Embed Size (px)
Citation preview
SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
(HUMAN RESOURCES PLANNING)
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2010
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Organisasi/perusahaan yang baik harus mampu bersaing dan mampu melakukan
manajemen dan perencanaan disemua aspek perusahaan/organisaisi. Aspek
manajemen/perencanaan sumberdaya manusia menjadi hal yang harus terus
diperhatikan baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan dating.
Dalam mencapai tujuan perusahaan, diperlukan sumber daya manusia yang
dibutuhkan baik itu secara kualitas / kompetensi maupun kuantitas. Kebutuhan ini
tentunya akan berubah sesuai dengan kondisi internal perusahaan maupun
lingkungan eksternal. Oleh Karena itu, perencanaan SDM diperlukan untuk
menganalisis, meramalkan dan mengantisipasi isu-isu dalam ketersediaan SDM
sebelum menjadi permasalahan yang menghambat organisasi dalam mencapai
tujuan
1.2. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Adapun tujuan system perencanaan sumber daya manusia adalah untuk mengetahui
kebutuhan sumberdaya manusia dan ketersediaannya dimasa yang akan datang.
Sehingga dengan dilakukan perencanaan akan dapat dilakukan perencanaan untuk
menyiapkan sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
1) Kepentingan Organisasi
- Mengadakan jumlah karyawan yang cukup dengan keahlian yang memadai
untuk berperan efektif mencapai tujuan organisasi
- Penggunaan Karyawan secara maksimal
- Antispasi perubahan tuntutan kerja dan persediaan SDM.
- Memenuhi kriteria SDM di masa mendatang dari sumber internal
- Memastikan kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan
karyawan
- Mengontrol biaya SDM
- Mengintegrasukan aktivitas manajemen SDM (program SDM)
2) Kepentingan Individu
- Mengetahui kemampuan pengembangan karir
- Mengetahui kriteria yang harus dipenuhi dalam jabatan tertentu
- Mengetahui waktu terbaik untuk mencapai jenjang karir tertentu
1.4. Hasil
1) Rancangan
Perancanaan SDM dirancangan untuk dapat dilakukan oleh sebuah software,
dimana software tersebut dapat membantu perusahaan melakukan semua
tahapan perencanaan SDM. Adapun rancangan, terdiri dari :
- Data Flow Diagram
- User Case
- Tavel Normalisasi
- Rancangan User Interface
- Rancangan Procedure (optional)
2) Aplikasi
Dalam melakukan perancangan perencanaan sumberdaya manusia ini tidak
ditemukan software open sources untuk peramalan, sehingga aplikasi yang
dirancang dengan menggunakan Microsoft Office Exel 2007 dengan mengunakan
macros logic. Untuk itu dimungkinkan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam
penggunaan dan fungsinya.
Namun untuk bagian succession planning software yang digunakan open
sources, sehingga kedua system ini tidak dapat bekerja secara terintegrasi. Selain
itu software succession planning sangat terbatas penggunaannya.
Documentasi
Dokumentasi haril perancangan system perencanaan sumberdaya manusia
diimpelemntasikan, berupa :
- Laporan Perancangan Sistem Perencanaan sumber daya manusia
- File Presentation Perancangan Sistem Perencanaan sumber daya manusia
- User Interface (dalam laporan)
- Panduan Pemakaian
- Panduan Instalasi (dalam laporan)
- Softtware Succesion Planner (Microsoft Office Exel 2007)
- Software Perencanaan Sumber Daya manusia (Microsoft Office Exel 2007)
1.5. Rencana Kerja
Berikut adalah rencana kerja dalam menyelesaikan Human Resourses Plnanning
System
Keterangan 26-Oct 27-Oct 1-Nov 8-Nov 13-Nov
pendahuluan
Model Konseptual
Landasan Teori
Model Awal
Rancangan Rinci
Evaluasi dan Prtesentasi
Dekumentasi
BAB II
MODEL KONSEPTUAL
2.1. Landasan Teori
2.1.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning)
a. Konsep Perencanaan SDM
“Proses yang sistematis dan terus menerus dalam menganalisis kebutuhan-
kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia dalam kondisi yang selalu
berubah-ubah dan mengembangkan kebijakan personalia yang sesuai dengan
rencana jangka panjang organisasi. Hal ini merupakan bagian yang integral dari
perencanaan dan anggaran perusahaan. Karena pembiyaan dan perkiraan SDM
akan berpengaruh dan dipengaruhi oleh rencana jangka panjang perusahaan.”
(Barry Cushway, 1994:22)
b. Aspek Perencanaan SDM
HRP
Kuantitas
Waktu, Posisi
&Perilaku Kerja
Perhatian pada tujuan individu dan Organisasi
Kualitas
Perubahan Lingkungan
& Organisasi
Minimasi Biaya
c. Model dasar Perencanaan SDM
Keterangan
Garis Hubungan 1: Menetapkan kebutuhan
Berapa banyak orang yang dibutuhkan dalam bekerja dan dalam posisi
apa yang bisa diimplementasikan dalam strategi organisasi dalam
mencapai tujuan.
Mencari alternatif dalam mendesain jabatan dan pekerjaan (job
design, organizational design or staffing jobs)
Garis Hubungan 2 : Menetapkan Supply dan Demand Human Resources
Memilih program SDM (supply)
Menyertakan peramalam dan prediksi aliran sumber daya manusia, yang
masuk, didalam dan keluar, dalam variasi-variasi sepesifikasi pekerjaan
Menetapkan seberapa baik program SDM yang berjalan, lalu melakukan
peramalan terhadap program tambahan yang perlu dilakukan dan
kombanisasi program yang akan dilakukan.
Mengetahui kapabilitas program-program tambahan dan kombinasi
program yang akan dilakukan
Garis Hubungan 3 dan 4: Menguji feasiblitas dan memilih alternatif program
Menguji feasibilitas program dengan batasan-batasan yang ada (jumlah
tenaga ahli, anggaran keuangan, dsb)
Alternatif program SDM ketika perencanaan program yang sebelumnya
tidak feasibel.
Garis Hubungan 5 :
Garis hubungan 5 adalah sebuah kesimpulan bahwa jika ternyata tidak
ada program alternatif yang feasibel untuk mencapai sebuah tujuan
organisasi, maka harus dilakukan revisi tujuan.
d. Tahapan Perencanaan SDM
e. Proses dalam Perencanaan SDM
2.1.2 Peramalan Sumber Daya Manusia (SDM)
Merupakan proses untuk memproyeksikan kebutuhan (demand/ permintaan) SDM
organisasi di masa depan dan bagaimana permintaan tersebut (supply) akan
dipenuhi dalam sekumpulan asumsi berupa kebijakan-kebijakan organisasi dan
kondisi lingkungan eksternal. Peramalan SDM mencakup:
1) Peramalan demand tenaga kerja
2) Peramalan supply tenaga kerja
3) Balancing supply dan demand
a. Model Peramalan sebagai bagian dari Perencanaan SDM
b. Peramalan Demand (Permintaan)
Peramalan permintaan dapat menggunakan pendekatan matematis (kuantitatif)
maupun subjektif (kualitatif)
1) Pendekatan Metode Kuantitatif (Matematis), Melakukan trend analysis, yaitu
dengan meramal kebutuhan tenaga kerja berdasarkan indeks organisasi
seperti penjualan.
2) Pendekatan Metode Kualitatif (Subjektif)
• Managerial estimates, atau peramalan dengan menggunakan
pertimbangan (opini) pihak manajemen seperti para supervisors, manajer
departemen, dan mereka yang paham tentang kebutuhan pekerja di
masa mendatang
• Teknik Delphi, menggunakan penilaian dari kelompok pakar (seperti
dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi yang diramalkan).
Penilaian kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar
untuk penilaian tanpa nama yang kedua. Proses ini akan berulang hingga
para pakar telah setuju pada satu penilaian (mencapai konsensus)
3. Model Awal Peramalan Demand
c. Peramalan Supply
1) Teknik-teknik Peramalan Supply
- Staffing Tables
Grafik representasi dari semua pekerjaan dalam organisasi, dengan
jumlah pegawai yang menempati posisi tersebut dan kebutuhan di masa
mendatang (dalam bulan atau tahun)
- Analisis Markov
Metode untuk melacak pola pergerakan pekerja dalam berbagai lini
pekerjaan dalam organisasi
Model Awal Peramalan Permintaan (Demand)
SolusiInput DataParameter Pengolahan Data
Permintaan
produk
Finansial
Produktivi-
tas pegawai
Kebijakan/
filosofi
manajemen
Laju
pertumbuha
n organisasi
Input
Input
Input
Input
Input
Parameter
lainInput
Teknik
peramalan
Perkiraan
Kebutuhan SDM
- Skill Inventories
Data-data mengenai pendidikan pegawai, pengalaman, keterampilan, dll,
yang memungkinkan manajer untuk mencocokan latar belakang pegawai
dengan posisi pekerjaan yang terbuka
- Replacement Charts
Daftar pemegang posisi jabatan sekarang dan orang-orang yang
berpotensi untuk menjadi pengganti
- Succession Planning
Proses mengidentifikasi, mengembangan, dan menelusuri individu
tertentu untuk menempati jabatan eksekutif / strategis
2) Model Awal Peramalan Supply
Model Awal Peramalan Persediaan (Supply)
SolusiPengolahan DataInput DataParameter
Input
Teknik
peramalan
Tingkat
pengang-
guran
Demografis
Input
Input
Tingkat
pendidikan
Input
Parameter
lain
Input
Input
Mobilitas
pegawai
Perkiraan Jumlah
SDM Tersedia
Kebijakan
pemerintah
d. Model Awal Peramalan Balancing Supply dan Demand
Perkiraan
Kebutuhan
SDM
Perkiraan
Jumlah SDM
Tersedia
Jumlah SDM
yang Dibutuhkan
Kurang ?
Ya
Tidak
Lakukan perekrutan:- Pegawai full-time
- Pegawai part-time
- Pemanggilan pegawai
(recall)
Jumlah SDM
yang Dibutuhkan
Berlebih ?
Ya
Tidak
Pengurangan:- Penurunan pangkat
- Pensiun
- Layoffs
- PHK
Kebutuhan SDM
Sesuai
2.1.3 Succesion Planning
Succesion planing merupakan program/rencana yang digunakan untuk
mengidentifikasi dan mempersiapkan succesor-sucsesor yang terkualifikasi untuk
mengisi posisi penting yang disebabkan oleh adanya promosi, transfer atau
pengunduran diri. Succesion planing bertujuan untuk :
1) Identifyng target position
Mengidentifikasi posisi yang menjadi target suksesi, untuk mengetahui
berbagai kriteria dan parameter yang dibutuhkan dalam posisi tersebut
2) Record to identify potensial succesors
job parameter
parameter yang diperlukan untuk jenis pekerjaan, seperti bidang
keahliaan, training, dll.
individual background
latarbelakang pribadi dari suksesor yang dapat dijadikan sebagai
pertimbangan sebagai suksesor.
Experience
pengalaman suksesor yang juga dapat dijadikan sebagai dasar
perimbangan atas kemampuan dalam menjalankan pekerjaan utuk posisi
yang akan digantikan.
Education
latar balelakang pendidikan
Etc
3) Lead to target position
Perencanaan suksesi juga melakukan peninjauan dalam hal career, untuk
membantu dalam melakukan skema perencanaan suksesi
Succesion Planning Data Flow
2.1.4 Organization Design
Reporting Requirement
1) Human resources planning report
Memberikan laporan mengenai perencanaan kebutuhan/permintaan
sumberdaya yang ada serta supply terhadap sumberdaya tersebut. Tahapan ini
terdiri dari :
Demand forecast
memberikan prediksi jumlah kebutuhan pekerja yang dibutuhkan oleh
organsasi, hal ini menyangkut daftar jumlah karyawan dengan job
clasifikasinya, job grade, departemen, divisi dan variabel lain yang perlu.
Supply Forecast
memberikan report prediksi dari jumlah pekerja terkualifikasi yang dapat
menggantikan posisi, pekerjaan, atau pelatihan dan pengembangan program.
Demand/Supply Comparisons
o Job clasification atau manajemen position
o Recruitement activity needed
o Training and development program needed
Planning Evaluation Reports
memberikan report mengenai perbandingan perencanaan sdm dengan
kondisi aktual yang terjadi dalam hal SDM pada perusahaan
2) Succesion Planning Report
Memberikan report untuk pososi yang akan dilakukan suksesi.
3) Qualification and Capabilities Report
memberikan report qualifikasi dan kapabilitas yang dibutuhkan untuk posisi uang
akan dilakukan suksesi
4) Candidate Report
memberikan data orang-orang yang memungkinkan akan menggatinkan/mengisi
yang disuksesi.
Succesion Planning Chart, merupakan perencanaan suksesi dalam bentuk grafis
5) Organization Report
Memberikan report untuk keseluruhan orgnisasi, yaitu dalam hal :
• Struktur organisasi lengkap, menyangkut divisi, nama, dan data-data lainnya.
• Membuat buku panduan yang dapat menjelaskan organisasi secara menyeluruh.
3.1. Model Keseluruhan Perencanaan Sumber Daya Manusia
2.2.1 Model Awal
Model Perencanaan SDM yang akan dirancang dimulai dari penurunan Tujuan
organisasi, Faktor peramalan demand & Supply serta Profil Kompetensi Karyawan
mejadi Data Demand dan Supply yang akan diseimbangkan dengan program-program
SDM. Adapun, dalam pemenuhan jabatan high level position, dilakukan tahapan
succesion planning.
Setelah melewati tahapan evaluasi, perencanaan SDM akan diconvert dalam bentuk
struktur organisasi dan laporan organisasi secara lengkap
2.2.2 Model
Context Diagram
Flowchart Model Software HRP
BAB III
RANCANGAN RINCI
3.2. Decomposition Diagram
3.3. Data Flow Diagram
DFD Level 0
DFD Level 1
DFD Level 2.1
DFD Level 2.2
DFD Level 2.3
3.4. Contextual Data Model
3.5. Rancangan Interface
3.5.1. Bagian Peramalan
a. Data Karyawan
Full Name Hire DateService Year
(year.month) Salary (ratus) Bonus (ratus)
Overtime
(ratus) Department
Sick
Days
Performa
nce Score
Kelley Reneau 9/Jan/2006 0.01 35,000.00IDR 1,750.00IDR 1,050.00IDR Produksi 7 2
Natalie H. Woodford 21/Dec/2005 0.02 52,000.00IDR 1,560.00IDR 3,640.00IDR Produksi 11 1
Melissa Torruella 19/Oct/2005 0.04 40,000.00IDR 5,600.00IDR -IDR Produksi 7 5
Sergio Van Dijk 25/Sep/2005 0.05 28,000.00IDR 3,640.00IDR 1,400.00IDR Produksi 7 4
Hendro Kartikus 24/Aug/2005 0.06 45,000.00IDR 37,000.00IDR -IDR Keuangan 9 4
Laura Aguirre 4/Aug/2005 0.06 72,000.00IDR 2,160.00IDR 2,880.00IDR Produksi 7 1
Joeanne Melendez 4/May/2005 0.09 32,000.00IDR 2,240.00IDR -IDR Keuangan 9 2
Cristhian Roth 2/Apr/2005 0.10 54,000.00IDR 1,620.00IDR 4,320.00IDR Keuangan 8 1
Elena Miriam Woodburn 9/Mar/2005 0.11 76,000.00IDR 7,600.00IDR 2,280.00IDR Produksi 9 3
Katherine Battah 4/Mar/2005 0.11 87,000.00IDR 7,830.00IDR 7,830.00IDR Produksi 1 3
Tamara Pacheco 25/Mar/2005 0.11 85,000.00IDR 1,700.00IDR -IDR Produksi 6 1
Rebecca L. Haight 14/Feb/2005 0.12 48,000.00IDR 6,720.00IDR 2,400.00IDR Produksi 4 5
Micah Talia 22/Nov/2004 1.03 77,000.00IDR 5,390.00IDR -IDR Produksi 14 2
Rosa I. Peralta 19/Nov/2004 1.03 73,000.00IDR 1,460.00IDR 5,110.00IDR Produksi 8 1
Bryan Brier 1/Aug/2004 1.06 48,000.00IDR 3,840.00IDR 4,320.00IDR Perencanaan 8 3
Cassandra Perry 7/Jun/2004 1.08 62,000.00IDR 8,060.00IDR 3,100.00IDR Perencanaan 9 4
Eka Ramdani 8/Jun/2004 1.08 27,000.00IDR 810.00IDR 2,160.00IDR Perencanaan 9 1
William Melendez 24/May/2004 1.09 45,000.00IDR 5,850.00IDR 4,500.00IDR Perencanaan 4 4
Rebecca Negrete 27/Apr/2004 1.10 54,000.00IDR 5,400.00IDR 4,860.00IDR Perencanaan 6 3
Benny Erwin 3/Dec/2003 2.02 77,000.00IDR 28,000.00IDR -IDR Perencanaan 5 3
Jonathan C. Parnell 4/Dec/2003 2.02 57,000.00IDR 5,130.00IDR 3,420.00IDR Perencanaan 6 3
Julie Harken 4/Dec/2003 2.02 83,000.00IDR 32,000.00IDR -IDR Perencanaan 4 2
Yvette Hurtado 14/Dec/2003 2.02 40,000.00IDR 1,600.00IDR 1,600.00IDR Perencanaan 6 1
Erik G. Rinehart 4/Nov/2003 2.03 63,000.00IDR 7,560.00IDR -IDR Perencanaan 4 4
Julie Yost 7/Nov/2003 2.03 57,000.00IDR 3,990.00IDR 570.00IDR Perencanaan 8 2
Rikkie J Mahone 27/Nov/2003 2.03 48,000.00IDR 6,240.00IDR 480.00IDR Perencanaan 6 4
Alison Johnson 21/Oct/2003 2.04 28,000.00IDR 4,200.00IDR -IDR Pemasaran 6 5
Bryan Anderson 6/Oct/2003 2.04 66,000.00IDR 2,640.00IDR 1,320.00IDR Pemasaran 9 1
Michelle Greenwell 27/Oct/2003 2.04 64,000.00IDR 8,320.00IDR 5,120.00IDR Perencanaan 6 4
Ryan Mesko 18/Oct/2003 2.04 123,000.00IDR 17,220.00IDR 4,920.00IDR Pemasaran 7 5
Harman Abraha 21/Jul/2003 2.07 74,000.00IDR 8,140.00IDR 2,220.00IDR Pemasaran 9 4
Jacqueline N. Gappy 29/May/2003 2.09 68,000.00IDR 8,840.00IDR 5,440.00IDR Pemasaran 4 4
Shireen Battah 30/Apr/2003 2.10 30,000.00IDR 1,800.00IDR 1,800.00IDR Pemasaran 1 2
Joshua Daniel 22/Mar/2003 2.11 31,000.00IDR 2,790.00IDR 310.00IDR Pemasaran 4 3
Julia Hegwood 16/Jan/2003 3.01 25,000.00IDR 750.00IDR 750.00IDR Pemasaran 8 1
Martie Elmasian 7/Dec/2002 3.02 54,000.00IDR 5,400.00IDR 3,780.00IDR Keuangan 7 3
Ponaryo Astaman 18/Oct/2002 3.04 34,000.00IDR 4,420.00IDR 2,040.00IDR Keuangan 8 4
Markus Haris 8/Sep/2002 3.05 58,000.00IDR 5,220.00IDR 5,220.00IDR Keuangan 5 3
Manuel Steele 5/Jul/2002 3.07 47,000.00IDR 2,820.00IDR 470.00IDR Pemasaran 7 2
Gabriel R. Self 8/Feb/2002 3.12 77,000.00IDR 11,550.00IDR -IDR Pemasaran 2 5
Matthew TaProduksi 16/Feb/2002 3.12 30,000.00IDR 3,300.00IDR 3,000.00IDR Pemasaran 4 4
Steven Bolin 2/Feb/2002 3.12 42,000.00IDR 2,520.00IDR 3,780.00IDR Pemasaran 9 2
James Wilson 3/Jan/2002 4.01 48,000.00IDR 5,760.00IDR 4,800.00IDR Pemasaran 7 4
Ryan Kennedy 24/Dec/2001 4.02 81,000.00IDR 4,860.00IDR -IDR Pemasaran 4 2
Stacy L Chen 23/Nov/2001 4.03 59,000.00IDR 8,850.00IDR -IDR Pemasaran 3 5
Elena Miriam Hillen 22/Oct/2001 4.04 59,000.00IDR 5,900.00IDR -IDR Pemasaran 7 3
Natalie H. Zeidell 24/Oct/2001 4.04 59,000.00IDR 5,310.00IDR 590.00IDR Pemasaran 7 3
Tony Merrick 18/Sep/2001 4.05 105,000.00IDR 15,750.00IDR -IDR Pemasaran 8 5
Cindy Summerville 23/Jun/2001 4.08 63,000.00IDR 7,560.00IDR 4,410.00IDR Pemasaran 9 4
Brian M Stucki 10/May/2001 4.09 43,000.00IDR 4,730.00IDR -IDR Keuangan 7 4
Kelly Queen 13/Jan/2001 5.01 43,000.00IDR 42,000.00IDR -IDR Keuangan 5 5
Firman Utina 7/Aug/2000 5.06 72,000.00IDR 2,880.00IDR 6,480.00IDR Keuangan 15 1
Bambang Pamungkas 13/May/2000 5.09 89,000.00IDR 8,010.00IDR -IDR Keuangan 2 3
b. Data History
Data peramalan karyawan pada masing-masing divisi.
- Divisi Produksi
- divisi pemasaran
- divisi keuangan
Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 35 4 5 2 39
2 2005 38 4 5 2 42
3 2006 40 5 4 2 45
4 2007 39 5 2 3 44
5 2008 36 5 2 5 41
6 2009 40 5 6 2 45
7 2010 38 5 3 5 43
Divisi Produksi
No.
Jumlah karyawan
0
50
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Jumlah karyawan
Staf
Supervisor
Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 12 2 4 2 14
2 2005 13 2 3 2 15
3 2006 14 2 3 2 16
4 2007 14 2 2 2 16
5 2008 14 1 2 2 15
6 2009 14 2 1 1 16
7 2010 15 2 3 2 17
No.
Divisi Pemasaran
0
5
10
15
20
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Jumlah Karyawan
Staf
Supervisor
Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 5 2 2 1 7
2 2005 8 3 4 1 11
3 2006 7 4 2 3 11
4 2007 8 4 3 2 12
5 2008 8 4 2 2 12
6 2009 9 4 2 1 13
7 2010 9 4 1 1 13
No.
Divisi Keuangan
- Divisi Perencanaan
- Divisi SDM
- Data Peramalan Karyawan secara keseluruhan dalam perusahaan
0
5
10
15
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Jumlah Karyawan
Staf
Supervisor
Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 6 2 3 2 8
2 2005 6 3 3 3 9
3 2006 7 3 3 2 10
4 2007 6 3 1 2 9
5 2008 5 4 1 2 9
6 2009 5 4 1 1 9
7 2010 4 4 2 3 8
No.
Divisi Perencanaan
jumlah Karyawan
0
5
10
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
jumlah Karyawan
Staf
Supervisor
Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 7 1 4 1 8
2 2005 6 1 2 3 7
3 2006 6 1 1 1 7
4 2007 6 2 1 1 8
5 2008 7 2 2 1 9
6 2009 7 2 0 0 9
7 2010 7 2 1 1 9
No.
Divisi SDM
0
5
10
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Jumlah Karyawan
Staf
Supervisor
c. Data Individu
Tahun Staf Survisor Masuk Keluar Jumlah Karyawan
1 2004 65 11 18 8 76
2 2005 71 13 17 11 84
3 2006 74 15 13 10 89
4 2007 73 16 9 10 89
5 2008 70 16 9 12 86
6 2009 75 17 10 5 92
7 2010 73 17 10 12 90
No.
Total
0
50
100
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Jumlah Karyawan
Staf
Supervisor
d. Data Divisi
Staff
Supervisor
Service Year
Sick Days 5
Performance Score 3
3.05
Salary IDR 58,000
Bonus IDR 5,220
Overtime IDR 5,220
Employee Markus Haris
Department Keuangan
Divisi 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Keuangan 5 8 7 8 8 9 9
Pemasaran 12 13 14 14 14 14 15
Perencanaan 6 6 7 6 5 5 4
SDM 7 6 6 6 7 7 7
Produksi 35 38 40 39 36 40 38
Jumlah Staf
Divisi 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Keuangan 2 3 4 4 4 4 4
Pemasaran 2 2 2 2 1 2 2
Perencanaan 2 3 3 3 4 4 4
SDM 1 1 1 2 2 2 2
Produksi 4 4 5 5 5 5 5
Jumlah Supervisor
e. Rekapitulasi Data
f. Estimasi Manajer
Divisi
Kebutuhan
Staf
Jumlah
Staf saat
ini
Kebutuhan
Supervisor
Jumlah
Supervisor saat
ini
Gap Jumlah
Staf
Gap
Supervisor Status Staf Status Supervisor
Keuangan 12 9 5 4 3 1 Penambahan Penambahan
Pemasaran 16 15 4 3 1 1 Penambahan Penambahan
Perencanaan 5 4 4 4 1 0 Penambahan Tetap atau Pengurangan
SDM 8 7 3 2 1 1 Penambahan Penambahan
Produksi 37 38 6 5 1 1 Tetap atau Pengurangan Penambahan
Status Supervisor Tetap atau Pengurangan
Penambahan
Perencanaan
0
1Jumlah Staf
Employee
Status Staf
Jumlah Supervisor
Keuangan
PemasaranPerencanaanSDM
Produksi
DivisiKebutuh
an Staf
Jumlah
Staf saat
ini
Kebutuh
an
Supervis
or
Jumlah
Supervis
or saat
ini
Gap
Jumlah
Staf
Gap
Supervis
or
Status Staf Status Supervisor
Keuangan 12 9 5 4 3 1 Penambahan Penambahan
Pemasaran 16 15 4 3 1 1 Penambahan Penambahan
Perencanaan 5 4 4 4 1 0 Penambahan Tetap atau Pengurangan
SDM 8 7 3 2 1 1 Penambahan Penambahan
Produksi 37 38 6 5 1 1 Tetap atau Pengurangan Penambahan
g. Trend dan Ratio
- trand
y = 0.000x - 6.515R² = 0.110
0
2
4
6
8
84000 86000 88000 90000 92000
Staf
Penjualan
Staf dan Penjualan
Staf
Linear (Staf)y = -0.55x + 6.35
R² = 0.5040
1
2
3
4
5
0 2 4 6 8
Staf
Supervisor
Staf dan Supervisor
Staf
Linear (Staf)
y = 0.000x - 10.64R² = 0.445
0
1
2
3
4
5
6
7
8
80000 85000 90000 95000
Staf
Axis Title
Staf dan Produksi
Staf
Linear (Staf)
- Ratio
0.00
5000.00
10000.00
15000.00
20000.00
25000.00
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Rasio Penjualan dan Staf
Rasio Penjualan dan
Staf
0.00
5000.00
10000.00
15000.00
20000.00
25000.00
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Rasio Produksi dan Staf
Rasio Penjualan dan Staf
0.000
0.200
0.400
0.600
0.800
1.000
1.200
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Rasio Supervisor dan Staf
Rasio Penjualan dan Staf
Peramalan dengan trend analysis
Jumlah Staf
Jumlah
Supervisor
89000 6 4
90000 6 4
Peramalan dengan trend analysis
Ratio faktor
penjualan dan
produksi Jumlah Staf
Ratio Staf &
Supervisor
Jumlah
supervisor
0 0 0
0 0 0
Target Direksi
Penjualan
Produksi
Penjualan
Produksi
Target Direksi
h. Program Sumber Daya Manusia
No. Posisi Staf Jumlah Kebutuhan
Jumlah
Surplus Input 1 Jumlah Program 1 Program 2 Input 2 Jumlah Program 1 Program 2
1 Keuangan 6 Eksternal 6 Recruitment Training
2 Pemasaran 5 Eksternal 5 Recruitment Training
3 Perencanaan 8 Eksternal 8 Recruitment Training
4 SDM 6 Eksternal 6 Recruitment Training
5 Produksi 0 Eksternal 0 Recruitment Training
Karyawan Masuk
No. Posisi Supervisor Jumlah Kebutuhan Input 1 Jumlah Program 1 Program 2 Input 1 Jumlah Program 1 Program 2
1 Keuangan 4 Karyawan Produksi 4 Promosi Pelatihan Supervisor
2 Pemasaran 3 Staf Marketing 3 Promosi Pelatihan Supervisor
3 Perencanaan 5 Staf Keuangan 5 Promosi Pelatihan Supervisor
4 SDM 6 Staf SDM 6 Promosi Pelatihan Supervisor
5 Produksi 4 Staf R&D 4 Promosi Pelatihan Supervisor
No. Posisi Jumlah Kebutuhan Input 1 Jumlah Program 1 Program 2 Input 1 Jumlah Program 1 Program 2
1 Manajer Produksi 1 Karyawan Produksi 1 Promosi Pelatihan Manajer
2 Manajer Marketing 1 Staf Marketing 1 Promosi Pelatihan Manajer
3 Manajer Keuangan 1 Staf Keuangan 1 Promosi Pelatihan Manajer
4 Manajer SDM 1 Staf SDM 1 Promosi Pelatihan Manajer
5 Manajer R&D 1 Staf R&D 1 Promosi Pelatihan Manajer
No. Posisi Jumlah Kebutuhan Program Exit Input 1 Jumlah Program 1
1 Manajer Produksi 1 Pensiun Karyawan Produksi 1 Pelatihan Masa Pensiun
2 Manajer Marketing 1 Pensiun Staf Marketing 1 Pelatihan Masa Pensiun
3 Manajer Keuangan 1 Pensiun Staf Keuangan 1 Pelatihan Masa Pensiun
4 Manajer SDM 1 Pensiun Staf SDM 1 Pelatihan Masa Pensiun
5 Manajer R&D 1 Pensiun Staf R&D 1 Pelatihan Masa Pensiun
6 Manajer Logistik 1 Pensiun Staf Logistik 1 Pelatihan Masa Pensiun
Karyawan Keluar
Program SDM Jumlah Peserta Biaya / Peserta (ribu) Biaya Total
Training 25 IDR 500 IDR 12,500
Pelatihan Manajer 5 IDR 1,500 IDR 7,500
Rekruitment 25 IDR 500 IDR 12,500
Pensiun 6 IDR 500 IDR 3,000
Outsourcing 0 IDR 500 IDR 0
Promosi 0 IDR 10 IDR 0
Pelatihan Masa Pensiun 6 IDR 800 IDR 4,800
Mutasi 0 IDR 5 IDR 0
Total IDR 40,300
IDR 41,000
IDR 40,300
Keuangan
Pemenuhan Anggaran
Target
010203040
Jumlah
JumlahIDR 0
IDR 2,000
IDR 4,000
IDR 6,000
IDR 8,000
IDR 10,000
IDR 12,000
IDR 14,000
Series1
i. Evaluasi
- Staff Program
- Supervisor Program
Target Actual
Keuangan 5 5
Pemasaran 15 14
Perencanaan 6 5
SDM 10 9
Produksi 15 15
Staf Program
5
15
6
10
15
5 14 5 9 15
Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Staf
Target Actual
Target Actual
Keuangan 4 5
Pemasaran 3 14
Perencanaan 5 5
SDM 6 9
Produksi 4 15
Supervisor Program
5
15
6
10
15
5 14 5 9 15
Keuangan Pemasaran Perencanaan SDM Produksi
Supervisor
Target Actual
3.5.2. Bagian Succesion Planning
a. All Data
Name Position Reports to SP? 1 2 3 4 5 6
Cyndi Lou Wu Region A Sales Sam Spade Y Hal Brook Bob Warry
Dan Danger Region B Sales Sam Spade Y Fred Derf Sue Wonka Joe Mana Bob Warry Dieu Luva Hal Brook
Dieu Luva VP Acquisition Lou Duvel Y Bob Warry
Hal Brook VP Finance Mai Tai N
Helen Back VP Quality Cntrl Lou Duvel N
Joe Mana VP HR Mai Tai Y
Lou Duvel SVP Operations Obi Wan Y Helen Back Dieu Luva Hal Brook Fred Derf
Mai Tai SVP Admin Obi Wan Y Helen Back Joe Mana
Roberta Flock Region D Sales Sam Spade Y Bob Warry Dieu Luva Will Not
Ron Popeil VP Operations Lou Duvel Y Dieu Luva Fred Derf
Sam Spade SVP Sales Obi Wan Y Cyndi Lou Wu
Will Not Region C Sales Sam Spade Y Sue Wonka Bob Warry
Obi Wan President Y Lou Duvel Sue Wonka
Bob Warry Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y Fred Derf
Sue Wonka Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y
Fred Derf Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y
Name Position Reports to SP? OrgOrder Relo? Contribution Leadership Potential
Cyndi Lou Wu Region A Sales Sam Spade Y 1 Y C3 L3 P1
Dan Danger Region B Sales Sam Spade Y 2 N C3 L2 P1
Dieu Luva VP Acquisition Lou Duvel Y 1 ? C3 L2 P3
Hal Brook VP Finance Mai Tai N 2 N C2 L2 P2
Helen Back VP Quality Cntrl Lou Duvel N 3 Y C2 L2 P1
Joe Mana VP HR Mai Tai Y 1 Y C2 L1 P2
Lou Duvel SVP Operations Obi Wan Y 2 ? C3 L3 P2
Mai Tai SVP Admin Obi Wan Y 3 ? C2 L2 P3
Roberta Flock Region D Sales Sam Spade Y 4 Y C1 L2 P3
Ron Popeil VP Operations Lou Duvel Y 2 Y C2 L1 P1
Sam Spade SVP Sales Obi Wan Y 1 Y C3 L3 P2
Will Not Region C Sales Sam Spade Y 3 N C2 L2 P3
Obi Wan President Y
Bob Warry Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y 1 Y C3 L2 P2
Sue Wonka Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y 2 Y C1 L1 P2
Fred Derf Sales Consultant Cyndi Lou Wu Y 3 ? C2 L3 P3
b. Organization Chart
Obi Wan
KEY
Contribution Y Show Leader Data?
Leadership
Potential Y Show Ratings Data?
Sam Spade
SVP Sales
C3 L3 P2
Cyndi Lou Wu (P1)
SVP Sales (1) Region D Sales (3)
Cyndi Lou Wu Dan Danger Will Not Roberta Flock #N/A #N/A #N/A #N/A #N/A #N/A
Region A Sales Region B Sales Region C Sales Region D Sales
C3 L3 P1 C3 L2 P1 C2 L2 P3 C1 L2 P3
Fred Derf (P3) Sue Wonka (P2) Bob Warry (P2)
Hal Brook (P2) Sue Wonka (P2) Bob Warry (P2) Dieu Luva (P3)
Bob Warry (P2) Joe Mana (P2) Will Not (P3)
Bob Warry (P2)
High Med Low
C3 C2 C1
L3 L2 L1
P3 P2 P1
Direct reports are shown in the boxes below, with their title
and ratings for Contribution, Leadership (or customized
variable), and Potential. Ratings row is color-coded based
on Contribution alone. Below each box are shown the top
four nominated successors in ranked order, with their
Potential rating in parentheses. The shows up to 5
positions to which that incumbent has been nominated, if
any, with their succession ranking (e.g., (1) = top-ranked
successor).
In the TURQUOISE cell to the right, use the drop-down box
to view any leader's organization. Use the two Y/N cells to
turn off/on sensitive data.
c. Position Profil
d. Individual Profil
Position Profile
Position VP Acquisition
Incumbent* Dieu Luva
Manager** Lou Duvel
Business Unit** Operations
A Succession Position? Yes
Succession Nominee #1 Bob Warry
Succession Nominee #2 none
Succession Nominee #3 none
Succession Nominee #4 none
Succession Nominee #5 none
Succession Nominee #6 none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Additional Incumbent none
Individual Profile
Associate Sue Wonka
Title Sales Consultant
Reports to Cyndi Lou Wu Rating Scales
Business Unit Sales
Contribution C1
Leadership L1
Potential P2
C-P Matrix Box # 2
# of Top 3 Nominations 3
# of Nominations 3 C-P Matrix
Willing to Relocate? Yes
In a Succession Position? Yes
Nomination 1 Region B Sales (2)
Nomination 2 Region C Sales (1)
Nomination 3 President (3)
Nomination 4
Nomination 5
Nomination 6
Nomination 7
Nomination 8
Nomination 9
Nomination 10
2.6. Rancangan Prosedur
2.6.1. Bagian Peramalan
a. Data karyawan, data ini divisualisasikan dalam bentuk table, data-data yang ada
didalamnya adalah : nama lengkap karyawan, hire date, service tahun, salary
(gaji/upah), overtime, departemen, jumlah hari sakit, dan score performansi.
User yang dapat mendapatkan informasi ini adalah bagian sumber daya manusia
dan bagian lain yang memiliki kepentingan secara organisasi.
b. Data Individu, data ini divisualisasikan dalam bentuk table, informasi yang dapat
dilihat disini adalah sama dengan data karyawan global. Namun untuk ini usernya
adalah karyawan dan berbeda pada data karyawan global yang melihat data
seluruh karyawan, pada bagiana ini hanya akan melihat dapat pribadi saja.
c. Data Divisi
- Staff, informasi yang diperoleh adalag data history jumlah staf pada periode
sebelumnya dan periode actual saat ini.
- Supervisor, informasi yang diperoleh adalag data history jumlah supervisor
pada periode sebelumnya dan periode actual saat ini.
d. Rekapitulasi Data, yaitu menyampaikan informasi kebutuhan staf mauupun
supervisor dan jumlah yang ada saat ini. dari selisih (gab) antara kondisi aktual
dan kebutuhan disampaikan informsi atas rekomendasi keputusan penambahan
atau tetap tanpa pengurangan pada masing-masing divisi.
e. Estimasi Manajer, yaitu menyampaikan informasi kebutuhan staf mauupun
supervisor dan jumlah yang ada saat ini. dari selisih (gab) antara kondisi aktual
dan kebutuhan disampaikan informsi atas rekomendasi keputusan penambahan
atau tetap tanpa pengurangan pada masing-masing divisi. namun untuk hal ini
estimasi kebutuhan sumber daya dilakukan oleh manajer pada divisi masing-
masing.
f. Program Sumber Daya Manusia, menyampaikan informasi karyawan masuk dan
keluar baik untuk staf maupun untuk supervisor. Dari karyawan yang masuk
ditentukan program-program yang harus diikuti untuk masing-masing individu.
Bagian ini juga akan menyampaikan besar anggaran biaya yang hrus dikeluarkan
dalam melakukan programoprogram tersebut.
g. Evaluasi, pada bagian evaluasi ini ditampilkan informasi jumlah karyawan staf
maupun supervisor disemua divisi. Jumlah karyawan karyawan diinformasikan
dalam kondisi targeting dan actual. Dari bagian ini akan diketahui kesesuan
target dengan kondisi actual mengenai sumber daya manusia perusahaan.
2.6.2. Bagian Succesion Planning
Pada perancangan system informasi ini implementasi succession planning tidak
terintegrasi dengan system informasi menyeluruh. Data yang dapat dilihat pada
system informasi ini adalah :
a. All Data, divisualisasikan dalam bentuk table dimana pada bagian ini akan
ditampilkan seluruh nama-nama karyawan beserta jabatan masingt-masing dan
atasan. Selain itu ditampilkan juga rekomendasi sucsesi untuk posisi yang sedang
dijabat masing-masing karyawan.
b. Organization Chart, yaitu tampilan struktur organisasi dengan karyawan yang
sedang menjabat serta kandidat list yang akan menjadi successor berikutnya
pada jabatan masing-masing.
c. Position Profil, yaitu informasi yang dapat menampilkan posisi dalam divisi yang
actual menyangkut karyawan yang sedang memegang posisi/jabata tersebut,
atasan untuk posisi tersbeut dan selain itu Position Profil jg menampilkan
kandidat list successor dalam jabatan yang dipegang karyawan tersebut.
d. Individual Profil, yaitu menampilkan informasi data karyawan, posisi yang sedang
dijabat, rekomendasi suksesi berikutnya dan penilaian performansi pribadi.
BAB IV
EVALUASI DAN KESIMPULAN
4.1. Evaluasi
System perencanaan sumber daya manusia merupakan satulah satu bagian dari
system manajemen sumberdaya manusia. Sehingga system ini pada umumnya dan
pada praktiknya memiliki system terintegrasi satu sama lain. Sehingga untuk
menghasilkan system manajemen sumber daya manusia yang dibutuhkan
perusahaan/organisasi dibutuhkan kesesuain informasi dalam pengerjaan system
perencanaan sumberdaya (human resources planning) dengan system lainnya dalam
ruang lingkup system manajemen sumberdaya manusia.
Pada proses pengerjaan system perencanaan SDM, digunakan salah satu software
namun hanya untuk pengerjaan succession planning. Software ini menggunakan Ms
Office Exel dengan macros logic. Namun software ini tidak dapat digunakan dengan
karena sifatnya read only. Namun pada dasarnya hasil yang diperoleh akan
digunakan sebagai salah satu data untuk penentuan peramalan kebutuhan demand
sumber daya manusia.
Sementara untuk bagian peramalan demand maupun supply tidak ditemukan open
sources yang dapat digunakan. Sehingga pada pengerjaannya digunakan Ms Office
Exel, dengan menggunakan macros logic. Adapun system ini tidak terintegrasi
dengan succsesion planning, sehingga data yang menjadi data input untuk
peramalan dilakukan secara manual.
4.2. Kesimpulan
Peramalan kebutuhan sumber daya manusia dimasa yang akan dating digunakan
dengan statistical method yaitu simple average dan trand analisis.
System informasi Perencanaan Sumber Daya Manusia ini memungkinkan untuk
mengetahui :
1. Kebutuhan kearyawan di semua divisi perusahaan.
2. Jumlah staf dan supervisor history dan actual.
3. Rekomendasi keputusan atas penambahan karyawan, tetap atau pengurangan.
4. Mengatahui succession planning pada organisasi
5. Menampilkan struktur organisasi dengan karyawan yang menjabati serta
kandidat list yang akan menjadi successor berikutnya.
BAB V
DIKUMENTASI
5.1. Panduan Instalasi
Software yang digunakan sebagai implementasi perencanaan sumber daya manusia
ini menggunakan Microsoft Office Exel 2007. Tidak memiliki panduan instalasi
khusus.
5.2. Panduan Pemakaian
Panduan pemakaian software untuk peramalan terlapir
Manual.pptx
Panduan pemakaian software succession planner dapat dilihat pada link file berikut
ini : (ctrl+clik to follow link)
SuccessionPlannerUserGuide.pdf
