Panduan SOP Administrasi dan Sekretariatan

HIMA D3KKIM FTI-ITS Periode 2013/2014

Oleh : Sekretaris HIMA D3KKIM

#InTegritasMembangunSinergi

Administrasi Surat Menyurat

Surat harus disusun secara ringkas, padat dan jelas, serta bahasa-bahasa yang digunakan harus mudah dimengerti serta teratur.

a. Mekanisme Surat Menyurat

Surat Masuk

- Surat masuk diletakan pada mading per bidang dan direkap oleh Sekretaris 2 serta diarsipkan dalam box file tiap bidang

- Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh sekretraris 2

- Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin sekretaris 2

Surat Keluar

-Surat keluar dibuat oleh masing-masing sekretaris himpunan atau bidang dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan.

- Sebelum surat tersebut dikirimkan, surat tersebut dicatat pada buku surat keluar.

- Surat yang dikeluarkan harus di arsipkan dan dicatat dalam bentuk soft/hard copy yang kemudian diserahkan pada sekretaris himpunan

- Penggunaan atas nama hanya diperkenankan seizin pihak yang bersangkutan dan yang berhak menandatangani adalah pengurus yang jabatannya di bawah pengurus yang bersangkutan sesuai struktur organisasi.

Ketentuan Penomoran dan Pembuatan Surat Keluar

Format Penomoran Surat Keluar (kode nomor surat)

Surat Keputusan (SK) : 01 Surat Undangan (SU) : 02 Surat Permohonan (SPm) : 03 Surat Pemberitahuan (SPb) : 04 Surat Peminjaman (SPp) : 05 Surat Pernyataan (SPn) : 06 Surat Mandat (SM) : 07 Surat Tugas (ST) : 08 Surat Keterangan (SKet) : 09 Surat Rekomendasi (SR) : 10 Surat Balasan (SB) : 11 Lembar Pengesahan (PENG) : 12 Sertifikat (SER) : 13

a. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Contoh :

Nomor : 08.1/ST/BPH/HIMA D3KKIM/VIII/2013 Keterangan :

08 : Kode nomor surat 1 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan ST : Surat Tugas (lihat format surat diatas) BPH : Badan Pengurus Harian HIMA D3KKIM : Nama lembaga yang mengeluarkan surat VIII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi) 2013 : Tahun berjalan

b. Surat yang dikeluarkan oleh Bidang (non kepanitiaan)

Contoh : Nomor : 02.1/SU/PROFIL/HIMA D3KKIM/VIII/2013

Keterangan : 02 : Kode nomor surat 1 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan SU : Surat Undangan (lihat format surat di atas) PROFIL : Bidang yang mengeluarkan surat HIMA D3KKIM : Nama lembaga yang menaungi bidang (pasti) VII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi) 2013 : Tahun berjalan

b. Surat yang dikeluarkan kepanitiaan kegiatan Contoh : Nomor : 05.1/SPp/RAKER/DAGRI/HIMA D3KKIM/VIII/2013

Keterangan : 05 : Kode nomor surat 1 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan S.Pp : Surat Peminjaman (lihat format surat di atas) RAKER : Nama kegiatan DAGRI : Nama bidang yang mengadakan kegiatan HIMA D3KKIM : Nama lembaga yang menaungi bidang (pasti) VIII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi) 2013 : Tahun berjalan

Ketentuan Pembuatan Surat Kegiatan : 1. Surat ditulis dengan format standar HIMA D3KKIM 2. Surat ditulis dengan Font TIMES NEW ROMAN 80gr ukuran font 12 3. Margin top : 3cm, bottom : 3cm, left : 3cm, right : 2cm. Spasi 1,5. 4. Header _Footer menggunakan KOP SURAT STANDAR HIMA D3KKIM 2013/2014. 5. Nomor surat dalam satu kegiatan harus urut dan tidak boleh sama. 6. Sekretaris kegiatan wajib membuat arsip nomor surat yang dibuat.

Mekanisme Surat-Menyurat 1. Surat Undangan Forum ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua Himpunan 2. Surat Keluar untuk Kegiatan minimal ditandatangani oleh Ketua Panitia dan Ketua Himpunan. Misal : Surat permohonan dana dekanat, surat undangan kegiatan, surat pemasangan spanduk,

surat perijinan kampus. 3. Surat yang harus menggunakan tanda tangan KAPRODI D3 TEKNIK KIMIA

Misal : a. Surat peminjaman tempat BB 302, AA 105/106, parkir, peminjaman LCD jurusan, dll 4. Surat yang harus menggunakan tanda tangan DEKANAT Misal : a. Surat permohonan dana ke ITS (SPP/DPP) b. Surat permohonan rekomendasi kegiatan 5. Surat yang harus menggunakan tanda tangan Kepala Badan Pembinaan Kemahasiswaan dan

Hubungan Alumni ITS / Pembantu Rektor I ITS Misal : a. Surat Permohonan Dana ke IKOMA ITS.

# I n t e g r i t a s M e m b a n g u n S i n e r g i

Persyaratan Lain

Surat Rekomendasi Kegiatan

(kepada Pak Bambang [sasaran keg dalan ITS])

(kepada Pak Herman [sasaran keg luar ITS])

TTD KePel, KaHIMA, KaProdi, PD

Permohonan SPP DPP

(Kepada Pak Bambang)

TTD KePel, KaHIMA, KaProdi, PD

Permohonan untuk IKOMA

(Kepada Ketua IKOMA)

TTD KePel, KaHIMA, KaProdi, PD, Pak Bambang

Alur Pengajuan Proposal dan LPJ

Mulai

Pembuatan Proposal

Asistensi ke Sekretaris

Bidang

Asistensi ke Sekretaris 1

atau 2

Tanda Tangan KaHIMA

Asistensi ke Dosen TKK (Bu.

Elly)

Tanda Tangan KaPRODI (Pak.

Budi)

Tanda Tangan Dekan FTI

Kegiatan dalam Lingkup ITS

Tanda Tangan Ka Badan Kemahasiswaan dan

Pembinaan Hubungan Alumni

YA

NO

Tanda Tangan

Pembantu Rektor ITS

Selesai

Wakil Dekan

Fakultas Teknologi Industri

Dr. Ir. Sumarno, M.Eng

NIP. 19640608 199102 1 001

Melalui Pak Toni (Dekanat FTI)

Ketua Program Studi

D3 Teknik Kimia

Ir. Budi Setiawan, MT

NIP. 19540220 19871 1 001

Wakil Rektor Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan

Prof. Dr. Ing. Herman Sasongko NIP. 19601004 198601 1 001

(Untuk Kegiatan Eksternal ITS) MELALUI PAK UCIK (BAAK)

Ketua Lembaga Pengembangan, Pendidikan, Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni

Dr. Ir. Bambang Sampurno, MT. NIP. 19650919 199003 1 003

(Untuk Kegiatan Internal ITS) MELALUI PAK UCIK (BAAK)

Format Tanda Tangan

C O V E R

Judul Kegiatan

Nama Organisasi dan tahun Kepengurusan

Logo pada Cover

Tema Kegiatan

1. Dibuat maksimal 4 minggu sebelum kegiatan

2. Ditandatangani oleh pihak terkait maksimal 2 minggu sebelum kegiatan

3. Diwajibkan asistensi minimal 1 kali kepada sekretaris 1 atau 2 HIMA D3KKIM

4. Konten yang wajib ada pada proposal kegiatan:

Cover, berisi: NAMA KEGIATAN, Logo (ITS, 53, Eco Campus, Arek ITS Cak, HIMA D3KKIM, Green On, Bidang)

Pendahuluan Latar belakang Landasan Kegiatan Tujuan Kegiatan Tema Kegiatan Sasaran Waktu dan tempat Pelaksanaan Bentuk Kegiatan Susunan Acara (Terlampir) Susunan Panitia (Terlampir) Anggaran Dana (Terlampir) Penutup Lembar Pengesahan Lampiran

5. Format Penulisan:

1. Kertas A4 80 gr. Margin top : 3cm , bottom: 3cm, left: 3cm, right: 2cm

2. Font : Times New Roman, Size: 12.

3. Spasi : 1,5

Proposal Sponshorsip

1. Dibuat maksimal 3 bulan sebelum kegiatan 2. Ditandatangani pihak terkait maksimal 2,5 bulan sebelum kegiatan. 3. Disampaikan ke perusahaan maksimal 2,5 bulan sebelum kegiatan. 4. Wajib asistensi minimal 1 kali ke Sekretaris 1 atau 2 HIMA D3KKIM. 5. Konten utama proposal sponsorship:

Kelebihan kegiatan Keuntungan bagi pihak sponsor Paket sponsorship Media Spoonsorship Kriteria Kerjasama Tanda terima Proposal

6. Format : Bebas dan Sekreatif mungkin

1.Ditandatangani oleh pihak terkait maksimal 1 minggu

setelah kegiatan

2.Diwajibkan asistensi minimal 1 kali kepada sekretaris 1

atau 2 HIMA D3KKIM Format Penulisan:

1. Kertas A4 80 gr. Margin top : 3cm , bottom: 3cm, left: 3cm, right: 2cm 2. Font : Times New Roman, Size: 12. 3. Spasi : 1,5

Halaman Judul [NAMA KEGIATAN, Logo (ITS, Arek ITS Cak, HIMA D3KKIM)] Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN A. Nama Kegiatan B. Latar Belakang C. Tujuan D. Target E. Sasaran Kegiatan F. Waktu dan Tempat Kegiatan G. Panitia Pelaksana BAB II REALISASI KEGIATAN A. PERSIAPAN NON TEKNIS (Penjelasan mengenai perispan non teknis sebelum kegiatan,

misal perencanaan kegiatan, pembentukan panitia, dll) B. PERSIAPAN TEKNIS (penjelasan persiapan teknis sebelum kegiatan) C. PELAKSANAAN/KEGIATAN (dibuat paragraf, penjelasan selama kegiatan) D. ANGGARAN (Jumlah dana yang didapat dan pengeluaran) BAB III EVALUASI DAN KEGIATAN A. EVALUASI

Persiapan Pelaksanaan Kepanitiaan Anggaran

B. KENDALA (alasan adanya evaluasi) C. PEMECAHAN (solusi dari evaluasi) BAB IV PENUTUP LAMPIRAN

Laporan Keuangan (laporan pemasukan dan pengeluaran sesuai SPJ) Dokumentasi Kegiatan (minimal 6) Surat Keluar Masuk Absen Peserta (Absensi kehadiran peserta selama kegiatan)

ISI BAB I DISAMAKAN DENGAN YANG TERTULIS DI PROPOSAL KEGIATAN

LPJ Sponshorsip

1. Dibuat maksimal 1 minggu setelah kegiatan.

2. Disampaikan ke perusahaan maksimal 2 minggu setelah kegiatan.

3. Wajib asistensi proposal kepada Sekretaris 1 atau 2 HIMA D3KKIM minimal 1 kali.

KONTEN DAN ALUR PEMBUATAN SERTIFIKAT: 1. Nomor Sertifikat 2. Nama Penerima

a. Jika penerima merupakan mahasiswa ITS, maka harus mencantumkan NRP. b. Jika penerima memiliki gelar, maka harus mencantumkan secara lengkap dan benar

3. Penerima sertifikat sebagai panitia, pembicara, peserta, juri, atau lainnya. 4. Tempat pelaksanaan kegiatan 5. Waktu pelaksanaan kegiatan 6. Logo ITS, Logo AREK ITS CAK, Logo HIMA D3KKIM (ada di sekretaris bidang). (Untuk kegiatan internal ITS, logo ITS yang digunakan yang bulat) 7. Tanda Tangan Ketua Panitia, Ketua HIMA D3KKIM, KAPRODI D3KKIM (untuk Ketua Panitia, tidak menggunakan tanda tangan ketua panitia). 8. Ditulis menggunakan Bahasa Inggris (asistensi ke Bu. Danawati) 9. Design Sederhana dan Jelas, Dilarang FULL COLOUR. (Design sertifikat wajib diasistensikan kepada Sekretaris 1 atau 2 HIMA D3KKIM sebelum

diprint) 10. Sertifikat dengan jumlah kurang dari 50 buah harus sudah selesai maksimal 1bulan setelah

rangkaian kegiatan. 11. Sertifikat dengan jumlah lebih dari 50 buah harus sudah selesai maksimal 1,5 bulan setelah

rangkaian kegiatan. 13. Jika semua sertifikat sudah ditandatangani oleh KAPRODI D3KKIM, wajib melapor ke Sekretaris

1 atau 2 HIMA D3KKIM.

Tata Cara Penulisan Nomor Sertifikat: No : 13.Nomor Urut/SER/Nama Kegiatan/BIDANG/HIMA D3KKIM/Bulan/Tahun No : 13.1/SER/RAKER/DAGRI/HIMA D3KKIM/VIII/2013

Pembuatan Sertifikat HIMA D3KKIM

STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

Jam Kerja

Loker

Penggunaan Printer

Piket

Peminjaman Alat

Ruang Rapat

Sampah

Titip Barang

Standarisasi Sertifikat

SOP JAM KERJA HIMA D3KKIM 2013-2014

Jam Kerja Efektif HIMA D3KKIM FTI-ITS mulai jam

07.30 -17.00 wib

Waktu kerja digunakan semaksimal mungkin untuk

kegiatan produktif.

Pengguna RI (Rumah Impian) turut bertanggung jawab

dalam kebersihan, kenyamanan, dan kemanan

Dilarang liat tv, main kartu, nge-pes, gitaran, tidur,

ngrokok, dan kegiatan lain yang dapat menimbulkan

keributan selama jam kerja efektif.

Setiap pelanggaran dari poin-poin di atas, akan

dikenakan sanksi sesuai dengan tingkat pelanggaran.

Hal-hal yang belum ditetapkan dalam poin-poin di atas,

SANKSI UNTUK TIAP PELANGGARAN Sanksi ringan (melihat tv), ditegur sampai 3x, teguran yang ke 4x foto akan dipublish Sanksi sedang (bermain kartu, nge-pes, bermain gitar, membuat kotor hinmpunan), ditegur sampai 2x, teguran yang ke 3x maka tersangka bertanggung jawab dan wajib membersihkan Rumah Impian selama hari itu dan fotonya akan dipublish Sanksi berat (tidur, merokok) diberikan teguran, teguran yang ke 2x maka tersangka bertanggung jawab dan wajib membersihkan Rumah Impian dan kamar mandi himpunan serta fotonya akan dipublish

SOP Pengguanaan LOKER

Setiap bidang memiliki satu loker yang berfungsi sebagai

tempat penyimpanan sementara kelengkapan/peralatan yang

digunakan bidang tersebut.

Setiap loker masing-masing bidang memiliki satu penanggung

jawab(kabid dan sekbid) yang bertanggung jawab penuh atas

segala hal yang terkait dengan loker yang bersangkutan.

Setiap bidang, dilarang keras meletakkan barang di loker

bidang lain.

Setiap pelanggaran dari poin-poin di atas, akan dikenakan

sanksi yaitu teguran dari penanggung jawab

Hal-hal yang belum ditetapkan dalam poin-poin di atas, akan

diselesaikan lebih lanjut secara musyawarah.

SOP Pengguanaan PRINTER

Setiap calon pengguna printer wajib mengisi daftar penggunaan

printer terlebih dahulu.

Penggunaan printer hanya diperbolehkan untuk kegiatan himpunan.

Setiap calon pengguna printer, wajib melakukan pengecekan terlebih

dahulu sebelum menggunakan printer. Pengecekan yang dilakukan

antara lain:

Memastikan katup kecil tangki tinta harus terbuka pada saat

digunakan.

Setelah penggunaan printer, pengguna wajib melakukan pengecekan

akhir, diantaranya.

Menutup kembali katup kecil tangki.

Mengembalikan printer ke tempat semula.

Setiap pengguna printer bertanggung jawab penuh pada saat

penggunaan printer.

Setiap pelanggaran dari poin-poin di atas, akan dikenakan sanksi

sesuai dengan tingkat pelanggaran.

Hal-hal yang belum ditetapkan dalam poin-poin di atas, akan

diselesaikan lebih lanjut secara musyawarah.

SOP PIKET

Jadwal piket dibagi secara berkelompok perbidang

Piket berlaku selama jam kerja RI (07.30 17.00 WIB)

Kewajiban yang harus dibersihkan adalah sebagai berikut:

Menyapu lantai RUMAH IMPIAN

Membuang sampah ke tempat pembuangan sampah yag lebih besar

di luar RI

Merapikan barang yang tercecer dan meletakkan kembali ke

tempatnya (termasuk membuang sampah rokok yang ada diasbak)

Membersihkan perabotan yang ada di RI

Memastikan semua SOP berjalan dengan baik

Setiap pelanggaran dari poin-poin di atas, akan dikenakan sanksi

sesuai dengan tingkat pelanggaran.

Hal-hal yang belum ditetapkan dalam poin-poin di atas, akan

diselesaikan lebih lanjut secara musyawarah.

JADWAL PIKET

Senin AKESMA & DAGRI Selasa PSDM Rabu KWU

Kamis PROFIL Jumat HUMAS

Sabtu BPH Minggu KOMINFO

Asistensi Poster

Desain Poster

Kirim ke : himad3kkim.its@gmail.com

Subyek : Poster_Bidang_Nama Acara

Maksimal H-1 Minggu Launching

Poster

Sertakan CP