Slayt 1

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARIANKARA L KAMU HASTANELER BRL 2. BLGE GENEL SEKRETERLANKARA GAZ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESYNETCL

1

http://www.sgb.saglik.gov.tr/index.php?lang=tr&page=55&newsCat=3&newsID=732 starateji gelitirme daire bakanlnn web adresinden ilgili tm yazlara ulaabilirsiniz.ETM HEDEFLERlgili Mevzuatn neler olduunun renilmesiStandart Dosya Plannn aklanabilmesi,Kurallarnn renilmesiStandartlamann neminin kavranmasDosyalama ilemlerinde dikkat edilmesi gereken hususlarn renilmesi

2

MEVZUAT3473 sayl Muhafazasna Lzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakknda Kanun Hkmnde Kararnamenin Deitirilerek Kabul Hakknda Kanun (RG:04/10/1988 Say:19949)Devlet Ariv Hizmetleri Hakknda Ynetmelik (RG:16/5/1998 Say:19816)Resmi Yazmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakknda Ynetmelik (RG:2/12/2004 Say:25658)Babakanlk Genelgesi 1991/17EBYS Konulu Babakanlk Genelgesi 2008/16Devlet Tekilat Veri Taban Konulu Babakanlk Genelgesi 2011/1 (RG:10/02/2011 Say:27842)

3

SDP 2005/7 sayl Babakanlk genelgesi ile kamu kurum ve kurulularnda uygulamaya konulmutur. STANDART DOSYA PLANI NEDR?Dosya, ayn konuyu ieren yazlar grubudur.

DOSYA PLANI:Kurum ve kurulularn i ve ilemleri neticesinde oluan belgelerin, sistemli ekilde dosyalanmasn salamak iin nceden hazrlanm konu ve konu numaralar envanteridir.

4

Resmi yazlarn hangi dosyaya konulacan gsteren kodlara ait listedir.Dosya plan, 2002 tarihinde Devlet Arivleri Genel Mdrl koordinasyonu ile balatlan "Standart Dosya Plan" projesinin sonucunda hazrlanarak, 2005/7 sayl Babakanlk Genelgesi ile uygulamaya konulmu ve zaman iinde kurum ve kurulularn gr ve nerileri dorultusunda yenilenmitir.5

Salayaca Yararlar; Dosya Plan uygulamas ile Kamu kurum ve kurulularndaki belgelerin retilmesi, dosyalanmas ve depolanmas, ihtiya halinde eriimi ve kullanlmas, saklanmasna ihtiya duyulmayanlarn tasfiyesi, ilemleri etkin ekilde gerekletirilebilecektir.

6

Salayaca Yararlar; Standart dosya plan ile, ayn konuya ait belgelerin ayn ad ve numara ile alacak dosyalarda toplanmas amalanm, bylece kurum ii hizmet birimlerinde birliktelik salamann yannda tm kurum ve kurulularda da birliktelik salanmas hedeflenmitir.

7

Salayaca Yararlar;Belgeler ilk oluumu srasnda tanmlanr ve snflanrDokman ve belge ynetimi kolaylarBelgelerin saklama sreleri tespit edilebilirAriv ilemleri kolaylarBirim, kurum ii, dier kurumlar ile birliktelik salanrTm kurum ve kurululara yaygnlatrlmas ile lke apnda etkili haberleme salanr.8

Standart Dosya Plannn YapsBelgelerin konularna gre snflandrlmasn salayan dosyalama sistemidir.

Genel KonularAna Hizmet FaaliyetleriDanma-Denetimle lgili FaaliyetlerYardmc Hizmetlerle lgili Faaliyetler olmak zere 4 balk altnda, ana konulara blnmtr.

9

STANDART DOSYA PLANI ER000-099GENEL KONULAR100-599ANA HZMET FAALYETLERDANIMA VE DENETM FAALYETLER600-619ARATIRMA PLANLAMA LER620-639BASIN VE HALKLA LKLER 640-659HUKUK LER660-679TEFT / DENETM LERYARDIMCI HZMETLERLE LGL FAALYETLER700-719BLG SSTEMLER720-749DI LKLER VE AVRUPA BRL750-769EMLAK VE YAPIM LER770-789ETM LER800-819DAR VE SOSYAL LER820-839TANITIM VE YAYIN LER840-869MAL LER870-889ZEL KALEM VE PROTOKOL LER900-929PERSONEL LER930-949SATINALMA VE SATI LER950-969GVENLK LER, AFET VE ACL DURUM YNETM VE TOPYEKN SAVUNMA SVL HZMETLER10Plann kodlama blmnde ana konular, ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular yer almaktadr.Ana konu ile alt konular birbiri ile ilikilerine gre numaralandrlmtr.

ANA KONULAR OOO ( saysal karakter) ALT KONULAR OO (ki saysal karakter) 11Kodlama Sistemi;

bu yaplanma ile ana konu altnda "99" alt konu oluturma imkan yaratlmtr. Kodlama 3 saysal blmden olumaktadr. 000-099

100-599

600-999

12

Byle bir blnme ile, ayn konuya ait belgelerin ayn "ad" ve "numara" ile alacak dosyalarda toplanmas amalanm, bylece kurum ii birliktelik salamann yannda, zellikle yardmc hizmet, danma ve denetim konularnda tm kurum ve kurulularda birliktelik salanmas hedeflenmitirKonularn Numaralandrlmas, 000-099:Genel Konular Her birimde var olmas muhtemel dosyalardr. Mevzuat, faaliyet raporlar, istatistik, grler, kalite ynetim sistemi vb.13

100-599: Ana Hizmet Faaliyetleri: Kurumlarn tekilat kanunlarnda "ana hizmet birimi" olarak adlandrlan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili almas gereken dosyalardr. 14

Bkn: 663 sayl kanun hkmnde kararname 600-999: Yardmc Hizmet, Danma-Denetim Birimi Faaliyetleri: Personel, Eitim, dari ler, Mali ler vb ile her kurum ve kuruluta benzer hizmet yrten birimlere (D likiler, Bilgi lem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili almas gereken dosyalardr ve 600-999 saysal aralklarnda numaralandrlmtr.15

Ana Dosya1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt KonuGENEL LERSaklama SresiSaklama Kodu000Genel010Mevzuat leri01Kanunlar02Tzkler03Ynetmelikler04Ynergeler05Tebliler06Genelgeler01 Genelgeler02D Genelgeler07Talimatlar, Duyurular, Sirklerler01Talimatlar02Duyurular03Sirklerler08Rehber, Klavuz09Standartlar99Dier020Olurlar, OnaylarSTANDART DOSYA PLANI ER1617Ana Dosya1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt KonuPERSONEL LERSaklama SresiSaklama Kodu900Personel leri (Genel)901 stekleri902Personel Alm01Alm Talepleri02Alm zinleri03Snavlar99Dier903Personel zlk leri01e Giri Belgeleri02Atama leri01Asaleten02Vekaleten03Tedviren03Terfi ve ntibak lemleri01Terfi leri02ntibak leri01Hizmet Deerlendirmesi02renim Deerlendirmesi04Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi05zin leri01Yllk02Shhi03Mazeret04cretsiz05Yurtd06Grevden Ayrlma01Emeklilik18Ana Dosya1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt KonuMAL LERSaklama SresiSaklama Kodu840Mali ler (Genel)841Bte Hazrlama ve Uygulama01Bte Hazrlk almalar01Bte02Ek Bte03Geici Bte02Bte Uygulamalar01denek Talep ve Gndermeleri02Serbest Brakma03AHP/AFP Vizeleri04AHP/AFP Revizeleri05Aktarmalar06Ek denekler07denek Devri08denek ptalleri09lama Bal Borlar10Yedek denekler11Tenkisler12Revize lemleri13Akreditif ve Taahht Artklar14Avanslar, Krediler, Mahsuplar15z Gelirler16Gelir Red ve adeleri17Tahakkuk ve deme leriSTANDART DOSYA PLANININ KULLANIMIBirim (Haberleme) Kodu: Yaznn hazrland kurum ve kuruluun en alt birimine kadar belirlenmi olan kodlamadr.1991/17 sayl Babakanlk genelgesi ile uygulamaya konulmutur. (2011/1 Babakanlk Genelgesi ile gncellendi ve yrrlkten kaldrld.Standartlama ve haberlemenin ilk adm olan Birim Kodlar say blmnn ilk unsurudur.19

20

http://dtvt.basbakanlik.gov.tr

Dosya plannda yer alan konu numaralar yaznn say blmne birim kodundan sonra (-) ksa izgi konularak yazlacaktr.rnek; Say:92143444-903.06.01-786 A B C Konu: Emeklilik

A:Birim Kodu B:Dosya No 903. Personel zlk leriC:Kayt No 06. Grevden Ayrlma 01. Emeklilik

21

Alt ayrmlarn geneli konumundaki dosya konusu yazmalarda kullanlmayacaktr. Bu gibi durumlarda alt ayrmlarn geneli durumundaki konular yalnzca dosya numaras olarak kullanlabilecektir.Alt ayrmlar yaplm ise, yaznn konusunu ifade eden alt ayrm kodlar kullanlacaktr.

Dikkat! Konunun alt ayrmlar yaplmsa konunun geneli konu ksmnda yer almayacaktr!

22

Dosya numaras yaznn konusunu ifade ettii gibi, ilemi biten yaznn ait olduu dosyay veya hangi dosyaya konacan gstermektedir.23

Planda koyu renkle yazl bulunan konular GENELi gsterir ve bu numaralarla alacak dosyalara, alt konulardaki yazlar konabilir.

rnek; 770 Eitim leri (Genel) 771 Eitim Planlar 772 Burs leri 799 Eitimle lgili Dier ler

770 ile 799 aralnda ETM konusu ile ilgili belgelerin bulunduunu ifade eder.242013770Eitimleri

Konularn sonunda bulunan ve sonu 9ile biten (..9) Dier ad ile ifadelendirilen konular ise, kendinden nceki konularn hi birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazlarn kodlanmas ve dosyalanmas iin kullanlacaktr. Alt konularda bulunan 99 ise kendinden nceki alt konulara uymuyorsa kodlanr.25

Dier olarak ifade edilen dosya numaralar yl sonunda incelenir ve kurumun dosya planndan sorumlu birimlerine bildirilir.

RNEK;Hurda ve/veya ihtiya fazlas malzeme sat yaplacak. Ekonomik mrn tamamlayan HastaYatann sat ile ilgili yazlacak yaznn;

Say: ?Konu: ?Dosyasnn Belirlenmesi:26

27942Sat lemleri01Yurt D Satlar01Direkt Satlar02hracat Sevkiyatlar03hra Kaytl Satlar04DB Kapsamnda Satlar02Yurt i Satlar01Kontratl Satlar02Cari Satlar03haleli Satlar04Elektronik Ticaret eklinde Satlar03Hurda Ve htiya Fazlas Malzeme Satlar01htiya Fazlas Malzeme Sat02Ekonomik mrn Tamamlam Malzeme Sat99DierSay:92143444-942.03.02-Evrak NoKonu:Ekonomik mrn Tamamlam Hasta Yata (Malzeme) SatDosyalama: ok sayda belge yoksa genel 930 nolu klasrde dosyalanr. ok fazla belge varsa 942 Sat lemleri klasrnde dosyalanr.RNEK; Ankara Gazi Mustafa Kemal Devlet Hastanesinde grevli hemire Aytl KKKESL yksek lisans programn tamamlamtr.Terfi ve intibak ilemleri iin yazlacak yaznn;

Say: ?Konu: ?Dosyasnn Belirlenmesi: 28

29903Personel zlk leri01e Giri Belgeleri02Atama leri01Asaleten02Vekaleten03Tedviren03Terfi ve ntibak lemleri01Terfi leri02ntibak leri01Hizmet Deerlendirmesi02renim Deerlendirmesi04Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi05zin leriSay: 92143444-903.03.02.02-Evrak NoKonu:renim DeerlendirmesiDosyalama: Kiilerin zlk dosyalarnda dosyalanr.DOSYALAMA LEMLERNDE DKKAT EDLECEK HUSUSLAR:Yl ierisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayda belge olumusa, ana konu ad altnda dosya alr ve belgeler bu dosyada toplanr.Faaliyetle ilgili youn belge teekkl etmesi halinde ise, alt konu balklar kullanlmak suretiyle dosya almaldr.

30

Alt Konulara Ait Kaytlarn Genel Konu Altnda Tek Dosyada (Klasr) Toplanmas31620BASIN ve HALKLA LKLER

2013621 Basn leri

621 .04Basnda Yer Alan Haberler622Talep ikayet GrlerBirimler, asli faaliyetlerinin yer ald blmlerin dndaki dosya konular ile de dosya aabileceklerdir!

Ana hizmet, yardmc hizmet, danma ve denetim faaliyetlerine ilikin dosya konularnn ilgili bulunduu faaliyetin altnda yer almas, bu faaliyetlere ait alanlarn sadece o hizmeti yrten birimin kullanmna ak olduu anlamna gelmemelidir.

32

Kurum dndan gelen bir yazda 100-599 saysal aralnda tanmlanm bir dosya numaras; cevabi yazlarda referans olarak alnmamaldr.33

nk; kurumun tekilat kanununda yer alan ana faaliyetini ihtiva eden bir konudur.Kurumlarda farkllk gstermektedir.Hazrlanan yaznn dosya numarasnn tespitinde, nerede dosyalanmas gerektii dncesinden hareketle dosya numaras belirlenmelidir.

Birden fazla dosya numaras verilebilecei durumlarda arlkl konu dosya numaras olarak belirlenir. Gerekiyorsa yaznn bir rnei dier dosyaya konabilecektir.

34

Ayn dosya numarasn tayan belgelerin younluundan dolay eriimin daha etkin salanabilmesi amacyla dosya plannda herhangi bir istisna getirilmemi ise, corafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yaplabilecektir.

35

Dosya plannda istisna getirilen ayrmlara ilikin kullanlacak ksaltmalar plann "Ek-1 ve Ek-2" blmnde verilmitir. Bu ayrmlarn gerektirdii durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" blmnde verilen ksaltmalar veya kodlar, dosya numarasna, / iaretinin ardndan yanstlacak; gerektii durumlarda da ayr dosyalar almas salanacaktr.

rnek: 622.01/40 : Talep ve ikayetler (Krehir) 724.01.03/DE: lkelerle birlii (Almanya)36

Dosya plannda ayrca tanmlanm dahi olsa bir ilemin devam veya paras konumundaki yazlar, ilem btnlnn bozulmamas amacyla ilgili bulunduu ilem kodu ile tanmlanmaya devam edilecektir. Bu tr yazlarn ayr bir dosyada da takip edilmesi gerektiinde dosya planndaki kendi konu kodu ile dosya alarak, yazlarn birer rnei bu dosyaya konulabilecektir.37

rnek; Satnalma srecinde alnmas gereken bir olur iin Genel ler blmnde yer alan 020 Olurlar, onaylar kodu kullanlmamaldr. Bu onay satnalma srecinin ayrlmaz parasdr ve satnalma kodu ile tanmlanmal ve satnalma dosyasnda saklanmaldr. Birimin rahat ulam ve yararlanma ihtiyacndan dolay farkl kodlarla tanmlanm olurlarn birer rnei 020 Olurlar ad ile alacak dosyada toplanabilecektir.

38

39

Dosya Ne Zaman AlrDosya, o dosya numarasn tayan bir yaz gnderildii veya geldii zaman alr.

40

Bir ilemle ilgili yazlar, ilem sonulandrlncaya kadar "ilemdeki yazlar" ad altnda alacak dosyada biriktirilmeli; tamamlannca ilgileri ile bir araya getirilerek, asl dosyasna konulmaldr.

Yazlar, ekleri ile beraber dosyalanmaldr. Yazlarn ekleri kabark ise, ekler yazlarndan ayrlarak, ayr dosyalarda; mteselsil sra numaras verilmek suretiyle dosyalanmaldr. Bu gibi uygulamalarda, yazlardan eklere, eklerinden yazlara gnderme yaplmaldr.

41

Kurum ve kurulular dosya planndan sorumlu bir birim belirleyeceklerdir.42

KLASR ETKET:43ANKARA L KAMU HASTANELER BRL 2. BLGE GENEL SEKRETERLANKARA GAZ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANES 92143444

2013622.01Bilgi Edinme Bavurular

KURUM ADIBRM KODUDOSYA NUMARASIKONU ADIZEL KOD ALANIYILI44

ANKARA L KAMU HASTANELER BRL 2. BLGE GENEL SEKRETERLANKARA GAZ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESANKARA L KAMU HASTANELER BRL 2. BLGE GENEL SEKRETERLANKARA GAZ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANES9214344492143444840774.06MAL LER (GENEL)

20132013ADAY MEMURDOSYALARIN ARVE TESLM EDLMES Dosyalarn birim ve kurum arivlerinde saklanmas, dzenlenmesi, devri vb. ilemler Devlet Ariv Hizmetleri Hakknda Ynetmelik hkmlerine gre dzenlenir.

45

Her yln Ocak ay ierisinde, nceki yla ait dosyalar uygunluk kontrolnden geirilerek, birim arivine devredilir.

Uygunluk kontrol esnasnda, birletirilmesi veya ayrlmas gereken dosyalar birletirilecek veya ayrlacaktr. Birletirme ve ayrma ilemlerinde, alm bulunan dosyalardaki belge younluklar dikkate alnacaktr.

46

47T.C.SALIK BAKANLIITRKYE KAMU HASTANELER KURUMUANKARA L KAMU HASTANELER BRL 2.BLGE GENEL SEKRETERLANKARA GAZ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANES YNETCLBRM ADI ve KODU: .. DOSYA MUHTEVYATI DKM FORMU Sayfa No:.. SIRATARHSAYIKONUSUSAYFAAIKLAMALARNOADED

Ariv ynetmelii 14. maddeye gre klasr iinde dkm formu bulunmaldr.Devlet Arivleri Genel Mdrl tarafndan hazrlanarak, ortak kullanma sunulan "Ortak Alanlar" www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde yaynlanarak, bu alanlarla ilgili dzeltmeler annda uygulayclar tarafndan takip edilebilecektir.

48

49Yazma kodlarnda kullanlamayacak ifadeler;

Gelen yazlar, Giden yazlar,..birimi ile yaplan yazmalar,.kurumu ile yaplan yazmalar,Muhtelif yazmalar, mteferrik, saklya alma,Kurum ii / Kurum d yazmalar,Genel yazmalar

vb. ifadeler kodlamada kullanlamayacaktr.

Ankara Gazi Mustafa Kemal Devlet Hastanesi Standart Dosya Plan Eitim Slayt.GELEN YA DA GDEN AYNI KONUDAK YAZILAR AYNI NUMARA ALTINDA TEK DOSYADA TOPLANACAKTIR!

ANKARA L KAMU HASTANELER BRL 2. BLGE GENEL SEKRETERL

ANKARA GAZ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANES YNETCL

Hazrlayan ve Sunan :Metin ERCAN50