunikacij. Na poslovnem področju pa se novi načini pridobivanja in posredovanja podatkov ter informacij za odločanje poslovodstva, vedno bolj uveljavljajo. Predpostavko podpira predvsem vedno večji pritisk na povečanje produktivnosti managementa, pospeševanje odločanja, učinkovito izrabo časa ter zniževanje stroškov.

1.3.2 Omejitve Pri oblikovanju diplomske naloge bodo naše omejitve naslednje:

- večina informacij in podatkov se nahaja v strokovnih člankih ter na internetu (knjig z ustrezno vsebino je malo);

- zaradi omejenega dostopa do podatkov, v nalogi ni predstavljen natančen odraz stanja v podjetjih, ki so predmet raziskave;

- podatki, ki so skrivnost gospodarske družbe so prirejeni in služijo zgolj kot prikaz; - pri predstavitvi tehnološkega ozadja novih komunikacijskih tehnologij se bomo

omejili na osnove, saj podrobnejši prikaz presega okvirje tega diplomskega dela.

1.4 Predvidene metode raziskovanja Diplomska naloga obravnava povezave podjetja z okoljem, zato gre v našem primeru za poslovno raziskavo. Ker pa ugotavlja odvisnosti med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku, gre tudi za statično raziskavo. Metode, ki jih bomo v okviru deskriptivnega pristopa k raziskovanju2 uporabili pri svojem delu so:

metoda deskripcije3 za teoretični del, komparativna metoda4 za aplikativni del, metoda kompilacije5 za sklepni del naloge.

2 Deskriptivni pristop k raziskovanju daje prednost opisu (deskripciji) delovanja gospodarskega pojava ali procesa. 3 Postopek opisovanja dejstev, procesov in pojavov v ekonomiji. 4 Postopek primerjanja enakih ali podobnih dejstev, procesov in odnosov. 5 Postopek povzemanja, spoznanj, stališč in sklepov.

9

2 VIDEOKONFERENCE

2.1 Predstavitev pojma Živimo v času, ko imajo mnoga podjetja svoje podružnice razkropljene po državi ali celo v drugih državah. Prav tako projekti univerz in raziskovalnih ustanov potekajo na mednarodni ravni. Za učinkovito opravljanje dela razkropljenih sodelujočih je potrebna dobra koordinacija in vodenje. Dobro koordinacijo dosežemo z medsebojno komunikacijo, katero pa otežuje fizična oddaljenost članov določenega projektnega tima. Komunikacija namreč doseže največji učinek, če med sodelujočimi obstaja osebni stik. Tudi ustrezno vodenje lahko zagotovimo le z rednimi sestanki odgovornega kadra. Vendar stroški potovanj, namestitve, velika izguba časa in zahtevna organizacija sestankov odgovornemu kadru onemogočajo, da bi se sestajal tako pogosto in takrat, ko bi to bilo potrebno. Sodobna tehnologija nam danes sicer omogoča uporabo telefona in elektronske pošte s katerima premostimo prostorske razdalje, a učinkovitosti komunikacij z osebnim stikom z njima ne dosežemo. Pogovoru v živo se še najbolj približa komunikacija preko videokonference. Pod pojmom videokonferenca razumemo (Drabik 2003, 63) komunikacijo med dvema ali več sodelujočimi, ki se nahajajo na različnih lokacijah, medsebojno povezanih z videozvezo6. Omogoča elektronsko sodelovanje ljudi v realnem času (v živo), dopolnjena pa je lahko tudi z izmenjavo dokumentov in drugih podpornih materialov ter deljenjem aplikacij in računalnikov. Seveda videokonferenca vsebuje tudi avdiozvezo7, čeprav to ni dobesedno poudarjeno v njenem imenu. Videokonferenca je način komuniciranja na daljavo, ki nam omogoča, da med pogovorom vidimo sogovornike. To naredi komunikacijo bolj naravno, pristnejšo in učinkovitejšo. Če povzamemo, tehnologija videokonferenc odstrani oviro prostorske razdalje, ki nas ločuje.

2.2 Zgodovina videokonferenc Zametki videokonferenčnih sistemov so se začeli pojavljati že davnega leta 1930, ko so inženirji podjetja AT&T vzpostavili prvo pravo videokonferenco med sedežem podjetja in njihovim laboratorijem v New Yorku. Šlo je seveda le za eksperiment – prva komercialno dostopna videokonferenčna oprema se je na trgu pojavila šele več desetletij kasneje. Družba AT&T je bila ponovno med prvimi ponudniki videokonferenčne opreme, ko je leta 1964 na svetovnem sejmu v New Yorku predstavila svoj izdelek Picture Phone. Naprava je bila sestavljena iz telefona in majhnega televizijskega sprejemnika, omogočala pa je video razgovor med dvema sogovornikoma. Ciljno tržišče so bili managerji velikih in bogatih korporacij. Kljub kasnejšim dodatnim izboljšavam sistema, trg zanj še ni bil pripravljen.

6 Prenos slike v živo na daljavo. 7 Prenos zvoka v živo na daljavo.

10

V naslednjih letih (Stržinar 2002, 71) so se pojavili drugi proizvajalci telekomunikacijske opreme z napravami, ki so nudile vedno več možnosti ter omogočale izvajanje videokonferenc na večjih razdaljah (kvaliteta telefonskih povezav, preko katerih je komunicirala večina takratnih naprav, je bila namreč zelo nizka). Tako so prvo transatlantsko videokonferenco izvedli šele leta 1971. Razvoj se je nadaljeval tudi skozi osemdeseta leta prejšnjega stoletja. Postalo je jasno, da se rešitev skriva v zgoščevanju video signala, kar je omogočil šele razcvet digitalnih tehnologij. Na trgu so se pojavile nove naprave, ki so omogočale sicer dokaj dober prenos slike, a so bile prevelike in predrage za širšo uporabo. V začetku devetdesetih let prejšnjega stoletja so se pojavili prvi sistemi za videokonference na osebnih računalnikih. Pri podjetju IBM so vzpostavili prvo »PC« videokonferenco, temelječo na paketnem protokolu IP. Ta rešitev je bila veliko cenejša, vendar večina potencialnih uporabnikov še ni imela na voljo dovolj zmogljive povezave v internet (to so bili namreč časi, ko se je večina uporabnikov povezovala v internet s pomočjo klasičnih modemov). Leta 1996 je Mednarodna zveza za telekomunikacije izdala standard H.3238, ki je standard za videokonferenco preko IP omrežij. Omenjeni standard je skupaj z nastankom prve različice Microsoftovega programa NetMeeting, omogočil razmah cenovno ugodne in širokim množicam dostopne internetne videokonference na osebnih računalnikih. Razvoj tehnologije je omogočil, da so sredi leta 2002 na Japonskem, v omrežjih tretje generacije mobilne telefonije, prvič vzpostavili videorazgovore preko prenosnih telefonov. Le-ti so samo nekaj let nazaj pripadali bolj v domeno znanstvene fantastike.

2.3 Možnosti uporabe videokonferenc Videokonferenčni prenos uporabljamo za številne aktivnosti, ki jih lahko opravimo na daljavo. Čeprav njihovo ime najpogosteje asociira na poslovni sestanek med dvema ali več udeleženci povezanimi preko videozveze, imajo videokonference tudi mnogo drugih možnosti uporabe. Pravzaprav se v današnjem času celo več uporabljajo v neposlovnih okoljih kot v poslovnih. To trditev potrjuje naslednji seznam področij, na katerih se danes videokonference najpogosteje uporabljajo:

a) Izobraževanje Elektronsko izobraževanje oziroma izobraževanje s pomočjo osebnega računalnika in interneta je neposredno povezano z videokonferencami. Tak pristop omogoča učenje na daljavo; tako lahko poslušalci sodelujejo na predavanjih, brez da bi bili tam dejansko prisotni. Tehnologija omogoča, da se predavatelji in poslušalci lahko vidijo in razpravljajo v situaciji, ki je zelo podobna tradicionalnemu izobraževanju, ki poteka v učilnici. Edina razlika je le v tem, da se nahajajo na različnih koncih države ali celo v različnih državah.

8 Standard, ki določa prenose videa, zvoka, podatkov in deljenja aplikacij preko krajevnih (LAN) omrežij in interneta. Ta omrežja ne zagotavljajo kakovosti storitev, zato protokoli znotraj standarda skrbijo, da so te pomanjkljivosti najmanj vidne.

11

Videokonferenčni sistemi se v izobraževanju veliko uporabljajo v tujini, predvsem v Združenih državah Amerike. Izobraževalne ustanove v tujini uporabljajo videokonference za različne namene, kot so na primer9:

izvajanje tradicionalnih izobraževalnih programov, vključevanje gostujočih predavateljev in gostov v izobraževalni proces, medšolsko sodelovanje pri različnih projektih, izmenjava informacij in mnenj med predavatelji, virtualni obiski muzejev, institucij in drugih zanimivih lokacij, ki so geografsko

oddaljene. Tudi slovenske univerze vedno pogosteje uporabljajo videokonferenčno tehnologijo. Kot primer naj navedemo, da so na Pedagoški fakulteti v Mariboru aprila 2005 izvedli videokonferenčno predavanje na temo »Podpora projektnemu delu«. Ravno tako v aprilu 2005, so na Pravni fakulteti v Mariboru izvedli simulacijo arbitražnega postopka preko videokonference. Na Fakulteti za strojništvo v Ljubljani pa so organizirali otvoritev na daljavo. Povabljeni gostje so lahko preko videokonferenčne povezave spremljali otvoritev laboratorija za CAD10 na Fakulteti za strojništvo v Slavonskem Brodu. Z vpeljavo videokonferenčnih sistemov v izobraževanje lahko univerze in šole poleg tega, da znižajo stroške potovanj in nastanitve študentov (učencev) ter predavateljev, ponudijo tudi fleksibilnejši urnik.

b) Medicina Tehnologijo videokonferenc je mogoče na področju medicine uporabiti na dva načina (Peklaj 2003, 50). Prvi način uporabe omogoča, da zdravnik v nekaterih primerih pregleda bolnika na daljavo, preko televizijske kamere. S tem se nadomesti dejanski obisk pacienta pri zdravniku. Pacientu pa omogoči tudi pregled pri specialistih v tujini brez napornih in dragih potovanj. Drugi način uporabe pa je oddaljena asistenca in posvetovanje med zdravniki, kjer lahko skupaj pregledajo izvide ali rentgenske slike in postavijo ustrezno diagnozo. Videokonferenčna tehnologija se je na področju medicine izkazala za zelo uporabno. Število zdravstvenih ustanov, ki so jo uvedle, pa iz leta v leto narašča. Na tem področju v Sloveniji ne zaostajamo za tujino. Kot navaja Stržinar (2002, 78), so leta 2002 na Kliničnem centru v Ljubljani, namestili komunikacijsko opremo, ki omogoča boljše povezovanje med slovenskimi bolnišnicami. Splošni zdravniki imajo možnost, da se s pomočjo videokonferenčne tehnologije povežejo s specialisti in tako hitro postavijo diagnozo, brez da bi moral pacient na specialistični pregled. Pri zahtevnih primerih je možno organizirati zbor zdravnikov in kirurgov v zelo hitrem času, pri kirurških posegih pa je omogočeno tudi sodelovanje strokovnjakov iz tujine.

c) Poslovni sestanki 9 http://picturephone.com/products/learn_uses_for_vc.htm#distancelearning, 2005 10 Computer Aided Design – računalniško podprto konstruiranje

12

V primerih, ko je osebni sestanek s stranko ali poslovnim partnerjem nepotreben, predrag ali časovno preveč potraten je mogoče uporabiti videokonference. Le–te podjetju omogočajo ne samo prihranka stroškov, ampak tudi hitrejše reagiranje v nepredvidenih situacijah ter boljšo kontrolo poslovanja. Tehnologija namreč omogoča, da vodstvo dejansko vidi podrejene, ko le-ti predstavljajo periodična poročila, kar je nedvomno učinkovitejši način poročanja kot zgolj predaja pisnih poročil. Poslovne videokonference (Drabik 2003, 67) zahtevajo profesionalno opremo, ki nudi poleg slike in zvoka visoke kvalitete tudi druge možnosti, kot je šifriranje komunikacijskega kanala v realnem času in možnost priklopa dodatnih dokumentnih kamer. Po navedbah raziskave RIS2002 - podjetja (telekomunikacije), ima v Sloveniji nameščene sisteme za videokonference 11% velikih, 2% srednjih, 5% malih in 4% mikro podjetij. Tovrstne sisteme najslabše poznajo v majhnih in mikro podjetjih, kjer je približno 35% anketiranih odgovorilo, da z njimi niso seznanjeni. Raziskava tudi navaja, da je v primerjavi z letom 2000, opazen trend naraščanja uporabe videokonferenčnih sistemov v velikih podjetjih.

d) Delo na domu Opravljanje dela doma ni bilo nikoli lažje in bolj praktično. Videokonference omogočajo, da smo povezani s strankami in sodelavci v živo od doma. To zniža stroške prevoza na delo, vendar ohranja osebni stik. Stroški namestitve enostavnejšega videokonferenčnega sistema, primernega za takšno okolje, niso visoki, sistem pa kljub temu deluje zanesljivo in profesionalno.

e) Sodstvo V svetu se je uporaba videokonferenčne tehnologije močno razširila tudi po sodnih dvoranah. Le–ta omogoča11 izpoved prič, brez da bi jim bilo potrebo dejansko sedeti v dvorani. Sodni izvedenci in drugi strokovnjaki lahko podajo svoja mnenja, brez da bi potovali iz oddaljenih lokacij. Videokonference v sodnem okolju odpravijo potrebo po varovanem prevozu obtoženca, saj lahko spremlja sojenje in odgovarja na vprašanja kar iz zapora. Vse navedene prednosti skrajšajo sodne procese, jih naredijo varnejše in stroškovno učinkovitejše. V sodnem okolju se je tehnologija videokonferenc začela pojavljati v Združenih državah Amerike (Stržinar 2002, 78). Racionalizacija stroškov sodstva in želja po hitrejšem odvijanju sodnih postopkov sta bili motiv, da se je ameriška vlada odločila za namestitev ustrezne opreme v nekatere kaznilnice, kar omogoča pogovore z obtoženimi, ne da bi jih bilo potrebo pripeljati na sodišče.

11 http://picturephone.com/products/learn_uses_for_vc.htm#legal, 2005

13

f) Varovanje Videokonferenčno tehnologijo uporabljajo tudi podjetja, ki se ukvarjajo z varovanjem. Obstoječo omrežno strukturo podjetja je namreč mogoče izkoristiti tudi za prenos posnetkov različnih kamer, ki nadzorujejo objekte. Tako lahko podjetja hitro in z nizkimi stroški poskrbijo za video nadzor.

2.4 Prednosti in slabosti videokonferenc

2.4.1 Prednosti videokonferenc Koliko čutov dejansko potrebujemo za učinkovito komunikacijo? Je dovolj eden kot na primer sluh ali je potrebo uporabiti vseh pet? V katerih primerih je potrebno, da osebo poleg tega, da jo slišimo tudi vidimo? Pri obravnavanju občutljivejših tem, kot je reševanje sporov ali utrjevanje zaupanja, je nujno potreba vizualna komponenta komunikacije z osebnim stikom. Videokonference omogočajo udeležencem, s prenosom slike v živo, dostop do vizualnih informacij (obrazne mimike in telesne govorice), katere potrebujemo za neverbalno komunikacijo. Ta aspekt komunikacije se izgublja v klasičnem telefonskem pogovoru, ki je zato primernejši za distribucijo osnovnih informacij. Sodelujoči v konferenci lahko poleg ljudi vidijo in razpravljajo o dokumentih ali o predstavitvah na računalniku, kar naredi videokonferenco zelo podobno osebnemu pogovoru. Zmožnost videokonferenc, da izboljšajo komunikacijo in utrjujejo odnose s prenosom vizualnih informacij je le ena izmed prednosti, ki jih ponujajo. Ostale prednosti videokonferenc so naslednje:

Povečevanje produktivnosti Sposobnost, da smo na več mestih naenkrat ne da bi zapustili pisarno nam omogoča, da naredimo več z manj. S pomočjo tehnologije pa tudi ohranjamo tesnejše stike s strankami.

Cenovna učinkovitost Osebni stiki so pri komuniciranju zelo pomembni in bodo takšni tudi ostali. Nič ne more nadomestiti stiska roke poslovnega partnerja ob osebnem srečanju. Vendar pa obstajajo situacije katere govorijo v prid videokonferencam. Z njihovo pomočjo lahko prihranimo veliko denarja (na primer: stroški letalskih kart, stroški nastanitve idr.). Izognemo se tudi izgubi v produktivnosti, ki lahko nastane zaradi odsotnosti z delovnega mesta. Z uporabo sodobne tehnologije lahko hitro organiziramo sestanek ljudi iz različnih lokacij in jih povežemo v skupno diskusijo. Sodelujoči so lahko na drugem koncu države ali na drugem kontinentu in se udeležijo konference, ne da bi zapustili svoje prostore.

14

Preprosta uporaba Ravnanje z videokonferenčno opremo ne zahteva posebnega znanja ali dodatnega izobraževanja. Prav tako samo komuniciranje postane jasno in transparentno takoj, ko vsi udeleženci dobijo osnovne orientacijske informacije.

2.4.2 Slabosti videokonferenc Poleg omenjenih pozitivnih stvari, ki jih prinaša njihova uporaba, je potrebno opozoriti tudi na določene omejitve videokonferenčnih sistemov.

Specializirana oprema Potrebno je poskrbeti za ustrezno in kompatibilno opremo na vseh straneh planirane videokonference. Navedeno povzroča visoke investicijske stroške. Predvsem pa zelo kakovosten prenos videa zahteva zmogljivejšo in dražjo strojno opremo.

Sorazmerno visoki stroški uporabe Stroški uporabe so sorazmerni s kakovostjo slike. Višja kot je raven kakovosti slike, več podatkovne prepustnosti12 je potrebno in to posledično pomeni višje stroške prenosa.

Zagotavljanje kakovosti in stalnosti prenosa Težava nastane, ko se za povezavo videokonferenčnih sistemov med seboj uporabljajo paketna (IP) omrežja, ki imajo obdobja različne obremenjenosti. Omenjena omrežja prenašajo podatke v obliki paketov. Ko je omrežje močno obremenjeno prispejo paketi na cilj z zamudo ali pa se izgubijo in jih je potrebno ponovno poslati. Zato je potrebno zagotoviti dovolj podatkovne prepustnosti v omrežjih, da ne pride do zaostajanja zvoka in zaustavljanja slike, kar lahko povzroči prekinitev v komunikaciji.

Oslabljena komunikacija Poleg tehnoloških omejitev so tukaj še človeški zadržki do sodobne tehnologije. Tako se lahko določeni udeleženci počutijo nelagodno pred kamero in zato sodelujejo v konferenci le pasivno. Drug problem pa nastane v primeru, ko ljudje niso aktivno vključeni v razpravo in se zato raje od nje odmaknejo.

12 Hitrost toka podatkov med dvema računalnikoma (ali dvema napravama) v omrežju, merjena v preneseni količini podatkov v časovni enoti.

15

2.5 Tehnološke osnove Videokonferenca je okrajšava za videokonferenčni prenos. To pomeni simultani prenos slike, zvoka in podatkov. Poenostavljeno lahko takšen prenos opišemo z naslednjimi fazami:

1. najprej je potrebno vhodne signale (avdio in video) pretvoriti v takšno obliko, da so primerni za prenos na daljavo;

2. sledi prenos preko sistema za prenos podatkov; 3. na koncu pa je potrebno transportne signale spremeniti nazaj v osnovno obliko in

jih prikazati sodelujoči stranki na drugi strani.

Celoten postopek se mora odvijati v realnem času in v obe smeri, prikažemo pa ga lahko z naslednjo sliko: SLIKA 1: VIDEOKONFERENČNI PRENOS – abstrakcija

Sistem za prenos podatkov

Vir: Krašna in Gerlič (2002) S pomočjo nadaljnje razgradnje dobimo bolj podroben model, ki služi kot iztočnica pri predstavitvi tehnologij, potrebnih za izvajanje videokonferenc. Model obojestranskega prenosa videokonferenčnih podatkov je prikazan na naslednji sliki.

Udeleženec

1

Udeleženec

2

16

SLIKA 2: MODEL OBOJESTRANSKEGA PRENOSA VIDEOKONFERENČNIH PODATKOV

Vir: Krašna in Gerlič (2002)

17

Iz predstavljenih modelov izhaja, da za izvedbo videokonferenčnega prenosa potrebujemo:

a) Sistem za prenos podatkov Povezavo med udeležencem A in udeležencem B (prenos videokonferenčnih signalov) lahko vzpostavimo na dva načina. Prvi način je vzpostavitev povezave preko omrežja ISDN13, drugi način pa za prenos uporablja paketno (IP) omrežje.

b) Aparaturno opremo za zajem slike Sliko zajemamo s pomočjo videokamer. Kakšen tip kamere bomo uporabili je odvisno od kvalitete slike, ki jo priložnost zahteva. Tako ločimo male namizne kamere, ki so nameščene na vrhu računalniškega monitorja v enostavnih videokonferenčnih sistemih, in visoko kakovostne kamere z možnostjo povečave v profesionalnih sistemih.

c) Aparaturno opremo za zajem zvoka Zajemanju zvoka so namenjeni mikrofoni. Ti pretvarjajo zvočne vibracije v zraku v električne signale in jih posredujejo drugim napravam.

d) Aparaturno opremo za komprimiranje in dekomprimiranje ter združevanje in razdruževanje

Naprava, ki skrbi za kodiranje in dekodiranje avdio in video signalov ter jih združuje in razdružuje, se imenuje kodek14. Le-ta predstavlja možgane videokonferenčnega sistema. Na eni strani sprejema video in avdio signale iz kamere ter mikrofona, jih stisne in pošlje preko omrežja. Poleg tega pa razširi prihajajoče signale in jih pretvori ter predvaja preko zaslona in zvočnikov. Izvedba je lahko strojna (uporablja se v zahtevnih sistemih, saj omogoča sliko visoke kakovosti) in programska (uporablja se pri manj zahtevnih internetnih videokonferencah na osebnih računalnikih).

e) Aparaturno opremo za prikazovanje slike Za prikaz slike se uporabljajo televizorji, video projektorji ter LCD in plazma zasloni.

f) Aparaturno opremo za predvajanje zvoka Za predvajanje zvoka uporabljamo zvočnike. Potrebno je omeniti, da lahko videokonferenca poteka med dvema udeležencema (Point to Point) ali pa med več udeleženci (Multipoint). Zaradi lažje predstave prikazuje model na predhodni strani dvotočkovno videokonferenco. Za organiziranje večtočkovne videokonference pa je potrebna še dodatna naprava imenovana MCU15, ki združuje informacije iz različnih virov (lokacij) in skrbi, da se podatki v pravem zaporedju prenašajo do vseh udeležencev. 13 Integrated Services Digital Network (digitalno omrežje z integriranimi storitvami). 14 Kodek oziroma Codec. Kratica za CODing and DECoding (kodiranje in dekodiranje). 15 Multipoint Control Unit oziroma večtočkovna krmilna enota.

18

2.6 Omrežja za povezovanje oddaljenih lokacij Za vzpostavitev videokonferenčnega prenosa med dvema ali več oddaljenimi lokacijami potrebujemo omrežje za prenos podatkov. Omenjeno omrežje povezuje lokacije med seboj in omogoča izmenjavo videa, zvoka in ostalih podatkov. V obdobju pred letom 1990 (Drabik 2003, 65) so se za izvedbo videokonferenc najpogosteje uporabljale posebne najete komunikacijske linije in tudi satelitske povezave. Iz omenjenega izhaja, da je bil tak način komuniciranja zelo drag in zato dostopen le največjim korporacijam, medijskim hišam, državnim ustanovam in vojski. Situacija se je začela počasi spreminjati v začetku devetdesetih let prejšnjega stoletja. Telekomunikacijski operaterji in proizvajalci opreme so želeli razširiti videokonference med širše množice. Kot rezultat njihovih prizadevanj so nastale tehnologije, kot sta ISDN in DSL16. Nove tehnologije so skupaj s hitrim razvojem interneta omogočile uporabo videokonferenc tudi srednjim in manjšim podjetjem ter posameznikom. Danes sta za povezavo videokonferenčnih sistemov s svetom na voljo dva načina:

a) povezovanje preko ISDN omrežja, b) povezovanje preko IP omrežja.

2.6.1 Videokonference preko ISDN omrežja Zahtevni uporabniki (podjetja in ustanove) v večini uporabljajo ISDN omrežje, ki ponuja največjo zanesljivost prenosa ter visoko kakovost zvoka in slike. Slabost uporabe ISDN omrežja, kot prenosnega medija, so stroški klicev. Le-ti se obračunavajo enako kot običajni telefonski klici, pri tem pa je potrebno upoštevati, da se zaradi učinkovitejšega prenosa uporabljajo tudi do tri ISDN linije hkrati. Cene klicev se precej razlikujejo kadar kličemo v domače ali v tuje omrežje. Kot primer navajamo nekatere cene (z DDV) videokonferenčnega klica iz Slovenije po treh ISDN linijah17:

v Slovenijo približno 2.200 SIT/uro, v države Evropske unije in Združene države Amerike približno 15.000 SIT/uro, v Rusijo približno 41.000 SIT/uro, na Japonsko približno 58.000 SIT/uro.

V Sloveniji po ugotovitvah raziskave RIS2002 podjetja: telekomunikacije uporablja ISDN povezavo 55% podjetij. Takšen način povezovanja je najbolj razširjen v velikih in srednjih podjetjih.

16 Digital Subscriber Line (digitalni naročniški vod). Tehnologija, ki omogoča precej hitrejši prenos podatkov po navadnem telefonskem vodniku, kot klasični modemi. 17 Vir: http://www.kron.si, 2005

19

2.6.2 Videokonference preko IP omrežja Povezovanje preko IP omrežja se v zadnjem času vse bolj uveljavlja. Uporabno je predvsem za podjetja, ki za izmenjavo podatkov uporabljajo najete komunikacijske povezave med poslovalnicami. Takšne povezave namreč omogočajo zelo hitro izmenjavo podatkov in visoko zanesljivost prenosa le-teh. To je za izvajanje videokonferenc potrebno, saj prenos zvoka in slike (Stržinar 2002, 77) zahteva nepretrgan komunikacijski kanal kar pomeni, da je potrebno podatke iz enega konca na drugega prenesti hitro in brez zaostankov. Cena klicev se v tem primeru ne zaračunava, saj se za prenos uporablja že obstoječe omrežje. Raziskava RIS2002 - podjetja (telekomunikacije) navaja, da v Sloveniji povezavo IP uporablja 45% podjetij, večina teh je majhnih in mikro podjetij. Poleg podjetij, omrežje IP uporabljajo tudi posamezniki za izvajanje enostavnejših internetnih videokonferenc na osebnih računalnikih. Te nudijo predvsem cenovne in praktične prednosti. Takšen način komuniciranja od posameznika ne zahteva vlaganj v specializirano in drago opremo; potrebuje le dostop do interneta, osebni računalnik, kamero, mikrofon in komunikacijski program.

2.7 Videokonferenčna oprema V skladu s temo diplomske naloge bomo na tem mestu predstavili videokonferenčno opremo namenjeno podjetjem in drugim zahtevnejšim uporabnikom. Opreme namenjene osebnim videokonferencam preko interneta ne bomo predstavljali, saj le-ta ne omogoča zadostne stopnje zanesljivosti in kvalitete. Podjetja namreč potrebujejo zanesljivo opremo, ki omogoča sodelovanje več udeležencev in ponuja visoko kvaliteto zvoka ter slike. Zahtevnejše sisteme ponujajo proizvajalci kot so Polycon, Vcon, RADVision, Tandberg in ostali. Večina omenjenih proizvajalcev ima v Sloveniji svoje pooblaščene partnerje, ki tržijo njihove proizvode ter nudijo vso podporo v smislu svetovanja in servisiranja. Glede na to kakšen je namen videokonference, v kakšnem prostoru bo potekala in koliko bo udeležencev, lahko videokonferenčno opremo razdelimo na več sklopov. Vsak sklop opreme je namenjen določenemu številu sodelujočih v konferenci in uporabi v določenih situacijah. Tako se videokonferenčni sistemi delijo na:

namizne sisteme, kompaktne sisteme, sobne (celovite) sisteme, prenosne sisteme.

2.7.1 Namizni sistemi Namizni sistemi so namenjeni posameznikom, ki pogosto sodelujejo na večjih poslovnih videokonferencah in so pred kamero sami. Opremljeni so s kakovostnimi kamerami, vgrajenimi v ohišje prikazovalnika (LCD zaslon). Kljub majhnosti premorejo namizni

20

sistemi veliko funkcionalnosti, kot je šifriranje podatkov in možnost priključitve osebnega računalnika. Sposobni so zagotoviti visoko kakovost ob nizki ceni. SLIKA 3: PRIMER NAMIZNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA

Vir: http://www.tandbergusa.com/

2.7.2 Kompaktni sistemi V manjših konferenčnih sobah, v podružnicah podjetja in za manjše število udeležencev (do šest) se uporabljajo kompaktni sistemi. Opremljeni so le s kamero, mikrofonom in centralo kodirno enoto. Zaslon, ozvočenje in ostala dodatna oprema se vključuje po želji. Pogosto so kompaktni sistemi skupaj z zaslonom nameščeni na vozičkih in jih je zato lahko premikati iz ene konferenčne sobe v drugo. Nudijo visoko kvaliteto slike in imajo možnost uporabe dodatne opreme za izboljšanje videokonferenčnih predstavitev. SLIKA 4: PRIMER KOMPAKTNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA

Vir: http://www.tandbergusa.com/

21

2.7.3 Sobni (celoviti) sistemi Sobni sistemi so namenjeni večjemu številu udeležencev (več kot šest) in se uporabljajo v večjih konferenčnih sobah na sedežu podjetja. Vsebujejo vse komponente od zaslona, kamere, zvočnikov do centralne kodirne enote ter nudijo maksimalni nabor funkcionalnosti. Poleg osnovnih funkcij omogočajo tudi nadzor oddaljene kamere, možnost neposredne priključitve osebnega računalnika (če želimo sodelujočim v konferenci prikazati PowerPoint predstavitev), poleg tega pa implementacija dveh zaslonov nudi veliko možnosti prikaza slike. Seveda sobni sistemi nudijo izjemno kakovost zvoka in slike, a ob znatno višji ceni. SLIKA 5: PRIMER SOBNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA

Vir: http://www.tandbergusa.com/

2.7.4 Prenosni sistemi V primeru, ko je potreben videokonferenčni prenos iz oddaljene lokacije na terenu (na primer, če podjetje organizira predstavitev, demonstracijo ali ostale posebne dogodke) se uporabljajo prenosni sistemi. Le-ti so zasnovani tako, da se hitro in enostavno namestijo in razstavijo. So lažji za prenašanje in razstavljeni zavzamejo minimalno količino prostora. Vsi deli sistema se pospravijo v posebno ohišje, ki jih varuje pred vlago in morebitnimi udarci, ki bi nastali med prenašanjem.

22

SLIKA 6: PRIMER PRENOSNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA

Vir: http://www.tandbergusa.com/

2.7.5 Dodatna oprema Videokonferenci lahko še povečamo uporabnost in učinkovitost s pomočjo dodatne predstavitvene opreme. Možnosti videokonference razširimo in jo naredimo še bolj prijazno za uporabnike s pomočjo naprav, kot so18:

a) kamere, ki spremljajo govornika; b) dokumentne kamere, ki so posebej prilagojene za prikazovanje tiskanih gradiv

in manjših predmetov; c) video tiskalniki, ki lahko natisnejo sliko prikazano na zaslonu; d) videorekorderji, ki omogočajo snemanje konference in njeno kasnejše

predvajanje; e) interaktivne elektronske table, ki omogočajo prikazovanje dokumentov, spletnih

strani, slik ali predstavitev z osebnega računalnika (udeleženci videokonference lahko označujejo ali rišejo neposredno na dokument, ki je prikazan in hkrati spremljajo dogajanje).

2.8 Izbira in ureditev prostora namenjenega videokonferencam Poleg izbire ustrezne in kvalitetne opreme je za izvedbo uspešne videokonference pomembna tudi oprema prostora v katerem se bo le-ta odvijala. Ne glede na kakovost ali ceno videokonferenčnega sistema, lahko tudi najboljša oprema daje slabe rezultate ob napačni razsvetljavi, uporabi ozadja napačne barve ali ob prisotnosti hrupa iz okolice. Tako je skrbna izbira prostora za videokonference in njegovo premišljeno opremljanje zelo pomembno opravilo.

18 Povzeto po: http://picturephone.com/products/learn_vc_accessories.htm, 2005

23

2.8.1 Izbira prostora namenjenega videokonferencam Po nakupu videokonferenčne opreme sledi vprašanje, kje v podjetju naj bo le-ta nameščena. Lokacija videokonferenčne sobe (prostor izključno namenjen konferencam na daljavo) je zelo pomembna, saj lahko slaba izbira lokacije vodi do zamujanja ali celo odpovedi udeležencev, povzroča pa lahko tudi druge neprijetnosti. Zaradi navedenega je pri izbiri konferenčne sobe pomembno upoštevati naslednje napotke:

Potrebno je določiti uporabnike konferenčne sobe. Najbolje je, da se soba nahaja blizu posameznikov, ki jo najpogosteje uporabljajo.

Prostor naj se nahaja na območju do katerega je lahek dostop, a je še vedno toliko odmaknjen, da hrup iz prostorov kjer se izvaja vsakodnevno delo ne moti udeležencev videokonference in obratno, da izvedba konference ne moti ostalih sodelavcev.

Zelo pomembna je varnost videokonferenčne sobe. Dostop naj bo omogočen samo pooblaščenim osebam. S tem se prepreči neodobrena uporaba opreme in spreminjanje nastavitev le-te.

Prostori z velikimi okni niso najbolj primerni, saj lahko okna povzročajo akustične težave.

Potrebno je upoštevati hrup, ki prihaja iz okolice. Hrup lahko povzročajo dvigala, glasne klimatske naprave ali bližina prometne ceste. Zaradi navedenega je potrebno poiskati mirno lokacijo.

Zaželena je tudi bližina stranišča.

2.8.2 Ureditev prostora namenjenega videokonferencam Pri opremljanju videokonferenčne sobe je potrebno stremeti k temu, da je prostor funkcionalno in enostavno opremljen, a je krati udoben in prijeten na pogled. Zelo pomembno je, da se udeleženci dobro počutijo med konferenco. Poleg tega lahko s premišljeno izbiro barv sten in pravilno osvetlitvijo, izboljšamo kvaliteto zajemanja slike, saj barve s tem postanejo bolj naravne. Na kvaliteto slike in neposredno na samo videokonferenco najbolj vpliva razsvetljava prostora. Kamera (Hladin 2000, 33) se namreč odziva na luč in če razsvetljava ni dobra, bo to povzročilo slabo in izprano sliko. Klasična stropna pisarniška osvetlitev ne zadostuje, saj lahko povzroča sence in preveč sploščen izgled udeležencev. Zaradi navedenega se uporabijo posebna svetila, ki sobo enakomerno osvetlijo. Optimalno gledano so potrebne tri luči: osnovna (spredaj nad udeleženci), stranska in luč v ozadju. Potrebno pa je še poudariti, da v primeru če ima soba okna, le-ta zatemnimo, saj sončni žarki negativno vplivajo na zajem slike. Poleg razsvetljave je pomembna tudi barva ozadja oziroma stene za udeleženci. Pri izbiri barve za ozadje se je potrebno izogniti beli, rumeni in rdeči barvi ter pretiranim vzorcem. Prav tako ozadje ne sme povzročati odseva luči. Priporočljivi barvi za ozadje videokonferenčne sobe sta temno modra in siva. Na steni za udeleženci naj bosta nevsiljiv, a vseeno dovolj viden logotip podjetja in ime lokacije.

24

Za organiziranje uspešne videokonference ni dovolj poskrbeti samo za kvalitetno sliko, ampak tudi za ustrezen zvok. Potrebno je odstraniti moteče zvoke iz okolice in tudi odmev v sobi. To zahteva, da se obstoječa soba v katero se namešča videokonferenčna oprema, obda s posebno akustično prevleko. SLIKA 7: PRIMER VIDEOKONFERENČNE SOBE

Vir: http://picturephone.com/products/learn_vc_components.htm Na zgornji sliki je prikazan primer razporeditve pohištva in opreme videokonferenčne sobe. Na tem mestu naj poudarimo, da slika služi zgolj za zgled in da se lahko dejanska razporeditev razlikuje od prikazane.

a) Sredina prostora: Na sredini prostora so postavljeni stoli in miza. Priporočljivo je, da je miza v obliki trapeza (miza, ki se v enem delu zoži), saj to omogoči kameri, da posname vse udeležence in daje občutek, kot da udeleženci na obeh lokacijah sedijo za dolgo konferenčno mizo. Na mizi so nameščeni mikrofoni.

b) Sprednji del prostora: Pred udeleženci so nameščeni zasloni, kamere in ostala oprema. Nad njo je potrebno namestiti uro, saj zahtevajo videokonference točen začetek in konec sestanka. Poleg tega to omogoča udeležencem, da sproti spremljajo čas brez očitnega in motečega gledanja na uro.

c) Stranska dela prostora: Na levi strani prostora je nameščena predstavitvena tabla, na desni pa vozički z dodatno opremo, kot so osebni računalnik, videorekorder in dokumentna kamera. V sobi se lahko ob strani nahaja tudi dodatna miza, ki nudi odlagalno površino za kovčke ali dokumentacijo.

25

2.9 Napotki za izvedbo učinkovite videokonference

2.9.1 Priprave na videokonferenco Izvedba učinkovite videokonference zahteva skrbno načrtovanje. Potrebno je določiti cilje in dnevni red, določiti začetek in konec konference ter pripraviti in razdeliti gradivo med udeležence. Kot smo že omenili, je prvi korak do uspešne videokonference določitev ciljev le-te in sestavljanje dnevnega reda. Predstaviti moramo kakšne rezultate želimo s konferenco doseči in začrtati smer v katerem se bo sestanek odvijal. S tem pomagamo udeležencem, da v naprej vedo kaj se od njih pričakuje in se v razpravi ne oddaljijo od predvidene teme. Pri izbiri časovnega termina za izvedbo videokonference je potrebno upoštevati nekaj napotkov. Začetek in konec videokonference mora biti natančno določen; s tem zagotovimo jedrnatost razprave in omejimo dodatno trajanje. Ko določamo uro19 začetka videokonference je potrebno, v primeru mednarodnih srečanj, upoštevati časovni zamik. Prav tako se skušajmo izogniti konferencam v času odmora za malico in izven delovnega časa udeležencev. Ko sta datum in ura videokonference določena, je organizator dolžan poslati vsem udeležencem vabila oziroma obvestila skupaj s cilji sestanka, dnevnim redom in vsem potrebnim gradivom. Poleg vsega navedenega je potrebno poskrbeti tudi za opremo. Udeležencem naj bo v primeru, da so na dnevnem redu predstavitve, na voljo osebni računalnik in digitalni projektor ali pa interaktivna tabla. Brezhiben potek videokonference zagotovimo tudi s tem, da odgovorna oseba pred začetkom videokonference ugotoviti ali oprema ustrezno deluje in je pripravljena za uporabo.

2.9.2 Videokonferenčni bonton Videokonference so precej nov način komuniciranja (Goljevšček 2004, 21), kar še posebej velja za Slovenijo. Omenjeno povzroča, da se posamezniki, ki s tem medijem še niso imeli stika, na tovrstnih konferencah ne znajo primerno vesti. Zato bomo na tem mestu v desetih točkah predstavili pravila vedenja, ki veljajo za sestanke na daljavo.

1. Temeljno pravilo videokonferenčnega bontona je, da ne prekinjamo drugih sodelujočih, ko govorijo.

2. Pomembno je, da so naši gibi počasni in umirjeni; izogibajmo se vsakršnem sunkovitemu neverbalnemu komuniciranju.

3. Oblačila naj ne bodo bele, črne ali drugih intenzivnih barv. Na posnetku najbolje delujejo tople, motne barve. Skušajmo se izogibati svetlečim materialom in pikčasto-črtastim vzorcem, ker ti kameri povzročajo težave.

19 Povzeto po: http://www.3m.com/meetingnetwork/readingroom/meetingguide_run_video.html, 2005

26

4. Ko začnemo govoriti se predstavimo in povemo svojo lokacijo. Prav tako je pomembno, da povemo koga naslavljamo in na kaj odgovarjamo.

5. Na odgovor iz oddaljenih lokacij počakamo nekaj sekund dlje kot pri pogovoru v živo (s tem omogočimo opremi, da dohiti dogajanje).

6. Govorimo počasi in razločno, ob tem smo obrnjeni proti mikrofonu. 7. Kot govorec moramo skrbeti za stalni očesni stik. Ko govorimo gledamo

neposredno v kamero (le-ta je navadno nameščena na vrhu zaslona). 8. Med konferenco skušajmo omejiti hrup. Zato ni primerno, da šepetamo in se

zapletamo v zasebne pogovore. Če je mikrofon zelo blizu, tudi omejimo listanje papirjev in presedanje.

9. Pred začetkom sestanka izključimo zvonjenje na mobilnem telefonu ali pa preusmerimo klice na telefonski predal.

10. Držimo se začrtane teme razprave in skušajmo biti pri dajanju odgovorov ali pripomb čimbolj jedrnati.

27

3 IP TELEFONIJA

3.1 Predstavitev pojma V zadnjem desetletju smo priča hitrim spremembam v načinu komuniciranja med posamezniki in tudi med posamezniki in organizacijami, kot so podjetja ali državne ustanove. Mnoge od teh sprememb izhajajo iz razvoja interneta in pojavom vseh storitev, ki jih je omogočila njegova širša uporaba (elektronska pošta, elektronsko trgovanje …). Da bi podjetja in ostale organizacije sledile spremembam v okolju in razvoju novih tehnologij in storitev, se je pojavila potreba po enostavnem načinu izmenjave podatkov. Tako so za prenos podatkov organizacije gradile podatkovna omrežja in ta so po večini zgrajena na internetnem protokolu (IP), ki zagotavlja visoko stopnjo kakovosti, zanesljivosti ter razpoložljivosti. Tukaj je potrebno poudariti, da gre pri omenjenih omrežjih za t. i. paketna omrežja, saj prenašajo podatke v obliki paketov. Poenostavljeno delujejo takšna omrežja tako, da se na eni strani podatki (npr. elektronska pošta) razdelijo na majhne enote imenovane paketi, ti se pošljejo čez omrežje in se na drugi strani ponovno sestavijo v prvotno obliko. Omrežja, ki jih uporabljajo organizacije lahko na grobo razdelimo v dve skupini:

lokalna omrežja (Local Area Network - LAN20), prostrana omrežja (Wide Area Network – WAN21).

Z naraščanjem uporabe podatkovnih povezav so se pojavile na trgu nove storitve, kot je elektronsko poslovanje, razvili so se napredni informacijski sistemi za podporo poslovanja in odločanja. Ker so podjetja za omenjene storitve že uporabljala podatkovna omrežja, se je porodila zamisel o prenosu govora preko le-teh. Ker oprema in prenosni mediji, ki omogočajo prenos in izmenjavo podatkov ne zaznajo razlike med njimi, pomeni prenos govora le enega izmed nizov podatkov. Iz omenjene ideje se je postopoma razvila nova storitev imenovana telefonija preko internetnega protokola oziroma IP telefonija. Pogosto se namesto izraza IP telefonija uporablja tudi angleški izraz Voice over IP oziroma krajše VoIP. IP telefonija, včasih imenovana tudi internet telefonija22, pomeni selitev telefonskih klicev iz javnih telefonskih omrežij, ki so v lasti velikih telekomunikacijskih podjetij, v IP omrežja (bodisi javni internet ali zasebna IP omrežja). Gre za skupek tehnologij, ki omogočajo prenos zvoka, faksov, videa in drugih informacij po podatkovnih (paketnih) omrežjih. Osnovni koraki, ki jih vsebuje IP telefonija so pretvorba glasu v digitalni format, stiskanje in pretvorba v paket za prenos po IP omrežjih. Sledi prenos preko omrežja. Na sprejemnem delu pa poteka proces v obratnem vrstnem redu. Telefonija IP je zanimiva za podjetja in druge organizacije, saj jim omogoča zmanjšanje investicijskih in obratovalnih stroškov (omogoča, da se včasih ločena omrežja za govor in 20 Skupina računalnikov in drugih naprav, ki so razpršeni po omejenem prostoru (npr. poslovna stavba) in so med seboj povezani s komunikacijskimi napravami. 21 Omrežje, ki uporablja javne komunikacijske povezave in pokriva obsežno zemljepisno območje. 22 Povzeto po: http://www.IskraPrins.si, 2005

28

podatke združita v eno), polni izkoristek obstoječe podatkovne infrastrukture in uvedbo aplikacij za izboljšanje produktivnosti zaposlenih.

3.2 Združevanje tehnologij in delovanje IP telefonije

3.2.1 Združevanje tehnologij Hiter razvoj informacijskih in komunikacijskih tehnologij je prinesel velike spremembe na področju telekomunikacij in računalništva. Z digitalizacijo je sodelovanje med včasih ločenima svetovoma postalo samoumevno in danes smo priča konvergenci oziroma zlivanju tehnologij. V sodobnih podjetjih, kjer se poslovni procesi iz dneva v dan pospešujejo, ob vse večji tendenci narediti čim več v čim krajšem času, so nujne učinkovite in ekonomične možnosti komuniciranja. Iz omenjenega izhaja, da si morajo danes podjetja zagotoviti lastno govorno in tudi podatkovno omrežje. S prvim omogočajo svojim zaposlenim uporabo klasičnih storitev telefonije, kot sta na primer prenos govora in telefaks. Z drugim pa zagotavljajo prenos podatkov, ki je potreben, na primer pri neposrednem nadzoru poslovnih procesov ali pri uporabi spleta, elektronske pošte in intraneta23. Z napredkom tehnologije gradnje podatkovnih omrežij, zlasti kar zadeva njihove zanesljivosti, se je pojavila ideja o konvergenčnem (zlitem) omrežju, ki prenaša tako govor, podatke kot tudi sliko. Takšno omrežje je le malenkost dražje od omrežja, ki prenaša zgolj podatke. To pa pomeni, da lahko podjetja z uporabo sodobnih tehnologij, kot je IP telefonija, združijo včasih ločena omrežja v eno in s tem pozitivno vplivajo na svojo učinkovitost in konkurenčnost. Poslovna logika (Šiška 2003, 14) jih namreč sili k zmanjševanju stroškov, enotna infrastruktura pa pomeni enotno vzdrževanje in upravljanje, s tem pa nižje dolgoročne operativne stroške. Enotno omrežje in uporaba IP telefonije omogoča podjetjem tudi nove storitve, kot so sistem za snemanje klicev in glasovna pošta, ter povezovanje telefonije z drugimi sistemi. Tako kot so se podjetja pred leti odločala za informatizacijo poslovanja, se danes odločajo za združevanje tehnologij in storitev. 23 Zasebno podatkovno omrežje, temelječe na komunikacijskem protokolu IP. Zagotavlja enake storitve in zmožnosti kot internet, le da za razliko od njega ni javen. Intranet je dostopen le ožjemu krogu uporabnikov.

29

SLIKA 8: ZDRUŽEVANJE OMREŽIJ IN STORITEV

Vir: http://www.kron-telekom.si/ericsson/voip.html

3.2.2 Delovanje IP telefonije Na tem mestu bomo predstavili kako deluje IP telefonija in kakšne tehnološke prednosti prinaša v primerjavi s klasično telefonijo. Potrebno je omeniti, da se namesto pojma IP telefonija uporablja tudi naziv internetna telefonija. Le-ta je lahko zavajajoč. IP telefonija je ime za skupek tehnologij, ki omogočajo prenos govora po podatkovnih omrežjih. Omrežje imenovano internet pa je le eno izmed takšnih omrežij (resda najbolj aktualno). Zato ni nujno, da govor prenašamo preko javnega interneta, ki je dostopen vsem, ampak ga lahko prenašamo tudi po lokalnem omrežju, ki je zasebno (na primer po omrežju podjetja v njegovi poslovni stavbi). Trenutni telefonski sistemi24 se za vzpostavitev govorne zveze med sogovornikoma poslužujejo dokaj neučinkovite metode imenovane vodovno preklapljanje25. Ta način, ki je v uporabi že več kot sto let, vzpostavi med sogovornikoma stalno povezavo v obe smeri in za celotno trajanje pogovora. V primeru, da se s sogovornikom pogovarjamo trideset minut je zveza stalno vzpostavljena in s tem tudi zasedena. Pred časom sodobnih in hitrih optičnih povezav in digitalizacije telefonskega prometa je omenjeno pomenilo, da je bilo za vsak klic potrebno med telefonoma vzpostaviti dejansko povezavo z žico. Ravno zaradi navedenega so bili stroški mednarodnih klicev tako visoki. V bistvu smo z deset minutnim pogovorom najeli bakreno žico dolgo več sto ali tisoč kilometrov, ki je povezovala naš telefon s sogovornikovim v drugi državi. Danes je stvar drugačna. Telefonski klic se takoj, ko zapusti naš dom ali pisarno, pretvori v digitalno obliko, se združi z ostalimi in potuje preko zmogljivih optičnih povezav. Ta sistem je sicer izboljšava starega, a je še vedno dokaj neučinkovit.

24 Povzeto po: http://computer.howstuffworks.com/ip-telephony.htm, 2005 25 Tehnika preklapljanja, pri kateri se zveza vzpostavi z dejanskimi, fizičnimi spojitvami vodov.

30

SLIKA 9: PRIKAZ DELOVANJA VODOVNEGA PREKLAPLJANJA

Vir: http://www.earchiv.cz/a96/a618k150.php3 Omenjena neučinkovitost izhaja iz dejstva, da telefonska linija ne razlikuje med dejanskim pogovorom in nepotrebno tišino. To pomeni, da je zveza vzpostavljena in zasedena ne glede na to ali mi govorimo ali ne. Zato se je pojavila ideja, da bi se po zvezi med sogovornikoma prenašali samo deli, ki dejansko vsebujejo pogovor. S tem se bolje izkoristi obstoječa infrastruktura, poveča pa se tudi učinkovitost. Takšna ideja je bila osnova za razvoj alternativne metode povezovanja, imenovane paketno preklapljanje26. To metodo preklapljanja uporablja IP telefonija. Paketno preklapljanje deluje tako, da se govor prenaša v obliki paketov, ki vsebujejo dele pogovora med sogovornikoma. Zveza ni stalno vzpostavljena, ampak se prenašajo zgolj deli, ki dejansko vsebujejo govor. Za lažjo predstavo lahko primerjamo paketno preklapljanje s pregledovanjem spletnih strani, saj se tudi v tem primeru uporablja paketni način povezovanja. Ko si ogledujemo spletne strani naš računalnik ne vzpostavlja stalne povezave z njimi, ampak prenaša podatke zgolj po potrebi (na primer, ko kliknemo na določeno povezavo). Tako kot ta sistem omogoča hitro in učinkovito izmenjavo podatkov preko interneta, tako deluje tudi v primeru IP telefonije. Grafični prikaz delovanja paketnega preklapljanja pa je prikazan na naslednji sliki.

26 Način usmerjanja in prenašanja podatkov po omrežju z uporabo naslovljenih paketov, tako da je komunikacijski kanal v določeno smer zaseden le med prenosom paketa po njem, takoj zatem pa je na voljo drugemu paketu.

31

SLIKA 10: PRIKAZ DELOVANJA PAKETNEGA PREKLAPLJANJA

Vir: http://www.earchiv.cz/a96/a618k150.php3

3.3 Prednosti IP telefonije Telefonija IP se je začela uveljavljati kot način zniževanja telekomunikacijskih stroškov (zlasti stroškov mednarodnih klicev). S pomočjo podatkovnega omrežja je bilo namreč mogoče premostiti državne meje z veliko nižjimi stroški kot s klasičnim telefonskim klicem. Telekomunikacijska podjetja so na nastalo situacijo odgovorila z znižanjem cen pogovorov, še zlasti mednarodnih. Spremembe cen sicer niso bile enake v vseh državah, a je to v nekaterih postavilo pod vprašaj upravičenost uvajanja IP telefonije, zgolj z namenom znižanja stroškov povezanih s telefonskimi pogovori. Danes se podjetja in organizacije odločajo za uvajanje IP telefonije na podlagi drugih argumentov. Ker njeno uvajanje pogosto predstavlja razmeroma drago in zahtevno investicijo, se odločitve o uvedbi IP telefonije sprejemajo na osnovi poslovnih koristi in prednosti, ki jih prinaša. Na tem mestu jih naštejmo:

a) Zniževanje obratovalnih in investicijskih stroškov Tehnologija, ki predstavlja osnovo IP telefonije omogoča prenos govora preko podatkovnih omrežij. Iz tega izhaja, da je potrebno v primeru njene uvedbe, posvečati sredstva in energijo samo enemu omrežju. Nista potrebni več dve ločeni (za govor in podatke), ampak uporabljamo zgolj eno multifunkcionalno omrežje. Zaradi poenotenega pristopa je upravljanje enostavnejše, zanj je potrebnih manj zaposlenih, omogočen pa je tudi centralni nadzor telefonskega prometa in z njim povezanih stroškov. Vse našteto znižuje obratovalne stroške, v primeru vlaganja v nove poslovne prostore ali novo poslovno stavbo pa zniža tudi investicijske stroške (primer: potrebno je zgolj eno ožičenje).

32

b) Večja izkoriščenost podatkovnih povezav Z uvajanjem IP telefonije v obstoječe podatkovno omrežje, vpeljemo dodatno storitev in s tem izkoristimo proste kapacitete omrežja.

c) Povezovanje z aplikacijami Resnična dodana vrednost IP telefonije leži v njenem povezovanju z drugimi programi in sistemi. Programska oprema, ki temelji na njej, omogoča doseganje boljše organiziranosti, hitrejšega dostopa do ključnih informacij in s tem tudi večjo učinkovitost zaposlenih. Potrebno je poudariti (Djurdjič 2004, 16), da telefonski pogovori niso namenjeni sami sebi ampak so sestavni del poslovnega procesa in pomemben vir informacij. Na tem področju ponuja IP telefonija veliko več možnosti kot klasična telefonija. Zaradi njene računalniške zasnove je mogoče sisteme IP telefonije učinkovito povezati z različnimi viri podatkov. Le-te je možno posredovati uporabniku na zaslonu med telefonskim pogovorom ali celo pred njim. Primer opisanega predstavlja klicni center za naročila, temelječ na IP telefoniji. Zaposleni, ki sprejemajo naročila, hkrati s klicem stranke dobijo na zaslonu računalnika izpisane podatke o tej stranki (ime in priimek, naslov), mogoče tudi zgodovino pogovorov ali seznam preteklih nakupov. S tem je omogočeno, da imajo zaposleni takoj na voljo vse potrebne podatke.

d) Uvajanje novih storitev Nove storitve (Šiška 2003, 16), kot so na primer videotelefonija, glasovna pošta, sistemi za snemanje klicev, centralni imenik ali univerzalno sporočanje, se lahko hitro in enostavno vključijo v sistem IP telefonije. Nova storitev je namreč le nov programski strežnik.

e) Večja prilagodljivost Z uvedbo IP telefonije se poveča fleksibilnost organizacije. V primeru širitve kapacitet ali pa selitve zaposlenih iz ene lokacije na drugo, lahko hitro zagotovimo vsem enake storitve ne glede na to, kje se nahajajo. Omogočeno je namreč hitro in enostavno premeščanje ter dodajanje uporabnikov. Informacijska tehnologija na osnovi katere je zgrajena IP telefonija je mnogo bolj prilagodljiva od klasične telefonije, ki ima drugačne zakonitosti.

3.4 Omejitve IP telefonije Kljub mnogim prednostim IP telefonije in njeni možnosti za nadaljnji razvoj v prihodnosti je potreben tehten premislek in skrbno načrtovanje pred njenim uvajanjem v poslovne procese. Kot vsaka nova tehnologija ima tudi IP telefonija nekaj omejitev in težav. Tem je potrebno posvetiti največ pozornosti, presoditi tveganja in zagotoviti enako kakovost in zanesljivost, kot jo ponuja klasična telefonija. Slabo izveden projekt uvedbe IP telefonije v podjetje lahko namreč, zaradi občasnih izpadov telefonskih storitev, povzroči resne motnje v poteku vsakdanjega dela. Zaradi navedenega bomo v nadaljevanju našteli nekaj slabosti IP telefonije, poleg tega pa bomo navedli tudi priporočljive rešitve s katerimi lahko naštete probleme odpravimo.

33

1. Zanesljivost Uvedba IP telefonije pomeni združitev telefonskega in podatkovnega omrežja v eno omrežje, ki opravlja obe funkciji (prenaša tako govor kot podatke). Poleg že omenjenih prednosti, ki jih ponuja enotno omrežje, je potrebno opozoriti, da je le-to s prenosom govora dodatno obremenjeno. Zaradi tega je potrebna ustrezna omrežna infrastruktura, ki lahko brez težav prenese dodatne obremenitve. Slabo načrtovanje na tem področju namreč lahko vodi do tega, da bo telefonski prenos odpovedal ravno takrat, ko ga bomo najbolj potrebovali (v času velikih obremenitev). Da bi se izognili izpadom sistema IP telefonije in zagotovili ustrezno zanesljivost le-tega, Djurdjič (2004, 16) navaja naslednje pristope:

Podvojitev omrežne opreme (obstajata dva ločena omrežja – eno za IP telefonijo in eno za računalniške podatke). V tem primeru je tveganje resda manjše, saj sistema delujeta popolnoma neodvisno eden od drugega, vendar so stroški takšnega pristopa zelo visoki. Pristop zaradi navedenega ni priporočljiv.

Enotna infrastruktura za vse funkcije. Najcenejši pristop a hkrati najbolj tvegan, saj lahko, kot smo že omenili, v času velikih obremenitev odpove celoten sistem. Tudi ta pristop ni priporočljiv.

Kompromisna rešitev, kjer je oprema podvojena zgolj na ključnih mestih. S tem pristopom se izognemo visokim stroškom, tveganje pa znižamo na sprejemljivo raven. Ta pristop je tudi po mnenju strokovnjakov najprimernejši.

2. Kakovost Eden izmed večjih problemov IP telefonije je povezan s kvaliteto prenosa govora preko omrežja. Ker IP telefonija deluje tako, da se delci pogovora spreminjajo v pakete, ki potujejo po omrežju do prejemnika, lahko včasih pri prenosu le-teh prihaja do napak. Do napak prihaja predvsem ob večjih obremenitvah omrežja in rezultat tega je pojav odmeva ali pa zakasnitev v pogovoru. Če so le-te napake pogoste in dolgotrajne, postanejo tako moteče, da je govor nerazumljiv. Rešitev problema predstavljajo posebni postopki, ki omogočajo delovanje telefonije v realnem času, brez zakasnitev pri prenosu govora. Ustrezna kakovost se zagotavlja s pomočjo mehanizmov kakovosti storitev (QoS27), ki skrbijo, da podatkovni paketi, ki vsebujejo delce pogovora, potujejo po omrežju v pravilnem vrstnem redu in z ustrezno hitrostjo. Omenjeni mehanizmi obravnavajo govor kot posebne vrste podatek. Ker je govor občutljiv na zamik, se glasovni promet prenaša z višjo prioriteto kot podatkovni. Pomembno je le, da celotna oprema omogoča uporabo takšnih mehanizmov.

27 Quality of Service.

34

3. Varnost S pomočjo strojne in programske opreme, ki je potrebna za delovanje sistema IP telefonije, pretvarjamo govor v digitalno obliko. Pretvarjamo ga v računalniške podatke, ki se skupaj z ostalimi pretakajo preko različnih omrežij. Zaradi navedenega so sistemi za IP telefonije, podobno kot računalniški sistemi, občutljivi na najrazličnejše varnostne vdore (kot so na primer virusi ali napadi na strežnike). Djurdjič (2004, 16) navaja, da je trenutno ta pojav še razmeroma neopazen, vendar je potrebno področju varnosti IP telefonije posvetiti enako pozornost kot pri drugih omrežnih storitvah.

3.5 Gradniki sistema IP telefonije Za uporabo storitev IP telefonije je potrebna ustrezna oprema. To poglavje je namenjeno opisu le-te, vendar pa je potrebno poudariti, da opis celotne opreme potreben za vzpostavitev sistema IP telefonije presega okvir tega diplomskega dela. Zaradi navedenega se bomo osredotočili na predstavitev opreme, ki jo potrebujejo končni uporabniki – zaposleni v podjetju, ostalo potrebno opremo pa bomo zgolj navedli. Osrčje sistema IP telefonije predstavljajo naslednje naprave:

IP telefonska centrala (strežnik, ki usmerja klice zaposlenim), glasovni prehod (Voice Gateway) – naprava, ki omogoča povezljivost med klasično

in IP telefonijo,

omrežna infrastruktura (preklopna stikala in ustrezno ožičenje). Za zagotovitev uporabe vseh storitev, ki jih ponuja IP telefonija (prenos govora, glasovna pošta …) končnim uporabnikom, so na voljo tako programske kot strojne rešitve. Obe skupini rešitev delujeta kot most oziroma vmesnik, ki povezuje uporabnika na eni in podatkovno omrežje na drugi strani. Kot smo že navedli je podatkovno omrežje v sistemih IP telefonije prenosni medij.

3.5.1 Programske rešitve Cenovno najugodnejša rešitev, s katero zagotovimo zaposlenim storitve IP telefonije na njihovem delovnem mestu, je uporaba posebne aplikacije, ki se namesti na osebni računalnik. Ta aplikacija se imenuje programski IP telefon, ki za delovanje poleg osebnega računalnika povezanega v podatkovno omrežje, potrebuje le mikrofon in zvočnike za zajem in predvajanje govora. Kot zelo priročna rešitev se pokaže ob namestitvi na prenosni računalnik, saj tako dobimo »prenosni« IP telefon v programski obliki. Lahko ga uporabimo kjerkoli, potreben je le priklop v omrežje.

35

SLIKA 11: PROGRAMSKI IP TELEFON

Vir: http://www.mirkon.de/internettelefonie/x-lite.htm Programska rešitev ima seveda največjo prednost v nizki ceni, saj je večina delovnih mest že opremljena z osebnimi računalniki in investicijo predstavlja le nakup programske opreme. Poleg nizke cene je prednost takšnega pristopa tudi njegova fleksibilnost. Program lahko namreč hitro namestimo tam, kjer se pojavi potreba. Glavna omejitev programskega IP telefona je, da je le-ta za svoje delovanje vezan na osebni računalnik. To pomeni, da ni samostojen in mora biti računalnik vklopljen, da zaposleni lahko opravljajo telefonske klice, uporabljajo glasovno pošto in druge storitve.

3.5.2 Strojne rešitve Poleg programskih rešitev so na voljo tudi strojne rešitve v obliki IP telefonov. Le-ti se po izgledu ne razlikujejo veliko od klasičnih telefonov. Poglavitna razlika je zgolj prisotnost LCD ekrana, ki omogoča dostop do centralnega telefonskega imenika in izpis informacij kot na primer datum, ura in številka klicočega. IP telefoni se za razliko od klasičnih, priključijo v lokalno (podatkovno) omrežje preko vtičnic v katere se običajno priključijo osebni računalniki. So samostojni in zato primerni, v okoljih kjer osebni računalnik ni na voljo, ali pa je potrebna stalna dosegljivost in programska rešitev ne pride v poštev. Seveda pa je uporaba IP telefonov veliko dražja rešitev.

36

SLIKA 12: IP TELEFON

Vir: http://www.myiptelephone.com/detail.cfm__id.545

3.6 IP telefonija v Sloveniji Na področju IP telefonije so se v zadnjem času v Sloveniji začele dogajati občutne spremembe. Opazen je trend naraščanja zanimanja podjetij ter telekomunikacijskih in internetnih ponudnikov za to tehnologijo. Vse več je namreč podjetij, ki so uspešno uvedla sisteme IP telefonije. Prav tako pa so določeni telekomunikacijski ponudniki že začeli s trženjem storitev IP telefonije. Zaradi omenjenega bomo v tem poglavju predstavili podjetja, ki so se že odločila za to, da svoje potrebe po telekomunikacijskih storitvah zadovoljijo s pomočjo telefonije preko internetnega protokola. S tem želimo poudariti, da je IP telefonija lahko zanimiva tudi za slovenska podjetja in da ni zgolj v domeni velikih tujih multinacionalk. Kot navaja Drakulič (2003, 16) je eden od osnovnih razlogov, zakaj se IP telefonija v Sloveniji v preteklosti ni bolj uveljavila, nepoznavanje, drugi pa je cena. Cena za telefonijo IP je v primerjavi s klasično telefonijo višja. A ta primerjava drži le, če primerjamo neposredno stroške opreme, če pa vključimo v primerjavo še vse prednosti IP telefonije, pa se razmerje med ceno in vrednostjo precej spremeni. Če povzamemo, je ključ do uspeha IP telefonije v uporabi orodij za povečevanje produktivnosti in učinkovitosti. Kot podkrepitev te trditve navajamo v nadaljevanju dejanske primere podjetij, ki so na racionalizacijo svojih poslovnih procesov vplivala tudi z uvedbo IP telefonije. Eden izmed prvih poslovnih uporabnikov IP telefonije v Sloveniji (Drakulič 2003, 16) je bilo podjetje Petrol, ki se je odločilo za uporabo te tehnologije v tržni niši – v obliki klicnega centra. Pred tremi leti in pol so se odločili, da klicni center za prodajo kurilnega olja, ki deluje na osmih lokacijah, opremijo s telefonijo IP. Zaradi že obstoječega podatkovnega omrežja, ki povezuje vse lokacije je bila rešitev s protokolom IP najlažje izvedljiva in tudi najbolj gospodarna. Za popolnoma drugačen pristop so se odločili v družbi ABC nepremičnine. IP telefonijo so uvedli v celotnem podjetju s pomočjo zmogljive digitalne centrale. Razlog za popoln prehod na novo tehnologijo je bila predvsem nezmožnost obstoječega sistema za povezavo z zunanjimi aplikacijami. Njihovo telefonsko poslovanje je namreč tesno povezano s

37

programom Microsoft Outlook, ki shranjuje celotno zgodovino stikov s strankami. IP telefonija jim omogoča prihranek časa na dveh nivojih. Ob klicu stranke, le-to sistem samodejno prepozna (iz baze podatkov v programu Outlook), nepremičninskemu agentu je takoj na voljo vsa zgodovina klicev, poleg tega pa se klic stranke avtomatsko preusmeri k tistemu agentu, ki je zadolžen zanjo. Telefonijo IP uporabljata tudi Kapitalska družba (KAD) in Eles. Kot primer naj še navedemo podjetje Comtron, ki vidi v telefoniji IP poslovno priložnost in bo kmalu začelo s trženjem tovrstnih rešitev (Kovšca 2005a, 20). Rešitve bodo ponujali kot zaključene sisteme znotraj lokalnih in mednarodnih podjetij. Svojo predanost tej tehnologiji in njeno uporabnost pa so dokazali z uvedbo IP telefonije v svoje poslovalnice po vsej Sloveniji. Za konec pa naj navedemo tudi podatek, da so storitve IP telefonije poleg pravnim osebam, na voljo tudi fizičnim osebam. Z mesecem majem 2005 je postalo podjetje Voljatel telekomunikacije prvi komercialni ponudnik storitev IP telefonije v Sloveniji (Kovšca 2005b, 21). Telefonijo preko internetnega protokola ponujajo vsem svojim naročnikom (fizičnim in pravnim osebam), ki uporabljajo stalne širokopasovne povezave28. Poleg prenosa govora, pa uporabniki lahko uporabljajo tudi vse dodatne storitve, ki jih ponuja telefonija IP, kot je nadzor porabe, spremljanje statistike, zgodovina opravljanih klicev in druge. Podjetju Voljatel se je meseca junija 2005 pridružil tudi SiOL, ki ponuja storitve IP telefonije poslovnim in zasebnim uporabnikom.

28 Zelo hitra povezava v internet, v pojem so zajete DSL in kabelske povezave v internet.

38

4 UVAJANJE VIDEOKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE

4.1 Uvod Poleg tehnoloških osnov videokonferenc in IP telefonije, ki smo jih podrobno obdelali v prejšnjih poglavjih, bomo v zadnjem delu tega diplomskega dela predstavili zagonski elaborat za projekt uvajanja omenjenih tehnologij v podjetje. Zagonski elaborat predstavlja prvi zapis projekta oziroma njegovo predstavitev. Vsebuje vse zamisli, namene, strategije, cilje, plan projekta, predvidene stroške, itd. Služi kot osnova zagonu projekta in tudi kasnejši kontroli (ko preverjamo ali se projekt izvaja tako, kot smo si začrtali na začetku). Podjetje, s katerim smo sodelovali, tehnološkemu razvoju namenja veliko pozornosti in znatna sredstva ter tako sledi potrebam razvoja družbe. Vodstvo podjetja je odprto za nove tehnologije komuniciranja in je izrazilo željo o podrobnejši predstavitvi le-teh. To je privedlo do ideje o združitvi predstavitve videokonferenc in IP telefonije z zagonskim elaboratom (projekta njihovega uvajanja) v to diplomsko delo. Za nadaljnje potrebe tega diplomskega dela smo projekt poimenovali s kratico VKIP. Zagonski elaborat za projekt uvajanja videokonferenc in IP telefonije smo pripravili v sodelovanju s podjetjem iz Celja, ki deluje na področju gradbeništva. Osnovno dejavnost podjetja predstavljajo visoke in nizke gradnje ter vzdrževanje in varstvo cest. Njihov proizvodni program pa dopolnjujejo še proizvodnja različnih asfaltov in betonov ter opravljanje storitev kot so prevozi, vzdrževanje predorov, varovanje objektov, servis delovnih sredstev … Podjetje želi postati uspešen, obvladljiv in tržno prilagodljiv sistem s popolno ponudbo na področju gradbeništva. Predvsem želi doseči slovensko in evropsko poslovno odličnost s poudarkom na ustvarjanju dobička, hkrati pa se zaveda pomena ekologije in trajnostnega razvoja. Podjetje je organizirano v obliki koncerna, ki ga sestavlja šest povezanih družb. V skladu s sprejetim dolgoročnim strateškim planom in iz njega izhajajoče strategije rasti prihodkov in dobičkonosnosti (ki predvideva krepitev prisotnosti na trgih držav bivše Jugoslavije), se je podjetje leta 2004 odločilo za ustanovitev odvisne družbe v Bosni in Hercegovini. Omenjena odvisna družba je v stoodstotni lasti koncerna in ima svoj sedež v kraju Doboj, na pomembnem stičišču prometnih poti, v severovzhodnem delu Bosne in Hercegovine. Želja po hitri integraciji družbe v koncern na tehnološkem, organizacijskem in informacijskem področju je pripeljala do ideje o možni uvedbi videokonferenčnega sistema na sedežu koncerna v Celju (za nadaljnje potrebe tega diplomskega dela bomo družbo iz Celja imenovali: podjetje X) in v odvisni družbi v Bosni in Hercegovini (za nadaljnje potrebe tega diplomskega dela bomo družbo iz BiH imenovali: podjetje Y). Ideja je izhajala iz težnje po premostitvi fizične oddaljenosti odvisne družbe od sedeža in spodbujanju sinergije znotraj poslovnega sistema. Poleg tega je v strateškem planu koncerna predvideno izboljšanje nadzora nad skupino, kar bi lahko dosegli s pomočjo sodobne tehnologije. Tako bi bilo mogoče opravljati poslovne sestanke na daljavo, se o pomembnih odločitvah posvetovati s člani uprave koncerna, izvajati izobraževanje zaposlenih na daljavo, ustvarjati korporacijsko identiteto, itd. S tem bi se olajšalo in

39

pospešilo komuniciranje podružnice s sedežem in obratno. S premostitvijo fizične razdalje bi zmanjšali tudi potrebo po potovanjih vodilnega kadra, kar bi seveda pomenilo znižanje stroškov potovanj. Poleg sistema videokonferenc smo v zagonski elaborat uvrstili tudi uvedbo sistema IP telefonije v podjetje Y, ki bi lahko ob ustrezni izvedbi znižala obratovalne in investicijske stroške. To je predvideno v strategiji rasti stroškovne učinkovitosti, ki je ravno tako zapisana v dolgoročnem strateškem planu koncerna. Poleg znižanja stroškov bi nova tehnologija povečala fleksibilnost podružnice v Bosni in Hercegovini. Le-ta se namreč seli v novo poslovno stavbo in tako je po našem mnenju primerno predstaviti tudi alternativno možnost zagotavljanja telekomunikacijskih storitev zaposlenim.

4.2 Idejna zasnova, vhodne strategije in cilji projekta

4.2.1 Idejna zasnova projekta Namen projekta je slediti tehnološkemu razvoju na področju komuniciranja na daljavo in telekomunikacij ter izkoriščanje poslovnih koristi, ki jih prinaša uvedba nove tehnologije v podjetje. Poleg omenjenega želi podjetje s projektom VKIP tudi na relativno omejenem prostoru testirati novosti in na podlagi izsledkov sprejeti odločitve o širši implementaciji IP telefonije in sistemov za videokonferenčno komuniciranje v koncern. Uvajanje takšnih sistemov (Djurdjič 2004, 15) je pogosto razmeroma draga in zahtevna investicija. Zato analitiki že vrsto let ocenjujejo, da je najprimernejši fazni pristop (začeti z manjšimi pilotskimi projekti, kot je uvedba novosti v podružnici in šele nato širitev sistema). Omenjeno je še posebej pomembno pri velikih projektih, kjer se lahko stroški hitro povečajo in presežejo prag smiselnosti investicije. Tehnologije, ki so predmet projekta VKIP so doživele v zadnjem desetletju znaten napredek. Proizvajalci strojne in programske opreme potrebne za izvajanje videokonferenc in prenosa govora preko IP omrežij so svoje izdelke razvili do te mere, da so sposobni delovati v zahtevnem poslovnem okolju. Velike spremembe (Goncalves 1999, 52) so opazne predvsem na področju zanesljivosti tehnologije in njene sposobnosti delovati pod veliko obremenitvijo (primer: oprema mora brezhibno zagotavljati telefonske storitve tudi več sto zaposlenim hkrati). Poleg izboljšanja zanesljivosti tehnologij, pa so le-te postale tudi vedno bolj dostopne. Na znižanje cen ustrezne opreme in s tem zmanjšanje stroškov uvedbe videokonferenčnih sistemov in sistemov IP telefonije sta vplivala naslednja dejavnika:

a) širša uporaba (pred nekaj leti so le inovatorji uvajali testne implementacije, danes pa so se jim pridružile tudi velike korporacije in ostala podjetja) in

b) močna konkurenca med proizvajalci ustreznih rešitev. Tako si danes ni več smiselno zastavljati vprašanja ali uvesti nove informacijske tehnologije na področje govornega in video komuniciranja ali ne, temveč kdaj, kako in v kakšnem obsegu.

40

4.2.2 Vhodne strategije projekta Kot navaja Hauc (2002, 39) je strategija napoved stanja prvin poslovanja in razvoja poslovnega sistema danes za jutri. Tako so strategije zapis strateških ciljev, ki bodo doseženi v predvidenem roku v prihodnosti. Da pa poslovni sistem doseže zastavljene cilje, mora izvajati projekte ali druge usmerjene in časovno omejene procese. Na podlagi pogovora z vodstvom koncerna, navajamo v nadaljevanju naslednje vhodne strategije, ki predstavljajo temelj projekta: S1 – dvig učinkovitosti zaposlenih S2 – znižanje investicijskih in obratovalnih stroškov S3 – širitev korporacijske identitete S4 – zagotovitev hitrejšega dostopa do informacij za upravljanje in vodenje S5 – izboljšanje nadzora odvisne družbe S6 – znižanje stroškov potovanj Utemeljitve: S1 – S pomočjo uporabe novih in naprednih storitev, kot sta videokonferenca in IP telefonija, načrtujemo povečanje učinkovitosti zaposlenih. Le-to bomo skušali doseči z boljšo organiziranostjo na delovnem mestu in hitrejšim dostopom zaposlenih do ključnih informacij. S2 – V skladu s strategijo rasti stroškovne učinkovitosti bomo z uvajanjem IP telefonije skušali znižati investicijske in obratovalne stroške. Nova tehnologija namreč omogoča cenejšo implementacijo, lažje upravljanje in vzdrževanje, nudi pa tudi optimalnejšo izkoriščenost obstoječe podatkovne infrastrukture. S3 - Razvoj in utrjevanje korporacijske kulture bomo s pomočjo izobraževanja na daljavo skušali razširiti tudi v podružnico v Bosni in Hercegovini. Videokonferenčna tehnologija nam omogoča, da prenesemo sistem skupnih vrednot in organizacijske kulture na zaposlene v podružnici (z nizkimi stroški in zanemarljivo porabo časa). S4 – S projektom bomo skušali vodilnim podružnice in tudi upravi koncerna omogočiti hitrejšo izmenjavo ključnih informacij za odločanje. S5 – Videokonference omogočajo organiziranje sestankov na daljavo in tako ustvarjajo most med oddaljenimi lokacijami. To omogoča, da vodstvo podružnice predstavi poslovna poročila za pretekla obdobja v živo. S tem bomo skušali izboljšati nadzor uprave nad odvisno družbo.

41

S6 – Skušali bomo znižati stroške potovanja vodilnega kadra iz Slovenije v BiH in obratno, in sicer z organiziranjem videokonferenčnih sestankov na daljavo.

4.2.3 Cilji projekta

a) Namenski cilji projekta (z njimi je določen namen projekta) N1 – izkoristiti možnosti, ki jih ponujajo sodobne tehnologije in izboljšati komunikacijo N2 – zagotoviti racionalno izrabo časa N3 – znižati stroške investicij v novo poslovno stavbo podjetja Y za 10% N4 – znižati stroške obratovanja in vzdrževanja opreme za 30% v naslednjih 3 letih N5 – znižati stroške potovanj (prevozi + dnevnice) za 50% N6 – zagotoviti boljši nadzor odvisne družbe N7 – zagotoviti lažji pretok informacij za odločanje in tako skrajšati proces odločanja

b) Objektni cilji (predstavljajo osnovo za dosego namenskih ciljev) O1 – začetek izvajanja projekta O2 – ugotovitev dejanskega stanja na področju tehnične opremljenosti, dostopnosti telekomunikacijskih povezav in razpoložljivosti ustreznih prostorov v obeh družbah (v Celju in v BiH) s pomočjo izvedbe posnetka obstoječih stanj O3 – izdelava investicijskega programa potrebne opreme in pripravljalnih del (del, ki jih bo potrebno izvesti pred namestitvijo opreme; adaptacijska in zaključna dela) O4 – izbira zunanjih izvajalcev, ki bodo izvajali pripravljalna dela v podjetjih X in Y O5 – objava razpisa za opremo in izbira dobaviteljev O6 – izvedba potrebnih pripravljalnih del O7 – dobava in namestitev opreme O8 – usposabljanje zaposlenih v obeh družbah za uporabo nove opreme O9 – testni zagon in testiranje opreme O10 – ustrezno nameščena oprema, pripravljena za uporabo

42

4.3 Vsebinska zasnova projekta Projekt VKIP vsebuje uvajanje novih storitev v podjetje s pomočjo sodobnih informacijskih tehnologij. Projekt lahko uvrstimo med projekte rasti oziroma natančneje med projekte zniževanja stroškov. Kot navaja Hauc (2002, 110) s projekti zniževanja stroškov posredno pripomoremo k ustvarjanju prihodkov, saj z nižjo lastno ceno dosežemo boljše prodajne cene in tako posledično vplivamo na večanje dobička. Poleg omenjenega cilja zniževanja stroškov, želimo s projektom VKIP doseči tudi hitrejši pretok informacij, dvigniti kvaliteto dela zaposlenih na višjo raven, pospešiti proces integracije odvisne družbe v koncern, itd. V okviru projekta VKIP gre za uvajanje dveh tehnologij, ki sta sicer tehnološko ločeni, a imata nekaj skupnih stičišč. Obe tehnologiji (Hernest, Gurle in Petit 2000, 115) namreč za delovanje uporabljata podatkovna omrežja grajena na IP protokolu (oziroma standardu). Poenostavljeno rečeno gre za tehnologiji katerih oprema, ki omogoča njuno uporabo za komunikacijo, uporablja isto omrežje. Čeprav gre za dva podsklopa projekta je uvajanje videokonferenc in IP telefonije planirano v istem časovnem obdobju. Podjetje Y namreč planira selitev v novo poslovno stavbo, kar načrtujemo izrabiti za izvedbo prehoda na novo tehnologijo. Ker so v primeru selitve potrebne investicije v novo infrastrukturo, ne glede na to ali se projekt VKIP izvede ali ne, najlažje upravičimo vlaganja v novosti. Uvajanje videokonferenc se bo izvajalo v obeh podjetjih, tako v Sloveniji kot v BiH, saj je potrebno za uspešno vzpostavitev video zveze opremo namestiti v obe podjetji (s tem vzpostavimo komunikacijski most med dvema oddaljenima točkama). Uvajanje IP telefonije pa se bo izvajalo le v podjetju Y, saj bo projekt služil kot testno uvajanje opreme. Če se bo IP telefonija izkazala kot učinkovita in zanesljiva alternativa klasični telefoniji, se bo vodstvo koncerna odločilo za njeno uvajanje tudi v ostale družbe skupine.

4.3.1 Postopek uvajanja videokonferenc in internetne telefonije Predvideni postopek uvajanja nove tehnologije na področje govornih komunikacij in uporabe videokonferenc v podjetjih X in Y smo povzeli po modelu izvedbe, ki ga za izvedbo večjega VoIP projekta predlagata Walker in Hicks (2004, 68). Dodali smo nekaj korakov v sam postopek in ga tako prilagodili značilnostim projekta VKIP. Planirani postopek uvajanja je sledeč:

1. načrtovanje potrebne infrastrukture, 2. identifikacija in nabava ustrezne opreme, 3. vzpostavitev sistema videokonferenc v podjetju X in Y, 4. zagotovitev omrežja za povezovanje oddaljenih lokacij, 5. vzpostavitev sistema IP telefonije v podjetju Y, 6. izobraževanje podpornega osebja in uporabnikov, 7. obdobje testiranja sistemov, 8. zbiranje podatkov testiranja in njihova analiza ter sestava poročila o testiranju, 9. izvedba ustreznih optimizacij in dodatnih nastavitev na podlagi izsledkov testiranja.

43

4.3.2 Načrtovanje potrebne infrastrukture in nabava opreme Da bi dosegli cilje projekta so potrebna določena vlaganja. Poleg največjega izdatka, ki ga predstavlja nakup ustrezne opreme, zajema velik del stroškov tudi omrežna infrastruktura. Načrtovanje le-te je potrebno izvesti nadvse skrbno in natančno, saj je od omrežne infrastrukture precej odvisna kakovost storitev prenosa videa in govora (Kelleher, Cross 1985, 20). Slabo načrtovanje na začetku lahko namreč povzroči resne motnje v delovanju storitev in s tem ovire v izvajanju poslovnih procesov. Po končanem načrtovanju infrastrukture sledi nabava opreme. V primeru uvajanja videokonferenc je to oprema kot so kamere, mikrofoni, projektorji, zvočniki, itd. V primeru uvajanja IP telefonije, pa so to IP telefoni, strežniki, programska oprema, itd. Podjetje se bo odločilo za nakup opreme, ki bo najbolje ustrezala njihovim potrebam in zmožnostim. Da bi ugotovili kakšne so dejanske potrebe, smo v projektu predvideli izvedbo podrobnega popisa le-teh. Izveden posnetek obstoječega stanja v obeh podjetjih bo služil kot osnova sestavljanju seznama potrebne opreme. Dobavitelje opreme, potrebne za izvedbo projekta VKIP, bomo iskali na slovenskem tržišču, saj trg v Bosni in Hercegovini še ne ponuja tako specializirane opreme. Dobavitelji bodo izbrani na podlagi njihovih oddanih ponudb. Pri izbiri pa bo poleg cene pomembno vlogo igral tudi predvideni dobavni rok in zmožnost podjetja, da izvede namestitev opreme oziroma zagotovi ustrezne izvajalce za to. Dobavitelja za dobavo opreme, namenjene izgradnji videokonferenčnega sistema, bomo izbrali med naslednjimi podjetji:

Esotech, ki zastopa proizvajalca VCON; Iskrateling, ki sodeluje s proizvajalcem Polycom; TSE Trade, ki ima v ponudbi sisteme različnih proizvajalcev; Kron Telekom, ki trži opremo proizvajalca Tandberg; Amis, ki prav tako trži opremo proizvajalca Tandberg.

Dobavitelja za dobavo opreme, namenjene izgradnji sistema IP telefonije, pa bomo izbrali med naslednjimi podjetji:

Telekom Slovenije, Cisco Slovenija, Comtron PC inženiring, USCom, Iskratel.

4.3.3 Pripravljalna dela in namestitev opreme Opremo je potrebno po dobavi strokovno namestiti in pripraviti za uporabo. V projektu smo poleg namestitve opreme predvideli tudi pripravljalna dela, s katerimi se v izbranih prostorih zagotovijo ustrezni pogoji (na primer: dostopni električni in podatkovni priključki). Takšna dela obsegajo preboje sten za potrebe izvedbe ožičenja, polaganje

44

električnega in podatkovnega ožičenja, urejanje tal in sten, zaključna pleskarska dela, itd. Izvajalce za izvedbo pripravljalnih del bo vsako podjetje iskalo na svojem lokalnem trgu. Se pravi podjetje X v Sloveniji in podjetje Y v Bosni in Hercegovini. Povezavo oddaljenih lokacij bomo izvedli preko najetega podatkovnega voda, ki zagotavlja največjo zanesljivost, hitrost in varnost prenosa podatkov med podjetjema X in Y. S projektom je predvideno, da se po končanih pripravljalnih delih začnejo izvajati montažna dela, s katerimi se bo dejansko namestila oprema (tako strojna kot programska). Poleg montaže se izvedejo tudi vse potrebne nastavitve, tako da je oprema pripravljena za testni zagon. Namestitev, ki zahteva strokovno usposobljene izvajalce, bodo izvedli izbrani slovenski dobavitelji oziroma njihovi partnerji.

4.3.4 Izobraževanje zaposlenih in podpornega osebja V okviru projekta VKIP smo predvideli tudi izobraževanje tako podpornega osebja kot tudi uporabnikov. Čeprav je oprema namenjena videokonferencam in IP telefoniji, narejena s ciljem, da bi bila čim bolj preprosta za uporabo, smo mnenja, da je zaposlenim kljub temu potrebno predstaviti dodatne možnosti in prednosti, ki jih prinaša sodobna tehnologija. Dobro izveden postopek izobraževanja bo nedvomno močno zmanjšal število podpornih klicev in tudi povečal učinkovitost zaposlenih. Zaposleni v obeh podjetjih že imajo izkušnje pri uporabi sodobnih komunikacijskih orodij. Navedeno pomeni, da uvajanje nove komunikacijske opreme zaposlenim ne bo predstavljalo večjih težav. Temu bomo prilagodili tudi izobraževanje zaposlenih, ki bo osredotočeno predvsem na predstavitev novosti, ki jo prinaša nova oprema in demonstracijo njenega delovanja. Več poudarka na izobraževanju je predvidenega za podporno osebje, ki bo skrbelo za brezhibno delovanje sistemov in njihovo administracijo. Tako je predvideno petdnevno izobraževanje za člane podpornega osebja v obeh podjetjih. Uporaba videokonferenčne opreme ne zahteva dodanega znanja, saj za vse potrebne nastavitve poskrbi dobavitelj. S projektom smo predvideli enodnevni seminar, s katerim bomo zaposlene seznanili z videokonferenčno opremo, predstavili pa bomo tudi pravila videokonferenčnega bontona. Ob uvedbi sistema IP telefonije za zaposlene ne bo večjih vidnih sprememb. IP telefoni, katere bodo zaposleni uporabljali, so namreč zelo podobni klasičnim analognim telefonom, njihova uporaba pa je tudi zelo enostavna. Tudi tukaj smo s projektom predvideli kratko enodnevno delavnico s predstavitvijo novosti in prednosti IP telefonije.

45

4.4 Taktika izvedbe projekta V skladu z zastavljenim planom projekta VKIP, v nadaljevanju navajamo taktiko izvedbe projekta. Le-ta predstavlja dopolnitev plana in dodaja pojasnila ključnim fazam projekta. Poleg tega tudi pojasnjuje zaporednost faz, izpostavlja posebnosti iz pogodbenih razmerij ter določa način končanja projekta. T1 – Projekt bosta izvajala podjetje X in podjetje Y v sodelovanju z zunanjimi kooperanti na področju montaže in testiranja opreme ter na področju opravljanju ustreznih adaptacijskih del. Za navedene storitve si bosta obe podjetji skušali pridobiti naslednje plačilne pogoje: 40% avansa ob naročilu posla in ostalih 60% v 30 dneh po dobavi naročenih storitev. T2 – Po zagonu projekta je planirana izvedba posnetka obstoječega stanja v podjetjih X in Y. Z izvedbo posnetka planiramo pridobiti predvsem informacije o ustreznih prostorih za namestitev videokonferenčne opreme, o številu uporabnikov, ki jo bodo uporabljali, itd. Prav tako bomo po planu ugotavljali število delovnih mest kjer obstajajo potrebe po telekomunikacijskih storitvah. Vse te informacije bodo služile izdelavi investicijskih načrtov potrebne opreme in pripravljalnih del. Na primer: izbira videokonferenčne opreme bo odvisna od prostora v katerem bodo potekale videokonference in od števila udeležencev le-teh. Prav tako bo na podlagi števila delovnih mest, ki potrebujejo telekomunikacijske storitve izbrano število IP telefonov in ustrezno zmogljiv telekomunikacijski strežnik. T3 – Po ugotovljenem stanju je potrebno skleniti pogodbe z zunanjimi izvajalci (ustrezne adaptacije prostora, dograditev podatkovnih omrežij …). T4 – Za pridobitev ponudb za nakup opreme je potrebno objaviti razpis. Sledi analiziranje ponudb in izbira najugodnejšega dobavitelja. Dobavitelj mora zagotavljati strokovno namestitev opreme oziroma mora za to predlagati ustreznega zunanjega izvajalca. T5 – Po izbiri dobavitelja sledi montaža opreme in njeno testiranje. V tej fazi projekta se izvede tudi izobraževanje zaposlenih ter podpornega osebja. T6 – V predstavitev in potrditev zagonskega elaborata tega projekta se vključi vodstvo podjetij X in Y. T7 – Projekt je prioriteten, saj namestitev opreme sovpada s selitvijo podjetja Y (odvisne družbe v BiH) v novo poslovno stavbo. T8 – Omenjena selitev odvisne družbe, ki je predvidena 1 .3. 2006, predstavlja časovni okvir projekta, ki zahteva dokončanje projekta do navedenega datuma. T9 – Projekt bo v višini 50% financiran z lastnimi sredstvi koncerna, ostalih 50% potrebnih sredstev pa bo pridobljenih iz naslova najetega kredita pri poslovni banki. T10 – Projekt se konča po uspešno dobavljeni, nameščeni in testirani opremi, ko je le-ta pripravljena za uporabo. Prav tako so o uporabi opreme poučeni zaposleni v podjetju.

46

4.5 Plan projekta SLIKA 13: PLAN PROJEKTA - UVAJANJE VIDEOKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE (VKIP)29

29 Plan je izdelan s programskim orodjem Microsoft Project

47

SLIKA 13: PLAN PROJEKTA - UVAJANJE VIDEOKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE (VKIP)

48

4.6 Ekonomika projekta

4.6.1 Stroški projekta Stroške projekta smo ocenili30 in jih navajamo v naslednji tabeli. Stroški so podani za vsako aktivnost posebej, vendar smo aktivnosti zaradi lažje nadaljnje obravnave združili v skupine imenovane delovni paketi (DP 1-9). TABELA 1: PLANIRANI STROŠKI PROJEKTA VKIP

STROŠKI Delovni paket AKTIVNOST DELA INVESTICIJE DRUGI

ZAGON PROJEKTA Potrditev zagonskega elaborata 3.000 0 0 Imenovanje projektnega managementa 4.000 0 0 Določitev planskega in strokovnega tima 5.000 0 0 Izdelava finančnega načrta 8.000 0 0 Zagotovitev lastnih sredstev 3.000 0 20.000 Preučitev ponudb kreditov poslovnih bank 7.000 0 0 Najem dolgoročnega kredita pri poslovni banki 2.000 0 0 Zagotovitev ostalih pogojev za izvajanje projekta 5.000 0 16.000

DP1

Začetek izvajanja projekta 37.000 0 36.000

POSNETEK OBSTOJEČEGA STANJA Priprava na izvedbo posnetka 6.000 0 0 Določitev tima izvedbe posnetka 4.000 0 15.000 Izvedba posnetka videokonferenčnih potreb v podjetju X 6.000

0 0

Izvedba posnetka videokonferenčnih potreb v podjetju Y 6.000

0 0

Izvedba posnetka telekomunikacijskih potreb v podjetju Y 4.000

0 0

Iskanje ustreznih prostorov za videokonference v podjetju X 4.000

0 0

Iskanje ustreznih prostorov za videokonference v podjetju Y 4.000

0 0

DP2

Izvedeni posnetki obstoječih stanj v podjetjih 34.000 0 15.000

INVESTICIJSKI PROGRAM Izdelava investicijskega programa potrebne opreme Analiza posnetkov obstoječega stanja v podjetjih 6.000 0 0 Definiranje potreb po telekomunikacijskih storitvah 2.000 0 0 Definiranje potreb po videokonferenčnih storitvah 2.000 0 0 Projektiranje videokonferenčnega sistema 12.000 0 5.000

DP3

Projektiranje sistema IP telefonije 12.000 0 5.000 30 Stroške investicij smo ocenili na podlagi okvirnih cen opreme in storitev, ki so nam jih posredovali predvideni dobavitelji in izvajalci. Stroške dela in ostale stroške pa smo ocenili na osnovi trajanja in zahtevnosti posameznih planiranih aktivnosti.

49

Izdelava investicijskega programa potrebne opreme 8.000 0 0 Izdelan investicijski program potrebne opreme 42.000 0 10.000

Izdelava investicijskega programa pripravljalnih del Analiza posnetkov obstoječega stanja v podjetjih 6.000 0 0 Definiranje mest za namestitev opreme 4.000 0 0 Definiranje potrebnih adaptacijskih del 6.000 0 0 Definiranje potrebnih zaključnih del 8.000 0 0 Načrtovanje podatkovne in električne infrastrukture 14.000 0 6.000 Izdelava investicijskega programa pripravljalnih del 10.000 0 7.000

DP3

Izdelan investicijski program pripravljalnih del 48.000 0 13.000

ZUNANJI IZVAJALCI PRIPRAVLJALNIH DEL Iskanje ustreznih izvajalcev 15.000 0 0 Zbiranje ponudb potencialnih izvajalcev 20.000 0 0 Preučevanje prispelih ponudb 5.000 0 0 Odločanje o najugodnejši ponudbi 9.000 0 0 Sklenitev pogodbe z zunanjimi izvajalci 2.000 0 10.000

DP4

Izbrani zunanji izvajalci 51.000 0 10.000

DOBAVITELJI OPREME Videokonferenčna oprema Priprava razpisa za videokonferenčno opremo 11.000 0 0 Objava razpisa 13.000 0 30.000 Zbiranje ponudb 7.000 0 6.000 Preučevanje prispelih ponudb 8.000 0 0 Izbira najugodnejšega dobavitelja 9.000 0 0 Sklepna pogajanja z izbranim dobaviteljem 5.000 0 16.000 Sklenitev pogodbe z dobaviteljem videokonf. opreme 10.000 7.500.000 80.000

DP5

Izbran dobavitelj videokonferenčne opreme 63.000 7.500.000 132.000 Oprema sistema IP telefonije

Priprava razpisa opreme sistema IP telefonije 9.000 0 0 Objava razpisa 15.000 0 22.000 Zbiranje ponudb 6.000 0 0 Preučevanje skladnosti opreme s potrebami 7.000 0 0 Preučevanje plačilnih in dobavnih pogojev 13.000 0 0 Izbira najprimernejšega dobavitelja 12.000 0 13.000 Sklepna pogajanja z izbranim dobaviteljem 5.000 0 0 Sklenitev pogodbe z izbranim dobaviteljem 9.000 9.500.000 0

DP5

Izbran dobavitelj opreme sistema IP telefonije 76.000 9.500.000 35.000

PRIPRAVLJALNA DELA Predpriprave za izvedbo pripravljalnih del 12.000 0 0 Izvedba prebojev sten za namestitev ožičenja 16.000 0 7.000 Nameščanje podatkovnega in električnega ožičenja 13.000 0 8.000 Izvedba zaključnih del 25.000 0 0 Nakup in nameščanje pohištva v prostore za videokonference 3.000 750.000 0

DP6

Izvedena pripravljalna dela 69.000 750.000 15.000

50

DOBAVA IN NAMESTITEV OPREME Organizacija dostave opreme 6.000 0 0 Predpriprave za namestitev opreme 11.000 0 2.000 Nameščanje videokonferenčne opreme v podjetje X 15.000 100.000 3.000 Nameščanje videokonferenčne opreme v podjetje Y 15.000 120.000 0 Nameščanje sistema IP telefonije v podjetje Y 30.000 200.000 0

DP7

Oprema dobavljena in nameščena 77.000 420.000 5.000

USPOSABLJANJE ZAPOSLENIH Izdelava programa usposabljanja 5.000 0 0 Priprava izvedbe usposabljanja 18.000 0 0 Priprava gradiv o opremi 23.000 0 10.000 Izvedba usposabljanja o videokonferencah 6.000 0 0 Izvedba usposabljanja o IP telefoniji 7.000 0 0

DP8

Zaposleni usposobljeni za uporabo nove opreme 59.000 0 10.000

TESTIRANJE OPREME Priprave na testni zagon 25.000 0 0 Izvedba nastavitev opreme 18.000 0 22.000 Testni zagon opreme 5.000 0 13.000 Testno obratovanje 10.000 0 0 Dodatne nastavitve in optimizacija delovanje opreme 20.000 0 0

DP9

Oprema preizkušena in pripravljena za uporabo 78.000 0 35.000 KONEC PROJEKTA 634.000 18.170.000 316.000SKUPAJ (SIT) 19.120.000

4.6.2 Učinki projekta (faza eksploatacije) Izdatki so skoraj vedno glavni odločitveni faktor pri vlaganjih v informacijsko tehnologijo. Tudi v primeru projekta uvedbe videokonferenc in IP telefonije je potrebno visoka začetna vlaganja upravičiti z učinki projekta. Walker in Hicks (2004, 85) navajata, da je potrebno uvajanje sodobnih informacijsko podprtih komunikacijskih sistemov tretirati kot investicijo, ki zagotavlja povračila v obliki privarčevanih sredstev in dviga produktivnosti. Omenjena avtorja delita učinke projektov uvedbe informacijskih tehnologij na dve skupini:

trde učinke, ki pomenijo prihranke stroškov, le-ti pa so jasno definirani (relativno enostavno jih lahko ovrednotimo) in

mehke učinke, ki so težje opredeljivi in lahko ali pa tudi ne pomenijo znižanja stroškov (npr. povečanje učinkovitosti uporabnikov).

51

S projektom VKIP predvidevamo v fazi njegove eksploatacije doseči naslednje pozitivne ekonomske učinke:

1. Z uvedbo videokonferenčnega sistema planiramo doseči:

Znižanje stroškov potovanj vodilnega osebja iz Slovenije v BiH in obratno. Stroški potovanja ene vodilne osebe iz Celja v BiH znašajo približno 25.000 tolarjev v eno smer. Ob uvedbi videokonferenčnega sistema stroški potovanj odpadejo, saj je mogoče organizirati sestanek na daljavo v zelo kratkem času z zelo nizkimi stroški.

Večjo dostopnost do ključnih informacij za odločanje in boljšo izrabo časa.

Poenostavitev izobraževanja zaposlenih v podjetju Y. Z uvedbo

videokonferenčnega sistema je omogočeno izvajanje izobraževanja na daljavo. Tako zaposlenim odvisne družbe ne bo več potrebno potovati na izobraževanja na sedež družbe v Slovenijo.

Sodelovanje kadrovske službe pri zaposlovanju novih delavcev v odvisni

družbi.

Boljši nadzor podjetja Y. Hitro in enostavno je mogoče preučiti poslovne rezultate družbe in izdelati plane za prihodnja obdobja.

Možnost izvajanja skupinskega dela na daljavo. Podjetji X in Y lahko

izvajata skupne projekte - delovna skupina lahko izvaja večkratna srečanja na katerih nemoteno usklajujejo mnenja, skice, podatke ...

2. Z uvedbo sistema IP telefonije planiramo doseči:

Odpravo stroškov telefonskih klicev med podjetjema X (uprava v Celju) in Y (odvisna družba v BiH). S pomočjo tehnologije premostimo državne meje preko najetih podatkovnih vodov. Tako odpadejo stroški povezani s telefonskimi storitvami, saj za pogovor več ne uporabljamo javnega telekomunikacijskega omrežja.

Enostavnejšo in cenejšo poenoteno omrežno infrastrukturo, njeno lažje

upravljanje in vzdrževanje (zaradi enotnega omrežja je potrebnih manj zaposlenih za njegovo vzdrževanje in upravljanje).

Znižanje vrednosti potrebnih vlaganj, saj predlagamo uvedbo enotnega

omrežja sposobnega prenašati podatke, govor in sliko (potrebno je vlaganje zgolj v eno vrsto opreme, v eno ožičenje …).

Hitrejše prilagajanje na spremembe (ob morebitni širitvi podjetja je

dodajanje uporabnikov zelo hitro in enostavno).

52

Združitev govornih komunikacij s poslovnimi aplikacijami (integracija v CRM sisteme tako, da se klic stranke avtomatsko preusmeri v ustrezni oddelek).

Virtualizacijo podjetja (planiramo uvedbo centralnega imenika,

centraliziranega sprejema in obdelave klicev …).

Večjo mobilnost uporabnikov (uporabniki se lahko poljubno selijo po podjetju, opravljajo terensko delo ali celo delo od doma, a so vedno dosegljivi – preko interneta se zgolj povežejo v omrežje podjetja in so dosegljivi na svoji telefonski številki).

4.6.3 Viri financiranja TABELA 2: PLANIRANI VIRI FINANCIRANJA PROJEKTA VKIP

Faze projekta Datum Potrebna finančna sredstva Viri financiranja

Delovni paket 1 3.10.2005 73.000 Lastna sredstva Delovni paket 2 28.10.2005 49.000 Lastna sredstva

10.11.2005 52.000 Lastna sredstva Delovni paket 3 10.11.2005 61.000 Lastna sredstva Delovni paket 4 24.11.2005 61.000 Lastna sredstva

30.11.2005 7.695.000 Dolgoročni bančni kredit Delovni paket 5 30.11.2005 9.611.000 Dolgoročni bančni kredit Delovni paket 6 16.12.2005 834.000 Lastna sredstva Delovni paket 7 18.1.2006 502.000 Lastna sredstva Delovni paket 8 2.2.2006 69.000 Lastna sredstva Delovni paket 9 2.2.2006 113.000 Lastna sredstva SKUPAJ (SIT) 19.120.000

4.7 Analiza rizikov TABELA 3: PLANIRANI RIZIKI PROJEKTA VKIP

Opis rizika Eksterni rizik

Interni rizik R V VR Predlog

aktivnosti NO

Nekvalitetno izveden posnetek obstoječega stanja v podjetjih

X

2 3

6

Veliko pozornost posvetiti izbiri tima izvedbe posnetka

PR

Nepravočasno izdelani investicijski program potrebne opreme

X

3

2

6

Stalne kontrole napredka PR

53

Nepravočasno izdelani investicijski program pripravljalnih del

X 3 2 6 Stalne kontrole napredka PR

Nesklenjene pogodbe z zunanjimi izvajalci

X

2 2

4

Kvalitetna preučitev možnih zunanjih izvajalcev

PR

Nepravočasna usposobljenost kadra za delo z novo opremo

X

3

1

3

Zgodaj začeti z usposabljanjem PP

Neuspela pogajanja z dobavitelji opreme

X

4

3

12

Kvalitetna preučitev potencialnih dobaviteljev

PR

Neuspelo testno obratovanje opreme

X

4 2

8

Zagotoviti strokovno osebje, ki bo sposobno odpraviti težave

PP

Legenda: R – rang pomembnosti (od 1 do 5) V – verjetnost rizika (od 1 do 5) VR – verjetnost rizika (R x V) NO – način obravnave predlogov PP – vnesti v plan projekta PR – vnesti v plan kontrole rizikov projekta

4.8 Plan kontrole redna kontrola

Redna kontrola bo v podjetju X in Y potekala tedensko vsak ponedeljek (v času izvajanja projekta) ob 7.00 uri zjutraj. Z njeno pomočjo se bo ugotavljala uspešnost realizacije zastavljenih aktivnosti tako s časovnega kakor tudi stroškovnega vidika. Na teh rednih sestankih se bodo postavljala vprašanja in zbirali morebitni predlogi, ki so se pojavili med samim izvajanjem aktivnosti, podrobneje pa so bodo proučile tudi aktivnosti tekočega tedna.

54

izredna kontrola

KONTROLA DATUM Zap št. Namen kontrole Predaja kontrolnih

poročil Datum

kontrole

1

• kontrola izvedbe posnetka obstoječih stanj v obeh podjetjih

• kontrola izdelave investicijskega programa potrebne opreme

• kontrola izdelave investicijskega programa pripravljalnih del

23.11. 2005

25.11. 2005

2

• kontrola nabave videokonferenčne opreme

• kontrola nabave opreme sistema IP telefonije

• kontrola izvedbe pripravljalnih del

18.01. 2006

20.01. 2006

3 • kontrola dobave opreme • kontrola namestitve opreme

01.02. 2006

03.02. 2006

4

• kontrola usposabljanja kadrov • kontrola delovanja nameščene

videokonferenčne opreme • kontrola delovanja nameščene opreme

sistema IP telefonije

24.02. 2006

26.02. 2006

55

5 SKLEP V poslovnih procesih je vedno navzoča potreba po komuniciranju in izmenjavi informacij. Le-te so namreč ključne za upravljanje in vodenje, a je pomembno, da se hitro prenašajo in izmenjujejo. Tako danes, v hitro se spreminjajočem in turbulentnem poslovnem okolju, zaostanki v delegiranju odločitev, prenosu idej in informacij za odločanje, pomenijo zamujeno poslovno priložnost. Zaradi navedenega podjetja vedno iščejo možnosti za optimizacijo svojih komunikacijskih poti. Temu sledi tudi tehnološki razvoj, ki išče načine, da ustreže željam uporabnikov po fleksibilnosti, mobilnosti in hitrih povezavah z okoljem. Hiter razvoj tehnologije, zlasti na področju informacijskih in telekomunikacijskih tehnologij, omogoča danes poslovno komuniciranje na daljavo (ne samo po telefonu, temveč tudi preko interneta, avdiokonference in videokonference). S tem diplomskim delom smo prikazali prednosti in omejitve sodobnih komunikacijskih tehnologij, ki lahko ob ustrezni uvedbi znižajo stroške in povečajo konkurenčnost podjetja. Predstavili smo videokonference, ki nam omogočajo prenos videa na daljavo in IP telefonijo, ki združuje včasih ločena podatkovna in govorna omrežja v enotno konvergenčno omrežje. S temeljito predstavitvijo tehnologij in vključitvijo zagonskega elaborata v diplomsko delo smo dosegli zastavljene cilje. Predvsem smo vodstvu podjetja, s katerim smo sodelovali, ponudili alternativne možnosti v povezovanju odvisnih družb koncerna v celoto ter zagotavljanju telekomunikacijskih storitev zaposlenim. Večino osnovnih trditev, ki smo jih postavili na začetku diplomskega dela, lahko potrdimo. Trditev, da se sodobna tehnologija lahko prilagodi potrebam in možnostim podjetja se je izkazala kot pravilna. Komunikacijske sisteme je namreč mogoče zgraditi natančno po želji podjetja, jih integrirati v obstoječ informacijski sistem in po potrebi hitro nadgraditi. Prav tako lahko potrdimo, da je na slovenskem tržišču kar nekaj podjetij s strokovnim osebjem in potrebnimi izkušnjami pri uvajanju videokonferenčnih sistemov in sistemov IP telefonije. Potrdimo lahko tudi trditev, da je uporaba novih načinov komuniciranja enostavna in od uporabnika ne zahteva prehodnega tehničnega znanja. Ovržemo pa lahko trditev, da je uvedba sodobnih komunikacijskih tehnologij nujen pogoj za obvladovanje koncerna z odvisnimi družbami doma in v tujini. Vendar je po našem mnenju potrebno poudariti, da podjetja, ki ne sledijo tehnološkemu napredku na področju informatike in telekomunikacij, ne izkoriščajo vseh svojih potencialov. Iz navedenega izhaja tudi naša ključna ugotovitev. Podjetje s katerim smo sodelovali lahko z uporabo obstoječe tehnologije tudi v prihodnje dobro posluje in obvladuje odvisne družbe. Vendar s tem ne izkorišča potencialnih znižanj stroškov (potovanj, telekomunikacijskih storitev in vzdrževanja), povečanja fleksibilnosti, boljšega nadzora in hitrejše izmenjave informacij. Tako se po našem mnenju podjetje odreka racionalnejšemu in učinkovitejšemu poslovanju. Za konec pa podjetju s katerim smo sodelovali predlagamo naslednje:

izvedbo projekta – uvajanje videokonferenc in IP telefonije ob pomoči strokovnjakov z ustreznim znanjem in izkušnjami,

56

uvajanje predlaganih sodobnih komunikacijskih tehnologij po korakih s sprotnim odpravljanjem morebitnih težav,

zagotovitev ustrezne varnosti in zanesljivosti sistemov govornih in video komunikacij – zaradi računalniške osnove predlaganih novosti so le-te občutljive na varnostne vdore in izpade delovanja.

57

6 POVZETEK Informacijska družba se razvija z veliko hitrostjo. Tehnološki napredek omogoča tisto, kar se nam je nekdaj zdela znanstvena fantastika. Tako je današnji človek bitje sporazumevanja, iskanja in odprtosti. Vedno stremi k večji mobilnosti, učinkovitosti in uporabnosti. Tehnologija pa stremi k iskanju rešitev, da ustreže njegovim željam. Tako kot so v okolju posameznika edina stalnica spremembe, se tudi okolje podjetij vedno hitreje spreminja. Trg postaja iz dneva v dan bolj nepredvidljiv, kupci so vedno zahtevnejši, velik je pritisk na racionalno izrabo časa in na znižanje stroškov. V takšnem okolju potrebujejo podjetja ustrezne rešitve, ki jim bodo omogočale prihranek časa in stroškov ter povečale mobilnost in produktivnost zaposlenih. Dve takšni rešitvi smo predstavili v tem diplomskem delu. Ti rešitvi sta videokonference in IP telefonija. Videokonference predstavljajo kvalitetno, učinkovito in stroškovno ugodno možnost komuniciranja na daljavo. Omogočajo prenos slike in zvoka v realnem času med dvema ali več oddaljenimi lokacijami. Za poslovno komuniciranje pomenijo predvsem prihranek časa, znižanje stroškov potovanj in nastanitev. Kljub vsemu pa ohranjajo učinkovitost komunikacije z osebnim stikom. V diplomskem delu smo predstavili možnosti uporabe videokonferenčnih sistemov, njihove prednosti in slabosti ter opremo, ki omogoča njihovo delovanje. Poleg navedenega smo navedli tudi nekaj napotkov za izvedbo učinkovite videokonference. IP telefonija združuje govorna in podatkovna omrežja ter s tem posledično znižuje telekomunikacijske stroške in stroške vzdrževanja omrežja. Vendar največja prednost IP telefonije izhaja in njene zmožnosti, da se integrira v obstoječe informacijske sisteme podjetja, ponuja nove storitve in povečuje prilagodljivost podjetja. V diplomskem delu smo opisali delovanje IP telefonije, njene prednosti in omejitve. Predstavili smo tudi potrebno opremo ter trenutno stanje na področju IP telefonije v Sloveniji. Ključne besede: videokonference, IP telefonija, VoIP, projekt uvajanja, zagonski elaborat, plan projekta, elektronsko komuniciranje, videokonferenčna oprema, oprema sistema IP telefonije.

58

7 SUMMARY Information technology is developing with great rapidity. Technological advancement enables us to do things which only a while ago were a matter of science fiction. Thus the contemporary human is a being of communication, enquiry and openness, aspiring to mobility, efficiency and utility. Technological advancement is aimed at providing solution for meeting human needs. The only constant thing in a life of an individual is change, but this is even more so in case of companies and their business environment. The market is becoming more and more unpredictable, buyers more and more demanding; rational time consumption and cost reductions are gaining prominence. Companies are facing a challenge of finding suitable solutions for saving time, reducing costs, raising the mobility and productivity of their employees. Two such solutions are presented in the present work, namely videoconferences and IP telephony. Videoconferences are an efficient, economic quality solution for long-distance communication. They enable multilateral real-time distant video transmissions, which, in business communication means considerably lower time consumption as well as reduction of possible travel and accommodation expenses. Notwithstanding, the efficacy of such long-distance communication remains on the level of direct, i.e. face to face communication. In the diploma, we have presented the utilization possibilities of videoconferences, their advantages and deficiencies, as well as the equipment required for an efficient videoconference to take place. IP telephony incorporates speech networks and data networks. It thereby reduces telecommunication expenses and costs of maintenance. However, the greatest advantage of IP telephony is the possibility for it to be integrated into extant information systems of a company, thus offering new services and enhancing company’s adaptability. The diploma features a description of IP telephony operation, its advantages and drawbacks. It includes a description of necessary equipment as well as and appraisal of the present situation in the field of IP telephony in Slovenia. Keywords: Videoconferences, IP telephony, VoIP, Project plan, Electronic communication, videoconference equipment, IP telephony system equipment.

59

SEZNAM LITERATURE

1. Djurdjič, Vladimir. 2004. Novo obzorje komunikacij. Monitor, priloga Sistem 14 (10), 14-17.

2. Drabik, Toni. 2003. Videokonferencije. Mreža VIII(6), 62-78. 3. Drevenšek, Mojca. 2002. Organizirajte učinkovito videokonferenco. Gospodarski

vestnik 51 (16), 78-80. 4. Goljevšček, Katja. 2004. Bonton na videokonferenci. Tajnica 1 (11), 21-22. 5. Goncalves, Marcus. 1999. Voice over IP Networks. New York: McGraw-Hill, Inc. 6. Grobelšek, Matic. 2002. Telekom potrebuje konkurenco. Gospodarski vestnik 51

(2), 22-26. 7. Hauc, Anton. 2002. Projektni management. Ljubljana: GV Založba. 8. Hernest, Olivier, Gurle David in Petit Jean-Pierre. 2000. IP Telephony. Harlow:

Pearson Education Limited. 9. Hladin, Mihela. 2000. Videokonference: čisto nov medij. Manager (11), 33. 10. Horvat, Anja. 2001. Telefonske centrale še niso za odpis. Finance 9. februar (17),

18-19. 11. Kelleher, Kathleen in Cross, Thomas B. 1985. Teleconferencing. New Jersey:

Prentice-Hall, Inc. 12. Klajnščak, Boštjan. 2001. Govor preko interneta – komunikacija prihodnosti?.

Gospodarski vestnik 50 (39), 15-18. 13. Konečnik, Tateja. 2001. Poceni telefoniranje preko interneta. Gospodarski vestnik

50 (10), 24-28. 14. Kovšca, Blaž. 2005a. Comtron stavi na telefonijo voip. Delo XLVII (93), 19. 15. Kovšca, Blaž. 2005b. Voljatel – ponudnik telefonije ip. Delo XLVII (98), 18. 16. Krašna, Marjan in Gerlič, Ivan. (2002). Videokonference v izobraževanju [online].

Dostopno na: http://www.pfmb.uni-mb.si/didgradiva/01/ [15.3.2005] 17. Obradov, Boris. 2004. IP telefonija u punoj snazi. Mreža IX (3), 23-29. 18. Obradov, Boris. 2003. Halo preko IP-a. Mreža VIII (3), 36-40.

60

19. Pavlešić, Domagoj. 2003. Revolucija internetskog telefoniranja. Mreža VIII (12), 34-35.

20. Peklaj, Robert. 2003. Sestanek na daljavo? Zakaj pa ne?. Gospodarski vestnik 52

(15), 47-51. 21. Planinc, Damjan. 2004. Nov razcvet telekomunikacij. Gospodarski vestnik 53 (16),

27-30. 22. Uršiš, Alenka in Peršin, Marko. 2004. Videokonferenca. Tajnica 1 (11), 19-20. 23. Stržinar, Iztok. 2002. Po žici »iz oči v oči«. Monitor 12 (6), 70-80. 24. Šiška, Arijan in Drakulič, Igor. 2003. Zlivanje tehnologij. Monitor, priloga Sistem

13 (4), 14-16. 25. Walker, John in Hicks, Jeffrey. (2004). Taking Charge of Your VoIP Project

[online]. Cisco Press. Dostopno na: http://my.safaribooksonline.com/?XmlId=1587200929&a=278E636897BC4409A13FCE1EC637A4 [15.8.2005]

61

8 SEZNAM VIROV

a. http://picturephone.com/products/learn_what_is_vc.htm b. http://www.tse-trade.si c. http://telehealth.net/videocon/videocon.html d. http://www.3m.com/meetingnetwork/readingroom/meetingguide_run_video.html e. http://www.3m.com/meetingnetwork/readingroom/meetingguide_audio.html f. http://www.3m.com/meetingnetwork/readingroom/meetingguide_location.html g. http://www.kron.si h. Raziskava: RIS2002 - podjetja (telekomunikacije) i. http://www.voljatel.si

62

9 SEZNAM SLIK SLIKA 1: VIDEOKONFERENČNI PRENOS – abstrakcija .............................................. 15 SLIKA 2: MODEL OBOJESTRANSKEGA PRENOSA VIDEOKONFERENČNIH PODATKOV ....................................................................................................................... 16 SLIKA 3: PRIMER NAMIZNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA ................. 20 SLIKA 4: PRIMER KOMPAKTNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA........... 20 SLIKA 5: PRIMER SOBNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA....................... 21 SLIKA 6: PRIMER PRENOSNEGA VIDEOKONFERENČNEGA SISTEMA ............... 22 SLIKA 7: PRIMER VIDEOKONFERENČNE SOBE ....................................................... 24 SLIKA 8: ZDRUŽEVANJE OMREŽIJ IN STORITEV .................................................... 29 SLIKA 9: PRIKAZ DELOVANJA VODOVNEGA PREKLAPLJANJA ......................... 30 SLIKA 10: PRIKAZ DELOVANJA PAKETNEGA PREKLAPLJANJA ......................... 31 SLIKA 11: PROGRAMSKI IP TELEFON......................................................................... 35 SLIKA 12: IP TELEFON.................................................................................................... 36 SLIKA 13: PLAN PROJEKTA UVAJANJE VIDEOKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE (VKIP).......................................................................................................... 46 SLIKA 13: PLAN PROJEKTA UVAJANJE VIDEOKONFERENC IN IP TELEFONIJE V PODJETJE (VKIP).......................................................................................................... 47