Upload
hueseyin-odabas
View
249
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
records management
Citation preview
Türkiye’deki Belge Yönetimi Uygulamalarında Mevzuat Sorunları: Dosya Yönergesi Örneği
Legislation Problem in Records Management Applications in Turkey: File Directive Example
Belge yönetimi programlarının yürütülme biçimi, düzenleyici işlem denilen prosedürlerle açıklanır. Yönetmelik, yönerge, genelge, esas gibi adlar taşıyan bu prosedürler, programı kullanacaklara yol gösterdiği gibi aynı zamanda faaliyetlerin hukuki alt yapısını oluşturur. Arşiv ve belge yönetimi uygulamaları konusunda Türkiye’de bilinen en belirgin prosedür Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’tir. Her ne kadar bu yönetmelik kamu idaresinde yürütülen arşiv uygulamaları, birim ve kurum arşivine dosya transferi, ara depo ile ayıklama-imha işlemleri hakkında bir takım kurallar ortaya koysa da özellikle belge üretimi, dosyalama, tanımlama ve düzenleme konularında yeterli olduğunu söylemek pek de mümkün değildir. 2005 yılında çıkan Standart Dosya Planı Genelgesi de bu ihtiyaca tam olarak cevap vermemektedir. Bu çalışma, kurumlarda yürütülen dosyalama işlemleri için hazırlanacak dosya yönergesinin neleri kapsaması gerektiğini açıklamayı amaçlamaktadır. Elde edilen sonuçların, elektronik belgelerin yönetimiyle ilgili geliştirilecek düzenleyici işlemlere de yol göstereceği umulmaktadır.
How to execute a records management program is explained by the procedures which are also known as regulatory transaction. These procedures that are named as regulations, directives, circulars and basis, provide guidance to those using the program, and bring about legal framework of the programme as well. The most obvious procedure about archives and records management practices known in Turkey, is the State Archives Services Directive. Although this directive sets up rules about archives and records management applications like file transfer, record center operations, disposal transactions in public administration, it may not be possible to claim that it has enough information matters that especially records creation, filing, file plan, arrangement and description. the Standard File Plan Circular which is filed in 2005 does not respond fully to this need as well. This study aims to explain what a file directive should cover what kind of rules are prepared for filing applications in institutions. The results obtained, are hoped to mark a milestone over the regulatory processes that will be developed for the management of electronic records.
Giriş
Örgütlerde faaliyetlerin ne şekilde yürütüleceği, karar mekanizmaları tarafından çıkarılan
bir takım prosedürlerle açıklanır. Bu prosedürler, standart, uygulama kriteri, referans modeli
veya hukuki düzenlemeler biçiminde karşımıza çıkmaktadır. Düzenleyici işlem olarak da
bilinen bu düzenlemeler, gerek kamu gerekse özel sektördeki faaliyetlere şekil verir.
Fonksiyonları yerine getirmek isteyen kişiler, bu düzenlemelerdeki kurallara göre işlem
yaparken, bürolardaki dosyalama uygulamaları da bu tür düzenlemeler ışığında yürütülür.
Türkiye’de belge yönetimi ve arşiv çalışmaları, yönetmelik (Devlet, 1988) gibi bir takım
düzenleyici işlemlerle açıklanmıştır. Her ne kadar bu yönetmelik, kamu kurumlarındaki arşiv
çalışmalarına yön verse de belge üretiminden elektronik belge yönetimine aynı zamanda
dosyalama ve düzenleme gibi çeşitli belge yönetimi fonksiyonları için yeterli olmadığı,
müstakil düzenleyici işlemlere ihtiyaç bulunduğu görülür. Bunlardan biri de dosyalama
işlemleri ile alakalı prosedürdür. Kurumlarda yürütülen dosyalama işi ve dosya planı
uygulamalarının ne şekilde yürütüleceğini gösteren bu prosedür, Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmeliğin (1988) 44. maddesinde “dosya yönergesi” olarak tanımlamıştır.
1
Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri
Madde 44- (Değişik: 22.2.2005/25735 RG ) Mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları
haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya
planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler.
Maddede açıklanmaya çalışan hususun, bir yönüyle belge yönetimi fonksiyonlarından
dosyalama ve düzenleme işlemlerini kapsadığı görülmektedir. Örgüt içerisinde geliştirilen
dosya planlarının nasıl uygulanacağının bu yönergede açıklanması istenmiştir. Bu hükmün,
yerinde bir karar olduğu düşünülebilir. Hatta belge üretiminden ayıklama imhaya kadar diğer
fonksiyonlar için de benzer prosedürler geliştirmek gerekir. Ancak, dosya planlarının nasıl
uygulanacağı ile ilgili kuralların bulunacağı bu yönergelerin ne şekilde tasarlanması, neleri
kapsaması ve yapısal özelliklerinin neler olması gerektiği açıklanmamıştır. Aynı zamanda
farklı adlarla bu tür düzenlemeler olsa da örnek alınabilecek model yönerge de
bulunmamaktadır. Bu yüzden her kurumda farklı dosya yönergesinin çıkma ihtimali yüksektir.
Bu çalışmada, mahalli idare örgütü olan bir belediyede yapılan pilot uygulamalar ışığında
“dosya yönergesi” hazırlanmış ve bir model olarak sunulmuştur.
Literatür incelemesi
Türkiye’de belge yönetimi ve arşiv uygulamaları konusunda bilinen kanun düzeyindeki
tek prosedür, 1988 yılında çıkan muhafazasına lüzum kalmayan evrakın yok edilmesiyle ilgili
kanundur (Muhafazasına, 1988). Kanunun ardından aynı yıl, bu kanunun uygulama
yönetmeliği çıkarılmıştır. Kamu kurumları, belge yönetimi ve arşiv uygulamalarını bu
yönetmeliği temel alarak yürütmektedirler (Devlet, 1988). Bu kapsamda bazı kurumların kendi
dosya planlarını hazırlayıp uyguladıkları bilinmektedir (Kandur, 1998).
2000’li yıllarda, bilgi toplumu ve e-devlet hareketi gibi bir takım devlet ve hükümet
politikaları kapsamında elektronik belge yönetimiyle ilgili çalışmalar yapılması planlanmıştır.
Bu çalışmalardan birini de Standart Dosya Planı projesidir. Bu dosya planı, Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü tarafından tüm kamu kurumlarını kapsayacak şekilde geliştirilmiştir. 2002
yılında başlayan bu dosya planı çalışmaları 2005 yılında bitirilmiş, mükellef kabul edilen tüm
kurumlara Başbakanlık (Standart, 2005) genelgesiyle duyurulmuştur. Dolayısıyla belirtilen
arşiv mevzuatına tâbi tüm kamu kurumları, standart dosya planını kullanmakla yükümlüdür.
Kurumlardan, bu dosya planını temel alarak asıl fonksiyonlarını belirleyip dosya
planlarını geliştirmeleri istenmiştir. Böylece her kurum, kendi dosya planını uygulayacaktır.
Ancak planı uygulayamaya koymanın tek başına yeterli olmayacağı düşünülerek, kurumların
2
dosya yönergesi adıyla bir prosedür hazırlamaları gerekmektedir. Buna bağlı olarak da bazı
kamu kurumlarının kendi dosya planları ile birlikte dosya yönergelerini hazırlamış oldukları
görülmektedir. Bu kurumlardan bir kaçı şunlardır: Diyanet İşleri Başkanlığı 2005 yılındaki
Başbakanlık Standart Dosya Planının yayınlanmasının ardından hem kurum dosya planını hem
de eski dosyalama yönergesini uygulamadan kaldırarak yeni “dosyalama yönergesini”
yürürlüğe koymuştur (Diyanet, 2005). Kamu kurumlarına kırtasiye başta olmak üzere, ofis
mobilyaları, araç gereç vb. malzemeler temin eden Devlet Malzeme Ofisi 2006 yılında “Devlet
Malzeme Ofisi Haberleşme ve Dosyalama Yönergesi” adı ile merkez ve taşra birimlerinin
uygulayacağı dosya yönergesini hazırlamıştır (Devlet Malzeme, 2006). Bir mahalli idare
örgütü olan Marmara Belediyeler Birliği 2007 yılında bir proje kapsamında hem kendi
kurumsal dosya planını hem de “Marmara Belediyeler Birliği Dosya Planı Uygulama
Yönergesi” adı ile dosya yönergesini hazırlamış ve uygulamaya koymuştur (Çiçek ve
Bozlağan, 2009). Ankara Büyükşehir Belediyesine bağlı EGO Genel Müdürlüğü 2009 yılında
“Evrak Dosyalama ve Dosya Planı Yönergesini” çıkarmıştır (EGO, 2011). Yüksek öğretim
kurumu olarak Ankara Üniversitesi, 2010 yılında belge yönetimi ve arşiv uygulamaları
kapsamında gerçekleştirilen proje sonucunda, dosyalama prosedürü niteliğinde
“Üniversitelerde Belge/Dosya İşlemleri Yönergesi”ni yayınlamıştır (BEYAS, 2010). Bu türden
örnekleri farklı kurumlarda görmek mümkündür.
Araştırmanın Amacı
Örgütlerde geliştirilen projelerin bir kısmı amaç ve uygulanma şekilleri gereği bir takım
adımlardan meydana gelir. Bunların bir kısmı proje gerçekleştirilirken uyulması gereken
kurallar ve iş süreçlerinden oluşurken, bazılarının proje sonrası yapılması gereken işleri
kapsadığı görülür. Bu işlerden birkaçı proje ile ilgili olarak kontrol, denetim, güncelleme ve
uygulama prosedürlerinin hazırlanması adımlarıdır.
Kamu kurumlarında belge yönetimi kapsamında geliştirilen projelerin önemli bir adımını
dosya yönergesi oluşturmaktadır. Bu yönerge, kurum çalışanlarının proje sonrası uygulamaları
nasıl yürütecekleri, problemlerini nasıl çözecekleri gibi sorulara cevap vermek için hazırlanır.
Bu tip prosedürlerle işlerin nasıl ve ne şekilde yürütüleceği standartlara nasıl uyulacağı
açıklanır; aynı zamanda herkesin kuralları aynı şekilde uygulaması sağlanır.
Ancak, bu tür prosedürlerin nasıl hazırlanacağı, neleri kapsayacağı, ayrıca hem metot
hem de içerik olarak yapısal özelliklerinin nasıl olması gerektiği konusu pek açık değildir. Her
ne kadar mevzuat hazırlama klavuzu gibi metodolojiyi açıklayan temel prosedürler olsa da
bunlar hazırlanacak prosedürün şekil özellikleri ile sınırlıdır. Değinilmesi gereken konularla
alakalı pek bir açıklama bulunmaz. Bu temel prosedürler, metodolojiyi açıklayıp, çerçeveyi
3
belirleyen referans kaynaklar olduğu için içerikte bulunması gereken konuları açıklaması da
beklenmez. Çünkü bunlar sadece bir alan için değil, sağlıktan ekonomiye, adaletten çevreye
kadar her konuda hazırlanacak, kanun taslağı, tüzük, yönetmelik, yönerge ve genelge gibi
prosedürlerin biçimsel özelliklerini belirler. Bu sebeple kurumlar tarafından hazırlanması
istenen dosya yönergelerinin içerik itibariyle hangi konuları açıklayıp, normlar ortaya
koymaları gerektiği ile alakalı örnek modellere ihtiyaç bulunmaktadır.
Literatür incelemesi kısmında da belirtildiği gibi bazı kurumlar, kendi dosya
yönergelerini hazırlamışlardır. Ancak, bu yönergelerin hazırlanma amaçları ve bir takım
kuralları ortak olsa da içerik bakımından birbirlerine uymayan bölümlerin bulunduğu
görülmüştür. Bu çalışma, kurumların Devlet Arşiv Hizmetleri Halkındaki Yönetmelik
kapsamında hazırlayacağı dosya yönergelerinin neleri kapsaması gerektiği sorusuna cevap
bulmak için yapılmıştır.
Araştırmanın Soruları
Her ne kadar Yönetmelikte dosya yönergesi hazırlamak kural olarak benimsense de
yönergede hangi konuların ele alınması gerektiği yeteri kadar açık değildir. Yönergenin
kapsamı ve sınırlarının nerede başlayıp bitmesi gerektiği netleştirilmemiştir. Belge yönetiminin
tüm fonksiyonlarını kapsaması gerekir mi? Sadece dosyalama ve dosya planı uygulamalarını
mı içermeli?. Örneğin belge yönetiminin ilk fonksiyonu olan belgelerin üretim kontrolü,
dosyalama yönergesinde bulunması gereken bir adım mıdır? Eğer bulunması düşünülüyorsa,
kapsamı ne olmalı? Yönergede dosyalama sürecinin kaç adımına yer verilmeli ya da hangi
konulara değinilmelidir?
Araştırmanın hazırlanma sebeplerinden biri de dosya yönergesi hazırlama işi fonksiyon
olarak Türkiye’deki tüm kurumları kapsamasına rağmen, bu konuyla ilgili örnek niteliğinde bir
“tip yönergenin” bulunmamasıdır. Oysa farklı sahalarda bunun örneklerinin bulunduğu görülür.
Mesela kamudaki ihale işlemleri kapsamında ihaleyi yapacak kurumların hazırlayacakları
şartnamelerle ilgili olarak örnekler bulunmaktadır. Bu örnekleri Kamu İhale Kanunu
kapsamında Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanır (Kamu, 2011). Bunlar, önceden
hazırlanmış örnek model olup, “tip şartnamelerdir”. İhale yapacak kurum, bu tip şartnameyi
kullanarak yapacağı iş ile alakalı kendi şartnamesini hazırlar. Bu yüzden kamu kurumlarınca
hazırlanan idari şartnameler, şekil bakımından bir takım ortak özelliklere sahip olup ortak
alanlar barındırırlar. Böylece benzer mevzuat çerçevesinde yürütülen ihale işlemleri için birbiri
ile hiç alakası olamayan, farklı farklı şartnameler üretilmemiş olur.
4
Araştırmanın Kapsamı ve Yöntem
Çalışma, mevzuat türü belge olarak dosya yönergesinde bulunması gereken hususları
kapsamaktadır. Çalışmada, mahalli idare örgütü olan bir belediyede yapılan belge yönetimi
çalışması sonucu ortaya çıkan dosya yönergesinde belirtilen konular ele alınmıştır.
Yöntem olarak temelde literatür incelemesi sonucu elde edilen kaynakların
değerlendirilmesi ile saha çalışması benimsenmiştir. Literatür incelemesi kapsamında bu
konuda ne gibi çalışmalar olduğu araştırılmış, farklı isimlere sahip olmalarına rağmen
örgütlerin dosyalama işlemlerinin nasıl yürütülmesi gerektiğini açıklamayı amaçlayan yönerge
tarzı belgeler bulunduğu görülmüştür. Bu yönergeler, ele aldıkları konu başlıkları bakımından
sahaya ışık tutmuştur. Çalışma, “dosyalama yönergesi” ile sınırlandırılmıştır. İlk olarak
mevzuat hazırlama teknikleri araştırılmış; genel anlamda bir yönergenin hazırlanma usul ve
esasları incelenmiştir. Düşünülen yönergenin, hukuki bir usul ve üslupla ifade edilmesi, aynı
zamanda gerekli kriterlere uygun olması noktasında “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları
Hakkında Yönetmelik” adlı prosedürden yararlanılmıştır (Mevzuat, 2006).
Çalışma, mahalli idare kuruluşu olan bir ilçe belediyesinde yürütülen belge yönetimi
sistemi kapsamında gerçekleştirilmiştir. Belediyede belge yönetimi sistemi kurulurken, dosya
ve evrak envanteri çıkarmak, dosya planı ve saklama planı geliştirmek gibi fonksiyonlardan
biri de “dosya yönergesi” hazırlamaktır. Durum bu şekilde olunca, saha çalışması sırasında
elde edilen bulgular ve üretilen çözüm yolları, yönergede yer alan kuralları şekillendirmiştir.
Bulgular ve Çözüm Önerileri
Belediyedeki saha çalışması kapsamında, belgelerin üretilmesinden tasfiyesine kadar
olan belge yönetimi süreci incelenmiştir. Bu süreç içerisinde dosyalama işinin nerede başladığı,
nasıl yürütüldüğü, işlemlerin neler olduğu, nerede bittiği, uygulama adımlarının neleri
kapsadığı değerlendirilmiştir. Uygulama adımları yürütülürken çalışanların süreci ne şekilde
yönettikleri, karşılaştıkları problemler, çözümler, çözüm yöntemleri gözlenmiştir. Aynı
zamanda, uygulamalarda doğrudan ve dolaylı olarak ilişkisi bulunan yönetmelik, yönerge ve
genelge gibi hukuki düzenlemeler olduğu görülmüştür.
İncelemeler sırasında karşılaşılan ilk bulgulardan bir tanesi çalışanların, verilen eğitimler
ve Standart Dosya Planı Genelgesinde (2005) ortaya konan açıklamalar dışında, uygulamalarda
kural olarak kullanacakları derli toplu bir prosedürün olmamasıydı. Bu yüzden bürolarda yeni
dosya açılması, dosya planının kullanılması, dosya türleri, dosya bütünlüklerinin sağlanması,
belge ve dosya kodları, kurum ve birim kodlarının kullanılması vb. doğrudan dosyalama işini
ilgilendiren konuların ele alındığı bir prosedüre ihtiyaç bulunduğu görülmüştür.
5
Böylece belge yönetimi ve dosyalama sürecinde gerçekleştirilen iş ve işlemler, bir
yönüyle dosyalama yönergesinde değinilmesi gereken konuları belirlemiştir. Bu kapsamda bir
dosya yönergesinde bulunması öngörülen bölümler ve uygulama normu olarak ortaya
konulması gereken konuların şu alanları içermesi gerektiği anlaşılmıştır.
Yönergenin içerik yapısının aktarılması, ifade ve üslup aynı zamanda şekil özellikleri
bakımından “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” adlı kılavuzda geçen
kurallar kullanılmıştır. Bundan dolayı hazırlanması düşünülen dosya yönergesinde ortaya
konan kuralların ve anlatılmak istenen konuların önce ana bölümlere, ardından kısımlara,
maddelere ve bentlere ayrılarak verilmesi gerektiği görülmüştür.
Yönergenin birinci bölümünde, yönerge ile alakalı genel konulara değinilmiştir. Bu
konular, yönergenin amaç ve kapsamı, hukuki dayanağı ve yönergede geçen kavramların
tanımlanmasıdır.
Dosya planının kullanımıyla alakalı bilgilerin kullanıcılara duyurulması işi de yönergede
önemli bir kısmı oluşturmaktadır. Yönergenin ikinci bölümü olan bu kısımda dosyalama, dosya
türleri, dosya planı, kodlama sistemi, dosyaların tespiti ve uyulması gereken kurallar
açıklanmıştır. İlk olarak belediye bürolarında bir dosyanın ne şekilde açılacağı, dosya türünün
tespiti, vaka ve konu dosyasının ne anlama geldiği, taşıdığı özellikler, dosya planından konu
kodunun belirlenerek hem belgelere hem de belgelerin yerleştirildiği dosyaya bu kodun
verilmesi konuları ele alınmıştır. Saha çalışması sırasında karşılaşılan önemli bir bulgu da büro
çalışanları yani dosyalama işlemini gerçekleştiren memurların, dosyalama işini genellikle
“gelen-giden dosyasından” ibaret görmeleri; konu ve vaka dosyası gibi uygulamaları yeteri
kadar bilmemeleridir. Bu yüzden bu dosyalama uygulamalarının açık tanımlarının yapılıp,
örneklerle açıklanması gerektiği görülmüştür. Dolayısıyla dosya türleri açıklanmıştır. Bu
bölümün diğer bir kısmı da dosya ve klasörlerin tanımlama bilgilerine ayrılmıştır. Tanımlama
bilgileri, kağıt belgelerin dosyalandığı klasör etiket bilgileri ile elektronik belgelerin tanımlama
kriterlerini oluşturan üst veri elemanlarını meydana getirmektedir.
Dosya planının dördüncü bölümü, “belge üretimi” kısmına ayrılmıştır. Bu kısımda, belge
üretimi sırasında dosyalama işlemlerine ait uygulamalar açıklanmıştır. Kurum ve birim
kodlarının nasıl kullanılması gerektiği; aynı zamanda belgenin konusuna göre dosya planından
dosya kodunun belirlenip yazılması hususu anlatılmıştır.
Beşinci bölüm dosya yönergesinin son kısmını oluşturmaktadır. Prosedürün yürürlüğe
giriş zamanı genellikle bütün düzenleyici işlem türü belgelerde verilen bir alan olduğundan, bu
kısım da yönergenin ne zaman yürürlüğe gireceği ve hangi kurumun yürüteceği açıklanmıştır.
Bölümleri ve değindiği konularla alakalı kısa açıklamalar yapılan dosya yönergesinin tamamı
çalışmanın sonunda bir bütün olarak takdim edilmiştir.
6
Sonuç
Çalışmaya başlarken yapılan literatür incelemesi sırasında karşılaşılan çeşitli dosyalama ve
evrak kayıt yönergelerinin içerik analizleri yapıldığında, birbirlerinden farklı yapısal özelliklere
sahip oldukları anlaşılmıştır. Bu farklılıklar, hem içerik ve kapsam, hem de hacim
bakımındandır. Mesela bazılarında dosyalama işlemleri ile ilgili olarak gölge dosya, konu ve
vaka dosyası gibi önemli kısımların yer almadığı; bazılarında kurum ve birim kodlarının hiç
bulunmadığı görülmüştür. Dolayısıyla mevcut yönergelerin örnek model oluşturmak için
gerekli donanım ve alanlara sahip olmadıkları anlaşılmıştır. Bir modelin olmaması, doğal
olarak farklı anlayışlarla üretilmiş dosyalama yönergelerinin ortaya çıkmasına sebep olduğu
kanaati uyandırmıştır.
Farklı iş sahaları ile ilgili olarak model olabilecek örnek prosedürler olduğu
bilindiğinden, belge yönetimi konusunda da özellikle dosyalama işlemlerini kapsayan bir örnek
ortaya konulmaya çalışılmıştır. Kaldı ki tüm kamu kurumları tarafından aynı şekilde
uygulanması öngörülen dosya planı ve dosyalama işlemleri için aslında tek bir prosedür de
hazırlanabilir. Çünkü, uygulanması istenen dosya planı “standart dosya planı” adı ile tip bir
plan, aynı zamanda arşiv uygulamaları ile ilgili prosedür de “arşiv hizmetleri hakkında
yönetmelik” adı ile yine tek bir prosedürdür. Dolayısıyla tüm kamu kurumlarının model
alabilecekleri örnek olacak “tip dosya yönergesine” ihtiyaç olduğu görülmüştür. Eğer tip dosya
yönergesi yapılacaksa bunun da bu konuda yetkin bir kurum olan Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü tarafından hazırlanmasının uygun olacağı anlaşılmaktadır.
Bir dosyalama yönergesinde yer alan konuların neler olması gerektiği ele alınmıştır. Bu
konular, uygulamalı saha çalışmasıyla ortaya çıkan sorunları ve üretilen çözüm yolları ile
açıklanmıştır. Teorik olarak okullarda okutulan dosyalama bilgilerinin sahada çalışanlar
tarafından çok da bilinerek kullanılmadığı görülmüş; bunun için etkin ve etkili hizmet içi
eğitim programları yanı sıra el altında sürekli kullanılabilecek dosyalama yönergesi gibi
kuralları açıklayan bir prosedüre ihtiyaç olduğu anlaşılmıştır. Kadrolu personel ile beraber
özellikle yeni göreve başlamış aday memurlar için yazışma, dosyalama ve dosya kodu gibi
konuları açıklayan bir kaynağa ihtiyaç bulunmaktadır.
Son yıllarda birçok alanda olduğu gibi belge ve bilgi hizmetleri de bilgi teknolojilerine
bağlı olarak hızla gelişmektedir. Bilgi taşıyıcı ortamlar değişmekte, iletilme ve kullanılma
koşulları da farklılaşmaktadır. Dolayısıyla belge yönetimi uygulamalarının bilgi malzemesi de
kaçınılmaz olarak değişecektir. Öyle anlaşılıyor ki ileriki dönemlerde elektronik belge yönetimi
yönergesi, elektronik dosya yönergesi gibi farklı prosedürlere de ihtiyaç duyulacaktır.
7
Kaynakça
İBB, İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı , İstanbul:
Belediye, 1966.
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” (1988). http://www.devletarsivleri.gov.tr/
Arsiv_mevzuati/ 05.10.2007.
Kandur, Hamza. Belediyelerde Arşiv Yönetimi, İstanbul: REMAK, 1998.
“Standart dosya planıyla ilgili 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesi” (2005).
http://www.devletarsivleri. gov.tr.02005-0320-03802.pdf. 06.11.2005.
Çiçek, Niyazi; Bozlağan, Recep. “Yerel Yönetim Birliklerinde Belge Yönetimi Programı:
Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Örneği”, Akademik İncelemeler Dergisi, 3/2,
(2008), s. 189-222.
“Dosyalama Yönergesi”, Diyanet İşleri Başkanlığı, http://www.diyanet.gov.tr/turkish/mevzuat/
mevzuaticerik.asp?id=2310 Erişim tarihi 25.10.2011.
“EGO Genel Müdürlüğü Evrak Dosyalama ve Dosya Planı Yönergesi”, (2009)
http://www.ego.gov.tr/inc/newsread.asp?id=1878 07.10.2011.
“Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” Resmi Gazete, s. 26083, t.
17.02.2006.
“... Belediyesi Dosyalama Yönergesi”, Belediye, 2011, (Yayınlanmamış yönerge).
“Devlet Malzeme Ofisi Haberleşme ve Dosyalama Yönergesi” Devlet Malzeme Ofisi, (2006)
http://www.dmo.gov.tr/statik/Sayfalar.aspx?sayfaID=127 01.09.2011.
BEYAS, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi http://beyas.ankara.edu.tr/?
bil=bil_icerik&icerik_id=222 18.07.2011.
“Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun”, Resmi Gazete, s. 19949,
t. 1988.
Kamu İhale Kurumu, http://www.ihale.gov.tr/kik/Default.aspx 12.07.2011.
8
………. ……. DOSYA YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç ve Kapsam
Madde 1: Bu yönerge, ... Belediyesi birimlerinde üretilen belgelerin dosyalanması ve saklanmasına dair esas ve usulleri belirler ve Belediyenin birimlerinde üretilen belgeleri kapsar.
Hukuki Dayanak
Madde 2: Bu yönerge, a) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin (16.05.1988/19816 RG) 44. Maddesi
(Değişik: 22.02.2005/25735 RG),b) Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (26.02.2006/26083 RG),c) Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi (25.03.2005/25766 RG),d) İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 2009 yılı Mahalli İdareler
Standart Dosya Planı güncellemesi, e) Başbakanlığın, Kurum ve Birim Kodları ile ilgili 2011/1 Sayılı Devlet Teşkilatı Veri
Tabanı Genelgesi hükümlerine göre hazırlanmıştır.
Madde 3: Bu yönergede geçen;
a) Belediye: ... Belediye Başkanlığını,b) Başkanlık: Belediye Başkanını,c) Birim: ... Belediyesine bağlı müdürlük ve şeflikleri,d) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü,e) Kurum Arşivi: ... Belediyesine bağlı birimlerin görevleri ile ilgili faaliyetleri
sonucunda oluşan ve güncelliğini kaybetmemiş arşiv malzemesinin saklandığı arşivli,f) Dosya: Aynı konu veya iş için üretilmiş belge grubunu, ı) Dosya Planı: Kurum ve Kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin
sistemli bir şekilde dosyalanmalarını sağlamak üzere hazırlanmış konu başlıkları ve konu kodları şeması gösteren Saklama Süreli Dosya Planını,
i) Saklama Planı: Belediye birimlerinde üretilen ve kullanılan belgelerin Dosya Planına göre hazırlanan saklama sürelerini gösteren Saklama Süreli Dosya Planını ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Dosya Planı, Dosya Açılması, Konu Kodlarının Tespiti ve Kurallar
Dosya Planı ve Kodlama Sistemi
Madde 4: Saklama Süreli Dosya Planı Ek 1’de gösterilmiştir. Dosya Planında konu ve dosya kodları üç farklı seviyede verilmiştir. Bunlar Ana konu kodları, Konu kodları ve Alt konu kodlarıdır. Bu kodlar bürolarda üretilen dosya ve serilerin adlarına karşılık gelmektedir. 301.05 Belediye Meclisi KararlarıBelediyede Yazı İşleri ve Karar Müdürlüğü başta olmak üzere tüm birimlerde bulunan Meclis Kararları bu kod numarası ve dosya adı ile dosyalanacaktır.
9
a) Dosya Planının birinci sütununda yer alan yedi basamaklı kodların ilk üçü ana konu kodlarını ve konu kodlarını ifade eder.000 - 900 arasındaki yüzlü kodlar ana konu,yüzlü kodların basamakları 040, 270, 320 ise konu kodlarını gösterir.300 Belediye İşleri304 Belediye Zabıtası İş ve İşlemleri
b) Ana konu kodu ve konu kodundan sonra gelen ikinci sütunda iki basamaklı kodlar ise alt konu kodlarını ifade eder. Burada her konu kodunun altında 01-99 arası açılabilen alt konu kodları belirtilmiştir.300 ana kodu için konu kodu 304, 310, 315, 320 olurken, alt konu 304.04’dür.304.04 Belediye Zabıtası Tutanakları
c) Üçüncü ve dördüncü sütunda yer alanlar ise alt konu kodların kırılımlarını ifade eder. Bir konuda daha özel alt bölünme gerektiğinde kullanılır.304.04.02. Belediye Zabıtası Ceza Tutanakları
f) Dördüncü sütun dosya adı olarak kullanılacak konu başlıklarına ayrılmıştır. Bu başlıklar, hem ‘Personel Özlük Dosyası’ biçiminde dosyayı, hem de bu özlük dosyaları grubunun tamamı olan ‘Özlük Dosyaları Serisini’ açıklar.
g) Beşinci sütundaki açıklama kısmında, gerekli hallerde konu/dosya tanımlarıyla alakalı malumat; aynı zamanda tasfiye işlemleri hakkında bilgi yer almaktadır.
Dosya Açılması ve Konu Kodlarının Tespiti
Madde 5: Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılır.
Madde 6: Üretilecek belgelerin konu kodları, hangi fonksiyon kapsamında üretildiği ve konusu/işin kapsamı göz önünde bulundurularak Ek 1’de verilen Saklama Süreli Dosya Planı’ndan seçilir. Kodlar seçilirken detaylı bir şekilde hazırlanan dizinden (Ek 2) faydalanılabilir.
Madde 7: Tespit edilen konu kodu, 29. maddede de belirtildiği üzere belgelerin “Sayı :” kısmındaki ilgili bölüme yazılır.
Madde 8: Kurum dışından gelen belgelerin konu kodlarının tespit edilmesinde ve dosyalanmasında da aynı esaslar geçerlidir. Diğer özel ve kamu kurumları, mükellefler ile vatandaştan gelen belgelere konu kodu, belgenin evrak kayıt kaşesinin vurulduğu yere yazılır. Yanlış yada farklı kod verilmiş belgeler ile dilekçeler kurumun dosya planından yeni kod alır ve aynı şekilde yazılır.
Madde 9: Birim amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol yapar. Belgelere doğru kodun verilip verilmediğini denetler.
Madde 11: Dosyalama ve sınıflandırma silsilesi klasör içi dosya, dosya içi belgedir. Ancak, bir konuda dosyanın kapasitesini aşacak kadar belge artışı oluyorsa, bu evraklar doğrudan klasörlere takılabilir. Bir ana konu kodu altındaki kodlarda açılan ve fazla kapsamlı olmayan dosyalar, o ana konu kodlu klasörlerin içine konur. Klasörlerin sırt etiketinde, içinde bulunan dosyaların konu kodları ve başlıkları, gerekiyorsa diğer açıklamalar mutlaka belirtilir.
Madde 12: Klasörler raflara, Dosya Planındaki konu kodu sırasına göre yerleştirilir. Dosya Planı sisteminde önemli olan açılan dosya sayısı değil, raf – klasör – dosya – separatör (ayraç) silsilesinde belgelerin dosya planında öngörülen konu kodu sırasını takip etmesidir.
10
Madde 13: Dosyalama sisteminde dosyalar konu ve vaka (tümleşik) dosyalar şeklinde farklı kategoride ele alınır. Bu dosyalama türlerinin dosyalama mantığı birbirinden farklıdır.
Konu dosyalarının açılması
Madde 14: Aynı konuyla alakalı olup, aynı konu kodunu almış belgeler, -türleri, tipleri, ilgili kişi ya da kurumları farklı da olsa- bir arada bulunacak şekilde dosyalanır. Konu dosyası şeklinde tutulacak belgeler için Dosya Planında gösterilen her alt konu bazında ayrı bir dosya açılmayabilir. Açılacak dosya, belge miktarına bağlıdır. Aranan belgelerin istenen süratte bulunabilmesi açısından, ortalama 25 belgeyi aşan konular için ayrıntı düzeylerde (alt konu / konu kodu) dosya açılması düşünülmelidir. Büyükşehir Belediyesi Yazışmaları, Meclis Kararları, Sendikalar, Faaliyet Raporları… tipik konu dosyası örnekleridir.
Vaka (tümleşik) dosyalarının açılması
Madde 15: Belgelerin türleri ve konuları farklı olmasına rağmen bir iş ile alakalı belgeler konu kodları dikkate alınarak ayrı ayrı dosyalanmazlar. Bunlar hangi iş veya vakayla ilgili üretildilerse, o konu kodlu dosyanın içinde bir arada bulunacak şekilde dosyalanır. Böylece aynı iş kapsamındaki farklı belgeler, bir dosyada tutulmuş olur. Vakayla ilgili tüm süreç bu dosyada baştan sona takip edilir. Personel Özlük Dosyaları, İhaleler, Projeler, İmar İşleri, İşyeri Ruhsatları… tipik vaka dosyası örnekleridir.
Dosyalama Kuralları
Madde 16: Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki alanlarda da dosya açabilirler. Böylece kendi asli fonksiyonları dışındaki konularda da dosya açıp kod verebilirler. Örneğin Ruhsat Denetim Müdürlüğü, asıl faaliyeti olan “iş yerlerine ruhsat verilmesi işi” için 307.04’ü kullanırken, asli vazifesi olmayan insan kaynakları ve personelle alakalı olarak 900 ve alt kırılımlarını kullanabilir.
Madde 17: Bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa ayrıntı düzeyler (alt konu kodu) için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede (konu kodu veya ana konu kodu olarak) dosya açılır. Böyle bir dosyalamada saklama sürelerinin aynı olup olmadığına dikkat edilir ve farklı olanların arasına, üzerinde konu kodu yazılı ayraçlar konur ya da belgeler ayrı dosyalarda tutulur.
Madde 18: Dosya numaralarının tespitinde, kurum içinden veya kurum dışından gelen belgelerin
kodlarına dikkat edilir. Ancak, bu kodlar öncelikli olarak belirleyici değildir. Kodlar farklı da olsa Dosya Planından uygun kod altında dosya açılır.
Madde 19: Ana ve alt konu gruplarının sonunda yer alan “99 Diğer” kısmı bu grupta yer bulunamayan bir belge grubu ve dosya için açılacak yeni dosya kodu ve başlığını ifade eder.
Madde 20: Bir vaka ya da konu kapsamındaki dosyaların her grubu tektir. Bu sebeple aynı dosya numarasını taşıyan dosyaların yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi ve dosyanın tek tek tanımlanıp ayrıştırılabilmesi amacıyla -dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise- coğrafik, alfabetik, sayısal veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir.
Madde 21: Dosyaların sahip oldukları dava numarası, karar numarası, ada pafta parsel numarası, mükellef numarası gibi kendi özel kodları, aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilir. Temizlik Hizmeti Alımı: (Konu kodu ve Kamu İhale Kurumu numarası) 934.02[2011/23]Emlak Vergisi: (Konu kodu ve mükellef numarası) 320.05.03[56646]
11
Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılır.Proje Mal Alımı: (Konu kodu, proje numarası ve ihale numarası) 604[109K15;2011/36]
Madde 22: Bir yazının birden fazla konuyu ilgilendirmesinden dolayı farklı dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konuya göre dosya numarası belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili görüldüğü diğer dosyaya konulabilir ya da gönderme yapılabilir.
Madde 23: Bir belge dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa eğer bir konu ya da vakanın bir parçası ise dosya bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu dosyaya kaldırılır. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.
Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler” bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmayacak ait olduğu konu kapsamında “934.01.02 İhale Onay Belgesi” kodu verilecektir. Kullanım kolaylığından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada da toplanabilir.
Madde 24: Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise ekler yazılarından ayrı dosyalarda; birbirini takip eden sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
Madde 25: Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların düzenlendiği ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşmasına da temel teşkil edecektir.
Madde 26: Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların birimlerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulur.
.
Dosya Etiketi, Üst Veri Elemanları ve Tanımlama Kriterleri
Madde 27: Dosyalara kolay erişim için dosyanın tanımlama bilgileri oluşturulur. Tanımlama kriterleri olarak ifade edilen bu bilgiler, dosya etiketine yazılır. Etiket örneği Ek 3’de gösterilmiştir. Birimler dosyanın ön kapağına, kendi çalışmalarıyla alakalı ek bilgiler yazabilir. Böylece bir dosya ile ilgili olarak kurum adı, birim kodu ve adı, konu kodu, konu ve dosya adı, açıklama bilgileri, yıl, özel kodlar, gibi veriler tanımlama kriterlerini oluşturur. Açıklama bilgileri kısmında dosyanın üretilme koşulları, içeriği, belge türleri ve sahip olduğu özel adlar ve açıklamalar var ise bunlar da tanımlama kriteri olarak değerlendirilir. Tanımlama kriterleri arasında yer alan kurum ve birim kodları için Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanından tespit edilecek kurum kodu ile İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün belediye müdürlükleriyle alakalı belirlemiş olduğu kodlar kullanılır. Tanımlama kriterleri,Birim adı: Kodun karşılığı olan müdürlüğün açık adı veya kısaltması,Konu kodu: ... Belediyesi Dosya Planından o dosya için belirlenmiş konu kodunu,
12
Konu adı: Dosya planındaki kodun karşılığı olan konu başlığını,Açıklamalar: Dosyanın işlemdeki adı, çeşitli özel kodlar, isimler, unvanlar ve gerekli görülen diğer açıklamalar,Tarih: Dosyanın tarihi,Arşiv numarası: Dosyanın işlemi bittikten sonra kaldırıldığı yer olan barkod veya diğer numaralarla gösterilen depo, raf ve kutu numaralarıdır.
Burada geçen bilgiler, Elektronik Belge Yönetimi uygulamalarında belgelerin tutulduğu klasörler için de üst veri elemanlarını oluşturur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Belge Üretilmesi İşlemleri ve Dizi Pusulası
Belge Üretimi
Madde 28: ... Belediyesi birimleri yazışmalarını, Bakanlar Kurulunun 2004/8125 sayılı kararla kabul ettiği “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre yapar.
Belgelere Sayı Verilmesi
Madde 29: Yazışmalarda yer alan “Sayı:” kısmı kurum kodu, birim kodu, konu kodu ve evrak sıra numarası şeklinde düzenlenecektir. Bu kısmın veriliş şekli aşağıdaki gibidir:
Sayı: Kurum kodu . birim kodu - konu kodu - evrak kayıt numarası
Sayı: M.34.3.SAN.0.15.00.00-320.01-325 Kurum Kodu
Birim Kodu
Alt Birim Kodu
Dosya Kodu
Evrak Kayıt No
... Belediyesi kurum kodu: M.34.3.SAN.Birim kodu: Ek 4’de verilmiştir.Konu kodu: Ek 1’de verilmiştir.Evrak kayıt numarası: Evrak kayıt defterinden alınan numara ya da belgelerin otomasyon sistemine kayıt sırasında alınan muhatap numarasıdır.
Örnek:
Sayı: M.34.3.SAN.0.15.00.00 - 321.08 - 325 (... Belediyesi Zabıta Müdürlüğü Semt Pazarı İşlemleri)
Dizi Pusulası
Madde 30: İçinde barındırdığı belgeleri tespit etmek amacıyla dosyalar için dizi pusulası (Ek 5) oluşturulur.
13
Madde 31: Dizi pusulası örneği ekte verilen şekle göre hazırlanır. Dosyanın iç kapağına yapıştırılır ya da dosyanın en üstünde müstakil bir belge olarak tutulur.
Madde 32: Dizi pusulasında o dosyaya giren her belgenin geliş sıra numarasına göre listesi oluşturulur. Bu listenin her satırında o belgeyi tanımlayan, başlık, nereden geldiği, sayı numarası ve tarihi yer alır.
Belge Saklama Planı
Madde 33: Saklama Planının uygulaması dosya bazında yapılır. Bir dosyanın saklama süresi dosyanın kapanmasından sonra başlar. Planda verilen saklama süreleri, oluşturulacak ayıklama ve imha komisyonuna tavsiye niteliğindedir. Nihai karar komisyon tarafından verilir.
Madde 34: Saklama Süreli Dosya Planındaki saklama planı bölümünde şu bilgiler yer alır.
a) Saklama Planının birinci sütununda, dosyaların kapandıktan sonra birim de dahil olmak üzere birim arşivindeki süreleri gösterilmiştir.
b) İkinci sütunda dosyaların kurum arşivinde saklama süreleri belirtilmiştir. c) Üçüncü sütunda saklama süreleri sonunda yapılacak işlem belirtilmiş; işlemler kodlarla
ifade edilmiştir. Saklama kodlarının açılımı şu şekildedir. A : Devlet Arşivlerine GönderilirA1 : Örnek Yıllar GönderilirA2 : Örnek Seçilenler GönderilirA3 : Özellikli Olanlar Devler Arşivlerine GönderilirB : Kurumunda SaklanırC : Ayıklama İmha Komisyonunca DeğerlendirilirD : Devlet Arşivlerine Gönderilmez
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
Madde 35: Bu yönerge hükümleri, …/…/…… tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 36: Bu yönerge hükümlerini, ………… Belediye Başkanlığı yürütür.
14