Teknik Persidangan, Diskusi, dan Rapat

TEKNIK PERSIDANGAN

Sidang yaitu untuk memutuskan suatu perkara atau masalah.Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu :1. Sidang Paripurna / pleno yaitu sidang yang diikuti oleh seluruh peserta persidangan2. Sidang Komisi yaitu sidang yang diikuti hanya oleh beberapa pihak atau bagian persidangan3. Sidang sub komisiPerangkat sidang :1. Peserta sidang2. Presidium atau pimpinan sidang Ketua Anggota Anggota3. Agenda acara persidangan / materi persidangan4. Ruangan sidang Meja Kursi Palu sidang Pengeras suara5. Tata tertib persidanganSyarat syarat pimpinan sidang (normative):1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas3. Bijaksana/netral/demokratis4. Terampil memimpin sidangTugas Pimpinan sidang :1. Membuka dan menutup sidang2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar focus3. Membuat keputusan-keputusanAturan persidangan :1. Disiplin2. Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang3. Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidanganEtika Persidangan :1. Interupsi / penyelaan / pemotongan pembicaraan2. Skorsing / pemberhentian acara waktu persidangan3. Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan4. Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)5. Refreshing6. Ketukan palu sidang1 (satu) kali ketukan Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab Digunakan untuk skorsing kurang dari 15 menit (1x15 menit)7. 2 (dua) kali ketukanDigunakan untuk skorsing lebih dari 15 menit (2x15 menit)8. 3 (tiga) kali ketukan Membuka dan menutup acara Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan dari semua hasil persidangan (konsideran)Macam-macam interupsi :1. Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)2. Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)3. Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)4. Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).

Teknik Persidangan, Diskusi, dan Rapat

1. DASAR PEMIKIRANPermusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER sebagai tempat pengambilan keputusan yang demokratis membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai acuan/Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini bersifat mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnyafinal sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

2.JENIS PERSIDANGAN1) Sidang Plenoa.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidangc.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committeed.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhbngn dengan permusyawaratan

2). Sidang Paripurnaa.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidangc.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

3).Sidang Komisia.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisib.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Plenoc.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisid.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebute. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3. ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan3.Presidium Sidanga.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh PanitiaPengarahb.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakatipesertac.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

4. ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :1 kali ketukana.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlumeninggalkan tempat sidang.e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan :Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,sembahyang,makan.Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan :a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang1.Membuka sidangDengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. tok.tok.tok

2Menutup sidangDengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup. Tok..tok..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidangDengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya tok.

4Mengambil alih pimpinan sidangDengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok

5 Menskorsing sidangDengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit tok.tok.

6Mencabut skorsingDengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan tok.tok.7Memberi peringatan kepada peserta sidangTok. Peserta sidang harap tenang !

Syarat-syarat Presidium Sidang :Pimpinan Sidang/presidium Pimpinan sidang berperan sebagai pengatur jalannya sidang agar menghasilkan keputusan yang disepakati bersama. Pimpinan sidang tidak boleh berpihak pada salah satu pihak peserta dan hanya boleh memutuskan sesuatu atas persetujuan peserta sidang. Kriteria yang harus dimiliki oleh pimpinan sidang sbb : cerdas bijaksana tegas berwawasan luas humoris kharismaPimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan.

Syarat-syarata.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawabb.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidanganc.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritisd.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplinb.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatanc.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

4. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya n + 1 dari peserta yang terdaftarpada Panitia (OC)2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak( + 1) dari peserta yang hadir di persidangan3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan pemungutan suara ulang

5. INTERUPSIIalah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikanuntuk pelaksanaan sidang tersebut.Macam macam interupsi antara lain.1.Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yangberkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorangberhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidakmelebar dan semakin bias.2.Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidangtermasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupuneksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).3.Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidanglainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadapsuatu pernyataan.

4.Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidakditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.5. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudahdiluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari PresidiumSidang2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan,maka Steering Comite (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaanPresidium Sidang dan atau Peserta Sidang

6. Draft MateriDraft Materi Sidang Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft Tatib, AD/ART, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

7. Tata TertibTata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikanaturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

8. Sanksi-sanksiPeserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakansanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

6. TEKNIK RAPATPengertianRapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan,yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yanglebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebihsederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepadarapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.Jenis Rapat1.Rapat Anggota2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).3.Diskusi.

Fungsi Rapat1.Penyampaian informasi2.Pemecahan masalah3.Mengidentifikasi masalah.4.Menentukan alternatif.5.Menguji alternatif.6.Rapat implementasi.

Prosedur Penyelenggaraan Rapat1.Persiapana.Menyiapkan rencana.b.Menyiapkan agenda rapat.c.Menyiapkan kertas kerja.d.Menyiapkan pembicara/peserta.e.waktu.e.Pengambilan keputusan.f.Penutupan rapat.3.Pelaporan dan Evaluasia.Pelaporan-Jelas, lengkap dan singkat.-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.b.Evaluasi-Dilakukan bersama panitia/pengurus.-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.

Yang berperan dalam Rapat1.Pemimpin Rapat.2.Peserta Rapat.3.Undangan dan nara sumber.4.Materi/bahan rapat.5.Tata ruang dan tempat duduk.

Persyaratan Pemimpin Rapat1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

Upaya mensukseskan Rapat1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.2.Pemimpin Rapat harus :a.Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuenc.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.

3.Hal-hal lain yang perlu :a.Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.

Indikator Rapat yang berhasil1.Semua undangan/peserta hadir.2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.3.Peserta aktif dan banyak masukan.4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.5.Sasaran yang direncanakan tercapai.6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

7.TEKNIK DISKUSI

Pengertian DiskusiDiskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur denganmaksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkandan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah aduargumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Manfaat Diskusi1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

Pola-Pola Diskusi1. Prasaranf.Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).g.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).h.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.

2. Ceramaha.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.-Diskusi Panelc.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.d.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.

-Brainstormingc.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.d.Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.e.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraandan pembahasan lebih lanjut.

Persyaratan Diskusi1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :a.Tata tertib tidak ketat.b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.c.Kesediaan untuk berkompromi.2.Bagi peserta diskusi :a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.

3.Bagi pemimpin diskusi :a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.b.Pandai menyimpulkan.c.Sikap tidak memihak.

TEKNIK PERSIDANGANSidang yaitu untuk memutuskan suatu perkara atau masalah.Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu :1. Sidang Paripurna / pleno yaitu sidang yang diikuti oleh seluruh peserta persidangan2. Sidang Komisi yaitu sidang yang diikuti hanya oleh beberapa pihak atau bagian persidangan3. Sidang sub komisiPerangkat sidang :1. Peserta sidang2. Presidium atau pimpinan sidang- Ketua- Anggota- Anggota3. Agenda acara persidangan / materi persidangan4. Ruangan sidang- Meja- Kursi- Palu sidang- Pengeras suara5. Tata tertib persidanganSyarat syarat pimpinan sidang (normative):1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas3. Bijaksana/netral/demokratis4. Terampil memimpin sidangTugas Pimpinan sidang :1. Membuka dan menutup sidang2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar focus3. Membuat keputusan-keputusanAturan persidangan :- Disiplin- Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang- Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidanganEtika Persidangan :- Interupsi / penyelaan / pemotongan pembicaraan- Skorsing / pemberhentian acara waktu persidangan- Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan- Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)- Refreshing- Ketukan palu sidang1 (satu) kali ketukan1. Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang2. Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab3. Digunakan untuk skorsing kurang dari 15 menit (1x15 menit)2 (dua) kali ketukanDigunakan untuk skorsing lebih dari 15 menit (2x15 menit)

3 (tiga) kali ketukan1. Membuka dan menutup acara2. Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan dari semua hasil persidangan (konsideran)Macam-macam interupsi :- Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)- Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)- Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)- Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).

Materi Teknik Persidangan Organisasi

Materi Teknik Persidangan OrganisasiOleh : diki septiawandickseptiawan@gmail.com

1. DASAR PEMIKIRANPermusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secarafokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir daripemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untukmenghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikatkepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnyafinal sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

JENIS PERSIDANGAN1)Sidang Plenoa.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidangc.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committeed.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan2).Sidang Paripurnaa.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium SidangcSidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan3).Sidang Komisia.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisib.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Plenoc.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisid.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebute. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.Presidium Sidanga.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh PanitiaPengarahb.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakatipesertac.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang :a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawabb.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidanganc.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritisd.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidanganSikap Presidium Sidang :a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplinb.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatanc.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :1 kali ketukana.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlumeninggalkan tempat sidang.e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.2 kali ketukan :Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,sembahyang,makan.Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan3 kali ketukan :a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang1.Membuka sidangDengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. tok.tok.tok2Menutup sidangDengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup. Tok..tok..tok3. Mengalihkan pimpinan sidangDengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium... tok.4Mengambil alih pimpinan sidangSaya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok5 Menskorsing sidangDengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit tok.tok.6Mencabut skorsingDengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan tok.tok

Pengantar Teknik PersidanganA. Pendahuluan

Proses pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah organisasi merupakan hal yang penting serta memiliki posisi strategis, terutama apabila organisasi tersebut dihadapkan pada persoalan yang sulit serta mengancam stabilitas kelangsungan organisasi tersebut. Sebagai organisasi yang memiliki warna demokrasi seperti halnya organisasi kemahasiswaan, langkahdecision makingsenantiasa diperlukan melalui jalan musyawarah antar anggota atau musyawarah pengurus.B. Persidangan dalam Kontek Musyawarah

Secaraetimologisiding menunjukkan pada subjek yang terlibat dalam suatu pertemuan yang resmi seperti sidang pimpinan/anggota, sidang hakim, sidang jumat dan sebagainya. Tujuan yang hendak dicapai dalam persidangan adalah usaha komunikasi guna mencapai kesepakatan tertentu yang bermuara pada proses pencapaian tujuan organisasi secara mufakat. Persidangan yang dilaksanakan melalui jalan musyawarah tersebut menuntut adanya kesepakatan-kesepakatan yang telah disetujui bersama oleh peserta sidang.

Sidang atau musyawarah atau rapat adalah suatu pertemuan untuk memutuskan suatu perkara atau masalah. Persidangan diartikan sebagai suatu forum yang dilaksanakan secara formal oleh suatu lembaga, organisasi atau unit-unit lain dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggung jawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya. Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi. Jadi persidangan sifatnya lebih formal dan isi pembicaraannya lebih bersifat politik legal serta menghasilkan keputusan-keputusan politik yang mengikat banyak orang serta kepentingan.

Persidangan biasanya sangat alot, karena isi pembicaraan begitu komplek serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai. Selain itu dikarenakan banyaknya kepentingan yang muncul sehingga tidak heran apabila suatu persidangan sangat alot dan kecenderungan panas yang mengundang kontak fisik. Gesekan-gesekan dalam situasi persidangan adalah suatu hal yang biasa karena didalamnya terjadi proses dialog atau debat untuk merasionalkan suatu hal sehingga sering pula persidangan disebut perang dinging atau perang kata.C. Prinsip-prinsip persidangan

Dalam usaha mencapai suasana persidangan yang diharapkan, maka harus memperhatikan faktor-faktor yang menunjang lancarnya persidangan yang meliputi:1. Akan kejelasan dan fokus masalah atau kasus dalam pokok persoalan yang akan dibahas.2. Dilaksanakan dalam suasana yang terencana dari segi waktu, tempat, maupun kesempatan.3. Dilandasi oleh sikap saling menghargai dan menghormati yang ditunjang dengan itikad baik untuk bersama-sama memikirkan kepentingan organisasi.4. Terlepas dari kepentingan pribadi dan ambisi pribadi yang berlebihan.5. Adanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai semangat musyawarah mufakat.6. Konsisten dan konsekuen terhadap hasil-hasil persidangan secara mufakat.7. Etika persidangan adalah sikap atau prilaku yang harus dimiliki oleh setiap peserta sidang. Hal hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan sidang adalah:- Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang selama persidangan berlangsung- Tidak memaksakan pendapat- Bersikap sopan santun- Bersikap lapang dada- Disiplin8. Retorika adalah gaya bahasa yang digunakan dalam mengemukakan pendapat, pernyataan atau pertanyaan. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika berbicara dalam suatu persidangan adalah:- Intonasi suara harus jelas dan tegas- Tidak berbicara bohong atau harus sesuai dengan fakta dan data yang benar- Tidak mengeluarkan kata-kata yang bersifat SARA- Dalam mengemukakan pendapat tidak bertele-tele dan membingungkan peserta sidang- Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan dimengerti oleh peserta sidang- Dalam mengambil keputusan harus berdasarkan kesepakatan bersama (suara fraksi)D. Jenis Persidangan1. Sidang Paripurna/plenoAdalah suatu persidangan lengkap yang dihadiri oleh unsur-unsur refresentatif yang memiliki kekuatan yang lebih besar dan kuat baik dari segi masalah ataupun peserta persidangan.2. Sidang KomisiAdalah bagian dari sidang pleno/paripurna yang membahas suatu masalah tertentu saja dan dihadiri oleh sebagian anggota sidang saja yang termasuk anggota atau komisi tertentu.3. Sidang Sub KomisiAdalah sidang yang lebih kecil dari sidang komisi karena tingkat kesulitannya permasalahan yang tinggi.

E. Kelengkapan Persidangan

Kelengkapan persidangan terdiri dari: pimpinan sidang, ruang sidang, palu sidang, draft atau konsideran, alat dan bahan yang dapat menunjang jalannya persidangan misalnya, pengeras suara, meja, kursi, alat tulis, kertas suara, kotak suara, dan sebagainya.

Bentuk pimpinan sidang terdiri dari dua macam yakni:1. Pimpinan Sidang TunggalPimpinan sidang tunggal terdiri dari: ketua, wakil ketua dan sekretaris yang pada pelaksanaannya dapat diganti setiap session oleh anggota persidangan.2. Pimpinan Sidang PresidiumPimpinan sidang presidium adalah onggota persidangan yang ditugaskan dalam persidangan dari mulai awal persidangan hingga akhir persidangan dan bersifat sementara. Biasanya berjumlah ganjil yaitu 3 atau 5 orang yang keseluruhannya disebut pimpinan-pimpinan presidium atau anggota presidium. Tugas presidium sidang yaitu mengatur jalannya sidang secara umum baik itu pengaturan lalu-lintas pembicaraan, memberikan kesempatan berbicara, menjatuhkan sanksi, peringatan, memberikan tekanan pada persoalan penting, menjelaskan rasionalisasi masalah dan sebagainya.

Unsur-unsur Persidangan:- Panitia pelaksana (OC)- Panitia pengarah (SC)- Peserta sidang- Pimpinan sidang- Materi persidangan

F. Mekanisme Persidangan

Dalam praktek persidangan ada beberapa istilah yang sering digunakan baik oleh peserta maupun oleh pimpinan sidang sebagai aturan tertib sidang diantaranya:1. Ketukan palu sidangDalam persidangan, hal yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari suatu proses pengambilan keputusan yaitu palu sidang. Pentingnya palu sidang ini dari segi peran dan fungsinya oleh karena itu sering disebut nyawa dari persidangan. Aturan ketukan palu sidang untuk mengatur jalannya persidangan harus diperhatikan oleh seseorang pimpinan sidang agar tidak membawa masalah berikutnya. Pimpinan sidang dituntut waswas dalam menentukan ketukan palu sidang tersebut yang sebenarnya merupakan senjata bagi pimpinan sidang apabila digunakan secara benar. Adapun aturan penggunaan adalah sebagai berikut.Palu sidang diketuk 1 kali, artinya:- Menskor sidang satu kali...menit/jam/hari/dsb- Menetapkan keputusan sementara- Mencabut keputusan sementaraPalu sidang diketuk 2 kali, artinya:- Menskor sidang 2 kali...menit/jam/hari/dsb- Menegur atau menerima perhatian peserta sidangPalu diketuk 3 kali, artinya:- Membuka sidang secara resmi- Menutup secara resmi- Menetapkan keputusan akhir2. LobyingProses pembicaraan informal peserta sidang diluar acara persidangan apabila suatu keputusan atau kesepakatan tidak dapat dicapai dalam persidangan. Terlebih dahulu persidangan diskor/dihentikan oleh pimpinan sidang dengan waktu yang ditentukan.3. SkorsingSkorsing persidangan dapat dilakukan apabila menghadapi permasalahan dalam persidangan baik berupa penyegaran,deadlockataupun menghadapi keadaan darurat dan gangguan pembicaraan. Hal ini dilakukan oleh pimpinan sidang dengan jalan menghentikan persidangan dengan waktu yang ditentukan.4. UsulUsul yaitu keinginan dari peserta sidang atau pimpinan sidang pada saat persidangan berlangsung.5. InterupsiInterupsi adalah memotong pembicaraan peserta atau pimpinan sidang oleh peserta sidang. Dilihat dari kekuatannya, interupsi dari peserta sidang tidak dapat ditolak oleh pimpinan sidang dan harus diberikan waktu interupsi. Sedangkan usul boleh ditolak atau tidak dapat diberikan kesempatan sama sekali oleh pimpinan sidang untuk dikemukakan.Jenis Interupsi Interupsi point of otherYaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang meminta bicara tentang persoalan yang sedang dibicarakan. Interupsi out of otherYaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk berbicara tetapi diluar persoalan yang sedang dibicarakan. Interupsi point of informationYaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberikan informasi kepada peserta sidang. Interupsi point of correctionYaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk menelaskan atau meluruskan permasalahan yang sedang di bahas. Interupsi point of privilaght (hak-hak istimewa)Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang apabila seorang merasa tersinggung oleh peserta sidang yang lain. Interupsi inteknisYaitu memotong pembicaraan orang lain dan mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk membicarakan soal teknis persidangan dan teknis lain dalam persidangan.

G. Tata Cara Memimpin Persidangan1. Pemimpin sidang harus memperhatikan segala agenda acara, tata tertib, dan protokoler persidangan.2. Membentuk kata pengantar yang singkat, padat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh peserta sidang.3. Jika terjadi ketegangan ataupun perselisihan berupaya memberikan penjelasan secara proporsional mengenai masalah yang dibahas.4. Memberikan sanksi jika ada yang melanggar tata tertib sidang dengan tegas dan adil.5. Membuat kesimpulan dari keseluruhan acara persidangan.

Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya. Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan. Pimpinan sidang terpilih dapat dipilih lebih dari satu orang dan hendaknya dipilih lebih dari satu agar bergantian memimpin.

Materi TEKNIK PERSIDANGAN ORGANISASI1. DASAR PEMIKIRANPermusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secarafokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untukmenghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikatkepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnyafinal sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

JENIS PERSIDANGAN1)Sidang Plenoa.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidangc.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committeed.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan2).Sidang Paripurnaa.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratanb.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium SidangcSidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan3).Sidang Komisia.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisib.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Plenoc.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisid.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebute. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

ATURAN PERSONALIA SIDANG1.PesertaHak peserta:a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisb.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusanc.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihand.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan2.PeninjauHak Peninjau:-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaralisan maupun tertulisKewajiban Peninjau:a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratanb.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.Presidium Sidanga.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh PanitiaPengarahb.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakatipesertac.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang :a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawabb.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidanganc.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritisd.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidanganSikap Presidium Sidang :a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplinb.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatanc.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :1 kali ketukana.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.2 kali ketukan : Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan3 kali ketukan :a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang1.Membuka sidangDengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. tok.tok.tok2Menutup sidangDengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup. Tok..tok..tok3. Mengalihkan pimpinan sidangDengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium... tok.4 Mengambil alih pimpinan sidang Saya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok5 Menskorsing sidangDengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit tok.tok.6Mencabut skorsingDengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan tok.tok7Memberi peringatan kepada peserta sidang Tok. Peserta sidang harap tenang !

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya n + 1 dari peserta yang terdaftarpada Panitia (OC)2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak( + 1) dari peserta yang hadir di persidangan3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan pemungutan suara ulangCatatan: umum teknis (pelaksanaan)