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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
TRANSPORTADORA OSORIO RIOS SAS
Contenido TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ....................................................................... 1
CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................................. 1
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 2
DEFINICIÓN .................................................................................................................. 2
OBJETIVO ..................................................................................................................... 2
ALCANCE ..................................................................................................................... 2
BENEFICIOS: ................................................................................................................ 2
METODOLOGÍA ............................................................................................................ 3
CODIFICACION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DEPENDENCIAS .................. 5
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ........................................................... 6
GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS AL PROCESO .......................................... 10
RESEÑA HISTORICA .................................................................................................. 16
MISIÓN ..................................................................................................................................... 16
VISIÓN ..................................................................................................................................... 16
VALORES ............................................................................................................................... 17
MARCO LEGAL .......................................................................................................... 17
FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCESO ............................................................ 19
FORMATO DE ELIMINACIÓN EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL ........... 22
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL ........................................................ 23
UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) .................................................................................. 24
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA ............................................................................. 27
UNIDAD DOCUMENTAL ...................................................................................................... 27
CRITERIOS DE VALORACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LA ELIMINACIÓN ........ 31
DOCUMENTAL. ........................................................................................................... 31
MANUAL DE FUNCIONES TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS ............................. 32
GERENTE GENERAL ........................................................................................................... 32
DIRECTOR OPERATIVO ..................................................................................................... 33
DIRECTOR FINANCIERO Y CONTABLE ......................................................................... 34
COORDINACION COMERCIAL .......................................................................................... 35
ASISTENTE OPERATIVO .................................................................................................... 35
COORDINADOR DE TRÁFICO ........................................................................................... 36
AUXILIAR DE TESORERIA ................................................................................................. 38
AUXILIAR CONTABLE ......................................................................................................... 39
ASISTENTE ADMINISTRATIVO ......................................................................................... 39
AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE............................................................................. 40
AUXILIAR DE FACTURACIÓN ........................................................................................... 41
MENSAJERO ......................................................................................................................... 41
SERVICIOS GENERALES ................................................................................................... 42
ARCHIVO Y TRAMITES ....................................................................................................... 42
CONDUCTORES INTERNOS .............................................................................................. 43
CONDUCTORES CONTRATISTAS ................................................................................... 45
AUXILIAR DE OPERACIONES ........................................................................................... 46
AUXILIAR DE BODEGA ....................................................................................................... 47
AUXILIAR DE TRÁFICO ...................................................................................................... 48
ACOMPAÑANTE VEHICULAR ........................................................................................... 49
COORDINADOR DE PUNTO DE RECIBO ....................................................................... 50
AUXILIAR DE DOMICILIOS ................................................................................................ 51
AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO QUIBDO .................................................................. 52
AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO ISTMINA ................................................................. 52
AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO APARTADO ........................................................... 52
LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................ 53
PARTICIPANTE COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO COPASST ........................................................................................................... 54
CONFORMACION DEL COMITÉ DE ARCHIVO ......................................................... 54
FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO ....................................................................... 54
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ARCHIVO .................................... 56
FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DEL COMITÉ DE ARCHIVO ............................... 56
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ........................................................................................................... 57
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ..................................................................... 58
1
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
TRANSPORTADORA OSORIO RIOS SAS
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Versión
Fecha Responsable Descripción
01 01 de Noviembre de 2017
Wilmar Barrera Oficina de Archivo y
Trámites
TRD Versión
1
2
INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN
La Tabla de Retención Documental – TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece la disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.
OBJETIVO
Controlar la producción y trámite documental de Transportes Osorio Ríos SAS mediante el diseño e implementación de Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de la empresa.
ALCANCE
La elaboración de las Tablas de Retención Documental, inicia desde la identificación de documentos producidos y recibidos por la Transportadora Osorio Ríos SAS identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de la estructura orgánico-funcional en la entidad, manuales de procedimientos y de funciones, organigramas y finaliza con el diseño e implementación de las tablas de Retención documental en atención al desarrollo de sus funciones hasta la aplicación de las mismas en procesos de organización de archivos y disposición final de los mismos.
BENEFICIOS:
Facilita la recuperación de la información.
Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.
Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.
Facilitan el manejo de la información.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
3
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son Fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
METODOLOGÍA
La metodología comprenden el conjunto de tareas administrativas y técnicas que se emprenderán en el proceso de organización, conservación, preservación y transferencia de los documentos que comprenden los archivos de la Transportadora Osorio Ríos SAS, sean estos documentos en soporte papel y/o electrónico, donde la TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD) se constituye en una de las principales instrumentos archivísticos para la debida clasificación de los archivos de gestión de las diferentes Dependencias.
El método utilizado se basó en el análisis de la reseña histórica de la Transportadora Osorio Rios SAS, su estructura orgánica funcional, estudio de organigrama, análisis de manuales de procesos y funciones con el fin de identificar las unidades orgánicas receptoras y generadoras de documentos. Se realizó la aplicación de los formatos de estudio a la unidad documental y unidad administrativa, ello con fines de establecer mediante el análisis de la información recolectada, las diferentes series y subseries documentos que cada dependencia tramita en correspondencia de sus funciones.
Identificada las correspondientes series y subseries documentales, su producción y trámite, se realizó el correspondiente análisis e identificación de sus valores primarios y secundarios en reunión con el comité de institucional de archivos de la compañía.
Las decisiones sobre los plazos de conservación se basaron en primer lugar en la evaluación del entorno normativo aplicable a cada área sujeta de estudio.
En la toma de dichas decisiones participó la unidad encargada de la actividad en cuestión (Representante Unidad Administrativa y Oficina Productora) y el responsable de la gestión de documentos de archivo designado.
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Al realizar la respectiva evaluación se buscaba:
La conservación de información relativa a decisiones y actividades presentes y pasadas como parte de la memoria institucional para apoyar decisiones y actividades en el presente y en el futuro.
La eliminación, lo antes posible y de manera y autorizada, de los documentos de archivo que ya no se necesiten.
Cumplir los requisitos legales, garantizando la normatividad aplicable a la gestión de los documentos producidos en el ejercicio de las actividades de Transportes Osorio Rios SAS
Los documentos de archivo de conservación permanente son potencialmente aquellos que:
Proporcionan información y pruebas sobre las políticas y las acciones de la Compañía
Contribuyen a la elaboración de la memoria de la transportadora con fines científicos, culturales o históricos.
Para determinar por cuánto tiempo deberían conservarse los documentos en los Archivos de Gestión, se efectuó el siguiente análisis:
Estipular los marcos legales o administrativos del mantenimiento de documentos en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.
Establecer los diversos usos de los documentos en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.
Distinción entre los documentos importantes, que son aquellos de uso recurrente, y los documentos de múltiples operaciones específicas o copias. Es posible eliminar desde los archivos de gestión los documentos de operaciones específicas poco después de que la operación se haya completado.
Tener en cuenta la variedad de usos de los documentos.
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CODIFICACION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DEPENDENCIAS
CODIFICACION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y DEPENDENCIAS
COD UNIDAD ADMINISTRATIVA COD AREA/DEPENDENCIA
00 ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
00-1 COMITÉ REGULADOR
00-2 REVISORIA
100 GERENCIA GENERAL
110 COORDINACION COMERCIAL
110-1 AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE
120 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
120-1 AUXILIAR DE TESORERIA
120-2 AUXILIAR DE FACTURACIÓN
120-3 AUXILIAR CONTABLE
120-4 AUXILIAR DE LEGALIZACION
130 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
130-1 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
130-2 ARCHIVO Y TRAMITES
130-2-1 MENSAJERO
130-3 APRENDICES
140 DIRECTOR OPERATIVO
140-1 ASISTENTE OPERATIVO
140-2 AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO
140-3 AUXILIAR DE OPERACIONES
140-4 AUXILIAR DE BODEGAS
140-5 CONDUCTORES
150 COORDINACION DE PUNTO DE RECIBO
160 COORDINADOR DE TRAFICO VEHICULAR
160-1 AUXILIAR DE TRAFICO VEHICULAR
160-2 ACOMPAÑANTE DE TRAFICO VEHICULAR
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Cuadro de Clasificación Documental – CCD: Según el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como “la Estructura que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales”.
Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.
La organización e identificación se deberá realizar de acuerdo con los códigos numéricos establecidos para las Series y subseries documentales relacionados en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD, donde aparecen todas las temáticas
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS
CODIFICACION DE DEPENDENCIAS
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institucionales administrativas y misionales ordenadas numéricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retención Documental - TRD.
Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y custodiar, por lo cual su actualización es responsabilidad conjunta entre la dependencia y Archivo y trámite.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS
Código Dependencia/Serie 110 COORDINADOR COMERCIAL
3 ACUERDOS COMERCIALES 56 ESTUDIOS
91 INFORME VISITAS LOGÍSTICAS
Código Dependencia/Serie 110.1 AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE
75 GESTIÓN DE ENTREGAS Y RECOGIDAS 75.9 Informe de Clientes
75.18 Relación de Mercancía Recogida 75.22 Relación de Recogidas
185 RELACIÓN DE CUMPLIDOS
Código Dependencia/Serie 120 DIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
01.20 ACTAS DE JUNTA DE SOCIOS 37 CONCILIACIONES BANCARIAS
42 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
42.20 Declaración de Renta 42.45 Industria y Comercio
42.90 Retención en la Fuente 55 ESTADOS FINANCIEROS
91 INFORMES 91.10 Información Exógena
91.11 Información Objetiva y Subjetiva
91.20 Informes Siplaft
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Código Dependencia/Serie
120.1 AUXILIAR DE TESORERIA 35 COMPROBANTES CONTABLES
35.10 Comprobantes de Egresos 35.15 Comprobantes de Ingresos
167 PROVEEDORES
Código Dependencia/Serie 120.2 AUXILIAR DE FACTURACION
63 FACTURAS DE VENTAS Código Dependencia/Serie
120.3 AUXILIAR CONTABLE
33 CAUSACIONES 63 FACTURAS
145 NOMINA Código Dependencia/Serie
130 Asistente Administrativo 1. ACTAS
1.7 ACTAS DE ENTREGA DE CELULAR
10 AUSENTISMO 10.9 Incapacidades
10.17 Permisos 39 CONVENIOS
40 DESCARGOS
80 HISTORIAS LABORALES 99 INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
99.40 Entrega de Dotación 99.190 Registro de Carnetización
160 ORGANISMOS DE CONTROL 160.10 Antecedentes Judiciales
160.35 Circulares Informativas
160.38 Notificaciones Externas 160.170 Proceso de Talento Humano
160.176 Registros Fotográficos 160.182 Proceso de Control y Mejoras
178 PROGRAMAS
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178.10 Capacitaciones 178.90 Simulacros
179 PRUEBAS PSICOTÉCNICAS Código Dependencia/Serie
130.2 ARCHIVO Y TRAMITES 1 ACTAS
1.09 Actas de Comité de Archivo
1.12 Actas de Destrucción de Documentos 37 CONSECUTIVOS
37.90 Consecutivo de Comunicaciones Internas 37.110 Consecutivo de Comunicaciones Enviadas
38 CONTROLES
38.30 Control de Mensajería 38.80 Control Hojas de Vida Vehículos
38.160 Pedidos de Papelería 178 PROGRAMAS
178.10 Programa de Gestión Documental 187 REVISIONES
187.8 Revisión de Remesas
200 TABLAS DOCUMENTALES 200.4 Tablas Documentales de Documental
162 PEDIDOS DE PAPELERÍA Código DEPENDENCIA/SERIE
140.3 AUXILIAR DE OPERACIONES
133 MANIFIESTOS 157 ORDENES DE CARGUE
184 REMESAS 197 SOLICITUD DE ANTICIPOS
Código Dependencia/Serie 160 COORDINADOR DE TRAFICO VEHICULAR
92 INSPECCIÓN DE SEGURIDAD
224 VERIFICACIÓN CONTROL VEHÍCULOS Y CONDUCTORES
224.13 Control Alcoholemia y Drogas
224.85 Historial de Vehículos y Conductores 224.93 Inspección de Vehículos
224.224 Verificación de Referencias Conductores
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GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS AL PROCESO
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo General de la Nación (AGN): Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
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Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Foliar: Acción de numerar hojas. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
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Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice Cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice Onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas. Índice Temático: Listado de temas o descriptores. Índice Toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares. Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.
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Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
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Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental: Tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
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Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
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desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
RESEÑA HISTORICA
Transportes Osorio Rios SAS , empresa Antiqueña fundada en 2011 por familia de la misma localidad con amplia experiencia y conocimiento en el servicio de transporte y distribución de carga a nivel regional y autorizada mediante Resolución 00133 del 12 de septiembre de 2011 del Ministerio de Transporte.
MISIÓN Nuestra prioridad es Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, a través de la prestación del servicio transporte y distribución de carga terrestre a nivel regional. VISIÓN
En el 2019 ser reconocidos a nivel regional como la mejor alternativa en transporte y distribución de carga terrestre.
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VALORES RESPETO: Aceptamos y comprendemos la forma de pensar, actuar y sentir de los demás, aunque sean diferentes, como base para una buena convivencia en nuestra organización.
ACTITUD DE SERVICIO: Siempre contamos con una disposición permanente enfocada a la celebración de las demás personas al interior y exterior de nuestra compañía, sin ninguna distinción y siempre con una cara amable.
TRABAJO EN EQUIPO: Valoramos siempre el aporte de todos aquellos colaboradores que intervienen en los procesos, que buscan siempre el logro de los objetivos de la organización.
MARCO LEGAL
Ley 524 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Resolución No. 61583 de 2016: Por el cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos, que deben con los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
Acuerdo No. 04 de 2013: Modifica el procedimiento para elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD.
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.(Glosario de términos).
Decreto 2578 de 2012 Capitulo III. ACUERDO 039 DE 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000..
Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".
Acuerdo No. 042 del 31 de octubre de 2002: establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 02 de 2004: Lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Acuerdo 060 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
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Resolución 128 de 2010 "Por la cual se actualiza la metodología de evaluación de Tablas de Retención Documental y de Tablas de Valoración Documental, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Entidad Productora TRANSPORTADORA OSORIO RIOS SAS
Oficina Productora ARCHIVO Y TRAMITES COD
DEPENDENCIA Código Tradición Doc Serie, Subserie y
Tipo Documental Retencion Disposición Procedimiento
OR CO ELE A G A C CT E D S
Conveciones Código: Tradición Documental Retención: Disposición
S= Serie OR= Original AG= Archivo de Gestión
CT: Conservación Total
SB= Subserie CO= Copia AC= Archivo Central
E: Eliminación
ELE= Electrónico D: Digitalización
S:Selección
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FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCESO
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Entidad Productora: Hace referencia a la entidad que genera y recibe documentación.
Oficina Productora. Nombre de la oficina que produce la documentación y es responsable de la misma.
Cod. Dependencia: Código de la oficina que produce la documentación y es responsable de la misma.
Código:
Serie: Se indica código que identifica la serie, el cual responde al Sistema de Clasificación orgánico-funcional documental.
Subserie: Se indica el código que identifica la subserie respectiva, el cual responde al Sistema de Clasificación orgánico-funcional documental.
Tradición Doc: Tradición Documental Definición: Es el carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador o minuta.
OR: Original; Se indica con una X si el documento es generado ejemplar original.
CO: Se indica con un X si el documento además de su ejemplar original se genera con copia.
ELE: Se indica con una X si el documento se originó en formato electrónico y/o además en los anteriores ejemplares (original y/o copia).
Definiciones
Original es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado.
En diplomática se distinguen muchos tipos de original. En archivología interesa clasificarlos como: Originales múltiples (los que se producen en varios ejemplares de igual valor, como los contratos) y originales únicos. Copia es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo, por el cual se creó el documento y por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia.
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-Copias simples u oculares. Son las que se realizan por el método tradicional de leer para volver a escribir. -Por fin que persiguen, las copias se clasifican en: Copias para constancia, distribución, seguridad, para facilitar el uso.
Borrador es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original. No ha de confundirse el borrador con el original de un anteproyecto. Minuta Etimológicamente quiere decir “reducida” o “cosas reducidas”. Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original. Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para posteriormente el acta y el boceto o esquema que la Directora entrega al secretario para que éste redacte la carta. Igual que el borrador, la minuta no forma parte de la archivalía
Serie, Subserie y Tipo Documental
Serie: Se indica el nombre de Serie Documental.
Subserie Documental: Se indica el nombre de la correspondiente Subserie Documental.
Tipo Documental: Se indicará el o los tipos documentales que conforman la serie o subserie documental.
En esta columna aparecen los nombres de las Series, Subseries y Tipos documentales, según sea el caso,
están expresadas en mayúscula sostenidas y negrilla; las Subseries Documentales se registran en negrilla y finalmente los Tipos documentales, registrados en mayúscula inicial y seguida de minúsculas.
Retención:
Archivo de Gestión (A G): Se indica el tiempo de retención (en años) que se le asignó a cada serie o subserie documental en el archivo de gestión.
Archivo Central (A C): Se indica el tiempo de retención (en años) que se le asignó a cada serie o subserie documental en el archivo de Central.
Disposición:. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración secundaria con miras a la decisión sobre la documentación para su conservación total, eliminación, selección por muestreo y/o digitalización.
Las TRD definen la decisión resultante del proceso de valoración, en la cual se determina si la serie documental se conserva para toda la vida, se elimina, se
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selecciona o se digitalizan los documentos, este procedimiento es responsabilidad del Archivo Central, quien deberá tener en cuenta las normas archivísticas vigentes y la aprobación del Comité Interno Archivo, respaldando cada una de las situaciones presentadas:
Conservación Total. (CT) Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que por disposición legal o por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación. (E) Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no poseen ningún valor histórico o relevancia para la investigación.
Selección. (S) Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de algunos documentos que por carácter cualitativo, representativo o especial deben se conservarse integralmente de un conjunto que es eliminado.
Digitalización (D) Proceso mediante el cual se utilizan técnicas de reproducción de los documentos. Digitalización aplica en algunos casos como copia de seguridad a documentos de conservación total o mecanismo de copia a documentos que serán eliminados en su soporte original.
Procedimiento: Información adicional sobre la aplicación de plazos de conservación, transferencias documentales y disposición final definidos para la serie. se detallan las actividades a seguir una vez se cumplen los tiempos de retención definidos para cada serie, los cuales deben ser aplicados por el responsable del Archivo de Gestión y Archivo Central según el caso.
A continuación se anexa el plantilla del acta de destrucción de documentos.
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FORMATO DE ELIMINACIÓN EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
DE OFICINA PRODUCTORA : ________________________________________
PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T.R.D)
Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en _______________.
se informa que en fecha _________________eliminaremos los siguientes documentos:
CODIGO CONTENIDO FECHAS VOLUMEN UNIDAD DE CONSERVACIÓN
Método de eliminación: PICADO __________ RASGADO: __________
Firma Jefe de Oficina Jefe de Archivo
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ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica____________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Fecha de última asignación de funciones______________________________________
3. Acto administrativo_______________________________________________________
4. Funciones_______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita_________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI • NO •
7. Sistema de organización de los archivos de gestión______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en Promedio?___..__metros II.
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UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental______________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Función de la oficina que la genera o la tramita_________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel • Expediente •
Cinta Magnética • Libro •
Microfilme • Documento simple •
Otro •
¿Cuál?___________________________________________________________________
4.3 Ordenación_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservación___________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
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6. Trámite ____________________ Original _______________________________
Número de copias _______________________
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra
SI • NO •
¿En cuál o cuáles?__________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?_________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
10.1 Diaria • 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •
10.4 Otra • ¿Cuál?________________________________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo
establece?_________________________________________________________________
12. En el archivo de gestión, la consultan
12.1 La misma oficina • 12.2 Otras Oficinas •
¿Cuáles?____________________________________
12.3 Otras Entidades • ¿Cuáles?____________________________________
12.4 Personas Naturales •
12.5 ¿Porque la consultan?___________________________________________________
13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión
a otros archivos?
Central • Histórico • Otros • ¿Cuales?________________________________________
13.1 ¿Con que periodicidad se realizan?_________________________________________
__________________________________________________________________________
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14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?__________
_________________________________________________________________________
14.1 ¿Con qué frecuencia?____________________________________________________
14.2 ¿Qué años?____________________________________________________________ 15.
¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de
esta unidad documental?_____________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
16. OBSERVACIONES_____________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Funcionario responsable del archivo: ___________________________________________
Ciudad y fecha:____________________________________________________________
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INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA
UNIDAD DOCUMENTAL
El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.
I. NOMBRE DE LA OFICINA
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio.
2. Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina en mención.
3. Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dió origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).
4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.
5. Unidades documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las Unidades documentales que se tramitan en la oficina, las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__. Se anotará si o no de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.
7. Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una clasificación orgánico-funcional con una ordenación temática por asuntos o numérica por cronología.
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8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deberá registrarse la producción documental ya sea por unidades de conservación (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales. II. UNIDAD DOCUMENTAL
Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental.
1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva.
3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia) esta Unidad Documental.
4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto de análisis.
4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros).
4.2. Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos.
4.3. Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfanumérica.
4.4. Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución.
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Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.
6. Trámite. Original. Número de Copias. Se deben tener en cuenta los Procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Sí_______ No______Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles están incluido.
8. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.
10. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__ ¿Cuál?__. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla.
11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:
12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ ¿Cuáles? _______
12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________
12.4 Personas naturales ______________________________________
12.5 ¿Por qué lo consultan?_____________________________________
Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta.
13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?
Central ______ Histórico ______ Otros _____ ¿Cuáles?______
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?
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Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.
14. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
14.1. ¿Con qué frecuencia?
14.2. ¿Qué años?
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados.
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental?
Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como pasos y/o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.
16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres, y cargos de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.
Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotará el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.
Jefe de archivo. Se registrará el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institución quien liderará todas las labores archivísticas.
Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.
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CRITERIOS DE VALORACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LA ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL.
Eliminación de documentos, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas”. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen cada área o materia en particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de Transportes Osorio Rios SAS. Los documentos originales designados como históricos no deben ser destruidos en su soporte original. Con el propósito de conservarlos y preservarlos de deben mantener en medio digital para su consulta.
Naturaleza del Documento Término de Conservación (Mínima en años)
Observación
Mercantil o comercial, entendidos para la entidad como títulos valores, libros de contabilidad, entre otros de su propia naturaleza.
10 Código de Comercio, Art. 60: Conservación de los libros y papeles Contables – Reproducción exacta. Ley 962 de 2005 art. 28. OFICIO 220-017568 del 13 de febrero de 2017 asunto: conservación de los documentos del comerciante en general.
Laboral
10 Hasta un máximo de cien (100) años
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Administrativa
1,3,5,10 De acuerdo a los estipulado en la TRD.
MANUAL DE FUNCIONES TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS
A continuación se relacionan los cargos administrativos y operativos y sus funciones correspondientes.
Alguno cargos solo generan documentos de apoyo lo cual no se incluyen en las TRD de Transportes Osorio Rios SAS.
GERENTE GENERAL Representar legal y jurídicamente a TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS
para permitir el funcionamiento de la empresa. Planear y coordinar el suministro de los recursos económicos necesarios
para la prestación del servicio. Programar los pagos de los proveedores Coordinar el manejo de los ingresos de la empresa Negociar con proveedores precios, descuentos, tiempos de pago y entregas Atender proveedores telefónica y personalmente de acuerdo a las
negociaciones. Mantener óptimos resultados comerciales, económicos y de gestión, para
garantizar la supervivencia y consolidación de la empresa. Celebrar contratos y revisar operaciones del giro ordinario de la empresa
para garantizar la cadena de valor. Toma de decisiones de las necesidades de los recursos para garantizar
capacidad operacional. Optimizar y racionalizar de forma eficiente las compras de la empresa. Presentar a los accionistas el presupuesto del año para su aprobación. Analizar permanentemente los costos y presupuestos de operación para
buscar la racionalización de la operación. Llevar a cabo las actividades emanadas de los planes estratégicos que se
hagan para permitir el direccionamiento de la empresa. Cumplir con las políticas que se deriven de los accionistas y de las
decisiones gerenciales para crear valor y productividad en las empresas donde se prestan servicios.
Velar por el adecuado clima organizacional de la empresa y la consecución del sentido de pertenencia de los empleados y la fidelización de los clientes para cumplir con la visión que nos hemos fijado.
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Diseñar el modelo de gestión gerencial que permita medir los resultados de las acciones que emanan de los planes para garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos.
Aplicación de los principios y valores corporativos que están trazados. Velar por el debido cumplimiento de la reglamentación, la normatividad legal
ante los organismos competentes. Solución y conciliación de conflictos cotidianos que no estén diseccionados
hacia órganos previamente establecidos en los estatutos. Velar por el cumplimiento de los indicadores de gestión y los planes de
acciones de mejoramiento Coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo.
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren
señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa.
Participar en las actividades de calidad y BASC
DIRECTOR OPERATIVO Llamar a los clientes para verificar necesidades del servicio y programar el
recorrido del vehículo. Programar vehículos, personal, para ejecutar la recogida de la carga. Controlar costos en las diferentes etapas del proceso. Programar y asignar las recogidas no programadas solicitadas por el cliente
para optimizar la operación de transporte de carga Supervisar la recepción de mercancía que llega al centro de distribución para
brindar la atención oportuna al cliente. Solucionar problemas del día a día. Coordinar la asignación de la carga y el destino a los conductores, para que
la carga sea recogida y entregada de acuerdo con la programación definida. Coordinar el manejo y cuidado de los recursos físicos para optimizar y
manejar adecuadamente la operación de carga. Analizar y mantener actualizados los indicadores de desempeño a su cargo. Presentar informes, para brindar información del desarrollo de la operación
como el valor de producción por remesa, la rotación de la mercancía y el margen de rentabilidad.
Velar por el buen diligenciamiento de los formatos, para garantizar el adecuado control de los registros.
Programar y solicitar los anticipos, pago de manifiestos a la gerencia. Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren
señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. cada que se presente
Coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo
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Liderar los procesos del Sistema de Gestión BASC Analizar causas y presentar soluciones a las quejas de los clientes. Coordinar con el área de tránsito vehicular todo lo que tiene que ver con la
operación de la carga Realizar seguimiento al personal nuevo para verificar que cumplen con las
expectativas del cargo.
DIRECTOR FINANCIERO Y CONTABLE Revisar y aprobar la nómina. Revisar y aprobar la Seguridad social Revisión y corrección del movimiento contable Elaboración de informes bajo las normas internacionales para el comité de
gerencia Elaborar y presentar todos los impuestos tributarios requeridos de ley y
realizar su pago si así lo requiere. Realizar liquidaciones definitivas, de vacaciones y de comisiones Realizar ajustes contables. Realizar el cierre del sistema comercial mes a mes. Realizar asientos de depreciaciones y diferidos. Imprimir los libros oficiales mayor y balance / caja Realizar cierre anual Realizar los 5 estados financieros anuales con sus respectivas notas. Realizar la aprobación de pagos Presentar operaciones sospechosas y múltiples ante la UIAF - SIPLAFT. Elaborar y presentar la tasa de vigilancia. Elaborar y presentar la información objetiva y subjetiva a la
Superintendencia de puertos y transportes. Verificar la capacidad de endeudamiento del empleado que requiera
préstamos. Procesar y entregar información financiera a los entes externos y clientes
internos que la requieran. Elaboración de conciliaciones bancarias. Controlar las cuentas por cobrar y por pagar Controlar los pendientes por facturar. Coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo. Mantener una comunicación permanente con la gerencia en todo lo que
respecta a negociaciones, ingresos de personal, procesos laborales, entre otros.
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente.
Analizar y mantener actualizados los indicadores de desempeño a su cargo.
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Participar en las actividades de BASC.
COORDINACION COMERCIAL Velar por la aplicación y cumplimiento del proceso comercial Realizar las encuestas al nivel de satisfacción en la prestación del servicio,
analizar la información de acuerdo al instructivo y realizar planes de acción Control y registro de servicios prestados al cliente como soporte a la atención
de quejas y reclamos (llamadas, visitas, correos electrónicos, entre otros) Contactar a los clientes para ofrecer los servicios que presta la compañía. Visitar a los clientes para adelantar las cotizaciones y negociación del servicio Cumplir con los lineamientos de verificación de clientes BASC Diligenciar totalmente y archivar correctamente los formatos
correspondientes, para garantizar el adecuado control de los registros. Retroalimentación de los requisitos del cliente a las áreas involucradas, por
medio escrito. Entregar por medio escrito las cotizaciones y verificar que son creadas en el
sistema mercurio de acuerdo a lo establecido. Diligenciar el formato de visitas para los clientes de mantenimiento Actualizar los datos del cliente. Asignar crédito a los clientes que manejen un cupo igual o mayor a
$800.000.00 Apoyar la cobranza la cartera a los clientes de la empresa Realizar el cierre de las negociaciones que fueron efectivas para mantener
el record de ventas. Presentación y análisis de indicadores para monitorear las variables de las
ventas Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las
actividades del sistema integrado que competen a su labor. Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren
señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra seguridad de la empresa.
ASISTENTE OPERATIVO Llamar a los clientes para verificar necesidades del servicio y programar el
recorrido del vehículo. Diario Programar vehículos, personal, para ejecutar la recogida de la carga. Diario Controlar costos en las diferentes etapas del proceso. Diario Programar y asignar las recogidas no programadas solicitadas por el cliente
para optimizar la operación de transporte de carga Diario Supervisar la recepción de mercancía que llega al centro de distribución para
brindar la atención oportuna al cliente. Diario
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Solucionar problemas del día a día. Coordinar la asignación de la carga y el destino a los conductores, para que
la carga sea recogida y entregada de acuerdo con la programación definida. Diario
Coordinar el manejo y cuidado de los recursos físicos para optimizar y manejar adecuadamente la operación de carga. Diario
Analizar y mantener actualizados los indicadores de desempeño a su cargo. Mensual
Presentar informes, para brindar información del desarrollo de la operación como el valor de producción por remesa, la rotación de la mercancía y el margen de rentabilidad. Diario
Velar por el buen diligenciamiento de los formatos, para garantizar el adecuado control de los registros. Diario
Programar y solicitar los anticipos, pago de planillas a la gerencia Cada que se requiera
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. cada que se presente
Coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo Diario Liderar los procesos del Sistema de Gestión BASC Diario Analizar causas y presentar soluciones a las quejas de los clientes. Diario Coordinar con el área de tránsito vehicular todo lo que tiene que ver con la
operación de la carga Elaborar presupuesto operativo y presentarlo a la asamblea de accionistas al
final del año Realizar seguimiento al personal nuevo para verificar que cumplen con las
expectativas del cargo. Diario
COORDINADOR DE TRÁFICO Inspeccionar la asistencia del personal de seguridad para garantizar la
cobertura de seguridad de las operaciones. Diaria Realizar chequeo a todo personal del adecuado uso de los uniformes, el
carne y la buena presentación personal, para garantizar la buena imagen de los empleados y la seguridad para la empresa y para el cliente. Diaria
Garantizar que los sistemas de comunicación se encuentren trabajando adecuadamente para garantizar la atención oportuna de eventos de seguridad. Diaria
Coordinar el adecuado funcionamiento de los sistemas de monitoreo de seguridad tanto de vehículos como de las instalaciones de la empresa para verificar el adecuado funcionamiento de los sistemas de apoyo de seguridad. Diaria
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Coordinar las actividades y dispositivos con los frentes de seguridad para garantizar la seguridad del entorno de la empresa. Diaria
Verificar que los clientes propietarios (conductor – vehículo) que prestan el servicio de transporte de carga cumplan con la documentación exigida por la empresa para prevenir siniestros, retenciones por parte de la autoridad y devolución del vehículos en los sitios de cargue. Cada que solicitan turno para cargar
Programar los acompañantes vehiculares para el acompañamiento de las rutas o servicios de recogidas programados. Diaria
Verificar el cumplimiento de la programación de rutas y servicio de recogida para garantizar el cumplimiento de los horarios definidos para la recogida y entrega de la carga. Diaria
Verificar la comunicación oportuna con base en los puntos de control de seguridad para prevenir los posibles incidentes de seguridad que se puedan presentar en las rutas urbanas y en las rutas definidas de acuerdo con la cobertura geográfica. Diaria
Controlar la hora de salida a cubrir ruta de los vehículos de domicilios (hora de salida 8:00 a.m. y 2:00 p.m.) Diaria
Hacer cuatro reportes seguimiento en el día del estado de los vehículos en ruta ((horas de reporte 8:00am, 11:00am 2:00pm y 4:00pm) Diaria
Inspección de todos los vehículos que van a cargar en el día Diaria Realizar chequeo de las carpetas antes que el vehículo salga a viajar y
actualizar en el sistema mercurio Diaria Control de las horas extras del todo el personal Diaria Realizar prueba de alcoholemia a el personal semanal Participar en las actividades requeridas de calidad, para entender el
cumplimiento de los requisitos, obtención de resultados en el desempeño y la mejora continua de los procesos. Diaria
Cumplir con los requisitos del sistema de control y seguridad BASC, para evitar la contaminación de actividades ilícitas de la carga desde el cargue hasta el descargue. Diaria
Velar por el buen diligenciamiento de los formatos, para garantizar el adecuado control de los registros. Diaria
Presentación y análisis de indicadores, para monitorear las variables de la seguridad de la carga, y aplicar los correctivos, acciones correctivas y/o preventivas que conlleven al mejoramiento continuo. Mensual
Coordinar que todos los dispositivos de cerramiento candados, chapas entre otros, que queden cerrados antes de dejar el puesto de trabajo al igual que cualquier dispositivo de seguridad, para garantizar la seguridad de la empresa. Diaria
Reportar cualquier actividad subestandar que se presente tanto interna como externa de la empresa, para garantizar la seguridad de la empresa. cada que se presente
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Direccionar el personal, para lograr los objetivos propuestos en la operación, aplicando controles adecuados, y saber cómo motivar convenientemente a su equipo. Diaria
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente.
Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las actividades del sistema integrado que competen a su labor. Diario
AUXILIAR DE TESORERIA Recibir efectivo, cheques y consignaciones. Control de Consecutivo de Recibos de caja provisionales Elaborar Egresos y Recibos de caja en el sistema Conciliación de Caja General Realizar el soporte de las consignaciones y los pagos. Atender llamadas de proveedores y clientes Entregar anticipos, gastos y cajas menores Custodiar y guardar el dinero en efectivo en la caja fuerte Verificar los saldos de bancos, soportes físicos y planilla para tener el control
del flujo de efectivo de consignaciones en bancos. Crear los convenios de los clientes en el sistema Mercurio Verificar al momento de hacer los pagos, que los proveedores tengan el Rut
y las facturas cumplan con los requisitos de ley Elaborar y tramitar los pagos a los proveedores y acreedores Elaborar y controlar los anticipos de los vehículos Garantizar el pago oportuno de todas las obligaciones financieras. Garantizar el pago oportuno de las pólizas de transporte. Subir el pago de nómina, vacaciones, bonificaciones y anticipos a la sucursal
virtual para su aprobación. Conciliar Las ventas de contado digitadas en Mercurio vrs el dinero recibido Comunicarse con los clientes que presenten cheques devueltos para
confirmar la reconsignación Archivar las facturas de los proveedores. Mantener actualizados el informe de proveedores con el físico. Informar al Director Financiero los cheque elaborados en caja para un mayor
control. Organizar todos los comprobantes de pago, gastos, consignaciones y
enviarlos a archivo. Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren
señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra seguridad de la empresa cada que se requiera
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Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las actividades del sistema integrado que competen a su labor.
AUXILIAR CONTABLE Verificar que las facturas cumplan con los requisitos exigidos por la ley y que
este aprobados por las personas autorizadas Causar y revisar las Facturas y Cuentas de Cobro Proveedores, acreedores
y terceros y/o documentos en el sistema de información. Devolver a las personas responsables los documentos y/o facturas que no
cumplan con las normas establecidas Elaborar la seguridad social Elaboración de Nomina con sus respectivas novedades y generar el archivo
plano Elaborar la importación de los manifiestos registrados en el software
mercurio hacia el software SCI. Elaborar las conciliaciones bancarias. Elaborar la conciliación de la legalización Elaboración del cuadro de turnos del personal de tránsito vehicular Control el cuadro de las horas extras. Apoyar al área administrativa en caso de ausencia o cuando lo requiera. Manejo del portal de telefonía móvil.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO Reclutamiento de personal. Cada que se requiera. Realización de entrevistas. Cada que se requiera. Autorización de exámenes médicos, pruebas psicotécnicas y visitas
domiciliarias. Elaborar los contratos del personal cuando ingresa a laborar a la empresa
Cada que se requiera Afiliación y desafiliación al sistema de seguridad social, parafiscal y funeraria.
Cada que se requiera. Dar inducción de ingreso al personal nuevo. Solicitud y entrega de dotación. Enviar incapacidades para transcripción a la EPS o ARL. Reportar AT. ( Accidente de trabajo ). Apoyar la gestión administrativa Diaria Verificar que las carpetas de hojas de vida cumplan con todos los requisitos
de documentación y este actualizados Anual Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren
señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. Cada que se presente
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Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las actividades del sistema integrado que competen a su labor.
Apoyar actividades de gestión humana y salud ocupacional Cuando se requiera.
Elaboración de todos los indicadores de gestión de la empresa . Mensual Mantener actualizado todos los documentos del sistemas BASC. Velar por el buen cumplimiento del sistema Basc en las demás áreas de la
empresa. Apoyar la gestión del pago de pólizas de los socios de la empresa y externos. Apoyar la gestión del pago de seguridad social de los conductores de los
vehículos de la empresa y los externos.
AUXILIAR DE SERVICIO AL CLIENTE Revisar correos en Outlook y dar respuesta. Diaria Realizar revisión de planillas de las recogidas. Diaria Revisar las recogidas y devoluciones de Apartado, Turbo y Quibdó para
garantizar la entrega oportuna de las mercancías. Diaria Revisar los despachos del día anterior para verificar que las entregas se
estén efectuando en forma oportuna y así poder detectar situaciones antes que el cliente Diaria
Enviar a los clientes principales un informe de eficiencia en las entregas Semanal
Mantener constante retroalimentación con el cliente, para infórmale sobre el estado de la carga. Diaria
Atender correctamente los reclamos y solicitudes presentados por los clientes en forma telefónica y dejar soporte de la solución. Cuando se presenten
Comunicar oportunamente a la coordinación comercial, sobre las quejas y /o reclamos presentados por los clientes a su cargo. Diario
Informar oportunamente al cliente sobre los retrasos con la carga para evitar conflictos con el cliente. (e-mail) Cuando se presenten
Solicitar consentimiento del cliente cuando se presentan inconsistencias con la carga (faltantes, averías, devoluciones, mercancía trocadas). Cuando se presenten
Dar solución oportuna a los trámites de documentación (por perdida) para agilizar el proceso de facturación. Cuando se presenten
Realizar gestión y seguimiento diarios a la recuperación de cumplidos. Diaria
Registrar todas las novedades que se presente con la mercancía en el módulo o software. Diaria
Control y gestionar las novedades que se presentan con la mercancía Diaria
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Realizar acciones correctivas cuando se presenten novedades con la mercancía Diaria
Registrar en el software las solicitudes de los clientes de recogidas. Diaria Reportar cualquier actividad subestandar que se presente tanto interna como
externa de la empresa, para garantizar la seguridad de la empresa. Cuando se presenten
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. Cuando se presenten.
Participar en las actividades de calidad y BASC. Cuando se presenten.
AUXILIAR DE FACTURACIÓN Facturar a nuestros clientes dependiendo de las condiciones de cada cliente.
Diario Solicitar al operador de servicio al cliente que corresponda, la documentación
necesaria y requerida, con el propósito de facturar de manera oportuna en los casos donde se brinden servicios específicos con una sola unidad. Cuando se presente
Capturar oportunamente la información en base de datos, con el fin de proporcionar al cliente de manera clara y explícita la lista de todos los servicios que son sujetos de facturación. Diario
Verificar que los documentos a legalizar estén con sus respectivos documentos anexos y se encuentren firmados y sellados. Diario
Revisar en el sistema, las remesas que no tengan novedad y que su tiempo de retorno ya se cumplió y/o tiene días de retraso. Diario
Validar los manifiestos de carga si llegaron todas las remesas planilladas. Diario
Entregar a tesorería relación de manifiestos al día. Diario Informar a la coordinación comercial algún inconveniente del cliente sobre el
valor de los fletes pactados. Cuando se presente. Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren
señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. Cuando se presenten.
Participar en las actividades de calidad y BASC. Cuando se presenten.
MENSAJERO Solicitar el plan diario de actividades para programar las rutas de los trámites
que requiere la Empresa. Diaria Clasificar y ordenar toda la documentación y asuntos encomendados para
optimizar la programación de los trámites. Diaria
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Ejecutar la programación de las actividades de acuerdo con la prioridad definida para atender las necesidades de trámites de asuntos bancarios, entidades de recaudo, envíos o recepciones de correspondencia, cobros a clientes, pagos y envíos de correspondencia a proveedores entre otras. Diaria
Comunicar cualquier inconsistencia que se presente durante el cumplimiento de los trámites para dar solución oportuna a la no conformidad que se presente. Diaria
Cumplir con todas las normas de seguridad vial para evitar accidentes y riesgos en pérdida de información o valores de la Empresa. Diaria
Participar en las actividades de calidad, para dar cumplimiento a las actividades que competen a su labor. Diaria
Entregar en forma escrita todos los documentos de las tareas asignadas por cada uno de los usuarios internos. Diaria
Velar porque los documentos que se envían a nivel externo se radiquen con fecha y firma. Diaria
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente
Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las actividades del sistema integrado que competen a su labor. La función se realiza cada que se requiera
SERVICIOS GENERALES Elaborar listado de utensilios de aseo y cafetería. Mensual. Mantener el orden y limpieza de los baños de las áreas de las oficinas para
mantenerlos higiénicamente aptos para el uso de los empleados. Ofrecer a los visitantes que llegan a la compañía la atención adecuada para
que el visitante se lleve una buena impresión.
ARCHIVO Y TRAMITES Radicar la correspondencia despachada. Diario Archivo y custodia de la documentación entregadas por las áreas. Diario Mantener actualizada la documentación del archivo. Para garantizar su
disponibilidad cuando se requiera.. Diario Realizar inventario de papelería y los formatos litográficos Mensual Control de consecutivos Diaria Elaborar el pedido de papelería de acuerdo a la solicitud de los clientes
internos teniendo el cuenta las existencias de papelería, pasarlo para La aprobación y luego tramitar el pedido ante el proveedor Mensual
Manejar y controlar el consumo de la papelería para proveer a todas las áreas de los recursos de papelería. Mensual
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Búsqueda, consulta y recuperación de la información solicitada por las diferentes áreas para suministrar oportunamente las necesidades de información que se tienen en la empresa. Diario
Revisar y entregar la correspondencia para hacer entrega al destinatario de la documentación recibida en la empresa. Diario
Reportar la entrada y salida de documentos para mantener evidencia de los préstamos y devoluciones de los documentos. Diario
Clasificar la documentación para ser archivada en el archivo activo o en el archivo inactivo De acuerdo a tabla de retención.
Reportar todo tipo de sustracción, alteración que llegare a presentar por parte de cualquier empleado o persona externa de la empresa, para asegurar la confidencialidad de los documentos Cada que se requiera
Guardar la documentación enviada al archivo inactivo de acuerdo al tiempo que requiera ser conservada. Cada que se requiera
Diligenciar formatos de Registro de correspondencia recibida, registro de control de préstamo de documentación. Diario
Controlar el acceso del personal no autorizado al archivo, para asegurar que no se presente sustracción, pérdida o alteración de la información. Permanente
Recibir y entregar la correspondencia de las áreas y coordinar al mensajero Diario.
Actualizar las Tablas de Retención de Documentos. Controlar las transferencias documentales primarias y secundarias de la
compañía.
CONDUCTORES INTERNOS Revisar y mantener en buenas condiciones técnico mecánicas los vehículos
para prevenir varadas en la ruta asignada al vehículo. La función se realiza en cada viaje.
Engrasar, mantener limpio, tanquear y realizar las actividades de mantenimiento básicas de los vehículos para mantener en óptimas condiciones el funcionamiento de los vehículos. La función se realiza en cada viaje.
Mantener en regla todos los documentos y condiciones necesarias del vehículo y conductor para evitar sanciones por parte de las autoridades. La función se realiza en cada viaje.
Entregar la carga al destinatario de acuerdo con la programación de la ruta asignada para hacer la entrega oportuna. La función se realiza en cada viaje
Hacer los reportes en cada punto de control programado para controlar la seguridad del conductor del vehículo y de la carga. La función se realiza en cada viaje.
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Confidencialidad con la información de las rutas, los clientes, la carga y la documentación, para evitar cualquier fuga de información que coloque en riesgo el transporte de la carga. La función se realiza en cada viaje.
Contar las unidades totales de la mercancía para detectar oportunamente los faltantes de carga. La función se realiza en cada viaje.
Controlar las condiciones del cargue de vehículos para evitar la inadecuada repartición y distribución del peso de la carga. La función se realiza en cada viaje.
Reportar las novedades que se presenten durante el recorrido para prevenir situaciones de seguridad. La función se realiza en cada viaje
Asegurar las condiciones de parqueo y seguridad del vehículo y la carga para prevenir incidentes. La función se realiza en cada viaje.
Practicar las recomendaciones de salud ocupacional para mantener las condiciones físicas y mentales que se requieren en el manejo de los vehículos. La función se realiza en cada viaje.
Atender las recomendaciones de seguridad y horarios para evitar incidentes durante el recorrido. La función se realiza en cada viaje.
Atender las recomendaciones sobre el mejoramiento y mantenimiento de los tipos de carga para evitar accidentes y contaminación por productos que requieren manejos especiales. La función se realiza cada que se requiera.
Practicar las recomendaciones que se deben tener cuando se presentan fallas mecánicas durante el viaje para evitar accidentes y sanciones, La función se realiza en cada viaje.
Evitar la mezcla de productos incompatibles para evitar su contaminación. La función se realiza en cada viaje.
Participar en las actividades requeridas de calidad, para entender el cumplimiento de los requisitos, obtención de resultados en el desempeño y la mejora continua de los procesos. La función se realiza cada vez que requiera.
Participar activamente en todos los programas de control y seguridad implementados en la empresa, para apoyar los requerimientos de seguridad. La función cada que se requiera.
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente.
Dar cumplimiento a las instrucciones de manejo de los precintos de seguridad, emitidos por área de Transito Nacional de Vehículos, este solo puede ser abierto por las personas autorizadas por la empresa y autoridades competentes, para evitar situaciones ilícitas que comprometan la imagen de la empresa. La función se realiza cada viaje.
Entregar la documentación (Remesa, documentos del remitente y manifiesto de carga) verificar que traiga firma y/o sello y fecha de entrega, en el menor
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tiempo posible, para lograr una facturación oportuna al cliente. La función se realiza en cada viaje.
Involucramiento y participación en los temas operativos de acompañamiento vehicular, cumplimiento requisitos de caravanas, para tener mayor control en el cuidado de la carga en carretera. La función se realiza en cada viaje.
CONDUCTORES CONTRATISTAS Revisar y mantener en buenas condiciones técnico mecánicas los vehículos
para prevenir varadas en la ruta asignada al vehículo. La función se realiza en cada viaje.
Engrasar, mantener limpio, tanquear y realizar las actividades de mantenimiento básicas de los vehículos para mantener en óptimas condiciones el funcionamiento de los vehículos. La función se realiza en cada viaje.
Mantener en regla todos los documentos y condiciones necesarias del vehículo y conductor para evitar sanciones por parte de las autoridades. La función se realiza en cada viaje.
Entregar la carga al destinatario de acuerdo con la programación de la ruta asignada para hacer la entrega oportuna. La función se realiza en cada viaje
Hacer los reportes en cada punto de control programado para controlar la seguridad del conductor del vehículo y de la carga. La función se realiza en cada viaje.
Confidencialidad con la información de las rutas, los clientes, la carga y la documentación, para evitar cualquier fuga de información que coloque en riesgo el transporte de la carga. La función se realiza en cada viaje.
Contar las unidades totales de la mercancía para detectar oportunamente los faltantes de carga. La función se realiza en cada viaje.
Controlar las condiciones del cargue de vehículos para evitar la inadecuada repartición y distribución del peso de la carga. La función se realiza en cada viaje.
Reportar las novedades que se presenten durante el recorrido para prevenir situaciones de seguridad. La función se realiza en cada viaje
Asegurar las condiciones de parqueo y seguridad del vehículo y la carga para prevenir incidentes. La función se realiza en cada viaje.
Practicar las recomendaciones de salud ocupacional para mantener las condiciones físicas y mentales que se requieren en el manejo de los vehículos. La función se realiza en cada viaje.
Atender las recomendaciones de seguridad y horarios para evitar incidentes durante el recorrido. La función se realiza en cada viaje.
Atender las recomendaciones sobre el mejoramiento y mantenimiento de los tipos de carga para evitar accidentes y contaminación por productos que requieren manejos especiales. La función se realiza cada que se requiera.
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Practicar las recomendaciones que se deben tener cuando se presentan fallas mecánicas durante el viaje para evitar accidentes y sanciones, La función se realiza en cada viaje.
Evitar la mezcla de productos incompatibles para evitar su contaminación. La función se realiza en cada viaje.
Participar en las actividades requeridas de calidad, para entender el cumplimiento de los requisitos, obtención de resultados en el desempeño y la mejora continua de los procesos. La función se realiza cada vez que requiera.
Participar activamente en todos los programas de control y seguridad implementados en la empresa, para apoyar los requerimientos de seguridad. La función cada que se requiera.
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente.
Dar cumplimiento a las instrucciones de manejo de los precintos de seguridad, emitidos por área de Transito Nacional de Vehículos, este solo puede ser abierto por las personas autorizadas por la empresa y autoridades competentes, para evitar situaciones ilícitas que comprometan la imagen de la empresa. La función se realiza cada viaje.
Entregar la documentación (Remesa, documentos del remitente y manifiesto de carga) verificar que traiga firma y/o sello y fecha de entrega, en el menor tiempo posible, para lograr una facturación oportuna al cliente. La función se realiza en cada viaje.
Involucramiento y participación en los temas operativos de acompañamiento vehicular, cumplimiento requisitos de caravanas, para tener mayor control en el cuidado de la carga en carretera. La función se realiza en cada viaje.
AUXILIAR DE OPERACIONES Digitar las remesas, organizar con el documento remitente, colocar sellos de
devolver firmado y sellado por el destinatario tanto en la remesa y el documento remitente Diaria
Digitar los manifiestos de carga, firmar y colocar sello de la empresa, hacer firmar por el conductor todas las copias y huella. Diaria
Digitar informe de los despachos para la asignación de anticipos y hacer firmar por las personas que revisa y autorizan Diaria
Entregar los documentos al conductor y realizar las recomendaciones de devolver firmado y sellado, los tiempos para cumplimiento de las entregas y cumplimiento de los documentos para facturar Diaria
Informar a la aseguradora cuando se presente mercancías con valor declarado por encima de lo pactado en la póliza. Cuando se presente.
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Enviar la información al ministerio de transporte Diaria Controlar la anulación de remesas, manifiestos de carga y facturas y hacerlas
efectivas en el sistema luego de la autorización respectiva. Mantener Actualizado el sistema. Diaria
Elaborar indicadores de gestión Diaria Digitar las remesas el mismo día que ingresan a la empresa. Diaria Participar en las actividades requeridas de calidad, para entender el
cumplimiento de los requisitos, obtención de resultados en el desempeño y la mejora continua de los procesos. Diaria
Cumplir con los requisitos del sistema de control y seguridad BASC, para evitar la contaminación de la carga desde el cargue hasta el descargue en el centro de distribución. Diaria
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra seguridad de la empresa. Diaria
Brindar apoyo operativo en labores de recepción de mercancía Diaria Asegurar una información veraz en lo referente a Inventarios. Diaria
AUXILIAR DE BODEGA Revisar y mantener en buenas condiciones los vehículos de transporte
industria (estibadores manuales), implementos de seguridad, salud ocupacional y herramientas para evitar averías de la carga y riesgos de accidentes por manipulación inadecuada de productos peligrosos. Diaria
Mantener limpio el sitio de trabajo y el centro de distribución para cumplir con las especificaciones de higiene y la imagen de las instalaciones del centro de distribución. Diaria
Mantener en regla todos los documentos personales y de carácter reglamentario para evitar que no los devuelvan en las instalaciones del generador de la carga. Diaria
Cargar la carga en las instalaciones del generador para atender oportunamente las necesidades de la recogida de la carga. Diaria
Descargar la carga al destinatario, en el centro de distribución para cumplir con la programación de la ruta asignada. Diaria
Supervisar el estado del cargue y descargue para verificar que la carga se encuentre en buen estado y verificar faltantes y sobrantes de carga. Diaria
Reportar las novedades que se presentan en el cargue y descargue de vehículos para controlar que la carga que se recibe y se entrega esté de acuerdo con la remisión. Diaria
Practicar y cumplir con las normas de seguridad y salud ocupacional para evitar accidentes y mantener las condiciones físicas que se requieren. Diaria
Atender las recomendaciones de seguridad y horarios para evitar incidentes durante el recorrido. Diaria
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Atender las recomendaciones sobre la manipulación de los diferentes tipos de carga para evitar mezcla de productos incompatibles, accidentes, conatos de incendio o explosión, riesgos en la salud, averías y demás daños que se puedan presentar. Cuando se requiera
Brindar una atención amable y oportuna, concentrándose en lo que se está haciendo para que el cliente sienta que se le está brindando atención. Diaria
Mantener relaciones cordiales con clientes, compañeros, para facilitar los objetivos de su trabajo. Diaria
mantener buena presentación personal Diaria Cumplir con los requisitos del sistema de control y seguridad (BASC) para
evitar la contaminación por parte de actividades ilícitas de la carga en el cargue y descargue. Diaria
Participar en las actividades de calidad para dar cumplimiento a las actividades del sistema que competen a su labor. Diaria
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente Diaria
AUXILIAR DE TRÁFICO Reportar las novedades que se presentan en los sistemas de comunicación,
para mantener comunicación permanente tanto con la base como con el equipo de seguridad Diaria
Vigilar el sistema de circuito cerrado de televisión, para proporcionar registros permanentes de los sucesos ocurridos. Diaria
Verificar que todos los dispositivos de cerramiento candados, chapas entre otros, que queden cerrados antes de dejar el puesto de trabajo al igual que cualquier dispositivo de seguridad, para garantizar la seguridad de la empresa Diaria
Sensibilizar y entregar al conductor la hoja de reporte en carretera y hacer firmar el formato asistencia a capacitaciones. Diaria
Realizar la prueba de alcoholemia Diaria Elaborar los reportes de horas extras Diaria Registrar y controlar el reporte de los conductores en carretera Diaria Elaborar la hoja de vida de los conductores, tomar las huellas requeridas y
solicitar los documentos establecidos Diaria Realizar inspección a los vehículos, teniendo en cuenta los parámetros
establecidos por la empresa y realizar inspecciones bimestrales. Diaria Elaborar el reporte de incidentes en carretera cuando se presenten
novedades e informar a las partes involucradas Cada que se requiera Llevar el control de la planilla de visitantes del personal externo que ingresa
a la empresa Diario
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Solicitar a los visitantes externos un documento e identificarlos con el carnet de visitantes Diario
Realizar el control y registrar en la planilla los vehículos que ingresan y salen de la compañía Diario
Controlar la asignación de precintos de seguridad. Registrar la hora de entrada y salida en el formato CTH-F-014 para llevar el
control de los horarios del personal. Diaria Realizar ronda para inspeccionar que se cumplan las normas de seguridad
Diaria Reportar cualquier actividad subestandar que se presente tanto interna como
externa de la empresa, para garantizar la seguridad de la empresa. cada que se presente
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente Diaria
Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las actividades del sistema integrado que competen a su labor. La función se realiza cada que se requiera Cuando se requiera
ACOMPAÑANTE VEHICULAR Reportar las novedades que se presentan en los sistemas de comunicación,
para mantener comunicación permanente tanto con la base como con el equipo de seguridad Diaria
Atender novedades que reporte la base con respecto a situaciones del frente de seguridad para dar apoyo a la seguridad del entorno de la empresa. Diaria
Acompañar las rutas individuales y/o en caravanas para prevenir eventos en la seguridad de la carga, el vehículo y el conductor. Diaria
Acompañar las rutas de los clientes propietarios que prestan el servicio de transporte para prevenir eventos en la seguridad del conductor, la carga y el vehículo. Diaria
Hacer cumplir la programación de rutas y servicio de recogida programados por el director de operaciones para prevenir riesgos en rutas no programadas, Diaria
Reportar a la base el paso de las caravanas por los puntos de control establecidos por el equipo de seguridad para prevenir y atender posibles incidentes de seguridad que se puedan presentar en las salidas de las rutas programadas. Diaria
Reportar a la base el paso de rutas urbanas por puntos estratégicos establecidos por el equipo de seguridad para prevenir y atender posibles eventos de seguridad que se puedan presentar. El reporte se realiza cada 4 minutos
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Vigilar el sistema de circuito cerrado de televisión, para proporcionar registros permanentes de los sucesos ocurridos. Diaria
Verificar que todos los dispositivos de cerramiento candados, chapas entre otros, que queden cerrados antes de dejar el puesto de trabajo al igual que cualquier dispositivo de seguridad, para garantizar la seguridad de la empresa Diaria
Sensibilizar y entregar al conductor la hoja de reporte en carretera y hacer firmar el formato asistencia a capacitaciones. Diaria
Realizar la prueba de alcoholemia Diaria Registrar y controlar el reporte de los conductores en carretera Diaria Elaborar la hoja de vida de los conductores, tomar las huellas requeridas y
solicitar los documentos establecidos Diaria Realizar inspección a los vehículos, teniendo en cuenta los parámetros
establecidos por la empresa y realizar inspecciones bimestrales Diaria Elaborar el reporte de incidentes den carretera cuando se presenten
novedades e informar a las partes involucradas Cada que se requiera Llevar el control de la planilla de visitantes del personal externo que ingresa
a la empresa Diario Solicitar a los visitantes externos un documento e identificarlos con el carnet
de visitantes Diario Realizar el control y registral en la planilla os vehículos que ingresan y salen
de la compañía Diario Registrar y controlar la asignación de precintos de seguridad. Registrar la hora de entrada y salida en el formato CTH-F-014 del personal.
Diaria Realizar ronda para inspeccionar que se cumplan las normas de seguridad
Diaria
COORDINADOR DE PUNTO DE RECIBO Llamar a los clientes para ofrecer el servicio de acuerdo a la asignación de
clientes. La función de realiza diariamente. Asignación del recurso, para la recepción de la carga donde el cliente. La
función se realiza diariamente. Mantener constante retroalimentación con el cliente, para la coordinación de
los despachos. La función se realiza diariamente. Atender las reclamaciones de los clientes, para dar solución a las no
conformidades que se presenten en la prestación del servicio. La función se realiza cada vez que se presente.
Comercializar el servicio en la zona para incrementar las ventas. La función se realiza diariamente.
Visitar a los clientes para adelantar las cotizaciones y negociación del servicio. La función se realiza diariamente.
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Generar informe de ventas y unidades al Director Operativo para elaboración indicadores de gestión. La función se realiza mensual.
Entregar el informe de reclamaciones y novedades de la carga para tomar acciones de las inconsistencias presentadas. La función se realiza semanalmente.
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra la seguridad de la empresa. La función se realiza cada que se presente.
Participar en las actividades de calidad y BASC, para dar cumplimiento a las actividades del sistema integrado que competen a su labor. La función se realiza cada que se requiera.
AUXILIAR DE DOMICILIOS Llamar a los clientes para atender la necesidad de carga y registrar en la
solicitud de servicio para controlar el cumplimiento del servicio Diaria Elaborar la orden de cargue si es servicio masivo o semi masivo o cuando el
cliente lo requiera pasarla al área de tránsito de vehículos y coordinar con el conductor
Asignar y coordinar las funciones de los auxiliares de bodega para que ejecuten las actividades programadas. Diaria
Separar y clasificar la carga, para la verificación y cargue del vehículo. Diaria Verificar los documentos del remitente contra la mercancía al recibirla Diaria Verificar el documento remitente con relación a la remesas y dejar
consignado un visto bueno de supervisión. Diaria Controlar que el conductor esté presente en el cargue del vehículo Diaria Verificar que la mercancía clasificada sea cargada en el vehículo para evitar
el incumplimiento o retraso de la entrega de la carga. Diaria Verificar la ubicación de la carga recibida en el centro de distribución para
evitar entregas equivocadas. Diaria Verificar la ubicación de la carga recibida para evitar contaminación o mezcla
de productos que no sean compatibles. Diaria Controlar diariamente el cumplimiento en la asignación de los vehículos
Diaria Verificar las remesas contra las preplanillas Diaria Entregar las devoluciones del centro de distribución de acuerdo a las
instrucciones de servicio al cliente. Para garantizar al cliente el cuidado de la carga. Diaria
Velar por el buen trato de la mercancía para minimizar las reclamaciones del cliente. Diaria
Velar por el aprovechamiento óptimo del espacio en el vehículo de carga para que toda la mercancía sea entregada. Diaria
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Atender, controlar e inventariar toda la carga que es recibida en el centro de distribución, para garantizar la seguridad de la misma. Diaria
Verificar la existencia de la mercancía registrada del vehículo asignado para validar los datos del vehículo programado Diaria
Registrar los despachos de los otros centros de recepción para generar las remesas correspondiente Diaria
Controlar las horas extras Participar en las actividades requeridas de calidad, para entender el
cumplimiento de los requisitos, obtención de resultados en el desempeño y la mejora continua de los procesos. Diaria
Cumplir con los requisitos del sistema de control y seguridad BASC, para evitar la contaminación de la carga desde el cargue hasta el descargue en el centro de distribución. Diaria
Cooperar con el reporte actividades, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas, para evitar que se atente contra seguridad de la empresa. Diaria
AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO QUIBDO Recepcionar la mercancía a los conductores que llegan de Medellín. Legalizar las remesas cuando ya son entregadas al cliente Final. Realizar las devoluciones. Despachar las recolecciones que se hacen en el día. Zonificar la rural de entrega. Despachar a los mensajeros. Pasar las novedades de lo que entregaron y de lo que no entregaron. Atender a los clientes.
AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO ISTMINA Recibir las encomiendas y verificar que contenga las guías. Separar las guías que correspondan ( Condoto, Novita, Andagoya,
Servientrega e Istmina. ). Devolución de guías debidamente firmadas. Dictar a Transportes Osorio Ríos Medellín las guías de Servientrega y TCC
entregadas. Hacerle seguimiento a las novedades para dar solución. Entregar encomiendas que queden por reclamar en la oficina de Istmina. Participar en el proceso de entrega.
AUXILIAR DE PUNTO DE RECIBO APARTADO Despachos de carros. ( Realizar manifiestos y movimientos de mercancía.)
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Inventario de movimientos de mercancía y manifiestos. Legalización de movimientos de mercancía y manifiestos. Elaboración de reportes de novedades (Coordinadora mercantil, TCC,
Redetrans, Coltabaco, etc.) Informe de recogidas ( TCC, Coordinadora).
LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Hacer seguimiento a los requisitos de ley como son las evaluaciones médicas
de ingreso, periódico y retiro. comunicar dichos requerimientos. Gestionar la custodia de los conceptos de aptitud o exámenes
ocupacionales. Hacer seguimiento a las afiliaciones a seguridad social de acuerdo al riesgo. Coordinar el programa de inducción y hacer seguimiento para que se realice La reinducción en el Sistema Integrado de Gestión. Coordinar la definición del plan de emergencias para la empresa y gestionar
la implementación de acuerdo a su diseño. Definir con la dirección, calcular y reportar los indicadores de estructura,
proceso y resultado mínimo anualmente Garantizar la investigación de todos los incidentes y accidentes de trabajo
con el equipo investigador y liderar los planes de acción, documentando las evidencias
Caracterizar las investigaciones de accidentes y divulgar los resultados a toda la organización
Garantizar las auditorías al Sistema Integrado de Gestión con informe a la gerencia y al COPASST
Establecer el programa de formación a todos los miembros de la empresa en donde se incluya los resultados de la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
Definir un plan de trabajo en seguridad y salud en el trabajo de acuerdo a una evaluación inicial.
Garantizar la participación de todas las partes involucradas como trabajadores, contratistas, en la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos
Establecer y desarrollar un cronograma de trabajo que incluya peligro a intervenir, objetivos, metas, actividades, recursos, responsables, cobertura, duración, e indicadores; de acuerdo a las necesidades de la empresa en cuanto a los peligros significativos, tareas de alto riesgo, focos de accidentalidad y requisitos legales (Hacerlo avalar por la gerencia y el COPASST).
Garantizar la documentación del Sistema Integrado de Gestión y actualizarlo mínimo una vez al año de acuerdo a la gestión de cambios que se establezca.
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Hacer seguimiento y documentar las medidas de intervención establecidas en las inspecciones y las investigaciones de incidentes y accidentes.
Definir los elementos de protección personal y los insumos para el control de los peligros de acuerdo a la normatividad, teniendo en cuenta las fichas técnicas y realizando las hojas de seguridad de dichos equipos.
Hacer seguimiento a la dotación y entrega de equipo de protección de acuerdo a las necesidades del personal.
PARTICIPANTE COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO COPASST
Participar de las reuniones mensuales del comité y dejar registro en acta donde se documenten los temas tratados, acciones y decisiones para aprobación de la gerencia.
Reunirse mensualmente para inspeccionar áreas de trabajo y verificar condiciones de seguridad.
Hacer seguimiento al plan de trabajo y cronograma de capacitación proponiendo actividades y analizando lecciones aprendidas.
Analizar las causas de accidentes y enfermedades. Analizar los indicadores de accidentalidad y proponer mejoras.
CONFORMACION DEL COMITÉ DE ARCHIVO
El Comité interno de Archivo es el grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
El objetivo del Comité debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental.
Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de Manuales de Procedimientos, además de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.
FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO CONTROLAR el proceso de producción documental desde el diseño de la
papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de soportes adecuados para el registro de la información.
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APROBAR Las Tablas de Retención de Documentos TRD y el Programa de Gestión Documental PDG para los documentos físicos y electrónicos.
HACER recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las TRD. ASIGNAR, de acuerdo con el jefe de archivo, los nuevos códigos de
dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera. FIJAR términos de retención para los documentos, según la importancia y
necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como base las disposiciones legales y la TRD con valoración primaria, y terciaria, selección, control del programa de Gestión Documental, control para evitar congestiones.
REGLAMENTAR transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos.
REDUCIR a lo esencial la masa documental de los archivos. APROBAR los programas que deban implantarse para crear la cultura
organizacional y documental. DEFINIR normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de
ejemplares de los documentos. Consignar en Actas cada vez que se reúnan, las decisiones tomadas, estas
actas se elaboraran en orden consecutivo y firmada por todos los integrantes. AUMENTAR índice de recuperación de la información. GARANTIZAR condiciones de conservación de la documentación de valor
permanente. APROVECHAR mejor el talento humano y los recursos materiales. ASESORAR a las dependencias para el cumplimiento de las normas
establecidas. DETERMINAR la vigencia de los archivos.
INTEGRANTES
El Comité como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo organizado de documentos y comunicaciones de la institución, debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanente y otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión. PRESIDENCIA DEL COMITÉ, El comité de archivo tendrá un presidente quien será el encargado de presidir las reuniones ordinarias y extraordinarias
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del Comité, velar el cumplimiento de las funciones y normas que regulen las actividades del Comité, Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias a través del Secretario Técnico del Comité y las demás que sean propias de su cargo. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Convocar a reunión ordinaria y a reuniones extraordinarias. Presidir la reunión del comité de archivo de la empresa. Establecer el tiempo de duración de las sesiones del comité.
SECRETARÍA TECNICA DEL COMITÉ El comité de archivo tendrá una Secretaría Técnica , quien será el encargado de citar a reunión de acuerdo a la programación y cuando se estime necesario, preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse a la respectiva sesión, Verificar el Quorum, llevar el acta de cada reunión y someterla a la aprobación y firma de todos los que en ella intervengan, divulgar las decisiones adoptadas por el Comité, Auditar a las diferentes áreas en el cumplimiento de las políticas de gestión documental, presentar el informe anual de la gestión realizada. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Realizar según el mandato del Presidente del Comité y enviar las citaciones de reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité Interno de Archivo, en fecha y hora señalada
Elaborar el registro de las actas en el libro destinado para ello, en forma ordenada y al día.
Recibir los documentos e información que llegue con destino al Comité Interno de Archivo y hacer conocer a sus miembros.
Someter a aprobación del Comité Interno de Archivo las actas de las reuniones anteriores y consignar las modificaciones que se señalen a la misma.
llevar el archivo de los documentos del Comité Interno de Archivo Realizar las comunicaciones, informes y otros documentos del Comité
Interno de Archivo vigilando que su envío sea oportuno al destinatario. Suscribir con el Presidente, las actas, los documentos o informes que
deban ser realizados por el Comité Interno de Archivo. Colaborar con diligencia y oportunidad al Presidente y a los demás
miembros del Comité Interno de Archivo en la ejecución de las funciones o tareas que les corresponden.
Las demás que se le asignen en relación con el Comité Interno de Archivo.
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El Comité Interno de Archivo de TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS, se reunirá ordinariamente una (1) vez cada dos meses por año y extraordinariamente cuando sea necesario. Estas reuniones serán convocadas por el Presidente del Comité. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. En TRANSPORTES OSORIO RIOS SAS, se hará la revisión y actualización se deberá realizar cuando ocurra cualquiera de las siguientes situaciones: • Observaciones por parte de la Superintendencia de Puertos y Transportes. • Cuando hagan restructuraciones en la empresa. • Cuando se creen grupos internos de trabajo. • Cuando sea asignada una nueva función a la Entidad. • En los casos en que se identifiquen asuntos contenidos en documentación que no se encuentre detallada en la Tabla de Retención Documental, el responsable de la Dependencia debe solicitar al Responsable de Gestión Documental la evaluación de los documentos, y en caso de ser necesario, el ajuste de la Tabla de Retención Documental. Cualquier ajuste de la Tabla de Retención Documental será analizado conjuntamente por el responsable de la producción de los documentos y la oficina de Archivo y Trámite y debe ser presentado al Comité de Archivo de la empresa para su aprobación.
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez cumplidos los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias. Solo podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales.
Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural. Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales. Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior. Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia. Todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la información definida en la TRD. No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios, misceláneos, correspondencia recibida, memorandos internos recibidos, o con nombre de empresas. Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.
