1

uib.no

U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N

KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4/B3)

Kursinstruktører:

Anita Vigstad og Therese Hystad

Økonomiavdelingen

1

uib.no

Agenda

1. Forberedelser før du starter med budsjettinnlegg else

2. ADI - Pålogging - Opprette budsjettregneark i ADI- Overføre/laste budsjett fra ADI til økonomisystemet

- Tips og råd ved bruk av ADI

3. Kontrollrapporter og avstemminger

Økonomiavdelingen

2

2

uib.no

1. FORBEREDELSER

Økonomiavdelingen

3

uib.no

1. Behov for å budsjettere tildeling eller justere eksisterende budsjett. Krav til budsjettering og behov for rapportering og oppfølging er avklart/definert.

2. Har laget budsjettgrunnlaget i Excel og brukt tilgjengelig informasjon, erfaring og tilgjengelige hjelpemidler (maler på nettet) for å lage et best mulig grunnlagt.

Jfr. kurs i budsjettering!

3. Har avklart med fakultetet at B4-budsjettet kan oppdateres. Hvis B3-budsjett: har avklart med Øk.avd at B3-budsjettet kan oppdateres.

Forberedelser

Økonomiavdelingen

4

3

uib.no

B1-B3-B4-rapport

0 0

Årsbudsjett B1-HOVEDTILD B3-JUST II B4-BUD.PROG

0

Innt. 3 inntekter -527 999 650 -527 999 650 -352 908 800Sum -527 999 650 -527 999 650 -352 908 800

Kostn. 4 varek. 11 946 000 0 16 935 9005 lønn 0 369 060 900 299 715 4006-7 adk. 458 117 650 144 120 350 18 955 2008-9 annet 78 567 000 35 449 400 21 964 700Sum 548 630 650 548 630 650 357 571 200

Overf. 890 overf. -20 631 000 -20 631 000 -4 586 000Sum -20 631 000 -20 631 000 -4 586 000

Sum 0 0 76 400Sum 0 0 76 400

Økonomiavdelingen

5

uib.no

S-11 Artsregnskap

Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Årsbudsjett I/K Artsklasse1. Innt. 3 inntekter -527 999 650 -503 160 714 -24 838 936 -4,7% -527 999 650

Delsum -527 999 650 -503 160 714 -24 838 936 -4,7% -527 999 650Kostn. 4 varek. 0 -26 462 26 462 0

5 lønn 369 060 900 368 127 610 933 290 0,3% 369 060 9006-7 adk. 144 120 350 120 476 361 23 643 989 16,4% 144 120 3508-9 annet 35 449 400 16 104 369 19 345 031 54,6% 35 449 400Delsum 548 630 650 504 681 878 43 948 772 8,0% 548 630 6 50

Sum 20 631 000 1 521 164 19 109 836 92,6% 20 631 0002. Overf. 890 overf. -20 631 000 -1 521 164 -19 109 836 -92,6% -20 631 000

Delsum -20 631 000 -1 521 164 -19 109 836 -92,6% -20 631 000Sum -20 631 000 -1 521 164 -19 109 836 -92,6% -20 631 000

Sum total 0 0 0 0

- Avviksrapportene viser i utgangspunktet B3-budsjettet

Økonomiavdelingen

6

4

uib.no

2. ADI

Økonomiavdelingen

7

uib.no

LOGGE PÅ ADI:1. WEB ADI ligger inne i økonomisystemet og vi må

logge inn her for å tilgang til ADI. Gå inn på: www.adm.uib.no (www.okonomi.uio.no)

2. Logg inn med feide-brukernavn og -passord

Økonomiavdelingen

8

5

uib.no

LOGGE PÅ ADI:3. Velg BOT-Startside

Økonomiavdelingen

9

uib.no

LOGGE PÅ ADI:4. Velg database:

– På kurs: dobbeltklikk på linken innlogging OATEST– Ellers: dobbeltklikk på linken Økonomisystemet (OAPRD)

Økonomiavdelingen

10

6

uib.no

LOGGE PÅ ADI:

5. Legg inn brukernavn og passord:– På kurs: brukernavn og passord til testbase

(OATEST)– Ellers: brukernavn og passord til økonomisystemet

(OAPRD)

Økonomiavdelingen

11

uib.no

LOGGE PÅ ADI

6. Velg ansvarsområde – velg instituttbruker UiB

7. Velg registrere budsjett – du er nå inne i ADI

Økonomiavdelingen

12

7

uib.no

Opprette et budsjettregneark i B4/B3

Økonomiavdelingen

Ført må man velge integrator, visning og oppsett. Disse parameterne skal stå slik som vist under:

13

uib.no

Opprette et budsjettregneark –angi kriterier

Økonomiavdelingen

14

8

uib.no

1. Velg Budsjett – her: B4-BUD PROG

Økonomiavdelingen

15

uib.no

2. Velg organisasjon du vil budsjettere på –avdelingskode 4 siffer

Økonomiavdelingen

16

9

uib.no

3. Begrens kontokombinasjoner du vil budsjettere påØkonomiavdelingen

17

uib.no

4. Begrens kontokombinasjoner du vil budsjettere påF.eks: velg kun konti på annuum (prosjekt 000000)

Økonomiavdelingen

18

10

uib.no

5. Velg tidsromf.eks: fra Jan-14 til Avsl-14, dvs alle mnd i 2014

Økonomiavdelingen

19

uib.no

Oppsummering - opprette et budsjettregneark

1.

2.

3.

4.

Når kriterier er lagt inn trykker du Fortsett

1. Velg budsjett

- B4-BUD PROG

2. Velg organisasjon

- Stedkode for ditt institutt

3. Begrens konti

- f.eks velg kun prosjekt 000000

4. Velg tidsrom

fra Jan-14 til Avsl-14

Økonomiavdelingen

20

11

uib.no

Vurdering av dokumentopprettelse

Dersom alle opplysninger stemmer trykker du Opprett dokument

Økonomiavdelingen

21

uib.no

ADI kobler seg nå opp mot hovedbok i øk.systemet og kopierer over budsjettdata i henhold til de kriteriene du har valgt. Dokumentet opprettes, klikk på «open» i dialogboksen. Dataene kommer over i Excel-format.

Økonomiavdelingen

22

12

uib.no

Bearbeiding av budsjettarket – endre formater celler- Arkbeskyttelsen må oppheves: se gjennom/opphev beskyttelse

- Marker tallrekkene (alle måneder) – velg ”bruk tusenskilletegn”

Økonomiavdelingen

23

uib.no

Legge inn nye budsjettkonti – to måter:

1. Rader med kontokombinasjoner som ikke skal ha bu dsjett, kan brukes:- endre de kontosegment som er feil til de verdier det skal budsjettere på. Eller lim direkte inn fra budsjettgrunnlaget ditt.

2. Sett inn nye rader vha kopier/lim inn- Kopier en linje du allerede har i arket. Endre kontostreng umiddelbart.

NB: Det er viktig å unngå duplisering av rader .

Økonomiavdelingen

24

13

uib.no

Periodisere budsjettet

Alternativ 1:- Legg inn formel, for eksempel: årsbudsjett/12 på januar og kopier formel til de andre månedene

- Legg inn budsjettall direkte på aktuelle måneder

Alternativ 2:- Legg inn blanke linjer i ADI-arket og kopier/lim inn ferdig periodisert budsjett fra Excel. NB! Pass på at du ikke dupliserer konti

Økonomiavdelingen

25

uib.no

Bruk av fortegn

KOSTNADER (artsklasse 4-9)• legges inn som POSITIVE TALL• NB! Interne inntekter (klasse 9) må legges inn som

negative tall

INNTEKTER (artsklasse 3) • legges også inn som POSITIVE TALL

– Ved lasting av budsjettet til økonomisystemet vil budsjettall på inntektsarter automatisk gjøres om til negativt tall/kredit

Økonomiavdelingen

26

14

uib.no

Flytte budsjett mellom konti i ADI

Skal du flytte budsjett mellom kontokombinasjoner må du huske å reduserer budsjettet på kontoen du flytter midler fra (tenk: ompostering)

Eksempel:Du har et inntektsbudsjett på kr 4.000, men halve budsjettet skal omposteres til en annen stedkode.

01-3900-000000-160000-000000-00: 4.000-2.00001-3900-000000-160001-000000-00: 2.000

Sum art 3900 er fortsatt 4.000

Økonomiavdelingen

27

uib.no

Budsjettering av BOA

• Prosjekter som føres i PA budsjetters på PA-prosjektnummeret i PA.

• I hovedbok budsjetteres det kun på samleprosjekt:

100005 – Oppdragsprosjekter i PA

199995 – NFR-prosjekter i PA

639994 – EU-prosjekter utdanning og annet i PA

639995 – EU-prosjekter forskning i PA

699995 + flere – Andre bidragsprosjekter i PA

Økonomiavdelingen

28

15

uib.no

Last inn budsjettet- dataene skal overføres/sendes til økonomisystemet

Økonomiavdelingen

29

uib.no

Velg lasteparametre :• alle rader/flaggede rader• erstatt/legg til• OBS: Hugs å krysse av for valider før lasting og start

import av budsjettbeløp automatisk• Trykk på Last

Får melding om hvor

mange linjer som ble lastet vellykket og hvor mange

som evt. inneholdt feil.

Ved feil: rett og last på

nytt.

Økonomiavdelingen

30

16

uib.no

Hva overføres/lastes fra ADI til OF?

�

Linjer som har flagg i kolonne B blir overført/lastet til økonomisystemet

…dersom de er ført på gyldig konto og er unike (får ikke lastet to like kontokombinasjoner/duplisering)

Økonomiavdelingen

31

uib.no

Sjekk status lastejobber

Økonomiavdelingen

32

17

uib.no

Sjekk status lastejobber

Økonomiavdelingen

33

uib.no

Bearbeiding av budsjettarket – Excel-funksjonalitet

Budsjettarket blir opnet i Excel og vanlige Excel-funksjoner kan brukes.

Eksempel:• Filter• Frys rader/kolonner• Formler• Kopier/lim inn

Økonomiavdelingen

34

18

uib.no

Bearbeiding av budsjettarket – bruk av filter

Økonomiavdelingen

35

uib.no

Avrund budsjettall- til hele 100 kroner- til hele 1000 kroner

Skriv inn den formelen du ønsker å bruke og kopier den til de cellene” i budsjettarket ditt hvor ønsker at den skal gjelde.

FORMEL:= Avrund(tall*tall;-2) avrundes til hele 100

(- (minus) 2 siffer)

= Avrund(tall*tall;-3) avrundes til hele 1000 (- (minus) 3 siffer)

Økonomiavdelingen

36

19

uib.no

3. KONTROLL OG AVSTEMMINGER

Økonomiavdelingen

37

uib.no

Sjekk at budsjettet er riktig i økonomisystemet

Ta ut B-rapporter fra økonomisystemet eller Discoverer for å sjekke at budsjettet er korrekt på totalt, per måned, per prosjekt, per artsklasse/konto.

B3-budsjett:• Sum kostnader, sum inntekter og overføringer SKAL

summere seg til 0, og SKAL være lik B1.• Budsjettet SKAL gå i null hver mnd. Forskjell mellom

inntekter og kostnader salderes på art 8901 (GB) og 8903/8904 (NFR), evt. 3503 (GL Andre BOA) - overføres neste periode

Økonomiavdelingen

38

20

uib.no

B11- Budsjettrapport B1-B3-B4

ÅrsbudsjettB1-HOVEDTILD B3-JUST II B4-BUD.PROG

1. Innt. 3 inntekter -441 629 000 -441 629 000 -323 262 300Sum -441 629 000 -441 629 000 -323 262 300

Kostn. 4 varek. 11 900 000 0 -3 429 5005 lønn 304 339 600 247 286 3006-7 adk. 368 247 000 115 196 700 73 241 2558-9 annet 61 481 000 22 091 700 20 043 100

Sum 441 628 000 441 628 000 337 141 1552. Overf. 890 overf. 8900 BVF- saldo overført fra forrige periode 5 858 000 5 858 000 -3 734 100

8901 BFV - saldo overført til neste periode -5 857 000 -5 857 000 0Sum 1 000 1 000 -3 734 100

Sum 0 0 10 144 755

Økonomiavdelingen

39

uib.no

B11 – Budsjettrapport mnd

Eksempel budsjett Grunnbevilgningen (GB):

Budsjett pr. periode1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jan-08 Feb-08 Mar-08 Apr-08 Mai-08 Jun-08 Jul-08 Aug-08 Sep -081. 3 inntekter -37 516 380 -40 637 980 -28 516 180 -48 593 080 -33 058 980 -14 663 880 -36 790 880 -23 028 780 -32 909 580

4 varek. 0 0 0 0 0 0 0 0 05 lønn 26 102 750 26 441 300 26 576 450 26 584 900 27 834 290 -827 150 28 227 600 28 200 950 28 391 0006-7 adk. 6 131 900 7 571 000 9 607 600 12 823 800 6 034 700 7 144 300 6 002 100 12 211 200 7 084 6008-9 annet 2 278 910 4 089 860 -7 695 390 611 860 13 207 510 4 352 110 3 840 710 -15 685 040 3 833 210Sum -3 002 820 -2 535 820 -27 520 -8 572 520 14 017 520 -3 994 620 1 279 530 1 698 330 6 399 230

2. 890 overf. 8900 BVF- saldo overført fra forrige periode5 858 000 08901 BFV - saldo overført til neste periode-2 855 180 2 535 820 27 520 8 572 520 -14 017 520 3 994 620 -1 279 530 -1 698 330 -6 399 230

Sum 3 002 820 2 535 820 27 520 8 572 520 -14 017 520 3 994 620 -1 279 530 -1 698 330 -6 399 230Sum 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Økonomiavdelingen

40

21

uib.no

Økonomiavdelingen