Digitalisering av tekniske arkiver i Drammen kommune

Prosjektleder Kim Schønning Asplin

Organisering

Prosjekt digitale arkiver

Byarkivet

Styringsgruppe

E-Drammen

Virksomhet S&A

Mandat• Digitalisere Drammen kommunes

eiendomsarkiv og planarkiv• Gjøre de digitale arkivene tilgjengelig for

kommunens saksbehandlere og for publikum generelt

Målsetninger• Internettbasert gjenfinning av

arkivdokumenter i digital database• Integrasjon mot fagsystemer (Sak og

arkivsystem, kart, …)• Papirbasert eiendomsarkiv ordnet iht.

forskrifter• Unngå slitasje på originaldokumentene

Målsetninger• Redusert manuelt arkivarbeid• Raskere levering av eiendomsinformasjon• Bedre kvalitet og tilgjengelighet på

arkivmaterialet• Frigjøring av plass på Dokumentsenteret• Bidra til eDrammen-målsetning

Ressurser• Budsjett: 15 mill. kroner • 5 stillinger inklusiv prosjektleder• Konsulentbistand• Interne ressurser

Ressurser• 1 stk bunkeskanner – Canon DR-9080C• 1 stk rullskanner 36” – océ TDS450• 1 stk flatbed – hp scanjet 5400c• Mikrofilmskanner?• Lagringsplass – 12 TB• Arbeidsstasjoner med strekkodeskrivere

Aktiviteter• Bestillinger• Levering til Infoland• Integrasjon ESA og Infoland• braArkiv på publikums-pc• Planarkiv

Arbeidstempo• Individuelt:

– Rydding – 12 cm/dag– Skanning – 60+ cm/dag

• Prosjektet:– 6,4 meter/måned– 2007: 34 meter– 2008: 62 meter– 2009: 76 meter– Oktober 2012: 380 meter

Utfordringer• Fysiske arbeidsforhold• Slurv• Holde tempoet oppe• Ekstra arkivmateriale

– Mikrofilm– Gatearkiv– Kart og tegninger– 90 meter

Utfordringer• Budsjettsprekk• Diskplass• Integrasjon• Åndsverkloven• Få folk til å bruke systemet• Holde databasen oppdatert• Overgang til drift

Spørsmål?

Ta kontakt med

Prosjektleder Kim Schønning Asplin kimasp@drmk.no