Unidad N5. Auditora internaActividad: Evaluacin de un proceso
del Sistema de Gestin de CalidadNombre del Aprendiz:
Ciudad y Fecha
Luego de implementar la documentacin, se hace necesario
verificar el estado de conformidad con respecto a los requisitos de
la Norma ISO 9001:2008, para lo cual como Gestores de Calidad, es
indispensable una auditora al proceso seleccionado en la actividad
de la unidad N3 (Documentacin de procesos). Por consiguiente cada
Aprendiz de manera individual o grupal debe solucionar los
siguientes cuatro puntos, considerando el 6.2.2 de la ISO
9001:2008, la norma internacional ISO 19011 y el material de
estudio: 1) Diseen y definan la lista de chequeo, formulando las
posibles preguntas que se realizarn durante la auditora interna del
proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N3
(Documentacin de procesos).
LISTA DE CHEQUEO NTC ISO 9001:2008
C: ConformeNC: No conformidadOB: ObservacinF: Fortaleza
4. Sistema de Gestin de la Calidad
4.1 Requisitos GeneralesC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran identificados los procesos del sistema?
Se identifican y controlan los procesos subcontratados
externamente?
4.2 Requisitos de la documentacin
4.2.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un documento de poltica de calidad?
Existe un documento de objetivos de calidad?
Existe un manual de calidad?
Existen procedimientos documentados exigidos por la norma y
necesarios para el desarrollo del sistema?
4.2.2 Manual de CalidadC NCOBFEvidencia/Observacin
El manual incluye el alcance del sistema de gestin de la
calidad?
El manual incluye las exclusiones del apartado 7 y su
justificacin?
El manual incluye o cita a todos los procedimientos
documentados?
El manual de calidad incluye la interaccin de los procesos?
4.2.3 Control de los documentosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un procedimiento documentado para el control de
documentos?
Existe una metodologa documentada adecuada para la aprobacin de
documentos?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de
aprobacin?
Existe una metodologa documentada adecuada para la revisin y
actualizacin de documentos?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de revisin
y actualizacin?
Existe una metodologa documentada adecuada para la identificacin
de los cambios de los documentos y el estado de la versin
vigente?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de
identificacin de cambios y estado de revisin?
Existe una metodologa documentada adecuada para la distribucin
de los documentos que los haga disponibles en los puestos de
trabajo?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de
distribucin de documentos?
Los documentos son legibles e identificables?
Se han identificado documentos de origen externo y se controlan
y distribuyen adecuadamente?
Existe una metodologa adecuada para evitar el uso de documentos
obsoletos?
Los documentos obsoletos han sido tratados segn la metodologa
definida?
Los listados de documentos existentes se encuentran
correctamente actualizados?
4.2.3 Control de los registrosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un procedimiento documentado para el control de los
registros?
Existe una metodologa para la identificacin, almacenamiento,
proteccin, recuperacin y disposicin de los registros?
Los registros revisados cumplen con esta metodologa?
El procedimiento describe la conservacin y proteccin de
registros en formato digital?
Se realizan copias de seguridad de los registros
informticos?
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la direccinC NCOBFEvidencia/Observacin
La alta direccin comunica a la organizacin la importancia de
satisfacer los requisitos de los clientes y los requisitos
legales?
La alta direccin establece la poltica de la calidad?
Asegura el establecimiento de objetivos de la calidad?
La alta direccin realiza las revisiones por la direccin?
Asegura la disponibilidad de recursos?
5.2 Enfoque al clienteC NCOBFEvidencia/Observacin
Se est realizando la determinacin de los requisitos del cliente?
Ver apartado 7.2.1
Se est analizando la satisfaccin del cliente? Ver apartado
8.2.1
5.3 Poltica de calidadC NCOBFEvidencia/Observacin
La poltica de la calidad es coherente con la realidad de la
organizacin?
Incluye un compromiso de mejora continua y de cumplir con los
requisitos?
Los objetivos de la calidad estn de acuerdo a las directrices de
la poltica?
La comunicacin de la poltica es adecuada y se evidencia que es
entendida por el personal de la organizacin?
Se encuentra documentada la metodologa para la revisin de la
poltica y se evidencia esta revisin?
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de la calidadC NCOBFEvidencia/Observacin
Los objetivos de la calidad estn de acuerdo a las directrices de
la poltica?
Los objetivos se han fijado en funciones y niveles adecuados que
ofrezcan mejora continua de la organizacin?
Los objetivos son medibles y estn asociados a un indicador?
Los objetivos se encuentran desarrollados en planes de
actividades para su cumplimiento?
Se encuentran definidos los recursos, las fechas previstas y
responsabilidades para las actividades del plan de objetivos?
Los objetivos evidencian mejora continua respecto a valores de
periodos anteriores?
Las actividades de los objetivos y el seguimiento de los mismos
se estn realizando segn lo planificado?
5.4.2 Planificacin del SGCC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran planificados los procesos del sistema de gestin de
la calidad?
Se encuentran planificados los objetivos del sistema de gestin
de la calidad?
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.5.1 Responsabilidad y autoridadC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definidos los cargos o funciones de la organizacin
en organigrama y fichas de puesto?
Se encuentran documentadas lasresponsabilidades de cada puesto
de trabajo referidas al sistema de gestin de la calidad?
Se encuentran comunicadas lasresponsabilidades a cada uno de los
empleados de la organizacin?
5.5.2 Representante de la direccinC
NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra documentada la asignacin de representante de la
direccin a algn cargo o puesto de la organizacin?
En las responsabilidades del representante de la direccin se
incluye el aseguramiento delestablecimiento, implementacin y
mantenimiento de los procesos del sistema?
En las responsabilidades del puesto de trabajo de representante
de la direccin se incluye la deinformar a la alta direccin sobre el
desempeo del sistema y de las necesidades de mejora?
Dentro de las responsabilidades del puesto de trabajo de
representante de la direccin se incluye la de asegurarse de la
promocin de la toma de conciencia de los requisitos del
cliente?
Existen evidencias documentadas del cumplimiento de las
responsabilidades?
5.5.3 Comunicacin internaC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra evidencia de procesos de comunicacin eficaces para
el correcto desempeo de los procesos?
5.6 Revisin por la direccin
5.6.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definida la frecuencia de realizacin de las
revisiones del sistema por la direccin?
Se incluye en el registro de informe de revisin el anlisis de
oportunidades de mejora, la necesidad de cambios en el sistema y el
anlisis de la poltica y los objetivos de la calidad?
Se identifican y mantienen los registros de la revisin por la
direccin?
5.6.2 Informacin de entrada para la revisinC
NCOBFEvidencia/Observacin
El informe de revisin contiene los resultados de las auditoras
internas?
El informe de revisin contiene los resultados de satisfaccin del
cliente y sus reclamaciones?
El informe de revisin contiene el anlisis de indicadores de
desempeo de cada uno de los procesos?
El informe de revisin contiene el estado de las acciones
correctivas y preventivas?
El informe de revisin contiene el anlisis de las acciones
resultantes de revisiones anteriores?
El informe de revisin contiene la necesidad de cambios que
afecten al sistema de gestin de la calidad?
El informe de revisin contiene lasrecomendaciones para la
mejora?
5.6.3 Resultados de la revisinC NCOBFEvidencia/Observacin
El informe de revisin contiene las decisiones y acciones
relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema de gestin de
la calidad?
El informe de revisin contiene las decisiones y acciones
relacionadas con la mejora del producto?
El informe de revisin define los recursos necesarios para el
desarrollo de estas acciones?
6. Gestin de los recursos
6.1 Provisin de recursosC NCOBFEvidencia/Observacin
Dispone la organizacin de los recursos necesarios para mantener
el sistema de gestin de la calidad y aumentar la satisfaccin de los
clientes?
6.2 Recursos humanos
6.2.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Es el personal competente para la realizacin de sus
trabajos?
6.2.2 Competencia, formacin y toma de concienciaC
NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra definida la competencia necesaria para cada puesto
de trabajo teniendo en cuenta la educacin, formacin, habilidades y
experiencia apropiadas?
Existe un plan de formacin o de logro de competencias?
Existe una metodologa definida para la evaluacin de la eficacia
de las acciones formativas emprendidas?
6.3 InfraestructuraC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra identificada la infraestructura necesaria y
existente para la realizacin de los procesos?
Existen planes o rutinas de mantenimiento preventivo para cada
uno de los equipos?
Existen registros de las acciones demantenimiento correctivo y
preventivo realizadas?
Existe una metodologa definida para la realizacin de estas
tareas de mantenimiento?
6.4 Ambiente de trabajoC NCOBFEvidencia/Observacin
Si existen condiciones especficas de trabajo, Se encuentran
definidas tales condiciones?
Existe evidencias del mantenimiento de estas condiciones
especficas de trabajo?
7. Realizacin del producto
7.1 Planificacin de la realizacin del productoC
NCOBFEvidencia/Observacin
Dispone la organizacin de una planificacin de procesos de
produccin teniendo en cuenta los requisitos del cliente?
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el
productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran documentados los requisitos del cliente,
incluyendo condiciones de entrega y posteriores?
Se han definido requisitos no especificados por el cliente pero
propios del producto o servicio?
Se han definido los requisitos legales o reglamentarios del
producto?
Existe una metodologa definida para la determinacin de estos
requisitos?
Se cumple con los requisitos especficos de la metodologa?
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el productoC
NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra descrita la metodologa, momento y responsabilidades
para la revisin de los requisitos del cliente?
Se cumple con los requisitos especficos de la metodologa?
Existe evidencia de la revisin de los requisitos?
Existe una metodologa definida para el tratamiento de
modificaciones de ofertas y contratos?
7.2.3 Revisin de los requisitos relacionados con el productoC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe metodologa eficaz para la comunicacin con el cliente?
Se registran los resultados de satisfaccin del cliente y sus
quejas?
7.3 Diseo y Desarrollo
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrolloC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una planificacin para cada uno de los diseos o
desarrollos?
La planificacin incluye etapas del diseo, verificacin y
validacin?
Estn definidos los criterios de revisin de cada una de las
etapas del diseo?
Estn definidas las responsabilidades para el diseo y
desarrollo?
7.3.2 Elementos de entrada para el diseoC
NCOBFEvidencia/Observacin
Para todos los diseos se han definido los elementos de entrada?
(requisitos funcionales, legales, diseos similares, etc)
Existe registro asociado a esta identificacin?
7.3.3 Resultados de diseo y desarrolloC
NCOBFEvidencia/Observacin
Los resultado del diseo y desarrollo cumplen con los elementos
de entrada?
Proporcionan informacin para la compra y produccin?
Incluyen pautas de fabricacin e inspeccin?
7.3.4 Revisin del diseo y desarrolloC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existen registros de las revisiones realizadas a cada una de las
etapas del diseo?
Existen criterios de aceptacin para cada etapa?
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrolloC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe registro de la verificacin de los resultados del diseo y
desarrollo?
Los criterios de aceptacin para la verificacin estn de acuerdo a
los elementos de entrada del diseo?
7.3.6 Validacin del diseo y desarrolloC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe registro de la validacin del producto diseado?
Los criterios de aceptacin para la validacin estn de acuerdo a
los elementos de entrada del diseo?
7.3.7 Control a los cambios del diseo y desarrolloC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe registro de los cambios realizados en el diseo de los
productos?
Estos cambios estn sometidos a verificacin y validacin?
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de comprasC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definidos por escrito los productos y los
requisitos solicitados a los proveedores?
Existe una seleccin de proveedores y se encuentran definidos los
criterios de seleccin?
Existe una evaluacin de proveedores y sus criterios de
evaluacin?
Existen registros de las evidencias de cumplimiento de los
criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin?
7.4.2 Informacin de las comprasC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una metodologa adecuada para la realizacin de los pedidos
de compra?
Los pedidos de compra contienen informacin sobre todos los
requisitos deseados?
Se cumple la metodologa definida para los requisitos de
compra?
7.4.3 Verificacin de los productos compradosC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe definida una metodologa adecuada para inspeccin de los
productos comprados?
Estn definidas las responsabilidades para la inspeccin de los
productos comprados?
Existen registros de las inspecciones conformes a la metodologa
definida?
7.5 Productos y prestacin del servicio
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicioC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una metodologa adecuada definida para la produccin o
prestacin del servicio?
Existen registros cumplimentados conforme a lo definida en la
metodologa de produccin?
Si existen instrucciones de trabajo Se encuentran disponibles en
los puestos de uso y estn actualizadas?
Se realizan las inspecciones adecuadas durante el proceso de
produccin y prestacin del servicio?
Se utilizan los medios y los equipos adecuados?
El personal es competente para la realizacin de los
trabajos?
7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la
prestacin del servicioC NCOBFEvidencia/Observacin
Si existen procesos para validar, se han definido los requisitos
para esta validacin?
Existen registros de la validacin de los procesos?
7.5.3 Identificacin y trazabilidadC
NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra identificado el producto a lo largo de todo el
proceso productivo?
Si es necesaria la trazabilidad del producto, Se evidencia la
misma?
7.5.4 Propiedad del clienteC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una metodologa adecuada definida para la comunicacin de
los daos ocurridos en los productos del cliente?
Existen registros de estas comunicaciones?
Si es de aplicacin, se cumple la ley de proteccin de datos con
los datos de los clientes?
7.5.5 Preservacin del productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe definida una metodologa adecuada para la preservacin del
producto?
Se evidencia el correcto cumplimiento de esta metodologa?
Si fuese necesario, Est definido el embalaje del producto?
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicinC
NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran identificados todos los equipos de seguimiento y
de medicin?
Existen definidas unas rutinas adecuadas de verificacin o
calibracin de los mismos?
Existen registros de las verificaciones o calibraciones
realizadas?
Los equipos se encuentran correctamente identificados con su
estado de verificacin o calibracin?
Estn definidas las pautas de actuacin cuando se observe que las
mediciones han sido errneas?
Se confirma la capacidad de los programas informticos cuando
participen en actividades de seguimiento y medicin?
8 Medicin, Anlisis y mejora
8.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Existen definidos procesos para realizar el seguimiento,
medicin, anlisis y mejora?
Se estn empleando tcnicas estadsticas?
8.2 Seguimiento y Medicin
8.2.1 Satisfaccin al clienteC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe definida una metodologa adecuada para el anlisis de la
satisfaccin del cliente?
Existen registros conformes a la metodologa definida?
Se emprenden acciones a partir del anlisis de satisfaccin?
8.2.2 Auditoria InternaC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra definida la frecuencia y planificacin de las
auditoras?
La auditora interna comprende todos los procesos del sistema de
gestin de la calidad y la norma ISO 9001?
Son objetivos e imparciales los auditores internos?
Se encuentran definidos y se cumplen los requisitos que deben
cumplir los auditores internos para la realizacin de las auditoras
internas?
Existe un procedimiento documentado para las auditoras
internas?
Existen registros de las auditoras internas?
El responsable de rea toma las decisiones sobre las correcciones
a realizar despus de la auditora?
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesosC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del
sistema de gestin de la calidad?
Est definida la responsabilidad y la frecuencia para la
realizacin del seguimiento de los indicadores?
Se emprenden acciones a partir del anlisis de indicadores?
8.2.4 Seguimiento y medicin del productoC
NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definidas las pautas de inspeccin final del
producto?
Existen registros de estas inspecciones finales?
8.3 Control del producto no conformeC
NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un procedimiento documentado para el control del producto
no conforme y el tratamiento de las no conformidades?
Existen registros conformes a la metodologa definida?
Se toman acciones para la solucin de las no conformidades?
El producto no conforme es segregado o identificado para evitar
su uso?
8.4 Anlisis de datosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe evidencia del anlisis de datos del sistema?
Se emprenden acciones a partir de este anlisis?
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continuaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe evidencia de acciones emprendidas para la mejora
continua?
8.5.1 Mejora continuaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe evidencia de acciones emprendidas para la mejora
continua?
8.5.2 Accin CorrectivaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe procedimiento documentado para las acciones
correctivas?
Existen registros conformes a este procedimiento?
Existe anlisis de causas?
Se verifica el cierre y la eficacia de las acciones?
8.5.3 Accin PreventivaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe procedimiento documentado para las acciones
preventivas?
Existen registros conformes a este procedimiento?
Existe anlisis de causas?
Se verifica el cierre y la eficacia de las acciones?
2) Definan el Plan de Auditora a seguir en la verificacin del
proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N3
(Documentacin de procesos).
PLAN DE AUDITORIA
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento y conformidad de los procesos del
Sistema de Gestin de Calidad en relacin a sus requisitos
aplicables.
ALCANCE
En Enero del 2015 se auditar el proceso de produccin de
productos de aseo para el hogar en la empresa Mundial de Aromas
MUNAR S.A.S, se solicitarn evidencias 2015.
CRITERIOS
En cumplimiento del actual marco legal desarrollado al
direccionamiento estratgico, documentacin de la organizacin y
requerimientos de las partes interesadas basado en la norma ISO
9001:2008
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lider: Auditor acompaante: Auditor Observador: Fecha de
elaboracin: 20 Enero del 2016
Etapa FechaHoraProceso/actividadLugarAuditadoAuditorRecursos
220-01-20168:30 9:00amReunin de AperturaSala de JuntasPartes
interesadasEquipo auditorSillas, video Beam, computador,
internet
320-01-20169:10 10:30 amEntrevista Proceso de produccin de
producto de aseoProduccinJefe de ProduccinAuditor lderDocumentacin,
registros requeridos
420-01-201611:15 amReunin de CierreSala de JuntasPartes
interesadasEquipo auditorSillas, video Beam, computador,
internet
3) Actividad de campo: ejecuten la auditora interna al proceso
institucional seleccionado en la actividad de la unidad N3
(Documentacin de procesos), para lo cual se deber:
A. Realizar la Reunin de Apertura (Ver Norma: ISO 19011:2011,
Numeral 6.4.2.).
Producto entregable en el punto A: listado de asistencia a la
reunin de apertura que mnimo contenga: fecha, nombre, cargo y firma
de asistencia. sta puede integrarse con la lista de asistencia de
la reunin de cierre.
AUDITORIA:
FECHA:
REUNIN DE APERTURA:
REUNIN DE CIERRE
FECHAHORAFECHAHORA
CARGO A AUDITAR:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE:
DOCUMENTO DE REFERENCIA
PARTICIPANTES
CARGOEQUIPO AUDITOR
Nota: El programa de entrevistas y la fecha de la reunin de
apertura y cierre es la que est programada en el plan de
auditoria
FECHA DE ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA
EL INFORME SERA ENTREGADO A:
CARGO:
FIRMA DEL AUDITOR LIDERAPROB:
B. Revisar, recopilar y verificar la informacin documental del
proceso con apoyo de la lista de chequeo realizada en el punto 1 de
la presente actividad. (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numerales,
6.4.3, 6.4.6., 6.4.7 y 6.4.8.).
Producto entregable en el punto B: lista de chequeo
completamente diligenciada.
C. Realizar la Reunin de Cierre (Ver Norma: ISO 19011:2011,
Numeral 6.4.9.).Producto entregable en el punto C: listado de
asistencia a la reunin de cierre que mnimo contenga: fecha, nombre,
cargo y firma de asistencia. sta puede integrarse con la lista de
asistencia de la reunin de apertura.
D. Generar Informe de Auditora del proceso.Producto entregable
en el punto D: el informe de auditora a entregar debe contener
mnimo fecha, proceso auditado, criterios auditados, alcance,
actividades desarrolladas, fortalezas del proceso, identificacin de
no conformidades (Mayores y Menores), oportunidades de mejora y
conclusiones.
4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de la presente actividad.
Conclusiones
Fue de gran importancia la realizacin de esta actividad, ya que
se establecieron todos los pasos que se llevan a cabo para la
realizacin de una auditoria, empezando por el plan de auditoria que
se le debe dar a conocer al auditado como mnimo un mes de
anterioridad para que sepan que programacin se llevar a cabo y si
ellos estn de acuerdo, y despus de aprobado se ejecuta la
auditoria, verificando cada uno de los tems de la lista de chequeo,
recolectando las evidencias necesarias para saber si se est dando
cumplimiento a la misma.
Modo de entrega:
La actividad puede ser realizada individual o de manera grupal.
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el
archivo con el desarrollo de la actividad realizada de manera
individual o grupal.
Criterios de evaluacin
Interpreta los lineamientos dispuestos en la normatividad ISO
19011:2011, para la ejecucin de auditoras.
Formula preguntas al auditado que conlleven a la generacin de
hallazgos de auditora.
Condensa en el informe de auditora el resultado de la inspeccin
a un proceso organizacional.
