Utbildningsmaterial Personec Förhandling · 2016. 2. 1. · Aditro — [email protected] — 2012-11-09 © Aditro Utbildningsmaterial Personec Förhandling Grundutbildning Förhandlingsledare

Aditro — [email protected] — www.aditro.com/se

2012-11-09 © Aditro

Utbildningsmaterial

Personec Förhandling

Grundutbildning

Förhandlingsledare

Sid 1 (37)


2012-11-09 © Aditro

Innehållsförteckning

Personec Förhandling ..................................................................................... 2

Logga in i Personec förhandling ........................................................................ 2

Öppna förhandling ..................................................................................... 2

Skapa grupp ............................................................................................. 3

Ändra grupp .............................................................................................. 6

Kopiera grupp ........................................................................................... 7

Kopiera grupper från en tidigare förhandling ................................................. 8

Skapa om alla grupper ............................................................................... 9

Välja grupp .............................................................................................. 10

Skapa mall .............................................................................................. 11

Ändra mall ............................................................................................... 13

Kopiera mall ............................................................................................ 13

Välja mall ................................................................................................ 14

Förhandlingsfönster ....................................................................................... 15

Färg ........................................................................................................ 16

Spara ...................................................................................................... 16

Klar ........................................................................................................ 16

Sortering ................................................................................................. 17

Fil Excel ................................................................................................... 17

Fönster.................................................................................................... 17

Inställningar .................................................................................................. 18

Generella åtgärder ......................................................................................... 19

Kopiera löneuppsättningar .............................................................................. 20

Person- och anställningsuppgifter .................................................................... 22

Hur söker du i tabeller? ............................................................................. 23

PO .......................................................................................................... 23

Organisationsnivåer .................................................................................. 23

Benämning och AID-kod ............................................................................ 23

Lägga upp en ny anställning ............................................................................ 28

Hantering av Webb-användare ........................................................................ 31

Förhandlare på webb ................................................................................. 32

Förhandlingsunderlag på webb ................................................................... 33

Kopiering av förhandlingsunderlag från en förhandling till en annan ..................... 35


© Aditro

2(37)

Personec Förhandling

Logga in i Personec förhandling

Öppna förhandling

Första gången du loggar in i Personec Förhandling måste du öppna den förhandling du

ska arbeta med.

Klicka på Arkiv - Öppna Förhandling på menyraden och nedanstående fönster visas.

Välj Förhandling, Område och Grupp.

En bock i rutan Öppna anställningar medför att Förhandling öppnas med den grupp

som är markerad. Det är den förhandling som var öppen när du loggade ur senast.

Vill du ha en annan förhandling får du välja här.

Bock i rutan är förvalt i systemet.

Du kan också välja annan Mall om du önskar. Den som är föreslagen är alltid den som

senast användes.


© Aditro

3(37)

Skapa grupp

Grupperna ingår alltid i ett Område, när du skapar en ny grupp läggs den i det

område som är markerat. Ett område kan liknas vid en mapp i Windows utforskaren

och är ett sätt att samla grupper för olika behov. Områden skapas vanligtvis i

samband med att Förhandlingen skapas, men går att komplettera senare via Underhåll

Förhandling. Det räcker att använda ett gemensamt område om det inte finns behov

av ytterligare områdesindelning.

Klicka på Urval - Grupp på menyraden och nedanstående bild visas.

Klicka på Ny

Bilden Ny Urval visas.

Ange gruppnamn, dvs vad guppen skall innehålla, t ex Alla månadsavlönaade


© Aditro

4(37)

En grupp skapas genom att du anger vilka villkor som skall gälla för att en anställning

skall tillhöra gruppen.

Markerar önskad kolumn t ex Lön och klickar på Välj.

Du kommer till en bild där du anger villkor.

Klicka på den parameter som skall gälla t ex ‖> (Större än)‖

Jämförelse typ skall alltid vara Värde. (Kolumn används inte).

Finns det en Sök-knapp i anslutning till värderutan skall den alltid användas, man

kopplas då till en tabell där man väljer värdet, t ex tabellen över fackliga

organisationer.

Ange det värde som är aktuellt, t ex 1 för alla som har en månadslön större än 1

krona. Klicka på OK.

Du kommer tillbaka till bilden Ny urval. Antal anställningar som uppfyller villkoren

visas. Om du klickar på knappen Simulera visas även lönesumman för gruppen.


© Aditro

5(37)

När villkoret för ett begrepp (kolumn) är klart kan du lägga till flera urval för gruppen.

Om du vill att gruppen skall bestå av t ex tillsvidareanställda väljer du enligt samma

modell Anställningsform i rutan kolumn och sedan i villkoret ‖= (Lika med)‖ och söker

fram aktuell anställningsform med Sök-knappen. Klicka på Lägg till för att kunna

lägga till fler anställningsformer i villkoret.

Klicka på Ok.

Urvalsrutan får då följande utseende med två urvalsparametrar.


© Aditro

6(37)

Man kan skapa grupper för varje personalorganisation, organisatorisk enhet, en viss

yrkesgrupp etc som finns inom Området.

Upp- och Nerknapparna används för att förändra sökordningen i valda villkor.

I fältet Utrymme kan du lägga in vilket förhandlingsutrymme som gäller för gruppen.

Det kan sedan jämföras mot kostnad för utlagt bud under förhandlingens gång.

Ändra grupp

Du kan behöva ändra en Grupp t ex beroende för att lägga till fler urval.

Klicka på Urval - Grupp på menyraden. Klicka på Ändra i nedanstående bild.

Markera den grupp som ska ändras och klicka på Ändra.

Nu kan du ta bort, ändra, komplettera eller ange nya villkor för urval.

När du är färdig, Simulerat och fått veta Antal anställningar som ingår i gruppen och

deras samlade Lönesumma kan du lämna bilden med OK. Du kommer då att få en

fråga om du vill skapa om gruppen. Klicka på Ja.

OBS! En grupp förändras inte utan att du aktivt begär det. Har du t ex flyttat

en anställning från Vision till JUSEK måste du gå in i båda grupperna,

simulera på nytt och därefter svara ja på frågan om du vill omskapa gruppen.


© Aditro

7(37)

Kopiera grupp

Kopiera grupp är en variant på Ändra Grupp. Tanken med denna funktion är att du vill

skapa en ny grupp som är mycket lik en grupp som du redan har. Istället för att börja

om från början kan du kopiera villkoren för din gamla grupp, göra din ändring och

sedan spara den ändrade = nya gruppen under nytt namn.

Du klickar på Urval - Grupp i menyraden och får upp nedanstående bild.

Markera den grupp du vill kopiera. Klicka på Kopiera.

Nytt namn måste anges för den nya gruppen.

Nu kan du Ta bort, Ändra, komplettera eller ange nya villkor.

När du är färdig och har Simulerat samt har fått veta antal anställningar som ingår i

gruppen och deras samlade lönesumma kan du lämna bilden med OK .


© Aditro

8(37)

Kopiera grupper från en tidigare förhandling

Det finns möjlighet att kopiera grupper från tidigare förhandling till ny förhandling.

Öppna den nya förhandlingen. Klicka på Urval Grupp i menyraden, eller snabbknappen

‖handen med bollarna‖

Markera det område som du vill kopiera grupper till. Klicka på knappen Kopiera.


© Aditro

9(37)

Markera den förhandling som kopiering skall ske från

Markera därefter det område som innehåller de grupper som skall kopieras

Markera de grupper som skall kopieras klicka på knappen OK

Du får en signal när kopieringen är klar.

Skapa om alla grupper

Alla grupper i hela förhandlingen kan skapas om på en gång.

Klicka på Arkiv- Öppna förhandling.

Nedanstående bild visas. Markera det eller de områden för vilka alla grupper ska

skapas om.

Genom att trycka på knappen Utför så skapar du om alla grupper i det eller de

områden som är markerade.


© Aditro

10(37)

Du får följande signal. Klicka på Yes om du vill fortsätta.

Välja grupp

För att välja grupp kan du gå två vägar, antingen gör du det när du öppnar en

förhandling. Markera Förhandling, område och grupp och välj mall.

Ett annat alternativ att välja en grupp är att klicka på Urval – Grupp på menyraden

eller klicka på ikonen och välja område, grupp och mall.

När detta är klart klickar du på OK och vald grupp visas i Förhandlingsfönstret


© Aditro

11(37)

Om du vill veta vilka villkor som är satta för en grupp markerar du gruppen i rutan och

klickar därefter på Ändra. Då visas gruppens urvalskriterier.

Skapa mall

Personec Förhandling man skapa sitt eget utseende på förhandlingsfönstret med hjälp

av funktionen Mall.

Med funktionen Mall skapar du också ett förhandlingsunderlag till webförhandlare. Du

anger vilka kolumner som ska vara med i underlaget och vilka som ska vara skrivbara.

Klicka på Urval - Mall på menyraden.

Klicka på Ny


© Aditro

12(37)

Till vänster väljer du de kolumner som du vill ha i Förhandlingsfönstret genom att

klicka på kolumnnamnet och därefter Lägg till. För varje kolumn avgör du därefter

om den skall vara Skrivbar eller Ej Skrivbar och dessutom om kolumnen skall vara

Låst.

Att en kolumn är låst innebär att den ligger kvar i bilden när du förflyttar

förhandlingsfönstret i sidled. Låsta kolumner bör enbart vara identifieringsdata såsom

namn och personnummer samt organisatoriska begrepp. Kolumnerna måste ligga

längst till vänster för att kunna låsas.

Ordningsföljden från vänster till höger på bilden bestäms genom den ordning du

lägger kolumnerna uppifrån och ner.

Skulle du vilja ändra ordningsföljden använder du Knapparna Upp och Ner som finns i

bilden.

Har du råkat få med en kolumn för mycket tar du bort den genom att först klicka på

den och därefter på Ta bort

När du har bestämt dig för hur en Mall skall se ut skall du ge Mallen ett Namn och

därefter klicka OK. Mallen är nu användbar tills du tar bort den.

De flesta kolumner som du har att välja mellan är fält som finns i person- och

anställningsregistret men det finns också några som har skapats för att

underlätta arbetet med Förhandlingsfönstret och för att redovisa beräknade data.

Eget mark 1, 2, 3, 4 som är 1 tecken och

Eget 1, 2, 3, 4. Dessa kan användas till fri text kan du använda.

Namnet på kolumnen kan ändras via Underhåll – Företagsinformation – Ledtexter.

Tänk på att namnsättningen gäller i alla förhandlingsunderlag där de kolumnerna

används.

Sysselsättningsgrad %. Denna kolumn skall, när den används, alltid anges som ej

skrivbar. Här presenteras sysselsättningsgraden med hjälp av angiven arbetstid hel-

och deltidsmått.

I Förhandlingsfönstret kan du markera att en anställning är färdigförhandlad i en

Klar - kolumn som alltså är valbar.

Vidare kan du få beräkningar av både krontals och procentuell höjning om du väljer

att ha dessa kolumner med i Förhandlingsfönstret.

Om du vill se den totala lönen i Förhandlingsfönstret kan du använda kolumnen

‘inkl till’ som innehåller lön plus samtliga lönetillägg.

Förhandlingsfönstret är i första hand avsett för registrering av förhandlingsbud (de s k

‖Budkolumnerna‖ bud, prio, yrk, sär). Trots att de flesta data kan ändras i

Förhandlingsfönstret genom att du gör kolumnen skrivbar rekommenderar vi att du

har som princip att endast ‖Budkolumnerna‖ skall vara skrivbara.

I Personec Förhandling kan du visa flera Fönster samtidigt.


© Aditro

13(37)

Vi rekommenderar att du gör flera mallar istället för en som är bredare än skärmen

eftersom du då inte behöver flytta bilden i sidled för att kunna läsa alla kolumner.

Observera! att mallen ej är personlig per användare.

Ändra mall

Du kan ändra i tidigare skapade mallar.

Klicka på Urval - Mall i menyraden.

Markera den mall du vill ändra och klicka på Ändra. Nu öppnas samma fönster som

då du skapar en mall men nu visas dessutom vilka kolumner din valda mall består av

och de inställningar som finns beträffande Skrivbarhet och ev. Låsning.

Nu är det bara att Ta bort, Lägga till och flytta Upp eller Ner. När du därefter

klickar på OK sparas det nya utseendet under det gamla namnet.

Kopiera mall

Du kan göra en ny mall genom att kopiera en tidigare skapad mall.

Markera den mall du vill kopiera och klicka på Kopiera. Nu öppnas samma fönster

som då du skapar en mall men nu visas dessutom vilka kolumner din valda mall

består av och de inställningar som finns beträffande Skrivbarhet och ev. Låsning.

Nu är det bara att Ta bort, Lägga till och flytta Upp eller Ner.

Ange att hitta på ett nytt namn. När du därefter klickar på OK sparas det nya

utseendet under det nya namnet.


© Aditro

14(37)

Välja mall

Då du har skapat och sparat en eller flera mallar kan du välja vilken mall du vill visa

en grupp med.

Klicka på Urval - Grupp på menyraden. Klicka sedan på Mall i nedanstående bild.

Nedanstående bild visas.

Du väljer Mall genom att markera den Mall du vill ha och därefter OK.

Vill du se vilka fält en Mall består av markerar du Mallen i rutan och klickar därefter på

Ändra. Då visas Mallen med de inställningar som finns beträffande skrivbarhet, mm.


© Aditro

15(37)

Förhandlingsfönster

Förhandlingsfönstret får betecknas som den centrala bilden i Personec Förhandling.

I Förhandlingsfönstret sker individuell budgivning och korrigering av ex PO.

Du har flera anställningar samtidigt på skärmen och kan registrera på samtliga.

Förhandlingsfönstret används också som underlag, för att se vilka anställda som ska

vara med i förhandlingen och du kan använda ex kolumnerna yrkanden för att

beräkna vilket förhandlingsutrymme som ska ges.

När du öppnar Personec Förhandling kommer du automatiskt till Förhandlingsfönstret,

om du inte har markerat att du inte önskar det. I Förhandlingsfönstret visas den grupp

du senast hade uppe och med den senaste mallen.

Klicka på Arkiv - Öppna förhandling

Klicka på Mall

Välj en mall och klicka på OK. Välj en Grupp och klicka på OK

Nu får du upp Förhandlingsfönstret.


© Aditro

16(37)

Färg

Du registrerar ett bud genom att skriva ett värde i. När du förflyttar dig från cellen

efter registrering ändras färgen till blått på värdet. Denna färg indikerar att värdet inte

är sparat. Spara genom att i menyraden välja Arkiv/Spara eller ikonen .

Spara

Om du har registrerat i någon cell och inte har sparat detta får du en varning när du

går ur Förhandlingsfönstret.

Skulle du registrera ett icke godkänt tecken som t ex en bokstav i ett beloppsfält blir

värdet rött och accepteras inte vid försök att spara.

Klar

När du skapar en mall kan du välja en kolumn för Klar. Den innehåller en ruta för

varje rad. Genom att klicka i rutan talar du om för systemet att förhandlingen är klar

för denna anställning och anställningen blockeras då för vidare registrering. Om du

skulle behöva registrera på anställningen igen måste du ta bort markeringen i Klar -

rutan.

Markeringen visas som en bock och hela raden blir grön.


© Aditro

17(37)

Sortering

Gruppen kan sorteras om på valfri kolumn genom att du klickar i kolumnhuvudet.

Vidare kan du under Inställningar i menyraden begära sortering på flera begrepp.

Slutligen kan du också under Inställningar återfå grundsorteringen.

Fil Excel

Förhandlingsfönstret kan sparas som en fil som kan läsas i Excel.

Klicka på Arkiv i menyraden och välj spara som. Excel (.xls) är förvalt som filformat.

Vid extremt stora grupper som skall sparas som Excel, välj filformatet (txt.xls)

Likaså kan du markera en eller flera kolumner, kopiera och klistra in i Excel.

Fönster

Du kan öppna hur många fönster som helst. Så länge du inte stänger ett fönster finns

det kvar och du kan välja att visa det när som helst.

Samtliga fönster kan visas samtidigt, antingen under varandra, bredvid varandra eller

som överlappande.

Du kan självfallet också stänga ett fönster.

Om du väljer att inte stänga fönster när du öppnar ett nytt kommer samtliga öppna

fönster att ligga under varandra med det senast öppnade fönstret överst.

Önskar du se samtliga fönster (del av varje) kan du under Fönster i menyraden välja

Överlappande, Sida vid sida eller Över och under.

Överlappande - visar samtliga öppna fönster i förminskad upplaga, förskjutna så att

rubrikraden är synlig och med det senast öppnade fönstret överst.

Över och under - visar samtliga öppna fönster under varandra. Systemet anpassar

hur mycket du kan se av varje beroende på hur många fönster som är öppna.

Sida vid sida - visar samtliga öppna fönster sida vid sida. Om det är många fönster

blir det bara en liten ruta för varje. I samtliga fall kan valfritt fönster förstoras, klickas

ner delvis eller helt eller stängas. Genom att klicka på rubrikraden aktiveras resp.

fönster.

Du ser att ett fönster är aktivt genom att menyraden ändrar färg.

En åtgärd på en anställning i ett fönster ändras i databasen när du sparar under

Arkiv. Denna ändring slår inte igenom i ett annat fönster som innehåller samma

anställning. Om du vill ha upp detta fönster med de nya värdena får det stängas och

öppnas igen.

Fönstret med person- och anställningsuppgifter kan du få fram genom att du markerar

den anställning du är intresserad av och klickar på Anställning/Ändra


© Aditro

18(37)

i menyraden. Ändringar du gör här visas i förhandlingsfönstret, om berörda kolumner

finns med, när du återvänder. Detta sker automatiskt när du klickar OK.

Inställningar

Du kan göra en del inställningar som sedan gäller tills du ändrar igen. Du kan välja om

Verktygsraden (ikonerna) skall synas eller inte. Likadant med informationsraden

längst ner på bilden som talar om vad som pågår i systemet. ‖Laddar databasen‖ e t

c…

Om du vill att systemet skall påminna dig om att spara klickar du i rutan vid

Påminnelse spara…

Du kan välja vilken typ av hjälplinjer, horisontella och vertikala, du vill ha. Den

möjligheten får du genom att klicka på Hjälplinjer.

Teckensnittet kan du ändra. Kan vara en smaksak vilket du föredrar men systemet är

inställt på ‖Arial‖ från början.

Sorteringen påverkar bara det aktiva fönstret. Skulle du ta upp samma grupp igen är

det fortfarande sorterat efter grundsorteringen, organisation - personnummer.

Grundsortering återställer ett fönster som du har sorterat om och vill återställa.

Du har också tre olika generella inställningar.

”Öppna senaste grupp vid start” innebär att den senaste gruppen du arbetade

med öppnas automatiskt i Förhandlingsfönstret. Har du ingen markering här får du ett

tomt ingångsfönster och kan där välja Grupp och Mall.

”Fråga om förhandlingsfönster…” innebär att om den gruppen du säger att du vill

öppna innehåller mer än det antal anställningar du har angivit, öppnas inte gruppen.

Detta används för att undvika att öppna en stor grupp av misstag. En stor grupp kan

ta relativt lång tid att läsa upp i Förhandlingsfönstret.

”Visa bildidentitet” är till för det fall då du har frågor till Kundtjänst. För att de skall

veta exakt vilken bild du står i vill de veta bildidentiteten. Den behöver du ju inte se

annars. Därför är grundinställningen att den inte syns. Har man flera användare kan

denna funktion med fördel användas vid interna frågor.

”Spara kolumnbredd vid stängning” om kolumnbredden i ett förhandlingsfönster

har ändrats kommer förändringen att ligga kvar nästa gång mallen öppnas.

Fönsterhantering

Som du förmodligen känner till kan du i Windows ha flera fönster öppna samtidigt. Vi

skall ägna en stund åt detta och ge lite tips.

Öppna grupperna Biblioteket, Vårdförbundet och VISION


© Aditro

19(37)

Om du har öppnat dem i denna ordning är det bara VISION som du ser. De andra

grupperna finns i fönster bakom och därför ser du inte dem. Om du vill se alla kan du

göra på flera sätt.

Klickar du på Fönster rullar det ner en gardin som visar att du har tre fönster öppna

som heter Biblioteket, Vårdförbundet, och SKTF. Det finns också en bock vid SKTF

som talar om att det är detta fönster som aktivt. Om du klickar på de andra ser du att

de visas istället.

Ett annat sätt är att visa samtliga fönster samtidigt. Det medför att du bara kan se en

liten del av varje fönster. Detta uppnår du genom att välja i övre delen av rullgardinen

under Fönster eller att du använder dig av verktygsraden.

Väljer du ‖Sida vid sida‖ eller ‖Över och under‖ kan du se två eller flera grupper

samtidigt på skärmen. Du kan aktivera vilken som helst utan att förstora.

Den här fönstertekniken ger dig t ex möjlighet att se anställningar i olika grupper

samtidigt på skärmen. Du kan även se en rapport tillsammans med en grupp e t c.

Generella åtgärder

Under generella åtgärder kan du simulera och uppdatera åtgärder för en hel grupp.

När det gäller lön kan du räkna med såväl procent som krontalspåslag. Du kan räkna

både plus och minus. En lägsta lön kan anges och/eller en lägsta höjning.

Även för lönetilläggen kan du ange procent- eller krontal och även här plus eller

minus. Då du har angett dina värden simulerar du och får upp ett fönster med

resultaten.

I nedanstående fönster finns två tillägg, Tillägg 1 och Tillägg 2. Hur många lönetillägg

ni använder och som skall visas i Personec Förhandling bestämmer ni när du lägger

upp förhandlingen.

Klicka på Anställning - Generella åtgärder i menyraden (du måste ha en

förhandling öppen samt valt grupp för att kunna välja generella åtgärder).


© Aditro

20(37)

Generella åtgärder kan användas både för att simulera olika tänkta påslag och för

att lägga ut generella påslag på en grupp. Du kan också byta grupp när du är inne i

generella åtgärder utan att byta fönster.

Om avsikten är att ett generellt påslag skall ske måste du först veta (förutom

påslagets storlek och typ förstås) om det skall räknas på befintlig lön eller om det skall

läggas till ett tidigare förslag (Bud, Prioritering, Yrkande, Särredovisning).

Detta anger du vid Utgå ifrån. Därefter skall du ta ställning till vilket slags löneförslag

du vill ta fram.

Är det Bud, Prioritering, Yrkande eller Särredovisning? Detta anger du vid Typ.

Kopiera löneuppsättningar

Denna funktion är avsedd för att kopiera löneuppgifter från ett löneförslag till ett

annat, t ex från Befintlig lön till Bud eller från Prioritering till Särredovisning. Det är

användbart t ex i det fall då du vill flytta över befintliga lönetillägg till Bud.

Klicka på Anställning - Kopiera i menyraden och nedanstående bild visas.


© Aditro

21(37)

Du väljer vilka värden du vill kopiera genom att klicka i rutan före, vilket då blir

markerat med en bock. Redan då bilden visas är några rutor förbockade. Det är de

som användarna vanligtvis vill kopiera. Det går naturligtvis att klicka bort dessa.

Klicka i rutan - en bock visas. Klicka en gång till - bocken tas bort.

Du måste också ta ställning till varifrån värden skall hämtas och vart de skall

kopieras. Detta gör du genom att klicka i en radioknapp i Kopiera från och en

radioknapp i Kopiera till. Här kan du bara välja en markering i vardera rutan. Du kan

alltså bara göra en kopiering åt gången. Vill du kopiera t ex befintlig lön till både Bud

och Yrkande får du göra kopieringen två gånger.

Du kan självfallet inte kopiera till samma som du kopierar från. Ibland kan det hända

att du inte kan klicka i den radioknapp du vill välja i Kopiera från. Det beror då på att

motsvarande radioknapp är markerad i Kopiera till. Flytta då denna markering innan

du klickar i Kopiera från.


© Aditro

22(37)

Person- och anställningsuppgifter

Det finns två vägar för att se person- och anställningsuppgifter, i menyraden klicka på

Anställning – Ändra eller om du och nedanstående bild visas.

Denna funktion innehåller uppgifter om person och anställning men här visas också

förhandlingsdata, dvs. data som skapas vid förhandlingen såsom bud, mm.

Bilden består av tre flikar:

Personuppgifter

Anställning

Löneuppgifter (tilläggsbilder finns)

Systemet är inställt så att du kommer in på flik två, Anställning, när du öppnar

Person- och anställningsuppgifter.

Här finns en mängd uppgifter som har förts över från lönesystemet. Om något skulle

saknas eller vara felaktigt kan du ändra på uppgifterna här men tänk också på att

ändra motsvarande uppgifter i P. Ändringarna kan du göra genom att skriva in det

nya värdet och därefter spara det genom att klicka på OK.

Vissa ändringar kommer att föras över till Personec P vid export av färdig

förhandling, vissa används endast internt inom Personec Förhandling.

Vissa uppgifter finns lagrade i tabeller. Det gäller PO (personalorganisation),

organisationsnivåer, benämning och AID-kod. Klicka på Sök så du får fram och kan

välja ur respektive tabell. Beträffande anställningstyp, anställningsform och avtal finns


© Aditro

23(37)

det valbara värden i rullgardinsmenyer. När du klickar på pilen och får fram

alternativen, klickar du på det värde du vill ha som då läggs ut i rutan i stället för det

som tidigare stod där.

Skulle du sakna något alternativ får du tala med den som är systemansvarig.

Du kan också göra anteckningar till anställningar. Det kommer du åt genom att klicka

på Anteckningar och du får då upp en ruta där du kan skriva valfri text.

Denna information kan du sedan flytta med dig till nästa års förhandlingsunderlag om

du så önskar.

Hur söker du i tabeller?

PO

Den övre delen av tabellen används för att uppdatera tabellen och det bör göras av

särskild behörig.

Du rullar tabellen i den nedre delen av fönstret tills du hittar den PO du vill ha och

markerar den och klicka på Välj. Ditt valda värde ut i Anställning.

Organisationsnivåer

Du väljer nivåerna uppifrån och ner. När du är nöjd, klickar du på OK och ditt val

skrivs ut i Anställning.

Benämning och AID-kod

Här kan du först söka om du vill, annars är beteendet detsamma som under PO.


© Aditro

24(37)

Klicka på fliken Personuppgifter

Här visas personuppgifter för den person som innehar anställningen. En person kan ha

flera anställningar men bara en personuppgift.

Även här kan du ändra på uppgifter som inte är korrekta eller som saknas.

Ändringar kommer inte att föras över till Personec P och används endast

internt inom Personec Förhandling. Tänk på att ändra motsvarande uppgifter

i Personec P.


© Aditro

25(37)

Klicka på fliken Löneuppgifter

Denna flik skiljer sig från de andra genom att denna huvudsakligen är till för att

registrera löneförslag. Befintliga löneuppgifter visas också i bilden så den kan även

användas för upplysning om detta.

Uppe till höger finns en radioknapp där det visas om systemet är inställt på Heltid

eller Faktisk. Detta anger du när du skapar förhandlingen och kan inte ändras.

Däremot kan alternativet visas, dvs. är Heltid markerat kan du klicka i Faktisk och

då få lönen omräknad med sysselsättningsgraden och få den faktiska lönen beräknad.

Det är endast en tillfällig visning som inte går att spara.

Bilden består i övrigt av fem rader. Där visas överst Befintlig lön och lönetillägg 1 om

det finns något. Vidare ev. tom - datum för lönetillägget.

I systemet kan du hålla reda på fyra olika löneförslag som vi har kallat för Bud,

Prioritering, Yrkande och Särredovisning. De här kan du använda fritt men tanken är

att:

Bud skall användas för arbetsgivarbudet

Prioritering för chefers förslag till lönesättning

Yrkande för fackföreningsförslaget


© Aditro

26(37)

Särredovisning för sådana delar av budet som du vill hålla isär från det övriga, t ex

verksamhetspott.

Du skriver in i tillämpliga rutor och när du klickar OK uppdateras databasen.

Klicka på Detaljinfo 1 och nedanstående bild visas.

Här visas befintliga värden.

Vissa uppgifter finns även på Anställningsfliken men lönetillägg 2 (och 3-4 om de

finns) och övertidskod visas bara här. I lönetillägg 5 visas PC-avdrag om sådant finns.

Detaljinfo 1 visar alltså befintliga värden och skall bara ändras om det är något fel på

dem. Här skall alltså inte skrivas några nya förslag.

Klicka Avbryt


© Aditro

27(37)


Detaljinfo 2 som är den bilden som till slut skall innehålla överenskommelsen.

Som du ser är den mycket lik f g bild. Denna är dock avsedd för att registrera bud när

det gäller lönetillägg, mm som ni kommer överens om vid förhandlingen eller som ni

vill rätta till. Förutom de uppgifter som fanns på Detaljinfo 1 finns här ytterligare fem

rutor som är avsedda för registrering.

Längst upp till höger finns Klar. En markering i den rutan talar om för systemet att du

är klar med denna anställning och den skall låsas för registrering. Det är alltså samma

funktion som finns i Förhandlingsfönstret och i Generella åtgärder.

Vidare kan du registrera Not. Den är avsedd för det fallet då du har en anteckning

som är gemensam för många. Istället för att skriva denna anteckning på var och en

kan du skriva in den i protokollet och hänvisa med notnummer här. Du kan även

skriva en liten Anmärkning. Det är ett utrymme för en fri text (70 tecken) där du

t ex kan ange varför ett lönetillägg har lagts ut.

Vill du inte att hela kostnaden skall belasta potten kan du ange Avvikande kostnad.

Det du anger här tar över den beräknade kostnaden och blir det som används när

kostnadsberäkningar i förhållande till potten skall göras.


© Aditro

28(37)

Slutligen kan du på en enskild anställning ange Avvikande fr o m. Denna använder

du när du vill att förhandlingsresultatet skall gälla fr o m något annat datum än som i

övrigt gäller för förhandlingen.


Denna är nästan likadan som Detaljinfo 2. Här saknas Klar och Avvikande fr o m.

Klicka på Avbryt.

Detaljinfo 4 och Detaljinfo 5 är identiska med bilden för Detaljinfo 3 med undantag

av att det står Yrkande respektive Särredovisning istället för Prioritering i rubrikraden.

Lägga upp en ny anställning

För att komma åt funktionen att hantera lägga upp Ny/Ändra och Ta bort person

resp. anställning måste alla grupper som finns upplästa i förhandlingsfönstret stängas

ner, förhandlingsfönstret skall vara tomt.

Gå in i menyraden under Anställning - Person och Anställning och fönstret Sök

visas. Personregistret är gemensamt, vilket innebär att en ny person endast kan

läggas upp om personen inte finns i någon tidigare förhandling. Försöker du lägga upp

en person som redan finns i personregistret får du signalen ”Personen finns redan”.


© Aditro

29(37)

För att lägga upp en ny person klicka på Ny.

Ange personnummer, namn och adress. Lägg upp uppgifterna exakt som det finns

upplagt i Personec P. Personu uppgifterna du lägger upp här kommer inte att föras

över till Personec P vid export.

Välj sedan flik Anställning och lägg in anställningsuppgifter

Viktigt att du här lägger upp anställningen som den är upplagd i Personec P, samma

ansrällningsnummer och fr o m datum.


© Aditro

30(37)

Välj slutligen fliken Löneuppgifter


© Aditro

31(37)

Lägg in den nuvarande lönen på raden för Befintlig. Om den anställde ha fler än ett

lönetillägg gå in på Detaljinfo 1 och rapportera tilläggen där.

För att lägga upp en ny anställning på en person som redan finns i databasen, sök

fram personen.

Markera personen och lägg upp en ny anställning för aktuell förhandling genom att

klicka på knappen Ny…. Nu öppnas fönstret Person och anställningsinformation

med fliken Anställning öppen. Personuppgifter är redan ifyllda och ligger bakom på

Person-fliken.

Observera! Kom ihåg att skapa om gruppen som anställningen skall tillhöra.

Hantering av Webb-användare

Användare som skall ha tillgång till förhandlingsunderlaget via webb läggs upp i bilden

Förhandlare på webb. Därefter tilldelas förhandlingsunderlag i bilden förhandlingsunderlag på webb.


© Aditro

32(37)

Förhandlare på webb

I menyraden välj Underhåll/Webb/Förhandlare.

Klicka på ―Sök‖ knappen för att få fram en lista på de användare som i Neptune är

knutna till web-användarrollen.

Markera den användare som skall knytas till ett förhandlingsunderlag i webben.

Klicka på Välj.


© Aditro

33(37)

Klicka på Spara för att lägga ner användaren i boxen.

En lista över förhandlingsledarens webbförhandlare skapas.

Klicka på OK för spara ändringarna.

Förhandlingsunderlag på webb

Välj Underhåll-Webb-Förhandlingsunderlag i menyraden.

Användare: Klicka på pilen för att få alla användare (de som valts i förra åtgärden)


© Aditro

34(37)

Förhandling: Välj den förhandling som underlag hämtas från.

Område: Välj det område där gruppen finns som skall användas i underlaget.

Grupp: Välj grupp – urval på de anställda du ska tilldela webförhandlaren.

Mall: Välj mall – den mall du gjort för webförhandlare.

Förhandlingsunderlag: Skriv i klartext vad underlaget avser, Det är detta som

förhandlaren ser. År bör alltid anges förförhandlingsunderlaget.

Klicka på Godkänn. Spara ändringarna på bilden genom att klicka på OK.

Förhandlaren har nu fått tillgång till ett förhandlingsunderlag via webb.

Man begränsar i denna hantering vilken grupp som förhandlaren skall få tillgång till.

Det finns ingen anledning att organisatoriskt begränsa behörigheten för webb-

användaren.

Observera att det enda sättet att visa Förhandlingsutrymmet för web-användarna är

att göra på detta sätt. Utrymmet kan endast läggas in per skapad grupp och påverkas

inte av ev organisatorisk sekretess.


© Aditro

35(37)

Kopiering av förhandlingsunderlag från en förhandling till en annan

Om förhandlingsunderlag från tidigare förhandling finns kan detta kopieras till den

aktuella förhandlingen.

Klicka på knappen ‖Kopiera förhandlingsunderlag‖

Klicka på pilen vis Användaren och d får en rullista med alla användare.

Välj användare.

I "Kopiera från" väljer du vilken användare och från vilken förhandling Du vill kopiera.

I "Kopiera till" väljer du till vilken förhandling som förhandlingsunderlag på webb ska kopieras till.

När användare och förhandling har valts visas en lista över de underlag förhandlaren

har. För att kunna kopiera måste ett nytt unikt namn sättas till de nya kopierade förhandlingsunderlagen.

I kolumnen "Nytt namn" skriver du in det nya unika namnet för

förhandlingsunderlaget. Om förhandlingsunderlaget ges samma namn som ett redan existerande förhandlingsunderlag kommer detta att varnas.

Klicka på Spara-knappen

Användaren har nu fått de nya förhandlingsunderlagen med det nya namnet.


© Aditro

36(37)

Samtidigt har såväl område som grupp skapats i den nya förhandlingen.

Tänk på! Om område eller grupp som finns angivet i det förhandlingsunderlag du vill

kopiera från - inte finns upplagt i den förhandling du vill kopiera till – kommer dessa,

område och grupp, att läggas upp i den nya förhandlingen. Viktigt är därför att du kontrollerar innan och efter vilka områden och grupper som ev. tillkommit.

Om du klickar på Visa logg får du en kvittens på hur kopieringen gått. Aktiveras efter att

kopieringen är klar.

Aditro HRM AB SE-172 22 SUNDBYBERG

Besöksadress: Landsvägen 66

Tel: 010-451 10 00

[email protected]

www.aditro.com

mailto:[email protected]

../../../AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/Q2DVHEMO/www.aditro.com

Documents

Utbildningsmaterial Personec Förhandling · 2016. 2. 1. · Aditro — [email protected] — 2012-11-09 © Aditro Utbildningsmaterial Personec Förhandling Grundutbildning Förhandlingsledare