TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN UTZ€I-LIỆU-HƯỚNG-DẪN-UTZ-HỆ-THỐNG... · Tài liệu hướng dẫn này là một phần trong bộ tài liệu được biên soạn để

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN UTZ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ (IMS) (Phiên bản tháng 1.0, 1-8-2016)

Hướng dẫn về Hệ thống Quản lý Nội bộ (IMS). Hướng dẫn này được áp dụng cho tất cả sản phẩm UTZ. Tài liệu này được tham

chiếu theo Bộ nguyên tắc chung cho Chứng nhận Nhóm, phiên bản 1.1.

Tài liệu hướng dẫn này là một phần trong bộ tài liệu được biên soạn để hỗ trợ thực hiện các chủ đề

cụ thể trong Bộ nguyên tắc UTZ.

Tài liệu này được xây dựng để các nhóm nông hộ và chuyên gia tư vấn kỹ thuật sử dụng trong quá trình chứng nhận.

MỤC LỤC

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ - GIỚI THIỆU------------------------------------------------- 4 Cơ cấu của một hệ thống quản lý nội bộ ----------------------------------------------------------------------------------------------- 5

PHẦN I: THIẾT LẬP MỘT HỆ THỐNG IMS - 10 YẾU TỐ ----------------------------------- 6 Chuẩn bị ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

1. Phân công trách nhiệm trong IMS ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

2. Tiến hành đánh giá rủi ro --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

3. Xây dựng kế hoạch quản lý nhóm hướng đến cải tiến liên tục ---------------------------------------------------------------- 7

4. Xác định tiêu chuẩn nội bộ (không bắt buộc) -------------------------------------------------------------------------------------- 7

5. Lập kế hoạch và triển khai tập huấn, đào tạo nhân viên ------------------------------------------------------------------------ 8

6. Đăng ký, ký kết thỏa thuận và lập bản đồ ------------------------------------------------------------------------------------------ 8

7. Tập huấn nông hộ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

8. Đảm bảo truy nguyên và quản lý minh bạch các khoản thanh toán và giá thưởng ------------------------------------ 10

9. Triển khai thanh tra nội bộ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

10. Thực hiện tự đánh giá ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

PHẦN II: THÔNG TIN CHI TIẾT VỀ 10 YẾU TỐ IMS -------------------------------------- 14 1. Các chức năng và vai trò của người phụ trách IMS ----------------------------------------------------------------------------- 14

2. Quản lý rủi ro ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

3. Kế hoạch quản lý nhóm --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

4. Tiêu chuẩn nội bộ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

5. Đào tạo nhân sự ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20

6. Đăng ký, ký kết thỏa thuận và lập bản đồ ---------------------------------------------------------------------------------------- 20

7. Tập huấn nông hộ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

8. Truy nguyên và quản lý minh bạch các khoản thanh toán và giá thưởng ------------------------------------------------- 22

9. Thanh tra nội bộ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 23

10. Tự đánh giá ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

CÁC PHỤ LỤC ----------------------------------------------------------------------------------- 27 PHỤ LỤC 1 - Mẫu thỏa thuận giữa nhóm và thành viên nhóm ----------------------------------------------------------------- 27

PHỤ LỤC 2 - Ví dụ về bản đồ tổng thể ------------------------------------------------------------------------------------------------ 28

PHỤ LỤC 3 - Cam kết về xung đột lợi ích --------------------------------------------------------------------------------------------- 29

PHỤ LỤC 4 - Tổng quan các quy trình và tài liệu được yêu cầu ----------------------------------------------------------------- 30

Thế nào là một quy trình phù hợp? ------------------------------------------------------------------------------------------- 32

PHỤ LỤC 5 - Tổng quan về các công cụ phần mềm quản lý dữ liệu ------------------------------------------------------------ 33

4 - © UTZ (Phiên bản tháng 1.0, 1-8-2016)

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ - GIỚI THIỆU Một hệ thống quản lý nội bộ - IMS là một hệ thống thủ tục lưu trữ tài liệu và dữ liệu, đưa ra để tổ chức quản lý tốt

cho nhóm nông hộ, đảm bảo họ tuân thủ theo những yêu cầu trong Bộ Nguyên Tắc UTZ. Những dữ liệu được thu

thập cung cấp bằng chứng cho hoạt động chứng nhận và giúp đỡ hệ thống nâng cao hiệu quả quản lý nhóm.

BẠN BÊN BIẾT! Hệ thống kiểm soát nội bộ - ICS là tên gọi trước đây sử dụng để chỉ IMS. Cả 2 thuật ngữ đều nói về một hệ thống giống nhau; tuy nhiên, ‘hệ thống quản lý nội bộ’ phản ánh hướng tiếp cận nhóm phối hợp hơn, tầm quan trọng của việc hoàn thành các mục tiêu cũng như làm việc hướng đến sự cải tiến. CÁC NHÓM NÔNG HỘ Tập hợp các nông hộ nhỏ lẻ có các hệ thống canh tác như nhau, trong môi trường tương tự nhau. Các nhóm này được phân biệt theo các loại hình sau: • Nhóm nông hộ (VD: hợp tác xã hoặc hiệp

hội): hoạt động nhờ một người quản lý chung, các nhân viên của quản lý này và một ban được bầu chọn. Nhóm là Đơn vị được chứng nhận.

• Nhóm do Đơn vị mua bán quản lý: khi một công ty ký kết các thỏa thuận với các thành viên nhóm; công ty sẽ quản lý IMS và là Đơn vị được chứng nhận.

• Nhóm nông hộ - liên kết với công ty: khi một hợp tác xã hoặc hiệp hội có mối quan hệ lâu dài và chặt chẽ với một công ty mua bán. Trong trường hợp này, công ty chủ động hỗ trợ nhóm và IMS, nhưng nhóm là Đơn vị được chứng nhận.

CHỨNG NHẬN NHÓM Được yêu cầu khi vườn cây của các nông hộ có phương thức canh tác giống nhau trong một môi trường như nhau; bởi vì sẽ không hiệu quả và không tiết kiệm chi phí nếu đánh giá viên bên ngoài thực hiện kiểm tra riêng lẻ cho các nông hộ này. Yêu cầu phải có một hệ thống IMS hoạt động hiệu quả để đảm bảo việc cải tiến liên tục và sản phẩm cung cấp chỉ thu được từ những thành viên tuân thủ tiêu chuẩn. ĐA CHỨNG NHẬN Nhóm có thể được chứng nhận theo nhiều tiêu chuẩn. Ngoài chứng nhận UTZ, nhóm cũng có thể được chứng nhận bởi các tiêu chuẩn khác như Rainforest Alliance, Fairtrade và organic. Hầu hết các tiêu chuẩn này đều yêu cầu đơn vị có một hệ thống IMS, cũng như đều yêu cầu đơn vị phải đưa ra các hồ sơ, tài liệu, dữ liệu chứng minh rằng nhóm được quản lý phù hợp.

Thiết lập hệ thống IMS là yêu cầu bắt buộc đối với các nhóm nông

hộ muốn được chứng nhận nhóm. Một hệ thống IMS hoạt động

tốt có thể giúp nhóm tự tổ chức, đánh giá kết quả, quản lý các quy

trình và cải thiện kết quả hoạt động của các nông hộ, chẳng hạn:

năng suất cao hơn, canh tác bền vững và giảm các vấn đề về ảnh

hưởng sức khỏe. Nó cũng giúp nhóm có thể liên hệ và thương

lượng với người mua hiệu quả hơn, cung cấp cho người mua

thông tin mà họ cần, như sản lượng ước tính, nhu cầu đầu vào và

kết quả đầu tư (VD: tác động của việc tập huấn).

Mục đích của hướng dẫn này là:

• Cung cấp một cái nhìn tổng quan, rõ nét về hệ thống quản lý

nội bộ, bao gồm nội dung và cơ cấu của nó.

• Giải thích các yếu tố cần thiết để thiết lập một hệ thống IMS.

• Giải thích các yêu cầu của Bộ nguyên tắc UTZ liên quan đến

IMS.

Hướng dẫn này chỉ là bản tham khảo, không phải là quy tắc bắt

buộc, và IMS có thể được xây dựng để phản ánh các yếu tố như:

các hệ thống sản xuất của nhóm, văn hóa địa phương và kinh

nghiệm quản lý. Tuy nhiên, mỗi IMS phải cung cấp đủ bằng chứng

theo yêu cầu của Bộ nguyên tắc.

Hướng dẫn này được áp dụng cho tất cả mặt hàng UTZ. Hướng

dẫn này tham chiếu theo Bộ nguyên tắc chung cho chứng nhận

Nhóm, phiên bản 1.1.

Hướng dẫn này dành cho ai?

Mục tiêu của hướng dẫn này là quản lý và nhân viên, những người

phụ trách một hệ thống IMS của một nhóm nông hộ. Hướng dẫn

này có thể sử dụng để chuẩn bị cho chứng nhận, cải thiện Ban

quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của nhóm. Tài liệu này

cũng có thể hữu ích cho các chuyên gia tập huấn và tư vấn (nhà tư

vấn) của một nhóm.

Hướng dẫn này có hai phần:

• Phần I cung cấp sơ lược về các yếu tố cần thiết để thiết lập một

hệ thống IMS. Cung cấp mối liên hệ với các yêu cầu của Bộ

nguyên tắc và các hồ sơ, tài liệu yêu cầu.

• Phần II cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố chủ yếu và các

vấn đề tiềm ẩn.

Đây là một tài liệu nằm trong bộ tài liệu được biên soạn để hỗ trợ

các thành viên UTZ và những người muốn được chứng nhận theo

Bộ nguyên tắc UTZ. Đôi khi sẽ có một số điểm được tham chiếu

theo các tài liệu hướng dẫn khác trong bộ tài liệu này - có thể

được tải từ website của UTZ.

Mọi thắc mắc và phản hồi đối với tài liệu này có thể được gửi qua

hệ thống khiếu nại UTZ tại: www.utz.org

http://www.utz.org/

Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 5

CƠ CẤU MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ

Một chu kỳ cải tiến liên tục

IMS được tổ chức như sau:

1. Điểm bắt đầu là Bộ nguyên tắc UTZ (trong trường hợp đa chứng nhận, Bộ nguyên

tắc UTZ sẽ được kết hợp với các tiêu chuẩn khác).

2. Phần then chốt của một hệ thống IMS là kế hoạch quản lý nhóm, bao gồm quản lý

rủi ro và thanh tra nội bộ, cả hai đều là hoạt động bắt buộc. Các nông hộ được thanh

tra hàng năm để có được thông tin về tình hình, tiến độ thực hiện chương trình UTZ

của các thành viên nhóm và nhóm.

3. Một cơ sở dữ liệu được thiết lập để lưu giữ các thông tin về nhà sản xuất và các

vườn cây của họ. Dữ liệu có thể trình bày theo hình thức hồ sơ, giấy tờ, các bảng

tính Excel hoặc sử dụng các phần mềm khác.

4. Thực hiện phân tích và đánh giá dữ liệu về hoạt động của nhà sản xuất. Hiệu quả

tập huấn và giảm thiểu rủi ro sau khi đánh giá rủi ro cũng được đánh giá.

5. Kết quả đánh giá dữ liệu sử dụng để xem xét xem rủi ro được đánh giá và quản lý

như thế nào, quá trình tập huấn có đáp ứng được mục tiêu đã đề ra hay không và

liệu thành viên nhóm có tuân thủ Bộ nguyên tắc không.

6. Thông tin và kinh nghiệm thu được được cung cấp cho hệ thống để cập nhật kế

hoạch quản lý, nếu cần.


PHẦN I: THIẾT LẬP MỘT HỆ THỐNG IMS - 10 YẾU TỐ Một hệ thống quản lý nội bộ (IMS) bao gồm 10 yếu tố chính. Cung cấp mối liên hệ với các yêu cầu của Bộ nguyên

tắc và các hồ sơ, tài liệu yêu cầu. Các hồ sơ, tài liệu được đề cập đến là yêu cầu bắt buộc từ năm 1 trở đi, trừ khi

có quy định rõ năm.

Thông tin chi tiết về các yếu tố được trình bày trong PHẦN II “PHẦN II

- Thông tin bổ sung về các yếu tố” từ trang 14 của tài liệu này.

Trình tự của các yếu tố này có thể thay đổi. Các đơn vị được khuyến

nghị nên chú ý tập trung vào tất cả các yếu tố.

CHUẨN BỊ Khi chuẩn bị, bạn nên đọc:

• Quy chế Chứng nhận UTZ và Bộ nguyên tắc chung dành cho

Chứng nhận Nhóm, phiên bản 1.1

• Module loại cây trồng liên quan của Bộ nguyên tắc

• Hướng dẫn IMS này

1. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM TRONG IMS

Quản lý Nhóm phải phân công nhân sự phụ trách những nhiệm vụ

chủ chốt. Tất cả các trách nhiệm thiết yếu - được yêu cầu trong Bộ

nguyên tắc - được mô tả trong Điểm kiểm soát G.A.7.

Người có thẩm quyền thực hiện một chức

năng là người có kiến thức, kinh nghiệm,

kỹ năng và thái độ làm việc phù hợp với

chức năng đó.

XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Thanh tra viên thực hiện việc thanh, kiểm

tra phải khách quan và trung lập. Nếu

thanh tra viên được yêu cầu kiểm tra

vườn cây của người thân hoặc người có

mối quan hệ gần gũi, rất khó để người này

giữ được vị thế trung lập - lợi ích chuyên

môn sẽ có thể bị xung đột với lợi ích cá

nhân.

LIÊN HỆ VÀ LỰA CHỌN TỔ CHỨC CHỨNG

NHẬN

Trong giai đoạn khởi đầu chương trình,

chúng tôi đề nghị bạn nên liên hệ với các

tổ chức chứng nhận (CB) và lựa chọn một

CB phù hợp với nhóm của mình. Truy cập

website UTZ để tìm các CB đang hoạt

động tại khu vực của bạn. Hỏi CB về quy

trình đánh giá và chứng nhận. Điều này sẽ

giúp làm rõ các mục tiêu mong đợi và

tránh hiểu nhầm.

Quản lý nhóm cũng phải đọc và hiểu về

Quy chế chứng nhận UTZ (có thể tìm thấy

trên website UTZ).

Đối với mỗi phần của Bộ nguyên tắc phải có một người hoặc ban có

thẩm quyền được chỉ định phụ trách. Một người hoặc ban như vậy

có thể phụ trách một hoặc một số chủ đề.

Tài liệu, hồ sơ:

• Sơ đồ tổ chức, ghi rõ trách nhiệm của các nhân viên trong nhóm

(G.A.6)

• Danh sách nhân viên, ghi rõ tên, ngày tháng năm sinh, mô tả

công việc (trách nhiệm và nhiệm vụ) phụ trách (G.A.5)

• Hợp đồng giữa nhân viên và IMS, bao gồm ngày tháng năm sinh

và mức lương trả cho từng nhân viên (G.A.5)

• Cam kết về xung đột lợi ích được ký bởi tất cả các nhân viên IMS

(G.A.13)

Xem thêm: Phần II “Hệ thống Quản lý Nội bộ - giới thiệu” ở trang 14

BỘ NGUYÊN TẮC NÓI GÌ?

G.A.7

Một người hoặc một ban phải được chỉ định để phụ trách:

Phần A) Quản lý

Phần B) Thực hành canh tác

Phần C) Điều kiện làm việc

Phần D) Môi trường

Người hoặc ban phụ trách phải có thẩm quyền, có kiến thức về các

chủ đề và có thể tiếp cận các thành viên nhóm và nhân viên nhóm.


2. TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ RỦI RO Đánh giá rủi ro là đánh giá tình hình hiện tại của nhóm nông hộ để xác định

được những rủi ro có thể cản trở việc tuân thủ Bộ nguyên tắc. Quá trình

này xác định các vấn đề có khả năng tạo ra tác động tiêu cực đến khả năng

nhóm đáp ứng các yêu cầu của Bộ nguyên tắc và mục tiêu của UTZ - mùa

màng bội thu hơn, thu nhập cao hơn, môi trường trong lành hơn. Đánh giá

rủi ro có thể giúp nhóm tập trung vào những mục tiêu quan trọng và làm

việc hiệu quả. Đánh giá rủi ro được thực hiện hàng năm. Vào cuối mùa vụ,

các rủi ro sẽ được theo dõi và đánh giá giúp điều chỉnh kế hoạch quản lý

một cách hợp lý.

Hồ sơ, tài liệu:

• Hồ sơ đánh giá rủi ro (G.A.16) (Yêu cầu từ năm 2 trở đi)

• Kế hoạch quản lý nhóm (G.A.17)

Xem thêm: Phần II “Quản lý Rủi ro” ở trang 16

3. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÓM Kế hoạch quản lý nhóm là một kế hoạch 3 năm tổng hợp tất cả các hoạt

động dựa trên đánh giá rủi ro, được xác định là những việc làm ưu tiên, sẽ

được thực hiện cùng với các hoạt động thông thường khác. Kế hoạch này

giữ vai trò then chốt trong hệ thống IMS vì nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các

hoạt động cũng như việc sử dụng các nguồn lực tài chính và các nguồn lực

khác. Kế hoạch này được cập nhật hàng năm

Xem thêm: Phần II “Kế hoạch Quản lý Nhóm” ở trang 17


G.A.17

Kế hoạch quản lý nhóm trong 3 năm được xây dựng bao gồm: hành

động để giải quyết tất cả các vấn đề liên quan theo kết quả đánh giá rủi

ro. Các hành động được thực hiện và ghi chep lại.


• Kế hoạch quản lý nhóm (G.A.17) (năm 3)

4. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN NỘI BỘ (KHÔNG BẮT BUỘC) Tiêu chuẩn nội bộ là một hướng dẫn cho các nhà sản xuất và các bên liên

quan trong quá trình hoạt động, chỉ ra điều mà họ mong đợi để đáp ứng

các tiêu chí của Bộ nguyên tắc, và điều đó có ý nghĩa gì. Tiêu chuẩn này nên

được biên soạn bằng ngôn ngữ địa phương với hình ảnh minh họa để hỗ

trợ cho cả thành viên mù chữ.

Mặc dù tiêu chuẩn nội bộ không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng việc ghi

chép lại những điều mà nhóm mong đợi từ thành viên là một phần rất

quan trọng để tuân thủ bộ Nguyên tắc.

Xem thêm: Phần II “Tiêu chuẩn nội bộ” ở trang 19


5. LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI TẬP HUẤN, ĐÀO

TẠO NHÂN VIÊN Nhân viên nhóm & nhân viên IMS cần được đào tạo thường xuyên. Phải

xây dựng chương trình và chủ đề đào tạo liên quan đến Bộ nguyên tắc

(G.A.18). Nhân viên cũng phải được đào tạo về đánh giá rủi ro.

Kế hoạch đào tạo được dựa trên các chủ đề ưu tiên là kết quả của việc

đánh giá rủi ro, và được ghi rõ trong kế hoạch quản lý nhóm.


• Lập kế hoạch đào tạo (G.A.18) - là một phần của kế hoạch quản lý

nhóm.

• Hồ sơ ghi chep quá trình đào tạo, tập huấn (G.A.18)

• Danh sách nhân viên tham dự (G.A.18)


G.A.18

Nhân viên nhóm được đào tạo về tất cả các chủ đề mà họ phụ trách

(được liệt kê trong G.A.8) liên quan đến các lĩnh vực sau:





Đào tạo nhân viên nhóm được thực hiện bởi người có thẩm quyền.

Hồ sơ đào tạo được lưu lại sau mỗi khóa học. Các khóa đào tạo được

theo dõi, đánh giá nhằm đảm bảo tất cả thành viên đã tham gia hiểu

và thực hiện được nội dung đào tạo.

6. ĐĂNG KÝ, KÝ KẾT THỎA THUẬN VÀ LẬP BẢN ĐỒ

Đăng ký Các nông hộ quan tâm đến chứng nhận được đăng ký (G.A.8) và tham gia

tập huấn về nội dung của Bộ nguyên tắc UTZ. Ở giai đoạn này, tiêu chuẩn

nội bộ có thể được giới thiệu và diễn giải.

Đăng ký giúp đơn vị được chứng nhận có thể tập hợp và duy trì thông tin về

các nông hộ, quản lý nhóm và tiếp cận các rủi ro.

Mẫu giấy đăng ký thành viên nhóm có thể tải từ website của UTZ.

THÚC ĐẨY, THU HÚT NÔNG HỘ

Một yếu tố quan trọng khi bắt đầu

chương trình là phải thu hút các thành

viên và nâng cao nhận thức của họ về

sản xuất bền vững cũng như các lợi ích

khi được chứng nhận. Các thành viên

cần phải hiểu được chứng nhận sẽ

mang lại những gì và cần phải làm

những gì để có và duy trì chứng nhận.

Tạo lòng tin từ các nông hộ là chìa

khóa và yếu tố chủ chốt để quyết định

thành công.

LƯU Ý: Việc tạo lòng tin của các nông

hộ là việc làm mất nhiều thời gian.


• Giấy đăng ký thành viên nhóm (G.A.8)

• Ước tính sản lượng cây trồng (G.A.10)

Ký kết thỏa thuận

Sau khi đăng ký, các nông hộ và nhóm sẽ ký kết một thỏa thuận.

Thông qua việc ký kết thỏa thuận này, hai bên cam kết sẽ tuân thủ

theo các yêu cầu liên quan của Bộ nguyên tắc. Thỏa thuận này quy

định quyền và nghĩa vụ cho cả hai bên. Phụ lục 1 cung cấp một thỏa

thuận mẫu giữa nhóm và thành viên nhóm.


• Thỏa thuận thành viên nhóm (G.A.9)


Lập bản đồ khu vực sản xuất

Các khu vực sản xuất phải được lập thành bản đồ. (G.A.1) Bản đồ là một công

cụ lập kế hoạch cho ban quản lý nhóm và đánh giá viên, bản đồ giúp nhận ra

các rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như các khu bảo tồn, nguồn nước hoặc khu dân

cư.

Lập bản đồ và xác định khu vực cũng giúp tập hợp thông tin chính xác, từ đó

các dự báo trong sản xuất sẽ đáng tin cậy hơn (G.A.2). Xem Hướng dẫn Ước

tính Sản lượng để có thêm thông tin về phương thức ước tính sản lượng

(www.utz.org). Trong Phụ lục 2, bạn có thể thấy ví dụ về bản đồ tổng thể.


• Bản đồ tổng thể cập nhật (G.A.1) (Năm 2)


G.A.8 (bắt buộc từ năm 1)

Phải lưu giữ và cập nhật sổ đăng ký thành viên nhóm. Trong năm 1, sổ đăng

ký này nên bao gồm các thông tin sau về từng thành viên nhóm:

• Tên, giới tính, địa chỉ, và số điện thoại,

• Tên, giới tính, địa chỉ và số điện thoại của chủ trang trại

• Mã số thành viên;

• Số trang trại của chính phủ (nếu có)

• Sản lượng (thu hoạch của năm trước & dự kiến sản lượng năm nay),

• Tình trạng chứng nhận UTZ và năm đầu tiên chứng nhận UTZ,

• Số lao động thường xuyên (quanh năm) trên mùa vụ,

• Thời gian thanh tra nội bộ,

• Tham gia các chương trình chứng nhận khác, nếu có.

Từ Năm 2 trở đi, sổ đăng ký phải có thêm:

• Tổng diện tích trang trại

• Số lô và tổng diện tích loại cây trồng được chứng nhận, và

• Tổng sản lượng giao cho nhóm trong mỗi năm từ khi chứng nhận.

G.A.9

• Ký kết thỏa thuận giữa nhóm và mỗi thành viên nhóm, có quy định cụ

thể quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

• Mỗi thành viên nhóm hiểu được thỏa thuận.

• Thỏa thuận được lưu giữ tại trung tâm và một bản sao gửi lại cho mỗi

thành viên nhóm.

• Những người thuê đất có một thỏa thuận hoặc bằng văn bản hoặc bằng

lời nói có người làm chứng. Bao gồm ít nhất các quyền và nghĩa vụ của

hai bên như số lần thanh toán.

G.A.1

Phải có một bản đồ tổng thể khu vực sản xuất, cập nhật đầy đủ các thông

tin mới nhất.

G.A.2 (Năm 3)

Xác định tổng diện tích loại cây trồng được chứng nhận.

Khu vực được xác định bằng cách sử dụng một phương pháp đáng tin cậy,

ví dụ như:

- Định vị GPS

- Giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất

http://www.utz.org/


7. TẬP HUẤN NÔNG HỘ Thường xuyên tập huấn cho các nông hộ là một phần thiết yếu của IMS.

Cần phải xây dựng một kế hoạch tập huấn đầy đủ, căn cứ theo kết quả

đánh giá nhu cầu đào tạo và đánh giá rủi ro, cho thấy nhu cầu đào tạo cụ

thể. Kế hoạch tập huấn được cập nhật hàng năm, dựa theo những phát

hiện trong quá trình theo dõi rủi ro và phản hồi từ các cuộc đánh giá nội

bộ và bên ngoài.

Danh sách các chủ đề cần được tập huấn, ít nhất phải bao gồm 2 chủ

đề/năm theo Bộ nguyên tắc (G.A.19).

Xem hướng dẫn của UTZ về tập huấn và các tài liệu khác có thể được tải

về từ website UTZ.

Kế hoạch cải thiện vườn cây

Mỗi nông hộ lưu giữ các khuyến nghị cho vườn cây của mình, trong một

cuốn sổ, đây là một phần của kế hoạch cải tiến vườn cây. Điều này giúp

cho nông hộ cải thiện năng suất và mức độ tuân thủ Bộ nguyên tắc.


• Kế hoạch tập huấn - một phần của kế hoạch quản lý nhóm (G.A.17)

• Hồ sơ tập huấn (G.A.19)


G.A.19 Các thành viên nhóm được tập huấn về tất cả các chủ đề liên quan đến họ

trong các lĩnh vực sau:





Tập huấn được thực hiện bởi người có thẩm quyền và bao gồm các bài kiểm

tra hoặc hỏi đáp trực tiếp để cho thấy người được tập huấn đã hiểu nội dung

đào tạo. Hồ sơ tập huấn được lưu giữ cho mỗi khóa tập huấn.

8. ĐẢM BẢO TRUY NGUYÊN VÀ QUẢN LÝ MINH BẠCH

CÁC KHOẢN THANH TOÁN VÀ GIÁ THƯỞNG Truy nguyên, khả năng kiểm tra xác nhận nguồn gốc sản phẩm - là một phần

thiết yếu trong mua bán sản phẩm chứng nhận để nông hộ có thể được trả giá

cao hơn hoặc trả thêm giá thưởng.

Một hệ thống truy nguyên phải được xây dựng trong chuỗi cung ứng (sản xuất,

lưu giữ, vận chuyển và bán hàng) để đảm bảo rằng sản phẩm chứng nhận

không bị trộn lẫn với sản phẩm không được chứng nhận. IMS cần thiết kế và có

các quy trình, tài liệu để theo dõi dòng sản phẩm, để đảm bảo nguồn gốc sản

phẩm từ các nông hộ đến người mua đầu tiên. Nhóm có trách nhiệm tách riêng

các sản phẩm được chứng nhận, đảm bảo từ khâu thu hoạch đến bán hàng

cũng như qua các khâu trung gian (vận chuyển, lựa chọn, phân loại và lưu giữ).


Hồ sơ, tài liệu: • Mô tả dòng luân chuyển sản phẩm (G.A.22) • Quy trình mua bán sản phẩm chứng nhận, gồm cả truy nguyên (G.A.22) • Bằng chứng thực tế của việc lưu giữ sản phẩm chứng nhận tách biệt với

sản phẩm không chứng nhận: không gian lưu giữ, bao bì, pallet…(G.A.23)

• Sổ sách và hóa đơn của tất cả giao dịch mua bán (G.A.24) • Sổ sách về ước tính sản lượng của nông hộ và sản lượng sản xuất

(trong danh sách nông hộ) (G.A.24) • Quy trình cộng giá thưởng UTZ và sổ sách về việc áp dụng (G.A.26) • Các thông báo bằng văn bản về giá và giá thưởng (G.A.27) • Tài liệu và giấy tờ thanh toán cho nông hộ, giá và giá thưởng (G.A.27)

(Năm 2) • Chứng nhận còn hiệu lực theo Bộ nguyên tắc (G.A.25) • Hồ sơ hiệu chuẩn thường xuyên thiết bị cân trọng lượng (G.A.29)

Xem thêm: Phần II “Truy nguyên và quản lý minh bạch các khoản thanh toán và giá thưởng” ở trang 22.

9. TRIỂN KHAI THANH TRA NỘI BỘ Thanh tra nội bộ được áp dụng để kiểm tra xác nhận rằng mỗi thành viên nhóm đều tuân thủ Bộ nguyên tắc. Đây là cuộc kiểm tra toàn diện và chính thức, phải được thực hiện bởi những người có thẩm quyền, khách quan và trung lập. Thanh tra nội bộ sẽ giúp nhóm biết được tiến độ phát triển bền vững của mình, làm rõ các vấn đề và những nông hộ ở khu vực cần được cải tiến. Tất cả các nông hộ đều phải được thanh tra hàng năm.

Những phát hiện từ thanh tra nội bộ được lập thành văn bản theo các báo cáo riêng lẻ và một báo cáo tổng hợp. Các dữ liệu liên quan nên được bổ sung vào sổ đăng ký thành viên nhóm, tốt nhất là ở định dạng bảng tính. Thông tin thu thập được từ thanh tra nội bộ phải có sẵn để quản lý (nội bộ).

Hồ sơ, tài liệu: • Quy trình thanh tra nội bộ (G.A.11) • Báo cáo kết quả thanh tra nội bộ (G.A.11) • Cam kết về Xung đột lợi ích (G.A.13) • Sổ đăng ký thành viên nhóm được cập nhật (G.A.8)

Xem thêm thông tin chi tiết về quy trình thanh tra nội bộ, xem Phần II “Thanh tra nội bộ” ở trang 23.

Quy trình tuân thủ và xử lý các điểm không phù hợp Trước khi diễn ra cuộc đánh giá bên ngoài, nhóm phải xác định những nông hộ không tuân thủ các yêu cầu bắt buộc của Bộ nguyên tắc. Người hoặc ban phụ trách phê duyệt và xử phạt phải làm việc cùng với trưởng ban quản lý IMS để lập nên một danh sách được cập nhật bao gồm các nông hộ đã sẵn sàng cho chứng nhận.

THU HÚT THÀNH VIÊN NHÓM VÀ

TUYÊN TRUYỀN CÁC YÊU CẦU CỦA

CHƯƠNG TRÌNH BỀN VỮNG CỦA

NHÓM BẠN

Sản xuất, mua bán sản phẩm bền

vững với một nhóm các nông hộ

phụ thuộc vào sự hợp tác và cam

kết với tất cả các thành viên nhóm.

Kinh nghiệm cho thấy việc thu hút

các nông hộ ở giai đoạn đầu là chìa

khóa để đạt được thành công.


G.A.11 Có một Hệ thống thanh tra nội bộ để thực hiện kiểm tra các thành

viên nhóm dựa trên tất cả các yêu cầu liên quan của Bộ nguyên

tắc. Kết quả thanh tra nội bộ được trình bày trong một báo cáo.


Hồ sơ, tài liệu: • Quy trình phê duyệt và xử phạt (G.A.14) • Danh sách các nông hộ bị xử phạt (G.A.14) • Tình trạng chứng nhận của từng nông hộ được ghi rõ trong báo cáo

thanh tra nội bộ (hoặc danh sách nội bộ) (G.A.14) • Thủ tục khiếu nại và xử lý khiếu nại (G.A.28) (năm 2)

Xem thêm Phần II “Sự tuân thủ của nông hộ và xử lý các điểm không phù

hợp” ở trang 24

QUẢN LÝ TÀI LIỆU IMS Một Hệ thống Quản lý Nội bộ IMS phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ tài liệu và dữ liệu về kế hoạch, đánh giá rủi ro, ghi chép

theo dõi… Các hồ sơ, tài liệu còn hiệu lực sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện các quy trình được nhất quán và phổ biến

kinh nghiệm thu được từ trường hợp không tuân thủ.

IMS nên mô tả cách thức lưu giữ hồ sơ, tài liệu một cách an toàn mà vẫn có thể dễ dàng tiếp cận. Người phụ trách

lưu trữ và cập nhật hồ sơ, tài liệu nên ghi rõ họ tên. IMS cũng cần xác định phương thức xử lý các hồ sơ, tài liệu. Tất

cả nhân viên xây dựng và sử dụng hồ sơ, tài liệu đều phải được đào tạo đầy đủ.

IMS phải có:

• Người chịu trách nhiệm biên soạn và phê duyệt các hồ sơ, tài liệu khác nhau, cũng như hủy bỏ các hồ sơ, tài liệu

hết hạn.

• Người có thể sử dụng/điền vào các hồ sơ, tài liệu

• Người lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, lưu giữ ở đâu và trong bao lâu

• Phương thức cập nhật các hồ sơ, tài liệu trong trường hợp có thay đổi về Bộ nguyên tắc hoặc biện pháp khắc

phục.

Phụ lục 4 cung cấp tổng quan về tất cả các thủ tục, hồ sơ bắt buộc và đề xuất.

10. THỰC HIỆN TỰ ĐÁNH GIÁ UTZ yêu cầu bạn thực hiện tự đánh giá (‘kiểm tra sự chuẩn bị’) trước khi

tiến hành đánh giá bên ngoài. Điều này giúp cho nhóm của bạn tránh được

một số vấn đề và chi phí liên quan đến đánh giá bên ngoài. Tự đánh giá có

thể kết hợp với nhiệm vụ theo dõi các rủi ro đã xác định trong quá trình

đánh giá rủi ro.

Tự đánh giá được dựa theo: 1) báo cáo thanh tra nội bộ, bao gồm kết quả

theo dõi các hành động khắc phục, và 2) kiểm tra hệ thống quản lý và hành

chính cũng như các tài liệu sẽ được kiểm tra trong cuộc đánh giá bên ngoài.

Không nhất thiết phải đến thăm nông hộ.

UTZ cung cấp một danh sách để tự đánh giá, danh sách này có thể được tải

từ trang web của chúng tôi.


• Báo cáo tự đánh giá (G.A.12)


G.A.12 Tự đánh giá được thực hiện để kiểm tra sự tuân thủ của nhóm và tất cả các

nhà thầu phụ đối với Bộ nguyên tắc . Bản tự đánh giá phải có sẵn để các

đánh giá viên bên ngoài kiểm tra.


TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH ĐIỂM YẾU Khi bắt đầu quá trình xây dựng hệ thống IMS, điều quan trọng là phải tiến

hành phân tích điểm yếu để hiểu rõ và hoàn thiện chức năng của IMS giúp

hệ thống vận hành tốt. Phân tích điểm yếu một cách rõ ràng, chỉ ra chênh

lệch giữa điểm bắt đầu và vị trí dự kiến đạt được.

Trong thực tế, điều này có nghĩa là bạn sẽ kiểm tra cấu trúc IMS theo

hướng dẫn, dựa theo các điểm kiểm soát từ G.A.1 đến G.A.33. Bạn lập kế

hoạch những hành động cần thiết để hoàn thành các yêu cầu này, từ đó xây

dựng được hệ thống phù hợp, sau đó IMS có thể hoạt động như một công

cụ đảm bảo sự tuân thủ đối với Bộ nguyên tắc UTZ. Khi có được cơ cấu IMS

(ví dụ, đầy đủ nhân viên có năng lực, các quy trình và cơ cấu tổ chức…), IMS

có thể tiếp cận và cải thiện việc tuân thủ tiêu chuẩn.


PHẦN II: THÔNG TIN BỔ SUNG VỀ CÁC YẾU TỐ IMS

1. CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NGƯỜI PHỤ TRÁCH

IMS Phải chỉ định một số người hoặc ban nhất định để phụ trách các chức năng

quan trọng, bao gồm:

• Trưởng ban IMS, là người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống IMS

• Một người hoặc một ban phụ trách phê duyệt và xử phạt, chịu trách

nhiệm phê duyệt các thành viên mới của nhóm được chứng nhận và xử

phạt những thành viên không đáp ứng các yêu cầu của Bộ nguyên tắc

(G.A.11, G.A.14)

• (Các) Thanh tra viên nội bộ - những người chính thức kiểm tra các

thành viên nhóm. Họ có thể là nhân viên do nhóm tuyển dụng, đơn vị

mua bán, hoặc là các nhóm trưởng kiểm tra các nông hộ ở những khu

vực cách xa nhà của họ (G.A.11).


G.A.6

Có sơ đồ tổ chức chỉ rõ tất cả các cá

nhân trong hệ thống quản lý nội bộ

(IMS) và vai trò của họ, bao gồm tất

cả những người chịu trách nhiệm

được bổ nhiệm trong điểm kiểm

soát.

G.A.7

Người chịu trách nhiệm hoặc một

nhóm người (ban) được chỉ định như

sau:





Người chịu trách nhiệm hoặc ban có

thẩm quyền, có kiến thức về các chủ

đề và có thể tiếp cận đến các thành

viên nhóm và nhân viên nhóm.

Tất cả các nhiệm vụ thiết yếu - được yêu cầu trong Bộ nguyên tắc - được

mô tả trong Điểm kiểm soát G.A.7.

Những người hoặc ban được bổ nhiệm phải chứng minh được mình có đủ

thẩm quyền và năng lực thực hiện vai trò được giao. Điều này bao gồm:

các bằng cấp chính thức, và/hoặc chứng nhận tham dự các khóa tập huấn,

và/hoặc kinh nghiệm làm việc liên quan.

Tất cả những người phụ trách các chức năng chủ chốt phải có hiểu biết về

các yêu cầu được mô tả trong Bộ nguyên tắc UTZ dành cho nhóm, quy

trình chứng nhận và những cải tiến mới gần đây.

Phải cẩn thận, kỹ càng khi xác định người phù hợp phụ trách IMS, vì họ

chính là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động thành công, ngoài ra họ

phải là những người có năng lực và đáng tin cậy.

Sơ đồ tổ chức Hình 3 là ví dụ về một sơ đồ tổ chức.

Trách nhiệm được phân công rõ cho mỗi bộ phận chức năng cần được

thiết lập trong sơ đồ bên dưới, theo sơ đồ và được giải thích trong sổ tay

IMS. Một người có thể cùng lúc đảm nhiệm nhiều chức năng, mặc dù các

trách nhiệm liên quan vẫn là tách biệt.

Các mục được đề cập trong Điểm kiểm soát G.A.7 phải có người hoặc ban

chịu trách nhiệm, tuy nhiên, cách thức phân công cụ thể những trách

nhiệm này sẽ thay đổi tùy theo nhóm.


Trách nhiệm liên quan gồm:

Tổng quản lý: quản lý chung, điều kiện

làm việc, môi trường

Trưởng ban IMS: quản lý IMS, tập

huấn, đào tạo, giải quyết các thắc mắc

và khiếu nại, các thực hành canh tác.

Quản lý phụ trách mua bán: truy

nguyên, nhận diện và tách biệt sản

phẩm

Hình 3: Sơ đồ tổ chức và ví dụ về việc phân công trách nhiệm (G.A.7, bạn có thể quyết định phân công trách nhiệm

sao cho phù hợp nhất với nhóm.

Trưởng ban IMS

Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống IMS, bao gồm:

• Quản lý quá trình thiết lập và vận hành hệ thống quản lý nội bộ

• Tổ chức thanh tra nội bộ

• Điều phối, giám sát và đào tạo nhân viên

• Hợp tác với ban phê duyệt (hoặc người chịu trách nhiệm phê duyệt)

• Kết hợp quản lý rủi ro và thực hiện kế hoạch quản lý nhóm

• Là người liên lạc với tổ chức chứng nhận

Điều kiện bắt buộc:

• Có đầy đủ kiến thức về Tiêu chuẩn UTZ

• Có kiến thức tốt về các quy trình, hồ sơ, tài liệu IMS cũng như các yêu

cầu của tổ chức chứng nhận bên ngoài

• Có kiến thức tốt về Thực hành Nông nghiệp Tốt

• Có năng lực điều hành nhóm cũng như đào tạo người khác

• Thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ hành chính

• Thẩm quyền quản lý các hồ sơ, tài liệu và dữ liệu

Thanh tra viên nội bộ

Thanh tra viên nội bộ là ‘tai mắt” của IMS. Vai trò này đòi hỏi năng lực

chuyên môn và các kỹ năng xã hội tốt đi kèm với sự cẩn thận và tỉ mỉ. Cần

phải ưu tiên tập huấn, đào tạo liên tục cho thanh tra viên nội bộ, điều kiện

lý tưởng nhất là tập huấn theo hình thức nửa lý thuyết, nửa thực hành.

• Thực hiện thanh tra nội bộ

• Hoàn thiện các biểu mẫu kiểm soát nội bộ

• Đảm bảo trưởng ban IMS nhận được các biểu mẫu

• Thông báo cho các nông hộ về những điểm không tuân thủ

• Tham gia quá trình quản lý rủi ro

Điều kiện bắt buộc:

• Khả năng đọc, viết và làm báo cáo bằng ngôn ngữ chính của tổ chức

chứng nhận

• Kiến thức về các hệ thống nông nghiệp tại khu vực và địa phương cũng

như các Thực hành Nông nghiệp Tốt

• Hiểu biết chuyên môn về các nguyên tắc và các thực hành quy định

trong Bộ nguyên tắc UTZ dành cho nhóm

• Kiến thức về các điểm kiểm soát sẽ áp dụng cho thành viên nhóm


XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Các thanh tra viên nội bộ và người

phụ trách phê duyệt - xử phạt phải

thông báo nếu có mối quan hệ với

bất kỳ nông hộ nào và phải ký vào

cam kết về xung đột lợi ích. Vui

lòng lưu ý rằng vai trò của thanh

tra viên nội bộ và chuyên gia tư

vấn kỹ thuật phải được tách biệt rõ

ràng. Tuy nhiên, một người có thể

đảm nhiệm cả hai vai trò này, với

điều kiện là 2 nhiệm vụ được thực

hiện riêng lẻ tại các khu vực/làng

khác nhau, tư vấn ở một khu vực

và thanh tra ở khu vực khác (thanh

tra chéo).

Xem mẫu cam kết xung đột lợi ích

ở Phụ lục 3.

• Kỹ năng giao tiếp tốt (đặc biệt là trong phỏng vấn), khả năng tư duy phản biện

• Ký cam kết về xung đột lợi ích

Chuyên gia Tư vấn kỹ thuật/Tập huấn Chuyên gia Tư vấn kỹ thuật/Tập huấn hướng dẫn cho các nông hộ về các

Thực hành Nông nghiệp Tốt và các yêu cầu khác của UTZ và đưa ra các

khuyến nghị, tư vấn.

• Đảm bảo rằng các nông hộ hiểu về các điểm kiểm soát được áp dụng (xem yếu tố số 7)

• Tổ chức tập huấn liên tục cho các nông hộ • Đảm bảo các nông hộ cải thiện được phương pháp kỹ thuật của họ • Phối hợp sử dụng các đầu vào nông nghiệp • Tham gia vào quá trình quản lý rủi ro • Luôn thông báo cho trưởng ban quản lý IMS về các quá trình

Phải có:

• Kiến thức về các hệ thống hệ thống nông nghiệp tại khu vực và địa phương và các Thực hành Nông nghiệp Tốt

• Hiểu biết chuyên môn về các nguyên tắc và các thực hành quy định trong Bộ nguyên tắc UTZ dành cho nhóm

• Kiến thức về các điểm kiểm soát sẽ áp dụng cho thành viên nhóm • Kỹ năng giao tiếp và năng lực quản lý nhóm tốt.

Quản lý hoặc Ban phụ trách phê duyệt Việc kiểm tra và phê duyệt phải được thực hiện bởi những người khác

nhau. Quyết định phê duyệt hoặc xử phạt thành viên nhóm có thể thuộc

thẩm quyền của một người hoặc một ban. Người hoặc ban này phải có kiến

thức về tiêu chuẩn UTZ và tiêu chuẩn nội bộ, không có xung đột lợi ích, có

uy tín, phẩm chất và được các nông hộ, nhân viên tôn trọng. Người phê

duyệt và xử phạt phải ký vào một bản cam kết về xung đột lợi ích.

Quản lý phụ trách truy nguyên Quản lý truy nguyên chịu trách nhiệm đảm bảo rằng sản phẩm vẫn duy trì

được khả năng truy nguyên qua một quá trình từ thu hoạch đến người

mua đầu tiên. Sản phẩm có thể nhận diện và tách biệt trong suốt quá trình.

Trách nhiệm này có thể do quản lý phụ trách mua bán đảm nhận.

• Đảm bảo rằng sản phẩm được lưu giữ tách biệt trong dòng luân chuyển sản phẩm

• Kiểm soát chất lượng sản phẩm • Kiểm tra xác nhận rằng sản lượng sản phẩm được mua tương ứng với

sản lượng ước tính của từng nông hộ • Lưu giữ đầy đủ sổ sách và báo cáo theo quy định.

2. QUẢN LÝ RỦI RO Quản lý rủi ro là một chu kỳ liên tục. Nó bắt đầu từ việc đánh giá rủi ro,

thiết kế và thực hiện các biện pháp phòng ngừa đối với những rủi ro đã

nhận diện; theo dõi những ảnh hưởng của các biện pháp phòng ngừa, cuối

cùng, kết thúc bằng việc sử dụng các thông tin thu được để bắt đầu đánh

giá lại các rủi ro. Thông qua việc lặp lại quá trình này hàng năm, nhóm sẽ

cải thiện các thực hành và kết quả hoạt động của mình theo thời gian,

hướng đến hoàn thành các mục tiêu của UTZ “mùa màng hiệu quả hơn

(sản lượng, chất lượng), thu nhập cao hơn, môi trường lành mạnh hơn và

cuộc sống tốt hơn”.


Để có thêm thông tin và công cụ đánh giá rủi ro, hãy xem tài liệu hướng dẫn của UTZ về đánh giá rủi ro, có thể tải về từ website của UTZ.

Quản lý rủi ro là yêu cầu bắt buộc từ năm thứ 2 trở đi, song chúng tôi đặc biệt đề nghị nên bắt đầu thực hiện ngay từ năm thứ nhất, bởi vì nó sẽ giúp nhóm của bạn sử dụng thời gian và các nguồn lực hiệu quả hơn. Bạn có thể bắt đầu đánh giá rủi ro từ những chủ đề mà Bộ nguyên tắc đề cập đến trong năm thứ nhất. Thực hiện Quản lý rủi ro bao gồm ba giai đoạn tạo thành một chu kỳ liên tục:

1. Đánh giá rủi ro: Có nhiều rủi ro khác nhau có thể gây ảnh hưởng đến chứng nhận UTZ hoặc chất lượng, cả ở cấp nông hộ (rủi ro về sức khỏe, suy giảm chất lượng môi trường) và cấp IMS (những rủi ro trong quá trình mua hàng, chất lượng kiểm soát nội bộ, truy nguyên). Đánh giá rủi ro bao gồm: xác định mức độ rủi ro căn cứ theo tầm quan trọng và sự liên quan.

Để thực hiện đánh giá rủi ro, những người phụ trách bốn ‘phần’ hoạt động - những lĩnh vực quy định trong G.A.7 - phải làm việc với nhau, bao gồm cả các thanh tra viên nội bộ và chuyên gia tư vấn kỹ thuật. Chúng tôi

đề xuất nên sử dụng những người có hiểu biết rõ về địa phương. Họ có thể là những nông hộ chủ chốt (cả nam và nữ) và các nhóm trưởng. Tư vấn bên ngoài có kiến thức về đánh giá rủi ro liên quan đến Bộ nguyên tắc UTZ cũng sẽ rất hữu ích. Trưởng ban IMS chịu trách nhiệm về quy trình đánh giá rủi ro.

2. Biện pháp phòng ngừa: Những biện pháp này được xây dựng và áp dụng nhằm giảm thiểu hoặc loại bỏ các tác động tiêu cực. Nên ghi lại các biện pháp này trong kế hoạch quản lý nhóm và kết hợp chặt chẽ khi lập kế hoạch hoạt động, nâng cao nhận thức về những vấn đề có rủi ro cao trong IMS.

3. Theo dõi ảnh hưởng của các biện pháp phòng ngừa: Dù các biện pháp này có thành công hay không, kết quả có được góp phần hoạch định lại các hoạt động cho mùa vụ mới. Theo dõi, phân tích và phản hồi các rủi ro được thực hiện ít nhất 1 lần/năm. IMS cần thiết kế các quy trình để theo dõi.

3. KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÓM Bộ nguyên tắc chung dành cho Chứng nhận nhóm yêu cầu có một kế hoạch quản lý nhóm trước năm thứ 3 (G.A.17).

Kế hoạch quản lý nhóm: • Rộng hơn IMS và các vấn đề cụ thể sẽ do những người nằm ngoài IMS xử lý • Chỉ ra phương thức nhóm quản lý các rủi ro, nhấn mạnh vào đánh giá và

xác định mức độ ưu tiên của các rủi ro • Cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động của nhóm • Gồm kế hoạch hoạt động, ví dụ, tên hoạt động, thời hạn, nguồn lực cần

thiết, ai là người chịu trách nhiệm và kết quả dự kiến.

Mặc dù Bộ nguyên tắc yêu cầu có một kế hoạch quản lý nhóm trước năm thứ 3, tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu lập và xây dựng kế hoạch này sớm hơn, ngay từ khi yêu cầu chứng nhận lần đầu.

PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN DỰA

VÀO RỦI RO LÀ GÌ?

Phương pháp tiếp cận dựa vào rủi ro

là phương pháp đưa ra quyết định và

phân bổ các nguồn lực dựa vào việc

xác định rủi ro. Bao gồm:

• Xác định và đánh giá những rủi ro

cao hơn có thể tác động đến chất

lượng sản phẩm (vì chất lượng là

phần không thể thiếu trong chứng

nhận hoặc phát triển bền vững)

• Phát triển các chiến lược để loại

bỏ hoặc giảm thiểu rủi ro

• Tập trung nguồn lực vào các khu

vực có rủi ro cao hơn

• Theo dõi kết quả


Cần có những gì

Một kế hoạch quản lý nhóm xác định các mục tiêu, trình bày kế hoạch hoạt

động và mô tả dự thảo ngân sách, chi tiết như sau:

1. Các mục tiêu, một phần dựa vào đánh giá rủi ro

Kế hoạch quản lý nhóm trình bày các mục tiêu trong ba năm trong kế hoạch

của ban quản lý. Các mục tiêu đặt ra sau khi đánh giá rủi ro, những lĩnh vực

nào có rủi ro cao đã được xác định, cho thấy những lĩnh vực mà nông hộ có

thể vi phạm lỗi không tuân thủ theo Bộ nguyên tắc UTZ và những gì cản trở

việc cải tiến. Rủi ro được đánh giá để giúp thiết lập các mục tiêu phù hợp.

Nguyện vọng của nhóm (không phải là rủi ro) có thể được thêm vào các

mục tiêu.

UTZ yêu cầu:

• Một bản tổng hợp kết quả đánh giá rủi ro

• Xếp loại mức độ rủi ro

• Thiết lập các mục tiêu theo cách cụ thể, chỉ rõ tình huống khi rủi ro

được giảm thiểu

• Biện pháp thực tế và giảm thiểu rủi ro một cách thực tiễn

2. Lập kế hoạch hoạt động

Lập kế hoạch hoạt động tổng quát ở cấp độ cao được thực hiện cho thời kỳ

3 năm cùng với kế hoạch chi tiết được lập hàng năm. Mục tiêu mỗi năm

được thiết lập bởi ban quản lý nhóm và ban quản lý IMS trên cơ sở đánh giá

rủi ro. Lập kế hoạch hoạt động phải bao gồm tất cả các tiêu chí được yêu

cầu bởi Bộ nguyên tắc và các biện pháp được xây dựng để giảm thiểu rủi ro

(xem ví dụ dưới đây).

Lập kế hoạch hoạt động bao gồm:

1. Chu kỳ mùa vụ với hoạt động nông nghiệp

2. Hoạt động chung được yêu cầu theo Bộ nguyên tắc (ví dụ, tập huấn và

thanh tra nội bộ)

3. Các biện pháp phòng ngừa sau khi đánh giá rủi ro (có thể có một số

trùng lặp về tập huấn và biện pháp phòng ngừa)

4. Các hành động khắc phục từ thanh tra nội bộ, tự đánh giá và đánh giá

bên ngoài

5. Theo dõi ảnh hưởng của các hoạt động và đánh giá, xây dựng cải tiến

cho năm sau.


Điểm kiểm soát trong Bộ Nguyên Tắc

Hoạt động yêu cầu theo Bộ Code Tháng trong thời kỳ 1 năm (không nhất thiết là theo năm lịch)

1 2 3 4 5 .. .. 12

Chu kỳ mùa vụ (cắt cành, kiểm soát sâu bệnh hại, thu hoạch…)

Cung cấp đầu vào

A.16 Tiến hành tự đánh giá

A.18 Đào tạo nhân viên …

A.8 & 9 Đăng ký và ký hợp đồng với nông hộ

A.19 Tập huấn nông hộ

A.11 Thực hiện thanh tra nội bộ

Đánh giá rủi ro

Biện pháp phòng ngừa:

1.

2.

…

Biện pháp khắc phục

Thực hiện các biện pháp khắc phục từ kết quả đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài

1.

2.

…

Nhu cầu của nhóm

Nhu cầu cụ thể của nhóm:

VD: Họp toàn thể

VD: Ngày lễ/kỷ niệm địa phương

Ví dụ về lập kế hoạch hoạt động

3. Các nguồn lực và quản lý tài chính

Đối với mỗi hoạt động, nên xây dựng dự thảo ngân sách, bao gồm các chi phí và nguồn lực (nhân viên, tài liệu, thiết bị, thời gian). Nên lập quy trình theo dõi chi phí. Nên bổ nhiệm thẩm quyền cho người ra quyết định chi tiêu và trách nhiệm kiểm soát tài chính.

4. TIÊU CHUẨN NỘI BỘ Tiêu chuẩn nội bộ là hướng dẫn dành cho các nông hộ và những người liên quan trong quy trình. Nó phản ánh các Điểm kiểm soát của Bộ nguyên tắc, tham khảo trực tiếp từ thực hành của nông hộ và quản lý vườn cây, tập trung vào những khu vực, vấn đề có rủi ro không tuân thủ. Tiêu chuẩn nội bộ gần như bao gồm hầu hết các điểm kiểm soát trong Phần B (các thực hành canh tác), một số điểm kiểm soát của Phần C (điều kiện làm việc) và Phần D (môi trường).

Nội dung và ý nghĩa của tiêu chuẩn nội bộ nên được phổ biến rõ ràng cho tất cả các nông hộ và được đề cập trong nội dung tập huấn nông hộ. Tiêu chuẩn nội bộ nên được soạn bằng ngôn ngữ địa phương, có hình ảnh minh họa giúp các thành viên dễ hiểu hơn, đặc biệt là những người không biết chữ. Đây có thể là một phần của thỏa thuận thành viên nhóm hoặc có thể là một tài liệu tách rời ở dạng tờ rơi, áp phích ở những nơi công cộng (phương pháp này có thể giúp cập nhật được dễ dàng). Sự tham gia của các nông hộ chủ chốt cũng có thể giúp cho quá trình này. Mặc dù tiêu chuẩn nội bộ không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng có một thông điệp rõ ràng bằng văn bản về những gì mà nhóm mong đợi từ thành viên là điều rất quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ bộ Nguyên tắc.


5. ĐÀO TẠO NHÂN SỰ Nhân viên IMS phải được tập huấn về:

• Các kỹ năng và quy trình thanh tranh nội bộ

• Ước tính sản lượng

• Giải quyết các điểm không tuân thủ theo Bộ nguyên tắc và Biện pháp

khắc phục

• Phê duyệt và xử phạt nội bộ

• Liên tục giám sát các nông hộ và theo dõi các biện pháp khắc phục

• Theo dõi truy nguyên

Người chịu trách nhiệm đối với từng chủ đề cụ thể phải được tập huấn về

chủ đề liên quan. Tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên của mình

được tiếp cận tập huấn như nhau, không có phân biệt đối xử.

Để có thêm thông tin, xem hướng dẫn về tập huấn, có thể tải từ website

của UTZ.


• Kế hoạch tập huấn (G.A.18)

• Hồ sơ tập huấn (G.A.18)

• Danh sách nhân viên tham dự tập huấn (G.A.18)

• Bằng cấp của giảng viên (G.A.18)

6. ĐĂNG KÝ, KÝ KẾT THỎA THUẬN VÀ LẬP BẢN ĐỒ

Đăng ký

Khi đăng ký, mỗi thành viên nhóm sẽ nhận được một mã số nhận diện

riêng. Các nông hộ đã đăng ký và ký kết thỏa thuận sẽ được liệt kê vào Sổ

đăng ký thành viên nhóm. Dữ liệu trong Sổ đăng ký này sẽ được cập nhật

hàng năm. Điểm kiểm soát G.A.8 quy định những thông tin tối thiểu phải

được cung cấp về nông hộ và vườn cây.

Chúng tôi đề nghị nên thu thập các dữ liệu liên quan đến các điểm kiểm

soát khác hoặc những khu vực có rủi ro cao (ví dụ như, tình trạng của đất

hoặc trường hợp nông hộ mù chữ). Điều này giúp có được thông tin hữu

ích cho đánh giá rủi ro. Các mẫu đăng ký tham gia nên sử dụng ngôn ngữ

địa phương để các nông hộ có thể hiểu những thông tin được ghi trong đó.

Định dạng excel hoặc phần mềm khác có thể được sử dụng; chúng tôi đề

nghị bạn nên sử dụng một chương trình hỗ trợ phân tích dữ liệu và truy

xuất thông tin quản lý cho trưởng ban quản lý IMS.

Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể bao gồm (hoặc theo như mẫu trong phụ lục) một số yêu

cầu của Bộ nguyên tắc áp dụng cho các thực hành của nông hộ và chỉ ra rủi

ro không tuân thủ (xem yếu tố 7 về tiêu chuẩn nội bộ).

Thành viên nhóm đồng ý việc thanh tra, tham gia tập huấn và làm theo các

khuyến nghị liên quan. Ban quản lý nhóm hoặc công ty cam kết cung cấp

các dịch vụ nhất định và mua sản phẩm chứng nhận hoặc phần sản phẩm

chứng nhận theo thỏa thuận. Thỏa thuận nên được phát cho các nông hộ

được soạn bằng ngôn ngữ địa phương. Nên có sự hiện diện của một người

có uy tín trong cộng đồng địa phương lúc yêu cầu nông hộ ký tên vào thỏa

thuận, nhất là khi ở địa phương đó có nhiều người mù chữ. Phụ lục 1 là

một bản thỏa thuận mẫu để tham khảo.


Lập bản đồ Bản đồ là một công cụ hoạch định phù hợp để quản lý nhóm và để các đánh giá viên sử dụng, bởi vì nó sẽ giúp phát hiện ra những rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như các khu bảo tồn, nguồn nước hoặc khu dân cư.

Bản đồ cũng có thể bao gồm các đặc trưng, chẳng hạn như, các nông hộ có nhiều lô thửa, khoảng cách đến nhà hoặc đến vườn cây lân cận hay những đơn vị nằm ngoài chương trình UTZ.

Quá trình lập bản đồ có thể phát hiện ra những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến các ảnh hưởng tiêu cực, những nguyên nhân đó phải được xet đến trong đánh giá rủi ro.

Các nông hộ nên được tham gia vào quá trình lập (vẽ tay) bản đồ hoặc thêm thông tin vào bản đồ hiện có. Chúng tôi đề nghị vẽ nháp một bản đồ tổng thể cho mỗi làng hoặc xóm và huyện. Bản đồ không cần có các dữ liệu thông tin địa lý chính xác. Chỉ yêu cầu một tọa độ GPS cho văn phòng hành chính IMS (G.A.1), nhưng mã số nhận diện thành viên nhóm nên được đặt cho các vườn cây trên bản đồ.

Xem phụ lục 2 để có một ví dụ về bản đồ tổng thể.

THU HÚT NÔNG HỘ Cần triệu tập một cuộc họp để: • Trình bày tiêu chuẩn nội bộ (yếu

tố 4) cho các nông hộ và thảo luận nội dung tiêu chuẩn

• Giải thích các nguyên tắc sản xuất bền vững, lợi ích và thách thức đối với nông hộ và các yêu cầu của quá trình chứng nhận

• Xác định những nông hộ quan tâm đến các hoạt động tập huấn và chứng nhận

• Xác định những nông hộ tích cực có thể đóng vai trò chính trong chương trình, có thể là nhóm trưởng.

Chúng tôi đề xuất bạn nên chọn các trưởng làng và các lãnh đạo địa phương khác trong bước đầu nâng cao nhận thức và đăng ký để tạo dựng lòng tin.

7. TẬP HUẤN NÔNG HỘ Tập huấn là phần nòng cốt của chương trình UTZ và là cơ sở để cải tiến liên tục hệ thống canh tác bền vững. Tập huấn cho nông hộ giúp mang lại những vườn cây tốt hơn và quản lý kinh doanh tốt hơn, điều kiện làm việc an toàn hơn cũng như bảo vệ thiên nhiên tốt hơn - giúp hoạt động canh tác bền vững hơn, cả về kinh tế, xã hội và môi trường.

Bộ nguyên tắc UTZ yêu cầu nhóm tập huấn cho các thành viên của mình về tất cả những khía cạnh khác nhau trong Bộ nguyên tắc UTZ (G.A.19). Các nhóm cũng phải nâng cao nhận thức về điều kiện làm việc tốt cho thành viên của nhóm mình, người lao động và gia đình của họ (G.A.20).

Kết quả tập huấn đánh giá được chính là kết quả của các thực hành cải tiến. Thông qua việc theo dõi hiệu quả tập huấn, thông tin được tạo ra sẽ được sử dụng trong quản lý nội bộ vì những thông tin thu được này sẽ góp phần hướng dẫn lập kế hoạch tập huấn. Tập huấn là hoạt động tốn chi phí với mục tiêu thu được những kết quả cao hơn kết quả hiện có (cải thiện sản xuất hay nâng cao kết quả về xã hội hoặc môi trường).

Tập huấn nông hộ có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. UTZ áp dụng các phương pháp tập huấn khác nhau: Xem tài liệu hướng dẫn về tập huấn, có thể tải về từ website của UTZ.

Lập kế hoạch cải thiện vườn cây Bên cạnh việc tập huấn cho các nhóm nông hộ lớn, UTZ cũng kết hợp một phương pháp tiếp cận đến từng cá nhân. Chuyên gia tư vấn nông nghiệp giúp lập kế hoạch phát triển vườn cây ở cấp độ cá thể hoặc nhóm nhỏ (3-5 nông hộ). Hướng tiếp cận này có thể sẽ hiệu quả hơn việc tập huấn cho một nhóm lớn. Các nông hộ trong nhóm nhỏ cũng có thể cùng nhau thử áp dụng các thực hành cải tiến và chia sẻ kinh nghiệm.

Những kế hoạch và thỏa thuận này cần được theo dõi, ít nhất mỗi năm một lần.


8. TRUY NGUYÊN VÀ QUẢN LÝ MINH BẠCH CÁC

KHOẢN THANH TOÁN VÀ GIÁ THƯỞNG Hệ thống truy nguyên ít nhất phải bao gồm:

1. Dòng luân chuyển (G.A.22), có mô tả hệ thống sản xuất, thu mua, vận

chuyển và lưu giữ sản phẩm trong nhóm

2. Tách biệt thực tế và có dấu hiệu nhận diện trực quan các sản phẩm

chứng nhận trong quá trình lưu giữ và vận chuyển; dấu hiệu nhận diện

(ưu tiên sử dụng logo UTZ) có thể được dán lên cửa, nhãn mác, bao bì

và các pallet.

3. Lập văn bản các quy trình mua bán sản phẩm chứng nhận và không

chứng nhận, bao gồm phương thức xác định các nông hộ được chứng

nhận, phương thức ước tính sản lượng của một nông hộ liên quan đến

sản lượng thực tế mà nông hộ giao và sản lượng ước tính của các nông

hộ chứng nhận và không chứng nhận

4. Cân trọng lượng và các thiết bị kiểm soát chất lượng khác cần được

hiệu chuẩn để dữ liệu được thu thập được đáng tin cậy; các nông hộ

có thể xác định được trọng lượng.

5. Sổ sách và hóa đơn: Sổ sách phải được lưu giữ ở cả nhóm và các nông

hộ.

Sổ sách lưu giữ nên bao gồm các thông tin về:

• Mua sản phẩm chứng nhận UTZ từ mỗi thành viên nhóm

• Bán sản phẩm chứng nhận UTZ

• Bán sản phẩm của tiêu chuẩn chứng nhận/ kiểm tra xác nhận khác

• Hàng tồn kho sản phẩm chứng nhận UTZ, sản phẩm chứng nhận hoặc

kiểm tra xác nhận khác và hàng thường (không được chứng nhận hay

kiểm tra xác nhận) từ các năm trước.

Nhóm phải cho thấy sản lượng sản phẩm xuất ra tương ứng với sản lượng

sản phẩm nhập vào hệ thống. Nhóm (hoặc Đơn vị mua bán) ghi chép lại

doanh thu từ sản phẩm chứng nhận và các khoản thanh toán cho nông hộ.

Giá và giá thưởng được diễn giải cho các nông hộ một cách rõ ràng.

Nếu thuê thầu phụ thực hiện vận chuyển và xử lý sau thu hoạch, đối tác

này phải được kiểm tra đầy đủ để đảm bảo rằng họ có thể đảm bảo truy

nguyên và nhận diện được sản phẩm cũng như tách biệt giữa sản phẩm

chứng nhận và không chứng nhận. Tổ chức nên có hợp đồng với các nhà

thầu phụ để đảm bảo rằng họ cũng tuân thủ theo Bộ nguyên tắc UTZ.

Người phụ trách truy nguyên phải hiểu phương thức vận hành của UTZ và

Cổng Thành viên GIP. Các giao dịch mua bán được khai báo trên GIP.

Trưởng ban quản lý IMS hoặc quản lý mua bán là những người phù hợp để

thực hiện vai trò này và nên được tập huấn đầy đủ.

Thanh toán giá thưởng

Giá thưởng UTZ được người mua đầu tiên trả cho nhóm nông hộ chứng

nhận. Thanh toán giá thưởng UTZ là việc làm bắt buộc, nhưng số tiền

thanh toán tùy vào thỏa thuận giữa người mua và nhóm nông hộ.


Nhóm nông hộ phân chia giá thưởng UTZ để thanh toán:

• Các chi phí quản lý nhóm (ví dụ như đánh giá)

• Các sản phẩm và dịch vụ được sử dụng cho nhóm (ví dụ, các đầu vào hoặc

đào tạo)

• Các khoản thanh toán bằng hiện vật hoặc tiền mặt cho các thành viên nhóm

được chứng nhận (được gọi là giá thưởng nhóm)

Một phần giá thưởng UTZ được chuyển cho các thành viên nhóm chứng nhận

được gọi là giá thưởng thành viên nhóm. UTZ không quy định phương thức

phân bổ giá thưởng UTZ cho Ban quản lý, nhóm và các thành viên nhóm. Tuy

nhiên, Bộ nguyên tắc yêu cầu các thành viên nhóm được chứng nhận nên nhận

được lợi ích rõ ràng từ giá thưởng UTZ. Điều này có nghĩa là không thể chi trả

toàn bộ giá thưởng UTZ cho ban quản lý. Các thành viên nhóm nên được thông

báo về phương thức áp dụng giá thưởng cho ban quản lý, nhóm và thành viên

nhóm. IMS phải xác nhận rằng toàn bộ các nông hộ đã nhận được giá thưởng,

đây là phần thưởng thiết thực cho các nông hộ canh tác theo hướng bền vững.

Thành viên nhóm nên được thông báo về phương thức áp dụng giá thưởng cho

ban quản lý, nhóm và thành viên nhóm.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem hướng dẫn về giá thưởng, có thể tải về từ website của UTZ.

9. THANH TRA NỘI BỘ Trong đợt thanh tra nội bộ, thanh tra viên sẽ: kiểm tra xác nhận/bổ sung dữ

liệu về vườn cây thu được trong suốt quá trình đăng ký và kiểm tra mức độ

tuân thủ theo các yêu cầu liên quan của Bộ nguyên tắc. Phương pháp tiếp cận

được đề xuất đó là: đến thăm vườn cây và nhà để kiểm tra các thực hành canh

tác, sau thu hoạch, lưu giữ và các thực hành khác; phỏng vấn các nông hộ,

thành viên trong gia đình và người lao động; kiểm tra sổ sách ở cấp nông hộ.

Thanh tra viên nội bộ phải triển khai thanh tra các thành viên nhóm ít nhất 1

lần/năm trước khi cuộc đánh giá bên ngoài diễn ra. Thanh tra nội bộ có thể

được thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong năm để mang lại cái nhìn

tổng quan, cân đối về các thực hành canh tác.

Thanh tra nội bộ mang đến cơ hội tiếp cận những ảnh hưởng của tập huấn và

xem xét các nông hộ có đang thực hiện đúng những gì mà họ được tập huấn

hay không. Dữ liệu này là thông tin hữu ích để đánh giá mức độ cải tiến, quản lý

rủi ro và để cung cấp phản hồi nhằm chuẩn bị cho kế hoạch quản lý và tập huấn

của năm tiếp theo.

Báo cáo thanh tra nội bộ (G.A.11)

Dành cho mỗi thành viên nhóm: một báo cáo thanh tra nội bộ sẽ được lập,

cùng với một báo cáo tổng kết. Sau đó, các báo cáo thanh tra này được chuyển

cho ban quản lý hoặc ban phê duyệt để đánh giá và có hành động tiếp theo,

nếu cần.

Dành cho tổ chức chứng nhận bên ngoài: báo cáo tổng kết tất cả các cuộc

thanh tra nội bộ phải được tổng hợp. Liên hệ với CB của bạn để biết cần có

những thông tin nào.

Báo cáo thanh tra nội bộ cung cấp thông tin yêu cầu trong sổ đăng ký thành viên nhóm (G.A.8)


UTZ đề nghị sử dụng công cụ phần mềm đặc biệt để có thể: • Xử lý và quản lý thông tin thu

thập được từ các vườn cây, chẳng hạn như dữ liệu đăng ký vườn cây và dữ liệu thanh tra nội bộ

• Định hướng các thủ tục, quy trình liên quan đến việc quản lý IMS

UTZ đề nghị sử dụng các công cụ nói trên bởi vì việc số hóa các số liệu sẽ giúp nhóm phân tích và đánh giá được dữ liệu, thiết kế tác động và tập huấn mục tiêu. Ví dụ: Điều chỉnh tập huấn theo nhu cầu xuất phát từ các dữ liệu thu được. Một số nông hộ có thể cần được tập huấn về cắt cành, trong khi những nông hộ khác cần được tập huấn về quản lý cây che bóng. Phương pháp thích hợp sẽ đảm bảo cung cấp sự hỗ trợ hợp lý. UTZ đề xuất các công cụ phần mềm để quản lý IMS có khả năng xử lý tối thiểu: • Dữ liệu đăng ký nông hộ • Thông tin sản xuất • Dữ liệu các giao dịch tài chính • Hệ thống xác định GPS các lô

được định vị • Các tiêu chuẩn khác nhau (đa

chứng nhận), từ đó cải tiến hiệu quả.

Phụ lục 5 trình bày một danh sách các công cụ đáp ứng các yêu cầu nói trên.

Hiện nay UTZ đang triển khai vài dự án phối hợp với một số bên liên quan theo danh sách trong Phụ lục 5. Với mục tiêu thu được kinh nghiệm về việc số hóa quản lý IMS. Kết quả đầu tiên của những dự án thử nghiệm này sẽ được chuyển giao vào cuối năm 2016.

Báo cáo này cũng nên cung cấp: • Ngày thanh tra và tên của thanh tra viên • Kiểm tra xác nhận các vấn đề quan trọng liên quan đến canh tác, chẳng

hạn như không sử dụng lao động trẻ em và áp dụng các thực hành để tối ưu hóa sản lượng.

• Nhận diện điểm không tuân thủ và thực hiện hành động khắc phục • Thông tin về các vùng khác có rủi ro cao, kết quả từ đánh giá rủi ro • Nếu được tư vấn, khuyến nghị trong đợt thanh tra, phải ghi vào biểu

mẫu thanh tra.

Thanh tra viên nội bộ có thể được đơn vị được chứng nhận tuyển dụng để thực hiện thanh tra hoặc có thể là các nhóm trưởng-những người sẽ thanh tra nông hộ ở địa điểm khác không thuộc khu vực mình quản lý.

Tổ chức thanh tra Quy trình thanh tra bắt đầu bởi điều phối viên IMS hoặc quản lý IMS sẽ bổ nhiệm một thanh tra viên nội bộ, cung cấp cho thanh tra viên danh mục để kiểm tra tại tất cả các nông hộ (ghi rõ tất cả những gì cần được kiểm tra) và các hồ sơ, tài liệu vườn cây cập nhật, bao gồm tổng hợp mua bán của năm trước. Thanh tra viên nội bộ chuẩn bị cho cuộc thanh tra bằng cách xem xét tất cả các hồ sơ, tài liệu, sau đó, bố trí thanh tra. Đối với các nhóm có quy mô nhỏ, thanh tra viên có thể sắp xếp cuộc thanh tra trực tiếp đến từng nông hộ, nhưng trong hầu hết trường hợp, thanh tra viên sẽ làm việc với các nhóm trưởng hoặc nhân viên IMS (nhân viên thực địa). Có thể thực hiện Thanh tra đột xuất không báo trước để giúp các nông hộ nhận thức được rằng việc thanh tra có thể diễn ra bất kỳ thời điểm nào.

Khi đến vườn cây để thực hiện thanh tra, thanh tra viên phải: 1. Mô tả quy trình và giới thiệu danh mục kiểm tra cho nông hộ 2. Kiểm tra mã số của nông hộ và thỏa thuận thành viên nhóm 3. Tìm hiểu về hiểu biết nông hộ về tiêu chuẩn nội bộ 4. Kiểm tra vườn cây, kiểm tra xem nông hộ có đáp ứng các yêu cầu của

tiêu chuẩn nội bộ hay không 5. Kiểm tra khu vực chế biến và nhà kho bảo quản, nếu có 6. Kiểm tra hồ sơ, tài liệu vườn cây, chẳng hạn như biên nhận mua bán và

sổ sách vườn cây 7. Tổng hợp các kết quả thanh tra với nông hộ, chỉ ra các vấn đề và hành

động có thể phải thực hiện tiếp theo đó 8. Ký tên vào danh mục và yêu cầu nông hộ ký tên vào đó

Sự tuân thủ của nông hộ và xử lý các điểm không phù hợp Khi thanh tra nội bộ phát hiện ra các điểm không phù hợp, hành động đầu tiên là phải quyết định làm thế nào để giảm thiểu hoặc loại trừ các tác động tiêu cực. Thứ hai là phải có biện pháp khắc phục (một biện pháp có hệ thống) để ngăn chặn sự việc tiếp diễn. Thanh tra viên nội bộ, cùng với trưởng ban quản lý IMS, phải xác định thời hạn cuối cùng để tuân thủ vấn đề. Sau đó, trợ lý kỹ thuật sẽ giúp các nông hộ khắc phục lỗi để đảm bảo tuân thủ, xác định phương thức để giảm thiểu/loại trừ tác động tiêu cực và thực hiện các biện pháp khắc phục. Các hoạt động này sẽ được thanh tra viên nội bộ kiểm tra, xác nhận lại.

Khi các biện pháp khắc phục được áp dụng cho phần lớn các nông hộ (ví dụ như, chọn thời điểm phù hợp hơn cho tập huấn), các biện pháp khắc phục này lưu giữ tại IMS và giúp điều chỉnh kế hoạch tương ứng cho mùa tiếp theo.


IMS phải có các quy trình, thủ tục để phê duyệt nông hộ, ngược lại sử dụng để

xử phạt, nếu cần. Cũng nên thiết lập các thủ tục, quy trình khiếu nại.

Nếu lỗi không phù hợp nghiêm trọng và không thể được khắc phục (ví dụ như,

chặt phá rừng), biện pháp xử phạt sẽ được áp dụng tùy theo mức độ nghiêm

trọng của vụ việc.

Phê duyệt và xử phạt các nông hộ

IMS phải có các quy trình, thủ tục về phê duyệt nông hộ đáp ứng tiêu chuẩn và

xử phạt những nông hộ bị phát hiện là không tuân thủ.

Chúng tôi đề nghị (không bắt buộc) nên quy định các biện pháp xử phạt trong

tiêu chuẩn nội bộ hoặc trong một tài liệu riêng (ví dụ như, một danh sách hoặc

danh mục các biện pháp xử phạt). Tuy nhiên, nếu có quy định, thì các biện

pháp xử phạt phải được trình bày rõ ràng, có hệ thống và phổ biến cho các

nông hộ ngay từ khi họ quyết định tham gia chương trình chứng nhận. Hệ

thống các biện pháp xử phạt phải phù hợp với quy định trong Bộ nguyên tắc

cũng như mức độ nghiêm trọng của lỗi không tuân thủ.

Nhóm sẽ đạt được sự tuân thủ ở cấp độ nhóm nếu tất cả thành viên nhóm

đều hoàn thành các điểm kiểm soát bắt buộc cũng như một số điểm kiểm soát

bổ sung nhất định theo từng phần. Số điểm kiểm soát bổ sung được quy định

rõ cho các năm tuân thủ từ 1 - 4 trong tài liệu Bộ nguyên tắc chung cho chứng

nhận nhóm.

Ví dụ về biện pháp xử phạt

Không phù hợp Biện pháp xử phạt

Nông hộ không thực hiện đúng các

yêu cầu bắt buộc (không tuân thủ)

Nông hộ không thể được phê duyệt

Sản phẩm của nông hộ không được

bán như hàng chứng nhận

Việc khắc phục phải được kiểm tra

thông qua một cuộc thanh tra bổ

sung

Có hành vi gian lận rõ ràng Nông hộ bị loại ra khỏi nhóm chứng

nhận UTZ, vĩnh viễn hoặc trong một

thời gian nhất định

Cố ý gây cản trở cuộc thanh tra

Từ chối thực hiện thỏa thuận, ví dụ

như từ chối áp dụng các yêu cầu của

tiêu chuẩn nội bộ

Người hoặc ban phụ trách phê duyệt ra quyết định dựa trên những thông tin

có trong các báo cáo thanh tra nội bộ. Quyết định này phải được:

• Thông báo rõ ràng cho nông hộ

• Ghi vào các báo cáo thanh tra nội bộ, bao gồm cả những hành động tiếp

theo để thực hiện biện pháp khắc phục

• Thông báo cho những người phụ trách mua bán sản phẩm, vì họ không

được phép mua sản phẩm từ nông hộ vừa tiếp nhận biện pháp xử phạt. Kết

quả thanh tra tất cả nông hộ được tập hợp trong Sổ đăng ký nông hộ.

BẠN CẦN BIẾT!

Theo UTZ tốt hơn hết là nên tiếp tục

hợp tác với những nông hộ từng

không tuân thủ chứ không nên loại

họ ra khỏi chương trình. Nếu một

nông hộ không được phê duyệt một

năm, IMS nên tập trung vào khắc

phục những khu vực không tuân thủ

và đưa nông hộ đó quay trở lại

chương trình vào năm sau, để giúp

cho cả nhóm làm việc hướng tới cải

tiến. Tuy nhiên, nếu việc không tuân

thủ nghiêm trọng và liên tục xảy ra

(chẳng hạn như, sử dụng lao động

trẻ em hay chặt phá rừng) và trái với

các quy định của pháp luật, cần phải

thực hiện hành động tiếp theo.


IMS phải đảm bảo rằng bất kỳ nông hộ nào bị xử phạt phải triển khai các biện pháp khắc phục cần thiết. IMS phải có các quy trình, thủ tục cho thấy khi nào thì các nông hộ bị xử phạt sẽ được kiểm tra, xác nhận bởi các thanh tra viên nội bộ và khi nào (cũng như trong điều kiện nào) thì các nông hộ này được tiếp tục tham gia nhóm chứng nhận. Cũng cần phải có những cơ chế để đảm bảo sự tuân thủ trong năm.

10. TỰ ĐÁNH GIÁ Xem diễn giải ở Phần I.

.


CÁC PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 - MẪU THỎA THUẬN GIỮA NHÓM VÀ THÀNH VIÊN NHÓM

Thỏa thuận giữa:

Tổ chức:

Người đại diện:

Nông hộ:

Mã số nông hộ:

Địa chỉ:

Hai bên ký tên vào thỏa thuận này để đảm bảo tôn trọng các điều kiện yêu cầu của tiêu chuẩn UTZ. Hai bên chấp

nhận các nghĩa vụ sau đây:

1. Nghĩa vụ của tổ chức:

• Quản lý Hệ thống Quản lý Nội bộ (IMS) và quản lý hoạt động đúng cách để đáp ứng và duy trì các yêu cầu của UTZ.

• Tổ chức các chương trình tập huấn liên tục độc lập hoặc phối hợp với các chuyên gia bên ngoài.

• Thúc đẩy áp dụng các Thực Hành Nông Nghiệp Tốt và đảm bảo trách nhiệm xã hội - môi trường theo quy định

trong chương trình UTZ.

• Quản lý việc thu mua, kiểm soát chất lượng, xử lý, vận chuyển và bán cà phê chứng nhận bằng cách áp dụng các

yêu cầu về truy nguyên.

• Đảm bảo bảo mật, trung thực và minh bạch các thông tin nhóm.

• Xác định Tổ chức Chứng nhận (CB) sẽ tiến hành đánh giá bên ngoài.

2. Nghĩa vụ của nông hộ:

• Hiểu rõ và tôn trọng các quy định của IMS và nhóm

• Tuân thủ các tiêu chuẩn liên quan đến sản xuất và quản lý vườn cây

• Tham gia tập huấn liên tục và áp dụng các đề nghị về kỹ thuật do IMS đưa ra

• Cung cấp thông tin chính xác cho các đánh giá viên nội bộ và bên ngoài; cho phép họ được tiếp cận các đơn vị sản

xuất (vườn cây) cũng như hồ sơ, tài liệu.

• Chấp nhận mọi hình thức xử phạt nội bộ (IMS) và bên ngoài (đánh giá viên bên ngoài) cũng như thực hiện các biện

pháp khắc phục.

• Báo cáo với IMS về những thay đổi đến điều kiện sản xuất tại vườn cây.

3. Hiệu lực thỏa thuận

Hợp đồng này có hiệu lực 1 năm kể từ ngày ký. Hợp đồng được tự động gia hạn nếu không bị chấm dứt bởi 1 bên.

Hợp đồng sẽ bị chấm dứt trước thời hạn:

• Tại bất kỳ thời điểm nào khi một bên không tuân thủ các điều kiện thỏa thuận này.

• Nếu nông hộ quyết định tự nguyện rút khỏi IMS.

Hai bên ký tên dưới đây để xác nhận đồng ý với các điều kiện thỏa thuận.

Địa điểm:

Ngày:

___________ ___________ ___________

Đại diện tổ chức Nông hộ Người làm chứng


PHỤ LỤC 2: VÍ DỤ VỀ BẢN ĐỒ TỔNG THỂ


PHỤ LỤC 3: CAM KẾT VỀ XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Tôi (người ký tên dưới đây) sẽ tránh để xảy ra bất kỳ xung đột lợi ích nào đồng thời sẽ thông báo với người phụ trách

IMS nếu có phát sinh xung đột lợi ích. Tôi sẽ không thực hiện thanh tra cũng như không phê duyệt cho các thành

viên trong gia đình tôi.

Tôi thừa nhận rằng tôi có mối quan hệ gia đình hoặc quan hệ kinh doanh (cha mẹ, anh chị em, con cái, đối tác kinh

doanh…) tại các địa điểm sau:

Tên Địa điểm

1. ___________ ___________

2. ___________ ___________

3. ___________ ___________

4. ___________ ___________

Tôi sẽ không tác động đến các cuộc thanh tra hay quyết định phê duyệt thanh viên trong gia đình tôi.

Tôi sẽ thông báo cho người phụ trách IMS nếu có thay đổi về tình trạng hôn nhân hoặc xã hội của tôi.

Tôi hiểu rõ rằng xung đột lợi ích là gì và tôi xin cam đoan các thông tin trên đây là đúng sự thật.

Tên của thanh tra viên hoặc thành viên ban phê duyệt:

Tên: __________________________________

Vai trò trong IMS: _______________________

Ngày: ______________

Địa điểm: _______________

Ký tên: __________________________


PHỤ LỤC 4: TỔNG QUAN CÁC QUY TRÌNH VÀ TÀI LIỆU YÊU CẦU Bảng dưới đây khái quát về các quy trình và hồ sơ được yêu cầu xây dựng và lập thành văn bản cũng như được đề

nghị nên xây dựng và lập thành văn bản.

Lưu ý: Danh mục này được tham chiếu theo những gì được đề cập đến trong Bộ nguyên tắc. Đây là danh mục hỗ trợ

tham khảo và không phải là một văn bản chính thức.

CP trong Bộ

Nguyên tắc

Quy trình được lập thành văn bản - bắt buộc Năm tuân thủ

Phần A

A.10 Ước tính sản lượng cây trồng 1

A.11 Quy trình thanh tra nội bộ 1

A.11/14 Quy trình giải quyết các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục 1

A.14 Quy trình phê duyệt và xử phạt 1

A.22 Quy trình mua bán sản phẩm chứng nhận, bao gồm cả truy nguyên 1

A.26 Quy trình áp dụng giá thưởng UTZ 1

A.27 Quy trình thông báo về giá và giá thưởng 2

A.28 Quy trình khiếu nại và xử lý khiếu nại 2

Phần B

B.62 Quy trình xử lý chai, lọ, bao bì thuốc BVTV sau khi sử dụng 1

B.64 Quy trình xử lý khẩn cấp khi xảy ra sự cố/tràn đổ thuốc BVTV 2

B.75 Một quy trình mẫu để quyết định mức dư lượng trên sản phẩm, 1) Những hành

động cần thực hiện nếu vượt mức dư lượng cho phép, 2) Thông báo cho người

mua nếu sản phẩm vượt mức dư lượng cho phép

3

Phần C

C.78 Quy trình hành động và hồ sơ, tài liệu để ngăn chặn, theo dõi và khắc phục lao

động trẻ em

2

C.79 Quy trình khuyến khích bắt buộc đến trường 3

C.96 Quy trình xử lý khi xảy ra tai nạn và sự cố khẩn cấp 2

Phần D

D.108 Quy trình về sử dụng nước hiệu quả trong sản xuất và chế biến 4

D.114 Quy trình hỗ trợ thành viên nhóm thích nghi với các tác động chính của biến đổi

khí hậu - những tác động đã xác định qua Đánh giá rủi ro

4

Các quy trình được đề nghị nên thiết lập

Chung Quy trình thông tin liên lạc với nông hộ 1

A.8 & A.9 Đăng ký nông hộ và ký kết thỏa thuận 1

A.16 Quy trình đánh giá rủi ro 2

D.117-119 Quy trình quản lý chất thải 3

Hồ sơ/tài liệu - bắt buộc

A.1 Bản đồ tổng quan các đơn vị sản xuất của các nông hộ (vườn của nông hộ) 2

A.5 Danh sách nhân viên, chức năng và nhiệm vụ của họ 1

A.6 Sơ đồ tổ chức 1

A.8 Sổ đăng ký nông hộ/Danh sách nông hộ cập nhật, bao gồm:

• Thông tin cá nhân

• Thông tin vườn cây

• Tình trạng chứng nhận

• Ước tính sản lượng

• Sản lượng sản xuất

1

A.9 Thỏa thuận giữa thành viên nhóm và đơn vị được chứng nhận (ban quản lý

nhóm hoặc công ty)

1


A.11 Sổ ghi chep đánh giá nội bộ 1

A.11 Báo cáo đánh giá nội bộ (thông tin và phân tích đánh giá nội bộ) 1

A.12 Báo cáo tự đánh giá 1

A.13 Cam kết xung đột lợi ích do nhân viên IMS ký 1

A.14 Danh sách nông hộ bị xử phạt (có thể trích từ danh sách nông hộ cập nhật) 1

A.17 Kế hoạch quản lý nhóm 3

A.18, 19 + 20 Xây dựng kế hoạch tập huấn , danh sách tham dự và sổ ghi chép tập huấn 1

A.19 Bằng cấp của giảng viên 1

A.22 Mô tả dòng luân chuyển sản phẩm 1

A.24 Sổ sách và hóa đơn của tất cả giao dịch mua bán 1

A.25 Chứng nhận Code còn hiệu lực 1

A.26 Sổ sách về việc thực hiện giá thưởng 1

A.26 Liên lạc bằng văn bản về giá và giá thưởng 1

A.27 Hồ sơ, tài liệu về thanh toán cho nông hộ, giá và giá thưởng 2

A.29 Hồ sơ, tài liệu về hiệu chuẩn thiết bị cân 1

Hồ sơ & tài liệu cần có (nếu áp dụng)

B.37 Giống trồng được sử dụng (giống, số lô, nhà cung cấp) 3

B.38 Sử dụng giống trồng biến đổi gien (nếu áp dụng) 1

B.53 Danh sách cập nhật và đầy đủ về các loại thuốc BVTV và phân bón có thể được

nông hộ sử dụng và lưu giữ

1

B.54 Sử dụng thuốc BVTV và phân bón (ngày, sản phẩm, số lượng) 4

B.30, B.56 Ghi chép lại đề nghị tư vấn về kỹ thuật nhận được (từ ai, đơn vị nào, ngày, đề

nghị cụ thể)

2/2

B.60 Kiểm tra chức năng, hiệu chuẩn thiết bị phun thuốc BVTV nếu cần 2

B.66 Sử dụng nước tưới (tính toán thời gian) 4

B.71 Sổ sách ghi chép việc hiệu chuẩn thiết bị kiểm soát chất lượng hàng năm (ví dụ,

máy đo độ ẩm)

2

B.74 Thông số kỹ thuật của vật liệu đóng gói 3

Phần C

C.79 Hỗ trợ đến trường nếu không có trường học 3

C.84 Bảng chấm công 1

C.89 Phiếu trả lương và bảng lương 1

C.90 Hợp đồng lao động 1

C.94 Bằng cấp và chứng chỉ tập huấn sơ cấp cứu 3

C.100 Hồ sơ Kiểm tra sức khỏe nhân viên 2

Phần D

D.107 Hướng dẫn cho những người sử dụng thuốc BVTV và phân bón 1

THẾ NÀO LÀ MỘT QUY TRÌNH PHÙ HỢP? Một quy trình sẽ chỉ thực hiện được nếu những người liên quan hiểu rõ được quy trình đó cũng như quy trình phù

hợp với tình hình tại địa phương. Một quy trình phù hợp sẽ:

• Giải thích được lý do lập quy trình (chẳng hạn, để giảm thiểu rủi ro)

• Giải thích được mục tiêu muốn đạt được

• Xác định được những hành động phải thực hiện, thực hiện như thế nào và khi nào (các bước tiếp theo)

• Tên của người (chức năng) chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình


PHỤ LỤC 5: TỔNG QUAN CÁC CÔNG CỤ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỮ LIỆU

Công cụ phần mềm

quản lý IMS

Mô tả ngắn gọn Liên hệ

TaroWorks Các chức năng của TaroWorks bao gồm: đăng ký, tập

huấn, Giám sát và Đánh giá, quản lý tính huống, theo dõi

các giao dịch và hoạt động

[email protected]

AkvoFLOW Một công cụ đa ngôn ngữ hỗ trợ thu thập, đánh giá và

trình bày các thông tin tham khảo về sản lượng và địa lý

http://www.taroworks.org/

contact/

SourceTrace Các hệ thống SourceTrace cung cấp hệ thống giải quyết các

giao dịch cho các ngành làm việc trong lĩnh vực đánh giá,

phê bình của các nước đang phát triển, từ dịch vụ tài

chính, nông nghiệp đến chăm sóc sức khỏe và nước sạch

http://www.sourcetrace.

com/contact-us/request-

ademo

Acopio Acopio cung cấp các công cụ và dịch vụ để thu thập, quản

lý và chia sẻ dữ liệu trong chuỗi giá trị nông nghiệp, cụ thể

là người trồng cà phê ở Châu Mỹ La Tinh

[email protected]

Cropster Một công cụ (Cropster C-sar) cung cấp các giải pháp cho

các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong chuỗi cung ứng nông

nghiệp, chủ yếu là cà phê và ca cao

[email protected]

FarmERP FarmERP (ERP - Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp) là

một phần mềm lập kế hoạch nguồn lực cho các nông trại

đa địa điểm, đa người dùng.

[email protected]

FarmForce Một nền tảng di dộng hỗ trợ thống nhất các nông hộ nhỏ

lẻ trong các chuỗi giá trị nông nghiệp chính thức

[email protected]

GeoTraceability GeoTraceability đổi mới thị trường bằng cách cung cấp các

thông tin quan trọng thông qua các công cụ phân tích và

các chương trình giám sát theo chỉ thị của các bên liên

quan trong chuỗi giá trị

[email protected]

Helveta Nền tảng Thế giới Helveta’s CI giúp quản lý chuỗi cung ứng

và theo dõi tài sản (nguyên liệu hoặc sản phẩm) thông qua

một phần mềm tích hợp

[email protected]

MuddyBoots Greenlight Grower Management: một hệ thống ghi chép

của Người trồng trọt dựa vào nền tảng web cho cây trồng

và vườn cây bằng cách ghi chép lại các hoạt động quản lý

số lượng lớn các nông hộ khác nhau

[email protected]

SIMPATICA Đăng ký các hoạt động quản lý cây trồng và phân tích dữ

liệu dễ dàng để so sánh hiệu quả hoạt động của các vườn

cây và nông hộ, từ đó học tập, báo cáo các cải tiến và xác

định những điểm quan trọng cần cải tiến.

[email protected]

mailto:[email protected]









Documents

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN UTZ€I-LIỆU-HƯỚNG-DẪN-UTZ-HỆ-THỐNG... · Tài liệu hướng dẫn này là một phần trong bộ tài liệu được biên soạn để