16
TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) Konversi Sistem Informasi : Macam dan KendalanyaOleh : Nudiya Khairunnisa K25161100 Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi Magister Manajemen dan Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2017

TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

  • Upload
    others

  • View
    6

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

i

TUGAS TRIWULAN I

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561)

“Konversi Sistem Informasi : Macam dan Kendalanya”

Oleh :

Nudiya Khairunnisa

K25161100

Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi Magister

Manajemen dan Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2017

Page 2: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA sehingga makalah ini

dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa penulis mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan

dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun

pikirannya.

Penulis berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi

para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar

menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman, penulis yakin masih banyak

kekurangan dalam makalah ini, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang

membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Bekasi, Februari 2017

Penulis

Page 3: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................................................................................. iii

I. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................................................. 1

1.2. Tujuan............................................................................................................................... 1

II. PEMBAHASAN ...................................................................................................................... 2

2. 1. Sistem Informasi .............................................................................................................. 2

2. 2. Sistem Informasi Manajemen........................................................................................... 3

2. 3. Konversi Sistem ............................................................................................................... 6

2.3.1. Metode untuk Mengkonversi Sistem ........................................................................... 6

2.3.2. Metode untuk Mengkonversi File Data yang Ada....................................................... 9

2. 4. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi ........................................................ 10

III. PENUTUP.......................................................................................................................... 13

3.1. Kesimpulan..................................................................................................................... 13

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 13

Page 4: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

1

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Konversi dari suatu sistem ke sistem baru sering kali dilakukan, baik berupa pergantian

perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software). Konversi dilakukan oleh user atau

manajemen tentunya dengan harapan adanya peningkatan performa dan kinerja sistem informasi.

Namun pada kenyataannya, tidak semua proses konversi berjalan dengan baik. Kegagalan dalam

proses konversi dapat menimbulkan kekecewaan dan butuh waktu yang lama untuk

memperbaikinya. Tindakan antisipasi wajib dilakukan sebelum memulai konversi sistem, yakni

dengan mempersiapkan proses konversi dengan baik dan mengacu pada metode-metode yang

sudah dikaji sebelumnya.

Faktor utama yang mengacu kegagalan konversi adalah proses mengkonversi yang dilakukan

dengan tidak benar. Banyak yang menganggap remeh migrasi dan konversi data sehingga saat

sistem go life untuk pertama kalinya muncul kekacauan. Tak hanya itu, belum siapnya sumber

daya dalam pengaplikasian sistem baru menjadi kendala lainnya. Kesalahan prosedur dan tidak

sesuainya sistem yang ada dengan kegunaan user akan mempersulit kinerja yang sudah ada dan

pada akhirnya memerlukan banyak waktu. Oleh karena itu proses implementasi biasanya

memerlukan usaha Project Management yang harus mendukung rencana proyek mencakup

tanggung jawab kerja, jadwal tahap-tahap utama, dan anggaran keuangan.

Dalam memimpin proyek konversi tentunya seorang Project Manager harus memahami

proses konversi untuk menetapkan tujuan projectnya. Melalui makalah ini penulis mencoba

mengulas tentang konversi sistem informasi, proses, dan kendala yang akan dihadapi.

1.2. Tujuan

a. Mengetahui pengertian dan tahapan konversi sistem.

b. Mengetahui jenis-jenis konversi dan kendala dalam proses konversi sistem.

Page 5: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

2

II. PEMBAHASAN

2. 1. 2.1. Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang

menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Sistem informasi

merupakan gabungan dari berbagai resources baik hardware, software, netware, brainware, dan

data. Dalam sistem informasi juga ada input, model, proses, output, penyimpanan dan control,

sehingga sistem informasi dapat digunakan untuk merencanakan, mengolah, mengendalikan serta

meracik data dalam suatu organisasi berdasarkan critical sukses untuk menentukan keberhasilan

perusahaan.

Sistem informasi memiliki banyak peranan dalam suatu organisasi/institusi/perusahaan

diantaranya adalah: turut serta dalam pelaksanaan tugas rutin; mengaitkan perencanaan,

pengerjaan, dan pengendalian dalam sistem; mengkoordinasikan subsistem-subsistem; dan

mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak peranan, sistem

informasi memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki

diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan

servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan dalam

pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain:

1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi

2. Menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses.

3. Menyajikan informasi dengan jelas

4. Meng-otomatisasi proses-proses yang manual

5. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.

Secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi 2, yaitu sistem informasi

digunakan untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang mendukung manajemen.

Secara lebih jelas dapat terlihat pada Gambar 1.

Page 6: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

3

2. 2. 2.2. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang digunakan untuk

mendukung manajemen. Output dari SIM berupa informasi dalam bentuk laporanlaporan yang

disajikan untuk level manajemen tertentu. Karena SIM ini merupakan salah satu sistem informasi

yang mendukung kerja manajerial, maka perlu diketahui hal-hal yang berkaitan dengan

manajemen dimulai dari pembagian level manajemen sampai dengan tipe informasi yang disajikan

bagi level manajemen tertentu. Ini menjadi bagian yang sangat penting terutama jika dikaitkan

dengan bagaimana merancang suatu sistem informasi manajemen bagi organisasi/instansi/

institusi/perusahaan.

Membangun Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Metodologi pengembangan sistem merupakan metodologi yang digunakan untuk

mengembangkan suatu sistem informasi, yaitu suatu proses standar yang diikuti untuk

melaksanakan seluruh langkah yag diperlukan untuk menganalisa, merancang,

mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi. Daur hidup dari pengembangan sistem

ini disebut dengan daur hidup pengembangan sistem (SDLC = System Development Life Cycle).

Tahapan-tahapan dalam SDLC dapat terlihat di Gambar 2.

Page 7: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

4

Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan karena adanya permintaan sistem yang baru. Tujuan utama analisis

sistem adalah menentukan hal-hal detil terkait dengan apa yang akan dikerjakan oleh sistem. Tahap

Analisis Sistem ini meliputi studi kelayakan dan analisis kebutuhan. Studi kelayakan meliputi:

1. Penentuan masalah

2. Pembentukan sasaran sistem

3. Pengidentifikasian pemakai sistem

4. Pembentukan lingkup sistem

Analisis kebutuhan dimaksudkan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan, yaitu

spesifikasi rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan oleh sistem ketika diimplementasikan.

Analisis kebutuhan diperlukan, karena dengan adanya analisis kebutuhan diharapkan dapat untuk

menentukan:

a. Masukan yang diperlukan sistem

b. Keluaran yang dibutuhkan

c. Lingkup proses

d. Volume data yang ditangani sistem

Gambar 2.

Page 8: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

5

e. Kategori pemakai sistem

f. Kontrol sistem

Desain Sistem

Desain sistem dilakukan setelah proses analisis sistem dikerjakan. Perancangan sistem ini

dibagi menjadi dua kelompok :

1. Perancangan konsepsual :

a. Evaluasi alternatif rancangan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa dipakai

b. Penyiapan spesifikasi rancangan meliputi keluaran, penyimpan data, masukan, prosedur

pemrosesan dan operasi

c. Penyiapan laporan

2. Perancangan fisik :

a. Rancangan keluaran : bentuk laporan dan rancangan dokumen

b. Rancangan masukan : rancangan layar untuk pemasukan data

c. Rancangan antar muka : sistem - pemakai

d. Rancangan platform : perangkat lunak dan perangkat keras

e. Rancangan basisdata

f. Rancangan modul : cara sistem bekerja

g. Rancangan kontrol : validasi dan otorisasi

h. Dokumentasi : awal proses – perancangan fisik

i. Rencana pengujian : rencana untuk menguji sistem

j. Rencana konversi : sistem lama à sistem baru

Implementasi Sistem

Aktivitas-aktivitas yang ada dalam fase implementasi sistem meliputi :

1. Pemrograman dan pengujian

2. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

3. Pelatihan/training kepada pemakai

4. Pembuatan dokumentasi : pengembangan, operasi, pemakai

5. Konversi : konversi paralel, konversi langsung, konversi pilot, konversi modular/bertahap

Page 9: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

6

2. 3. 2.3. Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru

dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem

baru. Derajat kesulitan dan komplesitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru

tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus

(canned) yang akan berjalan pada komputer yang baru, maka konversi relatif mudah. Jika konversi

memanfaatkan perangkat lunak terkostumisasi baru, database baru, perangkat komputer dan

perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka

konversi menjadi agak sulit dan menantang.

2.3.1. Metode untuk Mengkonversi Sistem

Ada empat metode konversi sistem, yaitu :

1) Konversi langsung (Direct Conversion),

2) Konversi parallel (Parallel Conversion),

3) Konversi bertahap (Phase-In Conversion),

4) Konversi Pilot (Pilot Conversion).

Gambar 3. Representasi Grafik Metode Konversi Sistem

Page 10: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

7

A. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan

sistem baru. Cara ini merupakan yang paling beresiko tetapi biayanya cukup rendah. Konversi

langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang

kadang-kadang disebut dengan pendekata cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka

tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat

bila :

Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain

Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai

Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya

Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-

sistem tersebut tidak berarti

Kelebihan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai resiko kegagalan yang tinggi.

B. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa

tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama

segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan paling aman, tetapi merupakan cara

paling mahal, karena user harus menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi parallel merupakan

suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa

periode waktu. Metode ini merupakan kebalikan dari metode konversi langsung. Dalam metode

konversi parallel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya

direkonsiliasi. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi parallel, maka orang-

orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan

personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menetukan

tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

Page 11: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

8

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara

(maintain) sistem rangkap tersebut.

C. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru.

Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tidak

terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama

yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem

baru. Konversi phase-in lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode konversi phase-in, sistem baru diimplemetasikan beberapa kali, yang secara

sedikit demi sedikit menggati yang lama. Metode ini menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan

oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi

perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem

lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.

Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan

diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen

lain dari sistem baru di-install sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan

data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya

terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa

menyelesaikan sistem.

Page 12: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

9

D. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu

yang dilakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke

tempat-tempat lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan resiko yang rendah. Dengan

metode konversi pilot, hanya sebagaian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem

baru. Jika metode phase-in mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya berfungsi sebagai ‘base’ tempat pengujian sistem

baru. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus

membuktikan diri di tempat pengujian tersebut.

Metode konversi ini lebih sedikit beresiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih

murah dibandingkan dengan metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi

sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan

perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok

digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk

melatih user dari organisasi dalam menghadapi lingkungan real/live sebelum sistem tersebut

diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

2.3.2. Metode untuk Mengkonversi File Data yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem

menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan

mengkonversi suatu file, maksudnya adalah file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi

setidaknya dalam :

Format file tersebut

Isi file tersebut

Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek

konversi tersebut secara serentak. Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan

konversi file :

Page 13: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

10

Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file

sistem

Konversi File Gradual digunakan untuk metode parallel dan phase-in. Dalam beberapa

contoh, konversi file ini juga digunakan dengan metode pilot. Umumnya metode

konversi file ini tidak bisa diterapkan untuk metode langsung.

2. 4. 2.4. Kendala Implementasi Konversi Sistem Informasi

Konversi sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi baru bisa berhasil dan juga

bisa gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang terlibat dalam pembuatan dan implementasi

sistem informasi tersebut. Misalnya dalam pembuatan sistem informasi berupa ERP. Ada beberapa

hal yang menjadi penyebab utama kegagalan proyek ERP. Dalam hampir semua kasus, para

manajer bisnis dan ahli TI dari perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan,

pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk bersiap-siap menghadapi sistem ERP baru

yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka.

Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan

dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau mencoba untuk melakukan terlalu

banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi, adalah penyebab-penyebab umum

dari kegagalan proyek ERP. Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru

yang dibutuhkan oleh sistem ERP, dan kegagalan konversi data dan pengujian yang cukup atas

data, adalah penyebab lain dari kegagalan. Dalam banyak kasus, kegagalan ERP juga disebabkan

karena perusahaan atau manajemen TI terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan

para penjual software ERP atau bantuan dari perusahaan konsultan prestisius yang dipekerjakan

untuk memimpin implementasi tersebut.

Pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal,

terjadi karena

1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru.

2. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya,

sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru

mempersulit kinerja yang sudah ada.

3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

Page 14: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

11

4. Tidak ada komunikasi yang baik di antara vendor sebagai penyedia TI dengan perusahaan

sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan

kebutuhan pengguna.

5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar

perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan

teknologi tersebut.

6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru

maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan

menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja),

kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi

karyawan/PHK,sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini

maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan

bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu

sendiri.

Langkah-langkah preventif yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat

dihindari:

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum

maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah

dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan

mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai

perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.

2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung

pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara

subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini

mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera

di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan,

selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai

maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan

dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat

Page 15: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

12

mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat

langkah berikut :

a. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job

enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan

membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan

mereka.

b. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud

perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis

dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

c. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan

manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-

dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal

dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi

kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa

bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Page 16: TUGAS TRIWULAN I SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561 ...labkomsb.staff.ipb.ac.id/...Khairunnisa_E62-Konversi-Sistem-Informa… · SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SBI 561) “Konversi

13

III. PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di mana sistem yang

telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik berupa perangkat keras maupun perangkat

lunak yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan

digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat urgen di mana

walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik, kesuksesan sistem informasi

tergantung dari seberapa baik konversi sistem yang dilakukan.

Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi manajemen, harus

menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang cocok diterapkan pada perusahaan, karena

setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama.

Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem yang dapat

dilakukan yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel

(Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot

Conversion).

DAFTAR PUSTAKA

Budiman, R, Sari, I. 2012. Sistem Informasi : Dari Konsep Dasar Menuju Pengadaannya.

www.jogjaprov.go.id (diakses 15 Februari 2017).

Cortada, J. W. 1995. Total Quality Management: Terapan dalam Manajemen Sistem Informasi.

McGraw-Hill Book Co. Yogyakarta.

Hall, J.A, Tommie S,. 2007. Information Technlogy Auditing and Assurance, 2nd ed. South-

Westerns. 5 Shenton Way. (Penerjemah : Fitriasari, D., Deny A. K,. 2007. Audit Teknologi

Informasi dan Assurance, Edisi 2. Penerbit Salemba Empat. Jakarta).

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi : Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar,

Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi Yogyakarta,

Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-

Hill/Irwin. New York.

Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta

http//:riyanti.gunadarma.ac.id. Konversi Sistem. (diakses 15 Februari 2017).