STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

SISTEM PENGELOLAAN COLD CHAIN

KEGIATAN SURVEILANS ILI

Pusat Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan

Badan Litbang Kesehatan

Kementerian Kesehatan, Republik Indonesia

Januari 2012

1

ABSTRAK

Standar Prosedur Operasional (SPO) ini disiapkan atas kerjasama antara Pusat

Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan, Badan Penelitian dan Pengembangan

Kesehatan, KEMENKES RI, USAID Deliver dan CDC USA sebagai bagian dari bantuan

Teknis USAID | DELIVER PROJECT di bawah, GPO-1-00-06-00007-00 Task order 6

project 13244.2856.0001.

Standar Prosedur Operasional ini didasarkan pada berbagai hasil penilaian sistem

pengelolaan cold chain pada laboratorium regional dan puskesmas sentinel ILI yang

diselenggarakan pada bulan Nopember 2011 – Januari 2012.

SPO ini berisi pengelolaan cold chain spesimen ILI secara benar, dan merupakan

pelengkap dari Buku Standar Operasional untuk Sistem Pengelolaan Logistik

Laboratorium Surveilans ILI (Puslit BTDK, Januari 2011) maupun Pedoman

Pelaksanaan Surveilans Epidemiologi dan Virologi ILI di Puskesmas dan Rumah Sakit

(Puslit BMF, 2010), dan SPO Pengambilan, Pengepakan dan Pengiriman spesimen

Surveilans Virologi ILI (Puslit BMF, 2010) untuk mendukung kegiatan Surveilans ILI

berbasis laboratorium.

2

KATA PENGANTAR

Penulisan Standar Prosedur Operasional untuk pengelolaan cold chain spesimen ILI

pada kegiatan Surveilans ILI berbasis Laboratorium telah selesai dilaksanakan, maka

diharapkan dapat menjadi acuan bagi para pelaksana baik di laboratorium regional

maupun puskesmas sentinel ILI.

Diharapkan agar spesimen ILI yang diambil dan diperiksa diperlakukan secara benar

dan selalu berada dalam kisaran suhu optimal 4 ºC sebagaimana disyaratkan.

Spesimen harus dijaga agar selalu berada pada kisaran suhu yang direkomendasikan

sehingga dapat menghasilkan pemeriksaan laboratorik dengan PCR-RT maupun

biakan virus yang terpercaya dan akurat.

Hasil pemeriksaan laboratorik yang terpercaya dan akurat mutlak diperlukan dalam

kegiatan Surveilans ILI agar dapat mendeteksi dan memetakan virus penyebab

sehingga dapat dilakukan upaya penanggulangan yang sesuai.

Pada umumnya SPO-SPO yang telah ada hanya memberikan pedoman agar

spesimen dikelola pada suhu 4 ºC, namun tidak memberikan panduan bagaimana

cara mengatur, memantau dan memelihara kinerja peralatan cold chain agar dapat

memberikan suhu yang optimal.

Para pelaksana pada umumnya menganggap bahwa peralatan cold chain yang

dipakai – misalnya lemari es dan Ice pack – secara otomatis sudah memenuhi

kebutuhan karena sudah “dingin” padahal banyak faktor produk, lingkungan dan

manusia yang memberikan pengaruh pada kinerja peralatan pendingin yang

digunakan.

SPO ini berisi sistem pengelolaan cold chain dalam kegiatan Survailan ILI mulai

dari saat pengambilan, penyimpanan, transportasi spesimen sampai kemudian

dilakukan pemeriksaan laboratorium.

SPO ini diharapkan dapat menjadi panduan untuk pengelolaan perangkat pendingin

mulai dari penempatan, pengaturan suhu, perawatan maupun pemantauan

peralatan pendingin yang digunakan pada kegiatan Surveilans ILI khususnya dan

kegiatan Laboratorium lain pada umumnya. Dengan demikian akan dapat

3

menjamin mutu spesimen dan pada akhirnya memberikan hasil pemeriksaan yang

terpercaya dan akurat.

SPO ini terdiri dari 2 bagian yaitu:

1. SPO Sistem Pengelolaan Cold Chain Kegiatan Surveilans ILI untuk Lab

Regional

2. SPO Sistem Pengelolaan Cold Chain Kegiatan Surveilans ILI untuk Puskesmas

Sentinel

Kedua SPO ini merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dari

kegiatan Surveilans ILI dan merupakan pelengkap dari “Buku standar Operasional

untuk Sistem Pengelolaan Logistik Laboratorium Surveilans ILI” (Puslit BTDK,

Januari 2011) maupun Pedoman Pelaksanaan Surveilans Epidemiologi dan Virologi

ILI di Puskesmas dan Rumah Sakit ( Pusat BMF, 2010), dan SOP Pengambilan,

Pengepakan dan Pengiriman spesimen Surveilans Virologi ILI (Pusat BMF, 2010).

Besar harapan kami SPO ini dapat bermanfaat bagi terciptanya sistem pengelolaan

cold chain yang benar sehingga spesimen memenuhi syarat untuk pemeriksaan

laboratorik yang akurat..

Kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang mendukung penyusunan

buku ini.

Kritik dan saran untuk perbaikan buku ini sangat kami harapkan.

Jakarta, Januari 2012

Kepala Pusat Biomedis dan

Teknologi Dasar Kesehatan

Drs. Ondri Dwi Sampurno, MSi. Apt.

NIP. 19621119 1988 03 101

4

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................... 2

DAFTAR ISI ....................................................................................... 4

SINGKATAN ....................................................................................... 5

TIM PENYUSUN ....................................................................................... 6

UNGKAPAN TERIMA KASIH ...................................................................................... 7

I. PENDAHULUAN ....................................................................................... 8

A. Latar belakang sistem pengelolaan cold chain untuk spesimen ILI dalam

kegiatan surveilans ILI ............................................................................... 8

B. Tujuan buku SPO pengelolaan cold chain untuk spesimen ILI .................. 10

C. Unit pelaksana yang terkait dengan sistem pengelolaan cold chain

spesimen ILI dalam Surveilans ILI ............................................................. 10

D. Bagan alur penemuan kasus dan penanganan spesimen ILI

1. Di Puskesmas ...................................................................................... 13

2. Di Laboratorium Regional ..................................................................... 14

II. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MENGELOLA COLD CHAIN

SPESIMEN ILI ....................................................................................... 15

III. SPO LAB REGIONAL ....................................................................................... 16

IV. SPO PUSKESMAS SENTINEL ........................................................................... 26

V. PENUTUP ....................................................................................... 34

VI. KEPUSTAKAAN ....................................................................................... 35

LAMPIRAN:

1. Formulir monitoring kondisi spesimen 2. Formulir grafik pencatatan suhu:

a. Lemari es 2-8°C

b. Freezer (-) 20°C

c. Deep Freezer (-) 80°C

5

SINGKATAN

CDC Atlanta Communicable Disease Control Atlanta, USA

Ditjen P2P-PL Direktorat Jenderal Pengendalian Penyakit dan Penyehatan

Lingkungan

FK Hasanudin Fakultas Kedokteran Universitas Hasanudin, Makassar

FK Udayana Fakultas Kedokteran Universitas Udayana, Denpasar

FK Undip Fakultas Kedokteran Universitas Diponegoro, Semarang

FKUI Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, Jakarta

ILI Influenza Like Illness

ILR Ice-lined Refrigerator

JSI John Snow, Inc.

Kemenkes Kementerian Kesehatan

MOH RI Ministry of Health , Republic of Indonesia

RT-PCR Reverse Transcriptase -Polymerase Chain Reaction

Puskesmas Pusat Kesehatan Masyarakat/ Health Center

Puslit BMF Pusat penelitian dan pengembangan Biomedis dan Farmasi

Puslit BTDK Pusat penelitian Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan,

Kementerian Kesehatan

SOP Standard Operating Procedure/ Standar prosedur operasional

TOR Terms of Reference/Kerangka Acuan

USAID United States Agency for International Development

WHO World Health Organization

6

TIM PENYUSUN

PUSAT BTDK USAID | DELIVER Jakarta Russ Vogel

Anton Widjaya

Juhartini

Rio Chandra Dewa

CDC ATLANTA - Kantor Jakarta

7

UNGKAPAN TERIMA KASIH

Ungkapan terima kasih disampaikan kepada Tim Penyusun SPO ini yang mewakili

Pusat Penelitian Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan, Badan Litbang

Kesehatan Kementerian Kesehatan, USAID Deliver dan CDC Atlanta yang telah

melaksanakan kegiatan assessment cold chain kegiatan Surveilans ILI selama

bulan Nopember 2011 – Januari 2012 dan kemudian menyusun SPO ini. SPO

diperlukan untuk meningkatkan manajemen cold chain terhadap spesimen ILI yang

telah diambil di Puskesmas sentinel dan kemudian diperiksa di lab regional maupun

laboratorium rujukan ILI dalam kerangka kegiatan Surveilans Influenza-Like

Illnesses (ILI) di Indonesia.

Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Drs. Ondri Dwi Sampurno, MSi,

Apt. Kepala BTDK, atas visi dan dukungannya yang berkesinambungan untuk

kegiatan ini serta USAID | DELIVER PROJECT serta USAID | INDONESIA yang

telah memberikan dukungan finansial dan bantuan teknis untuk kegiatan ini dan

staf dari CDC/USA di Jakarta yang telah berpartisipasi secara aktif dalam kegiatan

assessment maupun penyusunan SPO ini.

8

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Sistem Pengelolaan Cold chain Spesimen dalam Kegiatan Surveilans ILI

Infeksi virus influenza merupakan salah satu penyakit yang menjadi

penyebab masalah kesehatan dengan potensi menyebabkan epidemi

dengan angka kematian yang cukup tinggi di Indonesia dan bagian lain

dunia.

Kementerian Kesehatan beserta jajaran kesehatan di daerah sejak tahun

1975 berupaya melakukan pemantauan terhadap kasus dan virus

penyebab influenza yang terjadi di Indonesia untuk mendapatkan

gambaran epidemiologi influenza dan untuk kepentingan program

penanggulangan penyakit influenza di Indonesia.

Sejak bulan September 2004 Puslitbang BMF Badan Litbangkes (kini

Pusat Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan) bekerja sama dengan

Ditjen P2PL KemenKes, CDC Atlanta dan WHO telah mengembangkan

jejaring survailan epidemiologi dan virologi di 7 propinsi di Indonesia yang

kemudian diperluas ke 22 propinsi di Sumatera, Jawa, Kalimantan,

Sulawesi, Bali dan NusaTenggara dan Papua, dengan pemeriksaan

kasus tersangka ILI dan pengambilan spesimen usap nasal dan atau usap

tenggorok. Pengambilan spesimen usap hidung dan atau tenggorok

dilakukan di 20 Puskesmas sentinel di 20 propinsi dan 8 Rumah Sakit

sentinel.

Kegiatan survailan antara lain dilakukan dengan penetapan 1 laboratorium

rujukan nasional yaitu laboratorium virology Pusat BTDK Badan

Litbangkes dan 5 laboratorium Regional untuk pemeriksaan PCR-RT ( 2

di Jakarta, dan masing masing 1 di Semarang, Bali, Makasar) terhadap

spesimen yang dikirim oleh berbagai rumah sakit dan puskesmas sentinel

ILI. Guna memperoleh hasil pemeriksaan laboratorium yang terpercaya

dan akurat maka kualitas spesimen perlu dijaga antara lain dengan

mempertahankan suhu spesimen tetap berada pada kisaran suhu optimal

9

4ºC/ (-) 70 °C mulai dari saat pengambilan, penyimpanan, pengepakan

dan pengiriman spesimen ke laboratorium regional ataupun laboratorium

rujukan nasional .

Berbagai pedoman pengambilan, pengepakan, pengiriman spesimen

yang ada menekankan untuk selalu mempertahankan suhu spesimen

pada suhu 4oC, namun tidak ada petunjuk yang terinci mengenai berapa

lama spesimen dapat diperlakukan dalam suhu 4°C dan tindakan apa bila

waktu tersebut terlampaui. Juga bagaimana cara pengaturan dan

pemantauan peralatan dan alat bantu cold chain agar diperoleh suhu yang

optimal tersebut. Disamping masalah ketersediaan ketersediaan

peralatan dan alat bantu yang diperlukan serta bagaimana persiapan

atau pelatihan para petugas yang terkait dalam mengelola cold chain.

Selama ini puskesmas dan laboratorium regional telah melakukan

pengambilan spesimen maupun pemeriksaan laboratorik secara rutin

namun hanya sedikit informasi yang ada mengenai penggunaan peralatan

pelindung diri (PPE) saat pengambilan dan penanganan spesimen di

Puskesmas maupun di laboratorium regional. Juga perlu diatur mengenai

keberadaan dan kondisi peralatan dan alat bantu cold chain, penanganan

limbah dan kegiatan pembinaan pada berbagai fasilitas tersebut. Pada

umumnya petugas mempunyai persepsi bahwa peralatan dan alat bantu

yang digunakan sudah secara otomatis memenuhi kebutuhan

pengelolaan cold chain dan tidak memerlukan pengaturan lagi.

Untuk itu perlu disusun SPO mengenai prosedur rantai dingin yang harus

diterapkan, jenis, kapasitas dan kinerja peralatan penyimpanan dingin

maupun peralatan pemantau suhu yang dipergunakan pada fasilitas

pengambilan spesimen dan laboratorium ILI agar selanjutnya suhu

optimal dan mutu spesimen dapat dipertahankan dan ditingkatkan.

Standar prosedur operasional ini dirancang untuk memberikan acuan bagi

para petugas laboratorium regional dan Puskesmas sentinel ILI yang

berpartisipasi dalam kegiatan surveilans ILI dalam pengelolaan cold chain

10

terhadap spesimen ILI sejak pengambilan, pengepakan, pengiriman dan

pemeriksaan.

B. Tujuan Penyusunan Sistem Pengelolaan Cold chain dalam kegiatan Surveilans ILI

Tujuan penyusunan SPO ini adalah untuk memastikan bahwa spesimen

yang diambil di puskesmas sentinel ILI tetap baik mutunya sampai dengan

dilakukan pemeriksaan virologi di lab regional maupun di lab rujukan

nasional ILI sehingga hasil pemeriksaan akurat dan terpercaya.

C. Unit pelaksana yang terkait dengan Pengelolaan Cold Chain kegiatan Surveilans ILI

Unit pelaksana yang terkait dengan sistem pengelolaan cold chain ini

dimulai dari unit yang melakukan pengambilan spesimen yaitu berbagai

puskesmas sentinel dan laboratorium – laboratoium regional dan

laboratorium rujukan nasional ILI dimana kesemua unit ikut bertanggung

jawab agar spesimen ILI yang diperoleh terjaga mutunya antara lain agar

tetap diperlakukan dalam kisaran suhu 4ºC/ (-) 70 °C selama waktu

tertentu sejak pengambilan, pengepakan dan pengiriman spesimen

tersebut sampai dilakukan pemeriksaan di laboratorium virologi yang

ditunjuk.

Pusat Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan dan Badan Penelitian

Pengembangan dan Kesehatan, Laboratorium Virologi

• Tim Pelaksana Surveilans ILI di Laboratorium Virologi BTDK memiliki

tanggung jawab dalam sistem pengelolaan cold chain spesimen ILI

pada berbagai unit pelaksana Surveilans ILI.

• Para anggota Tim Pelaksana Surveilans ILI akan menjadikan tugas-

tugas manajemen cold chain spesimen ILI sebagai bagian dari

keseluruhan kegiatan Surveilans ILI yang menjadi tanggung jawab

mereka.

11

• Para staf Tim Pelaksana Surveilans ILI yang akan bertanggung jawab

dalam sistem pengelolaan logistik laboratorium adalah:

- Koordinator Surveilans ILI

- Koordinator Logistik Surveilans ILI

- Koordinator Laboratorium Rujukan ILI (di Laboratorium Virologi

BTDK)

• Tugas-tugas dari Tim Pelaksana Surveilans ILI dalam manajemen

cold chain spesimen ILI termasuk:

- Pemantauan dan pengawasan dari pengambilan, penyimpanan,

pengepakan dan pengiriman sampai pemeriksaan laboratorik

spesimen.

- Menilai kinerja peralatan cold chain dan status persediaan

perangkat penunjang cold chain yang dibutuhkan dan

mengkoordinir distribusi peralatan penunjang cold chain untuk

pengambilan, penyimpanan, pengepakan dan pengiriman

spesimen bagi Laboratorium Rujukan (Lab Virologi BTDK),

Laboratorium Regional ILI dan Puskesmas.

- Secara rutin memberikan umpan balik, pelatihan kerja dan

supervisi suportif yang mendukung bagi para staf di

Laboratarium Rujukan, Laboratorium Regional ILI, dan

Puskesmas yang bertanggung jawab atas mutu spesimen dalam

kegiatan surveilans ILI.

- Koordinasi dan komunikasi dengan para Petugas Surveilans di

Dinas Kesehatan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota untuk

mendukung pelaksanaan sistem pengelolaan cold chain

spesimen Surveilans ILI.

Laboratorium Rujukan ILI (Lab Virologi BTDK)

• Laboratorium Virologi BTDK yang berfungsi sebagai Laboratorium

Rujukan ILI akan menjamin kualitas dalam pengambilan/penerimaan

dari puskesmas, penyimpanan, pengepakan, pengiriman sampai

12

pemeriksaan spesimen ILI di Laboratorium Rujukan, Laboratorium

Regional ILI, dan Puskesmas.

• Laboratorium Rujukan ILI (Lab Virologi BTDK) juga berfungsi sebagai

Laboratorium Regional ILI yang menerima, menyimpan, memeriksa

spesimen ILI

• Laboratorium Rujukan ILI akan memantau dan memastikan kondisi

penyimpanan yang tepat untuk menjaga kualitas spesimen ILI

Laboratorium Regional ILI

• Laboratorium regional akan menjamin kualitas dalam

pengambilan/penerimaan dari puskesmas, penyimpanan,

pengepakan, pengiriman sampai pemeriksaan spesimen ILI di

Laboratorium Regional ILI.

• Laboratorium Regional ILI berfungsi sebagai Laboratorium Regional

ILI, dan akan menerima, menyimpan, memeriksa spesimen ILI

• Seluruh Laboratorium Regional ILI akan memantau dan memastikan

kondisi penyimpanan yang tepat untuk menjaga kualitas spesimen ILI

di wilayahnya.

Puskesmas Sentinel ILI

• Seluruh Puskesmas yang dipilih sebagai lokasi sentinel untuk

pemantauan ILI bertanggung jawab agar pengambilan, penyimpanan,

pengepakan dan pengiriman spesimen ILI dilakukan secara benar

dengan mengupayakan agar spesimen selalu berada pada suhu yang

disyaratkan dalam kisaran 4ºC dalam batas waktu tertentu.

• Seluruh Puskesmas sentinel memantau dan memastikan kondisi

penyimpanan, pengepakan, pengiriman yang tepat untuk menjaga

kualitas spesimen ILI yang diambil.

Dinas Kesehatan Provinsi (Dinkesprov)

• Petugas-petugas Surveilans di Dinkesprov akan melakukan

koordinasi dan komunikasi dengan Tim Pelaksana Surveilans ILI

BTDK, Puskesmas dan Lab regional untuk mendukung pelaksanaan

13

sistem pengelolaan cold chain terhadap spesimen ILI yang diambil di

puskesmas sentinel.

Dinas Kesehatan Kabupaten /Kota(Dinkeskab/kota)

• Petugas-petugas Surveilans di Dinkeskab akan melakukan koordinasi

dan komunikasi dengan Tim Pelaksana Surveilans ILI BTDK, Lab

regional dan Puskesmas untuk mendukung pelaksanaan sistem

pengelolaan cold chain terhadap spesimen ILI yang diambil di

puskesmas sentinel.

14

D.1. Bagan alur penemuan kasus dan penangananan spesimen ILI di Puskesmas

BAGAN ALUR PENEMUAN KASUS DAN

PENANGANAN SPESIMEN INFLUENZA LIKE ILLNESS (ILI) DI

PUSKESMAS

DOKTER/PERAWAT Identifikasi pasien ILI

anamnesis pengukuran suhu tubuh dg termometer

digital

IDENTIFIKASI pasien dg panas ≥ 38◦C + Batuk atau Sakit Tenggorokan.

PERAWAT Dicatat dalam Buku Register ILI

DOKTER/PERAWAT Informed Consent

• Isi Formulir Kasus ILI • Pengambilan spesimen apus hidung &

tenggorokan • Pengelolaan limbah medis sesuai SPO

• Formulir Kasus ILI serahkan ke Petugas Surveilans

• Spesimen disimpan di dalam lemari es

PETUGAS SURVEILANS/REKAM MEDIS Entry ke database PERAWAT Spesimen dikemas dalam coolbox Pengisian Formulir Pengiriman Spesimen

Formulir + Spesimen diambil oleh Kurir UPAYAKAN TIBA DI LAB REG < 48 - 72 JAM SEJAK PENGAMBILAN SPESIMEN

• Swab • Cryotube • Kertas tisu • Parafilm • Klip plastik

• Batasan waktu simpan • Lemari es suhu 2-8oC • Penempatan dalam LE • Termometer • Form pencatatan suhu

harian

• Pralon dan tutup • Cold box • Ice pack beku • Termometer

• Surat pengantar pengiriman

• Form kondisi & suhu spesimen

• Form ID pasien, kondisi pasien, dll

Peralatan Perlindungan Pribadi (PPE)

15

16

D.2. Bagan alur penemuan kasus dan penangananan spesimen ILI di Laboratorium Regional

BAGAN ALUR PENEMUAN KASUS DAN

PENANGANAN SPESIMEN INFLUENZA LIKE ILLNESS (ILI) DI

LABORATORIUM REGIONAL

Menerima spesimen dari Puskesmas

• Periksa kelengkapan dokumen • Periksa kondisi dan suhu spesimen

Dicatat dalam Log Book ILI

Spesimen di aliquot: 1. Spesimen asli disimpan dalam LE

2-8ºC untuk dikirim ke BTDK 2. Spesimen untuk lab reg disimpan

dalam deep freezer (-)70ºC

Pemeriksaaan spesimen: 1. Melakukan ekstraksi 2. Periksa PCR-RT bila positif tipe A

lanjutkan dengan sub typing

Pengiriman spesimen ke BTDK:

• Spesimen dikemas dalam coolbox • Kelengkapan dokumen • UPAYAKAN TIBA DI BTDK < 48 -

72 JAM SEJAK PENGAMBILAN SPESIMEN

• Penempatan dalam LE • Termometer • Form pencatatan suhu harian

• Pralon dan tutup • Cold box • Ice pack beku • Termometer

• Surat pengantar pengiriman • Form kondisi & suhu

spesimen • Form ID pasien, kondisi

pasien, dll

Periksa kelengkapan dokumen: • Surat pengantar pengiriman • Form kondisi & suhu spesimen • Form ID pasien, kondisi pasien,

dll.

Periksa kondisi & suhu spesimen: • Periksa suhu lihat

termometer • Periksa peralatan pengemasan

(pralon & tutup, ice pack beku, termometer, cool box).

• Peralatan Perlindungan Pribadi (PPE)

• Bio safety cabinet

• Peralatan Perlindungan Pribadi (PPE)

• Bio safety cabinet

17

II. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MENGELOLA LOGISTIK PERALATAN PEMBANTU COLD CHAIN LABORATORIUM SURVEILANS ILI

Pengelolaan logistik peralatan penunjang cold chain merupakan satu kesatuan

dan bagian dari bahan logistik yang lain untuk laboratorium-laboratorium dan

puskesmas Surveilans ILI.

Peran dan tanggung jawab dalam mengelola logistik peralatan pembantu cold

chain mengikuti SPO untuk sistem pengelolaan logistik laboratorium ILI yang

telah ada.

18

III. SPO PENGELOLAAN COLD CHAIN SPESIMEN ILI DI LABORATORIUM REGIONAL

19

PROSEDUR BAKU TATALAKSANA COLD CHAIN SPESIMEN ILI UNTUK LABORATORIUM RUJUKAN DAN

LABORATORIUM REGIONAL ILI/PUSAT BTDK

KAIDAH UMUM

• SIFAT SPESIMEN:

1. Spesimen ILI merupakan bahan biologis yang peka terhadap suhu diatas

kisaran suhu 2 o – 8 o C.

2. Kerusakan spesimen karena penanganan cold chain yang tidak memenuhi

syarat menyebabkan kerusakan pada spesimen sehingga tidak layak

dilakukan pemeriksaanRT- PCR/lain lain.

• JENIS SPESIMEN ILI Jenis spesimen ILI yang diambil adalah:

1. Apus hidung.

2. Apus tenggorok.

• MEMPERTAHANKAN SUHU SPESIMEN ILI

Suhu spesimen harus selalu diusahakan agar selalu berada pada suhu 4o C

dengan kisaran suhu 2o – 8o C sejak pengambilan, penyimpanan, pengepakan

dan pengiriman spesimen.

Penyimpanan pada suhu 4°C sejak spesimen diambil, maksimum dapat

dilakukan selama...........

20

1. PERSIAPAN RUTIN HARIAN Persiapkan dan monitor kinerja/suhu lemari es untuk penyimpanan

spesimen

A. Pemilihan Lemari Es Untuk Penyimpanan Bahan Biologis Peka

Panas (Heat Sensitive) 1. Untuk menyimpan bahan biologis peka-panas (heat sensitive)

harus dipilih lemari es yang menggunakan sistem manual

defrosting dan bukan jenis auto-defrosting. Hal ini disebabkan

karena pada tipe auto defrosting lemari es dilengkapi pemanas

yang akan bekerja bila bunga es menebal dan pada saat itu suhu

dalamlemari es akan meningkat sehinga berisiko kerusakan bahan

biologis yang disimpan di dalamnya.

2. Lemari es harus dari jenis yang menggunakan pendingin non-CFC

dan tidak diperkenankan menggunakan pendingin jenis CFC/freon

karena berisiko merusakkan lapisan ozon global.

3. Lemari es yang dipilih harus mempunyai kemampuan stabilitas

suhu didalamnya bila listrik padam/sumber daya lain tidak

berfungsi (hold over time) selama minimal 6 jam bila pintu tertutup.

Lemari es domestik umumnya hanya mempunyai hold over time

selama 1-2 jam.

B. Pengaturan dan Pemeliharaan Lemari Es ILR/ LE Rumah tangga

1. Tempatkan lemari es 10 – 15 cm

dari dinding/antar lemari

es/barang disekitar LE.

2. Hindari sinar matahari langsung.

3. Sebaiknya buka tutup lemari es

maksimal 3-5 x/hari.

4. Termostat diatur agar suhu 2o-5

oC pada pagi hari. JANGAN merubah termostat walaupun listrik padam 5. Tempatkan sensor termometer digital/termometer dalam LE, bila

tidak ada display temperatur yang build- in pada lemari es.

21

6. Gunakan termometer atau termometer digital untuk memonitor

suhu setiap hari dan catat pada grafik suhu yang ditempel.

7. Lakukan pembersihan bagian luar dan dalam LE dari genangan air

secara rutin

8. Lakukan pembersihan lemari es dari bunga es bila sudah lebih

dari 0.5 cm dengan cara:

a. cabut kabel dari stopkontak

b. pindahkan isi LE dalam cold box berisi Ice pack beku

c. buka pintu, tunggu sampai bunga es meleleh (jangan lepaskan

bunga es dengan benda tajam) dan keringkan lemari es

d. pasang kembali aliran listrik

9. Bila tidak dipakai, bersihkan dan keringkan karet seal dan bagian

dalam lemari es agar tidak berjamur.

Sebaiknya dibiarkan terbuka sampai bagian dalam kering.

C. Pengaturan Freezer/Deep Freezer 1. Tempatkan freezer/deep freezer 10 –

15 cm dari dinding/antar lemari

es/barang disekitarnya.

2. Hindari sinar matahari langsung.

3. Sebaiknya buka tutup maks. 3 – 5 x/hari.

4. Termostat diatur agar suhu (–) 15o sampai (-)

25oC pada pagi hari.

JANGAN merubah termostat walaupun

listrik padam.

5. Monitor suhu setiap hari dan catat pada grafik

suhu yang ditempel 6. Lakukan pembersihan bagian luar dan dalam

freezer dari genangan air

22

7. Lakukan pembersihan LE dari bunga es sudah lebih dari 0.5 cm

dengan cara :

a. cabut kabel dari stopkontak

b. pindahkan isi LE dalam cold box berisi Ice pack beku

c. buka pintu dan tunggu sampai bunga es meleleh (jangan

lepaskan bunga es dengan benda tajam) dan keringkan

d. pasang kembali aliran listrik

8. Bila tidak dipakai, bersihkan dan keringkan karet seal dan bagian

dalam freezer agar tidak berjamur. Sebaiknya dibiarkan terbuka

sampai bagian dalam kering.

D. Penggunaan Alat Pemantau Suhu

Untuk memantau suhu lemari es dapat dipakai peralatan sbb.:

1. Pemantau suhu sesaat: mengukur suhu pada saat dibaca, antara

lain:

a. Termometer Mueller, kisaran pemantauan (-) 50⁰C sampai (+) 50⁰C. Diletakkan di dalam lemari es atau kotak dingin.

b. Termometer digital, menggunakan sensor yang diletakkan di dalam lemari es ataupun freezer maupun dalam kotak dingin untuk transportasi. Display suhu di luar lemari dingin sehingga suhu dapat dibaca dari luar lemari dingin.

c. Dial termometer, menggunakan sensor yang diletakkan di dalam lemari es atau freezer dan display suhu di luar lemari dingin sehingga suhu dapat dibaca dari luar lemari dingin.

d. Termometer air raksa/cairan lain, jenis ini tidak dianjurkan karena perubahan suhu sangat cepat sehingga menyulitkan pembacaan.

e. Freeze-tag: alat elektronik untuk memantau suhu beku di bawah 0⁰C. Alat ini diletakkan

23

di dalam lemari es/kotak pendingin bersama dengan vaksin. Display akan berubah dari tanda centang menjadi tanda silang bila suhu berada di bawah 0⁰C selama 1 jam. Alat pemantau ini terutama digunakan untuk memantau suhu yang dapat menimbulkankerusakan pada vaksin yang peka beku (freeze sensitive) seperti Hepatitis B, DPT, TT, DT dll.

2. Pemantau suhu berkelanjutan: mengukur dan mencatat riwayat

paparan suhu secara kontinu selama suatu periode waktu tertentu,

antara lain:

a. Termograf, terdiri atas skala suhu yang dipasang di luar lemari pendingin dan kabel sensor yang diletakkan di dalam ruang dingin sehingga pembacaan suhu dapat dilakukan dari luar ruang dingin. Pencatatan dilakukan pada lempeng kertas grafik secara kontinu dan tergantung jenis pencatatannya berlaku untuk mingguan atau bulanan. Biasanya dipakai pada cold room atau freezer room yang besar. Pembacaan suhu saat itu dapat dilakukan dengan melihat skala suhu display sedangkan riwayat paparan suhu tercatat dalam lempeng kertas grafik. Pada umumnya termograf dilengkapi dengan sistem alarm yang akan berfungsi bila suhu berada di luar kisaran suhu yang sudah di-set.

b. Temperature Data Logger TTM (Time Temperature Monitor): merupakan pemantau suhu yang berkelanjutan selama waktu dan interval yang diset dengan komputer. Alat ini dapat melakukan pembacaan suhu maksimal 1800 pembacaan dan dapat diset ulang setelah data lama diunduh. Kisaran suhu (-) 40 ⁰C sampai (+) 75 ⁰C. Riwayat paparan suhu dingin/panas dapat diunduh dengan komputer sehingga terdeteksi kapan adanya dan seberapa besar penyimpangan yang dialami . Dapat digunakan untuk pemantauan dalam lemari dan kotak pendingin maupun dalam pengiriman spesimen/bahan biologis seperti vaksin.

24

c. Fridge-Tag: merupakan pemantau suhu berkelanjutan. Fungsi dan kinerja mirip data logger sub (b) diatas. Kisaran pemantauan suhu (-) 20⁰C sampai (+) 55⁰C dilengkapi alarm bila terpapar suhu di atas 8⁰C selama 10 jam atau 60 menit dibawah – 0,5⁰C. Dapat menunjukkan riwayat paparan suhu 30 hari terakhir.

d. TTM (time temperature monitor): alat pemantau suhu untuk paparan panas dengan menggunakan prinsip perubahan warna bahan kimia seiring perubahan paparan suhu. Bekerja secara kumulatif dalam 4 tingkat A-B-C-D. Status C dan D menunjukkan bahan biologis/vaksin tidak layak pakai. Digunakan untuk menunjukkan layak pakai bahan biologis seperti oxytocin atau vaksin yang peka paparan panas berlebih (heat sensitive) seperti Polio, Campak, BCG dll. Alat diletakkan dalam lemari/kotak dingin bersama bahan biologis atau vaksin. Umumnya TTM ditempelkan pada kemasan bahan biologis /vaksin.

E. Carrier/ Cold Box = Kotak Spesimen/Vaksin 1. Lakukan pembersihan bagian luar dan

dalam cold box dari genangan air

2. Bila tidak dipakai, bersihkan dan

keringkan bagian dalam carrier/cold

box agar tidak berjamur. Sebaiknya

dibiarkan terbuka sampai bagian

dalam kering.

F. Ice pack = Kotak Dingin

1. Siapkan Ice pack (mis.kap. 0.6 L) sesuai

dengan ukuran cold box. Setiap cold box

diisi dengan 6 Ice pack.

2. Bekukan minimal 6 buah Ice pack setiap

hari dalam freezer.

Kapasitas yang umum tersedia: 0.6 L, 3.0 L, 5.3 L, 8.5 L, 20.7 L

Kapasitas yang umum tersedia: 0.4 L, 0.5 L, 0.6 L, 2.2 L, 5L

25

2. SAAT PENJEMPUTAN DI PUSKESMAS ATAU BILA DIKIRIM KE LAB REGIONAL A. Bila Spesimen Dijemput Oleh Petugas Dinas Kesehatan

1. Siapkan wadah pralon isi cryotube dan cold box berisi cukup Ice

pack beku.

2. Pastikan bahwa spesimen disimpan dalam lemari es dengan

kinerja baik dan suhu 4oC dengan kisaran suhu 2o – 8o C.

3. Masukkan spesimen dalam cold box dan masukkan minimal 6 buah

Ice pack.

4. Buat catatan tentang kondisi dan Ice pack beku pada surat

pengantar kiriman.

5. Maksimal berapa lama spesimen boleh disimpan dalam 4o C

B. Bila Spesimen Dikirim Ke Lab Regional Oleh Puskesmas 1. Petugas penerima periksa kondisi Ice pack apakah masih dalam

keadaan beku (bila tidak ada pemantau suhu di dalam box)

2. Kembalikan spesimen ke dalam kemasan cold box atau pindahkan

ke cold box lain dengan Ice pack beku dan bawa ke lab virologi

secepatnya.

3. Pemindahan ke cold box lain dilakukan pada keadaan:

(1) Cold box dan Ice pack akan dibawa kembali oleh pengirim

(2) Mungkin spesimen tidak langsung dilakukan pemeriksaan oleh

petugas lab. virologi

3. SAAT PENERIMAAN DI LAB VIROLOGI LAB REGIONAL

A. Spesimen Langsung Diperiksa

1. Gunakan alat pelindung diri (PPE)

2. Petugas lab memeriksa kemasan luar cold box dan isi label

pengantar.

3. Periksa kondisi Ice pack apakah masih dalam keadaan beku (bila

tidak menggunakan pemantau suhu di dalam box).

26

4. Buat catatan tentang kondisi dan suhu spesimen yang diterima

pada register spesimen.

5. Tetapkan berapa lama waktu/hari sejak pengambilan spesimen

sampai di terima di laboratorium regional.

6. Bila spesimen sudah melampaui batas waktu yang telah

ditetapkan, lakukan: ..................

7. Pastikan batasan jumlah spesimen yangminimal untuk melakukan

pemeriksaan PCR dan subtyping secara efisien.

8. Pastikan tenggat waktu maksimum antara penerimaan spesimen

sampai dilakukan pemeriksaan PCR dan sub typing..

9. Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,

lakukan:............

10. Lakukan pemeriksaan sesuai prosedur

B. Bila Pemeriksaan Tidak Langsung Dilakukan Maka Disimpan Dalam Deep Freezer (-) 70oC 1. Letakkan spesimen di Cryorack ke dalam

deep freezer.

2. Pastikan deep freezer memiliki kinerja baik.

3. Lakukan pemantauan penyimpanan

spesimen agar batas waktu penyimpanan

tidak terlampui.

4. Pastikan batasan waktu maksimum untuk pemeriksaan PCR dan

sub-typing terpenuhi.

5. Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,

lakukan:............

6. Lakukan monitoring dan pencatatan suhu deep freezer setiap hari

untuk memastikan stabilitas deep freezer.

27

4. BILA SPESIMEN DARI LAB REGIONAL AKAN DIRUJUK KE LAB. INFLUENZA NASIONAL/PUSAT BTDK KEMENKES

A. Selalu Siapkan Peralatan Untuk Merujuk Spesimen:

1. Cryobox

2. Pralon bertutup

3. Termometer

4. Cold box/carrier

5. Cold box berisi minimal 6 Ice pack

yang sudah dibekukan minimal 24

jam

5. PENGIRIMAN/TRANSPORTASI SPESIMEN DARI LAB. REGIONAL KE LAB NASIONAL INFLUENZA/PUSAT BTDK KEMENkES

A. Selalu gunakan ice pack BEKU saat pengiriman

B. Pastikan jumlah ice pack cukup dalam cold box ( minimal 6 buah)

C. Pastikan label pada cold box terisi lengkap dan catatan bahwa Ice

pack yang dipakai beku.

D. bila perjalanan > 24 jam pastikan mengganti Ice pack dengan Ice pack

beku baru saat dalam pengiriman.

E. Pastikan Ice pack masih beku saat tiba di lab regional (petugas lab

nasional memberikan catatan pada surat expedisi pengiriman)

F. Tentukan moda pengiriman agar spesimen dapat terima dalam

batasan waktu yang telah ditetapkan.

6. PENYIMPANAN SPESIMEN POSITIF (+)

Untuk spesimen positif harus disimpan oleh laboratorium dalam suhu (-)

70oC sekurang-kurangnya 18 bulan.

28

7. PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN DI PUSAT BTDK

A. Gunakan alat pelindung diri (PPE)

B. Simpan spesimen pada ke dalam deep freezer (-)70oC

C. Petugas lab memeriksa kemasan luar cold box dan isi label pengantar.

D. Periksa kondisi Ice pack apakah masih dalam keadaan beku (bila tidak

menggunakan pemantau suhu di dalam box).

E. Buat catatan tentang kondisi dan suhu spesimen yang diterima pada

register spesimen.

F. Tetapkan berapa lama waktu/hari sejak pengambilan spesimen

sampai di terima di laboratorium regional.

G. Bila spesimen sudah melampaui batas waktu yang telah ditetapkan,

lakukan: ..................

8. PEMERIKSAAN PCR DAN ISOLASI VIRUS DI PUSAT BTDK

A. Gunakan alat pelindung diri (PPE)

B. Pastikan batasan jumlah spesimen yang efisien untuk pemeriksaan

PCR dan sub typing.

C. Pastikan tenggat waktu maksimum antara penerimaan spesimen

sampai dilakukan pemeriksaan PCR dan sub-typing..

D. Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,

lakukan:............

E. Pastikan tenggat waktu maksimum antara penerimaan spesimen

sampai dilakukan isolasi.

F. Bila spesimen telah melampau batas waktu maksimum,

lakukan:............

G. Lakukan pemeriksaan sesuai prosedur

29

IV. SPO PENGELOLAAN COLD CHAIN SPESIMEN ILI DI PUSKESMAS SENTINEL

30

PROSEDUR BAKU TATALAKSANA COLD CHAIN SPESIMEN ILI UNTUK PUSKESMAS SENTINEL ILI

KAIDAH UMUM

• SIFAT SPESIMEN: 1. Spesimen ILI merupakan bahan biologis yang peka terhadap suhu diatas

kisaran suhu 2 o – 8 o C.

2. Kerusakan spesimen karena penanganan cold chain yang tidak

memenuhi syarat menyebabkan kerusakan pada spesimen sehingga tidak

layak dilakukan pemeriksaan PCR-RT/lain lain.

• JENIS SPESIMEN ILI Jenis spesimen ILI yang diambil:

1. Apus hidung.

1. Apus tenggorok.

• MEMPERTAHANKAN SUHU SPESIMEN ILI Suhu spesimen harus selalu diusahakan agar selalu berada pada suhu 4o C

dengan kisaran suhu 2 o – 8 o C sejak pengambilan, penyimpanan,

pengepakan dan pengiriman spesimen.

Penyimpanan pada suhu 4°C sejak spesimen diambil, maksimum dapat

dilakukan selama...........

31

1. PERSIAPAN RUTIN HARIAN (PRA – SAMPLING) Persiapkan dan monitor kinerja/suhu lemari es untuk penyimpanan

spesimen

A. Pemilihan Lemari Es Untuk Penyimpanan Bahan Biologis Peka

Panas (Heat Sensitive) 1. Untuk menyimpan bahan biologis peka-panas (heat sensitive)

harus dipilih lemari es yang menggunakan sistem manual

defrosting dan bukan jenis auto-defrosting. Hal ini disebabkan

karena pada tipe auto defrosting lemari es dilengkapi pemanas

yang akan bekerja bila bunga es menebal dan pada saat itu suhu

dalamlemari es akan meningkat sehinga berisiko kerusakan bahan

biologis yang disimpan didalamnya.

3. Lemari es harus dari jenis yang menggunakan pendingin non-CFC

dan tidak diperkenankan menggunakan pendingin jenis CFC/freon

karena berisiko merusakkan lapisan ozon global.

4. Lemari es yang dipilih harus mempunyai kemampuan stabilitas

suhu didalamnya bila listrik padam/sumber daya lain tidak berfungsi

(hold over time) selama minimal 6 jam bila pintu tertutup. Lemari es

domestik umumnya hanya mempunyai hold over time selama 1-2

jam.

B. Pengaturan dan Pemeliharaan Lemari Es ILR/ LE Rumah tangga 1. Tempatkan lemari es 10 – 15 cm

dari dinding/antar lemari es.

2. Hindari sinar matahari langsung.

3. Sebaiknya buka tutup lemari es

maksimal 3-5 x/hari.

4. Termostat diatur agar suhu 2 o-5 oC pada pagi hari.

5. Tempatkan sensor termometer digital/termometer

dalam LE, bila tidak ada display temperatur yang

build- in pada lemari es.

JANGAN merubah termostat walaupun listrik padam.

32

5. Gunakan termometer atau termometer digital untuk memonitor

suhu setiap hari dan catat pada grafik suhu yang ditempel.

6. Lakukan pembersihan bagian luar dan dalam LE dari genangan air

secara rutin

7. Lakukan pembersihan LE dari bunga es sudah lebih dari 0.5 cm

dengan cara:

a. cabut kabel dari stop kontak.

b. pindahkan isi LE dalam cold box berisi Ice pack beku.

c. buka pintu dan tunggu sampai bunga es meleleh (jangan

lepaskan bunga es dengan benda tajam) dan keringkan lemari

espasang kembali aliran listrik.

d. Bila tidak dipakai, bersihkan dan keringkan karet seal dan

bagian dalam lemari es agar tidak berjamur. Sebaiknya

dibiarkan terbuka sampai bagian dalam kering.

C. Penggunaan Alat Pemantau Suhu Untuk memantau suhu lemari es dapat dipakai peralatan sbb.:

1. Pemantau suhu sesaat: mengukur suhu pada saat dibaca, antara

lain:

a. Termometer Mueller, kisaran pemantauan (-) 50⁰C sampai (+) 50⁰C. Diletakkan di dalam lemari es atau kotak dingin.

b. Termometer digital, menggunakan sensor yang diletakkan di dalam lemari es ataupun freezer maupun dalam kotak dingin untuk transportasi. Display suhu di luar lemari dingin sehingga suhu dapat dibaca dari luar lemari dingin.

33

c. Dial termometer , menggunakan sensor yang diletakkan di dalam lemari es atau freezer dan display suhu di luar lemari dingin sehingga suhu dapat dibaca dari luar lemari dingin.

e. Termometer air raksa/cairan lain, jenis ini tidak dianjurkan karena perubahan suhu sangat cepat sehingga menyulitkan pembacaan.

f. Freeze-tag: alat elektronik untuk memantau suhu beku di bawah 0⁰C. Alat ini diletakkan di dalam lemari es/kotak pendingin bersama dengan vaksin. Display akan berubah dari tanda centang menjadi tanda silang bila suhu berada di bawah 0⁰C selama 1 jam. Alat pemantau ini terutama digunakan untuk memantau suhu yang dapat menimbulkankerusakan pada vaksin yang peka beku (freeze sensitive) seperti Hepatitis B, DPT, TT, DT dll.

2. Pemantau suhu berkelanjutan: mengukur dan mencatat riwayat

paparan suhu secara kontinu selama suatu periode waktu tertentu ,

a.l. :

a. Temperature Data Logger TTM (Time Temperature Monitor): merupakan pemantau suhu yang berkelanjutan selama waktu dan interval yang diset dengan komputer. Alat ini dapat melakukan pembacaan suhu maksimal 1800 pembacaan dan dapat diset ulang setelah data lama diunduh. Kisaran suhu (-) 40 ⁰C sampai (+) 75 ⁰C. Riwayat paparan suhu dingin/panas dapat diunduh dengan komputer sehingga terdeteksi kapan adanya dan seberapa besar penyimpangan yang dialami . Dapat digunakan untuk pemantauan dalam lemari dan kotak pendingin maupun dalam pengiriman spesimen/bahan biologis seperti vaksin.

b. Fridge-Tag: merupakan pemantau suhu berkelanjutan. Fungsi dan kinerja mirip data logger sub (b) diatas. Kisaran pemantauan suhu (-) 20⁰C sampai (+) 55⁰C dilengkapi alarm bila terpapar suhu di atas

34

8⁰C selama 10 jam atau 60 menit di bawah – 0,5⁰C. Dapat menunjukkan riwayat paparan suhu 30 hari terakhir.

c. TTM (time temperature monitor): alat pemantau suhu untuk paparan panas dengan menggunakan prinsip perubahan warna bahan kimia seiring perubahan paparan suhu. Bekerja secara kumulatif dalam 4 tingkat A-B-C-D. Status C dan D menunjukkan bahan biologis/vaksin tidak layak pakai. Digunakan untuk menunjukkan layak pakai bahan biologis seperti oxytocin atau vaksin yang peka paparan panas berlebih (heat sensitive) seperti Polio, Campak, BCG dll. Alat diletakkan dalam lemari/kotak dingin bersama bahan biologis atau vaksin. Umumnya TTM ditempelkan pada kemasan bahan biologis /vaksin.

D. Carrier/ Cold Box (Kotak Spesimen/Bahan Biologis)

1. Lakukan pembersihan bagian luar dan

dalam cold box dari genangan air. 2. Bila tidak dipakai, bersihkan dan

keringkan bagian dalam cold box agar

tidak berjamur. Sebaiknya dibiarkan

terbuka sampai bagian dalam kering.

E. Ice Pack (Kotak Beku) 1. Siapkan Ice pack (mis. Kap. 0,6 L) sesuai

dengan ukuran cold box sejumlah 6 x

jumlah cold box.

2. Bekukan minimal 6 bh Ice pack setiap hari

dalam freezer.

Kapasitas yang umum tersedia: 0.6 L, 3.0 L, 5.3 L, 8.5 L, 20.7 L

Kapasitas yang umum tersedia: 0.4 L, 0.5 L, 0.6 L, 2.2 L, 5L

35

F. Siapkan Beberapa Peralatan: 1. Cryotube untuk wadah spesimen usap yang

diambil

2. Pralon bertutup untuk wadah beberapa

spesimen.

2. SAAT PENGAMBILAN SPESIMEN

Siapkan:

A. Alat pelindung diri (PPE)

B. peralatan cold chain saat pengambilan spesimen:

cold box berisi minimal 6 Ice pack yang sudah dibekukan minimal 24

jam.

3. PENGEPAKAN

A. Bila Spesimen Segera Dikirimkan Ke Lab Regional Setelah Diambil Setelah spesimen diambil dan langsung dikirimke lab regional:

1. Masukkan cryotube yang berisi spesimen

ILI ke dalam pralon.

2. Susun Ice pack (minimal 6 buah) pada

bagian bawah, samping di dalam cold

box/carrier.

3. Masukkan pralon ke dalam cold

box/carrier dan tutup bagian atas dengan

satu buah Ice pack.

4. Letakkan termometer kemudian tutup cold box/carrier.

5. Beri label dan spesimen siap dikirimkan ke lab regional.

6. Tentukan moda pengiriman agar spesimen dapat tiba di lab reg

dalam waktu < 4 hari sejak pengambilan ??

B. Bila Spesimen Dikirimkan Secara Mingguan Ke Lab Regional?

1. Letakkan cryotube yang sudah berisi spesimen di dalam pralon

dengan tutup ke dalam lemari es.

36

2. Pastikan kinerja lemari es baik dan mempunyai suhu 4oC dengan

kisaran suhu 2o – 8oC. 3. Pastikan spesimen tiba di lab reg dalam waktu < .......... hari sejak

pengambilan ??

C. Penyimpanan Spesimen (Sementara) Sebelum Dikirim Ke Lab

Regional 1. Letakkan cryotube yang sudah berisi spesimen ke dalam pralon

dengan tutup ke dalam lemari es

2. Pastikan kinerja lemari es baik dan mempunyai suhu 4oC dengan

kisaran suhu 2o – 8oC. 3. Pastikan spesimen tidak ditempatkan di bagian

pintu lemari es.

4. Pastikan batasan waktu maksimal penyimpanan

di puskesmas sejak pengambilan spesimen

terpenuhi.

5. Lakukan monitoring dan pencatatan suhu lemari es setiap hari

untuk memastikan stabilitas suhu lemari es.

4. PENGIRIMAN/TRANSPORTASI SPESIMEN DARI

PUSKESMAS KE LAB. REGIONAL

A. Selalu gunakan cool pack BEKU saat pengiriman.

B. Pastikan jumlah Ice pack cukup dalam cold box ( minimal 6 buah)

C. Pastikan label pada cold box terisi lengkap dan catatan bahwa Ice

pack yang dipakai beku.

D. Bila perjalanan > 24 jam pastikan mengganti Ice pack dengan Ice pack

beku baru dalam perjalanan.

E. Sertakan dokumen pengiriman menyertai pengiriman spesimen.

F. Pastikan Ice packs masih beku saat tiba di lab regional (petugas lab

regional mencatat pada surat expedisi pengiriman).

G. Tentukan moda pengiriman agar spesimen dapat tiba di lab reg dalam

waktu < ............ hari sejak pengambilan ??

37

V. PENUTUP

Dengan menerapkan berbagai isu dalam SPO ini, akan membantu petugas

pelaksana untuk menjamin mutu yang baik daripada Spesimen ILI sampai

diperiksa oleh laboratorium.

Bila sarana pendukung yang canggih belum ada pada saat ini, petugas

harus menggunakan peralatan yang tepat guna dengan pendekatan pada

berbagai alternatif yang terdapat dalam SPO ini.

38

VI. KEPUSTAKAAN

1. A practical guide to harmonizing virological and epidemiological

Influenza Surveillance, WHO Wespro,November 2008

2. Effective Vaccine management (version 1.7), WHO,Unicef, GAVI

Alliance, PATH, September 2010

3. Pedoman pelaksanaan Surveilans Epidemiologi dan Virologi Influenza

Like Illness (ILI) di Puskesmas dan Rumah Sakit, Puslitbang Biomedis

dan Farmasi, Badan Litbangkes Kementerian Kesehatan RI, Jakarta

2010

4. Protokol Sari (Severe Acute Respiratory Infection), Badan

Litbangkes,Jakarta 2011

5. Standar Prosedur Operasi (SPO) Pengambilan, Pengemasan, Dan

Pengiriman Spesimen Harmonisasi Surveilans Jakarta Timur, .Pusat

BTDK, 2010 )

6. Standar prosedur operasional pengambilan, pengepakan dan

Pengiriman Spesimen Surveilans Virologi Influenza Like Illness (ILI),

Pusat Biomedis dan Farmasi, Badan Litbang Kesehatan, kementerian

Kesehatan RI, jakarta 2010.

7. Spesimen Stock Management. Guidelines for Immunization Program

and Spesimen Store Managers. WHO, Immunization, Spesimens, and

Biologicals, WHO/IVB/06.12.

8. Spesimens and Biologicals. Ensuring the Quality of Spesimens at

Community Level, WHO-UNICEF, WHO/V&B/02.16.

9. Guidelines for Sample Collection and Handling of Human Clinical

samples for Laboratory Diagnosis of H1N1 Influenza, National Institute

Of Communicable Diseases, 22- Sham Nath Marg New Delhi -110054,

DIRECTORATE GENERAL OF HEALTH SERVICES , MINISTRY OF

HEALTH AND FAMILY WELFARE GOVT OF INDIA.

10. Collecting,preserving and shipping spesimens for the diagnosis of Avian

Influenza A virus infection; Oct. 2006 - WHO/CDS/EPR/ARO/2006.1

11. Generic Protocol for Influenza Surveillance, PAHO/HDM/CD/V/411/06

12. A practical guide for designing and conducting influenza disease burden

studies, WHO Western Pacific Region-November 2008.

39

13. Interm Guidance on Specimen Collection, Processing, and Testing for

Patients with Suspected Novel Influenza A (H1N1) Virus Infection –

CDC, May 2009.

14. Sampling and shipping of influenza clinical Spesimens and virus

isolates, WHO, March 2009.

15. Laboratory Testing Protocol: Influenza Surveillance, DSHS Austin

Laboratory, Publ. No. 14-13224-Revised 11/03/2011.

16. SOP on Laboratory Diagnosis of Influenza (Seasonal, Avian and

Pandemic), Government of Nepal, MOHP, Feb 2011.

17. Guidelines: Influenza Specimen Collection, Labeling, Storage and

Handling, NCIRD/ID/SORT, Version 1.3, 10/28/2011.

18. Manual for The Laboratory Diagnosis and Virological Surveillance of

Influenza, WHO, 2011.

19. Laboratory Diagnostics, Specimen Collection, and Biosafety Issues,

CDC, s 15480 pdf.

40

Lampiran 1

KARTU MONITORING PENGIRIMAN/PENERIMAAN SPESIMEN ILI

Puskesmas pengirim:____________________

No Item yg diperiksa

Saat dikirim

oleh Puskesma

s

Saat diterima oleh Lab. Regional

Saat dikirim

oleh Lab. Regional ke BTDK

Saat diterima

oleh Pusat BTDK

1 Tanggal pengiriman

2 Jam pengiriman

3 Suhu saat pengiriman °C °C °C °C

4 Jumlah spesimen bh bh bh bh

5 Warna spesimen

6 Termometer

disertakan: Ya/Tidak

7 Jumlah Ice pack bh bh bh bh

8 Jumlah pralon bh bh bh bh

9 Nama petugas

10 Paraf petugas

41

Lampiran 2.a.

42

Lampiran 2.b.

43

Lampiran 2.c.