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Una publicación de CWT Meetings & Events España

Número 4 | Abril de 2017

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02 ¡m&enudo equipo!

03 la opinión de...

04 destino estrella

05 basilea, ciudad de cuento a orillas del rin

06 estudio de caso

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Bienvenido a una nueva edición de nuestra publicación You and M&E.

Una vez más, hemos puesto toda nuestra ilusión en hacerle llegar dis-tintos temas que, confiamos, le sirvan de inspiración para organizar sus reuniones y eventos futuros.

Además de trabajar con nuestros clientes para gestionar su actividad MICE, y porque conocemos el valor que aportan las reuniones y eventos a cualquier organización, en CWT Meetings & Events España también celebramos los nuestros. El estudio de caso que mostramos en esta ocasión corresponde a nuestro kick-off de este año. Celebrado a finales de enero, esta convención combinó creatividad y tecnología para sor-prender a los asistentes, algo nada fácil teniendo en cuenta la grandísima experiencia de todo mi equipo.

En la sección ‘M&Enudo equipo’, queremos que conozca a uno de nues-tros consultores más carismáticos: Juan Carlos Garrido, que fue recono-cido por todos sus compañeros por su excelencia en el trabajo. Gracias a sus treinta y nueve años de experiencia nos cuenta diversas anécdotas y vivencias.

Tampoco nos olvidamos de presentar un destino. Arancha Joga, Account Manager, nos ayuda a descubrir Escocia como un lugar idóneo para incentivos.

Nuestro socio Iberia, por su parte, nos hace soñar con una ciudad de cuento: Basilea, a donde vuela desde el 26 de marzo de este año y que combina cultura y naturaleza.

En la sección ‘La opinión de…’ tenemos el placer de contar con Mildred Laya y Nacha Martín de Salesforce Iberia, un cliente con el que llevamos tiempo colaborando estrechamente y con el que cada año intentamos superarnos ya que organizan uno de los eventos tecnológicos más com-plejos y exigentes en la actualidad.

Espero que disfrute de la lectura. Ya sabe que tanto mi equipo como yo estamos a su entera disposición.

Paz Martos, directora de CWT Meetings & Events España

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nombre: Juan Carlos. apellidos: Garrido Santana.

puesto: consultor de viajes. años de experiencia en el sector: 39. años en CWT Meetings & Events: 28.

cuál ha sido la situación más ‘marciana’ que has vivido? ¿Y el peor percance? ¿Cómo lo solventaste?

La situación más marciana coincide con el peor percance que he vivido. Fue con 20 añitos, en mi primera salida acompañando a un grupo de una empresa de pinturas a Tenerife. En aquella época los grupos no iban tan preparados como ahora y alguien no se portó muy bien conmigo ya que no llevaba encima ni un mísero programa de

¿

un buen ambiente con la gente que te rodea puede marcar la diferencia

entre disfrutar de tu trabajo y simplemente ir X horas al día a una oficina

02¡m&enudo equipo!

viaje. El primer servicio fue un almuerzo cuyo plato principal era muy típico de la isla: el conejo de monte -yo no sabía ni que había varios tipos de conejo…- y no hubo ninguna queja. El segundo día llegamos al restaurante para el almuerzo y cuál fue mi sorpresa cuando el plato principal consistía en el famoso conejo de monte… Auto-máticamente vino a verme el cliente para presentar sus quejas sobre este descuido, con lo cual hablamos con la oficina y con el proveedor para pedir explicaciones pero ya no tenía arreglo alguno. Aunque me habían confirmado que ya no habría ningún problema, con bastante nerviosismo, llegamos a la cena de gala y, no me lo podía creer, ¡el plato principal era el maldito conejo de monte! La cara del cliente pasó por toda la gama de colores que su empresa vendía hasta que se abalanzó sobre nosotros… ¡¡¡Yo me quería morir!!!

Gracias a Dios, me acompañaba un experimentado freelance que supo meterse en el bolsillo a todo el grupo, incluso al cliente, durante el espectáculo poscena. Yo era un ‘pipiolo’ sin experiencia alguna; desde entonces, adoro a los freelance… En ese momento aprendí la importancia de tener controlado hasta el último detalle de cualquier trabajo que tengas entre manos.

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¿qué consejo le darías a alguien que empiece en el mundo de las reuniones y eventos?Para entrar en este mundo hay que tener: muchas ‘ganas’, mucha paciencia y mucha capacidad de adaptación a todas las situaciones ya que, en estos tiempos, o te adap-tas o mueres. ¡Ah!, se me olvidaba, estar siempre dispuesto a soltar una carcajada. Puede ser un mundo muy estresante y un buen ambiente con la gente que te rodea puede marcar la diferencia entre disfrutar de tu trabajo y simplemente ir X horas al día a una oficina.

Por suerte para todos, este tipo de cosas es impensable que pueda ocurrir hoy en día.

¿cuál es tu destino favorito para organizar un viaje de incentivo?Praga; la comodidad para moverte por sus calles, sus distintos barrios y sus alrededores pueden convertirse en una experiencia inolvidable.

¿cuál es tu ciudad favorita para organizar un congreso o una convención?Aunque vivimos en un país que ofrece una oferta muy variada para organizar eventos de todo tipo, me decanto por San Sebastián; tiene un encanto especial y una gastronomía espectacular.

cuéntanos cuál ha sido tu evento favorito.Fue el primer congreso médico que organiza-mos de manera integral: palacio de congresos, secretaría, restaurantes, conexiones... Se celebró en Salamanca y todo salió tan bien que no nos lo podíamos creer.

tres cosas que siempre verificas antes de un evento, viaje de incentivo...¡Las comidas! No sé por qué pero tengo una obsesión con este tema. Deben ser variadas y consecuentes con el horario; consistentes en almuerzos y más frugales en cenas.

También miro el listado de asistentes. Tiene que estar totalmente completo e incluir todos los datos que puedas necesitar antes, durante y después del evento.

Por último, siempre me aseguro de que todos los servicios a prestar estén confirmados y con-sensuados con el cliente.

tres cosas que siempre llevas contigo cuan-do acompañas a un grupo.Una pequeña bolsa con medicinas; pueden venir bien para ti mismo o para alguno de los clientes del grupo. Un par de baterías de bolsillo para teléfono; te pueden sacar de un apuro en momentos delicados. La escaleta del evento incluyendo absolutamente todos los servicios que prestamos.

¿qué destino has descubierto recientemente que te haya emocionado?Formentera; es increíble que un sitio tan peque-ño te aporte tanto. Puedes encontrar aquello que busques: tranquilidad, playas de ensueño, buena gastronomía e incluso animación.

es importante tener controlado hasta el último detalle de cualquier trabajo que tengas entre manos.

Juan Carlos recibiendo el galardón al Mejor Compañero en la convención de CWT Meetings & Events de este año

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En esta edición tenemos el honor de contar con la participación de dos representantes de Salesforce Iberia: Mildred Laya y Nacha Martín, dos clientas con las que colaboramos de forma muy estrecha y que gestionan anualmente un número sustancial de reuniones y eventos.

¿cuáles son los factores más importantes y diferenciadores a la hora de garantizar el éxito de una reunión o evento?Organización, coordinación y control de todos los detalles: agenda, recursos, presu-puesto, logística, responsables…

¿qué peso concedéis a la creatividad a la hora de organizar vuestros eventos?Es lo que nos diferencia. El volumen explosivo de eventos nos exige pensar en even-tos cada más atractivos, originales y, sobre todo, personalizados. El contenido sigue siendo importante pero sobre todo el interés de la audiencia en asistir al evento. Hay tantos canales para comunicar que los eventos ya deben ser experiencias, oportuni-dades únicas.

¿cómo estáis integrando la tecnología a la hora de organizar y celebrar vuestros actos?El control del retorno de inversión y la calidad de asistentes (en términos comerciales) que tenemos en los eventos se realiza a través de nuestras propias herramientas tecnológicas de gestión. Desde la comunicación inicial (landing page, invitaciones, etc.) hasta el seguimiento posterior del evento se monitorizan y miden.

No es suficiente organizar un evento impactante y con un feedback espectacular, el objetivo es generar demanda, fidelizar a los existentes y cap-tar leads para nuestros equipos comerciales. Y para eso tenemos la tecnología que nos permite medir, distribuir y gestionar de forma más rápida (en tiempo real) y eficaz.

mildred laya azuaje, senior marketing manager, y nacha martín antón, office

manager, executive assistant of board and vip event de salesforce iberia

03la opinión de ...

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describid brevemente los que, en vuestra opinión, son los puntos fuertes de cwt meetings & events.Ante todo, su equipo. La disposición, excelente atención al cliente, rapidez y eficacia en la reso-lución de incidencias es clave para nosotros.

Obviamente el respaldo de una marca interna-cional como CWT por el apoyo que implica a nivel mundial.

Igualmente, su poder de negociación con otros proveedores en la organización de viajes y eventos.

mildred laya azuaje Licenciada en Comunicación Social por la UCAB (Venezuela), Máster en Psicología Social de la USB (Vene-zuela), International Executive MBA (ESCP Europe Madrid). Especialista en las áreas de marketing, innova-ción y comunicación. Profesora del Instituto de Empresa y de la Univer-sidad Europea de Madrid. Miembro de Professional Women’s Network y

Dircom España. @mildredlaya

nacha martín antón Con más de 25 años de trayectoria profesional en el sector tecnológico en empresas como Oracle y, actual-mente, Salesforce. Su expertise se

basa en la planificación y organización de los servicios relacionados con

espacios, facilidades y recursos en las sedes de las empresas así como de las agendas de los altos directivos y la coordinación de eventos internos y externos con Fundaciones, VIP con

clientes y comunidades externas.

los factores más importantes y diferenciadores a la hora de garantizar el éxito de una reunión o evento son organización, coordinación y control de todos los detalles: agenda, recursos, presupuesto, logística, responsables…

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Verde, lluvia, lagos, ríos, piedras, musgo, whisky, kilts, golf, teatro, castillos y, como no, el famoso monstruo del lago Ness. Estas son solo algunas de las razones por las que, una y otra vez, aconsejamos a nuestros clientes visitar Escocia, una tierra mágica anclada en el subconsciente colectivo

de todos con una oferta inigualable para celebrar reuniones y eventos.

Vanguardia y modernidad se mezclan con las más vetustas tradiciones para hacer que la experiencia de los asistentes sea inigualable. Escocia ofrece a sus visitantes escenarios de cuento y una naturaleza de singular belleza.

Nuestra compañera Arancha Joga, Account Manager, enamorada de este destino al que le encanta regresar, nos cuenta algunas razones de por qué tenemos que tener en cuenta Escocia como destino MICE.

por tierra, mar y aireLlegar a Escocia y desplazarse por sus 79 722 kilómetros cuadrados resulta muy sencillo. La región cuenta con cinco aeropuertos internacionales –Glasgow, Glasgow

Prestwick, Edimburgo, Aberdeen e Inverness– los cuales conectan con más de 150 destinos inter-nacionales en vuelos regulares y chárter.

Las carreteras y autopistas son excelentes y, dado que en Escocia hay gran cantidad de islas, los servicios de ferry que las unen con el territo-rio principal son frecuentes.

we love Escocia

04destino estrella

la ruta 500No es necesario ir a EE.UU. para realizar rutas míticas en coche. Desde Inverness parte una ruta circular de 500 millas -800 kilómetros- que permite a los

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viajeros descubrir paisajes de montaña majestuosos, páramos fantasmagóricos, castillos encantados, pintorescos puertos pesqueros y hasta auroras boreales. La ruta está plagada de fantásticos alojamientos y sitios para disfrutar de la deliciosa gastronomía de la zona. Los adictos al golf también podrán jugar unos hoyos si deciden recorrerla.

venues de ensueñoLas alternativas que ofrece este destino en materia de alojamiento y espacios son infinitas. Algunas de nuestras venues favoritas son:

dundas castle: a ocho millas de Edimburgo, en medio de la campiña escocesa, rodeado de 1000 hectáreas de terreno propio, este fastuo-so castillo es un espacio de cinco estrellas de uso exclusivo.

mansflield traquair: esta iglesia desacralizada co-nocida como la Capilla Sixtina de Edimburgo es un espacio versátil y singular donde se puede celebrar cualquier tipo de evento.

gosford house: esta soberbia mansión solariega a cuarenta minutos en autobús de Edimburgo cuenta con el atractivo de poseer una colección privada de cuadros, algunos de ellos expuestos en la impresionante galería y en la escalinata de entrada al edificio. El espacio es ideal para celebrar cenas de gala y recibir a los invitados al son de la gaita y deleitarles con una banda de música tradicional escocesa.

glimentorn house: también a cuarenta minutos de Edimburgo, en mitad del campo, se alquila esta magnífica propiedad con servicio de ma-yordomía y restauración.

Sus diez habitaciones están decoradas con dis-tintos estilos pero con el máximo refinamiento. Además, cuenta con varios salones ideales para organizar cenas, pequeñas presentaciones de producto, reuniones…

rosslyn chapel: esta pequeña iglesia que ha alcanzado fama mundial gracias a su aparición en el Código Da Vinci puede privatizarse para celebrar cócteles en sus jardines o en el centro de visitantes.

the signet library: parte del Heritage Portfolio, este espacio es uno de los edificios georgianos más bonitos de Edimburgo y ofrece cuatro salones con capacidad para doscientas veinte

personas. Es un lugar ideal para hacer una pausa degustando un afternoon tea.

assembly rooms: este impresionante edificio georgiano alberga un centro de conferencias que ha sabido preservar las cualidades arquitectónicas y la belleza de este estilo integrando las más modernas instalaciones técnicas para celebrar con garantías de éxito cualquier evento.

national galleries of scotland: en esta ilustre pinacoteca de Edimburgo se pueden organizar almuerzos y cenas de gala en las propias salas de exposición.

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P10un sinfín de actividadesUrbanitas y amantes de la naturaleza están de enhorabuena. Ciudades llenas de encanto, festivales de arte y teatro de fama mundial, golf, naturaleza… La oferta de actividades es tan diversa que el éxito está asegurado.

Los lagos son uno de los atractivos de Escocia, sobre todo el lago Ness. Son miles los turistas que todos los años se desplazan al norte del territorio para intentar ver a Nessy.

Si se quiere ser más original en las propuestas, desde Glasgow se puede viajar hasta Luss para coger un barco que recorre el lago Lomond y recala en el embarcadero del prestigioso Hotel Cameron House. Este cinco estrellas es perfecto para un incen-tivo de lujo ya que, además de su exclusividad, cuenta con un spa y un magnífico campo de golf.

Visitar una destilería y degustar los excelentes whiskies escoceses es también un must. Algunas de las más conocidas son Deanston, Glenkichie y Glengoyne.

Escocia también cuenta con numerosos castillos que bien merecen una visita: el Castillo de Edimburgo, el de Stirling, Eilean Donan… Paramos aquí porque la lista es realmente larga.

Uno de los aspectos menos conocidos de Escocia es que existen muchas posibilida-des de ver auroras boreales ya que el norte de la región se encuentra en la misma latitud que Stavanger en Noruega y la isla de Nunivak en Alaska. El mejor momento del año para contemplar este espectáculo es en otoño e invierno.

Y si se quieren hacer actividades de teambuilding originales, desde CWT Meetings & Events proponemos a los asistentes vestir los colores de su clan y ‘darlo todo’ en los Highland Games. Es posible realizar un campeonato consistente en actividades al aire libre a realizar por equipos en las que los participantes se miden en pruebas tradicionales escocesas como el lanzamiento de martillo escocés, el lanzamiento de tronco, el lanzamiento de bota y el juego de la soga.

la amabilidad de sus gentesPara nuestra compañera Arancha, una de las cla-ves del éxito de Escocia radica en la amabilidad de sus gentes. Y no lo dice ella sola. Un estudio de la Universidad de Cambridge en el que se evaluó la personalidad de los británicos indicó que los escoceses eran los más amables.

Dicho todo esto, no espere más y llámenos. Con mucho gusto le haremos una propuesta personalizada para disfrutar de Escocia de una forma única.

el festival de edimburgo y el fringeCada verano, durante tres semanas, las calles de Edimburgo se vuelcan en la celebración de un festival artístico que hace hincapié en la música y teatro.

Y si esto no fuera suficiente, simultáneamente se celebra el Fringe, un festival alternativo que incluye todas las formas de espectáculo y la suma total de géneros de teatro. Al no existir ningún comité de selección, el Fringe muestra modelos experimentales difíciles de ver en festivales más formales.

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Estibea dipsus que vel ipsandunt volupta

U

Basilea, ciudad de cuentoa orillas del Rin

Enamórate de la capital cultural de Suiza.

A partir del 26 de marzo, disfruta de 6 vuelos semanales a la ciudad suizadonde arte y naturaleza se mezclan en un entorno privilegiado. En ella podrásdescubrir sus innumerables museos o recorrer, gracias a su inmejorable ubicación,los paisajes vecinos más pintorescos, como la Selva Negra y Alsacia.

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Afinales del pasado mes de enero,

CWT Meetings & Events España

organizó un evento muy especial

durante todo un fin de semana: su

kick-off 2017. La sede elegida: Alicante, ciudad a

la que se desplazaron los miembros del equipo

español procedentes de distintas ciudades.

Organizar un evento para más de 90 profe-

sionales expertos en reuniones y eventos es

un tremendo reto ya que es un público muy

exigente y acostumbrado a deslumbrar así que,

¿cómo hacer para dejarles con la boca abierta y

subir aún más su nivel de energía para afrontar

los planes del nuevo año?

comunicación previa al eventoUn equipo interno liderado por la dirección fue el encargado de montar en secreto el evento. La discreción fue máxima y el personal quedó atónito intentando adivinar detalles y, sobre todo, quién estaba detrás de los emails que fueron recibiendo.

Y es que tres semanas antes del evento arrancó la campaña de comunicación que consistió en enviar emails teaser en los que se proponían enigmas relacionados con el evento y que iban desvelando la imagen elegida y el claim: ‘Nuestro momento M&E 2017’.

Efectivamente la temática estuvo centrada en el trabajo en equipo y en la importan-cia de los organizadores de reuniones y eventos, un colectivo que gestiona a diario situaciones de máximo estrés con una seguridad pasmosa y un altísimo nivel de compromiso para con los clientes con los que trabaja día y noche en España y en todo el mundo.

en casa del herrero… ¡Cuchillo de hierro!

06estudio de caso

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El evento finalizó, como no podía ser de otro modo, en la pista de baile, en donde se pudo comprobar la tremenda energía de este equipo.

Y no podemos concluir sin dar las gracias a nues-tros socios Meliá Hotels International, RENFE, Vueling, Confortbus, Autocares Julià, Convention Bureau Alicante, Escultura, Vascar, Esatur, Visió, Crimons y 18 chulos por ser parte del éxito de este evento.

la diferencia digitalAdemás, el evento también hizo hincapié en la tecnología y la diferencia digital. Para ello, se utilizó una herramienta de registro totalmente personalizada con el look & feel del evento y se abrió un espacio específico en la intranet social de la em-presa para que, desde el mismo momento del traslado de salida, los participantes pudieran interactuar entre ellos y con los organizadores subiendo fotos, preguntas y comentarios desde sus terminales móviles. El ambiente digital que se vivió durante todo el evento fue increíble, con más de quinientas entradas registradas. El uso de la intranet social fue todo un acierto para incrementar la implicación de los asistentes y generar un ambiente festivo que hizo que los niveles de energía alcanzaran cuotas jamás vistas.

una agenda llena de sorpresasLas sorpresas comenzaron desde el mismo momento de la llegada el viernes por la tarde. En la mesa de hospitality, un equipo de azafatos muy especial aguardaba a los participantes para darles su kit de bienvenida con las llaves de su habitación: el equipo directivo de CWT Meetings & Events hizo un trabajo sobresaliente recibiendo a los miembros de su equipo. ¡No hubo ni una queja!

Tras instalarse en sus habitaciones, los participantes se reunieron en una sala para seguir con las sorpresas. Divididos en varios grupos, la actividad de la tarde consistió en un Cluedo a medida que se desarrolló por distintos espacios del Meliá Alicante.

A pesar de las risas, la actividad dejó exhaustos a los asistentes. Por suerte, los orga-nizadores habían previsto un sensacional cóctel en una sala decorada con la imagen del evento. A su llegada, cada invitado recibió la foto de uno de sus compañeros al que debía encontrar. ¿Fácil? Noooooo. Las fotos mostraban a los asistentes en su más tierna infancia, así que la búsqueda requirió un esfuerzo compensado por las risas -algunas de las fotos eran increíbles.

Y a la mañana siguiente, el equipo completo abandonó el Meliá Alicante para trasla-darse al Meliá Villaitana en el que daría comienzo la sesión plenaria. Una decoración impactante en la que predominó el mapping y una música en línea con la temática recibió a los asistentes y fue el aperitivo para el número de apertura: una coreografía interpretada con precisión por el equipo directivo de España y el mismísimo vicepre-sidente de Europa, Oriente Medio y África. Los aplausos fueron ensordecedores.

Pero los directivos no fueron los únicos que tuvieron que mostrar sus dotes de dan-za. Durante la jornada se pasó un vídeo creado ad hoc e inspirado en el tema Make your Feet de la película Trolls para que todos movieran el esqueleto. ¡Ya se sabe que el movimiento activa la energía y la concentración!

Además del baile, el teatro también hizo su aparición como disciplina y durante las distintas ponencias, los invitados pudieron disfrutar de un show de improvisación a cargo de una troupe profesional que supo desatar las carcajadas.

una cena de gala muy especialLa ceremonia de clausura fue sensacional. Ataviados con sus mejores galas, los asis-tentes quedaron impactados por la decoración de la sala –luces, globos, mesas… El menú de la cena fue sobresaliente e hizo las delicias de todos.

Pero el punto álgido fue la entrega de premios. En los emails previos a la con-vención, se solicitó a los asistentes que destacaran a su compañero preferido. En función de los comentarios recibidos, se elaboró una lista de ganadores y en la gala se entregó un premio a cinco miembros del equipo. El reconocimiento fue espe-cialmente emocionante para los homenajeados ya que el jurado fueron sus propios compañeros.

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