Sæt kryds ved ’Vis’ 2. tegnehjælpelinjer på skærmen ... · ved placering af billeder 1. Højre klik på den aktuelle side og vælg ’gitter og hjælpelinjer’ 2. Sæt kryds

Vis hjælpelinjer som er en hjælp

ved placering af billeder

1. Højre klik på den aktuelle side og

vælg ’gitter og hjælpelinjer’

2. Sæt kryds ved ’Vis’

tegnehjælpelinjer på skærmen

3. Vælg “OK”

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

Februar 2015

September 2017

Fællesstatsligt budgetsystem Informationsmøde den 28. september 2017

Indsæt tekst i sidefod

1. Vælg Indsæt i top menuen

2. Vælg Sidehoved og Sidefod

3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet

4. Tryk Anvend på alle

Tekst starter uden

punktopstilling

For at få punktopstilling på

teksten (flere niveauer findes)

brug forøg listeniveau

For at få venstrestillet tekst

uden punktopstilling, brug

formindsk listeniveau

Skift til blå baggrund

1. Vælg ’Design’ i top menuen

2. Højre klik på

‘Blank blå’

3. Vælg ’Applicér på valgte dias

PROGRAM

2

Punkt Indhold Oplægsholder

1 Velkomst og program Vicedirektør Maria Hald Damborg

2 Hvorfor et budgetsystem

Kontorchef Henrik Pinholt

3 Krav til funktionalitet Chefkonsulent Lone Dyrbye

4 Systempræsentation Leverandør Ellen Steen-Pedersen og

Henrik Thygesen

5 Tids- og aktivitetsplan Teamleder Thomas Jensen

6 Forberedelse af forretningen Kontorchef Pia Løvengren Ravn

7 Afrunding og spørgsmål






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


BUDGETLÆGNING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE I DAG

3

12%

14%

6%

26%

43%

10%

17%

5%

35%

33%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

Andet

Et særskilt budgetsystem

Navision Stat

Excel-baseret system medindlæsning i Navision Stat

Excel-baseret system

Intern budgettering

Eksternbudgettering

Anm.: N=87

Kilde: Kortlægning af statslige institutioners budgetprocesser 2016.






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


DIGITALISERING OG SYSTEMUNDERSTØTTELSE FREMOVER

4

Vi har Vi får Vi kan

Systemporteføljen i dag:

Navision Stat

SLS

RejsUd

IndFak

M.fl

Nye ydelser på vej:

Budget-system

HR-system

SSO

TID-system

Det betyder:

Sammenhængende

digitale arbejdsgange

Aktuelle og valide data

Bedre sammenhæng i

systemarkitektur og data

Bedre styrings- og

beslutningsgrundlag







3. Vælg “OK”

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

Februar 2015

September 2017

Hvorfor et budgetsystem Henrik Pinholt






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


BEDRE ØKONOMISTYRING I INSTITUTIONEN

6

• Større gennemsigtighed i budgetlægningen

• Der kan indlæses rammer og bevillinger

• Større gennemsigtighed i budgetopfølgningen

• Understøtte udgiftsopfølgning jf. Budgetlov, cirkulære mv.

Forbedre styrings- og beslutnings-grundlaget i institutionen






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


EFFEKTIVISERE BUDGETARBEJDET

7

• Understøtte og digitalisere workflow i institutionen

• Understøtte hurtigere processer

• Forbedre datakvaliteten

Effektivisere og

digitalisere budget-arbejdet






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


FÆLLESSTATSLIG LØSNING

8

• Stordriftsfordele ved fælles etablering, drift mv.

• Understøtte fællesstatslige regler og processer

• Understøtte konsolidering

• Håndtering af integrationer til de fællesstatslige basisystemer

Etablere én fælles statslig løsning






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


KONCERNSTYRING

9

• Udmelding af rammer, bevilling og aktstykker

• Konsolidering af budgetter og tydeliggøre prioriteringsrum

• Understøtte og effektivisere udgiftsopfølgningen

Understøtte koncern-arbejdet






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


BRUGERE

Alle budget-

ansvarlige

Ledere og

godkendere

Departement

og koncern

ansvarlige

Økonomifunktion

10






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


DET NYE BUDGET SYSTEM

Det nye budgetsystem er:

et kvalitetsprojekt

der høstes ikke effektiviseringsgevinster i

institutionerne

en del af de brugerfinansierede basissystemer på

økonomiområdet

er integreret til de øvrige fællesstatslige systemer som

fx NS, LDV og SKS

11







3. Vælg “OK”

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

Februar 2015

September 2017

Krav til funktionalitet Lone Dyrbye






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


UNDERSTØTTELSE AF INSTITUTIONERNES BEHOV

13

Fællesstatsligt budgetsystem – SAP BPC

• Opsættes som et fællesstatslig budgetsystem med standard

funktionalitet

Fællesstatsligt budgetsystem med til- og fravalg af funktionalitet

• Tilpasses via til- og fravalg af funktionalitet til den enkelte

institutions behov

Fællesstatsligt budgetsystemet med egne registreringsrammer

• Tilpasses i forhold til den enkelte institutions registreringsrammer

- indlæses fra Navision Stat

13






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


FUNKTIONALITET I BUDGETSYSTEMET - STANDARD

14

Budgetprocesser

Budgetprodukter

Budgetlægning Budget-

opfølgning

Driftsbudget Lønbudget

Anlægs-

budget

Indtægts-

budget

Omkostnings-

fordeling

Koncerner og

institutioner

Institutioner

Finanslov og bevillingsstyring






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


TIL- OG FRAVALG AF FUNKTIONALITET I BUDGETSYSTEMET

15

Budgetprodukter

Budgetlægning Budgetopfølgning

Drifts-

budget

Løn-

budget

Anlægs-

budget

Ressource-

allokering

til aktiviteter

Indtægts-

budget

Øvrige

indtægter

Indtægts-

dækket

virksomhed

Tilskuds-

finansierede

aktiviteter

Gebyr-

finansierede

aktiviteter

Udviklings-

projekter

Anskaffelser

og

investeringer

Aktivitets-

budgettering

Løn Investering Indtægt

Koncern- og institutionsstyring

Omkost-

nings-

fordeling

Drift

Kapacitets-

budget

(løn, årsværk

timer)

Alle institutioner Anvendes af institutioner efter behov

Budgettilgange

Finanslov og bevillingsstyring

Budgetposter

Budgetprocesser

Fælles-

omkostninger

Øvrige

fordelinger

Omkostningsfordeling







3. Vælg “OK”

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

Februar 2015

September 2017

Systempræsentation Ellen Steen-Pedersen og Henrik Thygesen

©KMD 17

FÆLLESSTATSLIGT BUDGETSYSTEM

©KMD

VÆRKTØJET + PRÆSENTATION

1. Processtyring i web

a) Huskelister for gentagende aktiviteter

b) Understøtte en proces, dialog, godkendelse

2. Brugerfladen i excel

a) Kendt værktøj med alle excel funktioner

b) Extra funktioner

3. Avanceret systemplatform

a) Hurtige svartider på rapporter

b) Hurtige funktioner såsom allokeringer, pris x mængde, disaggregering og kopiering







3. Vælg “OK”

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

Februar 2015

September 2017

Tids- og aktivitetsplan Thomas Jensen






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


TIDSPLAN I TRÆSKOLÆNGDER

20

2017 2018 2019 2020 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1

DL 3

DL 3

DL 2

DL 2

DL 1

DL 1

Kontrakt-

Indgåelse

Generel implementering

Drift

Etablering

Pilotimplementering

Udbud

Afklaringsfase

Start på generel

implementering

i ca. 120 institutioner

Pilotstart i ca.

10 institutioner

Start på

konfigu-

ration

Q2

Infomøde Infomøde Infomøde






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


HVAD KOMMER HVORNÅR

21

• Lønbudgetter

• Anlægsbudgetter

• Omkostnings-fordeling

• Finanslov og bevillingsstyring

• Rapporterings- og analysemuligheder

• Rapportering via LDV

Institution Koncern Institution

• Grundbudget, prognoser og udgiftsopfølgning

• Finanslov og bevillingsstyring

• Workflow og rettighedsstyring

• Rapportering på tværs af institutioner og ministerområder

Delleverance 3 Koncernbudget

Delleverance 2 Submoduler

Delleverance 1 Grundlæggende

• Grundbudget, prognoser og udgiftsopfølgning

• Løbende budgettering og månedsopfølgning

• Workflow og rettighedsstyring

• Standard-rapportering

Infomøde i

maj 2018

Infomøde i

september

2018

Infomøde i

december

2018






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


IMPLEMENTERING

Pre-implementerings-aktiviteter

• Institutionen kan frit ændre på

styringsmodeller, registreringsrammer og andre forberedende aktiviteter

• Moderniseringsstyrelsen vil med forskellige indsatser understøtte institutionernes klargøring til systemet.

• Der kan ikke ændres i registreringsrammerne op til og under systemimplementeringen

System-implementering

• Etablering af projektorganisation

• Tids- og aktivitetsplan

• Systemopsætning, data og workflow

• Uddannelse

Efter systemimplementering

• Institutionen kan igen ændre på styringsmodel, registreringsrammer mv.

• Moderniseringsstyrelsen vil med forskellige indsatser modne institutionerne brug af systemet.

22

Generisk

implementeringsmodel






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


IMPLEMENTERINGSAKTIVITETER

23

Før implementering

• Masterplan (hvem overgår hvornår)

• Orientering efter hver delleverance

• Vejledningsmateriale

Under implementering

• Orienteringsmøde 3 mdr. før

• Opstartsmøde

• Organisering

• Gap-fit og samarbejdsforløb

• Opsætning

• Uddannelse

• Overgang

Efter implementering

• Overgang til drift

• Evaluering







3. Vælg “OK”

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

Februar 2015

September 2017

Hvad kan institutionerne gøre for at være klar? Pia Løvengren Ravn






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


SAMMENHÆNGENDE STYRING

25






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


HVAD ER GOD BUDGET- PRAKSIS?

26

Detaljeret planlægning

• Styringsdokumenter

indeholder klare målsætninger.

• Mål og opgaver fastlægges

tidligt i forløbet.

• Budgetprocessen er rammen

om prioriteringen af aktiviteter

med henblik på at nå målene

Detaljeret budgettering

• Budgetter skal baseret på

konkrete forventninger til

aktiviteter.

• Budgetter skal være

periodiseret hen over året.

• Der skal budgetteres i forhold

til styringsrelevante

opgaver/formål

Tæt opfølgning

• Der foretages løbende

opfølgninger i forhold til såvel

udgifter som aktiviteter.

• Afvigelsesforklaringer er

konkrete og begrundede i

forhold til udvikling af

aktiviteter.

• Der sikres en identifikation af

råderummet.

• Opgavevaretagelsen kan

vurderes i forhold til klare mål

om forventet effekt.

Styringsgrundlag

• Styringsgrundlag og –processer skal være klart defineret og beskrevet






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


HVOR ER VI I DAG?

27

3%

21%

52%

23%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Der er ikke en entydig sammenhæng mellemstrategi, faglige aktiviteter og ressourcer.

Der er sammenhæng mellem faglige aktiviteterog ressourcer, men sammenhængen mellem

ressourcer og strategi er ikke entydig.

Der er delvis sammenhæng mellem strategi,faglige aktiviteter og ressourcer.

Der er en entydig sammenhæng mellem strategi,faglige aktiviteter og ressourcer.

Anm.: N=86

Kilde: Kortlægning af statslige institutioners budgetprocesser 2016.






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


TJEKLISTE FOR AKTIVITETER I 2017 og 2018

28

Bevidsthed om styringskompleksitet og styringsbehov

Tilpas styringsmodellen, så den understøtter institutionens

sammenhængende styringsbehov på alle ledelsesniveauer

Sikre at jeres registreringsramme muliggør datadreven ledelse

og konsolidering mellem det interne og det eksterne budget

Træf beslutning om valg af budgettilgange og budgetprodukter

på baggrund af systemets endelige funktionalitet

Fastlæg og beskriv (nye) governancestrukturer (rolle, ansvar,

disponeringsregler mv.)

Sta

rte

s i 2

01

7

Sta

rte

s i 2

01

8






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


STYRINGSKOMPLEKSITET OG STYRINGSBEHOV

29

Opgaver/strategiske

mål/prioriterede områder

Strategiske

styringsbehov

Driftsmæssige

styringsbehov

Finansielle

styringsbehov

Adfærdsmæssige

styringsbehov

Andre

styringsbehov

A. Strategisk mål 1

B. Strategisk mål 2

C. Gebyr område 3

D. Projekt X

E. Projekt Y

F. Administration og ledelse






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


STYRINGSMODEL

30






ÅRSHJUL

31






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


SAMMENHÆNG PÅ TVÆRS

32

Dim

ensio

ner

Navision

Økonomi

Indkøbskategori

FL-formål

Sted

Aktivitet

Projekt

ESDH

Fagligt

FL-formål

Sted

Aktivitet

Opgavetype

mTime

Tid

FL-formål

Sted

Aktivitet

Fagsystem

Aktivitet

Delproces

Delregnskab

Finanskonto Fri tekst NN

Under

aktivitet/Projekt

SB

Finanslov

FL-formål

Underkonto






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


DESIGN AF REGISTRERINGSRAMMEN

33

4

5

1

2

3

4

5

6

Identificer og kortlæg styringsbehovet

Afdæk hvilke informationer der er nødvendige for at belyse de identificerede styringsbehov

tilstrækkeligt.

Kortlæg nuværende tilgængelige data og sammenhold dette med

det kortlagte informationsbehov.

Opsæt registreringsrammerne i de relevante systemer.

Få registreringsrammen ud at leve

Fastlæg styringsdimensioner og dimensionsværdier i den

tilpassede registreringsramme






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


DESIGN ANBEFALINGER (1/2)

34

Anvend én (og kun en) dimension pr. styringsbehov.

Anvend så få dimensioner og dimensionsværdier som muligt

Undgå overlappende dimensioner og dimensionsværdier

Dimensionerne skal så vidt muligt indeholde den fulde aktivitet






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


DESIGN ANBEFALINGER (2/2)

35






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


DIMENSIONER - ØKONOMI

36

Obligatoriske

Anbefalede

Mulige

Delregnskab

Indkøbskategori

FL-Formål

Sted

Aktivitet

Ydelse

Projekt

Finansieringskilde

Indkøbsaftale

Generelle fællesomkostninger og kerneopgaver

Budgetansvar

Faglige opgaver

Strategi og afrapportering

Tidsafgrænsede projekter

Finanskonto Finanskonto* Art






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


KONKRETE PRE-IMPLEMENTERINGS-AKTIVITETER

37

2017 2018

Den sammenhængende

registreringsramme Det ideelle årshjul Basismodul

Viden om valg –

fordele og ulemper

Rådgivning og sparring

• Alle vil løbende blive inviteret til gå-hjem-

møder

• Alle økonomiansvarlige vil løbende modtage

nyhedsmail.

• Vejledninger, tjeklister og materialepakker

• Mindre institutioner (ca. < 100

medarbejdere) inviteres til et forløb

• Mellemstore og store institutioner inviteres

til at tage fat på deres kontaktperson






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


9. BRUG JERES KONTAKTPERSON!

38

Kontaktperson pr. ministerområde

Mål- og resultatstyring

Grundbudgetter og Udgiftsopfølgning

Sammenhængende styring

Ledelsesinformation

Bedre anvendelse af administrative systemer






Tekst starter uden

punktopstilling









2. Højre klik på

‘Blank blå’


39

?








2. Højre klik på

‘Blank blå’


Tekst starter uden

punktopstilling







MÅLET ER

Bedre budgetter

Bedre data, opfølgning og sammenhæng

Bedre styrings-grundlag

Budget

HR

Tid

Statens BI

Statens ERP

Bedre

styrings- og

beslutnings-

grundlag

Effektive

processer

Fokus på det

væsentlige








2. Højre klik på

‘Blank blå’


Tekst starter uden

punktopstilling







AFRUNDING OG SPØRGSMÅL

41

Vi er i gang

Vi indkalder når vi har nyt

Følg projektet på hjemmesiden

I kan kontakte os via:

Funktionspostkassen

[email protected];

Kontaktperson i IRØ

mailto:[email protected]

Documents

Sæt kryds ved ’Vis’ 2. tegnehjælpelinjer på skærmen ... · ved placering af billeder 1. Højre klik på den aktuelle side og vælg ’gitter og hjælpelinjer’ 2. Sæt kryds