SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT PERINTAH …

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI 13

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT PERINTAHPERJALANAN DINAS (SPPD) PADA KANTOR DINAS LINGKUNGAN

HIDUP KABUPATEN MUARO JAMBIDENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM

VISUAL BASIC 6.0

Mulyadi. RDosen Tetap STMIK Nurdin Hamzah Jambi

Email : [email protected]

Abstract - The problem with the number of employees who are quite a lot and with the manufacture of SPPD isstill very inefficient because at any time employees are assigned to do the Service out suddenly and the operatormust look for one by one employee data and also takes time to look for it. Along with the development ofinformation and communication technology (ICT) which has great influence for changes in all areas, includingin the field of Office, especially in the process of making SPPD called SPPD electronics or based on computer-based SPPD system that aims to facilitate in generating information , simplify the data search and reportgeneration. In order to produce quality information, the quality in question is judged from the accuracy,timeliness and simplify the employee in the case of making Travel Service License (SPPD).Keywords: Office Business Religion (KUA), marriage administration, VB 6.0.

Keywords : Microsoft Visual Basic 6.0, SQL, Travel Service Order Letter

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Salah satu perkembangan teknologi informasiyang penting adalah semakin dibutuhkannyapengolahan data secara terkomputerisasi. Namunsampai saat ini masih banyak perkantoran yangmasih melakukan proses pengolahan data secarasederhana dengan pencatatan manual ataumendokumentasikan arsip-arsip penting dalamsebuah pembukuan atau melakukan pengecekansecara manual, dalam prakteknya pun sering terjadikesalahan-kesalahan yang disebabkan olehmanusia. Maka dari itu salah satu syarat yang harusdipenuhi ialah alat bantu untuk melakukanpengolahan data yang relevan sebagai sumber datayang baik dan akurat yang didukung oleh sistemyang baik pula.

Kantor Dinas Lingkungan Hidup KabupatenMuaro Jambi merupakan satu-satunya instansimilik pemerintah daerah Kabupaten Muaro Jambiyang memiliki kewenangan tugas di bidangkesehatan dan pelestarian lingkungan. Dalampembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)yang berjalan pada kantor Dinas Lingkungan HidupKabupaten Muaro Jambi masih secara sederhanadengan pencatatan manual yaitu dalampembuatannya masih menggunakan Microsoft wordbelum menggunakan aplikasi khusus dalam prosespembuatan SPPD, dimana harus melakukan

pengeditan setiap kali akan melakukan perjalanandinas. Selain itu, pembuatan Surat PerintahPerjalanan Dinas (SPPD) harus mencari data setiappegawai yang akan melakukan perjalanan dinas,tentu hal ini sering terjadi keslahan-kesalahanpengetikan dalam menginputkan data sehinggapembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)dilakukan berulang-ulang, hal ini membuat alurkerja selanjutnya menjadi terhambat.Permasalahannya dengan jumlah pegawai yangcukup banyak serta dengan pembuatan SPPD yangmasih manual sangatlah tidak efisien karnasewaktu-waktu pegawai ditugaskan untukmelakukan Dinas keluar secara tiba-tiba danoperator harus mencari satu- persatu data pegawaidan juga membutuhkan waktu untuk mencarinya.

Seiring dengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi (TIK) yang telahberpengaruh besar bagi perubahan dalam semuabidang, termasuk dalam bidang Perkantoran,khususnya pada proses Pembuatan SPPD yangdisebut dengan SPPD elektronik atau yang berbasissistem SPPD berbasis komputer yang bertujuanuntuk mempermudah dalam menghasilkan suatuinformasi, mempermudah dalam pencarian dataserta pembuatan laporan. Agar informasi yangdihasilkan berkualitas, kualitas yang dimaksuddinilai dari keakuratan, ketepatan waktu danmempermudah pegawai dalam hal pembuatan SuratPerintah Perjalanan Dinas (SPPD).

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

14 LP2M STMIK NURDIN HAMZAH JAMBI

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian permasala-han diatas,dapat diketahui bahwa permasalahan yang akanditeliti dalam penelitian ini adalah “ Bagaimanamerancang sistem Informasi pengolahan data SuratPerintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pada KantorDinas Lingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambidengan menggunakan program Visual Basic 6.0?"

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan PenelitianTujuan dari penulisan penelitian ini yaitu:

1. Untuk mempermudah kinerja pegawai DinasLingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambidalam pengolahan data surat perintah perjalanandinas (SPPD) .

2. Untuk mempercepat pembuatan surat perintahperjalanan dinas (SPPD) pada Kantor DinasLingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambi.

3. Untuk Meningkatkan efektifitas dalammelakukan pengolahan data surat perintahperjalanan dinas (SPPD) yang dihasilkandengan memperkecil kemungkinan-kemungkinan kesalahan yang akan terjadi.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian dan Definisi

2.1.1 Pengertian SistemMenurut Hutahaean (2014:1) yang

diterjemahkan oleh Fat, menyatakan bahwa Sistemadalah :

Suatu himpunan “benda“ nyata atau abstrak (aset of thing) yang terdiri dari bagian-bagian ataukomponen-komponen yang saling berkaitanberhubungan, kerketergantungan, salingmendukung, yang secara keseluruhan bersatudalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapaitujuan tertentu secara efisien dan efektif .

Menurut Jogiyanto (2016:1) “Sistem adalahsuatu kumpulan dari komponen-komponen yangmembentuk satu-kesatuan”.

Menurut Sunyoto ( 2014: 32 ) yangditerjemahkan oleh Ludwig Von Bertalanfly,“Sistem adalah Seperangkat unsur-unsur yangterikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsurtersebut dan dengan lingkungannya”.

Berdasarkan pendapat diatas dapatdisimpulkan bahwa sistem adalah komponen-

komponen yang saling berhubungan membentuksatu kesatuan yang terkait dalam suatu antar relasiuntuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Pengertian Informasi

Menurut Hutahaean ( 2014: 9 ) yangditerjemahkan oleh Gordon B.Davis, menyatakanbahwa Informasi adalah:Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yangpenting bagi si penerima dan mempunyai nilainyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusanyang akan datang.

Menurut Mulyadi ( 2017 : 9 ) “Informasiadalah Data yang diolah menjadi bentuk yang lebihberguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.

Berdasarkan pendapat diatas dapatdisimpulkan bahwa Informasi adalah hasil daripengolahan data menjadi bentuk yang lebih bergunabagi yang menerimanya yang menggambarkansuatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakansebagai alat bantu untuk pengambilan suatukeputusan.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Hutahaean ( 2014 : 13 )menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah :

Suatu sistem didalam suatu organisasi yangmempertemukan kebutuhan pengelolaantransaksi harian,mendukung operasi,bersifatmanajerial,dan kegiatan strategi dari suatuorganisasi dan menyediakan pihak luar tertentudengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

2.1.4 Pengertian Data

Menurut Hutahaean (2014 : 8 ) yangditerjemahkan Gordon B. Davis, menyatakanbahwa Data adalah bahan mentah bagi informasi,dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambangtidak acak menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal dan sebagainya.

2.1.5 Pengertian Pengolahan Data

Menurut Hutahaean (2014 : 8) yangditerjemahkan oleh George R.Terry,Phh,menyatakan bahwa pengolahan data adalahserangkaian operasi atau informasi yang diinginkan.Arti lain dari pengolahan data adalah suatu sistemyang akan mengolah masukan berupa bahan baku

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupabahan jadi.

2.1.6 Pengertian Surat Perintah PerjalananDinasMenurut Meza Silvana ( 2015 : 21 ) Surat

Perintah Perjalanan Dinas atau dikenal denganSPPD merupakan jenis surat tugas yang dibutuhkanoleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugaskerja dan harus pergi ke daerah lain (misalnya keluar kota).

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Sebelum melaksanakan pengembangan suatusistem baru maka terlebih dahulu perlu dilihat,bagaimana sistem yang dipakai, hal ini dilakukanuntuk mengetahui kelemahan dari sistem tersebutdan masalah-masalah yang dihadapi oleh KantorDinas Lingkungan Hidup Kab. Muaro Jambi.

Berdasarkan pengamatan yang telah penulislakukan pada Kantor Dinas Lingkungan HidupKab. Muaro Jambi maka sistem yang berjalan saatini adalah : dalam pembuatan laporan data SuratPerintah Perjalanan Dinas masih menggunakan caramanual, penyimpanan data masih diarsipkandilemari arsip dan itu berupa agenda-agendasehingga data yang banyak susah mencarinya danitu memperlambat cara kerja pegawai.

3.2 Analisa Kebutuhan Informasi

Sebuah sistem data Surat PerintahPerjalanan Dinas digunakan untuk memonitorsetiap subsistem. Kemajuan setiap subsistem diikutidengan ketepatan pada jadwal waktu, kemajuankomponen sistem yang telah selesai, dansebagainya. Sesuatu perubahan dalam spesifikasiatau jadwal waktu menyebabkan sistem SuratPerintah Perjalanan Dinas mengkomunikasikaninformasi yang perlu pada setiap subsistem.

Pengolahan data Surat Perintah PerjalananDinas dapat membantu manajemen bila sistem yangdigunakan dapat berjalan secara akurat dan terpadu,untuk mewujudkan harapan itu perlu dirancangsistem atau program baru yang berfungsi sebagaialat bantu dalam membuat struktur data, mengedit,mengolah dan menyimpan data. Pada tahapperancangan program, akan dibuat sistempengolahan data yang lengkap, sistem pengolahandata yang baru meliputi rancangan output, input,file, struktur program, dan logika program. Carakerja program pengolahan data Surat PerintahPerjalanan Dinas yang baru akan disesuaikandengan kebutuhan dan informasi yang diperlukan.

Rancangan program dijalankan denganmenggunakan program yang mudah untukdioperasikan dan dan dilengkapi dengan perintahuntuk melakukan pencarian data secara otomatis,program entri data, program koreksi data, programhapus data, program laporan data.

3.3 Data Flow Diagram

Model dari sistem yang diusulkan akandisajikan dalam bentuk logical, dalammenggambarkan logika tersebut menggunakansimbol-simbol diagram arus data yang disebutdengan Data Flow Diagram (DFD), berdasarkanapa yang didapat dari penelitian, maka penulismencoba menggambarkan sebuah alur sistem daripengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinaspada Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kab. MuaroJambi.

3.3.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah bentuk aliran sistemsecara umum, dimana didalam diagram ini yangdigambarkan adalah proses rancangan sistem danlingkungan luar yang berhubungan dengan sistemtersebut. Adapun bentuk dari Context Diagramrancangan sistem pengolahan data Surat PerintahPerjalanan Dinas adalah sebagai berikut :

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


Gambar 1 Diagram Konteks

3.3.2 Diagram NolDiagram No atau disebut juga diagram zero

yaitu diagram uraian kegiatan (turunan pertama)setelah context diagram.

Gambar 2. Diagram Nol

3.3.3 Diagram RinciDiagram Rinci ini menggambarkan turunan

Diagram level 0, karena menggambarkan lebihterinci lagi dan disebut juga dengan diagram level 1,tiap-tiap proses dalam pengolahan data pada level 0akan lebih di perinci lagi, gambar diagram Rincitersebut adalah :

Gambar 3. DFD Level 1 Proses 1

Gambar 4. DFD Level 1 Proses 4

3.4 Rancangan Program

3.4.1. Rancangan File

Bentuk rancangan masukan yang akanpenulis tampilkan berikut ini terdiri dari tabelrancangan masukan yaitu : Data Surat Masuk, DataUsaha, Data Kegiatan dan Data Penyerahan lahan,dan dapat dibuat rancangan input sebagai tempatpemrosesan bentuk rancangan masukan tersebutadalah :a. Data Surat Masuk

Tabel ini berfungsi untuk dapat menampungdata Surat Masuk sehingga dapat mengetahui jumlahSurat Masuk yang terdaftar di Kantor DinasLingkungan Hidup Kab. Muaro Jambi.

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


b. Data KegiatanBentuk rancangan file Data Kegiatan adalah :

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


IV. KESIMPULAN

Dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya yangtelah diuraikan secara rinci tentang permasalahanyang terjadi pada Kantor Dinas Lingkungan HidupKabupaten. Muaro Jambi maka penulis mengambilkesimpulan :

1. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi,proses pembuatan surat perintah perjalanandinas dapat dilakukan secara otomatis,

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760


sehingga proses pembuatan surat perintahperjalanan dinas menjadi relatif lebih cepat.Sistem juga dapat mengurangi kesalahandengan memanfaatkan media penyimpananberupa database. Sehingga Data perjalanandinas terjaga dengan aman di dalam databaseyang dapat terhindar dari duplikasi data.

2. Pengolahan data pada sistem yang baru, darisegi pemograman yang dipilih adalah aplikasipengolahan data Surat Perintah PerjalananDinas (SPPD) adalah aplikasi yang diharapkansesuai dengan kebutuhan untuk mengelola dataSurat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) secarabaik, dan aplikasi terbaru ini mempunyaikeungulan-keunggulan dari aplikasisebelumnya. Pada penelitian ini penulismengusulkan dengan menggunakan bahasapemograman Visual Basic 6.0, dengankeunggulan antara lain data tersimpan di dalamsuatu database sehingga terjamin keamanandatanya.

3. Pada penelitian ini, penulis merancang adabeberapa tabel yaitu tabel data surat masukyang mendeskripsikan input data surat masuk,tabel data kegiatan yang mendeskripsikan inputdata kegiatan, tabel data pegawai yangmendeskripsikan input data pegawai, tabeldata SPPD yang mendeskripsikan input dataSPPD.

DAFTAR REFERENSI

[1] Djahir dan Pratita, Pengelolahan SistemInformasi, Trigenda Karya, Bandung 2014.

[2] Hutahaean 2014, Sistem InformasiManajemen, Elexmedia Komputindo, Jakarta,2014.

[3] Jogiyanto, HM, Analisis Dan Desain SistemInformasi, ANDI Offset, Jakarta, 2016.

[4] Meza Silvana dkk, 2015 A, PengantarAdministrasi, Edisi ketiga, Jakarta: BinarupaAksara 2015.

[5] Mulyadi, R, Handout Sistem InformasiManajemen, Diktat, STMIK Nurdin HamzahJambi, 2017.

[6] Prasetia dkk, Pemrograman Dasar MicrosoftVisual Basic 6.0, Prestasi Pustaka Publisher,Surabaya, 2013.

[7] Sunyoto 2014, Sistem InformasiManajemen, Elexmedia Komputindo, Jakarta,2014.

[8] Yakub 2012, Sistem InformasiManajemen, Elexmedia Komputindo, Jakarta,2012

IDENTITAS PENULIS

Nama : Mulyadi, R, Ir, M.SiNIDN/NIK : 1012066402/92.002TTL : 12 Juni 1964Gol/Pangkat : Pembina/IvaAlamat : Jl. Kol. Abunjani, Sipin JambiTelp./Fax : 0741-668723/0714-668726Almt Rumah : Perum Yeyes 26c RT. 38 Kota

JambiTelp. : 081377891819

Documents

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT PERINTAH …