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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
Diseño de un Manual de Control Interno Administrativo – Contable para la CIA MAIN –
EXCEL S.A., Guayaquil 2016.
AUTORES:
GUARANDA REINA JORGE IVAN
Y
PALACIO ÁVILA MARCELA ELIZABETH
TUTOR:
ING. OMAR GABRIEL MEJIA FLORES, MTF.
GUAYAQUIL, NOVIEMBRE 2016
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: Diseño de un Manual de Control Interno Administrativo –
Contable para la CIA MAIN – EXCEL S.A., Guayaquil 2016. AUTORES:
Guaranda Reina Jorge Ivan. Palacio Ávila Marcela Elizabeth.
TUTOR:
Ing.Com. Omar Mejía Flores, Mgs REVISORES: Ing. Geovanny Chancay, Mae.
Ing. Omar Apolinario, Mmae
INSTITUCIÓN:
Universidad de Guayaquil. FACULTAD:
Ciencias administrativas. CARRERA:
Contador Público Autorizado. FECHA DE PUBLICACIÓN: Noviembre 2016
N° DE PÁGS.: 104 PAGINAS
ÁREA TEMÁTICA: Control interno. PALABRAS CLAVES: Sistemas, control interno, activos. RESUMEN:
En los años que transcurren, existen organizaciones y empresas que no cuentan con un
control interno adecuado, sin importar el tamaño, el tipo o actividad que ejecuten. El
control sobre los activos, su chequeo constante, periódico y organizado, la realización de
muestras y conciliaciones son algunas de las acciones que tanto la alta gerencia, como los
empleados pueden realizar de manera tal que se proteja el patrimonio de la organización;
pero en muchos casos y a veces por la falta de conocimientos de la gerencia o por falta de
asesoría sobre la importancia de un buen sistema de control interno, se expone a la empresa
a eventos que denigran la organización y a sus empleados, corriendo el riesgo de verse
afectada su gestión al final del año económico. Partiendo de lo antes mencionado y
atendiendo a las debilidades y deficiencias de control interno existentes, se desarrolló la
investigación en la compañía MAIN - EXCEL S.A. utilizando el diseño no experimental, la
metodología cuantitativa y cualitativa para conocer los hechos de un fenómeno como un
todo. Adicionalmente, se aplicó la encuesta a una muestra de 12 trabajadores de la
compañía, arrojando como resultado la falta de controles internos adecuados, la falta
manuales de funciones o procedimientos. Conforme al análisis realizado se propone un
manual de control interno administrativo - contable, el cual incluye flujogramas,
responsabilidades de los cargos, así como el plan de cuentas y otros aspectos que deben
considerarse y aplicarse en la compañía MAIN – EXCEL S.A. N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO PDF
SI NO
CONTACTO CON AUTORA Teléfono:0991133256
0985509726
E-mail: [email protected]
[email protected] CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre: Abg. Mariana zuñiga Secretaria de Facultad
Teléfono: 042-282187
X
iii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificado Sistema Anti plagio
Habiendo sido nombrado, yo, Omar Gabriel Mejía Flores, certifico que el presente
proyecto de titulación ha sido elaborado por Jorge Iván Guaranda Reina con C.I.092663888-3 y
Marcela Elizabeth Palacio Ávila con C.I. 092223338-2, con mi respectiva supervisión como
requerimiento parcial para la obtención del título de: Contador Público Autorizado.
Se informa que el proyecto: Diseño de un Manual de Control Interno Administrativo
– Contable para la CIA MAIN – EXCEL S.A., Guayaquil 2016., ha sido orientado durante
todo el periodo de ejecución en el programa de URKUND quedando el 7% de coincidencias.
https://secure.urkund.com/view/22776164-746447-
701614#DcoxDgIxDATAv6ReoXid2A5fQRToBOgKrrkS8Xe2mG6+7XO2643WQTOhuAyZEpJSskDqUY961K
Me9ahHPepRz/Vcz4mYiEAkohAL2ZGGJNKRAzmRgUxkIReqowxFlKMGaqLijnbu72N/7dvj2J7t2i89pq1pw1
dOs6z1+wM=
iv
Ing.Com. Omar Mejía Flores, Mgs.
Tutor De Tesis
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificado del Tutor
Habiendo sido nombrado, yo, Mejia Flores Omar Gabriel, como tutor de tesis de grado como requisito
para optar el título de contador público autorizado presentado por los egresados:
Guaranda Reina Jorge Ivan con c.c. 092663888-3 y Palacio Ávila Marcela Elizabeth con c.c. 092223338-2,
cuyo tema es:
Diseño de un Manual de Control Interno Administrativo – Contable para la CIA MAIN –
EXCEL S.A., Guayaquil 2016.
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.
Ing.Com. Omar Mejía Flores, Mgs.
Tutor de tesi
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Renuncia de los Derechos de Autor
Por medio de la presente certificamos que los contenidos desarrollados en esta tesis son de absoluta
propiedad y responsabilidad de Guaranda reina Jorge Iván con c.c. 092663888-3 y Palacio Ávila Marcela
Elizabeth con c.c. 092223338-2 cuyo tema es:
Diseño de un Manual de Control Interno Administrativo – Contable para la CIA MAIN –
EXCEL S.A., Guayaquil 2016.
Derecho que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a bien tenga.
___________________________
Marcela Elizabeth Palacio Ávila
___________________________
Jorge Iván Guaranda Reina
vi
Dedicatoria
Yo Jorge Iván Guaranda Reina dedico este trabajo a personas muy especiales, que siempre
han estado a mi lado apoyándome y dando lo mejor de sí para que siga progresando personal y
profesionalmente:
A William Guaranda del Valle, mi querido y nunca olvidado papá, que desde donde
está, siempre me da fuerzas para cumplir todas mis metas.
A Sonia Reina Cedeño, mi amada madre quien nos ha sacado sola adelante a mí y mis
hermanos, eres el ejemplo de lucha y dedicación, pido a Dios siempre para que dures muchos
años más a mi lado.
A mis hermanos y hermanas, Jimmy, Jenny, Paola, Emilia y Simón por estar ahí a mi
lado apoyándome siempre.
A mis familiares y amigos que de una u otra manera me han apoyado siempre y han
formado parte de este logro académico.
vii
Dedicatoria
Yo Marcela Elizabeth Palacio Ávila dedico este trabajo a personas muy especiales, que
siempre han estado a mi lado apoyándome y dando lo mejor de sí para que siga progresando
personal y profesionalmente:
A Petita Ávila Alvarado, mi amada madre, pues eres el principal cimiento para la
construcción de mi vida profesional, en ti tengo el espejo en el cual me quiero reflejar pues tus
virtudes infinitas y tu gran corazón me enorgullecen siempre.
A Tifanny Rivera Palacio, mi adorada hija, tu eres el motor que me inspira a seguir
preparándome cada día mas y así poder luchar para que la vida nos depare un futuro mejor.
viii
Agradecimiento
Yo Jorge Iván Guaranda Reina, hoy concluyo con éxito un proyecto que en un principio
parecía una tarea inalcanzable.
Agradezco este nuevo logro alcanzado en mi vida profesional a ustedes, familiares, amigos y
demás personas que están constantemente apoyándome siempre, y de manera especial te
agradezco a ti Sonia Reina Cedeño madre mía, por tu inmenso apoyo incondicional y empuje
para que yo pueda alcanzar esta tan anhelada meta.
Agradezco también al Ing. Omar Mejía Flores, sin cuya colaboración este trabajo hubiera sido
más largo, complicado y menos rico y entretenido. Gracias por su mente prodigiosa, su buen
criterio, capacidad y esfuerzo.
ix
Agradecimiento
Yo Marcela Elizabeth Palacio Ávila, agradezco a dios, ser maravilloso que me dio fuerzas y fe
para creer lo que me parecía imposible terminar.
A mi madre Petita Ávila Alvarado, por ayudarme con mi amada hija mientras yo me preparaba
profesionalmente, y por estar a mi lado en cada momento de mi vida, a Tifanny Rivera Palacio,
por darme siempre esas ganas de superarme por y para las dos mi amada hija.
Agradezco también al Ing. Omar Mejía Flores, sin cuya colaboración este trabajo hubiera sido
más largo, complicado y menos rico y entretenido. Gracias por su mente prodigiosa, su buen
criterio, capacidad y esfuerzo.
x
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Diseño de un Manual de Control Interno Administrativo – Contable para la CIA MAIN –
EXCEL S.A., Guayaquil 2016.
Autores: Marcela Elizabeth Palacio Ávila y
Jorge Iván Guaranda Reina
Tutor: Ing. Omar Gabriel Mejía Flores, Mgs.
Resumen
En los años que transcurren, existen organizaciones y empresas que no cuentan con un control
interno adecuado de manera general o específico, sin importar el tamaño, el tipo o actividad que
ejecuten. El control sobre los activos, su chequeo constante, periódico y organizado, la
realización de muestras y conciliaciones son algunas de las acciones que tanto la alta gerencia,
como los empleados pueden realizar de manera tal que se proteja el patrimonio de la
organización, de esta manera se contribuye también a generar ingresos a la misma; pero en
muchos casos y a veces por la falta de conocimientos de la gerencia o por falta de asesoría sobre
la importancia de un buen sistema de control interno, se expone a la empresa a eventos que
denigran la organización y a sus empleados, corriendo el riesgo de verse afectada su gestión al
final del año económico. Partiendo de lo antes mencionado y atendiendo a las debilidades y
deficiencias de control interno existentes, se desarrolló la investigación en la compañía MAIN -
EXCEL S.A. utilizando el diseño no experimental, la metodología cuantitativa en la recopilación
de la información y tabulación de los resultados y cualitativa para conocer los hechos de un
fenómeno como un todo. Adicionalmente, se aplicó la encuesta como instrumento de
compilación de información a una muestra de 12 trabajadores de la compañía, arrojando como
resultado la falta de controles internos adecuados, la falta manuales de funciones o
procedimientos, así como la falta de conocimientos en temas relacionados con la contabilidad.
Conforme al análisis realizado se propone un manual de control interno administrativo -
contable, el cual incluye flujogramas, responsabilidades de los cargos, así como el plan de
cuentas y otros aspectos que deben considerarse y aplicarse en la compañía MAIN – EXCEL
S.A.
Palabras claves: sistema, control interno, activos.
xi
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
THESIS REQUIREMENT TO OBTAIN THE TITLE OF CERTIFIED
PUBLIC ACCOUNTANT
¨DESIGN OF A MANUAL OF INTERNAL ADMINISTRATIVE CONTROL -
ACCOUNTING FOR THE COMPANY MAIN - EXCEL S.A., OF THE CITY OF GUAYAQUIL¨.
Authors: : Marcela Elizabeth Palacio Ávila y
Jorge Iván Guaranda Reina
Tutor: Ing. Omar Gabriel Mejía Flores, Mgs.
Abstract
In the years that pass, there are organizations and companies that not have with a control internal
right of way general or specific, without import the size, the type or activity that run. He control
on them active, its check constant, periodic and organized, the realization of samples and
reconciliations are some of them actions that both the high management, as them employees can
perform of way such that is protect the heritage of the Organization, of this way is contributes
also to generate income to the same; but in many cases, and sometimes by a lack of management
expertise or lack of advice on the importance of a good system of internal control, exposed to the
company events that denigrate the Organization and its employees, running the risk of adversely
affecting its management at the end of the financial year. On the basis of the foregoing and in
accordance with existing internal control deficiencies and weaknesses, the research developed in
the company MAIN - EXCEL S.A. using non-experimental design, methodology in gathering
the information and tabulation of the results quantitative and qualitative to learn the facts of a
phenomenon as a whole. In addition, applied the survey as a tool for information gathering a
sample of 12 workers of the company, throwing as a result, the lack of proper internal controls,
manual lack of functions or procedures as well as the lack of knowledge on issues related to
accounting. According to the analysis proposes a management internal control manual -
accounting, which includes flowcharts, responsibilities of officials, as well as the chart of
accounts and other aspects that must be considered and applied in the company MAIN - EXCEL
S.A.
Key words: System, internal control, assets.
xii
Tabla de Contenido
Resumen .......................................................................................................................................... x
Abstract .......................................................................................................................................... xi
Introducción .................................................................................................................................... 1
Capítulo I. El problema ................................................................................................................... 3
Planteamiento del problema ........................................................................................................ 3
Formulación y sistematización del problema .............................................................................. 5
Objetivos de la investigación ...................................................................................................... 6
Delimitación de la investigación ................................................................................................. 6
Hipótesis y Variables .................................................................................................................. 7
Operacionalización de las variables ............................................................................................ 8
Capítulo II. Marco Referencial ....................................................................................................... 9
Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 9
Marco Teórico ........................................................................................................................... 12
Marco Legal. ............................................................................................................................. 31
Capítulo III. Marco Metodológico ................................................................................................ 35
Diseño de la investigación......................................................................................................... 35
Tipos de investigación ............................................................................................................... 35
Población y muestra .................................................................................................................. 37
Técnicas e instrumentos de investigación ................................................................................. 38
Análisis de los resultados .......................................................................................................... 39
Resultados del diagnostico ........................................................................................................ 49
Capítulo IV. Propuesta .................................................................................................................. 52
Flujograma de proceso .............................................................................................................. 53
Resumen de las responsabilidades de los gerentes y empleados con el control interno ........... 76
Resumen del plan de cuentas de la compañía MAIN – EXCEL S.A........................................ 81
Conclusiones y Recomendaciones ................................................................................................ 82
xiii
Bibliografía ................................................................................................................................... 84
Apéndice. ...................................................................................................................................... 89
Lista de Tablas
Tabla 1 ............................................................................................................................................ 8
Tabla 2 .......................................................................................................................................... 37
Tabla 3 .......................................................................................................................................... 39
Tabla 4 .......................................................................................................................................... 40
Tabla 5 .......................................................................................................................................... 41
Tabla 6 .......................................................................................................................................... 42
Tabla 7 .......................................................................................................................................... 42
Tabla 8 .......................................................................................................................................... 43
Tabla 9 .......................................................................................................................................... 44
Tabla 10 ........................................................................................................................................ 45
Tabla 11 ........................................................................................................................................ 45
Tabla 12 ........................................................................................................................................ 46
Tabla 13 ........................................................................................................................................ 47
Tabla 14 ........................................................................................................................................ 48
Tabla 15 ........................................................................................................................................ 48
Tabla 16 ........................................................................................................................................ 56
Tabla 17 ........................................................................................................................................ 56
Tabla 18 ........................................................................................................................................ 56
Tabla 19 ........................................................................................................................................ 58
Tabla 20 ........................................................................................................................................ 59
Tabla 21 ........................................................................................................................................ 61
Tabla 22 ........................................................................................................................................ 61
Tabla 23 ........................................................................................................................................ 65
Tabla 24 ........................................................................................................................................ 65
Tabla 25 ........................................................................................................................................ 66
Tabla 26 ........................................................................................................................................ 67
Tabla 27 ........................................................................................................................................ 71
Tabla 28 ........................................................................................................................................ 71
Tabla 29 ........................................................................................................................................ 73
Tabla 30 ........................................................................................................................................ 74
Tabla 31 ........................................................................................................................................ 76
Tabla 32 ........................................................................................................................................ 76
Tabla 33 ........................................................................................................................................ 81
xiv
Lista de Figuras
Figura 1 Causa y Efecto del Problema de Investigación ................................................................ 5
Figura 2 Principios del control interno ......................................................................................... 18
Figura 3 Componentes del control interno.................................................................................... 21
Figura 4 Información básica a tener en cuenta en la Identificación. ............................................ 30
Figura 5 Signos universales a utilizar en el flujograma del procedimiento. ................................. 33
Figura 6 Interés de la dirección por el desarrollo del sistema de control interno. ........................ 40
Figura 7 Mecanismos y prácticas con los que se cuenta para facilitar el autocontrol. ................ 40
Figura 8 Inicio del proceso de identificación de riesgos............................................................... 41
Figura 9 Grado de conocimiento de los responsables de los procesos. ........................................ 42
Figura 10 Grado de conocimiento de los mecanismos que garantizan la seguridad de la
información. ............................................................................................................................. 43
Figura 11 Grado de conocimiento de la existencia de manuales. ................................................. 43
Figura 12 Grado de conocimiento de los empleados de la existencia de un plan de cuentas
contables. .................................................................................................................................. 44
Figura 13 Grado de conocimiento de las actividades que constituyen insumos para la actividad
contable. ................................................................................................................................... 45
Figura 14 Grado de conocimiento de la existencia de cuentas y subcuentas para clasificar los
hechos económicos. .................................................................................................................. 46
Figura 15 Grado de conocimiento en cuanto a la realización de la toma física............................ 46
Figura 16 Grado de conocimiento de si los registros contables tienen sus respectivos documentos
soportes idóneos. ...................................................................................................................... 47
Figura 17 Grado de conocimiento en relación al registro de los hechos económicos mediante
comprobante de operaciones. ................................................................................................... 48
Figura 18 Grado de conocimiento del uso de la información financiera en la toma de decisiones.
.................................................................................................................................................. 49
Figura 19 Propuesta de organigrama para la compañía Main Excel S.A. .................................... 50
Figura 20 Flujograma del proceso de compra de inventario. ........................................................ 53
Figura 21 Flujograma para el proceso de consumo de inventarios. .............................................. 57
Figura 22 Flujograma para el proceso de venta de las mercaderías. ............................................ 59
Figura 23 Toma de muestra de los inventarios. ............................................................................ 61
Figura 24 Flujograma para el proceso de pago de salarios y sueldos a los empleados. ............... 63
Figura 25 Flujograma para el pago al IESS de los aportes. .......................................................... 66
Figura 26 Flujograma para el traslado interno de los activos fijos tangibles................................ 68
Figura 27 Flujograma para la depreciación de los activos fijos tangibles. ................................... 70
Figura 28 Flujograma para la extracción del efectivo para reembolsar los fondos de caja. ......... 72
Figura 29 Flujograma para el cobro y depósito a banco de los importes cobrados por la
mercadería vendida. ................................................................................................................. 74
1
Introducción
Las organizaciones económicas a lo largo de toda la historia, han necesitado y necesitan de
implementar, mecanismos de control sobre los recursos que administran con el fin de
incrementar los mismos y obtener los beneficios esperados. Ecuador no se queda atrás en esta
necesidad, no se trata solo de producir y producir a cualquier costo, sino también de controlar lo
que se tiene; el desvío, deterioro y pérdida de recursos económicos afectan de igual manera los
beneficios finales de cualquier organización.
No es raro encontrar frases como: ¨Siempre lo hemos hecho así¨ o ¨siempre lo hemos hecho
de esa forma¨, empresas en las que sus trabajadores trabajan de manera empírica o por lo que han
heredado de antiguos trabajadores.
Atendiendo a esto, es por lo que resulta necesario diseñar un manual de control interno
administrativo - contable para la compañía MAIN - EXCEL S.A., de la ciudad de Guayaquil,
que le permita a la misma un mejor control sobre sus activos, desde sus inventarios hasta sus
efectivos, sus activos fijos tangibles y sus cuentas por cobrar; de manera tal que al cierre de cada
período, el saldo que muestren las cuentas en los estados financieros, reflejen de manera
oportuna, veraz y transparente la realidad por la que atraviesa la empresa y redunde en mejores
resultados económicos.
La siguiente investigación consta de cuatro capítulos, en el primer capítulo se identificara el
problema, se formularan los objetivos generales y específicos, la justificación y la hipótesis que
motivan la investigación.
2
En el segundo capítulo se describen los antecedentes de la investigación, el marco teórico –
referencial, así como todas las informaciones relacionadas con los temas tratados durante la
investigación.
El tercer capítulo se muestra el diseño de la investigación y el análisis exhaustivo de los
resultados alcanzados, aplicando técnicas y herramientas de recopilación de la información que
permiten un diagnóstico del estado del control interno en la compañía MAIN - EXCEL SA.
El cuarto capítulo se presenta la propuesta del diseño del manual de control interno
administrativo y contable para la compañía MAIN – EXCEL S.A., se incluyen flujogramas e
indicadores que se constituyen en aporte para la empresa, y que también pueden ser aplicados a
organizaciones similares a la de este objeto de investigación.
3
Capítulo I. El problema
Planteamiento del problema
La administración de los activos en una organización es una de las tareas de primordial
relevancia e importancia, los activos constituyen los recursos propios de los dueños de la
empresa; por lo que contar con un sistema de control interno que permita la protección de estos
medios de manera tal que se eviten las perdidas, los desvíos, las acciones de fraude, así como
otras que corrompen y denigran tanto al ser humano como a los resultados de las organizaciones.
En el mundo, la mayoría de las empresas están expuestas al robo por no contar con un control
interno eficiente, sin embargo son las comercializadoras las que más se exponen a estos eventos,
debido a que cuentan con un producto terminado listo para ser comercializado y a diferencia de
las productoras que manejan cierta cantidad de materias primas para elaborar los productos que
otras necesitan.
En Ecuador, son innumerables las empresas que se dedican a la comercialización, son muchas
las líneas y renglones, las marcas que representan a una y otra organización empresarial, desde
autos, camiones, piezas de repuestos, materiales de construcción, ferreterías y un sin número de
otras mercaderías. Muchas de estas mercaderías son vendidas por las PYMES (Pequeñas y
medianas empresas), que no cuentan con un control interno adecuado que genere efectividad y
seguridad, que contribuya a la optimización de los recursos y en consecuencia se logren los
objetivos propuestos para cada etapa.
En la actualidad, el control de cada una de las partidas que componen los activos de una
organización, son de gran trascendencia e importancia; pero al no contar con la asesoría
adecuada por disimiles causas pues aplican métodos empíricos y tradicionales. Lo anterior trae
como consecuencia diferencias entre los saldos que muestran las cuentas en los saldos
4
financieros con lo que realmente existe en almacenes, en caja, banco y las cuentas por cobrar por
solo citar algunas de estas partidas.
Motivado por las debilidades detectadas, deficiencias e irregularidades de control interno
dentro de la compañía MAIN – EXCEL S.A., organización privada dedicada a la
comercialización al por mayor y menor de productos farmacéuticos y medicinales, así como
venta al por mayor y menor de equipos médicos, es que se desarrolla esta investigación.
La ausencia de manuales y procedimientos propician la ocurrencia de hechos de todo tipo,
desde los faltantes por errores y desconocimiento de las normas hasta el hecho de irregularidades
con conocimiento de causas. En esta investigación se analizan y evalúan las debilidades
existentes en el control existente y se diseña un manual de control interno administrativo y
contable que contribuya a la gestión eficaz de los procesos, contribuye a lograr mejor liquidez de
los activos y a evitar eventos que perjudiquen a la empresa en el futuro inmediato o a corto
plazo. Atendiendo al diagnóstico efectuado, se pudo constatar la causa y efecto que constituyen
la base del problema de investigación.
5
Formulación y sistematización del problema
Formulación del problema.
¿Cómo mejorar la eficiencia y el rendimiento de los activos de la compañía MAIN – EXCEL
S.A.?
Sistematización del problema.
¿Cómo repercutiría en la compañía MAIN – EXCEL S.A., el diseño de un manual de control
interno administrativo - contable?
¿Cuáles son los procesos y controles que lleva actualmente la empresa?
¿Qué afectaciones trae a la liquidez de la empresa las debilidades existentes en el control
interno?
¿Qué estructura presenta el control interno actual en la empresa?
Causas
Desactualización de
normas y procedimientos
Conducta humana
inadecuada
Falta de
intransigencia frente a
lo mal hecho
Comisión de errores en el
manejo de los activos
Comisión de robos y
fraudes afectación directa
a los resultados
Se mantienen e
incrementan las
acciones delictivas
Efectos
Figura 1 Causa y Efecto del Problema de Investigación
6
Objetivos de la investigación
Objetivo general.
Diseñar un manual de control interno administrativo - contable que le permita a la compañía
MAIN – EXCEL S.A., un mayor control sobre sus activos y por ende mejores resultados
económicos.
Objetivos específicos.
1. Diagnosticar el sistema de control interno existente, determinando sus debilidades y
vulnerabilidades.
2. Elaborar la estructura de control interno administrativo y contable, así como el flujograma de
la información.
3. Diseñar un manual de control interno administrativo y contable.
Delimitación de la investigación
En todas las organizaciones empresariales, compañías privadas o mixtas, tienen que cumplirse
a cabalidad y en toda su extensión, todo lo relacionado con el buen manejo de los activos de la
misma, desde los inventarios como activos menos líquidos, hasta los activos fijos tangibles; con
esto se logra una disminución de los costos por los diferentes conceptos permitiéndole a la
empresa reinvertir el dinero en aquellas otras necesidades. Esto implica que tanto a los
trabajadores de las áreas de las bodegas, los de contabilidad, así como al resto de las áreas sean
beneficiarios de acciones de capacitación que implique un buen diseño del manual de control
interno.
En la actualidad todas las empresas tienen que ser responsables de las operaciones y
transacciones que ejecuten, desde las compras a los suministradores hasta la venta del producto
final o del servicio que presten a los clientes. Es por lo anterior que la compañía MAIN –
7
EXCEL S.A. presenta la necesidad de diseñar un manual de control interno administrativo -
contable que le permita un mayor control sobre sus activos y por ende mejores resultados
económicos.
El problema se inicia con la falta de procedimientos tanto en las bodegas con el inventario,
mal clasificado, en estantes inapropiados, no existen niveles de acceso a los mismos; como en el
área de finanzas y la elaboración de cheques, sin la existencia de una persona encargada de
revisar la coincidencia de los saldos en factura con los saldos que se están pagando y esto origina
diferencias dejadas de pagar y problemas con los suministradores; situaciones de identificación
de los activos fijos tangibles en el resto de las áreas de la empresa. Todo lo anterior incide
directamente en el saldo de las cuentas en los estados financieros que no resultan confiables para
tomar cualquier decisión y por consiguiente afecta las utilidades previstas a obtener en cualquier
periodo objeto de análisis.
Hipótesis y Variables
Si se diseña un manual de control interno administrativo y contable permitirá a la empresa un
mejor control sobre los recursos y a la vez mejores resultados económicos.
Variable independiente.
Manual de control interno.
Variable dependiente.
Control sobre los recursos y mejores resultados económicos.
8
Operacionalización de las variables
Tabla 1
Operacionalización de las variables
Variables Definición
conceptual
Definición operativa Dimensiones Indicadores Preguntas Instrumentos Técnicas
Independiente
Manual de
control
interno.
Proceso ejecutado
por la
administración
para garantizar una
seguridad
razonable sobre
todos sus recursos.
Proceso llevado a cabo
por la administración
diseñado para lograr
una seguridad
razonable sobre sus
activos y que le
permita mejores
resultados económicos.
Desarrollo de
acciones de
control para
el
mejoramiento
de la gestión
de los
activos.
Indicadores
de gestión.
Calidad de
las cuentas
en los
estados
financieros.
Guía. Encuestas.
Dependiente
Control sobre
los recursos y
resultados
económicos.
Optimizar la
efectividad sobre
los controles
administrativos
contables y
financieros.
Eficiencia en la
utilización de los
activos que maximice
los resultados
económicos de la
empresa.
Estrategias
de control
contable y
financiera.
Indicadores
de gestión.
Calidad de
las cuentas
en los
estados
financieros.
Guía. Encuestas.
9
Capítulo II. Marco Referencial
Antecedentes de la investigación
Para la ejecución del siguiente trabajo de investigación, se consultaron una serie de
investigaciones relacionadas con el tema que se aborda, las cuales anteceden este estudio y que
en su momento fueron consideradas relevante. Un resumen de algunas de las propuestas que
sirvieron de apoyo a la investigación, se muestran a continuación:
Según Villavicencio (2011), en su trabajo de investigación titulado: ¨Diseño e
implementación de un sistema de control interno para la compañía DATUGOURMET CIA.
LTDA¨, plantea como objetivo general, Diseñar e implementar un sistema de control interno en
la Compañía DATUGOURMET Cía. Ltda., para disminuir riesgos y proporcionar a la
Administración una herramienta para la toma de decisiones, y se relaciona con la presente
investigación en lo concerniente a diseñar un sistema de control interno, de ahí que el mismo se
tome como antecedente y aporte de la misma.
Según Benítez (2014), en su trabajo de investigación titulado: ¨Diseño de un control interno
administrativo, financiero y contable para la Ferretería My Friend, ubicada en el sector Los
Ceibos de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura¨; plantea como objetivo general, Diseñar
un sistema de control interno administrativo, contable - financiero para la Ferretería My Friend
que permita a la entidad una adecuada utilización de sus recursos, lograr un adecuado
cumplimiento de las diferentes políticas, obtener un grado de confiabilidad en la información y
por ende el sistema contribuirá al logro de los objetivos que persiga, y se relaciona con la
presente investigación en lo concerniente al diseño de un sistema de control interno
administrativo y contable, de ahí que el mismo se tome como antecedente y aporte a esta
investigación.
10
Según Salazar y Villamarin (2011), en su trabajo de investigación titulado: ¨Diseño de un
sistema de control interno para la empresa SANBEL FLOWERS CIA. LTDA. Ubicada en la
parroquia Alaquez del Cantón Latacunga, para el periodo económico 2011¨; plantea como
objetivo general, diseñar un sistema de control interno para la empresa SANBEL FLOWERS
CIA. LTDA que permita disminuir los riesgos y falencias en el control interno redundando en
una mejor toma de decisiones de la empresa. Se relaciona con la presente investigación en lo
concerniente al diseño de un sistema de control interno para una organización, de ahí que el
mismo se tome como antecedente y aporte a esta investigación.
Según Guzmán y Pintado (2012), en su trabajo de investigación titulado: ¨Propuesta del
diseño de un manual de control interno administrativo y contable para el área de contabilidad de
la Universidad Politécnica Salesiana¨; plantea como objetivo general, proponer un diseño de un
sistema de control interno administrativo y contable para el área de contabilidad de la
Universidad Politécnica Salesiana que permita a este departamento un óptimo control contable
sobre las operaciones de la Universidad, y se relaciona con la presente investigación en lo
concerniente al diseño de un sistema de control interno administrativo y contable, de ahí que el
mismo se tome como antecedente y aporte a esta investigación.
Según Cabrera y Jiménez (2013), en su trabajo de investigación titulado: ¨Diseño de
procedimientos de control interno orientado a minimizar riesgos y optimizar recursos en el área
administrativa y financiera en la empresa Puebla Chávez y Asociados Cía. Ltda., de la ciudad de
RIOBAMBA, para el año 2012¨; plantea como objetivo general, Diseñar un procedimiento de
control interno orientado a minimizar riesgos y optimizar recursos en el área administrativa y
financiera en la empresa Puebla Chávez y Asociados Cia. Ltda. que a su vez se constituya en una
herramienta para alcanzar el cumplimiento de sus objetivos y metas, así como permitirá mejorar
11
el desenvolvimiento de las actividades de la entidad, se relaciona con la presente investigación
en lo referente a diseñar un procedimiento de control interno, de ahí que se tome como
antecedente y tribute a esta investigación.
Según Crespo, B. y Suarez, M. (2014), en su trabajo de investigación titulado: ¨Elaboración e
Implementación de un Sistema de Control Interno, caso “Multitecnos S.A.” de la ciudad de
Guayaquil para el periodo 2012- 2013¨, plantea como objetivo general, Elaborar el diseño,
implantación y fortalecimiento del sistema de control interno (SCI) para la empresa Multitecnos
S.A. Se relaciona con la presente investigación en lo referente al diseño y fortalecimiento del
sistema de control interno, de ahí que se tome como antecedente y tribute a esta investigación.
Según López, N. (2010), en su trabajo de investigación titulado: ¨Diseño de un sistema de
control interno de inventarios en la Ferretería Lozada¨, plantea como objetivo general: Diseñar
un sistema de control de inventarios riguroso relativo al ingreso y despacho de la mercadería, con
las cuales se obtendrán como resultado inventarios con menos porcentaje de error, así como su
validación y cálculo de precios de venta competitivo. Se relaciona con la presente investigación
en lo referente al diseño de un control de inventario, de ahí que se tome como antecedente y
tribute a esta investigación.
Muchos de los trabajos de investigación consultados dirigen el foco de atención hacia los
inventarios, por ser este activo uno de los más propicios a que se cometan violaciones y
falencias; pero de igual manera el resto de los activos tienen que ser controlados ya que inciden
en los resultados finales de la organización.
12
Marco Teórico
Las bases teóricas enriquecen el problema planteado mediante una serie de conocimientos,
que orientan la búsqueda de información científica, a través de la conceptualización acertada de
los términos. La fundamentación teórica, durante el desarrollo de la investigación tiene su
basamento en la literatura de diferentes autores, que brindan y ofrecen teorías aplicadas al
problema de investigación, con la finalidad de tener una mejor perspectiva teórica que permita
diseñar un manual de control interno administrativo y contable.
Antecedentes del control interno.
En los pueblos pertenecientes a los países árabes, entre otros, ya existía la contabilidad de
partida simple. Luego en la Edad Media, aparecieron los libros de contabilidad para controlar las
operaciones de los negocios, y posteriormente en Venecia en 1494, el Franciscano Lucas di
Borgo, escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble.
Con el surgimiento y auge de la revolución industrial, surge la necesidad de controlar las
transacciones y operaciones, que por su magnitud eran realizadas por máquinas operadas por
una o más personas. El control interno surge y evoluciona a partir del siglo XIX, con el
surgimiento de la partida doble o contrapartida, por la necesidad de dueños de negocios y
empresarios de establecer mecanismos de control para lo protección de sus intereses. A finales
de este siglo, el auge productivo de la economía mundial se hace sentir con mucha más fuerza y
a los dueños de los negocios les era imposible poder atender personalmente todo el proceso y
comienzan a delegar funciones, conjuntamente con la implementación gradual de procedimientos
que limitaran la ocurrencia de errores y fraudes.
En el mundo empresarial, la evolución de las organizaciones, impulsada por los avances
tecnológicos, la globalización de los mercados, entre otros factores, conlleva a incremento en
13
volumen de operaciones, dispersión de activos, multiplicidad de niveles jerárquicos, lo que ha
significado que la gestión empresarial se oriente a establecer planes de organización y un
conjunto de métodos y procedimientos que asegure la protección de sus activos, integralidad de
registros contables y cumplimiento de directrices de la dirección.
Definición de control interno.
Se plantea que el Control Interno, es una herramienta surgida de la necesidad de reaccionar a
los efectos de disminuir o eliminar significativamente, la cantidad de riesgos a los cuales se
hayan enfrentado los distintos tipos de organizaciones y empresas, sean privadas o públicas, con
o sin fines de lucro.
Las numerosas normas y reglamentaciones, ya sean estas impositivas, laborales, ecológicas,
contables, bancarias, societarias, entre otras, emitidas por los diferentes organismos a los
diferentes niveles, obligan a las administraciones de las organizaciones y empresas, a mantenerse
muy alerta ante los riesgos, que la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus
patrimonios.
A lo anterior, se suma la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas
internas, como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como así también
verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a las políticas de la empresa.
Variadas son las definiciones que en relación al control interno se han emitidos; sin embargo,
se pueden analizar desde varios puntos de vista, algunos lo definen desde el punto de vista de
seguridad de una inversión, otros lo vinculan con la corrección de la información, otros lo
relacionan a la observancia del orden público y hay quienes plantean que es la evaluación de las
acciones para corregir desviaciones y mejorar la administración.
14
El empresario y el contador, definen al control interno como el conjunto de normas,
principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e
instrumentos de control que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que
conforman una institución pública, se constituye en un medio para lograr una función
administrativa de Estado integra, eficaz y transparente.
El funcionario de los órganos de control del estado definen al control interno como el
conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y
métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el
objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública.
En ambos casos hay coincidencia en que constituyen un conjunto de normas y procedimientos
para ser ejecutadas por las autoridades y el personal. No obstante, resulta necesario analizar
como enfocan este aspecto investigaciones realizadas por otros autores, los cuales se relacionan a
continuación:
Catácora (1996), definió al control interno como: ¨La base sobre el cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad
razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del
control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo
dentro del sistema contable¨. (p.238).
A la definición anterior se puede añadir que una organización, cuyo control interno tenga
debilidades y que por consiguiente afecte la transparencia y confiabilidad de las operaciones
contables, pues se convierte en una herramienta poco efectiva para la toma de decisiones de una
empresa.
15
Poch (1992), planteo que: ¨el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los
resultados ligados a los objetivos¨. (p.17).
Enfatiza como el control interno va ligado al cumplimiento de los objetivos de la
organización, proteger y conservar los recursos y aplicarle un uso efectivo redundara en el
cumplimiento de las acciones y metas propuestas en las estrategias para cada año en cuestión.
Leonard (1990), aseguro que: ¨los controles es en realidad una tarea de comprobación para
estar seguro que todo se encuentra en orden¨. (p.33).
En la anterior definición se reitera la necesidad de estar seguro de que todas las operaciones y
transacciones se encuentran bien, única manera de poder trabajar, conociendo que los controles
están funcionando adecuadamente.
Holmes (1944), define al control interno como: ¨Una función de la gerencia que tiene por
objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización¨. (p.3).
En esta definición se responsabiliza a la gerencia con la salvaguarda de los bienes de la
empresa.
Como forma de solucionar la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones
existentes en torno al control interno, es publicado en 1992, en EEUU, el “Informe COSO” sobre
control interno (COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
Según COSO (1992), El control interno es un proceso efectuado por la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
16
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables
Objetivos del control interno.
El control interno se debe orientar al logro de los objetivos siguientes:
1. Proteger los bienes y recursos de la empresa,
2. Garantizar eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la empresa,
3. Promover y facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas,
4. Velar por que todos los recursos y actividades estén dirigidos al logro y cumplimiento de
los objetivos,
5. Asegurar la oportunidad, transparencia y confiabilidad de la información y los registros
que respaldan la gestión de la empresa.
De manera general los objetivos del control interno, deben estar dirigidos a velar por el
cumplimiento de las normas legales, comprometiendo a todos los empleados con el
mejoramiento de la calidad de la gestión e incrementando los niveles de productividad y de
aprovechamiento de los recursos.
Otros autores establecen otra serie de objetivos, pero todos en su esencia van dirigidos a:
Confiabilidad e integridad de la información,
Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones,
Salvaguarda de los bienes,
Uso eficiente y económico de los recursos.
Importancia del control interno.
El control interno se puede ver en dos direcciones, por un lado el control interno
administrativo y por el otro, el control interno contable; ambos tienen que trabajar de manera
interrelacionada e integrados como un todo, de ahí su importancia y relevancia.
17
El control interno administrativo, están constituidos por los lineamientos, métodos y
procedimientos no financieros de la empresa e interactúan con las directivas políticas e informes
de la administración. Se constituye en un plan de organización, procedimientos y registros que se
ocupan de los procesos de decisión administrativa que da lugar a la autorización de las
operaciones.
El control interno contable se constituye en los métodos, procedimientos y plan de
organización en función de la protección de los bienes y activos de la organización y a
garantizar que los saldos de las cuentas en los estados financieros y los informes financieros sean
oportunos y confiables.
La aplicación correcta de estos métodos y procedimientos deben prestar seguridad razonable,
de que las operaciones se ejecutan según las indicaciones de la administración, se registran
oportunamente, y se elaboran los estados financieros de forma correcta en correspondencia con
las citadas normas o cualquier otro criterio aplicable a los mismos.
A manera de resumen, se puede plantear que el control interno es de importancia para la
administración contable de una empresa, ya que asegura la confiabilidad de la información
primaria y por consiguiente la veracidad de la información recogida en los estados financieros,
protege a la empresa frente a la ocurrencia de fraudes, fortalece la eficiencia y la eficacia; se
protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, mide la eficiencia administrativa de
la organización.
Principios del control interno.
El control interno, está sustentado en tres principios fundamentales, generalmente aceptados.
Estos principios son:
18
Figura 2 Principios del control interno
División del trabajo.
Consiste en la separación de funciones en las unidades operativas de actividades de custodia y
control, y de éstas entre sí. El trabajo debe estar subdividido de tal forma, en que una persona no
tenga control completo de la operación, para esto se debe distribuir el trabajo de modo que una
operación no comience y termine en la persona o departamento que la inicio.
De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independiente, pero
que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de
errores u otras irregularidades. Para lograr este objetivo también es necesario que las personas
que realicen las operaciones, no tengan acceso a los registros contables, que guarden relación con
esas mismas operaciones.
Fijación de Responsabilidades.
Este principio tiene su basamento en los procedimientos inherentes al control de las
operaciones económicas, así como la elaboración de los documentos pertinentes, permitan
determinar, en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y
operaciones llevadas a cabo.
La prevención de las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las
consecuentes responsabilidades de los integrantes de una unidad organizativa, expresando el
Principios del control interno.
Cargo y
descargo.
Fijación de
responsabilidades.
División del
trabajo.
19
cómo hay que hacer y quien debe hacerlo. En este principio hay que tener en cuenta que la
autoridad es delegable, no así la responsabilidad.
Cargo y descargo.
Está profundamente relacionado con el de fijación de responsabilidad, pues facilita su
aplicación cuando es necesario. Cuando se produce una entrega (descargo), existe una
contrapartida o recepción (cargo). Cuando esta operación se formaliza documentalmente, la
persona que recibe firma el documento asumiendo la custodia de los medios recibidos.
El objetivo de este principio es extender el control para lograr que se contabilicen y registren
los cargos de todo lo que entra y los descargos de todo lo que sale. Toda cuenta recibe cargos y
descargos y debe quedar bien definido en que forma y momento recibirá los débitos y por cuales
recibe los créditos. Por tanto toda anotación que no obedezca a las normales de una cuenta, debe
ser investigada en detalle, así mismo debe ser analizada cualquier anotación que no esté acorde
con los procedimientos de contabilidad generalmente aceptados o los establecidos internamente
en la organización.
Otros autores consideran y tienen en cuenta otros principios que son aceptados por las
organizaciones, según Dueñas (2007), ¨ Los principios son declaraciones que se constituyen en
base fundamental de un razonamiento y son de aceptación universal¨. (p. 31).
Entre los más importantes, se pueden citar:
Responsabilidad Delimitada, se debe establecer el campo de acción de los miembros de
una organización, establecer el límite superior e inferior de sus responsabilidades
Separación de funciones de carácter incompatible, esto es evitar que una persona haga
funciones que puedan conducir a fraudes o errores porque son incompatibles por lo que
causen conflicto de interés.
20
Ninguna persona puede ser responsable por un proceso, no conviene que una sola persona
sea la encargada de un ciclo completo de operaciones.
Selección de personal idóneo, se debe contratar personal que cumpla con las
competencias exigidas por los cargos.
Rotación de deberes, si bien es cierto la especialización es beneficiosa para los procesos,
también es evidente que la rotación de funciones ayudará a refrescar la gestión y evitar
islas de poder o conflictos de interés.
Instrucciones por escrito, la asignación de responsabilidades y los comandos de trabajo
deben darse por escrito y deben iniciarse por las especificaciones generales en los
contratos de trabajo.
Uso y control de formularios pre numerados, la documentación de los procesos deben
cumplir con características que garanticen el adecuado registro, el control numérico o
cronológico, el soporte y registro de las operaciones.
Evitar el uso de Dinero en efectivo, es preferible con cuentas cheques o transferencias
para evitar el riego de mantener efectivo a la disposición.
Depósitos intactos en inmediatos, todas las recaudaciones deben ser depositadas en el
banco, tal como fueron recibidas, al siguiente día de su recaudación, medida que facilita
el control de las operaciones y el cruce de información
De manera general todos los autores de una forma o de otra, recogen en sus escritos
semejanzas de criterios, unos profundizan más otros menos, pero en su esencia coinciden en los
principios de control interno.
21
Componentes del control interno.
El Sistema de Control Interno está formado por cinco componentes interrelacionados entre sí,
en el marco de los principios básicos y las características generales; estos son los siguientes:
Figura 3 Componentes del control interno.
Ambiente de control.
Sienta las pautas para el funcionamiento legal y armónico de las organizaciones; para el
desarrollo de las acciones, reflejando la actitud asumida por la alta gerencia y el resto de los
trabajadores, en relación con la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede
considerarse como la base de los demás componentes. Conforma el conjunto de buenas prácticas
y documentos referidos a la constitución de la organización, al marco legal de las operaciones
aprobadas, a los procesos, sistemas, políticas, disposiciones legales y procedimientos; lo que
tiene que ser del dominio de todos los implicados y estar a su alcance.
Componentes del control
interno.
Ambiente de control.
Gestión y prevención de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión y monitoreo.
22
Gestión y prevención de riesgos.
Establece las bases para la identificación y análisis de los riesgos que enfrentan las
organizaciones para alcanzar sus objetivos. Una vez clasificados los riesgos en internos y
externos los cuales deben evaluarse. La evaluación del riesgo consiste en la identificación y
análisis de los factores que podrán afectar la consecución de los objetivos y en base a dicho
análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados.
Factores externos.
El desarrollo tecnológico, pueden afectar la naturaleza y oportunidad de la investigación
y desarrollo, o dirigir hacia la procura de cambios.
Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes, pueden afectar el desarrollo
del producto, el proceso de producción, el servicio al cliente, los precios o las garantías.
La competencia puede alterar las actividades de mercadeo o servicio.
Las nuevas legislaciones y regulaciones pueden forzar cambios en las políticas y en las
estrategias de operación.
Factores internos.
Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de información puede afectar
adversamente las operaciones de la entidad.
La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación puede
influenciar el nivel de conciencia de control en la entidad.
Un cambio en las responsabilidades de la administración puede afectar la manera como
se efectúan ciertos controles.
La naturaleza de las actividades de la entidad, y el acceso de los empleados a los activos,
pueden contribuir a una equivocada apropiación de los recursos.
23
Actividades de control.
Establece las políticas, disposiciones legales y procedimientos de control necesarios para
gestionar y verificar la calidad de la gestión, su seguridad razonable con los requerimientos
institucionales, para el cumplimiento de los objetivos y misión de las organizaciones.
Las actividades de control son aplicables a las operaciones de todo tipo, las que tributan a la
fiabilidad de la información financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales
correspondientes al marco de desarrollo de la actividad, así como a la comprobación de las
transacciones u operaciones económicas que le dan cobertura a los objetivos y metas en cuanto a
su exactitud, autorización y registro contable conforme a las normas establecidas al efecto, con
un enfoque de mejoramiento continuo.
Información y comunicación.
Precisa que las organizaciones deben disponer de información oportuna, fiable y definir su
sistema de información adecuado a sus características; que genera datos, documentos y reportes
que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras y relacionadas con el
cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentación y la
rendición transparente de cuentas. La información debe protegerse y conservarse según las
disposiciones legales vigentes.
Supervisión y monitoreo.
Está dirigido a la detección de errores e irregularidades que no fueron detectados con las
actividades de control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta
se realiza mediante dos modalidades de supervisión: actividades continuas que son aquellas que
incorporadas a las actividades normales generan respuestas dinámicas, entre ellas el seguimiento
24
sistemático realizado por las diferentes estructuras de dirección y evaluaciones puntuales que son
ejecutadas por los responsables de las áreas, por auditorías internas y externas.
Limitaciones del control interno.
El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad razonable, al
reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades y operaciones,
originados por errores en interpretaciones de normas legales, en la toma de decisiones, por
acuerdos entre personas y al evaluar la relación costo-beneficio.
Las limitaciones del control interno, hacen referencia a los sucesos que no pueden ser
controlados por medio de la auditoría interna.
En el momento de establecer el control interno, hay que revisar que de la misma manera en
que se implementan unos objetivos y lineamientos, también nos podemos encontrar con
limitaciones. Las limitantes son aquellos factores que impiden que el Control Interno funcione
según lo planeado, lo cual deberá ser revisado al inicio de cada proceso.
Algunas limitaciones son:
1. En su mayoría el control interno está dirigido a las cuestiones de rutina y no a situaciones
globales; por tanto, siempre debe ser pensado como un todo que se desprende de la punta
de la pirámide de la empresa y termina en la base.
2. No evita que dos o más personas internas o externas se pongan de acuerdo para hacerle
daño a un tercero, cometer fraudes e irregularidades. Esta es una limitante porque puede
suceder que desde el Control Interno haya un gran diseño para el logro de óptimos
resultados, pero imposible resistir la ausencia de principios éticos por parte de las
personas que componen el alma de la organización.
25
3. La violación por parte de la administración por abuso de autoridad. Si el control interno
funciona como tal, y se deben cumplir unos parámetros, éstos deben ser respetados; de lo
contrario, los resultados podrían ser inconclusos.
4. Control Interno se vuelva inadecuado u obsoleto; lo indicado es que dicho control esté en
constante desarrollo de acuerdo con las necesidades que requiere la empresa y
administración para su prosperidad.
5. Errores humanos, el Control Interno puede tener fallas cuando hay errores humanos por
falta de información, o sencillamente confusiones normales propias de la interacción.
Manual
Definición.
La definición de manual, al igual que la de control interno, ha tenido variados y diversos
autores, por lo que se exponen algunos de los criterios mas utilizados.
Múnera (2002), definió al manual como: ¨es la forma en la cual se gestionan, dentro de los
diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una
forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización¨ (p.34).
Por otro lado, Diamond (1983), definía los manuales de la forma siguiente “… son un medio
de comunicación muy especializada y requiere de habilidades de comunicación especializada,
que se estructuran a través de pasos simples y lógicos…” (p.63).
Ponce (2000), plantea que el manual es: ¨un folleto, libro o carpeta, de una forma fácil de
manejar (manuales) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos para un fin
concreto: orientar y uniformar¨ (p.48).
26
Graham (1962), definió: ¨El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el
procedimiento a seguir, para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier grupo
de trabajo que desempeña responsabilidades especificas¨ (p.11).
En resumen, se puede definir al manual como un conjunto de instrucciones y
recomendaciones que partiendo de los objetivos previstos y las políticas implementadas, señala
la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento
determinado para su correcta ejecución indicando responsable o quien los ejecutara que
actividades han de realizarse y la justificación de todas y cada una de ellas de tal manera que se
constituyen en una guía para el personal que ha de realizarlas.
Objetivos de los manuales.
Muchos han sido los criterios de selección de los objetivos en cuanto a su clasificación y
grado de detalle, se exponen los criterios de más coincidencia entre los autores:
Presentar una visión de conjunto del organismo social,
Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades
evitar duplicaciones y detectar omisiones,
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo,
Permitir el ahorro de recursos de todo tipo (humanos, materiales y financieros) durante la
ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y lineamientos,
Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas,
Facilitar el reclutamiento y la selección del personal,
Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas tareas.
27
Ventajas y desventajas de los manuales.
Selección de algunas de las ventajas y desventajas de los manuales, según Brown y Mober
(1990).
Ventajas.
1. Asegurar que todos los intereses tengan una adecuada comprensión del plan general y sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
2. Define cada uno de los procesos administrativos y técnicos que desarrolla la empresa.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
5. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
6. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
Desventajas.
1. El costo de elaboración del manual: Existe un costo de redacción y confección que
indudablemente debe afrontarse.
2. Requiere actualización en su contenido: Exige una constante actualización, dado que la
pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.
3. Su aplicación dentro de las empresas: Muchas compañías consideran que son demasiado
pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.
4. Apatía, desconocimiento o miedo por parte de la empresa: Muchas empresas suponen que
la implantación de un manual de procedimientos pueda conducir a una estricta
28
reglamentación y rigidez, o en el peor de los casos que no crean en su utilidad práctica y
en los beneficios que puede originar.
5. Error de entregar a una persona y no a un departamento.
Tipos de manuales.
Los tipos de manuales se diferencian atendiendo a su alcance, contenido y función a
desempeñar, según Brown y Mober (1990):
a) Por su alcance.
Manuales generales o de aplicación universal.
Manuales departamentales o de aplicación específica.
Manuales de puestos o de aplicación individual.
b) Por su contenido.
Manual institucional o de historia de la empresa.
Manual de organización.
Manual de políticas.
Manual de procedimientos.
Manual de técnicas o de contenido múltiples.
c) Por su función.
Manual de personal.
Manual de producción o ingeniería.
Manual de finanzas.
Manual de adiestramiento o instructivo.
Manual de referencia o de consulta.
29
Manual de control interno.
Requisitos legales para la elaboración de un manual de control interno.
Las organizaciones dentro del proceso de elaborar el sistema de control interno, tiene que
diseñar sus manuales de control interno, estos constituyen la base para llevar a cabo
acertadamente sus operaciones o actividades, delimitar y establecer responsabilidades de los
funcionarios, las informaciones y medidas de seguridad, así como los objetivos.
El sistema de control interno se constituye en una política de gerencia y en una exigencia
constitucional y legal, se basa en las directrices principales de cualquier organización para
actualizar sus modelos y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
Atendiendo a la importancia que reviste el Sistema de Control Interno para cualquier
organización, es imprescindible hacer el levantamiento de los procedimientos actuales, los cuales
constituyen el punto de partida y el soporte para llevar a cabo los cambios que se necesitan para
alcanzar la eficiencia y la eficacia, así como la economía en todos los procesos.
Definición de manual de control interno.
El Manual de control interno (procedimiento) constituye un elemento del Sistema de Control
Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistema y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una organización; en
todas sus áreas y actividades. Es necesario identificar y señalar Quién?, cuando?, cómo?,
dónde?, para qué?, por qué?, de cada uno de los pasos que integran cada uno de los
procedimientos.
A continuación se detallan los requisitos legales de un Manual de Control Interno:
30
Identificación.
Figura 4 Información básica a tener en cuenta en la Identificación.
Índice o contenido.
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
Introducción y/o prologo.
Explicación sobre el contenido del manual, de su utilidad, áreas de aplicación y la
importancia de su revisión periódica y actualización. Se definirán las técnicas de difusión,
implantación y actualización del instrumento y los responsables de estas actividades, así mismo
se describirá la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propósito de lograr
una mejor y mayor comprensión del mismo.
Objetivo del manual.
Identificación.
Logotipo de la
organización.
Nombre oficial de
la organización.
Denominació
n y extensión.
Siglas de la
organización.
Siglas de la unidad
administrativa
Clave de
la forma.
Numero de
revisión.
Lugar y fecha de
elaboración.
Unidades responsables
de elaboración, revisión
y/o autorización.
Número de la
forma.
31
Aquí se debe definir el propósito final que se persigue con la implantación del instrumento.
La formulación del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes
indicaciones:
Iniciar con un verbo en infinitivo;
Señalar el qué y para qué servirá el manual;
Evitar el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
Marco Legal.
Constituyen el fundamento legal, que otorga facultades a una unidad administrativa para
establecer y operar mecanismos y procedimientos con las normativas vigentes, en congruencia
con la naturaleza propia del manual en el ámbito de su competencia. Todos estos documentos
deberán anotarse cronológicamente, de acuerdo al orden jerárquico que se describe a
continuación:
Constitución Política del Ecuador.
Leyes, Códigos y Convenios Internacionales.
Reglamentos.
Decretos.
Acuerdos.
Circulares y/u Oficios.
Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guías o catálogos).
Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser
incluidos en la clasificación anterior).
Descripción del procedimiento. Objetivos.
32
Explica los objetivos que se pretenden cumplir con los procedimientos. Los objetivos son
uniformar y controlar el cumplimiento de las actividades diarias de trabajo y evitar su alteración;
disminuir la responsabilidad por fallas o errores; facilitar los procesos de auditoría, facilitar la
evaluación del control interno; que tanto los obreros como sus jefes, tengan el conocimiento si el
trabajo se está llevando a cabo correctamente; disminuir los costos al aumentar la eficiencia
general.
Base legal.
Instrumentos legales aplicables al procedimiento, de orden gubernamental o internas,
requisitos, documentos y archivos.
Descripción del procedimiento u operación y sus participantes.
Pasos que se deben ejecutar, cómo y porqué, o la descripción de las operaciones y
actividades. Exposición por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realiza en un procedimiento, explicando en qué consiste, cuándo, cómo,
dónde, con qué, y cuánto tiempo, señalando los responsables de su ejecución.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas,
deben anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación.
Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación,
aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
Grafico o diagrama del procedimiento.
Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro
humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama reemplaza varias páginas de texto.
33
La representación gráfica de la secuencia en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas, o los puestos que intervienen en cada operación descrita.
A continuación se detallan una serie de signos utilizados universalmente, que formaran parte
del manual y que representaran una secuencia de los procedimientos o actividades:
Figura 5 Signos universales a utilizar en el flujograma del procedimiento.
Trabajadores y gerentes a cargo de utilizar el manual de control interno.
Todos los trabajadores y dirigentes de la organización deben consultar el manual para conocer
sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el
autocontrol; además de presentar sugerencias con el objetivo de mejorar los procedimientos. Los
jefes de las diferentes dependencias, ya que podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus
subordinados y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos, que
conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la organización, para analizar resultados
en las distintas operaciones.
Inicio o fin de la actividad o proceso.
Se describe de manera breve la
actividad u operación a ejecutar.
Decisión.
Conector.
Funcionario responsable. Dependencia.
Archivo.
34
Los auditores internos y externos, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los
procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de
bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus
áreas y operaciones.
Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso.
La responsabilidad, autoridad o delegación de funciones de los procesos, las cuales entrarán a
formar parte de los “Manuales de funciones” en los que se establecerá como parte de las labores
asignadas, la responsabilidad establecida individualmente en los diferentes procesos.
Medidas de seguridad y autocontrol.
Medidas de seguridad y autocontrol aplicables al procedimiento
Informes.
Económicos, financieros, estadísticos, de labores y autocontrol.
Supervisión, evaluación y examen.
Autocontrol de oficinas y entidades de control
35
Capítulo III. Marco Metodológico
Diseño de la investigación
El diseño de la investigación se constituye en el medio que se utiliza para recolectar la
información necesaria, que permita responder a las preguntas de investigación (bien sea
cualitativa o cuantitativa), se debe seleccionar un diseño de investigación. Esto se refiere a la
manera práctica y precisa que se adopta para cumplir con los objetivos de su estudio, ya que el
diseño de investigación indica los pasos a seguir para alcanzar dichos objetivos. Es necesario,
que previo a la selección del diseño de investigación se tengan claros los objetivos de la
investigación.
El tipo de investigación que se utiliza es de campo, ya que la investigación se realiza dentro
de la empresa objeto de la investigación, de igual manera se utiliza la investigación descriptiva,
como vía para realizar el diagnóstico del control interno de la empresa; utilizando las técnicas de
las encuestas y la guía de observación, el resultado de las informaciones se tabulan utilizando el
excell para posteriormente analizar los resultados obtenidos.
La investigación desarrollada es no experimental con enfoque cualitativo para descubrir
(describir) la mayor cantidad de cualidades del fenómeno indagado profundamente e incluye
tipos, métodos, técnicas e instrumentos de recopilación de información para obtener los
resultados y datos necesarios.
Tipos de investigación
Para el desarrollo de la propuesta, se ha utilizado el tipo investigación descriptiva y
exploratoria para detallar las características, eventos encontrados y la información recopilada,
sobre los controles internos utilizados en los procesos administrativos – contables de la compañía
MAIN - EXCEL SA.
36
Investigación descriptiva
Según Sabino (1986), define la: ¨La investigación de tipo descriptiva trabaja sobre realidades
de hechos, y su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta. Para la
investigación descriptiva, su preocupación primordial radica en descubrir algunas características
fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que
permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento. De esta forma se pueden obtener
las notas que caracterizan a la realidad estudiada” (p. 51).
Por otra parte, Hernández y Baptista (2014), plantean que la investigación descriptiva: ¨busca
especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se
analice. Describe tendencias de un grupo o población” (p.92).
La investigación descriptiva, se aplicó para llegar al detalle o a las particularidades del tema
investigado, conforme a la información obtenida sobre la realidad de los hechos observados y
eventos encontrados sobre el control interno aplicado en la compañía MAIN - EXCEL SA.
Investigación exploratoria
Según Fidias (2012), define la investigación exploratoria como: ¨aquella que se efectúa sobre
un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión
aproximada de dicho objeto, es decir, un nivel superficial de conocimientos¨ (p. 23).
Este tipo investigación contribuye a obtener una perspectiva más amplia del tema investigado
poco explorado sobre una realidad determinada para obtener mayor información del lugar o área
analizada. Mediante la observación directa se conocieron los procesos y la gestión realizada
sobre los activos.
37
Población y muestra
Población.
La población se constituye en un conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el
estudio. Según Tamayo y Tamayo (1997), define a la población como: ¨la totalidad del fenómeno
a estudiar donde las unidades de población posee una característica común la cual se estudia y da
origen a los datos de la investigación¨ (p.114).
Cuando seleccionamos algunos elementos con la intención de averiguar algo sobre una
población determinada, nos referimos a este grupo de elementos como muestra. Por supuesto,
esperamos que lo que averiguamos en la muestra sea cierto para la población en su conjunto. La
exactitud de la información recolectada depende en gran manera de la forma en que fue
seleccionada la muestra.
La población de la compañía MAIN - EXCEL SA., se compone de 12 trabajadores, por lo que
la población es finita, limitada; la composición de la población se muestra a continuación:
Tabla 2
Composición de la población de la CIA MAIN – EXCEL S.A.
Área Población % del total.
Bodega. 3 25
Venta. 2 17
Administración. 5 41
Gerencia. 2 17
Total 12 100
Muestra.
La muestra, es la que puede determinar la problemática ya que es capaz de generar los datos
con los cuales se identifican las fallas dentro del proceso. Según Tamayo y Tamayo (1997),
afirma que la muestra: ¨es el grupo de individuos que se toma de la población, para estudiar un
fenómeno estadístico¨ (p.38).
38
Para poder seleccionar las muestras para el análisis se tuvo en cuenta lo detallado por
Anderson, Sweeney & Williams (2008) que indica lo siguiente:
Elemento.- Es la entidad de la que se toman los datos.
Población.- Es la colección de todos los elementos que interesan.
Muestra.- Es un subconjunto de la población. (p. 916)
La muestra, es una parte significativa del universo de la población, la cual tiene dos
características fundamentales: tamaño y representatividad. También pueden ser probabilística
(las muestras se seleccionan al azar, cada elemento tiene la probabilidad de ser elegido y permite
conocer el error muestral, el nivel de confianza y precisión) y no probabilística (se selecciona
según el criterio).
Para la selección de la muestra o representación significativa de la población, se consideró las
causas, elementos, los límites, procedimientos y tamaño del muestreo. Se optó por el método no
probabilístico, por conveniencia en función de la investigación realizada y la necesidad de
recopilar información útil y real del personal relacionado con la administración contable y con
conocimientos del objeto de estudio.
Teniendo en consideración que todos los trabajadores de una forma o de otra, inciden en la
gestión contable de la compañía, pues se escogieron a todos los trabajadores que conforman las
áreas de bodega, venta, administración y gerencia, los cuales, representan el 100% del total de la
población en la compañía MAIN – EXCEL S.A. y a quienes se les aplicó la encuesta para
recopilar información.
Técnicas e instrumentos de investigación
Para la recopilación de los datos e informaciones se han utilizado herramientas y técnicas,
tales como, cuestionarios y guías de encuestas.
39
Instrumento.
Cuestionario, es un instrumento de investigación que consiste en una serie de preguntas y
otras indicaciones con el propósito de obtener información de los consultados. Aunque a menudo
están diseñados para poder realizar un análisis estadístico de las respuestas, no es siempre así.
Técnica.
Encuesta, es un procedimiento dentro de los diseños de una investigación descriptiva, en el
que el investigador busca recopilar datos por medio de un cuestionario previamente diseñado, sin
modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información, ya sea para entregarlo en
forma de tríptico, gráfica o tabla. Los datos se obtienen realizando un conjunto de preguntas
normalizadas, dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la población
estadística en estudio, integrada a menudo por personas, empresas o antes institucionales, con el
fin de conocer estados de opinión, ideas, características o hechos específicos.
Análisis de los resultados
Resultados de la encuesta.
1. ¿Existe interés de la alta Dirección por el desarrollo del Sistema de Control Interno?
Tabla 3
Interés de la dirección por el desarrollo del sistema de control interno
Detalles Cantidad
Si. 2
No tiene conocimiento. 6
No. 4
Total 12
40
Figura 6 Interés de la dirección por el desarrollo del sistema de control interno.
El 50 % de los encuestados no tiene conocimiento del interés por parte de la gerencia en
desarrollar el sistema de control interno, esto puede estar dado por no estar implementados los
mecanismos de comunicación de arriba hacia abajo y viceversa o porque realmente no hay
interés alguno en este sentido.
2. ¿La compañía cuenta con los mecanismos y prácticas que faciliten el ejercicio del
autocontrol?
Tabla 4
Mecanismos y prácticas con los que se cuenta para facilitar el autocontrol.
Detalles Cantidad
Si. 5
No tiene conocimiento. 4
No. 3
Total 12
Figura 7 Mecanismos y prácticas con los que se cuenta para facilitar el autocontrol.
2
6
4
Desarrollo del sistema de control interno.
Si. No tiene conocimiento. No.
5
4
3
Mecanismos para facilitar el autocontrol
Si. No tiene conocimiento. No.
41
El 58 % de los encuestados, sumando las respuestas negativas así como las de los
encuestados que no tienen conocimiento en relación al tema; dan a entender que los mecanismos
para facilitar el autocontrol no existen, las respuestas positivas están dadas por el personal
contable y de la gerencia, ya que estas son las áreas que más inciden en el control interno.
3. ¿La compañía ha iniciado el proceso de identificación de riesgos a nivel de la compañía?
Tabla 5
Inicio del proceso de identificación de riesgos.
Detalles Cantidad
Si. 2
No tiene conocimiento. 4
No. 6
Total 12
Figura 8 Inicio del proceso de identificación de riesgos.
El 50 % plantea que no se ha iniciado el proceso de identificación de riesgos.
4. ¿Están claramente definidos los responsables de la administración de los procesos y
procedimientos?
2
4
6
Proceso de identificacion de riesgos
Si. No tiene conocimiento. No.
42
Tabla 6
Definición de los responsables de la administración de los procesos y procedimientos.
Detalles Cantidad
Si. 8
No tiene conocimiento. 2
No. 2
Total 12
Figura 9 Grado de conocimiento de los responsables de los procesos.
El 67 % de los encuestados plantean conocer quiénes son los responsables de administras los
procesos y procedimientos.
5. ¿Existen mecanismos que garanticen la seguridad de la información?
Tabla 7
Mecanismos que garantizan la seguridad de la información.
Detalles Cantidad
Si. 3
No tiene conocimiento. 7
No. 2
Total 12
0
2
4
6
8
Si. No tieneconocimiento.
No.
8
2 2
Definicion de los responsables de los procesos
43
Figura 10 Grado de conocimiento de los mecanismos que garantizan la seguridad de la información.
El 58 % de los encuestados no tienen conocimiento de si este mecanismo existe, mientras que
el 17 % plantea que no existe, esto puede estar dado por no estar establecidos los mecanismos,
mediante el cual los empleados conozcan los sistemas de información de la compañía.
6. ¿Existen manuales de las funciones, procesos y procedimientos?
Tabla 8
Manuales de las funciones, procesos y procedimientos.
Detalles Cantidad
Si. 12
No tiene conocimiento. 0
No. 0
Total. 12
Figura 11 Grado de conocimiento de la existencia de manuales.
0
5
10
Si. No tieneconocimiento.
No.
3
7
2
Seguridad de la informacion
0
10
20
Si. No tieneconocimiento.
No.
12
0 0
Manuales de funciones, procesos y procedimientos.
44
El 100 % de los empleados coinciden en la existencia de manuales de procesos y
procedimientos, así como de las funciones.
7. ¿El Plan de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos económicos y financieros,
corresponde a la última versión publicada?
Tabla 9
Versión actualizada del Plan de cuentas contable.
Detalles Cantidad
Si. 4
No tiene conocimiento. 8
No. 0
Total 12
Figura 12 Grado de conocimiento de los empleados de la existencia de un plan de cuentas contables.
El 33 % de los encuestados conoce de la existencia de un plan de cuentas actualizado y en
correspondencia con la última versión publicada, mientras que el porciento restante no tiene
conocimiento si la versión que se utiliza es de este año o se continúa trabajando con la versión
del año pasado.
8. ¿Se tienen debidamente identificados las actividades de los demás procesos, que se
constituyen en insumos del proceso contable?
0
10
Si. No tieneconocimiento.
No.
4 8
0
Conocimiento del plan de cuentas contables
45
Tabla 10
Actividades que constituyen insumos para el proceso contable.
Detalles Cantidad
Si. 12
No tiene conocimiento. 0
No. 0
Total 12
Figura 13 Grado de conocimiento de las actividades que constituyen insumos para la actividad contable.
El 100 % de los encuestados conocen las operaciones y actividades que tributan a la
contabilidad para que la misma desarrolle sus operaciones de registro en los balances financieros
de la compañía.
9. ¿Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas, para la clasificación de las transacciones,
hechos u operaciones realizadas?
Tabla 11
Cuentas y subcuentas adecuadas para la clasificación de los hechos económicos.
Detalles Cantidad
Si. 4
No tiene conocimiento. 8
No. 0
Total 12
0
10
20
Si. No tieneconocimiento.
No.
12
0 0
Actividades que constituyen insumos para el proceso contable
46
Figura 14 Grado de conocimiento de la existencia de cuentas y subcuentas para clasificar los hechos económicos.
El 33 % de los encuestados plantea conocer que las cuentas y subcuentas existentes, están
diseñadas para la óptima clasificación de los hechos contables, el resto de los empleados que no
tienen conocimiento de esto son de otras áreas de la compañía.
10. ¿Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta
con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
Tabla 12
Realización periódica de toma física a los bienes, derechos y obligaciones.
Detalles Cantidad
Si. 6
No tiene conocimiento. 2
No. 4
Total. 12
Figura 15 Grado de conocimiento en cuanto a la realización de la toma física.
0
5
10
Si. No tieneconocimiento.
No.
4
8
0
Existencia de cuentas y subcuentas
0246
Si. No tieneconocimiento.
No.
6
2
4
Realizacion de la toma fisica a los bienes
47
El 50 % de los encuestados reconoce la realización de la toma física, aunque la misma va
dirigida en lo fundamental a los inventarios en bodega y a las conciliación de banco, los
encuestados que dieron respuestas negativas son de áreas que no tienen que ver con el área de
bodega y contabilidad, pero que tienen recursos como son los activos fijos tangibles.
11. ¿Los registros contables que se realizan, tienen los respectivos documentos soportes
idóneos?
Tabla 13
Soporte documental de los registros contables
Detalles Cantidad
Si. 5
No tiene conocimiento. 7
No. 0
Total. 12
Figura 16 Grado de conocimiento de si los registros contables tienen sus respectivos documentos soportes idóneos.
El 42 % de los encuestados reconoce que los registros contables están soportados en
documentos idóneos, mientras que el 58 % restante no tiene conocimiento por pertenecer a otras
áreas.
12. ¿Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos
comprobantes de contabilidad?
0
10
Si. No tieneconocimiento.
No.
5 7 0
Registros contables con documentos soportes idoneos.
48
Tabla 14
Comprobantes de contabilidad para el registro de las transacciones, hechos y operaciones.
Detalles Cantidad
Si. 5
No tiene conocimiento. 7
No. 0
Total. 12
Figura 17 Grado de conocimiento en relación al registro de los hechos económicos mediante comprobante de operaciones.
El 42 % de los encuestados reconoce que se utilizan los comprobantes de operaciones para
registrar las operaciones en la contabilidad, mientras que el 58 % restante no tiene conocimiento
por pertenecer a otras áreas.
13. ¿Se utiliza la información financiera para la toma de decisiones por parte de la directiva
de la compañía?
Tabla 15
Información en función de la toma de decisiones.
0
10
Si. No tiene conocimiento. No.
5 7 0
Registro en la contabilidad mediante comprobantes de operaciones.
Detalles Cantidad
Si. 2
No tiene conocimiento. 8
No. 2
Total 12
49
Figura 18 Grado de conocimiento del uso de la información financiera en la toma de decisiones.
El 17 % de los encuestados plantea que la información financiera se toma en cuenta para la
toma de decisiones, mientras que el 67 % no tiene conocimientos en relación al tema.
Resultados del diagnostico
Una vez aplicada la guía de encuesta, así como la guía de observación, se pudo llegar al
siguiente diagnóstico del sistema de control interno administrativo contable de la compañía
MAIN - EXCEL S.A., recogiéndose las falencias más notorias:
1. Independientemente de contar con un manual de control interno, el mismo no se ajusta a
las características de la compañía y también se encuentra desactualizado.
2. La entrega de documentos entre las áreas, se realiza sin que medie un documento de
entrega – recepción, que permita establecer responsabilidades ante la pérdida de los
documentos.
3. Los activos fijos tangibles se trasladan de un área a otra sin que exista un documento o
acta de responsabilidad, que fije el traspaso de la responsabilidad del medio de un
empleado a otro.
4. Los comprobantes de operaciones no tienen la firma del técnico que lo elabora, ni del jefe
que aprueba la contabilización.
0
10
Si. No tiene conocimiento. No.
2 8
2
Informacion financiera para la toma de decisiones.
50
5. No existen actas de firmas que autorizan la extracción de recursos del almacén, así como
para autorizar los pagos en efectivo por la caja chica.
6. Los cheques están en poder del tesorero y no en la caja chica.
7. Los dependientes de almacén, no tienen elaborados actas de responsabilidad por la
custodia de la mercadería. Lo mismo con el auxiliar contable que custodia los bienes de
la caja chica.
8. No cuentan con un sistema de comunicación que permita que los empleados conozcan de
las decisiones de la gerencia, así como de los resultados e incidencias del resto de las
áreas.
Organigrama propuesto
Figura 19 Propuesta de organigrama para la compañía Main Excel S.A.
Gerente
ventas
Gerente
compras
Gerente
contable
Supervisor
de ventas
Vendedor
Bodeguero
Ayudante
Auxiliar
contable
Tesorero
Gerente capital
humano
Asistente
Gerente general
51
Conclusiones
En base a las encuestas realizadas, se obtuvo como resultado que más del 50% del personal
encuestado plantea que no hay un interés por parte de la gerencia de desarrollar un sistema de
control interno, así como no reconocen de la existencia de mecanismos de autocontrol. Por
consiguiente el proceso de identificación de riesgos, el levantamiento que se debe realizar todos
los años y actualizar el sistema, no se ha realizado.
Otro de los resultados que arrojó la encuesta, fue el gran número de empleados que
respondieron con la opción 2 de la encuesta, en relación a que no tienen conocimiento de un
determinado tema, esto se debe por una parte a que la estrategia de comunicación de la compañía
no está definida, o por otro lado a que los sistemas de control interno no están funcionando.
Por ultimo e independientemente que se encuentra desactualizado el manual existente, a los
empleados les gustaría que se efectúen controles internos, desde los jefes y hasta los empleados,
controles cruzados entre las áreas y se implementen parámetros que contribuyan a optimizar y
mejorar las operaciones administrativas y contables de la compañía.
52
Capítulo IV. Propuesta
La importancia del control interno, el cual cubre todas las operaciones de una empresa y que
repercute al final en las contabilizaciones, reflejándose posteriormente en el saldo que muestran
las cuentas en los estados financieros, esto constituye una parte fundamental de la organización,
independientemente del tipo, tamaño o actividad económica que realice, además, es un factor
estratégico y de competitividad en el mercado que impulsa al crecimiento o expansión de la
compañía.
En base a la relevancia de la gestión de todos los activos de una organización y conforme a
los resultados obtenidos de las pruebas realizadas, se propone un manual de control interno
administrativo – contable, que contribuya a la efectividad de los controles internos y a la
eliminación de las deficiencias existentes.
En esta propuesta se detallan funciones, procesos y controles a través de flujogramas y
parámetros que deben ejecutarse y tomarlo en consideración para la gestión del control interno
administrativo - contable de la compañía MAIN - EXCEL S.A., los cuales se mencionan a
continuación:
Manual de control interno administrativo – contable de la compañía MAIN – EXCEL S.A.
Objetivo del manual: Declarar y establecer el compromiso de la alta gerencia de desarrollar,
implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia y eficiencia de los Sistemas de
Control Interno.
Marco jurídico: En la elaboración del manual se tuvo en consideración; (a) La Constitución
de la Republica, (b) Las Normas Ecuatorianas de la Contabilidad, (c)
Las Normas Internacionales de la Información Financiera (NIIF), y (d) Documentos de los
organismos rectores en la materia de impuestos (IESS).
53
Descripción del procedimiento: El procedimiento recoge los flujogramas de actividades que
inciden en la contabilización de los hechos económicos de la compañía MAIN – EXCEL S.A.,
de igual forma recoge las responsabilidades de cada una de las áreas, así como los comprobantes
que se generan y finalmente el plan de cuentas.
Flujograma de proceso
Figura 20 Flujograma del proceso de compra de inventario.
Compras de inventarios
Gerente de Contabilidad. Gerente de Compras. Gerente General.
Inicio
Recepción de la
mercadería en
bodega
Ingreso al Kardex
Revisión
document
ación
Contabilización de las
facturas
Elaboración de
cheques
Fin
Firma
cheques
Si
No
Archivo
Si
No
Contabiliza los
cheques.
54
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente de compras:
1. Recibe en bodega los inventarios o mercaderías compradas, acompañada de su respectiva
factura y guía de remisión.
2. Verifica la coincidencia de lo comprado con lo recibido en bodega, revisa los cálculos de
la factura, la suma de los importes y el total de la factura.
3. Revisa la calidad de los productos comprados.
4. Codificar los productos comprados.
5. Actualiza el kardex por la compra realizada.
6. Envía a contabilidad en un término no mayor de 24 horas, la factura con el original de la
recepción. La entrega de los documentos se hará por medio de un acta de entrega –
recepción, de manera tal que se pueda exigir alguna responsabilidad en caso de pérdida o
alguna otra eventualidad con la documentación.
Gerente de Contabilidad:
1. Recibe del gerente de compras las facturas y las recepciones de los productos comprados.
2. Revisa la coincidencia entre lo comprado y lo facturado, los precios, importes, sumas,
firmas de las facturas por las personas autorizadas, de tener algún problema en la revisión
se devuelve la documentación al gerente de compras. El acto de recibir y entregar los
documentos debe quedar reflejado en acta de entrega – devolución.
3. Entrega al auxiliar contable las facturas revisadas para que proceda a contabilizar la
misma.
4. El auxiliar contable, una vez contabilizada la factura y realizada la retención (IVA y
Renta), entrega la misma al tesorero para que proceda a la confección del cheque, en este
55
caso se procede a la entrega de la documentación mediante acta de entrega – recepción de
documentos.
5. El tesorero recibe la factura y elabora el cheque, enviando el mismo al gerente general
para su firma, de conjunto con el cheque envía también la disponibilidad de la cuenta en
banco que permite la emisión del cheque, de igual forma se emite el comprobante de
egreso, donde se firma en el escaque ELABORADO, el escaque de la persona que emitió
el cheque y el escaque de la persona que autoriza, que es la misma firma autorizada de
banco, posteriormente la firma del suministrador.
6. El auxiliar contable al recibir del gerente general las facturas del cheque emitido, es el
encargado de entregar al proveedor el cheque y el original de la retención, recogiéndose
en este modelo la firma del proveedor, luego procede al archivo, conservación y
protección de la documentación por un periodo de 7 años, tal y como se recoge en la ley.
7. El tesorero, cuando la venta es a crédito, es el encargado de hacer llegar al proveedor, en
un término no mayor de 5 días hábiles el original de la retención.
Gerente General:
1. Recibe el cheque y revisa la coincidencia entre el nombre del suministrador según factura
con el nombre del suministrador según cheque, al igual que la coincidencia entre el
importe de la factura y el importe del cheque.
2. Revisa la disponibilidad de la cuenta en banco y procede a firmar el cheque, en caso de
no firmar el cheque pues procede a devolver el mismo al tesorero.
56
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 16
Comprobante de operaciones por la compra de inventarios
Cuenta Parcial Debe Haber
Inventarios $ xxx.xx
Cuentas por pagar $ xxx.xx
Retenciones xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando la factura XY del suministrador XXX por un valor de xxx,xx.
Tabla 17
Comprobante de operaciones por el pago de la factura
Cuenta Parcial Debe Haber
Cuentas por pagar $ xxx.xx
Banco $ xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando el pago de la factura XY del suministrador XXX por un valor de xxx,xx.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Tabla 18
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la CIA.
Código Cuenta Naturaleza
Inventario Deudora
Banco Deudora
Cuenta por pagar Acreedora
Retenciones Acreedora
Nota: El código se reflejara atendiendo a lo establecido en el Plan de cuentas del país.
57
Flujograma para el proceso de consumo de los inventarios.
Figura 21 Flujograma para el proceso de consumo de inventarios.
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Áreas de la compañía: Envían al gerente general la solicitud de extracción de mercadería o
inventarios de la bodega, con el fin de realizar sus funciones administrativas y productivas. De
esta solicitud cada área archiva copia de la misma, con un número de folio consecutivo, esto le
permite conocer cual solicitud fue aprobada, cual se encuentra en trámite de aprobación y cual
esta denegada.
Consumos de inventarios
Despacha
mercadería
Gerente
Compras.
Contabiliza
documentación
Áreas de la compañía.
Si
No
Archivo
Fin
Gerente
Contabilidad.
Inicio
Emisión de la
solicitud de
mercadería a la
bodega.
Gerente General.
Autoriza
extracci
ón
Revisa
docume
ntación Si
No
Actualiza
Kardex.
58
Gerente general: Analiza las solicitudes recibidas y procede a su revisión y aprobación. Las
solicitudes no aprobadas se devuelven al área que la envió, argumentando las causas de la no
aprobación; mientras que las aprobadas las envía al gerente de compra para que proceda a
despachar las mismas.
Gerente de compras:
1. Recibe del gerente general las solicitudes aprobadas mediante su firma.
2. Efectúa el despacho de la mercadería o inventarios a las áreas que lo solicitaron.
3. Envía al área contable los vales de salida del almacén a más tardar 24 horas después de
realizada la operación.
4. Actualiza el Kardex del producto en la bodega.
5. Controla el número consecutivo de los vales emitidos por la bodega.
Gerente de contabilidad:
1. Recibe del almacén los vales por los inventarios despachados, revisa la documentación y
de estar correctamente confeccionada y una vez revisados los cálculos procede a entregar la
misma al auxiliar contable, en caso de que la documentación tenga problemas pues devuelve la
misma al gerente de compras.
2. El auxiliar contable procede a contabilizar los vales, rebajando los inventarios de la
bodega y cargando las cuentas de gastos que correspondan.
3. Archiva, protege y custodia la documentación por un periodo de 7 años.
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 19
Comprobante de operaciones por la extracción de mercadería de la bodega.
Cuenta Parcial Debe Haber
Cuenta de gasto que corresponda $ xxx.xx
Inventarios $ xxx.xx
Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada.
59
Explicación: Contabilizando los vales recibidos del almacén del numero X y hasta el numero
Y.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Tabla 20
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la CIA
Código Cuenta Naturaleza
Gastos Deudora
Inventarios Deudora
Nota: El código se reflejara atendiendo a lo establecido en el Plan de cuentas del país.
Flujograma para el proceso de venta de las mercaderías.
Figura 22 Flujograma para el proceso de venta de las mercaderías.
Venta de mercaderías.
Inicio Solicita stock de
los inventarios.
Revisa las existencias
y envía el stock
Cliente Gerente contabilidad Gerente compras
Emite orden de
pedido u orden
de compra. Decide
No
Despacha el
pedido.
Si
Elabora guía de remisión y
factura
Contabiliza la venta
Archiva
Fin
Actualiza el
kardex
60
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
El cliente:
1. Emiten las órdenes de pedido u órdenes de compra.
2. Está en la obligación de hacer llegar en un término no mayor a los 5 días la retención por
la venta.
Gerente de contabilidad:
1. El auxiliar de contabilidad que atiende esta área le solicita a bodega un stock y verifica
que existan las cantidades solicitadas.
2. Si el pedido está completo en su totalidad, se emite una guía de remisión donde le
informa a bodega lo que debe despachar y para quien es el pedido, a su vez emite la factura, la
guía de remisión es enviada junto con el transportista para que firme el cliente en el recibido y
quede constancia de la entrega del producto, la guía de remisión hace referencia cruzada del
número de la factura y viceversa.
3. Si el pedido no está completo, pues se devuelve la solicitud y se le comunica el plazo para
tener listo el pedido.
4. El auxiliar de contabilidad procede a contabilizar la factura.
5. El auxiliar de contabilidad archiva la factura hasta su cobro.
Gerente de compras:
1. Revisa las existencias según solicitud de contabilidad.
2. Realiza el despacho al cliente, según las cantidades y surtidos reflejados en la guía de
remisión.
3. Actualiza el Kardex luego de despachada la mercadería.
61
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 21
Comprobante de operaciones por la venta de mercaderías o inventarios.
Cuenta Parcial Debe Haber
Cuentas por cobrar a corto plazo $ xxx.xx
Retenciones xxx.xx
Mercadería o inventarios $ xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando factura de venta al cliente X según factura Y.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Tabla 22
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la CIA.
Código Cuenta Naturaleza
Cuentas por cobrar a corto plazo Deudora
Inventarios Deudora
Retenciones Deudora
Nota: El código se reflejara atendiendo a lo establecido en el Plan de cuentas del país.
Flujograma para la toma de muestra de los inventarios.
Figura 23 Toma de muestra de los inventarios.
Toma de muestra de los inventarios
Gerente Contabilidad. Gerente compras.
Inicio
Imprime listado del inventario a tomar
muestra, reflejando solo el código y los precios.
Recibe el listado, anota las
existencias y devuelve el
mismo a contabilidad.
Recibe el listado del área de compras, coteja las cifras
recibidas contra las recogidas en los controles contables.
Archivo
Fin
62
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente de contabilidad:
1. Envía al gerente de compras los listados de los productos a chequear, este listado solo
cuenta con el código del producto, la descripción completa, los precios e importes,
dejando en blanco la columna de las cantidades.
2. Recibe del gerente de compras los listados de los productos chequeados y procede a
entregar el mismo al auxiliar contable.
3. El auxiliar contable realiza un cotejo de las cantidades según kardex y físico del en
bodega con las cantidades según control de contabilidad.
4. El auxiliar contable comunica al gerente contabilidad los resultados que arrojó el cotejo,
aunque el almacén no tenga diferencias tiene que comunicar la incidencia a su jefe
inmediato.
5. El gerente de contabilidad comunica al gerente de compras los resultados de la muestra
tomada a los inventarios en bodega.
6. El auxiliar contable archiva la muestra por un periodo de 7 años.
Gerente de compras:
1. Recibe del gerente de contabilidad los listados para efectuar la toma de muestra de los
inventarios, una vez recibido el listado tiene hasta 7 días hábiles para realizar esta
operación, de existir demora por causas justificadas, comunicara al gerente contabilidad
la nueva fecha de entrega de los listados.
2. Realizara anotación en los listados de las cantidades según kardex y según conteo físico
de las existencias.
3. Entregará al auxiliar contable los listados ya registrados las cantidades.
63
Flujograma para el proceso de pago de salarios y sueldos a los empleados.
Figura 24 Flujograma para el proceso de pago de salarios y sueldos a los empleados.
Gerente General. Gerente Contabilidad.
Revisa
cálculos
Realiza el cálculo de
las retenciones y
contabiliza los
sueldos
Elabora los
cheques
Revisa y firma los
cheques
Archivo
Fin
Recogen
cheques
Si
No
Inicio
Elabora la
planilla de
sueldos
con todos
sus
descuentos
Pago de salarios y sueldos a los empleados
Gerente General. Capital
Humano.
Empleados. Gerente contabilidad.
64
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente de capital humano:
1. Elabora la plantilla de sueldos para que se realicen los pagos en las fechas establecidas y
acordadas con los empleados.
2. Entrega al gerente de contabilidad la plantilla de sueldos para el cálculo del rol de pago y
las retenciones.
Gerente de contabilidad:
1. Recibe del gerente de capital humano las plantillas de sueldos, revisa los cálculos, así
como los nombres y apellidos de los empleados y su correspondencia con el personal contratado.
En la entrega de la documentación tiene que realizarse mediante acta de entrega – recepción. Si
la documentación esta correcta pues se entrega la misma al auxiliar contable, de tener algún error
se le devuelve al gerente de capital humano.
2. Entrega al auxiliar contable la plantilla de sueldos revisadas para que proceda a realizar el
rol de pago.
3. El auxiliar contable elabora el rol de pago y realiza el cálculo de las retenciones.
4. El auxiliar contable elabora comprobante de operaciones por el resultado del cálculo del
rol de pago.
5. El auxiliar contable entrega el rol de pago calculados al tesorero para que realice los
cheques.
6. El tesorero elabora los cheques y entrega los mismos al gerente general para su firma.
7. El tesorero entrega los cheques firmados a los empleados.
65
Gerente general:
1. Revisa la correspondencia entre los importes de los cheques y el importe del rol de pago
por cada trabajador.
2. Firma los cheques y devuelve los mismos al tesorero para su entrega a los empleados.
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 23
Comprobante de operaciones por el cálculo de las nóminas de los empleados.
Cuentas Parcial Debe Haber
Sueldos y salarios $ xxx.xx
Aportes al IESS xxx.xx
Beneficios sociales a empleados. Decimotercero. xxx.xx
Beneficios sociales a empleados. Decimocuarto. xxx.xx
Beneficios sociales a empleados. Vacaciones. xxx.xx
Fondo de reserva. xxx.xx
Sueldos por pagar $ xxx.xx
IESS por pagar. Aporte personal xxx.xx
IESS por pagar. Aporte patronal xxx.xx
Beneficios sociales a empleados. Decimotercero. xxx.xx
Beneficios sociales a empleados. Decimocuarto. xxx.xx
Beneficios sociales a empleados. Vacaciones. xxx.xx
Fondo de reserva. xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando la acumulación de la nómina de los trabajadores correspondiente a la
quincena XY.
Tabla 24
Comprobante de operaciones por el pago de las nóminas.
Cuenta Parcial Debe Haber
Sueldos por pagar. $ xxx.xx
Banco. $ xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando el pago a los empleados del sueldo correspondiente a la quincena XY.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
66
Tabla 25
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la CIA.
Código Cuenta Naturaleza
Sueldos y salarios Deudora
Aportes al IESS Deudora
Beneficios sociales a empleados. Decimotercero. Deudora
Beneficios sociales a empleados. Decimocuarto. Deudora
Beneficios sociales a empleados. Vacaciones. Deudora
Fondo de reserva Deudora
Sueldos por pagar Acreedora
IESS por pagar. Aporte personal Acreedora
IESS por pagar. Aporte patronal Acreedora
Beneficios sociales a empleados. Decimotercero. Acreedora
Beneficios sociales a empleados. Decimocuarto. Acreedora
Beneficios sociales a empleados. Vacaciones. Acreedora
Fondo de reserva Acreedora
Nota: El código se reflejara atendiendo a lo establecido en el Plan de cuentas del país.
Flujograma para el pago al IESS de los aportes.
Figura 25 Flujograma para el pago al IESS de los aportes.
Gerente Contabilidad. Gerente General.
Inicio
Elabora los cheques para el pago al
IESS de los aportes calculados
Revisa y firma los
cheques.
Paga al IESS los aportes
calculados.
Pago al IESS de los aportes.
Archivo
Fin
67
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente Contabilidad:
1. Orienta al tesorero en la elaboración de los cheques para los aportes al IESS en las fechas
establecidas.
2. El tesorero elabora los cheques y los entrega al gerente general para su firma.
3. Realiza el pago al IESS.
4. Archiva, custodia y protege la documentación relacionada con el pago al IESS por un
periodo de 7 años.
Gerente general:
1. Revisa y firma los cheques.
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 26
Comprobante de operaciones por el aporte al IESS.
Cuenta Parcial Debe Haber
IESS por pagar. Aporte personal $ xxx.xx
IESS por pagar. Aporte patronal xxx.xx
Banco. $ xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando el pago al IESS del aporte del mes XY.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Las cuentas a utilizar ya están registradas en operaciones anteriores.
68
Flujograma para el traslado interno de los activos fijos tangibles.
Figura 26 Flujograma para el traslado interno de los activos fijos tangibles.
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente de las áreas emisoras:
1. Elaboran los modelos de traslado interno de los activos fijos tangibles.
2. El jefe inmediato aprueba el traslado interno de los activos fijos tangibles. En el caso de
no aprobar el traslado, devuelve la documentación al empleado que inicio el trámite.
Traslado interno de los activos fijos tangibles.
Área emisora Área receptora. Gerente Contabilidad.
Inicio.
Actualiza las actas de
responsabilidad del área
emisora y del área
receptora.
Revisa
documentac
ión
No
Solicitud para
trasladar el activo fijo
tangible
Jefe
inmediato
Recibe el activo
fijo tangible.
Si
No
Si
Fin
69
3. Envía la documentación al gerente de contabilidad, la misma se entrega mediante acta de
entrega – recepción de documentos.
4. Una vez aprobado por el gerente económico, procede al traslado del activo fijo tangible,
en este caso el área receptora firma el modelo de traslado en el escaque de recibido.
Gerente contabilidad:
1. Recibe de los gerentes de las áreas emisoras la documentación que avala el traslado
interno de los activos fijos tangibles.
2. Revisa la documentación, de estar correcta pues orienta al auxiliar contable para la
actualización de las actas de responsabilidad de las áreas. De existir errores en la documentación
pues la misma es devuelta al área que la emitió.
3. El auxiliar contable actualiza las actas de responsabilidad y en el transcurso no mayor a
las 72 horas, realiza muestra física del activo fijo tangible en el área receptora.
Gerentes áreas receptoras:
1. Reciben de las áreas emisoras el activo fijo tangible acompañado de copia del modelo de
traslado, firmando el mismo como constancia de recibido.
2. Comunica en un plazo no mayor de 72 horas al gerente contabilidad, la recepción del
activo fijo tangible.
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Estas operaciones no generan comprobantes de operaciones.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Al no existir comprobantes de operaciones, de igual forma no hay cuentas para registrar en el
Plan de Cuentas de la Compañía.
Flujograma para la depreciación de los activos fijos tangibles.
70
Figura 27 Flujograma para la depreciación de los activos fijos tangibles.
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente de las áreas receptoras:
1. Recibe el activo fijo tangible y comunica del mismo al gerente contable.
Gerente contabilidad:
1. Recibe la información de la entrada del activo fijo tangible al área receptora.
2. Comunica al auxiliar contable de la entrada del activo fijo tangible.
3. El auxiliar contable actualiza el sistema contable para comenzar a registrar la
depreciación del activo fijo tangible.
4. El auxiliar contable actualiza el acta de responsabilidad del área con la entrada del nuevo
activo fijo tangible.
5. Realiza el cálculo de la depreciación del activo fijo tangible.
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Depreciación de los activos fijos tangibles.
Área receptora Gerente Contabilidad.
Inicio
Recibe el activo fijo
tangible y comunica a
contabilidad.
Ingresa el activo fijo tangible
al sistema para iniciar el
cálculo de la depreciación.
Se realiza la contabilización
de la depreciación.
Fin
71
Tabla 27
Comprobante de operaciones por la depreciación de activos fijos tangibles.
Cuenta Parcial Debe Haber
Depreciaciones y amortizaciones $ xxx.xx
Depreciación de propiedad, planta y equipos $ xxx.xx
Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando la depreciación de los equipos correspondiente al mes XY.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Tabla 28
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la CIA.
Código Cuenta Naturaleza
Depreciaciones y amortizaciones Deudora
Depreciación de propiedad, planta y equipos Acreedora
Nota: El código se reflejara atendiendo a lo establecido en el Plan de cuentas del país.
72
Flujograma para la extracción del efectivo para el reembolso de los fondos de caja.
Figura 28 Flujograma para la extracción del efectivo para reembolsar los fondos de caja.
Extracción del efectivo para el reembolso de los fondos de caja.
Gerente Contabilidad.
Gerente General.
Inicio
Contabiliza gastos de
caja.
Elabora cheque para
reponer fondo de caja
Decide
Firma cheque
Contabiliza extracción
de dinero del banco.
Archivo
Fin
Si
No
73
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente Contabilidad:
1 Supervisa que el auxiliar contable contabilice las operaciones relacionadas con los pagos
realizados por la caja.
2 El auxiliar contable elabora la documentación para elaborar cheque de reembolso del fondo
a caja.
3 El tesorero elabora el cheque y lo entrega al gerente general acompañado del estado de la
disponibilidad de la cuenta de banco, para su firma.
4 El tesorero extrae el efectivo del banco para depositar en caja.
5 El auxiliar contable contabiliza la extracción del dinero y su depósito en caja.
6 El auxiliar contable archiva, protege y custodia la documentación por un periodo de 7 años.
Gerente general:
1 Revisa el cheque, su saldo; una vez revisada la disponibilidad del efectivo en banco, decide
su firma o no. En caso de no firmar el cheque devuelve la documentación al auxiliar
contable, en caso de firmar devuelve la documentación al tesorero.
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 29
Comprobante de operaciones por la extracción del efectivo para el reembolso del fondo de caja
Cuenta Parcial Debe Haber
Caja $ xxx.xx
Banco $ xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando la extracción del efectivo por el reembolso del monto de caja del mes XY.
74
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Tabla 30
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la CIA.
Código Cuenta Naturaleza
Caja Deudora
Banco Deudora Nota: El código se reflejara atendiendo a lo establecido en el Plan de cuentas del país.
Flujograma para el cobro y depósito a banco de los importes cobrados por la mercadería
vendida.
Figura 29 Flujograma para el cobro y depósito a banco de los importes cobrados por la mercadería vendida.
Inicio.
Contabiliza los
cheques.
Revisa los
cheques.
Ingresa a banco el
cheque.
Archiva
Fin
Cobro y deposito a banco de los importes por la mercadería vendida.
Gerente Venta. Gerente Contabilidad.
Recibe de los clientes los
cheques por las ventas
realizadas o recibe el cheque
por las acciones de cobros
realizadas.
Registra los cheques y rebaja
los saldos de cuentas por
cobrar
Si
No
75
Responsabilidades recogidas en el flujograma.
Gerente ventas:
1 Realiza las gestiones de cobro por la mercadería o inventarios vendidos.
2 Registra los cheques cobrados, rebajando los importes pendientes de cobro a clientes.
3 Registra las retenciones emitidas por los clientes.
4 Fotocopia los cheques cobrados, archivando los mismos como evidencia de la eficiente
gestión de cobro realizada.
5 Entrega al gerente contabilidad el cheque cobrado, con la documentación que haga
referencia al número de factura que se cobra; esta entrega se hará utilizando el acta de
entrega – recepción de documentos.
Gerente contabilidad:
1 Recibe el cheque del gerente de venta con el documento que hace referencia al número de
factura que se cobra y firma en recibido el acta de entrega – recepción de documentos. Si el
cheque en su revisión física está correcto, no teniendo errores en la cuenta de la compañía,
fecha e importe pues se entrega al auxiliar contable, de tener algún error se devuelve al
gerente de ventas.
2 El auxiliar contable recibe el cheque y contabiliza el incremento de la cuenta de banco y
rebaja contablemente las cuentas por cobrar.
3 El auxiliar contable entrega el cheque al tesorero.
4 El tesorero registra el cheque, fotocopia el mismo y procede a depositar el cheque en banco.
5 El tesorero archiva, protege y custodia la documentación relacionada con el cheque por un
periodo de 7 años.
76
Comprobantes a efectuar por las operaciones recogidas en el flujograma.
Tabla 31
Comprobante de operaciones por el cobro de las facturas vendidas.
Cuenta Parcial Debe Haber
Banco $ xxx.xx
Cuentas por cobrar $ xxx.xx Nota: Las $ xxx.xx se refiere a los importes a contabilizar por la operación realizada. Explicación del
comprobante: Contabilizando el cobro de la factura X correspondiente al cliente Y.
Cuentas a registrar en el Plan de Cuentas de la Compañía:
Las cuentas utilizadas en el comprobante ya fueron cargadas al Plan de Cuentas de la
Compañía en comprobantes anteriores.
Resumen de las responsabilidades de los gerentes y empleados con el control interno
Tabla 32
Resumen de las responsabilidades de los gerentes y empleados con el control interno.
Cargo Responsabilidades.
Gerente general. De implantar el manual propuesto y actualizar el mismo según la
periodicidad que se establezca.
Exigir al resto de los gerentes por la aplicación de lo que en este manual
se establece.
Muestrear periódicamente las firmas de los vales en bodega, así como los
vales de caja chica.
Velar por los recursos bajo su protección.
Implementar comprobaciones periódicas, asi como comprobaciones
cruzadas entre las áreas.
Al tener la firma principal en los cheques comprobar la coincidencia entre
el importe del cheque y el importe del documento primario (facturas).
Analiza las solicitudes recibidas para la extracción de bodega de
inventarios y procede a su revisión y aprobación. Las solicitudes no
aprobadas se devuelven al área que la envió, argumentando las causas de
la no aprobación; mientras que las aprobadas las envía al gerente de
compra para que proceda a despachar las mismas.
Gerente de ventas Realiza las gestiones de cobro por la mercadería o inventarios vendidos.
77
Registra los cheques cobrados, rebajando los importes pendientes de cobro
a clientes.
Registra las retenciones emitidas por los clientes.
Fotocopia los cheques cobrados, archivando los mismos como evidencia
de la eficiente gestión de cobro realizada.
Entrega al gerente contabilidad el cheque cobrado, con la documentación
que haga referencia al número de factura que se cobra; esta entrega se hará
utilizando el acta de entrega – recepción de documentos.
Gerente de compras Recibe en bodega los inventarios o mercaderías compradas, acompañada
de su respectiva factura y guía de remisión.
Verifica la coincidencia de lo comprado con lo recibido en bodega, revisa
los cálculos de la factura, la suma de los importes y el total de la factura.
Revisa la calidad de los productos comprados.
Codificar los productos comprados.
Envía a contabilidad en un término no mayor de 24 horas, la factura con el
original de la recepción. La entrega de los documentos se hará por medio
de un acta de entrega – recepción, de manera tal que se pueda exigir
alguna responsabilidad en caso de pérdida o alguna otra eventualidad con
la documentación.
Recibe del gerente general las solicitudes aprobadas mediante su firma.
Envía al área contable los vales de salida del almacén a más tardar 24
horas después de realizada la operación.
Controla el número consecutivo de los vales emitidos por la bodega.
Revisa las existencias según solicitud de contabilidad.
Elabora acta de responsabilidad al bodeguero por los recursos en bodega.
Bodeguero Realiza el despacho al cliente, según las cantidades y surtidos reflejados
en la guía de remisión.
Efectúa el despacho de la mercadería o inventarios, a las áreas que lo
solicitaron y se les aprobaron.
Es responsable por la conservación, protección y custodia de los recursos
en bodega.
Actualiza el Kardex por las entradas y salidas de los productos.
78
Gerente contabilidad Recibe del gerente de compras las facturas y las recepciones de los
productos comprados.
Revisa la coincidencia entre lo comprado y lo facturado, los precios,
importes, sumas, firmas de las facturas por las personas autorizadas, de
tener algún problema en la revisión se devuelve la documentación al
gerente de compras. El acto de recibir y entregar los documentos debe
quedar reflejado en acta de entrega – devolución.
Entrega al auxiliar contable las facturas revisadas para que proceda a
contabilizar la misma.
Recibe del almacén los vales por los inventarios despachados, revisa la
documentación y de estar correctamente confeccionada y una vez
revisados los cálculos procede a entregar la misma al auxiliar contable, en
caso de que la documentación tenga problemas pues devuelve la misma al
gerente de compras.
Recibe del gerente de capital humano las plantillas de sueldos, revisa los
cálculos, así como los nombres y apellidos de los empleados y su
correspondencia con el personal contratado. En la entrega de la
documentación tiene que realizarse mediante acta de entrega – recepción.
Si la documentación esta correcta pues se entrega la misma al auxiliar
contable, de tener algún error se le devuelve al gerente de capital humano.
Entrega al auxiliar contable la plantilla de sueldos revisadas para que
proceda a realizar el rol de pago.
Recibe de los gerentes de las áreas emisoras la documentación que avala
el traslado interno de los activos fijos tangibles.
Revisa la documentación, de estar correcta pues orienta al auxiliar
contable para la actualización de las actas de responsabilidad de las áreas.
De existir errores en la documentación pues la misma es devuelta al área
que la emitió.
Supervisa el trabajo del auxiliar contable y del tesorero.
Recibe el cheque del gerente de venta con el documento que hace
referencia al número de factura que se cobra y firma en recibido el acta de
entrega – recepción de documentos. Si el cheque en su revisión física está
correcto, no teniendo errores en la cuenta de la compañía, fecha e importe
pues se entrega al auxiliar contable, de tener algún error se devuelve al
gerente de ventas.
Auxiliar contable Contabiliza las operaciones de caja, banco, rol de pagos, cuentas por
cobrar y pagar, inventarios, activos fijos tangibles, depreciación, rol de
79
pagos y retenciones.
Mantiene actualizada las actas de responsabilidad de los activos fijos
tangibles de las áreas, realiza chequeos periódicos.
El auxiliar de contabilidad que atiende esta área le solicita a bodega un
stock y verifica que existan las cantidades solicitadas.
Contabilizar los vales, rebajando los inventarios de la bodega y cargando
las cuentas de gastos que correspondan.
Contabilizada la factura y realizada la retención (IVA y Renta), entrega la
misma al tesorero para que proceda a la confección del cheque, en este
caso se procede a la entrega de la documentación mediante acta de entrega
– recepción de documentos.
Si el pedido está completo en su totalidad, se emite una guía de remisión
donde le informa a bodega lo que debe despachar y para quien es el
pedido, a su vez emite la factura, la guía de remisión es enviada junto con
el transportista para que firme el cliente en el recibido y quede constancia
de la entrega del producto, la guía de remisión hace referencia cruzada del
número de la factura y viceversa.
Si el pedido no está completo, pues se devuelve la solicitud y se le
comunica el plazo para tener listo el pedido.
Entrega cheque al tesorero por los cobros de las ventas.
Recibe del gerente general las facturas del cheque emitido, es el encargado
de entregar al proveedor el cheque y el original de la retención,
recogiéndose en este modelo la firma del proveedor.
Archiva, protege y custodia por un periodo de 7 años los documentos que
sirven de soporte a las contabilizaciones.
Tesorero Confecciona cheques y mantiene actualizada la disponibilidad de las
cuentas de banco.
Registra el cheque, fotocopia el mismo y procede a depositar cheque en
banco a más tardar un día hábil siguiente al de recibido.
Recibe factura y elabora el cheque, enviando el mismo al gerente general
para su firma, de conjunto con el cheque envía también la disponibilidad
de la cuenta en banco que permite la emisión del cheque, de igual forma
se emite el comprobante de egreso, donde se firma en el escaque
ELABORADO, el escaque de la persona que emitió el cheque y el
escaque de la persona que autoriza, que es la misma firma autorizada de
80
banco, posteriormente la firma del suministrador.
Velar por que no se emitan cheques en blanco.
Realiza las extracciones del banco por los diferentes conceptos.
Cuando la venta es a crédito, es el encargado de hacer llegar al proveedor,
en un término no mayor de 5 días hábiles el original de la retención.
Entrega a los empleados los cheques por los sueldos y salarios.
Realiza el pago de los impuestos en las fechas establecidas.
Archiva, protege y custodia la documentación relacionada con los cheques
por un periodo de 7 años.
Gerente de capital
humano
Elabora la plantilla de sueldos para que se realicen los pagos en las fechas
establecidas y acordadas con los empleados.
Entrega al gerente de contabilidad la plantilla de sueldos para el cálculo
del rol de pago y las retenciones.
81
Resumen del plan de cuentas de la compañía MAIN – EXCEL S.A.
Tabla 33
Plan de Cuentas.
Código Cuenta Naturaleza
Caja Deudora
Banco Deudora
Cuentas por cobrar a corto plazo Deudora
Inventario Deudora
Depreciaciones y amortizaciones Deudora
Gastos Deudora
Retenciones Deudora
Sueldos y salarios Deudora
Aportes al IESS Deudora
Beneficios sociales a empleados. Decimotercero. Deudora
Beneficios sociales a empleados. Decimocuarto. Deudora
Beneficios sociales a empleados. Vacaciones. Deudora
Fondo de reserva Deudora
Cuenta por pagar Acreedora
Retenciones Acreedora
Sueldos por pagar Acreedora
IESS por pagar. Aporte personal Acreedora
IESS por pagar. Aporte patronal Acreedora
Beneficios sociales a empleados. Decimotercero. Acreedora
Beneficios sociales a empleados. Decimocuarto. Acreedora
Beneficios sociales a empleados. Vacaciones. Acreedora
Fondo de reserva Acreedora
Depreciación de propiedad, planta y equipos Acreedora
82
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
Considerando los resultados obtenidos con la aplicación de las técnicas de la
investigación, aplicando la misma a 12 empleados de la compañía MAIN – EXCEL S.A. y de la
recopilación de información se arriba a la conclusión de la necesidad de proponer el diseño de
manual de control interno administrativo – contable, que mejore sus controles, optimice los
recursos ante posibles fraudes o eventos que afecten sus operaciones o activos y que contribuya a
liquidez de la empresa.
Se realizó un análisis general a la compañía, incluyendo las operaciones de compra,
venta, consumos, pagos a empleados, pagos por caja y pago de los impuestos al IESS, mediante
cuestionarios de control interno y la observación, para conocer la situación y controles internos
actuales de la empresa y el cumplimiento de disposiciones vigentes emitidas por los organismos
rectores y de control.
El sistema de control interno administrativo - contable propuesto, contiene flujogramas,
responsabilidades, comprobantes de operaciones por los hechos económicos, asi como un
resumen de las cuentas que componen el Plan de Cuentas de la compañía, para los siguientes
procesos:
1. Flujograma para el proceso de compra de inventarios.
2. Flujograma para el proceso de consumo de los inventarios.
3. Flujograma para el proceso de venta de las mercaderías.
4. Flujograma para la toma de muestra de los inventarios.
5. Flujograma para el proceso de pago de salarios y sueldos a los empleados.
6. Flujograma para el pago al IESS de los aportes.
83
7. Flujograma para el traslado interno de los activos fijos tangibles.
8. Flujograma para la depreciación de los activos fijos tangibles.
9. Flujograma para la extracción del efectivo para el reembolso de los fondos de caja.
10. Flujograma para el cobro y depósito a banco de los importes cobrados por la mercadería
vendida.
Recomendaciones
1. Se recomienda la aplicación del manual propuesto del sistema de control interno
administrativo – contable que permite una mejor optimización de los recursos,
protegiendo los mismos ante posibles eventos que afecten la gestión contable financiera
de la compañía.
2. Realizar actualizaciones periódicas del sistema propuesto, mediante el diagnóstico del
control interno por lo menos una vez al año, estudiando la situación de la compañía, en
base a los controles internos que se realicen, así como los controles externos que se
ejecuten por los organismos rectores y de control.
3. Generalizar el uso de los flujogramas para el resto de los procesos administrativos,
técnicos y de operación de la compañía.
4. Dar a conocer a los empleados de la compañía de que el uso del sistema de control
interno, mejorará la gestión administrativa – contable, permitiendo el logro de los
objetivos propuestos.
5. Capacitar al resto de las gerencias en temas afines a la contabilidad, con el objetivo de
que la implantación de este manual se efectiva y duradera.
84
Bibliografía
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Apéndice.
Apéndice 1. Cuestionario de encuesta.
1. ¿Existe interés de la alta Dirección por el desarrollo del Sistema de Control Interno?
2. ¿La compañía cuenta con los mecanismos y prácticas que faciliten el ejercicio del
autocontrol?
3. ¿La compañía ha iniciado el proceso de identificación de riesgos a nivel de la compañía?
4. ¿Están claramente definidos los responsables de la administración de los procesos y
procedimientos?
5. ¿Existen mecanismos que garanticen la seguridad de la información?
6. ¿Existen manuales de las funciones, procesos y procedimientos?
7. ¿El Plan de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos económicos y financieros,
corresponde a la última versión publicada?
8. ¿Se tienen debidamente identificados las actividades de los demás procesos, que se
constituyen en insumos del proceso contable?
9. ¿Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas, para la clasificación de las
transacciones, hechos u operaciones realizadas?
10. ¿Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta
con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
11. ¿Los registros contables que se realizan, tienen los respectivos documentos soportes
idóneos?
12. ¿Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos
comprobantes de contabilidad?
13. ¿Se utiliza la información financiera para la toma de decisiones por parte de la directiva de
la compañía?
90
Apéndice 2. Guía de observación
GUIA DE OBSERVACION
Nombre de la empresa
Nombre del observado
Puesto o cargo
Antigüedad en el puesto
Edad del observado
INSTRUCCIONES: Observar si la ejecución de las actividades marcando con una (x) el
cumplimiento de acuerdo con la escala establecida (si, no, tal vez).
OBJETIVO: Observar y evaluar el desempeño realizado por el trabajador dentro de la empresa.
No. Aspecto a evaluar Si No Tal vez Observaciones
1 Llega a tiempo al trabajo
2 Verifica que su área de trabajo esté limpia
y ordenada
3 Cumple con el uniforme requerido
4 Despacha los recursos al cliente una vez
que se le entrega la guía de remisión.
5 Actualiza el kardex inmediatamente
después que el inventario sufre un
movimiento.
6 Remite la información a contabilidad en el
tiempo establecido.
7 Traslada los activos fijos tangibles una vez
que esta operación fue aprobada
8 Demuestra conocimientos de la actividad y
de la responsabilidad que se le ha
concedido.
9 Tiene elaborada acta de responsabilidad
por la custodia de los recursos que tenga
bajo su poder.
10 Los empleados cobran sus sueldos en las
fechas establecidas.
11 Los depósitos a banco se realizan
diariamente.
