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CURSO DE CIÊNCIAS CONTABEIS

CONTROLE INTERNO NA GESTÃO DE INFORMAÇÃO: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE APOIO ADMNISTRATIVO E FINANCEIRO COM FOCO

NO IMPOSTO DE RENDA DE PESSOA FÍSICA

Jussara Rodrigues Gonçalves1

Joice Faria de Oliveira 2

RESUMOO objetivo principal deste estudo foi analisar os impactos no processo do controle interno na coleta e armazenamento de informações para geração do imposto de renda em uma empresa de apoio administrativo e financeiro. A metodologia utilizada se baseou na abordagem qualitativa. Quanto aos fins, tratou-se de uma pesquisa descritiva. Quanto aos meios foi um estudo de caso e uma pesquisa documental. A coleta de dados ocorreu através de entrevistas e análise das declarações de imposto de renda. A pesquisa a respeito da área de Controle Interno é importante por oferecer a possibilidade de reflexão sobre o desenvolvimento desse trabalho. Além disso, entender os procedimentos adotados por uma empresa de apoio administrativo e financeiro na geração do imposto de renda permite que o contador identifique os motivos que ocasiona as falhas e apresente as possíveis soluções para minimizar os erros na geração do imposto de renda. Ao final do estudo concluiu-se que a empresa Y, apesar de ter como principal objetivo oferecer comodidade aos seus clientes de forma rápida e segura foi possível perceber, que os parâmetros utilizados na execução das declarações de Imposto de Renda não condizem com o que ela oferece principalmente pelo fato de ter sido detectado problemas de falta de informação e de conhecimentos por parte dos colaboradores.

PALAVRAS-CHAVE: Auditória; Controle Interno; Gestão da Informação; Imposto de Renda.

1 INTRODUÇÃO

Com passar dos anos, as organizações tornaram-se mais competitivas, exigentes e

inovadoras frente à evolução dos avanços tecnológicos, da comunicação e

globalização. Diante de um cenário de grandes mudanças, as empresas estão cada 1 Graduando do curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário de Belo Horizonte UNIBH – e-mail: jussararodriguesgoncalves@hotmail.com2 Professora Orientadora Especialista em Controladoria Corporativa – e-mail: Professorajoice@yahoo.com.br2

vez mais em busca de ferramentas que contribuam na qualidade de suas atividades

e de controles que as auxiliem na redução de custos.

Porém, adequar as organizações neste perfil não é tarefa fácil, mas é de grande

importância para a existência e crescimento da mesma. Para tanto, é essencial que

as empresas mantenham exatidão nas informações geradas, a fim de alcançar a

eficácia e qualidade na prestação de seus serviços; garantindo assim a rapidez e

fidelidade em produzir dados contábeis.

No entanto, é fundamental que as empresas adotem controles adequados para que

assim atinjam resultados satisfatórios com o mínimo de desperdício. Embora

estejam completamente interligados, os termos Auditoria Interna e Controle Interno

possuem definições diferentes.

Segundo Crepaldi (2011, p. 31), “auditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia

dos controles e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da

entidade”. E controle interno para Attie (2007), são os processos tomados dentro da

organização para verificar a aplicação e confiabilidade dos dados contábeis.

Desse modo, nota-se que o profissional contábil não pode ser apenas um

responsável em preparar e emitir relatórios, mas sim assumir uma postura

participativa. Sendo assim, o profissional contábil possui função de grande

importância para organização, pois é responsável em apoiar a gestão, auxiliando a

empresa a alcançar seus objetivos, ou seja, é uma ferramenta indispensável, que

busca melhoria nos controles e processos, minimizando riscos e erros freqüentes,

otimizando assim suas atividades.

A organização que contém alto índice de erros nas informações e nos processos

significa que existe algo de errado e precisa ser estudado, para que não seja

impactado nas conclusões de suas atividades. Portanto, é de responsabilidade do

profissional contábil investigar os motivos que levam as falhas dos métodos

adotados.

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No entanto, este artigo tem como objetivo geral analisar os impactos no processo do

controle interno na coleta e armazenamento de informações para geração do

imposto de renda em uma empresa de apoio administrativo e financeiro.

Quanto aos objetivos específicos a serem observados são: analisar os

procedimentos adotados por uma empresa de apoio administrativo e financeiro na

geração do imposto de renda; analisar os erros mais comuns encontrados no

imposto de renda; identificar os motivos que levam aos erros na geração do imposto

de renda; avaliar os métodos de controle utilizados para geração do imposto de

renda.

Desse modo, o controle interno torna-se uma questão de investimento, sobretudo,

de crescimento e rentabilidade para a empresa, portanto, este estudo é

indispensável para que a organização análise e compreenda os motivos que levam

aos erros na execução de suas atividades além de possibilitar aos profissionais

contábeis visões administrativas para que assim possam escolher o melhor meio de

solução do determinado problema. Diante disto, pergunta-se: o controle interno pode

impactar no processo de coleta e armazenamento de informações para geração do

imposto de renda em uma empresa de apoio administrativo e financeiro?

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 AUDITORIA

O termo auditoria vem do latim auditore, que, segundo Hoog (2006, p. 48) significa

aquele que pode ouvir. É caracterizada como sendo o “exame analítico de revisão,

que segue o desenvolvimento da execução política contábil, desde o início até o

balanço, abrangendo a segurança dos controles internos das células sociais”. Ao

longo do tempo o conceito de auditoria vem se ampliando, visando atender às

rápidas mudanças advindas da globalização e à complexidade na administração de

negócios, os quais se encontram sujeitas às determinações fiscais e legais.

O exercício profissional dos trabalhos de auditoria é executado pelo auditor,

profissional contador. O auditor é aquele que se dedica aos trabalhos de auditoria,

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habitualmente, como livre exercício de um mister técnico, com especialização

contábil conta Sá (2000).

Motta (1988) relata que a prática de auditoria iniciou-se no começo do século XII

com a implantação da atividade em empresas. Tal técnica se fixou no século XVII,

por meio da Revolução Industrial, nas grandes empresas, tendo continuidade até os

dias de hoje. A auditoria se origina de muitos séculos, cujos primeiros indícios

ocorreram na Suméria, no qual proprietários mandavam que fossem conferidos os

seus bens que estavam confiados a terceiros. O termo “auditor” teria sido utilizado

pela primeira vez por Eduardo I na Inglaterra, no século XIII, em que os profissionais

eram contratados apenas para a conferência dos bens.

Segundo Attie (1998), o termo auditor provém da palavra inglesa to audit (examinar,

ajustar, corrigir, certificar). No que diz respeito ao termo na língua portuguesa, esta

significa aquele que ouve o ouvinte. O Contador, na função de auditor, classifica

seus trabalhos conforme o enfoque que lhes é definido. Assim, tem sua atuação em

vários tipos e abrangências de trabalhos, com enfoques diferentes, podendo em

algumas áreas ter a colaboração de outros profissionais especializados.

De acordo com Pinho (2007), a auditoria é caracterizada como o desenvolvimento

sistemático que resulta ao aperfeiçoamento, condutas e afirmações frente às normas

estabelecidas, além de evidenciar o grau de conformidade de determinada atividade.

Attie (1998) completa ao dizer que a auditoria tem o intuito de testar a eficiência e

eficácia do controle patrimonial, obedecendo a normas e procedimentos da coleta de

dados, ao qual é possível expressar opinião sobre determinado assunto. De acordo

com o autor, a importância da auditoria se dá através da série de decorrências que

determinada situação acontece.

O processo de averiguar as técnicas adotadas conferindo se estão de acordo com

os princípios da empresa e se estes estão sendo aplicados uniformemente é

caracterizado como auditoria segundo Hernandes (1998 apud NUNES; FADUL,

2013).

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De acordo com Gasteron (2003 apud CREPALDI, 2011), o auditor necessita ser

organizado para que as informações sejam corretas, seguras e objetivas. Os dados

devem ser ajustados de acordo com as necessidades daqueles que as utilizam. É

importante destacar que a auditoria pode ser classificada em dois tipos: auditoria

interna e auditoria externa.

A auditoria externa, de acordo com Franco; Marra (2001, p. 218), “é aquela realizada

por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego com a

entidade auditada e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou

eventual”.

Atendendo ao fim a que se destina a auditoria, o auditor independente poderá realizá-la com seus próprios métodos e conveniências, desde que obedeça às normas usuais de auditoria e obtenha os elementos de convicção com os quais possa dar parecer sobre a matéria examinada (FRANCO; MARRA, 2001, p. 218).

Conforme Franco; Marra (2001), uma característica que distingue a auditoria externa

é o grau de independência que o auditor pode, e deve manter em relação à entidade

auditada, uma vez que a auditoria interna, geralmente não objetiva a emissão de

parecer sobre as demonstrações contábeis, é executada mais para fins

administrativos, internos, do que para prestação de contas a terceiros.

Já a auditoria interna é concretizada por um profissional da empresa, ao qual possui

objetivo em atender a administração da organização, identificando falhas no

processo e sugerindo alternativas para solução de métodos problemáticos (ATTIE,

2007).

No que diz respeito à auditoria interna, segundo Franco; Marra (2001), é aquela

exercida por funcionário da própria empresa, em caráter permanente.

Apesar de seu vínculo à empresa, o auditor interno deve exercer sua função com absoluta independência profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor externo, mas também exigindo da empresa o cumprimento daquelas que lhe cabem. Ele deve exercer sua função com total obediência às normas de auditoria e o vínculo de emprego não lhe deve tirar a independência profissional, pois sua subordinação à administração da empresa deve ser apenas sob o aspecto funcional (FRANCO; MARRA, 2001, p. 219).

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A auditoria interna, por sua vez, é importante para as empresas, pois permite que o

profissional se coloque no lugar do setor que esta analisando. As informações

disponibilizadas ao profissional contábil esta diretamente ligada ao grau de

confiança que a empresa dispõe desse profissional, o que certamente existirá mais

responsabilidade e preocupações, porém o resultado tende a ser mais produtivo e

participativo em solucionar determinado problema com a realidade da organização

(FRANCO; MARRA, 2001).

De modo geral, a auditoria interna é inteiramente idêntica a autoria externa. Ambas

utilizam como ponto inicial o controle interno aos quais propõe sugestões para

problemas detectados de acordo com suas observações e estudos, porém, a ênfase

e as formas de abordagem variam. Enquanto a auditoria interna intensifica de

maneira detalhada as atividades da empresa, a auditoria externa analisa as

atividades da empresa de forma global, descreve (ATTIE, 2007).

“A atividade da auditoria interna está estruturada em procedimentos, com enfoque

técnico, objetivo, sistemático e disciplinado, e tem por finalidade agregar valor ao

resultado da organização [...]” (CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE – CFC,

2013, p. 5). Os processos da organização são valorizados com base na auditoria

interna, que permite agregar maior economia, eficiência e redução nos índices de

riscos através de um sistema de controle interno eficaz, expõe Almeida (2003).

A gestão de riscos consiste como apoio para decisão e escolha dos meios mais

viáveis para resolução de determinado problema. As empresas acreditam que

através do auditor torna-se possível solucionar problemas envolvendo a relação de

perda e ganho (HENTGES, 2012).

“A análise dos riscos da Auditoria Interna deve ser feita na fase de planejamento dos

trabalhos; estão relacionados à possibilidade de não se atingir, de forma satisfatória,

o objetivo dos trabalhos” (CFC, 2013, p.7). Para Gitman (1997), risco pode ser

definido como possibilidade de perda, ou como variabilidade de retornos esperados

relativos a um ativo. O risco pode ser determinado como probabilidades de

decorrência realizadas aos quais possam interferir daqueles esperados. A

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mensuração da perda não esta inteiramente ligada na perda de reais, como também

na perda de oportunidades.

O risco de auditoria consiste na possibilidade do auditor emitir uma opinião inadequada sobre demonstrações contábeis (DC) significativamente incorretas. Em outras palavras, seria o caso do auditor afirmar que as DC estão adequadamente representadas quando na verdade contêm erros ou classificações incorretas [...] (LINS, 2011, p. 207).

As organizações no mercado atual estão exigindo cada vez mais métodos e técnicas

de controle com intuito de reduzir erros e evitar situações que afetem a imagem da

organização, diante dos colaboradores, clientes e mercado em geral (NUNES;

FADUL, 2013).

2.2 CONTROLE INTERNO

O acompanhamento periódico das atividades, execução dos métodos adotados e

adequação dos processos, são características dos controles de uma organização,

conta Batista (2011).

Conforme Corbari; Macedo (2012), todas e quaisquer empresa seja ela pública ou

privada necessita de medidas e controles internos para assegurar seus recursos

físicos e financeiros. As empresas que contém controles eficientes e em

conformidade com as leis estabelecidas pela organização conseguem obter

relatórios confiáveis e precisos para a tomada de decisão.

O que sustenta as empresas são as pessoas responsáveis pela continuidade de

seus processos, portanto, é de responsabilidade da auditoria adaptar os princípios

dos controles internos para que os profissionais possam se adaptar as exigências

requeridas, conta (MIGLIAVACCA, 2002).

De acordo com Almeida (2003), os princípios fundamentais dos controles internos

estão totalmente ligados a responsabilidade de cada funcionário; os quais possuem

rotina estabelecida e acesso limitado de acordo com sua atividade e função, fazendo

assim os possíveis registros das transações realizadas.

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Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados á vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio (FRANCO; MARRA, 2001, p. 267)

Rodil (1998) conceitua o controle interno, resumindo o que foi citado pelo CRC-SP

(1998), da seguinte forma:

Todos os processos e rotinas, de natureza administrativa ou contábil, destinados a fazer com que a empresa: (a) os colaboradores respeitem e adiram às políticas traçadas pela alta administração; (b) os ativos tenham sua integridade protegida; e (c) as operações sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras (RODIL, 1998, p. 37).

Através do controle interno é possível detectar falhas e erros na execução dos

sistemas adotados para praticas das atividades; além de ser uma ferramenta de vital

importância para a organização, permite também planejar e controlar as informações

adquiridas, tornando-se possível organizar os dados necessários (GAIO;

ALVARENGA, 2013).

Possui como principal objetivo prevenir riscos e prováveis falhas além de direcionar,

organizar, planejar e controlar as informações adquiridas com intuito de evitar erros

e irregularidades na organização permitindo ainda, acompanhar a continuidade do

fluxo de operações, conta Crepaldi (2011).

Segundo Gaio; Alvaranga (2013), o controle interno possui a finalidade de verificar

se os resultados daquilo que foi planejado e organizado esta em conformidade com

que foi previamente estabelecido. Além de constatar se as atividades exercidas

estão de acordo com as quais foram determinadas.

Um controle interno bem planejado e organizado pelo auditor interno juntamente

com administração da empresa possibilita alcançar os objetivos da organização,

contudo competem a administração conferir o cumprimento das normas e adequar

seus procedimentos sempre que novos métodos exigirem, diz Simão et al (2012).

O controle interno pode ser resumido “como um conjunto de procedimentos,

métodos e rotinas com dois objetivos: proteger o ativo e fornecer dados contábeis

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confiáveis para ajudar a administração na condução dos negócios da empresa”,

conforme Almeida (2003, p. 63).

2.3 IMPOSTO DE RENDA

O imposto de renda segundo Ichihara (2002) é um imposto federal, cuja designação

é Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza e que tem como fato

gerador a aquisição da disponibilidade econômica ou jurídica de renda ou de

proventos.

Queiroz (2004) afirma que o Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer

Natureza (IR) possui seu suporte legal por meio do art. 153, III, da Constituição

Federal:

O qual outorga competência à União para instituí-lo, fixa os princípios que o norteiam, dá o seu arquétipo, delineia a sua regra-matriz de incidência e expressamente coloca que o imposto deverá ser informado pelos critérios da generalidade, da universalidade e da progressividade (QUEIROZ, 2004, p. 487).

Segundo Queiroz (2004), renda é, necessariamente, a livre disposição da parcela

acrescida da riqueza, do excedente do que pode dispor alguém, pressupondo os

gastos necessários para produzi-la e mantê-la. Está, portanto, integrada de

sucessivos atos no tempo, mesmo que, dentro desse período de tempo,

considerem-se tributáveis certos rendimentos eventuais, cuja fonte não seja

permanente.

De acordo com Aranha (2001), o fato gerador do Imposto de Renda inicia-se no

primeiro dia do ano de geração da renda (base) e fica pendendo do que se

configurar no último dia do exercício.

O Imposto de Renda é essencialmente tributo periódico, de incidência ano a ano. Há situações em que, por exceção, ocorrem incidências instantâneas, que independem de apuração ou acerto ao final do período, como, por exemplo, as do ganho de capital ou lucro imobiliário. De qualquer modo, e nesse caso, sempre, o que interessa é que as confusões e divergências não afastam, no Imposto de Renda, o primado do princípio da anterioridade, assim como não afastam, para este ou qualquer outro tributo o princípio fundamental da irretroatividade. Seja no caso do fato gerador ocorrido em 31 de dezembro (regra geral), seja para os casos excepcionais de fatos

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instantâneos (exemplo: ganho de capital), a lei aplicável jamais poderá ser aquela publicada no mesmo exercício (ARANHA, 2001, p. 215).

Martins (2004) afirma que o fato gerador do imposto de renda é a aquisição da

disponibilidade econômica ou jurídica, podendo o mesmo ser: de renda, assim

entendido o produto do capital, do trabalho ou da combinação de ambos; ou, de

proventos de qualquer natureza, assim entendidos os acréscimos patrimoniais não

compreendidos no item anterior, como as aposentadorias, as pensões.

Martins (2004) ressalta que a disponibilidade econômica ocorre com a renda

efetivamente recebida e a disponibilidade jurídica ocorre com o crédito feito ao

contribuinte.

“A incidência do imposto independe da denominação da receita ou rendimento, da

localização, condição jurídica ou nacionalidade da fonte, da origem e da forma de

percepção. Se a fonte perceber renda, haverá a incidência do imposto” (MARTINS,

2004, p. 258).

2.4 GESTÃO DA INFORMAÇÃO

A informação é a principal base para a tomada de decisão nas organizações,

através dela é possível detectar os impactos tanto positivos quanto negativos no que

diz ao respeito do conhecimento dos profissionais. O maior desafio aos gestores é

alcançar os objetivos determinados pela organização de modo competente do que

foi solicitado (BEUREN, 2000).

Ainda que gerenciar informações é tão significativo quanto gerenciar tipos de bens,

os processos de gerenciamento da informação não estão inteiramente ligados com o

desenvolvimento sistêmico. Cada um possui suas características e alternativas para

organizar suas informações e dividi-las da melhor forma. O que em alguns

momentos podem ser mal compreendido, gerando com isto formas incorretas na

aplicação, conta McGee; Prusak (1994).

Beuren (2000) diz que a metodologia da gestão de informações deve ser

extrovertida, prospectiva e qualitativa de modo que o receptor da informação

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compreenda de forma correta. Ainda segundo o autor, a informação é fundamentada

por meio da coleta de dados, ao qual abrange significado em um contexto

delimitado, ou seja, dentre as informações contidas na empresa, caso o profissional

julgue necessário deverá buscar dados fora da empresa também.

2.4.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Sobreira Netto (2009) afirma que a Tecnologia da Informação (TI) imprime maior

velocidade aos processos internos e possibilita aos gestores um conhecimento mais

profundo e próximo do seu ambiente de influência. O bom uso da TI está

correlacionado intimamente com o estímulo, a vontade política, a determinação, o

comprometimento, o compartilhamento de planos e projetos e a capacidade de

assimilar inovações, principalmente por parte da alta administração.

De acordo com Sobreira Netto (2009), a adoção de TI significa economia de tempo e

possibilita reinvestimentos em eficácia pessoal, porém não se pode descartar a

probabilidade de haver resistência às mudanças. Isso ocorreria, porque é inevitável

a requisição de novas habilidades, o que frequentemente pode conduzir a um

desequilíbrio na estrutura social vigente, de onde se prevê a importância de se

considerar também a cultura da empresa.

Para Medeiros Júnior (2009), em algumas organizações as atividades de TI

representam grande importância estratégica, enquanto que, para outras, representa

um custo efetivo. Isso reflete na quantidade de tempo que o principal administrador

da empresa deve despender pensando em estratégia.

Conforme Medeiros Júnior (2009), dentro da nova era da informação, a empresa

deve apresentar-se como uma estrutura em rede fundamentada na informação,

onde o conhecimento se tornará o verdadeiro capital, e a ênfase na realização das

atividades se deslocará para o trabalhador intelectual. O uso do conhecimento, a

globalização da economia, aliada à grande fragmentação de mercados e a

tecnologia da informação associada à infra-estrutura dos meios de comunicação,

com certeza são os fatores determinantes para o surgimento desta empresa

baseada na informação.

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2.4.2 GESTÃO DO CONHECIMENTO

Para Drucker (1997), cada organização deve se dedicar ao novo e terá de aprender

a explorar seus conhecimentos, isto é, a desenvolver a próxima geração de

aplicações a partir de seus próprios sucessos. O autor dá o exemplo das empresas

japonesas, que têm sido as melhores nesta área. Cada organização terá de

aprender a inovar e que agora a inovação pode e deve ser organizada. A

necessidade de se organizar para mudar também requer um alto grau de

descentralização. Isto porque a organização precisa estar estruturada de forma a

tomar decisões rapidamente, as quais necessitam ser baseada na proximidade, em

relação ao desempenho, ao mercado, à tecnologia e a todas as muitas mudanças na

sociedade, no ambiente, na demografia e no conhecimento, que provêem

oportunidades para inovações caso sejam vistas e atualizadas.

Na visão de Nisembaum (2001), o conhecimento é a somatória do conhecido. Trata-

se de um conjunto de verdades, princípios e informações que, no contexto do

negócio, orienta as nossas ações. É fluido e ao mesmo tempo formal. Também é

intuitivo, portanto, não é possível capturá-lo ou compreendê-lo em termos totalmente

lógicos e racionais. O conhecimento existe dentro das mentes das pessoas, e faz

parte da imprevisibilidade e complexidade do ser humano. É ação e pode e deve ser

avaliado pelas decisões e ações as quais ele conduz.

Nisembaum (2001) afirma que, hierarquicamente, o conhecimento é estabelecido da

seguinte forma: o conhecimento explícito é aquele que pode ser captado e

compartilhado com a ajuda da tecnologia da informação; o conhecimento tácito é

aquele conhecimento individual que evolui com a interação entre as pessoas e

requer muita habilidade e prática; e, a sabedoria que representa o ponto culminante,

integrando todos os elementos anteriores, e pressupõe a habilidade de usar o bom

senso, conhecendo a qualidade da relação entre as partes e respondendo com

ações coerentes a esse conhecimento.

Krogh, Ichijo e Nonaka (2001) afirmam que o conhecimento é um desses conceitos

importantíssimos, positivos, promissores e de difícil definição. Para Nonaka e

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Takeuchi (2003), existem distinções e semelhanças entre os termos conhecimento e

informação, pois o conhecimento, ao contrário da informação, diz respeito a crenças

e compromissos. O conhecimento é uma função de uma atitude, perspectiva ou

intenção específica. O conhecimento, ao contrário da informação, está relacionado à

ação. É sempre o conhecimento com algum fim. O conhecimento, como a

informação, diz respeito ao significado.

De acordo com Nonaka e Takeuchi (2003), a informação consiste em diferenças que

fazem diferença. A informação proporciona um novo ponto de vista para a

interpretação de eventos ou objetos, o que torna visíveis significados antes invisíveis

ou lança luz sobre conexões inesperadas e, com isso, a informação é um meio ou

material necessário para extrair e construir o conhecimento. Afeta o conhecimento

acrescentando-lhe algo ou o reestruturando.

Dessa forma, conforme Nonaka e Takeuchi (2003), a informação é um fluxo de

mensagens, enquanto o conhecimento é criado por esse próprio fluxo de

informação, ancorado nas crenças e compromissos de seu detentor, enfatizando,

com isso, que o conhecimento está essencialmente relacionado com a ação

humana. Tanto a informação quanto o conhecimento são específicos ao contexto e

relacionais na medida em que dependem da situação e são criados de forma

dinâmica na interação social entre as pessoas.

3 METODOLOGIA DE PESQUISA

Conforme Gil (2002), pesquisa metodológica é o estudo que se refere a

instrumentos de capitulação ou de manipulação da realidade. Está, portanto,

associado a caminhos para atingir o determinado fim. A pesquisa é indispensável

quando os dados existentes não são suficientes para solucionar determinado

problema.

Por meio da metodologia, torna-se possível ao pesquisador examinar

conhecimentos mediante o questionamento construtivo do objeto de pesquisa. A

metodologia não tem a finalidade de resolver os problemas, mas proporciona as

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melhores maneiras para encontrar soluções do determinado problema de pesquisa,

interagindo com as diversas disciplinas científicas, expõe Barros et al (2000).

3.1 TIPO DE PESQUISA QUANTO AOS FINS

A pesquisa se caracterizou como descritiva, pois se pretendeu analisar os impactos

no processo do controle interno na coleta e armazenamento de informações para

geração do imposto de renda. Conforme Gil (2002), a pesquisa descritiva tem o

principal objetivo, a apresentação das características de determinado grupo.

Uma análise descritiva adequada das características de um grupo não apenas

beneficia a análise a ser feita pelo pesquisador, mas também podem ajudar outros

especialistas, como planejadores, administradores etc. (RICHARDSON, 2008).

3.2 TIPO DE PESQUISA QUANTO A ABORDAGEM

A pesquisa originou-se ser do tipo qualitativo pelo fato de constituir a alternativa

mais pertinente para o enfoque pretendido, que reside no desejo de analisar os

impactos no processo do controle na coleta e armazenamento de informações para

geração do imposto de renda. Exigindo para este fim um contato direto com os

pesquisados, em função da natureza dos dados qualitativos a serem levantados,

como por exemplo, opiniões de cada entrevistado, bem como, conflitos e sugestões.

Richardson (2008), diz que a metodologia qualitativa possibilita descrever a

complexidade do problema de modo que seja capaz compreender as

particularidades dos indivíduos.

3.3 TIPO DE PESQUISA QUANTO AOS MEIOS

Quanto aos meios, a pesquisa apresentou características de um estudo de caso. “O

estudo de caso é um método de pesquisa descritiva e seu objetivo é de gerar

hipóteses e não verificá-las, além de possibilitar a ampliação dos conhecimentos

sobre o problema em estudo” (MATTAR, 1999, p. 84).

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A pesquisa apresentou também características do tipo pesquisa documental, pois

foram analisados declarações do imposto de renda com intuito de identificar os erros

mais comuns ocasionados na geração. Pesquisa documental é definida por Lakatos;

Marconi (2001) como sendo o tipo de pesquisa em que a fonte de coleta de dados

se restringe a documentos, escritos ou não, constituindo o que se denomina de

fontes primárias.

3.4 TIPO DE PESQUISA QUANTO O LOCAL E POPULAÇÃO

A escolha de um local adequado de pesquisa e a familiaridade do pesquisador com

os membros do grupo são aspectos fundamentais da pesquisa qualitativa. Teve

como objeto de estudo uma empresa de apoio administrativo e financeiro. E como

unidade de análise os funcionários de nível operacional, bem como o supervisor do

setor. Sendo dois funcionários do nível operacional e um supervisor, totalizando três

participantes para responder a entrevista.

Apresentaram-se como dados para análise também a seleção das declarações de

imposto de renda do exercício de 2013/2014, por amostragem, ao qual foi

selecionada sobre o total de 100 declarações uma amostragem de 30%.

3.5 TÉCNICAS DE COLETAS DE DADOS

A principal técnica empregada para o trabalho da coleta de dados foi à entrevista

individual estruturada. De acordo com o conceito de Mascarenhas (2012), entrevista

estruturada é aquela conduzida pelo entrevistador, que possui perguntas prontas,

em que não se pode alterar ou mudar a ordem delas.

3.6 TÉCNICAS DE ANÁLISE DE DADOS

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Para a análise dos dados que foi obtida neste artigo, a pesquisadora optou por

empregar a técnica “análise de conteúdo”. Com os dados coletados na entrevista, a

pesquisadora procura analisar as interferências no decorrer da entrevista, seja no

gesto, maneira de falar, formas de expressão entre outros. Desse modo a entrevista

foi gravada para que ficasse mais claro e de modo que o entrevistador pudesse

rever as respostas e assim fizesse as devidas avaliações e transcrições.

4 DADOS E ANÁLISE DA PESQUISA

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

A empresa Y é uma empresa de apoio administrativo e financeiro que se dedica no

atendimento exclusivo para pessoas físicas, com estrutura criada para atender as

necessidades do cidadão no que diz respeito aos recursos financeiros, de forma

independente das atividades operacionais da empresa. Esta localizada em Belo

Horizonte, na região do Barreiro, Minas Gerais. Criada desde 2004 tem como

principal missão oferecer soluções rápidas, seguras e eficientes. Procurando sempre

manter como principal objetivo oferecer comodidade a todos os seus clientes.

4.2 RESULTADOS DA PESQUISA

Os argumentos coletados visam analisar os impactos no processo do controle

interno na coleta e armazenamento de informações para geração do imposto de

renda de uma empresa de apoio administrativo e financeiro.

Para a descrição dos dados cada um dos participantes da pesquisa recebeu um

código de identificação conforme o Quadro 1, visando garantir o sigilo e a

confidencialidade das informações para o público em geral.

Quadro 1: Cargo

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Cargo Código

Auxiliar ContábilA1A2

Coordenadora de Controladoria CCTotal 3

Fonte: Dados da pesquisa (2014)

4.2.1 ANÁLISE DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS NA GERAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA

A auditoria tem função de grande importância para as empresas, cujo sua principal

finalidade é verificar se os procedimentos utilizados estão de acordo com as normas

estabelecidas, investigar sobre as causas de determinado problema apontando

possíveis soluções, conforme relata Franco; Marra (2001).

Em análise dos procedimentos adotados, observou-se que as documentações

entregues pelos clientes são arquivadas, inseridas no sistema e digitalizadas,

mediante disponibilidade dos funcionários. Os clientes entregam estes documentos

ao longo do ano e o arquivamento dessas informações são realizadas pelos

colaboradores mediante divisão de clientes por colaboradores. Cada colaborador

arquiva as documentações de maneira particular, ou seja, da forma que compreende

como correta. Não existe procedimento correto para essa etapa do processo.

As documentações são armazenadas em sistema próprio da empresa e em via física na pasta do cliente, às vezes digitalizadas. (A1)

As documentações dos clientes são arquivadas nas pastas dos respectivos clientes, inseridas no sistema e digitalizadas quando possível. (A2)

Todos os documentos são arquivados em armários de acesso restrito, e devidamente separados por clientes e data de vigência. Também são lançadas em nosso sistema próprio todas as informações necessárias. Estas informações são lançadas de acordo com a divisão de clientes por funcionário. (CC)

Quando perguntado aos profissionais se possuem conhecimento de todo processo

das declarações de imposto de renda, verificou-se que apenas o coordenador de

controladoria possui qualificação adequada para execução das tarefas; de modo a

executar com maiores conhecimentos teóricos facilitando assim o desenvolvimento

do processo.

17

Sobre o aspecto referente ao conhecimento da informação, Beuren (2000) afirma

que a informação é a base fundamental para a tomada de decisão nas

organizações, pois é por meio da informação que é possível detectar os impactos

positivos e negativos em relação ao conhecimento dos profissionais.

Os auxiliares relataram que cada cliente possui sua particularidade e que ainda não

conseguiram conhecer as características de cada um. Nota-se, portanto, que existe

falta de treinamento adequado para geração do imposto de renda, uma vez que

apenas o coordenador possui conhecimento da atividade:

Possuo pouco conhecimento, porque cada cliente possui sua particularidade e ainda não consegui entender a situação de cada um. (A1)

Tenho conhecimento sobre o processo sim, apesar de ser um pouco vago. Pois, cada cliente possui sua particularidade aos quais devemos estar atentos a isto. (A2)

Possuo um bom conhecimento, pois na minha graduação fiz declarações particulares além de cursos pertinentes para aprimorar e enriquecer meus conhecimentos. (CC)

O conhecimento, na visão de Nisembaum (2001), é a somatória do conhecido e é

um conjunto de verdades, princípios e informações que, no contexto do negócio,

orienta as ações. Trata-se de uma ação, podendo e devendo ser avaliado pelas

decisões e ações as quais conduz. Têm-se três formas de conhecimento. O

conhecimento explícito, o qual pode ser captado e compartilhado com a ajuda da

tecnologia da informação. O conhecimento tácito o qual é individual e evolui com a

interação entre as pessoas e requer muita habilidade e prática. Tem-se ainda a

sabedoria, a qual representa o ponto máximo, associando todos os elementos, tanto

do conhecimento explícito quanto do conhecimento tácito, pressupondo a habilidade

de usar o bom senso, conhecendo a qualidade da relação entre as partes e

respondendo com ações coerentes a esse conhecimento.

Segundo Beuren (2000), uma das características da informação na sua

operacionalização demanda compreensão e desenvoltura na prática das atividades

relacionadas, ao qual decorrem da necessidade de disponibilizar conhecimento aos

participantes.

18

4.2.2 ANÁLISE DOS ERROS MAIS COMUNS NO IMPOSTO DE RENDA

Sobre o total de 100 das declarações de Imposto de Renda elaboradas no ano de

2013/2014, foi retirada uma amostragem de 30 %, aos quais 20% constaram erros

que foram analisados e comparados com perguntas realizadas aos profissionais do

setor.

Os principais erros encontrados nas declarações de imposto de renda foram:

inversão de valores, inclusão de dependentes indevidos, equívoco quanto às

despesas dedutíveis e não declarar rendimentos.

Ao questionar os entrevistados sobre os erros mais frequentes nas declarações

foram avaliados por eles praticamente os mesmos que a pesquisadora destacou.

Pode-se constatar que os principais motivos que levam aos erros foram à falta de

treinamento e conhecimento da execução da atividade. Foi possível perceber

também que os clientes não possuem conhecimento de tais erros:

Percebo que os erros mais comuns são: erro na digitação falta de atualização de valores e não lançar lucros na aplicação financeira. Acredito “que se tivéssemos cursos de capacitação, o índice de erros diminuiria.” (A1)

Os erros mais comuns nas declarações são os lançamentos em campos errados. Vejo que a falta de treinamento prejudica muito. Em minha opinião, o treinamento é fundamental para alcançar as metas, tanto do empregado quanto do empregador. (A2)

Erros na transferência das informações é sem duvida a principal falha na elaboração do imposto de renda. Notamos que o principal problema é por falta de um “pré-IR”, um maior empenho em arquivar as documentações no decorrer do ano, muitas das vezes esses documentos são perdidos e esquecidos, pelos auxiliares e até mesmo pelos clientes. Acredito que falta um acompanhamento mais próximo para minimizar estes problemas. (CC)

Para as empresas o conhecimento é a peça-chave para o sucesso, pois permite ao

profissional identificar possíveis erros e falhas quando se compreende o propósito

das atividades (POSSOLI, 2012).

Conforme Nonaka e Takeuchi (2003), o conhecimento é criado pelo fluxo de

informação, ancorado nas crenças e compromissos de seu detentor, enfatizando,

com isso, que o conhecimento está essencialmente relacionado com a ação

19

humana. O conhecimento, assim como a informação, é específico ao contexto e

relacionais na medida em que dependem da situação e são criados de forma

dinâmica na interação social entre as pessoas.

4.2.3 MOTIVOS QUE LEVAM AOS ERROS NA GERAÇÃO DO IMPOSTO DE

RENDA

De acordo com Aranha (2001), o fato gerador do Imposto de Renda inicia-se no

primeiro dia do ano de geração da renda (base) e fica pendendo do que se

configurar no último dia do exercício.

Ainda segundo o autor o fato gerador do Imposto de Renda da Pessoa Física

decorre através da importância creditada sobre a renda do indivíduo. Assim, é

importante o indivíduo informar com transparência todos seus bens.

Visto que para coletar os dados do Imposto de Renda de maneira correta e

detalhada é imprescindível uma demanda de tempo maior, pois nem sempre as

documentações dependem apenas do contribuinte, mas sim sobre informações de

terceiros seja ele: bancos, consultórios médicos, dentre outros.

No entanto, quando questionados se existe tempo hábil para revisão das

declarações notou-se que a falta de tempo para ajustes das declarações foram

considerados fatores relevantes aos erros na geração do imposto de renda. De

acordo com os entrevistados, existem clientes que não enviam as documentações

faltantes, ou seja, aqueles que não conseguiram coletar no decorrer do ano. O fato

deles não enviarem as informações no período determinado pela empresa dificulta a

revisão, possibilitando assim maiores índices de erros.

Falta organização nas informações, como cada cliente tem sua particularidade. Então acho que seria importante todos saberem das informações dos clientes na empresa. Não existe revisão para aqueles que entregam após a data determinada. (A1)

Quando o cliente entrega os documentos em tempo hábil é possível a revisão da declaração. (A2)

Com envio tardio de documentos de alguns clientes às vezes dificulta a revisão das declarações, pois para o curto tempo fica difícil realizar

20

conferência de todos os documentos. Existe revisão para aqueles clientes que enviam em tempo hábil, apenas. (CC)

4.2.4 ANÁLISE DOS METODOS DE CONTROLES UTILIZADOS

A empresa possui como forma de controle no processo do Imposto de Renda a

divisão dos clientes por funcionários, em que cada colaborador possui uma

demanda de clientes. Na ótica da empresa, dividindo os clientes por profissionais a

veracidade das informações são maiores, porém, na visão dos colaboradores, trata-

se de um fator que ocasiona maiores possibilidades de erros e, em algumas vezes,

o retrabalho, pelo motivo de não conseguir cumprir a atividade em tempo hábil:

Percebi que as informações ficam restritas a cada funcionário, por um lado é bom, porque a demanda para realizar a declaração é menor, porém estas informações ficam limitadas somente a um profissional. O que já aconteceu do funcionário se desligar da empresa e levar consigo todas as informações necessária. (A1)

Notei que a empresa divide seus funcionários para acelerar e conseguir cumprir o prazo da entrega do imposto de renda. De certa forma não vejo que isto é bom, pelo motivo de não possuirmos tempo adequado para uma boa execução, o que por este motivo já gerou diversos retrabalhos. (A2)

Acreditamos que a divisão de tarefas, ou seja, a divisão de clientes facilita na geração do imposto de renda. Optamos pela divisão porque achamos que o fato de conseguirmos antecipar algumas declarações, facilita na espera daqueles que sempre atrasam com as documentações. (CC)

Para McGree e Prusak (1994), gerenciar informações é tão significativo quanto

gerenciar tipos de bens, pois cada um possui suas características e alternativas para

organizar suas informações e dividi-las da melhor forma. Entretanto, podem ocorrer

momentos mal compreendidos, gerando, com isso formas incorretas na aplicação.

Quando questionados sobre a importância de implantar sistemas de controles na

empresa, percebeu-se que os funcionários compartilham da mesma idéia de que os

sistemas ajudam a obter informações, mais eficazes e seguras.

O sistema quando apresentado informações seguras facilita muito a execução da atividade, porque não precisamos procurar em via física. (A1)

A implantação de um sistema de controle interno possibilita informações mais rápidas e seguras além de possibilitar a prevenção de erros. (A2)

21

É essencial que uma empresa tenha um sistema de controle interno, pois além de mitigar os erros, é a forma mais eficaz de um trabalho sair de maneira mais confiável possível. (CC)

Sobre a importância de controles internos, Corbari e Macedo (2012) afirmam que

todas e quaisquer empresa seja ela pública ou privada necessita de medidas e

controles internos para assegurar seus recursos físicos e financeiros.

Gaio e Alvarenga (2013) enfatizam também acerca da importância do controle

interno, pois este possibilita a detecção de falhas e erros na execução dos sistemas

adotados para práticas das atividades. O controle interno é uma ferramenta

fundamental para a organização, a qual permite também o planejamento e o controle

das informações adquiridas, tornando-se possível organizar os dados necessários.

Crepaldi (2011) ressalta que o controle interno tem como objetivo principal a

prevenção de riscos e falhas, além de direcionar, organizar, planejar e controlar as

informações adquiridas com o objetivo de impedir a ocorrência de erros e

irregularidades na organização permitindo ainda, acompanhar a continuidade do

fluxo de operações.

Para Almeida (2003), os princípios essenciais dos controles internos estão

relacionados à responsabilidade de cada colaborador, o qual possui uma rotina

estabelecida e acesso limitado conforme sua atividade e função.

O auditor inicia suas atividades com base nos sistemas de controle interno,

procurando sempre identificar se os métodos utilizados pela empresa estão de

acordo ou não. Caso os métodos utilizados não estejam funcionando conforme

pretendido cabe ao auditor apresentar medidas para solucionar ou minimizar

determinado problema, conforme relata Morozini (2013).

Ao caracterizar o auditor, Attie (1998) afirma que este tem o objetivo de testar a

eficiência e eficácia do controle patrimonial, obedecendo a normas e procedimentos

da coleta de dados, ao qual é possível expressar opinião sobre determinado

assunto. A importância da auditoria ocorre por meio da série de decorrências que

determinada situação acontece.

22

Em analise sobre o sistema utilizado pela empresa detectou-se que a empresa

compartilha de um sistema gratuito baixado pela internet. Contudo, quando os

auxiliares foram interrogados sobre a eficácia do sistema utilizado para

armazenagem de dados das declarações de imposto de renda dos clientes, notou-se

que a estratégia utilizada não é competente, pois o sistema não possui mecanismo

sobre restrição de acesso. Segundo os entrevistados, qualquer colaborador tem

acesso às informações dos clientes seja consultar, incluir, editar ou apagar

lançamentos. Já coordenador se inibe em relatar sobre os aspectos do sistema,

relatando apenas que os clientes estão satisfeitos com sistema oferecido:

O sistema não possui meios para impedir o cancelamento de dados, qualquer um pode excluir dados no sistema. O que pode ocorrer falhas de informações e inclusões indevidas de lançamento. (A1)

O sistema não possui restrição alguma, qualquer pessoa pode inserir dados, excluir e consultar qualquer informação o que fica propício a erros, em minha opinião. (A2)

O sistema atende nossos clientes, porém conheço que poderia ser mais eficiente. (CC)

Conforme Medeiros Júnior (2009), dentro da nova era da informação, a empresa

deve apresentar-se como uma estrutura em rede fundamentada na informação,

onde o conhecimento se tornará o verdadeiro capital, e a ênfase na realização das

atividades se deslocará para o trabalhador intelectual. O uso do conhecimento, a

globalização da economia, aliada à grande fragmentação de mercados e a

tecnologia da informação associada à infra-estrutura dos meios de comunicação,

com certeza são os fatores determinantes para o surgimento desta empresa

baseada na informação.

Nota-se que a empresa não se enquadra na nova era da informação, conforme

citado pelo autor. Uma vez que o sistema não possui parâmetros apropriados para

atender seus clientes. Contudo, quando questionados se a empresa possui

mecanismos para de cópia de segurança dos dados, caso ocorra blackout no

sistema. Percebeu-se que em caso de necessidade da restauração dos dados, este

serviço é terceirizado e funciona de forma eficaz e eficiente, observou-se ainda que

o monitoramento é realizado diariamente e que além disto possuem cópias físicas

caso necessite.

23

O monitoramento é diário e possuímos via física de todos os clientes. (A1)

A empresa possui um banco de dados em uma empresa terceirizada, eles fazem o backup diariamente. (A2)

Possuímos um servidor na empresa de uma empresa terceirizada que funciona muito bem, não temos nada a reclamar. (CC)

Sobre mecanismos da gestão da informação, segundo Beuren (2000), a metodologia

deve ser extrovertida, prospectiva e qualitativa de modo que se compreenda a

informação de forma correta. A informação é fundamentada por meio da coleta de

dados, as quais devem ser corretas e fidedignas, visando à promoção de uma

prestação de serviços sem erros e com qualidade.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES

A pesquisa a respeito do Controle Interno é importante por oferecer a possibilidade

de reflexão sobre o desenvolvimento dos processos gerenciais dentro de uma

organização. Visto que a responsabilidade de um bom funcionamento do Controle

Interno se dá através dos gestores e demais colaboradores da organização, assim,

também justifica - se o estudo dessa pesquisa.

Entender os fatores que originam erros na execução do imposto de renda– suas

causas e consequências – em uma empresa de apoio administrativo e financeiro

permitem que o contador identifique os motivos que ocasiona as falhas e apresente

as possíveis soluções para minimizar os erros na geração do imposto de renda.

O objetivo principal deste estudo foi analisar os impactos no processo do controle

interno na coleta e armazenamento de informações para geração do imposto de

renda. Assim após a pesquisa observou - se que os motivos que induzem aos erros

são a falta de profissionais capacitados, ausência de treinamentos adequados,

dificuldades de revisões das documentações devido à entrega fora do prazo,

deficiência das trocas de informações (informações restritas a alguns funcionários) e

falta de restrição no sistema. Em análise dos impactos detectados na empresa sobre

esses tais motivos, foi possível perceber que a empresa não possui profissionais

24

qualificados para atender as necessidades da mesma uma vez que possui alto

índice de rotatividade.

Diante do problema de pesquisa foi possivel verificar conforme entrevista realizada e

análise das declarações de imposto de renda que os parâmetros adotados pela

empresa para geração do imposto de renda não possuem unanimidade com o

objetivo proposto por ela – maior comodidade nos assuntos administrativos e

financeiros pessoais – aos seus clientes. No entanto, é possível afirmar que o

controle interno inadequado pode impactar de forma negativa nos processos para

geração do imposto de renda. Assim, as metas e objetivo da empresa só serão

alcançados, com um controle interno eficaz e eficiente as suas necessidades e que

a utilização do controle interno inadequado influência de forma negativa na

organização.

É importante ressaltar que o controle interno é uma ferramenta de grande

importância para as empresas, pois além de assegurar o bom funcionamento dos

processos possibilita que ela se torne mais competitiva dentro do seu mercado.

A agilidade e facilidade de entender os processos se tornam possíveis com um

controle interno eficiente, tanto para os contadores quanto para os demais usuários

das informações contábeis. Diante dos problemas identificados nessa pesquisa,

sugere-se a contratação de um profissional na área de TI especializado em

programação de sistemas operacionais para programar e implantar um sistema

adequado para o ramo de atividade da empresa, cursos de capacitação e

reciclagem, acompanhamento periódico das execuções dos profissionais,

compartilhamento de informações, rotatividade de clientes entre colaboradores e

redefinição das entregas das documentações, para que seja possível evitar maiores

índices de erros.

Com essas sugestões espera – se que a empresa venha adequar os seus controles

internos, possibilitando dessa forma a redução dos erros encontrados nas

declarações de imposto de renda e um aumento de competitividade junto ao

mercado de empresas de apoio administrativo – financeiro.

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APÊNDICE

ROTEIRO DE ENTREVISTA

28

Identificação do entrevistadoCargo:

1 Para você, qual a importância de uma empresa implantar um sistema de controle

interno?

2 Você tem conhecimento acerca de todo o processo de uma declaração de imposto

de pessoas físicas?

3 Você considera importante as informações apresentadas na declaração de

imposto de renda dos clientes da empresa? Existe prazo para entrega dos

documentos?

4 De que forma são armazenados os dados dos clientes que contratam a empresa

para a confecção das declarações de imposto de renda?

5 Existe na empresa um funcionário que seja responsável pelo controle e

armazenamento dessas informações?

6 A que você atribui às ocorrências de erros que vêm ocorrendo nas declarações de

imposto de renda dos clientes da empresa emitidas à Receita Federal? Existe

revisão antes do envio das declarações?

7 Quais os erros mais frequentes notados nas declarações? E quais alternativas

para minimizar o fluxo desses erros?

8 Em sua opinião, o sistema utilizado para armazenagem de dados para a

declaração de imposto de renda dos clientes é eficiente e cumpre sua função?

Explique.

9 Você acredita que o sistema utilizado para a confecção de declaração de imposto

de renda dos clientes da empresa facilita o dia a dia? Você tem alguma reclamação

ou sugestão sobre o processo de confecção de declarações de imposto de renda

dos clientes da empresa?

10 Se ocorrer blackout no sistema existem ferramentas para beckup?

29