1

www.pvt.cz

E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ?

Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech

Petra Benediktová

2

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baSpisová a archivní služba

Co je úkolem spisové a archivní služby? evidence předmětu spisové služby

v papírové podobě v elektronické podobě

sledování oběhu předmětu spisové služby evidence předmětu spisové služby předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu vyřizování předmětu spisové služby v rámci

úřadu vypravování předmětu spisové služby z úřadu

uložení předmětu spisové služby nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty možnost uložení v příruční spisovně

3

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baZákladní terminologie

Spisový uzel místo, kde se zajišťuje evidence předmětů spisové

služby podatelna (popř. výpravna) odbory

Pošta pohyb předmětu spisové služby na úřadu externí – komunikace s externím partnerem interní – komunikace uvnitř úřadu

Podací deník evidence veškeré došlé, odeslané a odmítnuté pošty přehled externí i interní pošty

4

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baZákladní terminologie

Písemnost – předmět spisové služby jednoznačný záznam o písemnosti (její profil) v

evidenční kartě externí – doručená od externího partnera interní – vznik na úřadu

Složka

svazek jedné nebo více písemností, které k sobě logicky patří

spis nebo referátník Pořadač

má stejnou funkci jako šanon pro papírové dokumenty Adresář

společný pro celý úřad

5

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baZákladní terminologie

Číselná řada jednotná pro celý úřad

Evidenční číslo

tvořeno z jednotné řady pro celý úřad pořadové číslo písemnosti/složky v rámci roku lomeno

rokem (např. 564/2004) Číslo jednací

tvořeno dle přání zákazníka v libovolném tvaru základním tvarem čísla jednacího je většinou zkratka

odboru lomeno číselná řada v rámci odboru lomeno rok (např. KP/26/2004)

může být například rozšířeno o číselnou řadu v rámci typu písemnosti (v rámci úřadu nebo v rámci odboru)

6

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baPodací deník

7

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baPráce s písemností / složkou

Evidence externí nebo interní písemnosti zarezervování písemnosti stornování chybně evidované písemnosti

Založení

do složky do pořadače

Další možnosti

přiložení hlavního elektronického dokumentu přiložení libovolného počtu elektronických dokumentů

jako příloh označování souvisejících písemností

8

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baPráce s písemností / složkou

Odesílání interní pošta - uvnitř úřadu

přes podatelnu nebo rovnou na odbor odeslání originálu nebo kopie

interní pošta přes externího dopravce předávání pošty na detašovaná pracoviště

pomocí externího dopravce (např. České pošty) externí pošta – vypravení pošty z úřadu

přes podatelnu nebo rovnou z odboru možnost vypravit písemnost na více adresátů

9

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baEvidenční karty písemností

10

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baRozdělení spisových uzlů v SAS

Podatelna / výpravna evidence došlé pošty (dopolední pošta) a její předání

běžným spisovým uzlům evidence odeslané pošty (odpolední pošta), zadání

výplatného, tisk poštovního předávacího archu a vypravení pošty

předávání pošty mezi spisovými uzly Běžný spisový uzel (odbor)

příjem došlé pošty z podatelny evidence došlé pošty přímo na odboru evidence vlastních písemností evidence odeslané pošty

interní v rámci úřadu vypravení externí pošty

11

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baPráva pro práci v SAS

Nastavení v aplikaci Administrátor libovolná architektura spisových uzlů

vychází z organizační struktury možnost zadat více podatelen

nastavení práv pro uživatele SAS přebírání pošty odesílání pošty nebo pouze její příprava zadávání vyřizujících pracovníků zobrazení pouze části podacího deníku (např. pro

oddělení v rámci odboru) zastupování přístup do více podacích deníků

12

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baIntegrace SAS s Microsoft Office 2000

Evidence písemností do systému SAS přímo z prostředí MS Outlook, MS Word, MS Excel a MS PowerPoint

13

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baModuly

Modul skenování určen pro převod papírových dokumentů do elektronické

podoby prostřednictvím skenovacího zařízení (skeneru) uložení naskenovaného dokumentu do úložiště s možností

konečných grafických úprav (např. vyčištění, změna orientace)

skenování jednotlivých dokumentů nebo dokumentů v dávce (využití čárového kódu)

Modul čárového kódu čárový kód lze vytisknout na libovolné tiskárně s využitím snímače čárového kódu lze písemnost vyhledat

nebo převzít tisk čárového kódu přímo na vypravované obálky umožní

podatelně přebírat poštu s přípravou pro poštovní předávací arch nebo propojením na frankovací stroj

14

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baČárový kód

15

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

baHW požadavky

Server: Intel Pentium III s MS Windows 2000 Server (1GB RAM) Relační databáze MS SQL 7.0, MS SQL 2000 nebo

Oracle 9.2.0.1 Klient:

Intel Pentium II s Windows 98, NT nebo 2000 (128MB RAM)

Pro použití s databází Oracle nutnost Oracle klient 9.2.0.1 (jako jediný Oracle klient s Oracle OLEDB Providerem na stanici)

Kapacita HDD cca 50 MB

16

www.pvt.cz

Spi

sová

a a

rchi

vní

služ

ba

Děkuji za Vaši pozornost