Xác định quá trình bằng SIPOC

SIPOC là gì ?

SIPOC là viết tắt của : Suppliers – Inputs – Process – Outputs - Customers

SIPOC cung cấp một “khuôn mẫu” để xác định quá trình, trước khi bạn bắt đầu sơ đồ hóa, đo

lường và cải tiến quá trình đó.

Tại sao dùng SIPOC ?

Bất kỳ khi nào bạn hoạch định để bắt đầu một số hoạt động quản lý hay cải tiến quá trình, trước

hết, điều quan trọng là phải hiểu sâu về phạm vi của quá trình. Xác định quá trình theo SIPOC

giúp chủ quá trình và những người thực hiện quá trình đồng ý về các ranh giới của những công

việc mà họ làm.

SIPOC cung cấp một cách hệ thống để thảo luận quá trình và đạt được sự đồng thuận về những

điều liên quan trước khi thúc đẩy vẽ các sơ đồ quá trình.

CÁCH SỬ DỤNG :

Để tạo ra một định nghĩa quá trình SIPOC :

1. Thống nhất tên của quá trình. Sử dụng định dạng Động từ + Danh từ (vd :Tuyển dụng

nhân sự)

2. Xác định các Đầu ra của quá trình – là những thứ hữu hình do quá trình này tạo ra (vd :

Báo cáo, thư…)

3. Xác định các Khách hàng của quá trình – là những người nhận Đầu ra. Mỗi Đầu ra cần

có một Khách hàng.

4. Xác định các Đầu vào của quá trình – là những gì « khởi động » quá trình. Chúng thường

hữu hình (vd : Một yêu cầu của khách hàng.)

5. Xác định các Nhà cung cấp cho quá trình – là những người cung cấp các đầu vào. Mỗi

đầu vào cần có một Nhà cung cấp. Trong một số quá trình từ đầu vào và đầu ra đều từ một

nơi, thì nhà cung cấp và khách hàng có thể là cùng một người.

6. Xác định các quá trình con tạo thành quá trình này. Đây là những hoạt động đựơc thực

hiện để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Chúng sẽ định hình nền tảng của một sơ đồ quá

trình.

Ví dụ SIPOC

Quá trình : Tuyển nhân viên

Nhà cung cấp Đầu vào Quá trình Đầu ra Khách hàng

Xác định quá trình bằng SIPOC

Nhà quản lý

chuyên môn

Yêu cầu nhân sự

cho một vị trí bị

trống.

1.Định rõ các nhu cầu

2.Phê duyệt tuyển

3.Đặt quảng cáo

4. Đánh giá các ứng

viên

5. Gởi giấy bổ nhiệm

6. Xác định thời gian

bắt đầu làm việc

Nhân viên

mới của BP

Nhà quản lý

chuyên môn

Trên đây là một ví dụ rút gọn của SIPOC. Trên thực tế, bạn có thể cần thêm một vài nhà cung cấp

khác (ví dụ : các ứng viên, các đơn vị dịch vụ tuyển dụng) và các khách hàng khác (ví dụ : Phòng

Nhân Sự, các ứng viên).

Thêm một số định nghĩa:

Có một vài yếu tố mà bạn có thể bổ sung để làm cho việc định nghĩa quá trình theo SIPOC hữu

dụng hơn…

- Thêm một mô tả về Mục đích của Quá trình. Xác định tại sao quá trình tồn tại, vd: Quá trình

tuyển dụng tồn tại để cung cấp đúng người, có kỹ năng đúng phù hợp, đúng thời gian yêu cầu.

Mục đích cần thể hiện lợi ích cho tổ chức, không đơn thuần chỉ là nêu lại tên của quá trình.

- Định rõ Chủ Quá trình. Quyết định ai là cá nhân chịu trách nhiệm cho quá trình của bộ phận.

Người này cần tham gia vào bất kỳ hoạt động xác định và cải tiến nào.

- Định rõ điểm khởi đầu và điểm kết thúc của quá trình. Đó là hoạt động đầu tiên và cuối cùng

trên sơ đồ quá trình. Lưu ý rằng một số quá trình có thể có nhiều điểm khởi đầu và nhiều điểm kết

thúc.

- Định rõ các ranh giới, hay giới hạn phạm vi cho quá trình. Ví dụ, có phải quá trình xử lý tất cả

các dạng các khách hàng, chỉ một vài trong đó? (ví dụ: bán lẻ so với bán sỉ)... Hoặc có phải quá

trình chỉ xử lý một loại giao dịch đặc biệt (vd: Rủi ro cao so với rủi ro thấp). Các ranh giới này có

thể giúp bạn quyết định liệu bạn có cần thêm nhiều hơn một sơ đồ quá trình hay không, hoặc liệu

có nên tích hợp mọi thứ vào một sơ đồ quá trình hay không.

CÁCH LÀM ĐÚNG

Để có lợi, việc định danh quá trình theo SIPOC của bạn cần theo những bước cơ bản được liệt kê

ở trên. Có một vài lỗi thông thường mà người ta hay mắc khi định danh một quá trình. Sau đây là

cách tránh…

Xác định quá trình bằng SIPOC

Cách làm đúng Lỗi thông thường

Tên quá trình mô tả bạn “làm

việc” như thế nào; không hơn,

không kém.

Sử dụng định dạng: (Động tư

+ Danh từ), vd : « Tuyển

nhân sự » hoặc « Làm các báo

cáo ».

Thường dùng tên ở thể bị động

Vd : “Nhân viên được tuyển"

hoặc “Báo cáo được làm”

Tên quá trình không nên nêu

các yêu cầu thực hiện hoặc các

mục tiêu cải tiến

Dùng bản tuyên bố Mục Đích

của quá trình để xác định tại

sao quá trình tồn tại. Điều này

sẽ giúp chúng ta nhận biết các

mục tiêu cải tiến và các chỉ số

đo lường hoạt động.

Tên quá trình xác định những

gì mà quá trình cố gắng đạt

được, vd: “Tuyển nhân viên

nhanh chóng”, hoặc “Cải tiến

báo cáo kịp thời”…

Đây là những mục tiêu cải

tiến, không phải tên quá trình.

Đầu ra cần chỉ ra cụ thể những

gì mà quá trình chuyển giao,

không phải là những gì quá

trình đạt được

Các đầu ra là những “thứ”.

Chúng có thể đúng, hoặc có

lỗi. Chúng có thể đáp ứng các

nhu cầu của khách hàng hoặc

không.

Các đầu ra là các kết quả thật

sự, vd: “Các khách hàng được

thỏa mãn”, hoặc “Báo cáo

đúng hẹn”.

Các Đầu vào nên chỉ ra cụ thể

những gì “khởi động” quá

trình và những gì “được xử lý”

bởi quá trình

Các đầu ra là những “thứ”

được cung cấp bởi các nhà

cung ứng cho quá trình

Nhân viên và các nguồn lực

khác cũng được xem như đầu

vào. Chúng không khởi động

quá trình và cũng không bị quá

trình “xử lý”. Các chính sách

và luật lệ cũng là các đầu vào.

Chúng hướng dẫn quá trình

nhưng không bị quá trình “chế

biến”

Xác định quá trình bằng SIPOC

Mẫu SIPOC

Quá trình

Mục đích

Chủ quá trình

Nhà cung cấp Đầu vào Các bước Đầu ra Các khách hàng

Các giới hạn

Điểm bắt đầu

Điểm kết thúc

Xác định quá trình bằng SIPOC

Bao gồm (Includes) Loại trừ (Excludes)