UPRAVLJANJE PROMJENAMAUvod

Doc. dr Senad Softić

PROMJENEČinjenice:

Promjene su svugdje prisutnePromjene su jedina konstantna pojavaPromjene je nemoguće zaustavitiPromjen znače život

Promjene treba shvatiti kao šansu, a ne kao opasnost, bez obzira što generišu jedan ili više problema

PROMJENE - općenito

Promjena je širenje utjecaja.Svaka je organizacija (i svaki pojedinac) subjekt kontinuiranih promjena.Promjena je neizbježni socijalni i organizacijski dio života.Moguće razine i utjecaji promjene:

IndividualniGrupniOrganizacijski Socijalni Nacionalni (državni)Internacionalni

Teško je promatrati promjenu izolirano na bilo kojoj razini.Promjena ima prožimajuću prirodu, manifestira se na više razina.Organizacijske promjene mogu biti inicirane namjerno od strane menadžera.Organizacijske promjene mogu biti:

Evolutivne (postepene)Nametnute iznutraNametnuta izvana

Organizacije se moraju prilagođavati da bi preživjele.Organizacije moraju odgovoriti, reagirati na promjene u okruženju.Veliki broj promjena je rezultat internog razvoja i utjecaja.Javni sektor ima posebnu odgovornost za pravovremene promjene.

Ponašanje organizacija1. Pronalaženje adekvatnih rješenja2. Imati ne adekvatna rješenja:

- izbjegavanje da se suoče sa problemima- rješavanje pogrešnih problema- kreiranje loših rješenja- dobra rješenja se neefikasno sprovode

STRATEGIJE:a) Da smanjimo tempo promjena (što ne zavisi od nas)b) Da naučimo da brže i kvalitetnije rješavamo

probleme

ORGANIZACIJSKE PROMJENEOrganizacijske promjene predstavljaju uvođenje novih postupaka ili tehnologije radi usklađivanja organizacije s dinamičnim zahtjevima poslovne okoline. Promjene se ne uvode isključivo zbog njih samih, one se pokreću radi dostignuća precizno definiranih ciljeva poput, primjerice poboljšanja produktivnosti, veće efikasnosti, uvođenje novih proizvoda ili usluga. Organizacijskim promjenama postiže se podizanje životnog ciklusa organizacije na viši nivo.

Činjenice o organizacijskim promjenama

Spajanja, akvizicije, restrukturiranja, redizajniranja, reinženjering - jednom riječju, promjene - u velikom broju slučajeva su ili potpuno neuspješne ili značajno podbacuju u očekivanjima:

• 80 posto organizacijskih promjena nikad ne postigne očekivane rezultate• 60 posto tehnoloških inicijativa je propalo.

Što je svemu ovome zajedničko? To je činjenica da u svim slučajevima neuspjeha ljudska sastavnica nije prepoznata niti je ona upravljana. Nova tehnološka rješenja zahtijevaju uključenost svakog pojedinca u organizaciji i njegovu spremnost na promjenu postojećeg ponašanja i načina razmišljanja. No to zahtijeva vremena, motivacije, vještine i vježbe.

Razlozi organizacijskih promjena• Vlasničko-menadžerski

preuzimanjesmjena upravenapredovanje reorganizacija

Promjene na tržištu (pad tržišnog učešća)

Promjene u tehnologiji (zastarjela tehnologija, uska grla – duga čekanja na listi,...)

UPRAVLJANJE ORGANIZACIONIM PROMJENAMA

UOP – Obuhvata istraživanja, nastavu i praksu vođenja promjena kako strukture i sistema tako i ponašanja ljudi u organizacijamaUOP – sadrži saznanja o uzrocima, sadržaju i procesu promjenaSaznanja o tome: ŠTA, KADA i KAKO mijenjati u organizacijiUOP- predstavlja: naučnoistraživačku oblast, nastavnu (akademsku) disciplinu i profesiju-praksu

Faktori okruženja (negativni):Nesigurni ekonomski uvjetiGlobalizacija i žestoka, okrutna konkurencijaIntervencionizam vladaPolitički interesiNedostatak (prirodnih) resursaRapidan razvoj novih tehnologija (transformacija)Rapidan razvoj informacionih tehnologija

Izvori promjena (uzroci)

INTERNI EKSTERNI

Potreba za reorganizacijom

Profitabilnost

Planirani razvoj

Promjena kulture organizacije

Konflikti

Pritisci marketinga -

tržišta

Nove tehnologije

Politički pritisci

Zakoni

Sistemi poreza i taksi

Prije svake odluke o promjeni izuzetno je važno definirati:

Izvor potrebe (nužde) za promjenuPrirodu predložene promjene

A najvažnije je imati u vidu izgled konačnog rješenja, tj. kako će biti nakon što se ta promjena uvede-implementira.

INTERNI IZVORI (UZROCI)Potrebe za reorganizacijom

RastPovećanje kapaciteta i broja uposlenikaVeće kontrolePromjena sistema nagrađivanjaRedukacija poslovanjaPromjena uloga organizacionih jedinica i menadžeraPromjena kulture organizacije

Profitabilnost

Ponašanje i sposobnosti menadžmentaRezultati razvojaUnapređenje procesa i opremeRedukacija radne snageUdruživanje, akvizicijeEkonomija obimaSmanjenje troškova

Planirani razvoj

Novi izazovi, nove prilikeRazvoj novih područja poslovanjaRazvoj novih proizvodaUtjecaj razvoja na organizaciju i zaposlenostPlanirani rast

Promjena kulture organizacije

Premalo kontakata na svim nivoimaSlaba suradnja menadžmenta i zaposlenikaPad motivacije

KonfliktiKonflikti menadžmenta oko strategijaKonflikt organizacionih jedinica oko ulogaKonflikt među zaposlenicima

Unutarnji pritiscinovi ciljevinove politikenova ponašanjagreškazanemarivanje promjenatežnja za zadržavanjemstrahnekompetentnost

Interni faktori

Organizacijska struktura

Osobine uposlenih

Ciljevi Politika

Tehnologija

GENERALNI PROCES PROMJENE

ODMRZAVANJE

ZAMRZAVANJE

AKCIJA

1. Identifikacija potrebe ili problema

2. Prikupljanje podataka

3. Dijagnoza stanja i problema

4. Planiranje akcija

5. Implementacija

6. Praćenje i stabilizacija

7. Analiza posljedica – rezultata

8. Učenje iz procesa

NUŽNOST UPRAVLJANJA PROMJENAMA

Najveći otpor promjeni pruža ono što najviše vapi za promjenomSam od sebe dolazi samo kaosAko očekujemo promjenu od drugih desit će se više istogBez velikog napora i stalne kontrole rezultata moguće su samo kozmetičke promjene

Ako previše forsiramo promjenu doći će do konflikta. Šteta od konflikta može biti veća od koristi promjene.

Realan zahtjev za promjenu uvijek će naići na otpor. Otpor se smanjuje upravljanjem promjenom.

Ako ne planiramo promjenu imati ćemo krizu.

NAJČEŠĆI RAZLOZI ZA PROMJENE

1. Financijski (pad rezultata)2. Povećana konkurecnija (gubitak tržišta)3. Recesija4. Novo rukovodstvo5. Proaktivne promjene (šanse, predviđanje

okolnosti)6. Tehnološki razvoj7. Upotrebe kadrova

PROMJENE KAO SISTEM

ORGANIZACIJSKA

TEHNIČKA

PERSONALNA

MOŽE SE UBRZATI POLITIKOM IZ OKRUŽENJA

MOŽE SE UBRZATI IZ OKRUŽENJA

FORSIRANA IZ OKRUŽENJA

DOBRO RUKOVOĐENJE

1. ANTICIPACIJA PROMJENE2. STALNO DIJAGNOSTICIRANJE3. RAZVOJ ALTERNATIVA

NEOPHODNI UVJETI ZA PROMJENUUvjerenje da se može provestiMotivacijaVrijeme (da se promjena “stvori”)Promjenu prvo prihvate oni koji su uspješni.

Najvažniji aspekti promjene

1. Uspostavljanje shvaćanja da je promjena nužna

2. Ustanovljavanje prednosti i nedostatka za one kojih se tiče jer dovodi do promjene:

MetodaCiljaRasporedaOvlaštenjaAutonomijeStatusa

3. Neformalno iniciranje promjene (da bi saznali reakcije)

4. Ohrabrivanje protivnika promjene5. Vlastite promjene (promjena sebe)6. Praćenje promjene, obnavljanje napora7. Uključivanje stručnjaka sa posebnim

znanjima8. Uključivanje onih koji će provoditi

promjene9. Sprečavanje onih koji će smetati

MOGUĆI CILJEVI

Optimizacija tehničkog sistema.Optimizacija ljudskih resursa

MOGUĆI PRISTUPI

Vanjski konsultantiInterni konsultantiZajednički rad

IZVOĐENJEInterno izvođenjeVanjski izvođačParticipacija

MOGUĆE PROMJENE

StrukturaMetod radaPonašanje

DIJAGNOZA I CILJEVI

PROJEKTIRANJE SISTEMA

IMPLEMENTACIJA

Dominacija događaja nad problemom i rješenjima

Dominacija ljudi nad problemom i rješenjima

• Opis problema

• Model postojećeg

sistema

• Ciljevi

• Mjerljive veličine

• Razvijanje opcija

• Selekcija

• Modeliranje rješenja

• Planiranje

• Realizacija

• Vrednovanje

Kako ćemo promijeniti stajalište – jasan cilj

Razviti alternativne metode promjene

Osigurati da promjena “prođe”

OSOBINE RUKOVODIOCA PROMJENE

Želja za promjenuHrabrostZnanje o procesu promjenePersonalne karakteristike

TaktičnostStilKompetentnostRespektSocijalno znanje

MODEL SISTEMSKOG PRISTUPA PROMJENI

Opis sistema

Identifikacija ciljeva i ograničenja

Formuliranje mjerenja ciljeva

Generiranje opcija

Modeliranje opcije

Organizacijske mjere

Organizacijske mjere

Primjena

Tretiranje promjena

1. Reaktivnozakašnjela adaptacija – problempropao dobavljač – tražimo novog

2. Proaktivnoplaniranje promjenaanticipiranje vanjskih faktora

Prirodni odgovori:· čekaj da vidimo· otpor