49
Spisová služba Athena Martina Košíková, Adéla Kaschnerová

Spisová služba Athena

  • Upload
    amy

  • View
    114

  • Download
    2

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Spisová služba Athena. Martina Košíková, Adéla Kaschnerová. Ú vod. - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

Page 1: Spisová  služba  Athena

Spisová služba Athena

Martina Košíková, Adéla Kaschnerová

Page 2: Spisová  služba  Athena

Úvod

Tento kurz byl vytvořen v rámci projektu Vzdělávání

v eGON Centru Statutárního města Karlovy Vary, jehož cílem je snaha o vyšší efektivitu vzdělávání, odbornou přípravu a rozvoj úředníků Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho územní působnosti. Dalším cílem je zlepšení kvality řízení a managementu Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho působnosti. Třetím cílem je zvýšení transparentnosti a otevřenosti Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho působnosti.

Page 3: Spisová  služba  Athena

Pojem spisová služba a její úkol

Spisová služba - soubor pracovních činností spojených s manipulací s písemnostmi. Je to specifická oblast správní činnosti, jejímž úkolem je úplná péče o písemnosti, která zahrnuje jejich příjem a doručování, roztřiďování, označování, zapisování (evidenci), oběh, vyřizování včetně podepisování, vnitřní a vnější úpravy písemností, odesílání, ukládání a jejich vyřazování (skartaci).

Page 4: Spisová  služba  Athena

Archivní služba

Navazuje na spisovou službu. Je to soubor pravidel, zásad a činností souvisejících se soustřeďováním, přejímáním, evidencí, ukládáním (kategorizací), ochranou, odborným zpracováním, zpřístupňováním a využíváním archiválií (písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti státních orgánů, obcí a jiných právnických osob i z činnosti fyzických osob, a které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu).

Page 5: Spisová  služba  Athena

Elektronizace spisové služby

• V roce 2005 vstoupil v platnost zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, který v § 63 odst. 3 obcím s pověřeným obecním úřadem, což je i Magistrát města Karlovy Vary, stanoví povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.

• Dalším právním předpisem směřujícím k elektronizaci spisové služby je vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.

• V roce 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, kterým se zřizují datové schránky.

• Cílem elektronizace spisové služby je, aby úřad byl co nejblíže občanovi.

Page 6: Spisová  služba  Athena

Přehled platných právních předpisů týkajících se vedení spisové služby

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů

• vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby• vyhláška č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované

konverzi dokumentů• vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení

zákona o archivnictví a spisové • službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění

autorizované konverze• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a

provozování informačního systému datových schránek

Page 7: Spisová  služba  Athena

Vedení spisové služby na Magistrátu města Karlovy Vary

• V současné době je výkon spisové služby na Magistrátu města Karlovy Vary upraven Spisovým a skartačním řádem platným od 1. 7. 2011, který je vnitřním organizačním předpisem Magistrátu města Karlovy Vary (dále jen „MM“). Vytváří předpoklady pro úplnou, řádnou a přesnou evidenci dokumentů, které byly na MM doručeny nebo vznikly z činnosti MM. Systém spisové služby zajišťuje rychlé a racionální vyřizování dokumentů, jejich přehledné ukládání, snadné vyhledávání, zabraňuje svévolnému znehodnocování dokumentů a zajišťuje uchování dokumentů trvalé hodnoty.

• Spisový a skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance Města Karlovy Vary zařazené do MM a při jeho aplikaci je nutno respektovat zejména právní předpisy stanovené pro spisovou službu a archivnictví.

Page 8: Spisová  služba  Athena

• Součástí spisového skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačnímu lhůtami.

• Na Magistrátu města Karlovy Vary je spisová služba vedena pomocí elektronické spisové služby Athena. SSL Athena je komplexní aplikací na evidenci a manipulaci s písemnostmi a spisy, řeší práci s dokumenty v celém jejich životním cyklu. To však neznamená, že zaměstnanci nepracují s fyzickou podobou dokumentů. Platí, že elektronická podoba spisové služby musí odpovídat formě fyzické. Což laicky znamená, že to co je v počítači, musí odpovídat tomu, co má konkrétní zaměstnanec na stole nebo ve své skříni.

Page 9: Spisová  služba  Athena

Změny v jednotlivých verzích SSL Athena

VYSVĚTLENÍ POJMŮ:• Externí písemnost - dokument vytvořil někdo

jiný (např. podání)• Interní písemnost – mojí osobou vytvořený

dokument

Page 10: Spisová  služba  Athena

Elektronicky doručené externí písemnosti je možno rozeznat podle ikony. Na ikoně obálky je znak @.

Page 11: Spisová  služba  Athena

Přidán druh dokumentu „Elektronicky doručená písemnost“ u externího dokumentu doručeného z elektronické podatelny nebo z datových schránek.

Page 12: Spisová  služba  Athena

Na košilce externí písemnosti doručené prostřednictvím datové schránky doplněno datum a čas dodání datové zprávy.

Page 13: Spisová  služba  Athena

Protokol ověření platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka

Page 14: Spisová  služba  Athena

Ověřený elektronický podpis

Page 15: Spisová  služba  Athena

Neověřený elektronický podpis

Page 16: Spisová  služba  Athena

Při předávání písemnosti je možné zaškrtnout nastavit zodpovědnou pozici a nastavit zpracovatele.

Page 17: Spisová  služba  Athena

Na všech třech pozicích je uvedeno stejné jméno

Page 18: Spisová  služba  Athena

Nezaškrtnuté: Nastavit zodpovědnou pozici a nastavit zpracovatele

Page 19: Spisová  služba  Athena

Přidána funkce tzv. „našeptávače“, např. u spisového znaku zobrazí několik nejčastěji použitých slov.

Page 20: Spisová  služba  Athena

V záložce „Dokumenty“ u písemnosti je doplněn údaj o velikosti připojeného dokumentu popř. dokumentů, aby bylo možné předem zjistit velikost odesílané zprávy prostřednictvím ISDS.

Page 21: Spisová  služba  Athena

V historii písemnosti (dokumentu) je zaznamenán údaj o smazání (odstranění) hlavního dokumentu a přílohy.

Page 22: Spisová  služba  Athena

Upraven modul k Podpisu – po předání písemnosti k podpisu je písemnost automaticky předána vybrané pozici, která má písemnost podepsat. Na této pozici se na úvodní stránce objeví v záložce Úkoly k vyřízení . Pozice, která písemnost (dokument) podepisuje má nové možnost funkci „Vrátit“ a může uvést důvod vrácení písemnosti.

Page 23: Spisová  služba  Athena

Původní název „Podepsané“ změněn na „Mnou podepsané“. Přidána položka „Podepsáno“, kde je seznam písemností, které byly předány k podpisu a jsou podepsané.

Page 24: Spisová  služba  Athena

Přehled odeslané písemnosti byl přesunut do Písemností. Zde si můžeme zkontrolovat stav odeslání obálky.

Page 25: Spisová  služba  Athena

V záložce „Odeslané písemnosti“ přidán filtr, pro hledání odeslané písemnosti (např. hledání podle čísla jednacího, způsobu odeslání, atd.)

Page 26: Spisová  služba  Athena

V přehledu odeslaných písemností zobrazeno na ikonce u doručené obálky datum doručení, příp. datum odeslání u odeslané obálky či informace u nedoručení.

Page 27: Spisová  služba  Athena

Na obálku odeslanou do datové schránky je doplněna záložka „Příloha“, která obsahuje doručenku datové zprávy ve formátu ZFO. Záložka se zobrazí , až když je písemnost doručená nebo je písemnost z nějakého důvodu nedoručitelná (záložka se nezobrazí pokud je písemnost pouze odeslaná).

Page 28: Spisová  služba  Athena

Obálka a doručenka datové zprávy

Page 29: Spisová  služba  Athena
Page 30: Spisová  služba  Athena

Při odesílání písemností je automaticky nastavena naposledy použitá podatelna.

Page 31: Spisová  služba  Athena

V případě u překlápěče tlačítek nebo je nutné nyní tento krok potvrdit, aby nedocházelo k mylnému přidání či odebrání položek.

Page 32: Spisová  služba  Athena

Kontakt z Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS) má připojen identifikátor datové schránka (dále jen ID datové schránky).

Page 33: Spisová  služba  Athena

Přidána kontrola na nemožnost odeslání obálky prostřednictvím datových schránek, která má jinou adresu než z ISDS.

Stejná kontrola je přidána u založení obálky, kde není připojen dokument.

Page 34: Spisová  služba  Athena

Pokud je do obálky vloženo více písemností (dokumentů), na obálku se vytisknou čísla jednací všech písemností vložených do obálky . Dříve se doplnilo pouze číslo jednací první vložené písemnosti.

Page 35: Spisová  služba  Athena

V seznamu rozpracovaných spisů přidán sloupec „Spis má“ . Na první pohled lze zjistit, kdo je vlastníkem spisu.

Page 36: Spisová  služba  Athena

Změna ikony při předání spisu jinému zpracovateli (změna vlastníka spisu).

Page 37: Spisová  služba  Athena

Poslední otevřená položka ze seznamu (např. spisy) je podbarvená pro rychlejší orientaci v seznamu.

Page 38: Spisová  služba  Athena

Upraven postup při zpracování písemnosti. Před založením nového spisu byla z horní lišty písemnosti odstraněna záložka spisový znak. Ten je možné zadat přímo po kliknutí na záložku „Nový spis“, pokud písemnost nemá spisový znak. Zobrazí se tabulka, kde zvolíme spisový znak, upravíme název spisu. Můžeme zde zapnout funkci jednotný spisový znak a správní spis.

Page 39: Spisová  služba  Athena

Přidána kontrola spisového znaku u složky spisu. Složce spisu nelze přiřadit spisový znak s delší lhůtou než je použitý spisový znak u spisu.

Page 40: Spisová  služba  Athena

Umožněno přidat propojení „Související“ na spisu. Vznikla možnost oboustranného odkazu mezi spisem a písemností.

Page 41: Spisová  služba  Athena

Nastavení „Termín vyřízení spisu“, dříve šlo nastavit jen termín vyřízení písemnosti.

Page 42: Spisová  služba  Athena
Page 43: Spisová  služba  Athena

Před uzavřením písemnosti provést kontrolu formy písemnosti, automaticky se nastaví forma „Analogová“

Page 44: Spisová  služba  Athena

Před uzavřením spisu je nutné zvolit formu spisu, jinak není aktivní záložka „Uzavřít spis“.

Page 45: Spisová  služba  Athena

Přidána možnost uzavření složky spisu, pokud jsou ve složce spisu uzavřeny všechny písemnosti. Uzavřenou složku spisu je možné znovu otevřít. Při uzavření spisu se automaticky uzavřou všechny složky spisu. Při oživení celého spisu se opět oživí všechny složky spisu, nezávisle na tom, zda byly složky spisu uzavřeny jednotlivě.

Page 46: Spisová  služba  Athena

Při vložení spisu do krabice se nyní zobrazuje název spisu. Dříve se zobrazilo pouze číslo jednací spisu.

Page 47: Spisová  služba  Athena

V modulu „Krabice spisovny“ na spisovně i na příruční spisovně se zobrazuje forma spisu (elektronická, analogová) bez nutnosti otevřít spis.

Page 48: Spisová  služba  Athena

V přehledech „Obsah krabic“ a „Obsah spisu“ je doplněna informace o formě spisu (elektronická nebo analogová) a v poznámce o formě písemnosti.

Page 49: Spisová  služba  Athena

Děkuji za pozornost