Strategier for digitalisering av plan- og byggesak i kommunene

Brukerforum/eKommune 2017 den 16. okktober 2017Michael Pande-RolfsenProsjektleder plan, bygg og geodata

Hele verdikjeden skal digitaliseres – dugnadsarbeid!

Altinn plattform

AP

I

InnsendingstjenesteSend inn «Skjema»

Inte

gras

jon

s-tj

en

est

er

og

AP

I

Byggesøknadsløsninger

Arbeidsflyt

eByggesak

Byggesøknadsløsninger

Byggesøknadsløsninger

Byggesøknadsløsninger

Søker Saksbehandler

FIKS

ValideringstjenesteSjekk om «Skjema» er korrekt

MeldingsboksMellomlagring av «Skjema» under

utfylling og arkiv

Fellestjenester BYGG

AP

I

AP

I

Status

Vedtak

Kvittering

Distribusjon

Formidling kommune

Krav til BIM/IFC for byggesøknad/saksbehandling

– Validering av BIM/IFC til bruk for ramme/ett trinn og igangsetting

• Krav til tegninger

• Koordinatfestet tiltak

• Overføring av nye/endrede arealer til søknad

• Identifikasjon av etasjer og bruksenheter

– Mer info - https://dibk-utvikling.atlassian.net/wiki/display/FB/BIM+i+byggesak

Nasjonale sjekklister for byggesakNasjonale sjekklister for byggesak

Innbygger-undersøkelsen 2017

5

Hva mener brukerne om offentlige tjenester?

En rekke utredninger viser at digitalisering resulterer i gevinster

Gevinstområde Besparelse

#1 Redusert tid til registrering av søknader i kommunen 14 årsverk/12 MNOK årlig

#2 Mindre ressursbruk til oppfølging av mangelfulle søknader 105 årsverk/89 MNOK årlig

#3 Mer effektiv veiledning til søkere 67,5 årsverk/57,4 MNOK årlig

#4 Redusert arbeid med oppdatering av matrikkelen 52 årsverk/44,2 MNOK årlig

#5 Mer effektive søknadsløsninger 150 årsverk/ 127,3MNOK årlig

#6 Reduksjon av portokostnader 22,3 MNOK årlig

TOTALT 388,5 årsverk/352,2 MNOK årlig

Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi endres hele tidenDigitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene

Det anbefales en strukturert tilnærming til digitaliseringsarbeidet, ikke bare løp og kjøp en ny versjon…

1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere

Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres

Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering

Anskaffelse og innføring av nye løsninger

Overlevering av gevinstrealisering til linjen

Oppfølging av planlagte gevinster

Organisering

• Digitalisering av plan- og byggesak er en integrert del av kommunens digitaliseringsarbeid – bred involvering i omstillingsprosjekt

• Om nødvendig kan plan- og byggesak gå foran

• Ta hensyn til ny kommunestruktur eller samarbeid mellom flere kommuner ved behov

• Et «program» kan forvalte digitaliseringsprosjekt innenfor de ulike tjenesteområdene

• Ta utgangspunkt i en gjennomtenkt IKT-arkitektur

• Digitalisering må være forankret hos tjenesteeier(bygningssjef eller tilsvarende) og ha egen prosjektleder

Eksempel på organisering av et samarbeid mellom flere kommuner…

Start med endrings- og gevinstoversikt allerede i konseptfasen…

321

Hvilke endringer i arbeidsprosesser

har blitt identifisert?

Hvilke gevinster skaper

endringene?

Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene

realisert?

Analyse av hvem som berøres av endringen:

• Hvem berøres av endringen?

• Hvordan berøres disse menneskene?

• Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen?

• Hvilken holdning har de til endringen?

• Hva skal strategi for involvering, dialog og opplæring være?

Interessentanalyse

Planlegge

1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere

Aktiviteter Verktøy

Planlegge prosjektet og sammenstille styringsdokument

Styringsdokument

Oppdatere interessentanalyse og forankringsplan Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan)

Jobbe med endringsledelse Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan)

Detaljere tjenestereisene og gevinstvurderingen TjenestereiseVerktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering)

Utarbeide gevinstrealiseringsplan Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering)

Gevinstrealiseringsplan

4321

Hva skal du gjøre for å realisere

gevinster?

Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert?

Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv?

Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir

realisert?

Finansiering

• Få aksept og forståelse for at digitaliseringsarbeidet er langsiktig, normalt over 5 år

– kostnadene kommer tidlig

– gevinstene kommer senere i perioden

• Vurdere ulike modeller for finansiering som ivaretar utfordringene foran – fond, lån eller leie framfor kjøp

• Kostnadene skal finansieres av brukerne (selvkost). Målet bør være:

– Lavere gebyrer når søknadene er digitale og saksbehandlingen kan forenkles

Gjennomtenkt IKT-arkitektur

• Statlige og kommunale fellesløsninger - FIKS

• Ta utgangspunkt i nasjonale produktspesifikasjoner som eByggeSak og ePlanSak

• Egne løsninger eller leie (skybaserte tjenester)

• Gjenbruk og tilgang til relevant datagrunnlag og tjenester på tvers av ulike fagsystem og arbeidsprosesser – en tjenesteorientert arkitektur (SOA) som også sikrer innsyn og tilgang for innbyggere og næringsliv

• Samspillet mellom fag/sakssystem og arkivløsninger

– Bruk av standarder som GI og Noark5

Dataflyt til kommune

2020.10.2017

– https://dibk-utvikling.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=38043659

Arbeidsflaten til saksbehandler

Standardiserte saksbehandlings-prosesser og milepæler

Løsriving avsaksbehandlingfra arkiv

Innhenting og gjenbruk av informasjon

Rapportering ogstyrings-informasjon

Fra sak-/arkiv-løsning i dag

• Dokumentorientert• Journalposter• Lav prosesstøtte

Til fagsystem for byggesaksbehandling

• Strukturert informasjon• Orientert rundt søknad• Beslutningsstøtte

Frikobling saksstøtte/arkiv

eByggesak

GI Arkiv/NOARK5 tjenestegrensesnitt

ePlansak Møte og utvalg

NOARK 5 Arkivkjerne

Planforslag

Ny byggesakMøter og utvalg

NOARK5 Tjenestegrensesnitt

GI Arkiv Innsyn Oppdatering

• Søk i arkivet• Arkivering av mapper(Saksmapper/Møtemapper), registreringer(journalposter) og dokumenter

Arbeidsflaten til saksbehandler

Standardiserte saksbehandlings-prosesser og milepæler

Løsriving avsaksbehandlingfra arkiv

Innhenting og gjenbruk av informasjon

Rapportering ogstyrings-informasjon

Kjempeutfordring!

Tilgang til relevante data som tjenester i plan- og byggesaksprosessen...

Eksempler på relevante data som tjenester i en plan- og byggesaksprosess...

Kartlag som aktivt brukes i byggesaksbehandlingen:

• Arkivdata (historiske plan- og byggesaksarkiv)

• Standardkart med koter, nabogrenser etc.

• Reguleringsplaner (kart og bestemmelser)

• KPA (Kommuneplanens arealdel)

• Kommunedelplan

• Aktsomhet kulturminner

• Grunnforhold

• Støysoner

• Vegtyper

• Konsesjonsområde fjernvarme

• Vann- og avløp

• Aktsomhetskart flomfare og havstigning

• Flyfoto

• Høydemodell/3D løsning

• 3D løsning- sol/skygge

• Aktomhetskart forurenset grunn

• Biomangfold og naturverdier

• Arealressurskart, ligger under Standardkart

Data som ikke ligger i kartsystemet, men som brukes mye:

• Sårbarhetsområder mht brann

• Støy fra jernbane

• Oversikt over EL-traseer (NVE sitt kart som brukes i

forbindelse med sikringssoner og avstand til

bebyggelse)

• Sti og løypekart, ligger normalt ikke i kartsystemet,

men kan være en del av markaplan/friluftsplan

Aktsomhet kulturminner

Aktsomhetskart flomfare og havstigning

Hallsteingaard

Private tjenesteplattformerDatavarehus

Sett krav til private datavarehus/tjenesteplattformer…

ePlanSak eByggeSakPrivate søknads-

løsninger

Lokal GIS-løsning

(forvaltning)

Sentral lagring

Nye verktøy og datatjenester tilgjengelige i «skyen»

Lokale arkiv

Sentrale forvaltningsløsninger

Egne verktøy for lokale og sentrale forvaltningsløsninger

Geo-synkronisering

• GeoNorge.no• Felles datakatalog

Lokale arkiv

Lokale arkiv

Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet..

• Lederfokus

– sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell

• Fokus på endringsledelse og kultur

– smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene

• Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid

• Ny kommunestruktur innbyr til modernisering av tjenesteområdene – man bør utrede behov for den nye kommunen og kjøre anskaffelse framfor å diskutere om eksisterende løsninger i de kommunene som skal funsjoneres skal videreføres

• Lokal omstilling eller et samarbeid mellom flere kommuner?• Anskaffe eller gå videre med etablert leverandør?• Anskaffelsesform - man står friere mht hvordan man legger opp anskaffelsen. Skybaserte løsning og leie er mulig• Velg en strukturert tilnærming – se verktøykasse og veiviser – start med konseptfasen• Velg en hensiktsmessig organisering av arbeidene• Gevinster er sentralt – start med dette allerede i konseptfasen

– Matrikkelføringen• Fokus også på bedre tjenester – tjenestereise for søker – jobb med dette i egen kommune for å bevisstgjøre organisasjonen mht hvilke

brukerbehov som skal løses. KS verktøykasse tilbyr nyttige verktøy.– Bruke BiM aktivt

• Konseptfasen må• Avklare hvordan ny løsning skal utnytte og integrerer seg mot relevante data og andre systemer/løsninger

– Samspill med eksisterende sak/arkivløsninger er sentralt– Tilgang til relevante geodatatjenester, sørge for at det er oppdaterte data

Sjekkliste i konsept-/planleggingsfasen…

• Legge nasjonal produktspesifikasjon (eByggeSak, ePlanSak) til grunn• Vurder nasjonalt program for leverandørutvikling og ideer til hvordan omstillingsarbeidet

kan legges opp – dialogmøte med leverandørene, «speed-dating» som idedugnad,,• Lokal gjennomgang av dagens utfordringer, drømmereise og mål for digitaliseringsarbeidet• Kravtabeller - ta stilling til opsjoner• Leie (skytjeneste) eller anskaffelse egen løsning? Valg av kontraktsmal.• Anskaffe fagsystem og arkiv separat eller en komplett sak/arkivløsning?

– grensesnitt for samspill mellom løsningene – Noark5 eller GI-standarden??– Hvordan ivareta samspill med andre etater og andre felles funksjoner (møte/utvalg)

som normalt følger en samlet sak/arkivløsning• Tilgang til relevante karttjenester og andre datasett som er nødvendige i saks-

behandlingen, men også for innbyggere og næringsliv• Dataflyt og samspill med fellestjenester BYGG, FIKS og mottak/arkivering i kommunen• Rapportering til KOSTRA• Samspill med andre løsninger som økonomi/fakturering

32

• Lederansvar å sikre at digitaliseringsinitiativ faktisk levere merverdi. Alle kommuner og fylkeskommuner bør utarbeide en digitaliserings-strategi og handlingsplan

• Gode modeller for finansiering, organisering og styring av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor er viktige virkemidler for å lykkes

• Ta utgangspunkt i nasjonale og felles kommunale komponenter

• Brukeren i sentrum - helhetlige og sammenhengende digitale løsninger for å møte innbyggernes og næringslivets behov,

• Styrket digital kompetanse og deltakelse

• Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentforvaltning

Digitaliseringsstrategi 2017-2020