"�{.tI Ministerul Educa1iei Na1ionaleUNIVERSITATEA DE $TIINTE AGRICOLE $1 MEDICINA VETERINARA

"ION IONESCU DE LA BRAD" DIN IA$I

"University of Applied Life Sciences and Environment"

REGULAMENT

privind sistemul de control intern / managerial in Universitatea de $tiinte

Agricole �i Medicina Veterinara "Ion Ionescu de la Brad" din Ia�i.

Capitolul I

Cadrullegal de organizare �i functionare a sistemului de control intern /

managerial

1. Dispozitii generale

Art. 1 Prezentul regulament are scopul de a asigura conditiile necesare implemenHirii �i dezvoltarii

sistemului de control intem/managerial in Universitatea de �tiinte Agricole �i Medicina Veterinara "

Ion Ionescu de la Brad din Ia�i (USAMV) �i va fi implementat prin intermediul procedurilor de sistem

specifice sistemului de control intem/ managerial, ce se vor utiliza de catre toate structurile USAMV.

Art. 2 (1) Prezentul regulament este elaborat in conformitate cu urmatoarele prevederi Iegale specifice

in vigoare �i a documentatiei elaborate de institutiile cu rol de reglementare �i control in domeniu,

astfel:

(2) Legislafie nafionali:i specijici:i controlului managerial intern:

a. OG nr. 119/1999 privind controlul intem/manageriaI �i controluI financiar preventiv, modificata �i

completata;

b. OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intem/managerial, cuprinzand

standardele de control intem/managerial la entitatile publice �i pentru dezvoltarea sistemelor de

control internlmanagerial, modificat �i completat;

c. OMFP nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv �i a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care

desta�oara activitatea de controI financiar preventiv propriu, modificat �i completat;

d. OMFP 286112009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea �i efectuarea inventarierii

elementelor de natura activelor, datoriilor �i capitalurilor proprii, modificat �i completat;

e. Legea or. 672/2002 privind auditul public intern, modificaHi �i completaHi;

f. HG or. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit

public intern, modificata �i completata.

g. OSGG or. 400/2015 pentru aprobarea Codului intern/managerial, cuprinzind standardele de

management �i control intern la entitatile publice �i pentru dezvoltarea sistemelor de control

managerial, republicat, cu modificarile �i completarile ulterioare, 'in vigoare de la 22 iunie 2015;

(3) Documentalie elaborata de instituliile cu rol de reglementare $i control in domeniu:

a. Ghidul de evaluare a sistemului de control intern in institutiile publice elaborat de Curtea de

Conturi a Romaniei;

b. Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania pentru perioada 2014 - 2016,

elaborat de Ministerul Finantelor Publice;

c. Indrumarul metodologic pentru dezvoltarea controlului intern in entitatile publice, elaborat de

Ministerul Finantelor Publice;

d. Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice;

e. Metodologia de implementare a standardului de control intern "ManagementuI riscurilor",

elaborat de Ministerul Finantelor Publice - Unitatea Centrala de Armonizare a Sistemelor de

Management Financiar �i Control.

Art. 3 Conform OG 119/1999, controlul intern/managerial reprezinta ansamblul formelor de control

exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu

obiectivele acesteia �i cu reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod

economic, eficient �i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele �i

procedurile.

Art. 4 Controlul intern/managerial are urmatoarele obiective generale:

a. realizarea, la un nivel corespunzator de calitate, a atributiilor institutiei, stabilite in

concordanta cu propria misiune, in conditii de regularitate, eficacitate, economicitate �i

eficienta;

b. protejarea fondurilor publice impotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau

fraudei; c. respectarea legii, a reglementarilor �i deciziilor conducerii;

d. dezvoltarea �i intretinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare �i

difuzare a datelor �i informatiilor financiare �i de conducere, precum �i a unor sisteme �i

proceduri de informare publica adecvata prin rapoarte periodice.

Art. 5 (1) Managementul USAMV, trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea �i perfectionarea

structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor �i criteriilor de evaluare, pentru

a satisface cerintele generale �i specifice de control intern/managerial;

(2) Cerintele generale �i specifice de control intern/managerial sunt, in principal, urmatoarele:

a. cerinte generale:

• asigurarea indeplinirii obiectivelor generale prevazute la art. 4 prin evaluarea sistematica �i

mentinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor, programelor,

proiectelor sau operatiunilor;

• asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere �i de executie, acesta avand

obligatia sa raspunda in orice moment solicitarilor conducerii �i sa sprijine efectiv controlul

intern/managerial;

• asigurarea integritatii �i competentei personalului de conducere �i de executie, a cunoa�terii �i

intelegerii de catre acesta a importantei �i rolului controlului intern/managerial;

• stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern/managerial, astfel incat acestea sa fie

adecvate, cuprinzatoare, rezonabile �i integrate misiunii institutiei �i obiectivelor de ansamblu

ale acesteia;

• supravegherea continua de catre personalul de conducere a tuturor activWitilor �i indeplinirea de

catre personalul de conducere a obligatiei de a actiona corectiv, prompt �i responsabil ori de

cate ori se constaHi lncaldiri ale legalWitii �i regularitatii In efectuarea unor operatiuni sau In

realizarea unor activitati 'in mod neeconomic, ineficace sau ineficient.

b. cerinte specifice:

- ref1ectarea 'in documente scrise a organizarii controlului intern/managerial, a tuturor

operatiunilor institutiei �i a tuturor evenimentelor semnificative, precum �i 'inregistrarea �i

pastrarea In mod adecvat a documentelor, astfel 'incat acestea sa fie disponibile cu

promptitudine pentru a fi examinate de ciitre cei in drept;

• lnregistrarea de lndata �i 'in mod corect a tuturor operatiunilor �i evenimentelor semnificative;

• asigurarea aprobarii �i efectuarii operatiunilor exclusiv de catre persoane special imputernicite

in acest sens;

• separarea atributiilor privind efectuarea de operatiuni Intre persoane, astfel 'incat atributiile de

aprobare, control �i 'inregistrare sa fie, intr-o masura adecvata, incredintate unor persoane

diferite;

• asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;

• accesarea resurselor �i documentelor numai de catre persoane Indreptatite �i responsabile in

legatura cu utilizarea �i pastrarea lor

Art. 6 Persoanele care gestioneaza fonduri publice sau patrimoniul public au obligatia sa realizeze 0

buna gestiune financiara prin asigurarea legalitatii, regularitatii, economiciHitii, eficacitatii �i eficientei

In utilizarea fondurilor publice �i In administrarea patrimoniului public.

Art. 7 (1) Rectorul USAMV dispune, tinand cont de particularWitile cadrului legal de organizare �i

functionare, precum �i de standardele prevazute in Codul controlului intern/managerial, aprobat prin

OMFP 946/2005, modificat �i completat, �i OSGG nr. 400/2015, masurile necesare pentru elaborarea

�i dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activitiiti.

(2) Obiectivele, actiunile, responsabilitatile, termenele, precum �i alte componente ale masurilor

respective se cuprind 'in programul USAMV Ia�i de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial.

(3) In program se evidentiaza, In mod distinct, �i actiunile de perfectionare profesionala, atatpentru persoanele cu functii de conducere, cat �i pentru cele de executie, prin cursuri organizatede organisme abilitate.

Art. 8 (1) In vederea monitorizarii, coordonarii �i Indrumarii metodologice a implementiirii �i/saudezvoltarii sistemului de control intem/managerial, Rectorul USAMV Ia�i constituie, prin act de

decizie intemii, 0 structurii cu atributii In acest sens.

(2) Componenta, modul de organizare �i de lucru, precum �i alte elemente privind structura

prevazutii la alin. (1) se stabilesc conform prezentului regulament.

(3) In vederea elaboriirii In mod unitar a procedurilor formalizate pe activitiiti, se va elabora 0procedura de sistem referitoare la elaborarea procedurilor.

Art. 9 (1) Programul elaborat �i actualizat conform art. 7 alin. (2), inclusiv actele administrative de

constituire �i modificare a structurilor prevazute la art. 8 alin. (1), vor fi transmise, In vederea

informiirii �i armoniziirii, la Ministerul Educatiei Nationale, la termenele stabilite de acestea, dar nu

mai tarziu de data de 15 martie a fiedirui an.

(2) Stadiul implementarii �i dezvoWirii sistemului de control intem/managerial la nivelul

USAMV Ia�i, precum �i situatiile deosebite, constatate In aetiunile de monitorizare, coordonare

�i indrumare metodologicii, derulate de structurile previizute la art. 8 alin. (l), fac obiectul

informarii, prin Intocmirea de situatii semestriale/anuale, pe formatul-prevazut de OMFP

946/2005, modificat �i completat �i OSGG nr. 400/2015 care se transmit Ministerului Educatiei

Nationale, la termenele stabilite de acestea.

Art. 10 Rectorul USAMV, elaboreaza anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial,

care se prezintii ca anexa la situatia financiara a exercitiului bugetar lncheiat.

2. Elementele fundamentale ale sistemului de control intern I

manageriaI.

Art. 11 (l) Controlul este considerat 0 functie manageriala �i nu 0 operatiune de verificare. Prin functia

de control, managementul constata abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaza cauzele care le-au

determinat �i dispune masurile corective sau preventive ce se impun.

(2) Elementele fundamentale ale sistemului de control intern / managerial sunt: obiectivele,

planificarea, organizarea, riscurile, procedurile �i activitiWle de control.

Art. 12 (1) Obiectivele USAMV Ia�i, In ceea ce prive�te sistemul de control intern / managerial, sunt

grupate In trei categorii:

a. Eficacitatea �i eficienta functionarii - cuprinde obiectivele legate de misiunea USAMV �i de

utilizarea eficienta a resurselor. Tot aici sunt incluse �i obiectivele privind protejarea resurselor

USAMV de utilizare inadecvata sau de pierderi, ca �i identificarea �i gestionarea pasivelor;

b. Fiabilitatea informatiilor interne �i externe - include obiectivele legate de tinerea unei

contabilitati adecvate, ca �i de fiabilitatea informatiilor utilizate In USAMV sau difuzate catre

terti. De asemenea, In aceasta categorie sunt incluse �i obiectivele privind protejarea

documentelor Impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei �i distorsionarea

rezultatelor;

c. Conformitatea cu legile, regulamentele �i politicile interne - cuprinde obiective legate de

asigurarea ca activitati!e USAMV se desta�oara In conformitate cu obligatiile impuse de lege �i

de regulamente, precum �i cu respectarea politicilor interne.

(2) Obiectivele generale se descompun In obiective derivate, care, la dindul lor, se descompun

In obiective specifice (individuale), formand un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor

poate fi calitativa sau cantitativa, Insa, pentru fiecare obiectiv, trebuie definiti indicatori de

rezultate, pe cat posibil comensurabili.

Art. 13(2) Planificarea - pentru a se realiza obiectivele, se desta�oara activitati adecvate, carora este

necesar sa Ii se aloce resurse. Expresia valorica a resurselor se reflecta In buget, care reprezinta planul

financiar. Obiectivele, activWltile e�alonate In timp �i resursele aferente constituie programul

managerial.

Art. 14(3) Organizarea - activitatile prin care se realizeaza obiectivele (individuale, derivate �i

generale) sunt transpuse In sarcini (componenta elementara), atributiuni �i functiuni (componente

agregate) �i sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale USAMV (posturi �i

compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate Indeplinirii

obiectivelor.

Art. 15(4) Riscurile reprezinta evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor. Managementul

USAMV are obligatia de a identifica riscurile �i de a Intreprinde acele actiuni care plaseaza �i mentin

riscurile In limite acceptabile. Trebuie mentinut un echilibru intre nivelul acceptabil al riscurilor �i

costurile pe care le implica aceste aetiuni. Art. 16 (5) Procedurile - pentru realizarea obiectivelor

trebuie sa se asigure un echilibru Intre sarcini, competenta (autoritate decizionala conferita prin

delegare) �i responsabilitati (obligatia de a realiza obiectivele) �i sa se defineasca proceduri.

Procedurile reprezinta pa�ii ce trebuie urmati (algoritmul) In realizarea sarcinilor, exercitarea

competentelor �i angajarea responsabilitatilor. In acest context, controlul intern/managerial:o este integrat In sistemul de management al fiecarei componente structurale a entitatii publice;

o intra In grija personalului de la toate nivelurile;

o ofera 0 asigurare rezonabila a atingerii obiectivelor, Incepand cu cele individuale �i

terminand cu cele generale.

Art. 17 (1) Activitatile de control sunt politicile �i procedurile stabilite pentru abordarea riscurilor In

vederea atingerii obiectivelor institutiei (Activitate semnificativa pentru USAMV -> Obiective ->

Riscuri -> Controale).

(2) Controlul este prezent pe toate palierele USAMV- ului �i se manifesHi sub forma mai multor

tipuri de control intern, structurate avandu-se in vedere mai multe criterii, dupa cum urmeaza:

a. Dupa natura activitatilor verificate (verificarilor efectuate), controlul intern poate fi clasificat

dupa cum urmeaza:

- Controlul administrativ intern - control ierarhic ce se executa de catre persoanele cu functii

de conducere asupra compartimentelor �i persoanelor din subordine; este 0 sarcina care rezulta

din atributiile de serviciu �i se executa permanent;

- Controlul financiar de gestiune - reprezinta acele verificari asupra modului de respectare a

dispozitiilor legale referitoare la gestionarea mijloacelor materiale �i bane�ti pe baza

documentelor primare �i contabile;

- Controlulfinanciar preventiv propriu - reprezinta controlul efectuat pentru preintampinarea

efectuarii operatiunilor care nu indeplinesc conditiile de legalitate, regularitate �i lncadrarea in

limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, dupa caz, stabilite potrivit legii;

- Controlul reciproc exercitat intre compartimentele sau salaria{ii entitii{ii ca urmare a

separarii sarcinilor, a obiectivelor proprii fiecaruia �i a participarii la realizarea acelora�i fluxuri

de bunuri �i informatii;

-Autocontrolul angaja{ilor pentru activitatile pe care le desta�oara;

-Auditul public intern.

b. Dupa momentul efectuarii verificarilor, controlul intern se clasifica astfel:

- Controlul preventiv (ex-ante) - se exercita lnaintea efectuarii operatiunilor;

- Controlul concomitent (operativ) - se exercita pe parcursul efectuarii operatiunilor;

- Controlul ulterior (ex-post) - se exercita dupa efectuarea operatiunilor.

c. Dupa domeniul asupra caruia se exercita, controlul intern se poate clasifica astfel:

- Controlul organiza{ional - controlul care urmare�te sa evidentieze cum se aplica planul de

organizare al USAMV, cum se aloca autoritatea �i responsabilitatile, cum functioneaza

piramida ierarhidi;

- Controlul separiirii sarcinilor - controlul care vizeaza diminuarea riscurilor cumuIarii

responsabilitatilor, ceea ce presupune reducerea posibilitatilor ca un salariat sa efectueze mai

multe operatiuni legate de 0 tranzactie (autorizare, plata, gestionare, contabilizare), situatie care

ar permite unei persoane sa comita sau sa ascunda erori, nereguli, in cadrul atributiilor pe care

le au;

- Controlulfizic - controlul care are in vedere gestionarea, securitatea activelor �i autorizarea

accesului la active;

- Controlul privind autorizarea $i aprobarea - controlul prin care se urmare�te daca

operatiunile se realizeaza in conformitate cu deciziile stabilite de managementul USAMV;

- Controlul aritmetic $i contabil - controlul care urmare�te daca inregistrarea �i prelucrarea

operatiunilor economice a fost autorizata, daca s-au lnregistrat toate operatiunile, daca

'inregistrarile sunt exacte �i corecte. Controlul include verificarea acuratetei aritmetice a

lnregistrarilor �i verificarea corelatiilor contabile (conturi, balante de verificare, situatii

financiare etc.);

- Controlul personalului - controlul care vizeaza modul in care selectia, pregatirea

profesionala �i evaluarea performantelor profesionale corespunde necesitatilor entitatii, precum

�i daca competenta �i integritatea personalului este adecvata responsabilitatilor atribuite;

- Controlul privind supervizarea - controlul care urmare�te sa evidentieze daca persoanele

responsabile de urmarirea �i lnregistrarea tranzaetiilor zilnice, i�i 'indeplinesc sarcinile.

(3) Printre activitatile de control curente se regasesc: observarea, compararea, aprobarea,

raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea

functiunilor �i monitorizarea.

(4) In afara activitatilor de control integrate in Iinia de management, pot fi organizate controalespecializate, efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente de

control etc.), a caror activitate se desta�oara 'in baza unui plan conceput prm luarea 'in

considerare a riscurilor.

(5) Componenta, modul de organizare �i de lucru, precum �i alte elemente privind structurile

prevazute la alin. (4) se stabilesc conform prezentului regulament.

3. Standardele de control intern / managerial

Art. 18 (1) Standardele de control intem/managerial definesc un minimum de reguli de management,

pe care USAMV trebuie sa le urmeze.

(2) Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intem/managerial uniform �i coerent. De

asemenea, standardele constituie un sistem de referinta, 'in raport cu care se evalueaza sistemele de

control intem/managerial, se identifica zonele $i directiile de schimbare.

(3) Stabilirea sistemului de control intern/managerial intra 'in responsabilitatea managementului

USAMV $i are la baza standardele elaborate de Ministerul Finante10r Publice. Sistemul USAMV de

control intern/managerial se dezvolta tinand cont de specificul legal, organizational, de personal �i de

finantare al USAMV Ia�i.

(4) Standardele sunt grupate 'in cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului intern/managerial:

a. Mediul de control. Acesta grupeaza problemele legate de organizare, managementul resurselor

umane, etica, deontologie $i integritate.

b. Performanta �i managementul riscurilor. Acest element subsumeaza problematica

managementului legata de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuala), programare

(planul de management) $i performanta (monitorizarea performantei).

c. Informarea �i comunicarea. In aceasta sectiune sunt grupate problemele ce tin de crearea unuisistem informational adecvat �i a unui sistem de rapoarte privind executia planului de management, a

bugetului, a utilizarii resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, trebuie avute 'in vedere

conservarea �i arhivarea documentelor.

d. Activitati de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului

intern/managerial se focalizeaza asupra: documentarii procedurilor; continuitatii operatiunilor;

'inregistrarii exceptiilor (abaterilor de proceduri); separarii atributiilor; supravegherii (monitorizarii) etc.

e. Auditarea �i evaluarea. Problematica vizata de aceasta grupa de standarde prive$te dezvoltarea

capacitatii de evaluare a controlului intern/managerial, 'in scopul asigurarii continuitatii procesului de

perfectionare a acestuia.

1. intocmirea, aprobarea �i prezentarea raportului anual asupra sistemului decontrol intern/managerial.

Art. 19 (1) In conformitate cu dispozitiile art. 4 alin. (3) din OG nr. 11911999, modificata �i completata,

Rectorul USAMV elaboreaza anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit

'in continuare raport, 'intocmit potrivit formatului prevazut 'in anexa nr. 4.3 din OMFP 946/2005,

modificat, completat �i OSGG nr. 400/2015.

(2) Raportul constituie forma oficiala de asumare a responsabilitatii manageriale de catre Rectorul

universitatii cu privire la sistemul de control intern/managerial.

(3) Responsabilitatea manageriala define�te un raport juridic de obligatie a 'indeplinirii sarcinilor de

catre managerul institutiei sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune sa exercite

managementul in limitele unor determinari inteme $i exteme, in scopul realizarii eficace, eficiente �i in

conformitate cu dispozitiile legale a obiectivelor stabilite, sa comunice �i sa raspunda pentru

ne'indeplinirea obligatiilor manageriale in conformitate cu raspunderea juridica. Raspunderea

manageriala deriva din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului

intem/managerial in sectorul public: mediul de control; performanta �i managementul riscului;

informarea �i comunicarea; activitati de control; auditarea �i evaluarea.

(4) Raportul cuprinde declaratii ale Rectorului entW1tii cu pnVlre la sistemul de control

intern/managerial al USAMV, existent la data inchiderii exercitiului financiar.

(5) Declaratiile formulate de Rectorul universWitii se intemeiaza pe datele, informatiile �i constatarile

rezultate din operatiunea de autoevaluare a starii sistemului de control intern/managerial, controalele

ex-post, rapoartele de audit intern, precum �i din recomandarile rezultate din rapoartele de audit extern.

Art. 20 (1) In vederea elaborarii raportului, Rectorul USAMV, dispune programarea �i efectuarea de

catre conducatorii de compartimente af1ati in subordine a operatiunii de autoevaluare a sistemului de

control intern/managerial.

(2) Realizarea autoevaluarii constituie principala forma de implementare a regulii de management

definita de standardul 15 " Evaluarea sistemului de control internlmanagerial" din Codul controlului

internlmanagerial, conform careia universitatea trebuie sa instituie 0 functie de evaluare a propriului

sistem de control intern/managerial, a carei exercitare este in responsabilitatea fiecareia dintre

persoanele care ocupa 0 functie de conducere in USAMV Ia�i. Aceasta functie de autoevaluare nu

poate fi nici confundata �i nici substituita de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care

o realizeaza compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, in aplicarea

standardului 16 "Auditul intern" �i a normelor care reglementeaza activitatea 'in acest domeniu.

(3) Pentru pregatirea autoevaluarii, Rectorul USAMV recurge la structura cu rol de indrumare

metodologica a implementarii sistemului de control intern/manageriaI. Dar se poate consilia �i cu

auditorul intern, 'in conditiile legii.

(4) Operatiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al universWlfii se realizeaza

prin programarea �i efectuarea urmatoarelor actiuni:

• convocarea unei reuniuni a Comisiei cu atributii de monitorizare, coordonare �i indrumare

metodologica privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumita in continuare

Comisie SCIM, constituita prin act de decizie interna a Rectorului, in conformitate cu

prevederile art. 8 din prezentul regulament, avand ca obiect stabilirea masurilor de organizare �i

realizare a operatiunii de autoevaluare;

• b. completarea de catre fiecare compartiment din organigrama USAMV a "Chestionarului de

autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial" �i

asumarea de catre conducatorul de compartiment a realitatii datelor, informatiilor �i

constatarilor inscrise in acesta;

• c. 'intocmirea de catre Comisia SCIM a Situatiei sintetice a rezultatelor autoevaluarii, prin

centralizarea informatiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate �i transmise de

conducatorii de compartimente;

• d. aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control internlmanagerial cu

standardele de control intern/managerial, in raport cu numarul de standarde implementate, care

se realizeaza astfel:

- sistemul este conform daca sunt implementate toate cele 16 de standarde;

- sistemul este paI1ial conform dadi sunt implementate 'intre 1 0 �i 15 standarde;

- sistemul este neconform daca sunt implementate mai putin de 13 standarde.

(5) USAMV Ia�i are obligatia sa elaboreze �i sa pastreze pe 0 perioada de cel putin 5 ani documentatia

relevanta cu privire la organizarea �i functionarea sistemului de control intern/managerial propriu �i pe

cea referitoare la operatiunea de autoevaluare a acestuia.

Art. 21 (1) Formatul de raport prevazut de Anexa 4.3 a OMFP 946/2005, modificat �i completat, �i

OSGG 400/2015, cuprinde declaratiile minimal obligatorii pe care trebuie sa le formuleze USAMV.

(2) Rectorul poate include in raport �i alte informatii referitoare la anumite elemente ale sistemului de

control intern/managerial propriu, cum ar fi:

-/ informatii �i constatari care sa permita formularea unor aprecieri in legatura cu eficacitatea

sistemului 'in exercitiul financiar urmator;

-/ b. prezentarea unor elemente considerate relevante 'in programul �i activitatea compartimentuluide audit intern;

� c. stadiul implemenHlrii masurilor/actiunilor/etapelor prevazute In programul de dezvoltare a

sistemului de control intern/managerial;

� d. formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin

mentionarea uneia sau mai multor slabiciuni semnificative ale sistemului, existente la data

Inchiderii exercitiului financiar, caz in care este obligatorie prezentarea masuriIor destinate

InUiturarii acestora, precum �i termenele de realizare aferente;

� e. analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea �i aplicarea masurilor de control

intern/managerial.

Art. 22 (l) Raportul se aproba prin semnarea acestuia de catre Rector, In conformitate cu principiul

responsabilitatii manageriale.

(2) Raportul Rectorului se transmite odata cu situatia financiara anuaIa �i se prezinta organului

ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, in cadrul termenului prevazut de lege.

Capitolul II

implementare

managerial

Structura �i responsabilitati in procesul de

�i dezvoltare a sistemului de control intern I

A. Comisia USAMV Ia�i cu atributii de monitorizare, coordonare �i

indrumare metodologica a implementarii �i dezvoltarii sistemului propriu

de control intern / managerial

Art. 23 In scopul implementarii �i dezvoltarii sistemului de control intern I managerial, care sa asigure

atingerea obiectivelor generale �i specifice ale institutiei intr-un mod eficace �i eficient, In functie de

nivelul ierarhic, se constituie �i functioneaza:

• La nivel universitatii, Comisia cu atributii de monitorizare, coordonare �i indrumare

metodologica a implementarii �i dezvoltarii sistemului propriu de control intern I managerial,

denumita In continuare Comisia SCIM, constituita conform art. 8 (1) din prezentul regulament;

• La nivelul facultatilor, directiilor I compartimentelor subordonate Rectorului, Grupuri de lucru,

formate din �efii de structuri organizatorice �i responsabilii de activitati, cu atributii in procesul

de realizare a implementarii �i dezvoltarii sistemului de control intern I managerial.

Art. 24 (1) Comisia SCIM este constituita din prorectori, decani, director general administrativ,

directori directie, �efi compartimente subordonate direct rectorului, In calitate de membri. Unul dintre

prorectori numit prin decizie de rector este pre�edintele comisiei. Pre�edintele nume�te un

vicepre�edinte din randul membrilor Comisiei SCIM. Conducatorii serviciilorlbirourilor/altor

componente structurale din interiorul universitatii, care nu se regasesc In componenta Comisiei SCIM,

vor fi cooptati pentru desta�urarea activitatilor derulate la nivelul Comisiei, in functie de specificul

activitatii acestora.

(2) Comisia SCIM analizeaza �i aproba toate documentele elaborate privind SCIM: rapoarte

semestriale I anuale, program dezvoltare SCIM, proceduri operationale �i de sistem, alte tipuri de

documente specifice (metodologii, regulamente, informari, rapoarte, etc.).

(3) Hotararile Comisiei SCIM sunt adoptate cu votul majoritatii simple a membrilor prezenti. In caz de

paritate a voturilor, votul pre�edintelui Comisiei este hotarator.

(4) Secretariatul tehnic al Comisiei SCIM este asigurat de d-I prof. univ. dr. Stejarel BREZULEANU,

Managementul calitatii �i d-na ing.Viorica Cazacu.

Art. 25 Comisia SCIM are urmatoarele atributii:

a. Coordoneaza elaborarea obiectivelor �i a indicatorilor de performanta din universitate.

b. Coordoneaza inventarierea activitatilor din cadrul USAMV IASI, pe domenii de activitate.

c. Analizeaza �i aproba procedurile operationale �i de system.

d. Coordoneaza activitatea de stabilire a masurilor de management al riscurilor �i hotara�te masurile

adecvate de management al riscurilor.

e. Analizeaza, avizeaza �i supune spre aprobare Rectorului "Registrul general de riscuri".

f. Monitorizeaza �i coordoneaza permanent activitiWle de punere 'in aplicare a masurilor de

management al riscurilor.

g. Avizeaza, la solicitarea conduditorilor structurilor, noi actiuni sau revizuiri de termene, atunci

cand apar disfunctii 'in implementarea masurilor de management al riscurilor.

h. Hotara�te asupra modului de gestionare a riscurilor ce au fost raportate de conduditorii

structurilor ca fiind imposibil de controlat prin masuri inteme la nivelul fiecarui departament sau

directie, dupa caz, stabilind mecanismele de gestionare a acestora pe cale ierarhica, pana la nivelul

ierarhic care poate asigura managementul acestora.

i. Avizeaza �i supune spre aprobare pre�edintelui Comisiei "Situatia sintetica a rezultatelor

autoevaluarii" (denumita 'in continuare Situatia sintetica), prevazuta 'in O.M.F.P. nr.946/2005 �i

OSGG nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului inteml managerial, republicat, cu modificarile �i

completarile ulterioare;

j. Coordoneaza elaborarea �i actualizarea "Programului anual de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial al universitatii".

k. Analizeaza, avizeaza �i supune spre aprobare Consiliului de Adminstratie "Programul de

dezvoltare a sistemului de control intem/manageria1.

1. La solicitarea auditorului intem, cu aprobarea Rectorului, analizeaza situatiile semnalate de acesta,

'in �edintele de lucru, ca reprezentand posibile riscuri, datorita neimplementarii recomandarilor

facute de acesta �i stahileste masurile adecvate.

m. Propune Rectorului declan�area unor misiuni de control intern ca urmare a identificarii unor

disfunctionalitati 1 abateri 1 deficiente 'in funetionarea SCIM.

n. Coordoneaza sistemul de pregatire profesionala a personalului din cadrul USAMV 'in domeniul

controlului intern/manageria1.

Art. 26 Atributiile Pre�edintelui Comisiei:

a. Convoaca semestrial �i ori de cate ori este necesar Comisia SCIM.

b. Conduce �edintele Comisiei SCIM.

c. Coordoneaza activitatea Comisiei SCIM �i a secretariatului tehnic aI acesteia.

d. Avizeaza activitatile specifice din cadrul Comisiei SCIM, conform normelor legale 'in vigoare.

e. Dispune secretariatului Comisiei SCIM realizarea de Iucrari/documente 'in baza competentelor

sale.

f. Asigura cadruI �i conditiile desfa�urarii �edintelor Comisiei SCIM.

g. Propune ordinea de zi in cadruI fiecarei �edinte, decide asupra participarii la aceste �edinte �i a

altor reprezentanti din cadruI universitatii (a caror prezenta este necesara pentru clarificarea �i

solutionarea problemelor ce urmeaza a fi discutate).

h. Poate face propuneri de constituire de subcomisii pentru anumite probleme 1 situatii speciale

aparute.

i. Supune analizei �i aprobarii Comisiei toate documentele elaborate privind SCIM: rapoarte

semestriale 1 anuale, program dezvoltare SCIM, proceduri operationale �i de sistem, alte tipuri de

documente specifice (metodologii, regulamente, informari, rapoarte, etc.) �i asigura transmiterea

acestora catre partile interesate.

j. Monitorizeaza, coordoneaza �i 'indruma metodologic dezvoltarea sistemului de control intern

managerial.

k. Urmare�te respectarea termenelor stabilite de catre Comisie �i decide asupra masurilor care se

impun pentru respectarea lor.

1. Supune spre aprobare Consiliului de Administratie, Programul anual de dezvoltare a sistemului de

control intem/manageria1.

m. In Iipsa pre�edintelui, din motive intemeiate, atributiile acestuia sunt preluate de vicepre�edinteleComisiei SCIM, numit �i delegat in scris in acest sens de catre pre�edintele Comisiei SCIM.

Art. 27 Atributiile Vicepre�edintelui Comisiei SCIM:

a. Participa la toate �edintele Comisiei SCIM.

b. in absenta pre�edintelui, conduce �edintele Comisiei SCIM.

c. in absenta pre�edintelui, avizeaza activitatile specifice din cadrul Comisiei SCIM.

d. in absenta pre�edintelui, dispune secretariatului Comisiei SCIM realizarea de lucdiri /

documente In baza competente1or sale.

e. Transmite pre�edintelui propuneri referitoare la ordinea de zi a �edintelor Comisiei SCIM.

f. Propune pre�edintelui, atunci cand considera di este necesar, participanti la �edintele

Comisiei SCIM (a caror prezenta este necesara pentru clarificarea �i solutionarea problemelor

ce urmeaza a fi discutate).

g. Elaboreaza pentru �edintele Comisiei SCIM materiale pe care le prezinta spre dezbatere

participantilor.

h. Propune solutii de eficientizare a activitatilor de control intem managerial.

i. Monitorizeaza realizarea obiectivelor specifice, analizand activitatile ce se desfa�oara In

cadrul compartimentelor (evalueaza, masoara �i Inregistreaza rczultatele, le compara cu

obiectivele, identifica abaterile, aplica masuri corective etc.).

Art. 28 Atributii membri:

a. Stabilesc procedurile care trebuie aplicate In cadrul structurilor pe care le coordoneaza, cu scopul

utilizarii unor reguli explicite de organizare, desfa�urare, monitorizare �i masurare a fiecarei

activiti'iti, In limita competentelor �i responsabiliUitilor specifice, a�a cum decurg din atributiile

compartimentului respective.

b. Participa la identificarea riscurilor specifice activitatilor pe care le coordoneaza �i Intreprind

actiuni care sa mentina aceste riscuri In limite acceptabile.

c. Monitorizeaza toate activitatile compartimentelor pe care le coordoneaza, evalueaza, masoara �i

Inregistreaza rezultatele, le compara cu obiectivele specifice, identifica neconformiti'itile, initiaza

corectii, actiuni corective, preventive, dupa caz.

d. Informeaza pre�edintele Comisiei SCIM asupra rezultatelor verificarilor efectuate �i cele ale altor

actiuni derulate In cadrul compartimentului respective.

e. Participa la �edintele Comisiei SCIM, respectand ora �i locul de desfli�urare.

f. Transmit spre avizare �i aprobare proceduri operationale, informari / rapoarte referitoare la

progresele Inregistrate in proiectarea, implementarea �i dezvoltarea sistemului de control

intem/managerial, in raport cu programul adoptat (cu aplicabilitate directa domeniului de activitate

pe care II coordoneaza).

g. Participa la elaborarea Programului anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial,

program care cuprinde obiective, actiuni, responsabilitati, termene, precum �i alte masuri necesare

dezvoltarii acestuia. La elaborarea programului se vor avea in vedere regulile minimale de

management, continute in standardele de control intem/managerial, alte reglementari �i conditii

specifice.

Art. 29 Atributii secretariat tehnic:

a. Elaboreaza / revizuie�te impreuna cu managementul calitatii, procedurile operationale �i de

sistem specifice SCIM (Managementul riscurilor, Managementul sistemului de control intem/

managerial, Elaborarea, aprobarea, actualizarea �i gestionarea procedurilor operationale �i de

sistem SCIM, Organizarea �i desta�urarea misiunilor de control intem etc.).

b. Elaboreaza �i actualizeaza impreuna cu responsabilul riscurilor, Registrul general de riscuri al

universitatii.

c. intocme�te �i actualizeaza Decizia privind componenta Comisiei SCIM.d. Asigura, la nivelul Comisiei �i la nivelul USAMV, asistenta, consultanta profesionala �i suport

metodologic in domeniul sistemului de control intern/managerial.

e. Reprezinta interfata dintre Comisie SCIM �i toate celelalte structuri organizatorice din cadrul

USAMV Ia�i.

f. Semnaleaza Comisiei SCIM situatiile de nerespectare a dispozitiilor inteme care au fost date,

g. Verifidi �i avizeaza modul de respectare a cerintelor tehnice de elaborare a procedurilor

operationale 1 de system.

h. Transmite procedurile elaborate spre avizare 1 verificare �i aprobare functiilor de management

stabilite 'in functie de activitatile descrise 'in aceste procedure.

i. Analizeaza observatiile formulate de alte compartimente �i participa la consuWirile organizate

pentru a se analiza observatiile :facute referitoare la procedurile interne elaborate.

j. Stabile�te codurile de identificare a tuturor procedurilor elaborate.

k. Convoaca conducatorii structurilor 'in urma deciziei Rectorului, 'in vederea realizarii

autoevaluarii sistemului propriu de control intern/managerial.

l. Gestioneaza �i centralizeaza Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a

standardelor de control intern/managerial, prevazut 'in OMFP 946/2005, modificat �i completat �i

OSGG nr. 400/2015.

m. Intocme�te "Situatia sintetica a rezultatelor autoevaluarii", conform prevederilor O.M.F.P.

nr.946/2005, modificat, completat �i OSGG nr. 400/2015, prin centralizarea informatiilor din

Chestionarele de autoevaluare, semnate �i transmise de conducatorii structurilor, la dispozitia data

'in acest sens, de Rectorul universitatii.

n. Intocme�te Situatia centralizatoare semestriala privind stadiul implementarii sistemului de

control intern/managerial �i 0 transmite catre MEN.

o. Intocme�te �i supune aprobarii Rectorului Raportului anual asupra sistemului de control intern 1

managerial �i 'iI transmite catre MEN.

p. Transmite documentele Comisiei SCIM, prevazute 'in OMFP 946/2005, modificat �i completat �i

OSGG nr. 400/2015, solicitate de MEN, la datele stabilite de acesta.

q. Elaboreaza note sau alte lucrari, destinate informarii Comisiei SCIM �i/sau Rectorului, la

cererea acestora.

r. Realizeaza evidenta �i pastrarea documentelor Comisiei SCIM.

s. Gestioneaza �i arhiveaza originalele procedurilor operationale 1 de sistem elaborate.

1. Gestioneaza �i arhiveaza originalele Registrelor riscurilor.

u.. Gestioneaza �i arhiveaza situatia privind procesele 1 activitatile procedurabile �l

neprocedurabile identificate �i cele revizuite din cadrul universitatii.

v. Furnizeaza pre�edintelui �i vicepre�edintelui Comisiei SCIM informatii specifice activitatii de

control intern/managerial.

w. Organizeaza des:fa�urarea �edintelor Comisiei SCIM la solicitarea pre�edintelui Comisiei

SCIM;

x. Intocme�te procesele verbale (minutele) �edintelor Comisiei SCIM.

y. Intocme�te, centralizeaza �i distribuie documentele necesare bunei desta�urari a �edintelorComisiei SCIM

z. Intocme�te rapoarte pe baza dispozitiilor pre�edintelui Comisei SCIM �i le transmite spreinformare tuturor membrilor comisiei Pastreaza pe 0 perioada de cel putin 5 (cinci) ani

documentatia relevanta cu privire la organizarea �i functionarea sistemului de control

intern/managerial propriu al USAMV Ia�i �i cea referitoare la operatiunea de autoevaluare a

acestuia, dupa care transmite aceste documente compartimentului Arhiva, conform legislatiei �i

normativelor de arhivare 'in vigoare.

Art. 30 (I) Atributiile tuturor conducatorilor de structuri din universitate pe linia implementarii SCIM

la nivelul ierarhic pe care 'iI coordoneaza:

a. Aplica principiile controlului internl managerial 'in actul de conducere.

b. Stabilesc obiectivele specifice �i indicatorii de performanta ai structurii.

c. Coordoneaza inventarierea activitatilor din cadrul structurii �i dispun stabilirea 1 inventarierea de

catre fiecare salariat a activitatilor necesare 'indeplinirii obiectivelor specifice.

d. Nominalizeaza responsabilii de procese �i coordoneaza �i monitorizeaza activitatea acestora.

e. Stabilesc procedurile care trebuie aplicate, in vederea reaIizarii sarciniIor de serviciu de catre

executanti, in limita competentelor �i responsabilitatilor specifice, a�a cum decurg din atributiile

structurilor respective.

f. Coordoneaza elaborarea procedurile operationale Ia niveIul de competenta care Ie revine.

g. Supun spre aprobare Comisiei proiectele procedurilor operationale, dupa obtinerea vizei de

conformitate de Ia Secretariatul tehnic �i avizuIui de legalitate de Ia Serviciul Juridic.

h. Coordoneazii identificarea, analiza, evaluarea �i prioritizarea riscurile care pot afecta atingerea

obiectivelor specifice ale structurii �i formuleaza Comisiei propuneri privind masurile de

management al riscurilor.

i. Elaboreaza "Registrul de riscuri" �i iI transmit secretariatului tehnic.

j. StabiIesc �i aplica masurile adecvate de management al riscuriIor.

k. ReevaIueaza riscuriIe anual, sau ori de cate ori situatia 0 impune, semnaIeaza aparitia unor noi

riscuri �i fac propuneri Comisiei in sensul eIiminarii sau diminuarii acestora.

I. Propun Comisiei noi actiuni sau revizuiri de termene, atunci cand apar disfunctii in impIementarea

masurilor de management al riscurilor.

m. Raporteaza Comisiei riscuriIe pe care le considera ca fiind imposibil de controlat prin masuri

interne la nivelul fiecarui compartiment, stabilind mecanismele de gestionare a acestora, pe cale

ierarhica, pana la nivelul ierarhic care poate asigura managementul acestora.

n. Monitorizeaza �i evaIueaza realizarea obiectivelor specifice, analizand activitatile ce se desta�oara

in cadrul structurii, prin masurarea �i inregistrarea rezultatelor.

o. Informeaza Comisia cu privire la rezultateIe verificarilor �i ale a1tor actiuni derulate in cadrul

structurii.

p. Iau masuri pentru imbunatatirea sistemului de control managerial din cadrul structurilor pe care Ie

coordoneaza.

r. Completeaza Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern managerial �i transmit acest chestionar la secretariatul tehnic, pentru centralizare �i intocmirea

Situatiei sintetice la nivel USAMV.

s. Inventariazii documentele �i fluxurile de informatii care intraJies din structurile coordonate,

procesarile care au loc, fluxurile de comunicare intre compartimente, cu nivelele ierarhic superioare

de management �i cu alte entitati publice.

1. Centralizeaza �i tin evidenta procedurilor operationale �i a documentelor cu caracter normativ

aprobate, in format electronic.

u. Pun in aplicare masurile stabilite de Comisie.

(2) Pentru fiecare dintre procesele identificate la nivelul unei structuri, la niveIul tuturor structurilor

organizatorice sunt nominalizati responsabili de procese. Responsabilii de procese au, alaturi de

atributiile specifice postului ocupat, �i atributii de analiza �i imbunatiitire a procesului, respectiv,

elaborarea / revizuirea procedurii operationale aferente, atributii de management al riscului

(identificare, analiza, evaIuare, control) �i participare la elaborarea registruIui riscurilor.

B. Compartimentul Managementul Calitatii �i Control Intern Managerial

Art. 31 (1) Compartimentul Managementul Calita!ii �i Control Intern Managerial, denumit in

continuare compartimentul, este organizat �i functioneaza in subordinea directa a Rectorului �i sprijina

managementul organizatiei in ceea ce prive�te atingerea obiectivelor propuse, prin proiectarea,

coordonarea �i monitorizarea permanenta a cadrului de control intern / managerial care sa permita

imbunatatirea proceselor �i activitatilor.

(2) Obiectivul general al compartimentului pe Iinia SMCI iI reprezinta proiectarea �i implementarea, de

Ia nivelurile strategice la cele operationale, a procedurilor �i activitatilor ce conduc Ia cre�terea

eficientei actului managerial, raportat Ia cerinteIe ceIor 16 standarde prevazute in Ordinul 946/2005 �i

OSGG nr.400/2015.

(3) Obiectivele specifice aIe compartimentului pe linia SCIM sunt urmatoarele:

a. asigurarea suportului necesar pentru InUirirea capacitatii administrative �i cre�terea eficacitatii

organizationale a institutiei;

b. asigurarea suportului pentru componentele din structura USAMV In vederea dezvoltar i i,

consolidarii, implementarii �i monitorizarii sistemului de control intem managerial.

Art. 32 Atributiile �i responsabilitatile compartimentului pe linia SCIM sunt:

a. Asigura informarea managementului USAMV cu privire la legislatia specifica sistemului de

control intem 1 managerial.

b. Formuleaza sugestii catre managementul institutiei care sa asigure eficacitatea :;;i eficienta

tuturor componentelor sistemului de control intem 1 managerial.

c. Verifica respectarea cerintelor legale aplicabile standardelor OMF 946/2005, modificat �i

completat, :;;i OSOO nr.400/2015.

d. Asigura monitorizarea permanenta a Sistemului de control intem 1 managerial 'in vederea

evaluarii eficacitatii �i eficientei acestuia de-a lungul timpului.

e. Efectueaza analize ale rezultatelor obtinute prin autoevaluare la nivelul componentelor

structurale �i asigura 'indrumare metodologica pentru implementarea corecta a sistemului de

control intern 1 managerial la nivelul acestora, atunci cand este cazul.

f. Coordoneaza activitatile specifice managementului riscului.

g. Analizeaza problemele identificate, informeaza �i propune managementului USAMV solutii de

rezolvare a acestora.

h. Propune Rectorului misiuni de control intern, ca urmare a monitorizarii �i analizei sistemului

de control intern 1 managerial de la nivelul componentelor structural.

i. Participa la toate raportarile catre organismele de control referitoare la alinierea universitatii la

cerintele Codului de control intern/managerial.

j. Asigura elaborarea �i actualizarea Programului anual de dezvoltare a Sistemului de control

intern 1 managerial.

k. Elaboreaza �i actualizeaza proceduri de operationale �i de sistem privitoare la implementarea

sistemului de control intern 1 managerial.

I. Sprijina activitatile de elaborare 1 revizuire 1 Imbunatatire a procedurilor operationale. m.

Elaboreaza �i actualizeaza cel putin anual Registrul Riscului, pe baza registrelor riscurilor

elaborate la nivelul fiecarei componente structurale din USAMV.

n. Coordoneaza activitatea de autoevaluare a gradului de implementare a sistemului de control

intern 1 managerial la nivelul componentelor structurale, pentru a se asigura ca procesele de

management al riscurilor �i de control din ASE sunt adecvate.

o. Asigura Intocmirea �i transmiterea catre MEN a documentatiei prevazute de OMFP 946/2005,

modificat �i completat �i OSOO nr. 400/2015.

p. Asigura secretariatul �i sprijina, din punct de vedere logistic, activitatea comisiei.

r. Face propuneri privind pregatirea profesionala 'in domeniul controlului intern 1 managerial.

s. Asigura secretariatul tehnic al Comisiei SCIM.

C. Controlul de gestiune

Art. 33. Controlul de gestiune este gestionat de 0 structura organizatorica din cadrul Directiei

Economice �i se desfa�oara In conformitate cu prevederile OMFP 286112009 pentru aprobarea

Normelor privind organizarea �i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor �i

capitalurilor proprii, modificat �i completat.

D. Controlul financiar preventiv.

Art. 34. Controlul financiar preventiv se desfa�oara 'in conformitate cu prevederile specifice 'in vigoare:

00 nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial �i controlul financiar preventiv, modificata �i

completata �i OMFP nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la

exercitarea controlului financiar preventiv �i a Codului specific de norme profesionale pentru

persoanele care desta�oara activitatea de control financiar preventiv propriu, modificat �i completat.

Art.35. Controlul financiar preventiv este organizat In baza O.M.F.P. or. 522 din 2003 �i de Normele

metodologice specifice de organizare �i exercitare a controlului financiar preventiv propriu In cadrul

M.E.N. �i reprezinta activitatea prin care se verifica legalitatea �i regularitatea operatiunilor efectuate

pe seama fondurilor publice, patrimoniului �i aprobarea acestora. C.F.P.P. se exercita asupra

documentelor In care sunt consemnate operatiunile patrimoniale, Inainte ca acestea sa devina acte

juridice, prin aprobarea lor de catre titularul de drept al competentei sau de catre titularul unei

competente delegate In conditiile legii. Nu intra In sfera controlului financiar preventiv analiza �i

certificarea situatiilor financiare �i/sau patrimoniale, precum �i verificarea operatiunilor deja efectuate.

Persoana care exercita controlul financiar-preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata, prin sarcinile de

serviciu, In efectuarea operatiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.

Art. 36 Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni care nu

respecta conditiile de legalitate �i regularitate �i/sau, dupa caz, de incadrare in limitele �i destinatia

creditelor bugetare �i de angajament �i prin a caror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public �i/sau

fondurile pUblice.

Art. 37 (1) Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor in care sunt consemnate

operatiunile patrimoniale, Inainte ca acestea sa devina acte juridice, prin aprobarea lor de catre titularul

de drept al competentei sau de catre titularul unei competente delegate In conditiile legii. Nu intra In

sfera controlului financiar preventiv analiza �i certificarea situatiilor financiare �i/sau patrimoniale �i

nici verificarea operatiunilor deja efectuate.

(2) Controlul financiar preventiv al operatiunilor se exercita pe baza actelor �i/sau a documentelor

justificative certificate In privinta realitatii, regularitatii �i legalitatii de catre conducatorii

compartimentelor de specialitate emitente.

E. Compartimentul de audit public intern.

Art. 38. Activitatea Compartimentului de Audit Public Intem se desta�oara in conformitate cu

prevederile specifice In vigoare: Legea or. 672/2002 privind auditul public intern, modificata �i

completata �i HG or. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de

audit public intern, modificata �i completata.

Art. 39. Auditul public intern reprezinta activitatea functional-independenta �i obiectiva, de asigurare �i

consiliere, conceputa sa adauge valoare �i sa imbunatateasca activitatile universitatii.

Art.40. Activitatea Compartimentului de Audit Public Intern ajuta USAMV sa I�i Indeplineasca

obiectivele, printr-o abordare sistematica �i metodica, evalueaza �i Imbunatate�te eficienta �i

eficacitatea managementului riscului, a controlului �i a proceselor de guvernanta, conform definitiei

date de cadrul normativ in vigoare.

Art. 41 Auditul public intern este 0 componenta a sistemului de control intern/managerial, organizat

distinct, in subordinea directa a Rectorului �i care, prin atributii1e sale, nu trebuie sa fie implicat in

vreun felln indeplinirea activitatilor pe care in mod potential le poate audita.

Art. 42 Seful compartimentului de audit public intern poate participa, cu rol de consiliere in masura In

care se solicita acest lucru, la reuniunile conducerii USAMV sau ale oricarei altei comisii, oricarui altui

consiliu sau comitet cu atributii in domeniul guvernantei entitatii, managementului riscului �i

controlului.

Art.43. (1) Auditorul intern trebuie sa raporteze imediat, pe linie ierarhica, orice indicii de frauda sau

iregularitate semnificativa constatata cu ocazia misiunii de audit, nefiind in sarcina auditorului intern sa

investigheze frauda sau sa efectueze cercetiiri administrative in vederea recuperarii unor prejudicii sau

stabilirii persoanelor vinovate.

(2) 0 abatere de la prevederile normative �i procedurale aplicabile activitatii/actiunii auditate are

caracter de iregularitate daca auditorul considera ca poate avea un impact major imediat asupra

obiectivelor, patrimoniului sau imaginii ASE, impunandu-se, in functie de circumstante, luarea de

masuri imediate de investigare sau corectare de catre persoanele 'in drept, :tara a se mai a�tepta

parcurgerea normaIa a etapelor unei misiuni de audit public intern.

F. Oficiul juridic.

Art. 44. Oficiul juridic are urmatoarele atributii pe linia SCIM:

./ Centralizeaza, tine evidenta �i pastreaza 'in original toate documentele care compun cadrul

normativ al USAMV (regulamente, metodologii, instruetiuni etc.), aprobate la nivel de

Consiliu de Administratie �i Senat universitar .

./ Elaboreaza procedura operationala Elaborarea, aprobarea, actualizarea, gestionarea �i

arhivarea documentelor cu caracter normativ din universitate .

./ Examineaza sub aspectul legalitatii �i acorda avizul de legalitate pentru toate documentelor

normative intocmite, anterior trimiterii in Consiliul de Administratie �i Senat in vederea

avizarii / aprobarii.

./ Examineaza sub aspectul legalitatii �i acorda avizul de legalitate pentru toate procedurile

operationale �i de sistem SCIM intocmite, anterior trimiterii in Comisia SCIM in vederea

aprobarii.

G.. Comisia de analiza pentru cercetarea abaterilor disciplinare

Art. 45 (l) Comisia de analiza pentru cercetarea abaterilor disciplinare se constituie, in conformitate cu

prevederile art. 247 - 252 din Legea nr. 53/2003 Codul Muncii, republicata , modificata �i completata

�i a art. 312 - 317 din Legea nr. 1120 II a educatiei national e, modificata �i completata, pentru

investigarea abaterilor disciplinare savar�ite de personalul didactic, personalul din cercetare sau

personalul administrativ.

(2) Comisia de analiza este formata din 3-5 membri, cadre didactice care au functia didactica cel putin

egala cu a celui care a savar�it abaterea �i un reprezentant al organizatiei sindicale.

(3) Sanctiunea disciplinara se aplica numai dupa efectuarea cercetarii faptei sesizate, audierea celui in

cauza �i verificarea sustinerilor facute de acesta 'in aparare.

(4) Raspunderea patrimoniala a personalului didactic, de cercetare �i didactic auxiliar se stabile�te

potrivit legislatiei muncii. Masurile pentru recuperarea pagubelor �i a prejudiciilor se iau potrivit

legislatiei muncii.

(5) Constituirea, organizarea �i functionarea comisiei de analiza precum �i modalitatile de sanctionare a

personalului se vor reglementa printr-o metodologie proprie elaborata la nivelul Serviciului Resurse

Umane, avizata de Consiliul de Administratie �i aprobata de Senatul USAMV. Pentru punerea 'in

aplicare a metodologiei respective, Serviciul Resurse Umane va elabora 0 procedura operationala

referitoare la sanctionarea personalului.

H. Comisia de etica �i deontologie profesionala.

Art. 46 (1) La nivelul universitatiiE functioneaza comisia de etica universitara 'in baza regulamentului

propriu aprobat de catre Senatul USAMV Ia�i.

(2) Structura �i componenta comisiei de etica universitara este propusa de consiliul de administratie,

avizata de senatul universitar �i aprobata de rector. Membrii comisiei sunt persoane cu prestigiu

profesional �i autoritate morala. Nu pot fi membri ai comisiei de etica universitara persoanele care

ocupa vreuna dintre functiile: rector, prorector, decan, prodecan, director general administrativ, director

de departament sau de unitate de cercetare-dezvoltare, proiectare, microproductie.

(3) Atributiile Comisei de etica universitara sunt prevazute in Codul de etica �i deontologie

profesionala, parte a Cartei USAMV.

Art. 47 (1) Orice persoana, din universitate sau din afara universitatii, poate sesiza Comisiei de etica

universitara abateri savar�ite de membri ai comunitatii universitare.

(2) Comisia de etica universitara pastreaza confidentiala identitatea autorului sesizarii.

Art. 48. In urma unei sesizari, comisia de etica universitara demareaza procedurile stabilite de Codul de

etica �i deontologie universitara, respectiv de Legea nr. 206/2004, cu modificarile �i completarile

ulterioare. Comisia raspunde autorului sesizarii in termen de 30 de zile de la primirea sesizarii �i ii

comunica acestuia rezultatul procedurilor, dupii incheierea acestora.

Capitolul 111 Dispozitii tranzitorii �i finale.

Art. 49. Intregul personal al USAMV Ia�i pune in aplicare masurile stabilite pentru implementarea �i

dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.

Art. 50. In termen de 60 de zile de la aprobarea prezentului regulament, se vor elabora, de ciitre

structurile nominalizate, metodologiile �i procedurile operationale �i de sistem previizute de prezentul

regulament.

Prezentul regulament intra in vigoare dupa aprobarea sa de catre Senatul USAMV Iasi.

Prorector cu activitatea de dezvoltare institutionala,

patrimoniu si relatii cu mediul de afaceri

Prof. univ. dr. Teodor ROBU