DEP S SB AG AC CT E D S

91000 2 ACTAS

2Actas de Asamblea General de

Accionistas5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se digitaliza o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el  soporte papel.

14 Actas de Comité de Presidencia 1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se digitaliza se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el 

soporte papel.

25 Actas de la Junta Directiva 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se digitaliza o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el  soporte papel.

6AUTORIZACIONES DE

COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN

1000 No Aplica 1 9 XTranscurrido este tiempo de retención, se elimina debido a que este

documento pierde su vigencia, y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

PROCEDIMIENTO RETENCION DOCUMENTAL

Tablas de Retención Documental

CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINAL

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

1Informes a la Asamblea General de

Accionistas2 0 X

Transcurridos tres años se elimina debido a que pierde todo valor

primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en

Secretaría General, como soportes de las Actas

2 Informes a Junta Directiva 2 0 X

Transcurridos tres años se elimina debido a que pierde todo valor

primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en

Secretaría General, como soportes de las actas.

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurridos tres años en el archivo central, se elimina debido a que

pierde todo valor primario y no tiene valor histórico.

91100 2 ACTAS

3

Actas de Comité de Coordinación del

Sistema de Control Interno

Institucional

2 8 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

6Actas de Comité de Auditoría de

Junta Directiva5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Factura

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

44EVALUACIONES DEL CONTROL

INTERNO

1000 No Aplica 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Papeles de Trabajo

Informes de Evaluación

Programas de Auditoría

Planes de Acción

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

91200 2 ACTAS

2Actas de Asamblea General de

Accionistas5 15 X X

Por ser de carácter Histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

14 Actas de Comité de Presidencia 1 19 X X

Por ser de carácter Histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 Actas de la Junta Directiva 5 15 X X

Por ser de carácter Histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

3ACUERDOS DE LA JUNTA

DIRECTIVA

1000 No Aplica 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproducen en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

6AUTORIZACIONES DE

COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN

1000 No Aplica 1 9 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

14 CERTIFICACIONES

8 Certificaciones Vigencias Futuras 1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

9Certificaciones Traslados

Presupuestales1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

10Certificaciones de Existencia y

Representación Legal, Sucursales1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

24COMUNICACIONES A ENTES DE

CONTROL

1Comunicaciones Cámara de

Comercio1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

2Comunicaciones Superintendencia

Financiera1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

3Comunicaciones Ministerio de

Hacienda1 19 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

40 ESCRITURAS

1000 No Aplica 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Reformas Estatutarias

Reformas de la sociedad

Delegación de Funciones

64 HOJAS DE VIDA DIRECTIVOS

1000 No Aplica 1 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Presidente

Miembros de Junta Directiva

Revisoría Fiscal

Consumidor Financiero

70 PROCESOS

2 Disciplinarios 2 10 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se microfilma o se reproduce en

otro medio técnico que garantice su conservación y se elimina el

expediente original y la copia en papel.

Queja

Comunicaciones

Informes

Fallos

Pruebas

75 REGISTRO

1 De Accionistas 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

79 RESOLUCIONES

1000 No Aplica 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

84 TÍTULOS DE ACCIONISTAS

1000 No Aplica 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

91400 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 3 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

13Informes de Seguimiento al Plan de

Desarrollo Administrativo2 8 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

15

Informes para la Calificación de

Riesgos sobre la Fortaleza Financiera

de la Compañía

5 10 X

Transcurrido el tiempo de retención, se microfilma o reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación para la consulta y se

elimina el soporte papel.

91410 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

67 PLANES

7 Plan Estratégico de la Compañía 4 8 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

72 PROYECTOS

1000 No Aplica 2 8 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Control de cambios del Proyecto

Hoja de Vida del Proyecto

Cierre del Proyecto

91420 2 ACTAS

7Actas de Comité de Calidad y

Productividad3 6 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

5AUDITORIAS INTERNAS DE

CALIDAD

1000 No Aplica 8 0 X Esta serie documental se encuentra en el Aplicativo de Isolucion.

Plan de Auditoría

Programas

Informes

16 CIRCULARES INTERNAS

1000 No Aplica 20 0 X Esta serie documental se encuentra en el Aplicativo de Isolucion.

Manuales

Soportes (si aplica)

17 CLAUSULADO PÓLIZAS

1000 No Aplica 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se digitaliza o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

42 ESTUDIOS

5Estudios para el Rediseño de la

Estructura Orgánica5 15 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Estudio

Organigramas

91500 2 ACTAS

8 Actas de Comité de Comunicaciones 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

19Actas de Comité Interno de Gobierno

en Línea y Antitrámites5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

12 BOLETÍNES INFORMATIVOS

1000 No Aplica 1 1 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Justificación

71 PROGRAMAS

1Programa de Difusión e Imagen

Institucional1 5 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Carteles

Videos

Libretos

Cartillas

Conferencias

Plegables

72 PROYECTOS

1Proyectos de Comunicación e

Información2 5 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

75 REGISTRO

2 De Archivo Fotográfico 20 0 X X Medio magnético Isolucion

91600 2 ACTAS

12Actas de Comité de Inversiones y

Seguimiento de Riesgos5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

7AUTORIZACIONES FORMULARIO

SARLAFT

1000 No Aplica 1 9 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Formato autorización

Soportes

14 CERTIFICACIONES

4Certificaciones de Operaciones

Sospechosas2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

6Certificaciones de Transacciones en

Efectivo2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Póliza

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

16 Informes por Tipo Riesgos 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

62 MANUALES

8 Manual de Riesgo 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

75 REGISTRO

5 De Eventos De Riesgo Operativo 3 7 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92000 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Informes de Ejecución

Acta de Liquidación

Acta de Entrega de Conformidad

Ordenes de Pago

Facturas

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92001 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. ( Acuerdo 060 de

2001, Art. 10 )

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 3 XTranscurridoeltiempoderetención,seeliminadebidoaquecopiadelosdocu

mentosreposanenlaserierespectiva. (Acuerdo 060 de 2001, Art. 10)

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Formato transferencia electrónica

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92003 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.).

No aplica

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10)

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Formato transferencia electrónica

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92004 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Fotocopia de la tarjeta de operación

para vehículos de servicio público

Fotocopia planilla despacho para

vehículos de servicio público o

manifiesto carga para vehículos de

servicio público de carga, que sufran

pérdidas o daños en sitios distintos de

carreteras nacionales a cargo del

INVIAS

Autorización para operar como taxi (si

aplica)

Avalúo comercial del vehículo (si

aplica)

Declaración de importación expedido

por la DIAN (Vehículo importado)

Manifiesto o registro de importación

expedido por la DIAN (Vehículo

importado)

Registro de importación expedido por

el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo

importado)

Factura de venta expedida por el

ensamblador (Vehículo Importado)

Factura de venta expedida por el

concesionario (Vehículo importado)

Factura de compra de motor

Declaración de importación DIAN (Si

se ha realizado compra de motor)

Factura compra expedida por

concesionario vendedor y registro

empadronamiento (Aduana) (si aplica)

Fotocopia de las facturas de compra

de chasis y carrocería (para buses)

Copia del contrato de Leasing,

depende de lo que diga el certificado

de libertad y tradición.

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda

en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

95 EXPEDIENTES

1Siniestro de Accidentes Personales y

Accidentes del Sector Educativo2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Documentos que acrediten el hecho y

las causas que lo originan

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Documentos señalados para el

seguro de vida

Orden médica de traslado del

paciente a un centro hospitalario

Informe del accidente

Copia del acta del levantamiento del

cadáver

Certificado original de la incapacidad

Certificado original en que conste la

incapacidad

Carta de reclamación del

representante legal del colegio

Fotocopia del documento de

identificación del representante legal

del colegio

Certificación del colegio sobre el valor

de pensión

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

Registro civil de matrimonio

2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

informe de la autoridad que conoció el

siniestro

Informe del asegurado sobre las

causas que originaron el siniestro

Reclamaciones de terceros

damnificados

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Original de inventario

Fotos

Fotocopia factura de compra del bien

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Avalúo comercial del salvamento

solicitado por el técnico, inspector o

quien tenga a cargo el siniestro

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Fotocopia certificado de tradición

donde figure el traspaso a la

compañía

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Fotocopia del SOAT, si se encuentra

vigente

Copia certificado de revisión técnico

mecánica (opcional)

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Comunicación realizando entrega de

documentos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Solicitud del segundo avalúo

requerido por el técnico o funcionario

a cargo del salvamento

Segundo avalúo comercial del

salvamento

3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Declaración del capitán ante la

capitanía del puerto

Fotocopia del certificado de la

matrícula de la embarcación

Fotocopia patente de navegación de

la embarcación

Certificado de inspección de

maquinaria

Certificado de inspección del casco y

de seguridad

Certificado de inspección anual y/o

patrón

Licencia de navegación del capitán y

tripulación

Permiso de zarpe vigente

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Fotocopia de la denuncia

Fotocopia factura de compra del bien

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Constancia de la fiscalía donde se

indica que el vehículo no ha sido

recuperado

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de resolución de la

autoridad competente donde se indica

la cancelación de la matrícula del

vehículo por hurto

Certificado de tradición donde figure

el traspaso a la compañía y la

cancelación de la matricula del

vehículo por hurto

No aplica

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Copia de carta de la compañía donde

se le entregan los documentos al

recuperador

Carta de asignación para la

recuperación del vehículo

Copia de la asignación para la

recuperación del bien

Copia del poder entregado al

recuperador

Oficio acta de entrega definitiva, por

parte de la Fiscalía

Oficio de la Fiscalía que lleva el

proceso

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se oficia a Dijin y Policía para bajar de

pantalla el bien recuperado

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se le indica a Tránsito la cancelación

de los pendientes

Carta de asignación para cambio de

regrabación (si se requiere)

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Fotos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Carta de la compañía donde se

entregan los documentos al

tramitador para realizar la rematricula

del vehículo

Carta de asignación para realizar

trámites de regrabación y re matrícula

Fotocopias formulario único nacional,

suscrito por el representante legal,

con huella e improntas, para hacer

trámite de regrabación de motor,

chasis y re matrícula

Fotocopia de formato del reporte

inmediato de vehículos recuperados

Avalúo comercial

Formulario del Banco Popular

Oficio remisorio formulario Banco

Popular

Oficio informando a la sucursal a la

que pertenezca el bien a rematar

Carta remisoria documentos al

comprador

Copia al carbón de acta de

adjudicación al martillo

Certificado de tradición reciente

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de tarjeta de propiedad

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de la cédula

Copia de acta de entrega del bien

Formato de conocimiento de fondos

(si aplica)

Condiciones especiales para venta

del vehículo firmadas en remate

Copia solicitud de pago y número de

imputación contable

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

4Siniestro de Corriente Débil, rotura de

Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

No aplica

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro y/o carta de

reclamación

Concepto técnico sobre causas del

daño o avería

Factura de compra o documento que

acredite fecha y valor de adquisición

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Copia de historial de mantenimiento

del equipo

Cotizaciones de reparación de los

equipos siniestrados

Cotizaciones del valor a nuevo de

equipos

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Características técnicas de los

equipos sustraídos

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

No aplica

5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Original o copia autenticada del

contrato garantizado

Resumen de las causas que

originaron la reclamación

Copia solicitud normalización

situación surgida y explicaciones

sobre el evento

Valorización de los perjuicios reales

del asegurado a consecuencia del

incumplimiento del afianzado

Informe de posibilidades de

recuperación y el estado de la

investigación adelantada de carácter

administrativo y judicial

Acta entre el afianzado y el asegurado

sobre las entregas y recibos parciales

del contrato

Informe del interventor (si lo hay)

Original o copia autenticada del acta

de liquidación final del contrato

Documentos que acrediten el recibo

del anticipo por el afianzado

Documentos que acrediten la parte

del anticipo que no se invirtió en la

ejecución del contrato

Evaluación y cotización de la

reparación reclamada por calidad y

estabilidad de obra

Concepto de firma especializada

sobre relación con el contrato

afianzado

Copia del contrato suscrito entre las

partes

Resolución proferida contra el

afianzado y la asegurada,

debidamente ejecutoriada

Resolución que liquida el contrato (si

aplica)

Carta explicativa del afianzado sobre

la resolución y sus actuaciones para

defenderse

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Informe de bomberos o de autoridad

competente

Cotizaciones de reparación

Avalúo de reconstrucción

Relación de bienes asegurados y/o

facturas de adquisición

Facturas de adquisición de los bienes

y/o certificación del valor en libros

(persona jurídica)

Inventario de salvamento (persona

jurídica)

Cotizaciones del valor de los muebles

o enseres afectados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Facturas de compra

Inventario del salvamento

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Circunstancias que motivaron el

siniestro y la fecha

Pérdida aproximada

Causa de afectación del lucro cesante

Valor de las pérdidas

Duración de la paralización

8 Siniestro de Manejo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Denuncia penal contra el implicado

Acreditación de cuantía y afectación

de la póliza

Informe contable o de auditoría que

determine la cuantía de la pérdida,

suscrito por el contador o revisor

fiscal

Copia del contrato de trabajo de los

empleados responsables

Certificación de las prestaciones

sociales que puedan ser legalmente

retenidas

Copia de la carta de despido

Informes de bienes de propiedad del

responsable de la pérdida

Informe sobre posibilidades de

recuperación y estado de

investigación de carácter

administrativo y judicial

Comunicaciones al banco para no

pago de cheques (si aplica)

Fallo con responsabilidad fiscal contra

el funcionario afianzado y La

Previsora S.A debidamente ejecutado

9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Presupuesto de reparación

Reclamaciones de terceros

damnificados

Carta de autorización de la compañía

para transar con los damnificados

10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

del vehículo afectado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Fotocopia del informe de accidente

y/o carta de invitación para reclamar

y/o acta de acuerdo

Fotocopias sentencia judicial

ejecutoriada (si existe)

Fotocopia documento de identidad del

propietario del bien afectado, del

lesionado o reclamante

Poder debidamente autenticado del

reclamante al abogado

Cotización de los daños ocasionados

Certificación de no reclamación y/o

desistimiento expedido por la

aseguradora del bien afectado

Autorización escrita otorgada a la

persona que reclama

Certificado original de ingresos de la

empresa a la cual se encuentra

afiliado y certificación del taller

reparador

Certificado de libertad del inmueble

afectado

Valoración de daños realizada por el

perito

Certificado del estado del proceso

penal

Certificado pago indemnizaciones a

cargo del Soat o fosyga

Factura o comprobantes de otros

gastos incurridos

Certificación de perdida de capacidad

laboral

Ultimo dictamen de medicina legal (si

existe)

Documento que acredite parentesco

con el afectado

Registro civil de defunción

Documento que acredite ingresos del

afectado

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

11Siniestro de Responsabilidad Civil

Extracontractual2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado indicando

las circunstancias, fecha, hora, lugar y

causas del accidente

Concepto médico que determine la

gravedad de la lesión, tratamiento a

seguir, secuelas e incapacidad

Facturas originales de los gastos

médicos en que incurrió el lesionado

con ocasión al pago de honorarios,

asistencia médica, suministros y

tratamiento

Carta de reclamo del tercero afectado

al asegurado

Copia de la historia clínica del

lesionado y certificación médica del

estado de salud del tercero afectado a

la fecha de ocurrencia del accidente

Documentos que permitan establecer

la responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

competente

Reclamación del asegurado indicando

fecha, hora y lugar del accidente

Concepto técnico sobre la

reparabilidad del bien afectado,

especificando características técnicas

completas

Dos cotizaciones de reparación

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Documentos para establecer la

responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

Reclamación del asegurado

12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Factura de compra desde el día

siguiente del inventario hasta la fecha

del siniestro

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Check listas

13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe técnico del daño

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Cotizaciones del valor de la

reparación

Cotizaciones del valor a nuevo de un

bien de iguales

Fotografías del siniestro

Copia del historial de obra

Reclamación del tercero

14 Siniestro de Transporte 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro y/o carta de

reclamación

Informe de autoridad competente

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Reclamo presentado ante el

responsable de la pérdida

Contrato de transporte

Conocimiento de embargue

Guía aérea, guía master, guía hija

Carta de reporte o remesa y

manifiesto de carga

Facturas de fletes y comprobante

contable de cancelación

Fotocopia tarjeta de propiedad del

vehículo transportador

Tarjeta de afiliación a empresa de

transporte

Certificación en donde conste que no

existe póliza o reclamación en otra

aseguradora

Certificado o actas de recibo y

entrega de la mercancías

Cotizaciones de reparación y/o

reposición de piezas

Concepto técnico y cuantificación de

pérdida

Análisis o concepto químico

Tiquetes de báscula expedidos a la

salida de puerto y/o llegada a destino

final

Recibos de peajes cancelados

durante el trayecto

Contrato de alquiler y/o factura

comercial de adquisición

Concepto técnico y cuantificación de

daño reclamado

Factura comercial

Certificación de valor costo de la

mercancía

Informe respecto de la existencia de

seguros de responsabilidad civil

contractual

Informe sobre actuaciones

desarrolladas, acuerdo transaccional

con el generador de carga y soportes

Reclamación oficial del generador de

carga, dueño de las mercancías o

remitente

Factura comercial de la mercancía

afectada

Registro de importación o exportación

Cuenta de fletes marítimos o aéreos y

comprobante contable que acredite su

cancelación

Declaración de avería gruesa

Certificado de reintegro, para

exportaciones en moneda extranjera

Declaración de aduana

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Versión de los hechos presentada por

el funcionario implicado

Certificado de seguro respectiva

relación de despacho

Hoja de vida y contrato de trabajo del

funcionario encargado de la

movilización de los dineros o títulos

valores

Documentos que demuestran la

preexistencia del título o dinero

transportado

Documento mediante el cual se

remiten los títulos o dinero

transportado

informe sobre la gestión adelantada

para la recuperación de los títulos

Acta de arqueo de caja

Certificación de la entidad financiera

sobre el cobro de los títulos valores o

extractos que demuestren el canje

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

las causas que lo originan

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Certificación del acreedor

17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del asegurado

Fotos

Cotización sobre el valor de

reposición de los vidrios

18Siniestro por Pérdida Parcial por

Daños2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia del informe del accidente

(si existe)

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

19Siniestro por Pérdida Parcial por

Hurto2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

No aplica

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Original o copia de la denuncia penal

ante la autoridad competente

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Documentos de PPD

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la denuncia ante la

Autoridad Competente por Hurto de

Vehículo

Certificación fiscalía donde consta

características del vehículo y número

de proceso de la investigación

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Informe del investigador asignado

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros o

Certificado de cancelación de

Matrícula a nombre de Previsora

Seguros

Copia del certificado de tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario y el vehículo

con matrícula cancelada por hurto

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Constancia diligenciada por el

comando del as Fuerzas Armadas

Certificado de tradición y libertad

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

Copia al carbón o fotocopia de la

denuncia penal instaurada

Cotización por concepto de la

reparación

Copia de la póliza y anexos

Constancia de paz y salvo con la

respectiva administración de

impuestos por rodamiento

Fotocopia del seguro accidentes

SOAT

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

23Siniestro Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

92005 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

No aplica

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorización

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92006 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Certificado de Existencia y

Representación Legal

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10)

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92007 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido aquí copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. ( Acuerdo 060 de

2001, Art. 10 )

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92008 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10)

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorización

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorización

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92009 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Ofertas

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92010 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Fotocopia de la tarjeta de operación

para vehículos de servicio público

Fotocopia planilla despacho para

vehículos de servicio público o

manifiesto carga para vehículos de

servicio público de carga, que sufran

pérdidas o daños en sitios distintos de

carreteras nacionales a cargo del

INVIAS

Autorización para operar como taxi (si

aplica)

Avalúo comercial

Declaración de importación DIAN (Si

se ha realizado compra de motor)

Manifiesto o registro de importación

expedido por la DIAN (Vehículo

importado)

Registro de importación expedido por

el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo

importado)

Factura de venta expedida por el

ensamblador (Vehículo Importado)

Factura de venta expedida por el

concesionario (Vehículo importado)

Factura de compra de motor

Factura compra expedida por

concesionario vendedor y registro

empadronamiento (Aduana) (si aplica)

Fotocopia de las facturas de compra

de chasis y carrocería (para buses)

Copia del contrato de Leasing,

depende de lo que diga el certificado

de libertad y tradición.

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

1000 No Aplica 3 17 XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda

en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

95 EXPEDIENTES

1Siniestro de Accidentes Personales y

Accidentes del Sector Educativo2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Documentos señalados para el

seguro de vida

Orden médica de traslado del

paciente a un centro hospitalario

Informe del accidente

Copia del acta del levantamiento del

cadáver

Certificado original de la incapacidad

Certificado original en que conste la

incapacidad

Carta de reclamación del

representante legal del colegio

Fotocopia del documento de

identificación del representante legal

del colegio

Certificación del colegio sobre el valor

de pensión

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Aviso de siniestro

informe de la autoridad que conoció el

siniestro

Informe del asegurado sobre las

causas que originaron el siniestro

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Reclamaciones de terceros

damnificados

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

Original de inventario

Fotos

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Avalúo comercial del salvamento

solicitado por el técnico, inspector o

quien tenga a cargo el siniestro

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Fotocopia certificado de tradición

donde figure el traspaso a la

compañía

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Copia certificado de revisión técnico

mecánica (opcional)

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Comunicación realizando entrega de

documentos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Solicitud del segundo avalúo

requerido por el técnico o funcionario

a cargo del salvamento

Segundo avalúo comercial del

salvamento

3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Declaración del capitán ante la

capitanía del puerto

Fotocopia del certificado de la

matrícula de la embarcación

Fotocopia patente de navegación de

la embarcación

Certificado de inspección de

maquinaria

Certificado de inspección del casco y

de seguridad

Certificado de inspección anual y/o

patrón

Licencia de navegación del capitán y

tripulación

Permiso de zarpe vigente

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Fotocopia factura de compra del bien

Fotocopia de la denuncia

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Constancia de la fiscalía donde se

indica que el vehículo no ha sido

recuperado

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de resolución de la

autoridad competente donde se indica

la cancelación de la matrícula del

vehículo por hurto

Certificado de tradición donde figure

el traspaso a la compañía y la

cancelación de la matricula del

vehículo por hurto

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía y la cancelación de la

matricula por hurto

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Copia de carta de la compañía donde

se le entregan los documentos al

recuperador

Carta de asignación para la

recuperación del bien

Copia de la asignación para la

recuperación del bien

Copia del poder entregado al

recuperador

Oficio acta de entrega definitiva, por

parte de la Fiscalía

Oficio de la Fiscalía que lleva el

proceso

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se oficia a Dijin y Policía para bajar de

pantalla el bien recuperado

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se le indica a Tránsito la cancelación

de los pendientes

Carta de asignación para cambio de

regrabación (si se requiere)

Formato de requerimiento en grúa

para el salvamento recuperado

Fotos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Carta de la compañía donde se

entregan los documentos al

tramitador para realizar la rematricula

del vehículo

Carta de asignación para realizar

trámites de regrabación y re matrícula

Fotocopias formulario único nacional,

suscrito por el representante legal,

con huella e improntas, para hacer

trámite de regrabación de motor,

chasis y re matrícula

Fotocopia de formato del reporte

inmediato de vehículos recuperados

Avalúo comercial

Formulario del Banco Popular

Oficio remisorio formulario Banco

Popular

Oficio informando a la sucursal a la

que pertenezca el bien a rematar

Carta remisoria documentos al

comprador

Copia al carbón de acta de

adjudicación al martillo

Certificado de tradición reciente

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de tarjeta de propiedad

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Copia del acta de la necropsia

Formato de conocimiento de fondos

(si aplica)

Condiciones especiales para venta

del vehículo firmadas en remate

Copia solicitud de pago

No aplica

4Siniestro de Corriente Débil, rotura de

Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro y/o carta de

reclamación

Concepto técnico sobre causas del

daño o avería

Factura de compra o documento que

acredite fecha y valor de adquisición

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Copia de historial de mantenimiento

del equipo

Cotizaciones de reparación de los

equipos siniestrados

Cotizaciones del valor a nuevo de

equipos

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Características técnicas de los

equipos sustraídos

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

No aplica

5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Original o copia autenticada del

contrato garantizado

Resumen de las causas que

originaron la reclamación

Copia solicitud normalización

situación surgida y explicaciones

sobre el evento

Valorización de los perjuicios reales

del asegurado a consecuencia del

incumplimiento del afianzado

Informe de posibilidades de

recuperación y el estado de la

investigación adelantada de carácter

administrativo y judicial

Acta entre el afianzado y el asegurado

sobre las entregas y recibos parciales

del contrato

Informe del interventor (si lo hay)

Original o copia autenticada del acta

de liquidación final del contrato

Documentos que acrediten el recibo

del anticipo por el afianzado

Documentos que acrediten la parte

del anticipo que no se invirtió en la

ejecución del contrato

Evaluación y cotización de la

reparación reclamada por calidad y

estabilidad de obra

Concepto de firma especializada

sobre relación con el contrato

afianzado

Copia del contrato suscrito entre las

partes

Resolución proferida contra el

afianzado y la asegurada,

debidamente ejecutoriada

Resolución que liquida el contrato (si

aplica)

Carta explicativa del afianzado sobre

la resolución y sus actuaciones para

defenderse

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Reclamación del asegurado

Informe de bomberos o de autoridad

competente

Cotizaciones de reparación

Avalúo de reconstrucción

Relación de bienes asegurados y/o

facturas de adquisición

Facturas de adquisición de los bienes

y/o certificación del valor en libros

(persona jurídica)

Inventario de salvamento (persona

jurídica)

Cotizaciones del valor de los muebles

o enseres afectados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Facturas de compra

Inventario del salvamento

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Circunstancias que motivaron el

siniestro y la fecha

Pérdida aproximada

Causa de afectación del lucro cesante

Valor de las pérdidas

Duración de la paralización

8 Siniestro de Manejo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Denuncia penal contra el implicado

Informe contable o de auditoría que

determine la cuantía de la pérdida,

suscrito por el contador o revisor

fiscal

Copia del contrato de trabajo de los

empleados responsables

Certificación de las prestaciones

sociales que puedan ser legalmente

retenidas

Copia de la carta de despido

Informes de bienes de propiedad del

responsable de la pérdida

Informe sobre posibilidades de

recuperación y estado de

investigación de carácter

administrativo y judicial

Comunicaciones al banco para no

pago de cheques (si aplica)

Fallo con responsabilidad fiscal contra

el funcionario afianzado y La

Previsora S.A debidamente ejecutado

9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Presupuesto de reparación

Reclamaciones de terceros

damnificados

Carta de autorización de la compañía

para transar con los damnificados

10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

del vehículo afectado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Fotocopia del informe de accidente

y/o carta de invitación para reclamar

y/o acta de acuerdo

Fotocopias sentencia judicial

ejecutoriada (si existe)

Fotocopia documento de identidad del

propietario del bien afectado, del

lesionado o reclamante

Poder debidamente autenticado del

reclamante al abogado

Cotización de los daños ocasionados

Certificación de no reclamación y/o

desistimiento expedido por la

aseguradora del bien afectado

Autorización escrita otorgada a la

persona que reclama

Certificado original de ingresos de la

empresa a la cual se encuentra

afiliado y certificación del taller

reparador

Certificado de libertad del inmueble

afectado

Valoración de daños realizada por el

perito

Certificado del estado del proceso

penal

Certificado pago indemnizaciones a

cargo del Soat o fosyga

Factura o comprobantes de otros

gastos incurridos

Certificación de perdida de capacidad

laboral

Ultimo dictamen de medicina legal (si

existe)

Documento que acredite parentesco

con el afectado

Registro civil de defunción

Documento que acredite ingresos del

afectado

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

11Siniestro de Responsabilidad Civil

Extracontractual2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado indicando

fecha, hora y lugar del accidente

Concepto médico que determine la

gravedad de la lesión, tratamiento a

seguir, secuelas e incapacidad

Facturas originales de los gastos

médicos en que incurrió el lesionado

con ocasión al pago de honorarios,

asistencia médica, suministros y

tratamiento

Carta de reclamo del tercero afectado

al asegurado

Documentos que permitan establecer

la responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

competente

Copia de la historia clínica del

lesionado y certificación médica del

estado de salud del tercero afectado a

la fecha de ocurrencia del accidente

Concepto técnico sobre la

reparabilidad del bien afectado,

especificando características técnicas

completas

Dos cotizaciones de reparación

Documentos para establecer la

responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Libros de contabilidad registrados

Factura de compra desde el día

siguiente del inventario hasta la fecha

del siniestro

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe técnico del daño

Cotizaciones del valor de la

reparación

Cotizaciones del valor a nuevo de un

bien de iguales

Fotografías del siniestro

Copia del historial de obra

Reclamación del tercero

14 Siniestro de Transporte 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe de autoridad competente

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Reclamo presentado ante el

responsable de la pérdida

Contrato de transporte

Conocimiento de embargue

Guía aérea, guía master, guía hija

Carta de reporte o remesa y

manifiesto de carga

Facturas de fletes y comprobante

contable de cancelación

Fotocopia tarjeta de propiedad del

vehículo transportador

Tarjeta de afiliación a empresa de

transporte

Certificación en donde conste que no

existe póliza o reclamación en otra

aseguradora

Certificado o actas de recibo y

entrega de la mercancías

Cotizaciones de reparación y/o

reposición de piezas

Concepto técnico y cuantificación de

pérdida

Análisis o concepto químico

Tiquetes de báscula expedidos a la

salida de puerto y/o llegada a destino

final

Recibos de peajes cancelados

durante el trayecto

Contrato de alquiler y/o factura

comercial de adquisición

Concepto técnico y cuantificación de

daño reclamado

Factura comercial

Certificación de valor costo de la

mercancía

Informe respecto de la existencia de

seguros de responsabilidad civil

contractual

Informe sobre actuaciones

desarrolladas, acuerdo transaccional

con el generador de carga y soportes

Reclamación oficial del generador de

carga, dueño de las mercancías o

remitente

Factura comercial de la mercancía

afectada

Registro de importación o exportación

Cuenta de fletes marítimos o aéreos y

comprobante contable que acredite su

cancelación

Declaración de avería gruesa

Certificado de reintegro, para

exportaciones en moneda extranjera

Declaración de aduana

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Versión de los hechos presentada por

el funcionario implicado

Certificado de seguro respectiva

relación de despacho

Hoja de vida y contrato de trabajo del

funcionario encargado de la

movilización de los dineros o títulos

valores

Documentos que demuestran la

preexistencia del título o dinero

transportado

Documento mediante el cual se

remiten los títulos o dinero

transportado

informe sobre la gestión adelantada

para la recuperación de los títulos

Acta de arqueo de caja

Certificación de la entidad financiera

sobre el cobro de los títulos valores o

extractos que demuestren el canje

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Certificación del acreedor

17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del asegurado

Fotos

Cotización sobre el valor de

reposición de los vidrios

18Siniestro por Pérdida Parcial por

Daños2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Fotocopia del informe del accidente

(si existe)

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

19Siniestro por Pérdida Parcial por

Hurto2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Original o copia de la denuncia penal

ante la autoridad competente

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la factura de compra del

vehículo

20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Documentos de PPD

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la denuncia ante la

Autoridad Competente por Hurto de

Vehículo

Certificación fiscalía donde consta

características del vehículo y número

de proceso de la investigación

Copia del manifiesto de importación

Informe del investigador asignado

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros o

Certificado de cancelación de

Matrícula a nombre de Previsora

Seguros

Copia del certificado de tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario y el vehículo

con matrícula cancelada por hurto

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Constancia diligenciada por el

comando del as Fuerzas Armadas

Certificado de tradición y libertad

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

Copia al carbón o fotocopia de la

denuncia penal instaurada

Cotización por concepto de la

reparación

Copia de la póliza y anexos

Constancia de paz y salvo con la

respectiva administración de

impuestos por rodamiento

Fotocopia del seguro accidentes

SOAT

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

23Siniestro Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

No aplica

92011 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92012 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planilla de transporte de efectivo

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Cotización

Estados financieros

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Ofertas

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorizaciones

Comunicaciones

Pliego definitivo

Ofertas

Prepliegos

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92013 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8Transcurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Factura

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido aquí copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. ( Acuerdo 060 de

2001, Art. 10 )

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Formato transferencia electrónica

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorización

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92014 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato autorización

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92015 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Ofertas

Pliego definitivo

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92016 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 1 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92017 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

1 Pólizas de Amparo de la Compañía 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Ofertas

Pliego definitivo

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92018 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Autorizaciones

Pliego definitivo

Comunicados

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92021 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Formato transferencia electrónica

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92023 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92025 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92026 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 X XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 Xtranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Formato transferencia electrónica

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

92027 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

Formato transferencia electrónica

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

Presupuesto anual

SIPLA

Cotización

92028 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

13 CAJA MENOR

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Relación comprobantes definitivos

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Presupuesto anual

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Acta de nombramiento del afianzado

Formato transferencia electrónica

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Solicitud del seguro

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicaciones

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

95 EXPEDIENTES

1 De Intermediación De Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del interesado

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia certificados que acrediten

capacitación en seguros

Sarlaft

Fotocopia Rut

Formato de entrevista y evaluación

Contrato de intermediación mercantil

Registro de Intermediación

Formato de verificación de

información

Formato de visita domiciliaria

92032 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Resolución proferida contra el

afianzado y la asegurada,

debidamente ejecutoriada

Justificación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art.10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001,

Art. 10)

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Fotocopia de la tarjeta de operación

para vehículos de servicio público

Fotocopia planilla despacho para

vehículos de servicio público o

manifiesto carga para vehículos de

servicio público de carga, que sufran

pérdidas o daños en sitios distintos de

carreteras nacionales a cargo del

INVIAS

Autorización para operar como taxi (si

aplica)

Avalúo comercial

Declaración de importación expedido

por la DIAN (Vehículo importado)

Manifiesto o registro de importación

expedido por la DIAN (Vehículo

importado)

Factura de venta expedida por el

concesionario (Vehículo importado)

Factura de venta expedida por el

ensamblador (Vehículo Importado)

Factura de compra de motor

Declaración de importación DIAN (Si

se ha realizado compra de motor)

Factura compra expedida por

concesionario vendedor y registro

empadronamiento (Aduana) (si aplica)

Fotocopia de las facturas de compra

de chasis y carrocería (para buses)

Copia del contrato de Leasing,

depende de lo que diga el certificado

de libertad y tradición.

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda

en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}

Prepliegos

Comunicados

Pliego definitivo

95 EXPEDIENTES

1Siniestro de Accidentes Personales y

Accidentes del Sector Educativo2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificado original de la incapacidad

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Documentos señalados para el

seguro de vida

Orden médica de traslado del

paciente a un centro hospitalario

Informe del accidente

Copia del acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Certificado original en que conste la

incapacidad

Carta de reclamación del

representante legal del colegio

Fotocopia del documento de

identificación del representante legal

del colegio

Certificación del colegio sobre el valor

de pensión

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

informe de la autoridad que conoció el

siniestro

Informe del asegurado sobre las

causas que originaron el siniestro

Reclamaciones de terceros

damnificados

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Original de inventario

Fotos

Fotocopia factura de compra del bien

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Avalúo comercial del salvamento

solicitado por el técnico, inspector o

quien tenga a cargo el siniestro

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Fotocopia certificado de tradición

donde figure el traspaso a la

compañía

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Fotocopia del SOAT, si se encuentra

vigente

Copia certificado de revisión técnico

mecánica (opcional)

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Comunicación realizando entrega de

documentos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Solicitud del segundo avalúo

requerido por el técnico o funcionario

a cargo del salvamento

Segundo avalúo comercial del

salvamento

3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Declaración del capitán ante la

capitanía del puerto

Fotocopia del certificado de la

matrícula de la embarcación

Fotocopia patente de navegación de

la embarcación

Certificado de inspección de

maquinaria

Certificado de inspección del casco y

de seguridad

Certificado de inspección anual y/o

patrón

Licencia de navegación del capitán y

tripulación

Permiso de zarpe vigente

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Fotocopia de la denuncia

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Constancia de la fiscalía donde se

indica que el vehículo no ha sido

recuperado

Fotocopia de resolución de la

autoridad competente donde se indica

la cancelación de la matrícula del

vehículo por hurto

Certificado de tradición donde figure

el traspaso a la compañía y la

cancelación de la matricula del

vehículo por hurto

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Copia de carta de la compañía donde

se le entregan los documentos al

recuperador

Carta de asignación para la

recuperación del vehículo

Copia de la asignación para la

recuperación del bien

Copia del poder entregado al

recuperador

Oficio acta de entrega definitiva, por

parte de la Fiscalía

Oficio de la Fiscalía que lleva el

proceso

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se oficia a Dijin y Policía para bajar de

pantalla el bien recuperado

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se le indica a Tránsito la cancelación

de los pendientes

Carta de asignación para cambio de

regrabación (si se requiere)

Fotocopia factura de compra del bien

Fotocopia de formulario único

nacional donde figure la cancelación

de la matrícula

Formato de requerimiento en grúa

para el salvamento recuperado

Carta de asignación para realizar

trámites de regrabación y re matrícula

Fotocopias formulario único nacional,

suscrito por el representante legal,

con huella e improntas, para hacer

trámite de regrabación de motor,

chasis y re matrícula

Fotocopia de formato del reporte

inmediato de vehículos recuperados

Avalúo comercial

Formulario del Banco Popular

Oficio remisorio formulario Banco

Popular

Oficio informando a la sucursal a la

que pertenezca el bien a rematar

Carta remisoria documentos al

comprador

Copia al carbón de acta de

adjudicación al martillo

Certificado de tradición reciente

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de tarjeta de propiedad

donde figure el nuevo dueño

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Carta de la compañía donde se

entregan los documentos al

tramitador para realizar la rematricula

del vehículo

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Copia de acta de entrega del bien

Formato de conocimiento de fondos

(si aplica)

Condiciones especiales para venta

del vehículo firmadas en remate

Copia solicitud de pago y número de

imputación contable

No aplica

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

4Siniestro de Corriente Débil, rotura de

Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro y/o carta de

reclamación

Concepto técnico sobre causas del

daño o avería

Factura de compra o documento que

acredite fecha y valor de adquisición

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Copia de historial de mantenimiento

del equipo

Cotizaciones de reparación de los

equipos siniestrados

Cotizaciones del valor a nuevo de

equipos

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Características técnicas de los

equipos sustraídos

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

No aplica

5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Original o copia autenticada del

contrato garantizado

Resumen de las causas que

originaron la reclamación

Copia solicitud normalización

situación surgida y explicaciones

sobre el evento

Valorización de los perjuicios reales

del asegurado a consecuencia del

incumplimiento del afianzado

Informe de posibilidades de

recuperación y el estado de la

investigación adelantada de carácter

administrativo y judicial

Acta entre el afianzado y el asegurado

sobre las entregas y recibos parciales

del contrato

Informe del interventor (si lo hay)

Original o copia autenticada del acta

de liquidación final del contrato

Documentos que acrediten el recibo

del anticipo por el afianzado

Documentos que acrediten la parte

del anticipo que no se invirtió en la

ejecución del contrato

Evaluación y cotización de la

reparación reclamada por calidad y

estabilidad de obra

Concepto de firma especializada

sobre relación con el contrato

afianzado

Copia del contrato suscrito entre las

partes

Resolución que liquida el contrato (si

aplica)

Carta explicativa del afianzado sobre

la resolución y sus actuaciones para

defenderse

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Informe de bomberos o de autoridad

competente

Cotizaciones de reparación

Avalúo de reconstrucción

Relación de bienes asegurados y/o

facturas de adquisición

Facturas de adquisición de los bienes

y/o certificación del valor en libros

(persona jurídica)

Inventario de salvamento (persona

jurídica)

Cotizaciones del valor de los muebles

o enseres afectados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Facturas de compra

Inventario del salvamento

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Circunstancias que motivaron el

siniestro y la fecha

Pérdida aproximada

Causa de afectación del lucro cesante

Valor de las pérdidas

Duración de la paralización

8 Siniestro de Manejo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Denuncia penal contra el implicado

Informe contable o de auditoría que

determine la cuantía de la pérdida,

suscrito por el contador o revisor

fiscal

Copia del contrato de trabajo de los

empleados responsables

Certificación de las prestaciones

sociales que puedan ser legalmente

retenidas

Copia de la carta de despido

Informes de bienes de propiedad del

responsable de la pérdida

Informe sobre posibilidades de

recuperación y estado de

investigación de carácter

administrativo y judicial

Comunicaciones al banco para no

pago de cheques (si aplica)

Fallo con responsabilidad fiscal contra

el funcionario afianzado y La

Previsora S.A debidamente ejecutado

9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Presupuesto de reparación

Reclamaciones de terceros

damnificados

Carta de autorización de la compañía

para transar con los damnificados

10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

del vehículo afectado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Fotocopia del informe de accidente

y/o carta de invitación para reclamar

y/o acta de acuerdo

Fotocopias sentencia judicial

ejecutoriada (si existe)

Fotocopia documento de identidad del

propietario del bien afectado, del

lesionado o reclamante

Poder debidamente autenticado del

reclamante al abogado

Cotización de los daños ocasionados

Certificación de no reclamación y/o

desistimiento expedido por la

aseguradora del bien afectado

Autorización escrita otorgada a la

persona que reclama

Certificado original de ingresos de la

empresa a la cual se encuentra

afiliado y certificación del taller

reparador

Certificado de libertad del inmueble

afectado

Valoración de daños realizada por el

perito

Certificado del estado del proceso

penal

Certificado pago indemnizaciones a

cargo del Soat o fosyga

Factura o comprobantes de otros

gastos incurridos

Certificación de perdida de capacidad

laboral

Ultimo dictamen de medicina legal (si

existe)

Documento que acredite parentesco

con el afectado

Registro civil de defunción

Documento que acredite ingresos del

afectado

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

11Siniestro de Responsabilidad Civil

Extracontractual2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado indicando

fecha, hora y lugar del accidente

Concepto médico que determine la

gravedad de la lesión, tratamiento a

seguir, secuelas e incapacidad

Facturas originales de los gastos

médicos en que incurrió el lesionado

con ocasión al pago de honorarios,

asistencia médica, suministros y

tratamiento

Carta de reclamo del tercero afectado

al asegurado

Copia de la historia clínica del

lesionado y certificación médica del

estado de salud del tercero afectado a

la fecha de ocurrencia del accidente

Documentos que permitan establecer

la responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

competente

Concepto técnico sobre la

reparabilidad del bien afectado,

especificando características técnicas

completas

Dos cotizaciones de reparación

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Documentos para establecer la

responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Factura de compra desde el día

siguiente del inventario hasta la fecha

del siniestro

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe técnico del daño

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Cotizaciones del valor de la

reparación

Cotizaciones del valor a nuevo de un

bien de iguales

Fotografías del siniestro

Copia del historial de obra

Reclamación del tercero

14 Siniestro de Transporte 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe de autoridad competente

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Reclamo presentado ante el

responsable de la pérdida

Contrato de transporte

Conocimiento de embargue

Guía aérea, guía master, guía hija

Carta de reporte o remesa y

manifiesto de carga

Facturas de fletes y comprobante

contable de cancelación

Fotocopia tarjeta de propiedad del

vehículo transportador

Tarjeta de afiliación a empresa de

transporte

Certificación en donde conste que no

existe póliza o reclamación en otra

aseguradora

Certificado o actas de recibo y

entrega de la mercancías

Cotizaciones de reparación y/o

reposición de piezas

Concepto técnico y cuantificación de

pérdida

Análisis o concepto químico

Tiquetes de báscula expedidos a la

salida de puerto y/o llegada a destino

final

Recibos de peajes cancelados

durante el trayecto

Contrato de alquiler y/o factura

comercial de adquisición

Concepto técnico y cuantificación de

daño reclamado

Factura comercial

Certificación de valor costo de la

mercancía

Informe respecto de la existencia de

seguros de responsabilidad civil

contractual

Informe sobre actuaciones

desarrolladas, acuerdo transaccional

con el generador de carga y soportes

Reclamación oficial del generador de

carga, dueño de las mercancías o

remitente

Factura comercial de la mercancía

afectada

Registro de importación o exportación

Cuenta de fletes marítimos o aéreos y

comprobante contable que acredite su

cancelación

Declaración de avería gruesa

Certificado de reintegro, para

exportaciones en moneda extranjera

Declaración de aduana

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Versión de los hechos presentada por

el funcionario implicado

Certificado de seguro respectiva

relación de despacho

Hoja de vida y contrato de trabajo del

funcionario encargado de la

movilización de los dineros o títulos

valores

Documentos que demuestran la

preexistencia del título o dinero

transportado

Documento mediante el cual se

remiten los títulos o dinero

transportado

informe sobre la gestión adelantada

para la recuperación de los títulos

Acta de arqueo de caja

Certificación de la entidad financiera

sobre el cobro de los títulos valores o

extractos que demuestren el canje

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Carta de reclamación

16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Certificación del acreedor

Hoja de control proceso de atención

siniestro

17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del asegurado

Fotos

Cotización sobre el valor de

reposición de los vidrios

18Siniestro por Pérdida Parcial por

Daños2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia del informe del accidente

(si existe)

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

19Siniestro por Pérdida Parcial por

Hurto2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Original o copia de la denuncia penal

ante la autoridad competente

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Documentos de PPD

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la denuncia ante la

Autoridad Competente por Hurto de

Vehículo

Certificación fiscalía donde consta

características del vehículo y número

de proceso de la investigación

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Informe del investigador asignado

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros o

Certificado de cancelación de

Matrícula a nombre de Previsora

Seguros

Copia del certificado de tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario y el vehículo

con matrícula cancelada por hurto

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Constancia diligenciada por el

comando del as Fuerzas Armadas

Certificado de tradición y libertad

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

Copia al carbón o fotocopia de la

denuncia penal instaurada

Cotización por concepto de la

reparación

Copia de la póliza y anexos

Constancia de paz y salvo con la

respectiva administración de

impuestos por rodamiento

Fotocopia del seguro accidentes

SOAT

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

23Siniestro Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

92033 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Fotocopia de la tarjeta de operación

para vehículos de servicio público

Fotocopia planilla despacho para

vehículos de servicio público o

manifiesto carga para vehículos de

servicio público de carga, que sufran

pérdidas o daños en sitios distintos de

carreteras nacionales a cargo del

INVIAS

Autorización para operar como taxi (si

aplica)

Avalúo comercial del vehículo (si

aplica)

Declaración de importación expedido

por la DIAN (Vehículo importado)

Manifiesto o registro de importación

expedido por la DIAN (Vehículo

importado)

Registro de importación expedido por

el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo

importado)

Factura de venta expedida por el

ensamblador (Vehículo Importado)

Factura de venta expedida por el

concesionario (Vehículo importado)

Factura de compra de motor

Declaración de importación DIAN (Si

se ha realizado compra de motor)

Factura compra expedida por

concesionario vendedor y registro

empadronamiento (Aduana) (si aplica)

Fotocopia de las facturas de compra

de chasis y carrocería (para buses)

Copia del contrato de Leasing,

depende de lo que diga el certificado

de libertad y tradición.

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda

en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}

Prepliegos

Comunicados

Pliego definitivo

Autorizaciones

95 EXPEDIENTES

1Siniestro de Accidentes Personales y

Accidentes del Sector Educativo2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Documentos señalados para el

seguro de vida

Orden médica de traslado del

paciente a un centro hospitalario

Informe del accidente

Copia del acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Certificado original de la incapacidad

Certificado original en que conste la

incapacidad

Carta de reclamación del

representante legal del colegio

Fotocopia del documento de

identificación del representante legal

del colegio

Certificación del colegio sobre el valor

de pensión

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

informe de la autoridad que conoció el

siniestro

Informe del asegurado sobre las

causas que originaron el siniestro

Reclamaciones de terceros

damnificados

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Original de inventario

Fotos

Fotocopia factura de compra del bien

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Avalúo comercial del salvamento

solicitado por el técnico, inspector o

quien tenga a cargo el siniestro

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Fotocopia certificado de tradición

donde figure el traspaso a la

compañía

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Fotocopia del SOAT, si se encuentra

vigente

Copia certificado de revisión técnico

mecánica (opcional)

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Comunicación realizando entrega de

documentos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Solicitud del segundo avalúo

requerido por el técnico o funcionario

a cargo del salvamento

Segundo avalúo comercial del

salvamento

3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Declaración del capitán ante la

capitanía del puerto

Fotocopia del certificado de la

matrícula de la embarcación

Fotocopia patente de navegación de

la embarcación

Certificado de inspección de

maquinaria

Certificado de inspección del casco y

de seguridad

Certificado de inspección anual y/o

patrón

Licencia de navegación del capitán y

tripulación

Permiso de zarpe vigente

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Fotocopia de la denuncia

Fotocopia factura de compra del bien

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Constancia de la fiscalía donde se

indica que el vehículo no ha sido

recuperado

Fotocopias formulario único nacional,

suscrito por el representante legal,

con huella e improntas, para hacer

trámite de regrabación de motor,

chasis y re matrícula

Fotocopia de resolución de la

autoridad competente donde se indica

la cancelación de la matrícula del

vehículo por hurto

Certificado de tradición donde figure

el traspaso a la compañía y la

cancelación de la matricula del

vehículo por hurto

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía y la cancelación de la

matricula por hurto

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Copia de carta de la compañía donde

se le entregan los documentos al

recuperador

Carta de asignación para la

recuperación del vehículo

Copia de la asignación para la

recuperación del bien

Copia del poder entregado al

recuperador

Oficio acta de entrega definitiva, por

parte de la Fiscalía

Oficio de la Fiscalía que lleva el

proceso

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se oficia a Dijin y Policía para bajar de

pantalla el bien recuperado

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se le indica a Tránsito la cancelación

de los pendientes

Carta de asignación para cambio de

regrabación (si se requiere)

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Fotos

Carta de asignación para realizar

trámites de regrabación y re matrícula

Fotocopia de formato del reporte

inmediato de vehículos recuperados

Avalúo comercial

Formulario del Banco Popular

Oficio remisorio formulario Banco

Popular

Oficio informando a la sucursal a la

que pertenezca el bien a rematar

Carta remisoria documentos al

comprador

Copia al carbón de acta de

adjudicación al martillo

Certificado de tradición reciente

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de tarjeta de propiedad

donde figure el nuevo dueño

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Carta de la compañía donde se

entregan los documentos al

tramitador para realizar la rematricula

del vehículo

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Copia de acta de entrega del bien

Formato de conocimiento de fondos

(si aplica)

Condiciones especiales para venta

del vehículo firmadas en remate

Copia solicitud de pago y número de

imputación contable

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

No aplica

4Siniestro de Corriente Débil, rotura de

Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro y/o carta de

reclamación

Concepto técnico sobre causas del

daño o avería

Factura de compra o documento que

acredite fecha y valor de adquisición

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Copia de historial de mantenimiento

del equipo

Cotizaciones de reparación de los

equipos siniestrados

Cotizaciones del valor a nuevo de

equipos

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Características técnicas de los

equipos sustraídos

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

No aplica

5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Original o copia autenticada del

contrato garantizado

Resumen de las causas que

originaron la reclamación

Copia solicitud normalización

situación surgida y explicaciones

sobre el evento

Valorización de los perjuicios reales

del asegurado a consecuencia del

incumplimiento del afianzado

Informe de posibilidades de

recuperación y el estado de la

investigación adelantada de carácter

administrativo y judicial

Acta entre el afianzado y el asegurado

sobre las entregas y recibos parciales

del contrato

Informe del interventor (si lo hay)

Original o copia autenticada del acta

de liquidación final del contrato

Documentos que acrediten el recibo

del anticipo por el afianzado

Documentos que acrediten la parte

del anticipo que no se invirtió en la

ejecución del contrato

Evaluación y cotización de la

reparación reclamada por calidad y

estabilidad de obra

Concepto de firma especializada

sobre relación con el contrato

afianzado

Copia del contrato suscrito entre las

partes

Resolución proferida contra el

afianzado y la asegurada,

debidamente ejecutoriada

Resolución que liquida el contrato (si

aplica)

Carta explicativa del afianzado sobre

la resolución y sus actuaciones para

defenderse

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Informe de bomberos o de autoridad

competente

Cotizaciones de reparación

Avalúo de reconstrucción

Relación de bienes asegurados y/o

facturas de adquisición

Facturas de adquisición de los bienes

y/o certificación del valor en libros

(persona jurídica)

Inventario de salvamento (persona

jurídica)

Cotizaciones del valor de los muebles

o enseres afectados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Facturas de compra

Inventario del salvamento

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Circunstancias que motivaron el

siniestro y la fecha

Pérdida aproximada

Causa de afectación del lucro cesante

Valor de las pérdidas

Duración de la paralización

8 Siniestro de Manejo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Denuncia penal contra el implicado

Informe contable o de auditoría que

determine la cuantía de la pérdida,

suscrito por el contador o revisor

fiscal

Copia del contrato de trabajo de los

empleados responsables

Certificación de las prestaciones

sociales que puedan ser legalmente

retenidas

Copia de la carta de despido

Informes de bienes de propiedad del

responsable de la pérdida

Informe sobre posibilidades de

recuperación y estado de

investigación de carácter

administrativo y judicial

Comunicaciones al banco para no

pago de cheques (si aplica)

Fallo con responsabilidad fiscal contra

el funcionario afianzado y La

Previsora S.A debidamente ejecutado

9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Presupuesto de reparación

Reclamaciones de terceros

damnificados

Carta de autorización de la compañía

para transar con los damnificados

10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

del vehículo afectado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Fotocopia del informe de accidente

y/o carta de invitación para reclamar

y/o acta de acuerdo

Fotocopias sentencia judicial

ejecutoriada (si existe)

Fotocopia documento de identidad del

propietario del bien afectado, del

lesionado o reclamante

Poder debidamente autenticado del

reclamante al abogado

Cotización de los daños ocasionados

Certificación de no reclamación y/o

desistimiento expedido por la

aseguradora del bien afectado

Autorización escrita otorgada a la

persona que reclama

Certificado original de ingresos de la

empresa a la cual se encuentra

afiliado y certificación del taller

reparador

Certificado de libertad del inmueble

afectado

Valoración de daños realizada por el

perito

Certificado del estado del proceso

penal

Certificado pago indemnizaciones a

cargo del Soat o fosyga

Factura o comprobantes de otros

gastos incurridos

Certificación de perdida de capacidad

laboral

Ultimo dictamen de medicina legal (si

existe)

Documento que acredite parentesco

con el afectado

Registro civil de defunción

Documento que acredite ingresos del

afectado

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

11Siniestro de Responsabilidad Civil

Extracontractual2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado indicando

las circunstancias, fecha, hora, lugar y

causas del accidente

Concepto médico que determine la

gravedad de la lesión, tratamiento a

seguir, secuelas e incapacidad

Facturas originales de los gastos

médicos en que incurrió el lesionado

con ocasión al pago de honorarios,

asistencia médica, suministros y

tratamiento

Carta de reclamo del tercero afectado

al asegurado

Copia de la historia clínica del

lesionado y certificación médica del

estado de salud del tercero afectado a

la fecha de ocurrencia del accidente

Documentos que permitan establecer

la responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

competente

Reclamación del asegurado indicando

fecha, hora y lugar del accidente

Concepto técnico sobre la

reparabilidad del bien afectado,

especificando características técnicas

completas

Dos cotizaciones de reparación

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Documentos para establecer la

responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Factura de compra desde el día

siguiente del inventario hasta la fecha

del siniestro

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe técnico del daño

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Cotizaciones del valor de la

reparación

Cotizaciones del valor a nuevo de un

bien de iguales

Fotografías del siniestro

Copia del historial de obra

Reclamación del tercero

14 Siniestro de Transporte 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe de autoridad competente

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Reclamo presentado ante el

responsable de la pérdida

Contrato de transporte

Conocimiento de embargue

Guía aérea, guía master, guía hija

Carta de reporte o remesa y

manifiesto de carga

Facturas de fletes y comprobante

contable de cancelación

Fotocopia tarjeta de propiedad del

vehículo transportador

Tarjeta de afiliación a empresa de

transporte

Certificación en donde conste que no

existe póliza o reclamación en otra

aseguradora

Certificado o actas de recibo y

entrega de la mercancías

Cotizaciones de reparación y/o

reposición de piezas

Concepto técnico y cuantificación de

daño reclamado

Análisis o concepto químico

Tiquetes de báscula expedidos a la

salida de puerto y/o llegada a destino

final

Recibos de peajes cancelados

durante el trayecto

Contrato de alquiler y/o factura

comercial de adquisición

Factura comercial

Certificación de valor costo de la

mercancía

Informe respecto de la existencia de

seguros de responsabilidad civil

contractual

Informe sobre actuaciones

desarrolladas, acuerdo transaccional

con el generador de carga y soportes

Reclamación oficial del generador de

carga, dueño de las mercancías o

remitente

Factura comercial de la mercancía

afectada

Registro de importación o exportación

Cuenta de fletes marítimos o aéreos y

comprobante contable que acredite su

cancelación

Declaración de avería gruesa

Certificado de reintegro, para

exportaciones en moneda extranjera

Declaración de aduana

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Versión de los hechos presentada por

el funcionario implicado

Certificado de seguro respectiva

relación de despacho

Hoja de vida y contrato de trabajo del

funcionario encargado de la

movilización de los dineros o títulos

valores

Documentos que demuestran la

preexistencia del título o dinero

transportado

Documento mediante el cual se

remiten los títulos o dinero

transportado

informe sobre la gestión adelantada

para la recuperación de los títulos

Acta de arqueo de caja

Certificación de la entidad financiera

sobre el cobro de los títulos valores o

extractos que demuestren el canje

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Certificación del acreedor

17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del asegurado

Fotos

Cotización sobre el valor de

reposición de los vidrios

18Siniestro por Pérdida Parcial por

Daños2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia del informe del accidente

(si existe)

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del seguro accidentes

SOAT

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

19Siniestro por Pérdida Parcial por

Hurto2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Original o copia de la denuncia penal

ante la autoridad competente

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Documentos de PPD

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la denuncia ante la

Autoridad Competente por Hurto de

Vehículo

Certificación fiscalía donde consta

características del vehículo y número

de proceso de la investigación

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Informe del investigador asignado

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros o

Certificado de cancelación de

Matrícula a nombre de Previsora

Seguros

Copia del certificado de tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario y el vehículo

con matrícula cancelada por hurto

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Constancia diligenciada por el

comando del as Fuerzas Armadas

Certificado de tradición y libertad

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

Copia al carbón o fotocopia de la

denuncia penal instaurada

Cotización por concepto de la

reparación

Copia de la póliza y anexos

Constancia de paz y salvo con la

respectiva administración de

impuestos por rodamiento

Fotocopia del seguro accidentes

SOAT

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

23Siniestro Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

92070 105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

Planillas de entrega de mensajería

No aplica

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva.(Acuerdo 060 de

2001,Art.10).

Registro

6 Papelería 1 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

68 PÓLIZAS

2 Pólizas de Seguros 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Solicitud del seguro

SIPLA

Fotocopia cédula de ciudadanía

Fotocopia del Nit

Certificado de cámara de comercio

Estados financieros

Cotización

Registro presupuestal ( Entidad

oficial)

Siniestralidad

Carta de nombramiento de

intermediario (Entidad oficial)

Informe de Inspección

Tarjeta de propiedad

Relación de bienes valorizados

Acta de nombramiento del afianzado

Improntas y factura de compra (para

vehículo o kms)

Fotocopia del contrato (póliza de

cumplimiento)

Pagaré debidamente firmado (póliza

de cumplimiento)

Fotocopia de escritura de constitución

(persona jurídica)

Estados financieros comparativos de

los dos últimos años

Fotocopia de la tarjeta de operación

para vehículos de servicio público

Fotocopia planilla despacho para

vehículos de servicio público o

manifiesto carga para vehículos de

servicio público de carga, que sufran

pérdidas o daños en sitios distintos de

carreteras nacionales a cargo del

INVIAS

Autorización para operar como taxi (si

aplica)

Avalúo comercial del vehículo (si

aplica)

Declaración de importación expedido

por la DIAN (Vehículo importado)

Manifiesto o registro de importación

expedido por la DIAN (Vehículo

importado)

Registro de importación expedido por

el INCOMEX o MINCOMEX (Vehículo

importado)

Factura de venta expedida por el

ensamblador (Vehículo Importado)

Factura de venta expedida por el

concesionario (Vehículo importado)

Factura de compra de motor

Declaración de importación DIAN (Si

se ha realizado compra de motor)

Factura compra expedida por

concesionario vendedor y registro

empadronamiento (Aduana) (si aplica)

Fotocopia de las facturas de compra

de chasis y carrocería (para buses)

Copia del contrato de Leasing,

depende de lo que diga el certificado

de libertad y tradición.

69 LICITACIONES

1 Licitaciones Adjudicadas 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

2 Licitaciones no Adjudicadas 3 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Prepliegos

Comunicados

Autorizaciones

Pliego definitivo

Ofertas

1000 No Aplica 3 17 X XTranscurrido los 20 años de conservación, esta documentación queda

en un medio magnético, se puede eliminar el soporte papel}

Prepliegos

Comunicados

Pliego definitivo

Autorizaciones

95 EXPEDIENTES

1Siniestro de Accidentes Personales y

Accidentes del Sector Educativo2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Reclamaciones de terceros

damnificados

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

las causas que lo originan

Copia del acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de la necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Documentos señalados para el

seguro de vida

Orden médica de traslado del

paciente a un centro hospitalario

Informe del accidente

Certificado original de la incapacidad

Certificado original en que conste la

incapacidad

Carta de reclamación del

representante legal del colegio

Fotocopia del documento de

identificación del representante legal

del colegio

Certificación del colegio sobre el valor

de pensión

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

2 Siniestro de Casco Aviación 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro

informe de la autoridad que conoció el

siniestro

Informe del asegurado sobre las

causas que originaron el siniestro

Reclamaciones de terceros

damnificados

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Original de inventario

Fotos

Fotocopia factura de compra del bien

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Avalúo comercial del salvamento

solicitado por el técnico, inspector o

quien tenga a cargo el siniestro

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Fotocopia certificado de tradición

donde figure el traspaso a la

compañía

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Fotocopia del SOAT, si se encuentra

vigente

Copia certificado de revisión técnico

mecánica (opcional)

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Comunicación realizando entrega de

documentos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Solicitud del segundo avalúo

requerido por el técnico o funcionario

a cargo del salvamento

Segundo avalúo comercial del

salvamento

3 Siniestro de Casco Barco 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Declaración del capitán ante la

capitanía del puerto

Fotocopia del certificado de la

matrícula de la embarcación

Fotocopia patente de navegación de

la embarcación

Certificado de inspección de

maquinaria

Certificado de inspección del casco y

de seguridad

Certificado de inspección anual y/o

patrón

Licencia de navegación del capitán y

tripulación

Permiso de zarpe vigente

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

Fotocopia de la denuncia

Fotocopia factura de compra del bien

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Constancia de la fiscalía donde se

indica que el vehículo no ha sido

recuperado

Fotocopia de formulario único

nacional donde figure la cancelación

de la matrícula

Fotocopia de resolución de la

autoridad competente donde se indica

la cancelación de la matrícula del

vehículo por hurto

Certificado de tradición donde figure

el traspaso a la compañía y la

cancelación de la matricula del

vehículo por hurto

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía y la cancelación de la

matricula por hurto

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Copia de carta de la compañía donde

se le entregan los documentos al

recuperador

Carta de asignación para la

recuperación del vehículo

Copia de la asignación para la

recuperación del bien

Copia del poder entregado al

recuperador

Oficio acta de entrega definitiva, por

parte de la Fiscalía

Oficio de la Fiscalía que lleva el

proceso

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se oficia a Dijin y Policía para bajar de

pantalla el bien recuperado

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se le indica a Tránsito la cancelación

de los pendientes

Carta de asignación para cambio de

regrabación (si se requiere)

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Fotos

Carta de asignación para realizar

trámites de regrabación y re matrícula

Fotocopias formulario único nacional,

suscrito por el representante legal,

con huella e improntas, para hacer

trámite de regrabación de motor,

chasis y re matrícula

Fotocopia de formato del reporte

inmediato de vehículos recuperados

Avalúo comercial

Formulario del Banco Popular

Oficio remisorio formulario Banco

Popular

Oficio informando a la sucursal a la

que pertenezca el bien a rematar

Carta remisoria documentos al

comprador

Copia al carbón de acta de

adjudicación al martillo

Certificado de tradición reciente

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de tarjeta de propiedad

donde figure el nuevo dueño

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Carta de la compañía donde se

entregan los documentos al

tramitador para realizar la rematricula

del vehículo

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Copia de acta de entrega del bien

Formato de conocimiento de fondos

(si aplica)

Condiciones especiales para venta

del vehículo firmadas en remate

Copia solicitud de pago y número de

imputación contable

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

No aplica

4Siniestro de Corriente Débil, rotura de

Maquinaria, Maquinaria Contratista2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso del siniestro y/o carta de

reclamación

Concepto técnico sobre causas del

daño o avería

Factura de compra o documento que

acredite fecha y valor de adquisición

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Copia de historial de mantenimiento

del equipo

Cotizaciones de reparación de los

equipos siniestrados

Cotizaciones del valor a nuevo de

equipos

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Características técnicas de los

equipos sustraídos

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

No aplica

5 Siniestro de Cumplimiento 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Original o copia autenticada del

contrato garantizado

Resumen de las causas que

originaron la reclamación

Copia solicitud normalización

situación surgida y explicaciones

sobre el evento

Valorización de los perjuicios reales

del asegurado a consecuencia del

incumplimiento del afianzado

Informe de posibilidades de

recuperación y el estado de la

investigación adelantada de carácter

administrativo y judicial

Acta entre el afianzado y el asegurado

sobre las entregas y recibos parciales

del contrato

Informe del interventor (si lo hay)

Original o copia autenticada del acta

de liquidación final del contrato

Documentos que acrediten el recibo

del anticipo por el afianzado

Documentos que acrediten la parte

del anticipo que no se invirtió en la

ejecución del contrato

Evaluación y cotización de la

reparación reclamada por calidad y

estabilidad de obra

Concepto de firma especializada

sobre relación con el contrato

afianzado

Copia del contrato suscrito entre las

partes

Resolución proferida contra el

afianzado y la asegurada,

debidamente ejecutoriada

Resolución que liquida el contrato (si

aplica)

Carta explicativa del afianzado sobre

la resolución y sus actuaciones para

defenderse

Carta de liquidación del siniestro

Formato transferencia electrónica

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

6 Siniestro de Incendio y/o Rayo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Informe de bomberos o de autoridad

competente

Cotizaciones de reparación

Avalúo de reconstrucción

Relación de bienes asegurados y/o

facturas de adquisición

Facturas de adquisición de los bienes

y/o certificación del valor en libros

(persona jurídica)

Inventario de salvamento (persona

jurídica)

Cotizaciones del valor de los muebles

o enseres afectados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Facturas de compra

Inventario del salvamento

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

7 Siniestro de Lucro Cesante 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del siniestro

Circunstancias que motivaron el

siniestro y la fecha

Pérdida aproximada

Causa de afectación del lucro cesante

Valor de las pérdidas

Duración de la paralización

8 Siniestro de Manejo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamo presentada por el

asegurado

Denuncia penal contra el implicado

Informe contable o de auditoría que

determine la cuantía de la pérdida,

suscrito por el contador o revisor

fiscal

Copia del contrato de trabajo de los

empleados responsables

Certificación de las prestaciones

sociales que puedan ser legalmente

retenidas

Copia de la carta de despido

Informes de bienes de propiedad del

responsable de la pérdida

Informe sobre posibilidades de

recuperación y estado de

investigación de carácter

administrativo y judicial

Comunicaciones al banco para no

pago de cheques (si aplica)

Fallo con responsabilidad fiscal contra

el funcionario afianzado y La

Previsora S.A debidamente ejecutado

Aviso de siniestro

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

9 Siniestro de Montaje de Maquinaria 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Presupuesto de reparación

Reclamaciones de terceros

damnificados

Carta de autorización de la compañía

para transar con los damnificados

Hoja de control proceso de atención

siniestro

10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

del vehículo afectado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Fotocopia del informe de accidente

y/o carta de invitación para reclamar

y/o acta de acuerdo

Fotocopias sentencia judicial

ejecutoriada (si existe)

Fotocopia documento de identidad del

propietario del bien afectado, del

lesionado o reclamante

Poder debidamente autenticado del

reclamante al abogado

Cotización de los daños ocasionados

Certificación de no reclamación y/o

desistimiento expedido por la

aseguradora del bien afectado

Autorización escrita otorgada a la

persona que reclama

Certificado original de ingresos de la

empresa a la cual se encuentra

afiliado y certificación del taller

reparador

Certificado de libertad del inmueble

afectado

Valoración de daños realizada por el

perito

Certificado del estado del proceso

penal

Certificado pago indemnizaciones a

cargo del Soat o fosyga

Factura o comprobantes de otros

gastos incurridos

Certificación de perdida de capacidad

laboral

Ultimo dictamen de medicina legal (si

existe)

Documento que acredite parentesco

con el afectado

Registro civil de defunción

Documento que acredite ingresos del

afectado

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

11Siniestro de Responsabilidad Civil

Extracontractual2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado indicando

fecha, hora y lugar del accidente

Concepto médico que determine la

gravedad de la lesión, tratamiento a

seguir, secuelas e incapacidad

Facturas originales de los gastos

médicos en que incurrió el lesionado

con ocasión al pago de honorarios,

asistencia médica, suministros y

tratamiento

Carta de reclamo del tercero afectado

al asegurado

Copia de la historia clínica del

lesionado y certificación médica del

estado de salud del tercero afectado a

la fecha de ocurrencia del accidente

Documentos que permitan establecer

la responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

competente

Documentación para firma de

documento

Concepto técnico sobre la

reparabilidad del bien afectado,

especificando características técnicas

completas

Dos cotizaciones de reparación

Fotografía del siniestro o de los

bienes afectados

Documentos para establecer la

responsabilidad del asegurado y la

cuantía del perjuicio sufrido o

sentencia proferida por juez

12 Siniestro de Sustracción 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Informe de la compañía de vigilancia

y/o de la policía

Relación valorizada de los elementos

sustraídos

Inventario de salvamento

debidamente valorizado

Factura de adquisición de los bienes

sustraídos y/o certificación del valor

en libros

Cotizaciones del valor a nuevo de los

bienes hurtados

Libros de contabilidad registrados

Último inventario realizado por el

asegurado

Factura de compra desde el día

siguiente del inventario hasta la fecha

del siniestro

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

13 Siniestro de Todo Riesgo Contratista 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe técnico del daño

Informe sobre las causas del

siniestro, por interventoría

Cotizaciones del valor de la

reparación

Cotizaciones del valor a nuevo de un

bien de iguales

Fotografías del siniestro

Copia del historial de obra

Reclamación del tercero

14 Siniestro de Transporte 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Aviso de siniestro y/o carta de

reclamación del asegurado

Informe de autoridad competente

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Reclamo presentado ante el

responsable de la pérdida

Contrato de transporte

Conocimiento de embargue

Guía aérea, guía master, guía hija

Carta de reporte o remesa y

manifiesto de carga

Facturas de fletes y comprobante

contable de cancelación

Fotocopia tarjeta de propiedad del

vehículo transportador

Tarjeta de afiliación a empresa de

transporte

Certificación en donde conste que no

existe póliza o reclamación en otra

aseguradora

Certificado o actas de recibo y

entrega de la mercancías

Cotizaciones de reparación y/o

reposición de piezas

Concepto técnico y cuantificación de

pérdida

Análisis o concepto químico

Tiquetes de báscula expedidos a la

salida de puerto y/o llegada a destino

final

Recibos de peajes cancelados

durante el trayecto

Contrato de alquiler y/o factura

comercial de adquisición

Concepto técnico y cuantificación de

daño reclamado

Factura comercial

Certificación de valor costo de la

mercancía

Informe respecto de la existencia de

seguros de responsabilidad civil

contractual

Informe sobre actuaciones

desarrolladas, acuerdo transaccional

con el generador de carga y soportes

Reclamación oficial del generador de

carga, dueño de las mercancías o

remitente

Factura comercial de la mercancía

afectada

Registro de importación o exportación

Cuenta de fletes marítimos o aéreos y

comprobante contable que acredite su

cancelación

Declaración de avería gruesa

Certificado de reintegro, para

exportaciones en moneda extranjera

Declaración de aduana

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

15 Siniestro de Transporte de Valores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Reclamación del asegurado

Denuncia presentada ante autoridad

competente

Versión de los hechos presentada por

el funcionario implicado

Certificado de seguro respectiva

relación de despacho

Hoja de vida y contrato de trabajo del

funcionario encargado de la

movilización de los dineros o títulos

valores

Documentos que demuestran la

preexistencia del título o dinero

transportado

Documento mediante el cual se

remiten los títulos o dinero

transportado

informe sobre la gestión adelantada

para la recuperación de los títulos

Acta de arqueo de caja

Certificación de la entidad financiera

sobre el cobro de los títulos valores o

extractos que demuestren el canje

Copia solicitud de pago

Copia de orden de pago

16 Siniestro de Vida Grupo Deudores 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Copia del documento de identidad del

asegurado

Historia clínica del asegurado

Registro civil de defunción

Registro civil de nacimiento

Copia de los documentos de identidad

de los beneficiarios

Registro civil de nacimiento de los

beneficiarios

Registro civil de matrimonio

Documentos que acrediten el hecho y

las causas que lo originan

Copia acta del levantamiento del

cadáver

Copia del acta de necropsia

Calificación de la incapacidad

Certificados originales de las

incapacidades

Documentos que acrediten la fecha

de diagnóstico de la patología

amparada

Soportes de la actividad procedente e

intervenciones

Documentos que acrediten el hecho,

fecha y causas que lo originaron

Certificados médicos donde conste la

pérdida de capacidad laboral o

desmembración como causa del

accidente

Documentos que acrediten el hecho y

causas que lo originaron

Cuentas originales de los gastos

médicos y hospitalarios con sus

respectivos comprobantes de pago

Fotocopia del documento de

identificación de la persona que

sufrago los gastos

Certificación del acreedor

17 Siniestro de Vidrios Planos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Informe del asegurado

Fotos

Cotización sobre el valor de

reposición de los vidrios

18Siniestro por Pérdida Parcial por

Daños2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia del informe del accidente

(si existe)

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

19Siniestro por Pérdida Parcial por

Hurto2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Original o copia de la denuncia penal

ante la autoridad competente

Valoración daños realizada a través

de perito autorizado por Previsora

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Documentos de PPD

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la denuncia ante la

Autoridad Competente por Hurto de

Vehículo

Certificación fiscalía donde consta

características del vehículo y número

de proceso de la investigación

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Informe del investigador asignado

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros o

Certificado de cancelación de

Matrícula a nombre de Previsora

Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

22 Siniestro por Terrorismo 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Constancia diligenciada por el

comando del as Fuerzas Armadas

Certificado de tradición y libertad

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

Copia al carbón o fotocopia de la

denuncia penal instaurada

Cotización por concepto de la

reparación

Copia de la póliza y anexos

Constancia de paz y salvo con la

respectiva administración de

impuestos por rodamiento

Fotocopia del seguro accidentes

SOAT

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

23Siniestro Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

92100 2 ACTAS

17Actas de Comité de Vicepresidencia

Comercial5 15 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Póliza

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Factura

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

67 PLANES

4 Plan de Mejoramiento Comercial 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

92110 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 0 0 X X

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de Jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92120 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 0 0 X X

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

42 ESTUDIOS

4 Estudios de Mercado 1 5 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

56 INFORMES

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92130 2 ACTAS

29 Actas de Capacitación de Claves 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

23 CONCILIACIONES

3Conciliaciones Cuentas Corrientes de

Aliados Estratégicos20 0 X

La información se encuentra en el área en medio magnético,

conservando además un backup.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

30 CONVENIOS

2 Convenio Corte de Cuentas 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Informe de Seguimiento

Soportes

67 PLANES

3 Plan de Incentivos 1 0 X XLa información se encuentra en el área en medio magnético,

conservando además un back up.

80 RETENCIÓN DE PRIMAS

1000 No Aplica 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Informe de Seguimiento

Soportes

92200 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

30 CONVENIOS

3 Convenio de Expedición 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Justificación

62 MANUALES

9 Manuales Operativos 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

75 REGISTRO

4 De Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92300 14 CERTIFICACIONES

5Certificaciones de Publicación de

Contratación1 2 X

No reposa documentación en físico, la información se conserva en

medio magnético y se genera además un back up.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Justificación

56 INFORMES

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

98PETICIONES QUEJAS Y

RECLAMOS

1000 No Aplica 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Queja

Remisión de la queja

Respuesta

92400 2 ACTAS

9Actas de Comité de Cuentas por

Cobrar5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

15 CIERRE DE CARTERA

1000 No Aplica 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

23 CONCILIACIONES

4 Conciliaciones de Cartera 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

62 MANUALES

1 Manual de Cartera 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

92410 14 CERTIFICACIONES

2Certificaciones de Experiencia para

Licitaciones10 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Copia reposa en el

respectivo expediente, de las sucursales.

3Certificaciones de Indicadores

Financieros3 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Licitaciones.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

12 Informes de Producción 5 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Por estar en medio

magnético no se transfiere al archivo central.

93000 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

33CRONOGRAMA COMITÉS DE

VICEPRESIDENCIA

1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

93100 10BANCO DE HOJAS DE VIDA

PROVEEDORES

1000 No Aplica 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico, teniendo en cuenta que

ésta documentación es objeto de actualización constante por el

ingreso de nuevos proveedores al mercado.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

10 Informes de Inspección 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

93200 14 CERTIFICACIONES

1 Certificaciones Cuentas Bancarias 20 0 XSe deben conservar ilimitadamente como soporte ante los entes de

control.

20 COMPROBANTES

106 Comprobantes De Diario 2 0 XSe elimina porque los ajustes son mensuales y se reservan al mes

siguiente, el original reposa en la gerencia de Contabilidad.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

3Contratos de Reaseguros

Automáticos Cedidos2 28 X

Se deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas

emitidas.

Contratos de Reaseguros Aceptados

Contrato

Aceptaciones especiales

Otro si

Listado de Siniestros Pendientes

Comunicaciones enviadas y recibidas

4 Contrato Reaseguros Aceptados 2 18 XSe deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas

emitidas.

Comunicaciones enviadas y recibidas

Convenio de Expedición

Listado de Siniestros Pendientes

5Contratos de Reaseguros Facultativos

Cedidos2 18 X X

Se deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas

emitidas.

Comunicaciones preliminares

Términos de referencia

Slip de precolocación

Informe de Inspección

Orden en firme

Comunicaciones en curso

Nota de cobertura

Nota débito

Mapa de colocación

Certificaciones de respaldo

Póliza

Clausulados

Solicitud de pago por transferencia

Soporte de pago

Hoja de control de siniestros

Cuadro control administrativo

Hoja de control de ofrecimientos

facultativos

7 Contratos Excesos de Pérdida 2 28 XSe deben conservar ilimitadamente como soporte de todas las pólizas

emitidas.

Contrato

Aceptaciones especiales

Otro si

31 COTIZACIONES

1Cotizaciones de Negocios

Facultativos Cedidos1 0 X

Se elimina porque la información no tiene validez al cabo de este

tiempo.

Comunicaciones preliminares

Slip de cotización

Informe de Inspección

Hoja de control de ofrecimientos

facultativos

34CUENTAS TÉCNICAS Y

CORRIENTES DE REASEGUROS

1 Automáticos Cedidos 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Cuenta Corriente

Cuenta Técnica

Listado Comisión de Utilidades

Listado de Siniestros Pagados

Listado de Siniestros Pendientes

2 Excesos De Perdida 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Cuenta Técnica

Listado de Siniestros Pagados

Listado de Siniestros Pendientes

Certificación de Saldos

Cuenta Corriente

3 Facultativos Cedidos 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Cuenta Corriente

Cuenta Técnica

Resumen de Saldos por Asegurado

52 GIROS

1 Giros de Saldos 2 8 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en

Gerencia de inversiones.

Memorando envío

2 Giros Efectuados 2 8 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en el

expediente del contrato de reaseguros.

Solicitud de pago por transferencia

Distribución de Reaseguros

Soporte de pago

Contabilización Asientos de Diario

3 Giros Recibidos 2 8 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en el

expediente del contrato de reaseguros.

Confirmación del Reasegurador

Contabilización Asientos de Diario

Consulta de Resumen de Transacción

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

6 Informes de Cierre Contable 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

70 PROCESOS

5 Ejecutivos Hipotecarios 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Copia admisión llamamiento en

garantía (si aplica)

93300 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en

la Subgerencia de Gestión de Procesos.

93310 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención documental estos documentos

son digitalizados y posteriormente la información física es remitida a la

Subgerencia de Selección y Desarrollo, sin embargo la Gerencia

realiza charlas de las cuales se requieren soportes de asistencia a la

misma.

Charlas informativas

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Facturas

Acta de entrega

Acta de Liquidación

28 CONTROL

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

31 COTIZACIONES

2Cotizaciones para Suscripción de

Pólizas1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposan en la

Subgerencia de Gestión de Procesos.

93320 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Factura

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

31 COTIZACIONES

2Cotizaciones para Suscripción de

Pólizas1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en

la Subgerencia de Gestión de Procesos.

93330 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

31 COTIZACIONES

2Cotizaciones para Suscripción de

Pólizas1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales reposan en

la Subgerencia de Gestión de Procesos.

93400 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de Antecedentes

Disciplinarios

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

93410 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de Antecedentes

Disciplinarios

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de entrega

Acta de Liquidación

31 COTIZACIONES

2Cotizaciones para Suscripción de

Pólizas1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que los

documentos originales reposan en las sucursales.

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

93420 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

22 CONCEPTOS

2 Conceptos Técnicos 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

31 COTIZACIONES

2Cotizaciones para Suscripción de

Pólizas3 6 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Copia de contrato

Información comercial y financiera

(Cámara de Comercio, RUT, Estados

Financieros, Fotocopia de Cédula de

Ciudadanía Representante Legal)

Autorización

Cotización

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

93430 2 ACTAS

4 Actas de Capacitación 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

17 CLAUSULADO PÓLIZAS

1000 No Aplica 1 19 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

respectiva póliza.

22 CONCEPTOS

2 Conceptos Técnicos 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en

Gerencia Contable y Tributaria.

Concepto médico

Cuenta cobro médico

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

31 COTIZACIONES

2Cotizaciones para Suscripción de

Pólizas1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

41 ESTADÍSTICAS

1 Estadísticas de Cálculos Actuariales 20 0 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

14 Informes de visita a sucursales 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Actas de visita

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 5 2 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los originales se

encuentran en la Subgerencia de Gestión de Procesos.

93500 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

93600 6AUTORIZACIONES DE

COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN

1000 No Aplica 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Soporte de este trámite

quedan en las sucursales.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado de Antecedentes

Disciplinarios

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

1Papelería prenumerada SOAT puntos

de ventas1 2 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

30 CONVENIOS

1Convenio de Acuerdo de

Compensación2 18 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Actas

Remisión reportes

Resumen análisis de movimientos

contables

Convenio

42 ESTUDIOS

6 Estudios Técnicos 2 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, conservando el soporte papel y se elimina lo no

seleccionado.

Soportes o anexos

Concepto técnico

55CONTRIBUCIONES Y

TRANSFERENCIAS DE LEY SOAT

1000 No Aplica 2 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Como soporte de éste

trámite, se conserva este documento en la Oficina de Contabilidad en

Ingresos.

Ordenes de Pago

Certificación reserva fiscal

Cuenta contable

Solicitud prima de recaudo

Listado primas de recaudo

Comunicaciones

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

17 Informe Mensual de Negocios 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

6 Manual de Políticas de Suscripción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares donde se

conservará de manera permanente.

93700 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Certificado de Existencia y

Representación Legal

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

42 ESTUDIOS

2 Estudios Actuariales 2 8 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

96 NOTAS TÉCNICAS

1000 No Aplica 5 8 X

Se conserva en medio magnético al cual solo tendrá acceso el

vicepresidente de seguros y el gerente de actuaría. No se conservan

copias impresas.

94000 2 ACTAS

5Actas de Centralización de Procesos

Judiciales3 10 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

22 CONCEPTOS

1 Conceptos Jurídicos 4 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

94100 10BANCO DE HOJAS DE VIDA

PROVEEDORES

1000 No Aplica 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se

elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al

archivo central.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de jurídica.

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

1000 No Aplica 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se

elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al

archivo central.

56 INFORMES

7Informes de Cierre de

Indemnizaciones2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se

elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al

archivo central.

62 MANUALES

5Manual de Políticas y de

Indemnizaciones2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

94200 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

4Manual de Políticas de Gestión de

Procesos2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

70 PROCESOS

1 Administrativos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Copia de poder

Carta asignación proceso

Carátula de la póliza

Aviso de notificación

Copia formato notificación personal

Informe inicial

Copia demanda

Copia contestación demanda

Copia llamamiento en garantía (si

aplica)

Copia admisión llamamiento en

garantía (si aplica)

Copia contestación demanda y

llamamiento en garantía (si aplica)

Carátula del siniestro (si aplica)

Acta audiencia

Auto que decreta pruebas

Alegatos de primera instancia

Fallo de la primera instancia

Alegatos de segunda instancia (si

aplica)

Fallo de la segunda instancia (si

aplica)

Demanda de casación (si aplica)

Oposición a demanda de casación (si

aplica)

Fallo de casación (si aplica)

3 Judiciales 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Carátula de la póliza

Aviso de notificación

Copia de poder

Copia formato notificación personal

Informe inicial

Copia demanda

Copia contestación demanda

Copia llamamiento en garantía (si

aplica)

Copia admisión llamamiento en

garantía (si aplica)

Copia contestación demanda y

llamamiento en garantía (si aplica)

Carátula del siniestro (si aplica)

Acta audiencia

Auto que decreta pruebas

Alegatos de primera instancia

Fallo de la primera instancia

Alegatos de segunda instancia (si

aplica)

Fallo de la segunda instancia (si

aplica)

Demanda de casación (si aplica)

Oposición a demanda de casación (si

aplica)

Fallo de casación (si aplica)

Carta asignación proceso

4 Juicios Fiscales 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Citación notificación

Copia del poder

Auto de apertura

Comunicación de auto de vinculación

Póliza

Carátula del siniestro

Auto de archivo

Auto de imputación

Argumentos de defensa

Fallo con o sin responsabilidad fiscal

Recursos

Auto que resuelve apelación o

consulta

Comprobante pago de indemnización

97 REQUERIMIENTOS

1000 No Aplica 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

94210 1 ACCIONES DE TUTELA

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

2 ACTAS

10Actas de Comité de Defensa Judicial

y Conciliación2 18 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

10BANCO DE HOJAS DE VIDA

PROVEEDORES

1000 No Aplica 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se

elimina. Por encontrarse en medio magnético no se transfiere al

archivo central.

21 COBRO DE CARTERA

1 Cobro Exitoso de Primas 2 8 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

2 Crédito al día 2 8 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 2 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Propuestas

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de Antecedentes

Disciplinarios

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

5 AUDIENCIAS PREJUDICIALES

1000 No Aplica 2 18 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

70 PROCESOS

3 Judiciales 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Carátula de la póliza

Aviso de notificación

Copia de poder

Copia formato notificación personal

Informe inicial

Copia demanda

Copia contestación demanda

Copia llamamiento en garantía (si

aplica)

Copia admisión llamamiento en

garantía (si aplica)

Copia contestación demanda y

llamamiento en garantía (si aplica)

Carátula del siniestro (si aplica)

Acta audiencia

Alegatos de primera instancia

Fallo de la segunda instancia (si

aplica)

Fallo de la primera instancia

Alegatos de segunda instancia (si

aplica)

Demanda de casación (si aplica)

Oposición a demanda de casación (si

aplica)

Carta asignación proceso

5 Ejecutivos Hipotecarios 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Carátula de la póliza

Aviso de notificación

Copia de poder

Copia formato notificación personal

Informe inicial

Copia demanda

Copia contestación demanda

Copia llamamiento en garantía (si

aplica)

Carta asignación proceso

Copia contestación demanda y

llamamiento en garantía (si aplica)

Carátula del siniestro

Acta audiencia

Alegatos de primera instancia

Fallo de la primera instancia

Alegatos de segunda instancia (si

aplica)

Fallo de la segunda instancia (si

aplica)

Demanda de casación (si aplica)

Oposición a demanda de casación (si

aplica)

Fallo de casación (si aplica)

6 Procesos Laborales 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Carátula de la póliza

Aviso de notificación

Copia de poder

Copia formato notificación personal

Informe inicial

Copia demanda

Copia contestación demanda

Copia llamamiento en garantía (si

aplica)

Copia admisión llamamiento en

garantía (si aplica)

Carta asignación proceso

Fallo de casación (si aplica)

Oposición a demanda de casación (si

aplica)

Demanda de casación (si aplica)

Fallo de la segunda instancia (si

aplica)

Alegatos de segunda instancia (si

aplica)

Fallo de la primera instancia

Alegatos de primera instancia

Acta audiencia

Copia contestación demanda y

llamamiento en garantía (si aplica)

88 RECOBROS

1 Recobros Terminados o Finalizados 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

2 Recobros Inviables 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92 DERECHOS DE PETICIÓN

1000 No Aplica 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

94300 1 ACCIONES DE TUTELA

1000 No Aplica 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Copia de demanda

Copia de Contratación

Copia admisión de tutela

Fallo de la primera instancia

Fallo de la segunda instancia (si

aplica)

2 ACTAS

20 Actas de Comité Jurídico 2 2 X Por ser de carácter histórico, se conserva el soporte papel.

18 CLAUSULADOS REVISADOS

1000 No Aplica 3 5Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

22 CONCEPTOS

1 Conceptos Jurídicos 2 2 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Justificación

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

Propuestas

6 Contratos Directos 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

8 Contratos por Licitación Privada 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

42 ESTUDIOS

3 Estudios de Créditos Hipotecarios 3 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

8Estudios de Títulos por Garantías de

Intermediarios de Seguros3 10 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

45 EMBARGOS

1000 No Aplica 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

5Actas de Centralización de Procesos

Judiciales3 10 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

78 OFERTAS PROPONENTES

1Ofertas de proponentes no

seleccionadas1 6 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

2Ofertas de proponentes licitación

fallida2 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

3Ofertas de proponentes Licitación

desierta2 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

92 DERECHOS DE PETICIÓN

1000 No Aplica 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Respuesta

Solicitud

94310 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Informes de Ejecución

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Justificación

Acta de Inicio

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Liquidación

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Pólizas

Acta de Entrega de Conformidad

6 Contratos Directos 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Justificación

8 Contratos por Licitación Privada 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

95000 2 ACTAS

13Actas de Comité de Operaciones y

Tecnología e Informática5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

95100 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Póliza

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de entrega

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

8 Contratos por Licitación Privada 3 17

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado

Informes de Ejecución

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

72 PROYECTOS

2 Proyectos Tecnológicos 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

95110 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurridos tres años en el archivo central, se elimina debido a que

pierde todo valor primario y no tiene valor histórico.

95111 2 ACTAS

15Actas de Comité de Proveedores y

Talleres5 15 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

101 TALLERES

1000 No Aplica 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Póliza

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Evaluación de Propuestas

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Ordenes de Pago

Factura

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurridos el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

95 EXPEDIENTES

2 De Salvamento Perdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Original de inventario

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Fotocopia del SOAT, si se encuentra

vigente

Copia certificado de revisión técnico

mecánica (opcional)

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Comunicación realizando entrega de

documentos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Solicitud del segundo avalúo

requerido por el técnico o funcionario

a cargo del salvamento

Segundo avalúo comercial del

salvamento

Fotos

Fotocopia factura de compra del bien

Formato de requerimiento de grúa

para el salvamento (si se requiere)

Avalúo comercial del salvamento

solicitado por el técnico, inspector o

quien tenga a cargo el siniestro

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Fotocopia certificado de tradición

donde figure el traspaso a la

compañía

Fotocopia formulario único nacional

donde figure el traspaso

Carta de la compañía donde se

entregan los documentos al

tramitador para realizar la rematricula

del vehículo

3 De Salvamento Perdida Total Hurto 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Fotocopia de la denuncia

Fotocopia de formulario único

nacional donde figure la cancelación

de la matrícula

Fotocopia de resolución de la

autoridad competente donde se indica

la cancelación de la matrícula del

vehículo por hurto

Certificado de tradición donde figure

el traspaso a la compañía y la

cancelación de la matricula del

vehículo por hurto

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía y la cancelación de la

matricula por hurto

Fotocopia recibo de indemnización

Fotocopia orden de pago de la

indemnización

Copia de carta de la compañía donde

se le entregan los documentos al

recuperador

Carta de asignación para la

recuperación del vehículo

Copia de la asignación para la

recuperación del bien

Copia del poder entregado al

recuperador

Oficio acta de entrega definitiva, por

parte de la Fiscalía

Oficio de la Fiscalía que lleva el

proceso

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se oficia a Dijin y Policía para bajar de

pantalla el bien recuperado

Fotocopia factura de compra del bien

Fotocopias al carbón de impuesto

(últimos cinco años) donde figure

sello cancelado banco

Constancia de la fiscalía donde se

indica que el vehículo no ha sido

recuperado

Carta de asignación para realizar

trámites de regrabación y re matrícula

Fotos

Anexo 1 (reporte individual de

salvamento existente)

Oficio por parte de la Fiscalía donde

se le indica a Tránsito la cancelación

de los pendientes

Carta de asignación para cambio de

regrabación (si se requiere)

Certificación de la revisión técnica

Sijin

Oficio expedido por la Fiscalía, donde

indique que el motor, chasis y

plaqueta de regrabado (si se requiere)

Formato de requerimiento en grúa

para el salvamento recuperado

Copia de acta de entrega del bien

Fotocopia de formato del reporte

inmediato de vehículos recuperados

Avalúo comercial

Formulario del Banco Popular

Oficio remisorio formulario Banco

Popular

Oficio informando a la sucursal a la

que pertenezca el bien a rematar

Copia al carbón de acta de

adjudicación al martillo

Certificado de tradición reciente

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia de tarjeta de propiedad

donde figure el nuevo dueño

Fotocopia cédula de ciudadanía

Formato de conocimiento de fondos

(si aplica)

Copia solicitud de pago y número de

imputación contable

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

Condiciones especiales para venta

del vehículo firmadas en remate

Copia de la factura de compra del

vehículo

10 Siniestro de Responsabilidad Civil 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Valoración de daños realizada a

través del perito autorizado por

Previsora, en el Software de

Administración de Siniestros de

Automóviles

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Carta de reclamación

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

del vehículo afectado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Fotocopia del informe de accidente

y/o carta de invitación para reclamar

y/o acta de acuerdo

Fotocopias sentencia judicial

ejecutoriada (si existe)

Poder debidamente autenticado del

reclamante al abogado

Certificación de no reclamación y/o

desistimiento expedido por la

aseguradora del bien afectado

Autorización escrita otorgada a la

persona que reclama

Certificado original de ingresos de la

empresa a la cual se encuentra

afiliado y certificación del taller

reparador

Certificado de libertad del inmueble

afectado

Valoración de daños realizada por el

perito

Cotización de los daños ocasionados

Certificado del estado del proceso

penal

Certificado pago indemnizaciones a

cargo del Soat o fosyga

Factura o comprobantes de otros

gastos incurridos

Certificación de perdida de capacidad

laboral

Ultimo dictamen de medicina legal (si

existe)

Documento que acredite ingresos del

afectado

Registro civil de defunción

Escritura de sucesión o declaración

juramentada ante notario público

1000 No Aplica 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

donde figure el traspaso a nombre de

la compañía

Fotocopia de la denuncia

18Siniestro por Pérdida Parcial por

Daños2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia del informe del accidente

(si existe)

Valoración de daños realizada a

través del perito autorizado por

Previsora, en el Software de

Administración de Siniestros de

Automóviles

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Check listas

19Siniestro por Pérdida Parcial por

Hurto2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Original o copia de la denuncia penal

ante la autoridad competente

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

20 Siniestro por Pérdida Total Daños 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Copia del manifiesto de importación

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros

Copia del Certificado de Tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Documentos de PPD

21 Siniestro por Pérdida Total por Hurto 2 18 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o se reproduce en otro medio que

garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Check listas

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Fotocopia tarjeta de propiedad o

documento legal que acredite la

propiedad

Fotocopia póliza Seguro Obligatorio

(SOAT)

Fotocopia del documento de identidad

del conductor asegurado

Fotocopia de la licencia de

conducción del conductor

Copia de la denuncia presentada ante

autoridad competente

Certificación fiscalía donde consta

características del vehículo y número

de proceso de la investigación

Copia de la factura de compra del

vehículo

Copia del manifiesto de importación

Informe del investigador asignado

Copia de los recibos de pago de

impuestos de los últimos cinco años

y/o Paz y Salvo de Impuestos

Copia del ultimo certificado de

revisión tecnicomecánica

Copia de la tarjeta de propiedad a

nombre de Previsora Seguros o

Certificado de cancelación de

Matrícula a nombre de Previsora

Seguros

Copia del certificado de tradición

donde aparezca Previsora Seguros

como último propietario y el vehículo

con matrícula cancelada por hurto

Certificado de paz y salvo de la

empresa a la que se encontraba

afiliado el vehículo asegurado (para

vehículos de servicio público)

Solicitud y orden de pago

indemnizatorio

95140 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Acta de Liquidación

Acta de Entrega de Conformidad

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Póliza

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Factura

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

95 EXPEDIENTES

23Siniestro Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Hoja de control proceso de atención

siniestro

Formulario de reclamación

Factura original

Copia del resumen de la historia

clínica o epicrisis

Originales de las fórmulas médicas

Prueba del accidente de tránsito

Certificado sobre la incapacidad

Documentos que acrediten

parentesco

Acta de levantamiento del cadáver o

acta de inspección del mismo

Certificado de atención médica antes

de deceso

Original registro civil de defunción

Poder otorgado a los beneficiarios (si

hay cobro de la funeraria)

Certificado de transporte y

movilización de la víctima

Formato de referencia y

contrareferencia

Check listas

95150 2 ACTAS

1 Actas de Arqueo 2 5 XTranscurridos el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

22Actas de Destrucción de Chequeras y

Colillas1 5

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

105 AUTORIZACIONES

1 Autorizaciones de pago 2 18 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Autorización de pago por

transferencia electrónica de fondos

FO-C-008-1

1000 No Aplica 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Transacciones contables

Control de recaudos SISE

Planilla legalización Coaseguro

Aceptado

Legalización aceptados

Facturas

Soportes de remesa

Ordenes de Pago

14 CERTIFICACIONES

1 Certificaciones Cuentas Bancarias 2 5Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

23 CONCILIACIONES

2 Conciliaciones Cuenta Corriente 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Aceptados

Cedidos

Conciliación Siniestros

6 Conciliaciones Cuentas Contables 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Cartera Cedidos

Análisis movimientos contables

Cartera Aceptados

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

39 DEVOLUCIÓN DE CHEQUES

1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Acta devolución cheque

Comunicación a sucursal

56 INFORMES

4 Informes Contables de Egresos 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Carta remisoria

Informe diario de egresos

5 Informes Contables de Ingresos 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los documentos

originales se encuentran en los informes de Egresos de la Oficina de

Contabilidad e Impuestos.

Informes electrónicos

9 Informes de Gestión 1 1 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

18 Informes Procedimientos Coaseguros 1 1 X XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

60 LISTADOS

1 De Pagos Electrónicos 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Certificación bancaria

Identificación de persona natural o

jurídica

Solicitud o anexo

2 De Reversiones 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los documentos

originales se encuentran en los Informes de Egresos de la Oficina de

Contabilidad el Impuestos

65 ORDENES DE NO PAGO

1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Comunicación de no pago

73 RECIBOS DE CHEQUES

1000 No Aplica 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Recibo de cheque

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Carta de autorización (persona

jurídica)

Certificado de Cámara de Comercio

(persona jurídica)

83 TARJETA REGISTRO DE FIRMAS

1000 No Aplica 2 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Fotocopia de la tarjeta

85 TÍTULOS VALOR

1000 No Aplica 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El comprobante de recibo

de cheque queda en la oficina de Contabilidad e Impuestos.

Cheques postfechados

Carta remisoria

Acta devolución cheque

86TRASLADO DE FONDO DE

CUENTAS

1000 No Aplica 1 0 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

89 REMESA DE COASEGURO CEDIDO

1000 No Aplica 1 19 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Soportes remesas coaseguros

cedidos

Factura Inverfas

Informe Uno

Factura IVA

Carta remisoria

Ordenes de Pago

Subsidiarios Cuenta Corriente

95200 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Justificación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor Histórico.

62 MANUALES

7Manual de Políticas de Tecnología y

Telecomunicaciones2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor Histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

67 PLANES

2 Plan de Continuidad de Negocios 5 15 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Pruebas de continuidad (formato)

Protocolo

Manuales operativos del plan de

continuidad del negocio

95210 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

51

GESTIÓN DE CAMBIO DE

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Formato de bitácora ingreso al centro

de cómputo

Formato de solicitud de servicio

Carpeta de proyecto

95220 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de Antecedentes

Disciplinarios

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de entrega

Acta de Liquidación

51

GESTIÓN DE CAMBIO DE

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Formato de solicitud de servicio

62 MANUALES

7Manual de Políticas de Tecnología y

Telecomunicaciones2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente, se encuentra en el aplicativo

Isolucion.

95 EXPEDIENTES

1000 No Aplica 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado de Existencia y

Representación Legal

95230 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

51

GESTIÓN DE CAMBIO DE

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Formato de postura en producción

Formato de solicitud de servicio

Formato de bitácora ingreso al centro

de cómputo

56 INFORMES

8Informes de Disponibilidad de Bases

de Datos2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor Histórico.

62 MANUALES

7Manual de Políticas de Tecnología y

Telecomunicaciones2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor Histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

67 PLANES

5Plan de Recuperación de la

Tecnología5 15 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Protocolo del DRP

Formatos asociados a pruebas piloto

del DRP

96000 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Justificación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

96100 2 ACTAS

18 Actas de Comité de Vivienda 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

27Actas de Seguimiento al Plan

Estratégico de Gestión Humana5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

4 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL

1000 No Aplica 2 98 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Se encuentra en medio

magnético, por tanto no se transfiere al archivo central.

Depuración de cartera aportes

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

27 RESPUESTAS

1 Respuestas Jurídicas 1 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Acciones de tutela

Respuestas derechos de petición

(terceros, entes y sindicato)

Conceptos

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

62 MANUALES

2Manual de Funciones y Requisitos del

Cargo2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

63 NOMINA

1000 No Aplica 1 99 X

Transcurrido el tiempo de retención se microfilma o se reproduce en

otro medio técnico que garantice su conservación por el tiempo

necesario, como prueba para efectos de procesos de pensiones, pues

está relacionado con la historia laboral del pensionado y se elimina el

soporte papel.

Listados de Nómina

Novedades de Nómina

67 PLANES

6Plan Estratégico de Gestión Humana

y Recursos Físicos2 10 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

Programas de promoción y

prevención

Revisión puestos de trabajo

Matriz de riesgo

Panorama de riesgos laborales

Plan de emergencia

Programa de vigilancia

epidemiológica

Informes de ejecución de planes de

bienestar

95 EXPEDIENTES

5 Del Sindicato 2 18 X X

Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el

soporte en papel.

Soportes

Actas de Comité de Relaciones

Laborales

No aplica

96110 2 ACTAS

16 Actas de Comité de Selección 2 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Justificación

Acta de Liquidación

67 PLANES

9 Plan Nacional de Capacitación 2 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Son documentos que se

actualizan permanentemente.

71 PROGRAMAS

3 Programa de Inducción 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Son documentos que se

actualizan permanentemente.

4 Programa de Reinducción 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico. Se encuentra en medio magnético y es

permanente actualización. No se transfiere al archivo central.

5 Programa Premio a la Excelencia 2 5 X

Por ser de carácter histórico , se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

81CONCURSO PARA INGRESO Y

PROMOCIÓN DE PERSONAL

1000 No Aplica 0 3 X

El tiempo de retención en el Archivo de Gestión es de 6 meses.

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Requisitos

Entrevista

Pruebas psicotécnicas

Declaración concursos desiertos

Pruebas de conocimientos

93 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1000 No Aplica 1 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Se encuentra en medio

magnético, por tanto no se transfiere al archivo central.

Formato evaluación del desempeño

96120 2 ACTAS

21Actas de Comité Paritario de Salud

Ocupacional - COPASO5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

103 PAGARES

1 Locativos 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

2 Educativos 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

3 Personales 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

1000 No Aplica 2 3

Actas de destrucción de pagarés

Actas de devolución de pagarés

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de Jurídica.

Ordenes de Pago

Informes de Ejecución

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de Jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

38 CRÉDITOS

1 Créditos Hipotecarios 3 15 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Carta de aprobación

Carta de autorización prorroga

(opcional)

Certificado de tradición y libertad

Fotocopia de la escritura del inmueble

Promesa de compraventa

Avalúos

Carta remisión minuta

Minuta de compra venta e hipoteca

Estudio de títulos

Primera copia de escritura de

constitución e hipoteca

Certificado de tradición con anotación

de hipoteca

Póliza de incendio y terremoto

Carta de Gerencia Jurídica

autorizando desembolso

Carta de autorización del funcionario

para el descuento

Formato capacidad de pago

Poder del vendedor (opcional)

Pagaré

Orden de pago o traslado de fondos

Seguimiento vigencia póliza de

incendio y terremoto

Paz y salvo cancelación crédito

hipotecario

Carta de remisión o entrega de la

minuta de cancelación

2 Créditos a Vehículos 3 15 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

42 ESTUDIOS

1 Estudios del Clima organizacional 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

43 CUOTAS PARTES PENSIONALES

1000 No Aplica 5 95 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

55 HISTORIAS LABORALES

1 Historias Laborales Activos 5 95 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Acta de recibo código de ética y

conducta (convencionados y

directivos)

Acta de recibo de manual de Sarlaft

(convencionados y directivos)

Acta de recibo ley 734 de 2002 y

convención colectiva

Acta de recibo ley 734 de 2002, ley

6A de 1945 y decreto reglamentario

2127 (directivos)

Antecedentes disciplinarios vigente

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de cuenta de ahorro

Concepto del jefe inmediato (si aplica)

Cruce de perfil (Formato GHF-031-1)

Declaración juramentada (Articulo 11,

decreto 128/76 )

Estudio de seguridad

Examen de ingreso médico

Formato de actualización de datos

Formato único de hoja de vida

Formato único declaración

juramentada de bienes

Fotocopia resultados de exámenes de

laboratorio

Fotocopia de certificaciones

académicas

Fotocopia de certificaciones laborales

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Fotocopia del pasado judicial

Fotocopia libreta militar

Hoja de vida

Informe de entrevista (Formato GHF-

010-4)

Mail a Tecnología y Administración de

personal

Mail de Bienvenida

Novedad de ingreso (Formato GHF-

037-3)

Plan de inducción especifico (Formato

GHF-016-4)

Pruebas de office

Pruebas psicotécnicas

Registro civil de nacimiento

Requisición de personal (Formato

GHF-032-1)

Certificación de la empresa promotora

de salud EPS

Certificación de la administradora del

fondo de pensiones

Formato sipla empleados ( Sarlaft-002-

0)

Formulario del fondo nacional de

ahorro, tarjeta de registro de firmas

(fotocopia CC convencionados y

directivos)

Formulario de póliza de vida Seguros

del Estado (fotocopia de CC

únicamente convencionados)

Formulario póliza exequial (fotocopia

de CC únicamente convencionados)

Formulario póliza HYC MEDICALL

GROUP (fotocopia de CC y demás

documentos S/G únicamente

convencionados)

Formulario caja de compensación

(fotocopia de CC y demás

documentos S/G relación)

Carta aceptación inclusión del

programa de compensación variable

(únicamente directivos si aplica)

Carta de etapas lectiva y productiva

emitida por el Sena (solo aprendices)

Evaluación del desempeño

Acta de recibo carné

Carta de terminación

3 Historias Laborales Pensionados 5 95 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

67 PLANES

1Plan de Bienestar y Salud

Ocupacional2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

96130 2 ACTAS

11Actas de Comité de Gestión

Ambiental5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

23 Actas de Destrucción de Papelería 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

24 Actas de Eliminación de Documentos 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

26Actas de Remate de Elementos

Dados de Baja2 8 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

28 Actas de Comité de Archivo 5 15 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

8 AVALÚOS DE INMUEBLES

1 Certificados de Tradición y Libertad 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

2 Escrituras Públicas de Bienes 2 8 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 BALANCES

1000 No Aplica 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Consolidado por sucursal

102 EVALUACIONES

1Evaluaciones Ambientales

Estratégicas3 10 X X

Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el

soporte en papel.

Comunicaciones

Informes

Conceptos

Actas

Documentación soporte

1000 No Aplica 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Aviso de siniestro

Cotizaciones

Informes

Respuesta

Comunicaciones enviadas y recibidas

Solicitud indemnización para el pago

Comprobante de pago

103 POLÍTICAS

1 Política Ambiental 3 10 X X

Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el

soporte en papel.

Documentos de política ambiental

Comunicaciones

Informes

Documentación soporte

11 BOLETÍN DIARIO DE ALMACÉN

1 Comprobantes de Entrada a Almacén 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

2 Comprobantes de Salida de Almacén 1 4 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

19COBRO DE ARRIENDO

COPROPIEDAD

1000 No Aplica 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Los soportes originales

se conservan en la Oficina de Contabilidad.

Factura

Relación de gastos

Comprobante de pago

23 CONCILIACIONES

1 Conciliaciones Bancarias 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Automáticos causación de comisiones

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal (persona

jurídica)

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

26CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

1000 No Aplica 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a copia de los

documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de 2001, Art

10).

28 CONTROL

1 De Comunicaciones Enviadas 1 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de

2001,Art 10).

Planillas de entrega de mensajería

2 De Comunicaciones Recibidas 1 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que copia de

los documentos reposan en la serie respectiva. (Acuerdo 060 de

2001,Art 10).

Registro

3 Ejecución Contratos Directos 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

4 Ejecución Licitación Privada 3 17 XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de jurídica.

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

41 ESTADÍSTICAS

2Estadísticas de Salvamento por

Ramos1 2 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

57 INVENTARIOS

1 Inventarios de Salvamentos 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Cuadro control venta de vehículos y

generales.

Cuadro de relación de salvamento de

automóviles y seguros generales.

2 Inventario General de Bienes 3 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Reporte de inventario

Acta de recibo

Acta de entrega

3 Inventarios Documentales 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

61 MANTENIMIENTO DE INMUEBLES

1000 No Aplica 2 18 X X

Por carácter histórico se microfilma o se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el

soporte papel.

Solicitud

Planos arquitectónicos

Planos técnicos

Especificaciones técnicas

67 PLANES

8Plan Institucional de Gestión

Ambiental2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

68 PÓLIZAS

1 Pólizas de Amparo de la Compañía 1 0 X X

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se

transfiere al expediente del contrato que reposa en la Subgerencia de

Contratación, quien asumirá su transferencia al archivo central, de

acuerdo a la retención establecida para los contratos, en donde se

hará la respectiva selección y microfilmación de lo seleccionado,

eliminando lo no seleccionado.

71 PROGRAMAS

2 Programa de Gestión Documental 1 10 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Guías e instructivos

Comunicaciones enviadas y recibidas

Cronogramas

6 Programas de Gestión Ambiental 3 10 X X

Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el

soporte en papel.

Actas

Documentación soporte

Comunicaciones

Informes

Conceptos

82TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

1000 No Aplica 1 5 X

Por ser de carácter histórico se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

No aplica

87 VENTA DE INMUEBLES

1000 No Aplica 1 5 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Acta de adjudicación o carta de

intención de compra

Avalúo comercial

Certificado de tradición y libertad

Fotocopia cédula de ciudadanía

Escrituras

Solicitud elaboración minuta

Minuta

Soporte pago de inmueble

Documentación para firma de

documento

Certificado de tradición y libertad, con

registro de nuevo propietario

93 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1Evaluaciones Ambientales

Estratégicas3 10 X X

Por ser de carácter histórico, se elimina o se reproduce en otro medio

técnico que garantice su conservación permanente y se conserva el

soporte en papel.

Documentación soporte

96200 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de Pago al Sistema de

Seguridad Social

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Fotocopia cédula de ciudadanía

Acta de Inicio

Pólizas

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 Informes de Gestión 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

96210 2 ACTAS

1 Actas de Arqueo 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

9 BALANCES

1000 No Aplica 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Consolidado a nivel nacional

Consolidado por sucursal

20 COMPROBANTES

2 De Contabilidad 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Reporte contable de asientos

manuales

Automáticos causación de comisiones

Automáticos de nómina

Automáticos de emisión

Automáticos de cobranzas

Automáticos de reserva técnica

Automáticos de inversiones

Automáticos de reaseguros

Automáticos de amortización de

comisión

Automáticos de reserva de siniestros

avisados

Automáticos de fluctuación en cambio

(reaseguro y cartera)

Asientos de diario manuales

23 CONCILIACIONES

1 Conciliaciones Bancarias 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Automáticos de nómina

Automáticos de emisión

Automáticos de cobranzas

Automáticos de reserva técnica

Automáticos de inversiones

Automáticos de reaseguros

Automáticos de amortización de

comisión

Automáticos de reserva de siniestros

avisados

Automáticos de fluctuación en cambio

(reaseguro y cartera)

Asientos de diario manuales

Reporte contable de asientos

manuales

5Conciliaciones de Cuentas Contables -

Hojas de Trabajo2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Formato de conciliación

Reporte de cuenta contable

Comprobantes de contabilidad y

soportes

1000 No Aplica 2 8 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Automáticos de fluctuación en cambio

(reaseguro y cartera)

Automáticos de reserva técnica

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

Evaluación de Propuestas

37 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

1000 No Aplica 5 5 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

50 FICHAS TÉCNICAS

1000 No Aplica 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Memorando de certificaciones

Formato ficha técnica

Conceptos

Comunicaciones

Comprobantes de contabilidad

Facturas, actas y anexos

56 INFORMES

4 Informes Contables de Egresos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Informe diario de egresos

Listado de cheques emitidos

Ordenes de Pago

Recibo de cheque

Solicitud de pago

Solicitud de pago de siniestros

Facturas

Cuentas de cobro

Vales de caja menor

Glosas auditoría médica

Recibo de indemnización

Legalización viáticos

Resumen cuenta corriente de

intermediarios

Listado de cheques anulados

Cheque, recibo de cheque y orden de

pago anulados

Listado de cheques emitidos no

entregados

Listado de pagos electrónicos no

exitosos

Transacciones contables

Reporte de cheques pendientes de

regularización

Reporte de cheques rechazados

5 Informes Contables de Ingresos 2 18 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

Reporte de control de operaciones

contables de ingresos

Reporte de control de operaciones

contables de egresos

Reporte control operaciones

contables de asiento de diario

Reporte cierre diario de caja ingresos

Informe diario de ingresos

Recibos de caja y soportes

Preliquidaciones Soat

Listado de boletas de depósito

Consignaciones

Planilla de transporte de efectivo

Reporte de cheques pendientes de

regularización

Listado de boletas depositadas

(tarjetas)

Boucher

Listado de boletas de consignación

sin depositar

Cuenta de saldos de cajeros

58 LIBROS OFICIALES

1 Libro de Diario 2 18 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

2 Libro de Inventarios y Balances 2 18 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

3 Libro Mayor y Balances 2 18 X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

4Libro Mayor y Balances - Resumen

General2 18 X X

Por ser de carácter histórico, se microfilma o se reproduce en otro

medio técnico que garantice su conservación permanente y se

conserva el soporte papel.

66 INFORMACIÓN TRIBUTARIA

1 Declaraciones e Impuestos 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

De ICA

De IVA

De renta

De Retención en la Fuente

Predial (Auto avalúo)

Vehículos

2Confirmación de Transmisión

Formatos2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

3 Requerimientos 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

4 Normas 2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina, siempre que por

cualquier medio técnico se garantice su reproducción exacta. Pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

96300 2 ACTAS

1 Actas de Arqueo 2 7 X XTranscurrido el tiempo de retención, se microfilma o reproduce en otro

medio técnico y se elimina el soporte papel.

14 CERTIFICACIONES

7 Certificaciones de Valores Intrínsecos 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

28 CONTROL

3 Ejecución Contratos Directos 3 17 X XTranscurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se envía

el control de ejecución al archivo de Jurídica.

Informes de Ejecución

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 3 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

11 Informes de Portafolio de Inversiones 2 7 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

74MOVIMIENTOS DE MONEDA

EXTRANJERA

1Transferencia Pago Reaseguros en

USD$2 3 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina. Pierde todo valor

primario y no tiene valor histórico.

2Negociación Títulos y Monedas

Extranjeras2 7 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina. Pierde todo valor

primario y no tiene valor histórico.

96400 25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se digitaliza o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado.

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia cédula de ciudadanía

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

62 MANUALES

3 Manual de Gastos 2 0 X

Transcurrido el tiempo de retención se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. El original reposa en la

Subgerencia de Gestión de Procesos, en las circulares, donde se

conservará de manera permanente.

99 SOLICITUDES

1Certificados Disponibilidad

Presupuestal1 9 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

2Justificación Traslados

Presupuestales1 9 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

3 Justificación Vigencias Futuras 1 9 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.

No aplica

96410 100 PRESUPUESTO

1000 No Aplica 2 10 X

Transcurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico. Por estar en medio

magnético, no se transfiere al Centro de Administración Documental.

Se debe garantizar su preservación en este soporte, por el tiempo

señalado en la tabla.

25 CONTRATOS

1 Contrato de Mínima Cuantía 3 17 X X

Transcurrido el tiempo de retención, se selecciona una muestra como

testimonio histórico, se microfilma o reproduce en otro medio técnico

que garantice su conservación permanente, conservando además el

soporte papel y se elimina lo no seleccionado

Justificación

Certificado Disponibilidad

Presupuestal

Propuestas

Evaluación de Propuestas

Constancia de pago al sistema de

seguridad social en salud y pensiones

(persona natural)

RUT (Persona Natural)

Fotocopia de la cédula

Constancia de remisión del Sarlaft al

CAD

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Certificación de Pago de Aportes

Parafiscales (persona jurídica)

Certificado de antecedentes fiscales -

contraloría (persona natural)

Certificado de antecedentes

disciplinarios (persona natural)

Minuta del Contrato

Pólizas

Acta de Inicio

Informes de Ejecución

Ordenes de Pago

Facturas

Acta de Entrega de Conformidad

Acta de Liquidación

56 INFORMES

3 Informes a Organismos de Control 2 5 XTranscurrido el tiempo de retención, se elimina debido a que pierde

todo valor primario y no tiene valor histórico.