i

TINJAUAN KEBUTUHAN RAK FILE UNIT FILING

DI RUMAH SAKIT RESTU IBU BALIKPAPAN

TAHUN 2017 – 2021

KARYA TULIS ILMIAH

Disusun guna memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan

Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Oleh :

NOVI RACHMAWATI

A11415437

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI MULIA

SUKOHARJO

2017

ii

iii

iv

MOTTO

Always be yourself and never be anyone else even if they look better than you

“Allah tidak membebani seseorang melainkan sesuai dengan kesanggupanya. Ia

mendapat pahala (dari kebajikan) yang di usahakanya dan ia mendapat siksa (dari

kejahatan) yang di kerjakannya”.

(Al-Baqarah : 286)

Jangan lihat masa lampau dengan penyesalan, jangan pula lihat masa depan

dengan ketakutan, tapi lihatlah sekitar anda dengan penuh kesadaran

(James Thurber)

Jangan biarkan apa yang tidak dapat anda lakukan mengganggu apa yang dapat

anda lakukan

(John Wooden)

Anda memang tidak pernah tahu kapan anda akan sukses tapi yang anda harus

tahu adalah anda pasti sukses

The Purpose of religion is to control yourself, not to criticize other. How much am

I doing about my anger, attachment, hatred, pride and jealousy? These are thing

we must check in our dealy lives.

(The Dalai Lama)

v

PERSEMBAHAN

Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang

Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan

Karya Tulis Ilmiah (KTI). Penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dilakukan

dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma III

Jurusan Perekam dan Informasi Kesehatan di Poltekkes Bhakti Mulia Sukoharjo.

Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari

masa perkuliahan sampai pada penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini,

sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Kustanti, SE.Akt,MM dan Ibu Erna Zakiah, S.KM, M.Kes selaku dosen

pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk

mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.

2. Orang tua yang telah banyak memberikan semangat, do’a dan dukungan

secara material dan moral

3. Semua kakakku (Fery Ivayanti dan Tanto Indra Rahmadi) tersayang yang

selalu memberi motivasi, semangat dan do’a

4. Mbak Ulpah Indasari, Norma Nurmaulida yang telah banyak membantu dalam

usaha memperoleh data yang saya perlukan dalam penyusunan Karya Tulis

Ilmiah (KTI)

5. Sahabat terbaik, tersayang dan tercinta (Nisa Saraswati, Nurwati Maharani,

Renta Awalian Aszami, Rizky Septi Herawati, Siti Fatimah dan Nimas

A.E.M) yang selalu mendukung juga berjuang bersama – sama

6. Teman – teman seTEMA Ergonomi Figthing yak kita berjuang bersama

7. Serta teman seperjuangan RMIK angkatan 2014 yang berjuang bersama,

semoga kita semua menjadi orang yang sukses.

Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas

segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga Karya Tulis Ilmiah

(KTI) ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Sukoharjo, Mei 2017

Penulis

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan

hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini

yang berjudul “Tinjauan Kebutuhan Rak File Unit Filing di Rumah Sakit Restu

Ibu Balikpapan Tahun 2017-2021”.

Tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk memenuhi

salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan. Dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini penulis

mendapatkan bimbingan dan bantuan dari beberapa pihak. Pada kesempatan ini

penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu dr. Sri Dayaningsih, M.M, selaku Direktur Politeknik Kesehatan Bhakti

Mulia Sukoharjo.

2. Bapak Drg. B. Agus Wiatma, M.Kes, selaku Direktur Rumah Sakit Restu Ibu

Balikpapan.

3. Ibu Kustanti, SE.Akt, MM, selaku Pembimbing I yang telah memberikan

pengarahan dan bimbingan pada penulis dalam menyelesaikan Karya Tulis

Ilmiah ini.

4. Ibu Erna Zakiah, S.KM, M.Kes selaku Pembimbing II dan Ketua Prodi DIII

Rekam Medik dan Informasi Kesehatan Poltekkes Bhakti Mulia Sukoharjo

5. Bapak Dr. Tommy Hendrawan, selaku Ketua Rekam Medis di Rumah Sakit

Restu Ibu Balikpapan.

vii

6. Bapak/Ibu dosen program studi Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

Poltekkes Bhakti Mulia Sukoharjo.

7. Seluruh karyawan dan staf Rumah Sakit Restu Ibu Balikpapan yang telah ikut

membantu dan membimbing penulis dalam melaksanakan praktik lapangan.

8. Teman – teman dan semua pihak yang telah membantu penulis hingga

terselesaikannya karya tulis ilmiah ini.

Penulis juga menyadari bahwa dalam penyusunan laporan praktik lapangan ini

masih banyak kesalahan dan kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik

dan saran yang membangun guna kesempurnaan laporan ini.

Demikian laporan ini penulis susun, semoga dapat bermanfaat bagi penulis

pada khususnya dan bermanfaat bagi seluruh pembaca pada umumnya.

Sukoharjo, Mei 2017

Penulis

viii

DIII Medical Records and Health Information Study Program

Health Polytechnic of Bhakti Mulia Sukoharjo

2017

ABSTRACT

NOVI RACHMAWATI

Review of the Need of File Shelves in Filing Unit of Restu Ibu Hospital in

Balikpapan Year 2017-2021

xvi, 63 Pages, 9 Tables, 3 Images, 12 Appendices

Background : The increasing number of new patients makes narrower space of

file shelves that usually used to collect the document of outpatient medical

records, which resulting misfile as well as frequent damage of medical record

documents while retrieving and returning the files on its shelves.

Aim of the Study : To find out the approximate numbers of the file shelves in

filing unit of Restu Ibu Hospital in Balikpapan Year 2017-2021.

Research Method : The research methods employed in this study were

observation and interview. The research design was descriptive study and

followed by retrospective approach with 20 file shelves and 482.779 documents of

medical records as the population. Meanwhile, the sample used was 400 samples

which selected by Simple Random Sampling method.

Findings : The average thickness of medical record documents is 0,73 cm, the

capacity of the whole shelves is 67.120 documents, the predicted numbers of new

patients year 2017-2021 in sequence are 104.351, 106.949, 109.548, 112.146,

114.745, the approximate need of file shelves is around 22 shelves with size 490

cm, width 30 cm and height 225 cm.

Conclusion : Based on the calculation, 42 file shelves are needed in period 2017-

2021. In other words, it needs to add another 22 shelves so that the entire

documents can be accommodated into the shelves and no more damage on the

documents due to overfull shelves.

Keywords : the needs of file shelves, shelf capacity, medical record

documents, increasing number of new patients

Bibliography : 20 (1971 – 2015)

ix

Program Studi DIII Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

Politeknik Kesehatan Bhakti Mulia Sukoharjo

2017

ABSTRAK

NOVI RACHMAWATI

Tinjauan Kebutuhan Rak File Unit Filing di Rumah Sakit Restu Ibu

Balikpapan Tahun 2017-2021

xvi, 63 Halaman, 9 Tabel, 3 Gambar, 12 Lampiran

Latar Belakang : Pertambahan jumlah pasien baru menyebabkan penuh dan

sesaknya rak file dokumen rekam medis rawat jalan sehingga menimbulkan

missfile juga sering terjadi kerusakan dokumen rekam medis saat pengambilan

serta pengembalian pada rak file.

Tujuan penelitian : Mengetahui perkiraan jumlah rak file unit filing di Rumah

Sakit Restu Ibu Balikpapan Tahun 2017 – 2021.

Metode penelitian : Metode penelitian dengan menggunakan observasi dan

wawancara. Jenis penelitian deskriptif dan dengan pendekatan retrospektif dengan

populasi 20 buah rak file dan 482.779 dokumen rekam medis. Sedangkan dengan

400 sampel menggunakan metode Simple Random Sampling.

Hasil : Rata – rata ketebalan dokumen rekam medis adalah 0,73 cm, kapasitas rak

seluruhnya adalah 67.120 dokumen, prediksi pertambahan pasien baru tahun

2017 – 2021 berurutan adalah 104.351, 106.949, 109.548, 112.146, 114.745,

perkiraan kebutuhan rak file sebanyak 22 almari dengan ukuran panjang rak 490

cm, lebar rak 30 cm dan tinggi rak 225 cm.

Kesimpulan penelitian : Berdasarkan hasil perhitungan dibutuhkan sebanyak 42

buah almari sampai periode 2017 – 2021 jadi perlu penambahan 22 almari

sehingga seluruh dokumen dapat ditampung ke dalam rak dan tidak terjadi

kerusakan dokumen akibat sesaknya almari.

Kata kunci : kebutuhan rak file, kapasitas rak, dokumen rekam medis,

pertambahan jumlah pasien baru

Kepustakaan : 20 ( 1971 – 2015)

x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii

MOTTO ........................................................................................................... iv

PERSEMBAHAN ............................................................................................ v

KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi

ABSTRAK ....................................................................................................... viii

DAFTAR ISI .................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ........................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xv

DAFTAR SINGKATAN ................................................................................. xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................ 3

B. Rumusan Masalah ....................................................................... 4

C. Tujuan Penelitian ........................................................................ 4

D. Manfaat Penelitian ...................................................................... 5

E. Lingkup Penelitian ...................................................................... 6

F. Keaslian Penelitian ...................................................................... 7

xi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit ................................................................................ 9

B. Rekam Medis .............................................................................. 10

C. Sistem dan Subsistem Rekam Medis .......................................... 17

D. Bagian Filing .............................................................................. 20

E. Ergonomi ..................................................................................... 27

F. Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam

Medis ........................................................................................... 31

G. Kerangka Teori ........................................................................... 34

H. Kerangka Konsep ......................................................................... 35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ............................................................................ 36

B. Identifikasi Variabel .................................................................... 37

C. Definisi Operasional ................................................................... 37

D. Populasi dan Sampel ................................................................... 38

E. Sumber Data ................................................................................ 40

F. Instrumen Penelitian ................................................................... 40

G. Pengolahan Data ......................................................................... 41

H. Analisis Data ............................................................................... 41

I. Jadual Penelitian ......................................................................... 42

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Pengamatan ........................................................................ 43

B. Pembahasan ................................................................................. 55

xii

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ................................................................................. 62

B. Saran ........................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Jumlah Pasien Baru Rawat Jalan dan Rawat Inap di Rumah Sakit

Restu Ibu Balikpapan 3

Tabel 1.2 Keaslian Penelitian 7

Tabel 2.1 Data Antropometri Orang Indonesia ............................................... 30

Tabel 3.1 Definisi Operasional ....................................................................... 37

Tabel 3.2 Jadual Penelitian ............................................................................. 42

Tabel 4.1 Dimensi Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Restu Ibu

Balikpapan ...................................................................................... 46

Tabel 4.2 Hasil Perhitungan Jumlah Pasien Tahun 2012 – 2016 .................... 50

Tabel 4.3 Prediksi Pertambahan Pasien Baru Tahu 2017 – 2021 di Rumah

Sakit Restu Ibu Balikpapan ............................................................ 50

Tabel 4.4 Hasil Perkiraan Kebutuhan Rak Tahun 2017 – 2021 di Rumah

Sakit Restu Ibu Balikpapan ............................................................ 55

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Kerangka Teori ............................................................................ 34

Gambar 2.2 Kerangka Konsep ........................................................................ 35

Gambar 4.1 Bentuk dan ukuran rak file di Rumah Sakit Restu Ibu

Balikpapan ................................................................................. 48

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Struktur Organisasi Rumah Sakit Restu Ibu Balikpapan

Lampiran 2 : Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Restu Ibu

Balikpapan

Lampiran 3 : Pedoman Observasi

Lampiran 4 : Pedoman Wawancara

Lampiran 5 : Hasil Observasi

Lampiran 6 : Hasil Wawancara

Lampiran 7 : Perkiraan Jumlah DRM di Rumah Sakit Restu Ibu Balikpapan

Tahun 2017 – 2021

Lampiran 8 : Prediksi Kebutuhan Rak File di Rumah Sakit Restu Ibu Balikpapan

Tahun 2017 – 2021

Lampiran 9 : SOP Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Lampiran 10 : SOP Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Lampiran 11 : SOP Penyusutan Dokumen Rekam Medis

Lampiran 12 : SOP Pemusnahan/Penghapusan Dokumen Rekam Medis

xvi

DAFTAR SINGKATAN

CM : Centimeter

DepKes : Departemen Kesehatan

DRM : Dokumen Rekam Medis

MENKES : Menteri Kesehatan

MDF : Middle Digit Filing

PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan

PP : Panjang Pengarsipan

RI : Republik Indonesia

RM : Rekam Medis

SNF : Straight Numerical Filing

TDF : Terminal Digit Filing

UU : Undang-Undang

WHO : Word Health Organization