Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán DAS 8 DAS 8.0.pdf · 2.6 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc Nhà nước

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán DAS 8.0

Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ tin học PH Tel: 04.3518.6590, 0912622869, 0913033739

Trang 1

Mục lục

PHẦN I - HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH CHỦ YẾU 5

1.1 Hạch toán kinh phí từ nguồn NSNN......................................................... 5 1.2 Hạch toán thu phí, lệ phí........................................................................... 10

1.2.1 Hạch toán phần thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi NSNN ................................................ 10 1.2.2 Hạch toán các khoản thu phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi NSNN ............................ 12

1.3 Các khoản thu chi khác ............................................................................ 14 1.4 Hạch toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB .............................................. 14 1.5 Hạch toán tăng TSCĐ do được điều chuyển, viện trợ......................... 15 1.6 Hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ ................................................ 16 1.7 Hach toán các khoản thu hộ, chi hộ chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức cơ quan Bảo hiểm trả................................................................................... 17 1.8 Các bút toán cuối năm và báo cáo quyết toán năm được phê duyệt quyết toán ............................................................................................................. 17

1.8.1 Các bút toán cuối năm............................................................................................................ 17 1.8.2 Báo cáo quyết toán năm được phê duyệt .............................................................................. 17

PHẦN 2 - HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN DAS 8.0 .......................... 19

2.1 Tổng quan ................................................................................................... 19 2.1.1 Qui trình hạch toán kế toán bằng tay và bằng máy.............................................................. 19 2.1.2 Các bước hạch toán bằng máy:............................................................................................. 19

2.1.2.1 Năm đầu tiên sử dụng chương trình ................................................................................................. 19 2.1.2.2 Các năm tiếp theo sử dụng chương trình ......................................................................................... 20 2.1.2.3 Các thao tác sử dụng chung .............................................................................................................. 20

2.2 Khai báo các tham số hệ thống................................................................ 20 2.3 Cập nhật các số dư: ................................................................................... 23

2.3.1 Cập nhật số dư các tài khoản................................................................................................. 23 2.3.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản:................................................................................................ 23 2.3.1.2 Cách sửa số dư: .................................................................................................................................. 24 2.3.1.3 Cách xóa số dư................................................................................................................................... 24

2.3.2 Cập nhật số dư kinh phí năm trước còn thừa chuyển sang.................................................. 25 2.3.2.1 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang ............................................................................................. 25 2.3.2.2 Nhập số thu học phí, thu khác chưa phân phối chuyển sang năm nay:.......................................... 26 2.3.2.3 Cập nhật số dư dự toán còn ở kho bạc năm trước chuyển sang ..................................................... 27

2.3.2.3.1 Cách thêm mới số dư dự toán: ................................................................................................... 27 2.3.2.3.2 Cách sửa số dư dự toán: ............................................................................................................. 28 2.3.2.3.3 Cách xóa số dư dự toán: ............................................................................................................. 28

2.4 Nhập dự toán kinh phí được giao: .......................................................... 28 2.4.1 Nhập dự toán được giao đầu năm......................................................................................... 28 2.4.2 Nhập dự toán bổ sung điều chỉnh.......................................................................................... 30 2.4.3 Hủy bỏ dự toán cuối năm (nếu có) ........................................................................................ 30

2.5 Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán........ 30 2.5.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán ............................................................................................ 30

2.5.1.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán mới ................................................................................................ 31 2.5.1.2 Ví dụ về cách cập nhật chứng từ kế toán mới.................................................................................. 33 2.5.1.3 Ví dụ về cách tìm chứng từ kế toán.................................................................................................. 36



Trang 2

2.5.1.4 Cách sửa chứng từ kế toán ................................................................................................................ 38 2.5.1.5 Cách xóa chứng từ kế toán................................................................................................................ 38

2.5.2 Định khoản tự động rút dự toán (có 008,009) ..................................................................... 39 2.6 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc Nhà nước 40

2.6.1 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc trong trường hợp đơn vị chưa được giao dự toán............................................................................................................................ 40 2.6.2 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng ở kho bạc trong trường hợp đã được giao dự toán............................................................................................................................................... 46

2.7 Qui trình hạch toán thu phí và lệ phí ..................................................... 50 2.7.1 Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí để lại để phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí: 52 2.7.2 Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí phải nộp NSNN nhà nước nhưng được để lại để ghi thu, ghi chi NSNN..................................................................................................................... 53

2.8 Qui trình hạch toán tiếp nhận viện trợ .................................................. 55 2.9 Qui trình Quản lý lương và hạch toán lương bằng phần mềm kế toán DAS 8.0 ................................................................................................................. 55

2.9.1 Bước 1: Khai báo các tham số liên quan đến lương và Phụ cấp ........................................ 56 2.9.2 Bước 2: Nhập số liệu lương và phụ cấp................................................................................ 57 2.9.3 Bước 3: Nhập số truy lĩnh lương ........................................................................................... 61 2.9.4 Bước 4: Tính số liệu lương..................................................................................................... 63 2.9.5 Bước 5: Nhập số liệu làm đêm, làm thêm giờ....................................................................... 63 2.9.6 Bước 6: Tính tiền làm đêm, thêm giờ hàng tháng ................................................................ 64 2.9.7 Bước 7: Định khoản tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ............................................... 65

2.10 Lên danh sách các chứng từ ghi sổ..................................................... 66 2.11 Thực hiện in các sổ sách báo cáo ........................................................ 67

2.11.1 Hướng dẫn cách chọn các báo cáo và các tham số in. ........................................................ 67 2.11.2 Cách in một số sổ kế toán chi tiết .......................................................................................... 69

2.11.2.1 Cách in sổ cái một tài khoản ............................................................................................................. 69 2.11.2.2 Cách in sổ chi tiết tài khoản dùng chung.......................................................................................... 70 2.11.2.3 Cách in sổ chi tiết hoạt động............................................................................................................. 72

2.11.3 Cách in một số sổ kế toán toán tổng hợp .............................................................................. 74 2.11.3.1 Cách in bảng tổng hợp các chi tiết.................................................................................................... 74

2.11.4 Cách in một số báo cáo tài chính .......................................................................................... 76 2.11.4.1 Cách in bảng cân đối tài khoản......................................................................................................... 76 2.11.4.2 Cách in biểu tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng – phần I (mẫu B02-h)........... 77 2.11.4.3 Cách in phụ biểu chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán (mẫu F02-1h) ........................... 79

2.12 Các thao tác cuối năm .......................................................................... 80 2.12.1 Chuyển các tài khoản 4612 sang 4611, 6612 sang 6611..................................................... 80 2.12.2 Tạo dữ liệu cho năm làm việc mới......................................................................................... 80 2.12.3 Kết chuyển toàn bộ số dư sang năm sau ............................................................................... 80

2.13 Hướng dẫn cập nhật số liệu tài sản .................................................... 81 2.13.1 Cập nhật số dư TSCĐ không phải là đất .............................................................................. 81

2.13.1.1 Cách thêm mới số dư TSCĐ không phải là đất:.............................................................................. 82 2.13.1.2 Cách sửa số dư TSCĐ không phải là đất: ........................................................................................ 83 2.13.1.3 Cách xóa số dư TSCĐ không phải là đất:........................................................................................ 83

2.13.2 Cập nhật số dư TSCĐ là đất .................................................................................................. 83 2.13.3 Cập nhật các chứng từ TSCĐ ................................................................................................ 84

2.14 Các hướng dẫn khác............................................................................. 85 2.14.1 Hướng dẫn sao lưu dữ liệu..................................................................................................... 85 2.14.2 Cách phục hồi dữ liệu đã sao lưu?........................................................................................ 85 2.14.3 Tôi muốn chép dữ liệu kế toán đã cập nhật sang một máy khác thì phải làm như thế nào?.. .................................................................................................................................................. 86 2.14.4 Tôi muốn thêm một chi tiết của một tài khoản (Ví dụ: tôi muốn thêm một cá nhân tạm ứng của tài khoản 312-Tạm ứng) thì phải làm như thế nào? ........................................................................ 87



Trang 3

2.14.5 Cách thay đổi chức danh và tên người ký ở trang cuối của các sổ, báo cáo ..................... 91 2.14.6 Tôi đã tạo số liệu cho năm làm việc mới và cập nhật chứng từ kế toán rồi, nhưng tôi lại muốn chỉnh số liệu của năm trước khi quyết toán năm trước chưa được duyệt thì phải làm như thế nào? .................................................................................................................................................. 92 2.14.7 Biểu B02-Phần I và Phần II cột nguồn NSNN và cột nguồn khác không có số liệu hoặc số liệu không đúng mặc dù Phụ biểu F02-1H số liệu đúng thì phải làm như thế nào?............................ 93

PHẦN 3: HƯỚNG DẪN CÁCH NHẬP SỐ LIỆU VÀO CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN..................... 97

3.1 Khai báo các tham số hệ thống và khai báo một số danh mục cơ bản 97

3.1.1 Khai báo các tham số hệ thống.............................................................................................. 97 3.1.2 Cập nhật tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị.................................................. 99 3.1.3 Cập nhật danh mục các phòng ban thuộc đơn vị ............................................................... 101

3.2 Cập nhật các số dư và dự toán được giao ............................................ 104 3.2.1 Cập nhật số dư các tài khoản............................................................................................... 104

3.2.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản............................................................................................... 104 3.2.1.2 Cách sửa số dư ................................................................................................................................. 106 3.2.1.3 Cách xóa số dư................................................................................................................................. 106

3.2.2 Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang................................................................... 107 3.2.3 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang..................................................................... 107 3.2.4 Cập nhật số thu chưa phân phối kỳ trước chuyển sang ..................................................... 109 3.2.5 Cập nhật số dự toán.............................................................................................................. 111

3.2.5.1 Cập nhật số dư dự toán (nếu có) ..................................................................................................... 111 3.2.5.1.1 Cách thêm mới số dư dự toán .................................................................................................. 112 3.2.5.1.2 Cách sửa số dư dự toán............................................................................................................. 113 3.2.5.1.3 Cách xóa số dư dự toán ............................................................................................................ 113

3.2.5.2 Cập nhật số dự toán giao đầu năm.................................................................................................. 114 3.2.5.2.1 Cách thêm mới số dự toán........................................................................................................ 114 3.2.5.2.2 Cách sửa số dự toán.................................................................................................................. 115 3.2.5.2.3 Cách xóa số dự toán.................................................................................................................. 116

3.2.5.3 Cập nhật số dự toán giao bổ sung, điều chỉnh ............................................................................... 116 3.2.5.4 Cập nhật số dự toán bị hủy cuối năm ............................................................................................. 116

3.3 Cập nhật chứng từ kế toán và các bút toán tự động.......................... 117 3.3.1 Cập nhật chứng từ liên quan đến nguồn NSNN ................................................................. 117

3.3.1.1 Cập nhật chứng từ rút dự toán về quỹ tiền mặt - rút thực chi ....................................................... 117 3.3.1.2 Cập nhật chứng từ rút dự toán - rút tạm ứng (đã được giao dự toán)........................................... 123 3.3.1.3 Cập nhật chứng từ rút dự toán thanh toán qua Kho bạc................................................................ 126 3.3.1.4 Cập nhật chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt từ khoản tạm ứng KB....................................... 129 3.3.1.5 Cập nhật các bút toán xác định lương, BHXH, BHYT phải trả ................................................... 132

3.3.1.5.1 Cách 1: Cập nhật thông qua chức năng cập nhật chứng từ kế toán....................................... 132 3.3.1.5.2 Cách 2: cập nhật số liệu lương hàng tháng sau đó máy tự tính ............................................. 137

3.3.1.6 Cập nhật các bút toán trả lương, phụ cấp ....................................................................................... 148 3.3.1.7 Cập nhật các bút toán trả BHXH, BHYT ...................................................................................... 150 3.3.1.8 Thanh toán kinh phí tạm ứng với KB............................................................................................. 153 3.3.1.9 Định khoản tự động có 0081, 0091,... ............................................................................................ 158

3.3.2 Cập nhật chứng từ liên quan đến nguồn thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi NSNN....... 160 3.3.2.1 Thu học phí và xác định số phải nộp cấp trên................................................................................ 160 3.3.2.2 Nộp tiền vào Kho bạc...................................................................................................................... 162 3.3.2.3 Nộp trả cấp trên................................................................................................................................ 162 3.3.2.4 Xác định phần hỗ trợ tăng lương .................................................................................................... 163 3.3.2.5 Rút tiền học phí về chi các khoản................................................................................................... 164 3.3.2.6 Chi sửa chữa nhỏ từ nguồn thu học phí (phải ghi thu, ghi chi)..................................................... 164 3.3.2.7 Trả tiền hỗ trợ tăng lương................................................................................................................ 165 3.3.2.8 Cuối năm được ghi thu, ghi chi NSNN.......................................................................................... 166

3.3.2.8.1 Chuyển số chưa ghi chi NSNN thành đã ghi chi NSNN ....................................................... 166 3.3.2.8.2 Bổ sung nguồn kinh phí............................................................................................................ 167

3.3.2.9 Đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán vẫn chưa được ghi thu, ghi chi hoặc số thu được nhưng chưa chi hết 168



Trang 4



Trang 5

PHẦN I - HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH CHỦ YẾU

1.1 Hạch toán kinh phí từ nguồn NSNN A. Đối với nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên

1. Nhận dự toán được giao đầu năm ghi: Nợ TK: 0081- Dự toán chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn KP từ NSNN)

2. Rút tiền từ Nguồn NSNN về quỹ ghi: Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Đồng thời ghi: Có TK : 0081- Dự toán chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

3. Xuất quỹ chi hoạt động ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152,... Có TK 661- Chi hoạt động (Tài khoản cấp 2, 3 phù hợp).

4. Thanh toán các khoản phải trả tính vào chi hoạt động ghi: Nợ TK 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK: 3311 - Phải trả người cung cấp

5. Cá nhân tạm ứng và thanh toán tạm ứng

5a. Xuất quỹ chi tạm ứng tại đơn vị ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng (Chi tiết - Cá nhân tạm ứng) Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam



Trang 6

5b. Khi hoàn tạm ứng tại đơn vị ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK 312 - Tạm ứng (Chi tiết - Cá nhân tạm ứng) Số tạm ứng nhiều hơn số thực chi phải thu hồi nộp quỹ ghi: Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam Có TK: 312 - Tạm ứng (Chi tiết - Cá nhân tạm ứng) Số tạm ứng ít hơn số thực chi ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

6. Mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay. a. Chi mua bằng tiền mặt, tiền gửi ghi: Nợ TK: 211 (2111, 2112,...) - TSCĐ hữu hình Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

Đồng thời ghi tăng Nguồn hình thành TSCĐ và chi hoạt động ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ b. Chi mua bằng chuyển khoản ghi: Nợ TK: 211 (2111, 2112,...)

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Đồng thời ghi: Có TK: 0081 - Dự toán chi hoạt động (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Đồng thời ghi tăng Nguồn hình thành TSCĐ và chi hoạt động ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ c. Cuối năm định khoản hao mòn ghi: Nợ TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK: 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình

7. Các bút toán lương



Trang 7

a. Tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ - Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cán bộ CCVC (100%) ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6000, 6100,...)

Có TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức - Trích nộp 15% BHXH ghi Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, T.Mục 6301)

Có TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội - Trích nộp 2% BHYT ghi Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, T.Mục 6302)

Có TK: 3322 - Bảo hiểm Y tế - Trích nộp 2% KPCĐ ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, T.Mục 6303)

Có TK: 3323 - Kinh phí công đoàn - Tính 5% BHXH phải nộp khấu trừ vào lương ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức Có TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội

- Tính 1% BHYT phải nộp khấu trừ vào lương ghi: Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức Có TK: 3322 - Bảo hiểm Y tế

b. Rút chi lương, chuyển trả cơ quan bảo hiểm - Rút tiền NSNN về chi lương ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6000,6100.)

- Chi lương cho cán bộ CCVC (94%) ghi: Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam - Chuyển trả 15% BHXH ghi:

Nợ TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6301)



Trang 8

- Chuyển trả 5% BHXH ghi: Nợ TK: 3321 - Bảo hiểm xã hội

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6000, 6100)

- Chuyển trả 2% BHYT ghi: Nợ TK: 3322 - Bảo hiểm Y tế

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6302)

- Chuyển trả 1% BHYT ghi: Nợ TK: 3322 - Bảo hiểm Y tế

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6000, 6100)

- Chuyển trả 2% KPCĐ ghi: Nợ TK: 3323 - Kinh phí công đoàn

Có TK: 46121 - Nguồn Kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6303)

- Đồng thời ghi: Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN, Mục 6000, 6100, 6300)

8. Chuyển trả tiền điện thoại, tiền điện, nước. - Khi chuyển trả ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Chi tiết - Nguồn kinh phí từ NSNN)

- Đồng thời ghi: Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên

9. Quy trình hạch toán tạm ứng ở Kho bạc trong trường hợp chưa được giao dự toán

- Khi tạm ứng tiền KB, ghi:

Nợ 1111 - Tiền Việt nam

Có TK 336 - Tạm ứng KB (Tạm ứng kinh phí hoạt động)

- Khi chi hoạt động đối với các khoản tạm ứng từ kho bạc, ghi:

Nợ TK 66121 - Chi hoạt động thường xuyên năm nay



Trang 9

Có TK 1111 - Tiền Việt nam

- Lập bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng.

- Khi được cấp có thẩm quyền giao dự toán ghi:

Nợ TK 0081 - Dự toán chi hoạt động thường xuyên

Đồng thời căn cứ vào các chứng từ đã được KB đồng ý thanh toán tạm ứng, ghi:

Nợ TK 336 - Tạm ứng kinh phí (Tạm ứng kinh phí hoạt động thường xuyên)

Có TK 46121 - Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên năm nay

Đồng thời ghi, Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên

10. Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng ở kho bạc trong trường hợp đã được giao dự toán

- Khi tạm ứng tiền KB, ghi:

Nợ TK 1111 - Tiền Việt nam

Có TK 46121

Đồng thời ghi, Có TK: 0081 - Dự toán chi thường xuyên

- Khi chi hoạt động đối với các khoản tạm ứng từ kho bạc, ghi:

Nợ TK 66121 - Chi hoạt động thường xuyên năm nay

Có TK 1111 - Tiền Việt nam

- Lập bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng.

B. Đối với nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên

Khi hạch toán Nguồn kinh phí hoạt động không thường xuyên lưu ý các tài khoản sau:

Tài khoản: 0082 - Dự toán chi không thường xuyên

46122 - Nguồn kinh phí không thường xuyên - năm nay

66122 - Chi hoạt động không thường xuyên - năm nay



Trang 10

1.2 Hạch toán thu phí, lệ phí

1.2.1 Hạch toán phần thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi NSNN - Khi thu phí, lệ phí ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

Có TK: 5111 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

- Nộp các khoản thu vào kho bạc:

+ Trường hợp nhận được báo có của Kho bạc ngay, ghi

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam


+ Trường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào Kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 113- Tiền đang chuyển

Có TK 111- Tiền mặt.

Khi Kho bạc báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, ghi:

Nợ TK 1121- Tiền gửi Việt Nam

Có TK 113- Tiền đang chuyển.

- Xác định % nộp cấp trên ghi:

Nợ TK: 5111 - Thu phí, lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 342 - Thanh toán nội bộ

- Nộp trả cấp trên ghi:

Nợ TK: 342 - Thanh toán nội bộ

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam,

Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Rút tiền từ kho bạc ghi:



- Chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi:



Trang 11

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi)

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Chi hỗ trợ tăng lương cán bộ CCVC từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên ( Nguồn phí, lệ phí ghi thu, ghi chi - Mục 6116)

Có TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Khi chi trả ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức


- Chi mua TSCĐ từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

+ Khi mua TSCĐ ghi:

Nợ TK: 211 (2111,2112,...) - TSCĐ hữu hình



+ Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành tài sản ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi)

Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

+ Cuối năm định khoản hao mòn ghi:

Nợ TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK: 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình

- Bổ sung nguồn phí lệ phí phải ghi thu, ghi chi (Trong kỳ các khoản chi hoạt động có chứng từ ghi thu, ghi chi) ghi:

Nợ TK: 5111 - Phí lệ phí (Thu phí, lệ phí)

Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi)

- Kết chuyển tài khoản

+ Trường hợp 1: Sau khi hết thời gian chỉnh lý quyết toán không có chứng từ ghi thu, ghi chi ghi:



Trang 12



+ Trường hợp 2: Đến thời gian chỉnh lý quyết toán, số phí, lệ phí thu được lớn hơn số chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi (chưa chi hết), sau khi đã trừ đí (%) phải nộp cấp trên ghi:



- Sang năm các khoản chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi năm trước chuyển sang có chứng từ ghi thu, ghi chi ghi:


Có TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên (Nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi)

1.2.2 Hạch toán các khoản thu phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi NSNN - Khi thu phí, lệ phí ghi:



- Nộp các khoản thu vào kho bạc:

- Trường hợp nhận được báo có của Kho bạc ngay, ghi

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam


- Trường hợp xuất quỹ tiền mặt gửi vào Kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 113- Tiền đang chuyển

Có TK 111- Tiền mặt.

Khi Kho bạc báo Có các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, ghi:

Nợ TK 1121- Tiền gửi Việt Nam

Có TK 113- Tiền đang chuyển.

- Xác định % nộp cấp trên ghi:



Trang 13


Có TK: 342 - Thanh toán nội bộ

- Thu phí, lệ phí được bổ sung vào kinh phí hoạt động:


Có TK: 4612 - Nguồn kinh phí hoạt động năm nay

- Nộp trả cấp trên ghi:

Nợ TK: 342 - Thanh toán nội bộ


- Rút tiền từ kho bạc ghi:



- Chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết - Nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi)


- Chi hỗ trợ tăng lương cán bộ CCVC từ nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên ( Nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi - Mục 6116)

Có TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức

Khi chi trả ghi:

Nợ TK: 334 - Phải trả công chức, viên chức


- Chi mua TSCĐ từ nguồn phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi

+ Khi mua TSCĐ ghi:

Nợ TK: 211 (2111,2112,...) - TSCĐ hữu hình

Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam,1121 - Tiền gửi Việt Nam

+ Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành tài sản ghi:

Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Nguồn phí, lệ phí không phải ghi thu, ghi chi)



Trang 14

Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

+ Cuối năm định khoản hao mòn ghi:

Nợ TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Có TK: 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình

1.3 Các khoản thu chi khác - Khi thu tiền quỹ hội phụ huynh, tiền ăn,.. của học sinh ghi:

Nợ TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam Có TK: 3318 - Phải trả khác

- Chi tiền quỹ hội, tiền ăn học sinh ghi: Nợ TK: 3318 - Phải trả khác Có TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam

- Khi nhận lại % kinh phí xây dựng ghi: Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

Có TK: 46121 - Nguồn KP thường xuyên (Chi tiết nguồn - Nguồn kinh phí XDCB)

- Chi sửa chữa nhỏ ghi: Nợ TK: 66121 - Chi thường xuyên (Chi tiết nguồn - Nguồn kinh phí XDCB)

Có TK: 1111-Tiền mặt Việt Nam, 1121 - Tiền gửi Việt Nam

1.4 Hạch toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Khi nhận kinh phí đầu tư XDCB ghi:

Nợ TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam Có TK: 441 (4411, 4413,..) - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB

- Chuyển trả kinh phí đầu tư XDCB cho bên nhận thầu ghi: Nợ TK: 3311 - Phải trả người cung cấp Có TK: 1121 - Tiền gửi Việt Nam

- Khi nhận công trình bàn giao đưa vào sử dụng ghi: Nợ TK: 2412 - Xây dựng cơ bản dở dang Có TK: 3311 - Phải trả người cung cấp

- Công việc bàn giao công trình đưa vào sử dụng + Khi nhận bàn giao ghi: Nợ TK: 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc Có TK: 2412 - Xây dựng cơ bản dở dang



Trang 15

+ Đồng thời ghi tăng nguồn hình thành TSCĐ ghi: Nợ TK: 441 (4411, 4413,..) - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK: 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

1.5 Hạch toán tăng TSCĐ do được điều chuyển, viện trợ - Trường hợp tăng TSCĐ do được điều chuyển từ đơn vị cấp trên hoặc từ đơn vị khác, căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ hữu hình hoặc TSCĐ vô hình và các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 211- Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá) Nợ TK 213- TSCĐ vô hình (Nguyên giá)

Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)

Có TK 214- Hao mòn TSCĐ (2241, 2142- Giá trị hao mòn).

- Khi được viện trợ bằng tài sản cố định: + Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN ngay khi tiếp nhận tài sản cố định viện trợ:

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động

Đồng thời ghi:

Nợ TK 661- Chi hoạt động (Nếu nhận TSCĐ viện trợ phi dự án dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp)

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. + Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN khi tiếp nhận tài sản cố định viện trợ, ghi:

Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 521- Thu chưa qua NSNN (TK 5212- Tiền, hàng viện trợ).

Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi vào các TK chi phí có liên quan: Nợ TK 6612- Chi hoạt động (Nhận TSCĐ viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp)

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.



Trang 16

- Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN về tài sản cố định viện trợ đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan:

Nợ TK 521- Thu chưa qua NSNN Có các TK 4612 - Nguồn kinh phí hoạt động năm nay.

1.6 Hạch toán thanh lý, nhượng bán TSCĐ - Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán:

Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)

Có các TK 211, 213 (Nguyên giá TSCĐ).

- Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi: Nợ TK 511- Các khoản thu (5118- Thu khác)

Có các TK 111, 112, 331,..

- Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152,...

Có TK 511 - Các khoản thu (5118- Thu khác).

- Chênh lệch thu lớn hơn chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ được hạch toán vào tài khoản liên quan theo qui định của chế độ tài chính, ghi:

Nợ TK 511- Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 4612

- Trường hợp chênh lệch chi lớn hơn thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ được hạch toán vào tài khoản liên quan theo quyết định của cấp có thẩm quyền, ghi:

Nợ các TK 6612 Có TK 511- Các khoản thu (5118- Thu khác).



Trang 17

1.7 Hach toán các khoản thu hộ, chi hộ chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức cơ quan Bảo hiểm trả - Nhận (thu) kinh phí do cơ quan BHXH chuyển trả chế độ(ốm đau,thai sản,điều dưỡng...) Nợ TK 1121 - Tiền gửi Việt nam

Có TK 3321-Các khoản phải nộp theo lương (BHXH) - Chi trả kinh phí cho giáo viên, viên chức được thụ hưởng:

+ Rút kinh phí BHXH về quỹ tiền mặt: Nợ TK 1111( Chi tiết nguồn kinh phí khác)

Có TK 1121 + Xác định số phải trả cho giáo viên, viên chức Nợ TK 3321-Các khoản phải nộp theo lương (BHXH) Có TK 334-Phải trả cho viên chức + Chi trả BHXH cho giáo viên viên chức Nợ TK 334

Có TK 1111

1.8 Các bút toán cuối năm và báo cáo quyết toán năm được phê duyệt quyết toán

1.8.1 Các bút toán cuối năm Cuối niên độ kế toán, kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang năm trước để chờ phê duyệt quyết toán: - Chuyển Nguồn KP hoạt động năm nay về năm trước ghi:

Nợ TK: 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm nay Có TK: 46111 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm trước

- Chuyển số chi hoạt động năm nay về năm trước ghi: Nợ TK: 66111 - Chi thường xuyên - năm trước

Có TK: 66121 - Chi thường xuyên - năm nay

1.8.2 Báo cáo quyết toán năm được phê duyệt Phần quyết toán được phê duyệt ghi:

Nợ TK: 46111 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm trước Có TK: 66111 - Chi thường xuyên - năm trước



Trang 18

Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi: Nợ TK: 3118 - Phải thu khác

Có TK: 66111 - Nguồn kinh phí thường xuyên - năm trước Khi thu hồi được ghi: Nợ 1111- Tiền mặt Việt Nam

Có 3118 - Phải thu khác



Trang 19

PHẦN 2 - HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN DAS 8.0

2.1 Tổng quan

2.1.1 Qui trình hạch toán kế toán bằng tay và bằng máy Qui trình hạch toán bằng tay: Từ chứng từ gốc phát sinh->Phiếu thu, phiếu chi,.... và định khoản kế toán->Vào các sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp->Lập các báo cáo tài chính Qui trình hạch toán bằng máy: Từ chứng từ gốc phát sinh->Phiếu thu, phiếu chi,.... và định khoản kế toán->Tự động cho ra các sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, và các báo cáo tài chính

2.1.2 Các bước hạch toán bằng máy: 2.1.2.1 Năm đầu tiên sử dụng chương trình

− Bước 1: Khai báo các tham số hệ thống (thực hiện một lần) thông qua chức năng: Hệ thống\Các tham số hệ thống

− Bươc 2: Cập nhật các số dư (Thực hiện 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình kế toán)

+ Bước 2.1: Cập nhật số dư tài khoản thông qua chức năng: Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư các tài khoản

+ Bước 2.2: Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang, thông qua chức năng: Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang

+ Bước 2.3: Cập nhật số dư dự toán còn ở kho bạc năm trước chuyển sang (nếu có), thông qua chức năng: Số liệu\Cập nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập số dư dự toán năm trước theo nhóm mục

− Bước 3: Nhập dự toán được giao, thông qua chức năng: Số liệu\Cập

nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập dự toán theo nhóm mục

− Bước 4: Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán



Trang 20

− Bước 5: Lên danh mục chứng từ ghi sổ thông qua chức năng: Mã hiệu\Danh mục chứng từ ghi sổ

− Bước 6: In các sổ sách và báo cáo tài chính − Bước 7: Cuối năm chuyển số dư sang năm sau

2.1.2.2 Các năm tiếp theo sử dụng chương trình

- Bước 1: Nhập dự toán được giao, thông qua chức năng: Số liệu\Cập nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập dự toán theo nhóm mục

- Bước 2: Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán - Bước 3: Lên danh mục chứng từ ghi sổ thông qua chức năng: Mã

hiệu\Danh mục chứng từ ghi sổ - Bước 4: In các sổ sách và báo cáo tài chính - Bước 5: Cuối năm chuyển số dư sang năm sau

2.1.2.3 Các thao tác sử dụng chung

Chọn chức năng trong menu

Có các cách để chọn chức năng trong menu:

• Dùng các phím mũi tên lên, xuống, sang phải, sang trái để di chuyển vệt sáng đến chức năng cần chọn và ấn <Enter> để chọn.

• Bấm phím nóng ứng với chức năng cần chọn. • ấn phím F10 chuyển lên thanh thực đơn. • Dùng chuột di chuyển đến chức năng cần chọn và ấn phím trái để chọn

Các phím chức năng thường dùng đối với hệ thống mã hiệu và cập nhật chứng từ

F4 – Thêm mới một chi tiết hoặc chứng từ kế toán, chứng từ vật tư

F3 – Sửa một chi tiết

Các nút điều khiển

2.2 Khai báo các tham số hệ thống Thực hiện chức năng: Hệ thống\Các tham số hệ thống Bước 1:



Trang 21

Bước 2:

Bước 3: Khai báo như sau:

Tại màn hình "Thông tin về đơn vị" khai báo như hình dưới:



Trang 22

Tại màn hình "Các tham số báo cáo truyền tin" Khai báo như hình dưới:



Trang 23

2.3 Cập nhật các số dư:

2.3.1 Cập nhật số dư các tài khoản Thực hiện chức năng Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang, thông qua chức năng: “Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư vào số dư các tài khoản” Chức năng: Dùng để cập nhật số dư đầu kỳ và các chi tiết của các tài khoản Tần xuất thực hiện: 1 lần khi bắt đầu hạch toán kế toán trên máy với DAS. Chú ý: chỉ cập nhật số dư chi tiết của tài khoản, số dư của cả tài khoản sẽ tự động được tính từ các số dư chi tiết. Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào số dư các tài khoản Màn hình cập nhật (hình 2.1) Cách thức cập nhật

2.3.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản:

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 46111). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và dòng ngoại tệ (ví dụ: các chi tiết tưng ứng với tài khoản 46111 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 46111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn NSNN và mục 6900 vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0101) và mục (6900)



Trang 24

Tại ô ngoại tệ: gõ vào mã của đồng ngoại tệ cần cập nhập (chỉ cập nhật được ngoại tệ đối với các tài khoản cần theo dõi theo nguyên tệ) Tại ô số dư nợ NT (ngoại tệ): gõ vào số dư theo ngoại tệ Tại ô số dư nợ lượng: gõ vào số lượng còn tồn Tại ô số dư nợ: gõ vào số tiền theo đồng Việt nam (nếu tài khoản này có số dư bên nợ) Tại ô số dư có: gõ vào số tiền theo đồng Việt nam (nếu tài khoản này có số dư bên có) Sau ghi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết ta bấm vào nút <Ghi> để ghi số dư chi tiết vừa nhập.

2.3.1.2 Cách sửa số dư:

Muốn sửa số dư của một tài khoản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài khoản và chi tiết của chúng, sau đó di chuyển đến tài khoản và chi tiết liên quan cần sửa sau đó bấm vào <cập nhật> và di chuyển đến ô tài khoản sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết.

2.3.1.3 Cách xóa số dư

Muốn xóa số dư của một tài khoản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài khoản và chi tiết của chúng, sau đó bấm vào nút <Xóa>, máy sẽ hỏi



Trang 25

Chọn nút <Yes> để đồng ý xóa, chọn nút <No> nếu không muốn xóa.

2.3.2 Cập nhật số dư kinh phí năm trước còn thừa chuyển sang Thực hiện chức năng Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang, thông qua chức năng: “Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang”

2.3.2.1 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang

Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào số dư KP kỳ trước chuyển sang Màn hình cập nhật: theo chỉ dẫn của hình 2.2.1, màn hình cập nhật số dư kinh phí sẽ hiện lên (hình 2.2.2)

Cách thức cập nhật Cách thêm mới số dư kinh phí



Trang 26

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư (Tk: 46111, 46112, 46211, 46221) sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 46111). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và Dư nợ (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 46111 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 46111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn khác và mục 7000 vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn kinh phí không tự chủ (0101) và mục (7000) Cách sửa số dư kinh phí Cách sửa số dư kinh phí cũng tương tự như cách sửa số dư tài khoản Cách xóa số dư kinh phí Cách xóa số dư kinh phí cũng tương tự như cách xóa số dư tài khoản

2.3.2.2 Nhập số thu học phí, thu khác chưa phân phối chuyển sang năm nay:

Nhập vào tài khoản 5111 (học phí), 5118 (thu khác) theo từng loại hoạt động, số thu chưa phân phối nhập vào số dư có



Trang 27

2.3.2.3 Cập nhật số dư dự toán còn ở kho bạc năm trước chuyển sang

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Nhập dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo nhóm mục” như sau: Chức năng: Dùng để cập nhật số dư dự toán kinh phí còn ở kho bạc (nếu có) Tần xuất thực hiện: Cập nhật đầu năm của các năm tài chính. Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán->Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo nhóm mục (hoặc Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo mục) (hình 2.6)

2.3.2.3.1 Cách thêm mới số dư dự toán:

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 0081). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 2 dòng nằm dưới dòng đơn vị (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 0081 là: Nguồn kinh phí). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 0081, như đã nêu ở trên, tài khoản này có chi tiết là nguồn kinh phí, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn NSNN vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0101))



Trang 28

Tại khung lưới chứa các thông tin về số dư dự toán theo từng nhóm mục thực hiện như sau: Tại cột quí 1 nhập số dư dự toán của từng nhóm mục. Sau khi nhập xong số dư dự toán chọn nút <ghi> để ghi số dư dự toán vừa nhập.

2.3.2.3.2 Cách sửa số dư dự toán: Muốn sửa số dư dự toán ta kích chuột vào nút <Đầu >, <Trước - PageUp >, <Sau - PageDown>, <Cuối> để di chuyển số dư dự toán cần sửa, sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết.

2.3.2.3.3 Cách xóa số dư dự toán: Muốn xóa số dư dự toán ta kích chuột vào nút <Đầu >, <Trước - PageUp >, <Sau - PageDown>, <Cuối> để di chuyển số dư dự toán cần xóa sau đó bấm vào nút <Xóa>, chương trình sẽ hỏi:


2.4 Nhập dự toán kinh phí được giao:

2.4.1 Nhập dự toán được giao đầu năm Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật dự toán \Nhập dự toán theo nhóm mục” như sau:



Trang 29

Thực hiện nhập như sau:



Trang 30

2.4.2 Nhập dự toán bổ sung điều chỉnh Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật dự toán \Nhập bổ sung dự toán theo nhóm mục” Cách thức cập nhật cũng tương tự như nhập dự toán được giao đầu năm, tuy nhiên cần chú ý là đối với nhóm mục điều chỉnh giảm thì ghi số âm (-), đối với nhóm mục bổ sung hoặc điều chỉnh tăng ghi số dương

2.4.3 Hủy bỏ dự toán cuối năm (nếu có) Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật dự toán \Nhập hủy bỏ dự toán theo nhóm mục” Cách thức cập nhật cũng tương tự như nhập dự toán được giao đầu năm

2.5 Cập nhật chứng từ kế toán và định khoản tự động rút dự toán

2.5.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau: Chức năng: Dùng để cập nhật các chứng từ kế toán kế toán khác ngoài các chứng từ phiếu vật tư (nếu đã nhập các chứng từ vật tư trong các chức năng: Số liệu->Câp nhật chứng từ vật tư), tài sản cố định



Trang 31

Chú ý: Chức năng này cũng cho phép cập nhật các chứng từ vật tư như: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển.

Tần xuất thực hiện: Hàng ngày khi có chứng từ kế toán phát sinh Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật chứng từ kế toán Màn hình cập nhật (hình 3.3)

2.5.1.1 Cách cập nhật chứng từ kế toán mới

Bấm nút <Mới> hoặc bấm phím F4, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô Số Ctừ, tại ô này nhập số của chứng từ Tại ô Ngày ctừ: nhập ngày của chứng từ Tại ô Ngày H.toán: nhập ngày hạch toán của chứng từ (thông thường ngày hạch toán trïng với ngày chứng từ) Tại ô T.ứng KB: ghi 1 (đối với chứng từ rút tạm ứng KB hoặc chứng từ thanh toán tạm ứng KB). ghi 0 (đối với các loại chứng từ khác. Tại ô TK dự toán/Tiền gửi: Chọn số TK NSNN hoặc tài khoản tiền gửi tương ứng. Tại ô Ông/bà: ghi họ tên (đối với phiếu thu, phiếu chi), Đơn vị nhận tiền (đối với Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản hoặc Ủy nhiệm chi) Tại ô MS thuế/Số CMND/Mã ĐVSDNS: ghi mã số thuế hoặc Mã ĐVSDNS (đối với Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản hoặc Ủy nhiệm chi), ghi số CMND (đối với Giấy rút dự toán). Tại ô Ngày cấp: ghi ngày cấp số CMND



Trang 32

Tại ô địa chỉ: ghi địa chỉ của người nhận tiền (phiếu chi), người nộp tiền (phiếu thu). Địa chỉ đơn vị nhận tiền (đối với Giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản hoặc Ủy nhiệm chi) Tại ô Mã ĐB: ghi mã địa bàn của đơn vị nhận tiền (nếu có) Tại ô Số TK: ghi số tài khoản của đơn vị nhận tiền Tại ô Tại NH/KB: ghi tên Ngân hàng hoặc kho bạc, nơi cấp số TK của đơn vị nhận tiền, ghi Nơi cấp số CMND của người đi rút tiền (đối với giấy rút dự toán). Tại ô C/L/K: nhập chương loại khoản liên quan đến chứng từ Tại ô Đơn vị: ghi mã đơn vị Tại ô Số CTGS: nhập số chứng từ ghi sổ Tại ô diễn giải: nhập dòng diễn giải (nội dung) của chứng từ Tại ô Tk nợ (tài khoản nợ): nhập số hiệu của tài khoản nợ (ví dụ: Tk 66121) sau đó gõ <Enter>. Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản nợ sẽ hiện lên tương ứng tại 6 dòng nằm giữa dòng tên tài khoản nợ và dòng số lượng (ví dụ: các chi tiết tưng ứng với tài khoản 66121 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN). Tại các ô chi tiết liên quan của tài khoản nợ: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản nợ (ví dụ: đối với tài khoản 66121, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, chứng từ này liên quan đến thanh toán tiền điện qua tài khoản hạn mức kinh phí NSNN trung ương tại kho bạc vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0102) và tại dòng Mục, Tmục ta nhập tiểu mục 6911) Tại ô Tk có (tài khoản có): nhập số hiệu của tài khoản có (ví dụ: Tk 46121) sau đó gõ <Enter>. Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản có sẽ hiện lên tương ứng tại 6 dòng nằm giữa dòng tên tài khoản và dòng tỷ giá (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 46121 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN). Tại các ô chi tiết liên quan của tài khoản có: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản có (ví dụ: đối với tài khoản 46121, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, chứng từ này liên quan đến thanh toán tiền điện qua tài khoản hạn mức kinh phí NSNN trung ương tại kho bạc vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0102) và tại dòng Mục, Tmục ta nhập tiểu mục 6911) Tại ô Số lượng: nhập số lượng liên quan đến dòng chứng từ nếu tài khoản nợ hoặc tài khoản có liên quan đến số lượng



Trang 33

Tại ô Ngoại tệ, ô tỷ giá: nhập mã của đồng ngoại tệ và tỷ giá phát sinh liên quan đến dòng chứng từ nếu tài khỏan nợ hoặc tài khoản có theo dõi theo ngoại tệ. Tại ô tiền VNĐ: nhập số tiền phát sinh liên quan đến dòng chứng từ Sau khi nhập xong các thông tin trên chọn nút <Ghi> để ghi các thông tin liên quan đến dòng chứng từ vừa nhập. Sau khi ghi xong, chương trình sẽ tự động chuyển con trỏ đến dấu nút <Dòng ctừ>. Nếu chứng từ kế toán có nhiều dòng chứng từ thì bấm <Enter> để cập nhật tiếp các thông tin liên quan đến dòng chứng từ tiếp theo, lúc này con trỏ sẽ nhảy đến dòng Diễn giải. Muốn vào chứng từ tiếp theo thì lại bấm phím F4 hoặc chọn nút <Mới> để cập nhật.

2.5.1.2 Ví dụ về cách cập nhật chứng từ kế toán mới

Nội dung nghiệp vụ kế toán phát sinh: Ngày 15/10/2008 anh Nguyễn Văn Tuấn – phòng Tài vụ rút dự toán về quỹ tiền mặt số phiếu thu 01 để chuẩn bị chi lương tháng 1 bao gồm các mục, tiểu mục và số tiền như sau:

Mục, T.mục Số tiền

6001 106.000.000

6101 21.200.000

Cộng 127.200.000

Như vậy đối với chứng từ này ta định khoản như sau (tài khoản nợ không theo dõi theo từng quỹ): Nợ 1111 với số tiền là 127.200.000 có 46121 chi tiết nguồn kinh phí từ NSNN chương 622 loại 490 khoản 491 và mục, T.mục 6001 với số tiền là 106.000.000 Có 46121 chi tiết nguồn kinh phí từ NSNN và mục 6101 với số tiền là 21.200.000 Như vậy với chứng từ này ta có 2 dòng chứng từ: Dòng chứng từ thứ nhất là: Nợ 1111 Có 46121 chi tiết nguồn kinh phí từ NSNN và mục, T.mục 6001 Với số tiền là 106.000.000 Dòng chứng từ thứ 2 là: Nợ 1111



Trang 34

Có 46121 chi tiết nguồn kinh phí từ NSNN và mục, T.mục 6101 Với số tiền là 21.200.000 Cách cập nhật theo ví dụ Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật chứng từ kế toán Tại màn hình cập nhật số liệu (hình 3.3.2) chọn nút <Mới> hoặc bấm phím F4, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô Số Ctừ lúc này ta sẽ nhập dòng chứng từ đầu tiên Tại ô Số Ctừ: nhập số của phiếu thu: nhập 01 Tại ô Ngày ctừ: nhập ngày của chứng từ: ngày 15/10/2008 Tại ô Ngày H.toán: nhập ngày hạch toán của chứng từ: 15/10/2008 Tại ô bà: ghi họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Tuấn Tại ô Số CMND: ghi số CMND của Nguyễn Văn Tuấn: 010120898 Tại ô Ngày cấp: ghi ngày cấp số CMND: 01/10/2004 Tại ô địa chỉ: ghi địa chỉ của người người nộp tiền: Phòng Tài Vụ Tại ô Tại NH/KB: ghi nơi cấp số CMND: Hải Phòng Tại ô C/L/K: nhập chương loại khoản liên quan đến chứng từ: 622490491 Tại ô Số CTGS: nhập số chứng từ ghi sổ: 01 Tại ô diễn giải: nhập dòng diễn giải (nội dung) của chứng từ: Tuấn phòng Tài vụ rút tiền chuẩn bị chi lương tháng 1 Tại ô tài khoản nợ: nhập vào số hiệu của tài khoản nợ: 1111, do tài khoản này không theo dõi theo từng quĩ và các chi tiết liên quan khác vì vậy các dòng chi tiết liên quan đến tài khỏan nợ sẽ không hiện lên. Tại ô Tk Có (tài khoản có): nhập số hiệu của tài khoản có : 46121, sau đó gõ <Enter>. lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản này sẽ hiện lên là Nguồn KP và mục + T.MụC. Tại ô Nguồn KP: nhập mã của nguồn kinh phí từ NSNN: 0102 Tại ô Mục+T.Mục: nhập T.mục 6001



Trang 35

Tại các ô Số lượng, ngoại tệ, tỷ giá, giá, giá ngoại tệ, tiền ngoại tệ: do cả tài khoản 1111 và tài khoản 46121 đều không theo dõi theo số lượng và ngoại tệ cho nên các ô này con trỏ sẽ không di chuyển tới được. Tại ô tiền VNĐ: nhập số tiền phát sinh liên quan đến dòng chứng từ là: 106.000.000. Sau khi nhập xong các thông tin trên chọn nút <Ghi> để ghi các thông tin liên quan đến dòng chứng từ vừa nhập (hình 3.3.2.2.1). Sau khi ghi xong, chương trình sẽ tự động chuyển con trỏ đến dấu nút <Dòng ctừ>. Tại đây ta bấm <Enter> để cập nhật tiếp các thông tin liên quan đến dòng chứng từ tiếp theo, lúc này con trỏ sẽ nhảy đến ô diễn giải (các thông tin cũ của diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, Nguồn KP, Mục+T.mục vẫn được giữ nguyên). Tại ô diễn giải: do diễn giải của chứng từ vẫn như vậy, cho nên ta vẫn giữ nguyên và bấm <Enter>. Tại ô TK nợ: Do tài khoản nợ của dòng chứng từ này vẫn là tài khoản 1111 cho nên ta bấm <Enter> để giữ nguyên số hiệu của tài khoản này Tại ô Tk có: Do tài khoản có của dòng chứng từ này vẫn là tài khoản 46121 cho nên ta bấm <Enter> để giữ nguyên số hiệu của tài khoản này Tại ô Nguồn KP: bấm <Enter> để giữ nguyên mã của nguồn kinh phí từ NSNN Tại ô Mục+T.Mục: nhập T.mục 6101



Trang 36

Tại ô Tiền VNĐ: nhập số tiền là 21.200.000

Sau khi nhập xong các thông tin trên chọn nút <Ghi> để ghi các thông tin liên quan đến dòng chứng từ vừa nhập (hình 3.3.2.2.2) lúc này ta đã nhập xong chứng từ theo ví dụ. Sau đó bấm phím F9 để kiểm tra tổng số tiền trên chứng từ.

2.5.1.3 Ví dụ về cách tìm chứng từ kế toán

Trước khi tìm chứng từ kế toán, ta cần xác định những thông tin cần thiết của chứng từ kế toán cần tìm là gì, như: khoảng thời gian của chứng từ kế toán cần tìm, chứng từ ghi sổ của chứng từ, tài



Trang 37

khoản liên quan đến chứng từ cần tìm, tài khoản đối ứng, dạng phát sinh của tài khoản (phát sinh nợ hay có), các chi tiết liên quan đến tài khoản. Để cho dễ hiểu, ta lấy ví dụ về tìm chứng từ rút hạn mức kinh phí về quĩ tiền mặt chuẩn bị chi lương tháng 1 đã được cập nhật ở ví dụ phần 3.3.2. Bước 1: xác định những thông tin cần thiết của chứng từ kế toán cần tìm. Khoảng thời gian của chứng từ cần tìm phát sinh: trong tháng 10 năm 2008 (từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/10/2008) Tài khoản liên quan: do chứng từ cần tìm là chứng từ rút hạn mức kinh phí về quĩ tiền mặt vì vậy tài khoản liên quan chính sẽ là 46121 Tài khoản đối ứng: 1111 Dạng phát sinh của tài khoản: phát sinh có Các chi tiết liên quan: nguồn kinh phí từ NSNN, mục 6001 Bước 2: Thực hiện tìm chứng từ kế toán Tại màn hình cập nhật chứng từ kế toán ta chọn nút <Tìm Ct>, màn hình hỏi đáp điều kiện tìm chứng từ sẽ hiện lên (Hình 3.3.3).

Trong màn hình này ta cập nhật các thông tin cần thiết của chứng từ kế toán cần tìm ở bước 1 (hình 3.3.3) sau đó chọn <Chấp nhận>, màn



Trang 38

hình hiện danh sách các chứng từ kế toán thỏa mãn điều kiện tìm sẽ hiện lên (Hình 3.3.3.1). Trong màn hình này ta kích chuột vào dòng chứng từ cần tìm sau đó chọn <Quay ra> để trở về màn hình chính.

Chú ý đối với tìm chứng từ kế toán: nếu không tìm thấy chứng từ kế toán thì có thể do ngày bị vào nhầm vì vậy ta có thể cho khoảng thời gian cần tìm là cả quí hoặc cả năm (từ ngày 01/01 đến 31/12). Nếu vẫn không thấy thì không nhập vào tài khoản đối ứng và chọn lọc ra số cả nợ và có. Nếu vẫn không thấy thì không nhập vào các chi tiết liên quan.

2.5.1.4 Cách sửa chứng từ kế toán

Để sửa chứng từ kế toán ta làm theo các bước sau đây. Bước 1: Tìm chứng từ kế toán cần sửa. Chi tiết cách tìm kế toán xem lại phần 3.3.3 Cách tìm chứng từ kế toán Bước 2: Trong màn hình hiện chứng từ kế toán tìm được, kích chuột vào dòng chứng từ cần sửa sau đó chọn <Quay ra> để trở về màn hình cập nhật chứng từ kế toán. Trên màn hình cập nhật chứng từ kế toán sửa những thông tin liên quan đến chứng từ cần sửa.

2.5.1.5 Cách xóa chứng từ kế toán

Để xóa 1 dòng chứng từ kế toán ta làm theo các bước sau đây. Bước 1: Tìm dòng chứng từ kế toán cần xóa. Chi tiết cách tìm kế toán xem lại phần 3.3.3 Cách tìm chứng từ kế toán



Trang 39

Bước 2: Trong màn hình hiện chứng từ kế tóan tìm được, kích chuột vào dòng chứng từ cần xóa sau đó chọn <Quay ra> để trở về màn hình cập nhật chứng từ kế toán. Trên màn hình cập nhật chứng từ kế toán chọn nút <Xóa> để xóa

2.5.2 Định khoản tự động rút dự toán (có 008,009) Thực hiện chức năng: “Số liệu\Định khoản tự động có 008,009\Định khoản” như sau: Chức năng: Dùng để định khoản tự động tài khoản ngoài bảng liên quan đến các chứng từ rút dự toán. Như ta đã biết, khi rút hạn mức kinh phí ta phải định khoản ghi có TK 4612,462 và ghi nợ các tài khoản liên quan, đồng thời ghi có tài khoản 008 hoặc 009. Để tránh phải cập nhật bút toán đồng thời đối với 2 tài khoản như trên, chương trình cho phép thực hiện: khi rút hạn mức kinh phí, chỉ cần định khoản ghi có TK 4612 hoặc 462, còn đối với bút toán ghi có 008 hoặc 009 sẽ được thực hiện tự động thông qua chức năng này.

Tần xuất thực hiện: Trước khi lên sổ sách, bảng đối chiếu dự toán Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Định khoản tự động rút dự toán->Định khoản Màn hình cập nhật (hình 3.4)

Sau khi chọn nút <Chấp nhận> ở hình 3.4, màn hình hiện danh sách các chứng từ cần định khoản sẽ hiện lên như sau (hình 3.4.1):



Trang 40

Trên màn hình này ta chọn nút <Chấp nhận> để chương trình tự động định khoản ghi có 0081 hoặc 0082 hoặc 0083 hoặc 009

2.6 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc Nhà nước

2.6.1 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc trong trường hợp đơn vị chưa được giao dự toán Qui trình thực hiện việc thực hiện tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc khi chưa có dự toán giao, được thực hiện theo từng bước như sau:

Bước 1: Khi tạm ứng tiền KB, vào chức năng Số liệu\cập nhật chứng từ kế toán chung, màn hình cập nhật chứng từ kế toán xuất hiện, bấm vào nút <mới> để cập nhật chứng từ kế toán, nhập số chứng từ, ngày chứng từ,diễn giải,.... Tại ô tài khoản nợ nhập tài khoản 1111, tiếp theo nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản 1111 nếu có. Tại ô tài khoản có nhập tài khoản 33611 - Tạm ứng kinh phí thường xuyên (hoặc 33612,33613,33621, 33622), nhập tiếp các chi tiết liên quan đến tài khoản này (nguồn kinh phí, mục), tiếp theo nhập số tiền tạm ứng, sau đó bấm <Ghi>, tiếp theo bấm vào nút <Dòng Ct> để nhập tiếp mục cần tạm ứng tiếp theo nếu có. Sau ghi nhập xong, muốn in giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt bấm vào nút <In> để in giấy rút dự toán.



Trang 41

Bước 2: Khi chi hoạt động đối với các khoản tạm ứng từ kho bạc, cập nhật chứng từ và định khoản bình thường (nợ 66121,66122,...), nhưng chú ý nhập như sau:

Bước 3: Khi cần thanh toán tạm ứng với kho bạc chọn chức năng: Báo biểu\Sổ, thẻ kế toán chi tiết\Bảng kê chứng từ thanh toán/Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” để in bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng với kho bạc

Cách in như sau:

Chọn chức năng “Báo biểu\Sổ thẻ kế toán chi tiết”



Trang 42

Màn hình hỏi đáp điều kiện báo cáo sẽ hiện lên, điền các thông tin như sau (giả sử in tháng 1), sau đó bấm vào nút <Chấp nhận>

Tiếp theo màn hình chọn các chứng từ cần in sẽ hiện lên như sau:



Trang 43

màn hình hiện bảng kê chứng từ thanh toán như sau:

Bấm vào biểu tượng để in bảng kê này, tiếp theo màn hình hiện giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng như sau:



Trang 44

Bước 4: Khi kho bạc đồng ý thanh toán tạm ứng, thực hiện chức năng: Số liệu\Chuyển chứng từ tạm ứng thành thực chi\Chuyển chứng từ tạm ứng thành thực chi: thực hiện các bước như hình vẽ, màn hình chọn các chứng từ cần chuyển thành thực chi sẽ hiện ra như sau:



Trang 45

Bước 5: Trường hợp 1: Trong trường hợp đến thời điểm thanh toán tạm ứng nhưng dự toán vẫn chưa được giao. Bỏ qua bước này Trường hợp 2: Trong trường hợp đến thời điểm thanh toán tạm ứng đã được cấp thẩm quyền giao dự toán, thực hiện tiếp như sau: Sau khi thực hiện xong bước 4 chọn chức năng: Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung để cập nhật chứng từ duyệt tạm ứng và định khoản như sau:



Trang 46

Nợ 33611 (33612,33613,...)./Có 46121 (46122, 4652,....) và nhập chi tiết theo từng mục, tiểu mục

2.6.2 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng ở kho bạc trong trường hợp đã được giao dự toán Qui trình thực hiện việc thực hiện tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc khi đã được giao dự toán, được thực hiện theo từng bước như sau: Bước 1: Khi tạm ứng tiền KB, vào chức năng Số liệu\cập nhật chứng từ kế toán chung, màn hình cập nhật chứng từ kế toán xuất hiện, bấm vào nút <mới> để cập nhật chứng từ kế toán, nhập số chứng từ, ngày chứng từ,diễn giải,....Tại ô tạm ứng kho bạc chọn số 1. Tại ô tài khoản nợ nhập tài khoản 1111, tiếp theo nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản 1111 nếu có. Tại ô tài khoản có nhập tài khoản 46121 -Kinh phí hoạt động thường xuyên (hoặc 46122,4 6123,46212, 4411), nhập tiếp các chi tiết liên quan đến tài khoản này (nguồn kinh phí, mục), tiếp theo nhập số tiền tạm ứng, sau đó bấm <Ghi>, tiếp theo bấm vào nút <Dòng Ct> để nhập tiếp mục cần tạm ứng tiếp theo nếu có. Sau ghi nhập xong, muốn in giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt bấm vào nút <In> để in giấy rút dự toán.

Bước 2: Khi chi hoạt động đối với các khoản tạm ứng từ kho bạc, cập nhật chứng từ và định khoản bình thường (nợ 66121,66122,...), nhưng chú ý nhập như sau:



Trang 47

Bước 3: Khi cần thanh toán tạm ứng với kho bạc chọn chức năng: Báo biểu\Sổ, thẻ kế toán chi tiết\Bảng kê chứng từ thanh toán/Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” để in bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng với kho bạc

Cách in như sau:




Trang 48

Màn hình hỏi đáp điều kiện báo cáo sẽ hiện lên, điền các thông tin như sau, sau đó bấm vào nút <Chấp nhận>


màn hình hiện bảng kê chứng từ thanh toán như sau:



Trang 49


Bước 4: Khi kho bạc đồng ý thanh toán tạm ứng, thực hiện chức năng: Số liệu\Chuyển chứng từ tạm ứng thành thực chi\Chuyển chứng từ tạm ứng thành thực chi:



Trang 50

thực hiện các bước như hình vẽ, màn hình chọn các chứng từ cần chuyển thành thực chi sẽ hiện ra như sau:

2.7 Qui trình hạch toán thu phí và lệ phí Theo quy định mới, thì phí thu được để lại có hai dạng:

ü Phí, lệ phí để lại một phần trong số tiền thu được cho tổ chức thu phí, lệ phí thuộc NSNN và nội dung sử dụng số tiền được để lại: Các tổ chức được phép thu các loại phí, lệ phí thuộc NSNN (các



Trang 51

đơn vị áp dụng chế độ kế toán Nhà nước, các DN công ích) được để lại một phần trong số tiền thu được hàng năm (theo tỷ lệ phần trăm trên tổng số thu) để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí. Tỷ lệ % để lại này được xác định trên cơ sở dự toán năm về chi phí cần thiết cho việc thu phí, lệ phí theo tiêu chuẩn định mức quy định và dự toán năm về số thu phí, lệ phí. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng loại phí, lệ phí và nội dung chi phí cần thiết, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ quyết định tỷ lệ phần trăm để lại cho tổ chức thu phí, lệ phí ổn định trong một số năm. Số tiền để lại cho tổ chức thu trong trường hợp này sẽ không phải chịu thuế và được quản lý. Số tiền để lại được chi dùng cho các nội dung:

+ Chi thanh toán cho cá nhân trực tiếp thực hiện công việc, dịch vụ và thu phí, lệ phí: tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo quy định được tính trên tiền lương (trừ chi phí tiền lương cho cán bộ, công chức đó hưởng lương từ NSNN nhà nước theo chế độ quy định);

+ Chi phí phục vụ trực tiếp cho việc thực hiện công việc, dịch vụ và thu phí, lệ phí như: văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, điện, nước, công tác phí... theo tiêu chuẩn, định mức hiện hành;

+ Chi sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản, máy móc, thiết bị phục vụ trực tiếp cho thực hiện công việc, dịch vụ và thu phí, lệ phí; khấu hao tài sản cố định để thực hiện công việc, dịch vụ, thu phí;

+ Chi mua sắm vật tư, nguyên liệu và các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến việc thực hiện công việc, dịch vụ và thu phí, lệ phí;

+ Chi khen thưởng, phúc lợi cho cán bộ, nhân viên trực tiếp thực hiện công việc, dịch vụ và thu phí, lệ phí trong đơn vị theo nguyên tắc một người tối đa không quá 3 (ba) tháng lương thực hiện nếu số thu năm nay cao hơn năm trước và tối đa bằng 2 (hai) tháng lương thực hiện nếu số thu năm nay thấp hơn hoặc bằng năm trước.

Các nội dung đổi mới quan trọng nhất trong quy định mới về chế độ sử dụng tiền thu phí, lệ phí thuộc NSNN mà các đơn vị kế toán Nhà nước cần phải lưu ý:

+ Trên cơ sở phương án thu phí, lệ phí, tổ chức thu xây dựng dự toán năm về số thu, về chi phí cần thiết cho việc thu phí, lệ phí theo tiêu chuẩn định mức quy định; cơ quan Nhà nước có thẩm



Trang 52

quyền quy định về loại phí, lệ phí đó sẽ quyết định tỷ lệ phần trăm để lại ổn định trong một số năm cho tổ chức thu phí, lệ phí căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng loại phí, lệ phí và nội dung dự toán, có tham khảo thực tế thực hiện một vài năm trước đó;

+ Hàng năm, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập dự toán thu, chi; kết thúc năm phải quyết toán thu chi theo thực tế; số tiền được để lại theo tỷ lệ ổn định nêu trên nếu chưa chi trong năm được phép chuyển sang năm sau để chi theo chế độ quy định;

+ Số tiền cân đối để lại theo tỷ lệ phần trăm ổn định cho tổ chức thu phí, lệ phí thuộc NSNN chi tiêu không bao gồm các nội dung: Chi cho đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm mới tài sản hoặc bảo đảm trang trải cho các hoạt động khác của tổ chức thu. Trường hợp được Nhà nước đầu tư trở lại từ nguồn thu phí, lệ phí phải nộp NSNN (như học phí, viện phí,...) thì việc quản lý, sử dụng phải bảo đảm đúng mục đích đầu tư trở lại và cơ chế quản lý tài chính hiện hành;

ü Phí, lệ phí phải nộp NSNN nhà nước nhưng được để lại để ghi thu, ghi chi vào NSNN nhà nước

2.7.1 Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí để lại để phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí: Quy trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí để lại để phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí:

- Khi thu phí, lệ phí ghi Nợ 1111/Có 5111 số tiền bằng với tổng số tiền thu được

- Căn cứ vào tỷ lệ để lại để phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí ghi Nợ 5111/ Có 46121 số tiền bằng số phí, lệ phí thu được x (nhân) với tỷ lệ % để lại để tổ chức thu phí, lệ phí (chi tiết nguồn phí, lệ phí để lại để tổ chức thu phí, lệ phí)

- Khi chi hoạt động liên quan đến công tác tổ chức thu phí, lệ phí ghi nợ 66121 (chi tiết nguồn phí, lệ phí để lại để tổ chức thu phí, lệ phí /Có 1111.



Trang 53

2.7.2 Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí phải nộp NSNN nhà nước nhưng được để lại để ghi thu, ghi chi NSNN Qui trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí phải nộp NSNN nhà nước nhưng được để lại để ghi thu, ghi chi NSNN như sau:

ü Khi thu phí, lệ phí ghi Nợ 1111/Có 5111 số tiền bằng với tổng số tiền thu được

ü Khi chi hoạt động bằng nguồn phí lệ phí để lại phải ghi thu, ghi chi NSNN, ghi nợ 66121 (chi tiết nguồn phí, lệ phí để phải ghi thu, ghi chi NSNN) /Có 1111, tại ô chưa ghi thu, ghi NSNN nhập như sau: + Nhập vào giá trị là C đối với trường hợp chưa ghi chi

NSNN. + Nhập vào giá trị là K đối với trường hợp đã ghi chi

NSNN. Chi tiết nhập như sau:

Chú ý: Khi chưa ghi thu, ghi chi NSNN thì chứng từ này chưa được quyết toán.

ü Khi được ghi thu, ghi chi , thực hiện như sau: Chọn chức năng:

Số liệu\Chuyển chứng từ chưa ghi chi NSNN ->Ghi chi NSNN,



Trang 54

chọn tiếp chức năng: 1. Chuyển chứng từ chưa ghi chi NSNN ->Ghi chi NSNN và thực hiện như sau:

màn hình tiếp theo hiện ra:

Đồng thời vào chức năng số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung, thêm chứng từ mới và định khoản Nợ 5111/Có 46121 (chi tiết nguồn phí lệ phí để lại ghi thu, ghi chi NSNN) số tiền bằng số tiền được ghi thu, ghi chi.



Trang 55

ü Trong trường hợp đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán nhưng vẫn chưa được ghi thu ghi chi thì các khoản chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí để lại ghi thu, ghi chi không được quyết toán trong năm mà phải chuyển sang năm sau để quyết toán. Cách hạch toán như sau: Vào số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung bấm chứng từ mới và định khoản Nợ 5111/Có 5211. Sang năm thực hiện chức năng số liệu\Chuyển số chưa ghi chi (GTGC) NSNN năm trước->năm nay. Khi được ghi thu ghi chi ghi nợ 5211/Có 46121 đồng thời thực hiện chức năng Số liệu\Chuyển chứng từ chưa ghi chi NSNN ->Ghi chi NSNN, chọn tiếp chức năng: 1. Chuyển chứng từ chưa ghi chi NSNN ->Ghi chi NSNN

2.8 Qui trình hạch toán tiếp nhận viện trợ Quy trình hạch toán các khoản viện trợ cũng tương tự như quy trình hạch toán trong trường hợp phí, lệ phí phải nộp NSNN nhưng được phép để lại phải ghi thu, ghi chi NSNN.

2.9 Qui trình Quản lý lương và hạch toán lương bằng phần mềm kế toán DAS 8.0

Đối với phần mềm kế toán DAS 8.0 cho phép thực hiện Quản lý lương để in ra "Bảng lương và phụ cấp" của đơn vị theo từng phòng ban hoặc in ra "Bảng danh sách truy lĩnh lương", "Bảng thanh toán tiền làm đêm, thêm giờ" của từng cán bộ, từng phòng ban. DAS 8.0 còn tự động định khoản các bút toán Tính lương phải trả, tính BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Các bút toán mà chương trình sẽ tự động thực hiện định khoản gồm:

o Nợ 661,662,.../Có 334 100% o Nợ 661,662,../Có 3321 15% BHXH o Nợ 661,662,../Có 3322 2% BHYT o Nợ 661,662,.../Có 3323 2% KPCĐ (nếu có) o Nợ 334/Có 3321 5% BHXH cán bộ công nhân viên phải nộp o Nợ 334/Có 3322 1% BHYT cán bộ công nhân viên phải nộp

Còn lại các bút toán chi trả thì phải thực hiện bằng tay, bao gồm các bút toán sau:

Nợ 334/Có 111, 112,461, ... 94% lương



Trang 56

Nợ 3321/Có 461, 462 5% BHXH, chi tiết mục 6000, 6050, 6100 (nếu có)

Nợ 3322/Có 461, 462 1% BHYT, chi tiết mục 6000, 6050, 6100 (nếu có)

Nợ 3321/Có 461, 462 15% BHXH, chi tiết mục 6300, 6050 (nếu có)

Nợ 3322/Có 461, 462 2% BHYT, chi tiết mục 6300, 6050 (nếu có)

Nợ 3323/Có 461, 462 2% KPCĐ, chi tiết mục 6300, 6050 (nếu có)

chi tiết cách thực hiện như sau:

2.9.1 Bước 1: Khai báo các tham số liên quan đến lương và Phụ cấp

Chọn chức năng: Hệ thống/Các tham số hệ thống

sau đó bấm vào màn hình " Tham số lương và phụ cấp", và khai báo như màn hình dưới:



Trang 57

2.9.2 Bước 2: Nhập số liệu lương và phụ cấp Chọn Số liệu/Quản lý lương và đinh khoản tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ/1. Nhập số liệu lương hàng tháng



Trang 58

Sau đó nhập theo màn hình dưới.

Ô " Hệ số lương cũ" dùng để tính phụ cấp bảo lưu, ví dụ đối với phụ

cấp thanh tra ông A, tháng 9/2008 đang thuộc ngạch thanh tra với hệ số lương là 4,32 phụ cấp ưu đãi là 0,25, tháng 10 lên thanh tra chính hệ số 4,4 hệ số phụ cấp ưu đãi là 0,2.



Trang 59

Vậy tháng 9 tổng lương và phụ cấp là: 4,32 * 450.000 + 4,32 * 0,25 * 450.000 = 2.430.000 Tháng 10 tổng lương và phụ cấp là: 4,4 * 450.000 + 4,4 * 0,2 * 450.000 = 2.376.000 ->Phụ cấp bảo lưu là: 2.430.000 - 2.376.000 = 54.000

Để nhập lương cho cán bộ tiếp theo thực hiện lại B1.

Chú ý: chỉ cần nhập số liệu 1 tháng, sang tháng sau, khi chọn nhập số liệu lương tháng, chương trình sẽ copy toàn bộ số liệu từ tháng trước sang.

* Để nhập phụ cấp cho từng cán bộ bấm vào nút "Nhập phụ cấp", như màn hình dưới:

Sau đó màn hình nhập Phụ cấp hiện ra như sau:



Trang 60

Chú ý: * Phụ cấp tính bảo lưu và hệ số cũ dùng để tính phụ cấp bảo lưu như

ví dụ trên * Đối với 1 số loại phụ cấp tính theo số tiền tuyệt đối, tức là được

hưởng 1 khoản tiền hàng tháng thì nhập thẳng số tiền vào (xem khai báo danh mục phụ cấp trong phần mã hiệu)

* Đối với những khoản phụ cấp được tính theo % thì đều nhập theo hệ số, ví dụ: phụ cấp ưu đãi giáo dục là 40 % thì nhập là 0,4

* Đối với phụ cấp thâm niên vượt khung, nhập hệ số là số % được hưởng quy ra hệ số, ví dụ: phụ cấp thâm niên vượt khung là 7% thì nhập là 0,07 không nhập vào giá trị 0,7 x (nhân) hệ số lương.

* Để nhập số lương bị trừ cho cán bộ đang nhập được nhập

lương bấm vào nút "Giảm trừ", như màn hình dưới:



Trang 61

Và nhập theo màn hình dưới:

2.9.3 Bước 3: Nhập số truy lĩnh lương Chọn chức năng: Số liệu/Quản lý lương và định khoản tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ/2. Nhập số liệu truy lĩnh lương hàng tháng

Màn hình hiện ra như sau:



Trang 62

Sau đó màn hình “Nhập số liệu lương truy lĩnh” hiện ra như sau:

Căn cứ vào hướng dẫn và nhập theo như hình trên

Thực hiện theo 4 bước để nhập truy lĩnh lương cho từng cán bộ CCVC, để nhập tiếp cho cán bộ khác thực hiện lại Bước 1 (B1).

Chú ý: - Hệ số truy lĩnh là hệ số truy lĩnh lương được hưởng - Số tháng truy lĩnh là số tháng được hưởng truy lĩnh



Trang 63

Ví dụ: ông A được lên lương từ tháng 7 hệ số cũ 3,00 lên 3,4, nhưng đầu tháng 9 mới có quyết định lên lương vì vậy hệ số truy lĩnh là 0,4 số tháng truy lĩnh là 2

2.9.4 Bước 4: Tính số liệu lương Chọn Số liệu/Quản lý lương và định khoản tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ/3. Tính số liệu lương tháng


2.9.5 Bước 5: Nhập số liệu làm đêm, làm thêm giờ Chọn Số liệu/Quản lý lương và định khoản tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ/4. Nhập số liệu làm đêm, thêm giờ hàng tháng


Tiếp theo nhập số liệu theo hướng dẫn của màn hình dưới:



Trang 64

2.9.6 Bước 6: Tính tiền làm đêm, thêm giờ hàng tháng Chọn Số liệu/Quản lý lương và định khoản tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ/5. Tính tiền làm đêm, thêm giờ hàng tháng




Trang 65

2.9.7 Bước 7: Định khoản tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ Chức năng này dùng để thực hiện việc định khoản các bút toán sau: Nợ 66121/Có 334 100% lương, phụ cấp và tiền công

Trong trường hợp phải đóng BHXH, BHYT, KPCĐ (nếu có) máy sẽ tự động định khoản như sau: ü Nợ 66121/Có 3321 15% BHXH (hạch toán vào T.mục 6301) ü Nợ 66121/Có 3322 2% BHYT (hạch toán vào T.mục 6302) ü Nợ 66121/Có 3323 2% KPCĐ (hạch toán vào T.mục 6303) ü Nợ 334/Có 3321 5% BHXH cán bộ công nhân viên phải nộp ü Nợ 334/Có 3322 1% BHYT cán bộ công nhân viên phải nộp

Chọn chức năng Số liệu\Định khoản tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ\1. Định khoản tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ, màn hình thực hiện như sau:



Trang 66

Chú ý: - Nhập vào Ô “T.ứng KB” giá trị 0 trong trường hợp thực chi lương từ NSNN, giá trị 1 trong trường hợp tạm ứng kho bạc để chi lương từ NSNN

- Nhập vào Ô “Chưa ghi thu, ghi chi ngân sách” là C trường hợp chi lương từ nguồn phí, lệ phí chưa ghi thu, ghi chi, là K trong trường hợp ngược lại.

2.10 Lên danh sách các chứng từ ghi sổ Mục đích: Dùng để lên sách các chứng từ ghi sổ và cập nhật các thông tin liên quan đến các chứng từ ghi sổ này như: ngày chứng từ ghi sổ, tên chứng từ ghi sổ Cách thực hiện: chọn chức năng: Mã hiệu->Danh mục chứng từ ghi sổ, màn hình hiện danh sách các chứng từ ghi sổ sẽ hiện lên như sau:



Trang 67

Trong màn hình này ta cập nhật tên CTGS và ngày CTGS (nếu cần)

2.11 Thực hiện in các sổ sách báo cáo

2.11.1 Hướng dẫn cách chọn các báo cáo và các tham số in. Tất cả các sổ sách và báo cáo tài chính đều nằm trong chức năng “Báo biểu” và có các chức năng sau:



Trang 68

Khi chọn một trong các chức năng trên, màn hình hiển thị danh sách các báo cáo và tham số điều khiển in như sau (hình 5.1):

Khi chương trình hiện kết quả báo cáo, các thao tác như sau:

Chọn đầu ra của báo cáo ở đây

Phía dưới còn có các

báo cáo khác

Gõ đường dẫn chứa tệp kết xuất ở đây

(nếu chọn đầu ra là các mục từ 4->6)

Chọn nút này để hiện màn hình hỏi đáp điều kiện báo

cáo

Danh sách các báo cáo

Hình 5.1 Chọn đầu ra của báo cáo ở đây

Phía dưới còn có các

báo cáo khác

Gõ đường dẫn chứa tệp kết xuất ở đây

(nếu chọn đầu ra là các mục từ 4->6)

Chọn nút này để hiện màn hình hỏi đáp điều kiện báo

cáo

Danh sách các báo cáo

Hình 5.1



Trang 69

Bấm vào phím <Page Up> để di chuyển trang trước, <Page Down> để di chuyển sang trang sau của báo cáo

2.11.2 Cách in một số sổ kế toán chi tiết 2.11.2.1 Cách in sổ cái một tài khoản

Để in sổ cái một tài khoản ta có 2 lựa chọn: In sổ cái 1 tài khoản chi tiết theo dòng chứng từ (chọn sổ cái 1 tài khoản) In sổ cái 1 tài khoản chi tiết theo chứng từ (chọn sổ cái 1 tài khoản – theo ctừ) Cả 2 lựa chọn này đều có cùng một cách in, vì vậy dưới đây chỉ nêu cách in lựa chọn: Sổ cái 1 tài khoản theo chứng từ. Cách lựa chọn: Chọn Báo biểu->Sổ thẻ kế toán chi tiết, màn hình hiện danh sách các sổ kế toán chi tiết sẽ hiện lên như sau:

Trong màn hình này, dùng mũi tên lên (�) hoặc xuống (�) để di chuyển đến dòng “Sổ cái 1 tài khoản – theo ctừ” sau đó chọn đầu ra là “1. Màn hình”, chọn nút <Chấp nhận>. Màn hình hỏi đáp điều kiện in sổ cái 1 tài khoản sẽ hiện lên như sau:



Trang 70

Sau khi chọn nút <Chấp nhận>, chương trình sẽ hiện lên báo cáo như sau:

2.11.2.2 Cách in sổ chi tiết tài khoản dùng chung

Để in sổ chi tiết tài khoản dùng chung ta có 2 lựa chọn:

Chọn nút này để

thực hiện báo cáo

Nhập khoảng thời gian cần in

vào đây

Nhập tài khoản cần in vào đây

Sửa lại tiêu đề báo cáo

ở đâyChọn nút này để



vào đây



ở đây



Trang 71

In sổ chi tiết tài khoản dùng chung chi tiết theo dòng chứng từ (chọn sổ chi tiết tài khoản dùng chung) In sổ chi tiết tài khoản dùng chung theo chứng từ (chọn sổ chi tiết tài khoản dùng chung - theo ctừ) Cả 2 lựa chọn này đều có cùng một cách in, vì vậy dưới đây chỉ nêu cách in lựa chọn: sổ chi tiết tài khoản dùng chung theo chứng từ. Cách lựa chọn: Chọn Báo biểu->Sổ thẻ kế toán chi tiết, màn hình hiện danh sách các sổ kế toán chi tiết sẽ hiện lên như sau:

Trong màn hình này, dùng mũi tên lên (�) hoặc xuống (�) để di chuyển đến dòng “Sổ chi tiết tài khoản dùng chung – theo ctừ” sau đó chọn đầu ra là “1. Màn hình”, chọn nút <Chấp nhận>. Màn hình hỏi đáp điều kiện in sổ chi tiết tài khoản dùng chung sẽ hiện lên như sau:



Trang 72


2.11.2.3 Cách in sổ chi tiết hoạt động




vào đây



ở đây

Các chi tiết tương ứng của TK sẽ hiện lên ở

đây




vào đây



ở đây


đây



Trang 73

Cách lựa chọn: Chọn Báo biểu->Sổ thẻ kế toán chi tiết, màn hình hiện danh sách các sổ kế toán chi tiết sẽ hiện lên như sau:

Trong màn hình này, dùng mũi tên lên (�) hoặc xuống (�) để di chuyển đến dòng “Sổ chi tiết hoạt động” sau đó chọn đầu ra là “1. Màn hình”, chọn nút <Chấp nhận>. Màn hình hỏi đáp điều kiện in sổ chi tiết hoạt động sẽ hiện lên như sau:




vào đây



ở đây


đây

Chọn Mục + TM

Nhập mục cần in vào

đây




vào đây



ở đây


đây

Chọn Mục + TM

Nhập mục cần in vào

đây



Trang 74


2.11.3 Cách in một số sổ kế toán toán tổng hợp 2.11.3.1 Cách in bảng tổng hợp các chi tiết

Cách lựa chọn: Chọn Báo biểu->Sổ kế toán tổng hợp, màn hình hiện danh sách các sổ kế toán tônge hợp sẽ hiện lên như sau:



Trang 75

Trong màn hình này, dùng mũi tên lên (�) hoặc xuống (�) để di chuyển đến dòng “Bảng tổng hợp các chi tiết” sau đó chọn đầu ra là “1. Màn hình”, chọn nút <Chấp nhận>. Màn hình hỏi đáp điều kiện in bảng tổng hợp các chi tiết sẽ hiện lên như sau:





vào đây



ở đây


đây

Chọn mục này để in số dư và số p.sinh




vào đây



ở đây


đây

Chọn mục này để in số dư và số p.sinh



Trang 76

2.11.4 Cách in một số báo cáo tài chính 2.11.4.1 Cách in bảng cân đối tài khoản

Cách lựa chọn: Chọn Báo biểu->báo cáo tài chính, màn hình hiện danh sách các báo cáo tài chính sẽ hiện lên như sau:

Trong màn hình này, dùng mũi tên lên (�) hoặc xuống (�) để di chuyển đến dòng “Bảng cân đối tài khoản” sau đó chọn đầu ra là “1. Màn hình”, chọn nút <Chấp nhận>. Màn hình hỏi đáp điều kiện in bảng tổng hợp các chi tiết sẽ hiện lên như sau:



Trang 77


2.11.4.2 Cách in biểu tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng – phần I (mẫu B02-h)

Cách lựa chọn:

Nếu đơn vị là đơn vị hành chính: Chọn Báo biểu->báo cáo tài chính->Tổng hợp THKP&QTKP đã sử dụng (mẫu B02-H phần I)

Chọn nút này để thực hiện

báo cáo


vào đây

Chọn mục này để in cả số ps,

số lk, số dư


ở đây

Chọn bậc lớn nhất

của các TK in ra

Chọn nút này để thực hiện

báo cáo


vào đây

Chọn mục này để in cả số ps,

số lk, số dư


ở đây

Chọn bậc lớn nhất

của các TK in ra



Trang 78

Nếu đơn vị là đơn vị sự nghiệp: Chọn Báo biểu->báo cáo tài chính->Tổng hợp THKP&QTKP đã sử dụng (mẫu B02-H phần I) – ĐV sự nghiệp

Màn hình hỏi đáp điều kiện in như sau:




Trang 79

2.11.4.3 Cách in phụ biểu chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán (mẫu F02-1h)

Cách lựa chọn:

Chọn Báo biểu->báo cáo tài chính->Chi tiết KPHĐ đề nghị quyết toán (A4-Mẫu 2).

Màn hình hỏi đáp điều kiện in như sau:

Sau khi chọn nút <Chấp nhận>, chương trình sẽ hiện lên báo cáo như

sau:



Trang 80

2.12 Các thao tác cuối năm

2.12.1 Chuyển các tài khoản 4612 sang 4611, 6612 sang 6611 Thực hiện chức năng: “Số liệu\Chuyển số năm nay -> năm trước\ 1. Chuyển (4612->4611, 6612->6611)”

2.12.2 Tạo dữ liệu cho năm làm việc mới Thực hiện chức năng: “Hệ thống\Tạo dữ liệu cho năm làm việc

mới”

2.12.3 Kết chuyển toàn bộ số dư sang năm sau Thực hiện chức năng: “Số liệu\Chuyển số dư sang năm sau”



Trang 81

2.13 Hướng dẫn cập nhật số liệu tài sản

2.13.1 Cập nhật số dư TSCĐ không phải là đất Chức năng: Dùng để cập nhật số dư đầu của TSCĐ không phải là đất Tần xuất thực hiện: 1 lần khi bắt đầu hạch toán kế toán trên máy với DAS. Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Nhập số dư TSCĐ không phải là đất (hình 2.4.1 và hình 2.4.2)

Hình 2.4.1

Kích chuột vào đây để hiện

danh sách số dư

Trang chứa thông tin về Số(khối) lượng, nguyên giá, nguồn

gốc,…T.sảnHình 2.4.1

Kích chuột vào đây để hiện

danh sách số dư

Trang chứa thông tin về Số(khối) lượng, nguyên giá, nguồn

gốc,…T.sản



Trang 82

Cách thức cập nhật

2.13.1.1 Cách thêm mới số dư TSCĐ không phải là đất:

Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 2113). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản (chú ý: nếu không theo dõi được số dư tài sản theo từng chương/loại/khoản thì ô này có thể bỏ trống) Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại ô phòng ban: Nhập mã phòng ban đang sử dụng tài sản Tại ô thuộc loại: nhập mã loại của tài sản (chú ý để tìm nhanh đến loại tài sản ta nhớ các thông tin sau: loại tài sản là nhà có mã đầu là 1; vật kiến trúc có mã đầu là 2; phương tiện vận tải có mã đầu là 3; máy móc thiết bị có mã đầu là 4; tài sản cố định khác có mã là 5) Tại ô số thẻ: nhập vào mã thẻ của TSCĐ. Tại ô tên tài sản: nhập vào tên của tài sản cố định Tại ô năm bắt đầu tính hao mòn: nhập vào năm bắt đầu tính hao mòn của tài sản cố định (chú ý: đối với cập nhật số dư tài sản thì năm bắt đầu tính hao mòn bao giờ cũng bằng năm hạch toán)

Hình 2.4.2Hình 2.4.2



Trang 83

Tại ô tài khoản hao mòn: nhập vào tài khoản chứa thông tin hao mòn của TSCĐ. Sau khi nhập xong tài khoản hao mòn và gõ <Enter>, trang thông tin chứa số (khối) lượng, nguyên giá, nguồn gốc, mục đích sử dụng của tài sản sẽ hiện lên. Tại ô số lượng và khối lượng: nhập số lượng và khối lượng (đối với những tài sản thuộc loại nhà cửa, vật kiến trúc) của tài sản Tại ô tỷ lệ chất lượng còn lại: nhập tỷ lệ chất lượng còn lại của tài sản tính đến hết năm trước Tại ô nguyên giá và nguyên giá theo NSNN: nhập vào nguyên giá của tài sản và nguyên giá chia ra theo nguồn NSNN. Tại các ô nguồn gốc và mục đích sử dụng: nhập số (khối) lượng của tài sản theo nguồn gốc và mục đích sử dụng.

2.13.1.2 Cách sửa số dư TSCĐ không phải là đất:

Muốn sửa số dư của một tài sản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài sản, sau đó di chuyển đến tài sản cần sửa sau đó bấm vào <cập nhật> và di chuyển đến ô tài khoản sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết.

2.13.1.3 Cách xóa số dư TSCĐ không phải là đất:

Muốn sửa số dư của một tài sản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài sản, sau đó di chuyển đến tài sản cần sửa sau đó bấm vào nút <Xóa>, chương trình sẽ hỏi:


2.13.2 Cập nhật số dư TSCĐ là đất Cũng tương tự như cập nhật số dư TSCĐ không phải là đất (xem mục 2.4 Cập nhật số dư TSCĐ không phải là đất)



Trang 84

2.13.3 Cập nhật các chứng từ TSCĐ Các chứng từ TSCĐ bao gồm:

Nhập tăng TSCĐ không phải là đất: dùng để cập nhật các chứng từ tăng TSCĐ (do mua sắm, điều chuyển TSCĐ không phải là đất từ đơn vị khác đến)

Nhập tăng TSCĐ là đất: dùng để cập nhật các chứng từ tăng TSCĐ là đất (do mua sắm, điều chuyển TSCĐ là đất từ đơn vị khác đến)

Nhập tăng nguyên giá TSCĐ không phải là đất (đã có): dùng để cập nhật các chứng từ tăng nguyên giá TSCĐ (do nâng cấp, đánh giá lại,… TSCĐ không phải là đất)

Nhậpgiảm nguyên giá TSCĐ không phải là đất (đã có): dùng để cập nhật các chứng từ giảm nguyên giá TSCĐ (do tháo dỡ một số bộ phận, đánh giá lại,… TSCĐ không phải là đất)

Nhập tăng nguyên giá TSCĐ là đất (đã có): dùng để cập nhật các chứng từ tăng nguyên giá TSCĐ là đất (do đo đạc, đánh giá lại,… TSCĐ là đất)

Nhập giảm nguyên giá TSCĐ là đất (đã có): dùng để cập nhật các chứng từ giảm nguyên giá TSCĐ là đất (do đo đạc, đánh giá lại,… TSCĐ là đất)

Thanh lý TSCĐ không phải là đất: dùng để cập nhật các chứng từ thanh lý, điều chuyển TSCĐ không phải là đất đến đơn vị khác.

Thanh lý TSCĐ là đất: dùng để cập nhật các chứng từ thanh lý, điều chuyển TSCĐ là đất đến đơn vị khác.

Điều chuyển TSCĐ giữa các phòng, ban: dùng để cập nhật các chứng từ điều chuyển TSCĐ giữa các phòng, ban

Tính hao mòn TSCĐ: dùng để tính hao mòn TSCĐ vào cuối năm.

Cách thức cập nhật các chứng từ này cũng tương tự như cách cập nhật số dư TSCĐ đã nêu ở phần trên và cập nhật các chứng từ kế toán chung sẽ được trình bày ở phần dưới đây.



Trang 85

2.14 Các hướng dẫn khác

2.14.1 Hướng dẫn sao lưu dữ liệu Để thực hiện sao lưu dữ liệu, cần phải thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Dọn dẹp số liệu thông qua chức năng: “Hệ thống->Dọn dẹp số liệu & chỉ số”

Bước 2: Thực hiện chức năng “Hệ thống\Sao lưu số liệu”, màn hình sao lưu dữ liệu và cách thực hiện như sau:

Chú ý: Hàng tháng hoặc hàng tuần, tùy theo số lượng chứng từ nhiều hay ít, phải sao lưu dữ liệu ít nhất một lần, mỗi lần sao lưu ra 2 đĩa mềm mới khác nhau.

2.14.2 Cách phục hồi dữ liệu đã sao lưu? Anh (Chị) phải thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Thực hiện chức năng “Hệ thống\Sao lưu & phục hồi dữ liệu\Phục hồi số liệu”, màn hình phục hồi dữ liệu và cách thực hiện như sau:



Trang 86

Bước 2: Thoát khỏi chương trình để hoàn thành việc phục hồi dữ liệu

2.14.3 Tôi muốn chép dữ liệu kế toán đã cập nhật sang một máy khác thì phải làm như thế nào? Anh (Chị) phải thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Kiểm tra xem dữ liệu ở máy cũ đã được sao lưu ra đĩa mềm hay chưa, nếu chưa sao lưu thì phải thực hiện công việc như đã nêu ở mục 2.3.1

Bước 2: cài đặt chương trình vào máy mới. Chi tiết cách thực hiện cài đặt chương trình xem ở mục "Cách cài đặt chương trình."

Bước 3: Chạy chương trình để tạo năm làm việc.

Bước 4: Thực hiện chức năng “Hệ thống\Phục hồi số liệu”, màn hình phục hồi dữ liệu và cách thực hiện như sau:



Trang 87

Bước 5: Thoát khỏi chương trình để hoàn thành việc phục hồi dữ liệu

2.14.4 Tôi muốn thêm một chi tiết của một tài khoản (Ví dụ: tôi muốn thêm một cá nhân tạm ứng của tài khoản 312-Tạm ứng) thì phải làm như thế nào? Có 2 cách để thêm một chi tiết của một tài khoản:

Cách 1: Chọn chức năng “Mã hiệu->Danh mục nhóm chi tiết/Chi tiết”, màn hình hiện danh sách các nhóm chi tiết sẽ hiện lên như sau:



Trang 88

Trong màn hình này di chuyển đến nhóm chi tiết của chi tiết cần thêm sau đó bấm phím <Enter> (ví dụ: di chuyển đến nhóm chi tiết là danh mục cá nhân tạm ứng sau đó bấm phím <Enter>). Màn hình hiện danh sách các cá nhân tạm ứng thuộc danh mục các cá nhân tạm ứng sẽ hiện lên như sau:



Trang 89

Trong màn hình này ta bấm phím <F4> để thêm một chi thiết (theo ví dụ là một cá nhân tạm ứng) màn hình cập nhật một chi tiết sẽ hiện lên như sau:

Cách 2: Thêm ngay khi cập nhật chứng từ. Khi cập nhật chứng từ kế toán, nếu chi tiết không có trong danh mục các chi tiết thì thực hiện như sau:

Trong màn hình cập nhật chứng từ kế toán, tại dòng mã chi tiết tương ứng dùng phím F5 để tra cứu mã (Ví dụ: Tại dòng Người TƯ)

Nhập mã của chi

tiết ở đây

Nhập tên của chi tiết

ở đây

Chọn nút này để ghi


tiết ở đây


ở đây




Trang 90

sau khi bấm phím F5 màn hình hiện danh sách các chi tiết tương ứng sẽ hiện lên như sau:

trong màn hình này, bấm phím F4 để thêm một chi tiết cần thêm như sau:



Trang 91

2.14.5 Cách thay đổi chức danh và tên người ký ở trang cuối của các sổ, báo cáo Anh (Chị) chạy chương trình, sau đó chọn chức năng “Hệ thống\Các tham số hệ thống” để khai báo như sau:


tiết ở đây


ở đây



tiết ở đây


ở đây




Trang 92

2.14.6 Tôi đã tạo số liệu cho năm làm việc mới và cập nhật chứng từ kế toán rồi, nhưng tôi lại muốn chỉnh số liệu của năm trước khi quyết toán năm trước chưa được duyệt thì phải làm như thế nào? Anh (Chị) phải thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn năm làm việc là năm trước. Thực hiện chức năng: Hệ thống->Chọn dữ liệu năm làm việc



Trang 93

Bước 2: Thực hiện sửa chứng từ Bước 3: Chuyển lại số kinh phí năm nay->năm trước và chuyển số chi năm nay->năm trước Thực hiện chức năng: “Số liệu->Chuyển số năm nay->năm trước->chuyển”

Bước 4: Chuyển lại số dư sang năm sau Thực hiện chức năng: “Số liệu->Chuyển số dư sang năm sau”

2.14.7 Biểu B02-Phần I và Phần II cột nguồn NSNN và cột nguồn khác không có số liệu hoặc số liệu không đúng mặc dù Phụ biểu F02-1H số liệu đúng thì phải làm như thế nào? Số liệu không đúng là do khai báo nguồn kinh phí sai, để khai báo nguồn kinh phí bạn phải thực hiện các thao tác sau: Chọn chức năng: “Mã hiệu\Khai báo nguồn kinh phí”



Trang 94

Màn hình chọn nguồn NSNN cấp bằng dự toán:



Trang 95

Cách chọn các nguồn còn lại tương tự. Sau khi chọn xong các nguồn thực hiện tiếp như sau:



Trang 96



Trang 97

PHẦN 3: HƯỚNG DẪN CÁCH NHẬP SỐ LIỆU VÀO CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN

3.1 Khai báo các tham số hệ thống và khai báo một số danh mục cơ bản

3.1.1 Khai báo các tham số hệ thống Thực hiện chức năng “Hệ thống\Các tham số hệ thống”

Khai báo các tham số sau: Đơn vị cấp kinh phí, địa chỉ đơn vị, mã địa bàn hành chính, mã số đơn vị sử dụng NSNN, tài khoản dự toán, kho bạc mở tài khoản dự toán.



Trang 98

Khai báo tiếp các thông tin sau: Mã chương tiêu đề báo cáo tài chính; các chức danh người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị; họ tên người lập biểu, họ tên kế toán trưởng, họ tên thủ trưởng đơn vị:



Trang 99

3.1.2 Cập nhật tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị Thực hiện chức năng: “Mã hiệu\Danh mục nhóm chi tiết/Chi tiết”:



Trang 100

Tiếp theo di chuyển đến dòng “Danh mục tài khoản dự toán/Tiền gửi” rồi gõ Enter:



Trang 101

Thực hiện bấm phím F4 để thêm lần lượt tài khoản dự toán, tài khoản tạm ứng, tài khoản thực chi, tài khoản tiền gửi. Mỗi lẫn bấm phím F4 để thêm 1 tài khoản (có 4 tài khoản thì phải bấm phím F4 4 lần).

3.1.3 Cập nhật danh mục các phòng ban thuộc đơn vị Thực hiện chức năng: “Mã hiệu\Danh mục nhóm chi tiết/Chi tiết”:



Trang 102

Tiếp theo di chuyển đến dòng “Danh mục phòng, ban” rồi gõ Enter:



Trang 103

Thực hiện bấm phím F4 để thêm lần lượt các phòng, ban. Mỗi lẫn bấm phím F4 để thêm 1 phòng ban (có 3 phòng ban thì phải bấm phím F4 3 lần).

Chú ý: Tên hiệu: Là tên Phòng, ban Mã hiệu: Là số hiệu của phòng, ban



Trang 104

Tên rút gọn: Nhập vào tên rút gọn của phòng ban, vd: Tên phòng ban là: Phòng Hiệu trưởng, thì tên rút gọn là: H.Trưởng Bậc: nhập 1, chi tiết nhập C

3.2 Cập nhật các số dư và dự toán được giao

3.2.1 Cập nhật số dư các tài khoản Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư các tài khoản” Chức năng: Dùng để cập nhật số dư đầu kỳ và các chi tiết của các tài khoản Tần xuất thực hiện: 1 lần khi bắt đầu hạch toán kế toán trên máy với DAS. Chú ý: Chỉ cập nhật số dư chi tiết của tài khoản, số dư của cả tài khoản sẽ tự động được tính từ các số dư chi tiết. Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào số dư các tài khoản

3.2.1.1 Cách thêm mới số dư một tài khoản

Để thêm số dư chi tiết của một tài khoản (hoặc số dư chi tiết của một tài khoản) ta chọn nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 46111). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và dòng ngoại tệ (ví dụ: các chi tiết tương ứng với



Trang 105

tài khoản 46111 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản. Ví dụ: 30221403 Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 46111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn NSNN và mục + tiểu mục 6551 vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn NSNN (0101) và T.mục 6551) Tại ô ngoại tệ: gõ vào mã của đồng ngoại tệ cần cập nhập (chỉ cập nhật được ngoại tệ đối với các tài khoản cần theo dõi theo nguyên tệ) Tại ô số dư nợ NT (ngoại tệ): gõ vào số dư theo ngoại tệ Tại ô số dư nợ lượng: gõ vào số lượng còn tồn Tại ô số dư nợ: gõ vào số tiền theo đồng Việt nam (nếu tài khoản này có số dư bên nợ) Tại ô số dư có: gõ vào số tiền theo đồng Việt nam (nếu tài khoản này có số dư bên có) Sau ghi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết ta bấm vào nút <Ghi> để ghi số dư chi tiết vừa nhập.



Trang 106

3.2.1.2 Cách sửa số dư

Muốn sửa số dư của một tài khoản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài khoản và chi tiết của chúng, sau đó di chuyển đến tài khoản và chi tiết liên quan cần sửa sau đó bấm vào <cập nhật> và di chuyển đến ô tài khoản sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết.

3.2.1.3 Cách xóa số dư

Muốn xóa số dư của một tài khoản nào đó ta bấm vào nút danh sách để hiện danh sách các số dư của các tài khoản và chi tiết của chúng, sau đó bấm vào nút <Xóa>, máy sẽ hỏi



Trang 107


3.2.2 Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang Thực hiện chức năng Cập nhật số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang, thông qua chức năng: “Số liệu\Cập nhật số dư\Vào số dư kinh phí kỳ trước chuyển sang”

3.2.3 Cập nhật số dư kinh phí đã rút từ kho bạc về nhưng chưa sử dụng hết hoặc số dư kinh phí bằng nguồn thu học phí, thu khác còn thừa chuyển sang Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào số dư KP kỳ trước chuyển sang



Trang 108

Cách thức cập nhật Cách thêm mới số dư kinh phí Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư (Tk: 46111, 46112, 46211, 46221) sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 46111). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và Dư nợ (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 46111 là: Nguồn kinh phí và mục tiểu mục theo mục lục NSNN). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 46111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có 2 chi tiết tương ứng là nguồn kinh phí và mục, tiểu mục, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn kinh phí thường xuyên của đơn vị sự nghiệp có thu và T.mục 7000 vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã của nguồn 0103 và mục 7000)

Bước 1: Chọn số năm

trước

Bước 2: Chọn Chấp nhận để cập nhất số dư KP năm trước


trước




Trang 109

Cách sửa số dư kinh phí Cách sửa số dư kinh phí cũng tương tự như cách sửa số dư tài khoản Cách xóa số dư kinh phí Cách xóa số dư kinh phí cũng tương tự như cách xó số dư tài khoản

3.2.4 Cập nhật số thu chưa phân phối kỳ trước chuyển sang Nhập vào tài khoản 5111 (học phí), 5118 (thu khác) theo từng loại hoạt động, số thu chưa phân phối nhập vào số dư có

Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật số dư ->Vào số dư KP kỳ trước chuyển sang



Trang 110

Cách thức cập nhật Cách thêm mới số thu chưa phân phối kỳ trước chuyển sang Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư (Tk: 5111,5118) sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 5111). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 3 dòng nằm giữa dòng đơn vị và Dư nợ (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 5111 là: Danh mục các hoạt động sự nghiệp). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 5111, như đã nêu ở trên, tài khoản này có chi tiết tương ứng là hoạt động sự nghiệp, ta cần nhập số dư chi tiết cho thu học phí vì vậy tại dòng Thu sự nghiệp ta nhập mã 0901 - Học phí)


trước



trước




Trang 111

3.2.5 Cập nhật số dự toán 3.2.5.1 Cập nhật số dư dự toán (nếu có)

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Nhập dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo nhóm mục” như sau: Chức năng: Dùng để cập nhật số dư dự toán kinh phí còn ở kho bạc (nếu có) Tần xuất thực hiện: Cập nhật đầu năm của các năm tài chính. Cách cập nhật: Chọn chức năng: Số liệu->Cập nhật dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán->Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo nhóm mục (hoặc Nhập số dư dự toán năm trước chuyển sang theo mục)



Trang 112

3.2.5.1.1 Cách thêm mới số dư dự toán Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dư sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 0081). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ hiện lên tương ứng tại 2 dòng nằm dưới dòng đơn vị (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 0081 là: Nguồn kinh phí). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 0081, như đã nêu ở trên, tài khoản này có chi tiết là nguồn kinh phí, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn Kinh phí thường xuyên của đơn vị sự nghiệp có thu cấp bằng dự toán vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã nguồn Kinh phí thường xuyên của đơn vị sự nghiệp có thu cấp bằng dự toán (0103)) Tại khung lưới chứa các thông tin về số dư dự toán theo từng nhóm mục thực hiện như sau: Tại cột quí 1 nhập số dư dự toán của từng nhóm mục. Sau khi nhập xong số dư dự toán chọn nút <Ghi> để ghi số dư dự toán vừa nhập.



Trang 113

3.2.5.1.2 Cách sửa số dư dự toán Muốn sửa số dư dự toán ta kích chuột vào nút <Đầu>, <Trước>, <Sau>, <Cuối> để di chuyển số dư dự toán cần sửa, sau đó tiến hành sửa những thông tin cần thiết, sửa xong chọn nút <Ghi> để ghi lại.

3.2.5.1.3 Cách xóa số dư dự toán Muốn xóa số dư dự toán ta kích chuột vào nút <Đầu>, <Trước>, <Sau>, <Cuối> để di chuyển số dư dự toán cần xóa sau đó bấm vào nút <Xóa>, chương trình sẽ hỏi:



Trang 114


3.2.5.2 Cập nhật số dự toán giao đầu năm

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Nhập dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập dự toán theo nhóm mục” như sau:

3.2.5.2.1 Cách thêm mới số dự toán Bấm nút <Mới>, con trỏ sẽ xuất hiện tại ô số quyết định, tại ô này gõ vào số quyết định được giao dự toán sau đó gõ <Enter>. Con trỏ xuất hiện tại ô Ngày quyết định, tại ô này gõ vào ngày quyết dịnh được giao dự toán sau đó gõ <Enter>. Con trỏ xuất hiện tại ô Niên độ, tại ô này gõ vào niên độ là: “2 - năm nay” sau đó gõ Enter . con trỏ sẽ xuất hiện tại ô tài khoản, tại ô này gõ vào tài khoản cần nhập số dự toán sau đó gõ <Enter> (ví dụ: 0081). Lúc này các chi tiết liên quan đến tài khoản sẽ



Trang 115

hiện lên tương ứng tại 2 dòng nằm dưới dòng đơn vị (ví dụ: các chi tiết tương ứng với tài khoản 0081 là: Nguồn kinh phí). Tại ô C/L/K (Chương/Loại/Khoản): gõ vào đầy đủ mã chương, loại và khoản Tại ô đơn vị: gõ vào mã cần theo dõi Tại các ô chi tiết liên quan: nhập các chi tiết liên quan đến tài khoản (ví dụ: đối với tài khoản 0081, như đã nêu ở trên, tài khoản này có chi tiết là nguồn kinh phí, ta cần nhập số dư chi tiết cho nguồn Kinh phí thường xuyên của đơn vị sự nghiệp có thu cấp bằng dự toán vì vậy tại dòng Nguồn kinh phí ta nhập mã nguồn Kinh phí thường xuyên của đơn vị sự nghiệp có thu cấp bằng dự toán (0103)) Tại khung lưới chứa các thông tin về số dự toán theo từng nhóm mục thực hiện như sau: Tại cột quí 1, quí 2, quí 3, quí 4 nhập số dự toán của từng nhóm mục. Sau khi nhập xong số dự toán chọn nút <Ghi> để ghi số dự toán vừa nhập.

3.2.5.2.2 Cách sửa số dự toán Như cách sửa số dư dự toán



Trang 116

3.2.5.2.3 Cách xóa số dự toán Như cách xóa số dư dự toán

3.2.5.3 Cập nhật số dự toán giao bổ sung, điều chỉnh

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Nhập dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập bổ sung dự toán theo nhóm mục” như sau:

Cách thức cập nhật cũng tương tự như nhập dự toán được giao đầu năm, tuy nhiên cần chú ý là đối với nhóm mục điều chỉnh giảm thì ghi số âm (-), đối với nhóm mục bổ sung hoặc điều chỉnh tăng ghi số dương

3.2.5.4 Cập nhật số dự toán bị hủy cuối năm

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Nhập dự toán, nhu cầu chi quí, chỉ tiêu khoán\Nhập hủy bỏ dự toán theo nhóm mục” như sau:



Trang 117

Chú ý: Cách thức cập nhật cũng tương tự như nhập dự toán được giao đầu năm

3.3 Cập nhật chứng từ kế toán và các bút toán tự động

3.3.1 Cập nhật chứng từ liên quan đến nguồn NSNN 3.3.1.1 Cập nhật chứng từ rút dự toán về quỹ tiền mặt - rút thực chi

Giả sử trong tháng 3 rút dự toán về chi lương các mục:

Mục, tiểu mục Số tiền (đồng) 6001 10.883.300 6051 3.209.900 6101 1.000.600 6103 5.139.500

Thực hiện như sau: Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau:



Trang 118

Trước tiên ta nhập số liệu cho mục, tiểu mục 6001:



Trang 119

Tiếp theo nhập mục, tiểu mục 6051:



Trang 120

Tiếp theo nhập mục, tiểu mục 6101:

Tiếp tục nhập mục, tiểu mục 6103:



Trang 121

Sau khi bấm vào nút <Xem> màn hình hiện và in phiếu thu, giấy rút như sau: Phiếu thu:



Trang 122

Giấy rút:



Trang 123

3.3.1.2 Cập nhật chứng từ rút dự toán - rút tạm ứng (đã được giao dự toán)

Giả sử trong tháng 3 rút dự toán về chi các khoản như sau:

Mục, tiểu mục Số tiền (đồng) 6701 48.000 6702 40.000 6704 750.000 7001 205.000 7002 1.064.200 7003 64.000 7799 363.000



Trang 124


Trước tiên ta nhập số liệu cho mục, tiểu mục 6701:



Trang 125

Tiếp theo lần lượt bấm vào nút <Dòng CT> để nhập số liệu của các mục, tiểu mục: 6702, 6704, 7001, 7002, 7003, 7799:



Trang 126

3.3.1.3 Cập nhật chứng từ rút dự toán thanh toán qua Kho bạc

Giả sử trong tháng 3 có chứng từ thanh toán tiền điện thoại tháng 1+tháng 2 năm 2006 với số tiền 235.000 đồng Thực hiện như sau: Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau:



Trang 127

Nhập số liệu như sau:



Trang 128

màn hình in giấy rút sẽ hiện lên như sau:



Trang 129

3.3.1.4 Cập nhật chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt từ khoản tạm ứng

KB

Giả sử trong tháng 3 có chứng từ chi số 11 trả tiền khoán công tác phí với số tiền là 750.000 đồng và trả tiền học phẩm là 205.000 đồng. Thực hiện như sau: Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau:



Trang 130

Nhập số liệu như sau: Trước tiên ta nhập số liệu liên quan đến thanh toán công tác phí:



Trang 131

tiếp theo nhập số liệu liên quan đến học phẩm và in phiếu chi:

Màn hình xem và in phiếu chi:



Trang 132

3.3.1.5 Cập nhật các bút toán xác định lương, BHXH, BHYT phải trả

Giả sử trong tháng 3 số liệu lương như sau:

Nội dung Tiểu mục Số tiền

Tiền lương (100%) 6001 11.577.979 Tiền công (100%) 6051 3.414.787 Phục cấp chức vụ (100%) 6101 1.064.468 Phụ cấp trách nhiệm (100%) 6103 5.139.500 15% BHXH 6301 2.408.585 2% BHYT 6302 321.145 5% BHXH trừ vào lương 6001 578.899 1% BHYT trừ vào lương 6001 115.780 5% BHXH trừ vào tiền công 6051 170.739 1% BHYT trừ vào tiền công 6051 34.148 5% BHXH trừ vào phụ cấp 6101 53.223 1% BHYT trừ vào phụ cấp 6101 10.645

Có 2 cách để nhập số liệu lương, BHXH, BHYT phải trả:

3.3.1.5.1 Cách 1: Cập nhật thông qua chức năng cập nhật chứng từ kế toán Thực hiện như sau: Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau:



Trang 133

Nhập số liệu như sau: Trước tiên ta nhập số liệu liên quan đến lương:



Trang 134

bấm vào <Dòng Ct> để nhập tiếp các khoản còn lại như sau: Tiền công:

Phụ cấp chức vụ:



Trang 135

Phụ cấp thu hút:

15% BHXH:



Trang 136

2% BHYT:

5% BHXH trừ vào lương:



Trang 137

1% BHYT trừ vào lương:

...

3.3.1.5.2 Cách 2: cập nhật số liệu lương hàng tháng sau đó máy tự tính



Trang 138

Bước 1: Nhập số liệu lương thông qua chức năng:

Sau đó nhập lương của từng cán bộ theo màn hình dưới.



Trang 139

Ô " Hệ số lương cũ" dùng để tính phụ cấp bảo lưu, ví dụ đối với phụ cấp

thanh tra ông A, tháng 9/2008 đang thuộc ngạch thanh tra với hệ số lương là 4,32 phụ cấp ưu đãi là 0,25, tháng 10 lên thanh tra chính hệ số 4,4 hệ số phụ cấp ưu đãi là 0,2.

Vậy tháng 9 tổng lương và phụ cấp là: 4,32 * 450.000 + 4,32 * 0,25 * 450.000 = 2.430.000 Tháng 10 tổng lương và phụ cấp là: 4,4 * 450.000 + 4,4 * 0,2 * 450.000 = 2.376.000 ->Phụ cấp bảo lưu là: 2.430.000 - 2.376.000 = 54.000

Để nhập lương cho cán bộ tiếp theo thực hiện lại B1.



Trang 140

Chú ý: chỉ cần nhập số liệu 1 tháng, sang tháng sau, khi chọn nhập số liệu lương tháng, chương trình sẽ copy toàn bộ số liệu từ tháng trước sang.

Để nhập phụ cấp cho từng cán bộ bấm vào nút "Nhập phụ cấp", như màn hình dưới:

Sau đó màn hình nhập Phụ cấp hiện ra như sau:



Trang 141

Chú ý: * Phụ cấp tính bảo lưu và hệ số cũ dùng để tính phụ cấp bảo lưu như ví

dụ trên * Đối với 1 số loại phụ cấp tính theo số tiền tuyệt đối, tức là được hưởng

1 khoản tiền hàng tháng thì nhập thẳng số tiền vào (xem khai báo danh mục phụ cấp trong phần mã hiệu)

* Đối với những khoản phụ cấp được tính theo % thì đều nhập theo hệ số, ví dụ: phụ cấp ưu đãi giáo dục là 40 % thì nhập là 0,4

* Đối với phụ cấp thâm niên vượt khung, nhập hệ số là số % được hưởng quy ra hệ số, ví dụ: phụ cấp thâm niên vượt khung là 7% thì nhập là 0,07 không nhập vào giá trị 0,7 x (nhân) hệ số lương

Bước 2: Nhập số liệu truy lĩnh lương thông qua chức năng:



Trang 142


Sau đó màn hình “Nhập số liệu lương truy lĩnh” hiện ra như sau:



Trang 143

Căn cứ vào hướng dẫn và nhập theo như hình trên

Thực hiện theo 4 bước để nhập truy lĩnh lương cho từng cán bộ CCVC, để nhập tiếp cho cán bộ khác thực hiện lại Bước 1 (B1).

Chú ý: - Hệ số truy lĩnh là hệ số truy lĩnh lương được hưởng - Số tháng truy lĩnh là số tháng được hưởng truy lĩnh

Ví dụ: ông A được lên lương từ tháng 7 hệ số cũ 3,00 lên 3,4, nhưng đầu tháng 9 mới có quyết định lên lương vì vậy hệ số truy lĩnh là 0,4 số tháng truy lĩnh là 2

Bước 3: Tính số liệu lương để đưa số liệu vào bảng lương

Thông qua chức năng:



Trang 144


Bước 3: Nhập số liệu làm đêm, làm thêm giờ




Trang 145


Tiếp theo nhập số liệu theo hướng dẫn của màn hình dưới:



Trang 146

Bước 4: Tính tiền làm đêm, làm thêm giờ hàng tháng




Trang 147


Bước 5: Đinh khoản tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ




Trang 148

Chú ý: - Nhập vào Ô “T.ứng KB” giá trị 0 trong trường hợp thực chi lương từ NSNN, giá trị 1 trong trường hợp tạm ứng kho bạc để chi lương từ NSNN

- Nhập vào Ô “Chưa ghi thu, ghi chi ngân sách” là C trường hợp chi lương từ nguồn phí, lệ phí chưa ghi thu, ghi chi, là K trong trường hợp ngược lại.

3.3.1.6 Cập nhật các bút toán trả lương, phụ cấp

Trả lương cho cán bộ công nhân viên với số liệu sau:



Trang 149

Nội dung Tiểu mục Số tiền

Tiền lương (94%) 6001 10.883.300 Tiền công (94%) 6051 3.209.900 Phục cấp chức vụ (94%) 6101 1.000.600 Phụ cấp trách nhiệm (100%) 6103 5.139.500 Tổng 20.233.300




Trang 150

3.3.1.7 Cập nhật các bút toán trả BHXH, BHYT

Trả BHXH, BHYT với số liệu sau:

Nội dung Mục, tiểu mục Số tiền

15% BHXH 6301 2.408.585 2% BHYT 6302 321.145 5% BHXH trừ vào lương 6001 578.899 1% BHYT trừ vào lương 6001 115.780 5% BHXH trừ vào tiền công 6051 170.739 1% BHYT trừ vào tiền công 6051 34.148 5% BHXH trừ vào phụ cấp 6101 53.223 1% BHYT trừ vào phụ cấp 6101 10.645

Thực hiện như sau:



Trang 151

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau:



Trang 152

.....



Trang 153

3.3.1.8 Thanh toán kinh phí tạm ứng với KB

Trong phần trước, ta đã có ví dụ về rút tạm ứng kinh phí tại KB, và ví dụ về chi hoạt động từ khoản kinh phí tạm ứng này, với các số liệu: Rút tạm ứng:

Mục, tiểu mục Số tiền (đồng) 6701 48.000 6702 40.000 6704 750.000 7001 205.000 7002 1.064.200 7003 64.000 7799 363.000

Chi hoạt động từ kinh phí tạm ứng: T.mục 6704: 750.000 đồng, T.mục 7001: 205.000 đồng. Ta tiến hành thủ tục thanh toán với Kho bạc như sau: Bước 1:

Chọn chức năng: Báo biểu\Sổ, thẻ kế toán chi tiết\Bảng kê chứng từ thanh toán/Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” để in bảng kê chứng từ thanh toán và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng với kho bạc

Cách in như sau:




Trang 154

Màn hình hỏi đáp điều kiện báo cáo sẽ hiện lên, điền các thông tin như sau, sau đó bấm vào nút <Chấp nhận>



Trang 155




Trang 156

bấm vào nút <Chấp nhận> màn hình hiện bảng kê chứng từ thanh toán như sau:




Trang 157

Bước 2: Khi kho bạc đồng ý thanh toán tạm ứng, thực hiện chức năng: Số liệu\Chuyển chứng từ tạm ứng thành thực chi\Chuyển chứng từ tạm ứng thành thực chi:

thực hiện các bước như hình vẽ, màn hình chọn các chứng từ cần chuyển thành thực chi sẽ hiện ra như sau:



Trang 158

3.3.1.9 Định khoản tự động có 0081, 0091,...

Thực hiện chức năng Số liệu\Định khoản tự động có 008,009 chọn tiếp Định khoản tự động có 008,009 màn hình thực hiện như sau:



Trang 159



Trang 160

3.3.2 Cập nhật chứng từ liên quan đến nguồn thu phí, lệ phí phải ghi thu, ghi chi NSNN

3.3.2.1 Thu học phí và xác định số phải nộp cấp trên

Giả sử tháng 3 thu học phí học kỳ 2 với số tiền là 60.000.000 đồng, số phải nộp cấp trên là 10.200.000 đồng Thực hiện như sau: Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” như sau:



Trang 161

Xác định số phải nộp cấp trên (bấm vào <Dòng CT> để nhập tiếp):



Trang 162

3.3.2.2 Nộp tiền vào Kho bạc

Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” cập nhật như sau:

3.3.2.3 Nộp trả cấp trên




Trang 163

3.3.2.4 Xác định phần hỗ trợ tăng lương




Trang 164

3.3.2.5 Rút tiền học phí về chi các khoản


3.3.2.6 Chi sửa chữa nhỏ từ nguồn thu học phí (phải ghi thu, ghi chi)




Trang 165

3.3.2.7 Trả tiền hỗ trợ tăng lương




Trang 166

3.3.2.8 Cuối năm được ghi thu, ghi chi NSNN

3.3.2.8.1 Chuyển số chưa ghi chi NSNN thành đã ghi chi NSNN Chọn chức năng: “Số liệu\Chuyển chứng từ chưa ghi chi NSNN ->Ghi chi NSNN\1. Chuyển chứng từ chưa ghi chi NSNN ->Ghi chi NSNN”

thực hiện tiếp các bước như sau:



Trang 167

3.3.2.8.2 Bổ sung nguồn kinh phí Thực hiện chức năng: “Số liệu\Cập nhật chứng từ kế toán chung” cập nhật như sau:



Trang 168

Bấm lần lượt vào nút <Dòng CT> để cập nhật tiếp các mục, tiểu mục khác

3.3.2.9 Đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán vẫn chưa được ghi thu, ghi chi hoặc số thu được nhưng chưa chi hết




Trang 169

Documents

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán DAS 8 DAS 8.0.pdf · 2.6 Qui trình hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng với kho bạc Nhà nước