UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALAuilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/1569daff... · 2018-05-11 · KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH NO. ... dan internal yang dapat mempengaruhi

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH

NO. LAM- QM-01-05

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Saiful Bahri Badratun Nafis Dr.Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Ketua Bidang teknologi

Informasi

Manajemen Representatif Kepala Perpustakaan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

Lampiran

JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah

Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 19 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 02

2 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Halaman Pengesahan Revisi

Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa

oleh Disetujui oleh

0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badaratun Nafis Taufiq Abdul Gani

1 27 Maret 2018 Update Dokumen Badartun Nafis Taufiq Abdul Gani

2 19 April 2018 Penambahan kebutuhan dan harapan

eksternal/internal terhadap scope ISMS Badartun Nafis Taufiq Abdul Gani

http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37



Lampiran




No. Revisi : 02




Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah

TABLE OF CONTENTS

A. PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA ................................ 4

B. KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN ................ 7

C. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU .................................10

D. RUANG LINGKUP SISTEM KEAMANAN INFORMASI ........................14

E. PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH ........................................19




Lampiran




No. Revisi : 02




A. PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA

UPT. Perpustakaan Unsyiah memperhatikan dan mengidentifikasi isu eksternal

dan internal yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan

Sasaran (VMTS) perpustakaan yang telah di rencanakan.

Isu eksternalnya adalah:

Relevansi Koleksi

Koleksi yang relevan merupakan salah satu isu eksternal yang dapat

mempengaruhi dalam pencapaian VMTS perpustakaan. Oleh karena itu

Perpustakaan Unsyiah menyediakan koleksi/koleksi yang relevan dengan

kebutuhan kurikulum. Untuk memastikannya, UPT Perpustakaan Unsyiah

melakukan survey relevansi koleksi paling kurang sekali dalam setahun, dan

menyediakan aplikasi pengadaan buku yang dapat diisi secara online oleh

Pemustaka sehingga pengadaan koleksi dapat disesuaikan dengan kurikulum.

Perpustakaan juga melanggan e-book dan e-journal dari penerbit terkemuka di

dunia dan yang kredibel setiap tahunnya. Koleksi baik tercetak maupun digital

terjaga kelestarian, dan terhindar dari ancaman keamanan seperti kerusakan dan

kepunahan. Pemanfaatan koleksi tersebut juga dibawah pengendalian supaya

penggunaan optimal dan memenuhi persyaratan keamanan.

Literasi dan Aktivitas Mahasiswa

Pemustaka utama UPT Perpustakaan Unsyiah adalah mahasiswa. Isu ini

merupakan salah satu komponen yang penting dalam memajukan dan

meningkatkan citra perpustakaan. Banyaknya mahasiswa yang beraktifitas dan

mencari literatur di perpustakaan salah satu bukti bahwa perpustakaan tersebut

diminati. oleh karena itu penyediaan koleksi dan fasilitas baca untuk memenuhi

kebutuhan dan meningkatkan minat baca mahasiswa.

Saat ini terlihat kecendrungan mahasiswa unsyiah menggunakan perpustakaan

sebagai tempat beraktifitas, berkreasi dan berekspresi yang berhubungan dengan

literasi informasi. UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan tag-line “more than

just a library”, yang bermakna UPT Perpustakaan Unsyiah lebih dari sekedar

perpustakaan, yang dulunya hanya dikenal berorientasi pada buku dan penyebaran

informasi. Melalui buku, informasi dan aktifitas UPT Perpustakaan Unsyiah




Lampiran




No. Revisi : 02




berupaya memotivasi dan menginspirasi mahasiswa, dosen untuk pencapaian visi

unsyiah.

UPT Perpustakaan Unsyiah menyediakan wadah untuk mahasiswa yang kreatif

dan inovatif , sehingga mereka dapat memanfaatkan wadah tersebut dalam

berkreasi dan berekspresi. Beberapa bentuk kreatifitas yang disalurkan oleh

mahasiswa pada perpustakaan adalah Relax & Easy, Unsyiah Library Fiesta

(ULF), Duta Baca Unsyiah, Librisyiana, Shelving Crew dan Volunteer yang

terangkum dalam Student Asisstant Library.

Dukungan Penelitian dan Proses Belajar Mengajar (Dosen/Peneliti)

Dosen sebagai tenaga pengajar dan peneliti memerlukan :

1. Koleksi sebagai pegangan belajar mengajar dan referensi penelitian.

2. Bantuan untuk meningkatkan soft-skill mahasiswa dalam penelusuran

informasi dan menyusun sitasi dan referensi.

3. Fasilitas diskusi, pelatihan dan seminar

Perpustakan Unsyiah sudah berupaya untuk memenuhi kebutuhan tersebut

dengan:

1. Secara periodik menambah koleksi dengan menjaga relevansi

2. Mengadakan kelas literasi informasi dan pelatihan sitasi

3. Dosen bisa meminjam atau menggunakan ruangan untuk kegiatan belajar

mengajar

Akreditasi Program studi

Isu eksternal ini berpengaruh terhadap fungsi perpustakaan yang merupakan salah

satu penunjang terhadap akreditasi prodi di unsyiah. Perpustakaan berperan

penting terhadap pencapaian akreditasi program studi melalui penyediaan koleksi

yang relevan dengan disiplin ilmu prodi yang bersangkutan. Perpustakaan

menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan, oleh karena itu perpustakaan

memastikan bahwa setiap program studi mengisi form usulan koleksi secara

online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan.

Dalam persiapan akreditasi, program studi membutuhkan data terkait koleksi yang

relevan dan tingkat penggunaan dari program studi tersebut. Melalui bagian




Lampiran




No. Revisi : 02




Penjaminan Mutu yang terdapat pada Perpustakan Unsyiah bertugas

mempersiapkan setiap kebutuhan data dari prodi tersebut.

Pengelolaan Manajemen Unsyiah

Manajemen Unsyiah sangat mendukung terlaksananya segala proses pengelolaan

yang berlangsung di UPT Perpustakaan Unsyiah. Oleh karena itu, pengelolaan

perpustakaan mengikuti prosedur dari manajemen unsyiah. Saat ini unsyiah

banyak melakukan perubahan terhadap manajemen keuangan dan barang, tentu

saja perubahan yang sedang berlangsung ini momentum yang tepat untuk

perpustakaan dalam mengelola manajemen internalnya.

Isu internalnya adalah:

Kompetensi Pustakawan dan Staf:

Kompetensi pustakawan dan staf merupakan salah satu isu internal yang sangat

mempengaruhi terhadap tercapainya VMTS perpustakaan. Dengan adanya

pustakawan dan staf yang kompeten, maka akan menghasilkan pekerjaan dan

memberikan pelayanan yang baikdsn profesional. Kompetensi pustakawan dan

staf dalam profesinya dibuktikan dengan adanya sertifikasi untuk menunjukkan

bahwa pustakawan tersebut ahli dalam bidangnya dan dibuktikan dengan adanya

sertifikat-sertifikat pelatihan yang di ikuti pustakawan dan staf.

Saat ini sudah diterbitkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)

bidang perpustakaan yang menjadi tuntutan bagi pustakawan mendapat

kompetensi minimal sesuai jabatan fungsionalnya. Secara internal Perpustakan

Unsyiah berkewajiban membina para pustakawan dan stafnya untuk mencapai

kompetensi yang dimilikinya.

Demikian juga halnya dengan kinerja pustakawan dan staf, UPT Perpustakaan

Unsyiah sudah mulai menerapkan penilaian kinerja. Kinerja menyangkut pada

kompetensi dan job description per-orang. UPT Perpustakaan Unsyiah terus

melakukan pembinaan peningkatan kompetensi dan desain job description untuk

mendapatkan kinerja staf yang lebih optimal.




Lampiran




No. Revisi : 02




Penyediaan Sarana Prasarana:

Sarana dan prasarana yang prima sangat dibutuhkan untuk mempertahankan

kenyamanan dan daya tarik pemustaka untuk tetap datang ke perpustakaan. Oleh

karena itu, perpustakaan berupaya terus menerus melakukan renovasi yang

kekinian untuk perbaikan dan meningkatkan kenyamanan pemustaka.

Gedung Perpustakan Unsyiah tergolong gedung sudah lama, sehingga kondisi

utilitas seperti toilet, saluran air, AC membutuhkan perawatan yang lebih optimal

dan berkala. Disamping itu masalah lain adalah skill teknisi internal yang terbatas,

sehingga menggunakan teknisi eksternal yang membutuhkan biaya lebih

besar/ekstra. Pihak perpustakaan terus melakukan pengecekan rutin terhadap

sarana dan prasarana di perpustakaan secara berkala untuk memastikan kelayakan

pakai dan memenuhi kebutuhan pemustaka dan staf.

B. KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN

Pihak berkepentingan adalah mereka yang memberikan risiko signifikan terhadap

keberlanjutan perpustakaan jika kebutuhan dan harapan mereka tidak

terpenuhi. Untuk mengetahui tercapainya kebutuhan dan harapan pihak

berkepentingan di UPT Perpustakaan Unsyiah, maka perlu adanya pemahaman

serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan serta

tindak pengendaliannya. Adapun identifikasi pihak-pihak berkepentingan tersebut

dapat dilihat pada tabel berikut:

NO. Pihak

Berkepentingan Kebutuhan dan Harapan Tindakan Pemenuhan

1. Pemustaka Perpustakaan mampu

menyediakan koleksi yang

relevan dan fasilitas yang

memenuhi kebutuhan

pemustaka.

Perpustakaan melakukan

survey kebutuhan dan

relevansi koleksi dan

penyediaan fasilitas yang

mendukung kenyamanan

pemustaka minimal 1x

pertahun.

2. Pustakawan

dan Staf

Pustakawan dan staf bekerja

dengan aman dan nyaman,

Perpustakaan

mengikutsertakan staf




Lampiran




No. Revisi : 02




mendapat pelatihan dan

sertifikasi sehingga dapat

memberikan pelayanan

yang prima dan profesional

dalam mewujudkan VMTS

perpustakaan yang

mendukung tri darma

perguruan tinggi.

dan pustakawan untuk

mengikuti training,

seminar, workshop, dan

sertifikasi untuk

meningkatkan skill dan

profesionalisme kerja staf

dan pustakawan.

3. Dosen Penyediaan koleksi relevan

dengan buku pegangan

dosen, sehingga

memudahkan dosen dan

mahasiswa dalam proses

belajar mengajar.

Perpustakaan Unsyiah

menyediakan form

pengusulan koleksi

secara online yang dapat

di isi oleh dosen untuk

mengusulkan koleksi

buku pegangan, agar

dapat dilakukan

pengadaan koleksi yang

sesuai dengan kebutuhan

dosen tersebut.

4. Peneliti Penyediaan koleksi dapat

mendukung penelitian yang

dilakukan oleh peneliti.

Perpustakaan Unsyiah

melanggan E-journal

internasional, penyediaan

koleksi yang open access,

menyediakan form

pengusulan koleksi yang

dapat diisi oleh peneliti

untuk mengusulkan

koleksi buku maupun

jurnal yang dibutuhkan.

Perpustakaan juga

menyediakan form (LSS)

Literature Searching

Service yang dapat diisi

secara online untuk

membantu para peneliti.

5. Rektorat Perpustakaan sebagai Perpustakaan




Lampiran




No. Revisi : 02




penunjang tri darma

perguruan tinggi dan dapat

menjadi sumber utama

mahasiswa dalam mencari

referensi serta sebagai

wadah untuk

mengembangkan kreatifitas

mahasiswa

menyediakan sumber

referensi yang relevan

dengan kurikulum,

melanggan e-journal

internasional, penyediaan

fasilitas baca yang

mencukupi sesuai

kebutuhan dan wadah

untuk mengembangkan

kreatifitas mahasiswa.

6. Fakultas/ Prodi Perpustakaan mendukung

pencapaian akreditasi

fakultas/ prodi melalui

penyediaan koleksi yang

relevan dengan disiplin

ilmu prodi yang

bersangkutan.

Perpustakaan

menyediakan form

usulan koleksi secara

online yang terdapat pada

portal aplikasi

perpustakaan. oleh

karena itu perpustakaan

memastikan bahwa setiap

program studi mengisi

form usulan koleksi

secara online sesuai

dengan kebutuhan.

7. UPT. TIK Perpustakaan dapat

mengelola kestabilan

jaringan dan meng-back up

seluruh data perpustakaan.

Perpustakaan memeriksa

kestabilan jaringan secara

rutin dan meng back up

data setiap hari.

8. Penerbit Perpustakaan menambah

koleksi baik elektronik

maupun non elektronik

untuk meng update koleksi

berdasarkan kebutuhan.

Perpustakaan melanggan

koleksi elektronik dari

penerbit internasional

dan membeli koleksi

buku dari penerbit terkait

dengan mengadakan

kerjasama

9. Perpustakaan

Nasional RI

Perpustakaan unsyiah

diharapakan mengikuti

Perpustakaan mengikuti

SNP PT yang berlaku




Lampiran




No. Revisi : 02




Standar Nasional

Perpustakaan Perguruan

Tinggi ( SNP PT ) dan

berpartisipasi dalam setiap

diklat dan pelatihan yang di

adakan oleh perpustakaan

nasional RI.

dan mematuhi segala

syarat dan ketentuan

perpustakaan perguruan

tinggi dan melakukan

kerjasama dengan

perpusnas serta

mengirimkan staf dan

pustakawan untuk

berpartisipasi dalam

kegiatan diklat dan

pelatihan yang diadakan

perpusnas.

10. Perpustakaan

eksternal

Perpustakaan dapat

menjalin kerjasama antar

perpustakaan dalam

memajukan perpustakaan.

Perpustakaan menjalin

kerjasama antar

perpustakaan yang

dibuktikan dengan

adanya penandatanganan

MOU.

11. Man corner,

libry coffee dan

library gift

shop

Perpustakaan menyediakan

tempat yang strategis agar

dapat mendukung

pelayanan dari pihak

eksternal yang di sediakan.

Perpustakaan melakukan

penandatangan MOU

dengan pihak penyedia

ekternal dan

menyediakan tempat

yang strategis.

C. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU

UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun tata-kelola operasional dan pelayanan

dalam sebuah organisasi fungsional, dalam beberapa bidang yaitu:

a) Bidang Pelayanan Pemustaka

Jenis pelayanan bidang ini adalah pelayanan keanggotaan, penelusuran informasi,

sirkulasi, referensi, on reserve, karya ilmiah, dokumen dan serial. Bidang ini yang

melayani pemustaka baik secara langsung (face-to-face) maupun melalui online.




Lampiran




No. Revisi : 02




Bidang pelayanan pemustaka memiliki peran yang sangat penting dikarenakan

staf/pustakawan berinteraksi secara langsung dengan pemustaka, sehingga

pemustaka dapat memberikan kesan langsung terhadap mutu pelayanan UPT

Perpustakaan Unsyiah.

Adapun proses yang dilakukan oleh bidang pelayanan pemustaka adalah:

Penitipan barang di loker

Pemeriksaan barang yang dibawa masuk ke ruang oleh pemustaka

Peminjaman buku secara mandiri

Pengembalian buku secara mandiri

Pengecekan ETD dan bebas pustaka

Penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang data

Pelayanan referensi dan on-reserve

Pelayanan koleksi ilmiah

Pelayanan koleksi serial

Pelayanan digital corner

Pelayanan koleksi CD-ROM

Pembuatan Video

Pengendalian pelayanan lembur sore, hari sabtu dan malam

Pengendalian pelayanan masuk pemustaka

Proses shelving koleksi

Layanan print center

Pelayanan koleksi dokumen

Pelayanan complain pelanggan

Layanan counter informasi

Pengangan pelanggaran

b) Bidang Pelayanan Teknis Jenis pelayanan bidang ini adalah memproses semua jenis koleksi yang masuk ke

perpustakaan. Koleksi tersebut melewati beberapa proses seperti inventarisasi dan

katalogisasi. Proses tersebut dilakukan sebelum koleksi tersebut dimanfaatkan

oleh pemustaka. Bidang ini juga melakukan perawatan dan preservasi terhadap

koleksi, sehingga informasi yang terdapat pada koleksi tersebut tetap dapat

dimanfaatkan oleh pemustaka.

Bidang pelayanan teknis menangani proses:

Penanganan koleksi baru

Pengolahan terbitan berkala




Lampiran




No. Revisi : 02




Pemeliharaan dan perawatan koleksi

Stock opname

Pengelolaan koleksi elektronik

Pengelolaan koleksi unsyiana

Setiap proses yang terdapat pada pelayanan ini harus dilakukan dengan tepat dan

sesuai dengan sistematika serta aturan yang berlaku, agar informasi pada koleksi

tersebut mudah ditelusuri atau ditemukan kembali oleh pemustaka.

c) Bidang Perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat bertugas:

i. Membuat perencanaan program kegiatan perpustakaan baik strategis jangka

panjang dan menengah, maupun jangka pendek atau tahunan. Perencanaan

yang dibuat mengikuti penganggaran yang telah ditetapkan.

ii. Melakukan publikasi dan promosi mengenai perpustakaan, kegiatan di

perpustakaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan.

Misalnya publikasi mengenai layanan yang disediakan serta syarat-syarat

yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses layanan tersebut. Kegiatan kelas

literasi dan hubungan masyarakat juga dikelola oleh bidang ini.

Ada pun kegiatan dibidang ini meliputi:

Pengembangan koleksi perpustakaan

Penyusunan rencana program dan kegiatan tahunan

Persiapan kegiatan literasi informasi

Pengembangan sumberdaya manusia

d) Bidang pengembangan sistem

Bidang pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem perpustakaan

berbasis elektronik baik yang baru atau memperbaiki yang sudah ada. Beberapa

contoh misalnya tata cara pelayanan di counter sirkulasi, pengolahan koleksi dan

sebagainya. Pengembangan disini maksudnya bisa melibatkan pembuatan dan

perbaikan aplikasi sistem informasi ataupun kerja sama dengan pihak ketiga.

Bidang pengembangan sistem, meliputi:

Pemeliharaan jaringan, hardware dan software

Pengembangan aplikasi perpustakaan

Wewenang atas pengendalian aplikasi

Pengendalian remote access

Wewenang atas pengendalian jariangan




Lampiran




No. Revisi : 02




Penanganan insiden keamanan informasi

e) Bidang administrasi dan tata usaha Bidang administrasi dan tata usaha bertugas menjalankan administrasi umum,

arsip dan persuratan, kepegawaian, keuangan, barang persediaan dan inventaris.

Bidang ini akan mendukung terlaksananya fungsi dari semua bidang yang ada di

perpustakaan.

Bidang adaministrasi dan tata usaha menjalankan proses untuk:

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Proses penerimaan paket koleksi

Manajemen agenda kegiatan pimpinan

Perencanaan pengadaan asset dan bahan

Pelayanan penggunaan asset dan bahan

Perbaikan sarana dan prasarana

Pengendalian kehadiaran dan absensi

Pengendalian DP-3 pegawai

Prosedur kenaikan pangkat pegawai

Proses pengamprahan pembelian barang

Proses pengamprahan honor kegiatan

Proses pengamprahan honorarium operasional kantor

Pengendalian pembuatan SPPD

Proses pencatatan tupoksi

Prosedur peminjaman ruangan

f) Bidang Manajemen Mutu Bidang manajamen mutu bertugas melakukan monitoring terhadap kebijakan

yang berhubungan dengan operasional perpustakaan agar berjalan sebagai mana

mestinya secara berkelanjutan.

Proses yang dilakukan oleh bidang penjaminan mutu adalah:

Pengendalian dokumen

Pengendalian rekaman

Pembuatan dokumen renstra

Tanggungjawab wewenang dan komunikasi internal

Tinjauan manajemen

Internal audit




Lampiran




No. Revisi : 02




Pengendalian layanan tidak sesuai

Analisis data

Tindakan perbaikan dan pencegahan

Survey perbaikan berkelanjutan

Proses lebih detail dimasing masing pelayanan dan operasional dapat dilihat pada

dan dokumen operasional perpustakaan (terlampir).

D. RUANG LINGKUP SISTEM KEAMANAN INFORMASI

Perpustakaan Unsyiah berkomitmen menjaga dan mengendalikan informasi yang

dimiliki dari akses dan operasi yang dilakukan oleh internal/external stake holder

dan pihak berkepentingan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah

mengimplementasikan Sistem Manajemen Keamanan Informasi dengan standar

ISO 27001:2013, yang melingkupi pengendalian akses dari informasi, data dan

aset utama IT di Perpustakaan Unsyiah.

Dalam mengimplementasikan SMKI, Perpustakaan Unsyiah mengendalikan

aplikasi, yaitu: OPAC (Online Public Access Catalogue), ETD (Electronic Theses

Disertation), OER (Open Educational Resources), dan Booking Room.




Lampiran




No. Revisi : 02




OPAC adalah OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan search engine

publik perpustakaan untuk menemukan data koleksi (aset perpustakaan) dan

pengguna juga dapat memperoleh Informasi penggunaan terhadap bahan

perpustakaan. Pengendalian data di aplikasi OPAC sangat penting karena data

buku sebagai asset utama perpustakaan tersimpan disitu. Keakuratan data OPAC

sangat mempengaruhi kualitas layanan, yaitu kemudahan dalam penelusuran

buku, sirkulasi, akses ke proxy. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan

baik.




Lampiran




No. Revisi : 02




OER (Open Educational Resources) merupakan suatu portal berbasis website

publik dari hasil kerja sama antara Perpustakaan dan UKM Literasi Informasi

Unsyiah yang menyimpan bahan ajar untuk rujukan seperti audio, video, image

dan buku teks yang berlisensi Creative Commons. Dalam aplikasi ini sangat

menjunjung tinggi dan menjaga hak cipta dari karya yang kami publis. Sehingga

aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.




Lampiran




No. Revisi : 02




Room Booking merupakan aplikasi untuk manajemen peminjaman ruangan pada

perpustakaan oleh pihak civitas akademik Unsyiah. Aplikasi ini

diimplementasikan agar mempermudah pelayanan peminjaman ruangan akses

secara publik tentu dengan ketentuan dan syarat tententu. Sehingga aplikasi ini

harus dikendalikan dengan baik.




Lampiran




No. Revisi : 02




Adapun Pengakses, cara akses, risiko, pengendalian dan pengendali terhadap

aplikasi tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: N

o.

Aplikas

i

Pengguna/

pengakses

Kebutuhan

dan Harapan

terhadap

Scope ISMS

Cara Akses Risiko Pengenda

lian

Pengen

dali

1 OPAC Eksternal:

Mahasiswa

Dosen

Peneliti

Masyarakat

sekitar

Internal :

Karyawan/

pegawai/ staf

Penggunaan

Aplikasi

OPAC mudah

dan cepat.

Aplikasi

OPAC

terkoneksi

cepat

Opac dapat di access

melalui situs

uilis.unsyiah.ac.id/opac/

Tuliskan “Kata kunci”

buku yang diinginkan.

Pilih judul buku dari hasil

pencarian

Catat No. Kelas/ DDC/

No. Panggil.

Setelah dicatat, cari

bukunya di rak. Apabila

ada kendala dengan letak

No. Kelas/ DDC/ No.

Panggil, hubungi

Helpdesk.

Bencana

alam

Kebakran

Hacker/

malware

Data

rusak

Data

tidak

falid

Listrik

padam

Backup

Database

Backup

Data

Aplikasi

Pustaka

wan

Staf IT

2 OER Eksternal:

Mahasiswa

Dosen

Peneliti

Masyarakat

sekitar

Internal :

Karyawan/

pegawai/ staf

Pengaksesan

mudah dan

penambahan

bahan ajar

terus

ditingkatkan

Pengaksesan

OER terus

meningkat

http://uilis.unsyiah.ac.id/oer/ Bencana

alam

Kebakaran

Hacker/

malware

Data rusak

Data tidak

valid

Listrik

padam

Backup

Database

Backup

Data

Aplikasi

Pustaka

wan

UKM

Literasi

Informa

si

Staf IT

3 Room

Booking Eksternal:

Civitas

Akademika

Unsyiah dan

masyarakat

umum

Internal :

Karyawan/

pegawai/ staf

Pembookingan

ruangan mudah

dan cepat

dalam proses

mendapatkan

ruangan

Pembooking

ruangan harus

mematuhi

aturan tata cara

booking room

http://uilis.unsyiah.ac.id/#po

pup_booking Bencana

alam

Kebakaran

Hacker /

malware

Data rusak

Data tidak

falid

Listrik

padam

Backup

Database

Backup

Data

Aplikasi

Pustaka

wan

Staf IT




Lampiran




No. Revisi : 02




E. PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH

Proses bisnis perpustakaan dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini:

Gambar 1 Proses Bisnis




Lampiran




No. Revisi : 02




Dapat juga dipresentasikan dalam skema input – activities – output, pada gambar

2 dibawah ini.

Gambar 2 Skema Inputs – Activities - Outputs

Adapun Input, Activities dan Output yang dimaksud adalah:

Input: berupa pustakawan dan staf, pemustaka dan koleksi

Activities:

- Proses dimulai dari bidang administrasi dan tata usaha melaksanakan tugas

untuk semua kegiatan administrasi umum seperti: persuratan, keuangan

dan arsip untuk mendukung terlaksananya perencanaan kegiatan dan

pembelian asset perpustakaan untuk menunjang pelaksaaan proses bisnis

semua bidang yang ada di perpustakaan.

- Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat melakukan proses

penyusunan anggaran, pembelian koleksi dan fasilitas yang dibutuhkan

untuk melaksanakan proses bisnis perpustakaan, dibagian ini juga

mengelola kelas literasi dan hubungan masyarakat.

- Selanjutnya bidang Pelayanan teknis melakukan tugas operasional yang

bersifat teknis seperti: inventarisasi, katalogisasi, menentukan tajuk subjek

dan nomor klasifikasi. Bidang ini juga melakukan perawatan dan

pemeliharaan koleksi.




Lampiran




No. Revisi : 02




- Selesai proses dari pelayanan teknis selanjutnya output yang berupa koleksi

diserahkan ke pelayanan pemustaka untuk dapat dimanfaatkan ke

pemustaka.

- Semua Bidang tersebut didukung oleh bidang pengembangan sistem untuk

menjalankan proses bisnisnya.

- Selanjutnya bidang penjaminan mutu melakukan monitoring dan evaluasi

terhadap hasil kinerja semua bidang untuk menjamin kelancaran proses

kerja dan menilai output yang dihasilkan dapat memuaskan pemustaka.

Output: berupa jasa dan pengetahuan dari pemanfaatan koleksi, penelusuran

informasi, kegiatan literasi informasi, kreatifitas, pelatihan dan seminar.

Manajemen Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan control, kriteria,

metode otoritas untuk menjamin INPUT – ACTIVITIES – OUTPUT di atas dapat

berjalan dengan efektif, kebutuhan sumber daya terpenuhi, terkendali resiko,

kesempatan dan terevaluasi semua tahapannya.

Manajemen mutu yang diterapkan UPT Perpustakaan Unsyiah akan terus tumbuh

berkembang dan disesuaikan dengan kondisi terkini dari perpustakaan,

permintaan dari pemustaka dan civitas unsyiah serta standar manajemen yang

diterapkan.


Documents

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALAuilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/files/original/1569daff... · 2018-05-11 · KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH NO. ... dan internal yang dapat mempengaruhi