STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) - … OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM 1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK 2. SOP ADMINISTRASI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM

1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK

2. SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

3. SOP PENOMORAN SURAT

4. SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

5. SOP FAKS MASUK

6. SOP PEMINJAMAN ARSIP

7. SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

8. SOP RETENSI ARSIP

FLOWCHART SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK

MULAI

MENERIMA SURAT MASUK

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI

PENGAGENDAAN SURAT DINAS

PEMERIKSAAN SURAT

DISPOSISI PETUNJUK DARI KEPALA BNN KOTA MATARAM

MEMERIKSA DAN MELAKSANAKAN DISPOSISI

DISTRIBUSI SURAT PENGARSIPAN PEMBUATAN SURAT BALASAN

PENYAMPAIAN SURAT PRIBADI KEPADA YBS

SELESAI

Badan Narkotika Nasional Kota Mataram

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional

5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kot

1. Kepala BNN Kota Mataram

2. Kasubbag Umum

3. Pengadministrasi Umum

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi 4. Buku Ekspedisi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat masuk. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap

melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi:

1. Koordinasi dengan petugas security/receptionis penerima surat 2. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.

1. Pencatatan surat masuk pada buku agenda 2. Pencatatan disposisi petunjuk pada buku agenda

No Kegiatan Pelayanan

Subbag Umum

Pengadministrasi Umum

Kasubag Umum

Kepala BNN Kota

Mataram

Para Kasi

Pengolah Data

Pegawai BNN Kota Mataram

Mutu Baku

Ket.

Kelengkapan Waktu Output

1. Petugas Layanan Subbag Umum BNN Kota Mataram menerima surat, memilah Surat atas surat pribadi dan surat dinas. Petugas Layan Subbag Umum BNN Kota Mataram menyerahkan kepada Petugas Pengadministrasi Umum. Mengembalikan Surat jika salah alamat/salah kirim.

1. ATK 2. Surat 3. Lembar

disposisi

5 menit Adanya penanggung jawab penerima Surat Masuk

2. Pengadministrasi Umum mencatat dalam buku agenda, melampirkan lembar disposisi pada surat dan meneruskan surat kepada Kasubag Umum. Untuk Surat Pribadi disampaikan pada yang bersangkutan.

1. Surat 2. Lembar

disposisi 3. Buku

Agenda 4. Buku

Ekspedisi

15 menit

1. Surat Dinas Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk.

2. Surat Masuk terklasifikasi dan terdata dalam buku agenda.

3. Surat Pribadi disampaikan dengan bukti tanda terima pada buku ekspedisi

3. Kasubag Umum memeriksa dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan /petunjuk..

1. Surat 2. Lembar

disposisi

15 menit

Disposisi

4. Kepala BNN Kota Mataram mengembalikan surat yang telah di disposisi kepada Kasubag Umum untuk ditindak lanjuti.

1. Surat 2. Lembar

disposisi

15 menit

1. Arahan/perintah, 2. Disposisi Petunjuk

5. Kasubag Umum memeriksa disposisi petunjuk Kepala BNN Kota Mataram dan menyerahkan Surat kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan didistribusikan sesuai petunjuk.

1. Surat 2. Lembar

disposisi

10 menit

Disposisi / Bahan konsep surat balasan

6. Pengadministrasi Umum mencatat disposisi petunjuk/ menggandakan dan mendistribusikan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram.

1. ATK 2. Surat 3. Lembar

disposisi 4. Buku

Agenda 5. Konsep

Surat

15 menit

Disposisi Surat Masuk tercatat dalam buku agenda Penggandaan Surat

7. Para Kasi menerima Surat dan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram dan menindaklanjuti sesuai petunjuk. Pengolah Data membuat konsep surat balasan sesuai petunjuk. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengarsipkan Surat Asli.

1. Surat 2. Lembar

Disposisi, 3. Konsep

surat

20 menit

1. Arsip Surat 2. Konsep surat

balasan. 3. bukti tanda terima

pada buku ekspedisi

1 Jam 35 Menit

: Berpindah ke aktifitas SOP Surat Keluar

Kepala BNN Kota Mataram

Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

1 1

1

1

FLOWCHART SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR

MULAI

KONSEP SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP SURAT SERTA PEMBUBUHAN PARAF

TANDA TANGAN PIMPINAN

PENOMORAN DAN PENCATATAN SURAT KELUAR

ARSIP

PENGIRIMAN SURAT

SELESAI


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR





5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota


2. Kasubbag Umum



1. SOP Pelayanan Administratif Surat Masuk Subbag Umum. 2. SOP Tata Naskah 3. SOP Penataan Arsip

1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi


1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat keluar. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap

melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi:

1. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.

1. Pencatatan surat keluar pada buku agenda

No Kegiatan Pengolah Data

Para Kasi Kasubag Umum

Kepala BNN Kota

Mataram

Pengadminis

trasi Umum

Pelayanan Subbag Umum

BNN Kota Mataram

Bagian Umum

Settama BNN

Mutu Baku


1. Petugas Pengolah Data membuat konsep surat sesuai disposisi petunjuk atau arahan/ perintah pimpinan.

1. ATK 2. Konsep Surat 3. Komputer

15 menit

Konsep Surat

2. Petugas Pengolah Data menyerahkan konsepan surat keluar kepada pimpinan (konseptor surat) untuk diperiksa dan dibubuhi paraf jika ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali. Surat yang telah terparaf oleh Pengolah data diserahkan kepada kasubbag Umum untuk diperiksa.

1. ATK 2. Konsep Surat

15 menit

Konsep Surat Dinas yang terparaf konseptor.

3. Kasubag Umum memeriksa Konsep Surat Keluar dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan.

1. ATK 2. Konsep

Surat

15 menit

Konsep Surat Dinas yang terparaf Kasubbag Umum

4. Kepala BNN Kota Mataram menyetujui dan mengembalikan konsep surat kepada Kasubbag Umum.

1. ATK 2. Konsep

Surat

5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram

5. Kasubbag Umum memeriksa surat dan memerintahkan pengadministrasi umum untuk mengagendakan surat. Keluar. Untuk Surat yang membutuhkan tandatangan

1. ATK 2. Surat Keluar

5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram 1

Kepala BNN/ Sekretaris Utama BNN surat di teruskan ke Bagian TU Settama BNN

6. Pengadministrasi Umum mencatat surat pada buku agenda surat keluar dan membubuhi nomor , tanggal dan cap pada jenis surat tertentu. Pengadministrasi umum menyerahkan surat kepada pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram untuk dikirim dan menggandakan serta diarsipkan.

1. ATK 2. Buku

Agenda 3. Cap

Stempel

15 menit

Surat Keluar yang terdata di Buku Agenda Surat Keluar yang telah di nomori, diberi tanggal dan di cap stempel (untuk surat tertentu)

7. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengirimkan surat , menggandakan dan mengarsipkan surat keluar.

1. Buku Ekspedisi

2. Mesin Fotocopy

15 menit

1. Terdatanya surat keluar yang terkirim di buku ekspedisi.

2. Arsip Surat Keluar.

8. 1 Jam 25 Menit

: Berpindah aktifitas ke SOP Administrasi Persuratan BNN


Drs. H. Nur Rachmat, Apt.

NIP. 19660408 199203 1 013

1

1

1

FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

MULAI

PENERIMAAN ARSIP MASUK

PENGKLSIFIKASIAN ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

MENENTUKAN INDEKS BERKAS

PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN

KLASIFIKASI ARSIP

SELESAI

PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PENATAAN BERKAS ARSIP






1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum


1. SOP Retensi Arsip Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip


Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.

1. Daftar arsip

2. Daftar klasifikasi arsip

No Kegiatan Pengadministrasi umum /

Arsiparis

Kasubbag Umum

Kepala BNN Kota

Mataram

Mutu Baku Keterang

an


1. Penerimaan Arsip Masuk. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip

15 menit Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis TU

2. Mengklasifikasi Arsip. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip

10 menit Terklasifikasinya arsip Berdasarkan klasifikasi arsip fasilitatif

3. Mengindeks Arsip. Arsip, lembar indeks arsip

15 menit Terbedakannya arsip/ surat dengan yang lainnya dalam satu berkas

4. Menentukan Indeks Berkas (titel). Berkas arsip, daftar indeks arsip berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri.

15 menit Terwujudnya tanda pengenal

5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip

Berkas arsip, boks arsip,rak arsip.

30 menit Tersusunnya penataan arsip berdasarkan kode Klasifikasi arsip

6. Penyusunan kartu kendali Daftar arsip, Kode klasifikasi arsip.

15 menit Terwujudnya kartu kendali arsip guna mempermudah pencarian arsip

7. Pelaporan Bulanan dan tahunan kepada Kasubag Umum dan Ka BNN Kota Mataram.

Komputer

1 Bulan Sekali

Laporan Arsip

1 Jam 25 Menit



FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

MULAI

PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN

MENGGANDAKAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENYERAHKAN DOKUMEN YANG TELAH DIGANDAKAN

KEPADA PEMOHON

SELESAI


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOCOPY)/ DIGITAL







2. Kasubbag Umum



1. SOP Penataan Berkas Arsip Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK.


Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen

1. Agenda arsip surat

2. Formulir peminjaman arsip

No Kegiatan Pemohon Kasubbag

Umum


Pengolah Data

Mutu Baku Keterangan


1. Mengajukan Penggandaan Dokumen

Formulir Penggandaan Dokumen yang telah ditandatanga ni sebagai pemohon

10 menit 1. Terisinya formulir penggandaan dokumen

2. Terwujudnya tanda bukti permohonan penggandaan dokumen.

2. Memverifikasi permohonan Penggandaan dokumen

Formulir permohonan penggandaan dokumen ditandatangani Kasubag TU

5 menit Tertandatanganinya Formulir permohonan penggandaan barang.

3. Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen

Formulir Penggandaan Dokumen, Agenda Penggandaan Dokumen

5 menit Terdatanya informasi pemohon Penggandaan Dokumen

4. Menggandakan Dokumen (Hardcopy/Softcopy)

Dokumen yang akan digandakan

10 menit Terlaksananya permohonan penggandaan Dokumen

5. Menghitung jumlah dokumen Yang digandakan

Dokumen yang akan digandakan

5 menit Terpastikannya jumlah Dokumen yang digandakan

6. Mencatat Jumlah dokumen yang telah digandakan

5 menit Terkendalinya jumlah Kertas yang terpakai

7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan

kepada pemohon.

2 menit

Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen

42 Menit


Drs. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013

FLOWCHART SOP PENOMORAN SURAT

MULAI

PENGAJUAN PENOMORAN SURAT

SELESAI

KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT (SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SPRIN,

SURAT TUGAS)

PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA PENGARSIPAN

ARSIP


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PENOMORAN SURAT







2. Kasubbag Umum



1. SOP Penataan Berkas Arsip Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar,


1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.

2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip Subbag Umum

1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar

No Kegiatan


BNN Kota Mataram




1. Pengajuan Penomoran Surat Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat

15 Menit

Tersusunnya secara urut surat-surat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali

2. Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas)

Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat

15 Menit

Terklasifikasinya surat hingga penomorannya

3. Penomoran Surat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas

10 Menit

Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

4. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengiriman

Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

10 Menit

Tersedianya Arsip Surat pada tata usaha dan tercatat pada buku ekspedisi bukti pengiriman surat.

50 Menit



FLOWCHART SOP FAKS MASUK

MULAI

PENERIMAAN FAKS MASUK

PEMBERIAN NOMOR DAN TANGGAL MASUK TERHADAP

FAKS YANG DITERIMA

PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

SELESAI

ARSIP


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP FAKS MASUK







2. Kasubbag Umum



1. SOP Penomoran Surat Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat.


Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali.

1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk

No Kegiatan


BNN Kota Mataram




1. Menerima Faks Masuk Daftar faks masuk 5 Menit

Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali

2. Pemberian Nomor dan tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima.

Faks Masuk, Daftar Faks Masuk

15 Menit

Terklasifikasinya surat hingga penomorannya

3. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengagendaan.

Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

10 Menit

Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit Subbag Umum.

30 Menit



FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP

SELESAI

PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP

PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP

PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS

PEMINJAMAN ARSIP

MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN

MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH

DIKEMBALIKAN

PENGEMBALIAN ARSIP KEPENYIMPANAN SEMULA

MULAI


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP PEMINJAMAN ARSIP







2. Kasubbag Umum



1. SOP Penataan Berkas Arsip Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK,


1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan,

2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip.

1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

No Kegiatan Pemohon Pengadministrasi

Umum



1. Penerimaan Pengajuan Peminjaman arsip

Formulir Peminjaman arsip

10 Menit

1. Terisinya formulir penimjaman arsip

2. Terwujudnya tanda bukti permohonan peminjaman arsip

Daftar arsip 20 Menit

Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

2. Pencatatan Peminjaman Arsip dan Peminjaman Arsip

Formulir peminjaman arsip, Agenda Peminjaman Arsip

30 Menit

Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam

Formulir peminjaman arsip, Folder tempat arsip yang dipinjam

15 Menit

Tergantikannya arsip yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip.

3. Menerima arsip yang telah dikembalikan

Formulir Pengembalian Arsip

10 Menit

Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan

4. Memeriksa kelengkapan dan Keadaan arsip secara berkala

Arsip, Data Arsip/

60 Menit

1. Terwujudnya pengembalian arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal

2. Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap



FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP

FOLDER ARSIP

MULAI

PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF

PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL

RETENSI ARSIP

PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP

PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP

PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

PEMUSNAHAN ARSIP

SELESAI

KEPALA BNNK

Mataram

PENUNDAAN

TIDAK

YA

Badan Narkotika Nasional

Kota Mataram

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

Nama SOP RETENSI ARSIP







2. Kasubbag Umum



1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah

Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas,lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip


1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala BNN Kota Mataram sebagai Penanggung Jawab kearsipan

2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis

terhadap arsip yang dimusnahkan.

1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.

No Kegiatan Pengadministrasi Umum

Kepala Subbag Umum




1. Pemindahan Arsip statis Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip

1 Hari Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis Subbag Umum

5 Tahun Sekali

Berita Acara Pemindahan Arsip

2 Jam

Terparafnya Berita Acara Pemindahan Arsip

2. Pengecekan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip 2 x 24 Jam

1. Terdatanya arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya

2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah

3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan arsip

Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Umum

1 Jam Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang Akan dimusnahkan.

Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Ka BNN Kota Mataram

1 Jam Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan

4. Pengisian Daftar Pertelaan Formulir Pertelaan Pemusnahan Arsip

15 Menit

Terisinya Daftar Pertelaan Pemusnahan

Arsip

5. Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip

Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip

15 Menit

Terisinya Berita Acara Pemusnahan Arsip

6. Pemusnahan Arsip Persetujuan atasan, Arsip in Aktif yang akan dimusnahkan

1 Jam Termusna hkannya Arsip In Aktif yang telah tidak terpakai

Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah.

3 Hari 5 Jam 30 Menit



Documents

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) - … OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM 1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK 2. SOP ADMINISTRASI