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Unidad d idáct ica 4

Publ icac iones en b lanco

Una vez que hemos visto la facilidad con la que podemos crear diversos tipos de publicaciones utilizando las plantillas que Publisher pone a nuestra disposición, vamos a crear una publicación en blanco en la que incorporaremos diferentes elementos de texto, gráficos e imágenes. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Crear elementos de texto y darles formato.

Crear y modificar tablas.

Manejar las herramientas de imagen.

Crear elementos de WordArt y autoformas.

Combinar correspondencia.

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Lección 1

Crear una publ icac ión en b lanco

Partiendo de la pantalla inicial de Microsoft Publisher…

Pulsamos sobre la opción “Publicaciones en blanco” situada en el Panel de tareas y, una vez desplegada la lista de tipos de publicaciones, seleccionamos la que nos interese. Para el ejemplo voy a crear una del tipo “Página completa”.

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Hasta ahora nos hemos limitado a sustituir texto y objetos en las plantillas de las “Publicaciones impresas”. Ahora nos toca empezar desde cero.

Para no empezar desde cero, cero, puedes apoyarte en una serie de “Diseños de publicación” que incorpora “Publisher” y que se muestran en el “Panel de tareas”. Para el ejemplo voy a elegir un diseño “En blanco”. De todas formas podremos aplicar un diseño a nuestra publicación en cualquier momento. Bueno, vamos a ver si, con lo que aprendamos en las siguientes lecciones conseguimos crear un cartel parecido a éste.

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Gran cosa, no es, pero, en él he incluido una serie de cuadros de texto que nos ayudarán a entender conceptos típicos de un tratamiento de textos como sangrías, tabulaciones, numeración con viñetas, etc. Además nos va a permitir utilizar tablas, imágenes, elementos de WordArt, autoformas, etc.

Seguro que piensas “Esto lo puedo hacer en Word”. Tienes toda la razón. La ventaja que tiene utilizar Publisher es la gran cantidad de plantillas y diseños que pone a nuestra disposición. Está claro que lo más normal no es crear una presentación en blanco, partiendo de cero. Lo normal es utilizar las plantillas pero, con lo que te voy a comentar a partir de ahora, no tendrás problema en modificar el contenido de cualquiera de las publicaciones que crees partiendo de la utilización de una plantilla.

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Lección 2

Cuadros de texto

Publisher no es como Word, en el que puedo escribir alegremente. Los “Cuadros de texto” nos permiten incluir elementos de texto en nuestras publicaciones. Para crear un cuadro de texto puedes seleccionar la opción del menú “Insertar, Cuadro de texto” o pulsar el botón que lo representa en la barra de herramientas “Objetos”.

Partiendo de una “Publicación en blanco” pulsa el botón “Cuadro de texto” y haz clic en la posición en la que quieres situarlo dentro de la publicación.

Ahora, escribe el texto…

… modifica el tamaño del cuadro de texto para que quepa y lo pones bonito (pon la letra más grande, cambia la fuente, el color, céntralo). Vamos a crear el siguiente.

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Date cuenta que, los días comienzan más a la derecha que “Programa de viaje” (esto lo arreglaremos variando la posición de la sangría izquierda), los recorridos comienzan todos en la misma posición (utilizaremos una marca de tabulación) y, los “actos”, también comienzan en la misma posición y hay una línea punteada entre éstos y los recorridos (también lo solucionaremos con una marca de tabulación). De momento limítate a escribir el texto. Únicamente habrás de pulsar la tecla “Tabulador” después de los días y de los recorridos. Si no has hecho nunca esto, no te preocupes por la apariencia inicial, ya verás cómo cambia después.

Esos símbolos raros que aparecen indican teclas que hemos pulsado a medida que íbamos escribiendo el texto. Puede activarse o desactivarse su visualización pulsando el botón “Caracteres especiales” de la barra de herramientas “Estándar”.

La “flecha” indica que, en esa posición, se ha pulsado la tecla “Tabulador”. El símbolo raro que parece (no sé que parece) indica que, en esa posición, se ha pulsado la tecla “Enter”. El punto indica que, en esa posición, se ha pulsado la “Barra espaciadora”.

Una vez escrito, selecciona todo excepto “Programa de viaje”. Vamos a variar la posición de la sangría izquierda y a colocar las marcas de tabulación que nos ayudarán a organizar correctamente el texto.

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Sangrías Las sangrías nos permiten determinar la posición de comienzo de las líneas de los párrafos, pudiendo diferenciar entre la primera y el resto.

Existen tres tipos de sangría.

Sangría de primera línea: Determina la posición de comienzo de la primera línea de párrafo.

Ejemplo:

Seleccionamos el o los párrafos del documento en los que queremos establecer la sangría y trasladamos el triángulo invertido de la parte superior hasta la posición en la que queremos que comience dicha línea.

Sangría francesa: Determina la posición de comienzo de todas las líneas del párrafo excepto la primera.

Ejemplo:

Seleccionamos el o los párrafos del documento en los que queremos establecer la sangría y trasladamos el triángulo inferior hasta la posición en la que queremos que comiencen todas las líneas del párrafo excepto la primera.

Sangría (izquierda y derecha): Determinan la posición de comienzo y final de las líneas de los párrafos. Si recuerdas, los márgenes hacen lo mismo (pero para todo el documento). En el caso de las sangrías, afectarán únicamente a la zona de texto seleccionada.

Ejemplo:

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Seleccionamos el o los párrafos del documento en los que queremos establecer la sangría y trasladamos el cuadrado inferior de la parte izquierda hasta la posición en la que queremos que comiencen todas las líneas del párrafo y el triángulo de la parte derecha hasta la posición en la que queremos que finalicen las líneas del párrafo.

En nuestro caso sólo tenemos que trasladar el símbolo que representa la sangría izquierda medio centímetro (por ejemplo).

Tabulaciones

Definimos las tabulaciones como posiciones medidas para alinear texto dentro de una línea en un documento.

Para el ejemplo que estamos realizando colocaremos una marca de tabulación a los 2 cm. y otra a los 8 cm. Por lo tanto, haz un clic a los 2 cm. en la regla y otro a los 8 cm.

La apariencia de la regla será ésta.

Para mostrar opciones de las marcas de tabulación (distancias, alineación, relleno,…) puedes hacer doble clic en cualquiera de las que has situado en la regla o seleccionar la opción del menú “Formato, Tabulaciones”.

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Hemos acudido aquí para indicar que el espacio de tabulación de los 8 cm. quede relleno con una línea punteada. Así que selecciona esa distancia en el cuadro “Posiciones de tabulación” y activa la opción “Punto…”. Pulsa el botón “Aceptar” y…

Otro ejemplo de utilización de marcas de tabulación podría ser éste.

Vamos a situar tres marcas de tabulación: una a los 2 cm. con alineación izquierda, otra a los 7,5 cm con alineación central. y otra a los 13 cm. con alineación derecha.

De momento haz un clic en cada una de esas posiciones dentro de la regla.

Para establecer las alineaciones seleccionamos la opción del menú “Formato, Tabulaciones”.

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Seleccionamos la posición, establecemos la alineación y pulsamos el botón “Establecer”. Una vez que hayamos establecido las alineaciones, pulsamos el botón “Aceptar”.

Una vez establecidas las marcas de tabulación, procedemos a escribir el texto. Se trata de pulsar la tecla “Tabulador” para “saltar” a cada una de las marcas establecidas.

Tecla "Tabulador"

Pulsa la tecla “Tabulador” y escribe “País”, pulsa de nuevo la tecla “Tabulador” y escribe “Capital”, pulsa otra vez la tecla “Tabulador” y escribe “Producción”. Pulsa ahora la tecla “Enter” y continúa con la siguiente línea.

Crea también el siguiente cuadro de texto.

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Listas con viñetas

Consiste en la aparición de un símbolo a la izquierda de una serie de párrafos. En nuestro caso…

Crea el cuadro de texto, escribe el texto y selecciona los tres párrafos que llevan la marca a la izquierda.

Acude a la opción del menú “Formato, Numeración y viñetas”.

Pulsa el botón “Carácter” y localiza la viñeta que más te guste. La opción “Sangría de lista” se refiere a la distancia que habrá desde el símbolo al texto.

Inserta los cuadros de texto que faltan para ir completando el cartel.

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Formato de cuadro de texto

Para acceder a las opciones que nos permitan personalizar un cuadro de texto puedes hacer doble clic en cualquiera de sus bordes o pulsar el botón derecho del ratón sobre ellos y seleccionar la opción “Formato de cuadro de texto”.

En el apartado “Colores y líneas” nos encontramos con la posibilidad de establecer un color para el interior del cuadro y color, estilo y grosor para sus bordes.

Para indicar qué bordes se van a mostrar, con las propiedades elegidas, deberás pulsar los botones correspondientes que se encuentran alrededor del panel “Vista previa”.

En el apartado “Tamaño” podrás establecer la anchura, altura y el radio de giro del cuadro de texto.

En “Diseño” indicaremos su posición en la página y el ajuste del texto y objetos que puedan encontrarse alrededor.

En la ficha “Cuadro de texto” estableceremos la alineación vertical del texto contenido en el cuadro (por defecto es superior) y la distancia desde los bordes del cuadro al texto (márgenes).

Modifica las propiedades de los cuadros de texto del cartel para que queden como en el ejemplo o, mucho mejor, a tu gusto.

Alineación de objetos

Para que varios objetos queden alineados por izquierda o derecha o por arriba o por abajo realizaremos los siguientes pasos:

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1. Seleccionamos los objetos que vamos a alinear. Para ello seleccionaremos el primero, pulsaremos la tecla “Mayús.” y, con ella pulsada, seleccionaremos el resto.

2. Seleccionamos la opción del menú “Organizar, Alinear o distribuir”…

3. Elegimos el tipo de alineación que nos interese.

Si quieres que la alineación de los objetos seleccionados tome como referencia los márgenes del documento, previamente a la elección de la alineación deberás activar la opción “Con relación a guías de márgenes”.

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Lección 3

Tablas

La creación de tablas nos permite distribuir texto y objetos de una forma sencilla. En el ejemplo que estamos creando tuvimos la necesidad de establecer una serie de marcas de tabulación para organizar correctamente un texto…

Pues bien, vamos a estructurar ese mismo texto pero utilizando una tabla…

Para crear una tabla puedes pulsar el botón que la representa en la barra de herramientas “Objetos” o seleccionar la opción del menú “Tabla, Insertar, Tabla”.

Aparece un cuadro de diálogo en el que determinaremos el nº de filas y columnas y el aspecto que tendrá.

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De momento no vamos a utilizar ningún formato predefinido. Indica el nº de filas y columnas y pulsa el botón “Aceptar”.

Escribe el texto…

Ahora, vamos a cambiar su aspecto. Para modificar la anchura de una columna sitúate en la vertical de separación entre dos columnas, pulsa el botón izquierdo del ratón y arrastra hacia derecha o izquierda hasta que consigas la anchura deseada. Al cambiar el tamaño de las columnas nos encontramos con que “Programa de viaje” no cabe.

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Para solucionar el problema vamos a unir dos celdas. Selecciona la celda de “Programa de viaje” y las de su derecha (no tienes más que hacer clic en la primera y arrastrar hasta la última). Una vez seleccionadas, acude a la opción del menú “Tabla, Combinar celdas”.

Vamos a colorear los bordes y a sombrear la primera fila. Selecciona toda la tabla (puedes acudir a la opción del menú “Tabla, Seleccionar, Tabla”) y, de nuevo en el menú, pulsa sobre la opción “Formato, Tabla”.

Pulsa todos los botones (excepto el de la esquina) que hay alrededor del panel de “Vista previa” y elige un color y un grosor para los bordes. Pulsa el botón “Aceptar”. Ahora selecciona la primera fila y vuelve a mostrar las opciones de “Formato, Tabla”. En el apartado “Relleno” selecciona un color. Si quieres que haya más espacio entre los bordes y los textos y que los contenidos de las celdas queden centrados verticalmente, accede a las opciones de formato de tabla y…

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Cambia la alineación vertical y los márgenes izquierdo y derecho. La apariencia de la tabla puede ser esta:

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Lección 4

Imágenes y autoformas

Inserción de imágenes Guarda estas imágenes en tu ordenador para utilizarlas en el ejemplo.

Para insertar una imagen en tu publicación puedes pulsar el botón “Marco de imagen” de la barra de herramientas “Objetos”.

De momento vamos a utilizar las imágenes que has guardado. Por ello seleccionaremos la opción “Imagen a partir de archivo”. Haz un clic en la posición en la que quieres que se muestre dentro de la publicación. Localiza la imagen que has guardado, la seleccionas y pulsas el botón “Insertar”.

Sitúalas a los lados del rótulo superior y giras la de la izquierda utilizando el “circulillo verde” que aparece cuando está seleccionada una imagen. Inserta la otra imagen en su posición.

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Puedes variar el aspecto de la imagen si accedes a sus propiedades, bien haciendo do a la opción del menú “Formato, Imagen” o pulsando el botón “Formato de imagen” de la barra de herramientas “Imagen”.

Además de las opciones que ya conoces por otros objetos, en la ficha “Imagen” puedes variar el color de la imagen seleccionada. Si pulsas el botón “Cambiar color”…

Vamos a ver más opciones insertando la imagen que servirá como “fondo” de nuestro cartel. En este caso se trata de una de las imágenes que incluye Office en su “galería”. Pulsa el botón “Marco de imagen” de la barra de herramientas “Imagen” y selecciona la opción “Imágenes prediseñadas”.

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Escribe un dato como referencia para la imagen que quieres localizar, pulsa el botón “Buscar” y, cuando la encuentres, haz un clic en ella.

Queremos aumentar el grado de transparencia de la imagen, por lo tanto, con ella seleccionada, pulsa el botón “Color” de la barra de herramientas “Imagen”.

Selecciona la opción “Marca de agua”.

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Aumenta el tamaño de la imagen para que quede como en el ejemplo del cartel. Si te das cuenta, la imagen queda sobre los cuadros de texto. Para que quede por debajo pulsa el botón derecho del ratón sobre la imagen y selecciona “Ordenar, Enviar al fondo”.

Autoformas

Son objetos que podemos trazar (líneas, elipses, rectángulos, formas,…).

Para el ejemplo vamos a trazar un rectángulo que rodee todo el documento. Pulsa sobre el botón “Rectángulo” de la barra de herramientas “Objetos” y trázalo alrededor del documento.

Muestra sus propiedades y le das otro aspecto (con bordes decorativos y todo).

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Pulsa el botón “Bordes decorativos”.

Vamos con otro tipo de autoforma…

Pulsa el botón “Autoformas” de la barra de herramientas “Imagen”.

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Selecciona “Cintas y estrellas” y pulsa sobre la segunda imagen de la galería. Ahora trázala en sobre la publicación.

Para escribir texto pulsa el botón derecho del ratón sobre la autoforma y selecciona la opción “Agregar texto”. Una vez escrito, muestra las propiedades de la autoforma (“Formato, Autoforma”) y la coloreas a tu gusto. WordArt Vamos a utilizar otra de las herramientas que incluyen los programas de Office, WordArt. Esta herramienta nos permite crear rótulos con una apariencia infinitamente mejor a la de un texto normal. Para el ejemplo vamos a crear estos rótulos…

Comencemos con el “Costa de la Luz”. Pulsa el botón “Insertar WordArt” de la barra de herramientas “Objetos”.

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Selecciona el modelo que más te guste de la galería (después se puede cambiar) y pulsa el botón “Aceptar”.

Escribe el texto que quieras y pulsa el botón “Aceptar”. El resultado será, más o menos este (dependerá del modelo que hayas elegido).

Pulsando en los “manipuladores” que se muestran en las esquinas y en el centro de los lados, podrás modificar su tamaño.

Para cualquier otro tipo de modificación, observarás que, al tener seleccionado el objeto, se muestra una barra de herramientas. Pues bien, si quieres variar la forma del objeto creado pulsa el botón “Forma de WordArt” de la barra de herramientas “WordArt”

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Desde esta barra podrás insertar nuevos objetos de WordArt, cambiar el texto del objeto seleccionado, cambiar su diseño, variar su combinación de colores, su forma, el espacio entre las letras,…

Crea los otros dos objetos y los colocas en el cartel.

Lección 5

Combinar correspondencia

Si eres usuario del tratamiento de texto “Microsoft Word” puede que hayas utilizado la herramienta que vamos a comentar a continuación. Se trata de enviar un mismo documento a una serie de destinatarios variando una serie de datos.

Partiremos de un documento principal (etiquetas, sobres, catálogos,…) y de un archivo de datos (tabla en la que se encontrarán los datos de los destinatarios del documento principal). Una vez tengamos ambos documentos, procederemos a su combinación.

Comencemos…

Para el ejemplo, como documento principal, vamos a crear una etiqueta postal. Aunque el contenido de esta unidad trata de “Creación de publicaciones en blanco”, vamos a utilizar una plantilla de creación de etiquetas. Yo he elegido ésta:

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Una vez tenemos el “Documento principal” vamos a utilizar un asistente que nos irá guiando paso a paso en este proceso. Selecciona la opción del menú “Herramientas, Combinación de catálogos y correspondencia, Asistente de combinación de catálogos y correspondencia”.

En el “Panel de tareas” se nos irán indicando los pasos a seguir…

Con la opción “Combinar correspondencia” marcada, pulsa sobre el enlace “Seleccione un origen de datos”

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De momento no tenemos las direcciones de los destinatarios de nuestras etiquetas, por lo tanto, marcaremos la opción “Escribir una lista nueva” y pulsaremos el botón “Crear”.

Date cuenta de la cantidad de información de cada uno de los destinatarios que puedo rellenar. Podemos elegir los datos que nos interesan y desechar el resto. Para ello pulsa el botón “Personalizar”…

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Desde este cuadro de diálogo puedo seleccionar los datos que me interesan, eliminar los que no y agregar nuevos. Como se trata de etiquetas postales, me he quedado únicamente con la información que necesitaré. Pulsamos el botón “Aceptar” y…

Rellena cinco fichas para el ejemplo. Una vez has rellenado una, pulsa el botón “Nueva entrada” para rellenar la siguiente y, al final, pulsa el botón “Cerrar”.

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Se nos pide que guardemos la lista de destinatarios que acabamos de crear. Ponle nombre y, yo la guardaría dónde indica, en la carpeta “Mis archivos de origen de datos”. De todas formas, la puedes guardar en cualquier otra ubicación.

Cuando le hayas dado un nombre y elegido la ubicación, pulsa el botón “Guardar”.

Se muestra la tabla creada. Si consideras que está todo correcto, pulsa el botón “Aceptar”. Si tienes que realizar algún cambio, pulsa el botón “Modificar”.

A continuación vamos a insertar los datos en las posiciones adecuadas dentro del documento principal…

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Pulsa sobre el enlace “Crear una publicación”…

Haz un clic en el cuadro de texto de la etiqueta y, para situar los campos en ella, haz doble clic, de momento, en el campo “Nombre”…

Ve situando el cursor en las posiciones en las que quieres que se muestren los datos y haciendo doble clic en los campos que ocuparán dichas posiciones. Al final debe quedar así…

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Ya tenemos preparado el documento principal. Para combinarlo con el archivo de datos pulsa sobre el enlace “Vista previa de las publicaciones”.

Aparecerá la primera etiqueta con los datos del primero de los destinatarios. Para ver el resto puedes pulsar los botones “Anterior” y “Siguiente” que se muestran en el Panel de tareas.

Una vez has comprobado que la combinación de datos es correcta, pulsa sobre el enlace “Complete la combinación”.

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El objeto de esta combinación será el de imprimir las etiquetas generadas para utilizarlas en los documentos que enviemos a los destinatarios. Por lo tanto puedes imprimirlas desde aquí o guardar, de momento, el documento combinado para imprimirlo posteriormente.

Si eliges la posibilidad de “Imprimir”.

Se muestra el cuadro de diálogo de impresión y, en él, una serie de opciones que puedes variar como: nº de registros a imprimir, determinar el tamaño de las etiquetas,…

Si eliges la opción “Crear una nueva publicación”, genera un nuevo documento con tantas páginas como registros han sido combinados…

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Una vez creada la publicación, si te interesa guardarla, la guardas pero, teniendo guardado el documento principal (la etiqueta) y el archivo de datos, en cualquier momento podrás combinarlos de nuevo ya que, al abrirlo, se nos hará la siguiente pregunta:

Si pulsamos “Sí” tendremos listo el documento para ser combinado de nuevo.

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Lección 6

Columnas de texto

Al igual que en un tratamiento de textos, el contenido (en este caso de los cuadros de texto) lo podemos organizar en columnas de estilo periodístico. Puedes pensar que, creando una tabla, el problema está solucionado pero, si se trata de un texto continuo ya tenemos que estar calculando para que queden iguales de altura y esas cosas.

Bueno, al grano, vamos a ver cómo, una vez hemos introducido un texto, lo podemos organizar en varias columnas.

Creamos un cuadro de texto y, en su interior, escribimos lo siguiente…

Una vez escrito pulsamos el botón “Columnas” de la barra de herramientas “Estándar” y seleccionamos el nº de columnas en las que queremos distribuir el texto del cuadro.

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El cuadro de texto quedará así…

Puedes modificar la altura del cuadro para que el texto quede mejor ajustado.

En el caso de que tuvieras que modificar el nº de columnas no tienes más que seguir los pasos anteriores.

Además del botón “Columnas” que hemos utilizado, puedes acceder al “Formato de cuadro de texto”, situarte en la ficha “Cuadro de texto” y pulsar el botón “Columnas”…

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Desde aquí, además de establecer el nº de columnas, puedes determinar el espacio que habrá entre ellas.

Ya que tenemos un texto escrito y que, pienso, quedará bien, vamos a aplicar a la primera letra del texto un formato de “Letra capital”. Es muy sencillo, sitúate en cualquier posición dentro del primer párrafo del cuadro de texto y pulsa sobre la opción del menú “Formato, Letra capital”…

En la ficha “Letra capital” se muestran algunos ejemplos. Si quieres elegir una serie de opciones pulsa sobre la solapa “Letra capital personalizada”…

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Elige la posición, el nº de líneas que ocupará,… Una vez modificadas las opciones a tu gusto, pulsa el botón “Aceptar”.