1

FAIL MEJA

TIMBALAN PENDAFTAR

PEJABAT NAIB CANSELOR

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

SEPT 2013

2

KANDUNGAN

KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Pendahuluan

2. Latar belakang Pejabat Naib Canselor

3

4

3. Misi, Visi dan Objektif UTM 6

4. Objektif Pejabat Naib Canselor 7

5. Struktur Organisasi UTM 8

6. Struktur Organisasi Canseleri 9

7. Struktur Organisasi Pejabat Naib Canselor 10

8. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan dengan

Pegawai Lain

14

9. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 17

10. Proses Kerja/Catra Aliran Kerja 19

11. Senarai Semak /Checklist 41

12. Senarai Borang Yang berkaitan Dengan Tugas

Pegawai

43

13. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)

14. Jawatankuasa Yang Dinggotai (Yang berkaitan

Tugas)

48

50

15. Norma Kerja 52

16. Format Tugas Harian 54

3

Fail Kerja Timbalan Pendaftar Hendaklah Dijadikan Rujukan Utama

Kepada Setiap Staf Pejabat Naib Canselor Bagi Penyampaian

Perkhidmatan Kepada Pelanggan Dan ’Stake Holder’ Dengan

Teratur, Cekap Dan Berkesan

PENDAHULUAN

4

Pejabat Naib Canselor terbentuk sejajar dengan wujudnya jawatan Naib

Canselor sebagaimana yang ditetapkan dalam seksyen 11 (1) Perlembagaan

Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Naib Canselor adalah dilantik oleh Menteri

Pendidikan atas nasihat jawatankuasa yang dilantik selepas berunding dengan

Lembaga Pengarah. Perlembagaan menetapkan Naib Canselor hendaklah

menjadi Ketua Pegawai Eksekutif dan hendaklah bertanggungjawab bagi

keseluruhan fungsi pentadbiran, akademik dan pengurusan dan hal ehwal hari

ke hari Universiti.

Pejabat Naib Canselor merupakan salah satu pejabat dalam Canseleri yang

berperanan membantu Naib Canselor memastikan semua fakulti dan bahagian

melaksanakan fungsi masing-masing mengikut perancangan Universiti. Di

samping itu, Pejabat Naib Canselor bertanggungjawab untuk menyelaras

pentadbiran dan kewangan Canseleri. Unit-unit lain dalam Canseleri

merangkumi Pejabat Hal Ehwal Korporat, Pejabat Hal Ehwal Perundangan,

Majlis Profesor, Pusat Islam, Unit Kualiti Universiti, Unit Pemasaran Universiti,

Sekretariat Universiti Penyelidikan, Unit Audit Dalam dan Bahagian Transformasi

dan Pengurusan Risiko.

Pejabat Hal Ehwal Korporat (HEK) yang mempunyai struktur terbesar mengawal

selia sendiri urusan pentadbiran dan kewangannya, manakala jabatan/unit lain

adalah di bawah kawal selia Pejabat Naib Canselor dari segi kewangan dan

penyelarasan pentadbiran.

LATAR BELAKANG PEJABAT NAIB CANSELOR

5

Antara tanggungjawab utama Pejabat Naib Canselor ialah sebagai urusetia

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU). Jawatankuasa ini

merupakan salah satu Pihak Berkuasa Universiti yang penting selain Senat dan

Lembaga Pengarah Universiti (LPU). JPU adalah pihak berkuasa yang

meluluskan program dan projek-projek UTM yang telah dirancang dalam Pelan

Tindakan Universiti bagi mencapai matlamat UTM.

Mulai tahun 2013, terdapat perubahan struktur organisasi Canseleri yang

meletakkan Pejabat Penasihat Undang-undang terus bertanggungjawab kepada

Naib Canselor dan Iskandar Malaysia Research Centre (IMREC) diletakkan di

bawah tanggungjawab Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan

Inovasi). Manakala, Sekretariat Universiti Penyelidikan diserapkan di bawah

Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC).

Pejabat Naib Canselor juga berfungsi sebagai urusetia Mesyuarat Pemantauan

Pelaksanaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI). Semua Pusat Tanggungjawab

Universiti (PTJ) dan program pemantauan sebenar Naib Canselor ke PTJ bagi

memastikan KPI Universiti dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

6

VISI, MISI, MATLAMAT, COGAN KATA DAN TAG LINE

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

VISI Diiktiraf sebagai pusat pentadbiran akademik dan teknologi bertaraf dunia

MISI Menjadi peneraju pembangunan modal insan teknologi dan inovatif demi

pengkayaan khazanah Universiti

MATLAMAT Meningkatkan Kualiti Pendidikan

Meningkatkan Kecemerlangan Penyelidikan Inovasi dan Pengajian Siswazah

Meningkatkan Latihan Profesional dan Pembelajaran Sepanjang Hayat

Meningkatkan Kedudukan di Peringkat Antarabangsa

Memperkukuhkan Sumbangan Kepada Masyarakat

Menyediakan Pengurusan Berkualiti dan Pengurusan Risiko yang Berkesan

COGAN KATA “Kerana Tuhan Untuk Manusia”

TAG LINE Innovative – Entrepreneurial – Global

7

Untuk membantu Naib Canselor memastikan semua fakulti bahagian

melaksanakan fungsi masing-masing mengikut perancangan universiti.

Untuk memberi khidmat keurusetiaan kepada Jawatankuasa Pengurusan

Universiti (JPU) membantu proses membuat keputusan mengenai hal

ehwal pentadbiran universiti.

Untuk menyelaras dan memastikan kelancaran pergerakan, aktiviti dan

program Naib Canselor yang melibatkan pelbagai pihak dalam dan luar

negara.

Untuk memastikan tadbir urus jabatan dari segi pengurusan

pembangunan modal insan mematuhi peraturan dan undang-undang

(Rules and Regulations) dan aturcara kewangan Canseleri.

OBJEKTIF PEJABAT NAIB CANSELOR

8

9

CARTA FUNGSI UTM – PEJABAT CANSELERI

10

STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT NAIB CANSELOR

TIMBALAN PENDAFTAR KANAN

N54

TIMBALAN PENDAFTAR

N48

PEMBANTU TADBIR KANAN

N26

NAIB CANSELOR

Turus III

PEMBANTU KHAS

N32

SETIAUSAHA PEJABAT

N27

PENOLONG PENDAFTAR

N41

PENOLONG PENDAFTAR

KANAN

N44

PEMBANTU TADBIR

(KEWANGAN)

W22 - KUP PEMBANTU TADBIR

2 (P/O)

N17

PEMBANTU AM

PEJABAT

N04

PEMBANTU TADBIR

1 (P/O)

N17

PEMBANTU TADBIR

3 (P/O)

N17

PEMBANTU AM

PEJABAT

N01

11

1. Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)

2. Membantu Naib Canselor memantau pelaksanaan KPI oleh Pusat

Tanggungjawab

3. Memastikan kelancaran program-program Naib Canselor

4. Tadbir urus Canseleri

5. Mengurus Bank Idea Universiti

FUNGSI UTAMA

PEJABAT NAIB CANSELOR

12

AKTIVITI - AKTIVITI MENGIKUT FUNGSI UTAMA PEJABAT NAIB CANSELOR

Fungsi Aktiviti

1. Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)

1.1 Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti

1.2 Mengurus sistem mesyuarat (e-meeting) dan menyelenggarakan rekod Jawatankuasa Pengurusan Universiti

2. Membantu Naib Canselor memastikan pengurusan fakulti / bahagian mengikut perancangan.

2.1 Menguruskan Breakfast Meeting Naib Cabselor dengan Pengurusan Fakulti, Research Alliance dan lain-lain.

2.2 Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ.

2.3 Menguruskan Pengagihan Surat/Dokumen Dan Pemantauan Tindakan.

2.4 Menguruskan Laporan Tindakan Mesyuarat Pelbagai Peringkat (Mesyuarat Pasca Kabinet, Jawatankuasa Naib Canselor, Mesyuarat Ketua-Ketua Eksekutif Badan-Badan Berkanun, KSN Dan Lain-Lain).

2.5 Memastikan Dan Memantau Laman Web, Facebook, Blog Naib Canselor, Universiti Dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini.

3. Memastikan kelancaran program Naib Canselor

3.1 Menguruskan teks ucapan dan kata aluan Naib Canselor.

3.2 Menguruskan slaid bagi program-program Naib Canselor.

3.3 Menguruskan Teleprompter

13

3.4 Menguruskan cenderahati dan bahan-bahan promosi lawatan Naib Canselor.

3.5 Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara

3.6 Menguruskan Naib Canselor Mengadap Sultan/Canselor UTM

4. Tadbir urus Canseleri (dari segi modal insan, kewangan dan pentadbiran am)

4.1 Menguruskan modal insane

i. Penilaian Prestasi Staf Canseleri ii. Penilaian Prestasi Pegawai Kanan iii. Pengurusan Pencalonan Darjah

Kebesaran iv. Pengurusan Cuti Staf Canseleri v. Permohonan perjawatan vi. Perkhidmatan staf

4.2 Menguruskan Pembangunan Modal

Insan

i. Latihan ii. Program Khusus Pembangunan

Modal Insan

4.3 Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Pejabat Canseleri

4.4 Menyelaras Program Kualiti Canseleri

4.5 Pengurusan Kewangan Dan Aset

5. Mengurus Bank Idea UTM 5.1 Mengurus Bank Idea UTM

5.2 Mengurus Portal Idea Bank UTM Dan Sistem Maklumbalas

5.3 Mengurus Anugerah Idea Kreatif Dan Inovatif

14

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Jawatan : Timbalan Pendaftar N48 Bahagian: Pejabat Naib Canselor

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA

HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERI TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN

JENIS HUBUNGAN

Naib Canselor/Timbalan Pendaftar Kanan

Menerima dan melaksanakan tugas

Berbincang mengenai pelaksanaan tugas

Mendapatkan pandangan berhubung dengan pelaksanaan program/aktiviti

1. Menguruskan, menyelaras dan menyemak teks ucapan / kata aluan Naib Canselor bagi program anjuran UTM.

2. Mengedit surat menyurat sebelum diserah kepada Naib Canselor untuk ditandatangani.

3. Menguruskan keperluan bahan-bahan rujukan untuk keperluan Naib Canselor seperti buku, jurnal, keratan akhbar dan pelbagai sumber.

4. Menyelaras dan menyedia maklumat untuk persembahan (MS Powerpoint) untuk Naib Canselor semasa mesyuarat, seminar, forum dan seumpamanya.

5. Mengiringi Naib Canselor bagi menghadiri program anjuran UTM dan luar UTM mengikut keperluan dan arahan.

6. Mengkoordinasi pembangunan laman web UTM dan laman web Naib Canselor supaya sentiasa tepat, kemaskini secara harian. Berkomunikasi dengan Unit Laman Web, HEK tentang kerja upload

Merancang pelan tindakan pelaksanaan program dan aktiviti Naib Canselor/ Pejabat Naib Canselor

Menyelaras pelaksanaan pelaksanaan program dan aktiviti Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor

Memantau perlaksanaan aktiviti Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor

Melaporkan pelaksanaan program/aktiviti

Mengambil tindakan penabahbaikan

Menjadi sistem administrator Laman Web dan Facebook Naib Canselor, Facebook dan UTM newshub

Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Pejabat TNCA/TNCPI/TNCP/TNCHEMA/Fakulti/Bahagian

Mendapatkan maklumat tentang akademik, R&D, inovasi dan pengkomersialan, Modal Insan, hal ehwal mahasiswa, kolaborasi, program dan aktiviti serta lain-lain perkara yang diperlukan oleh Pejabat Naib canselor

Menyelaras segala data maklumat yang diberikan oleh fakulti/bahagian

Pegawai Kementerian Pendidikan

15

bahan di website UTM.

7. Mengurus laman web website Naib Canselor /Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload berita, artikel, foto yang bersesuaian dalam dari semasa ke semasa.

http://www.utm.my/vicechancellor/administrator

http://www.utm.my/vicechancellor/

8. Sebagai Sistem Administrator (SA) bagi Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload bahan keperluan bagi Mesyuarat Persekitaran, Kesihatan dan Kesihatan Pekerjaan (OHSE) dan Mesyuarat Penyelarasan Pejabat Canseleri dari semasa ke semasa.

http://mesyuarat.utm.my/canselori/

9. Menguruskan Program Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ mengikut jadual yang ditetapkan.

10. Menguruskan Mesyuarat Ad Hoc dan perbincangan lain yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau Timbalan Pendaftar Kanan.

11. Menguruskan Program Berbasikal Bersama Naib Canselor mengikut masa dan keperluan dari semasa ke semasa.

12. Menyemak dan memperakukan pembayaran bil dan tuntutan perjalanan, bil, bagi staf Pejabat Naib Canselor/Canseleri

Timbalan Pengarah Unit Web, UTM

Pegawai Sistem Maklumat (Pengurusan Web)

Membuat perbincangan penambahbaikan laman web

Timbalan Pengarah (Komunikasi Korporat dan Penjemanaan)

Penolong Pendaftar (KKP)

Perbincangan mengenai perkara yang berkaitan dengan komunikasi korporat dan penjenamaan

Semakan dokumen/teks ucapan Bahasa Inggeris

Timbalan Pendaftar (Perhubungan Awam)

Penolong Pendaftar (Protkol)

Mendapatkan maklumat semasa program

Menyediakan cenderamata dan bahan pemasaran

16

13. Meluluskan pembelian/perolehan Pejabat Canseleri di bawah RM50,000.

14. Mengkaji keperluan staf, peralatan, kaedah kerja dan bahan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam menjalankan tugas seharian.

15. Mengurus prestasi staf di bawah seliaan.

16. Menjalankan lain-lain tugas mengikut keperluan semasa diarahkan oleh Naib Canselor dan Timbalan Pendaftar Kanan dari semasa ke semasa.

yang bersesuaian dengan majlis/tetamu

Penolong Penaftar Kanan Pejabat Naib Canselor

Pengurusan pembelian, kewangan dan pembayaran

Pengurusan rekod jabatan

Pengurusan Modal Insan

Pengurusan Am Pejabat

Pembantu Tadbir

Menguruasn rekod

Menguruskan dokumentasi

Menguruskan pentadbiran

Pembantu Am Pejabat

Membuat cetakan dokumentasi

Menjilid dokumentasi

Mengedarkan dan mengumpul surat, rekod dan dokumentasi

Menyediakan minuman tetamu dan mesyuarat

17

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

18

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

1. Pekeliling dan Surat Kemajuan Perkhidmatan Awam.

2. Pekeliling Am dan Surat Pekeliling Am Perkhidmatan Awam.

3. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.

4. Akta Acara Kewangan 1957

5. Akta OSH – Akta Keselamatan dan Pekerjaan

6. Keputusan Mesyuarat OSHE Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim/Pejabat

Canseleri

7. Undang-Undang Malaysia Akta 605 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib

8. dan Surcaj) 2000

9. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti

10. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti.

11. Keputusan Mesyuarat Senat Universiti.

12. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti.

13. Pekeliling Pentadbiran Universiti

14. Pekeliling Pejabat Bendahari.

19

PROSES KERJA/ CARTA ALIRAN KERJA

20

PROSES KERJA AKTIVITI 1 : Menguruskan Teks Ucapan dan Kata Aluan Naib Canselor

Jawatan Proses Kerja

TPK / PANC 1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

TPK / PANC 2. Menyemak jadual Naib Canselor

PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak

penganjur

PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib

Canselor dan perlu berucap, minta penganjur

menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat

mungkin beserta contoh dan format teks ucapan

PKNC 5. Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur

untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks

ucapan secepat mungkin

PKNC 6. Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan /

teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program

TPK / PKNC 7. Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang

diterima dari pihak penganjur

PKNC 8. Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format

kepada Naib Canselor

PKNC 9. Membuat pindaan teks ucapan sekiranya ada

PKNC 10. Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak

penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat

21

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1 : Menguruskan Teks Ucapan dan Kata Aluan Naib Canselor

Carta Alir Proses Kerja

Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

Menyemak jadual Naib Canselor

Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur

Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan

Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin

Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program

Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur

Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor untuk persetujuan

Pindaan?

Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat

Selesai

2

4

9

8 8.1

Tidak

Ya

Tamat

6

1

3

Mula

5

Buat pindaan

7

22

PROSES KERJA AKTIVITI 2 : Menguruskan Slaid bagi Program-Program Naib Canselor

Jawatan Proses Kerja

TPK / PANC 1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

TPK / PANC 2. Menyemak jadual Naib Canselor

PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak

penganjur

PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib

Canselor dan memerlukan persembahan slaid dapatkan

maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.

PKNC 5. Menyediakan slaid mengikut format

PKNC 6. Menghantar deraf slaid kepada Naib Canselor dalam tempoh

tujuh hari sebelum program

TPK / PKNC 7. Mengemaskini slaid sekira ada perubahan

PKNC 8. Membuat cetakan slaid untuk salinan Naib Canselor/pihak

penganjur jika perlu

PKNC 9. Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan

Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai

pembentangan/program

23

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2 : Menguruskan Slaid bagi Program-Program Naib Canselor

Carta Alir Proses Kerja

Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

Menyemak jadual Naib Canselor

Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak

penganjur

Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib

Canselor dan memerlukan persembahan slaid dapatkan

maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.

Menyediakan slaid mengikut format

Mengemukakan deraf slaid kepada Naib Canselor dalam

tempoh tujuh hari sebelum program untuk persetujuan

Pindaan?

Membuat cetakan slaid untuk salinan Naib Canselor/pihak penganjur jika perlu

Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai pembentangan/program

Selesai

8

Tamat

Buat pindaan

2

4

6 6.1

Tidak

Ya

1

3

Mula

5

7

24

AKTIVITI 3 : Memastikan dan Memantau Laman Web dan Facebook UTM, Naib Canselor, dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini.

Jawatan Proses Kerja

TP/PKNC 1. Mendapatkan maklumat terkini tentang program-program yang

melibatkan Naib Canselor dan peristiwa terkini tentang UTM

sama ada fakulti/bahagian.

TP/PKNC 2. Menghubungi pihak penganjur/Pejabat HEK untuk

mendapatkan maklumat mengenai program, foto dan lain-lain

maklumat

TP/PKNC 3. Memuat naik maklumat peristiwa, program dan aktiviti ke

dalam laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook

Naib Canselor/UTM

TP/PKNC 4. Mengemaskini laman web Naib Canselor, website UTM,

Facebook Naib Canselor/UTM dari semasa ke semasa

TP/PKNC 5. Memaklumkan kepada Unit Web Pejabat Hal Ehwal Korporat

jika terdapat sebarang cubaan untuk menggodam laman web.

Bagi perkara yang dalam kawalan Pejabat Naib Canselor,

tindakan serta merta diambil.

25

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 3 : Memastikan dan Memantau Laman Web, Facebook, Blog Naib Canselor,

Universiti dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini.

Carta Alir Proses Kerja

Mendapatkan maklumat terkini tentang program-program yang melibatkan Naib Canselor dan peristiwa terkini tentang UTM sama ada fakulti/bahagian.

Menghubungi pihak penganjur/Pejabat HEK untuk mendapatkan maklumat mengenai program, foto dan lain-lain maklumat

Memuat naik maklumat peristiwa, program dan aktiviti ke dalam laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM

Mengemaskini laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM dari semasa ke semasa Memaklumkan kepada Unit Web Pejabat Hal Ehwal Korporat jika terdapat sebarang cubaan untuk menggodam laman web. Bagi perkara yang dalam kawalan Pejabat Naib Canselor, tindakan serta merta diambil.

Selesai

Mula

1

3

2

Tamat

5

4

26

PROSES KERJA AKTIVITI 4 : Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ

Jawatan Proses Kerja

TPK & PKNC

Sebelum Program

1. Merancang jadual perjumpaan untuk tempoh setahun pada

awal tahun.

a. Waktu Program:

b. Fakulti – mulai jam 8.30 pagi – 12.30 tgh.

c. PTJ Bukan Fakulti mulai jam 2.30 – 5.00 petang

d. Jumlah delegasi tidak melebihi 10 orang termasuk

Ahli JPU

TPK / PANC 2. Mendapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai tarikh

perjumpaan.

TP 3. Memaklumkan tarikh program kepada Dekan/Ketua PTJ,

Pembantu Khas serta pegawai yang berkaitan berserta

Jadual Program.

4. Menjemput 8 delegasi untuk menyertai lawatan bersama

Naib Canselor termasuk Ahli Jawatankuasa Pengurusan

Universiti antaranya yang perlu hadir TNC(P&I), TNC(P),

Pengarah Kerja, Pendaftar, Bendahari, Pengarah CICT

Pengarah Keselamatan, Pengarah OSHE, TPK & PKNC

Pejabat Naib Canselor dan Jurufoto Pejabat HEK

TPK/PT1 5. Mengesahkan program di fakuli/PTJ bukan fakulti dan

kehadiran delegasi yang turut hadir.

PANC/PT1 6. Membuat tempahan kenderaan bagi Naib Canselor jika

perlu

7. Menetapkan tempat berkumpul delegasi untuk bertolak ke

fakuli/PTJ

27

TPK/PKNC

Semasa Program

8. Membuat catatan pembaikan dan kerja pernyelenggaraan

semasa lawatan tapak

TPK/PKNC 9. Merekod semasa perbincangan bersama pengurusan

fakulti / PTJ

TPK/PKNC

Selepas Program

10. Membuat minit perbincangan dan hasil lawatan

PKNC/PATPK 11. Membuat deraf cetakan minit dan hasil lawatan untuk

semakan TPK

TP 12. Membuat pembetulan minit dan hasil lawatan

TP 13. Mengedarkan minit perbincangan dan hasil lawatan

kepada Dekan/Ketua PTJ atau pihak bertanggungjawab

(antaranya PHB, Bendahari, CICT, Pendaftar) untuk

diambil tindakan.

TP 14. Membuat naik foto yang bersesuaian dalam website Naib

Canselor , Facebook Naib Canselor & UTM

28

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4 : Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ

Carta Alir Proses Kerja

Sebelum Program

Merancang jadual perjumpaan untuk tempoh setahun pada awal tahun.

Waktu Program: Fakulti – mulai jam 8.30 pagi – 12.30 tgh. PTJ Bukan Fakulti mulai jam 2.30 – 5.00 petang Jumlah delegasi tidak melebihi 10 orang termasuk Ahli JPU

Mendapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai tarikh perjumpaan.

Memaklumkan tarikh program kepada Dekan/Ketua PTJ, Pembantu Khas serta pegawai yang berkaitan berserta Jadual Program. Menjemput 8 delegasi untuk menyertai lawatan bersama Naib Canselor termasuk Ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti antaranya yang perlu hadir TNC(P&I), TNC(P), Pengarah Kerja, Pendaftar, Bendahari, Pengarah CICT Pengarah Keselamatan, Pengarah OSHE, TPK & PKNC Pejabat Naib Canselor dan Jurufoto Pejabat HEK

Mengesahkan program di fakuli/PTJ bukan fakulti dan kehadiran delegasi yang turut hadir.

Membuat tempahan kenderaan bagi Naib Canselor jika perlu

Menetapkan tempat berkumpul delegasi untuk bertolak ke fakuli/PTJ

Semasa Program

Membuat catatan pembaikan dan kerja pernyelenggaraan semasa lawatan tapak

Mula

1

2

3

4

5

6

7

29

Merekod semasa perbincangan bersama pengurusan fakulti / PTJ

Selepas Program

Membuat minit perbincangan dan hasil lawatan

Membuat deraf cetakan minit dan hasil lawatan untuk semakan TPK

Ada pindaan?

Mengedarkan minit perbincangan dan hasil lawatan kepada Dekan/Ketua PTJ atau pihak bertanggungjawab (antaranya PHB, Bendahari, CICT, Pendaftar) untuk diambil tindakan

Membuat naik foto yang bersesuaian dalam website Naib Canselor, Facebook Naib Canselor & UTM

Selesai

8

9

12

13

10

Tamat

A

11 11.1

Buat

pindaan Tidak

Ya

30

PROSES KERJA AKTIVITI 5 : Menguruskan Teleprompter

Jawatan Proses Kerja

TPK / PANC

Sebelum Program

1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

TPK / PANC 2. Menyemak jadual Naib Canselor

PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur

PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor

dan memerlukan persembahan penggunaan teleprompter

dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak

bahagian/fakulti.

PKNC 5. Menyediakan teks ucapan mengikut format

PKNC 6. Menghantar deraf teks ucapan kepada Naib Canselor dalam

tempoh tujuh hari sebelum program

PKNC 7. Memaklumkan tentang penggunaan peralatan teleprompter

kepada pihak penganjur dan bahagian teknikal Pejabat Harta

Bina

PHB/PKNC 8. Membuat rehearsal dan pengujian alat steleprompter sehari

sebelum program

PHB/PKNC

Semasa Program

9. Memasang peralatan teleprompter dan komputer

PHB/PKNC 10. Membuat penyelarasan ketinggian teleprompter dengan

ketinggian Naib Canselor

PKNC 11. Mengawal komputer bagi teleprompter sehingga selesai ucapan

PHB/PKNC

Selepas Program

12. Mengemas dan menyimpan peralatan teleprompter/Komputer

13. Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai program

31

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 5 : Menguruskan Ucapan Menggunakan Teleprompter

Carta Alir Proses Kerja

Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

Menyemak jadual Naib Canselor

Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur

Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan memerlukan persembahan penggunaan teleprompter dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.

Menyediakan teks ucapan mengikut format

Menghantar deraf teks ucapan kepada Naib Canselor dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum program untuk persetujuan

Pindaan?

Memaklumkan tentang penggunaan peralatan teleprompter kepada pihak penganjur

Membuat rehearsal dan pengujian alat steleprompter sehari (1) sebelum program

Memasang peralatan teleprompter dan computer dan penyelarasan ketinggian (semasa hari program)

Mengawal komputer bagi teleprompter sehingga selesai ucapan

Buat pindaan

2

4

6 6.1

Tidak

Ya

1

3

Mula

5

9

7

8

10

A

32

Selepas Program

Mengemas dan menyimpan peralatan teleprompter/Komputer

Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai program

Selesai

Tamat

11

12

A

33

PROSES KERJA AKTIVITI 7 : Menguruskan Cenderahati dan Bahan-Bahan Promosi Lawatan NC

Jawatan Proses Kerja

TPK / PANC 1. Menerima pengesahan tarikh lawatan yang dihadiri oleh

NC

TPK / PANC 2. Mendapatkan maklumat nama pegawai pengiring dan

tempat yang akan dilawati

PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak

penganjur

PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib

Canselor dan perlu berucap, minta penganjur

menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat

mungkin beserta contoh dan format teks ucapan

PKNC 5. Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur

untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks

ucapan secepat mungkin

PKNC 6. Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan /

teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program

TPK / PKNC 7. Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang

diterima dari pihak penganjur

PKNC 8. Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format

kepada Naib Canselor

PKNC 9. Membuat pindaan teks ucapan sekiranya ada

PKNC 10. Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak

penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat

34

CARTA ALIR AKTIVITI 7 : Menguruskan Cenderahati dan Bahan-Bahan Promosi Lawatan NC

Carta Alir Proses Kerja

Menerima undangan program anjuran dalaman / luar

Menyemak jadual Naib Canselor

Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur

Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan

Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin

Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program

Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur

Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor untuk persetujuan

Pindaan?

Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat

Selesai

Tidak

Ya

Tamat

Mula

Buat pindaan

35

PROSES KERJA AKTIVITI 8 : Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara

Jawatan Proses kerja

TPK/TP/PANC 1. Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara

TP/PANC 2. Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.

TPK/TP/PANC 3. Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program

TPK/TP/PANC 4. Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.

TPK/TP/PANC 5. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor

TPK 6. Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan

PANC 7. Sediakan itenary/jadual program sepanjang lawatan

8. Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan

TPK/TP/PANC 9. Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item

TP/PANC 10. Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.

TP/PTW 11. Sediakan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor

36

TP 12. Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan

TPK/TP/PANC 13. Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu

TPK/TP/PT1 14. Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.

37

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 8 : Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara

Carta Alir Proses kerja

Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara

Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.

Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program

Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.

Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor

Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan

Sediakan itenerary/jadual program sepanjang lawatan

Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan

Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item

Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.

Mula

1

2

3

4

5

7

8

9

A

6

38

Uruskan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor

Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan

Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu

Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.

Selesai

A

10

12

Tamat

11

13

39

PROSES KERJA AKTIVITI 9: Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

(OSHE) Pejabat Canseleri

Jawatan Proses Kerja

TPK/TP 1) Menerima arahan/pemakluman Jawatankuasa Persekitaran

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bangunan Canseleri

Sultan Ibrahim (OSHE BCSI)

TPK/TP 2) Membentuk Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri mengikut akta

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)

TPK/TP 3) Mengeluarkan surat pelantikan ahli jawatankuasa

TPK/TP 4) Merangka program-program OSHE Canseleri dan memberi

input kepada OSHE BCSI untuk membantu merancang

program tahunan keseluruhan BCSI

TPK/TP 5) Melaksana program OSHE bagi Canseleri dan yang

ditugaskan OSHE BCSI

TPK/TP 6) Mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi memantau

pelaksanaan program-program OSHE Canseleri dan BCSI

TPK/TP 7) Menyediakan laporan dan membentangkan kepada OSHE

BCSI

40

CARTA ALIR KERJA

AKTIVITI 9: Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

(OSHE) Pejabat Canseleri

Carta alir Proses Kerja

Menerima arahan/pemakluman Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE BCSI)

Membentuk Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri mengikut akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)

Mengeluarkan surat pelantikan Ahli Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri

Merangka program-program OSHE Canseleri dan memberi input kepada OSHE BCSI untuk membantu merancang program tahunan keseluruhan BCSI

Melaksana program OSHE bagi Canseleri dan yang ditugaskan OSHE BCSI

Mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi memantau pelaksanaan program-program OSHE Canseleri dan BCSI

Menyediakan laporan dan membentangkan kepada OSHE BCSI

Selesai

Mula

Tamat

41

SENARAI SEMAK / CHECKLIST

42

SENARAI SEMAK / CHECKLIST

TUGAS: Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara

2. Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.

3. Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program

4. Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.

5. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor

6. Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan

7. Sediakan itenerary/jadual program sepanjang lawatan

8. Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan

9. Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item

10. Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.

11. Uruskan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor

12. Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan

13. Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu

14. Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.

43

SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN

TUGAS PEGAWAI

44

Senarai Borang

Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai

BIL

NAMA BORANG

NO. SIRI BORANG

LOKASI BORANG

1

Tempahan Ruang Gunasama dan Peralatan

UU/TRG-01/1

Rak A

Laci 1

2

Kebenaran Keluar Barang

-

Rak A

Laci 2

3

Pertukaran Klinik Panel Staf

PP/BPO/KPS/21.03

Rak A

Laci 3

4

Tuntutan Skim Pelajar Bekerja

Rak A

Laci 4

5

Tempahan Tiket Penerbangan (Domestik)

Rak A

Laci 5

6

Kelulusan Spesifikasi Alat

BEN/UPB/011

Rak B

Laci 1

7

Permohonan Perabot

(Baru/Penggantian/Penyelenggaraan)

Rak B

Laci 2

8

Permohonan Cuti Tanpa Rekod (Kemudahan Cuti

Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat) –

Pekeliling Perkhidmatan Bil.10/2002

Rak B

Laci 3

9

Cuti Gantian Pejabat NC

Rak B

Laci 4

10

Tuntutan Bayaran Balik Rawatan Pergigian

PP/BPO/KPS/21.06

Rak B

Laci 5

11

Permohonan Menghadiri Latihan di Bawah

Program Pembangunan Staf

UTM.P(L)19.10 & 12

(PIN 06) – 1

Rak C

Laci 1

12

Permohonan Mengumpul Cuti Rehat Yang Tidak

Dapat dihabiskan

Rak C

Laci 2

45

BIL

NAMA BORANG

NO. SIRI BORANG

LOKASI BORANG

13

Pembelian Wang Panjar Runcit

Rak C

Laci 3

14

Tempahan Mesyuarat/Jamuan

Rak C

Laci 4

15

Sijil Cuti Sakit Pejabat NC

Rak C

Laci 5

16

Penanggungan Kerja

Rak D

Laci 1

17

Pemangkuan Kerja

Rak D

Laci 2

19

Permohonan Cuti Tanpa Rekod / Pelepasan

Keluar Pejabat (SUKAN)

Rak D

Laci 3

20

Borang Penilaian Menghadiri Program

PP-F17

Rak D

Laci 4

21

Performa Invois

PMU/PP-F21

Rak D

Laci 5

22

Perakuan Pelupusan (PEP) Kenderaan

Universiti

KEW.PA-16

Rak E

Laci 1

23

Permohonan/Perakuan Pelupusan Harta

UTM

KEW.PA-17

Rak E

Laci 2

24

Sijil Pengesahan Pemusnahan Aset Alih

Universiti

KEW.PA-18

Rak E

Laci 3

25

Sijil Pelupusan Harta Tetap

KEW.PA-19

Rak E

Laci 4

26

Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih

Universiti

KEW.PA-20

Rak E

Laci 5

27

Kenderaan Tawaran Tender Pelupusan

Aset Alih Universiti

KEW.PA-21

Rak F

Laci 1

46

BIL

NAMA BORANG

NO. SIRI BORANG

LOKASI BORANG

28

Tender Pelupusan Aset Alih Universiti

KEW.PA-22

Rak F

Laci 2

29

Jadual Buka Tender Pelupusan Aset Alih

Universiti

KEW.PA-23

Rak F

Laci 3

30

Kenyatan Tawaran Sebutharga Pelupusan

Aset Universiti

KEW.PA-24

Rak F

Laci 4

31

Sebutharga Pelupusan Aset Alih Universiti

KEW.PA-25

Rak F

Laci 5

32

Jadual Buka Sebutharga Pelupusan Aset

Alih Universiti

KEW.PA-26

Rak G

Laci 1

33

Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih

Universiti

KEW.PA-27

Rak F

Laci 2

34

Senarai Aset Yang Dilelong

KEW.PA-27(A)

Rak F

Laci 3

BORANG ELEKTRONIK

BIL

NAMA BORANG

NO. SIRI BORANG

LOKASI BORANG

1

Permohonan Keluar Negara

2

Cuti Rehat

3

Tempahan Flight

4

Tuntutan Kerja Lebih Masa

47

5 Keluar Pejabat

6

Tuntutan Elaun Perjalanan

7

Pelbagai Pendahuluan

48

UNDANG-UNDANG DAN

PERATURAN (PEKELILING)

49

Undang-Undang Dan Peraturan (Pekeliling)

1. Pekeliling dan Surat Kemajuan Perkhidmatan Awam.

2. Pekeliling Am dan Surat Pekeliling Am Perkhidmatan Awam.

3. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.

4. Akta Acara Kewangan 1957

5. Undang-Undang Malaysia Akta 605 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib

6. dan Surcaj) 2000

7. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti

8. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti.

9. Keputusan Mesyuarat Senat Universiti.

10. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti.

11. Pekeliling Pentadbiran Universiti

12. Pekeliling Pejabat Bendahari.

50

JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

51

JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS SAHAJA)

1. Mesyuarat Pentadbiran Pejabat Naib Canselor - Ahli, kekerapan mesyuarat

mengikut keperluan semasa.

2. Mesyuarat Jawatankuasa Persekitaran, Kesihatan dan Keselamatan

Pekerjaan Pejabat Canseleri (OSHE)- Setiausaha, kekerapan mesyuarat 3

bulan sekali.

3. Mesyuarat Jawatankuasa Persekitaran, Kesihatan dan Keselamatan

Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE) – Ahli kekerapan

mesyuarat 3 bulan sekali.

4. Mesyuarat Sebutharga Pejabat Naib Canselor – Ahli Mengikut Keperluan.

5. Mesyuarat Green Office – Green Manager Pejabat Canseleri

6. Mesyuarat Ad-Hoc – Ahli, Mengikut Keperluan.

7. Lain-lain panggilan mesyuarat yang dibuat oleh fakulti/bahagian.

52

NORMA KERJA

53

NORMA KERJA

BIL JENIS KERJA NORMA KERJA

(Masa/Kuantiti)

1. Menguruskan laman web, facebook Naib Canselor, facebook UTM

1 jam / hari

2. Berkomunikasi dengan Naib Canselor, Timbalan Pendaftar Kanan, Timbalan/Penolong Pendaftar, rakan sekerja, tetamu melalui email, mobile internet telefon bimbit, telefon atau hadir ke pejabat.

3 jam / hari

3. Merancang merancang kerja harian 1 jam / hari

4. Menghadiri mesyuarat/perbincangan kerja 2 jam / hari

5. Menderaf/menyemak surat, teks ucapan, kata aluan

1 jam / hari

6. Mengambil tindakan surat menyurat 1 jam / hari

54

SENARAI TUGAS HARIAN

55

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA: BAHARUDIN BIN MASTARI

JAWATAN: TIMBALAN PENDAFTAR

TARIKH:

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN