SVEUČILIŠNI STUDIJSKI CENTAR ZA STRUČNE STUDIJE

Informatizacija poslovanjaTema: Upravljanje dokumentima

Vjekoslav MihanovićAntonio Vidović

Upravljanje dokumentima

1. Povijest dokumenata2. Vrste dokumenata3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata4. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata

1.Povijest dokumenata

Tradicionalno, medij dokumenta je bio papir.

Kroz vrijeme, dokument se pisao i na papirusu sa tintom ili na pergamentu.

2.Vrste dokumenata

Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi, najčešće u na jednom ili više listova papira, služi za evidenciju podataka o nekom području, predmetu, događaju i transakciji.

2.Vrste dokumenata

Vrste dokumenata su:formularipisma ili dopisinacrtiknjige i časopisievidencije

2.Vrste dokumenata

Tipovi dokumenata su:poslovni dokumentiprivatni dokumenti

2.Vrste dokumenata

Poslovni dokumenti:knjigovodstvenipravniinformatičkitrgovački

2.Vrste dokumenata

Privatni dokumenti:osobna iskaznicaputovnicavozačka dozvolaradna knjižicaživotopis

2.Vrste dokumenata

Radni životopis je privatni dokument koji se koristi u poslovne svrhe, koji je standardiziran.

2.Vrste dokumenata

Pravila pri pisanju životopisa moraju zadovoljavati sljedeće uvjete:

dug do stranicu, dvijepregledan, čitljiv i uočljivvažnije dijelove treba istaknutiredoslijed informacija prilagoditi situacijivoditi računa o stilu pisanja, gramatici i stilskoj jasnoći

2.Vrste dokumenata

Sadržaj životopisa :osobni podacipodaci o školovanjunagrade i priznanjaradno iskustvointeresi i aktivnostipreporuke

PAŽNJA !

Životopis je promjenjiv i treba ga redovno prilagođavati !

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Dokumenti se evidentiraju i pohranjuju u:pisanoj formielektroničkoj formi

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Datoteka je osnovni format informatičkog registriranog dokumenta.

Datoteka može biti:tekstualnaformatiranasložena

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Centralna biblioteka dokumenata služi za organizaciju jedne ili više manjih biblioteka dokumenata po razinama.

Direktoriji i poddirektoriji služe za lakšu organizaciju rada s velikim brojem pohranjenih datoteka.

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Dokumenti imaju svoj životni ciklus nastaju, mijenjaju se, putuju, reproduciraju se i uništavaju.Svi dokumenti prilikom prvog evidentiranja dobivaju svoj identifikacijski ključ koji ih prati kroz cijeli životni ciklus, a ostaje zabilježen i kasnije.

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Transakcije s dokumentima se odnose na procese kojima se stvara, seli, umnožava briše, mijenja ili pretražuje.

Dobar dokumentacijski IS mora omogućiti realizaciju svih transakcija s dokumentima.

Dokumenti se pohranjuju u pismohranu(arhivi).

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Klasifikacija dokumenata je opsežan posao zbog:velike količine različitih dokumenatastatusa dokumenataformata, medija i lokacije

Jedinstveni klasifikacijski atribut je atribut koji na univerzalan način opisuje sve vrste dokumenata.

primjer: ENTITET DOKUMENTtipnazivoznakaverzijaautor

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

tajnostformatmedijkoličinadatum unosaoperater

3. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata

Specifični klasifikacijski atribut čini skup obilježja značajnih za pojedini dokument

primjer: RAČUN R1 (prema članku 15)mjesto izdavanjabroj računanadnevak izdavanja i isporukenaziv tvrtkeJMBGadresa sjedištakoličina i vrsta isporučene robeiznos naknade isporučenih dobarazbrojeni iznos naknade i porezaoznaka R1

4. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata

U informacijskom sustavu dokumenti se moraju čuvati sukladno zakonski određenim rokovima čuvanja pojedinih dokumenata.

4.Zakonski rokovi čuvanja dokumenata

PODACI I KNJIGOVODSTVENE ISPRAVEKnjigovodstvena isprava je pisani dokaz o nastaloj promjeni, sastavlja se na mjestu poslovnog događaja.

Rokovi čuvanja:trajno se čuvaju isplatne listepet godina isprave gdje su podaci uneseni u poslovne knjige tri godine isprave platnog prometadvije godine prodajni i kontrolni blokovi

4.Zakonski rokovi čuvanja dokumenata

POSLOVNE KNJIGE

Poslovne knjige se sastoje od dnevnika, glavne knjige i pomoćnih knjiga.

Rokovi čuvanja:deset godina se čuvaju glavne knjige i dnevnicipet godina se čuvaju pomoćne knjige

Rok čuvanja počinje zadnjim datumom poslovne godine!

Upravljanje dokumentima