UPUTSTVO I UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE ZA SYSTEM ... · UPUTSTVO I UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE ZA SYSTEM FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE Ministria e Financave – Departamenti

UPUTSTVO I UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE ZA SYSTEM FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE

Ministria e Financave – Departamenti Qendror Harmonizues Ministarstvo za Finansije – Centralni Departament za Harmonizaciju 1 Ministry of Finance – Central Harmonization Department

UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE KOMPONENTI

FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE

UPUTSTVO Upitnik samoocenjivanja je konceptiran za upotrebu od strane budžetskih organizacija za samoocenjivanje sistema unutrašnje kontrole organizaciji (uključujući centralne i zavisne strukture). Upitnik se sastoji od pet sekcija i odgovara pet komponenti finansijskog upravljanja i kontrole (FUK) u skladu sa međunarodnim standardima COSO i INTOSAI:

1. Kontrolno okruženje; 2. Upravljanje rizicima; 3. Kontrolne aktivnosti; 4. Informacije i komunikacija; 5. Monitoring.

Unutar ovog dokumenta, zahtevi su strukturirani u skladu sa načelima FUK-a. Kao popuniti upitnik? Svaki deo sadrži određeni broj zahteva u vezi sa svakim od ovih komponenti.

Pored svakog zahteva, Glavni administrativni službenik će u početku dati komentar / odgovor u pratnji odgovarajućih potkrepljujućih/ podržanih dokaza (npr broj, datum odobrenja i naziv dokumenta).

Onda će GAS dati svoje mišljenje o nivou ispunjenja zahteva putem samoocenjivanja u određenoj koloni upitnika. Samoocenjivanje se vrši u skladu sa sledećim postupkom:

Odgovore treba dati uzimajući u obzir i njihovo ocenjivanje.

Postoje dve vrste ocenjivanja pitanja postavljena pored svakog pitanja sa inicijalima I i II.

I - Ocenjivanje od 1 do 3 boda - Ocenjivanje sa 3 boda - ukazuje na to da ovaj aspekt FUK-a je razuman i dobro funkcioniše u svim strukturama BO. Ova ocena se daje ako odgovor na pitanje je (i) DA; i (ii) ako ima pratećih dokumenata pripremljenih u vezi sa ovim pitanjem; i (iii) dokumenti su odobreni od strane rukovodioca organizacije i registrovani u kancelariji protokola organizacije; i (iv) moguće je prikazati osoblju Centralne jedinice za harmonizaciju Ministarstva finansija (u slučaju monitoringa na mestu od njih ). - Ocenjivanje sa 2 boda - ukazuje da ovaj aspekat FUK-a je delimično razuman/ funkcioniše samo na nekoliko sastavnih halki BO ili ispunjavanje zahteva je planirano i u procesu, izvršeno je delimično, ili nepotpuno. Ova ocena se daje ako odgovor na pitanje je (i) DA; i (ii) prateća dokumentacija je pripremljena i raspravljena na rukovodećim nivoima (u pratnji sa zapisnikom) ; i (iii) moguće je prikazati osoblju Centralne jedinice za harmonizaciju Ministarstva finansija (u slučaju monitoringa na mestu od njih ); (iv) nije uvedeno u zvaničnom



protokolu organizacije. Posebni slučajevi kada organizacija ocenjuje sebe sa 2 poena daju se u posebnim pitanjima u upitnika.

- Ocenjivanje sa 1 bodom - ukazuje na to da se ovaj aspekt FUK-a još ne primenjuje i / ili ne razume od sastavnih halki BO. Ova ocena se daje, ako je odgovor na pitanje (i) NE ili DA; i (ii) ne postoje dokumenti koji bi mogli biti pomenuti u koloni komentara u vezi sa ovim pitanjem /ili koji se mogu prikazati CJH u slučaju verifikacije na mestu; ili (iii) neki dokumenti su pripremljeni, ali nisu raspravljeni na rukovodećim nivoima.

II – Ocenjivanje sa 1 i 3 boda (DA /NE)

Za pitanja gde je postavljen način ocenjivanja II znači da postoje samo dve alternative odgovora DA ili NE. Organizacija ocenjuje sa 3 boda odgovor DA, opisujući u koloni „Komentari“ naziv, broj, datum dokumenta po potrebi. Dokumenti moraju biti prikazani osoblju Centralne jedinice za harmonizaciju Ministarstva finansija (u slučaju monitoringa na mestu od njih).

Za pitanja gde je postavljen način ocenjivanja//organizacija ocenjuje sa 1 bodom odgovor NE.

Ukupno bodova za svaku od pet komponenti finansijskog upravljanja i kontrole treba predstaviti sa strane naziva svake komponente.

Ukupne bodove za ceo upitnik treba obračunati i upisati na kraju upitnika.

Na završetku upitnika GAS ima priliku da predstavi odgovarajuće mere koje je odlučio da preduzme u budućnosti za poboljšanje sistema interne kontrole u organizaciji koju vodi.

Kako treba tumačiti rezultate? Ako neko od pitanja dobilo 1 bod, aspekt u pitanju zahteva hitnu intervenciju za poboljšanje.

Ako neko od pitanja dobilo 2 boda, GAS treba da razmotri mogućnost za poboljšanje u sistemu za aspekat u pitanju. Ako neko od pitanja dobilo 3 boda, ova oblast ne zahteva nikakve dalje intervencije.

Molimo vas popunite upitnik istinito, odgovarajući realno na pitanja i uzimajući u obzir i zaključke interne revizije ili glavnog revizora. Mišljenje interne revizije će biti zahtevano za nekoliko pitanja koja treba pomenuti na poseban način. Pravni okvir za finansijsko upravljanje i kontrolu je nedavno stupio na snagu. To znači da određeni aspekti FUK-a sadržane inovacije za BO na Kosovu i jedno visoko samoocenjivanje, što znači da nije potrebno nikakvo poboljšanje u sistemu, bilo bi nešto nerealno. Treba napomenuti da će upitnik pomoći u identifikaciji onih aspekata FUK-a BO u kojima treba preduzeti mere za poboljšanje sistema u kojima se zahteva dalja savesnost o važnosti i efektnosti sistema i pravaca za izgradnju kapaciteta zaposlenih.

Preporučuje se da Glavni administrativni službenik BO distribuira ovaj upitnik menadžerima odeljenja / raznim strukturama BO koje ima u njihovoj odgovornosti (sastavnim strukturama centralnog organa , kao i zavisnim jedinicama) u cilju njegovog popunjenja i dobijanja pune informacije. Na ovaj način, GAS će koristiti rezultate za formulisanje konsolidovanog



odgovora u vezi sa svim BO. Tokom procesa ocenjivanja CJH može da ispravi odgovore organizacije u povećanju ili umanjenju bodova po potrebi, i obaveštava GAS za razlike: Daje se 1 bod ako odgovor nije direktan i povezan sa pitanjem ili nije praćen u koloni Komentari sa brojem protokola dokumenata ili sličnih podataka prema datim objašnjenjima u svakom pitanju. Povećanje ili umanjenje broja bodova na osnovu rezultata verifikacije na mestu od CJH. Povećanje ili umanjenje ukupnih bodova za načela i samim tim komponentama FUK-a na osnovu specifičnih nalaza revizorskih izveštaja KGR ili izveštaja zvaničnih ocenjivanja međunarodnih organizacija. Upitnik zaključuje sa potpisom Glavnog administrativnog službenika budžetske organizacije i šalje zvanično ili elektronski Centralnom odeljenju za harmonizaciju u Ministarstvu finansija. Upitnik možete naći i na sajtu Ministarstva finansija.



UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE KOMPONENTI FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE

Budžetska organizacije

Vrednost budžeta za godinu izveštavanja, u evrima

Glavni administrativni službenik

Pozicija u organizaciji

Broj kontrolisanih jedinica u BO (potčinjene jedinice, kancelarije, agencije, javna preduzeća)

Internet stranica (gde se može pronaći snimljeni organogram BO)

E-mail;

Telefon;

Period izveštavanja podrazumeva period: januar - decembar 2015

Br. P

Pitanje po komponentama i principima FUK

Bodovi Komentar OB Vrstaocenjivanja

Povezanost između pitanja/ traženo mišljenje od revizora

KOMPONENTA I “Okruženje kontrole” TOT

Kontrolno okruženje je ključna komponenta organizacije koji se odnosi na osnovna pravila internih funkcionisanja kao: strateški ciljevi, interni propisi, organizacione strukture, politike ljudskih resursa, itd On je osnova To je osnova podizanja ostalih komponenti finansijskog upravljanja i kontrole

Načelo 1 – Obavezivanje za integritet i etičke vrednosti

1 Dali vaša organizacija ima interne propise / kodeks ponašanja za definisanje situacija sukoba interesa, izrađeni u skladu sa relevantnim zakonima? (Ako je da, molim vas navedite br. i datum usvajanja akta od strane rukovodioca organizacije. Ako je ne, kada se predviđa?) Vrsta ocenjivanja I

I

2 Da li redovno komuniciraju ili su upoznati radnici vaše organizacije sa gore navedenim zakonima i propisima( kombinovani način npr. Komuniciranje ima veze sa činjenicom da zakoni ili pravila su prikazani u vidljivim mestima za službenike i da li Odeljenje za ljudske resurse elektronski šalje službenicima KE . Znanje ima veze sa činjenicom da se organizuju sastanci / obuke službenika za tu svrhu najmanje jedan put godišnje.) Ako je odgovor da, navedite korišćeni način i

I



navedite datum elektronskog dokumenta, zapisnika sa sastanka ili organizovane obuke. Ako ne, kada se predviđa? Vrsta ocenjivanja I. Ocenjuje se sa dva boda nekombinovana komunikacija.

3 Da li postoji procedura za izveštavanje kršenja pravila o etici i preduzimanja mera kao rezultat toga? (Ako je odgovor da, objasnite u odeljku "Komentari" i navedite naslov i datum usvajanja ovog postupka). Ako je ne, ili je u postupku kada je predviđeno da se završi? Vrsta ocenjivanja I

I

4 Da li ste preduzeli akcije / administrativne mere na prijavljene slučajeve kršenja (za delovanja ili nedelovanja) postupaka etike, sukoba interesa u okviru organizacije? Ako je da, navedite vrstu i datum preduzetih mera. Tip procenjivanja I.

I

5 Da li rukovodilac osoblja prati usaglašenost osoblja sa Kodeksom ponašanja i da li ima neposrednu potčinjenost od GAS? (rukovodilac osoblja dokazuje ovo sa dosijeima sa podacima za svakog službenika. Vrsta ocenjivanja I. Ocenjivanje sa dva boda ako nema neposrednu zavisnost. .

I

Načelo 2 – Vršenje odgovornosti za nadzor

6 Ako imate zavisne agencije ili jedinice: Da li primate redovne izveštaje od rukovodioca agencije / jedinice za izvršenje (ispunjenje obaveza) u obavljanju njihovih aktivnosti? (U odeljku komentari navedite br. i datum nekoliko zvaničnih izveštaja primljeni u toku godine i broj agencija i jedinica koje su pod kontrolom BO). Vrsta ocenjivanja I.. Ocenjivanje sa dva boda ako ima samo godišnji izveštaj. Ako za BO nije primenljivo stavite 0 bodova. )

I

7 Da li uzima rukovodilac organizacije mišljenje o performansi organizacije nezavisno od rukovodstva?(Ako RO ima na raspolaganju i mišljenja/ izveštaje od interne revizije , spoljne revizije ili drugih međunarodnih organizacija)Vrsta ocenjivanja I

II

8 Ako imate javno preduzeće: Da li primate redovne izveštaje od odbora kompanija za performansu kompanija i

I



donete odluke od strane Nadzornog odbora u obavljanju njihove delatnosti? ( U odeljku komentara navedite broj i datum nekih zvaničnih izveštaja primljenih u toku godine i broj preduzeća pod kontrolom BO. Vrsta ocenjivanja I.. Ocenjivanje sa dva boda ako ima samo godišnji izveštaj. Ako za BO nije primenljivo stavite 0 poena. )

Načelo 3 –Postavljanje strateških ciljeva i organizacione strukture

9 Da li ste izradili i usvojili Deklaraciju misije BO koju pokrivate? Obično misija se određuje stvaranjem organizacije kroz pravni akt i / ili statut. (Ako je da, molimo Vas navedite u odeljku "Komentari", datum njenog odobrenja od strane rukovodioca organizacije). Vrsta ocenjivanja I

I

10 Da li ste pripremili i usvojili strateški plan OB? Ako je da, za koji vremenski period(.Po pravilu strateški planovi se izrađuju za period od 3 godine. Dajte reference usvojenog akta (Vrsta akta, br.

datum)) Vrsta ocenjivanja I

I

11 Koja odeljenja u OB su odgovorni za koordinaciju i razvoj strateškog planiranja? (u odgovoru navesti i broj , datum internog pravila / opis posla / akt ovlašćenja u kome je opisana funkcija odeljenja) Vrsta ocenjivanja I. Ocenjivanje sa dva boda ako su akti u procesu usvajanja.

I

12 Zavisno od vrste organizacije da li su uključeni rukovodioci struktura / agjencija/ jedinica u raspravama o strateškom planu? A treće strane?(kao npr. organizovanje okruglih stolova sa drugim budžetskim organizacijama, civilnim društvom, akademcima).Navedite reference zapisnika ili dopisnih komunikacija.. Vrsta ocenjivanja I. Ocenjivanje sa dva boda ako je imalo samo interne rasprave.

I

13 Da li se računaju troškovi strategije? (Ako je da, treba navesti u strateškom dokumentu deo finansijskih sredstava. Vrsta ocenjivanja I..

I

14 Da li se Strateški plan šalje u zavisnosti od vrste organizacije (centralne ili lokalne) u sistem strateškog planiranja Kancelarije

II



premijera ili Ministarstva za lokalnu samoupravu? (navedu se reference dopisa dostavljanja u Kancelariji premijera ili Ministarstvu lokalne samouprave) Vrsta ocenjivanja II

15 Dali BO određuje indikatore performansi u strateškom planu za praćenje ostvarivanja ciljeva? (Ako je da, treba da bude definisano u strateškom dokumentu, narativno ili u prateću matricu). Vrsta ocenjivanja II

II

16 Da li su obavešteni menadžeri / radnici BO o sadržaju Deklaracije misije , ciljeva i strategije nakon njihovog odobrenja? (Navedite koji je bio način i datum dostavljanja dokumenata, na primer elektronskim putem, e-mailom, u pisanoj formi, zapisnika, itd). Vrsta ocenjivanja II

II

17 Da li imate usvojene godišnje akcione planove za postizanje strateških ciljeva, godišnjih ciljeva koji uključuju akcije, rokove i konkretne osobe koja su odgovorna za svaku predviđenu akciju? (Ovo bi trebalo da bude usvojeni dokumenat od strane rukovodioca organizacije). Vrsta ocenjivanja I

I

18 Da li struktura vaše organizacije odgovara karakteru njene delatnosti? (Ako sve funkcije koje su određene organizaciji sa zakonskim i podzakonskim aktima koji su na snazi su adresirani u svim organizacionim strukturama, ako ova struktura je centralizovana, ili decentralizovana sa teritorijalnim kancelarijama / agencijama). Vrsta ocenjivanja I

I

19 Da li uključuje organizacionu šemu (objavljeno) BO i zavisne matične kancelarije / agencije i jedinice / preduzeća koja su vlasništvu ili sa učešćem u kapital. (Pitanje ima veze sa činjenicom da često objavljena organizaciona šema sadrži samo opštu organizacionu strukturu centralne administracije, isključujući zavisne jedinice.

II



Na ovaj način nije jasna veza između njih i linija izveštavanja).Vrsta ocenjivanja II

20 Da li je organizaciona šema u stanju da pruži ne ophodne informacije za donošenja odluka? Treba biti jasne linije odgovornosti i izveštavanja, tako da informacije ne dolaze delimično ili nekoordinirane od različitih odeljenja), ako Ne opisati problem i ako poboljšanje je povezano sa donošenjem odluka ili je potrebna intervencija . Vrsta ocenjivanja II

II

21 Da li ima svako odeljenje / direkcija / odsek / jedinica, obaveze i odgovornosti jasno definisani i posebno od direkcija/ odeljenja / sektora itd. (Ako jeste, molimo da navedete u koji dokumenat su opisane ove odgovornosti.) Vrsta ocenjivanja I

I

22 Da li su utvrđene odgovornosti menadžera na jasan način na osnovu ugovora o radu? Vrsta ocenjivanja II

II

23 Da li imaju menadžeri neophodno znanje i iskustvo da ispune svoje obaveze? Ako ne, koje bi bile nekoliko oblasti u kojima je potrebna dodatna obuka? Ocenjivanje sa dva boda ako su potrebne dalje kvalifikacije u nekoliko oblasti; Ocenjivanje sa 1 bodom ako ima značajnih slabosti koje imaju značajan uticaj na ostvarivanje ciljeva, Vrsta ocenjivanja 1

I

Načelo 4 – Obavezivanje za nadležnosti

24 Da li su menadžeri budžetskih programa (u skladu sa tabelama Zakona o budžetu) u direktnoj administrativnoj zavisnosti GAS-a? Ocenjivanje sa dva boda ako je samo jedan deo menadžera ispunjavaju kriterijum. Vrsta ocenjivanja I

I

25 Da li ste odobrili opis poslova za svako radno mesto u BO, u kome su uključeni pojedinačni zadaci koji treba da se obave, zahtevi u vezi sa potrebnmim kvalifikacijama i linije izveštavanja ? (ovo pitanje se odnosi na zaposlene na svim nivoima u BO i obuhvata i visoke rukovodioce) Vrsta ocenjivanja I

I



26 Da li postoji pisana analiza znanja i veština potrebne za obavljanje rada u procesu zapošljavanja osoblja u nova radna mesta ili o povećanju obaveza/ novih funkcija u postojećim radnim mestima? Vrsta ocenjivanja I

I

27 Da li imate odbor i / ili Komisiju za reviziju koji je nezavisna od menadžmenta, i može da ospori ili postavlja pitanja GAS-u? (kao pravilo, Odbor ima u opštinskim organizacijama, javnim preduzećima i kancelarijama/regulatorne organe. Komisije za reviziju mogu imati sve budžetske organizacije. (Dati broj članova i koliko od njih su stručnjaci van organizacije. . Vrsta ocenjivanja I. Ocenjivanje sa tri boda za da i ima spoljnih članova, dva boda za da i nema spoljnih članova, jedan bod ako nema..

I

28 Da li postoje dokumentovani česti sastanci Odbora / Komisije za reviziju i direktora finansija, internih i spoljnih revizora? (u skladu sa zakonskim zahtevima Odbori / Komisije za reviziju imaju obavezu da se sastanu najmanje 4 puta godišnje). Vrsta ocenjivanja I. Ocenjivanje sa dva boda ako se ređe sastaju.

I

29 Da li se šalju Odboru ili Komisiji za reviziju tačne informacije i blagovremeno, za dozvoljavanje saveta o upravljanju i finansijskom položaju BO? Vrsta ocenjivanja II

II

30 Ko je odgovoran za upravljanje LJR-a? (Navedite poziciju(odeljenje, direkcija, odsek, sektor, službenik po veličini organizacije). Vrsta ocenjivanja II

II

31 Da li se sprovode periodična ocenjivanja zaposlenih u vašoj instituciji, u vezi sa dužnostima koje obavljaju u okviru svojih nadležnosti? (Molimo vas da koristite odeljak "komentari" da bi objasnili koliko često se izvodi ovo

I



ocenjivanje i kako se informišu zaposleni o rezultatima ocenjivanja). Vrsta ocenjivanja I

32 Da li se identifikuju od BO zahtevi za veštine i potrebe za obuke osoblja? (za to mora biti dokumentovan proces organizovanog od strane odgovornog lica za LJR za prikupljanje zahteva službenika, predloge menadžera ili zaključke izveštaja o reviziji). Vrsta ocenjivanja I

I

33 Da li BO ima odobreni plan obuke, uključujući i obuku u upravljanju finansijama? Npr. u oblasti strateškog planiranja, izrade finansijskih planova, upravljanje rizikom, nabavke i ugovaranja, računovodstveni sistemi, itd) Vrsta ocenjivanja I

I

34 Da li su službenici obučeni za finansijsko upravljanje i kontrolu tokom perioda izveštavanja? (Molim vas dajte broj treniranih i % na predviđeni total na plan obuke) Vrsta ocenjivanja I Ocenjivanje sa tri boda ako je DA , i u značajnom broju ( više od 60%);

I

Načelo 5 –Primena odgovornosti (autoritet i odgovornost u ostvarivanju ciljeva)

35 Da li organizaciona struktura BO obezbeđuje jasne linije odgovornosti? (Linije odgovornosti / izveštavanja trebalo bi da budu vertikalne, direktne i ne ukrštene, da se usklade sa položajem službenika u organizaciji i pravnim zahtevima za odgovornost, da nema indirektne linije ili prekoračenja nivoa kontrole npr. šef odseka treba da izveštava neposrednom rukovodiocu / direktoru a ne GAS-u, rukovodilac zavisne agencije treba da izveštava administrativno GAS-u, itd). Vrsta ocenjivanja II

II

36 Da li se održavaju redovni dokumentovani sastanci tima višeg menadžmenta kako bi razgovarali o pitanjima vezanim za finansijsko upravljanje i kontrolu? (Navedite učestalost tih sastanaka tokom godine)

II



Vrsta ocenjivanja II

37 Da li tim visokog rukovodstva posećuje njihovo osoblje na drugim lokacijama? Vrsta ocenjivanja II

II

38

Da li menadžeri odeljenja imaju ovlašćenja za upravljanje budžetom njihovih odeljenja? (Molimo vas, navedite broj i datum budžetskog dokumenta za svako odeljenje).


II

39 Vredi li pitanje 41 za sva odeljenja? Ako NE, za koje? Vrsta ocenjivanja II

II

40 Da li u praksi menadžeri vrše autoritet za upravljanje budžetom? Odgovor da bude praćen sa objašnjenjima. (U pružanju odgovora imati na umu da li menadžeri imaju sva sredstva za nadzor korišćenja njihovog budžeta. Da li im se vraćaju od GAS / GFS ili menadžera za nabavke zahtevi za rashode i kada je ranije planirano? Da li imaju pristup finansijskim informacijama ili ne?)

Vrsta ocenjivanja I

I

41 Da li ima delegiranja autoriteta u praksi, dokumentovan po zahtevima Postupka 02 Priručnika za FUK ? (reč je o delegiranju firme, ne samo za dodelu dužnosti, gde se daje osoba gde se delegira firma, vrsta nadležnosti , vremenski period, način izveštavanja) Vrsta ocenjivanja I

I

42 Da li delegirani službenici redovno izveštavaju o performansi(ispunjenja ovlašćenja) operativne kod njihovih pretpostavljenih prema delegiranju u pitanju 43? Vrsta ocenjivanja I

I

43 Kako se ocenjuje performansa zaposlenih BO? Vrsta procene I. Ocenjivanje sa tri boda za ocenjivanje

prema realizaciji kratkoročnih ciljeva i dugoročnih ciljeva, 2 boda za ocenjivanje prema aktivnostima ; 1 bod nema ocenjivanje performanse.

I

44 Da li BO pruža:-1. podsticaj ili nagrade za izuzetne performanse zaposlenih? (ne samo za materijalne ali i moralne nagrade) - 2.Disciplinske sankcije i korektivne mere u slučaju loše

II



performanse zaposlenog? Navedene aktivnosti treba da budu dokumentovane. Vrsta ocenjivanja II

45 Kakva je institucionalna pozicija GFS ? (odeljenje, organizaciona jedinica) i kome izveštavaju? Vrsta ocenjivanja II. Ocenjuje se sa 10 boda ako je neposredno zavisno od GAS; 1 bod ako je NE

II

46 Prema vašem mišljenju koliko je efektivan položaj službenika za overu za sprečavanje nepravilnosti / kršenja? Dati broj prijavljenih slučajeva u pisanoj formi od SO kod GAS-a. Takođe navesti institucionalni položaj službenika za overu (odeljenje, organizaciona jedinica) i kome izveštava? Vrsta ocenjivanja I

I

Komponenta 2 – UPRAVLJANJE RIZIKOM

Upravljanje rizikom uključuje identifikaciju, ocenjivanje, analizu rizika koji mogu biti od značaja za ostvarivanje ciljeva organizacije i definisanje odgovarajućeg odgovora na ove rizike.

Načelo 6- Specifikacija ciljeva kao osnova za identifikaciju i ocenjivanje rizika koji se odnose na ove rizike

47 Da li odlučuje BO, kao celina, srednjoročne ciljeve u toku pripreme Srednjoročnog okvira rashoda (skraćeno SOR )? (kao referenca služi dokumenat SOR-a)


II

48 Da li su objavljeni ovi ciljevi. (menadžment je dužan da ciljeve u okviru SOR-a objavi na sajtu BO). Vrsta ocenjivanja II

II

49 Da li BO postavlja ciljeve na nivou: • budžetskih programa? • kapitalnih projekata na nivou odeljenja? (Ako je NE dati do kojeg nivoa su postavljeni ciljevi, i daju reference dokumenta / a odobreni od GAS) Vrsta ocenjivanja I

I

50 Da li se saopštavaju usvojeni ciljevi Odboru Direktora (ako postoji Odbor) ( u koloni komentara dajte način

II



saopštavanja: putem e-maila, dopisom u službenim susretima). Vrsta Ocenjivanja I

51

Da li ima usaglašenosti između srednjoročnih ciljeva (SOR) I predviđenih ciljeva godišnjeg budžeta organizacije Vrsta Ocenjivanja I

I

Načelo 7– Identifikacija rizika i analize rizika za postizanje ciljeva BO

52 Dali se tokom postupka uzimaju u obzir planiranja mogućih rizika iz spoljnih izvora? ( na primer Što se tiče pružanja usluga iz vani, tehnologija, ekonomski i politički uslovi, zakonski uslovi, prirodni događaji, smetnje na imovinu, itd) (Minuti sastanaka ili elektronska komunikacija, drugi dokumenti) Vrsta Ocenjivanja I

I

53 Dali se uzimaju u obzir tokom planiranja procesa mogući rizici od unutrašnjih izvora? (na primer. Što se tiče ljudskih resursa, finansijske, informacione tehnologije, itd) (Minuti sa sastanka ili elektronske komunikacije, drugi dokumenti idr.) Vrsta Ocenjivanja I

I

54 Dali registrujete pismene rizike i na koji dokumenat: a) strateški dokumenti / programi razvojnih planova / godišnjih akcionih planova (koji postavlja odgovornost radnika za upravljanje rizikom )? b) registrima rizika , sačinjen u skladu sa zahtevima MFK? Ako postoji registar rizika molimo vas da odgovorite na sledeća pitanja 61,62,63. Vrsta ocenjivanja I

I

55 Ako postoji registar rizika, koliko se često on ažurira? (normalno ažuriranje se treba obaviti ne manje od jednom godišnje) Vrsta Ocenjivanja I

I

56 Ako postoji registar rizika da se dokumentuje bilo koji predloženi odgovor na dokumentovani rizik ? (najbolje prakse ukazuju na to da rizik identifikuje na dati odgovor , koji može biti: tolerancija (tj ne činimo ništa),

I



tretman (što znači ubacuju se kontrole koje ograničavaju rizik), transfer (na jednu treću stranku), ili prekid (mirovanjem aktivnosti) Vrsta Ocenjivanja I

57 Ako postoji registar rizika, da li ima svaki rizik sopstvenog "vlasnika" , dakle, službeno lice koje je preuzelo odgovornost upravljanja rizikom u pitanju (registar rizika treba jasno da pokazuje Menadžera / službenika svakog odeljenja, kao "vlasnika" svakog rizika i / ili svake kontrole) Vrsta Ocenjivanja II

II

Načelo 8 – Ocena rizika za prevaru

58 Da li imate sistem izveštavanja za praćenje rizika na visokom nivou? (normalno za rizike na visokom nivou sastavlja se ekskluzivna lista koja je usvojena i na specifičan način prati BO) Vrsta Ocenjivanja I

I

59 Da li imate sistem izveštavanja za kršenje pravila na snazi ili slučajeva lažnog izveštavanja , fiktivnu beleške , gubitak imovine, korupcija primećen u organizaciji? (kao po pravilu, svaki zaposleni u BO mora prijaviti kod glavnog u organizaciji, odnosno službenika/ njegovu određenu strukturu o uočenim kršenjima ) predstavljaju odgovarajući dokumenat / ta koji su usvojeni od predsedavajućeg BO. Vrsta Ocenjivanja I

I

3 Komponenta – AKTIVINOSTI KONTROLE

Kontrolne aktivnosti su politike i ustanovljene procedure radi adresiranja rizika i za postizanje ciljeva institucije. Oni uključuju jednu gamu kontrolnih akcija preventivnog i izviđačkog karaktera

Načelo 10 – Izbor i razvoj aktivnosti kontrole za ublažavanje rizika

60 Da li postoji šema delegiranja ovlaščenih službenika pri upravi za finansije na GSA? Ako Ne, ko obavlja ovlašćenja finansijskih transakcija? Molimo vas da dajete detaljne brojke i datum usvajanja dokumenata. (Ref.Postupka Br.6.4 MFK.) Vrsta Ocenjivanja I

I

61 Dali se vrši kontrola dokumentacije i njenog prijema pre prihvatanja troška u

II



računovodstvo? U koloni komentari utvrdite ko vrši kontrolu dokumentacije, koji obavlja računovodstvene poslove i ko odobrava plaćanje. Vrsta Ocenjivanja I

62 Dali postiji plan ciljeva i i aktivnosti za njihovo postizanje koji služi kao osnova za strukturu troškova finansijskog plana? (Ref. Br 8 procedura FMK) Vrsta Ocenjivanja III

II

63 Da li dobija GSA ili Držaoc Budžeta pismeno potvrđivanje od GSA pre nego što uđe u obaveze za troškove za svaku transakciju)? Ref. postupka MFK br 9 tačka 2.5 Vrsta Ocenjivanja II

II

64 Što se tiče postupka nabavke i ugovaranja.Dali GSA sačinjava komisiju za izradu tehničkih specifikacija, Komisiju za ocenu ponuda, Komisiju za prijem robe, itd? Na odgovor, takođe navesti koji / je su predložio članove komisija. Ocenjivanje sa 3 boda ako usvoji i predlaže odgovarajuće strukture; 1 bod ako ne usvoji GSA, ili ako GSA usvaja predlog samo od strane menadžera nabavke (i ne postoje evidencije da se menadžer oslanja na predloge relevantnih struktura). Vrsta Ocenjivanja I

I

65 Da li se slaže informacija sa Registrom Imovina u informaciji ISUFK-a? Ref Postupka MFK 5, tačka 4.3. Vrsta Ocenjivanja II

II

66 Dali GSA sprovodi odgovornosti i kontrole sopstvenih prihoda po postupku MFK br.7 tačka 6? Vrsta Ocenjivanja I

I

67 Da li postoje postupci čuvanja, upotrebe i arhivisanja dokumentacije? Vrsta Ocenjivanja II

II

68 Da li se navedene smernice redovno preispitaju svaki put kada se menjaju poslovni postupci ili odgovorni zvaničnici ? Vrsta Ocenjivanja II

II

69 Da li postoji plan nabavke odobrene protiv raspoloživosti odobrenih

II



budžetskih sredstava? Da li se on ažurira u toku godine, u skladu sa promenama fondova na raspolaganju BO? Vrsta Ocenjivanja II

70 Da li je u potpunosti kompletirana evidencija imovine u skladu sa zahtevima i propisima? Dokument Inventara može poslužiti kao dokaz podrške. Vrsta Ocenjivanja I

I

71 Dali se neprekidno i na vreme registruju i prilikom obavljanja svih transfera imovina unutar i izvan BO tokom fiskalne godine? Treba postojati evidencija ako je GSF redovno izvršio periodičnu kontrolu (npr. br. dana između Izlaznog lista i datuma upisa u računovodstvo). Vrsta Ocenjivanja II

II

72 Dali se registruju sve računovodstvene i finansijske transakcije u računovodstvo i nalože za plaćanje u roku propisanom u pravilima Trezora? Treba imati dokaza da je GSF izvršio periodične provere.). Vrsta Ocenjivanja II

II

73 Koje postupke ima BO kako bi se sprečilo da bilo koji zapošljeni bude nema više od jednog od sledećih zadataka: ovlašćenja, obrada, snimanja, pregleda transakcija? Vrsta Ocenjivanja I

I

74 Dali se preduzimaju dokumentovane radnje radi poboljšanja postupka izrade budžetiranja? (Kada postoje značajna odstupanja od prvobitnog budžeta do konačnog budžeta projektovanog manjka troškova, broj preraspodele u toku godine) Vrsta Ocenjivanja II

II

75 Dali GSA sprovodi ex- post kontrole za obavljeni posao komisije za prijem, zatim za javne nabavke sa postupak osoblja, itd. (Ako je odgovor da, navedite neke od njih i u koje su dokumente opisati) Vrsta Ocenjivanja I

I

76 Da li su ove ad-hoc provere, vođena od strane CKR, po potrebi? (radi se o kontrolnim timovima sa minimumom od

I



3 službenika) predstavljajte referencije odluka. Vrsta Ocenjivanja I (ocenjuje se sa 2 boda ako se kontrola vrši samo 1 ili 2 osobe)

77 Dali GSA preduzima prateće radnje , nakon pronađenih koji su rezultirali od takvih ad-hok misija? Prikažite referencije dokumentacije

Vrsta Ocenjivanja II

II

Načelo 11 – Izbor i razvoj kontrola IT-a

78 Koje glavne sisteme IT-e upravlja BO (osim pristupa BO u ISUFK-a, PJI i MJU programa)? Vrsta Ocenjivanja I Ako postojeći sistemi ISUFK-a su dovoljni za generisanje izveštaja za odlučivanje, onda se pitanje ocenjuje sa 2 poena. Ukoliko je potrebno poboljšanje, CKR može da objasni razloge duže i daje preporuke za poboljšanje stanja i ISUFK-a i MJR, u svom godišnjem izveštaju za MFK

I

79 Dole navedena pitanja se odnose samo na Organizacije koje upravljaju IT sistemom (pitanja 85-92). Kako se sprovodi podela poslova u funkcionisanju IT sistema u BO, u cilju sprečavanja samo jednog zaposlenog da kontroliše sve faze rada IT (npr instalacija softvera, programiranje, testiranje)? Po pravilu, ove funkcije treba da budu odvojeni u opisu poslova za svakog i redovno prati od strane IT menadžera. Vrsta Ocenjivanja I

I

80 Dali je BO usvojila politike, uputstva ili postupak sigurnosti za IT Vrsta Ocenjivanja I

I

81 Koje kontrole pristupa postoje kako bi se sprečilo: a) Neovlašćena modifikacija postojećeg softvera. Vrsta Ocenjivanja II

II

82 b) Neovlašćene modifikacije, gubitak i obelodanjivanja procene podataka . Vrsta Ocenjivanja II

II

83 c) Spoljne pretnje (kao virusi) Vrsta Ocenjivanja II

II



84 d) i fizički pristup (na uređaju i instalacije) Vrsta Ocenjivanja II

II

85 Da li postoji neki objekat za oporavak od katastrofe (npr. uređaj, rezervna kopija podataka u okruženju izvan organizacije, rezervni serveri, itd) i postupci kako bi se osiguralo da važne(kritične) operacije nastavljaju bez prekida i štite kritični podaci kada dođe do neočekivanih događaja,? Vrsta Ocenjivanja I

I

86 Dali su postavljeni postupci u BO za održavanje kontrola IT-a Vrsta Ocenjivanja I

I

4 Komponenta– INFORMACIJA I KOMUNIKACIJA

informacija i komunikacija su esencijalni za sprovođenje svih ciljeva unutrašnje kontrole

Načelo 13 – Upotreba informacija za podršku funkcionisanja unutrašnje kontrole

87 Da li (manuelni i / ili elektronski) sistem izveštavanja pruža informacije u vašoj organizaciji za praćenje napretka u postizanju ciljeva organizacije kao celine i zasebnih jedinica? Vrsta Ocenjivanja II

II

88 Dali podržava, u pravo vreme izradu, sistem izveštavanja, za donošenje odluka, dole navedenih operativnih izveštaja. Ocenjuju se sa 3 boda ako se izveštaj i proizvedu minimalno na nedeljnoj bazi • Izveštaji o izvršenju budžeta. U odgovoru navesti i koliko često ih priprema BO . Vrsta Ocenjivanja I

I

89 • Izveštaji o prognozi tokova novca U odgovoru navesti i pod kojim uslovom i kojom brzinom priprema BO Vrsta Ocenjivanja I

I

90 • Izveštaji o obavezama. U odgovoru navesti i koliko često ih priprema BO. Vrsta Ocenjivanja I

I

91

• Izveštaji finansijskih obaveza (poznati , ali neisplaćeni. U odgovoru navesti koliko često ih priprema BO. Vrsta Ocenjivanja I

I



92 Dali imate integrisane IT sisteme za različite radne postupke? Vrsta Ocenjivanje I. Vrednuje se sa 2 boda ako je postupak integracije je u toku.

I

93 Dali BO operiše svojim računovodstvenim sistemom (osim ISUFK-a i MJU? Ako jeste, koji su razlozi? GKR u godišnjem izveštaju za MFK može duže objasniti razloge i dati preporuke za poboljšanje ravnoteže i ISUFK i MFK. Vrsta Ocenjivanja II

II

94 Ako je tako, da li računovodstveni sistem omogućava praćenje potrošnje i prihoda prema programima i projektima? Ako ne dali ste planirali poboljšanja u računovodstvenom sistemu? Računovodstveni sistem BO ne bi trebalo da duplira ISUFK-a. Vrsta ocenjivanja II

II

Načelo 15 – Komunikacija o pitanjima koja utiću na finksionalnst unutrašnje kontrole

95 Da li postoje sistemi komuniciranja i koji su BO, radi saopštavanja informacije svim zaposlenima (od visokog nivoa u niski nivoa, od niskog nivoa u visoki nivo, između istog nivoa)? (moraju postojati tragovi saopštenja npr. dopisom, unutrašnjim protokolom ili elektronsko komunikacije)

Vrsta Ocenjivanja II

II

96 Dali imaju svi službenici pristup u službeni e-mail Vrsta ocenjivanja I

I

97 Da li postoji mehanizam za dobijanje informacija iz inostranstva o promenama u relevantnim zakonima i ekonomskim uslovima, ili za razmenu informacija sa drugim organizacijama u javnom sektoru, sa građanima, sa neprofitnim organizacijama, medijima i predstavnicima privatnog sektora? (Primer pristup na zvaničnom sajtu, službenu poštu, itd) Vrsta Ocenjivanja II

II



5 Komponenta – AKTIVNOSTI MONITORISANJA

Sistemi Unutrašnje Kontrole treba monitori sati kako bi procenili kvalitet rada sistema tokom vremenskih perioda. monitorisanje se sprovodi kroz kontinuirano praćenje putem odvojenih procena, ili kombinacijom oba. Praćenje aktivnosti interne kontrole treba jasno razlikovati od verifikacije i praćenja rada institucije.

Naćelo 16 – Posebno pračenje po stalnom osnovu

98 Da li imate unutrašnju postupke ili periodične formata izveštavanja kojim se reguliše sprovođenje i praćenje realizacije ciljeva u SOR? (ako dajete saopštenja dokumenta. Vrsta Ocenjivanja I, Ako se organizacija izjasnila da su dovoljni pravila Trezora,, ocenjuje se sa 2 boda)

I

99 Dali se redovno monitoriše napredak u pogledu ostvarivanja ciljeva i dali analizirate razloge za neuspeh u tom pogledu? (Molimo, upotrebite rubriku "Komentari" da bi se opisalo kako se monitoriše progres u vezi sa postizanjem ciljeva-od koga, kome, koliko često, itd). Vrsta Ocenjivanja I

I

100 Dali sprovodi redovno organizacija samo procenu sistema finansijskog upravljanja i kontrole? (Ovo pitanje se odnosi na organizaciju u celini) Vrsta Ocenjivanja II

II

101 Da li postoje interna pravila usvojena o praćenju finansijskog upravljanja i kontrole, navodeći učestalost provere ovih sistema i procedura za uzimanje mere ispravki (molimo Vas da koristite rubriku “komentare" da bi ste opisao kako da se upravnici osaveste u svojim odgovornostima u upravljanju rizicima. To se može uraditi kroz obuku, priručnik ili kroz širenje relevantnih informacija, itd).

Vrsta Ocenjivanja I

I

102 Da li se obuhvata u upotrebljenu metodologiju lista provere, upitnici ili druga sredstva? Vrsta Ocenjivanja II

II

103 Da li postoje posebne preporuke za sisteme Unutrašnje Kontrole koji su uključeni u izveštajima interne revizije i eksterne perioda izveštavanja? Vrsta Ocenjivanja II

II



Navedite glavne mere koje ste planirali u cilju poboljšanja sistema UK u BO.

Molimo vas za vaše komentare i sugestije za poboljšanje regulativnih akata unutrašnje kontrole

104 Koliko njih je do sada do danas sprovedeno? Dajte jedan odgovor u % iznad preporučenog ukupnog iznosa. Vrsta Ocenjivanja II

II

105 Dali se sa vaše strane direktno monitoriše sprovođenje preporuka? (preko izveštaja o monitorisanju) Vrsta Ocenjivanja II

II

106 Dali se monitoriše sprovođenje preporuka Komisije za Reviziju? Da li se traži izveštavanje od GSA ? Vrsta Ocenjivanja II

II

(potpis glavnog administrativnog službenika BO i pečat)

Documents

UPUTSTVO I UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE ZA SYSTEM ... · UPUTSTVO I UPITNIK ZA SAMO-OCENJIVANJE ZA SYSTEM FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA I KONTROLE Ministria e Financave – Departamenti