Tovholder

www.kommuneplan.haderslev.dk

v/Ulla HaahrErhvervs- og KulturserviceHaderslev Kommune

20. januar 2009

Hvad vil I vide?

Hvordan ser kommuneplanen ud?

Tæt ved målet?

• Deadline tekster til kommuneplanforslagets hovedstruktur 30.1.2009

• Temamøder i udvalg 26.1.2009 & 5.2.2009

• Værkstedsdag for Byrådet 19.2.2009

• Politisk behandling 24.2.2009 – 26.3.2009

• Offentlighedsperiode 22.4.2009 – 17.6.2009

januar 2009 juni 2009

Kommunikationsflow

Projektledergruppe

Tovholder Cowi

Odeum-brugerePlangruppePlanforum

Centrale aktører i processen

• Prototypegruppe• GIS-folk• Informationsteam (kommunikationsafdeling)• Serviceområder i Haderslev Kommune• Direktionen• Planforum og Plangruppen• COWI / Plan09

• Projektledergruppen• Odeum-brugere• Byrådspolitikere

Odeum-brugerne

• Kursus 4.9.2008

• Nyhedsbrev og nyhedsmails – Sprog, målgrupper og kommunikation– Hints til at bruge Odeum, fx brug ctrl +– Hotline

• Hotline (point of customer contact)– 3 personer– Ulla, Hanne og Martin

1. Hvor får jeg hjælp?Hjælp til konkrete spørgsmål omkring formatering, opsætning og lignendeUlla Haahr, Erhvervs- og Kulturservice, ulha@haderslev.dk, 74 34 17 11Hanne Jepsen, Erhvervs- og Kulturservice, hajp@haderslev.dk, 74 34 17 03Martin Høgh, Cowi A/S, mrhg@cowi.dk, 45 97 76 10

2. Brugere Der er indtil videre oprettet følgende brugere på http://haderslev.odeum.comTeknik og miljøgruppen, brugernavn teknikErhverv og kulturgruppen, brugernavn erhvervInformationsgruppen, brugernavn informationSundhedsgruppen, brugernavn sundhedI har ikke et individuelt brugernavn og password. Husk derfor at koordinere internt i grupperne omkring ændring af password, og formidling af brugernavn og password til eventuelle nye interne brugere, som ikke deltog i kurset.

Hvad siger Odeum-brugerne?

Styrker• Let at bruge – som word• Materialet kan publiceres straks• Ændringer bliver synlige med det samme• Let at lave fagligt ping-pong ved at henvise til hjemmesiden

Svagheder• Svært at overskue i redigeringsfase• Derfor skrives i word indtil afsnit er færdigt• Betyder, at der går lang tid inden afsnit lægges i Odeum• Hastighed er af og til problematisk• Ingen stavekontrol• Så længe adgangen er åben, bliver vi ikke færdige

Andet• Det sproglige – giver kvababbelser

Byrødderne

• Byrådsseminarer juni & oktober 2008

• Værkstedskursus februar 2009

• Behandling af kommuneplanforslag marts 2009

• Ved enhver mulig lejlighed har vi omtalt den digitale kommuneplan

• Strategi: Push

Hvad siger byrødderne?

• Positiv respons og opbakning

• Digital kommune = digital kommuneplan

• Digital kommuneplan = fælles vidensplatform

• Hvad sker der senere i processen?

Gode råd

• Hav opbakning fra styrende koalition (topledelse, fagpersoner, IT-folk)

• Involver centrale aktører i processer fra start

• Vær opmærksom på kompleksitet

• Vælg en tovholder, som brænder for kommunikation

• Vælg tovholder med redaktøregenskaber - skal både sikre relationsdannelse og sætte kommaer.

• Sørg for at tovholderen er fagansvarlig for mindst et område i hovedstrukturen (troværdighed)

Flere gode råd

• Italesæt den digitale kommuneplan hvor I kan

• Vær klar omkring brugen af Odeum i skrivefasen

• Anerkend fremdrift løbende fx i nyhedsbrev / nyhedsmail

• Sæt korrektur-gange i system fra start

• Synliggør hotline-funktionen løbende fx i nyhedsbrev / nyhedsmail

• Husk testkørsler – tænk-højt-tests

Udfordring I

• Forandringsledelse

– Projektledergruppe og tovholder = forandringsagenter

– Defreeze – Change – Refreeze (optø – ændre – nedfrys)

Udfordring II

• Digitale rødder

– Bidragydere tænker ikke indhold i forhold til det digitale medie.

– Uddannelse i webkommunikation er nødvendigt for bidragydere og andre.

Udfordring III

• Digitalt medie

– Tilfredsstillende politisk behandling?

– Markedsføring (link i mails?)

– Er hjemmesiden overskuelig?

– Vidensdeling

Udfordring IV

• Driftsorganisation

– P.t. ikke fastlagt