tahun 2002, banyak - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00475-mnsi bab 3.pdfyang terletak di Jalan Karet Jaya IV No.9, Tangerang. Dan seiring dengan kemajuan

BAB 3

ANALISIS SISTEM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Riwayat

PT. Berkat Putera Pratama merupakan perusahaan penyedia barang kebutuhan

kontraktor yang didirikan tahun 1998 oleh Bapak Christian Hartanto. Awalnya PT.

Berkat Putera Pratama hanya menggeluti dan berfokus kepada penjualan alat-alat teknik

namun seiring dengan perkembangan perusahaan, produk yang disuplai semakin

bervariasi sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh konsumen. PT. Berkat Putera

Pratama telah mengalami kemajuan usaha yang sangat pesat. Awalnya, PT. Berkat

Putera Pratama hanyalah sebuah usaha kecil yang terletak di pinggiran daerah Pangeran

Jayakarta. Namun, sekarang PT. Berkat Putera Pratama telah memiliki sebuah kantor

yang terletak di komplek Artha Center, Jalan Pangeran Jayakarta No.8 Blok E No.12

Jakarta Barat 11180 dan juga sebuah gudang penyimpanan yang berlokasi di jalan Raya

Mauk Km 7, Komplek Pergudangan Mekar Jaya – Sepatan, Tangerang dengan luas

2800 m2

Sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan modal bagi perusahaan, PT. Berkat

Putera Pratama tidak hanya dimiliki oleh bapak Christian Hartanto. Bapak Christian

Hartanto lalu bekerjasama dengan Bapak Gedion Hartono dengan porsi kepemilikan

perusahaan 50:50. PT. Berkat Putera Pratama menargetkan konsumen utama mereka

yaitu para kontraktor besar. Namun, PT. Berkat Putera Pratama juga tetap melayani

konsumen dari kontraktor menengah maupun kecil. Ketika terjadi resesi ekonomi pada

72

tahun 2002, banyak supplier mengalami kesulitan memasarkan produk namun PT.

Berkat Putera Pratama tetap dapat bertahan dari ancaman dan mampu meningkatkan

penjualan mereka. Bukti dari keberhasilan mereka melewati krisis pada tahun 2002

adalah pada tahun 2003, PT. Berkat Putera Pratama mampu mendirikan gudang baru

yang terletak di Jalan Karet Jaya IV No.9, Tangerang. Dan seiring dengan kemajuan

perusahaan, PT. Berkat Putera Pratama juga sedang mencoba untuk mendiversifikasi

usahanya dari hanya menjual , sekarang mereka juga menyediakan layanan penyewaan

alat-alat teknik. Lingkup pendistribusian produk dari PT. Berkat Putera Pratama terus

berkembang dari awalnya hanya mencakup wilayah DKI Jakarta, mereka mampu

membuka pasar ke Jawa Barat, Jawa Tengah, dan Jawa Timur.Dengan modal

kepercayaan dari konsumen, kualitas produk yang baik (sesuai dengan kualitas SNI) dan

kemampuan distribusi yang baik, nama PT. Berkat Putera Pratama cukup dikenal baik di

kalangan kontraktor besar maupun menengah. Menurut data karyawan PT. Berkat

Putera Pratama tahun 2009, sekarang mereka memperkerjakan lebih dari 60 orang

pekerja, 30 orang pekerja tetap yang bertempat di dalam kantor dan sisanya merupakan

pekerja tambahan yang terdiri dari buruh angkut dan sopir truk yang ditempatkan di dua

gudang yang PT. Berkat Putera Pratama miliki.

73

3.1.2 Visi dan Misi

PT. Berkat Putera Pratama memiliki visi sebagai berikut:

Menjadi supplier alat-alat teknik yang berkualitas tinggi dan memiliki layanan

terbaik dalam hal pelayanan terhadap konsumen serta ketepatan waktu pengiriman.

Untuk mencapai visi tersebut, PT. Berkat Putera Pratama melaksanakan misi

seperti:

1. Menyediakan layanan yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.

2. Menjalin kerjasama erat dengan pihak supplier maupun konsumen dengan

mengedepankan kepuasaan konsumen.

3. Memanfaatkan sumber daya yang dimiliki berupa pengetahuan dan pengalaman

untuk menciptakan hubungan yang baik dengan konsumen,supplier, karyawan

dalam bentuk peningkatan nilai.

4. Meraih kepercayaan dari konsumen dengan modal kejujuran dan tanggung

jawab.

74

3.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi PT. Berkat Putera Pratama dapat dilihat pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Berkat Putera Pratama

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.3.1 Komisaris

Wewenang dan tanggung jawab:

1. Mengarahkan manajemen untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

2. Memiliki hak untuk memberikan kuasa perusahaan pada orang yang dipilih.

3. Menjaga kepentingan pemegang saham.

4. Menetapkan rencana jangka panjang dan pendek perusahaan.

5. Mengontrol informasi internal yang beredar dan juga aktivitas nya.

75

3.3.2 Direktur Utama


1. Memiliki tanggung jawab penuh dari komisaris dan mewakili perusahaan di dalam

dan luar sistem peradilan.

2. Merencanakan strategi operasional perusahaan agar bisa mencapai tujuan strategis

perusahaan.

3. Menyusun rencana jangka panjang dan pendek perusahaan.

4. Berhak melakukan utang maupun piutang atas nama perusahaan.

5. Menyiapkan laporan berkala untuk komisaris.

6. Memiliki hak untuk mengadakan rapat umum luar biasa.

3.3.3 Direktur


1. Mewakili peran Direktur utama apabila Direktur utama berhalangan.

2. Mengawasi dan mengontrol aktivitas karyawan.

3. Mengevaluasi kinerja para manajer.

4. Menetapkan kebijakan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

5. Mengecek laporan berkala dan tahunan untuk diserahkan pada Direktur utama

6. Mengkoordinir operasional perusahaan.

3.3.4 Manajer Keuangan


1. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dengan biaya.

76

2. Menyusun dan mengajukan rencana budgeting.

3. Mengevaluasi laporan keuangan dengan kesesuaian kas yang ada.

3.3.4.1 Stafff Pajak


1. Melakukan perhitungan pajak yang harus dibayar perusahaan.

2. Mengurusi administrasi & masalah perpajakan perusahaan.

3. Membuat laporan pajak dan melaporkan kepada kantor pajak.

3.3.4.2 Kasir


1. Menerima,mengeluarkan, dan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan kas lancar.

2. Mengumpulkan dan menyimpan bukti pemasukan dan pengeluaran.

3. Menyimpan data-data yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran.

3.3.4.3 Stafff Akuntansi

Wewenang dan tanggung jawab:.

1. Melaksanakan kegiatan pencatatan akuntansi harian perusahaan.

2. Mengumpulkan dan menyimpan data-data yang berkaitan dengan operasional

perusahaan.

3. Melakukan back up data akuntansi perusahaan.

4. Membuat laporan keuangan untuk diserahkan pada manajer keuangan.

77

3.3.5 Manajer Pemasaran


1. Membuat strategi pengembangan dan segmentasi pasar.

2. Ikut memberikan masukan dan saran kepada bagian persediaan atas rencana

pengadaan barang.

3. Berperan aktif dalam membina dan meningkatkan hubungan dengan para supplier

dan konsumen.

3.3.5.1 Stafff Pemasaran


1. Menerima pesanan dan membuat purchase order.

2. Mengurus permohonan retur barang yang dilakukan konsumen.

3. Membuat laporan penjualan barang kepada Manajer Pemasaran.

3.3.6 Manajer Personalia


1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai

rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian

target kinerja perusahaan.

2. Menjaga dan melakukan verifikasi data tentang kehadiran pekerja, Surat Perintah

Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan perawatan kesehatan sehingga dapat

dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit

(salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi).

78

3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang valid sehingga pembayaran gaji

dapat dilakukan dengan jumlah yang sesuai dan tepat waktu.

4. Menyetujui proses kenaikan jabatan yang direkomendasikan oleh staff personalia.

3.3.6.1 Stafff Personalia


1. Melakukan pencatatan dan penyimpanan data kehadiran pekerja, Surat Perintah

Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan perawatan kesehatan.

2. Melakukan interview untuk seleksi karyawan.

3. Menyimpan data - data yang bersifat personal dari karyawan.

4. Melakukan proses seleksi kenaikan jabatan.

3.3.7 Manajer Persediaan


1. Memegang kuasa atas kegiatan operasional pergudangan dan juga distribusi.

2. Mengontrol belanja perusahaan.

3. Mengecek dan mengawasi stok barang yang tersedia di gudang.

4. Mengesahkan bon pesanan dari staff stok.

5. Mengurus masalah kontrak dengan mitra bisnis.

79

3.3.7.1 Stafff Stok


1. Mencatat kartu stok dan membuat laporan stok.

2. Membuat Surat Pengiriman Barang (SPB), faktur, dan surat permohonan retur

kepada supplier.

3. Melakukan proses pemesanan barang yang stok nya sudah menipis dengan membuat

bon pesanan yang diserahkan pada manajer persediaan untuk disetujui.

4. Melakukan perencanaan pemesanan ulang stok gudang.

3.3.7.2 Stafff Gudang


1. Membuat laporan stok kosong dan laporan stok bulanan.

2. Mengecek jumlah persediaan di gudang dan melaporkan pada staff stok.

3. Mengurus arus masuk dan keluar barang.

4. Membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB).

3.3.7.3 Stafff Distribusi


1. Melakukan distibusi pesanan barang ke konsumen.

2. Mengecek kondisi barang sebelum disimpan di gudang.

3. Menyiapkan kelayakan operasional alat transportasi.

80

3.4 Gambaran Umum Proses Bisnis

Sebagai sebuah perusahaan supplier, PT. Berkat Putera Pratama memiliki peran

utama sebagai jembatan antara pihak Supplier (supplier) dengan pihak konsumen.

Gambaran umum dari proses bisnis yang dilakukan oleh PT. Berkat Putera Pratama

secara sederhana dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Gambaran umum proses bisnis PT. Berkat Putera Pratama

Penjelasan dari proses bisnis umum yang dilakukan oleh PT. Berkat Putera

Pratama:

1. Konsumen melakukan order kepada PT. Berkat Putera Pratama.

2. PT. Berkat Putera Pratama lalu mengecek stok di gudang untuk mengetahui

ketersediaan produk. Apabila ketersediaan produk tidak mencukupi, pihak

Perusahaan akan mencari pihak supplier yang bisa menyediakan produk yang

dibutuhkan konsumen dan melakukan order kepada pihak supplier.

3. Pihak Supplier lalu menyiapkan produk sesuai dengan yang di order PT. Berkat

Putera Pratama.

4. Setelah pemeriksaan produk selesai dilakukan oleh PT. Berkat Putera Pratama,

produk segera didistribusikan kepada konsumen.

81

3.5. Analisis Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

Dalam melakukan proses penjualan produk ke konsumen, PT. Berkat Putera

Pratama memerlukan persediaan produk yang mereka peroleh dari pihak supplier.

Ketika akan melakukan proses pemesanan ke pihak supplier, Staff Stok perlu membuat

purchase order sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama disimpan oleh Staff Stok untuk

dokumentasi. Rangkap kedua diberikan kepada pihak supplier untuk pembelian produk

dan yang ketiga akan disimpan oleh bagian akuntansi untuk dijadikan arsip perusahaan.

Produk yang telah sampai akan diterima oleh Staff Gudang dan kemudian dicek

apakah telah sesuai dengan standar produk yang berlaku. Bila terdapat ketidaksesuaian

kualitas produk, Staff gudang akan membuat retur sebanyak tiga rangkap. Rangkap

pertama disimpan untuk dokumentasi. Rangkap kedua diberikan kepada pihak supplier

beserta dengan barang yang dikembalikan dan rangkap ketiga disimpan oleh bagian

akuntansi untuk arsip perusahaan. Staff stok akan mengkonfirmasi ke kasir apabila

barang telah diterima dengan baik lalu kasir akan melakukan pembayaran kepada pihak

supplier dengan mentransfer sejumlah uang.

Pelanggan yang ingin memesan produk akan ditangani oleh staff pemasaran.

Staff pemasaran lalu akan membuat delivery order sebanyak tiga rangkap. Yang pertama

akan dijadikan dokumentasi. Yang kedua akan dikirim ke Staff Gudang dan yang

rangkap ketiga dijadikan arsip penjualan oleh bagian akuntansi. Bagian distribusi lalu

akan mengirimkan pesanan kepada pelanggan dengan membawa surat jalan yang telah

dibuat oleh staff gudang. Ketika bagian distribusi akan mengirimkan pesanan, bagian

gudang akan mencatat pengeluaran produk.

82

Gambar 3.3 Rich Picture pembelian persediaan produk PT. Berkat Putera Pratama

83

Penggambaran proses pembelian persediaan barang PT. Berkat Putera Pratama dengan

menggunakan Flowchart

Gambar 3.4 Flowchart pembelian persediaan produk PT. Berkat Putera Pratama

84

Gambar 3.5 Rich Picture proses penjualan produk PT. Berkat Putera Pratama

85

Penggambaran proses penjualan produk PT. Berkat Putera Pratama dengan

menggunakan Flowchart

Gambar 3.6 Flowchart penjualan produk oleh PT. Berkat Putera Pratama

86

3.6 Preliminary Steps

Pengembangan suatu e-Supply Chain Management membutuhkan beberapa

tahap awal pengembangan. Tahap persiapan awal dari pengembangan ini terdiri dari

lima langkah yaitu:

1. Energize the organization

2. Enterprise vision

3. Supply chain value assessment

4. opportunity identification

5. strategy decision.

Berikut adalah tahap dari persiapan awal untuk mengembangkan e-Supply

Chain Management PT. Berkat Putera Pratama:

3.6.1 Pengisian Energi Organisasi (Energize the Organization)

Struktur organisasi pada PT. Berkat Putera Pratama terdiri berbagai macam

divisi yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing.

a. Divisi Keuangan

Divisi Keuangan merupakan divisi yang mengurusi masalah pembayaran produk

pesanan ke pihak supplier , melakukan perhitungan pembayaran pajak perusahaan,

penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan juga divisi yang mengurus masalah

penyimpanan arsip keuangan serta pencatatan akuntansi nya.

b. Divisi Persediaan

Divisi persediaan mengurusi stok persediaan produk yang tersimpan di gudang,

mengurusi masalah pemesanan produk ke pihak supplier apabila stok barang sudah

87

menipis dan juga mengurusi masalah pengiriman produk ke konsumen sesuai

dengan pesanan yang diterima. Divisi persediaan juga mengurus mengenai masalah

retur produk yang dilakukan oleh konsumen.

c. Divisi Personalia

Divisi personalia mengurus mengenai masalah personalia yang ada di dalam

perusahaan baik cuti, pesangon, biaya kesehatan, tunjangan dan mengenai masalah

penempatan karyawan

d. Divisi Pemasaran

Divisi pemasaran mengurus dan mencatat pesanan dari pelanggan kemudian

meneruskan pesanan pada divisi persediaan, mempromosikan produk kepada

konsumen, mencari konsumen-konsumen baru untuk diajak bekerjasama.

3.6.2 Visi Perusahaan (Enterprise Vision)

Visi dari PT. Berkat Putera Pratama adalah menjadi supplier alat-alat teknik

yang berkualitas tinggi dan memiliki layanan terbaik dalam hal pelayanan terhadap

konsumen serta ketepatan waktu pengiriman. Untuk mencapai visi yang ditargetkan,

diperlukan satu analisis yang bisa mendukung tercapainya visi dari PT. Berkat Putera

Pratama.

Analisis yang diperlukan adalah analisis yang bisa menganalisis mengenai

pesaing dari PT. Berkat Putera Pratama juga konsumen yang bisa PT. Berkat Putera

pratama dapatkan. Untuk itu, analisis yang tepat digunakan untuk menganalisis hal

tersebut adalah dengan menggunakan metode 5 forces Porter .

88

3.6.2.1 Model 5 forces Porter

Model 5 forces Porter mencakup:

a. Persaingan antar perusahaan sejenis

Persaingan di dalam bisnis supplier cukup berat dikarenakan banyak juga

perusahaan sejenis yang menawarkan line up product yang tidak jauh berbeda

dengan PT. Berkat Putera Pratama. Banyaknya perusahaan sejenis dikarenakan

kebutuhan dan permintaan akan alat-alat teknik yang jumlahnya besar dan

dikarenakan industri konstruksi berjalan cukup baik di tengah kelesuan pasar

sekarang. Dan juga industri konstruksi sekarang sedang memasuki trend pemulihan

pasar. Sehingga persaingan antara perusahaan sejenis bisa dikatakan berjalan cukup

ketat dan alot.

b. Ancaman Pesaing Baru

Kemungkinan adanya pesaing baru cukup terbuka mengingat ceruk pasar yang

masih besar dan memungkinkan untuk digarap lebih lanjut. Namun, dibutuhkan

modal dan kerjasama yang erat dengan pihak supplier agar bisa mendapatkan

produk dan penawaran terbaik. Selain itu, pendekatan dengan pihak konsumen pun

harus dilakukan sehingga bisa didapatkan konsumen yang potensial bagi PT. Berkat

Putera Pratama. Sehingga yang benar-benar bisa menjadi pesaing baru adalah

pesaing yang memiliki modal cukup dan bisa menciptakan hubungan yang erat

dengan pihak supplier juga dengan konsumen.

c. Ancaman produk substitusi

Potensi penggunaan produk pengganti bisa dibilang tidak ada karena alat-alat teknik

merupakan alat-alat yang telah distandarisasi penggunaannya oleh semua kontraktor

89

dan alat-alat nya merupakan alat-alat yang tidak tergantikan penggunaan nya oleh

alat lain. Sehingga ancaman produk pengganti tidak terpikirkan.

d. Kekuatan tawar menawar pemasok

Kekuatan tawar-menawar supplier pada PT. Berkat Putera Pratama cukup lemah

karena PT. Berkat Putera Pratama bisa mencari supplier lain yang memiliki

penawaran dan kualitas produk yang seimbang atau bahkan lebih. Sehingga PT.

Berkat Putera Pratama memiliki cukup kekuatan untuk melakukan proses tawar

menawar dengan pihak supplier.

e. Kekuatan tawar menawar konsumen

Kekuatan tawar-menawar pelanggan pada PT. Berkat Putera Pratama cukup kuat

karena konsumen memiliki berbagai alternatif supplier lain yang bisa dipakai jasa

nya sehingga PT. Berkat Putera Pratama harus bisa memberikan pelayanan terbaik

bagi konsumen-konsumen yang menggunakan jasa mereka.

90

Gambar 3.7 5 Forces model Porter PT. Berkat Putera Pratama

3.6.3 Penafsiran Nilai Rantai Pasokan (Supply Chain Value Assessment)

Pengambilan keputusan untuk mengimplementasikan aplikasi berbasis web

based harus disesuaikan dengan proses bisnis yang sedang berjalan dan juga kegiatan

pendukung lain di perusahaan agar tidak terjadi kebingungan dan perubahan besar dari

proses bisnis yang berjalan sekarang. Analisis yang tepat untuk dipakai dalam

menganalisis proses bisnis tersebut adalah dengan menggunakan Value Network

Analysis.

Dalam penilaian proses bisnis PT. Berkat Putera Pratama, Value Network

Analysis lebih tepat untuk digunakan dibandingkan menggunakan Value Chain Analysis

91

karena PT. Berkat Putera Pratama bergerak di bidang jasa dan lebih membutuhkan

teknologi mediasi yang bisa menjadi penghubung antara pihak supplier dengan pihak

konsumen. Sedangkan Value Chain Analysis lebih tepat digunakan pada perusahaan

manufaktur karena berfokus pada proses manufacturing.

Value dari suatu perusahaan dihasilkan dari aktivitas-aktivitas yang dijalankan

oleh perusahaan tersebut. Aktivitas-aktivitas perusahaan dibagi menjadi dua jenis:

1. Aktivitas utama (Primary Activities)

Merupakan kumpulan-kumpulan dari aktivitas - aktivitas penting yang

mempengaruhi proses bisnis utama perusahaan.

2. Aktivitas pendukung (Support Activities)

Merupakan kumpulan aktivitas yang berfungsi untuk mendukung keberhasilan dari

aktivitas utama.

Aktivitas-aktivitas yang dijalankan tersebut berawal dari aktivitas yang

melibatkan mitra bisnis (Supplier dan konsumen) dalam proses bisnis perusahaan

hingga sarana dan infrastruktur yang digunakan untuk mendukung aktivitas utama

perusahaan.

Berikut adalah penjelasan mengenai aktivitas utama dan aktivitas pendukung di

PT. Berkat Putera Pratama disertai nilai-nilai yang dihasilkan.

92

Aktivitas Utama (Primary Activities)

1. Jaringan Promosi dan Manajemen Kontrak (Network Promotion and

Contract Management)

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi produk, aktivitas

utama yang harus dijalankan oleh perusahaan untuk melakukan pengembangan

jaringan pemasaran adalah dengan melakukan dan menjaga promosi di dalam

jaringan penjualan yang ada dan juga penyusunan kontrak yang baik untuk

memperkokokoh jaringan

Beberapa aktivitas yang dilakukan PT. Berkat Putera Pratama untuk

mengembangkan promosi jaringan dan juga sistem kontrak mereka adalah:

Aktivitas terkait pengembangan jaringan ke bawah (konsumen):

a. Menerima purchase order dari konsumen.

b. Memberikan data penawaran produk.

c. Menjalankan proses negosiasi.

d. Menerima pesanan dan kontrak pelanggan.

e. Konfirmasi atas pemesanan pelanggan.

f. Melakukan kontrak bisnis dengan konsumen.

Aktivitas terkait pengembangan jaringan ke atas (supplier)

a. Melakukan pemesanan kepada supplier.

b. Menerima proposal penawaran dari supplier.

c. Melakukan negosiasi kerjasama.

d. Evaluasi kontrak kerjasama dengan supplier.

93

e. Penandatanganan kontrak kerjasama

Dengan adanya prosedur-prosedur yang ditetapkan pada Network

Promotion and Contract Management, diharapkan hal tersebut bisa meningkatkan

nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan seperti:

1. Mempererat kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak Supplier.

2. Mendapatkan kepercayaan konsumen.

3. Menghindari kesalahan penerimaan pesanan.

4. Memberikan solusi terbaik bagi konsumen sesuai kemampuan perusahaan.

Agar aktivitas-aktivitas tersebut berjalan sesuai dengan aturan yang ada

di dalam perusahaan, perusahaan harus menyusun prosedur kerja agar ada

standarisasi atas tiap aktivitas yang berjalan.

a. Aktivitas terkait jaringan ke bawah (konsumen)

1. Prosedur pelayanan pemesanan dan kerjasama dengan konsumen

Konsumen Staf pemasaran

1. Purchase Order

2. Penawaran Produk

3. Konfirmasi penawaran + negosiasi

4. Negosiasi

5. Pengajuan kontrak

6. Konfirmasi kontrak

7. Penyusunan surat kontrak

Gambar 3.8 Rich Picture pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama

94

Prosedur pelayanan pemesanan konsumen pada PT. Berkat Putera Pratama

adalah sebagai berikut:

1. Konsumen memberikan lembar purchase order yang berisikan data kebutuhan

konsumen seperti: daftar barang, jumlah yang dibutuhkan dan tanggal pemakaian

produk tersebut.

2. Staff penawaran PT. Berkat Putera Pratama lalu akan membuat data penawaran pada

konsumen yang berisikan: daftar barang yang tersedia, stok barang yang tersedia,

harga penawaran dan estimasi tanggal pemenuhan permintaan yang dicocokkan

dengan data kebutuhan barang dari konsumen.

3. Bila konsumen sudah setuju dengan data penawaran yang diberikan oleh PT. Berkat

Putera Pratama, konsumen dapat menghubungi PT. Berkat Putera Pratama untuk

konfirmasi penawaran dan mulai melakukan negosiasi dengan staff pemasaran PT.

Berkat Putera Pratama.

4. Staff pemasaran lalu akan melakukan negosiasi dengan pihak konsumen, untuk

menetapkan perjanjian-perjanjian yang berhubungan dengan pemesanan barang

5. Jika tahap negosiasi telah selesai dilakukan, konsumen dapat mengajukan kontrak

lalu diserahkan kepada staff pemasaran.

6. Setelah pengajuan kontrak diproses oleh staff pemasaran, Konfirmasi kontrak akan

dikirimkan kepada konsumen via telepon atau fax beserta dengan jadwal

pembahasan kontrak.

7. Penyusunan surat kontrak lalu dilakukan oleh kedua belah pihak hingga tercapai

kesepakatan bersama. Setelah kontrak disetujui, maka akan dicetak, dibubuhi

meterai,cap perusahaan dan juga ditandatangi oleh manajer pemasaran.

95

Penggambaran proses pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera

Pratama dengan menggunakan Flowchart

Gambar 3.9 Flowchart pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama

96

2. Prosedur penawaran produk kepada konsumen:

Gambar 3.10 Rich Picture penawaran produk konsumen PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur penawaran produk kepada konsumen:

1. Konsumen memberikan purchase order kepada staff pemasaran.

2. Staff pemasaran akan menyiapkan penawaran produk dengan mengecek stok barang

terlebih dahulu menggunakan copy dari data kebutuhan produk kepada staff stok.

3. Staff stok kemudian melakukan pengecekan stok di gudang dengan meminta

informasi stok dari staff gudang.

4. Staff gudang kemudian memberikan info stok gudang kepada staff stok.

5. Apabila barang yang ada di gudang jumlahnya tidak mencukupi atau habis, maka

staff stok akan mengecek ketersediaan barang di pihak supplier.

6. Pihak supplier akan memberikan informasi stok yang ada di supplier kepada staff

stok.

97

7. Setelah informasi stok dari gudang maupun pihak supplier telah didapat, staff stok

akan menggabungkan jumlah stok yang tersedia lalu memberikan informasi stok

gabungan kepada staff pemasaran.

8. Staff pemasaran lalu menyusun penawaran produk kepada konsumen berdasarkan

data kebutuhan barang dan juga ketersediaan stok yang ada dan kemudian

menyerahkannya kepada pihak konsumen.

98

Penggambaran proses pelayanan pemesanan konsumen PT. Berkat Putera


Gambar 3.11 Flowchart penawaran produk konsumen PT. Berkat Putera Pratama

99

Aktivitas terkait jaringan ke atas (supplier)

1. Prosedur pemesanan produk kepada pihak Supplier:

Gambar 3.12 Rich Picture pemesanan produk supplier PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur pemesanan produk kepada Supplier:

1. Staff gudang melaporkan laporan stok barang apabila stok sudah menipis ataupun

habis kepada staff stok.

2. Kemudian, Staff stok akan mengirim purchase order kepada pihak supplier.

3. Pihak supplier lalu akan memberikan penawaran produk kepada perusahaan setelah

melihat stok yang dimiliki pihak supplier dan juga penjadwalan produksi mereka.

4. Staff stok lalu akan melakukan konfirmasi atas penawaran penawaran pihak supplier

disertai dengan negosiasi.

5. Negosiasi balik dilakukan oleh pihak supplier kepada staff stok untuk menetapkan

perjanjian-perjanjian yang berhubungan dengan pemesanan barang.

6. Jika tahap negosiasi telah selesai dilakukan, perusahaan dapat mengajukan kontrak

lalu diserahkan kepada pihak supplier.

100

7. Penyusunan surat kontrak lalu dilakukan oleh kedua belah pihak hingga tercapai

kesepakatan bersama. Setelah kontrak disetujui, maka akan dicetak, dibubuhi

meterai,cap perusahaan dan juga ditandatangi oleh manajer persediaan.

Penggambaran proses pemesanan barang kepada Supplier PT. Berkat Putera


Gambar 3.13 Flowchart pemesanan produk supplier PT. Berkat Putera Pratama

101

2. Penempatan Pelayanan (Service Provisioning)

Service Provisioning merupakan salah satu aktivitas utama untuk mendukung

kelanjutan hubungan (relationship) dengan jaringan yang telah dibangun

sebelumnya.

Aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam aktivitas Service Provisioning

adalah:

Aktivitas terkait jaringan ke bawah (konsumen)

1. Proses pengiriman barang pesanan konsumen.

2. Proses pengembalian barang (retur) dari pelanggan.

3. Proses pengontrolan kebutuhan konsumen.


1. Proses penerimaan produk dari supplier.

2. Proses pengembalian produk (retur) kepada supplier.

Dengan adanya prosedur-prosedur yang telah ditetapkan pada aktivitas Service

Provisioning, diharapkan hal tersebut bisa meningkatkan nilai dari jaringan yang

dimiliki perusahaan seperti:

1. Memastikan kesesuaian produk yang diperoleh dari supplier dan konsumen (hal

jenis, kualitas dan jumlah barang).

2. Memastikan ketepatan waktu ketersediaan produk dan juga waktu produk

diperoleh dari supplier.

3. Menghindari terjadinya kelebihan kapasitas gudang.

4. Menyediakan kenyamanan dan kelancaran bertransaksi bagi konsumen.

102

Aktivitas terkait jaringan ke bawah (konsumen)

1. Prosedur pengiriman produk pesanan konsumen

Prosedur ini adalah prosedur untuk aktivitas pengiriman produk pesanan

konsumen

Gambar 3.14 Rich Picture pengiriman produk pesanan konsumen

PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur pengiriman produk pesanan konsumen:

1. Staff pemasaran melayani pesanan yang datang dari konsumen (lihat prosedur

pemesanan konsumen).

2. Pesanan dari konsumen (Purchase Order) dicatat dalam form Delivery Order

oleh staff pemasaran dan kemudian diserahkan kepada staff stok.

3. Staff stok lalu memberikan form Delivery Order rangkap ke 2 kepada staff

gudang.

4. Staff gudang kemudian akan memberikan faktur dan juga surat jalan rangkap 2

kepada staff distribusi.

103

5. Staff distribusi kemudian mengirimkan barang beserta faktur dan surat jalan

rangkap 3 & 4 . Faktur dan surat jalan rangkap 3 diberikan kepada konsumen

setelah ditandatangani sebagai bukti penerimaan barang yang sah.

6. Staff distribusi kemudian melakukan konfirmasi surat jalan kepada staff gudang.

7. Staff gudang kemudian memberikan bukti barang keluar berdasarkan surat jalan

rangkap 4 kepada staff stok.

Penggambaran proses pengiriman produk pesanan konsumen PT. Berkat Putera


Surat Jalan 1

Konsumen

N

N

Staf Pemasaran

M elayani Pemesanan

Staf S tok Staf Gudang

M em beri Perintah

Pengiriman

2

2 1

Delivery Order

Purchase Order

M em asukkan Pesanan

Pel anggan

N

3 1

Faktur 2

Faktur 3

Faktur

Surat Jalan 1 1

Faktur

Surat Jal an 3 2

3

Faktur 2

Faktur

Mencatat Delivery

Order

2

Del ivery Order

N

Mengirimkan Produk

Staf Distribusi

Surat Jal an 3

3

Faktur

Surat Jalan 2 2

F aktur

Konf irmasi Surat Jal an

Bukt i Barang Keluar

Gambar 3.15 Flowchart pengiriman produk pesanan konsumen

104

2. Prosedur pengembalian produk (retur) dari konsumen

Gambar 3.16 Rich Picture pengembalian produk (retur) konsumen PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur berikut adalah prosedur untuk melakukan retur oleh konsumen:

1. Konsumen mengajukan permohonan retur barang kepada staff pemasaran PT.

Berkat Putera Pratama.

2. Staff pemasaran akan melakukan konfirmasi terhadap permohonan retur

konsumen.

3. Staff pemasaran lalu membuat surat permohonan retur disertai dengan Copy

Delivery Order konsumen kepada staff stok.

4. Staff stok kemudian memberikan Surat Permohonan Retur rangkap 2 kepada

staff gudang.

105

5. Staff gudang kemudian akan membuat Surat pengecekan barang berdasarkan

data dari surat permohonan retur untuk kemudian diserahkan pada staff

distribusi.

6. Staff distribusi lalu melakukan pengecekan pada barang konsumen.

7. Setelah pengecekan selesai dilakukan dan diketahui sebagai kesalahan dari

perusahaan, staff distribusi akan menarik barang tersebut dari konsumen.

8. Staff distribusi PT. Berkat Putera Pratama lalu memberikan Bukti Penerimaan

Barang kepada konsumen yang telah ditandatangi oleh konsumen dan staff

distribusi.

9. Staff distribusi kemudian akan memberikan Bukti Penerimaan Barang Rangkap 2

kepada staff gudang.

10. Staff gudang lalu memberikan surat retur dan Bukti Penerimaan Barang rangkap

3 kepada staff stok.

11. Staff stok kemudian akan membuat faktur dan surat jalan sebanyak 4 rangkap

untuk diserahkan kepada staff gudang.

12. Staff gudang memberikan faktur dan surat jalan rangkap 2 kepada staff distribusi.

13. Staff distribusi akan mengirimkan barang pengganti kepada konsumen disertai

dengan faktur dan surat jalan rangkap 3 yang telah ditandatangani.

14. Staff distribusi lalu memberikan konfirmasi atas surat jalan yang telah dibuat.

15. Staff gudang kemudian akan memproses konfirmasi tersebut dan menyerahkan

faktur, bukti barang keluar dan surat jalan rangkap 4 kepada staff stok.

106

Penggambaran proses melakukan retur oleh konsumen PT. Berkat Putera Pratama

dengan menggunakan Flowchart

Gambar 3.17 Flowchart pengembalian produk (retur) konsumen PT. Berkat Putera Pratama

107

Setelah Staff Stok menerima Bukti Penerimaan Barang rangkap 4, maka

selanjutnya adalah proses pengiriman barang kembali kepada pelanggan. Flowchart

yang dilakukan sama seperti Flowchart pengiriman barang pesanan konsumen.

3. Prosedur pengontrolan kebutuhan konsumen

Gambar 3.18 Rich Picture pengontrolan kebutuhan konsumen

PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur berikut adalah prosedur untuk melakukan pengontrolan atas kebutuhan

konsumen:

1. Staff pemasaran melakukan pengecekan kebutuhan dan ketersediaan barang kepada

konsumen via telepon.

2. Konsumen lalu melakukan konfirmasi kebutuhan mereka via telepon atau fax.

3. Setelah menerima konfirmasi kebutuhan konsumen, staff pemasaran akan

memproses barang apa saja yang dibutuhkan konsumen beserta jumlahnya lalu

memberikan Surat pengajuan kebutuhan barang kepada konsumen.

4. Konsumen melakukan pemesanan kepada staff pemasaran sesuai dengan Surat

pengajuan penambahan barang.

108

Penggambaran proses melakukan pengontrolan atas kebutuhan konsumen PT.

Berkat Putera Pratama dengan menggunakan Flowchart

Pengecekan Kebutuhan

Barang

N

Konsumen Staf Pemasaran

Mengecek Stok

Mengkonfirmasi Kebutuhan

Info Stok

Membuat Surat

Pengajuan Kebutuhan

Sesuai dengan Konfi rmasi Kebutuhan

Surat Pengajuan Kebutuhan Barang

Yes

No

Melakukan Pemesanan

N

Gambar 3.19 Flowchart pengontrolan kebutuhan konsumen PT. Berkat Putera Pratama

109


1. Proses penerimaan produk dari supplier

Gambar 3.20 Rich Picture penerimaan barang dari supplier PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur penerimaan barang dari supplier:

1. Staff gudang memberikan laporan stok kepada staff stok.

2. Staff stok kemudian akan mengajukan pemesanan kepada pihak supplier.

3. Supplier kemudian memberikan faktur supplier dan juga surat jalan supplier

rangkap 2 beserta barang yang dipesan oleh perusahaan.

4. Staff gudang kemudian akan memberikan bukti penerimaan barang rangkap 2

kepada pihak supplier sebagai bukti bagi supplier.

5. Staff gudang memberikan faktur supplier, surat jalan supplier rangkap 2 dan juga

Bukti penerimaan barang rangkap 3.

110

6. Staff stok lalu mengirimkan faktur supplier rangkap 2 kepada divisi keuangan

untuk melakukan proses pembayaran.

Penggambaran proses penerimaan barang dari supplier PT. Berkat Putera Pratama

dengan menggunakan Flowchart

Gambar 3.21 Flowchart penerimaan barang dari supplier PT. Berkat Putera Pratama

111

2. Proses pengembalian barang (retur) kepada supplier

Gambar 3.22 Rich Picture pengembalian barang (retur) supplier PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur pengembalian barang (retur) kepada supplier:

1. Staff stok memberi laporan ketidakcocokan barang yang diterima dari pihak

supplier.

2. Setelah menerima laporan, Staff stok akan mengajukan permohonan retur kepada

supplier.

3. Supplier akan mengkonfirmasi permohonan retur perusahaan dan

menginformasikan tanggal pengecekan barang kepada staff stok.

4. Staff stok akan menginformasikan tanggal pengecekan barang oleh supplier

kepada staff gudang.

112

5. Supplier melakukan pengecekan terhadap barang yang ingin di retur oleh

perusahaan.

6. Apabila Supplier telah menyetujui bahwa kesalahan terdapat pada pihak

supplier, maka barang akan ditarik kembali oleh pihak supplier.

7. Supplier lalu memberikan bukti penerimaan barang retur rangkap 2 kepada staff

gudang.

8. Staff gudang lalu akan mengirimkan bukti barang keluar kepada staff stok.

9. Supplier lalu mengirimkan barang pengganti beserta faktur, surat jalan dan retur

supplier rangkap 2 kepada staff gudang.

10. Staff gudang lalu memberikan faktur dan surat retur supplier rangkap 2 kepada

staff stok.

113

Penggambaran proses pengembalian barang (retur) kepada supplier PT. Berkat

Putera Pratama dengan menggunakan Flowchart

Gambar 3.23 Flowchart pengembalian barang (retur) supplier (1) PT. Berkat Putera Pratama

Setelah Bukti barang keluar rangkap 2 diserahkan kepada Staff Stok,maka proses

selanjutnya adalah seperti yang tergambar di Flowchart berikut

114

Gambar 3.24 Flowchart pengembalian barang (retur) supplier (2) PT. Berkat Putera Pratama

115

3. Operasi Infrastruktur Jaringan (Network Infrastructure Operation)

Network Infrastructure Operation merupakan aktivitas utama yang berkaitan

erat dengan aktivitas utama lainnya yang bertujuan untuk menjamin kelancaran

aktivitas jaringan yang telah dibangun. Aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam

Network Infrastructure Operation adalah:

1. Pengecekan kualitas barang pesanan konsumen.

2. Pengaturan alat transportasi yang digunakan.

3. Pengaturan jalur distribusi yang baik.

4. Pengaturan kapasitas gudang secara efisien.

Dengan adanya prosedur-prosedur yang telah ditetapkan pada Network

Infrastructure Operation, diharapkan hal tersebut bisa meningkatkan nilai dari

jaringan yang dimiliki perusahaan seperti:

1. Memastikan kelancaran distribusi barang.

2. Mempergunakan kapasitas penyimpanan gudang secara efisien.

3. Memastikan kualitas barang yang akan dikirim.

4. Mengoptimalkan fungsi distribusi dalam perusahaan.

Aktivitas terkait:

1. Prosedur pengecekan kualitas barang pesanan konsumen

116

Konsumen

Staf stok

Staf QC

Staf gudangStaf distribusi

4. Surat Jalan rangkap 2 & faktur

5. Pengiriman pesanan

1. Surat jalan 4 rangkap

2. Pengecekan Kualitaspesanan

3. laporan kualitas pesanan

Gambar 3.25 Rich Picture pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama

Prosedur pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama:

1. Staff stok memberikan surat jalan 4 rangkap kepada staff gudang.

2. Staff gudang lalu akan memberikan perintah pengecekan kualitas pesanan

berdasarkan delivery order kepada staff Quality Control.

3. Staff Quality Control lalu akan memberikan laporan kualitas pesanan kepada

staff gudang.

4. Kemudian, Staff gudang akan memberikan surat jalan rangkap 2 dan faktur

kepada staff distribusi.

5. Staff distribusi mengirimkan barang pesanan kepada konsumen.

117

Penggambaran proses pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat

Putera Pratama dengan menggunakan Flowchart

Gambar 3.26 Flowchart pengecekan kualitas barang pesanan konsumen PT. Berkat Putera Pratama

118

2. Prosedur pengaturan alat transportasi yang digunakan

Prosedur pengaturan alat transportasi PT. Berkat Putera Pratama yang akan

digunakan diatur berdasarkan volume dan berat dari muatan produk yang akan

didistribusikan kepada konsumen.

Berikut merupakan beberapa dari alat transportasi darat yang digunakan oleh PT.

Berkat Putera pratama dalam melakukan distribusi produk mereka:

• Pick Up

Pick Up dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang harus

diangkat mencapai 500 kg. Barang dimuat di atas bak terbuka yang

biasanya ditutup oleh terpal plastik-parasit sehingga tinggi dari produk

bisa melebihi tinggi dari volume bak Pick Up.

Volume produk yang diizinkan:

Panjang: 235 cm

Lebar: 158.5 cm

Tinggi: 36 cm

• Mobil mini box

Mobil mini box dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban

yang harus diangkat mencapai 500 kg. Dan barang dimuat di dalam box

tertutup.


Panjang: 235 cm

Lebar: 158.5 cm

119

Tinggi: 128.5 cm

• Light Truck (6 ban)

Light Truck dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang

harus diangkat mencapai 4,3 ton.


Panjang: 350 cm

Lebar: 180 cm

Tinggi: 230 cm

• Truck Engkel

Truck engkel dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang

harus diangkat mencapai 14 ton.


Panjang: 600 cm

Lebar: 245 cm

Tinggi: 180 cm

• Truk Tronton

Truck tronton dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang

harus diangkat mencapai 25 ton. Barang dimuat di atas bak terbuka yang

biasanya ditutup oleh terpal plastik-parasit. Truck jenis ini mempunyai

kapasitas bak lebih panjang dari truck engkel karena mempunyai ban

belakang dengan 2 axel. Pemuatan barang bisa dilakukan baik dari sisi

belakang ataupun samping (drop side).


120

Panjang: 950 cm

Lebar: 250 cm

Tinggi: 180 cm

• Truck Gandeng

Truck gandeng dipergunakan sebagai alat transportasi apabila beban yang

harus diangkat mencapai 30 ton dengan perhitungan kapasitas truck

engkel 14 ton ditambah dengan gandengan yang mencapai 16 ton.

Barang dimuat di atas bak terbuka yang biasanya ditutupi oleh terpal

plastik-parasit. Untuk pengiriman dalam jumlah banyak, memakai truck

jenis ini jauh lebih ekonomis dibandingkan memakai truck engkel.

Volume produk yang diizinkan (kepala):

Panjang: 600 cm

Lebar: 245 cm

Tinggi: 180 cm

Volume produk yang diizinkan (gandengan):

Panjang: 600 cm

Lebar: 245 cm

Tinggi: 180 cm

Bila lokasi konsumen berada di luar kota, PT. Berkat Putera Pratama

menggunakan jasa ekspedisi yang mereka percayai untuk mengurus

pengiriman tersebut.

121

3. Prosedur jalur distribusi yang baik

Pengaturan jalur distribusi yang harus dilalui oleh armada pengangkutan PT.

Berkat Putera Pratama harus didasarkan pada efisiensi waktu yang bisa dihasilkan.

Perhitungan estimasi jarak tempuh dan kemacetan harus bisa diperhitungkan dengan

baik agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman yang berpengaruh pada kepuasan

konsumen.

Beberapa faktor kunci yang dipertimbangkan dalam prosedur pemilihan jalur

distribusi:

Jarak tempuh

Waktu yang digunakan

Lokasi tujuan

Banyaknya muatan yang dibawa

4. Prosedur pengaturan kapasitas gudang secara efisien

Pengaturan kapasitas gudang memegang peranan penting di dalam kesuksesan

proses bisnis perusahaan. Dengan penyimpanan barang yang efisien, kapasitas

gudang menjadi bisa dimaksimalkan penggunaan nya. Peletakan dari suatu produk

harus diatur dengan baik. Produk yang bentuknya kecil dan sering dicari oleh

konsumen bisa disusun dan diletakkan di tempat yang terjangkau sehingga kapasitas

gudang bisa menjadi lebih efisien dari segi penggunaan nya.

122

Support Activities

Untuk mendukung aktivitas utama yang ada di perusahaan, PT. Berkat Putera

Pratama membutuhkan aktivitas-aktivitas pendukung lainnya sehingga

terlaksananya proses bisnis yang baik bagi perusahaan seperti:

a. Infrastruktur organisasi (Firm Infrastructure)

Infrastruktur organisasi yang mendukung proses bisnis perusahaan antara lain:

1. Penyesuaian dan penyempurnaan proses bisnis oleh Top Management.

2. Pengelolaan Sistem Informasi terpadu di dalam proses bisnis perusahaan.

3. Dukungan finansial yang memadai.

Dengan menggunakan aktivitas di atas, diharapkan aktivitas tersebut dapat

meningkatkan nilai bagi perusahaan berupa:

1. Menjamin kelancaran proses bisnis di dalam perusahaan.

2. Menghasilkan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan.

b. Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource management)

Peran manusia sebagai aktor proses bisnis sangat penting dalam mendukung

kelancaran proses bisnis perusahaan. Proses yang berkaitan dengan pengaturan

sumber daya manusia adalah:

1. Melaksanakan proses seleksi perekrutan karyawan.

2. Mengadakan training berkala bagi karyawan.

3. Memotivasi karyawan dengan pemberian kompensasi sesuai kinerja yang

ditunjukkan.

123



1. Mendapatkan tenaga kerja terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Mendapatkan tenaga kerja yang berdedikasi tinggi terhadap perusahaan.

3. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki kinerja produktif .

4. Memaksimalkan keahlian & kemampuan dari tenaga kerja.

c. Pengembangan Teknologi (Technology Development)

Bentuk-bentuk dari teknologi yang digunakan oleh PT. Berkat Putera Pratama

untuk mendukung proses bisnis nya:

1. Melakukan pengembangan Website sebagai sarana informasi tentang perusahaan

bagi para konsumen.

2. Menyediakan bantuan IT Support help desk bagi End User



1. Mengurangi biaya administrasi perusahaan yang berbasis kertas.

2. Mempermudah pelanggan mendapatkan informasi.

3. Meningkatkan kelancaran kegiatan operasional.

4. Memaksimalkan kinerja karyawan.

d. Pengadaan (Procurement)

Aktivitas pengadaan (Procurement) yang dilakukan PT. Berkat Putera Pratama

untuk mendukung aktivitas utama perusahaan, yaitu:

1. Menyediakan peralatan kantor.

2. Pemeliharaan gudang.

124

3. Pemeliharaan transportasi perusahaan



1. Memastikan kelancaran kegiatan administrasi dalam perusahaan.

2. Memastikan tempat penyimpanan produk dapat digunakan dengan maksimal.

3. Memastikan peralatan pendukung kegiatan operasional siap digunakan.

Tabel 3.1 Value Network Diagram PT. Berkat Putera Pratama Firm Infrastructure:

1. Menjamin kelancaran proses bisnis di dalam perusahaan 2. Menghasilkan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan

Human Resource Management: 1. Mendapatkan tenaga kerja terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki kinerja produktif 3. Memaksimalkan keahlian & kemampuan dari tenaga kerja

Technology Development: 1. Mengurangi biaya administrasi perusahaan yang berbasis kertas 2. Mempermudah pelanggan mendapatkan informasi 3. Meningkatkan kelancaran kegiatan operasional 4. Memaksimalkan kinerja karyawan

Procurement: 1. Memastikan kelancaran kegiatan administrasi dalam perusahaan 2. Memastikan peralatan pendukung kegiatan operasional siap digunakan

Network Promotion and Contract

Management:

1. Mempererat kerjasama

perusahaan dengan pihak

Supplier

2. Mendapatkan kepercayaan

konsumen

3. Menghindari kesalahan

penerimaan pesanan

4. Memberikan solusi terbaik

sesuai kemampuan

perusahaan

Serv ice Prov isioning:

1. Memastikan kesesuaian barang

yang diperoleh dari supplier dan

konsumen dalam hal jenis,

kualitas dan jumlah barang

2. Memastikan ketepatan waktu

Barang tersedia dan juga

barang diperoleh dari supplier

3. Menghindari terjadinya kelebi-

han kapasitas gudang

4. Memberikan keny amanan dan

Kelancaran bertransaksi bagi

konsumen

Network Infrastructure

Operation:

1. Memastikan kelancaran

distribusi barang

2. Mempergunakan kapasitas

peny impanan gudang

secara efisien

3. Memastikan kualitas barang

yang akan dikirim

4. Mengoptimalkan fungsi

distribusi di dalam

perusahaan

125

3.6.4 ValueNetwork Analysis

Setelah menentukan nilai yang dihasilkan dari setiap proses bisnis yang berjalan

di dalam perusahaan, langkah selanjutnya dalam melakukan Value Network Analysis

adalah dengan mengevaluasi pertukaran value yang terjadi antara para pelaku proses

bisnis (Tangible maupun Intangible Deliverable). Pemodelan Tangible bisa dilihat pada

gambar 3.28 dan Intangible Deliverable pada gambar 3.29.

Gambar 3.27 Seluruh Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama

126

Gambar 3.28 Tangible Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama

127

Gambar 3.29 Intangible Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama

128

3.6.4.1 Analisis Dampak (Impact Analysis)

Setiap input dari pelaku akan menjadi arah bagi setiap aktivitas proses bisnis.

Tiap input yang masuk akan memiliki nilai dan akibat yang berbeda-beda. Dengan

dilakukannya evaluasi atas setiap input yang ada, diharapkan PT. Berkat Putera pratama

dapat merumuskan strategi yang bisa memfokuskan mereka pada peningkatan nilai dari

aktivitas yang ada sekarang dan juga berdampak besar pada proses bisnis perusahaan.

Konsumen Pemasaran

Stok

Purchase Order

NegosiasiPengajuan KontrakPermohonan Retur

Produk Kembali

Gudang

Info Stok Supplier

Penawaran Produk

Negosiasi

Penyusunan Kontrak

Supplier

Konfirmasi Kebutuhan

Distribusi

Faktur & Surat Jalan Supplier

Rangkap 2

KonfirmasiRetur

TanggalPengecekan

PengecekanBarang

Bukti Penerimaan Barang Retur

Supplier

Gambar 3.30 Input Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama

129

Dari input deliverables yang diperoleh, seluruh deliverables yang dianalisis sebagai input bagi PT. Berkat Putera Pratama akan diolah

dalam tabel impact analysis.

Tabel 3.2 Impact Analysis PT. Berkat Putera Pratama What We Receive Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/Risk Benefit

Purchase Order Konsumen Pembuatan Delivery Order

Menambah biaya administrasi kertas

Bukti atas pesanan konsumen M H

Negosiasi Konsumen Pembuatan persetujuan kerjasama

Menggunakan waktu Staff Pemasaran dan biaya komunikasi

Membuat patokan kerjasama yang jelas dan terikat sifatnya M H

Konfirmasi Kebutuhan

Konsumen Persiapan untuk pembuatan Purchase Order

Menggunakan waktu Staff Pemasaran dan biaya komunikasi

Membuat patokan persediaan produk yang dibutuhkan konsumen

S M

Pengajuan Kontrak

Konsumen Pembuatan DO berdasarkan kontrak

Membutuhkan kejelian dalam pemeriksaan isi kontrak dan waktu Staff Pemasaran

Menghindari kerugian dikarenakan kesalahan atas penyediaan pesanan konsumen

M M

Permohonan Retur

Konsumen Pengecekan atas validasi retur

Menambah biaya transportasi dan juga menyita tenaga dari Staff

Menghindari kerugian konsumen akibat kesalahan perusahaan

H M

130

Distribusi dan Gudang

Produk Kembali Konsumen Pengajuan retur kepada pihak Supplier

Membutuhkan waktu dari Staff Pemasaran dan juga Staff Stok

Menciptakan kesesuan produk yang akan didapatkan oleh konsumen

M M

Penawaran Produk Supplier

Supplier Memberi penawaran sesuai data kebutuhan perusahaan

Membutuhkan waktu dan tenaga dari Staff Stok

Mendapatkan penawaran terbaik dari supplier yang ada

H M

Info Stok Supplier

Supplier Memberi informasi ketersediaan produk bagi perusahaan dan juga konsumen

Meningkatkan biaya komunikasi dan juga penggunaan waktu dari Staff Stok

Mengetahui informasi stok yang akurat M H

Negosiasi Supplier Pembuatan PO ke Supplier

Menambah biaya komunikasi dan juga tenaga dari Staff Stok

Mengakomodasi keinginan pihak perusahaan dan Supplier

M M

Penyusunan Kontrak

Supplier Melakukan penyusunan surat kontrak

Membutuhkan waktu dari Staff Stok

Mendapatkan persetujuan yang menguntungkan pihak perusahaan

M M

Konfirmasi Retur

Supplier Mendapatkan kepastian bahwa permohonan retur diterima

Membutuhkan waktu dari staff stok dan biaya komunikasi

Menciptakan keteraturan stok produk yang sesuai kebutuhan

H H

131

perusahaan Tanggal Pengecekan

Supplier Mendapat kepastian pengecekan produk retur dari konsumen

Membutuhkan biaya komunikasi

Mengetahui kepastian atas tanggal pengecekan produk retur

S M

Bukti Penerimaan Barang Retur

Supplier Pembuatan Bukti Barang Keluar

Menambah biaya administrasi kertas

Menghindari konflik kesalahan antar karyawan bila terjadi kehilangan barang

M M

Pengecekan Barang

Supplier Melakukan status pengecekan atas produk retur

Membutuhkan tenaga pengawasan dari Staff Gudang

Menghindari tersimpannya produk retur konsumen di gudang perusahaan

S M

Faktur & Surat Jalan

Supplier Pengiriman produk dari Supplier dan pembuatan BPB

Membutuhan waktu dari Staff Gudang dan Distribusi

Mengetahui dokumentasi atas perjalanan stok dari Supplier

S M

132

3.6.4.2 Analisis Penciptaan Nilai (Value Creation Analysis)

Setelah mengetahui input yang dapat meningkatkan nilai di dalam perusahaan,

langkah selanjutnya adalah mengetahui output apa saja yang dihasilkan perusahaan dan

langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengembangkan nilai dari setiap output

yang ada serta pengaruh apa yang dihasilkan terhadap biaya dan manfaat nya bagi

perusahaan.

Gambar 3.31 Output Deliverable pada PT. Berkat Putera Pratama

133

Dari output deliverables yang dihasilkan oleh perusahaan, seluruh deliverables yang ada akan dianalisis sebagai output bagi PT.

Berkat Putera Pratama dan akan diolah dalam tabel Value Creation Analysis.

Tabel 3.3 Value Creation Analysis PT. Berkat Putera Pratama What We Output? Goes To Value Enhancements or Value

Added Cost/Risk Benefit

Penawaran produk Konsumen Menyusun daftar penawaran produk yang sesuai dengan kebutuhan konsumen

M H

Negosiasi balik Konsumen Ada nya koordinasi dari konsumen mengenai rancangan kontrak yang akan dibuat

M M

Konfirmasi kontrak Konsumen Membuat konfirmasi kontrak setelah tahap negosiasi mencapai kesepakatan

S M

Penyusunan surat kontrak

Konsumen Membuat kerangka surat kontrak yang telah disesuaikan dengan keinginan konsumen dan juga perusahaan

M H

Pelayanan pemesanan Konsumen Melayani konsumen berdasarkan Purchase Order yang dibuat konsumenn

M M

Konfirmasi permohonan Konsumen Persetujuan pengecekan dari pengajuan permohonan retur yang dibuat konsumen

H S

Pengecekan kebutuhan barang

Konsumen Mengetahui kebutuhan produk oleh konsumen sehingga stok ulang bagi M S

134

konsumen bisa dipersiapkan Surat pengajuan kebutuhan barang

Konsumen Mengajukan surat yang berisikan daftar kebutuhan produk bagi konsumen berdasarkan info stok dari konsumen

M M

Pengecekan Konsumen Pengecekan dari permohonan retur yang dibuat konsumen S S

Faktur dan surat jalan Konsumen Sebagai konfirmasi atas pengiriman produk yang telah didistribusikan ke konsumen

M S

Bukti penerimaan barang

Konsumen Konfirmasi atas penerimaan produk retur dari konsumen S M

Konfirmasi penawaran dan negosiasi

Supplier Sarana komunikasi untuk persetujuan penawaran dari supplier

M M

Pengecekan stok supplier

Supplier Mengetahui stok tersisa di supplier agar bisa dilakukan pemesanan stok barang.

S M

Purchase Order Supplier Mengajukan pesanan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan M H

Pengajuan kontrak Supplier Pengajuan dari kerangka kontrak yang sedang dibuat M M

Permohonan retur Supplier Pengecekan barang dilakukan sebelem pengajuan retur S H

Bukti penerimaan barang

Supplier Pengecekan kecocokan produk yand datang dari supplier S M

Produk retur Supplier Pengecekan barang harus dilakukan dengan lebih teliti M H

135

Setelah melakukan analisis dengan menggunakan Value Network Analysis, telah

diperoleh input, output dan nilai dari setiap aktivitas perusahaan. Setelahnya akan

dilakukan analisis untuk mendapatkan strategi yang bisa mendukung peningkatan dari

nilai yang telah ada. Analisis yang digunakan adalah analisis yang bisa memanfaatkan

kekuatan dan peluang serta bisa mengatasi kelemahan perusahaan maupun ancaman

yang datang dari luar. Analisis berikutnya akan dibahas pada tahap Opportunity

Identification.

3.6.5 Identifikasi Peluang (Opportunity Identification)

Identifikasi peluang dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT dengan

memperhitungkan value-value yang telah diketahui dari Impact dan Value Creation

Analysis. Alasan digunakannya analisis SWOT untuk mengidentifikasi peluang adalah

dengan analisis SWOT bisa diketahui kekuatan dan kelemahan dari value yang terjadi di

dalam perusahaan serta faktor-faktor eksternal berupa peluang maupun ancaman.

Kemudian faktor-faktor internal dan eksternal bisa dikombinasikan untuk menciptakan

alternatif strategi yang sesuai dalam proses mengidentifikasi peluang.

3.6.5.1 Evaluasi Faktor Internal (Internal Factor Evaluation)

Evaluasi Faktor Internal didapat dari hasil kuisioner yang diisi oleh staff PT.

Berkat Putera Pratama. Namun, data yang didapat hanya bersifat umum dan terbatas

dari kondisi internal perusahaan. Hal tersebut dikarenakan perusahaan dilarang

memberikan informasi detail mengenai kondisi internal perusahaan yang sifat nya

krusial.

136

Kekuatan (Strength)

Kekuatan yang dimiliki oleh PT. Berkat Putera pratama berdasarkan faktor internal yang

telah berhasil diidentifikasi adalah:

a. Nama perusahaan dikenal baik di kalangan konsumen

Nama perusahaan dikenal baik di kalangan konsumen. Hal tersebut terbukti

dengan banyak dilibatkan nya PT. Berkat Putera Pratama sebagai supplier alat-

alat teknik bagi proyek para kontraktor besar.

b. Kerjasama yang erat dengan pihak supplier

Hubungan kerjasama dengan pihak supplier berjalan baik. Hal itu dibuktikan

dengan kelancaran nya pengiriman barang dari pihak supplier ke pihak PT.

Berkat Putera Pratama dan juga pemesanan berlangsung terus-menerus terhadap

pihak supplier yang sama membuat hubungan kerjasama dengan pihak supplier

menjadi erat.

c. Pelayanan yang memuaskan

PT. Berkat Putera Pratama selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik bagi

pelanggan nya dengan menyediakan produk yang sesuai dengan kebutuhan

konsumen dan ingin memenuhi kebutuhan konsumen nya secara maksimal.

d. Staff yang loyal kepada perusahaan

Staff yang loyal dan tidak berganti-ganti membuat kinerja perusahaan berjalan

stabil. Staff yang bekerja di PT. Berkat Putera Pratama umumnya sudah bekerja

di atas 5 tahun sehingga suasana kerja di PT. Berkat Putera Pratama bersifat

kekeluargaan.

137

e. Loyalisme konsumen yang tinggi

Dari data pelanggan yang tersedia, terlihat bahwa tingkat loyalisme konsumen

terhadap PT Berkat Putera Pratama cukup tinggi dan berkisar antara 85%.

Umumnya konsumen yang berkurang hanya merupakan konsumen kecil yang

tidak berpengaruh secara signifikan pada tingkat penjualan.

f. Produk yang ditawarkan memiliki standar kualitas yang tinggi

Kualitas produk yang merupakan hasil pengiriman pihak supplier sebelum

disimpan di gudang akan dicek terlebih dahulu kelayakan nya sehingga kualitas

nya pasti sudah teruji dengan baik. Jika sudah dicek, baru barang bisa disimpan

di gudang. Jika ada produk yang tidak baik, maka akan diretur ke pihak supplier

untuk ditukar dengan barang yang memiliki standar kualitas yang baik.

Kelemahan (Weaknesses)

Kelemahan yang dimiliki oleh PT. Berkat Putera pratama berdasarkan faktor

internal yang telah berhasil diidentifikasi adalah:

a. Metode penjualan masih konvensional

Untuk memesan produk, pelanggan harus membuat Purchase Order terlebih

dahulu lalu mengirimkannya pada PT. Berkat Putera Pratama ataupun bisa

menggunakan telepon/fax dalam pemesanan produk. Dalam hal pemesanan

barang ke pihak supplier pun, PT. Berkat Putera Pratama harus membuat

Purchase Order lalu mengirimkannya kepada pihak supplier ataupun dengan

menggunakan telepon.

138

b. Database barang dan pelanggan yang belum tersimpan dengan baik

Data para pelanggan yang sudah melakukan transaksi dengan perusahaan belum

dapat disimpan dengan baik. Data yang disimpan masih menggunakan kertas dan

kemungkinan bisa hilang. Selain itu database barang masih menerapkan sistem

manual menggunakan kertas sebagai pencatatan nya dan tidak terintegrasi antar

kantor dengan gudang sehingga ada kemungkinan terjadi nya duplikasi data

ataupun kesalahan data.

c. Fasilitas internet belum memadai

PT. Berkat Putera Pratama belum memiliki akses internet di kantor nya karena

sekarang proses bisnis mereka masih menerapkan sistem manual dengan

menggunakan kertas sebagai media pelaporan.

d. Pengaturan manajemen transportasi yang belum cukup baik

Masalah pengaturan transportasi beserta penjadwalan nya menjadi masalah yang

cukup pelik di dalam pendistribusian produk ke konsumen karena manajemen

transportasi yang kurang baik bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman

kepada konsumen.

e. Penjualan berpusat pada kontraktor besar

Penjualan lebih difokuskan pada kontraktor besar sehingga terkadang

melewatkan kontraktor skala menengah ataupun kecil kqrena perusahaan lebih

memusatkan pada penjualan skala besar (wholesale).

139

3.6.5.2 Matriks IFE (Internal Factor Evaluation)

Tabel 3.4 Matriks IFE Bobot Peringkat Nilai

Kekuatan S1 Nama perusahaan dikenal baik di

kalangan konsumen 0.09531 4 0.3812

S2 Kerjasama yang erat dengan pihak supplier 0.11917 4 0.4767

S3 Pelayanan yang memuaskan 0.12353 4 0.4941 S4 Staff yang loyal kepada perusahaan 0.04766 3 0.143 S5 Loyalisme konsumen yang tinggi 0.11703 4 0.4681 S6 Produk yang ditawarkan memiliki

standar kualitas yang tinggi 0.09856 4 0.3942

Kelemahan W1 Metode penjualan masih konvensional 0.08016 1 0.0802 W2 Database barang dan pelanggan yang

belum tersimpan dengan baik 0.08777 1 0.0878

W3 Fasilitas internet belum memadai 0.04551 2 0.091 W4 Pengaturan manajemen transportasi

yang belum cukup baik 0.10402 1 0.104

W5 Penjualan berpusat pada kontraktor besar 0.08127 2 0.1625

Total 2.8829

Dari hasil perhitungan dengan menggunakan pairwise comparison internal factor dan

diakukan normalisasi maka diperoleh total nilai IFE. PT. Berkat Putera Pratama

memperoleh nilai total IFE sebesar 2.8829 dengan perincian yang ditunjukkan pada

tabel 3.4 . Nilai ini menunjukkan bahwa PT. Berkat Putera Pratama memiliki posisi

internal yang kuat karena nilai IFE nya berada di atas nilai rata-rata (2.50).

140

3.6.5.3 Evaluasi Faktor Eksternal

Evaluasi faktor eksternal didapatkan dengan memberi kuisioner untuk diisi oleh

pihak PT. Berkat Putera Pratama. Informasi yang didapat dari hasil wawancara adalah

mengenai tingkat persaingan yang terjadi dengan perusahaan pesaing, perkembangan

teknologi (teknologi informasi pada khusus nya) juga kondisi politik dan ekonomi

sekarang.

Peluang(Opportunities)

Faktor eksternal yang dapat diaktegorikan sebagai peluang bagi PT. Berkat Putera

Pratama adalah:

a. Konsumsi produk oleh industri konstruksi yang membesar

Perkembangan ekonomi yang membaik membutuhkan perkembangan

infrastruktur yang memadai di kota-kota besar sebagai pusat bisnis baik gedung

perkantoran, tempat hunian, apartemen, jalan raya, jalan tol dan lain-lain.

Perkembangan infrastruktur kontras hubungan nya dengan industri konstruksi.

b. Kenaikan tingkat kelahiran penduduk

Adanya kenaikan tingkat kelahiran penduduk di Indonesia menjadi indikator

penting akan peningkatan kebutuhan jumlah tempat tinggal dan juga kebutuhan

pembangunan infrastruktur yang dibutuhkan oleh penduduk yang jumlahnya

semakin bertambah..

c. Perkembangan dari infrastruktur Teknologi Informasi yang pesat

Perkembangan teknologi informasi di Indonesia bisa dimanfaatkan oleh

perusahaan sebagai salah satu alat untuk mendukung tujuan strategis perusahaan.

141

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi, akan mempermudah

perusahaan untuk memberikan kemudahan komunikasi dan informasi bagi

perusahaan.

d. Ekonomi Indonesia yang membaik

Ekonomi yang sudah mulai pulih ditandai dengan masuknya investasi baru ke

Indonesia dapat dijadikan momentum untuk meningkatkan pasar dan penjualan

dari PT. Berkat Putera Pratama.

e. Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia

Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia berjalan cukup baik

sekarang. Banyak pembangunan yang masih berlangsung dan itu merupakan

peluang untuk bisa meningkatkan penjualan.

Ancaman(Threats)

Faktor eksternal yang bisa dianggap sebagai ancaman bagi PT. Berkat Putera Pratama

dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. Faktor inflasi dan bunga kredit yang cukup tinggi

Keadaan ekonomi di Indonesia yang sudah membaik namun belum terlalu stabil

bisa membuat pasar dari industri konstruksi menjadi kurang menentu. Faktor-

faktor akibat dari ekonomi yang belum stabil adalah masalah inflas i dan juga

bunga kredit yang berubah-ubah. Hal tersebut bisa mengakibatkan penurunan

permintaan produk.

142

b. Persaingan usaha dengan perusahaan sejenis

Ancaman bisa datang dari perusahaan yang menawarkan layanan sejenis dengan

PT. Berkat Putera pratama baik perusahaan yang sudah ada maupun pendatang

baru. Persaingan harga, kualitas produk serta layanan membuat perusahaan harus

bisa untuk bersaing secara kompetitif.

c. Perluasan usaha supplier besar yang mengarah pada direct distribution kepada

konsumen

Merupakan salah satu ancaman yang cukup berat karena dengan melakukan

Direct Distribution, pihak supplier besar bisa memotong biaya distribusi untuk

meningkatkan profit dan juga bisa melakukan penurunan harga jual produk.

d. Faktor bencana alam dan politik di Indonesia

Masalah berupa faktor alam seperti gempa bumi dan tsunami maupun tanah

longsor bisa memberikan ancaman bagi penjualan produk perusahaan. Dan

faktor politik juga memiliki peran sebagai ancaman bagi perusahaan. Karena

apabila kondisi politik negara sedang kurang sehat, hal tersebut akan

mempengaruhi minat investor yang berujung pada penurunan permintaan

produk.

e. Kurs valuta asing yang naik-turun bisa mempengaruhi penjualan

Kurs mata uang asing yang tidak tentu nilainya bisa menyebabkan ancaman

karena banyak produk yang masih harus diimpor dari luar negeri dengan

menggunakan pembayaran yang disesuaikan dengan kurs mata asing yang

berlaku.

143

3.6.5.4 Matriks EFE (External Factor Evaluation)

Tabel 3.5 Matriks EFE Bobot Peringkat Nilai

Peluang

O1 Konsumsi produk oleh industri konstruksi yang membesar 0.093376 4 0.373504

O2 Kenaikan tingkat kelahiran penduduk 0.082399 2 0.164798

O3 Perkembangan dari infrastruktur Teknologi Informasi yang pesat 0.05921 2 0.11842

O4 Ekonomi Indonesia yang membaik 0.103038 3 0.309114

O5 Perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia 0.176471 4 0.705884

Ancaman

T1 Faktor inflasi dan bunga kredit yang cukup tinggi 0.06694 3 0.20082

T2 Persaingan usaha dengan perusahaan sejenis 0.146866 4 0.587464

T3 Perluasan usaha supplier besar yang mengarah pada direct distribution kepada konsumen

0.09268 1 0.09268

T4 Faktor bencana alam dan politik di Indonesia 0.060524 2 0.121048

T5 Kurs valuta asing yang naik-turun bisa mempengaruhi harga produk 0.118497 3 0.355491

Total 3.029223 Sumber: Hasil analisis

Dari hasil perhitungan dengan menggunakan pairwise comparison external factor dan

diakukan normalisasi maka diperoleh total nilai EFE sebesar 3.029223 dengan

perincian seperti yang ditunjukkan pada tabel 3.5. Nilai ini menunjukkan bahwa PT.

Berkat Putera Pratama memilik posisi eksternal yang kuat karena nilai EFE nya berada

di atas nilai rata-rata (2.50). Hal ini menunjukkan bahwa PT. Berkat Putera Pratama

cukup berusaha untuk menjalankan strategi yang memanfaatkan peluang eksternal

ataupun menghindari ancaman eksternal.

144

Matriks SWOT

Setelah melakukan perhitungan IFE dan EFE, hal yang harus dilakukan berikutnya adalah pencocokan strategi agar bisa

diperoleh detail strategi. Analisis yang bisa digunakan untuk mengetahui hal tersebut adalah analisis dengan menggunakan matriks

SWOT.

Tabel 3.6 Matriks SWOT

Strengths(S) Weaknesses(W) 1. Nama perusahaan dikenal baik di

kalangan konsumen 2. Kerjasama yang erat dengan pihak

supplier 3. Pelayanan yang memuaskan 4. Staff yang loyal kepada perusahaan 5. Loyalisme konsumen yang tinggi 6. Produk yang ditawarkan memiliki

standar kualitas yang tinggi

1. Metode penjualan masih konvensional

2. Database barang dan pelanggan yang belum tersimpan dengan baik

3. Fasilitas internet belum memadai 4. Pengaturan manajemen transportasi

yang belum cukup baik 5. Penjualan berpusat pada kontraktor

besar

Opportunities(O) Strategi SO Strategi WO 1. Konsumsi produk oleh industri

konstruksi yang membesar 2. Kenaikan tingkat kelahiran penduduk 3. Perkembangan dari infrastruktur

Teknologi Informasi yang pesat 4. Ekonomi Indonesia yang membaik 5. Perkembangan pembangunan

infrastruktur di Indonesia

1. Pelayanan yang memuaskan dan kualitas barang yang tinggi akan memperbesar konsumsi produk (S3,S6,O1)

2. Peningkatan pelayanan kepada konsumen ditingkatkan dengan menggunakan teknologi informasi (S3,O3)

1. Menggunakan perkembangan teknologi informasi untuk memodernisasi metode penjualan dan penyimpanan Database terintegrasi (W1,W2,O3)

2. Menggunakan momen perkembangan pembangunan infrastruktur di Indonesia untuk memperluas area

145

penjualan ke kontraktor menengah maupun kecil (W5,O5)

Threats(T) Strategi ST Strategi WT 1. Faktor inflasi dan bunga kredit yang

cukup tinggi 2. Persaingan usaha dengan perusahaan

sejenis 3. Perluasan usaha supplier besar yang

mengarah pada direct distribution kepada konsumen

4. Faktor bencana alam dan politik di Indonesia

5. Kurs valuta asing yang naik-turun bisa mempengaruhi harga produk

1. Pelayanan memuaskan dan juga loyalisme konsumen untuk unggul dalam persaingan dengan perusahaan sejenis (S3,S5,T2)

2. Kerjasama yang erat dengan pihak supplier untuk meredam dampak perluasan direct distribution ke konsumen oleh supplier (S2,T3)

1. Memodernisasi metode penjualan dan pengaturan Database yang baik agar dapat membendung perluasan usaha supplier besar yang melakukan direct distribution selling (W1,W2,T3)

2. Mengatur ulang manajemen transportasi agar dapat tetap dapat bersaing secara kompetitif dengan pesaing (W4,T2)

146

3.6.5.6 Matriks IE ( Internal-Eksternal)

Berdasarkan hasil dari penilaian Matriks IFE maupun EFE, diperoleh hasil total

rata-rata tertimbang IFE menunjukkan jumlah 2.8829, dan total rata-rata tertimbang

EFE adalah 3.029223, sehingga perusahaan dapat merumuskan alternatif strategi yang

tepat dengan menggunakan Matriks IE (internal-Eksternal)

Tabel 3.7 Matriks IE Total rata-rata tertimbang IFE

Kuat Sedang Lemah

3.00 - 4.00 2.00 - 2.99 1.00 - 1.99

Total rata-rata Tinggi I II III

tertimbang EFE 3.00 - 4.00

Sedang

2.00 - 2.99 IV V VI

Lemah

1.00 - 1.99 VII VIII IX

Berdasarkan hasil dari Matriks IE, diketahui bahwa PT. Berkat Putera Pratama

berada pada bagian II yang berarti alternatif strategi yang dapat digunakan PT. Berkat

Putera Pratama adalah “Tumbuh dan Kembangkan”

Yang termasuk di dalam Strategi “Tumbuh dan Kembangkan” adalah:

147

a. Strategi Intensif

• Penetrasi Pasar

• Pengembangan Pasar

• Pengembangan Produk

b. Strategi Integratif

• Integrasi ke belakang

• Integrasi ke depan

• Integrasi Horizontal

Dari strategi intensif dan integratif yang terdapat pada strategi “Tumbuh dan

Kembangkan” dipilihlah strategi yang sesuai dengan kebutuhan PT. Berkat Putera

Pratama. Strategi yang tepat untuk digunakan pada PT. Berkat Putera Pratama adalah:


Penjualan produk yang besar di dalam pasar dengan daya saing yang kompetitif

dengan para kompetitor bisa digunakan sebagai kekuatan untuk melakukan

pengembangan pasar secara geografis (dalam negeri)


Strategi Integrasi ke depan merupakan sebuah bentuk peningkatan keterlibatan

dengan pihak konsumen. Bentuk keterlibatan perusahaan dengan konsumen bisa

diwujudkan dengan menggunakan website yang dapat memenuhi keingintahuan

dan keinginan pelanggan seperti informasi produk, pemesanan barang dan juga

pelayanan informasi lainnya.

148


Strategi Integrasi ke belakang digunakan sebagai peningkatan keterlibatan

dengan pihak supplier. Hubungan bisnis yang baik dan kerjasama erat yang

terjalin lama dengan pihak supplier merupakan salah satu kekuatan yang bisa

digunakan untuk mengembangkan perusahaan.

Dari hasil analisis dengan menggunakan matriks IE, dapat ditarik kesimpulan bahwa

dari strategi “Tumbuh dan Kembangkan”, yang harus dijalankan oleh PT. Berkat

Putera Pratama harus mencakup 3 aspek penting:




3.7 Strategy Decision

Setelah menganalisa opportunity identification yang dimiliki oleh PT. Berkat

Putera Pratama, keputusan akhir bisa diambil. Jadi yang harus dilakukan PT Berkat

Putera Pratama untuk bisa menjalankan keseluruhan strategi tersebut adalah dengan

mengembangkan sistem e-SCM yang mencakup aplikasi persediaan terintegrasi,

informasi produk bagi konsumen dan sistem e-procurement yang bisa meningkatkan

kualitas dan value dari integrasi ke depan (konsumen) dan integrasi ke belakang

(supplier) juga pengembangan pasar dari PT. Berkat Putera Pratama.

149

3.8 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan analisis pada proses bisnis PT. Berkat Putera Pratama,

ditemukan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT. Berkat Putera Pratama

seperti:

1. Proses informasi persediaan yang tidak real-time.

2. Biaya administrasi kertas & telepon yang tinggi.

3. Proses bisnis yang tidak terintegrasi dengan supplier maupun konsumen.

4. Tidak ada Database terintegrasi di dalam perusahaan sehingga bisa menimbulkan

redundansi data.

5. Bisa terjadi permasalahan dengan arus barang (keterlambatan pengiriman,

ketidaksesuaian pesanan,stok barang yang tidak siap) apabila permintaan

pelanggan meningkat.

150

3.9 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang terjadi di PT. Berkat Putera Pratama, maka

penulis mengusulkan pembuatan sistem e-Supply Chain Management yang dibuat harus

memenuhi kriteria seperti:

1. Sistem harus menyediakan informasi barang yang real-time serta akurat.

2. Sistem e-SCM yang dibangun harus dapat mengurangi biaya administrasi kertas &

telekomunikasi dengan pihak konsumen maupun supplier nya (Sistem terintegrasi

Antara PT. Berkat Putera Pratama dengan konsumen dan supplier).

3. Pembuatan database terintegrasi di dalam perancangan sistem e-Supply Chain

Management.

4. Sstem harus bisa membantu perusahaan dalam masalah penyediaan barang (arus

masuk - keluar barang, kapasitas dan juga stok).

5. Sistem harus bisa membantu pengontrolan jadwal pengiriman produk.

Documents

tahun 2002, banyak - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00475-mnsi bab 3.pdfyang terletak di Jalan Karet Jaya IV No.9, Tangerang. Dan seiring dengan kemajuan