Systemansvarlig kurs for Vigo

Gardermoen 18.-19. november 2013

Trude Riple - Kjartan Sande - Bjørn BerganVigo IKS

Gunn Myhrvold – Ola SchøyenIST

Velkommen til kurs for systemansvarlige i «Vigo familien»

Hvorfor kurs?• Hva er «Vigo familien»?• Ønske fra Vigo IKS om at systemansvarlige er en bruker med oversikt over

hele «Vigo familien»• Sørge for gode rutiner i fylkene ved nye versjoner av de forskjellige

applikasjonene• Være pådriver for å ta i bruk nytt i programmene

«Vigofamiliens» samhandling, internt og med eksterne

Vigo IKS• Representantskapet for Vigo IKS

En representant for hvert fylkeMøte to ganger pr år

• Styret for Vigo IKSStyreleder + 4 styremedlemmerca 5 møter pr år

• AnsatteDaglig lederEn heltidFire deltid som er frikjøpt fra fylkene

Vigo IKS, forts• Faggrupper for

Vigo fagopplæringVigo InntakVigo WebVigo KodeverkVigo Hyperion (Brio)Teknisk

og Vigo Voksen, OTTO og vilbli

VigoOpplæringer en fellesbetegnelse for Vigo Inntak og Vigo Fag. Dette er dataverktøyet fylkene har for administrasjon av inntak til videregående skoler og opplæring i bedrift (fagopplæring). Produktet eies av fylkene.

Menystruktur og oppbygningVigoOpplæring bruker et Utforskergrensesnitt de fleste kjenner fra andre Windows-programmer. Mappekortene (fanebladene) øverst på venstre side av Utforskeren utgjør ”hovedmenyen”.

VigoOpplæring består av 20 hovedmoduler. Noen moduler er felles for inntak og fag, mens enkelte er knyttet til fagopplæringsdelen alene og andre til inntaksdelen.

Inntak og fag jobber mot en felles database. Det vil si at elever/personer i opplæring, skoler og bedrifter ligger registrert i samme tabell, slik at opprettelser, endringer og eventuelle slettinger vil kunne ses både av fag og inntak.

GenereltBilder (S) skjermbilderRapporter (A) applikasjonsrapporter (laget i delphi/ exe-fila) Rapporter (R) rapporter utenom applikasjonen (std.dok)Dokumenter (D) dokumenter (std.dok)

Utvalgsdialog• Søkebilde med muligheter for å filtrere på gitte verdier fra

hovedtabell. Eks. verdier fra søker, men ikke ønske- Fagopplæring > Flere seleksjoner gir mulighet for å søke også

fra undertabeller. Eks. Person i opplæring, også ønsker og/eller kontrakt.

Problemstilling: Utvalgsdialogen åpnes i noen situasjoner utenfor skjermen (2 skjermer ?).

0 ISTDette mappekortet er forbeholdt IST og ingen brukere skal ha tilgang til denne.

1 Klasseordning (tilhører i hovedsak inntak)Inneholder tilbudsstrukturen for alle skoler i fylket. Her finnes oversikt over klasser og plasser for programområdene skolene tilbyr. Vi ser her også hvor mange plasser som er blitt solgt til andre fylker.

2 Søkere(tilhører i hovedsak inntak)Inneholder årets søkere med deres eventuelle ønsker. Modulen inneholder rapporter (lister) og dokumentmaler til utskrift i forbindelse med søknadsprosessen.Her vises også søkernes ønsker fra tidligere skoleår og i andre fylker.

3 Massereg(tilhører i hovedsak inntak)Inneholder skjermbilder for masseregistrering av data.

F.eks avgangselever, ajourhold og rettskvoter for elever.

4 Elever(tilhører i hovedsak inntak)Inneholder personopplysninger og historikk for alle elever som finnes i VigoOpplæring.

5 Systemansvar(felles inntak/fag)Inneholder oversikt over lokalt og sentralt kodeverk, samt synkroniseringslogger til og fra sentralbasen. Kodeverk kan blant annet være oversikt over skoler, kommuner, statuskoder og internkoder.Rapport for konvertering av kodeverk lokalt (kjøres uten andre brukere pålogget – husk OTTO) F.eks endring av fnr.

6 Inn/utlasting(tilhører i hovedsak inntak)Her finnes rapporter for datautveksling med andre systemer. Den viktigste er nok data til og fra de skoleadministrative systemene. Data fra DSF oppdateres lokalt.

7 FylkesavhInneholder fylkesspesifikke rapporter.

8 Inntak(tilhører i hovedsak inntak)Inneholder alle rapporter i tilknytning til kjøring av inntakene til skole.

9 Statistikk(tilhører i hovedsak inntak)Inneholder rapporter for kjøring av statistikkgrunnlag som benyttes sammen med BRIO. Det kan kjøres statistikk over søker og over elever. 

StdDok(felles inntak/fag)Inneholder alle spørringer, rapporter og dokumentmaler laget i Std.dok.Mulighet for å lage egne fylkesvarianter.

Modulen bruker Word for redigering av dokumentmaler og Report Builder for rapporter.

Systemadministrasjon(felles inntak/fag)Inneholder et system for tilgangskontroll til VigoOpplæring. Her kan ulike brukere, brukergrupper (roller) og deres tilgang til skjermbilder og rapporter defineres. Denne delen av systemet er det systemadministrator som skal bruke og ikke den vanlige medarbeider. 

F FagskolenDette mappekortet er forbeholdt Fagskolen og skal ikke brukes av andre fylker. Ingen brukere skal ha tilgang til denne mappen.

Person i opplæring(tilhører i hovedsak fag)Inneholder opplysninger og data på alle personer i opplæring. Bildet er tilpasset fagopplæring og legger vekt på data tilknyttet lærefagsøknader, kontrakter og prøver. Her finnes også funksjoner for utskrift av kontrakter og vitnemål/ kompetansebevis.

Fagoppl.Adm(tilhører i hovedsak fag)Inneholder oversikt over noe kodeverk spesielt for fagopplæring. Det finnes her også rapporter som gjør oppdateringer i basen. Eks. Automatisk formidling, kontrakt- og prøveopprettelser, samt eksport til NVB kjøres herifra.

Bedrift(tilhører i hovedsak fag)Inneholder opplysninger og data knyttet til lærebedrifter og opplæringskontor. Adresseopplysninger, bedriftskurs, intensjonsavtaler og ansatte. Kan gjøre oppslag og kjøre kontroller mot Bedrifts og Foretaksregisteret (BOF).

Hvis behov, mulighet for å skrive ut brev til bedrifter med søkere.

Nemnd(tilhører i hovedsak fag)Inneholder prøvenemndsdata som kursgodkjenninger, medlemmer og tilknyttede prøver. Sammendragsrapport av nemndsopplysninger.

Mulighet for å duplisere eksisterende nemnd ved nyopprettelse.

Ansatt(tilhører i hovedsak fag)Oversikt over ansatte i bedrift og/eller prøvenemnd. Inneholder personopplysninger, roller og gyldighet.

StdDok Fag(tilhører i hovedsak fag)Inneholder alle StdDok rapportene og malene som er laget for fagopplæring.

Utskriftsmuligheter for Fag- og svennebrev.

Revitalisering av Vigo Opplæring• Dagens Vigo benytter et programmeringsspråk som ikke

supporteres lenger, det må derfor av sikkerhetsårsaker skrives i/ konverteres til en nyere versjon.

• Faggruppene har fått i oppdrag å gjennomgå Vigo grensesnittene for en samtidig oppgradering

• IST har startet på grunnlagsarbeidet• Planlagt ferdig til inntaket 2015

Revitalisering forts….• Overgang til Ny Delphi – forlenger "levetiden" med flere år• Ikke nytt program i denne omgang• Revitalisering

• Ombygging av meny-/mappestrukturen• Mer prosessorientert – dvs. mer logisk oppbygging ut fra

oppgaver => mindre hopp i mappestrukturen• Fjerne det som ikke lenger er aktuelt (rapporter/rutiner/etc.)• Mer brukervennlige logger for bruk i andre programmer

• CSV-format ?

Revitalisering forts….• Tenker oss inntil 3 nivå i mappestrukturen (mot dagens 2)

• Dvs. inntil 3 nivåer inklusiv undernivåer• 3 Menymapper:

• Registreringsbilder – ren registrering, ingen rutiner som oppdatererdata i databasen, kun lagring av manuell registrering

• Prosesser (Rutiner) – oppgaver som oppdaterer data i databasen• Bla.: Rapporter (A)• Inntakskjøring

• Utskrifter – kun rapporter og dokumenter – ingen oppdatering idatabasen (dagens Rapporter (R) og Standarddok.)

Innføring av sentraldatabase• Alle fylker har sin lokale Vigodatabase. Dette byr på utfordringer ved

oppdateringer i forhold til hvilke databaseversjoner det enkelte fylke benytter.

• I 2007 ble en sentraldatabase tatt i bruk. Denne synkroniseres en gang pr døgn, pluss ekspressynkroniseres på enkelte felt. Denne databasen vil videreutvikles til å gjelde alle felter, og bli den nye sentraldatabasen.

• Det blir en Citrix tilkopling til sentraldatabasen fra den enkelte bruker i fylkene, på samme måte som de fleste fylkene her mot som lokale database i dag.

• Dette blir ikke en WEB utgave av Vigo, kun en lenger vei fra bruker til databasen.

• Det skal gjøres tester på linjehastighet rundt i landet.

Vigo og arkiv• De fleste fylker brøt/bryter arkivloven!!• Startet opp med fylkene som benytter arkivprogrammet «360»• Sør-Trøndelag er en pilot• Det er etablert automatisk opprettelse av arkivmapper• Søknad og behandlingsresultat overføres automatisk• Hendelser/dokumenter fra skoleadm. systemer implementeres• Fagopplæring har starter med planarbeidet vinteren 2013/2014• Andre arkivløsninger vil følge etter

- neste ut er ePhorte • Følg med på oppdatering på www.vigoiks.no

OTTO – program for Oppfølgingstjenesten• Programmet er bygget med samme arkitektur som Vigo

Opplæring- Samme tilgangskontroll- Samme funksjonalitet- Samme grensesnitt

• Åpen og sensitiv sone- Hver sin tilgangskontroll

Brannmur

OTTO – program for Oppfølgingstjenesten forts.• Samhandling med VigoOpplæring

VigoOpplæringLokal

• fnr• elevnavn• adresse• telefon

mm

OTTO

• fnr• ot-enhet• ot-status• aktiviteter• tilgangs- kontroll

mm

Åpen sone

OTTO

• fritekster• tilgangs- kontroll

Sensitiv sone

Databaselink

OTTO – program for Oppfølgingstjenesten forts.- OTTO har lesetilgang til data i VigoOpplæring- OTTO har skrivetilgang til felter i VigoOpplæring- Nye versjoner samtidig med VigoOpplæring- Endringer i VigoOpplæring kan påvirke OTTO- Er VigoOpplæring nede er OTTO nede

Hyperion (BRIO) – vårt rapporteringsverktøy• Ikke lenger support på verktøyet, heller ikke mulig med flere lisenser• Brukes daglig til ulike oppgaver

• Lokale statistikker/ad-hocoppgaver• SSB-rapportering• Feilsøking

• På jakt etter tilsvarende verktøy - skal være en markedskonferanse der BTV innkjøp er med – må på anbud - på plass innen 1. halvår 2014 ?

• Må kunne yte tilsvarende som BRIO• Enkelt og ikke for høy brukerterskel• Må enkelt kunne kobles mot ulike databaser – VIGO/SAS

• Presentasjon av 2 erstatninger så langt• IST – Qlickview • Østfold fylkeskommune - OBI (Oracle Business Intelligence)

Programområde i VIGO motProgramområde i SATS – hindre dubletter ved import

BRIO forts. Eksempel på bruk mot flere databaser

Grunnskoleelever fra VIGOvåren 2013 motSATS Vg høsten 2013Avdekke feil bruk av koderfor fremmedspråk for de medNorsk/Engelsk fordypn i gr.skolenKode for I+II 1.år

Feil fagkode

BRIO forts.

Ny felles innloggingsportal for Vigo IKSwww.vigoportalen.no

Herfra er det mulig å gå videre til alle andre vigo-nettsteder.

Vigo Søknad

VigoSøknad forts.- Første versjon i 2002- Ny oppgradert versjon i 2013- Benyttes for søknad til

• Videregående opplæring (skole/bedrift)• Fagskoleutdanning• Voksenopplæring/realkompetansevurdering

- Benyttes for svar på tilbud om skoleplass- Pålogging med MinID

Vigo Søknad forts.

Vigo Søknad forts.

Vigo Søknad forts.

Vigo Søknad forts.

Vigo Skole

Vigo Skole forts.- Benyttes av skolene til

• Oversikt over egne elevers søknad• Oversikt over inntak til egen skole• Statistikk• Innsending av filer (grunnskolen)

- Benyttes av fylkene til• Hjelpetekster til VigoSøknad• Meldingsutsendelse• Innhenting av filer fra grunnskolen

Vigo Skole forts.- Pålogging med brukernavn og passord- Planlegger ny oppgradert versjon i 2014

Vigo Bedrift

Vigo Bedrift forts.• Brukes av lærebedrifter, opplæringskontor og

medlemsbedrifter i kommunikasjon med fylkene- Første versjon i 2008

• Formidling, søkerlister- Versjon pr. 2013

• Bedriftsinformasjon og kursgodkjenning• Formidling, søkerlister• Kontraktsbehandling, løpende og avsluttede kontrakter• Oppmelding og prøveoversikt• Oppdatering av ansatte, roller og gyldighet• Medlemsbedrifter, opprette og oppdatere• Tilskudd• Rapportering (Årlig rapportering)

Vigo Bedrift forts.• Pålogging bedrift- Ansatt registrert VigoOpplæring

• Gyldig rolle i lærebedrift• Brukernavn(fnr) og passord

- Administrator (alle rettigheter)- Kan tildele rettigheter til øvrige ansatte i sin bedrift

• Pr modul• Lese og/eller skriverettigheter

Vigo Bedrift forts.

Vigo Bedrift forts.

Vigo Bedrift forts.• Pålogging fylke- Bruker registrert i VigoOpplæring

• Brukernavn (samme som i VigoOpplæring)• Passord satt i VigoOpplæring (systemadministrasjon)

- nattsynken- Administrasjon av:

• Tilganger og rettigheter for bedrifter og ansatte• Mulig å «logge på» som bedrift og ansatt, for å se hva de ser i Vigo

Bedrift• Sms/ e-post til kontaktpersoner i bedriftene

Vigo Bedrift forts.

Vigo Kodeverksbase

https://www.vigo.no/vigokv

Benytt innlogging: «Logg inn anonymt med kun lesetilgang»

Inneholder kodeverk både fra Grep og Vigo.

I kodeverksbasen ligger det i noen tabeller mer informasjon enn i lokalbasen (eks. på fag og programområder)

Div variabler registrerings-håndboken inneholder kodeverk som bl.a benyttes i forbindelse med statistikklevering.

Vigo Kodeverksbase forts.

Årsakskoder er et felles kodeverk for inntak og fagopplæring.

Vigo Kodeverksbase forts.

Vigo Kodeverksbase forts.

Nytt nettsted for Vigo IKSwww.vigoiks.no

Ingen brukernavn og passord

Skal inneholde informasjon som er nyttig for brukere på • Inntakskontoret• Fagopplæringskontoret• Skoler• Bedrifter• OT og PPT• Offentlige forvaltningsnivå• med flere………..

Nytt nettsted for Vigo IKS forts.

Det beste nettstedet for informasjon om videregående opplæring.

Nettstedet eies av fylkene.

Vilbli.no

Fylkesredaktør har ansvar for all tekst som er fylkesspesifikk.

Vilbli.no forts.

Registreringshåndboken• Arbeidet startet opp januar 2008.• Samarbeid mellom Udir, SSB og Vigo.• Arbeidsgruppen bestod av representanter fra

Udir, SSB, Vigo, Extens, SATS, TP og Vigo Voksen.

• Ble gjort kjent høsten 2009 i forbindelse med rundtur i alle fylkene.

• Første håndboken publisert i mai 2010.• Nå ligger versjon 5 ute.

adresse: http://regbok.udir.no/

Registreringshåndboken forts.

Inneholder oversikt over de fleste variablene som er med på følgende filer:ssbResultat og ssbResulatfag Skoleresultater forrige skoleårssbElev og ssbElevfag Elever pr 01.10ssbKontrakt Kontrakter pr 01.10ssbAvlagteProver Avlagte prøver forrige skoleår

I tillegg leverer fagopplæring hver måned statistikk påFormidling (fom juli tom november)Kontrakter (alle måneder)Prøver (alle måneder)

Grensesnitt

SAS henviser til Grensesnitt mellom Vigo og de skoleadministrativesystemene

Rhb henviser til aktuell variabel i registreringshåndboken

Grensesnitt forts.

Andre grensesnitt og brukerveiledninger

Inndelingen her er ikke ferdig. Dokumenter kan derfor bli flyttet i løpet av november/desember.

Brukerveiledninger er hjelpedokumenter for • registrering i de skoleadm. systemene og/eller Vigo• opplasting av filer fra f.eks grunnskolen• registrering i Vigo Opplæring (gjelder fagopplæring)• registrering i Vigo Bedrift• med mer……..

Dokumentdatabase inneholder• grensesnitt mellom Vigo og andre systemer• beregninger i Vigo (rett, omvalg, elevstatus mm)• databasedokumentasjon• med mer……..

Rutiner for videreformidling av informasjonViktig å videreformidle aktuelle brukerveiledninger til: • saksbehandlere internt som jobber med inntak og

formidling• skoler som skal registrere data i SAS som skal

eksporteres til Vigo• bedrifter som skal registrere data i Vigo Bedrift

Kun ved bruk av felles regelverk/rutiner blir kvaliteten på data fra Vigo sammenlignbare i sentral statistikk og elever/lærlinger blir likt behandlet i hele landet.

Årshjulet for Vigo Opplæring

Inneholder bl.a frister for • statistikklevering (frist for registrering i

lokalbasen og leveringsdato)• overføring av karakterer ved skoleslutt• viktige datoer (eks. første dato for

overføring fra søker til elev, første dato for sletting av inntak etc.)

Årshjulet forts.

Nye versjoner• Tidsplan for nye versjoner året etter bestemmes på fellesmøte i

Vigo IKS før jul.• Legges ut på www.vigoiks.no • Dato for møter i faggruppene• Dato for nye versjoner• Ca. 3 mnd. fra møte til ny versjon

• Varsle IKT-avdelingen lokaltfor sitt årshjul i januar.

• Neste års kalender for faggruppemøter og nye versjonerskal bestemmes 27. november.

Møter i faggruppene• Møter i henhold til tidsplan• VU-lister over innsendte VU-ønsker vurderes

av faggruppene og estimeres av IST• Leveres i versjonen som er mest

hensiktsmessig i tid• VU-ønsker skal meldes på eget

skjema – finnes på www.vigoiks.no• Skjema sendes til leder av faggruppa

og brukerstøtten på IST.• VU-listene finner du på

www.vigoiks.no• Hva er fylkenes erfaring med

VU-ønsker og oppfølging ?

Bestilling av VU punkter• Skjema for videreutviklingspunkter - Fylles ut og sendes til faggruppeleder og til

brukerstøtten på IST vigo@ist.com- Registreres av IST for oppfølging.

• Vurdering av fagguppen- Tas opp på faggruppemøte for prioritering- Vedtatte punkter estimeres av IST- Forkastede punkter meldes tilbake til fylket

Bestilling av VU punkter forts.• Ny vurdering av faggruppen- Leveringstidspunkt / Foreløpig bestilling/ Tilbud

• Programmering og testing- Programmering- Testing av IST- Testing av faggruppen

• Levering- Ny versjon legges ut for nedlasting

Brukertest før levering av ny versjonGruppeledere for inntak og fag gjennomfører test i henhold til kravspec./endringslogg• Faggruppeleder for Vigo Inntak tester nytt i versjonen i forb. med

Inntak sammen med IST • Skjer hos IST i Nydalen• IST har på forhånd lagt til rette for test

• Faggruppeleder for Vigo Fag tester nytt i versjonen i forb. med Fagopplæring

• Skjer i Vestfold• Det gjøres en installasjon på ekstern server; mot testdatabase,

for å teste evt. installasjonsfeil• Feil og mangler som avdekkes meldes tilbake til IST for endring• Faggruppelederne går god for det nye i versjonen OBS ! Ikke mulig å teste om nye endringer/VU-punkt har skapt feil andre steder i programmet som ikke omfattes av disse nye endringene/VU-punktene

• Det sendes ut melding fra IST til inntak/fag og IT om at nye versjon er klar.• Informasjon legges ut på

www.vigoiks.no

• Det forventes at fylkene installerer en av de påfølgende dagene etter atny versjon er lagt ut !

• Når varselet vises i Vigo haster det!!!• Forsinket oppgradering i ett fylke kan påvirke de andre fylkene og sentralbasen!• Det er viktig at det gjøres klare avtaler om installasjon av ny versjon

med IKT eller andre med dette ansvaret.

Hvordan håndteres nye versjoner i de forskjellige fylkene?

Installasjon lokalt i fylkene

Nytt i versjonen• IST utarbeider endringslogg (Inntak og fag) – kan være noe «teknisk»• Under test av VIGO Inntak utarbeides det et mer omfattende

vedlegg om hva som er nytt i versjonen. (Nytt fra 2013)• Inneholder bla. dump av nye/

endrede skjermbilder og en mer beskrivende tekst av endringen/hva som er nytt.

• Bør formidles brukerne av Vigo.

Hva gjøres i fylkene ?

Nytt i versjonen forts.Lokalt i Vestfold bearbeides endringsloggen slik at nytt i versjonen somgjelder fagopplæring merkesDenne distribueres til aktuelle brukere

Testbase - Kontroller ved pålogging• DatabasenavnBrukeren må oppgi korrekt databasenavn. Det er spesielt viktig å huske på hvilken base man arbeider mot, produksjon eller test.Meldingen kommer fra oracle og betyr at det oppgitte databasenavnet ikke finnes i oversikten over lovlige baser.

 

Løsning: skriv inn korrekt databasenavn

Testbase - Kontroller ved pålogging• Databasen er nedeHvis brukeren oppgir korrekt databasenavn, men får denne meldingen, betyr det at den angitte basen er nede. 

Løsning: kontakt lokal IT 

Testbase - Kontroller ved pålogging• Versjonskontroll lokaltHvis databasen er på en annen versjon enn programfila:Forekommer om versjonen av programfila ikke er blitt byttet ut etter oppgradering eller basen ikke er oppgradert. 

Løsning: kontakt lokalt IT

Testdatabase• Hva kan testbasen brukes til?• Hvordan få tilgang

• Oppgradering / oppdatering• Versjon

Sentralbase - Kontroll ved pålogging lokalt• Versjonskontroll lokaltHvis lokal base ikke er blitt oppgradert innen rimelig tid 

Løsning: purr lokalt IT

Sentralbase• Oppbygging- Hvem «eier» dataene?

• DSF• Fylkesnr• Skolenr 24499 og 24999• Privatskoledata• Fagskoledata

- Hvilke fylker får andre fylkers data• Elev2

Sentralbase forts.• Synkronisering- Når synkes data

• Nattsynk/ ekspressynk/manuell- Logger

Sammenheng mellom web og Vigo• Oppgradering og avhengighet• Hvor befinner data seg- Noe data ligger bare lokalt

• Internkoder- Noe data ligger bare sentralt

• Viderefordeling av søkere opplæringskontor til medlemsbedrift

- Det aller meste synkes

Info til brukere av web applikasjoner?• Å få brukere av de forskjellige web applikasjonene til å ta

disse i bruk, ikke minst det som kommer som nytt er en særlig utfordring

• Dette gjelder brukere på skoler, i bedrifter, i opplæringskontorer, internt i fylkeskommuner….

• Det jobbes med å benytte Vigo IKS sin hjemmeside til denne prosessen. Til dette vurderes en funksjon der man kan abonnere på aktuelt nytt for «meg». Nye brukerveiledninger, og endringer av eksisterende legges ut der. Foreløpig er ingen løsning på plass

SLUTT