52
STANDART DOSYA PLANI VE KODLARININ KULLANILMASINA YÖNELİK UZAKTAN EĞİTİCİ EĞİTİMİ Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

STANDART DOSYA PLANI VE KODLARININ KULLANILMASINA

  • Upload
    others

  • View
    11

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

STANDART DOSYA PLANI VE KODLARININ

KULLANILMASINA YÖNELİK UZAKTAN

EĞİTİCİ EĞİTİMİ Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

EĞİTİMİN AMACI

• Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ilebu kanuna göre çıkartılmış ikincil mevzuat düzenlemeleridoğrultusunda hazırlanan 2021-2022 Kamu Kontrol İç StandartlarıEylem Planı gereği Strateji Geliştirme Başkanlığınca 24.12.2020 tarihlive 601 Sayılı Makam Olur’u ile

• Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatlarında Standart Dosya Planıkodlarının yazışmalarda etkin ve doğru bir şekilde kullanılmasınısağlamak amacıyla uzaktan ve yüz yüze eğitimin yapılmasıplanlanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Mevzuatlar:

• 1. Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin Sayısı : • 11 Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi - Sayısı : 16/7/2018 - 30480

• 2. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik• R.G. 18 Ekim 2019 Tarihli ve 30922 Sayı

• 3. Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • R.G. 10 Haziran 2020 Tarih ve 31151 Sayı

• 4. Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar 2020 Devlet Arşivleri Başkanlığı

• 5. EBYS konulu Genelge • 2008/16 (TS13298)

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

RESMİ YAZIŞMA USUL VE ESASLARININ ÖNEMİ

• Yazışma yapan tüm birim personeli, resmi yazışma usul ve esaslarıhakkında eğitim almalıdır.

• Belgelerin üretimini gerçekleştiren birim personelinin, resmi yazışmausul ve esaslarına göre belgeyi oluşturması; belgelerin üretimindenimhasına kadarki süreçte oluşabilecek tüm aksaklıkların önünegeçecektir.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

GÜNDEM

Standart Dosya Planı Kavramının Tanımı, 2005/7 SayılıGenelge

Standart Dosya Planı Amaçları ve Kazanımları

Standart Dosya Planı İle İlgili Tanımlar

Standart Dosya Planı Kodlarının Oluşumu

Kurallar, Uyarılar ve Örnek Uygulamalar

Standart Dosya Planına Göre Dosyalama ve Klasör Örneği

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

DOSYA PLANI VE DOSYA KODU NEDİR?

• Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.

• Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucundateşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamaküzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

• Dosya Kodu :Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini venerede dosyalanacağını ifade eder.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Standart Dosya Planının Amaçları

Geriye dönük belge aramalarında

konunun esas olması

Kurumlarda dosyalama usulünde

standartlaşma

Aranılan bilgi ve belgeye

kolay ve süratli ulaşılır.

Arşivlerde ‘’tasnif, ayıklama, imha, saklama’’ gibi

süreçlerin hızlı ve kolay yapılması

Kurumsal haberleşme ve otomasyonlara altyapı sağlama

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

SDP’NİN SAĞLAYACAĞI FAYDALAR

SDP bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden,

aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum

ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve

haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

1- Birimlerde, kurum içinde ve diğer kamu kurumları ile birliktelik sağlanır.

2- Belgeler ilk oluşumu aşamasında tanımlanır ve sınıflandırılır.

3- Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır.

4- Belgelerin saklama süreleri tespit edilir.

5- Arşiv ve imha işlemleri kolaylaşır.

Kısaca SDP’nin Faydaları:

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

STANDART DOSYA PLANININ YAPISININ HAZIRLANMASI

Bu dosya planı, 2002 yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğükoordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucuolup, planda;

Ortak konulara ilişkin (000-099, 600-999) başlıkların hazırlanması verevize edilmesi Devlet Arşivleri Başkanlığı,

Kurumsal konulara ilişkin Ana Hizmet Faaliyetleri (100-599 aralığı)ise kurumların kurum arşivi tarafından yürütülecektir.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Planda, ana hizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana

konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile

olan ilgileri dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya

getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinde de bu yapı

korunmuş, ancak konular birim adı yerine faaliyetin adı altında sıralanmıştır.

STANDART DOSYA PLANININ YAPISI

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

An

a D

osya

1.A

lt K

on

u

2.A

lt K

on

u

3.A

lt K

on

u

GENEL İŞLER

Sakla

ma S

üre

si

Sakla

ma K

od

u

000 Genel

010 Mevzuat İşleri

020 Olurlar, Onaylar

030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller

040 Faaliyet Raporları

041 Brifingler ve Bilgi Notları

042 İstatistikler

044 Anketler

045 Görüşler

050 Kurullar ve Toplantılar

051 Bilimsel ve Kültürel Toplantılar

060 Kalite Yönetim Sistemi

Kurumların

her biriminde

olan ve her

birim

tarafından

kullanılabilen

dosya

kodlarıdır.

000-

099

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Saklama ve İmha SüreçleriEBYS’de belgeleri arşive

kaldırdığımız süreden sonra başlar…

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Saklama Kodu

Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

AÇIKLAMALARAçıklama: (1) Saklama Kodlarının Açılımı

A : Devlet Arşivlerine Gönderilir

A1 : Örnek Yıllar Gönderilir

A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir

A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir

B : Kurumunda Saklanır

C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir

D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez

Açıklama: (2) Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren saklanması öngörülen

süreyi (yıl) ifade eder.

Açıklama: (3) 100-599 sayısal aralığında tanımlanmamış faaliyetler için "ortak alanlar"daki dosya kodları

dikkate alınacaktır.

Açıklama: (4) Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya

açılabilecektir.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

SDP ile arşiv malzemesinin tespit ve değerlendirme çalışmalarıyapılırken saklama sürelerinin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdandeğerlendirilmesi gerekmektedir.

Dosya Planı ve Saklama Süresi

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belgenin hazırlanma süreci

E Elektronik Ortam, Z Zorunlu HalO Olağanüstü Durum

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

HABERLEŞME VE YAZIŞMA KODU

Sayı: E-57955685 - 805.02.02 650 - 03/01/20161 2 3

Konu: Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri

Birimin Yazışma/Haberleşme Kodu(DETSİS Kodu)

Standart Dosya Planı

Evrak Numarası(sayı) ve Tarih

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Standart Dosya Planı Kuralları

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı

konulu dosyaların birbirinden ayrılması ve farklı konulardaki

belgelerin bir arada tutulmasını sağlamak amacıyla köşeli

parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir

Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı

ifade etmektedir.

Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın

yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “ ; ” (noktalı virgül)

işareti ile birbirinden ayrılacaktır.Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Kullanılması Zorunlu Görülen Özel Kodlar Yazıya Nasıl Yansıtılacaktır?

• Sayı bölümünde dosya numarasının, haberleşme kodunun hemen

ardından (-) işareti ile kullanılması gerektiği ifade edilmiştir.

• Seri numarası taşıyan veya dosyalanmasında özel numaraları önem

taşıyan yazışmalarda, dosya numarasının hemen ardından “köşeli

parantez” içerisinde özel numaralar dosya numarasına ilave

edilebilmektedir.

Sayı: E-57955685 -903.07.02-[MM19280]-3473İdari Birim Kodu Dosya Kodu Özel kod Evrak Kayıt No

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Özel Durumlar İçin ‘‘ Köşeli Parantezin [ ]’’ Anlamı

-622.01/69: Talep ve Şikayetler (Bayburt)

-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

-641.04[2004/13]: 2004/13 no ’lu idari dava dosyası

-903.07.02[C-46]: C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt içi Görevlendirmesi

040.05 [01-40 İlleri Arası]: Yıllık Faaliyet Raporları

903.05.01 [MM19280]: Yıllık izin

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Özel Kod [ ] Köşeli Parantez

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Proje Yönetim Birimi

985433434Proje Birimi

604.01.06

TÜB

İTA

KA

raşt

ırm

a P

roje

si

TBAG-719

2017

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞIHukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğü

553234234İdari Davalar Birimi

641.04

İdar

i Dav

alar

2017/45

2017

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

654565454Özlük İşleri Birimi

900-929

Nu

ray

Kar

abaş

MM12345

2017

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Örnek: Farklı birimlerin aynı konudaki yazışmaları(Beş ayrı birim aynı konuda yazışma yapmıştır.)

010.06.01

B Birimi

C Birimi

D Birimi

E Birimi

A Birimi

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Örnek: A Biriminin farklı konulardaki yazışmaları(A birimi 5 ayrı konuda yazışma yapmıştır.

Bunlardan birisi kurumsal alan diğerleri ortak alandır)

A Birimi

622.01

774.01.01

045.01110.07.03

903.07.01

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

YÖNETİM HİZMETLERİ

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

57955685

KURUM VE BİRİM

ARŞİV BİRİMİ

805.02.02BELGE YÖNETİMİ

VE ARŞİV

İŞLEMLERİ

Ayıklama ve İmha İşlemleri

10-C

2020

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

87951862 57955685 77950563 57955685 87155689

SİNOP

VALİLİĞİ

İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

YÖNETİM

HİZMETLERİ

GENEL

MÜDÜRLÜĞÜ

ANKARA

VALİLİĞİ

İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

YÖNETİM

HİZMETLERİ

GENEL

MÜDÜRLÜĞÜ

ANKARA VALİLİĞİ

İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

010 040.05 231.01.08 805.02.02 841.01.02

YATAKLI TEDAVİ

KURUMLARI BİRİMİ

KURUM VE BİRİM ARŞİV

BİRİMİ

KADIN SAĞLIĞI VE AİLE

PLANLAMASI BİRİMİ

KURUM VE BİRİM ARŞİV

BİRİMİBütçe Birimi

15-A 10 -D 20-C 10-C 15-D

MEVZUAT

İŞLERİ

YÖNETMELİK

YÖNERGELER

GENELGELER

FAALİYET

RAPORLARI

(Yıllık Arşiv

Hizmetleri

Faaliyet

Raporları)

KADIN SAĞLIĞI

VE AİLE

PLANLAMASI

(Kurtarılan

Anneler ve Anne

Ölümleri)

Belge Yönetimi

ve Arşiv

İşlemleri

(Ayıklama ve

İmha İşlemleri)

Bütçe Hazırlık

Uygulamaları

(Ek Bütçe)

2019 2019-1 2019 2019-6 2019Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

010

Mevzuat İşleri

Saklama Süresi

2018

İDARİ HİZMETLER BİRİMİ

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

020

Olurlar/Onaylar

Saklama Süresi

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

774

Eğitimler, Kurslar

Saklama Süresi

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

902

Personel Alımı

Saklama Süresi

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

040

Faaliyet Raporları

Saklama Süresi

2019

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

132

Karantina

Saklama Süresi

2019

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

401

Hasta Hakları

Saklama Süresi

2019

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454

İdari Hizmetler Birimi

605

Araştırma İşleri

Saklama Süresi

2019

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

934

Satınalma İşleri

Saklama Süresi

2019

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

410

Lojistik Hizmetleri

Saklama Süresi

2020

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

611

Çevre İşleri

Saklama Süresi

2020

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

134.06

Hast. Kontrol Prog.

Saklama Süresi

2019

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

805.02.02

Ayıklama ve İmha

Saklama Süresi

2020

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

565454456

İdari Hizmetler Birimi

946

Ticari Belgeler

Saklama Süresi

2020

Klasörlerin Raflara DizilmesiBelge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Tanımlar

Dosya Aynı konuyu ihtiva eden yazılar gurubu

T.C.CUMHURBAŞKANLIĞI

Devlet Arşivleri Başkanlığı

Sayı: 123323- 903.02 .01 02.11.2018

Konu: Personel Ataması

Cumhurbaşkanlığıİdari İşler Başkanlığı

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.CUMHURBAŞKANLIĞI

DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞI

565454Personel

Birimi

903.02.01

ATA

MA

LAR

(A

sale

ten

)

B-A

2018

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Örnek Standart Dosya Planı Kullanımı

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Sinop Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 201.01 02.11.2018

Konu: Karaciğer Nakli

Ankara ÜniversitesiTıp Fakültesi Dekanlığına

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

100 TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI (Genel)

130 BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR (Genel)

150 BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR (Genel)

180 AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI (Genel)

200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)

201 Organ Nakli B A

01 Karaciğer Nakli

02 Böbrek Nakli

03 Kalp Nakli

04 Akciğer Nakli

05 Pankreas Nakli

06 İnce Barsak Nakli

07 Organ Ticareti

99 Diğer

202 Doku Nakli B A

203 Kök Hücre Nakli B A

209 Organ, Doku ve Kök Hücre Nakli İle İgili Diğer İşler B A

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Hatalı Uygulamalar

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Sinop Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 234.01 02.11.2018

Konu: Bebek Sağlığı

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Sinop Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 234.01.01 02.11.2018

Konu: Yenidoğan Bakımı

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

230ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)

231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A

232 Üreme Sağlığı 30 A

233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A

234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A

01 Bebek Sağlığı

01 Yenidoğan Bakımı

02 Neonatal Tarama

03 İşitme Taraması

99 Diğer

02 Çocuk Sağlığı

03 Ergen Sağlığı

99 Diğer

235 Beslenme 30 A

236 Bebek Ölümleri 30 A

237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A

238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A

239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A

240 Araştırma ve Uygulama Hizmetleri

259Ana-Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması İle İlgili Diğer İşler

30 CBelge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Genel Konu Başlıklarının Kullanımı

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Sinop Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 230 02.11.2018

Konu: Ana-Çocuk Sağlığı

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

230ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)

231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A

232 Üreme Sağlığı 30 A

233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A

234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A

01 Bebek Sağlığı

01 Yenidoğan Bakımı

02 Neonatal Tarama

03 İşitme Taraması

99 Diğer

02 Çocuk Sağlığı

03 Ergen Sağlığı

99 Diğer

235 Beslenme 30 A

236 Bebek Ölümleri 30 A

237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A

238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A

239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A

240 Araştırma ve Uygulama Hizmetleri

259Ana-Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması İle İlgili Diğer İşler

30 C

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Sinop Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 234.01.01 2.11.2018

Konu: Yenidoğan Bakımı

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

• Birimde yazışma yapan personelin her türden yazışmanın sadece o birime ait olduğu

düşünülen kodları kullanması hatalı bir uygulamadır.

Hatalı Uygulamalar

Hukuk Hizmetleri Müdürlüğü

640 Hukuk İşleri (Genel)

641 Dava Dosyaları

645 Tebligatlar

646 Vekaletnameler, Azilnameler

650 Bilirkişi ve Ekspertiz

651 Uzlaşma/Sulh İşlemleri

659 Hukukla İlgili Diğer İşler

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

149 kodu verilmeliydi134.02 Salgın Kontrolü ve Sürveyans

010.07.02

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

İbrahim SERTKAYA

808 Temizlik İşleri

010.07.02

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Yanlış kod verildiğinde:

• Örneğin konusuna göre verilmesi gereken kod: 045.03 (İdari görüşler) olsun.

• Saklama süresi 15-A3 (15 yıl sonra özellikli olanlar Devlet Arşivlerine gönderilir.)

• Fakat aynı konuya yanlışlıkla 040.03 (Üç aylık faaliyet raporu) kodu verildiyse

• Saklama süresi 10-D olur, bu da 10 yıl sonra imha edilir.

• YANİ:

• 15 yıl saklandıktan sonra Devlet Arşivlerine gönderilmesi gerekirken 10 yılsonra imha edilmiş olacaktır.

• Ya da tersini düşünürsek 10 yıl saklandıktan sonra imha edilmesi gerekenbelge, 15 yıl saklanacak ve Devlet Arşivine gönderilecektir.

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

• Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personel dosya planında yapmış olduğuyazışmalar için sık kullanılanları belirlemelidir.

• Bu zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarasıverilmesini de engelleyecektir.

Standart Dosya Planı Öneri

040.05 Yıllık Faaliyet Raporu

045.01 Teknik ve Mesleki Görüşler

359.03 Kültür Analizi

359.04 .01 Parazit Analizleri

362.04 Tıbbi Amaçlı Bebek Gıdaları

324.02 Beslenme Analiz ve Değerlendirme

622.03 Bilgi ve Belge Talebi

SDP Sık Kullanılanlar

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

• Ünite amirleri ve birim sorumluları Standart DosyaPlanı (SDP) kodu ile ilgili hatalı işlemleri önlemeyeyönelik kontrol işlemlerini yapacaklardır. 2005/7 sayılı Genelge

SDP Kontrolü

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

• 020 Olur/Onay Kodunun Kullanılması.

T.C.CUMHURBAŞKANLIĞI

Devlet Arşivleri Başkanlığı

Sayı: 12332323- 511.12 02.11.2018

Konu: Tıbbi Cihaz Muayenesi

Cumhurbaşkanlığıİdari İşler Başkanlığı

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

56545423Tıbbı Cihaz Birimi

020

Olu

r/O

nay

lar

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Sayı: 12332323- 511.12 02.11.2018

Konu: Tıbbi Cihaz Muayenesi

Antalya Atatürk Hastanesi

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

56545423Tıbbı Cihaz Birimi

511.12

Tıb

bi C

ihaz

M

uay

en

esi

2018

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

• Örnek; Satın alma sürecindealınması gereken bir olur için“Genel İşler” bölümünde yer alan“020 Olurlar, onaylar” kodukullanılmamalıdır. Alınmasıgereken onay satınalma sürecininayrılmaz parçası olması sebebiylesatınalma kodu ile tanımlanmalıve satınalma dosyasındasaklanmalıdır. Birimin rahatulaşım ve yararlanmaihtiyacından dolayı farklı kodlarlatanımlanmış olurların birerörneği “020 Olurlar” adı ileaçılacak dosyadatoplanabilecektir.İbrahim SERTKAYA

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Dosyalama

200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)

201 Organ Nakli B A

01 Karaciğer Nakli

02 Böbrek Nakli

03 Kalp Nakli

04 Akciğer Nakli

05 Pankreas Nakli

06 İnce Barsak Nakli

07 Organ Ticareti

99 Diğer

202 Doku Nakli B A

203 Kök Hücre Nakli B A

209 Organ, Doku ve Kök Hücre Nakli İle İgili Diğer İşler B A

Klasörleme Örneği Bir Sonraki Slayttadır Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Dosyalama

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Tokat Devlet Hastanesi

Sayı: 123323- 201.01 02.11.2018Konu: Karaciğer Nakli

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Tokat Devlet Hastanesi

2145654541Organ Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

B-A

2017

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Tokat Devlet Hastanesi

214565454Organ Nakli Birimi

201.01

Kar

aciğ

er

Nak

li

B-A

2017

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Dosyalama

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Ankara Şehir Hastanesi

Sayı: 123323- 201.01Konu: Karaciğer Nakli

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Ankara Şehir Hastanesi

266565454Organ Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

B-A

2017

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Ankara Şehir Hastanesi

Sayı: 123323- 201.03Konu: Kalp Nakli

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Ankara Şehir Hastanesi

Sayı: 123323- 201.05 02.11.2018Konu: Pankreas Nakli

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

Alt konulardaki yazışmalar az ise bu yazışmaların hepsi ana konu adıyla tek klasörde toplanabilir.

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Ankara Şehir Hastanesi

Sayı: 123323- 201.02 02.11.2018Konu: Böbrek Nakli

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Dosyalama

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü

565454124

Organ ve Doku Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

1/5

2015

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü

565454124

Organ ve Doku Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

2/5

2015

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü

565454124

Organ ve Doku Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

3/5

2015

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü

565454124

Organ ve Doku Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

4/5

2015

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü

565454124

Organ ve Doku Nakli Birimi

201

Org

an N

akli

5/5

2015

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Personel Özlük Dosyası

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞIANKARA İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

654565454Özlük İşleri Birimi

903-929

Son

er

ne

l

MM65432

2017

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü

Sayı: 123323- 903.03 02.11.2018Konu: Personel Terfi İşl

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü

Sayı: 123323- 903.09 02.11.2018Konu: Sicil İşleri

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü

Sayı: 123323- 903.02 02.11.2018Konu: Personel Atama İşlemi

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü

Sayı: 123323- 915.02.01 02.11.2018Konu: Üyelik ve Dayanışma Aidatı

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Klasörleme İşlemi

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Acil Sağlık Hizmetleri

Genel Müdürlüğü

565454852Acil Sağlık Hizmetleri

302.02

Aci

l Sağ

lık

Hiz

met

leri

İsta

syo

nla

Ankara

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Ankara İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı: 123323- 302.02 02.11.2018Konu: Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonları

SAĞLIK BAKANLIĞI(Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Acil Sağlık Hizmetleri

Genel Müdürlüğü

565454852Acil Sağlık Hizmetleri

302.02

Aci

l Sağ

lık

Hiz

met

leri

İsta

syo

nla

Antalya

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Acil Sağlık Hizmetleri

Genel Müdürlüğü

565454852Acil Sağlık Hizmetleri

302.02

Aci

l Sağ

lık

Hiz

met

leri

İsta

syo

nla

İstanbul

2018

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Hatalı Dosyalama

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü

565454963

000

Ge

ne

l Ko

nu

lar

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü

565454963

Ge

len

Evr

ak

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü

565454963

Gid

en

Evr

ak

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü

565454963

Mu

hte

lif

Yazı

şmal

ar

2018

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞISağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü

565454963

Sağl

ık B

akan

lığı

2018

İ

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Teşekkürler…

Sağlıklı ve Mutlu Kalın…

İDARİ HİZMETLER BİRİMİ

Belge Doğrulama Kodu: 20148e2f-a115-4c12-83c9-63c8064063ec Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/saglik-bakanligi-ebys

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.