1

Teorikurs for Utgående fakturaansvarligAR (Accounts Receivables) og PA (Project Accounts)

Innkreving – Fra faktureringsbehov til innbetaling

Knut Are Haveland

Seksjon for regnskapØkonomiavdelingen (ØKA) Oppdatert 24. september 2018

Opplæring av utgående fakturaansvarlig

• Teorikurs

– Innkrevings- / utgående fakturabehandlingsprosess

• Systemopplæring:

– Systemopplæring AR Kundemodul– Systemopplæring PA Prosjektmodul (eget kurs).

2

Hele verdikjeden i utgående fakturabehandling -fra faktureringsbehov til innbetaling…

Avtale om oppdrag/bidrag

/salg

Grunnlag for fakturering

Innbetaling-og

innfordring

Rammebetingelsene

• Lov om bokføring• Lov om merverdiavgift• Lov om foreldelse av fordringer• Reglement for økonomistyring i staten, med

bestemmelser• Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdep. om

økonomiforvaltningen ved universitetet og høyskoler• Interne rutiner ved UiB• Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet

ved UiB • Lov om regnskap (randsone)

3

Bokføringsforskriften

• § 5-1-1. Salgsdokumentets innhold

Fakturaansvarligrollen og ansvarAnsvaret til fakturaansvarlig i prosessen fra faktureringsbehov til innbetaling

Sørge for:

• Gyldig fakturagrunnlag m/ underbilag• Fakturere korrekt juridisk enhet (kunde)• Riktig inntektskontering inkl. mva-behandling• Arkivansvar i 10 år for

– Fakturagrunnlag/ bakgrunn/avtale for utfakturering– Eventuelle vedlegg som ikke er lastet opp sammen m/ faktura i OA

• Følger opp at fakturaen blir betalt• Oppfølging av ubetalte fakturaer

– inkasso, følges opp manuelt, krediteres eller avskrives.

4

Hvorfor kundereskontro?

• Kunderegister over alle våre kunder• Registrere alle krav vi har overfor våre kunder• Viser alle fakturaer, kreditnotaer, innbetalinger og utbetalinger.• Gjøre det mulig å purre på en rasjonell måte• Forenkle rapportering• Krav i økonomireglementet• Krav i Bokføringsreglene

• Regnskapsprinsippet gjelder- Inntekten blir ført i regnskapet når fakturaen er laget

- Inntekten vises i regnskapet og rapporter selv om fakturaen ikke er betalt.

Hovedbok (GL)

Leverandørreskontro(AP)

Kundereskontro(AR)

Anleggsregister(FA)

Lønns-system Personal-

system

Innkjøps-system

Faktura-behandling

(IP)

Bestilling(PM)

Skanning & e- faktura(E&H)

Prosjekt-modul(PA)

Lønns-og

personalsystem(PAGA)

Rapportdatabase (Tableau)

Hver natt overføres data fra alle moduler

- BW-rapp. er i sann tid

Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler

Utgifter

Elektronisk arkiv

Inntekter

5

Dokumentasjonskrav til en faktura

�En skal alltid ha et gyldig grunnlag for fakturaen

• Utarbeid et Fakturagrunnlag (eget skjema)

– Grunnlaget skal bygge på skriftligunderdokumentasjon.

Eks. Kontrakt, avtale, bestilling/rekvisisjon, påmelding, levert vare/tjeneste

• Arkivansvar i 10 år

�Bruk skjema for Fakturagrunnlag

Leveringsdato kommer på fakturaen

Fakturagrunnlag - samme skjema for fakturagrunnlag både i AR og i PA

Sjekk at kunden er opprettetIkke? : send melding om oppretting av ny kunde eller endring- leveringsadresse - fakturaadresse

Sjekk at kundenummeret som velges har riktig profilklasse

Linjeartikler viser hva som faktureres, mengde og pris (kommer på fakturaen)

Når fakturaen er registrert noteres fakturanummeret her

Kontostreng m/mva kode

(mva-koden legges inn på hver enkelt linjeartillellinje)

Valuta

Fakturaen skal ikke sendes til kunden

6

• UiBs faktura

Hva gjør en når innbetalingen kommer først?

• Innbetalingen genererer behov for fakturering

• Lag fakturaen som vanlig. Velg ”NEI” når du registrer faktura i transaksjonsfeltet ’Skal faktura sendes kunden’ Faktura blir ikke skrevet ut eller sendt til kunden. Fakturakopi finner du i Tableau-rapporten Utgående faktura.

• Gi melding til Regnskapskontoret om at faktura er laget –oppgi faktura nr og hvilken innbetaling det gjelder.

7

”Fiktiv Faktura”

• ”FiktivFaktura”

�DVS:Faktura blir laget på bakgrunn av innbetalinger som er kommet fra banken.Faktura blir laget i etterkant av innbetalinger

velg ”Nei” ved registrering i feltet:’Skal faktura sendes til kunde’

Faktura blir ikke sendt til kunden

8

En viktig begrepsavklaring

• Vi har i dag system for å sende faktura som vedlegg til E-post og som elektronisk faktura.

• Oppsett av utsending via betalingsformidler krever opplysninger som regnskapskontoret/ saksbehandler vil innhente direkte fra kunden.

Faktura som vedlegg til E-post

Faktura blir sendt som PDF-vedlegg i en e-post til kunden

Elektronisk fakturaFaktura blir sendt via betalingsformidler til kunden

� Slik vi kjenner det fra egen nettbank

Kunden

• Kunden er den som juridisk er forpliktet til å betale fakturaen

• Dersom en fakturerer en norsk organisasjon skal disse identifiseres med organisasjonsnummer

• En kan fakturere underavdelinger direkte dersom de er registrert som underorganisasjoner med egne org. nummer

• Fakturamottak – har kunden fakturamottak skal det kun faktureres til denne adressen. Vær da obs på om de krever at fakturaen skal merkes med bestillerkode eller lignende. Det finnes noen få kunder som har flere fakturamottak. Eksempel på dette er Bergen kommune. For disse kundene har vi brukt ”NB!VELG RIKTIG UNDERENHET” som default. Husk da å velge riktig adresse!

� Utgående faktura\Kunder i Tableau – alle registrerte kunder m/ adr., type utsendelsesmåte, krav til merking mm

9

Utgående faktura\Kunder i Tableau

• Alle registrerte kunder m/ adr., type utsendelsesmåte, krav til merking mm.

Kundeprofilklasser• Vi deler kundene i 5 profilklasser

1. Personer (15 dg bet. Purres av Regnskapskontoret) 2. Standard (30 dg bet. firma + off. inst. Purres av Regnskapskontoret)3. Utland (engelske purrebrev – 30 dg bet. To purringer sendes av

Regnskapskontoret)4. Bidragsytere (30 dg bet. Betalingspåminning sendes en gang av

Regnskapskontoret)5. Privatister (15 dg bet. Blir ikke purret. Brukes kun ved fakturering av

eksamensgebyr som skal være betalt før eksamen avlegges. Fakturaer i denne profilklassen skal krediteres dersom de ikke blir betalt.)

► Dere må alltid ta stilling til hvilken profilklasse kundene deres skal ha!

Utgående faktura\Kunder i Tableau :

I AR kan en se profilklassen når en søker opp kunden. I PA er det ikke mulig å sjekke hvilken profil kunden har, dersom en er i tvil kan en ta kontakt med Regnskapskontoret/Issue-tracker

10

Hvordan sjekke profilklasse på kunde i AR

Søk opp kunden ved å klikke på det grå feltet/plukklisten helt til

høyre. Skriv inn navnet på kunden med % tegn foran og bak. I boksen som kommer opp

Kunden kan ha flere kundenummer der hvert

kundenummer er knyttet til ulik profilklasse for kunden

Dersom det ikke står noe i feltet kontobeskrivelse er det en

’Standard kunde’ (evt. ’Person’-kunde dersom kunden er en privatperson, eller ’Utland’

dersom kunden har adresse utland)

Velg riktig kunde

AR

• En kunde kan ha flere kundenummer der hvert nummer er knyttet til ulik profilklasse

• Hvert kundenummer kan ha– flere faktureringsadresser– flere levringsadresse

PA

• I PA – faktureringskilden er kunden

11

Kundeopprettelser/-vedlikehold• Kundeopplysninger

- Skjema for:

• Registrere ny/endring kunde.• Registrere ny/endring kunder.

Kundeopprettelser/-vedlikehold

12

Fakturaopplysninger- registreres når en lager faktura i AR/PA

� Om faktura skal sendes til kunde: Ja/Nei (’Fiktiv’ faktura)

� Registrering av opplysninger til kunden:- Deres ref - Bestillingsnummer (Deres ordrenummer)- Bestillerkode/merknad- Kontraktsnummer

� E-postadressen til saksbehandler er obligatorisk� Både Leverings- og faktureringsadresse registreres� Mulighet for å legge inn leveringsdato

� Laste opp vedlegg til faktura

Fakturaopplysninger

13

Vedlegg

Vedlegg til faktura/kreditnota skal lastes opp i AR/PA

� Vedlegg MÅ være i format pdf eller tif. � Vedlegget kan være på max 2 MB� Arkiveres sammen med faktura i e-arkiv

Kjøreregel for vedlegg:Kun nødvendige dokument som belyser faktureringen

� Unngå sensitive opplysninger

Skal faktura lages i AR eller PA?

AR – Kundemodul

• Fakturaer som ikke skal føres i PA-modul

• Når vi ønsker å få inntektsført et beløp på

– Grunnbevilgning Annuum (000000) og Prosjekt (700000 -799999)

– eller et ”GL-prosjekt” (i prosjekt-serien 100000 – 699999)

PA – modul skal brukes når:

• BOA – prosjekter opprettet i PA – modul

– ALLE faktura lages i PA• PA - prosjekt får

løpenummer i serie fra 800000 -

Har vi et krav overfor en ekstern* kunde -> LAGE FAKTURA

•Salg av varer og tjenester

•Refusjon av utgifter

* Dersom du fakturerer for UiB, er Uni Research As, Nsd, Cessda og BTO eksterne kunder.

– de er selvstendige, juridiske enheter.

( Har vi et krav overfor en intern kunde -> LAGE INTERNFAKTURA )

14

Litt om UiBs kontoplan

27

XX XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XX XXXXXX

Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet

Kontostrengen (32):

1. Firma (2)2. Art (4)3. Prosjekt (6)4. Sted (6)5. Analyse (6)6. Motpart (2)7. Aktivitet (6)

MVA (2):

løses utenfor kontoplanen

-inngår ikke i kontostrengen

er delt inn i syv segment – 32 posisjonerAntall siffer i hver kode er notert i parentes

Eksempel:

01-3202-000000-170000-246012-00-000000

Artsklasser – kun 1 av 9 artsklasser er aktuell v/ utg. fakturering

28

Klasse 3 Driftsinntekter

Klasse 4 Kjøp av større utstyr og vedlikeholds-/ombygningskostnader

Klasse 5 Kostnader for arbeidskraft

Klasse 6 Andre Driftskostnader

Klasse 7 Andre driftskostnader

Klasse 8 Finansinntekter og – kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader

Klasse 9 Interne transaksjoner

2 hovedtyper arter:

•BALANSEARTER : klasse 1 - 2

•RESULTATARTER: klasse 3 - 9

15

Artskontoplanen ved UiB

• En absolutt(!) hovedregel:

Bruk artsklasse 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene)

– Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen og mva-koder:• 3000 – 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03)

– 3034 Billettinntekter (04) (Bergen museum)

– 3006 Salg av mat og drikke (07) (Bergen museum)

• 3100 – 3199 Salgsinntekter, fritatt etter mva loven (05, 52)• 3200 – 3999 Salgsinntekter unntatt mva loven (06, 00)

(Artskontoplan for UiB og for Uni Research / Randsoner finner du på følgende sti:

internett: For Ansatte/Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/Annen Informasjon/Kontoplan)

Artskontoplanen ved UiB

16

MVA - fire typer inntekter

Oppfølging av innbetalinger – purringer/inkasso

�To måter:

• Tableau – Utgående faktura• Aldersfordeling• Oversikt over fakturaer

• Oppslag i AR kundemodul

17

� Utgående faktura\Aldersfordeling

Oppfølging av innbetalinger - Tableau

Oppfølging av innbetalinger - Tableau� Utgående faktura\Oversikt fakturaer

18

Purrerutiner ved UiB• 1. gangs purring på utestående krav hver mnd

(brev UIB1) Bidragsytere får her betalingspåminning og ikke purring

� Kredinor står for ytterligere innkreving av ubetalte fordringer.Før kravet oversendes til Kredinor blir det tatt kontakt med saksbehandler på faktura. Oversending til Kredinor krever anvisning av person med busjettdisponeringsmyndighet.

• 2. gangs purring blir oversendt Kredinor. (brev UIB2). Kredinor sender ut 2. gangs purring – da har kunden 14 dager på å betale kravet før inkassobyrået setter i gang inkassobehandlingNB -> Det påløper renter ved utsending av 2. gangs purring

For kunder med profilklasse utland sender Regnskapskontoret ut 2. gangs purring m/ kopi til saksbehandler til info

Manuell oppfølging – fakturaansvarlig sin jobb

Personer/Standard kunder• Følge opp• Gi Regnskap melding om plan videre

Bidragsyter• Følge opp direkte mot kunden• Gi Regnskap melding om behov for

oversending til inkassobyrå

Privatister• Skal sende skjema for kreditering til

Regnskap senest 1. mnd etter at aktuell eksamen er avholdt

Utland• Følge opp direkte mot kunden• Vurdere om behov for inkasso ut i fra

beløpets størrelse, gi melding til Regnskap om dette.

• Avskrives?

19

Fakturaer som blir betalt dobbelt eller med for høyt beløp.

• Regnskapskontoret tar kontakt med fakturaansvarlig og oppgir hvor mye og hvem som har betalt inn.

• Fakturaansvarlig tar kontakt med kunden og får oppgitt hvilken bankkonto pengene skal tilbakebetales til. For å unngå misforståelser og feilutbetalinger skal tilbakemeldingen på bankkonto fra kunden være skriftlig.

• Gi Regnskapskontoret tilbakemelding på kontonr, navn og adresse på kontoeier der pengene skal returneres.

� Tilbakebetalinger blir skannet, godkjent og utbetalt via IP BasWare

Kreditnota

• Brukes når en faktura må korrigeres– Feil beløp

• kan kreditere deler av en faktura– Feil kunde– Feil mva-kode– Dobbeltfakturering

• Fyll ut kreditnotagrunnlag m/attestasjon og anvisning (!)

• Anvist skjema og kopi av fakturaen som skal krediteres sendes økonomiavdelingen via Issuetracker. Dersom det skal lastes opp vedlegg til kreditnotaen må disse også legges på saken..

• En skal ikke lage minusfaktura for å korrigere en faktura!

20

Må attesteres og anvises

Årsak til kreditering registreresi systemet

AR: Kan kreditere •hele – 100% - av fakturaen•deler av fakturaen •flere linjer på fakturaen

PA: Kan kreditere KUN•hele – 100% - av fakturaen•med unntak når krediteringen gjelder tilbakebetaling til kunde. Da skal du velge alternativ C og oppgi beløp som skal tilbakebetales

forts Kreditnota – samme skjema for kreditering både i AR og i PA

Oppgi antall vedlegg som skal lastes opp sammen med kreditnota

Fiktiv faktura? Sett ”X” dersom ”Ja”Dvs.: faktura blir ikke sendt kunden

Tvisting av faktura

• Brukes dersom det er uenighet om kravet eller kunden ønsker betalingsutsettelse og dette skal gis

– Send inn skjema for tvisting av faktura til Regnskapskontoret

– En faktura tvistes i max 2 mnd.

– Fakturaen blir ikke purret før tvistingen er tatt bort.

21

Må attesteres og anvises

Fyll ut opplysninger om hva som er fakturert

forts Tvisting – samme skjema for tvisting både i AR og i PA

Fyll ut opplysninger om årsaken for tvisting, og hvor lenge tvistingen skal gjelde. Opplysningene blir lagt inn under kommentarfeltet til

fakturaen under ”mer”

Utskrift av faktura

• Regnskapskontoret skriver ut alle ferdigstilte fakturaer. Utskrift jobben kjøres i utgangspunktet hver tirsdag og torsdag ca kl 09.

– Kundene som ligger i Elmaregisteret som mottakere av efaktura, får fakturaer fra UiB som efaktura.

– Kunder som ikke kan motta efaktura men som er lagt inn med e-post får fakturaene tilsendt som vedlegg til e-post

– Alle andre kunder får fakturaene sendt som papirfaktura i posten

22

Utskrift av faktura

• UiB og UniR: Regnskapskontoret sender.• NSD og Cessda: Regnskapskontoret sender i

samlekonvolutt til firmaene i internposten. De sender selv faktura til kunden.

Glemt å laste opp vedlegg til faktura?– send vedlegget separat til kunden – kopi av ettersendte vedlegg lagres sammen med

fakturagrunnlaget– logg sak på IssueTracker med info om fakturanummer og hvilket

vedlegg som er sendt kunden– Vi legger info på faktura i fakturaarkivet

Arbeidsdeling Institutt - Regnskap

AKTIVITET

Institutt -fakturaansvarlig

Regnskapskontoret -

saksbehandler

Kontrollere at en har et gyldig fakturagrunnlag

X

Fylle ut kundeskjema Sendes på Issue Tracker til Regnskap

X

Registrere kunde X

Registrer/lage faktura i AR/PAog evt laste opp vedlegg

X

Utskrift av fakturaer og kreditnota tirsdag og torsdag kl 09:00 og utsendelse til kunde:- på papir - vedlegg til e-post- e-faktura

X

Arkivering av faktura m/ vedlegg- elektronisk fakturaarkiv 10 år

X

Arkivansvar fakturagrunnlaginkl. underdokumentasjon (10år)

X

Kreditnotaskjema lages, anvises og sendes på Issue Tracker til Regnskap

X

Kreditnota registres i AR/PA X

23

forts Arbeidsdeling Institutt – Regnskap

AKTIVITET

Institutt -fakturaansvarlig

Regnskapskontoret -

saksbehandler

Overfører data til Hovedbok (GL) X

Registrerer innbetalinger X

Purringer og inkasso til kundene (X) X

Sjekker at fakturaen blir betalt- Tableau, utgående faktura- ved spørringer i AR

X (X)

Fyller ut skjema for tvisting–inntil 2 mnd betalingsutsettelse

X

Utfører rutine for tvisting X

Rutinebeskrivelser og skjema for kundemodulen

• Hvor finner vi disse på UiB sin hjemmeside?

– Rutinebeskrivelser og skjema finnes på følgende sti:Ansatt/Arbeidsstøtte for Økonomi/Utgående fakturering

24

Rutinebeskrivelser og skjemaer for kundemodulen

Brukerstøtte

• Økonomiportalen på internett� Utgående fakturabehandling

- Rutinebeskrivelser- Brukerveiledninger

� Skjema: Skjema og maler/Kundemodul

• Brukerstøtte tlf. 8-3500 kl 9-14.30

• IssueTracker https://bs.uib.no/• velg Regnskap og problemområde:

- Utgående fakturabehandling- Opprette/endre kunder i AR/PA- Prosjektadminstrasjon