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Passo a passo e exemplificado

Adelar José Fabian

Eduardo de Oliveira Araujo

Elia Cristina Alves dos Santos

Uberaba – IFTM Reitoria – Junho, 2014

EXPEDIENTE

REITOR DO IFTM Roberto Gil Rodrigues Almeida

PRÓ-REITOR DE PESQUISA E INOVAÇÃO Carlos Antônio Alvarenga Gonçalves

DIRETOR DE PESQUISA Márcio José de Santana

EDITOR CHEFE Adelar José Fabian

EDITORES ADJUNTOS Valdeci Orioli Júnior, Márcio José de Santana

EDITORES ASSOCIADOS Cleber Barbosa de Oliveira, Deborah Santesso Bonnas, Geraldo Gonçalves Lima,

Hugo Leonardo Pereira Rufino, Igor Souza Pereira

SECRETÁRIA Elia Cristina Alves dos Santos

SUPORTE TÉCNICO / DIAGRAMAÇÃO Eduardo de Oliveira Araujo

REVISÃO DA LÍNGUA PORTUGUESA E INGLESA Aparecida Maria Xenofonte Pereira Valle, Edilson Pimenta Ferreira,

Telma Aparecida da Silva Santos, Valéria Guimarães de Freitas Nehme

NORMALIZAÇÃO Rosemar Rosa, Heliese Fabrícia Pereira

REVISOR ESTATÍSTICO Elisa Noberto Ferreira Santos

Fabian, Adelar José –

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – Submissão de artigos – passo a passo e exemplificado / Adelar José Fabian, Eduardo de Oliveira Araujo, Elia Cristina Alves dos Santos – 2014. 20 f. ; il. color. ; 30 cm. 1. Revista Inova Ciência & Tecnologia. 2. Plataforma OJS. 3. Publicação de artigos científicos. I. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro. II. Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação. III. Título.

SUMÁRIO

1 SOBRE ESTE TUTORIAL ........................................................................................................................ 4 1.1 Objetivo ................................................................................................................................................ 4 1.2 Versão 1.0 ............................................................................................................................................. 4 1.3 A plataforma OJS .................................................................................................................................. 4 1.4 Usuários e suas funções editoriais........................................................................................................ 4

2 CADASTRO DO AUTOR ........................................................................................................................ 6 2.1 Realizando o cadastro na plataforma ................................................................................................... 6

3 SUBMISSÃO DE ARTIGOS .................................................................................................................... 9 3.1 O processo de submissão ..................................................................................................................... 9

3.1.1 Visão geral dos passos de submissão ............................................................................................. 9 3.1.2 Acessando o processo de submissão na tela inicial do usuário ..................................................... 9

3.2 Executando os 5 passos do processo de submissão ........................................................................... 10 3.2.1 Passo 1 – Iniciar submissão .......................................................................................................... 10 3.2.2 Passo 2 – Transferência do manuscrito ....................................................................................... 12 3.2.3 Passo 3 – Metadados da submissão (Indexação) ......................................................................... 14 3.2.4 Passo 4 – Transferência de documentos suplementares ............................................................ 15 3.2.5 Passo 5 – Confirmação da submissão .......................................................................................... 18

4 REFERÊNCIAS ................................................................................................................................... 20

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 4

1 SOBRE ESTE TUTORIAL

1.1 Objetivo

Esse tutorial tem o objetivo de orientar o uso da plataforma pelos pesquisadores autores que desejam

submeter artigos aos periódicos do IFTM.

1.2 Versão 1.0

Essa é a primeira versão desse tutorial. Sendo que, futuras correções e melhorias poderão ser

desenvolvidas para melhor uso e aproveitamento dos recursos da plataforma de periódicos.

1.3 A plataforma OJS

O Open Journal Systems (OJS) é um software desenvolvido pela Universidade British Columbia

(http://pkp.sfu.ca/ojs/). No Brasil foi traduzido e customizado pelo Instituto Brasileiro de Informação em

Ciência e Tecnologia (IBICT) e recebe o nome de Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas - SEER.

Trata-se de um software desenvolvido para a construção e gestão para publicação(ões) periódica(s)

eletrônica(s). Este sistema auxilia no processo de gestão de conteúdos e formatos digitais com foco nas

atividades de editoração de publicações periódicas científicos eletrônicas.

O sistema busca reduzir o tempo e a energia devotados às tarefas administrativas e de secretariado

associadas à produção de uma revista, enquanto melhora a preservação dos registros e a eficiência dos

processos editoriais. Busca também aperfeiçoar a qualidade da publicação científica e acadêmica através

de várias inovações, desde a transparência das políticas ao aprimoramento da indexação da revista.

Veja outras informações no site do Public Knowledge Project - PKP - http://pkp.sfu.ca/ojs/ ou no Portal

SEER - IBICT - http://seer.ibict.br/.

1.4 Usuários e suas funções editoriais

Os usuários dessa revista estão listados abaixo com suas respectivas funções editoriais:

Usuários Funções editoriais

Autor Autor submete artigo(s) pelo sistema e acompanha todas as etapas da editoração sob

a supervisão do Editor Associado.

Editor Supervisiona o processo editorial; designa submissões aos Editores de Seção; assume

o agendamento e publicação das edições.

Editor Associado (Editor de Seção)

Supervisiona a avaliação e a edição dos artigos, designando avaliadores, editores de

textos e de layout; solicita e acompanha o processo de leitura; faz o agendamento da

publicações dos artigos.

Avaliador A Realiza a avaliação do artigo de acordo com as diretrizes para avaliação.

Avaliador B Idem ao Avaliador A.

Editor de Texto – Verifica e corrige o texto, melhorando a legibilidade e clareza, questionando o autor

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 5

Usuários Funções editoriais

Revisão Português sobre possíveis equívocos, assegurando a estrita conformidade do documento com as

normas da língua portuguesa.

Editor de Texto – Revisão Inglês

Idem ao Editor de Texto – Revisão Português, porém seguindo as normas da língua

inglesa.

Editor de Texto – Normalização

Idem ao Editor de Texto – Revisão Português/Inglês, porém seguindo as normas

bibliográficas.

Editor de Layout Transforma a submissão editada em composições PDF e HTML para publicação

eletrônica.

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 6

2 CADASTRO DO AUTOR

2.1 Realizando o cadastro na plataforma

Para submeter artigos aos periódicos do IFTM, o autor deve se cadastrar. Veja os passos a seguir.

A) Abra o navegador de sua preferência (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, entre outros) e

digite o endereço do portal: editora.iftm.edu.br

B) Leia a introdução dos periódicos disponíveis do IFTM para escolher em qual delas seu artigo se

enquadra: “Revista Inova Ciência e Tecnologia” ou “Boletim Técnico IFTM”.

C) Clique na opção “Cadastrar” do periódico desejado.

Figura 1. Página inicial das publicações do IFTM.

D) Caso o autor tenha clicado na opção “Cadastro” do menu superior da página, surgirá a tela abaixo onde

deveremos escolher em qual periódico deseja se cadastrar.

A

C

C

D

B

B

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 7

Figura 2. Escolha o periódico – Tela que é exibida se clicar na opção “Cadastro” do menu superior da página inicial.

E) Caso o autor já possua cadastro em outra revista do portal, acesse o link “Clique aqui”.

F) Preencha todos os dados do seu perfil, seguindo as orientações da tela. Fique atento aos campos com

asteriscos (*), pois são de preenchimento obrigatório.

Figura 3. Cadastro do autor – 1ª parte da tela.

E

F

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 8

G) IMPORTANTE: Não se esqueça de marcar a opção “Autor: Pode submeter à revista.”

H) Depois de preencher todos os campos necessários, clique no botão “Cadastrar”.

Figura 4. Cadastro do autor – 2ª parte da tela.

G

H

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 9

3 SUBMISSÃO DE ARTIGOS

3.1 O processo de submissão

O sistema oferece ao autor a possibilidade de enviar suas submissões diretamente ao sistema da revista.

O processo de submissão possui 5 passos, com instruções disponíveis em cada passo.

O sistema oferece ainda a possibilidade de acompanhamento do andamento das submissões.

O autor deve iniciar sua interação com a revista na página de cadastro.

3.1.1 Visão geral dos passos de submissão

Os 5 passos da submissão são:

PASSO 1 – Iniciar submissão.

PASSO 2 – Inclusão de metadados.

PASSO 3 – Transferência do manuscrito.

PASSO 4 – Transferência do arquivo suplementar.

PASSO 5 – Confirmação da submissão.

Os autores não precisam concluir os 5 passos de uma vez, sendo possível sair do sistema durante o

processo.

Os autores podem retomar de onde pararam, acessando as submissões listadas como "Incompletas", na

lista se submissões ativas.

Este tutorial apresenta a simulação dos passos que um autor em potencial deve seguir para a submissão de

artigos no sistema, lembrando que é possível avançar e retroceder a partir da conclusão do segundo passo.

As telas serão exibidas passo a passo com explicações e comentários para auxiliar a compreensão.

3.1.2 Acessando o processo de submissão na tela inicial do usuário

A) O autor deve clicar na função “Autor” para ter acesso à área de submissões do sistema. Será aberta a

tela com as submissões de artigos, conforme explicado mais adiante.

B) Observe que também é possível iniciar uma nova submissão clicando na opção “Nova submissão”.

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 10

Figura 5. Página inicial do usuário – Autor.

C) Inicie uma nova submissão acessando o link “Clique Aqui”, localizado abaixo do subtítulo “Iniciar nova

submissão”.

Figura 6. Iniciando uma nova submissão.

3.2 Executando os 5 passos do processo de submissão

3.2.1 Passo 1 – Iniciar submissão

A) Escolha da seção da revista onde deseja publicar seu artigo.

B) Certifique-se de cumprir todas as condições de submissão e assinale-as.

A B

C

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 11

Figura 7. Submissão de artigo – Passo 1: Iniciar submissão – 1ª parte da tela.

C) Se estiver de acordo com os termos da Declaração de Direito Autoral da revista, marque a opção

indicada.

D) Clique no botão “Salvar e continuar”. Automaticamente, o sistema seguirá para o passo nº 2.

A

B

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 12

Figura 8. Submissão de artigo – Passo 1: Iniciar submissão – 2ª parte da tela.

3.2.2 Passo 2 – Transferência do manuscrito

A) Para assegurar-se de que a identificação do documento foi removida, recomenda-se que o autor leia as

instruções do link “Assegurando uma Avaliação cega Segura”. Será aberta uma janela separada. Leia as

instruções na tela e depois clique no botão “Fechar”.

Observação: Os dados do autor serão inseridos somente no passo “4 – Transferência de Documentos

Suplementares”. Explicaremos, mais adiante nesse tutorial, como e onde inserir os dados do autor.

B) Para transferir o documento, no formato Word (.doc, .docx ou .rtf), basta procurá-lo em seu

computador, clicando no botão “Selecionar arquivo...”.

C) Após localizá-lo, clique no botão “Transferir”.

C

D

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Figura 9. Submissão de artigo – Passo 2: Transferência do manuscrito.

Figura 10. Tela “Assegurando a Avaliação por Pares Cega”.

D) Após transferir o documento, ele será renomeado pelo sistema, que também registra o nome original, o

tamanho, a data e a hora da transferência. Se for necessária a substituição do documento, basta transferir

o novo documento em “Substituir arquivo”, seguindo os mesmos passos explicados anteriormente.

E) Para prosseguir para a próxima etapa, clique no botão “Salvar e continuar”. Automaticamente, o sistema

seguirá para o passo nº 3.

B

A

C

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 14

Figura 11. Submissão de artigo – Passo 2: Transferência do manuscrito – Arquivo submetido.

3.2.3 Passo 3 – Metadados da submissão (Indexação)

Metadados, ou dados sobre dados, são um conjunto de termos que descrevem o documento.

A) Preencha os campos solicitados, não se esquecendo do “Título” e do “Resumo”, pois são obrigatórios.

B) Se o artigo possuir co-autoria, o autor poderá incluir o(s) outro(s) autor(es) na opção “Incluir autor”.

Haverá possibilidade de alterar a ordem de aparição deles, escolher o contato principal para

correspondência, e excluir autores incluídos indevidamente.

Figura 12. Submissão de artigo – Passo 3: Metados da Submissão (Indexação) – 1ª parte da tela.

D

E

IMPORTANTE: Se não aparecer o “campo para digitação”, por exemplo em “Resumo”, dê cliques na posição à frente do campo até aparecer o cursor piscando. Em seguida, digite a informação solicitada. B

A

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 15

C) Depois de preencher todas as informações solicitadas, clique no botão “Salvar e continuar”.

Automaticamente, o sistema seguirá para o passo nº 4.

Figura 13. Submissão de artigo – Passo 3: Metados da Submissão (Indexação) – 2ª parte da tela.

3.2.4 Passo 4 – Transferência de documentos suplementares

Os arquivos suplementares compreendem conjuntos de dados de pesquisa, instrumentos de pesquisa,

textos fonte ou outro material que podem ser um apêndice para a submissão.

Estes arquivos podem estar em qualquer formato (Documento Word, PowerPoint, JPEG, etc.).

IMPORTANTE: Obrigatoriamente o autor deverá enviar pelo menos o documento suplementar que

contém os dados do(s) autor(es), constando: nome, instituição, formação acadêmica e contato (incluindo

email e telefone).

A) Com exceção ao documento que contém os dados do autor, para assegurar-se de que a identificação dos

demais documentos foi removida, recomenda-se que o autor leia as instruções do link “Assegurando uma

C

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 16

Avaliação cega Segura”. Será aberta uma janela separada. Leia as instruções na tela e depois clique no

botão “Fechar”.

B) Para transferir o documento, basta procurá-lo em seu computador, clicando no botão “Selecionar

arquivo...”.

C) Após localizá-lo, clique no botão “Transferir”.

D) Clique no botão “Salvar e continuar”. Automaticamente, o sistema abrirá a tela para preencher as

informações do documento suplementar. Veja a seguir.

Figura 14. Submissão de artigo – Passo 4: Transferência de documentos suplementares.

E) Preencha as informações solicitadas para o documento suplementar, não se esquecendo do “Título”,

pois é obrigatório.

F) Observe que, após a transferência do documento, o mesmo é renomeado pelo sistema, que também

registra o nome original, o tamanho, a data e a hora da transferência. Se for necessária a substituição do

documento, basta transferir o novo documento em “Substituir arquivo”, seguindo os mesmos passos

explicados anteriormente.

G) Clique no botão “Salvar e continuar”. Automaticamente, o sistema voltará à tela inicial de submissão de

arquivos suplementares.

B

A

C

D

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 17

Figura 15. Submissão de artigo – Passo 4a: Preenchendo as informações do documento suplementar.

Ao voltar à tela inicial de submissão de arquivos suplementares, o autor poderá:

H) Editá-lo, alterando suas informações, como por exemplo, mudar o “Título”.

I) Excluí-lo, caso o autor tenha inserido um documento errado.

J) Transferir outro documento suplementar, clicando no botão “Selecionar arquivo...” e seguindo os passos

explicados anteriormente.

K) Depois de transferir todos os documentos suplementares do seu artigo, clique no botão “Salvar e

continuar”. Automaticamente, o sistema seguirá para o 5º e último passo.

F

G

E

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 18

Figura 16. Submissão de artigo – Passo 4: Transferência e edição de documentos suplementares.

3.2.5 Passo 5 – Confirmação da submissão

No quinto e último passo é importante conferir se todas as informações inseridas estão corretas, antes de

finalizar a submissão do artigo.

A) Observe que, no menu superior da tela, podemos retornar a qualquer uma das etapas anteriores: “1 –

Início”, “2 – Transferência do Manuscrito”, “3 – Inclusão de Metadados” e “4 – Transferência de

Documentos Suplementares”. Se julgar necessário, retorne para uma dessas etapas e corrija as informações

que precisar.

B) Veja com atenção no “Resumo de documentos” quais arquivos o autor está submetendo para a

plataforma.

IMPORTANTE: É necessário que o autor envie, pelo menos, 2 (dois) arquivos: o primeiro, que é o artigo

propriamente dito (sem os dados dos autores), e o segundo, que contém os dados dos autores.

C) Conferidas todas as informações da submissão do artigo, clique no botão “Concluir submissão”.

ATENÇÃO: Após a confirmação, não é possível alterar o arquivo submetido.

Figura 17. Submissão de artigo – Passo 5: Confirmação da submissão.

O sistema apresenta uma mensagem que indica a conclusão da submissão. O autor receberá um e-mail de

notificação da submissão.

D) Para voltar à tela de acompanhamento da submissão, o autor deve clicar no link “Submissões ativas”.

H I

J

K

C

A

B

Revista Inova Ciência & Tecnologia – Tutorial de uso da plataforma – passo a passo e exemplificado 19

Figura 18. Mensagem de confirmação da submissão.

E) Se for necessário conferir os dados da submissão e/ou editar os metadados, o autor deve clicar no título

da submissão.

F) É possível acompanhar o status da submissão em “Situação”, que terá link ativo de acordo com o estágio

em que se encontra (em fila para avaliação; em edição, etc).

Figura 19. Tela das Submissões Ativas – Conferindo e acompanhando a situação dos artigos submetidos.

D

E

F

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4 REFERÊNCIAS

INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA. OJS em uma hora: introdução ao

sistema eletrônico de editoração de revistas SEER/OJS versão 2.1.1. Tradução Ramón Martins Sodoma da

Fonseca. Revisão Carlos Roberto Meinert. [S.l.: s.n.], 2006. Disponível em:

<http://seer.ibict.br/images/stories/file/manuais/ojs_uma_hora.pdf>. Acesso em: 03 mar. 2014.

INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA [IBICT]. Sistema Eletrônico de Editoração

de Revistas. Disponível em: <http://www.ibict.br/secao.php?cat=SEER>. Acesso em: 05 mar. 2014.